Chuyển đổi số trong điều hành và quản lý doanh nghiệp

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI CHỦ ĐỀ

CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TIẾN TỚI HỢP NHẤT VÀ CHUYÊN SÂU

Số phát hành: 23/2019

1

2

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

3

MỤC LỤC MỞ ĐẦU: CHUYỂN ĐỔI SỐ - KINH NGHIỆM VÀ THỰC TIỄN ÁP DỤNG TẠI VIỆT NAM

04

BÀI 1: MARTECH - XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ MARKETING CỦA DOANH NGHIỆP

11

BÀI 2: IOT & AI TRONG QUẢN LÝ SẢN XUẤT NHỮNG LƯU Ý VÀ TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHÙ HỢP

18

BÀI 3: PHẦN MỀM HRM - XU HƯỚNG TẤT YẾU TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

28

BÀI 4: LỰA CHỌN VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG CRM PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP

38

BÀI 5: PHẦN MỀM BI VÀ KPI - HỢP NHẤT ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

46

4

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

& THỰC TIỄN ÁP DỤNG TẠI VIỆT NAM OCD TỔNG HỢP

T

hời đại Internet bùng nổ, chuyển đổi số (Digital Transformation) ra đời và trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. Nếu hoạt động hiệu quả thì chuyển đổi số sẽ thay đổi toàn diện cách thức mà một doanh nghiệp hoạt động, từ đó hỗ trợ tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại giá trị cho khách hàng.

Có nhiều định nghĩa và cách hiểu về chuyển đổi số. Theo Gartner, chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. Microsoft cho rằng chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp nguồn nhân lực, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

5

Còn theo quan điểm của FPT, chuyển

Dưới đây là một số quan điểm về

đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là

chuyển đổi số:

quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)... thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty. Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích như cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt

Chuyển đổi số không đơn giản chỉ là công nghệ doanh nghiệp áp dụng, mà đó còn là cả quá trình sử dụng để tạo ra, sửa đổi các quy trình kinh doanh, văn hóa cũng như trải nghiệm khách hàng hiện có. Từ đó, đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và sự thay đổi của thị trường.

kịp thời. Qua đó, hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

Theo khảo sát năm 2018 của IDC, chuyển đổi số đang trở thành chiến lược tại các doanh nghiệp, tổ chức trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Gần 90% doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu, cho tới bắt đầu triển khai, thực hiện. Hơn 30% lãnh đạo doanh nghiệp được khảo sát xem chuyển đổi số là vấn đề sống còn, xác nhận hiệu quả trên nhiều khía cạnh như thấu hiểu khách hàng, tăng năng suất lao động, tăng tốc sáng tạo...

“Chuyển đổi số” là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn, giúp hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

6

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Trước khi xem xét về vấn đề dẫn đến thay đổi doanh nghiệp, chúng ta cần trả lời một câu hỏi cơ bản: “Do đâu mà chúng ta có động lực thay đổi, từ việc lưu giữ hồ sơ bằng giấy và bút chuyển sang nền tảng của công nghệ kỹ thuật số?”. Đó chính là khách hàng.

Khách hàng muốn cầm ít tiền mặt và giao dịch ngoài giờ hành chính. Đó là lý do ngân hàng số phát triển. Khách hàng muốn có thực phẩm tươi và sạch hơn. Đó là lý do ngành hàng thực phẩm áp dụng phần mềm quản lý sản xuất và kho vận.

Doanh nghiệp không thể tồn tại nếu thiếu khách hàng.

Bởi vậy, khách hàng luôn là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới và nỗ lực đáp ứng. Khách hàng chính là động lực để xây dựng quá trình chuyển đổi số thành công trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào họ cũng biết bản thân mình đang thực sự muốn gì. Hãy tạm thời quên đi khái niệm “Khách hàng là thượng đế” và đáp ứng tất cả yêu cầu của họ. Hãy biến họ trở thành người bạn của doanh nghiệp để tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Đây chính là cơ sở để xây dựng và phát triển quá trình chuyển đổi số thành công.

Chuyển đổi số có phát triển như thế nào thì công nghệ vốn dĩ vẫn chỉ là công cụ do con người nỗ lực tạo nên. Áp dụng công nghệ chẳng thể đảm bảo được kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới có thành công hay không.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

7

Một công ty mà nhân viên không có tư duy số hóa, văn hóa không nuôi dưỡng sự đổi mới thì đừng mong có một công nghệ nào có thể cứu sống được doanh nghiệp.

Chuyển đổi số không chỉ là hoạt động nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất, tạo lợi nhuận mà hơn hết, nó phải là nền tảng văn hóa của một doanh nghiệp. Và văn hóa đó phải được xây dựng và thực hành trong một chiến lược lâu dài và kiên định.

Chỉ áp dụng thôi thì chưa đủ, cốt lõi là phải hiểu được tiềm năng của công nghệ ấy có thực sự phù hợp hay không?

Thành công của chuyển đổi số phải nằm trong tư duy và cách tiếp cận, giải quyết vấn đề. Hãy trả lời cho câu hỏi: “Công nghệ này thực sự có khả năng gì và chúng ta có thể điều chỉnh quy trình và công việc như thế nào để tận dụng tối đa các khoản đầu tư công nghệ của mình?”

Ứng dụng công nghệ là xác định rằng công nghệ đó có thực sự phù hợp với bước phát triển của doanh nghiệp hay không? Một chiến lược chuyển đổi số đúng đắn phải ứng dụng chính xác các tiềm năng và cơ hội của công nghệ nhằm thực hiện mọi thứ một cách nhanh hơn, tốt hơn và sáng tạo hơn.

8

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp: • Tạo ra sản phẩm/dịch vụ mới hoặc phương thức phục vụ mới • Tiếp cận nhiều khách hàng hơn, xóa bỏ

Báo cáo của các công ty nghiên cứu thị trường lớn như Gartner, IDC... đều chỉ ra rằng chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh…

ranh giới vật lý trong kinh doanh • Loại bỏ nhiều khâu trung gian, tối ưu hóa quy trình của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và mang lại lợi ích, sự tiện lợi cho khách hàng • Giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn nhờ nguồn thông tin quản lý dồi dào và hệ thống • Ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt, kịp thời • Nâng cao năng suất lao động nhờ đòn bẩy công nghệ

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

9

Tại Việt Nam, việc áp dụng chuyển

như VinGroup cũng xây dựng những

đổi số đang được diễn ra tại rất nhiều

nền tảng quản lý khách hàng thống

doanh nghiệp, ở nhiều mức độ

nhất như VinID, giúp khách hàng tích

khác nhau. Tại các ngân hàng, ví

hợp và quản lý thông tin khi giao dịch

dụ Techcombank, việc triển khai

với VinGroup ở nhiều dịch vụ khác

hệ thống core banking và app cho

nhau như thanh toán tiền điện, mua

người dùng giúp khách hàng tham

sắm tại Vinmart… Ở mức độ thấp hơn,

gia sâu vào quy trình kinh doanh của

nhiều doanh nghiệp từng bước ứng

ngân hàng, và trong nhiều trường

dụng các phần mềm quản lý vào các

hợp, làm thay nhiệm vụ của nhân

chức năng khác nhau như DMS ở

viên ngân hàng. Khách hàng của

Trapharco, Sohaco, phần mềm KPI ở

hầu hết các ngân hàng giờ đây có

Cityland, phần mềm quản lý sản xuất

thể tự thực hiện các nghiệp vụ như

ở Hoya Việt nam, bên cạnh phần mềm

kiểm tra số dư, chuyển tiền, gửi tiết

kế toán vốn đã phổ biến ở hầu hết các

kiệm mà không cần đến chi nhánh

doanh nghiệp.

hay phòng giao dịch ngân hàng.

Sự có mặt của Grab hay Uber trước

Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam

đây đã thúc đẩy các nhà cung cấp

nói chung, nhất là doanh nghiệp vừa

dịch vụ gọi xe trong nước như Be hay

và nhỏ vẫn chưa nhận thức đúng

FastGo, những doanh nghiệp vận

vai trò chuyển đổi số trong cuộc

hành hoàn toàn nhờ vào nền tảng

Cách mạng công nghiệp lần thứ tư.

công nghệ. Nhiều doanh nghiệp bán

Cụ thể, theo VCCI, hiện doanh nghiệp

lẻ hoặc kinh doanh chuỗi như GGG đã

vừa và nhỏ của Việt Nam chiếm khoảng

triển khai app cho khách hàng, nhờ

97% tổng số doanh nghiệp, trình độ

đó khách hàng có thể tích điểm thành

khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo

viên ở bất kỳ cửa hàng nào trong hệ

còn thấp, có 80% đến 90% máy móc sử

thống cũng như chủ động chọn các

dụng trong các doanh nghiệp Việt Nam

chương trình khuyến mại của nhà

là nhập khẩu, gần 80% là những

cung cấp. Những doanh nghiệp lớn

công nghệ cũ từ thập niên 1980-1990.

10

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Trong tháng 4/2019, Cisco công bố báo cáo “Chỉ số phát triển kỹ thuật số của doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực châu Á - Thái Bình Dương”, thực hiện trên 1.340 doanh nghiệp tại khu vực nói chung và 50 doanh nghiệp Việt Nam nói riêng.

Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%)... Ngoài ra, chuyển đổi số tương đương với việc thay đổi hầu hết các quy trình làm việc, văn hóa và phương thức điều hành, việc thay đổi này cần bỏ ra một số vốn đầu tư lớn cũng như nguồn lực để hoàn thành. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp vẫn đang đắn đo về việc chưa chắc chắn được kết quả sau khi áp dụng chuyển đổi số và những rủi ro nếu như thất bại. Do đó, đây là một khó khăn mà doanh nghiệp Việt Nam cần đối mặt và đưa ra quyết định để cạnh tranh với các doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Dù vậy, báo cáo cũng chỉ ra rằng các doanh nghiệp Việt Nam vừa và nhỏ Việt Nam đang bước đầu đầu tư vào công nghệ đám mây (18%), an ninh mạng (12,7%), nâng cấp phần mềm, phần cứng để chuyển đổi số (10,7%).

Bản tin này sẽ cung cấp những kinh nghiệm cũng như phương thức chuyển đổi số trong từng cấu phần của doanh nghiệp như sản xuất, nhân sự và bán hàng. Chúng tôi hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho các doanh nghiệp đang băn khoăn về chuyển đổi số trong thời đại CMCN 4.0.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

11

BÀI 1

MARTECH

XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ MARKETING CỦA DOANH NGHIỆP LÊ HÙNG Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Ứng dụng phần mềm Mobio Việt Nam

Mobio được thành lập từ năm 2017. Với tầm nhìn trở thành người tiên phong của xu hướng kỹ thuật số và thương hiệu hàng đầu trong các giải pháp MarTech và CEM tại Việt Nam, Mobio hiện đang cung cấp 2 giải pháp phần mềm trên nền tảng số là DMP (Digital Marketing Platform) và CEM (Customer Experience Management) cho 2 hoạt động Digital Marketing và Loyalty.

12

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Công nghệ Marketing Technology (MarTech) ra đời đánh dấu sự chuyển mình từ Marketing truyền thống sang Marketing công nghệ số hay còn gọi là Digital Marketing, từ đó đặt ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội lẫn thách thức trong việc bắt kịp xu hướng và nâng cao tính hiệu quả của hoạt động Marketing.

Công ty Tư vấn Quản lý OCD đã có buổi phỏng vấn và lắng nghe chia sẻ của Ông Lê Hùng – Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Ứng dụng phần mềm Mobio Việt Nam về sự phát triển của MarTech, những khó khăn thách thức đối với doanh nghiệp Việt Nam và bài học kinh nghiệm từ việc triển khai phần mềm Marketing trong các doanh nghiệp.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

13

PV: Xin chào Ông Lê Hùng, cảm ơn

Các công nghệ của MarTech sẽ khai

ông vì đã dành thời gian cho chúng

thác hết sức mạnh của cả inbound

tôi, Ông có thể giải thích rõ hơn về

lẫn outbound, là nơi trung chuyển nối

MarTech?

2 phần dữ liệu lại với nhau. Đối với ngành MarTech, có một thuật ngữ

Ông Hùng: MarTech là tập hợp

nổi tiếng là “Data driven Marketing –

các giải pháp, nền tảng công nghệ

Marketing dựa vào dữ liệu”. Các giải

phục vụ doanh nghiệp trong quá

pháp MarTech dựa vào công nghệ,

trình xây dựng chiến lược tiếp

dữ liệu để tự động hóa và tối ưu hiệu

thị, quảng bá sản phẩm/ thương

quả làm Marketing trên Internet

hiệu đến với khách hàng mục tiêu

cũng được ngầm hiểu nằm trong

trên hàng loạt các kênh thông tin

nhánh Performance Marketing tức

số (Digital Channel). Bản thân

Marketing có đo lường chuyển đổi -

MarTech là từ ghép giữa Marketing

thay vì Branding – làm thương hiệu.

và Technology đã diễn giải điều này.

Khi người tiêu dùng ngày nay dành càng nhiều thời gian trên Internet, hành vi và trải nghiệm trên các kênh Digital còn tác động đến quyết

PV: : Theo Ông, lợi ích chủ yếu mà các doanh nghiệp thu được khi ứng dụng phần mềm MarTech là gì?

định mua hàng còn mạnh hơn kênh

Ông Hùng: Đối với doanh nghiệp, dù

offline thì việc doanh nghiệp áp dụng

lớn hay nhỏ thì lợi ích khi ứng dụng

MarTech là xu hướng bắt buộc. Sử

phần mềm MarTech sẽ là:

dụng các giải pháp MarTech đúng

• Tự động hóa quy trình tạo ra cơ

và đủ, sẽ mang lại Trải Nghiệm Số

hội bán hàng (Lead Gen), hoặc

tốt cho người tiêu dùng và là một

nuôi dưỡng cơ hội bán hàng

phần quan trọng trong bước chuyển

(Lead Nurturing)

dịch số (Digital Tranformation) của doanh nghiệp.

• Tăng trải nghiệm của khách hàng, người tiêu dùng với doanh nghiệp trên kênh Digital

Marketing Digital chia thành 2 nhóm là inbound và outbound.

• Giảm sự phụ thuộc (chi phí) vào các kênh quảng cáo

14

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Ngoài ra, phần mềm đem lại hiệu

cần Digital vì lượng khách của B2C

quả tốt về mặt vận hành và tính

là vài trăm nghìn, lên tới cả triệu,

tốc độ trong xử lý dữ liệu, hỗ trợ kịp

không doanh nghiệp B2C nào làm

thời trong quá trình phân tích và ra

Marketing theo kiểu tổ chức hội

quyết định. Quá trình chuyển đổi và

thảo mà giải quyết được cả.

ứng dụng công nghệ số cũng là quá trình quản lý sự thay đổi và thích

Các doanh nghiệp B2B thường thiên

nghi với thời đại của doanh nghiệp

về Marketing Thương hiệu. Số lượng

để chuyển mình nhanh hơn trong

khách hàng của các doanh nghiệp

cạnh tranh và phát triển.

B2B

thường

không

nhiều

vì

thế áp dụng Digital Marketing, Performance Marketing không hiệu PV: Phần mềm MarTech phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp nào? Ông Hùng: Ứng dụng Phần mềm

quả bằng B2C. Những doanh nghiệp B2B thường quan tâm nhiều hơn đến đội ngũ sales, và bản thân đội sales đã thực hiện ít nhiều các công việc lẽ ra thuộc về Marketing.

Martech không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ mà phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt với những doanh nghiệp có sự tương tác với lượng lớn khách hàng thì phần mềm Martech sẽ phát huy được hiệu quả cao.

PV: Phần mềm MarTech có phải là sự lựa chọn đầu tiên của doanh nghiệp trong quá trình phát triển và ứng dụng phần mềm? Ông Hùng: Theo tôi là không! Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam sẽ

Chính bởi vậy, loại hình B2C ứng

bắt đầu bằng Phần Mềm Kế Toán

dụng MarTech sẽ mang lại hiệu quả

trước, tiếp theo là các phần mềm hỗ

cao hơn. Các doanh nghiệp B2C rất

trợ bán hàng - POS, rồi tiếp đến là

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

15

CRM/ERP và MarTech. Tuy nhiên tại thời điểm này khi mà thời đại Internet và mạng xã hội phát triển, triển khai MarTech xứng đáng được đặt ngang hàng (triển khai song song) với các phần mềm nêu trên.

Bên cạnh đó, việc ưu tiên lựa chọn phần mềm MarTech trước hay sau phụ thuộc vào mô hình kinh doanh cũng như sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp sản xuất, tự tạo ra sản phẩm (Manufacturing) thì đúng là MarTech chưa phải thứ cần giải quyết trước mắt. Mối quan tâm hàng đầu của họ là bài toán quản trị sản xuất, quản lý nhân sự, kế toán, hay CRM vẫn có thể giúp họ tạo ra doanh thu ổn định. Còn đối với những doanh nghiệp thuần túy là hoạt động thương mại, bán lẻ thì việc họ nhận thức được tầm quan trọng của Marketing hay Sales là rất rõ ràng. Lúc này triển khai MarTech nên được ưu tiên triển khai song song trong nhóm đầu các phần mềm ứng dụng của doanh nghiệp.

PV: Theo ông, doanh nghiệp có những rào cản nào khi ứng dụng phần mềm MarTech? Ông Hùng: Rào cản thì tôi thấy khá nhiều. Đối với các doanh nghiệp lớn, lãnh đạo nhận thức được tầm quan trọng của Martech

16

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

nhưng họ lại rất bận, không dành

Còn rào cản đối với các doanh nghiệp

đủ thời gian để theo đến cùng. Một

SMEs thì còn nhiều hơn, họ vừa chưa

rào cản khác là tốc độ ra quyết định

có đủ kiến thức về ứng dụng Martech,

trong các tổ chức lớn thường thận

vừa thiếu nhân lực, kinh phí cũng như

trọng hơn, quá nhạy cảm trong việc

thời gian. Các doanh nghiệp vừa và

bảo mật dữ liệu, nên quá trình triển

nhỏ chịu sức ép quá lớn về bán hàng,

khai dài và mức độ linh hoạt thấp,

để sinh tồn và mục tiêu phát triển

tăng được tính kiểm soát nhưng

ngắn hạn. Do vậy mức độ áp dụng

giảm tính hiệu quả, điều này làm

mới chỉ ở mức độ nhất thời, nhiều

cho các ứng dụng của công nghệ

khi là “giật gấu vá vai”. Với đối tượng

MarTech gặp nhiều khó khăn.

doanh nghiệp vừa và nhỏ này thì các rào cản trên có thể được giảm thiểu

Rào cản tiếp theo đối với các

bằng việc đưa ra các công cụ dễ dùng

doanh nghiệp lớn là suy nghĩ lối

và giá thành thấp để giảm áp lực lên

mòn rằng Marketing đồng nghĩa

nguồn kinh phí hạn chế của họ.

với làm thương hiệu. Điều này bắt nguồn từ thói quen tìm đến Agency để giải quyết các bài toán Marketing, nhưng tại Việt Nam bởi vì MarTech vẫn còn mới – nên người làm Marketing có tên tuổi

PV: Theo Ông, một doanh nghiệp muốn ứng dụng MarTech thành công thì cần lưu ý điều gì?

thường vẫn đang làm theo kiểu

Ông Hùng: Đối với khách hàng doanh

truyền thống như TCV, quảng cáo.

nghiệp lớn hay SMEs thì quan trọng

Và vì vậy việc triển khai MarTech

nhất vẫn là quyết tâm thì đội ngũ triển

thực tế nhiều khi bị lệch hướng.

khai, vận hành mới có động lực làm việc. Thứ hai là sự kiên nhẫn, muốn

Bằng vào kinh nghiệm thực tế triển

doanh số tăng ngay thì chỉ có đổ tiền

khai trên thị trường, chúng tôi thấy

chạy quảng cáo, giảm giá thành, còn

rằng các doanh nghiệp lớn này

nếu như mình thực sự muốn ứng dụng

cần được khai thông về kế hoạch,

phần mềm MarTech thì phải cần thời

định hướng bởi một quá trình tư

gian. Thứ ba là cần nhân sự triển khai

vấn chiến lược tầm trung và dài

MarTech phù hợp. Cái may mắn là

hạn trước và trong quá trình triển

ngành Marketing không cần quy mô

khai MarTech.

nhân sự lớn mà chỉ cần đúng người.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

17

PV: Ông có thể chia sẻ một dự án mà Mobio đã triển khai không? Ông Hùng: Dự án với quy mô lớn nhất mà Mobio triển khai là Tập đoàn Sun Group. Sun Group có quy mô rất lớn, tuy nhiên họ chưa ứng dụng công nghệ vào Marketing, thực ra họ làm chủ yếu là Branding. Đến một mức độ tăng trưởng nhất định thì Branding không còn là mũi giáo chủ đạo, khi đó họ phải chuyển sang chiều sâu là Performance...

PV: Cảm ơn ông vì những chia sẻ rất hữu ích này!

Bài toán của Sun Group là xây dựng được nền tảng dữ liệu về Marketing cho cả tập đoàn, và thúc đẩy các cơ hội bán chéo giữa các công ty thành viên. Đến nay thì hệ thống đã đi vào hoạt động ổn định với hàng chục triệu bản ghi dữ liệu khách hàng mà tập đoàn có thể tiếp cận trên kênh Digital.

18

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

BÀI 2

IOT VÀ AI TRONG QUẢN LÝ SẢN XUẤT HÀ DUY THIỆN Giám đốc Công nghệ thông tin Hoya Việt Nam

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

19

“Làm thế nào để tiết kiệm chi phí tối đa mà vẫn kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất?”, đây luôn là những trăn trở của các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất. Rất nhiều doanh nghiệp khó khăn trong kiểm soát chi phí và chất lượng, thậm chí đứng trên bờ vực phá sản vì chi phí sản xuất lớn, thất thoát kéo dài mà chất lượng sản phẩm cũng như sản lượng không đạt như cam kết với khách hàng.

VÌ SAO PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT LẠI CẦN THIẾT? Doanh nghiệp luôn kỳ vọng sản xuất với chi phí thấp nhất, chất lượng tốt nhất và sản lượng cao nhất. Song, một trong những nguyên nhân quan trọng khiến bài toán cân đối chi phí – chất lượng – sản lượng trở nên khó khăn đó chính là nguồn thông tin tin cậy, số liệu sản xuất thời gian thực và các thông tin thị trường cần thiết. Nếu doanh nghiệp nắm rõ nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trường của nhóm khách hàng mục tiêu, đồng thời phân tích rõ được các nguồn lực bên trong (máy móc, công nghệ, năng suất, nhân lực, vật tư nguyên liệu…) để lập kế hoạch sản xuất phù hợp, thì khả năng tối ưu hóa các nguồn lực và cân đối được các yếu tố trên sẽ trở nên hiệu quả hơn. Đối với nhiều đơn vị sản xuất nhỏ, việc sử dụng văn bản, giấy tờ, ghi chép thủ công hoặc sử dụng MS office đơn giản (excel, word…) để quản lý sản xuất, quản lý công việc vẫn không quá ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển khoa học công nghệ, sự cạnh tranh mạnh mẽ về chất lượng và tốc độ cung cấp sản phẩm trên thị trường; đặc biệt với những doanh nghiệp có nhu cầu phát triển nóng, mở rộng nhanh chóng về quy mô sản xuất của doanh nghiệp, những cách thức quản lý sản xuất đơn giản, thủ công sẽ kéo các doanh nghiệp sản xuất trở nên tụt hậu, kém tính cạnh tranh và khó kiểm soát tốt hoạt động sản xuất. Đó cũng là lý do hệ thống

20

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

phần mềm điều hành sản xuất hiện

Phần mềm quản lý sản xuất gồm

nay được các doanh nghiệp hết sức

nhiều phân hệ và tính năng phục vụ

quan tâm, sẵn sàng đầu tư xứng đáng

các nhu cầu khác nhau của doanh

để tăng năng suất, kiểm soát chặt chẽ

nghiệp, song nhóm phần mềm về

chất lượng, tối ưu hóa các nguồn lực.

quản lý chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất cần được đặc biệt quan tâm vì chất lượng là một

Phần mềm quản lý sản xuất là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát quá trình sản xuất một cách hiệu quả. Phần mềm quản lý sản xuất thường hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tính giá thành sản phẩm kết nối quy trình quản lý từ đơn đặt hàng bán hoặc kế hoạch kinh doanh; khai báo và quản lý BOM; hoạch định nhu cầu vật tư; cập nhật và kiểm soát tiến độ sản xuất; thống kê sản lượng theo kế hoạch sản xuất/lệnh sản xuất, vận hành quy trình kiểm tra/đánh giá chất lượng sản phẩm; kiểm soát tiêu hao vật tư,… từ đó giúp nhà quản lý kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả, năng lực hoạt động quản lý sản xuất của doanh nghiệp.

trong những yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu chất lượng sản phẩm không đáp ứng yêu cầu và cam kết với khách hàng thì mọi kế hoạch và hoạt động dù có tốt đến đâu cũng không giúp doanh nghiệp/nhà máy phát triển, mở rộng và đứng vững trên thị trường. Bài viết này sẽ tập trung vào phân tích các yếu tố và tiêu chí để lựa chọn/xây dựng Phần mềm quản lý chất lượng sản phẩm phù hợp cho doanh nghiệp.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

21

YẾU TỐ ĐỂ XÂY DỰNG MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM HIỆU QUẢ Các yếu tố cần được xem xét và kiểm soát tốt để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất bao gồm: • Các thông tin đầu vào (KPIV) • Quá trình sản xuất (Process) • Thông tin của sản phẩm đầu ra (KPOV)

Đầu vào - KPIV

Quá trình sản xuất Process

Sản phẩm đầu ra - KPOV

22

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Những yếu tố tham gia vào quá trình hình thành nên sản phầm và quyết định chất lượng của sản phẩm trong doanh nghiệp được thể hiện qua khái niệm 4M+E.

Material M1 - Nhóm 1

Man M2 - Nhóm 2

Machine M3 - Nhóm 3

Method M4 - Nhóm 4

Environment E - Nhóm 5

quá trình sản xuất

SẢN PHẨM

?

CHẤT LƯỢNG

M1 – Material: Các yếu tố nguyên liệu đầu vào trong sản xuất (nguyên liệu chính hoặc nguyên liệu phụ) M2 – Man: Công nhân sản xuất, người phụ trách hoạt động của máy M3 – Machine: Máy móc sử dụng trong sản xuất, công nghệ sử dụng M4 – Method: Các phương pháp quản lý chất lượng E - Environment: Các yếu tố môi trường xung quanh tham gia vào quá trình sản xuất như nhiệt độ, độ ẩm, nguồn nước và không khí

Để xây dựng được phương pháp cải tiến chất lượng sản phẩm phù hợp với điều kiện thực tế, doanh nghiệp cần xác định trong 5 yếu tố trên, yếu tố nào gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

NÊN LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NÀO LÀ PHÙ HỢP? - Nếu chất lượng sản phẩm bị phụ thuộc lớn nhất từ yếu tố Material nguyên vật liệu, vật tư, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống phần mềm quản lý ERP – phân hệ mua bán và quản lý tồn kho để có thể quản lý được nguồn gốc khi mua nguyên liệu, ngày mua, ngày nhập kho, thời gian tồn trong kho, thời gian còn hạn sử dụng của nguyên liệu, chi tiết lịch sử quá trình sử dụng nguyên vật liệu.

Hoặc những phần mềm có thể quản lý được thông tin nguyên vật liệu đầu vào để kiểm soát tốt các thông tin này trước khi đưa vào sản xuất.

- Nếu chất lượng sản phẩm bị phụ thuộc lớn nhất từ yếu tố Man - Con người, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự chuyên sâu. Ngoài việc theo dõi các thông tin về nhân sự, phần mềm còn là công cụ để quản lý về năng lực, kết quả công việc, đào tạo, tuyển dụng, đãi ngộ, chính sách để thúc đẩy động lực…

Phần mềm có thể tổng hợp và phân tích các đặc điểm có xu hướng theo số đông để xác định những yếu tố ảnh hưởng đến cá nhân có tác động đến chất lượng của sản phẩm.

23

- Nếu chất lượng sản phẩm bị phụ thuộc lớn nhất từ yếu tố Machine - Máy móc, công nghệ, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý máy móc thiết bị và công nghệ. Thông thường, mỗi máy sản xuất đều có bộ điều khiển PLC và màn hình điều khiển máy HMI, song không phải doanh nghiệp nào cũng đầu tư hệ thống máy móc đồng bộ có tính liên kết chặt chẽ về luồng thông tin mà nhiều khi là các máy móc đầu tư rời rạc.

Doanh nghiệp có thể đặt hàng các nhà cung cấp xây dựng phần mềm đọc và kết nối các thông tin từ các PLC rời rạc có sẵn về một hệ thống để theo dõi, phân tích dữ liệu một cách tổng thể. Từ đó giám sát được quá trình sản xuất, chất lượng từng sản phẩm, tình trạng từng máy móc, thời gian sản xuất và điều phối lượng nguyên vật liệu đầu vào. Có thể gắn thêm các cảm biến đo, và sử dụng bộ Datalogger đi kèm để thu thập các thông tin về chạy máy nhằm giúp cho việc kiểm soát chất lượng tốt hơn.

24

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

KHÓ KHĂN CHÍNH KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KHÓ KHĂN VỀ KỸ THUẬT • Máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ của doanh nghiệp đã được đầu tư từ lâu và thiếu nhiều tính năng tiện ích • Các máy móc được đầu tư không đồng bộ nên không đồng nhất dữ liệu, chi phí đầu tư, cải tiến, nâng cấp về kỹ thuật cho hệ thống thiết bị, công nghệ hiện tại lớn, rủi ro trong việc lựa chọn thiết bị, công nghệ không phù hợp

KHÓ KHĂN TỪ CON NGƯỜI • Quá trình số hóa doanh nghiệp là quá trình thay đổi của tổ chức, thay đổi trong quy trình làm việc, trong phối hợp, trong cách thức kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chức năng…nên sẽ gặp phải sự phản đối của nhiều nhóm/cá nhân và tập thể trong doanh nghiệp • Kỹ năng sử dụng và thao tác phần mềm của các cán bộ nhân viên hiện tại gây tâm lý e ngại cho người lao động • Đội ngũ triển khai phần mềm chưa đủ năng lực hoặc thiếu ổn định

KHÓ KHĂN TỪ DOANH NGHIỆP • Doanh nghiệp chưa có quy trình rõ ràng, hoạt động theo kinh nghiệm, thói quen và xử lý sự vụ • Chi phí đầu tư phần mềm là rào cản cho các doanh nghiệp nhỏ • Dữ liệu doanh nghiệp không đồng bộ

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM HIỆU QUẢ • Ban lãnh đạo quyết tâm, sát sao trong quá trình áp dụng phần mềm, dẫn dắt quá trình thay đổi đó của tổ chức • Bộ phận triển khai phần mềm thực hiện tốt công tác truyền thông đến toàn bộ công ty, nhân viên để có nhận thức đúng về lợi ích sử dụng phần mềm • Tất cả dữ liệu cần phải được đưa lên hệ thống càng sớm càng tốt theo thời gian thực hiện để hệ thống mới có thể phân tích, đưa ra cảnh báo nếu có vấn đề về chất lượng một cách kịp thời • Để lấy dữ liệu từ các máy sản xuất, doanh nghiệp có thể lấy từ màn hình HMI hoặc bộ điều khiển PLC của máy. Tuy nhiên, không phải máy nào cũng có sẵn các kết nối (Mạng, USB, cổng COM, cổng RS 232 v..), khi đó doanh nghiệp cần phải đầu tư, hoặc thay màn hình HMI hoặc phải nâng cấp bộ điều khiển PLC của máy

25

26

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

• Đối với các máy đo thông số sản

• Khi xem xét đến yếu tố chất lượng

phẩm sau khi sản xuất xong để

thì toàn bộ quy trình kiểm soát

kiểm soát chất lượng cần được kết

cần được chuẩn hóa bằng tài liệu

nối máy tính, hoặc sử dụng các

rõ ràng. Cần xác định dữ liệu, yếu

barcode đời mới để đọc các dữ liệu

tố ảnh hưởng đến chất lượng sản

text giúp đưa dữ liệu vào hệ thống

phẩm

một cách chính xác thay vì nhập bằng tay

• Quy trình thực hiện trong sản xuất và thao tác sử dụng phần mềm

• Đối với thông số môi trường thì việc

cần được xây dựng chặt chẽ, rõ

thu thập dữ liệu từ các cảm biến,

ràng, dễ hiểu để người sử dụng dễ

thường dữ liệu này rất lớn nên cần

dàng làm quen, thực hiện hiệu quả

lựa chọn lưu trữ trên cloud, song có thể dẫn đến tăng chi phí và giảm tính bảo mật • Đối với việc quản lý nguyên liệu, khi triển khai hệ thống ERP cũng sẽ gây tốn kém ban đầu, có thể chọn các hệ thống khác để thay thế và ưu tiên lưu trữ những thông tin quan trọng cho sản xuất

• Nhóm phụ trách trong nhà máy cần phải thường xuyên liên lạc hàng tuần, hàng tháng - với nhóm phát triển phần mềm để đảm bảo mọi việc được đi đúng hướng

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

27

Phần mềm chuyên sâu Hợp nhất quản lý & điều hành

https://ooc.vn

28

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

BÀI 3

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC NGUYỄN THỊ NAM PHƯƠNG Tư vấn trưởng Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Ngành quản trị nhân sự có những thay đổi vượt trội trong doanh nghiệp trong khoảng 20 năm gần đây, khi bộ phận quản trị nhân sự từ vai trò thực thi các thủ tục hành chính và chỉ thực hiện một số ít những nghiệp vụ đã trở thành một bộ phận xây dựng và thực thi chiến lược nhờ thay đổi kép ở hai khía cạnh: a/ Sự gia tăng năng lực của bộ phận nhân sự cùng với quan điểm quản trị tiên tiến của lãnh đạo cấp cao. b/ Nền tảng công nghệ thông minh được ứng dụng trong quản trị nhân sự mang lại giá trị lớn cho công tác quản trị doanh nghiệp.

Ngày nay, việc đưa vào những ứng dụng thông minh để thực hiện nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực đã trở nên thông dụng. Sự sẵn có của rất nhiều ứng dụng thông minh và năng lực kết nối kết quả công việc thực hiện trên các ứng dụng đó của bộ phận quản trị nhân sự trong tổ chức và doanh nghiệp đang cung cấp cho các nhà quản trị nhân sự và quản trị doanh nghiệp những công cụ và thông tin đáng giá để thực hiện công việc quản lý và ra quyết định tốt hơn.

Hai thay đổi nêu trên đồng thời xảy ra như một xu hướng tất yếu đã tạo nên cơ hội để bộ phận quản trị nhân sự được sắm vai trò chiến lược và dài hạn hơn trong doanh nghiệp. Ngày nay, nhà quản trị NNL phải đặt ra được các yêu cầu thiết kế và khai thác sử dụng được các phần mềm quản trị nguồn nhân lực chuyên biệt của doanh nghiệp đồng thời kết nối với các ứng dụng khác để phục vụ cho việc xử lý các vấn đề nhân sự, xây dựng chính sách và ra quyết định nhanh, chính xác của lãnh đạo doanh nghiệp.

OCD OCD || BẢN BẢN TIN TIN LÃNH LÃNH ĐẠO ĐẠO VÀ VÀ THAY THAY ĐỔI ĐỔI || SỐ SỐ 23 23

29 29

PHẦN MỀM NHÂN SỰ CẦN ĐÁP ỨNG CÁC NHU CẦU NÀO CỦA CÁC NHÓM KHÁCH HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP? Từ 5 năm trở lại đây, xu hướng ứng dụng vượt ra ngoài biên giới một phần mềm duy nhất đang hiện hữu rõ nét. Các nhà quản trị nguồn nhân lực đặt mục tiêu gia tăng hiệu suất thực hiện các chức năng chính của nghiệp vụ, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của 3 khách hàng chính là nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung (quản lý các bộ phận chức năng) và nhân viên. Nhu cầu của 3 khách hàng này có thể được tóm tắt như sau: Nhà Quản lý cấp cao

Nhà Quản lý cấp trung

Nhân viên cần được trao

cần các thông tin quá

cần các công cụ để quản

đổi hai chiều với nhà

khứ, dự báo tương lai,

lý nhân sự trực tiếp, ra

quản lý và đồng nghiệp.

phân tích xu hướng

quyết định trong thu

Họ kỳ vọng được đưa

của

trong

hút, phát triển và giữ

và nhận thông tin, giải

doanh nghiệp và trong

nhân viên dưới quyền.

thích các chính sách,

ngành, các khuyến nghị

Việc này đòi hỏi bộ phận

truyền thông về hiện

chính sách quản trị và

nhân sự phải chuẩn hóa

trạng và tương lai của

phát triển nhân sự, các

được các quy định, quy

bản thân cũng như của

chương trình cải thiện

trình và hướng dẫn nhất

doanh nghiệp.

hệ thống quản lý hoặc

quán cho các cán bộ

kỹ năng quản lý và

quản lý cấp trung, đồng

văn hóa doanh nghiệp

thời tư vấn cho họ trong

nhằm

hiệu

quá trình ra quyết định

suất hoạt động của

đối với các tình huống cụ

doanh nghiệp tốt hơn.

thể.

nhân

tạo

sự

ra

30

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TỐT CẦN CÓ CÁC ĐẶC TÍNH VÀ TÍNH NĂNG GÌ? Để phục vụ hiệu quả cho nhu cầu của các nhóm khách hàng trên trong doanh nghiệp, một phần mềm Quản trị nguồn nhân lực tốt cần có đặc tính như sau: PHẢN ÁNH ĐÚNG BẢN CHẤT NGHIỆP VỤ VÀ DÒNG CÔNG VIỆC GIAO DIỆN THÂN THIỆN, DỄ SỬ DỤNG

CUNG CẤP THÔNG TIN PHÂN TÍCH LỊCH SỬ PHỤC VỤ NHÀ QUẢN LÝ

BÁO CÁO ĐẸP, ĐỘNG, THỜI GIAN THỰC, ĐỒNG NHẤT, DỮ LIỆU LỊCH SỬ, CẢNH BÁO

CHO PHÉP TỰ THIẾT KẾ/ĐIỀU CHỈNH NỘI DUNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ

CƠ CHẾ NHẬP LIỆU, XUẤT DỮ LIỆU LINH HOẠT LƯU TRỮ DỮ LIỆU LỊCH SỬ

PHÂN QUYỀN CHẶT CHẼ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN TRÊN QUY MÔ LỚN

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

31

V

ới thực tế vận hành các hoạt động quản trị nhân sự mang nặng tính hành chính, các phần mềm được phát triển thời gian trước những năm 2000 cũng chỉ đáp ứng được nhu cầu thao tác nghiệp vụ cơ bản và không đưa ra được các báo cáo quản trị cần thiết cho các quyết định chiến lược. Phân tích nhu cầu đào tạo, hiệu quả tuyển dụng và đào tạo, chất lượng nguồn nhân lực chưa bao giờ được phản ánh trong các tính năng của phần mềm. Phần mềm Quản trị nguồn nhân lực chuyên sâu là công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp để thực hiện và phân tích các nghiệp vụ nhân sự, có thể phân tách thành các phần mềm hoặc phân hệ riêng lẻ trong hệ sinh thái phần mềm Quản trị nguồn nhân lực, những tính năng cần có như sau: 01. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC • Dành cho các vị trí cấp trung trở lên để thiết kế chuỗi giá trị, cơ cấu tổ chức, hệ thống chức năng, chức danh và mô tả công việc từng vị trí • Kết xuất tài liệu cơ cấu, ma trận chức năng công ty, bộ phận và mô tả công việc dưới dạng excel hoặc pdf để trình ký, lưu trữ • Tạo các phân tích dữ liệu theo hoạt động chức năng và hiệu suất doanh nghiệp theo yêu cầu

02. THÔNG TIN NHÂN SỰ • Quản lý thông tin cá nhân và gia đình • Quản lý thông tin làm việc và phát triển, quyền lợi, chi phí liên quan tới mỗi cá nhân • Cập nhật thông tin hàng loạt vào hệ thống và tra cứu, tìm kiếm hồ sơ • Kế thừa thông tin nhân sự từ các module khác của phần mềm nhân sự và các phần mềm quản lý chức năng khác

32

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

03. CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ • Thiết lập các chính sách liên quan đến nhân sự • Điều chỉnh chính sách linh hoạt • Cơ chế phân cấp, phân quyền, giám sát điều chỉnh chính sách • Lưu trữ các phiên bản của các chính sách • Báo cáo theo dõi và phân tích tình hình sử dụng các chính sách

04. PHÂN TÍCH NHÂN SỰ • Phân tích hiệu quả các hoạt động quản trị nhân sự và chất lượng nguồn nhân lực dựa trên thông tin nhân sự • Hệ thống báo cáo phân tích nhân sự

05. HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC • Phân tích, đánh giá hiện trạng nguồn nhân lực • Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp • Hệ thống báo cáo

06. ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC • Thiết kế từ điển năng lực • Thiết kế khung năng lực • Thiết lập đợt đánh giá, theo dõi giám sát đợt đánh giá • Hệ thống báo cáo năng lực cấp công ty, bộ phận và hồ sơ năng lực cá nhân • Tạo các phân tích dữ liệu theo hoạt động chức năng và hiệu suất doanh nghiệp theo yêu cầu

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

07. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC (VÍ DỤ THEO BSC-KPI) • Thiết kế và xây dựng hệ thống chỉ tiêu BSC-KPI thực thi và theo dõi kết quả thực hiện công việc • Có hệ thống chỉ tiêu chuẩn theo từng mảng làm nền tảng để thu thập thông tin, tạo các phân tích dữ liệu theo hoạt động chức năng và hiệu suất doanh nghiệp theo yêu cầu • Có các báo cáo KPI và báo cáo vận hành

08. QUẢN LÝ ĐÃI NGỘ • Tính lương • Báo cáo phân tích

09. QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG • Xác định nhu cầu tuyển dụng • Thực hiện tuyển dụng • Báo cáo

10. QUẢN LÝ ĐÀO TẠO • Báo cáo nhu cầu đào tạo theo mục tiêu chiến lược • Lập kế hoạch đào tạo • Theo dõi thực hiện đào tạo • Đánh giá kết quả và hiệu quả đào tạo (hệ thống báo cáo)

11. CỔNG THÔNG TIN NHÂN SỰ • Cho phép nhà quản lý/quản lý nhân sự thực hiện: khảo sát, thông báo, phản hồi, quản lý thông tin • Cho phép nhân viên tự cập nhật hồ sơ cá nhân • Cho phép nhân viên đăng ký các loại thông tin phản hồi với nhà quản lý (nghỉ, đăng ký hoạt động) • Cho phép nhân viên tự xem được các thông tin liên quan

33

34

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

TRONG THỜI KỲ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ MẠNH MẼ, CÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ CHO QUẢN TRỊ NHÂN SỰ KHÔNG DỪNG LẠI THUẦN TÚY LÀ MỘT PHẦN MỀM DUY NHẤT. ỨNG DỤNG TRÊN NỀN TẢNG MẠNG XÃ HỘI (LINKEDIN, FACEBOOK), CÔNG CỤ TÌM KIẾM GOOGLE ĐƯỢC KẾT HỢP VỚI PHẦN MỀM ĐỂ MANG LẠI MỘT GIÁ TRỊ LỚN HƠN VỀ THÔNG TIN RA QUYẾT ĐỊNH NHỜ TỐC ĐỘ KHAI THÁC DỮ LIỆU VÀ CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ DỮ LIỆU VƯỢT TRỘI.

BA LÝ DO CHÍNH KHIẾN CHO PHẦN MỀM ERP HIẾM KHI CÓ CẤU PHẦN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ĐÁP ỨNG NHU CẦU QUẢN LÝ

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

35

Sau năm 2000, các doanh nghiệp có xu hướng phản ánh hoạt động trên một hệ thống hợp nhất tạm gọi là ERP, tức là quản trị nhân sự được khởi tạo như một cấu phần của phần mềm quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, có ba lý do chính khiến cho các phần mềm ERP hiếm khi có cấu phần quản trị nhân sự (HRM) đáp ứng được nhu cầu quản lý, bao gồm: 01.

Bản thân doanh nghiệp chưa có được mức độ phát triển cao của nghiệp vụ quản trị nhân sự. Khái niệm về các phân tích nhân sự, nghiên cứu xu hướng và ra quyết định chính sách như một chức năng chiến lược của quản trị nhân sự vẫn chưa tồn tại trong nhận thức của các nhà điều hành cấp cao. Họ chưa đặt ra đầu bài này cho bộ phận quản trị nhân sự. Bản thân những người làm quản trị nhân sự do không được tiếp cận với hoạt động bài bản, có kiến thức nền tảng về quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự tốt, nên không thể chủ động đưa ra những báo cáo có giá trị quản lý để thay đổi

02.

quan niệm của nhà lãnh đạo cấp cao.

Số đông doanh nghiệp chưa áp dụng

03.

phương pháp quản trị nhân sự hiện đại, một phần do thiếu người thực

Các nhà phát triển phần mềm còn

hiện, một phần do ưu tiên đầu tư vào

thiếu rất nhiều kiến thức thực tế về

hệ thống sản xuất kinh doanh đã

vận hành chức năng quản trị nhân

tiêu tốn nhiều thời gian và nỗ lực của

sự. Họ chưa tư vấn được cho doanh

doanh nghiệp, một phần khác do chất

nghiệp hoàn thiện các luồng công

lượng của thực thi phương pháp bị

việc của quản trị nhân sự trong quá

phụ thuộc vào trình độ của nhà quản

trình thực hiện phân tích nghiệp vụ

lý – vốn là những người giỏi chuyên

(business analysis – BA), một phần

môn, quản lý thành thạo kỹ thuật hơn

cũng do bản thân họ chưa được tiếp

là quản lý con người.

xúc với hệ thống quản trị hiện đại.

36

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC THÀNH CÔNG TRONG DOANH NGHIỆP Một số điều kiện cơ bản để doanh nghiệp thực hiện thành công việc số hóa quản trị nhân sự bao gồm: Có sự lãnh đạo cho định hướng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp. Bất cứ sự thay đổi nào cũng đòi hỏi một nỗ lực quản lý thay đổi, nhưng đôi khi chúng ta không hoàn toàn tìm được người có khả năng thực thi vai trò nêu trên.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

37

Chi phí đầu tư cho hệ thống tương

Kỹ năng xử lý thông tin của nhà quản

xứng với giá trị mang lại cho các nhà

lý cấp cao và quản trị nhân sự cần được

quản lý cấp trung và cấp cao. Để đánh

nâng cao để theo kịp với tính năng hệ

giá được mức độ tương xứng, cần có

thống. Họ cần được đào tạo để chịu sử

các phân tích chỉ tiêu định lượng ban

dụng và sử dụng thành thạo các mô

đầu liên quan tới mục tiêu đầu tư và

hình thống kê và phân tích dữ liệu, chỉ

ước lượng giá trị mang lại.

số hiệu quả quản trị nhân sự, do vậy khi được cung cấp dữ liệu và thông tin,

Chọn thời điểm đầu tư thích hợp. Khi hệ thống quản lý chưa được chuẩn hóa, các nghiệp vụ thực hiện chưa logic và

họ sẽ biết sử dụng ra sao và để làm gì.

Phần mềm vì vậy khi xây dựng xong mới phát huy tác dụng.

đúng chuẩn nghề nghiệp, luồng công việc chưa tạo nên một dòng chảy hợp lý, thì việc áp dụng phần mềm là không khả thi. Một số doanh nghiệp hy vọng rằng phần mềm sẽ giúp tự chuẩn hóa được các quy trình công việc đã cố gắng đầu tư nhưng thường thất bại trong việc xây dựng một quy trình khiên cưỡng không phù hợp với mô hình quản trị và văn hóa ra quyết định của mình. Do vậy, cần bảo đảm chuẩn hóa được hệ thống trước khi thực hiện đầu tư phần mềm.

Để thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần phải có các cá nhân dẫn dắt, điều phối thực hiện và tham gia thực hiện. Doanh nghiệp đôi khi không có đủ nhân sự hoặc nhân sự không có đủ kỹ năng để thực hiện vai trò này.

Tìm kiếm được phần mềm phù hợp.

Các phần mềm cung cấp hiện nay trên thị trường chưa hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng của các nhà quản lý về hiệu suất hóa xử lý nghiệp vụ, tăng tính tức thời và chính xác của các thông tin phục vụ ra quyết định. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tới khả năng tùy chỉnh phần mềm của nhà cung cấp để phù hợp với mô hình vận hành công việc của mình.

Cần có sự tích hợp giữa phần mềm Quản trị NNL và các phần mềm quản lý chức năng khác nhau trong doanh nghiệp (CRM, DMS, ERP) để đảm bảo dữ liệu nhân sự được kết nối, theo dõi được kết quả và hiệu suất của nhân viên từ các phần mềm này.

38

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

BÀI 4

LỰA CHỌN VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG CRM PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP TĂNG VĂN KHÁNH Chủ tịch Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Phần mềm CRM là phần mềm giúp lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng, các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ, chăm sóc khách hàng và cung cấp thông tin cho hoạt động Marketing và bán hàng của doanh nghiệp, cung cấp các báo cáo quản lý bán hàng cũng như thông tin đầu vào cho phân hệ báo cáo vận hành (BI) hay KPI của doanh nghiệp.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

39

TẠI SAO CẦN PHẦN MỀM CRM? Khi làm việc với khách hàng, là một

Một trường hợp khác, khi cán bộ phụ

doanh nghiệp cung cấp dịch vụ B2B,

trách kinh doanh của một công ty

tôi đề nghị họ cung cấp thông tin

dược rời công ty, toàn bộ thông tin về

về tình hình kinh doanh của doanh

khách hàng ở hơn chục tỉnh mà anh

nghiệp trong 5 năm gần nhất. Tôi

ta phụ trách cùng với các giao dịch

được khách hàng cung cấp 60 file

quá khứ với những khách hàng đó đi

Excel, mỗi file chứa khoảng 500 giao

theo, và doanh nghiệp đó phải mất

dịch hàng tháng. Khi ghép nối những

rất nhiều thời gian và công sức để

file đó với nhau, khá nhiều phát hiện

thiết lập lại quan hệ và giao dịch kinh

thú vị được tìm thấy, như hàng năm

doanh với những khách hàng đó. Đó

họ mất khoảng 10% số lượng khách

chỉ là 2 trong rất nhiều ví dụ của việc

hàng mà không hề nhận biết điều đó.

doanh nghiệp không có một hệ thống CRM tập trung.

PHẦN MỀM CRM GIÚP DOANH NGHIỆP: Lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng, khách hàng tiềm năng một cách có hệ thống và liên tục theo thời gian Quản lý các giao dịch bán hàng (deals) Quản lý quá trình bán hàng (check tồn kho, báo giá, hợp đồng, xuất hoá đơn…) - cung cấp thông tin về tình trạng của từng đơn hàng, có thể dưới dạng thanh trạng thái và chỉ thị màu Đối với những doanh nghiệp đã triển khai số hóa các hệ thống cung cấp dịch vụ (lõi), ví dụ hệ thống giao dịch trực tuyến của ngân hàng hay các công ty viễn thông thì CRM thường sẽ được tích hợp trực tiếp vào hệ thống này. Trong trường hợp đó, bản thân khách hàng khi thực hiện các giao dịch đã thực hiện thay khá nhiều hoạt động của nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp. Ở những doanh nghiệp hay ngân hàng có lượng khách hàng lớn như thế này, vai trò của phần mềm CRM được mở rộng ra khá nhiều. Đồng thời, sự tham gia trực tiếp của khách hàng vào các giao dịch trực tuyến cũng tiết kiệm khá nhiều thời gian, chi phí của doanh nghiệp, ví dụ thuê địa điểm giao dịch…

40

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Quản lý hợp đồng, bao gồm

Cung cấp các báo cáo về

giá trị hợp đồng, nội dung

doanh thu, cơ cấu doanh thu

hợp đồng và mức độ thực

theo sản phẩm, theo khách

hiện của từng hợp đồng

hàng, vùng miền, nhân viên

Quản lý công nợ hay tiến độ thanh toán của hợp đồng Cung cấp thông tin về đầu

bán hàng hay nguồn khách hàng/đơn hàng, báo cáo về giá trị khách hàng hàng năm…

bài cho các hệ thống/phần

Hạn chế sự phụ thuộc vào

mềm quản lý vận hành như

sổ sách, ghi chép hay trí nhớ

quản lý sản xuất, quản lý dự

của nhân viên kinh doanh.

án, quản lý dịch vụ

Giảm thiểu rủi ro mất khách

Quản lý đội ngũ bán hàng Quản lý quan hệ khách hàng Quản lý và cung cấp thông tin về lịch sử giao dịch của khách hàng, hỗ trợ công tác Marketing, chăm sóc khách hàng hoặc bán hàng. Phần mềm CRM có thể tích hợp hoặc bao gồm các tính năng như tính điểm khách hàng, phân loại khách hàng, quản lý thẻ khách hàng/thành viên trung thành Hỗ trợ thực hiện các chiến dịch chăm sóc khách hàng thông qua các kênh OTT, SMS, email…

hàng hay hợp đồng khi có sự biến động nhân sự kinh doanh

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

41

SỰ KHÁC NHAU CỦA PHẦN MỀM CRM GIỮA DOANH NGHIỆP B2B VÀ DOANH NGHIỆP B2C: Doanh nghiệp B2B và doanh nghiệp B2C có sự khác nhau đáng kể về quy trình bán hàng như đối tượng khách hàng, quy mô đơn hàng, số lượng bán hàng, hợp đồng, hóa đơn… Phần mềm CRM phục vụ doanh nghiệp B2B và B2C cũng có sự khác biệt đáng kể:

Phần mềm CRM B2C chú trọng đến

Phần mềm CRM B2C thường có tác

việc quản lý thao tác bán hàng (check

động mạnh mẽ hơn đến việc hỗ trợ

giá, tính tiền, thanh toán…), thường

thông tin cho bán hàng, chăm sóc

yêu cầu tích hợp với phần mềm thanh

khách hàng và Marketing do xử lý

toán, máy đọc barcode…

số lượng đơn hàng lớn và liên tục. Số lượng giao dịch càng lớn thì CRM càng phát huy tác dụng mạnh mẽ hơn.

Phần mềm CRM B2C tích hợp hoặc kết nối hệ thống cung cấp dịch vụ lõi giúp khách hàng chủ động tham gia vào quá trình giao dịch/cung cấp dịch vụ nhiều hơn.

Phần mềm CRM B2C hỗ trợ thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng mạnh mẽ và trực tiếp hơn.

Phần mềm CRM B2B chú trọng hơn đến quản lý hợp đồng, công nợ do đây là khâu phức tạp trong giao dịch B2B.

42

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM CRM TRONG TỔNG THỂ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Có thể nói phần mềm CRM quản lý “đầu vào” thông tin kinh doanh của doanh nghiệp, từ lúc doanh nghiệp bắt đầu có giao dịch với khách hàng (nhận yêu cầu, tiếp xúc hay xác định nhu cầu) đến khi hợp đồng được ký kết và hoàn tất.

Việc ký hợp đồng hay bất kỳ một hình thức xác nhận mua hàng nào là điểm khởi đầu cho các hoạt động của doanh nghiệp như sản xuất, vận hành, cung cấp dich vụ, hạch toán…

Do đó, có thể coi phần mềm CRM như một module quản lý “đầu vào” trong toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông tin từ CRM sẽ được kết chuyển sang các phân hệ quản lý khác của doanh nghiệp.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

Thông tin về hợp đồng, doanh thu được kết chuyển sang hệ thống kế toán để ghi nhận hợp đồng, doanh thu, thuế VAT. Thông tin về kết quả bán hàng của nhân viên kinh doanh được kết chuyển sang phần mềm nhân sự/KPI để tính KPI hoặc đánh giá kết quả công việc của nhân viên kinh doanh, phục vụ trả lương, thưởng.

Thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch của khách hàng có thể được cung cấp cho Marketing để thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng, lập kế hoạch Marketing.

Thông tin về hợp đồng, doanh thu, cơ cấu doanh thu… có thể được kết chuyển sang phần mềm BI hoặc KPI để lập các báo cáo vận hành hoặc lên dashboard, từ đó cung cấp trực tiếp cho nhà quản lý doanh nghiệp.

43

44

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

TRIỂN KHAI PHẦN MỀM CRM CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ?

Do phần mềm CRM là khâu đầu của dòng thông tin vào doanh nghiệp, khi triển khai phần mềm CRM cần lưu ý:

Phần mềm CRM nên được triển khai trước các phần mềm khác, để đảm bảo cung cấp dữ liệu đầu vào cho các phần mềm khác

Thống nhất một số nguyên tắc ghi nhận với các phần mềm khác như kế toán, nhân sự; ví dụ như nguyên tắc ghi nhận doanh thu, công nợ, kết quả bán hàng, mã hợp đồng, mã khách hàng… để đảm bảo các phần mềm “nói chuyện được với nhau” Thống nhất cơ sở dữ liệu (khách hàng, giao dịch, hợp đồng) và nguyên tắc nhập liệu để đảm bảo dữ liệu chính xác, tránh chồng chéo Phân quyền cho người dùng để bảo mật thông tin cũng như giao trách nhiệm tự cập nhật số liệu cho nhân viên kinh doanh

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

45

Sử dụng các công cụ hỗ trợ nhập liệu nhanh hoặc tự động như máy đọc barcode, …để tiết kiệm thời gian nhập liệu Hỗ trợ cơ chế so sánh/tìm kiếm dữ liệu nhanh để giúp người sử dụng tránh được việc nhập trùng dữ liệu Hướng tới việc tích hợp CRM với hệ thống quản lý giao dịch lõi để đưa khách hàng tham gia vào quá trình giao dịch/cung cấp dịch vụ

Khi phần mềm CRM sẵn sàng, cần ngay lập tức xác định thời điểm phù hợp chuyển đổi dữ liệu lên hệ thống mới, để tránh việc người sử dụng phải cùng lúc sử dụng song song 2 hệ thống (sổ sách hoặc file cũ) và phần mềm

Việc lựa chọn và triển khai phần mềm CRM phụ thuộc nhiều vào đặc điểm của mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn nhà cung cấp hay phần mềm CRM là tính phù hợp của phần mềm CRM đó với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

CRM mới Hệ thống báo cáo cần cung cấp những thông tin thiết thực nhất cho Trưởng phòng/Giám đốc kinh doanh dưới dạng các đồ thị trực quan, so sánh được theo thời gian, đối tượng và có chỉ thị màu cho các trạng thái khác nhau để giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt vấn đề khi xem báo cáo Có API tích hợp để có thể tích hợp vào các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp

T 46

BÀI 5

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

PHẦN MỀM BI VÀ KPI HỢP NHẤT ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TĂNG VĂN KHÁNH Chủ tịch Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Hệ thống chỉ tiêu BSC-KPI – hay “Hệ thống chỉ số kết quả trọng yếu của doanh nghiệp”, thường được biết đến với tên gọi ngắn gọn là KPI – đang dần trở thành một công cụ thiết yếu trong điều hành doanh nghiệp và quản lý kết quả công việc của nhân viên. Có nhiều yếu tố đảm bảo sự thành công của triển khai BSC-KPI tại doanh nghiệp, trong số đó, việc lựa chọn hay sử dụng một phần mềm KPI phù hợp là hướng đi tất yếu.

Phần mềm KPI – Hướng đi tất yếu để triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp Để triển khai thành công, hệ thống

Tuy nhiên, để đảm bảo triển khai thành

chỉ tiêu KPI phải được thiết kế bám

công hệ thống chỉ tiêu KPI dài hạn và

sát chiến lược và cơ cấu tổ chức của

thực sự trở thành một công cụ quản lý

doanh nghiệp, đảm bảo tính tập trung

hiệu quả của doanh nghiệp, một phần

nhờ quản lý số lượng chỉ tiêu và phân

mềm KPI phù hợp, được tích hợp tốt

bổ trọng số hợp lý, chỉ tiêu KPI cấp bộ

với các phần mềm quản lý khác của

phận và chỉ tiêu KPI cá nhân phải đảm

doanh nghiệp như CRM, DMS, phần

bảo phù hợp với chức năng của của bộ

mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý

phận và cá nhân đó.

sản xuất, phần mềm kế toán hay chính phần mềm nhân sự là không thể thiếu.

T OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

47

VẬY PHẦN MỀM KPI CÓ NHỮNG ĐẶC ĐIỂM GÌ VÀ TẠI SAO NÓ LẠI CÓ VAI TRÒ QUAN TRỌNG TRONG VIỆC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG CHỈ TIÊU KPI? 01.

PHẦN MỀM KPI KHÔNG NÊN BỊ COI LÀ MỘT MODULE CỦA PHẦN MỀM NHÂN SỰ Thực tế là Phòng Nhân sự không thể

Do đó, phần mềm KPI trước tiên phục

quản lý được KPI của công ty cũng như

vụ việc thiết kế các chỉ tiêu – hay nói

các bộ phận khác do không phải là bộ

cách khác là lập kế hoạch của doanh

phận chủ trì các hoạt động lõi như kinh

nghiệp, hỗ trợ giám sát việc thực hiện

doanh hay sản xuất.

các chỉ tiêu đó và cung cấp các báo cáo

Phần mềm KPI hay bị hiểu nhầm là một module của phần mềm nhân sự. Thực tế, hệ thống chỉ tiêu KPI trước hết là một hệ thống quản lý phục vụ công tác

quản trị ở dạng dashboard – báo cáo tổng hợp hoặc báo cáo theo từng chỉ tiêu, đồng thời cho phép so sánh giữa các kỳ báo cáo của cùng một chỉ tiêu.

kế hoạch và điều hành doanh nghiệp,

Ngoài việc hỗ trợ theo dõi, giám sát

mà trọng tâm của nó là các hoạt động

việc thực hiện các chỉ tiêu KPI cấp công

lõi của doanh nghiệp như kinh doanh,

ty, phần mềm KPI cũng hỗ trợ việc theo

sản xuất…, bên cạnh một phần các chỉ

dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu

tiêu hướng vào công tác cải tiến quy

KPI cấp bộ phận và cá nhân. Những

trình và nâng cao năng lực.

thông tin này sẽ được cung cấp cho bộ phận quản lý nhân sự (có thể có hoặc không thông qua phần mềm nhân sự) để phục vụ công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

T 48

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

O2.

PHẦN MỀM KPI KHÔNG PHẢI LÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TRỰC TIẾP Phần mềm KPI, như đã nói ở trên, là

Vì vậy, việc tích hợp với các phần mềm

một phần mềm hỗ trợ công tác lập kế

quản lý khác của doanh nghiệp gần

hoạch và điều hành thực hiện kế hoạch

như là một yêu cầu bắt buộc của bất

theo chiến lược. Phần mềm KPI không

kỳ phần mềm KPI nào. Nếu không thực

làm thay chức năng của các phần

hiện được việc tích hợp, việc triển khai

mềm quản lý sản xuất kinh doanh

phần mềm KPI thường yêu cầu các

hoặc các chức năng khác của doanh

bộ phận phải nhập liệu trực tiếp hoặc

nghiệp như nhân sự, quản lý dự án, kế

import dữ liệu. Điều này làm mất thời

toán. Chính vì thế, việc sử dụng phần

gian và nỗ lực của nhân sự, dẫn đến

mềm KPI để nhập trực tiếp các dữ liệu

khả năng phản đối và chối bỏ phần

về sản xuất, kinh doanh là không hợp

mềm tăng dần theo thời gian.

lý, trừ một số chỉ tiêu đặc biệt mà dữ liệu không thể thu thập được thường xuyên từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý khác.

03.

PHẦN MỀM KPI CẦN ĐƯỢC THIẾT KẾ TRÊN NỀN TẢNG BI Như đã nói trên, phần mềm KPI cần

Do đó, việc xây dựng một nền tảng

được tích hợp với các phần mềm quản

BI để thu thập thông tin về tất cả các

lý khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên,

chỉ tiêu vận hành phổ biến của doanh

do nguyên tắc thiết kế, các chỉ tiêu

nghiệp cũng như các các mảng chức

KPI lại không cố định theo thời gian

năng khác nhau là cần thiết để luôn

do trọng tâm hoạt động của doanh

sẵn sàng nguồn thông tin cho KPI.

nghiệp có thể thay đổi. Điều này khiến cho việc theo dõi, cập nhật số liệu của phần mềm KPI gặp khó khăn.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

49

VẬY BI LÀ GÌ?

Thuật ngữ “Business Intelligence” bắt đầu được hãng tư vấn Gartner sử dụng từ năm 1989 và đã trở nên rất thông dụng kể từ đó. Business Intelligence (BI) chỉ những công nghệ, quy trình, và kỹ năng cần thiết để thu thập, phân tích, và biến dữ liệu thô thành những thông tin hữu ích.

CÁC CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM BI: Phần mềm BI gồm 3 chức năng chính:

Bước Extract (trích xuất) sao chép

Kho dữ liệu (data warehouse), Bảng

dữ liệu từ các hệ thống nguồn. Nhờ

thông tin tổng hợp (dashboard) và

đó mà hiệu năng của các hệ thống

Phân tích (analyst).

nguồn sẽ không bị ảnh hưởng bởi các

Phần mềm BI có nhiệm vụ thu thập và phân tích dữ liệu từ các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như ERP, CRM, hay phần mềm kế toán. Quá trình đưa dữ liệu từ hệ thống nguồn

hoạt động phân tích sau này. Mỗi hệ thống có thể được cấu trúc và định dạng dữ liệu rất khác nhau. Bước này cũng đảm bảo rằng chỉ những dữ liệu cần thiết được trích xuất.

vào trong kho dữ liệu của hệ thống BI

Trong bước Transform (biến đổi),

được gọi là ETL (Extract – Transform

những dữ liệu đã được trích xuất sẽ

– Load).

được “làm sạch”, ví dụ như chuyển N/A thành 0, “N” thành “Nam”. Quá trình biến đổi cũng có thể bao gồm việc áp dụng các công thức hay quy tắc khác như chọn/bỏ chọn một số cột, chia/ gộp các cột, chuyển cộng thành dòng v.v…

Bước Load (nhập) sẽ đưa những dữ liệu đã được biến đổi vào kho dữ liệu (data warehouse) của giải pháp BI và chờ các bước phân tích tiếp theo.

50

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

TẠI SAO ĐÃ CÓ KPI LẠI VẪN CẦN BI? Có một thực tế là trong khi rất nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, rất ít doanh nghiệp có thể triển khai KPI thành công ngay trong năm đầu tiên.

Có nhiều lý do cho việc này, nhưng về mặt hệ thống, chúng tôi cho rằng thách thức lớn nhất chính là việc không có phần mềm KPI hoặc phần mềm KPI không có cơ chế thu thập dữ liệu tốt, vì các lý do:

01.

Phần mềm KPI, phần này giống như Tableau (công cụ thực hiện các nghiệp vụ phân tích dữ liệu) của ô tô, không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, mà cần thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Vì vậy, phần mềm KPI cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để có thể mang lại cho nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật.

02.

Các chỉ tiêu KPI có thể không ổn định theo thời gian, khi mà trọng tâm chiến lược của doanh nghiệp thay đổi, hoặc đơn giản là họ phải khắc phục những điểm yếu quan trọng mới phát sinh. Điều này có nghĩa là một chỉ tiêu KPI có thể xuất hiện ở năm thứ nhất, biến mất ở năm thứ 2, rồi lại xuất hiện ở năm thứ 3. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi, cập nhật và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

03.

Thực tế cho thấy, hầu hết bộ chỉ tiêu KPI lượng hóa vẫn bao gồm những chỉ tiêu phản ảnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng với một số chỉ tiêu khác như “Chỉ số hài lòng khách hàng” có thể không có sẵn. Vì vậy, nhu cầu thu thập, lưu trữ, và kể cả phân tích một cách thường xuyên các chỉ tiêu kinh doanh thông dụng vẫn cần thiết, cho dù doanh nghiệp áp dụng KPI.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

KỂ CẢ TRONG TRƯỜNG HỢP DOANH NGHIỆP KHÔNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM KPI, VẪN CÓ THỂ SỬ DỤNG BI NHƯ MỘT HỆ THỐNG BÁO CÁO VẬN HÀNH – CUNG CẤP CHO NHÀ ĐIỀU HÀNH NHỮNG THÔNG TIN QUAN TRỌNG NHẤT CỦA CÁC MẢNG CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP, NHƯ KINH DOANH, MARKETING, SẢN XUẤT, KẾ TOÁN, NHÂN SỰ…

THÔNG QUA CÁC CHỈ TIÊU VÀ BÁO CÁO BI.

51

Đến đây, ta có thể thấy, để hệ thống KPI chạy tốt, doanh nghiệp vẫn cần có một công cụ giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu đối với những chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông dụng. Công cụ đó thường được biết đến với cái tên “Giải pháp BI” hoặc “Phần mềm BI”.

52

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

TẠI SAO NÓI BI VÀ KPI LÀ TÍCH HỢP ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ?

Có nhiều cách hiểu khác nhau về điều hành và quản lý. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến điều hành và quản lý như 2 cấp độ trong quản trị doanh nghiệp. Điều hành là chức năng của

Quản lý hay quản lý chức năng,

Ban Giám đốc, mà trực tiếp

là chức năng của các trưởng bộ

là Giám đốc hoặc Tổng Giám

phận thuộc doanh nghiệp, bao

đốc, bao gồm các chức năng

gồm việc lập kế hoạch bộ phận

lập kế hoạch kinh doanh và hệ

trên cơ sở kế hoạch kinh doanh

thống mục tiêu hàng năm trên

hàng năm của công ty, phân bổ

cơ sở chiến lược phát triển của

nguồn lực của bộ phận, quản lý

doanh nghiệp, phân bổ nguồn

quá trình triển khai kế hoạch

lực con người, tài chính và các

bộ phận và báo cáo kết quả

nguồn lực khác, điều hành

thực hiện của bộ phận.

quá trình triển khai kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo kết quả thực thi kế hoạch kinh doanh.

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

53

Thông thường các phần mềm quản

những thông tin chủ yếu hoạt động

lý chức năng CRM, DMS, quản lý

của doanh nghiệp ở các mảng chức

sản xuất… là các phần mềm phục

năng cụ thể trên một giao diện

vụ việc thực thi các quy trình chức

duy nhất.

năng như bán hàng, sản xuất, kế

Ví dụ, thông qua phần mềm KPI và

toán và cung cấp báo cáo cho nhà quản lý chức năng của các bộ phận này. Nhà điều hành doanh nghiệp cũng có thể được phân quyền để xem báo cáo tại các phần mềm này.

Tuy nhiên, trong trường hợp đó, CEO phải truy cập vào nhiều phần mềm riêng lẻ để có thể có đầy đủ thông tin về các mảng chức năng của doanh nghiệp, trừ khi doanh nghiệp triển khai một hệ thống phần mềm quản lý hợp nhất, kiểu ERP.

BI, CEO có thể nắm được kết quả thực hiện các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như doanh thu, số lượng khách hàng, cơ cấu doanh thu theo sản phẩm, cơ cấu doanh thu theo vùng, miền, số đại lý mới phát triển, hay sản lượng sản xuất, tỉ lệ phế phẩm, tỉ lệ chi phí quản lý/ doanh thu… Cán bộ quản lý chức năng cũng có thể theo dõi kết quả hoạt động chính yếu của bộ phận trên hệ thống báo cáo KPI và BI,

Đối với các doanh nghiệp không

qua đó có tiếng nói chung với

có phần mềm quản lý hợp nhất hay

nhà điều hành cấp trên của mình.

ERP, phần mềm KPI và báo cáo BI là

Do đó ta nói, KPI và BI có vai trò

một lựa chọn thay thế hợp lý. Phần

hợp nhất “điều hành” và “quản lý”

mềm KPI và báo cáo BI, thông qua

doanh nghiệp.

việc tích hợp vào phần mềm quản lý chức năng của doanh nghiệp, có thể thu thập các thông tin cần thiết, tập trung lại một giao diện duy nhất dưới dạng các báo cáo BI và KPI, giúp CEO dễ dàng theo dõi được

54

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

GIỚI THIỆU VỀ

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co.) thành lập năm 2003, là một trong những công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.

OCD TỰ HÀO CÓ ĐỘI NGŨ CHUYÊN GIA TƯ VẤN VÀ GIẢNG VIÊN • Được đào tạo bài bản về quản trị doanh nghiệp, có bằng cấp quốc tế • Đã học tập và làm việc ở nước ngoài • Nắm giữ các vị trí quản lý cấp cao ở các doanh nghiệp • Bề dày kinh nghiệm triển khai các dự án tư vấn xây dựng chiến lược phát triển và hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại • Bề dày thực hiện các chương trình đào tạo nâng cao năng lực theo hướng kết hợp giữa kiến thức quản lý quốc tế với kinh nghiệm địa phương

CÁC LĨNH VỰC TƯ VẤN 01

Tư vấn Chiến lược & Tái cơ cấu

02

Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản lý

03

Tư vấn chuyển đổi số

04

Nghiên cứu thị trường và Đánh giá doanh nghiệp

05

Đào tạo phát triển năng lực

NHỮNG CON SỐ ẤN TƯỢNG

120

100

150

400.000

300

63

Dự án Tư vấn chiến lược & Tái cơ cấu

Dự án Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý

Chương trình đào tạo

Dự án Nghiên cứu thị trường

Bảng khảo sát được thực hiện

Tỉnh thành

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23

55

GIỚI THIỆU VỀ

Năm 2018, Công ty Tư vấn Quản lý OCD thành lập Công ty Giải pháp Công nghệ OOC với mong muốn giúp các doanh nghiệp có một hệ thống phần mềm quản lý phù hợp với những nguyên tắc quản lý đã được xây dựng trong các dự án tư vấn.

CÁC CẤU PHẦN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP OOC-digiiMS Quản lí kết quả digiiKPI • Thiết kế hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo phương pháp BSC • Thực thi và theo dõi kết quả đánh giá hiệu quả công việc • Báo cáo kết quả đánh giá hiệu quả công việc

Quản lí năng lực digiiCAT • Thiết kế từ điển năng lực và khung năng lực cho các vị trí chức danh • Theo dõi và đánh giá năng lực • Thiết lập báo cáo và hồ sơ năng lực tự

Quản lí công việc digiiTASK • Tạo danh sách công việc cần thực hiện, giao việc cho nhân viên • Theo dõi quá trình thực hiện của bản thân hoặc của nhân viên và đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Thông tin nhân sự digiiHRI • Quản lý hồ sơ nhân sự mọi lúc, mọi nơi • Báo cáo từ dữ liệu của nhân sự theo nhiều tiêu chí khác nhau

động

Quản lí đãi ngộ digiiC&B • Xây dựng hệ thống bảng lương • Phân bổ quỹ lương gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị của

Cổng thông tin digiiPORTAL • Cho phép nhà quản lý khảo sát, thông báo, phản hồi, quản lý thông tin nhân sự • Cho phép nhân viên tự cập nhật hồ

doanh nghiệp • Thiết lập và theo dõi các chính sách nhân sự

sơ cá nhân, xem thông tin liên quan và đăng ký hoạt động

Tầng 18, Toà nhà Viwaseen, Số 48 Tố Hữu, P.Trung Văn, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội 0963 63 60 66

https://ooc.vn

56

CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ OCD Trụ sở Hà Nội Tầng 18, Tòa nhà VIWASEEN, 48 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội Số điện thoại: 024 3553 7799 | 0963636066 Văn phòng Hồ Chí Minh B0609, Toà B, The GoldView, 346 Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh Số điện thoại: 028 3925 3985 Website: http://consulting.ocd.vn/ Email: ocd@ocd.vn Facebook: http://fb.com/OCDConsulting

OCD | BẢN TIN LÃNH ĐẠO VÀ THAY ĐỔI | SỐ 23