NÄR KONTORET BLIR FÖR TRÅNGT
FOTO BJÖRN LEIJON
VD Carl Adam Rosenblad. I bakgrunden skymtar gamla mekaniska fartygsloggar från företagets barndom medan radarskärmarna till vänster mer representera dagens produkter.
Consilium Navigation AB utvecklar och marknadsför fartygsloggar, navigationsradar och radarsystem, marina färdskrivare samt elektroniska navigations- och informationssystem. Kunderna är rederier och skeppsvarv över hela världen. Verksamheten handlar om viktig säkerhetsutrustning och stora värden. Funktion, tillförlitlighet och hög servicenivå är viktiga framgångsfaktorer. Consilium är latin och betyder ungefär rådslag/samråd och visar ambitionen att tillsammans med kunden finna en optimal teknisk och ekonomisk lösning. Företaget expanderar snabbt och det är behovet av fler arbetsplatser som är bakgrunden till det vi nu skall berätta om.
Utgångsläget Huskroppen är uppbyggd runt två ljusgårdar. Rummen ligger i två filer; den ena vänd mot ljusgårdarna och den andra mot fasaden. Mellan filerna finns korridorer som kan upplevas som ganska mörka, med många prång och skrymslen. Den markerade ”tårtbiten” utgör serviceavdelningen som är i stort behov av fler arbetsplatser.
Alternativ 1 flyttning – Vi bestämde tidigt att flyttning inte var något ekonomiskt försvarbart alternativ. Det skulle ju i så fall inte bara handla om serviceavdelningen utan om hela företaget med 60 personer. Dessutom var hyran relativt låg; ca 1.500:-/kvm, berättar Carl Adam. Kalkylerna bakom en flytt (några nyckeltal presenteras längre fram) innehåller så mycket mer än bara den fysiska flyttningen; tele-, datanät, säkerhet, produktionsbortfall och ända ner till nytryckning av brevpapper och visitkort.
Serviceavdelningen ”tårtbiten”
Från mörker och mycket korridorkänsla...
Ljusgård
Korridor Ljusgård
Alternativ 2 Fler rum Genom att sätta in fler mellanväggar skulle man kunna skapa fler rum enligt samma standard som lokalen i övrigt. Tårtbitens yta är ca 180 kvm och ytan per anställd är med rumsindelning ca 20 kvm. Man skulle kanske kunna få in totalt 7 rum på ytan, men också en del svårutnyttjade prång, samt att alla rum inte skulle få fönster. Detta alternativ förkastades av flera skäl; bland annat för att man ganska snart skulle få brist på arbetsplatser igen.
Alternativ 3 förtätning genom öppen lösning Genom att riva ”tårtbitens” mellanväggar kunde man skapa en stor öppen yta med ljus och rymd. På skissen här innehåller den 13 arbetsplatser men antalet kan ökas till 18 utan problem. Då har man kommit ner till 10 kvm/person, vilket innebär att hyreskostnaden per arbetsplats minskar med 50 procent jfrt alternativ 2. Det låter ju bra, men det finns en del att tänka på innan man gör en sådan förändring. – För oss var motivet i första hand platsbristen, men vi ville också skapa ett kontor som var mer i linje med våra värderingar om samverkan och öppenhet, säger Carl Adam. När förslaget diskuterades internt möttes det med stor skepsis. Och det är en vanlig första reaktion när man går från ”eget rum” till öppen lösning.
...till ljus och rymd.
Carl Adam Rosenblad, Consilium: – Om man vill genomföra en förändring som det finns motstånd till får man inte vara dumsnål, utan kosta på och göra det så bra som det bara är möjligt. Och när personalen såg det färdiga resultatet tyckte alla att det var mycket bätre än förväntat. I dag är det bara positiva kommentarer. Många oroade sig för att det skulle bli för mycket störande ljud och folk som springer och stör. Men utan att vi satt upp några regler visar det sig att man automatiskt sänker rösten och visar hänsyn när man kommer in i lokalen.
Mats Törnqvist, Edsbyn: De levererade möblerna är i princip standard. Vid projekt är det annars vanligt med kundanpassningar, framförallt av ytmaterial och färger, ibland även mer omfattande ändringar av mått och konstruktion. Vid alla avvikelser från standard är det viktigt med en tidig dialog så att vi kan berätta om vad som är möjligt, vad som är fördyrande, vad som går att producera på effektivt sätt och vad som håller och fungerar över tiden. Sitt & ståbord med elektrisk höjdjustering som Consilium valt ger många fördelar, främst ergonomiska givetvis. Sitter man vid datorn hela dagen så är det ju väsentligt att man kan ändra arbetsställning. Man behöver inte alltid skifta mellan sittande och stående utan även en mindre höjdjustering med några centimetrar ger variation och bidrar därmed till att man undviker statisk belastning. En annan fördel med elbord är om man är flera som ska alternera vid en arbetsplats så är det enkelt att individanpassa. Våra bord i Connectserien finns både med och utan eldrift så att man kan välja, alla behöver kanske inte elbord. Möjligheten finns därför att kombinera ”fasta” bord och elbord och få en snygg och enhetlig interiör, annars blir det lätt ett intryck av tillfällighetslösningar.
Johan Selberg, Senab: – För att minimera störande ljud skall man vara omsorgsfull med akustiken. Ljudabsorberande innertak och heltäckningsmatta, även om den senare gör städningen lite mer komplicerad. Skärmarna mellan arbetsborden ger både visuell och akustisk avskärmning. En annan viktig sak är belysningen. Olika människor har olika behov av ljus och behovet ökar när man blir äldre. Det behövs individuell arbetsplatsbelysning. Speciellt för Consilium var att det handlade om ett experiment på en mindre del av den totala ytan. Faller det väl ut kommer man att fortsätta i takt med behovet av fler arbetsplatser. Då är det viktigt att man väljer inredningsprodukter som kan kompletteras över tiden.
Henrik Schulz, Wingårdhs: – Den öppna lösningen är mer funktionell än cellkontoret. Jag tycker också att den speglar företagets varumärke på ett bra sätt; innovativ högteknologi. Ljus björkfaner markerar det svenska ursprunget som är viktigt för Consilium i de internationella kontakterna. Inredningen som helhet är ren och sober, utan att vara överdesignad. Det var roligt att kunna skapa det sökta uttrycket med rena standardprodukter. Vi fick plats med två mindre mötesrum som även kan användas som ”tysta rum” för den som vill dra sig tillbaka en stund. Det är viktigt att den möjligheten finns.
Varje serviceteam sitter nu tillsammans i stället för i skilda rum. Det möjliggör ett flödesorienterat arbetssätt, utan en massa spring mellan rummen.
Individuell arbetsplatsbelysning är en viktig ergonomisk faktor eftersom vi alla har olika behov av ljus.
Förvaringsmöbler som avskiljare och rumsbildning. Genom att skåpen står på fötter i stället för hela socklar går det att komma åt att städa.
Alla har höj- och sänkbara elbord.
Ledtrådar och nyckeltal Ombyggnad/hyresgästanpassning av lokaler bekostas normalt av
Om man i stället ser på totalkostnaden för att flytta ett kontor; med kon-
fastighetsägaren. Hur den kostnaden sedan påverkar hyran är en
sulter, arkitekt, nätverk för tele och data, produktionsbortfall och allt det
förhandlingsfråga.
andra som man inte tänker på från början blir riktvärdet ett helt annat. För ett företag med 75-100 anställda där man också köper ny inredning
Med utgångspunkt från de siffror som gäller för den aktuella lokalens
kan man i stället utgå från 50.000:-/anställd. Men siffran kan variera
yta, antal arbetsplatser och kvadratmeterhyra kan vi ge några generella
stort både uppåt och neråt beroende på de val man gör, bland annat
ledtrådar om hur man kan kalkylera.
när det gäller inredningen.
Om man går från 20 kvm per anställd till 14 blir besparingen vid en hyra
Avveckling av gammal inredning på miljövänligt sätt kostar ca 400:-
på 1.500:-/kvm 9.000:-/år och anställd. Om man fyller lokalen enligt
/kubikmeter, ca 1.200:-/anställd.
Consiliums plan ( ca11 kvm/anställd) blir motsvarande besparing 13.500:-/år och anställd.
Inredning med standardmöbler av god klass kan uppskattas till 21.000:/anställd. (elbord, förvaring, stol och del i gemensamma möbler för
Vid flyttning kan man schablonmässigt räkna med att den fysiska
paus, mötesrum etc).
flyttningen av kartonger och möbler kostar ca 1.000:-/anställd. Projekteringskostnaden varierar beroende på projektets omfattning och komplexitet. En fingervisning är 10-15 % av inredningskostnaden. I vårt fall blev den 2.100:-/anställd eller 152:-/kvm.
Räkneexempel
Om inredningen skall ingå i hyran ökar den från 1.500:- kvm/år till 2.047:- kvm/år. Om man i stället väljer att finansiera investeringen
Baserat på 180 kvm, 13 anställda, ny inredning för 21.000:-/anställd.
ur egen kassa bortfaller naturligtvis Leasing/hyra. I stället får man
Finansiering via leasing eller hyra
en avskrivning och en påverkan på balansräkningen.
LEASING Inredning 21000x13=
KÖP 273 000
Investering
418 800
Mattor textil
87 000
Kapitalkostnad 7%
Projektering 12%
43 200
Total investering
15 600
Avskrivning per år
Avveckling gammal inredning Total investering Finansieringskostnad 7 % x 5 år
418 800 73 465 492 265
Leasing hyra per år (5 år) Kostnad per kvm/år Kostnad per kvm/mån Kostnad/anställd/år Kostnad/anställd/månad
98 453 547
73 465 492 265
Avskrivning per månad Kvm/år
98 453 8 204 547
Kvm/mån
46
Anst/år
7 573
Kostnad anställd/månad
631
46 7 573
Vid egen finansiering bör man också väga in att man binder upp ett
631
kapital som alternativt kan användas på ett mer produktivt sätt och för investeringar som kanske inte är lika lätta att finansiera.
Avskärmning i öppna miljöer kan skapas på flera sätt. Här syns glasväggen Vision Wall med Consiliums logotype på glaset. En bra sak med just Vision Wall är att det inte krävs någon infästning mot taket. Det innebär att väggen kan flyttas utan andra ingrepp en skruvhål i golvet.
Övergången från rumsindelning till öppen lösning har också påverkat arbetssättet och rutinerna. Serviceteamen sitter nu tillsammans i ett processflöde. Alla i teamet vet vad som är på gång och överlämnandet av ärendet sker automatiskt. I rumsindelningen blev det i stället en väldig massa spring mellan rummen. De som sitter i serviceteamen ser förändringen som en stor fördel. Carl Adam: – Det kan verka som om förtätning bara handlar om att spara yta och pengar. Men jag ser det även som att vi har gjort en arbetsmiljöförbättring med ökad social gemenskap. När vi behöver ytterligare arbetsplatser kommer vi att fortsätta enligt detta koncept och i förlängningen kommer säkert jag också att sitta öppet. Om man har en tom lokal kan man få vilken bordsäljare som helst att göra en ritning för inredningen. Det är inte svårare än att man kan göra det själv. Men skall man få till det hela vägen in i mål behöver man hjälp så att man kan få med även de där sista fem procenten som kan vara skillnaden mellan succé och fiasko. Eftersom vi är inne i en expansiv fas var det självklart för oss att finansiera via leasing. De egna resurserna vill vi hellre använda för att växa vidare, avslutar Carl Adam Rosenblad.
Sitter man i en öppen lösning är det viktigt att ha tillgång till ”tysta rum” där man kan dra sig tillbaka vid behov. De två rum som ingår i Consiliums ”tårtbit” används även som samtalsrum eller små konferensrum.
Några eftertankar
Senab arbetar med inredning för företag. Det kan vara stora och små inredningsuppdrag. Vi företräder de ledande skandinaviska och europeiska möbelproducenterna. I större projekt ansvarar vi för upphandling, genomförande, budget och tidsplaner. Stora företag som har regelbundna behov av inredningsservice kan teckna avtal med oss. Vi genomför och driver också kommersiella inredningskoncept kostnadseffektivt i och utanför Sverige. Allt vi gör kännetecknas av kvalitet och kompetens, vi har känsla för form och design och våra kunder får uppleva vår vilja att alltid ge mycket service. Kontakta oss gärna.
STOCKHOLM Regeringsgatan 66 Box 7164 SE-103 88 Stockholm SWEDEN Tel +46 8 402 1940 Fax +46 8 10 78 86 GÖTEBORG Fiskhamnsgatan 6C SE- 414 58 Göteborg SWEDEN Tel +46 31 704 23 00 Fax +46 31 704 23 39 MALMÖ Fersensväg 3 S - E 211 42 Malmö Sweden Tel +46 40 703 25 Fax +46 40 97 73 73 w w w.senab.com info @senab.com
AB Edsby verken, Box, 828 25 Edsbyn Tel 0271-275 00, Fax 0271-275 01, w w w.edsbyn.com