Ghid de organizare a PRE-event-ului FânFest în oraşul tău – ce este esenţial să cunoşti când organizezi PRE-event-ul FânFest – Salut! Bine aţi venit alături de echipa de organizare a PRE-event-ului FânFest 2013. Mai mult ca oricând, Roşia Montană are nevoie de noi toţi. Doar ducându-i povestea mai departe, Roşia Montană poate fi salvată! De la an la an suntem tot mai mulţi. Ne bucurăm că v-aţi alăturat celei mai mari mişcări de mediu şi sociale din România, Campania Salvaţi Roşia Montană. Împreună ţinem munţii în loc! Indiferent dacă aveţi experienţă, acest material a fost gândit începând de la cum se formează grupul de organizare până la evenimentul propriu-zis, aşa că sperăm să găsiţi aici tot ce vă este necesar. Şi, nu uitaţi, ceea ce veţi face împreună este foarte important pentru Roşia Montană, dar şi plăcut. I.
Despre Festivalul FânFest
Festivalul FânFest a fost iniţiat în anul 2004 de către câteva organizaţii nonguvernamentale, în principal de Asociaţia Alburnus Maior şi de Campania Salvaţi Roşia Montană şi are loc anual, în luna august. Este un ansamblu de evenimente muzicale şi artistice, de dezbateri şi ateliere practice. FânFest informează participanţii în legătură cu problemele din zonă, inclusiv cu proiectul minier care se propune pentru exploatarea aurului şi promovează alternative de dezvoltare a regiunii în termeni de turism, agricultură şi întreprinderi locale. Toţi artiştii performează pro bono la FânFest. Accesul este liber la toate evenimentele organizate, singurele venituri rezultând, în beneficiul localnicilor, din găzduirea participanţilor şi vânzarea de produse din zonă. Aflat în acest an la a opta ediţie, festivalul propune mai multe activităţi: proiecţii de filme documentare, piese de teatru, dezbateri, ateliere, expoziţii, concerte, tururi ghidate, activităţi speciale pentru copii, activităţi recreative, târg ţărănesc şi de produse artizanale. II.
Despre PRE-event-ul FânFest
Pre-event-ul FânFest este organizat cu scopul de a promova festivalul FânFest pentru toţi potenţialii participanţi. De asemenea, este foarte important să completăm resursele financiare destul de modeste de care dispunem în acest an, astfel încât colectarea de donaţii este o prioritate a evenimentului. Nu este necesar ca PRE-event-ul FânFest să fie organizat în toate oraşele la aceeaşi dată. Sugestia noastră este ca acesta să fie organizat în cursul lunii iulie, dar data exactă a desfăşurării sale este la latitudinea voastră. De asemenea, nu este nevoie ca evenimentele organizate în cadrul
PRE-event-ului să fie aceleaşi în toate oraşele unde acesta se desfăşoară. Noi vă vom propune o listă de posibile activităţi din care sunteţi liberi să le selectaţi pe cele pe care le preferaţi sau pe cele pentru care consideraţi că aveţi resursele necesare. Vom încerca să vă facilităm contactul cu trupe de muzică sau artişti care ar putea participa la PRE-event-ul organizat în oraşul vostru. PRE-event-ul FânFest este un eveniment: independent financiar (nu sunt acceptate sponsorizări din partea organismelor politice); apolitic (nu sunt acceptate: afişarea de simboluri politice de orice fel, prezenţa personalităţilor politice, indiferent de calitatea în care participă, partizanatul ideologic sau politic, nu este acceptată politizarea evenimentului prin alte căi); bazat pe activitatea de voluntariat a tuturor persoanelor implicate: organizatori, parteneri etc.; deschis tuturor (intrarea este liberă; manifestările fiind organizate special pentru strângerea de fonduri în vederea organizării FânFest, donaţiile sunt cât se poate de binevenite).
III.
Organizarea PRE-event-ului FânFest
1. Întâlniţi grupul din oraşul vostru! Mai mulţi oameni la un loc fac organizarea mai uşoară şi mai plăcută! Înainte de toate, vă sfătuim să îi întâlniţi pe ceilalţi voluntari din oraşul vostru. Vă vom pune în contact pe toţi. Este nevoie să organizaţi prima voastră întâlnire pentru a forma un grup. La această întâlnire, în funcţie de experienţa, timpul liber sau calităţile fiecăruia, veţi stabili pentru fiecare membru rolurile şi responsabilităţile în cadrul grupului. Apoi este necesar să cădeţi de acord asupra unui calendar al paşilor pe care îi vom prezenta mai jos. 2. Alegeţi formatul PRE-event-ului FânFest Pentru că resursele sunt diferite de la un oraş la altul, selectaţi din lista pe care v-o punem la dispoziţie evenimentele cele mai potrivite, în acord cu posibilităţile voastre. Găsiţi această listă mai jos, la punctul 4. 3. Găsiţi un spaţiu pentru desfăşurarea PRE-event-ului FânFest Este necesar să vă gândiţi din timp unde puteţi organiza evenimentul. Puteţi alege un loc frecventat sau cunoscut de locuitorii din oraşul vostru. Pentru că e vară şi e cald, vă propunem să organizaţi evenimentul în aer liber, de exemplu într-o piaţă. Alte sugestii ar putea fi: o sală a Casei de Cultură, un spaţiu al Bibliotecii Judeţene sau Orăşeneşti, un cinematograf, o sală de festivităţi a unei şcoli, o galerie, o cafenea sau un bar. Alegeţi locul şi în funcţie de evenimentele pe care le veţi organiza. Dacă vreţi să organizaţi concerte afară, veţi avea nevoie de scenă şi de sonorizare. Dacă vreţi să proiectaţi filme documentare sau să organizaţi prezentări şi dezbateri, alegeţi spaţii în care să aveţi condiţiile propice, să vă puteţi auzi cu publicul şi să fie potrivit de mari pentru numărul de oameni pe care îl aşteptaţi. Asigurati-vă că spaţiul are sau că puteţi face rost de logistica necesară: laptop, boxe, prelungitoare, ecran şi videoproiector potrivit distanţei de proiectare planificate. Aflaţi un contact din partea conducerii spaţiului pe care l-aţi ales şi mergeţi la o întâlnire în care să îi spuneţi directorului/managerului despre evenimentele pe care vi le propuneţi. Dacă organizaţi evenimentele în aer liber, faceţi o informare către Primăria localităţii, astfel încât să fiţi siguri că spaţiul ales este liber în data pe care v-aţi propus-o şi că nu veţi fi deranjaţi în ziua PREevent-ului de controale frecvente ale autorităţilor. Transmiteţi totodată avantajele parteneriatului
cu PRE-event-ul FânFest: promovarea spaţiului în rândul locuitorilor din oraş, pe afişul evenimentului şi în materialele trimise către presa locală, dar şi naţională. Fiţi perseverenţi dacă răspunsul privitor la spaţiul ales întârzie sa apară. Fixaţi-vă un termen până la care aşteptaţi răspunsul. Dacă acesta e depăşit, încercaţi în altă parte. 4. Realizarea programului PRE-event-ului FânFest Când faceţi programul evenimentului, ţineţi cont de orarul de lucru/studiu al celor care vreţi să vină la pre-eventul FânFest, de cât de departe este spaţiul ales faţă de publicul vostru, de durata filmelor pe care le proiectaţi sau al concertului pe care îl organizaţi. Filme documentare Fiecare grup de organizare va beneficia de sprijinul nostru, aşa că vom trimite tuturor filmele documentare alese, cu subtitrări în limba română şi o scurtă prezentare a fiecăruia dintre ele. Prezentări şi dezbateri Povestea Roşiei Montane trebuie spusă tuturor! De aceea, v-am pregătit o prezentare despre istoria şi bogăţiile Roşiei Montane, dar şi despre proiectul minier care o ameninţă, pe care o puteţi expune celor care au venit la eveniment. De asemenea, veţi putea prezenta şi un scurt film despre festivalul FânFest. Expoziţie fotografică Expoziţia de fotografie, deşi nu la fel de spectaculoasă ca o proiecţie de film, are avantajul că poate fi vizitată şi de cei care nu pot ajunge la eveniment în ziua în care l-aţi programat. Asiguraţi-vă că puteţi imprima imaginile pe un material potrivit, ce rezistă pe întreaga perioadă a expoziţiei. Ateliere Pentru organizarea unor ateliere aveţi nevoie mai mult de creativitate decât de resurse financiare sau materiale. Folosiţi bucăţi de pânză albă pe care le găsiţi pe acasă sau le puteţi cumpăra la preţuri mici şi desenaţi pe ele contururile a diferite simboluri (simbolul Campaniei Salvaţi Roşia Montană, simbolul FânFest 2012 etc.). Aceste simboluri vi le putem trimite în format electronic. Apoi aveţi nevoie de nişte pensule şi culori, iar în ziua PRE-event-ului publicul participant îşi poate picta propriul steag pe care apoi să şi-l cumpere, adică să facă o donaţie pentru a-l păstra. Acest tip de ateliere poate fi adaptat şi pentru copii. Concert Există în oraşul vostru un grup muzical care aţi vrea să cânte la PRE-event-ul FânFest? Abordaţi-l! Aveţi în vedere atunci când luaţi decizia dacă este nevoie de condiţii speciale pentru concert, dacă aceste condiţii pot fi îndeplinite realist, dacă este nevoie de probă de sunet care să modifice programul evenimentului etc. Vă reamintim că participarea tuturor, organizatori şi artişti, este voluntară, deci aceştia nu vor primi bani sau alte beneficii materiale pentru reprezentaţie. 5. Realizarea afişului PRE-event-ului FânFest Afişul poate fi personalizat pentru fiecare oraş în parte. Noi vă vom pune la dispoziţie afisul care va avea format PSD, editabil în Photoshop, trebuind doar să adăugaţi detaliile specifice evenimentului în oraşul vostru (loc, oră, program). Afişele pot fi apoi multiplicate la copiator. În caz că nu aveţi posibilitatea de a edita afişul, puteţi să ne trimiteţi datele necesare, urmând ca noi să vă punem la dispoziţie forma finală a afişului. 6. Confecţionaţi cutii drăguţe pentru donaţii Pentru că unul dintre scopurile principale ale PRE-event-ului FânFest este colectarea de fonduri suplimentare care să ajute la organizarea festivalului şi în acest an, nu uitaţi să confecţionaţi cutii drăguţe pentru donaţii. Ştim că sună un pic patetic, dar fiecare leu va conta pentru a putea pune în practică la FânFest activităţile pe care ni le-am propus.
7. Promovarea PRE-event-ului FânFest Odată ce programul şi locul evenimentului sunt stabilite, puteţi trece deja la pasul următor: promovarea. Ce posibilităţi aveţi la îndemână? Ziare, site-uri de ştiri şi radio-uri locale. Noi vă vom pune la dispoziţie un model de informare pentru presa locală, unde trebuie doar să adaugaţi detaliile specifice PREevent-ului FânFest în oraşul vostru (loc, oră, program, persoană de contact). Acest document poate fi trimis prin e-mail către jurnaliştii activi din presa locală sau către siteurile care prezintă ştiri locale. Afişaj stradal. O altă modalitate de a face cunoscut evenimentul este lipirea de afişe în locuri special amenajate pentru afişajul public sau la intrarea în spaţiul unde evenimentul va avea loc. Afişele pot fi multiplicate la copiator, important este ca mesajul să ajungă în stradă, printre oameni. Facebook. Un eveniment creat pe Facebook poate atrage în special oameni care utilizează internetul. Creaţi un eveniment şi invitaţi-vă toţi prietenii, rudele, colegii şi îndemnaţi-i să vă urmeze exemplul. Vă reamintim că pentru fiecare judeţ în parte există grupuri de Facebook dedicate Roşiei Montane (Alba este eco, Tulcea este eco etc.), grupuri pe care puteţi adăuga anunţul vostru şi unde va avea şansa să fie citit de oameni interesaţi de subiect. 8. Ziua PRE-event-ului FânFest A venit şi ziua evenimentului. Ca totul să înceapă conform programului, asiguraţi-vă că sunteţi cu minim o oră înainte la locul evenimentului şi că totul este funcţional. Unul sau doi dintre membrii grupului vostru pot fi gazdele evenimentului: să prezinte PRE-eventul FânFest, cu toate activităţile pe care vi le-aţi propus. De asemenea, ideal este ca o altă persoană să facă fotografii în timpul evenimentului, care mai apoi pot fi trimise către presă. 9. Comunicare post eveniment După încheierea evenimentului, în aceeaşi seară, alegeţi cele mai bune 3 fotografii şi împreună cu un comunicat de presă (al cărui model vă va fi pus la dispoziţie), trimiteţi-le către presa locală (ziare, radiouri, site-uri). Trimiteţi la adresa preevent@fanfest.ro un set de 10-15 fotografii de la eveniment şi câteva fraze despre cum a decurs evenimentul în oraşul vostru: câţi oameni au participat, cum au fost primite activităţile de către public, dacă au fost discuţii şi dezbateri. Noi vom posta pe site-ul www.fanfest.ro toate informaţiile şi le vom transmite mai departe şi către presa naţională. Şi nu uitaţi, pentru un PRE-event cât mai reuşit este foarte important să menţinem comunicarea între noi constantă şi vie. Împreună facem ca povestea Roşiei Montane să răsune în toată ţara! Fiecare regiune a ţării va avea o persoană de contact cu care veţi comunica în perioada de organizare a PRE-event-ului. Nu ezitaţi să ne scrieţi dacă aveţi întrebări, sugestii sau nelămuriri. SUCCES! Echipa FânFest Notă: Dacă doreşti să organizezi un PRE-event FânFest nu ezita să ne contactezi pe e-mail la adresa: preevent@fanfest.ro