Manual de Planificaciรณn de Actividades y Realizaciรณn de Project Overviews 2da Ediciรณn
Manual de Planificaciรณn de Actividades y Realizaciรณn de Project Overviews 2da Ediciรณn Ashley Michelle Dilbert Guzmรกn NPO 2020-2021
Contenido Contenido................................ 1 Carta del NPO.......................... 2 Empezando a Planificar........ 3 Visión y Misión........................4 Metas y Objetivos................... 5 Estrategia de Acción............... 9 Evaluación................................10 Cronograma.............................10 Cuadro de Delegación............ 11 Financiamiento........................11 Anexos.......................................12 IDA: Informe de Actividad..... 12 Protocolo de Aprobación...... 13
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Carta del Oficial Nacional ¡Hola! Mis Oficiales Locales y miembros de SCOPH-Honduras, están a punto de comenzar un trayecto sin fin, en donde entre más vas aprendiendo más quieres ir haciendo y logrando tus metas. Este Manual fue creado hace unas gestiones atrás y que al son de hoy es de suma importancia conocerlo y se que la mayoría de nosotros ya conoce mucho de él. En esta segunda edición la he creado para actualizar algunos términos y algunas características que se han dado en las últimas gestiones. Se que puede ser muy metódico pero créanme que les ayudará mucho para poder crear sus actividades de la manera más ordenada posible y que obtengan grandes resultados, así mismo tener la oportunidad de poder inscribir sus actividades en los IFMSA Programs y que otros países puedan replicar sus ideas. Siempre que tengas alguna duda durante el camino no dudes en consultarlo a tu familia Naranja, que siempre estarán ahí para ayudarte y apoyarte. No olviden que son agentes de cambio y que con cada granito que aporten harán la diferencia.
Oranges Hugs and much Loph,
Su NPO,
Ashley Dilbert
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Empezando a Planificar Ya eres Oficial Local y quieres empezar a cambiar el mundo, pero no sabes ¿Cómo? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Por dónde empiezar? Estas son el tipo de preguntas que solemos hacernos cuando se nos ocurre una idea o nos dan la tarea para un proyecto.
Sin embargo, la pregunta más importante antes de comenzar cualquier proyecto es el ¿Por qué?. A no confundir con el ¿Para qué?, el para qué puede manifestarse como una lista simple de objetivos en un papel, muy bien delineados y redactados, y esto no quiere decir que el poseer objetivos bien estructurados no sea importante, si no que al comenzar, debemos buscar y comprender el porqué. Entendemos como el "por qué", a esa razón por la cual queremos o o debemos realizar una actividad. Para ayudar a buscar esa razón, háganse las siguientes preguntas: ¿Por qué es esta actividad importante? ¿Es importante realizarla para para la población o para nosotros como estudiantes de medicina? ¿Por qué es esta actividad pertinente? ¿Qué impacto tendrá en la población? ¿Por qué me motiva como LPO o nos motiva como Comité Local o Equipo o Miembro de SCOPH realizar esta actividad?
Sin saber el porqué, su actividad estará incompleta y se sentirá vacía, hueca. Este porqué representa la esencia del trabajo que están realizando, el alma de la acción que emprenden, sin ella no sólo es más difícil mirar el horizonte y encontrar la motivación para ustedes, si no que será más difícil o imposible hacerle ver ese horizonte a los demás, menos motivarlos a ayudarles, o servirles de sponsor. Una vez estas razones están bien establecidas, se puede proseguir con los siguientes pasos de la organización de la actividad. 3
Visión y Misión Ya tienen el porqué de su actividad, el núcleo fundamental, ahora hay que empezar a darle forma. Comenzando por tener una visión y una misión para su actividad. ¿Qué es una visión? Una visión es una panorama idealista que nos generamos a nosotros mismos de lo que queremos lograr, es el perfecto resultado con el que nosotros soñamos. El ideal absoluto.
Ejemplo: Deseamos realizar una actividad de empoderamiento de la salud por la comunidad sobre el tema de diabetes mellitus. En este caso, la visión podría ser "Una comunidad donde no hay Diabetes Mellitus generada por factores de estilos de vida."
Será esta la visión que nos ayude a establecer una idea general de donde queremos llegar con nuestros esfuerzos. La visión puede ser tan general o específica como se desee. ¿Qué es una misión? La misión es una idea general del cómo queremos aproximar la realidad a la visión formulada.
Ejemplo: Continuando con la visión anterior, la meta podría ser: "Por medio de la educación continua de la comunidad pretendemos disminuir las tazas de Diabetes Mellitus generada por factores de estilo de vida." La misión será lo que nos ayude a cimentar las bases del ¿Cómo llevaremos a cabo la actividad? ". Si la visión era el panorama general del adónde queremos llegar, la misión es el panorama del cómo llegaremos ahí.
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Metas y Objetivos Para este punto se ha establecido el marco general de la actividad, por lo que ahora es momento de enmarcar más la actividad y abordar los aspectos específicos de la misma. Pará establecer esto, tenemos dos herramientas: las metas y los objetivos. La Meta:
Como la visión, la meta es el adónde queremos llegar con la actividad, sin embargo ya no se formula bajo el idealismo, si no del realismo. La meta puede ser llamada también el "Objetivo General". Ejemplo: Continuando con el ejemplo anterior, la meta de nuestro evento podría ser "Educar a la población sobre los factores de estilo de vida modificables para la prevención de la Diabetes Mellitus. Será esta la visión que nos ayude a establecer una idea general de donde queremos llegar con nuestros esfuerzos. La visión puede ser tan general o específica como se desee. Los Objetivos:
Una vez que hemos llegado al punto de formular nuestros objetivos, precisamente los que podríamos llamar como los "Objetivos Específicos" estamos estableciendo el último pilar de las bases que necesitaremos para poder dar rienda suelta a los aspectos logísticos de la actividad que se busca realizar. Una meta puede tener cuantos objetivos necesite para delinear correctamente el futuro actuar del equipo. Pará asegurar esto, existe una estrategia para su formulación, ya que deben expresar lo más claramente posible lo que se pretende hacer. Los llamamos los objetivos SMART, los cuales iremos describiendo.
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Metas y Objetivos Cada objetivo específico debe contener los siguientes criterios:
SPECIFIC ESPECÍFICO
MEASURABLE MEDIBLE
ACHIEVABLE ALCANZABLE
RELEVANT RELEVANTE
TIME TIEMPO
S M A R T
Deben contener cuanto detalle les sea posible incluir, sobre todo al detallar el tiempo, espacio y persona. Deben contener dentro de la medida de lo posible un indicador que ayude a estimar el impacto que se buscará lograr, como el uso de PORCENTAJES. Tal como se mencionó anteriormente, las metas y objetivos se basan en la realidad, según los recursos que estén a la disposición del comité, deben ser formulados de manera que sea verdaderamente posible llevarlos a cabo.
Deben estar en sintonía con la meta, no se pueden formular objetivos que se salgan de los buscado por la meta.
Deben contener en ellos el marco de tiempo dentro del cual serán completados.
No es imperativo que sigan el orden S-M-A-R-T de manera rígida, sin embargo, es esencial que si contengan todos sus aspectos dentro del objetivo.
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Metas y Objetivos Ejemplo: Los miembros de SCOPH-Honduras establecerán un taller de educación en salud en el salón comunitario del municipio de Santa Rosa de Aguán, con capacidad de 60 personas por sesión de 1 hora cada una, tres veces a la semana (Lu/Ma/ Ju), durante el mes de octubre de 2020. Los Miembros de SCOPH-Honduras buscarán educar al menos el 50% de la población del municipio de Santa Rosa de Aguán en materia de factores de estilo de vida a modificar para prevenir la hipertensión arterial durante el mes de octubre de 2020.
Bajo esta estrategia se asegura de convenir toda la información posible dentro de cada uno de los objetivos, volviendolos más integral respecto a la información que estos aportan. Claro está, este método se desvía un poco de las convenciones latinoamericanas a las que pueden ya estar acostumbrados, la cual se basa en verbo infinitivo seguido del resto de la información. Si bien no se condena el uso de dicho sistema, los objetivos SMART aseguran la calidad e integralidad de lo que el trabajo busca expresar. Si bien el sistema "usual" será aceptado dentro de SCOPH-Honduras para los POWs que sean de proyectos de investigación científica por convención local, se recomienda encarecidamente hacer uso del formato SMART para el resto de las actividades que se puedan formular, sobre todo las que serán presentadas al registro de programas de IFMSA. Ahora, si no se encuentran familiarizados con el sistema "usual" o convencional de objetivos, miremos rápidamente como se formulan. En base al tipo de actividad, se escoge un verbo al infinitivo con el cual empezar el objetivo, el cual dictará la naturaleza de la acción a llevar a cabo para lograr dicho objetivo. 7
Metas y Objetivos Una vez seleccionado el verbo, se sigue con las siguientes interrogantes: ¿Cómo?, ¿Cuándo? y ¿Dónde? Pero de una manera menos desarrollada. Ejemplo: Organizar un taller de educación en salud recurrente para la comunidad de Santa Rosa de Aguán durante octubre 2020. Educar el 50% de la población en el municipio de Santa Rosa de Aguán en materia de factores de estilo de vida a modificar para prevenir la hipertensión arterial.
Algunos ejemplos de verbos son los siguientes: Dimensión del Proceso Cognitivo
Dimensión del Conocimiento 8
Estrategia de Acción La estrategia de acción o la metodología comprende todos los detalles sobre el cómo se planean llevar a la realidad los objetivos establecidos. La presentación de esta estrategia cambiará drásticamente según la naturaleza de la actividad a realizar. Si bien el estilo de esta sección puede ser tomada de múltiples formas según las demandas de cada actividad, debe siempre especificar ciertos aspectos: Aspecto Espacial:Donde se realizará la actividad con todo el detalle posible, bajo que condiciones, bajo el permiso de quien, croquis del lugar de ser pertinente. Y otros apartados que les sean convenientes. Aspecto Material: Detallar cuáles serán los recursos materiales que se utilizarán para llevar a cabo la actividad y que finalidad tendrán dentro del marco de la actividad (diferente al del presupuesto). Aspecto Humano:Detallar como se organizará el recurso humano de SCOPH-Honduras y posibles aliados para llevar a acabo la actividad. Las funciones de cada uno, según como se hayan hecho las delegaciones (grupales o individuales) deben de ser detalladas lo más laboriosamente posible (ver cuadro de Delegación). Aspecto Temporal: Detallar cuando se realizará la actividad, y el marco de tiempo que tomará cada uno de los ítems (ver cronograma). Contingencias: Se debe intentar contemplar riesgos/problemas que podrían surgir durante la realización de las actividades y sus posibles soluciones, o como mínimo, el/los encargado(s) de manejar dichos escenarios. 9
Evaluación Al momento de redactar los objetivos, se hicieron uso de indicadores. Son estos los que nos darán la pauta para poder estimar el éxito de la actividad. Antes de llevarla a cabo, se deberá establecer un método por el cual poder redactar los datos necesarios para poder contrastar los resultados finales de la actividad con los objetivos preestablecidos.
Estos deberán ser integrados al POW post-actividad (Informe de Actividad o IDA). Por ejemplo, si nuestro objetivo es educar en HTA al 50% de una población, se puede hacer una comparación del conocimiento está presente ahora en >50% de la población. Que no sería lo mismo simplemente constatar la asistencia del 50% de la población.
Cronograma Si bien el aspecto Temporal de la actividad en sí debe estar descrita dentro de la estrategia de acción, la planificación como tal debe tener su aspecto Temporal desglosado. Antes de continuar, debe quedar claro primero que estos dos cuadros son diferentes:
El de estrategia de acción es la organización temporal de la actividad propiamente, el horario por así decirse. Situada exclusivamente durante el período que dure la actividad como tal. El cronograma aquí planteado, es la organización temporal de los procesos de organización de la actividad, anterior a la fecha de inicio, marcar el período de trabajo activo, y la fecha de finaliza ion de la actividad.
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Cuadro de Delegación Para poder esquematizar de una manera fácil y comprensiva que facilite asimismo la distribución de dicha información, se solicita de un cuadro de Delegación donde cada involucrado en la actividad pueda consultar rápidamente "que le toca a cada quien" y/o establecer las "cadenas de comando", de una tarea.
R= Responsable; C= Se debe Consultar; I= Debe ser Informado; A= Debe Aprobar
Financiamiento Este apartado debe contener una hoja de presupuesto con todo el detalle de lo gastado. La hoja debe contener los artículos, precio unitario, cantidad (con su respectiva unidad) y totales.
Así mismo deben detallar las fuentes de financiamiento para la actividad, detallando siempre la cantidad de ingresos esperados/ asegurados por fuente citada. Si la cantidad de ingresos sobrepasa el presupuesto a utilizar para la actividad, se debe detallar el destino del dinero en exceso (resguardo en cuenta del comité local, donación a una fundación, etc.)
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Anexos Por último, en la sección de anexos, se adjuntarán los recursos mediáticos (fotos de la actividad, carteles de promoción, arte del carné identificador de la actividad, etc.), así como documentos pertinentes de la actividad que no sean o no cubiertos por alguno de los incisos anteriores (croquis, mapas, esquemas, etc.) Atención: únicamente en el POW que se envía el NPO, se adjuntarán todos los documentos utilizados para la gestión de la actividad (cartas de permiso, solicitudes a patrocinadores, las respuestas a estas, etc.) estos irán en una subseccion de los anexos que irá titulada como "Documentos de Gestión".
Si la actividad posee interacciones especiales (toma de muestra de sangre, pruebas de VIH, etc.) deberá incluirse en un apartado de "Consideraciones Éticas" y/o "Protocolo de Bioseguridad" previo a los anexos o dentro de los anexos, pero deben estar identificados en el índice. Dentro de las consideraciones éticas se establecen las medidas tomadas por el comité organizador para asegurar el respeto a la dignidad humana y a los tres pilares de la bioetica (autonomía, beneficiencia/no maléfico encía y justicia) durante la actividad. Por otro lado, el protocolo de Bioseguridad debe detallar las medidas de Bioseguridad tomadas para proteger la integridad tanto del personal involucrado, como los de los participantes de la actividad.
IDA: Informe de Actividad El Project Overview (POW) o anteproyecto es el nombre que tomará el documento previo a la realización de la actividad, una vez que se ha realizado, y se incluye los datos post-actividad como ser los anexos pertinentes, los resultados de la actividad con su respectiva evaluación, etc. Dicho documento deberá ser presentado como el "IDA" de dicha actividad. 12
Protocolo de Aprobación Dentro de SCOPH-Honduras, con la finalidad de no perder la comunicación y asegurar la calidad de todo el trabajo que se realiza a nivel nacional, esta establecido un protocolo de presentación del trabajo de cada uno de los Comités Locales. Informar a NPO sobre la actividad, llenar formulario de Actividades para registro con VPA y al ser aprobado incluirlo en Base de Datos de SCOPH.
El Project Overview debe ser completado y presentado a NPO al menos 2 semanas antes de la actividad.
Documento Primario
Documento Secundario
Es hora de poner todo lo planeado y organizado en ACCIÓN.
ACTIVIDAD
Documento Terciario
IFMSA Program La actividad debe ser registrada en los IFMSA Programs, contactar al NPO.
Presentación del Informe de Actividad, con los resultados obtenidos de la actividad.
Como LPO usted puede en cualquier momento solicitar la asistencia del NPO para guiarle en el proceso de aprobación y/o redacción del POW.
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¡SCOPHeroé
Es hora de comenzar con nuestra aventura por la Salud Pública de
Honduras!