Schritte zur Digitalisierung der Serviceund Wartungsprozesse im Handwerk

4ps Bausoftware

Die Zusammenarbeit in Handwerksbetrieben ist ein komplexer Prozess. Von verschiedenen (Bau)Stellen, Mitarbeitern und Partnern ist einiges an Informationen zu orchestrieren. Von der Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Serviceaufträgen an die Monteure bis hin zur Stundenerfassung, Ressourcenplanung der Mitarbeiter und Werkzeuge wie auch der Rechnungsstellung und Überwachung – mit der ERPSoftware von 4PS, die mit und für die Handwerker entwickelt wurde, möchte das Unternehmen den Nutzern der Software eine neue Arbeitsqualität ermöglichen.

Wer eine effiziente Organisation innerhalb und außerhalb des Betriebes führen möchte, kommt um die Digitalisierung nicht herum, ist sich 4PS Bausoftware sicher. Für eine gute Zusammenarbeit im Handwerk ist es besonders wichtig, Echtzeit-Informationen mit allen Beteiligten von jeder (Bau)Stelle austauschen zu können. Eine ERP-Software aus der Cloud inklusive zugehöriger Portale und mobilen Apps bietet, ohne administrative und technologische Hürden, durchgehende, digitale Geschäftsprozesse und zudem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. »Mit der ERP-Lösung ›4PS Construct‹ können Handwerksunternehmen ihre Service- und Wartungsprozesse durchgehend digitalisieren. Damit können Handwerksbetriebe ihrem Anspruch an Qualität, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz einfach nachkommen«, so Oliver Couvigny, Managing Partner der 4PS Bausoftware GmbH.

Schritt 1: Service- und Wartungsprozesse effizient und digital organisieren 4PS Bausoftware empfiehlt, bei der Digitalisierung der Handwerksunternehmen, mit der Organisation der Service- und Wartungsaufträge zu starten. Zuallererst sind die Aufträge strukturiert über eine zentrale Online-Kommunikationsplattform wie »4PS Control« für die weitere Bearbeitung zu bündeln. Die in der ERP-Lösung »4PS Construct« integrierte Kommunikationsplattform sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Die Verwaltung der Aufträge und Informationsflüsse werden dadurch vereinfacht.

Schritt 2: Optimale Arbeitsvorbereitung mit richtiger Planung und Organisation

Des Weiteren wichtig ist laut Software-Anbieter, dass der Monteur für den Auftrag vorbereitet wird, damit die Arbeit vor Ort beim Kunden erfolgreich durchgeführt werden kann. 4PS bietet mehrere Lösungen, die dabei helfen können. So kann die Kalkulation in »4PS Construct« bei der Einschätzung der Kosten, bei der Kalkulation der Angebote und bei der Überwachung der Ausgaben helfen. Schließlich können beispielsweise benötigte Materialien für den Auftrag automatisiert auf dem bevorzugten Webshop bestellt werden – der Nutzer arbeitet so immer mit den aktuellen Preisen.

Werden Service- und Wartungstermine nicht gut geplant, kann es schnell zu Chaos im Handwerksbetrieb führen. Für eine richtige Planung und flüssige Organisation ist die benutzer- freundliche grafische Ressourcenplanung laut 4PS Bausoftware unerlässlich. Durch den Einsatz dieses Planungstools können Echtzeitdaten eingesehen und der Überblick über Aufträge, verfügbares Personal und Geräte behalten werden, sodass Probleme rechtzeitig erkannt und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden können. Alle relevanten Informationen sind mit wenigen Klicks verfügbar und Mitarbeiter werden per App auf aktuellem Stand gehalten.

Schritt 3: Auftragsabwicklung und ordentliche Dokumentation der Auftragsabwicklung

Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können dem Monteur mit 4PS alle für den Auftrag erforderlichen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Meist über die App, in der ein Mitarbeiter sofort einen Arbeitsauftrag mit Informationen über die Störung, den Standort, Kontaktdaten, Arbeitsunterlagen und die Historie einsehen kann.

Müssen Zwischenschritte oder Rückfragen beim Kunden notiert werden? Die App dient auch dazu, Informationen oder Kundenwünsche unterwegs direkt zusammenzufassen. Müssen Checklisten abgearbeitet oder Prüfungsergebnisse dokumentiert werden? Auch dies kann über die App von 4PS erfolgen.

Schritt 4: Gesetzlich korrekte Rechnungsstellung –weitgehend automatisiert via Software

Nach einer erfolgreichen Durchführung der Aufträge ist es Zeit für die Bezahlung. Die Rechnungsstellung erfolgt in »4PS Construct« weitgehend automatisiert auf Basis der elektronischen Rückmeldungen der Handwerker bis hin zur gesetzlich korrekten E-Rechnung oder XML-Datei, die an den Kunden geht. Ebenso bietet »4PS Construct« e-Lösungen für das Finanzmanagement. Per Knopfdruck können Bankauszüge verarbeitet und Zahlungsprozesse vereinfacht werden.

WISSENSWERTES...

Als Microsoft Dynamics Partner für die Baubranche und einer der internationalen Spezialisten für Bausoftware entwickelt, implementiert und pflegt 4PS eine umfassende ERP-Lösung für den Hoch- und Tiefbau sowie das Handwerk. Mit mehr als 350 Fachleuten arbeitet das Unternehmen Hand in Hand mit den Kunden an der Weiterentwicklung der Lösung zur durchgängigen Digitalisierungsplattform für die Baubranche. Die über 600 Kunden in mehr als 25 Ländern werden direkt durch die 4PS-Niederlassungen in Birmingham (UK), Ede (NL), Gent (Belgien) und Ulm (Deutschland) oder durch Partner vor Ort betreut.

Schritt 5: Überwachung und Analyse der Daten für Optimierung der Prozesse

Mit der Erledigung der Aufträge ist es jedoch nicht getan. Die Überwachung und Analyse der Daten ist laut 4PS Bausoftware entscheidend für den weiteren Arbeitsprozess und zur Optimierung der eigenen Service- und Wartungsprozesse. Durch die Verknüpfung mit Microsoft Power BI können alle Daten in benutzerfreundlichen Power BI-Dashboards zusammengefasst werden. Nutzer erhalten so in wenigen Augenblicken einen 360° Überblick über ihre Aufträge mit den wichtigsten Statistiken an einem Ort.

Aufgrund der Cloud-Technologie sind alle Daten immer aktuell, ob unterwegs mit einem Smartphone oder im Büro am Computer. Darüber hinaus bietet 4PS auch die Möglichkeit, die Software mit externen Systemen und Partnern zu verknüpfen. Dadurch wird der gesamte Kommunikations- und Informationsfluss klar, transparent und jederzeit überschaubar.