Rapport d'activité 2009 du SCD UAG

Service Commun de la Documentation

Rapport d’activité

2009 Université des Antilles et de la Guyane / Service Commun de la Documentation Campus de Schoelcher BP 7210 / 97 275 Schoelcher Cedex T 05 96 72 75 30 F 05 96 72 75 27

www.univ-ag.fr/fr/documentation.html

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AVANT‐PROPOS ....................................................................................................................................................................2 VOLET 1. BILAN HUMAIN ET FINANCIER ................................................................................................................3 1ÈRE PARTIE. RESSOURCES HUMAINES

4

1. FAVORISER L’INNOVATION ET RENFORCER LE PILOTAGE 2. DÉVELOPPER LA CONDUITE DE PROJET

4 5

2.1. LE CHEF DE PROJET CONSTRUCTION 2.2 LE CHEF DE PROJET RFID 3. MOBILISER LES ÉQUIPES 3.1 TRANSFORMATION ET REDÉPLOIEMENT DE POSTES 3.2 MUTATIONS 3.3 PROMOTIONS 3.4 FORMATION 3.5 BILAN SOCIAL

5 6

7 7 11 12 12 13

2 ÈME PARTIE. BUDGET

15

1. RECETTES 2. DÉPENSES

15 16

VOLET 2. ACTIVITÉS & PERSPECTIVES ..................................................................................................................17 1ÈRE PARTIE. COLLECTIONS

18

1. LES ACQUISITIONS

18

1.1. FORMALISER UNE POLITIQUE 1.2 MODERNISER LES ACQUISITIONS 1.3 POURSUIVRE LE DÉVELOPPEMENT DE L’OFFRE DOCUMENTAIRE ÉLECTRONIQUE 1.4 LES ACQUISITIONS EN CHIFFRE 2. DÉSHERBAGE ET RÉCOLEMENT 2.1 DÉSHERBAGE 2.2 RÉCOLEMENT 3. LA CONSULTATION 3.1 LE PRÊT DES COLLECTIONS IMPRIMÉES 3.2 LA CONSULTATION DES COLLECTIONS ÉLECTRONIQUES 4. LE TRAITEMENT DOCUMENTAIRE 4.1 ORGANISATION 4.2 ACTIVITÉ DE CATALOGAGE 4.3 QUALITÉ ET CONTRÔLE DU CATALOGUE 5. L’ENVIRONNEMENT ET LES OUTILS 5.1 L’ENVIRONNEMENT 5.2 LES APPLICATIONS DOCUMENTAIRES

18 18 21 22

25 25 25

26 26 27

30 30 30 31

31 31 32

2ÈME PARTIE. MÉDIATIONS

34

1. ACCUEILLIR ET RENSEIGNER LES PUBLICS

34

1.1 ELARGIR LE LECTORAT 1.2 RENSEIGNER LES PUBLICS 2. FORMER LES USAGERS À L’UTILISATION DES RESSOURCES 2.1 LA FORMATION INSCRITE DANS LES CURSUS : LE PASSEPORT DOCUMENTAIRE 2.2 LA FORMATION À L’INFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE (IST) 3. COMMUNIQUER 3.1 ANNONCER LES NOUVEAUTÉS 3.2 PROMOUVOIR LES COLLECTIONS ET LES SERVICES DU SCD 3.3 REFONDRE LE SITE WEB DU SCD 4. PROPOSER AUX PUBLICS DES ANIMATIONS CULTURELLES

34 35

35 36 37

38 38 38 39

39

3ÈME PARTIE. INNOVATIONS

41

1. LES BIBLIOTHÈQUES CŒUR DE CAMPUS

41

1.2 EN MARTINIQUE, L’EXTENSION DE LA BIBLIOTHÈQUE DE SCHOELCHER 1.2. EN GUADELOUPE, LA CONSTRUCTION DE LA BIBLIOTHÈQUE DE SAINT‐CLAUDE 1.3 EN GUYANE, LA CONSTRUCTION DE LA BIBLIOTHÈQUE DE TROU BIRAN 2. L’ÉDITION ÉLECTRONIQUE ET LA BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE MANIOC 2.1 ETUDES CARIBÉENNES : LA RECONNAISSANCE 2.2 L'ARCHIVAGE ET LA DIFFUSION ÉLECTRONIQUE DES THÈSES 2.3 L'INAUGURATION DE LA BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE MANIOC

41 43 44

45 45 46 46

2006‐2009 : RETOUR SUR UN CONTRAT ...............................................................................................................48

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Avant-propos En 2009, un nouveau Président est élu à la tête de l’Université avec mission de négocier un tournant décisif pour l’UAG en cette année de transition entre deux contrats quadriennaux et de mise en œuvre de la loi relative aux Libertés et aux Responsabilités des Universités (LRU). Dans un contexte social marqué par une grève générale de grande ampleur, la question de la gouvernance de l’établissement est également posée. La Guyane envisage notamment la constitution d’un pôle de recherche et d’enseignement supérieur (PRES). Les enjeux de la période sont donc cruciaux, pour l’université, comme pour le SCD. En effet, entre 2010 et 2013, trois nouvelles bibliothèques sortiront de terre. C’est l’occasion d’inscrire dans les murs la mue opérée depuis 2006 qui se traduit par le passage progressif d’une bibliothèque, pour l’essentiel centrée sur ses collections, à une bibliothèque modernisée, plaçant les usagers au cœur de son fonctionnement et de ses services.

L’AERES a évalué le SCD très positivement, le citant parmi les cinq points forts de l’université et le jugeant « performant, cohérent et adapté aux besoins de la formation et de la recherche ». Cette évaluation est la reconnaissance des projets ambitieux menés par les équipes des bibliothèques de l’UAG. Qu’elles en soient remerciées ici. Leur travail est retracé dans ce deuxième rapport d’activité, rédigé par Alice Gradel, directrice-adjointe du SCD, avec la participation de l’équipe de direction. Au-delà des seuls éléments factuels, ce document répond au souci de rendre compte des actions entreprises par le SCD et témoigne d’une réflexion «en action» sur le rôle et le devenir des bibliothèques au sein de l’université.

Sylvain Houdebert, Directeur du Service Commun de la Documentation

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Volet 1. Bilan humain et financier

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1ère partie. Ressources humaines Un nouveau directeur a pris ses fonctions à la tête du SCD le 20 janvier 2009. Le même jour démarrait en Guadeloupe une grève générale qui s’est étendue à la Martinique le 5 février. D’une ampleur inédite, la grève y a duré respectivement 44 jours et 38 jours. La bibliothèque de Fouillole est restée ouverte jusqu’au lundi 9 février et celle de Schœlcher jusqu’au mercredi 11 février. Les agents ne pouvant se déplacer du fait de la pénurie d’essence, les bibliothèques ont dû fermer pour ré-ouvrir leurs portes le 5 mars, après quatre semaines de fermeture.

C’est à la suite de cette période exceptionnelle que les projets de la direction ont été présentés aux équipes. La refonte de l’organigramme opérée en 2009 permet de renforcer le pilotage et de développer la conduite de projet. Des rééquilibrages entre pôles et des réorganisations au sein des services, rendus possibles par les transformations de postes, sont effectués pour permettre aux équipes de relever les défis liés à la modernisation des bibliothèques.

1. Favoriser l’innovation et renforcer le pilotage Pour adapter l'offre des bibliothèques aux nouvelles pratiques du public, une réorganisation des services est présentée aux équipes, autour de deux axes prioritaires : > l'amélioration de l'accueil et la communication ainsi que le renforcement de la formation des usagers ; > le développement des bibliothèques numériques et de l'édition électronique valorisant les travaux universitaires.

Deux services directement rattachés à la direction du SCD, le service « formation des usagers » et le service « système d’information documentaire », sont créés. Animés par des professionnels expérimentés et dynamiques, ils sont au cœur de la stratégie de renouveau de l’établissement.

Par ailleurs, dans le contexte d’application de la loi relative aux libertés et responsabilités des universités (LRU) qui bouleverse le mode de gouvernance en vigueur jusqu'alors, les fonctions de pilotage et de communication du SCD doivent être renforcées : un poste de directeur adjoint est créé. Rendre compte et faire savoir deviennent essentiels car le budget des bibliothèques n'est plus fléché au sein du budget de l’université. Plus encore que par le passé, il faut monter des dossiers et défendre les projets pour convaincre les instances dirigeantes de l'université de leur bien-fondé. La directrice adjointe est chargée de la communication du SCD, de la rédaction du rapport d'activité annuel, participe à la préparation du contrat quadriennal et gère différents dossiers transversaux, les demandes de subventions notamment. Ce poste comporte également la responsabilité de l'action culturelle pour la section Martinique et une implication dans la vie de la section.

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L'équipe de direction, jusqu'alors constituée du directeur du SCD, des trois chefs de section et de l’attachée d'administration a été élargie à la directrice adjointe et renouvelée avec la nomination d'un nouveau chef de section en Guadeloupe, à partir du 1er septembre 2009.

Ainsi modifié, l’organigramme du SCD est présenté au Conseil de la Documentation du 8 juillet 2009.

2. Développer la conduite de projet Situation exceptionnelle, le SCD voit la construction entre 2010 et 2013 de trois nouvelles bibliothèques universitaires. Pour relever ce défi sans équivalent jusqu'alors en France, deux chefs de projet ont été nommés, chargés respectivement du déploiement du système de gestion des collections RFID et des constructions. Ces missions transversales permettent de rationaliser les moyens humains, de partager l’expertise et de faire évoluer l’ensemble des bibliothèques au même rythme.

2.1. Le chef de projet construction Suivre efficacement trois projets avec des interlocuteurs différents sur trois départements n'aurait pas été possible sans la mise en place d'une organisation spécifique. La fonction Rapport d’activité - 2009

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de chef de projet consiste à être l'interlocuteur de la maîtrise d'œuvre, de la maîtrise d'ouvrage et des services techniques de l'université, à représenter les utilisateurs lors des réunions de chantier, à anticiper les problèmes et à exposer les contraintes et demandes des utilisateurs. Le chef de projet définit les besoins en équipements, rédige les appels d'offres quand ils ne sont pas directement gérés par les architectes et réalise sur plan les implantations et l'agencement des espaces. Enfin et surtout, il associe les équipes de la BU aux projets et les informe régulièrement de l'avancée des travaux. C'est un travail à temps plein qui implique des déplacements fréquents sur les trois pôles.

Bien que cette fonction fasse appel à des compétences rares en bibliothèque, le SCD a pu s'appuyer sur l'expérience d'un bibliothécaire adjoint spécialisé qui a suivi au cours de sa carrière plusieurs chantiers d'équipements culturels dans les DOM et à l'étranger. Ses compétences lui ont rapidement permis de s'imposer comme un interlocuteur crédible, capable de faciliter la conduite globale des projets. Le suivi des constructions a ainsi parfaitement fonctionné durant toute l'année 2009, avec une excellente articulation entre la direction du SCD, la direction des sections et le chef de projet constructions qui a été l'interlocuteur unique des architectes, des SCOSU et des entreprises.

La création de cet emploi, permise par une réorganisation interne, a été un choix judicieux pour le SCD car les décisions prises pendant la période de construction engageront l'établissement sur le long terme. La désignation d'un représentant des utilisateurs a permis au SCD d'être systématiquement associé aux décisions et certains choix des architectes ont été revus afin de mieux s'adapter aux besoins et aux pratiques en bibliothèque.

2.2 Le chef de projet RFID Une des priorités du contrat 2010-2013 est l'amélioration du service public grâce à la mise en place d'un système de gestion des collections RFID. Le projet prévoit le déploiement de la technologie RFID dans quatre bibliothèques du SCD. L'objectif est d'automatiser les tâches répétitives comme le prêt et le retour pour que le personnel puisse se tourner davantage vers l'accueil et la relation avec les usagers. Ce projet implique une réorganisation complète des services de prêt et une formation du personnel à l'évolution de ses missions. Dans un tel contexte, le chef de projet RFID a un rôle clé de coordination et de communication auprès des équipes. Il rédige les cahiers des clauses administratives et techniques particulières (CCAP et CCTP) et travaille, en étroite relation avec les responsables de prêt, à la mise en place d'un circuit des prêts-retours cohérent. Le chef de projet sera chargé de la mise en œuvre des équipements RFID en 2011 en Martinique et en Guadeloupe, en 2013 en Guyane.

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Une évaluation très positive de l'AERES Un rendez-vous important a eu lieu le mardi 28 avril avec le représentant de l'AERES qui venait évaluer le SCD. Le directeur et les chefs de section ont exposé les réalisations du contrat quadriennal 2006-2009 et présenté la politique documentaire et les projets du SCD. Le rapport d'évaluation de l'établissement qui a été publié en octobre 2009 a été élogieux pour le SCD qui a été jugé "performant, cohérent et adapté aux besoins de la formation et de la recherche". Il mentionne dans sa conclusion le SCD comme l'un des cinq points forts de l'UAG. Cette évaluation a été vécue par le personnel comme une reconnaissance de son engagement professionnel et a contribué à souder l'équipe autour de la stratégie d'ensemble. De plus, elle a souligné le rôle moteur du SCD et sa politique ambitieuse au sein de l’UAG. Par ailleurs, en mai, l’AERES a évalué les deux plans pluri-formation (PPF) portés par le SCD. L’expertise rendue pour Manioc, la bibliothèque numérique de recherche sur la Caraïbe et l’Amazonie, a été très favorable et celle rendue pour la bibliothèque numérique de recherche en mathématiques et en informatique (BNRMI) a conclu à un excellent service rendu aux enseignants-chercheurs pour un coût limité. Dans les deux cas, un avis favorable a été émis pour la reconduction en 2010-2013 de ces deux structures fédératives.

3. Mobiliser les équipes Le SCD profite du processus de modernisation de l'administration pour corriger les déséquilibres fonctionnels et géographiques hérités du passé. Des transformations de postes sont opérées avec la double priorité de renforcer les services nouveaux (SID) ou fragiles (prêt en Martinique) et d'assurer la promotion des agents méritants.

3.1 Transformation et redéploiement de postes > Les campagnes d'emplois 2009 et 2010 La commission paritaire d'établissement (CPE) s'est réunie à deux reprises en 2009 en formation plénière pour statuer sur les demandes de créations, d'échanges, de transformations ou de rehaussements de postes. Le directeur du SCD y a assisté en tant que représentant titulaire de l'administration.

La CPE du 27 février a validé les cinq demandes de transformation de postes et la demande de création formulées par le SCD, qui a profité des nouvelles possibilités de gestion de la masse salariale pour se restructurer, tout en donnant des perspectives de promotion aux agents.

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Le SCD souhaitait renforcer et professionnaliser le service du prêt en Martinique qui ne comportait que quatre magasiniers titulaires (contre sept en Guadeloupe) et qui fonctionnait avec un effectif de vacataires trop important. Dans cette perspective, il a été proposé de transformer deux postes d'adjoints techniques en postes de magasiniers des bibliothèques.

Par ailleurs, la transformation de deux postes de professeurs certifiés de documentation (PRCE) en postes de personnels de bibliothèque de catégorie B a été demandée. La CPE a accepté ce déclassement parce qu'il permettait de renforcer la catégorie B, insuffisamment représentée au SCD. Cette transformation facilitait par ailleurs le recrutement sur des postes jusqu'alors difficiles à pourvoir tout en donnant des perspectives d'évolution de carrière aux magasiniers.

Enfin, la CPE a approuvé la demande de création d'un poste de magasinier spécialisé pour la BU de Saint-Claude ainsi que le rehaussement d'un poste d'adjoint technique vacant à l'Université afin de permettre l'ouverture d'un concours interne de technicien de recherche et formation au SCD. La CPE du 2 octobre 2009 s'est prononcée sur les propositions de transformations de postes pour 2010. Le SCD demandait le rehaussement d'un poste vacant de bibliothécaire en poste d'ingénieur d'études dans la BAP F, afin de renforcer ses compétences en ingéniérie documentaire et de faire face à la charge de travail croissante induite par le développement des bibliothèques numériques. Cette demande a été validée puis approuvée en conseil d'administration.

Lors de cette CPE, le directeur du SCD a également réclamé la restitution du poste mis à disposition de la faculté de médecine en 2007 par convention à la demande du Président de l'université. Ce poste, qui est destiné à être transformé en poste de magasinier pour la bibliothèque de Saint-Claude, n'a pas été restitué comme prévu en septembre 2009. Il est finalement convenu que l'UFR de médecine financera un emploi contractuel pour le SCD, en attendant que l'université soit en mesure de restituer le poste de catégorie C. > La BU de Saint-Claude et la question du redéploiement des postes entre les sections du SCD Le principal défi à résoudre pour le SCD est d'ouvrir une bibliothèque supplémentaire sans création de postes. Jusqu'alors la bibliothèque de Saint-Claude a fonctionné grâce à l'implication de sa responsable, en poste depuis septembre 2008, et d’un magasinier principal des bibliothèques qui ont accepté d’y effectuer leur service deux jours par semaine. Un moniteur étudiant (17 heures par semaine) et un agent de catégorie C mis à disposition par l'IUT sont venus compléter l’équipe.

Trois éléments nouveaux ont fini par poser avec acuité la question du renforcement de l'équipe : la livraison programmée d'une nouvelle bibliothèque de 1 200 m2 en 2011, une charge de travail croissante avec le développement du fonds qui s'est accru de 2 000 volumes entre 2008 et 2009, et le départ de l'agent mis à disposition.

Le Ministère n'ayant pas créé le poste de magasinier demandé par l'UAG, la seule possibilité de faire fonctionner la bibliothèque de Saint-Claude devenait le redéploiement de postes entre les sections du SCD. Cette solution a été d'autant plus facile à envisager que deux bibliothécaires en poste à la section Martinique souhaitaient obtenir leur mutation pour la Guadeloupe.

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A compter de septembre 2009, un premier échange de poste a lieu avec l’affectation, à sa demande, d’un bibliothécaire en poste à Fouillole, à la BU de Schoelcher. En contrepartie, une bibliothécaire de la BU Martinique est affectée à Saint-Claude, avec la contrainte d'assurer deux jours de service par semaine à Fouillole afin de ne pas trop dégarnir l'effectif de cette bibliothèque. Ce premier échange de poste a permis d'effectuer la rentrée 2009-2010 à Saint-Claude dans de bonnes conditions et d'étendre l'ouverture de la bibliothèque au samedi matin.

Par ailleurs, il a été décidé que le second bibliothécaire qui souhaitait muter en Guadeloupe resterait en poste en Martinique jusqu'à l’ouverture de la nouvelle BU. Pour maintenir l’équilibre entre les sections, le support de conservateur vacant à la section Guadeloupe a été rattaché à la section Martinique. Il restera à la rentrée 2010-2011 à affecter un magasinier à temps plein à Saint-Claude pour stabiliser l’équipe.

Répartition des postes statutaires au 1er septembre 2009 Effectif théorique

Catégorie A

Catégorie B

Catégorie C

Total

14

11

18

43

Filière ASU

1

1

5

7

Filière ITRF

1

1

7

9

Filière enseignant

1

Filière bibiothèque

1

Autre

1

1 Total

17

13

31

61

1er

Au septembre 2009, tous les postes sont pourvus sauf un poste d’assistant des bibliothèques et un poste d’ingénieur en cours de transformation.

ETP

Catégorie A

Catégorie B

Catégorie C

Total

Guadeloupe

4

4

11

19

Guyane

2

3

4

9

Martinique

6

6

14

26

Direction

5

2

7

Total

17

13

31

61

Tous les agents titulaires du SCD exercent à temps plein. > L’emploi contractuel ✓ Contrats sur support vacant

Sept postes ont été vacants en 2009 mais sur de courtes périodes. 4,07 ETP ont été assurés par des contractuels pour assurer la continuité des services.

Vacance de poste

Nombre

Remplacement (ETP)

PRCE

2

1,16

Conservateur

2

1,26

Bibliothécaire

1

0,99

AB

1

0,41

Adjoint technique

1

0,25

7

4,07

Total

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En Martinique, une docteur en droit a pris en charge l'organisation du passeport documentaire et la gestion du fonds dans cette discipline et une catalogueuse expérimentée est venue renforcer le service. En Guadeloupe, un contractuel, rémunéré par l’UFR de Médecine, a été affecté à la BU de Fouillole pour renforcer l’équipe du prêt.

En Guyane, une contractuelle a été recrutée sur le support vacant de PRCE. Les acquisitions et traitement en lettres, langues et sciences humaines lui ont été confiées. ✓ Crédits de suppléance

Des crédits de suppléance ont été accordés par l'université suite à un congé longue maladie qui a donné lieu au recrutement d’un agent contractuel à mi-temps pendant un mois et demi en Martinique. ✓ Contrats d’accompagnement dans l’emploi Nombre contrats signés

ETP

9

4,55

En Martinique, quatre agent sont recrutés grâce à ce dispositif de janvier à mai. A partir de juin, seul le contrat du CAE chargé de l’entretien des locaux est renouvelé car l’agent titulaire ne peut assurer seule l’entretien du bâtiment.

En Guyane, un CAE vient renforcer l’équipe de prêt à Cayenne (35 heures par semaine), un autre assure l’ouverture de l’antenne de Kourou (20 heures par semaine), un troisième est chargé de l’entretien des locaux (20 heures par semaine) et le dernier maintient le parc informatique (35 heures par semaine, mutualisées avec le CRI). Ce dernier contrat a pris fin le 30 septembre et n’a pu être reconduit. ✓ Emplois étudiants Nombre de contrats signés

Nombre d’étudiants

ETP

21

13

4,08

Le bilan positif de l'emploi étudiant a amené le SCD a reconduire le dispositif en 2009.

Quatre moniteurs étudiants ont été employés en Guadeloupe, deux en Guyane et quatre en Martinique. Ils ont effectué 6 550 heures sur 11 mois, pour un coût salarial de 114 630 €. Ils sont essentiellement affectés aux tâches de médiation documentaire auprès des lecteurs. En Guadeloupe et en Martinique, un moniteur est également chargé de la maintenance de premier niveau du parc informatique. ✓ Autres contractuels Nombre de contrats signés

Nombre d’agents

ETP

5

3

1,29

Le SCD a également fait appel à trois contractuels rémunérés sur fonds propres pour des missions spécifiques. Une première assure le stylage et la mise en forme des articles publiés dans la revue Etudes Caribéennes et participe à l'intégration des contenus dans la bibliothèque numérique Manioc. Le deuxième est un développeur chargé de l'évolution

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des applications web et des bibliothèques numériques. Le troisième effectue des vacations au service de prêt.

Le nettoyage des locaux A Fouillole, le nettoyage des locaux est assuré par une société privée qui affecte trois agents travaillant de 6h à 11h30 cinq jours par semaine. Les coûts d’entretien sont supportés par le PUR. A Saint-Claude, une société spécialisée intervient 5 heures par semaine à la bibliothèque, le reste de son service est effectué au département de lettres et sciences humaines.

En Martinique, le ménage est assuré par un adjoint technique titulaire et par un CAE employé 20 heures par semaine. En complément, une entreprise équipée de matériel de nettoyage industriel intervient deux fois par an (fermeture de Noël et fin juillet) pour un nettoyage approfondi des espaces publics (hall, escaliers, salles de lecture, toilettes). Les espaces internes (tour à livres et bureaux) sont nettoyés en profondeur en fin d’année universitaire. En 2009, le montant total de ces prestations s’est élevé à 4 948 €.

L’entretien des locaux de la section Guyane, sur le campus Saint-Denis, est assuré par un employé recruté dans le cadre d’un CAE de 20h par semaine. Quatre heures par jour du lundi au samedi sont consacrées au nettoyage des 1 200 m² répartis sur deux niveaux. Les niveaux sont nettoyés alternativement un jour sur deux. Une fois par an, pendant des périodes de fermeture au public, une société spécialisée effectue un nettoyage complet du bâtiment, extérieur compris. Le local de l’antenne de la BU à l’IUT de Kourou est entretenu par les services de l’IUT.

3.2 Mutations En Martinique, un conservateur sortant de l'ENSSIB a été affecté en juillet sur le poste de responsable de la valorisation des thèses et des travaux universitaires. Puis lors du mouvement de septembre, le poste de directeur adjoint et les deux postes de magasiniers récemment transformés ont été pourvus. L'un des deux magasiniers affectés à la section Martinique qui a un profil informatique travaille à mi-temps à la maintenance du parc d'ordinateurs de la section (114 postes).

En Guadeloupe, le nouveau chef de section a pris son poste en septembre après un intérim d'un an assuré par la conservatrice responsable du service public. Il était en poste à la section Martinique depuis 2004.

Enfin, l’équipe de la section Guyane a été renouvelée en septembre avec l’arrivée de deux bibliothécaires adjoints spécialisés, en provenance du SCD de l'université de la Réunion.

A cette date, tous les postes du SCD sont pourvus à l'exception du poste d'ingénieur d'études mis au concours 2010 et du poste d'assistant des bibliothèques nouvellement créé.

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L'année 2009 a été placée sous le signe du changement et de la mobilité puisqu'au total six agents ont été nommés en provenance d'autres établissements et que quatre agents ont profité des possibilités de mobilité interne. Au total, 16% de l'effectif du SCD a été renouvelé ou a changé d'attributions.

Moins de 5 ans

De 5 à 10 ans

De 10 à 15 ans

Plus de 15 ans

29 % 29 %

29 %

12 %

58 % des agents sont affectés au SCD depuis moins de 10 ans (contre 48 % en 2008).

3.3 Promotions Sur 58 postes équivalent temps plein, 6 agents du SCD ont obtenu une promotion en 2009, soit 10 % de l’effectif. La moitié de ces promotions a concerné des agents de catégorie C, avec le passage en première classe de deux magasiniers principaux de seconde classe et la réussite d'une adjointe technique au concours de technicien ITRF ouvert au SCD. Ce rattrapage est d'autant plus mérité, qu'hormis des reclassements automatiques, il n'y avait pas eu de promotions en catégorie B et C depuis plusieurs années.

L’année 2009 a été extrêmement favorable sur le plan des promotions. Sans doute la grève générale a-t-elle contribué à attirer l'attention sur le contexte social antillais. Mais l’importance des responsabilités acceptées par les agents, au-delà du cadre strict de leurs attributions statutaires, et la qualité de leurs dossiers expliquent largement leur distinction lors des commissions paritaires nationales.

3.4 Formation En 2009, 50 agents du SCD ont suivi 92 jours de formation.

Nb. jours de formation professionnelle et statutaire Nb. de stagiaires Nb. d’agents formés

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Catégorie A

Catégorie B

Catégorie C

Total

21

40

31

92

30

46

67

143

12

12

26

50

12

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Après deux grandes opérations de formation liées à la ré-informatisation et à la professionnalisation de l’accueil, les actions programmées en 2009 visent à renforcer les compétences des agents dans le domaine de la documentation électronique et des services innovants. > Connaître les outils et ressources électroniques 37 jours de formation aux bases de données et aux logiciels documentaires ont été suivis par 75 stagiaires des trois sections. Le nouveau responsable du système d’information documentaire a assisté à une formation administrateur de huit jours pour acquérir une maîtrise professionnelle du SIGB et du serveur Open URL. > Formations techniques 39 jours de formation ont été suivis par 43 stagiaires. Le service de formation des usagers a suivi une formation à Opale, la chaine éditoriale permettant la production de cours en ligne. L’équipe technique de Manioc a été formée à Greenstone, suite logicielle pour la construction et la distribution de bibliothèques numériques. L’équipe web a été initiée au système de gestion de contenu de l’université, Amethys. Une formation à Thunderbird a été proposée à l’ensemble du personnel de la section Martinique. > Sensibilisation à l’environnement professionnel Pour améliorer la connaissance du fonctionnement du SCD et décloisonner les services, un cycle de réunions a été organisé dans les sections afin que les services et les projets soient présentés aux équipes. Par ailleurs, six agents ont suivi un stage sur la déontologie des fonctionnaires, organisé par le service de formation interministérielle de la préfecture de la Martinique. > Encourager la préparation aux concours En 2009, 18 agents se sont inscrits à la préparation aux concours assurée à distance par Mediadix. Cette formation a concerné 8 contractuels inscrits aux concours externes (3 en catégorie A, 1 en catégorie B et 4 en catégorie C) et 10 titulaires en catégorie B. Un agent a été admissible au concours de BAS interne. Par ailleurs, un agent a suivi la préparation au concours de technicien de recherche et de formation organisée par l’université et a été reçu au concours.

Au total, ce sont 42 actions de formation qui ont été suivies par le personnel du SCD, soit un volume de 588 heures. Les dépenses de formation se sont élevées à 35 902 €. Elles correspondent pour l’essentiel aux frais de déplacement des agents, la quasi totalité des formations suivies en 2009 ayant été assurée par des partenaires institutionnels ou par des personnels du SCD.

3.5 Bilan social > Moyenne d'âge : ETP

Catégorie A

Catégorie B

Catégorie C

Total

Guadeloupe

46 ans

47 ans

46 ans

46 ans

Guyane

56 ans

54 ans

44 ans

50 ans

Martinique

48 ans

42 ans

48 ans

49 ans

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Université des Antilles et de la Guyane - Service Commun de la Documentation ETP

Catégorie A

Direction

Catégorie B

Catégorie C

40 ans

Total

46 ans

42 ans

Il n’y a pas d’écart important dans la moyenne d’âge des sections. A noter que la moyenne d’âge de la section Martinique diminue en 2009 (51 ans en 2008) suite à l’arrivée de trois nouveaux agents. > Répartition hommes / femmes (postes pourvus) ETP

Catégorie A Femme

Catégorie B

Homme

Femme

Guadeloupe

3

1

Guyane

2

Martinique

2

3

Direction

4

1

Catégorie C

Homme

Femme

Total

Homme

Femme

Homme

3

1

7

3

13

5

2

1

3

1

7

2

3

2

11

3

16

8

6

1

2

72 % des agents du SCD sont des femmes. > Diplômes (postes pourvus) BEP/CAP

1er cycle

Baccalauréat

2ème et 3ème cycle

Guadeloupe

5

8

3

2

Guyane

2

3

1

3

10

5

2

7

3

3

Martinique Direction

1 Total

18

16

9

15

41 % des agents du SCD ont suivi des études supérieures.

Rapport d’activité - 2009

14

Université des Antilles et de la Guyane - Service Commun de la Documentation

2 ème partie. Budget Le budget du SCD progresse de 4,5 % par rapport à 2008. Les crédits ouverts au budget initial s’élèvent à 1 454 897 € 1 , dont 335 284 € de la dotation globale de fonctionnement (DGF), soit 80 % du total, et 782 500 € provenant du contrat quadriennal.

En fin d’exercice, les recettes inscrites au budget s’élèvent à 1 766 231 €. A ces montants, il convient d'ajouter le report de certains crédits de l’exercice 2008 ainsi que des virements de composantes de l’UAG (co-financement de bouquets numériques, paiement de factures PEB...) qui portent les crédits ouverts à 2 209 651 €.

1. Recettes Comme en 2008, les principales recettes proviennent de la DGF (en augmentation de 16 %), du contrat quadriennal et des droits universitaires.

2009

2008

2007

2006

Contrat quadriennal

782 500

782 500

782 500

518 000

DGF

470 105

407 754

338 799

392 543

Droits universitaires

190 820

182 033

263 244

178 750

Prestations

213 006

209 558

145 518

92 936

PPF

70 000

70 000

120 000

CNL

30 000

30 000

30 000

3 800

7 600

7 500

Département Martinique Région Guadeloupe

32 000

Ministère de la Culture Total

7 600

6 000 1 766 231

1 686 545

1 719 561

1 189 829

La ligne prestations inclut les subventions versées par les CHU de Pointe-à-Pitre, de Fortde-France et par le CH de Cayenne au titre du co-financement des revues biomédicales en ligne 2 , ainsi que les recettes provenant de la vente de cartes de photocopie, du PEB et de l’inscription des lecteurs autorisés.

115 700

€ correspondant au salaire d’un emploi gagé sont déduits de cette somme.

2

Si le versement de ces subventions intervient en fin d’exercice, elles sont incluses au budget de l’année suivante. C’est ainsi qu’au budget de l’année 2009 ont été incluses pour : > le CHU de Pointe-à-Pitre la somme de 45 893 € correspondant à sa participation au titre de l’année 2008 ;

> le CHU de Fort-de-France, la somme de 53 532 €, au titre de l’année 2008, correspondant pour 8 000 € à sa participation au fonctionnement de la bibliothèque hospitalo-universitaire et pour 45 532 € à sa participation au financement des revues électroniques. La participation au titre de l’année 2009 des CHU de Fort de France et de Pointe-à-Pitre ainsi que du CH de Cayenne sera prise en compte sur le budget de l’année 2010 du SCD.

Rapport d’activité - 2009

15

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Les plans pluri-formations BNRMI et Manioc abondent le budget de 20 000 et 50 000 € respectivement chaque année entre 2006 et 2009 pour permettre le développement des bibliothèques numériques.

La subvention du ministère de la culture est destinée à soutenir un premier projet de numérisation dans le cadre de Manioc.

2. Dépenses Le budget est exécuté à hauteur de 79 %, à comparer avec une exécution moyenne de 61 % pour le budget global de l’université. Ce chiffre s’explique par le choix de dégager des crédits d’investissement pour l’équipement de la BU de Schœlcher en 2010. En effet, les crédits de premier équipement ne prévoient pas le matériel actif et réseau ni la mise à niveau des équipements informatiques. Au final, 216 856 € ont été reportés en investissement sur le budget 2010.

2009 Fonctionnement Dont documentation

2008

moniteurs étudiants)

Total

Evolution 2009/2008

1 465 288

1 307 097

1 293 921

+ 12 %

946 201

862 617

853 479

+ 10 %

71 578

51 756

135 525

+ 38 %

211 948

143 517

131 076

+ 48 %

Investissement Salaires (contractuels et

2007

1 748 814 €

1 502 481 €

1 560 522 €

+ 16 %

La part des dépenses de documentation dans les dépenses de fonctionnement reste constante à 65 % en 2009 et représente 54% du total des dépenses du SCD. Les salaires correspondent au recrutement des dix moniteurs étudiants, neuf contrats aidés et trois contractuels.

Fonctionnement

Investissement

Salaires

84 %

12 % 4 %

Rapport d’activité - 2009

16

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Volet 2. Activités & Perspectives

Rapport d’activité - 2009

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1ère partie. Collections 216 923 livres,

70 030 en Guadeloupe ; 37 160 en Guyane et 109 103 en Martinique 17 livres par étudiant 1 274 revues et journaux, 585 abonnements en Guadeloupe ; 206 en Guyane et 483 en Martinique

10 000 livres électroniques 15 000 revues électroniques

Classé parmi les petites et moyennes bibliothèques pluridisciplinaires par le ministère de l’enseignement supérieur, le SCD de l’université des Antilles et de la Guyane offre à ses publics un nombre d’ouvrages supérieur à la moyenne des autres établissements de sa catégorie. Cette situation doit néanmoins être nuancée du fait de l’éclatement des bibliothèques sur cinq campus et trois départements et des constructions en cours. Un effort soutenu doit donc porter sur les collections pour donner contenu à ces 5 000 m2 supplémentaires, l’objectif étant d’atteindre au terme de la période 2010-2013 le seuil des 300 000 ouvrages. Pour permettre l’intensification des acquisitions dès 2010, l’ensemble du circuit du document a été réorganisé en 2009.

1. Les acquisitions 1.1. Formaliser une politique Depuis 2009, la coordination de la politique d’acquisition des bibliothèques du SCD est confiée à une conservatrice, chargée d’instaurer un lien direct avec l’ensemble des acquéreurs, en concertation avec les chefs de section. Pour asseoir ce changement d’organisation, un séminaire a été organisé les 17 et 18 mars en Guadeloupe. L’objectif principal était de formaliser et d’harmoniser les pratiques existantes mais aussi de donner un nouvel élan aux équipes des trois sections qui, tout en travaillant ensemble au quotidien, ont rarement l’occasion de se rencontrer pour échanger.

Des décisions concrètes ont été prises durant ce séminaire pour moderniser l’organisation des commandes (extension des acquisitions « transversales » à de nouvelles disciplines, mise en place de l’échange de données informatisées) et renouveler l’offre documentaire (lancement de livres électroniques).

1.2 Moderniser les acquisitions 1.2.1 Les livres Les acquisitions du SCD sont menées dans le cadre de marchés publics passés en 2008 auprès de trois fournisseurs : la librairie Decitre pour les documents en langue française, la librairie Dawson pour les documents en langue anglaise et la Librairie portugaise pour les documents en langue portugaise. Seuls les documents en langue espagnole font

Rapport d’activité - 2009

18

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l’objet d’acquisitions « hors marché », le lot « document en langue espagnole » ayant été déclaré infructueux à l’issue de la consultation. > Le SCD poursuit les efforts de mutualisation entrepris depuis 2006 en étendant le système des acquisitions transversales. Un bibliothécaire spécialisé dans une discipline effectue les acquisitions d’ouvrages pour tous les pôles où elle est enseignée, en lien avec un correspondant local qui intervient pour préciser les besoins spécifiques du pôle. En 2009, sept secteurs supplémentaires sont gérés de façon transversale (anglais, chimie, informatique, mathématiques, physique, sciences de la vie, soins infirmiers), soit au total les deux tiers des domaines d’acquisition. Le tiers restant correspond à des enseignements dispensés sur un seul pôle. > Le calendrier universitaire étant très concentré depuis le passage au LMD, il est essentiel que les commandes soient traitées au plus vite par les fournisseurs afin de réduire les délais de livraisons au minimum. Le SCD a mis en place un système d’échange de données informatisées (EDI) permettant de simplifier le processus. La commande est saisie dans le progiciel Horizon puis enregistrée dans un fichier EDI qui est déposé sur le serveur du fournisseur qui l'achemine à son tour au distributeur, sans avoir besoin de ressaisir les informations.

Si Dawson travaillait depuis longtemps avec ses clients anglais en EDI, le SCD a été pionnier en France dans la mise en place des commandes EDI avec Decitre. Des développements informatiques ont été réalisés pour tenir compte des commandes transversales. Après une phase de test réalisée par la section Guyane, les 21 acquéreurs du SCD passent leurs commandes en EDI depuis juin 2009.

En dépit des contraintes liées à l'insularité et au dédouanement, les délais d'acheminement des ouvrages sont désormais réduits à leur minimum (moins de trois semaines en moyenne), ce qui contribue à améliorer la satisfaction des usagers.

Le dédouanement Les ouvrages imprimés livrés aux Antilles sont soumis à une TVA de 2,10% et à un octroi de mer régional fixé à 2,5 % en Guadeloupe et à 1,5 % en Martinique. La Guyane est exonérée de TVA et d'octroi de mer sur les livres.

En Guadeloupe et en Martinique les documents sont livrés par la Poste. La section Martinique dispose de sa propre boîte postale. Dans chacune de ces sections, un agent se rend une fois par mois au bureau des douanes pour remettre une déclaration complémentaire globale.

Les modalités de paiement diffèrent entre ces deux départements. Le paiement se fait mensuellement par chèque en Guadeloupe, tandis qu'en Martinique les frais de douane sont réglés par mandat administratif chaque semestre. Les dépenses de dédouanement s’élèvent pour la Guadeloupe à 6 473 € en 2009 (dont 1 215 € au titre de novembre et décembre 2008) et à 12 915 € (dont 7 207 € au titre de 2008) pour la Martinique. Au total, le SCD a acquitté 19 388 € de frais de douanes en 2009.

Rapport d’activité - 2009

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1.2.2 Les périodiques imprimés Avec le développement de l’électronique, le service des périodiques est en pleine mutation. Si le nombre des abonnements imprimés diminue fortement, le rôle du responsable transversal n’en reste pas moins important pour assurer une conservation partagée des collections et éviter les abonnements doublons. Il travaille en étroite relation avec les responsables du service des périodiques de chaque section.

En 2009, suite à des mutations et à un départ à la retraite, les responsables du service des périodiques ont été renouvelés dans les trois sections. Les nouveaux chefs de service avaient déjà travaillé au sein d’un service des périodiques, ce qui a permis une transition dans de bonnes conditions. ✓ Guadeloupe

Le service a connu, au début 2009, une réorganisation tant au niveau fonctionnel que dans la gestion des collections. Il se compose désormais de trois personnes qui interviennent à mi-temps au traitement physique de 583 titres imprimés vivants. ✓ Martinique

Trois agents à temps plein gèrent une collection de 483 titres imprimés vivants. La nouvelle responsable a remis à plat l'organisation et l'ensemble des procédures de ce service. La volonté de fluidifier la facturation des périodiques imprimés s'est concrétisée par la création de fichiers de suivi comptable, tant pour les titres isolés (essentiellement des titres du fonds régional) que pour ceux acquis dans le cadre du marché. Des lettres types pour les réclamations ou les réabonnements ont également été rédigées afin de structurer les relations avec les fournisseurs. Une procédure de nettoyage annuel des périodiques ainsi qu'un plan de conservation ont été formalisés. La réorganisation s'est également accompagnée d'un travail en profondeur sur la qualité du catalogue. ✓ Guyane

50 % des abonnements imprimés ont été supprimés au cours des trois dernières années et remplacés par leur version électronique. Cette diminution a eu un impact sur l’organisation du travail et l’aménagement des espaces publics et du magasin. La tâche de mise à jour des publications à feuillets mobiles a disparu. Le temps de travail récupéré, quatre heures par semaine, a permis d’augmenter le temps consacré au service bibliographique. Dans les salles de lecture, les collections d’ouvrages ont pu s’étendre dans les espaces laissés vacants. Toutefois, les reproductions des pages de couverture de certains périodiques juridiques ont été maintenues sur quelques présentoirs afin de promouvoir l’accès électronique. Les opérations de désherbage et le réorganisation des collections conservées en magasin ont été initiées.

1.2.3 Les ressources électroniques La politique de migration vers les revues électroniques entraîne une centralisation de la gestion des bouquets et des titres électroniques isolés. Seules les revues des bibliothèques hospitalo-universitaires échappent à cette tendance pour des raisons liées à l'application des conventions avec les CHU. La plupart des ressources électroniques de l’UAG sont souscrites aux conditions négociées par le consortium Couperin. Dans certains cas, l’abonnement se fait dans le Rapport d’activité - 2009

20

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cadre d’un groupement de commande porté par un établissement qui accepte durant trois ans de payer la facture globale à l’éditeur et de refacturer chacun des membres. L’intérêt de ces groupements est de permettre l’obtention de conditions commerciales plus favorables et une une subvention de la mission à l’information scientifique et du réseau documentaire (MISTRD).

Cette année, l’UAG a adhéré aux groupements de commandes Springer (porté par l’université Henri Poincaré), American chemical society (porté par l’université Lyon 1) LexisNexis Jurisclasseur (porté par l’ABES) et décidé de renouveler le groupement de commande Dalloz pour la période 2010-2012.

Certaines ressources comme la bibliothèque médicale Masson, Lextenso, Muse, WileyBlackwell sont négociées par Couperin mais chaque établissement souscrit son abonnement directement auprès de l’éditeur. Enfin, de nombreux bouquets plus spécialisés sont directement négociés par les établissements : ACM, Lippincott Williams et Wilkins, SIAM, par exemple.

Ces négociations sont assurées par la conservatrice responsable de la documentation électronique du SCD. En tant que coordinateur Couperin pour l’établissement, elle gère les abonnements électroniques de l’ensemble de sections, assure le suivi des contrats et des conventions, veille au respect des échéances, notamment de la facturation, et assure la collecte annuelle des statistiques demandées par les tutelles (ERE, ESGBU) ou par la direction du SCD (aide à la décision pour les réabonnements, rapport d’activité). Depuis 2009, c’est la chef de section Guyane qui assure cette responsabilité.

1.3 Poursuivre le développement de l’offre documentaire électronique Depuis 2006, le SCD mène une politique de migration des abonnements imprimés (accessibles sur un seul site) vers des abonnements électroniques (accessibles sur l’ensemble des campus de l’UAG). L’année 2009 est l’année de la consolidation, avec pour priorité le développement d’une offre de documents électroniques à destination des étudiants (livres en ligne, accès à la presse française et étrangère en texte intégral).

L’autre axe de développement a été d’enrichir l’offre en lettres et sciences humaines et sociales, les chercheurs de ces domaines ne bénéficiant pas jusque là d’outils documentaires aussi performants que les scientifiques et les médecins. Enfin, pour soutenir la recherche et répondre à une attente exprimée de longue date, le SCD s’est abonné au Journal Citation Reports qui fournit les données de citation (notamment l’impact factor) de 9 100 revues.

Au terme de cette évolution, 37 % des dépenses documentaires sont affectées à l’acquisition de la documentation électronique en 2009 (contre 24 % en 2008). Sept nouveaux abonnements ont été souscrits. Ils ont été financés grâce aux moyens dégagés par les désabonnements de revues imprimées et de bases de données sous-utilisées.

L’offre de revues et de bases de données, bien adaptée aux spécialités de l’UAG, est arrivée à maturité. Il restera à vérifier que les nouvelles bases seront suffisamment utilisées par leurs prescripteurs, les statistiques de consultation devenant un critère déterminant de la politique d’abonnement.

Rapport d’activité - 2009

21

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Un premier pas a été fait dans l’offre de livres électroniques. Dans un paysage éditorial très concurrentiel et encore en construction, la stratégie du SCD a été de proposer à ses étudiants un accès 24h/24h à des livres électroniques, à partir d’une interface unique. Le modèle du « leasing » a été privilégié pour les livres à durée de conservation limitée (manuels, guides…) ou peu consultés (ouvrages en langues étrangères). La prochaine étape sera d’en accroître le nombre et de faire l’acquisition pérenne d’ouvrages fondamentaux sous forme électronique.

1.3.1 Bases de données Pour améliorer l’offre en lettres, sciences humaines et sociales, le SCD s’est abonné au Social Sciences Citation Index et au Arts and Humanities Citation Index. Ces deux bases de données dépouillent des milliers de périodiques de rang international et permettent aux chercheurs d’identifier les articles le plus souvent cités.

En sciences juridiques, deux nouvelles bases donnant accès au texte intégral ont été choisies par les enseignants après des tests : Political science complete (500 publications et références bibliographiques des articles de 1 900 revues spécialisées en droit, sciences politiques, relations internationales...) et Lamyline qui contient toutes les collections des éditions Lamy, dans tous les domaines du droit.

Pour les chercheurs en sciences économiques, l’abonnement à Econlit a été étendu à la version « with full text » qui propose l’accès au texte intégral de près de 500 revues spécialisées.

1.3.2 Revues électroniques L’offre en sciences humaines et sociales s’enrichit de 700 revues de recherche supplémentaires intégrées aux bouquets CAIRN, MUSE et Wiley-Blackwell.

Les deux bases Europresse et Generalis, peu consultées et onéreuses, ont été remplacées, pour un coût inférieur de 70 % au montant de leurs abonnements, par le bouquet News and business (12 000 titres de la presse nationale et internationale, annuaires d'entreprises, rapports d'institutions financières).

1.3.3 Livres électroniques Le SCD s’est abonné à une plate-forme de 10 000 livres électroniques, développée sur mesure et plus spécifiquement tournée vers les étudiants de L et de M. L’ambition de ce service innovant est de réunir les étudiants des cinq campus de l’UAG autour de fonctionnalités relationnelles permettant d'échanger et de découvrir des ouvrages, non seulement par le biais d'un moteur de recherche, mais également grâce aux recommandations de pairs ou d'enseignants. Un jeu concours doté d'un ordinateur sur chaque pôle a été organisé lors de la présentation de la plate-forme en novembre 2009.

1.4 Les acquisitions en chiffre 905 573 € 15 510 livres 1 272 abonnements 1,3 ouvrages achetés par étudiant de l’UAG Rapport d’activité - 2009

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1.4.1 Les budgets documentaires 2006-2009 2009

2008

2007

2006

Livres

374 374 €

417 792 €

256 132 €

296 452

Périodiques papier

198 278 €

239 826 €

366 058 €

472 745

332 921

257 485 €

166 147 €

NC

Documentation électronique Total

905 573

915 103 €

788 337 €

Conformément aux engagements pris dans le cadre du contrat quadriennal, l’accent est mis sur les ressources électroniques : en termes budgétaires, leur part augmente nettement par rapport à 2008 (+ 29 %) et représente près de 37 % des dépenses documentaires totales. Cette évolution, déjà constatée en 2008, est permise par la baisse continue des dépenses affectées aux périodiques imprimés : les abonnements imprimés (21 % des dépenses documentaires) diminuent de près de 60 % sur la période 2006-2009. Représentant plus de 40 % des dépenses documentaires, les livres continuent d’occuper la première place des dépenses d’acquisitions.

1.4.2 Acquisition de livres 2009

2008

2007

2006

Guadeloupe Volumes (nb) Budget (€)

5 805

6 440

4 170

6 545

142 572

148 864

117 665

152 496

3 749

2 641

1 909

1 807

79 949

66 685

32 433

43 938

5 956

5 415

4 247

4 501

151 853

202 243

106 034

100 018

Guyane Volumes (nb) Budget (€) Martinique Volumes (nb) Budget (€) Total (volumes)

15 510

14 496

10 326

12 853

Total (en euros)

374 374

417 792

256 132

296 452

Nombre de livres achetés par étudiant, par site et par an

Guadeloupe

Guyane

Martinique

SCD

3 2,25 1,5 0,75 0 2006 Rapport d’activité - 2009

2007

2008

2009 23

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Nombre d’exemplaires achetés par livre, par site et par an

Guadeloupe

Guyane

Martinique

SCD

2 1,5 1 0,5 0 2006

2007

2008

2009

Le contrat quadriennal 2006-2009 fixe parmi les objectifs à atteindre la multiplication du nombre d’exemplaires par livre acheté. L’effort principal a été réalisé en 2006. En 2009, ce sont 1,6 exemplaires par titre qui ont été acquis (contre 1,4 en 2008). Si les sections Guadeloupe et Martinique affichent une progression de ce point de vue (respectivement 1,7 et 1,6 exemplaires par titre), la section Guyane, dont les usagers sont moins nombreux et dont la moitié des collections a moins de 10 ans, a encore besoin de développer son offre de titres, ce qui justifie un taux plus faible : 1,3 exemplaires par titre.

1.4.2 Abonnements aux périodiques imprimés 2009

2008

2007

2006

Guadeloupe Titres (nb)

585

562

601

669

Budget (€)

72 812

92 086

200 499

265 284

Titres (nb)

206

206

293

404

Budget (€)

26 242

31 195

40 833

87 053

Titres (nb)

483

611

651

686

Budget (€)

99 224

116 545

124 726

120 408

Guyane

Martinique

Total (abonnements)

1 272

1 371

1 545

1 759

Total (en euros)

198 278

239 826

366 058

472 745

En 2009, 99 abonnements ne sont pas reconduits. Ces désabonnements, menés selon différents critères (présence dans l’offre électronique, degré de consultation des titres) et en concertation avec les équipes enseignantes s’accompagnent d’un effort de valorisation des collections existantes.

Rapport d’activité - 2009

24

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1.4.3 Abonnements aux ressources électroniques Budget affecté aux abonnements électroniques 2009 Périodiques

2008

2007

229 237

215 683

124 157

Bases de données

74 932

40 676

38 084

Documents

28 752

1 126

3 906

Total (€)

332 921 €

257 485 €

166 147 €

En matière de documentation électronique, les 2/3 des dépenses sont consacrées aux bouquets de revues. Néanmoins le SCD consolide son offre en bases de données bibliographiques (22 % des dépenses) car celles-ci demeurent un vecteur favorisant l’utilisation des ressources en texte intégral. Le poste « documents » est en forte augmentation par rapport à 2008 et représente 9 % des dépenses électroniques (contre 0,4 % en 2008). Cette hausse correspond à l’abonnement aux livres électroniques.

2. Désherbage et récolement 2.1 Désherbage L’opération de désherbage consiste à retirer des documents des rayonnages pour les éliminer. C’est une étape importante dans la mise en œuvre de la politique documentaire d’un établissement qui vise à garantir aux usagers des collections actualisées et en bon état.

Un suivi est mené au quotidien par les équipes de prêt qui repèrent les documents obsolètes ou abîmés et les transmettent aux acquéreurs pour déclencher une nouvelle étape du circuit du document (réparation ou mise au pilon, doublée ou non d’une nouvelle acquisition) et modification ou suppression de sa notice dans le catalogue. Des campagnes de désherbage sont également menées de pair avec les opérations de récolement. Ainsi, 898 volumes ont été éliminés en Guyane et 1 071 en Martinique.

2.2 Récolement En Guadeloupe, une opération de récolement du magasin de Fouillole a été conduite en juillet 2009. 6 358 exemplaires ont été inventoriés par quatre agents. A la suite de cet inventaire, 1 270 exemplaires ont été supprimés du catalogue.

En Guyane, le récolement de la moitié du fonds a été effectué du 6 au 8 juillet 2009. Les collections en lettres, langues, sciences exactes, sciences pour l’ingénieur et sciences de l’information ont été inventoriées, soit 13 335 ouvrages. 75 étaient manquants.

L’équipe de prêt et d’accueil de la section Martinique a inventorié les salles 2 et 3 du 29 juin au 10 juillet 2009. Au final, sur 26 474 ouvrages inventoriés, seuls 110 étaient manquants.

Rapport d’activité - 2009

25

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3. La consultation 3.1 Le prêt des collections imprimées Avec 118 176 documents empruntés en 2008-2009, le prêt à domicile recule de 4 % par rapport à 2008 et de 8 % par rapport à 2006-2007. Faut-il lire dans cette diminution une tendance lourde, révélatrice d’un changement de comportement des lecteurs ? Une étude approfondie des usages devrait être menée pour répondre à cette question. Mais la diminution des prêts enregistrée en 2009 est également imputable à l’exceptionnelle période de fermeture des bibliothèques de Guadeloupe et de Martinique liée aux grèves.

Pour preuve, la stabilité du nombre de prêts en Guyane où la bibliothèque a fonctionné normalement durant cette période.

2008-2009

2007-2008

2006-2007

Guadeloupe

41 170

43 520

44 067

Guyane

17 153

17 669

16 909

Martinique

59 853

62 156

67 407

Total

118 176

123 236

128 383

Comme en 2007-2008, les lecteurs de Martinique restent les plus gros emprunteurs, avec en moyenne 13 documents empruntés par lecteur et par an, contre 10 en Guadeloupe et 11 en Guyane.

Par ailleurs, 340 numéros de périodiques, auparavant exclus du prêt ont été prêtés en 2009. Les deux tiers des prêts ont été réalisés en Guadeloupe, l'autre tiers en Guyane. Le prêt des revues sera mis en place en janvier 2010 à la BU Martinique.

Le PEB Dans le cas où un document souhaité par l’usager ne figure pas dans les collections, le service de prêt entre bibliothèques (PEB) permet d'obtenir sa mise à disposition, quelle qu’en soit sa localisation.

Ce service est gratuit lorsque les documents proviennent des bibliothèques du SCD. Si les documents viennent de France hexagonale ou de l'étranger, une partie des frais postaux reste à la charge de l’usager.

Pour chaque demande, un formulaire imprimé, disponible au service PEB ou en ligne, doit être rempli par l’usager. Les délais de réception du document varient en fonction de la provenance, entre quelques jours et plusieurs semaines. Les modalités de prêt sont fixées par la bibliothèque d’origine.

En 2009, le service du PEB a effectué 1 234 demandes d’ouvrages pour les lecteurs de l’UAG et enregistré 1 127 demandes de la part d’autres bibliothèques.

A noter qu’en 2009, un bureau spécifique a été créé pour le service du PEB en Guadeloupe.

Rapport d’activité - 2009

26

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3.2 La consultation des collections électroniques 3.2.1 Bouquets de revues En 2009, le SCD propose à ses lecteurs près de 15 000 revues en ligne, parmi lesquelles 6 344 sont payantes. Seule l’utilisation de ces dernières est analysée ci-dessous.

Progression

Revues électroniques et

Articles

bouquet de périodiques

téléchargés

Chiffres 2008

Coût par

Chiffres 2007

téléchargement

/ 2008

Pluridisciplinaire JSTOR

8 547

8 017

8 867

+7%

0,5

7 499

6 021

4 498

+ 25 %

1,5

992

1 085

801

-9%

24

Emerald

444

232

279

+ 91 %

11,7

Lamyline

248

Lettres et sciences humaines Cairn MUSE Sciences économiques et juridiques

Jurisclasseur

28,6

11 558

10 525

5 342

8 192

ACS

1 513

1 620

ACM

52

467

657

652

Lextenso

+ 10 %

0,6

5 096

- 35 %

0,2

1 038

-7%

0,8

- 89 %

64,5

=

28

Sciences, techniques, santé

Lippincott Williams et Wilkins NEJM

576

2 050

Science Direct

3,4 + 53 %

0,4

5 576

+ 212 %

1,5

123

144

- 15 %

33

Springer Link

5 087

4 365

+ 17 %

2,6

Wiley Blackwell

3 552

Revues isolées

452

dont Bibliothèque médicale française-Masson

109 321

71 308

17 419

SIAM

Total

157 592

45 664

2 734

10,4

117 066

72 246

+ 35 %

Au-delà de la simplification des flux documentaires, les investissements consacrés aux périodiques électroniques sont bien rentabilisés. L’indicateur principal qui en atteste est le nombre d’articles en texte intégral téléchargés. Il a doublé depuis 2007 et marque une hausse de 35 % depuis 2008. Par ailleurs, le coût par téléchargement est rentable rapporté au coût d’un prêt entre bibliothèque (6 € par article).

Pour ces chiffres, il n’est pas possible de mesurer la part des ressources consultées en accès distant, mais ce service très prisé des enseignants-chercheurs contribue de façon significative à l’augmentation du nombre de téléchargements.

Rapport d’activité - 2009

27

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> Bouquets pluridisciplinaires Avec plus de 8 500 articles téléchargés, JSTOR est une ressource très utilisée par les étudiants et enseignants-chercheurs. L’UAG est d’ailleurs classée au 28ème rang du palmarès des utilisateurs les plus actifs du consortium COUPERIN (73 universités abonnées). > Revues de lettres et sciences humaines Le bouquet de revues francophones CAIRN affiche une nette progression de son utilisation (+ 25 % d’articles téléchargés par rapport à 2008). En revanche, malgré une campagne de communication ciblée, la consultation des revues disponibles sur Muse ne progresse pas autant que la qualité des contenus le mériterait. Cette relative désaffection s’explique sans doute par la barrière linguistique. > Revues de sciences économiques et juridiques Avec plus de 11 500 articles téléchargés, les Jurisclasseurs en ligne sont plébiscités par les juristes. Après un pic d’utilisation en 2008, Lextenso retrouve son niveau de consultation de 2007 (environ 5 000 articles téléchargés) et reste un produit apprécié des utilisateurs. Les chiffres de consultation de Lamyline ne sont pas significatifs, cette ressource n’étant proposé que depuis septembre 2009.

Emerald diffuse des revues spécialisées dans le domaine du management. En 2009, l’UAG a pu souscrire, grâce à un co-financement SCD/IUT Martinique, un abonnement au bouquet de 122 titres demandé par les chercheurs. > Revues de sciences, technique et santé Comme en 2008, Science Direct reste de loin le bouquet de revues le plus utilisé à l’UAG : 70 % des articles téléchargés proviennent de cette ressource. Sur les 128 membres de Couperin abonnés à Science Direct, l’UAG figure au 38ème rang du classement des utilisateurs.

Les éditeurs Wiley et Blackwell ont fusionné et regroupé leurs contenus sur une même plateforme. Ce qui a bénéficié à l’UAG, qui n’était pas jusque là abonnée à tous les titres de Blackwell. Désormais, 1 400 titres de ces deux éditeurs sont accessibles en texte intégral.

Souscrites dans le cadre de la BNRMI, les revues de SIAM qui s’adressent aux mathématiciens sont faiblement utilisées. Néanmoins, les chercheurs tiennent à ces revues de qualité qui couvrent le champ des mathématiques appliquées. En informatique, la consultation d’ACM accuse une baisse de 89 % entre 2008 et 2009. Ce bouquet sera remplacé par le bouquet IEEE dès que la négociation menée par le consortium Couperin aura été finalisée. > Presse L’abonnement à la base News & Business a été pris en septembre 2009, en remplacement d’Europresse et d’Indexpresse Generalis, plus onéreux et moins riches en contenus en texte intégral.

En plus des bouquets des gros éditeurs, le SCD est abonné à 23 revues électroniques accessibles sur leur propre plateforme. Les statistiques de consultation montrent que si cinq d’entre elles sont utilisées, huit ne le sont pas du tout et dix le sont à peine. Un désabonnement à ces 18 titres est envisagé en 2010.

Rapport d’activité - 2009

28

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3.2.2 Bases de données Nombre de requêtes Econlit with full text

484

Eric

674

Francis

441

Mathscinet

5 327

Medline

365

MLA

407

Navis Fiscal

124

Political science complete

405

Scopus

43 801 Total

52 361

Scopus est de loin la base de données bibliographique la plus consultée avec 43 801 requêtes, l’ensemble des autres bases de données ne totalisant que 8 560 requêtes.

Cette base de données contribue à la valorisation des revues électroniques en proposant, dès la liste des résultats, un lien vers le texte intégral des articles (uniquement ceux accessibles en texte intégral à l’UAG). Mathscinet reste une base de données incontournable et complémentaire de Scopus avec 5 327 requêtes. A elles deux, Scopus et Mathscinet totalisent 93,8% de l'usage des bases de données bibliographiques.

La faible couverture de Scopus en lettres et sciences humaines a rendu nécessaire un abonnement au Arts and humanities citation index dont le financement a été en partie supporté par une suppression de l'abonnement à MLA, base spécialisée en littérature très peu utilisée.

L’abonnement à Francis (ressource en LSH) inclut sans surcoût l’accès à Eric (sciences de l'éducation). Dans la perspective de l'intégration des IUFM, il est intéressant de conserver cet abonnement, malgré sa faible utilisation.

3.2.3 Refworks Le SCD propose l’accès à Refworks, logiciel de gestion des références bibliographiques.

L’utilisation de cet outil, présenté lors des formations à l’IST dispensées aux chercheurs et doctorants est en nette augmentation. 1 806 sessions en 2008, 2 363 sessions en 2009 (+ 30 %).

L’usage des ressources électroniques dans les CHU Au terme de discussions engagées en Guadeloupe en 2006, des conventions ont été signées en 2008 par l’UAG et les CHU de Fort-de-France et Pointe-à-Pitre, ainsi qu’avec le CH de Cayenne. En contrepartie d’une subvention annuelle, les ressources électroniques de l’UAG sont accessibles à ces établissements partenaires. Les praticiens hospitaliers consultent énormément les revues médicales en ligne, notamment les revues Masson et sont à l’origine du tiers des 157 592 articles téléchargés (54 339 articles téléchargés pour les revues diffusées par Science Direct, Ovid et NEJM qui sont les seuls fournisseurs à proposer des statistiques fines par CHU). Les praticiens hospitaliers antillo-guyanais sont classés au 10ème rang des utilisateurs de Science Direct membres de Couperin.

Rapport d’activité - 2009

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4. Le traitement documentaire Fin 2009, le catalogue du SCD compte 149 547 notices bibliographiques et 223 050 notices d'exemplaires. 115 680 notices bibliographiques sont localisées dans le SUDOC.

4.1 Organisation La responsable du catalogue, basée en Martinique, coordonne avec deux correspondants en Guadeloupe et en Guyane, les activités liées au catalogage en s’appuyant sur une charte formalisée en 2006. Six bibliothèques du SCD signalent dans le SUDOC les documents acquis. Dans chaque section, un correspondant catalogage est chargé de la bonne exécution des corrections demandées par le SUDOC sur les données bibliographiques. De même, les correspondants autorités procèdent aux vérifications demandées sur les indexations « auteurs » et « sujets ».

De nombreux agents interviennent dans ce service à des degrés divers : tous les acquéreurs, certains magasiniers ainsi que des contractuels. En septembre 2009, deux BAS ayant rejoint la section Guyane ont été formés à l’utilisation du SIGB.

4.2 Activité de catalogage

Activité de catalogage

Données

Notices

Notices

Notices

bibliographiques

d’autorité

d’exemplaires

bibliographiques locales

SUDOC Créations

605

341

12 158

7

6 377

131

4 810

23

Suppression

124

13

3 243

64

Localisation

8 172

Délocalisation

1 448

56

265

329

Modifications

1

SIGB Créations Total des interventions

16 991

485

20 596

95

A l'échelle du SCD, 95 % des documents acquis font l'objet d'une localisation sous des notices bibliographiques existantes dans le SUDOC. Les créations de notices sont liées le plus souvent aux acquisitions de documents étrangers et au catalogage rétrospectif des fonds régionaux. C’est également le cas pour les créations de notices d’autorité. Le nombre de notices modifiées indique que les catalogueurs du SCD ont une importante activité de correction sur les notices déjà existantes. L’augmentation des chiffres de localisation de notices bibliographiques et de création de notices d'exemplaires correspond à un accroissement des acquisitions de documents. Les suppressions et les délocalisations découlent des travaux de pilon, de dédoublonnage et de suppression de notices UAG versées par erreur dans le SUDOC.

Rapport d’activité - 2009

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La création de notices hors SUDOC est marginale. Elle correspond au signalement dans le SIGB de travaux universitaires autres que les thèses ou de numéros isolés de périodiques.

4.3 Qualité et contrôle du catalogue La fermeture de l'université en début d'année en raison des mouvements sociaux n’a pas permis d’entreprendre les travaux de nettoyage du catalogue prévus en début d’année.

Dans le courant de l’année, la suppression de 780 notices flottantes (sans exemplaires) a néanmoins été effectuée, les états de collection des périodiques ont été nettoyés et alignés sur ceux du SUDOC. Les notices internes ont été supprimées et rattachées à la notice bibliographique de référence.

En 2009, la coordination du traitement des périodiques pour les trois sections est confiée à un agent. Cette responsabilité transversale, attribuée à un BAS de Guyane (jusqu’à son départ en juillet) puis à une BAS de Martinique (à partir de septembre). Aidé de deux correspondants dans les autres sections, elle assure le catalogage dans le SUDOC, l’harmonisation du bulletinage et des états de collection, le nettoyage du catalogue des périodiques et l’évolution de la partie technique de la charte des périodiques.

5. L’environnement et les outils 5.1 L’environnement L’UAG a structuré son système d'information autour des trois centres de ressources informatiques (CRI) qui ont chacun leur spécialité. Le CRI de Guadeloupe gère les applications de gestion, tandis que celui de Martinique s’est spécialisé dans le système d’information (ENT, site web, SIGB, bibliothèques numériques, serveur d’accès distant...).

Au sein du SCD, l'importance croissante de l'ingénierie documentaire a amené à la création en janvier 2009 du service du SID (système d'information documentaire). Afin de le renforcer, un poste de bibliothécaire a été transformé en ingénieur avec effet au 1er octobre 2010.

Le SCD dispose également d'un poste d'ingénieure en informatique. Basée au CRI de Martinique, elle assure l'interface entre les autres ingénieurs du service et l'équipe du SID et encadre les agents chargés de la maintenance informatique.

5.1.1 Parc informatique public La gestion de proximité du parc informatique (postes professionnels et publics) des huit bibliothèques a été assurée entre janvier et septembre 2009 par trois contractuels : un moniteur étudiant en Guadeloupe et en Martinique et un CAE en Guyane.

Rapport d’activité - 2009

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En septembre 2009, un magasinier avec un profil informatique a été recruté en Martinique et affecté à mi-temps à la gestion du parc.

Guadeloupe

Guyane

Martinique

Total

Postes publics

68

27

78

173

Postes professionnels

35

19

36

90

Total

103

46

114

263

Les 173 postes informatiques proposés en libre-accès sont pour l’essentiel des terminaux (des clients légers de type WYSE, avec une version de Windows embarquée).

En Guadeloupe, l’activation du compte utilisateur est désormais proposée depuis chacun des terminaux de la section et plus seulement depuis un unique poste dédié. La suite bureautique Office 2007 a été installée sur l’ensemble des postes publics. Les écrans cathodiques de la salle de formation de la BU de Fouillole ont été remplacés par des écrans plats en décembre 2009.

En Martinique, une opération de câblage des terminaux a été menée entre décembre 2008 et janvier 2009 pour fiabiliser la qualité des connexions, la liaison Wi-Fi se révélant trop instable et moins bien adaptée au libre accès que la liaison filaire. Durant le dernier trimestre, 12 terminaux de la salle de formation ont été remplacés par des PC. La connexion au réseau Internet est satisfaisante en Martinique et en Guadeloupe, sur le campus de Fouillole (2x34 Mb). Elle reste insuffisante à Saint-Claude (4Mb). Elle est un souci quotidien en Guyane, du fait de l'instabilité du réseau et de la faiblesse de la bande passante. Une augmentation du débit est attendue afin d’améliorer les conditions d’accès.

Le service d’impression proposé aux usagers de la bibliothèque de Fouillole a été fiabilisé et étendu depuis la rentrée universitaire 2009-2010. Il permet d’imprimer depuis les postes publics des salles de lecture et de gérer son porte-monnaie virtuel en ligne. Deux imprimantes en réseau et une licence Archimed ont été achetées à cette occasion (2 420 €).

5.2 Les applications documentaires Certaines applications du système d’information documentaire sont hébergées sur les serveurs du CRI Martinique qui les administre au niveau système et réseau : le SIGB, le catalogue Kolibris, le serveur d’accès distant (EZproxy), Manioc (bibliothèque numérique).

D’autres applications documentaires stratégiques telles que SFX (liste A-Z et résolveur de liens), e-libris (livres électroniques) et Metalib (recherche fédérée) sont hébergées par des prestataires de service qui assurent la maintenance complète du matériel et des logiciels.

5.2.1 Le système intégré de gestion de bibliothèque : Horizon Le système intégré de gestion de bibliothèque Horizon, dans sa version 7.4, est installé depuis 2006. En janvier, un nouvel administrateur a été formé à Paris par le founisseur (SirsiDynix). En 2009, aucune évolution majeure n'a été programmée, le logiciel est stable et le personnel bien formé à son utilisation. La ré-informatisation du SCD est prévue pour

Rapport d’activité - 2009

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2014, la société SirsiDynix s'étant engagé à supporter cette version d'Horizon jusqu'à cette date.

5.2.2 Résolveur de lien Le résolveur de liens SFX implémenté depuis 2007 facilite l’accès aux ressources en texte intégral et intègre une liste A-Z des revues électroniques. La maintenance mensuelle de la base de connaissance et l'activation des nouveaux abonnements sont assurées par deux personnes en Guadeloupe.

5.2.3 La recherche multi-sources La recherche fédérée avec Metalib permet d’interroger simultanément des ressources appartenant à un même champ disciplinaire. Le nouveau responsable du système d'information documentaire a été formé à l'administration de SFX et de Metalib.

5.2.4 Gestion des accès > L'accès distant L’accès distant aux ressources électroniques est un service proposé par le SCD depuis 2006. Il est basé sur EZproxy, un «reverse proxy» interfacé avec l’annuaire LDAP de l’établissement. Depuis 2008, certains personnels du SCD ont des droits d’administration qui leur permettent d’activer les comptes enseignants et étudiants dans l'annuaire LDAP. > Wi-fi Installé en 2006 sur le campus de Schoelcher, le Wi-fi s'implante progressivement dans les autres bibliothèques du SCD. Après le campus de Fouillole en 2008, le campus SaintDenis a été équipé en 2009. Les BHU ainsi que les bibliothèques de Saint-Claude et de l’IUT de Kourou ne proposent pas encore ce service à leurs usagers.

C’est une avancée importante puisque le Wi-fi permet l'accès aux ressources du SCD depuis les ordinateurs personnels des usagers. Il pose cependant la question de plus en plus prégnante du sous-équipement des locaux en prises électriques.

Les choix techniques sont différents en Guadeloupe et en Martinique. Si la configuration des postes est automatique en Martinique, en revanche en Guadeloupe, elle nécessite un accompagnement de proximité. Deux moniteurs étudiants ont dû être recrutés par le SCD pour répondre aux nombreuses sollicitations des étudiants.

Rapport d’activité - 2009

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2ème partie. Médiations Le concept de « médiation » qui a d’abord été l’apanage des bibliothèques de lecture publique s’est récemment développé au sein des bibliothèques universitaires. Le SCD a choisi d’adopter une position pragmatique, en améliorant des services proposés depuis longtemps déjà dans les bibliothèques. L’accueil et le renseignement des publics, de même que la formation des lecteurs visant à améliorer leur connaissance des possibilités offertes par les ressources électroniques, sont au cœur du dispositif mis en place suite à l’enquête de satisfaction menée en 2007. L’action culturelle, lorsqu’elle est conçue en réponse aux intérêts et besoins des utilisateurs, permet non seulement de renouveler le public des bibliothèques, mais également de valoriser des collections peu ou mal connues des lecteurs. Enfin, un important effort a été fourni pour professionnaliser la communication du SCD, tant sur la forme que sur la méthode en favorisant la dissémination des informations sur le web.

1. Accueillir et renseigner les publics 1.1 Elargir le lectorat Alors que le nombre d’étudiants de l’université reste stable par rapport à 2008, le nombre d’étudiants inscrits à la bibliothèque augmente de 8 %. Cette hausse vient compenser une baisse du nombre de lecteurs autorisés. Au total, le lectorat des bibliothèques du SCD est en augmentation par rapport à 2008 (+ 4 %).

En début d’année, les étudiants de L1 sont incités à s’inscrire lors des visites organisées à leur attention par des tuteurs documentaires. Par ailleurs, l’accès à la bibliothèque étant réservé aux inscrits, des contrôles de carte sont régulièrement effectués, les usagers non inscrits sont alors invités à régulariser leur situation. Les inscriptions restent possibles jusqu’à la veille des derniers examens. Au total, 73 % des étudiants de l’université sont inscrits à la bibliothèque (contre 67 % en 2008).

Le nombre d’enseignants inscrits est relativement stable, mais ils fréquentent moins la bibliothèque : ces derniers travaillent de plus en plus à distance et ont accès à la bibliothèque numérique en ligne sans avoir aucune formalité d’inscription à accomplir.

Guadeloupe Etudiants Enseignants Lecteurs autorisés Total

Rapport d’activité - 2009

4 129

Guyane

Martinique

% par rapport aux

Total SCD

effectifs

3 833

1 328

3 976

9 121

73 %

99

71

135

305

60 %

197

147

460

804

1 546

4 571

10 246

34

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1.2 Renseigner les publics

8 bureaux d’information 10 moniteurs étudiants 22 titulaires 264h de permanence / semaine 4 176h de permanence sur l’année 3 534 étudiants renseignés 4 708 demandes traitées

Depuis 2006, le SCD a inscrit dans ses priorités l’amélioration de la qualité des services de renseignements bibliographiques offerts aux usagers. Le dispositif mis en place à cet effet depuis 2008 est double : > un renseignement de premier niveau à destination des étudiants du L, assuré par des bibliothécaires et des moniteurs étudiants formés dans les salles de lecture. > un renseignement personnalisé à destination des étudiants de M et D et des enseignants-chercheurs, assuré immédiatement ou sur rendez-vous par les bibliothécaires spécialisés.

A noter que le service du prêt entre bibliothèques (PEB) traite également une partie importante des demandes.

Pour la première fois en 2009, un suivi statistique de l’activité de renseignement bibliographique a été entrepris. A l’avenir, les chiffres devraient refléter plus fidèlement le fonctionnement de ce service, particulièrement sollicité de septembre à décembre.

Sur le plan qualitatif, les questions des usagers ont porté sur le catalogue (recherche, compte-lecteur, suggestions et alertes), le site web du SCD et ses fonctionnalités (accès distant aux ressources électroniques), ainsi que sur l’organisation de la bibliothèque et le plan de classement des salles de lecture. Des supports d’information (guide du lecteur, dépliants), sont également disponibles aux points d’accueil. Outre des demandes purement bibliographiques, les questions des lecteurs ont également porté sur les aspects matériels (connexions Wi-fi, identifiants de connexion aux terminaux, utilisation des gestionnaires d’impression, des photocopieurs...).

2. Former les usagers à l’utilisation des ressources La professeure certifiée de documentation (PRCE) de Guadeloupe très impliquée depuis 2001 dans la formation a logiquement été nommée à la tête du service transversal de formation des usagers nouvellement créé. Elle se consacre à temps plein depuis janvier 2009 à l'organisation de formations et à l'enseignement de la méthodologie de la recherche documentaire.

Rapport d’activité - 2009

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2.1 La formation inscrite dans les cursus : le passeport documentaire 2.1.1. Dispositif En septembre 2006, accompagnant l’entrée de l’université dans la réforme LMD, le SCD a redéfini et harmonisé l’enseignement de méthodologie documentaire. Intitulé « passeport documentaire », cet enseignement dispensé en e-learning est intégré dans une unité d’enseignement complémentaire (UEC) de premier semestre, équivalant à 12 heures TD et comptant pour 1,5 crédits ECTS. En 2009, tous les étudiants de l’université inscrits en L1 (1 057 étudiants supplémentaires par rapport à 2008) ont suivi cet enseignement. L’adhésion de la faculté de droit et d’économie de la Martinique à ce dispositif a été rendue possible par la mise en ligne d’un cours de méthodologie documentaire appliqué. Au total, en 2009, 4 445 étudiants ont été formés (4 132 en licence et 313 en master).

Participant à l’accueil des nouveaux étudiants à l’université, le passeport documentaire œuvre à la réussite de tous. Il permet d’acquérir une connaissance approfondie de la bibliothèque, de ses services et de ses collections, et de recevoir une formation méthodologique transversale. L’enquête de satisfaction menée dans les trois sections du SCD a montré les conséquences positives de cette formation en terme de connaissance des outils et des ressources documentaires de la bibliothèque.

2.2.2 Mise en œuvre La mise en œuvre du passeport documentaire est coordonnée par un chef de projet, relayé par un responsable pédagogique dans chaque section du SCD. Au total, en 2009, ce sont sept personnels du SCD qui ont encadré cet enseignement à des niveaux divers, et 35 tuteurs documentaires (5 tuteurs en Guyane, 15 en Guadeloupe et 15 en Martinique) sont également impliqués dans le dispositif.

L’organisation générale du passeport documentaire nécessite le partenariat de différents acteurs : > la mutualisation avec les enseignants responsables de l’enseignement « outils informatiques et multimédia » (OIM) des moyens informatiques et humains lors de l’examen en présentiel a été moins étendue que les années précédentes, en raison d’une réorganisation interne de cet enseignement, mais elle s’est réalisée de manière active et satisfaisante quand elle a pu se faire ; > le rôle de formation et de gestion technique du service des technologies de l’information et de la communication pour l’enseignement (STICE) a permis une meilleure utilisation de la plate-forme pédagogique ainsi que la résolution de problèmes d’accès ponctuels et la mise en œuvre technique des examens ; > les relations avec les services de scolarité s’améliorent même si les inscriptions administratives et pédagogiques restent le maillon faible du dispositif.

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Les tuteurs documentaires Les tuteurs documentaires ont pour mission d’animer les visites des bibliothèques pour les primo-arrivants et d’assurer des permanences en salle multimédia pour aider les étudiants à utiliser la plate-forme e-learning.

Ils assurent l’essentiel de l’animation et de l’aide à la résolution de problèmes pédagogiques et techniques, en présentiel et à distance et constituent une médiation appréciée en participant activement, par la force de leurs propositions, à l’évolution des contenus des cours ainsi que du dispositif.

Leur recrutement se fait sur le budget du SCD qui finance chaque année 2 100 heures de tutorat. Commencé dès le premier semestre 2009, le recrutement s’accompagne d’un test de positionnement écrit en plus de l’entretien oral, ce qui a permis de renforcer la qualité des équipes dans chacune des sections. Sous la responsabilité d’un maître de stage de pôle, les tuteurs ont reçu chacun un minimum de six heures de formation initiale et assuré leurs missions de septembre à décembre.

2.2 La formation à l’information scientifique et technique (IST) L’université a attribué un poste d’ATER au SCD pour assurer la formation à l’IST des étudiants avancés, des doctorants et des enseignants. Il intervient sur les trois pôles, s’implique dans les programmes de formation de l’école doctorale, se déplace dans les laboratoires et réalise des formations à la carte. Des démonstrations (initiation ou avancées) sont assurées pour présenter les différents outils documentaires (bases de données, revues électroniques disciplinaires) ainsi que les services en ligne.

L’ATER s’est également spécialisé dans la formation à Refworks, le logiciel de gestion des bibliographies de l’UAG, en développant deux modules de formation (initiation et niveau avancé) qui ont contribué à l’adoption par les étudiants et les chercheurs de cet outil moderne mais relativement complexe. Ce système de formation par un pair est plébiscité. > Ecole doctorale Le SCD est impliqué dans les programmes de formation de l’Ecole doctorale. Il a assuré les formations à l’IST des doctorants des pôles Martinique et Guadeloupe tandis que le partenariat reconduit avec l’INRA a permis de mettre en œuvre la formation des doctorants du pôle Guyane.

En 2009, 57 doctorants ont suivi 45 heures de formation. > Autres formations Parallèlement aux formations inscrites dans les maquettes d’enseignement, le SCD a organisé des actions de formation en présentiel à la carte auprès d’étudiants de Master, de doctorants, d’enseignants et de praticiens hospitaliers (formations aux bases de données et revues électroniques disciplinaires, au logiciel de gestion bibliographique Refworks) Rapport d’activité - 2009

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Formations à la carte

Guadeloupe

Guyane

Martinique

Nb. lecteurs

Nb. d’heures

Nb. lecteurs

Nb. d’heures

Nb. lecteurs

Nb. d’heures

formés

de formation

formés

de formation

formés

de formation

Refworks

147

26

46

28

80

44

Ressources LSH

23

12

1

2

29

12

Ressources Economie

18

8

-

-

6

4

Ressources Droit

28

11

1

2

8

6

Ressources sciences exactes

47

10

2

4

6

5

JCR

27

5

-

-

11

2

Elibris

15

3

-

-

-

-

Total

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3. Communiquer 3.1 Annoncer les nouveautés Des campagnes de promotion ont été organisées fin 2009 en Guadeloupe, Guyane et Martinique pour annoncer à la communauté universitaire et au grand public le lancement de services innovants : > La création d’Elibris, la plate-forme de livres électroniques de l’UAG, a donné lieu à une journée de démonstration en amphithéâtre auprès des étudiants et des enseignants. > L’inauguration de Manioc, la bibliothèque numérique sur la Caraïbe, l’Amazonie et le Plateau des Guyanes, qui donne à découvrir des documents patrimoniaux ainsi que les travaux de recherche universitaire réalisés sur ces territoires.

Un plan « presse » ayant été mené en partenariat avec le service communication de l’UAG, ces opérations ont bénéficié d'une excellente couverture médiatique. La télévision, la radio et la presse écrite des trois pôles ont relayé ces événements, ce qui a permis de faire connaître ces services nouveaux plus rapidement qu’au travers des canaux de communication ordinaires. L’impact a également été bénéfique pour l’université qui a pu profiter en période de rentrée universitaire d’une image innovante.

3.2 Promouvoir les collections et les services du SCD Pour compléter le traditionnel « guide du lecteur » et relayer l’activité de médiation des personnels en service public, vingt dépliants d’information, conçus en relation étroite avec les responsables de secteurs documentaires et de services, ont été créés par la section Guadeloupe. Par ailleurs, pour annoncer les formations sur les ressources électroniques, des affiches ont été réalisées, et pour chaque nouvel abonnement, un message d’annonce est envoyé sur les listes de diffusion de l’université.

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3.3 Refondre le site web du SCD Le site web du SCD a subi des évolutions profondes en 2009. Les contenus et services proposés sur le site du SCD, indépendant jusqu’à la refonte du site institutionnel de l’UAG, ont été regroupés en juin 2009 au sein d’une seule rubrique « documentation ». Si les difficultés liées au lancement ont pu être corrigées rapidement, il apparaît que les choix techniques opérés pour un site « vitrine », non dynamique et non contextuel, conviennent mal aux besoins spécifiques du SCD. Dès la rentrée universitaire, la demande d’un site indépendant du site institutionnel a été formulée auprès des services compétents. Un groupe de travail CRI / SCD est monté avec pour objectif de formaliser en 2010 un cahier des charges, duquel découleront d’éventuelles évolutions techniques (choix de CMS) et architecturales (indépendance du site du SCD), dans le respect de la charte graphique de l’université.

Pour renforcer la communication interne, le SCD décide de se doter d’un intranet et choisit fin 2009, un outil « wiki », recommandé par le CRI, qui permettra à l’ensemble du personnel du SCD de consulter un corpus de procédures, recommandations et directives mais également d’accéder à des documents stratégiques tels que le contrat quadriennal et le rapport d’activité.

Le rapport d’activité En 2009, le directeur a souhaité faire du rapport d’activité, jamais réalisé jusque là, un outil de communication interne et externe permettant de fixer la mémoire des événements et des réalisations du SCD. Un premier rapport a été rédigé en 2009 pour l'année 2008 et présenté à l’ensemble du personnel du SCD. Un exemplaire du rapport a été remis à chaque agent.

4. Proposer aux publics des animations culturelles Plusieurs temps forts ont marqué la saison culturelle du SCD en 2009 : > En Guadeloupe, le mois du film documentaire a été organisé comme chaque année, en partenariat avec la commission culturelle du PUR Guadeloupe. Sept projections de films ont eu lieu sur le campus de Fouillole et deux à Saint-Claude. Un atelier « Sémantique de l’image » s’est également tenu. > En Guyane, la bibliothèque a célébré l’année de l’astronomie en organisant une exposition et une conférence de Daniel Kunth : astronome à L'Institut d'Astrophysique de Paris (IAP) et directeur de recherches au CNRS, intitulée « Les yeux de la Terre ». > En Martinique, un café littéraire mensuel a été créé, avec pour objectif de promouvoir les littératures caribéennes et les littératures du Tout-Monde. En octobre, c’est un éditeur spécialiste de la littérature québécoise, qui est intervenu devant un public d’étudiants et d’enseignants. En novembre, la littérature trinidadienne était à l’honneur avec la participation d’un enseignant spécialiste du romancier Neil Bissoondath. Ce nouveau rendez-vous a rapidement trouvé un public, grâce à l’implication de toute l’équipe de la section, confirmant que la BU a un rôle à jouer dans l’animation culturelle des campus.

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Le mois du doc en Guadeloupe : "Elle… Elles… Elles… Regards de femmes, regards sur les femmes."

Femmes de lettres, femmes artistes, femmes impliquées dans la sauvegarde de leur outil de travail, regards de réalisatrices sur un plasticien, sur la pratique du vaudou, sur les actions favorisant la résilience chez des femmes victimes de violence et de viols, les films documentaires proposés lors de cette édition ont donné à voir des femmes de la région Caraïbe. Portraits singuliers et pluriels favorisant une nouvelle réflexion sur leur "condition féminine". > Une programmation de 7 films documentaires, à Fouillole et Saint-Claude > Une projection en présence de Maryse Jean-Jacques, éducatrice et d’Arnold Antonin, réalisateur > Un atelier « sémantique de l’image », avec Anne Baudry, chef monteuse, et le collectif CNou Menm > Des films à la demande, proposés en prêt > Une exposition thématique d’ouvrages de la bibliothèque.

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3ème partie. Innovations 1. Les bibliothèques cœur de campus Les campus de Guadeloupe, Guyane et Martinique se sont développés sans réels schémas d’aménagement et sans intégrer des lieux de vie qui font aujourd’hui cruellement défaut. La construction simultanée de deux bâtiments et l’extension d’un troisième a permis l’émergence d’une réflexion faisant de la bibliothèque un « cœur de campus », répondant aux pratiques des étudiants.

1.2 En Martinique, l’extension de la bibliothèque de Schoelcher

3 800 m ² supplémentaires

6 300 m ² sur 4 niveaux en 2011 1,4 m ² par étudiant Un chantier de 11,5 M€ 72 % pris en charge par l’Etat 14% par la Région et 14 % par le Département

> Historique d’un chantier Le projet d’extension de la bibliothèque universitaire de Schoelcher a d’abord été inscrit au CPER 2000 – 2006. Il s’agissait de réaliser une extension de 3 000 m² aux bâtiments existants construits respectivement en 1977 et 1996.

Les bâtiments actuels

C’est dans ce cadre qu’un programme a été réalisé en avril 2002 par le cabinet Lancelin, suivi d’un appel à candidature. Le groupement Monnet – Dervain – Van The a été retenu et un APS présenté en décembre 2002. Le dossier technique a ensuite suivi son cours normal jusqu’à réalisation du DCE.

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Maquettes des façades nord et ouest de l’extension

Cependant en 2003, les crédits mis en place se révèlent insuffisants pour la réalisation du programme dans son intégralité. Il est décidé de construire une première tranche de 998 m² avec la restructuration du bâtiment de 1996. La deuxième tranche de 2 006 m² et la réhabilitation et la restructuration du bâtiment de 1977 deviennent conditionnelles.

Le CPER 2007-2013, et la mise en place de l’intégralité des crédits nécessaires, permettent de relancer le projet, qui est actualisé par un groupe de travail de la BU en 2007. Il faudra attendre janvier 2009 pour le lancement de l’appel d’offre et le 3 août pour le démarrage du chantier. > Séminaire Pour faciliter le dialogue et sensibiliser les acteurs du projet à l’évolution des BU, un séminaire constructions est organisé en décembre avec les architectes, le SCOSU maître d’ouvrage, les services techniques de l'UAG et les chefs de service de la BU Martinique.

Afin de donner une certaine solennité à ces rencontres et d'obtenir une vue d'ensemble et un avis extérieur, Anne-Marie Chaintreau, expert chargée des constructions de bibliothèques au sein du service des grands projets immobiliers du MESR est invitée.

Les échanges ont souligné la place prépondérante prise par la documentation électronique ainsi que le développement récent des "learning centers", espaces se situant au carrefour de la documentation, de l'enseignement, de la recherche et de la culture. Il a également été convenu qu’une réorganisation des espaces de la bibliothèque s’imposait pour s’adapter aux pratiques de la nouvelle génération d’utilisateurs. Ce même séminaire s’est tenu avec les acteurs du projet de la bibliothèque du Camp Jacob. > Etat de l’art

L’ensemble des aménagements intérieurs a été reconsidéré dans le souci d’une circulation claire intégrant des espaces de vie, de travail individuel ou en groupe, permettant une redistribution des collections ainsi que l’émergence de services nouveaux.

Ce réexamen a été facilité par les choix de la maîtrise d’œuvre d’une réalisation sur quatre plateaux sans cloisonnement et donc sans contrainte.

Il a ainsi été retenu, un déplacement de l’essentiel de l’activité de consultation vers les nouveaux locaux, l’aménagement des salles du bâtiment de 1997 en espaces de travail fermés et silencieux et la création en rez-de-chaussée d’un espace « learning center », d’un hall d’exposition et d’une cafétéria. Les flux publics et internes ont été séparés pour une circulation optimale.

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Les utilisateurs ont également obtenu l’aménagement d’un espace de travail extérieur avec Wi-Fi ainsi qu’une salle de conférence en terrasse.

1.2. En Guadeloupe, la construction de la bibliothèque de Saint-Claude La construction de la bibliothèque du Camp Jabob s’intègre dans un programme plus large d'implantation d'un campus universitaire dans le sud Basse-terre, à l'initiative du Conseil Régional de Guadeloupe qui en assure la maîtrise d'ouvrage.

Le projet du cabinet Nicolas prévoit d'accueillir à terme jusqu’à 1 500 étudiants, ce qui implique la construction de nouveaux bâtime n ts (bibliothèque, restaurant universitaire, salles d’enseignement, amphithéâtre), la rénovation des structures existantes et la réhabilitation de l'ancien hôpital classé. Le coût global des constructions s’élève à 48 M € avec une participation de l’Etat à hauteur de 12 M €.

D’une superficie de 1 200 m², la BU a la particularité de cohabiter avec une médiathèque municipale autour d’un hall et d’un jardin communs. Elle disposera d’une salle de formation, de trois salles de travail en groupe, d’une salle multimédia et offrira une centaine de places de travail.

Le programme a été élaboré en 2004, modifié en 2008. Les travaux ont commencé en mars 2009. La volonté des promoteurs et des élus de préserver au maximum l’environnement a débouché sur un choix de bâtiment à R+2, semi-enterré et aveugle sur l’une des façades. La découverte de résurgences d’une source lors de la construction des fondations a conduit à l'arrêt du chantier en mai 2009. Les travaux ont repris en juillet, la maîtrise d’œuvre garantissant l’étanchéité du bâtiment.

Les réunions menées avec la maîtrise d’œuvre ont permis d'obtenir une redistribution de certains espaces et la prise en compte des aménagements mobiliers pour l'implantation de l'éclairage et des réseaux informatiques. La surcharge d'exploitation prévue à 450 kg/ m2 a été jugée insuffisante par les utilisateurs qui ont demandé le respect des préconisations de la profession (650 kg/m2).

La livraison du bâtiment est prévue pour janvier 2011.

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1.3 En Guyane, la construction de la bibliothèque de Trou Biran L’exiguïté des espaces du campus Saint-Denis a conduit l’université à valider, en 2003, le schéma directeur d’un nouveau campus à Trou-Biran sur un site de 40 hectares. Les locaux d’enseignement, de l’IUFM et de l’administration ont été livrés en septembre 2009.

La réalisation de la bibliothèque, prévue dans une deuxième phase, prive les utilisateurs d’un équipement de proximité pendant au moins trois ans.

Elaboré en 2004, d’un montant prévisionnel de 5M€, le programme de la bibliothèque prévoit une construction en deux temps. La construction de la première tranche de 1 500 m² devait débuter en juin 2009, elle a été reportée à 2011. Aucune date n’est prévue pour la réalisation de la seconde tranche.

Le projet retenu, présenté par le cabinet d’architecture RH+, représente un livre ouvert, avec une couverture en bois qui recouvre deux corps de bâtiments reliés par des passerelles surplombant un jardin intérieur. La partie publique se compose d’un rez-dechaussée et d’une mezzanine, les services internes sont situés à l’étage.

Le SCD a été peu impliqué tant dans la phase d’élaboration du programme que lors du choix du lauréat du concours. Consulté sur le DCE en janvier 2009, le SCD s’est attaché à analyser les modalités de fonctionnement du projet. Une série de réunions a été programmée de février à septembre 2009 pour tenter d’obtenir des modifications structurelles et fonctionnelles.

Les principaux points qui en sont ressortis sont les suivants : -

Charge d’exploitation insuffisante (450 kg/m²) compte tenu de la nature des sols et de la fragilité de la mezzanine ; Danger de l’implantation d’un groupe électrogène surdimensionné au dessus des bureaux ; Insuffisance des espaces publics (850 m² pour 1 450 étudiants) Communications insuffisantes entre les espaces publics et professionnels ; Salles de travail trop étroites ; Salle de formation impossible à faire fonctionner en mezzanine (absence d’isolation phonique, éclairage inadapté) ; Salle d’exposition mal placée en mezzanine ; Local photocopieurs non conforme (nécessité de ventilation sur l’extérieur) ; Quai de livraison inutile ; Circulations non conformes ; Rayonnages non fonctionnels (7 étagères en salles soit un haut de meuble à 2,40m, 8 voire 9 étagères en magasins soit une hauteur de 2,70 m).

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L'intervention du chef de projet constructions a permis un réexamen des problèmes de structures, le déplacement de certains équipements techniques ainsi qu’une nouvelle répartition des locaux plus conforme aux besoins.

Cependant, le parti pris architectural, la complexité du projet ainsi que les choix de matériaux n’ont pas permis l’attribution des marchés en 2009.

Cette expérience exceptionnelle de trois constructions en même temps avec des interlocuteurs différents aura mis en évidence des problèmes récurrents en matière de construction de bibliothèques. La difficulté de voir associés, dès la naissance d’un projet, les utilisateurs aux décideurs puis à la maîtrise d’œuvre et l’impérieuse nécessité pour ces utilisateurs d’être partie prenante dans l’évolution du chantier. Enfin, il paraît urgent que soit résolue la problématique des surcharges d’exploitation par une actualisation de la norme, seul argument opposable aux équipes de maîtrise d’œuvre et de maîtrise d'ouvrage.

2. L’édition électronique et la bibliothèque numérique Manioc 2.1 Etudes caribéennes : la reconnaissance Regards croisés d’universitaires de la Caraïbe et du monde, la revue Etudes caribéennes est un espace de publication scientifique international sur le bassin caribéen et les problématiques des mondes insulaires tropicaux. Etudes caribéennes propose trois numéros annuels organisés autour d’un dossier thématique central. Les textes publiés en français, en anglais et en espagnol sont évalués par un comité scientifique international qui s’est élargi en 2009.

Acceptée par le comité éditorial de Revues.org en 2007, Etudes caribéennes est diffusée sur le portail francophone de l’édition scientifique en sciences humaines et sociales. Le SCD accompagne cette publication électronique en open access. En 2009, les numéros 12, 13 et 14 d’Etudes caribéennes ont paru. Plus de 8 500 visiteurs consultent la revue chaque mois. La revue a obtenu le soutien du CNRS pour la période 2009-2010.

Le SCD accompagne un autre projet de revue porté par le laboratoire CRILLASH, Archipélies, dont le premier numéro est prévu pour 2010.

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2.2 L'archivage et la diffusion électronique des thèses Les deux membres du SCD élus au conseil scientifique (CS) ont présenté le 6 juillet 2009 un projet pour la diffusion et l'archivage électronique des thèses soutenues à l'UAG. Forts du soutien de l'ensemble des directeurs de laboratoires, ils ont obtenu l’adhésion de l’assemblée qui a validé la charte de diffusion électronique des thèses et le formulaire d'autorisation de diffusion en ligne. Le conseil d'administration (CA) du 9 juillet 2009 a ensuite approuvé cette proposition.

Le principe du dépôt mixte ayant été retenu, les doctorants déposeront la version papier de leurs travaux en même temps qu'une version électronique. Afin de garantir l'homogénéité et la cohérence des documents électroniques déposés, le SCD assurera la formation des doctorants à l'utilisation d’une feuille de style.

A terme, ces thèses seront intégrées à l'entrepôt des publications de l'Université. Cette décision attendue de longue date permettra de mieux valoriser les travaux scientifiques produits à l'UAG, en leur donnant une plus grande visibilité.

2.3 L'inauguration de la bibliothèque numérique Manioc Manioc est une bibliothèque numérique de référence sur la Caraïbe, le Plateau des Guyanes et l’Amazonie. Ses collections donnent à découvrir des documents patrimoniaux (ouvrages, cartes, photographies, gravures), ainsi que les travaux issus de la recherche universitaire, menés sur ces territoires (thèses, articles, conférences à écouter ou regarder en ligne). Accessible via Internet, pour des usages pédagogiques, scientifiques ou de loisirs, Manioc s’adresse à ceux qui souhaitent mieux connaître l’histoire culturelle, sociale, économique et politique de ces territoires. Riche de plus d’un millier de documents lors de son lancement en 2009, et entièrement développé en interne, Manioc a nécessité trois années de travail.

Manioc est adossée à des laboratoires de recherche de l'UAG et a été financée dans le cadre d'un programme pluri-formation (PPF). En 2009, le comité d'évaluation de l’AERES a attribué la note A au programme, pérennisant son financement dans le cadre d’une Structure fédérative (FED) pour la période 2010-2013. Les experts ont conclu leur rapport en qualifiant la poursuite de Manioc de "nécessité absolue pour le développement des activités scientifiques de l’UAG".

Le volet patrimonial de Manioc est le fruit de partenariats entre l’UAG et les acteurs culturels et documentaires locaux. Une convention cadre a été signée par le Président de l’UAG, les DRAC Guadeloupe, Guyane et Martinique et la bibliothèque nationale de France (BnF), instituant le premier pôle associé documentaire interrégional de la BnF. Des conventions avec plusieurs collectivités territoriales soucieuses de préserver et de diffuser leurs fonds sont en cours de négociation. À l’international, une coopération est amorcée avec la Digital Library Of the Caribbean.

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Sur le plan technique, la bibliothèque numérique est développée à partir de la suite logicielle open-source Greenstone. Manioc est interopérable : la bibliothèque numérique dispose d'un entrepôt OAI-PMH facilitant l'interrogation de ses données par d'autres portails et d'un moissonneur qui permet la recherche fédérée dans des collections hébergées sur d’autres sites. Les données de Gallica (la bibliothèque numérique de la BnF) portant sur la Caraïbe, sont interrogées et Gallica devrait rechercher dans les collections patrimoniales de Manioc dès 2010.

Programme coopératif exemplaire, Manioc a réussi à réunir les professionnels des bibliothèques, des archives et de la culture de Guadeloupe, de Guyane et de Martinique autour d'un projet commun. Lors de son inauguration solennelle en décembre 2009 sur les trois pôles de l’UAG, en présence des partenaires, des collectivités territoriales et des représentants de la BnF, Manioc a bénéficié d’une large couverture médiatique, la numérisation et la libre diffusion du patrimoine culturel et scientifique étant devenues des enjeux de société.

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2006-2009 : retour sur un contrat 2009 est la dernière année d’un contrat quadriennal qui a été conçu autour de deux axes principaux. L’axe « recherche » prévoit la mise en place d’outils de valorisation de l’information scientifique et technique ainsi que la création de deux bibliothèques numériques de recherche. L’axe « soutien aux enseignements » est conçu autour de la mise en place d’une formation e-learning de méthodologie de la recherche documentaire et de l’amélioration des fonds. Il prévoit notamment d’acheter un livre par étudiant et par an, de multiplier les exemplaires de manuels du L et de mettre en place des acquisitions transversales.

La réalisation de ces objectifs a été échelonnée sur quatre ans. ✓ Dès 2006, le déploiement de la version hébergée de SFX a permis la mise en place d’une liste A-Z des revues performante et d’un serveur de liens facilitant l’accès au texte intégral depuis les bases de données. La même année le système d’accès distant du SCD qui s’appuie sur ezproxy est opérationnel et Refworks, le système de gestion des bibliographies de l’UAG est lancé. Par ailleurs, le passeport documentaire, cours en quatre modules de 12h d’autoformation à la méthodologie documentaire, obligatoire pour tous les étudiants de L1, est mis en place avec succès. Du côté des collections, les acquisitions de droit et de médecine sont réalisées transversalement, ce qui contribue à une amélioration de la qualité des fonds dans ces disciplines. ✓ En 2007, la BNRMI, bibliothèque numérique de recherche en mathématiques et en informatique est inaugurée et rencontre rapidement son public grâce à l’accroissement de l’offre de contenus et aux nouveaux services proposés à cette communauté de chercheurs. Côté collection, les ouvrages de sciences économiques sont désormais acquis transversalement. ✓ En 2008 Metalib, le moteur de recherche fédérée choisi par le SCD est inauguré, le catalogue collectif des périodiques régionaux en Martinique est mis en place et les acquisitions deviennent transversales en espagnol. ✓ En 2009, la bibliothèque numérique Manioc spécialisée sur la Caraïbe, l’Amazonie et le Plateau des Guyanes est inaugurée sur les trois pôles de l'UAG, en présence des partenaires des collectivités territoriales et de représentants de la BnF. Du côté des collections, les derniers domaines d’acquisition correspondant à des enseignements dispensés sur les trois pôles deviennent transversaux (l'anglais, la biologie, la physique-chimie, l'histoire, la géographie et les lettres modernes).

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A l'heure du bilan, il est à noter que sur les quatre années du contrat, tous les engagements ont été tenus. Le SCD a donc renforcé sa crédibilité en menant à bien les projets ambitieux qui avaient été annoncés.

Les collections se sont accrues en moyenne de 13 300 ouvrages chaque année.

L'augmentation de la charge de travail a été compensée par la gestion transversale des acquisitions qui a également contribué à l'amélioration de la qualité des fonds.

Le passeport documentaire s'est bien intégré dans les maquettes pédagogiques des différentes UFR et a été jugé par l'AERES comme « très intéressant dans le cadre de la lutte contre l’échec en premier cycle universitaire ». Ce dispositif de masse a touché en 2009 plus de 4 000 étudiants sur les trois pôles et fait désormais partie intégrante des enseignements dispensés à l'UAG. Par ailleurs, le développement de l'offre électronique, l'accès aux ressources 24h/24, la mise en place d'outils de valorisation de l'information scientifique et technique et des actions de formation sur mesure ont eu un impact sur le téléchargement d'articles en texte intégral. Ce nombre a doublé entre 2007 et 2009, passant de 72 246 à 157 592. Cette progression montre que la bibliothèque de recherche en ligne proposée aux chercheurs de l'UAG et aux praticiens hospitaliers antillo-guyanais est bien adaptée à leurs besoins.

L'insularité et l'éloignement ne constituent plus un handicap pour les chercheurs de l'UAG dans le domaine de la documentation. Enfin, les bibliothèques numériques (BNRMI et Manioc), conçues et réalisées en interne, ont été bien accueillies par leur public.

Ce bilan très positif a facilité le dialogue qui a eu lieu à partir de juillet 2009 avec les tutelles ministérielles. Le contrat quadriennal 2010-2013 portera sur trois axes : ✓ la poursuite du développement des collections : renforcer le fonds documentaire imprimé pour atteindre en 2013 le seuil des 300 000 ouvrages, pallier minimum pour desservir la communauté universitaire sur des campus en pleine expansion et développer les collections électroniques, particulièrement adaptées aux usages de la communauté universitaire antillo-guyanaise répartie sur trois pôles et huit implantations. ✓ la participation à la réussite des étudiants : mettre à profit la construction de trois nouveaux bâtiments entre 2010 et 2013 pour réorganiser les bibliothèques, améliorer et étendre les services proposés. ✓ la participation au développement d’une recherche performante : consolider la bibliothèque « hors les murs » en pérennisant les outils de valorisation de l’information scientifique et technique, poursuivre le développement des bibliothèques numériques et organiser l’alimentation de l'entrepôt des publications de l’UAG et la mise en ligne des thèses.

En 2010, au-delà de son rôle traditionnel de diffuseur d’information, le SCD s’impliquera de plus en plus dans la médiation documentaire et dans la production de contenus culturels, pédagogiques et scientifiques, afin d’accompagner l’université dans son ambition de devenir l’un des principaux acteurs de la société de la connaissance de l’espace Caraïbe-Amazonie.

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« Ce n’est pas le bibliothécaire qui fait la différence entre une bibliothèque et un entrepôt de papier, mais le lecteur. » Olivier Tacheau, Directeur des bibliothèques et des presses de l’université d’Angers

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