PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020 plww Qualificar os servidores da Divisão de Patrimônio - DPAT
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017 - 2020
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
2017 - 2020
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
Prefeito de Manaus Arthur Virgílio Neto Secretária Municipal de Administração, Planejamento e Gestão Luiza Maria Bessa Rebelo Subsecretário de Administração, Planejamento e Gestão Lucas Figueiredo Bandiera Subsecretária de Gestão de Processos Ricarda Pinho Galvão Consultoria Técnica Manoel Carlos de Oliveira Júnior
Projeto Gráfico/Diagramação Josué dos Santos Júnior
Departamento de Planejamento Silmar Maria Medeiros Nunes Jamile Ballut Breval Kelly Camápe Fernandes Débora Lira Steice Ferraz Dias Elizângela Mota Pereira Izabella Fontes
Fotos Milena Soares Revisão e Editoração Final Hariele Quara
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
A importância do Planejamento Estratégico Estabelecida como uma das funções primordiais da Administração, desde os idos de Frederick W. Taylor, o Planejamento pode ser entendido como o estabelecimento de ações visando à situação futura diferente da atual. Assim, mais do que resolver os problemas cotidianos, o Planejamento indica um direcionamento às atividades estratégicas, táticas e operacionais, com a finalidade de delinear o alcance de propósitos que permitam o desenvolvimento institucional. Ainda que o nível estratégico seja o responsável por essa condução, uma das premissas para o sucesso do Planejamento é que suas etapas sejam PARTICIPATIVAS, fazendo com que todos os níveis organizacionais se sintam responsáveis por sua elaboração, implementação, controle e ajustes necessários. Com esse olhar, a SEMAD apresenta neste documento seus propósitos a serem alcançados nos próximos anos, tendo como objetivo final tornar-se uma Secretaria parceira das demais unidades gestoras e contribuinte para o desenvolvimento do Município de Manaus. Essa situação somente será alcançada ao obtermos o engajamento e o sentimento de compromisso com o que está aqui exposto. A SEMAD depende, portanto, de você servidor que dedica parte da sua vida para o engrandecimento da nossa cidade. Manaus e a SEMAD contam com você!
LUIZA MARIA BESSA REBELO Secretária Municipal de Administração, Planejamento e Gestão
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
“A maioria das instituições não planeja fracassar, fracassa por não planejar.” John L. Beckley
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
Metodologia do Planejamento Estratégico Aplicada A elaboração do Planejamento da SEMAD teve como princípio a PARTICIPAÇÃO do servidor. Isso ocorreu a partir de um processo dinâmico, previsto na própria metodologia de pensamento e criação desta ferramenta, que irá nortear as ações da SEMAD. Inicialmente, e com amplitude institucional, ratificou-se a importância do Planejamento e sua contribuição para o andamento das atividades da SEMAD, apoiada por suas instâncias estratégicas. Dessa forma, o passo inicial foi dado pelos gestores, que enfatizaram o Planejamento como função precípua da administração.
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
Inicialmente, o Departamento de Planejamento (DPLA), setor competente pela função na Secretaria, definiu as etapas para a consecução da metodologia, envolvendo:
ETAPA 1 - Planejamento Estratégico (20 horas) ETAPA 2 -Lançamento do Planejamento Estratégico - Seminário (16 horas) Apresentação do propósito do Planejamento Estratégico Discussão e apresentação de pontos de melhoria, oportunidades e alternativas Discussão e apresentação de propostas para Missão, Visão e Princípios Compilação das informações apresentadas (16 horas) ETAPA 3 - Discussão do plano com os setores da SEMAD (30 horas) ETAPA 4 - Implementação das atividades ETAPA 5 - Reuniões de apresentação de resultados ETAPA 6 - Consolidação dos resultados e realinhamento
9
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
Durante a discussão com os servidores, utilizou-se a ferramenta Moderação por Cartelas. Divididos em grupos de 6 a 8 participantes (imagem 1), as ideias, problemas, oportunidades e sugestões eram fixadas conforme o objetivo estratégico respectivo (imagem 2).
Imagem 1
Imagem 2
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O resultado do debate foi transformado nos seguintes quadros, agrupados em conjuntos relacionados aos objetivos organizacionais:
OBJETIVO ESTRATÉGICO: MODERNIZAR A ADMINISTRAÇÃO PROBLEMA Falta de comunicação entre os departamentos
SUGESTÃO DE MELHORIA Reuniões semanais entre departamentos (divisões e gerências) com pauta definida e tempo máximo de duração Realizar reunião entre divisões e gerências de departamentos distintos com troca de conhecimento de rotina de trabalho Implantação de comunicação interna (intranet) - Exemplo: mensageiros internos Criação de canais eficientes Conhecer e mapear o fluxo de trabalho Promover a uniformização dos processos (padronização)
Ausência de Gestão de Processos Organizacionais
Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas para a gestão de processos Disponibilizar as informações sobre os processos em manuais de gestão Agilizar o fluxo de informações com o objetivo de dar transparência aos processos Promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos (indicadores) Implantar melhorias contínuas nos processos
Ausência de conhecimento das competências organizacionais resultando em conflitos institucionais
Reformulação da Estrutura Organizacional da SEMAD Elaboração de competências de acordo com nova reforma Revisão do Regimento Interno com inclusão de setores que efetivamente existem mas que não estão na Estrutura
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
OBJETIVO ESTRATÉGICO: COORDENAR E EXECUTAR A GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PROBLEMA
SUGESTÃO DE MELHORIA Realização de concurso público
Quadro de Pessoal Insuficiente
Redistribuição do número de funcionários para balancear a demanda de serviços Contratação em áreas específicas de Tecnologia da Informação Capacitação
Falta de servidores especializados
Treinamento em áreas específicas Reciclagem/Capacitação para excelência no atendimento ao público e relações interpessoais (melhorar o relacionamento entre as pessoas)
Plano de Cargos e Salários para Aprovação do Plano de Cargos e Salários os servidores que Aumentar o salário-base estão com o valor do salário mínimo congelado há quase 10 anos Equiparação de produtividade
Estatuto do Servidor
Revisão e alteração do Estatuto do Servidor Público Municipal Investir na saúde, qualidade de vida (Programa de Ergonomia e Ginástica Laboral) Assessoramento jurídico ao servidor Facilitar a participação de servidores em congressos, visando à sua atuação profissional, com a previsão de orçamento específico
Valorização do Servidor
Agregar valores Estabelecer critérios de avaliação dos servidores e bonificações com base em desempenho Criar programa para valorizar o servidor com destaque no Portal da SEMAD Criação de programas motivacionais Qualificar e treinar os servidores através de cursos, palestras, etc
D
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
OBJETIVO ESTRATÉGICO: IMPLEMENTAR O SISTEMA GERENCIAL PROBLEMA
SUGESTÃO DE MELHORIA
Problemas no link de transmissão Modernizar o link de internet Implantação de todos os módulos no Sistema PMM Incluir um módulo para Energia Elétrica
Funcionalidade dos Sistemas PMM
Torná-lo sistêmico Atualização periódica do Inventário Acesso aos veículos para suporte aos Sistemas PMM Divulgar e promover treinamento nas Secretarias para a utilização dos Sistemas PMM Incluir a SEMAD no SIGED
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
OBJETIVO ESTRATÉGICO: IMPLEMENTAR A GESTÃO PATRIMONIAL PROBLEMA
SUGESTÃO DE MELHORIA Criação da Divisão de Patrimônio (DPAT), tornando-se Departamento
Estrutura da Divisão de Patrimônio (DPAT)
Modernizar o Patrimônio com o Sistema Patrimonial PMM através do DSTI (em andamento) Pelo menos 10% do valor do leilão de bens inservíveis ser revertido para a SEMAD visando melhorias (etiquetas, luvas, cintos) Fiscalização por parte das contas públicas dos imóveis locados pela Prefeitura antes de os mesmos serem locados para identificar problemas nas instalações elétricas e hidráulicas Qualificar os servidores da Divisão de Patrimônio Melhoria do ambiente (instalações elétricas, hidráulicas e predial)
Falta de manutenção
Substituição das lâmpadas fluorescentes por LED, troca das torneiras para torneiras com sensor
preventiva do prédio
Pintura das salas Modernizar o 6º andar do prédio para transformá-lo em refeitório e para que se possa usufruir de um ambiente de descanso Troca de persianas das janelas
Falta de Segurança no Prédio Ambiente de trabalho desconfortável, apertado e sem arquivos
Promover a segurança do local, com instalação de câmeras de segurança nos corredores para evitar roubos constantes Instalação de equipamento para cadastramento de visitantes Aquisição de mobiliários novos Implementar um Programa de Ergonomia nas estações de trabalho Modernizar a infraestrutura de Tecnologia da Informação Aquisição de ativos equipamentos da rede de dados
Equipamentos de T.I.
Promover a melhoria dos equipamentos (móveis e ativos) visando à melhoria dos processos do Departamento de Tecnologia da Informação Modernizar os equipamentos de Ponto Eletrônico Aumentar a quantidade de quiosques de Ponto Eletrônico para agilizar a entrada e saída de servidores
D
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
A prescrição para a maioria das observações colocadas nos quadros anterios foi estabelecida nos Programas, atividades e indicadores apresentados nos elementos subsequentes deste documento.
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
“É importante ter metas, mas também é fundamental planejar cuidadosamente cada passo para atingi-las.” Bernadinho
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O direcionamento por meio dos objetivos estratégicos
O mapa estratégico tem a função de mostrar os elementos institucionais necessários para o alcance da situação futura desejada pela SEMAD. Assim, estabeleceram-se a Missão, a Visão e os Princípios, que representam, respectivamente, o porquê da existência da SEMAD, como ela quer ser reconhecida e quais os valores que deverão ser seguidos por todos os seus colaboradores. Esses elementos foram estabelecidos a partir da audição dos colaboradores. A parte inferior do mapa apresenta os objetivos a serem perseguidos no decorrer do quadriênio 2017 a 2020, definidos como Programa e Ações do Plano Plurianual 2018-2021, com a perspectiva de desdobramentos em projetos a serem cumpridos pela Secretaria.
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
MAPA ESTRATÉGICO S
ÃO S S
C
I
M
IO P Í
N RI
Gerir a Administração Pública Municipal, nas áreas de Contas Públicas, Recursos Humanos e Supervisionados, Patrimônio e Planejamento por meio da integração dos sistemas e promoção da Modernização Administrativa
P
O Ã IS
Ética Transparência Humanização Proatividade Eficiência
V
Planejamento e Gestão de Pessoas
Gestão de Processos
Modernização e Desenvolvimento Organizacional
Implementação do Sistemas PMM
Planejamento e Gestão Estratégica
Gestão de Recursos Humanos
Gestão Patrimonial
Ser modelo de excelência na gestão pública, priorizando a valorização do servidor e a qualidade de atendimento aos usuários de nossos serviços
Gestão de Contas Públicas
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
Ainda como elemento de identificação e busca pelo engajamento dos colaboradores, foi desenvolvida a marca do Planejamento Estratégico SEMAD que compõe as comunicações relativas a este processo. Abaixo da marca identifica-se o slogan do Planejamento Estratégico. Além de compor todos os documentos e comunicações, a marca foi colocada em formato de botons que foram distribuídos entre os servidores da Semad.
Identidade Visual do Planejamento Estratégico SEMAD
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O direcionamento por meio dos objetivos estratégicos A partir das competências prioritárias da SEMAD e da etapa inicial de discussão com os demais colaboradores, foram estabelecidos os seguintes objetivos a serem alcançados durante a execução do Planejamento Estratégico. - Planejamento e Gestão de Estratégica – Com foco em coordenar e monitorar a Gestão de Planejamento Estratégico de maneira sistêmica, de tal modo que se alcance a realização de workshops, reuniões e oficinas nos órgãos da Prefeitura para ajustamento da máquina pública municipal; - Modernização e Desenvolvimento Organizacional – A eficiência nos serviços prestados às demais secretarias e ao cidadão dependerá, em grande parte, de ações de modernização da administração praticada pela SEMAD. Processos, fluxos de trabalho, agilidade nas respostas às demandas fazem parte das necessidades atreladas a este objetivo. Além disso o direcionamento institucional, por meio do estabelecimento da Missão, Visão e Princípios, bem como a necessidade de imprimir o estilo de gestão voltado para o suporte às demandas do município serão buscados neste objetivo; - Gestão de Contas Públicas – Um dos maiores desafios da atual gestão municipal consiste no balanceamento e na racionalidade do uso de recursos utilizados pela máquina pública municipal. Neste sentido, o objetivo aqui exposto pretende racionalizar o uso de elementos relativos às contas públicas, no que concerne à SEMAD e demais secretarias; - Gestão Patrimonial – Justificado pela importância contábil e financeira da Gestão Patrimonial, este objetivo pretende estabelecer processos que garantam a acurácia da Gestão Patrimonial do Município; - Gestão de Recursos Humanos – Um dos princípios da SEMAD é a Humanização. Consoante a isso, este objetivo tem o propósito de estabelecer ações que tornem as atividades laborais em algo prazeroso para o servidor, trazendo maior produtividade e eficiência à execução das atividades operacionais da Secretaria. Este objetivo também está
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
relacionado ao conhecimento do servidor quanto às funções realizadas em todos os setores, o que permitirá a versatilidade dos colaboradores, bem como melhor entendimento das demandas setoriais, no âmbito da SEMAD. Além disso, permitirá melhorias relativas ao clima organizacional; - Desenvolvimento e Implementação dos Sistemas PMM – Entre as prioridades elencadas está a implementação do SIG . A implementação de todos os módulos, bem como a utilização adequada das suas funcionalidades permitirão maior controle, direcionamento, melhorias e agilidade nas operções dos serviços municipais.
Considerando os objetivos mencionados, o Plano Estratégico os desdobra em atividades, metas, define responsabilidades, prazos e metodologias respectivas. Assim, tem-se delineado onde se quer chegar ao final da gestão atual. Além destes elementos, apresentam-se no decorrer do Plano a função de controle do Planejamento, que envolve os indicadores de desempenho que permitirão demonstrar o quantitativo de alcance das metas. Para efeito de identificação os objetivos são nomeados com os seguintes códigos: O1 - Promover a modernização e o desenvolvimento organizacional O2 - Controlar a Gestão de Contas Públicas O3 - Consolidar a Gestão Patrimonial O4 - Coordenar a Gestão de Recursos Humanos O5 - Implementar o Sistema Gerencial de Informações
Importante ressaltar que a codificação não diz respeito à prioridade ou sequenciamento dos objetivos.
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
PORTIFÓLIO DE PROGRAMAS O1 - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Programa Política Organizacional Programa Gestão a Vista
O2 - MODERNIZAR A ADMINISTRAÇÃO
Programa Melhoria de Processos Programa Política Organizacional Programa Gestão a Vista Programa Gestão Financeira, Orçamentária e Operacional
O3 - REDUÇÃO DE CUSTOS E ELIMINAÇÃO DE DESPERDÍCIOS
Programa de Controle (Água, Energia, Combustível, Telefonia Fixa e Móvel e Dados)
O4 - IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO PATRIMONIAL
Programa de Inventariamento, Treinamento e Implementação do SISPAT
O5 - COORDENAR E EXECUTAR A GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Programa Qualidade de Vida Programa de Capacitação dos Recursos Humanos na SEMAD Programa E-social/Estatuto/Plano de Cargos e Salários
06 - IMPLEMENTAR O SISTEMA GERENCIAL DE INFORMAÇÕES Programa de Capacitação para o uso do SGI Programa de Implementação dos módulos nas secretarias.
Cada um dos programas teve a designação de um responsável dentro da estrutura da SEMAD, que contará com o apoio interdepartamental dos demais servidores.
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
“Planejar é decidir de antemão qual é, e como será sua vitória.” Rhandy di Stefano
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
Planilha de Ações Estratégicas
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 1: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS
META
INDICADOR
FÓRMULA
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
1. Análise de Processos
O.E. 1 - P.1. Melhoria de Processos
A fim de Conhecer os identificar a 2. Verificação e fluxos Mapear os sequência dos Compilação. de trabalho, principais processos e a importância de processos de promover 3. Representacada um ção em a padronização 03 Departadentro das fluxograma. e otimização mentos competências dos processos. 4. Identificar flude cada xos a se tornarem eletrônicos. Departamento
nº de Proporção de Departamen- departamentos mapeados tos / com os nº de processos mapeados departamentos existentes
Silmar Elisangela Jamile Kelly
Temporário 1 ano e 6 meses
5. Manualização de Rotinas. 1. Elaborar e implementar Missão, Visão e Princípios.
O.E. 1 - P.2. Política Organizacional
Redesenhar a Adequar 2. Alinhar as competências da Estrutura e a estrutura SEMAD com o novo modelo de adequar o da SEMAD gestão Regimento às prioridades 3. Estudo de nomemclaturas e Interno. e demandas. eleboração propostas.
4. Apresentação para apreciação Secretária / Subsecretários.
Realizar as 02 etapas previstas
Documentos oficializados
Organograma Regimento Interno
Silmar Elisangela Jamile Kelly
Temporário 1º Quadrimestre 2017
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 1: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
O.E. 1 - P.3. Gestão à Vista
O.E.1 - P.4. Gestão financeira, orçamentária e operacional
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS
Coordenar e realizar monitoramento permanente e sistemático doscompromissos estratégicos entregues pelos Departamentos da SEMAD a fim de mensurar o desempenho direcionado às metas
1. Elaborar instrumentos de divulgação de resultados.
2. Controlar e monitorar resultados
META
INDICADOR
Número Permitir o Realização de de reuniões 6 reuniões; acompanhae Número Demonstração de atualizações mento dos de 6 estágios do quadro de resultados de resultados Gestão a Vista por todos os servidores
FÓRMULA
nº de etapas realizadas / nº de etapas previstas x100
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
Silmar Elisangela Jamile Kelly 2 meses
3. Apresentar os resultados aos servidores periodicamente.
Identificar as etapas que Controlar se constituem 1. Rever os elementos Realizar em gargalos procedimentos financeiros, o orçamento orçamentários que demandam para os promaior tempo cessos finan- e pagamento e de gestão ceiros, orça- de contratos de espera operacional da mentários e de estrutura ingestão operaterna cional
Descritas nos Descritas nos indicadores indicadores operacionais operacionais
Minervina
1 ano
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 2: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS 1. Estabelecer critérios de controle e redução por despesa específica
O.E. 2 - P1. Programa de Redução de Custos e Eliminação de Desperdícios
Reduzir os custos e eliminar desperdícios com as despesas de água, energia elétrtica, combustível, telefonia fixa, telefonia móvel
2. Promover reconhecimento das Unidades Gestoras da Prefeitura, a fim de que sejam referência quanto ao esforço e alcance de redução de gastos (Mérito Municipal) 3. Realizar inspeções nas UGs a fim de notificá-las quando à necessidade de melhorias referentes as demandas de Contas Públicas, (Inspeção em Ação)
META
INDICADOR
FÓRMULA
Aprimorar o processo de controle
Critérios estabelecidos
Redução por despesa específica
Custo alcançado no período/ Custo alcançado no período anterior
Incentivar a redução de custos
Avaliar mensalmente os custos das despesas de contas públicas de todas as Ugs e comparar com as metas estabelecidas
UGs meritória
Comparação entre os percentuais de redução em cada UG
Visando feedback quanto a parceria de Auditoria Interna junto à CGM
1 inspeção mensal em cada UGs
Inspeções realizadas
Inspeções realizadas no mês/Total de inspeções a serem realizadas no mês
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
DCCP
MENSAL
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 3: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
O.E. 3 - P.1. SISPAT PMM
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS Oferecer soluções de controle ao processo de Gestão dos Bens Patrimoniais, com intuito de garantir integração eficiente do físico com o aspecto contábil
1. Capacitação dos usuários setoriais - UGs
2. Implementar as operações da Gestão Patrimonial
META
Capacitar 100% das UGs
INDICADOR
FÓRMULA
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
Número de capacitações Número de capacitações realizadas/Total de capacitações
Implementar na totalidade o SISPAT
DPAT Implementar 100% das operações
UGs operando em 100%
Número de UGs operando em 100%/Total de Ugs
MENSAL
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 4: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
O.E. 4 - P.1. Qualidade de Vida
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS
META
INDICADOR
FÓRMULA
1. Avaliar questões ergonômicas
Avaliar 100% dos setores da SEMAD
Setores avaliados
Número de setores avaliados/Número total de setores
2. Realizar atividades de ginástica laboral
Realizar atividades em 100% dos setores
Possibilitar ao
servidor Promover 3. Estimular o qualidade melhoria nos interde vida, maior aspectos relacionamento produtividade e psíquico, pessoal satisfação no físico e social 4. Promover ações socioambientais junto à comunidade externa 5. Estabelecer um núcleo de orientação ao servidor (jurídico, financeiro entre outros)
desenvolvimento de suas atividades
Participantes da atividade
Pesquisa de Clima
Uma ação mensal
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
Número de participantes/ Número total de servidores alocados na SEMAD
Resultado geral da pesquisa
Número Ações de ações socioambienrealizadas/Meta tais (9) realizadas
Número de atendimentos no Atendimentos mês/Número de Núcleo realizados implementado atendimento do mês anterior
DSGP
ANUAL
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 4: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
O.E. 4 - P.2. Capacitação SEMAD
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS
META
INDICADOR
FÓRMULA
1. Identificação das necessidades de treinamento
Levantar as necessidades em todos os setores
Necessidades levantadas
Setores pesquisados/ Total de setores
2. Elaboração do Plano de Treinamento
Plano de treinamento elaborado
Atividades executadas
Número de atividades de capacitação realizadas/ Total de atividades de capacitação previstas
Resultado geral da pesquisa
Resultado geral da pesquisa
Aperfeiçoar os servidores na condução de suas atividades
3. Execução do Plano de Treinamento.
4. Avaliar o resultado das capacitações a partir do desempenho nas atividades relacionadas
Aprimorar a execução das atividades realizadas pelos Executar o servidores da plano em 1 ano SEMAD
Pesquisa de avaliação de desempenho
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
DSGP
ANUAL
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 4: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS
O.E. 4 - P.3. Plano de Cargos e Salários
Dar continuidade 1. Constituição Possibilitar a no processo de de comissão; equidade ao elaboração ao servidor Implementar o Plano direcionapúblico Plano de do aos servidoCargos 2. Revisão da em relação aos res de área não aspectos proposta do específica salariais PCCS
O.E.4 - P.4. E-social
Implementação do Esocial
1. Constituição de comissão;
META
INDICADOR
FÓRMULA
Status de Percentual de Implementa- implementação ção
Obedecer às exigências da legislação pertinente
Implementar o E-social
Status de Percentual de Implementa- implementação ção
Obedecer às exigências da legislação pertinente
Implementar o Prodam RH
Status de Percentual de Implementa- implementação ção
Documento finalizado e implementado
Status de Percentual de Implementa- implementação ção
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
DSGP
ANUAL
DSGP
ANUAL
DSGP
ANUAL
DSGP
ANUAL
1. Migração de Dados
O.E.4 - P.5. Prodam RH
O.E.4 - P.6. Estatuto do do Servidor
2. ParametrizaSubstituir o ção de tabelas CFPP e viabilizar a 3. Geração e implantação do E-social no prazo integração de definido pelo processos Governo Federal 4. Atualização de dados cadastrais 5. Homologação e validação do sistema Elaborar o Estatuto do Servidor
Reuniões de análise
Estabelecer direitos e deveres do servidor público municipal
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
O. E. 3: PROMOVER MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROGRAMA
JUSTIFICATIVA AÇÕES OBJETIVO DO PROGRAMA NECESSÁRIAS
1. Capacitação dos usuários setoriais - UGs.
O. E. 5: P.1. Implementar o Sistemas PMM
Oferecer soluções em TI de controle ao processo de Gestão da Secretaria, com intuito de garantir integração eficiente das informações departamentais.
META
Capacitar 100% das UGs
Implementar na totalidade o SISPAT
2. Implementar as operações da Gestão da Prefeitura.
Implementar 100% das operações
INDICADOR
FÓRMULA
RESPONSÁVEL HORIZONTE TEMPORAL
Número de capacitaçõs Módulo Estoque/ Recebimento Módulo Estoqu e Merenda Escolar Semsa-Dlog Semsa Unidades de Saúde Número de Patrimônio Móvel Patrimônio Imóvel capacitações Compras Manaus realizadas/Total Gestão de Con- de capacitações tratos (antigo) Gestão de Contratos (novo) Ponto Eletrônico Diárias e Passagens UGs operando em 100% Módulo Estoque/ Recebimento Módulo Estoque Merenda Escolar SemsaDlog Semsa Unidades de Saúde Número de Ugs Patrimônio Móvel operando em Patrimônio Imóvel 100%/Total Compras de UGs Manaus
Gestão de Constratos(antigo) Gestão de Contratos (novo) Ponto Eletrônico Diárias e Passagens
8 MESES
DSTI
2 ANOS
PES-PLANEJAMENTO ESTRATร GICO SEMAD 2017-2020
Planilha de Detalhamento Tรกtico e Operacional
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
OBJETIVO 1 – PROMOVER A MODERNIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL DPLAN OBJETIVO
INDICADOR
HORIZONTE TEMPORAL
Atualizações realizadas/total de atualizações previstas (6) Apresentações realizadas/ Apresentações previstas (6)
1 ANO
Fluxos mapeados/Total de fluxos previstos (3)
6 MESES
Elaborar o PPA e LOA Semad
Documentos elaborados
3 MESES
Realizar a pesquisa de Clima Organizacional
Status e Resultados da pesquisa
6 MESES
Controlar o andamento do Planejamento Municipal
Fases realizadas do Planejamento/ Total de fases previstas
3 ANOS
AÇÃO
RESPONSÁVEL
META
Implementar o processo de Gestão a Vista Gerenciar a apresentação de resultados
O. E. 1
Mapear fluxos de trabalho
Silmar
100%
1 ANO
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
DPLAN OBJETIVO
O. E. 1
AÇÃO
RESPONSÁVEL
META
INDICADOR
HORIZONTE TEMPORAL
Controlar o orçamento
Renata
100%
Orçamento realizado/Orçamento autorizado
CONTÍNUO
Realizar controle de estoque
Nilma
80%
Valor da saída informada/Registro contábil mensal
CONTÍNUO
Controlar os bens patrimoniais
Nilma
50%
Registro contábil/Registro patrimonial
CONTÍNUO
Alimentar o Sistema E-contas
Renata 100%
Prestação de contas realizadas/Prestação de contas previstas
CONTÍNUO
Realizar o controle de diárias exercícios recentes (2015-2017)
Renata 100%
Quantidade de diárias baixadas/Quantidade de diárias pagas
CONTÍNUO
Realizar o controle de diárias exercícios anteriores (2014)
Renata
50%
Quantidade de diárias baixadas/Quantidade de diárias pagas
2 ANOS
Controlar o pagamento de contratos
Renata
80%
Quantidade de notas fiscais e faturas recebidas sem inconsistência/Quantidade de notas fiscais e faturas liquidadas
CONTÍNUO
Controlar o pagamento contas públicas
Renata
100%
Controlar compras e serviços
Nilma
80%
Número de faturas das contas públicas pagas até o CONTÍNUO vencimento/Número de faturas de contas públicas recebidas Compras e serviços realizados no prazo (3 meses)/Com- CONTÍNUO pras demandas
Gerenciar a manutenção predial
Nilma
80%
Serviços realizados/Serviços demandados
CONTÍNUO
Gerenciar o transporte setorial
Nilma
100%
Serviços realizados/Serviços demandados
CONTÍNUO
Controlar o almoxarifado
Nilma
80%
Número de atendimentos às necessidades/Número de solicitações
CONTÍNUO
Registrar a movimentação de patrimônio setorial
Nilma
80%
Movimentações realizadas/Termos de transferência de movimentação (recebidos e cedidos)
CONTÍNUO
Gerenciar o lançamento de contratos e aditivos
Nilma
100% Número de lançamentos realizados no prazo (5 dias úteis)/ CONTÍNUO
Realizar o lançamento de atos jurídicos no site PCM
Nilma
100%
Número de publicações mensais
Número de lançamentos realizados no prazo (30 dias)/ Número de atos jurídicos ocorridos no mês
CONTÍNUO
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
ASSESSORIAS OBJETIVO
O. E. 1
INDICADOR
AÇÃO
RESPONSÁVEL
Elaborar atos
Socorro
100% Atos elaborados no prazo (3 dias)/Total de atos deman- Contínuo
Elaborar ofícios
Socorro
100%
Analisar demandas jurídicas
Lana
Analisar a regularidade dos processos a serem encaminhados à inspetoria/SEMEF
META
HORIZONTE TEMPORAL
dados
Ofícios elaborados no prazo (2 dias)/Total de ofícios demandados
Contínuo
100% Análises jurídicas realizadas/Análises jurídicas demandas Contínuo
Sanderson 100%
Análises realizadas/Análises demandadas
Contínuo
ASCOM OBJETIVO
O. E. 3- P1
AÇÃO
RESPONSÁVEL
META
INDICADOR
HORIZONTE TEMPORAL
Publicar releases
Hariele/Milena
8 mensais
Releases publicados/Meta
6 MESES
Publicar clippings
Hariele/Milena
4 mensais
Clippings publicados/Meta
6 MESES
Gerenciar redes sociais
Hariele/Milena
20 mensais
Redes sociais
6 MESES
Publicar informativo SEMAD
Hariele/Milena
7 anual
Informativos
6 MESES
Publicar matérias jornalísticas
Hariele/Milena
Sob demanda
Matérias jornalísticas
6 MESES
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
DCCP OBJETIVO
O. E. 2
AÇÃO
RESPONSÁVEL
META
INDICADOR
HORIZONTE TEMPORAL
Acompanhar metas de consumo mensal das UG’s
Sônia
100%
Resultado Alcançado/Meta
Contínuo
Atender as demandas
Sônia
100% Número de demandas atendidas no prazo (5 dias)/Núme-
Conduzir a auditoria nas contas
Sônia
Efetuar o atendimento às demandas relacionadas ao Detran
Sônia
Realizar visitas às UGs
Sônia
Contínuo
ro de demandas recebidas 100% Número de contas auditadas no prazo (5 dias)/Número Contínuo de contas recebidas Número de demandas atendidas/Número total de de- Contínuo 100% mandas 100% Número de inspeções realizadas/Meta Contínuo
ASSESSORIA DE MARKETING AÇÃO
RESPONSÁVEL
META
INDICADOR
HORIZONTE TEMPORAL
Atendiemento às mensagens ao Fale Conosco
Nazareth
100%
Mensagens recebidas/Mensagens respondidas
1 ANO
Atendiemento às mensagens ao Fale Conosco para Junta Médica
Nazareth
100%
Mensagens recebidas/Mensagens respondidas
1 ANO
O. E. 3- P1 Participação dos servidores SEMAD nas atividades de capacitação da ESPI
Nazareth
100% Número de participantes/Número de matriculados
1 ANO
Eventos institucionais
Nazareth
1 ANO
Capacitação de servidores para atendimento ao público externo
Nazareth
100% Número de eventos realizados/Número de eventos planejados 100% Número de capacitados/Número de servidores inscritos
OBJETIVO
1 ANO
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
DPAT OBJETIVO
AÇÃO Realizar a fiscalização de bens móveis Realizar o cadastramento de móveis
O. E. 3
RESPONSÁVEL
META
Fabiano e 80% Rodrigo Francisca 60%
INDICADOR Total de bens fiscalizados/ Total de bens na secretaria visitada Cadastramentos realizados no prazo (15 dias)/ Cadastramentos demandados
NECESSIDADE
Envio de ofício cobrando abertura para fiscalização
HORIZONTE TEMPORAL
1 ANO 1 ANO
Realizar o tombamento de móveis
Ana
100%
Móveis tombados/Total de móveis cadastrados
Contínuo
Levantamento de informações de imóveis municipal Efetivar a vistoria dos imóveis
Joice
70%
Imóveis cadastrados/Meta
1 ANO
Joice
90%
Número de imóveis vistoriados/ Total de imóveis próprios
1 ANO
Valter
40%
Realizar o treinamento de transferências externas
Joice
90%
Unidades Gestoras treinadas/ Total de Unidades gestoras
1 ANO
Propor implementar o sistema de controle de imóveis
Valter
30%
Status atual do sistema
1 ANO
Promover a atualização do manual de procedimentos para móveis e imóveis (Manual do Gestor de Patrimônio)
Status atual do manual
6 MESES
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
DSGP OBJETIVO
AÇÃO
RESPONSÁVEL
META
INDICADOR
HORIZONTE TEMPORAL
Acelerar a análise de processos sistêmicos
Wanessa
40% com acréscimo de 2% a cada mês
Processos analisados/Total de processos
Contínuo
Edivina
Secretarias que entregaram as movimentações no prazo/ Total de secretarias
Contínuo
Elaborar a folha de pagamento servidores
Movimento 1 - 50% Movimento 2 - 75% Movimento 3 - 100% Final - 83%
Elaborar a folha de pagamento estagiários
Movimento 1 - 50% Movimento 2 - 75% Movimento 3 - 100% Final - 90%
Secretarias que entregaram as movimentações no prazo/ Total de secretarias
Contínuo
Elaine
Setores que entregaram as movimentações no prazo/ Total de setores
Contínuo
Priscila
Movimento 1 - 50% Movimento 2 - 50% Movimento 3 - 100% Final - 100%
Priscila
50% com acréscimo de 2% a cada mês
Processos analisados/Total de processos
Contínuo
Serviço Social
100% (12 eventos)
Ações realizadas/Meta prevista
Elaboração da folha de pagamento servidores SEMAD
O. E. 4
Acelerar a análise de processos internos
Realizar ações de conscientização e educação relacionadas à saúde Realizar atendimentos sociais Realizar atendimentos físico corporais Realizar atendimentos psicológicos Finalizar o diagnóstico do atendimento psicossocial Realização de eventos institucionais
Realização de eventos institucionais
Serviço Social Serviço Social Serviço Social Serviço Social Serviço Social Ana Márcia
1 ANO
70%
Atendimentos concluídos/ Atendimentos demandados
1 ANO
70%
Atendimentos concluídos/ Atendimentos demandados
1 ANO
50%
Atendimentos concluídos/Atendimentos demandados
1 ANO
100%
Número de secretarias analisadas/Total de secretarias
6 MESES
100% (12 eventos)
Eventos realizados/Total de Eventos planejados
1 ANO
Secretarias que entregaram as movimentações no prazo/ Total de secretarias
Contínuo
Movimento 1 - 50% Movimento 2 - 75% Movimento 3 - 100% Final - 83%
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
OBJETIVO ESTRATÉGICO 5 – IMPLEMENTAR O SISTEMA GERENCIAL DE INFORMAÇÕES
DSTI OBJETIVO
O. E. 5
AÇÃO
RESPONSÁVEL
META
INDICADOR
HORIZONTE TEMPORAL
Implementar e capacitar para uso do módulo de Estoque e Recebimento
95%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo de Estoque Merenda Escolar
100%
Escolas capacitadas/Total de Escolas
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo Almoxarifado SEMSA
100%
Almoxarifados capacitados/ Total de almoxarifados
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo Patrimônio Móveis
100%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo Patrimônio Imóveis
90%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo Compras
100%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
100%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo Gestão de Contratos (novo)
5%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo Diárias e Passagens
100%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
Implementar e capacitar para uso do módulo Ponto Eletrônico
43%
UGs capacitadas/Total de UGs
6 MESES
Gerir o atendimento do Suporte
100%
Demandas atendidas no prazo/ Total de demandas
Contínuo
Implementar e capacitar para uso do módulo Gestão de Contratos (antigo)
Osmundo
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
Para metas que tenham o indicador STATUS, deve-se adotar a seguinte parametrização:
0% Nenhuma ação, apenas a intenção da tarefa/ atividade/ programa/ projeto 25% Criada uma comissão, ou definidas responsabilidades, com prazos e tarefas já sendo planejadas 50% Comissão ou responsáveis já atuando, com execução de tarefas já sendo realizadas normalmente 75% Tarefa/Atividade/Programa/Projeto já próximos de serem finalizados e gerando indicadores do desempenho 100% Tarefa/ Atividade/Programa/Projeto implementados ou finalizados e gerando indicadores de desempenho
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
CRONOGRAMA DE REUNIÕES DOS RESULTADOS
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020
“O planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com o futuro de decisões presentes.” Peter Drucker
PES-PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEMAD 2017-2020 plww Qualificar os servidores da Divisão de Patrimônio - DPAT