Guide du partenaire 2015

Guide du Partenaire 2015 Office de Tourisme Sarlat PĂŠrigord Noir

Qui sommes-nous ?

L’Office de Tourisme Sarlat Périgord noir est un EPIC communautaire depuis le 1er janvier 2012.

L’Epic est administré par un Comité de direc"on et un directeur qui assure son fonc"onnement, sous l’autorité et le contrôle du Président 20 salariés permanents, 8 saisonniers, 18 stagiaires (dont 2 stagiaires longue durée)

Nos bureaux d’Informations Touristiques Sarlat la Canéda Ouvert toute l’année du 2 janvier au 31 décembre Tél : +33 5 53 31 45 45 email : info@sarlat-tourisme.com

Les chiffres-clés de 2014 Accueil 344 jours d’ouverture à Sarlat 220 jours d’ouverture à Beynac 180 jours d’ouverture à La Roque Gageac 598 185 visiteurs dans nos 3 bureaux d’informa"ons touris"ques 5 178 demandes de documenta"on envoyées par courrier

Beynac et Cazenac Ouvert du 2 février au 31 décembre Tél : +33 5 53 29 43 08 email : beynac@sarlat-tourisme.com

Communica on et Emarke ng 4988 fans Facebook 317 601 brochures téléchargées sur www.sarlat-tourisme.com 700 000 internautes ont visité le site www.sarlat-tourisme.com Presse 123 journalistes accueillis, 21 Tours Opérators accueillis, 2 Eductours organisés ou reçus, 154 ar"cles de presse, soit une contrevaleur financière de 7 200 000 d’euros.

Centrale de Réserva on et Récep f Groupe 53 séjours Groupes, 1239 par"cipants 2203 semaines de loca"ons via la Centrale de Réserva"on

La Roque Gageac Ouvert du 12 avril au 30 septembre Tél : +33 5 53 29 17 01 email : lrg@sarlat-tourisme.com

Ka a Veyret Directrice Communica"on

Brigi'e Capmas Responsable Récep"f

Céline Schiffer Secrétaire de Direc"on

Laë a Vaunac Responsable Accueil Conseillère en séjour Référente Qualité

Lucie Laval Agent de Réserva"on Centrale Réserva"on

Emmanuelle Larénie Agent de Réserva"on Récep"f

Corinne Hommel Guide Conférencière

Claire Puybaraud Responsable Centrale Réserva"on Référente Loca"ons

Laure Lebailly Responsable Visites Guidées Référente Hôtels

Jus ne Minard Community Manager Conseillère en séjour Référente Chambres d’hôtes

Magali Castant Responsable e-marke"ng Internet Référente Campings

Guillaume Marillesse Agent numérique Territoire Internet Conseiller en séjour

Françoise Mar net Guide Conférencière

Sabine Soréda Responsable Bou"que Conseillère en séjour Référente Sites

Estelle Da Cunha Ges"on de l’Informa"on Conseillère en séjour Référente Commerces

Jacques Krasa Responsable Randonnées

Françoise Lapeyronnie Responsable Administra"f et financier Référente Taxe de séjour

Florence Vigier Agent Admnistra"f Régie Accueil

Nos valeurs

Nos missions, nos actions

Nous sommes cer"fiés Qualité Tourisme depuis mai 2013,

L’Office de tourisme Sarlat Périgord Noir s’est vu confier des missions de service public :

Nous développons notre réseau de prestataires, fort de 823 membres en 2014

assurer l’accueil et l’informa"on des touristes sur le territoire

Nous meIons en valeur le patrimoine local en proposant des visites Nous prônons un tourisme responsable en valorisant des visites et ac"vités « vertes »

Acteur du Tourisme, vous souhaitez …

Accroître votre notoriété en communiquant auprès des visiteurs, de la presse, des autres acteurs de votre secteur

assurer la promo"on touris"que du territoire en coordina"on avec Comité Départemental du Tourisme et celle du Comité Régional du Tourisme ; commercialiser des presta"ons de services touris"ques sur notre territoire et sur le territoire de toute commune de la des"na"on qui y serait favorable ; Contribuer à coordonner les interven"ons des divers partenaires du développement touris"que local, depuis la défini"on de la stratégie et la programma"on des ac"ons de développement jusqu’à l’évalua"on des ac"ons entreprises ; Etre chargé de tout ou par"e de l’élabora"on et la mise en oeuvre de la poli"que locale du tourisme et des programmes locaux de développement touris"que, notamment dans les domaines de l’élabora"on des services touris"ques, de l’exploita"on d’installa"ons touris"ques et de loisirs, des études, de l’anima"on des loisirs, de l’organisa"on de fêtes et de manifesta"ons culturelles ;

Appartenir à un réseau et pouvoir être ac"f au sein des différentes instances

Apporter conseil et sou"en à toute la collec"vité qui en ferait la demande par conven"on.

Développer votre ac"vité grâce aux meilleurs vecteurs de promo"on

D’autres missions sont confiées par conven"on à l’OT par la Ville de Sarlat. Il s’agit notamment de :

Obtenir des informa"ons sur la législa"on en cours, sur les labels existants, sur les sta"s"ques

L’exploita"on des visites guidées de la Ville dans le cadre du programme « Ville d’Art & d’Histoire » mis en place par l’animatrice du patrimoine ;

Bénéficier d’un accompagnement et de conseils pour appuyer la créa"on et le développement de votre structure

L’élabora"on et la réalisa"on d’événements (Fête de la Truffe, Fête de la Noix, Sarlat Fest’Oie, Chasse aux Œufs, Marché de Noël, Journées du terroir, Journée de la gastronomie)

Nos supports de communication L’Office de Tourisme dispose de divers supports et de différentes formules selon votre type de structure et la communica"on que vous souhaitez développer. Parmi toutes nos offres, il y en a forcément qui vous correspondent.

N’hésitez pas à nous contacter pour avoir d'avantages de précisions. Voir notre équipe de référents

Documenta"on

Dépôt de documenta"on

Tous les documents de l’Office de Tourisme sont mis à disposi"on de la clientèle en permanence sur les présentoirs des trois espaces d’accueil de Sarlat, Beynac et La Roque Gageac, lesquels comptent parmi les plus fréquentés de Dordogne. Hors horaires d’ouverture, ils sont également mis à disposi"on devant l’espace d’accueil à Sarlat où les visiteurs affluent jusque tard le soir, notamment en saison. Ils sont également mis à disposi"on des voyageurs à la gare de Sarlat et dans les aérogares de Bergerac-Roumanières et Brive Vallée Dordogne.

Afin d’améliorer encore votre visibilité auprès de la clientèle, vous pouvez déposer vos dépliants commerciaux (11 cm de largeur maximum) dans les locaux des différents points d’accueil de l’office de tourisme (Sarlat, Beynac et la Roque-Gageac).

L’office de tourisme veille à n’être jamais en rupture de stock et vous alerte à l’avance pour vous permeIre de le réalimenter chaque fois que nécessaire. C’est à vous qu’il incombe d’alimenter chacun des points d’accueil.

Tous sont également téléchargeables et peuvent être feuilletés en ligne depuis notre site Internet www.sarlat-tourisme.com qui, avec plus de 660 000 visiteurs annuels, est de loin le plus fréquenté de Dordogne en ma"ère touris"que.

Des remises sont consen"es aux opérateurs désireux de souscrire plusieurs encarts, que ce soit pour figurer dans des documents complémentaires ou pour présenter des ac"vités différentes.

A quel moment souscrire ? Lors de la campagne d’édi"ons en septembre. Il est également possible de souscrire tout au long de l’année, sous réserve des places disponibles. Au vu de la saisonnalité de la fréquenta"on, il est plus rentable de souscrire avant avril afin d’op"miser votre retour sur inves"ssement.

Contact : Estelle, Tél 05 53 31 45 45, email : e.dacunha@sarlat-tourisme.com

Nos supports de communication Les édi"ons papier

Guide touris"que Edité en trois langues français-anglais-espagnol, ce guide est

Plan de ville Le plan de la ville de Sarlat est le document le plus demandé. Il présente au recto un plan de la cité médiévale et au verso le plan de la périphérie.

Les inser"ons publicitaires sur le plan mesurent pour la plupart un quart de volet.

adapté à la grande majorité de nos visiteurs. Diffusé dans les points d’accueil les plus fréquentés de la Dordogne (Sarlat, Beynac et la Roque-Gageac notamment) et disponible dans plus de 350 structures touris"ques (hébergements, sites…), il est le guide le plus diffusé.

A quel moment souscrire ? Nous contacter au mois de sepQuelques espaces comme la dernière de couverture sont propo- tembre pour recevoir votre dossier d’inscrip"on. sés sous forme de plein volet (voir page 7 pour plus de détails).

Nombre de pages : 68, Nombre d’exemplaires : 200 000 A quel moment souscrire ? Nous contacter avant la mi-mars.

Dimension : 20 x 28 cm, Nombre d’encarts : 130 Nombre d’exemplaires : 220 000 Nombre d’annonces publicitaires : 43 Dimension : A3

Guide Pra"que

(Données 2012) Nombre d’annonces publicitaires : 32

Hébergements

Ce guide édité tous les 2 ans au format de poche, est distribué dans les administra"ons, chez les commerçants et les hébergements touris"ques de la communauté de communes Sarlat Périgord Noir.

Nouvelles formule depuis 2014

Faites vous connaitre auprès de nos services gratuitement.

Guide des hébergements regroupant : Hôtels Restaurants, Chambres d’hôtes et Auberges d’Hôtes, Camping caravaning, Loca"ons Groupées, Loca"ons de vacances et Gîtes d’étapes

Paru"on à l’automne Nombre de pages : 86, Nombre d’exemplaires : 12 000 Dimension : 10 x 21, Régie publicitaire externe

Nombre d’exemplaires : 220 000

Guide de la Restaura"on

Dimension : A3

Ce guide est édité tous les ans, et répertorie les

Nombre d’annonces publicitaires : 32

établissements de la communauté de communes

Nos supports de communication Encarts publicitaires

Site Internet www.sarlat-tourisme.com

Ecrans plasma

80% des clients u"lisent Internet pour préparer leur séjour. Avec une fréquenta"on de 660 000 visites annuelles (données 2012) le site de l’Office de Tourisme est leader en Dordogne.

Dans le souci de communiquer efficacement auprès du public nombreux qui visite nos locaux, à Sarlat notamment (450.000 visiteurs par an à Sarlat), nous vous proposons de diffuser votre annonce publicitaire sur nos écrans plasma à Sarlat, à Beynac ou sur les deux sites. Votre annonce est diffusée au choix sous forme d’une image fixe, d’un diaporama ou d’une vidéo et ce, tous les jours de 9 h à 2 h du ma"n.

Vous pouvez disposer d’un encart sur le site qui comporte : •

un descrip"f de votre structure

•

vos tarifs

A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année.

•

vos disponibilités (pour les hébergements)

Site Internet

•

une carte de localisa"on

•

vos coordonnées

•

6 photos

Un espace publicitaire visible en permanence sur l’ensemble des pages du site www.sarlat-tourisme.com affiche plusieurs annonces à tour de rôle et vous garan"t une excellente visibilité auprès des 660 000 visiteurs annuels.

A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année.

Brochures Nous vous proposons d’insérer un encart publicitaire dans les brochures les mieux diffusées du Périgord Noir et les plus téléchargées. Ces encarts peuvent être insérés sur chacune de nos brochures et sous différents formats : pleine page, 2/3 de page, 1/3 de page, ¼ de page, 1/6 de page, 1/8 de page, 1 photo d’illustra"on 1/25 de page A quel moment souscrire ? Nous contacter au mois de septembre pour recevoir votre dossier.

Asile courrier En optant pour le droit d’asile, votre dépliant est inséré dans chaque pli d’envoi de documenta"on.

Chaque année, nous envoyons plus de 5000 courriers en réponse aux demandes des clients qui sollicitent une documenta"on touris"que.

A quel moment souscrire ? Nous contacter en début d’année (le droit d’asile change au 1er mars).

Contact : Sabine, Tél : 05 53 31 45 45, email : s.soreda@sarlat-tourisme.com

Si vous ne disposez par d’internet ou si vous n’êtes pas à l’aise avec l’ou"l, nous pouvons saisir pour vous l’état de vos réserva"ons tout au long de l’année. Ce service peu onéreux et très u"le vous permet de rester en bonne posi"on dans les listes de résultats qui priment la fraîcheur de l’informa"on.

Ces informa"ons de disponibilités sont u"lisées pour orienter les clients de dernière minute en période de forte fréquenta"on. Durant la haute saison, elles sont affichées devant nos locaux après la fermeture pour renseigner les visiteurs arrivés tardivement sans réserver.

Si vous choisissez d’intégrer la centrale de réserva"on (meublés de tourisme uniquement) et que votre offre est retenue par le service, elle sera automa"quement réservable en ligne.

Si vous êtes déjà partenaire de la plateforme de réserva"on « ctoutvert » (campings), vous avez la possibilité de meIre en valeur vos disponibilités sans qu’il soit nécessaire de les saisir en double. Si vous n’êtes pas encore affilié, l’OT peut vous permeIre de rejoindre ce service dont beaucoup de campings en Dordogne ont plébiscité l’efficacité !

Depuis 2013, le site de l’OT est décliné en version mobile pour s’adapter aux nouveaux usages, notamment pendant le séjour des clients.

Les partenaires de l’OT localisés sur la communauté de communes Sarlat Périgord Noir figurent en complément, selon les ac"vités reprises, sur les sites www.perigordnoir.com, www.dordogne-perigord-tourisme.fr et www.tourisme-aquitaine.fr A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année, le préférable étant entre septembre et janvier afin d’op"miser votre promo"on pour la saison à venir.

Contact : Magali et Guillaume, Tél : 05 53 31 45 49, email : internet@sarlat-tourisme.com

Nos services Centrale de réservation L’Office de Tourisme propose aux propriétaires de loca"ons de vacances de gérer leur planning de réserva"on grâce à son service de réserva"on. Le service est amené à se prononcer sur l’accepta"on ou le refus d’une inscrip"on en fonc"on d’un cahier des charges précis. Le service contrôle régulièrement chacune de ces loca"ons afin d’assurer des vacances réussies à ses clients. En optant pour ce service, vous paraissez systéma"quement dans la brochure loca"ons de vacances ainsi que sur le site Internet www.sarlat-tourisme.com notamment.

A quel moment souscrire ? Nous contacter au mois de septembre pour recevoir votre dossier.

NB : Il est possible d’adhérer au service tout au long de l’année, mais la loca"on ne pourra apparaître sur la brochure et ne sera donc visible que sur Internet qui représente néanmoins l’essen"el des réserva"ons.

Contact : Claire et Lucie Tél 05 53 31 45 40, email: loca"ons@sarlat-tourisme.com

Réceptif groupe L’Office de Tourisme dispose d’un service récep"f fonc"onnant à la manière d’une agence de voyages tout en s’appuyant sur les partenaires de la des"na"on. Il organise des séjours « clé en main » sur le Périgord Noir mais également des séjours à la carte selon les demandes de ses clients. Il dispose également un mini-site pour la promo"on de ses offres de séjours par théma"que : www.sarlatgroupes.com N’hésitez pas à nous interroger pour faire référencer votre offre.

A quel moment souscrire ? Tout au long de l’année, de préférence avant le mois de mars pour an"ciper au mieux la saison.

Contact : BrigiIe et Emmanuelle Tél : 05 53 31 45 43, email : groupe@sarlat-tourisme.com

Accueil de presse Afin de communiquer au mieux sur notre territoire l’Office de Tourisme dispose d’un service presse, qui propose tout au long de l’année, via des communiqués de presse, des sujets éclec"ques suscep"bles d’intéresser la presse interna"onale, na"onale et régionale. Le service est toujours en recherche de nouveauté, d’idées originales afin d’alimenter ses communiqués. Par ailleurs le service répond aux nombreuses sollicita"ons de journalistes ayant eux mêmes choisit leur sujet de reportage. Ayant une photothèque de qualité, le service presse envoie une centaine de visuels par an, aux divers médias ou agences dans le but de louer les vertus de Sarlat et sa région.

Un dossier de presse est disponible en téléchargement sur le site de l’office de Tourisme www.sarlattourisme.com N’hésitez pas à nous communiquer toutes vos offres, nouveautés.

A quel moment nous contacter : tout au long de l’année Contact : Ka"a, Tél 05 53 31 45 46, email : communica"on@sarlat-tourisme.com

Diffusion de la documentation L’Office de Tourisme distribue chaque année, à plusieurs reprises tout au long de la saison, la documenta"on qui est éditée par l’Office de Tourisme (guide touris"que, guide pra"que, guide de la restaura"on, plan de ville, guides des hébergements), le programme des visites guidées de Sarlat, le programme des manifesta"ons… L’u"lisa"on de ceIe documenta"on vous permet de renseigner plus facilement la clientèle grâce à des supports adaptés tels que le guide touris"que trilingue.

A quel moment nous contacter ? Il n’est pas nécessaire de nous contacter, un employé de l’Office de Tourisme passera systéma"quement dans votre structure au mois d’avril si vous êtes partenaire ou si vous êtes situé sur la communauté de communes Sarlat Périgord Noir.

Contact : Florence Tél : 05 53 31 45 45, email : f.vigier@sarlat-tourisme.com

Prêt de matériel de promotion L’Office de Tourisme vous propose plusieurs supports que vous pouvez u"liser sur vos ac"ons de promo"on : deux murs d’images et six kakémonos. Ce matériel vous permeIra de promouvoir les aIraits de notre région lors de votre par"cipa"on à un salon par exemple.

A quel moment nous contacter ? Dès que vous disposez des dates auxquelles vous avez besoin du matériel afin que nous puissions le prévoir dans notre planning de prêts.

Contact : Laure Tél : 05 53 31 45 42 , email : l.lebailly@sarlat-tourisme.com

Nos services Vente du guide de randonnées L’Office de Tourisme édite un guide de randonnées labellisées PDIPR (Plan Départemental des I"néraires de Promenades et de Randonnées pédestres). Ce guide propose 300 km de sen"ers balisés répar"s sur 26 boucles de 1,6 km à 17 km pour par"r à la découverte de la nature et du pe"t patrimoine de la Communauté de Communes de Sarlat Périgord Noir.

En qualité de professionnel du tourisme et moyennant une commission sur vos ventes, vous avez la possibilité de devenir dépositaire du guide de randonnées complet. Une formule « à la carte » vous est également proposée. Elle consiste en l’achat préalable de lot(s) choisi(s) parmi 6 lots de 3 fiches prédéfinis par secteurs géographiques. Secteurs : Vallées des Beune (2 lots), Vallée Enéa-Sarlat (2 lots), Vallée Dordogne (2 lots).

A quel moment nous contacter : tout au long de l’année.

Taxe de séjour La taxe de séjour est une ressource perçue sur la popula"on touris"que qui permet aux communes ou aux groupements de communes de bénéficier de ressources supplémentaires des"nées à favoriser la fréquenta"on touris"que du territoire.

La taxe est instaurée pour les hébergements « à "tre onéreux » et concernent : Les hôtels de tourisme, Les résidences de tourisme, Les meublés de tourisme, (gîte ruraux, chambres d’hôtes, gîte de groupes etc…), Les villages de vacances, Les terrains de camping et les terrains de caravanage ainsi que tout autre hébergement de plein air.

C’est au logeur qu’il incombe de percevoir la taxe (il sert d’intermédiaire) et de la reverser au régisseur de receIe « Taxe de séjour ». A l’appui de son versement, le logeur doit joindre un chèque global qu’il établit pour le montant total des taxes qu’il a encaissées auprès du touriste.

Le reversement de la taxe de séjour : Le reversement doit avoir lieu dans les 20 jours qui suivent la date limite indiquée : Au plus tard le 20 Avril pour le paiement du premier trimestre, au plus tard le 20 Juillet pour le paiement du deuxième trimestre, au plus tard le 20 Octobre pour le paiement du troisième trimestre, au plus tard le 20 Janvier de l’année N+1 pour le paiement de quatrième trimestre

Les référents

Contact : Françoise Tél : 05 53 31 45 41, email : compta@sarlat-tourisme.com

Le référent est l’interlocuteur privilégié entre l’Office de Tourisme et le Partenaire , il est là pour vous accompagner et vous conseiller , vous apporter des ou"ls pour améliorer votre notoriété , promouvoir votre ac"vité.

Signalétique touristique

Un référent par filière : Hôtels-Restaurants : Laure Lebailly Campings et villages de vacances : Magali Castant Chambres d’Hôtes : Jus"ne Minard Sites et Monuments : Sabine Soréda Commerces : Estelle Da Cunha

Chaque demandeur est limité à 4 régleIes maximum par ac"vité.

Des couleurs de fond sont aIribuées selon le type d'ac"vité : Fond vert : accueil en milieu rural Fond blanc : ac"vités de loisirs (canoë, camping...)

Fond marron : hôtels et restaurants Fond beige : ar"sans et commerçants Fond pourpre : ac"vités ayant trait aux vignobles locaux

Contact : Françoise Tél : 05 53 31 45 41, email : compta@sarlat-tourisme.com

Les technologies de l’information et de la communication Accès Wifi gratuit

Réseaux sociaux

Nos 3 points d’accueil sont équipés en Wifi gratuit

Nous sommes ac"vement présents sur la plupart des réseaux sociaux : facebook.com/Sarlat.Tourisme twiIer.com/OTS24

Ateliers numériques

Site Pro : pro.sarlat-tourisme.com

SADI

Un site dédié aux professionnels au Tourisme, un support pour vous accompagner dans votre projet, des ar"cles réguliers, des fiches pra"ques, nos missions …

Accès simple, illimité et direct, inscrip"on à la newsleIer Pro

CeIe méthode permet d’étudier et de meIre en place un SADI (schéma d’accueil et de diffusion de l’informa"on), dont le rôle est d’organiser l’accueil et la diffusion de l’informa"on en dehors de l’ Office de Tourisme, pour permeIre à tout public d’accéder à l’informa"on du territoire

NewsleIers Pro et grand public 1 NewsleIer Pro tous les mois 1 NewsleIer de l’été tous les vendredis du 15 juin au 15 septembre qui répertorie l’agenda de la semaine Quand s’inscrire ? À tous moment, sur pro.sarlattourisme.com ou sur www.sarlat-tourisme.com

Un peu partout en France, les animateurs numériques ont pour mission d'accompagner les professionnels locaux du tourisme pour accroitre leur performance sur Internet.

L'Office de Tourisme dispose de deux animateurs numériques de territoire : Guillaume et Jus"ne proposent régulièrement des ateliers aux professionnels.

Blog Ar"cles publiés régulièrement en lien avec l’actualité du moment (évènemen"els, législa"on, receIes, exposi"ons, marchés, tournage de film, fes"val …) hIp://blog.sarlat-tourisme.com/ Accès libre

Ou"ls de communica"ons Vidéothèque : hIp://www.youtube.com/user/otsarlat Photothèque : hIp://www.flickr.com/photos/sarlattourisme

Sirtaqui Le SIRTAQUI (Système d’Informa"on Régional Touris"que d’AQUItaine) est la base de données commune des « ins"tu"onnels » du tourisme de l’Aquitaine, Offices de Tourisme, Comités Régional et Départementaux es informa"ons sont u"lisées pour alimenter leurs édi"ons papier et leurs sites internet et pour renseigner leurs visiteurs.

Elles sont aujourd’hui également diffusées via des annuaires et des agendas privés.

Pour op"miser votre présence dans le SIRTAQUI, il est important de tenir vos informa"ons à jour (adresse, coordonnées, modalités d’ouverture, tarifs, …), illustrer votre établissement et vos presta"ons par plusieurs photos, vous présenter sous votre meilleur jour dans le descrip"f commercial.

Collecte auprès de l’Office de Tourisme de votre territoire lors de campagne d’édi"on et mise à jour régulière pour tout changement Contact : Estelle, Tél : 05 53 31 45 45, email : e.dacunha@sarlat-tourisme.com

Etre Partenaire de l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir, c’est : Augmenter sa notoriété Etre accompagné et conseillé Appartenir à un réseau Promouvoir son ac"vité Développer son ac"vité commerciale S’implanter dans la vie locale

OFFICE DU TOURISME SARLAT PERIGORD NOIR SARLAT – BEYNAC-ET-CAZENAC – LA ROQUE GAGEAC TEL. +33 (0) 5 53 31 45 45Fax : +33 (0) 5 53 59 19 44 3 Rue Tourny - B.P. 114 - 24203 SARLAT CEDEX e-mail : info@sarlat-tourisme.com, www.sarlat-tourisme.com