Medlemsbrev april 2017. Få orden på dine filer

medlemsbrev april 2017

Få orden på dine filer (bilder, brev, musikk m.m) Dette vil nok være grunnleggende for mange, men erfaring viser at både erfarne og uerfarne brukere sliter med å strukturere PCen og dens innhold. Så la oss få noen grunnleggende ting på plass før vi går videre. Hva er en fil (dokument – bilde – video – lyd), og hvor finner og lagrer vi dem?

Deretter hva er ett album? Hva er sikkerhetskopi og nettsky, og hvordan kan vi organisere dette på en god måte?

En fil.

Eksempelvis kalles et bilde, et dokument eller en video som ligger på data, for en fil. En fil er en samling av data som f.eks. kan bli til et bilde, et dokument eller noe annet når den aktiveres. Dette er bruker-filer, eller de filene du eier og som du først og fremst ønsker orden på og å finne når du trenger dem.

Det finnes også filer som er programfiler eller andre typer filer. Litt enkelt kan vi si at disse filene er til for PCen, nettbrettet eller mobilen. De er ikke så viktig for oss å ha oversikt over i denne sammenheng.

Katalog / folder.

En katalog er en logisk (fremstår for deg) plass på PCen, nettbrettet eller mobilen. Når du går til denne plassen kanskje v.h.a. filbehandler eller et annet program, fremstår den på skjermen som en samlet plass eller lokasjon på enheten.

Denne plassen kan sammenlignes med en hylle hvor du plasserer bøker. Bøkene kan sammenlignes med filer. Er du interessert i dette eller det, er det den boken / filen du går til. Men hvor du finner nettopp den «boken» har med plassen i bokhyllen (katalogen eller folderen) å gjøre.

Album.

Vi hører også om album. På en måte kan det sammenlignes med en katalog eller en folder fordi det gjerne er et samlingsted for bilder. Vi kan tenke på albumet som en annen form (enn en katalog) for samlingsted. Albumet har gjerne en plass i en bokhylle (eller et annet sted). Og bildene i albumet kan sees på som filer. Album er ikke noe du må ha, men er ett «tillegg» til kataloger. La oss tenke oss at du i en katalog ønsker å ha alle bildefilene fra 2017. Men dersom du var i et bryllup i 2017 og har noen bilder fra det + noen bilder fra brudens barndom (fra en annen katalog og årstall) kan du lage et album ut av dette selv om filene ligger i forskjellige kataloger. Slik er ett album en «tilleggsplassering».

medlemsbrev april 2017

Hvordan finner jeg eller får orden på filene mine?

Vi ønsker å ha orden på våre bruker-filer fordi det er en erstatning for det vi før samlet i permer, album, hyller og skuffer. Ja noen ganger brukte vi også safe for noen dokumenter. Derfor er det ikke underlig om vi ønsker å finne tilsvarende elektroniske dokumenter igjen. Det er en god ide å ta grep om filer og lagerplasser så fort som mulig. I tillegg er det fornuftig å alltid ha en kopi (backup) av filene enten på en lokal disk eller i skyen. Om du ikke har opplevd å miste data pga. virus eller andre ting, kan en nesten si, at du vil oppleve det.

For å få orden på filene våre bruker vi samme måten vi brukte når vi lagret dokumenter i hyller, skuffer og permer. Vi må ha en peker (en logikk) som lar oss finne det vi leter etter. Du visste f.eks. at verdipapirer ligger i safen (fordi de må ligge trygt), du visste at bildene dine hadde du i album som står i hyllen.

På samme måte må vi ha et system på PCen som er logisk (for oss) å finne fram i. F.eks. kan du kalle bilde-filene dine «2017-04-25 fjelltur 01», og neste bilde på den samme dato kaller du «2017-04-25 fjelltur 02» osv. Så kan du kalle alle tekst-filene dine med tilsvarende logiske navn givning (oppbygging). Finn en struktur du syns er fornuftig.

Deretter må du plassere dem på en logisk plassering. Derfor er det viktig å bygge opp dine «bokhyller» (kataloger) slik du syns er logisk. Eksempel vis kan vi lage en katalog / folder som heter Henry (la oss si du heter Henry) hvor du tenker du vil ha alle dine bruker-filer. Som underkataloger til Henry kan vi f.eks. ha tre sidestilte kataloger som heter: Bilder – Dokumenter – Musikk. Tanken kan da være at du også lager underkataloger under dem igjen. Men du sorterer alle bildene et sted (på Bilder), alle dokumentene et sted (på Dokumenter) og all musikk et sted (på Musikk).

Nå har du gitt en logisk benevning på filene dine samt lagringsplassen. Det kan være litt mer komplisert når du skal dele filer eller legge dem i skyen eller synke dem.

Noen ganger bygger programmene du bruker opp kataloger, og lager filer selv. Det tilbys også ofte å lagre bilder i album. Dette avhenger litt av hvilke program / apper vi bruker osv. Selv om dette kan virke forvirrende på en «kontroll frik» finner vi ut av det etter hvert.

Synkronisering, sky-lagring og deling på nettverk.

Når du bruker flere enheter (PC, nettbrett, mobil osv.) mot filene dine er det enda flere kilder til kaos. Det er fint å få filer synkronisert, eller mulighet for å dele dem, sikker lagring i skyen m.m. Men det kan også være en kilde til rot. Ett av problemene kan være at enhetene fungerer litt forskjellig (grensesnittet). Et forslag er at du lar en av enhetene dine (f.eks. PCen) være «hovedenhet». Ha alle brukerfilene på denne (og overfør de hit fra andre enheter med jevne mellomrom). Ut fra denne kan du legge filene på et lagringsmedium (sikkerhetskopi eller med synkroniserings funksjon).

Ofte er det enkleste det beste. Men vi kjenner til det, det er fristende å prøve noe nytt. Lagring i skyen er sjelden gratis (i lengden). De fleste har så mye data at de kommer over grensen for det som er gratis.

medlemsbrev april 2017

Windows 10 og leting etter filer og kataloger.

I Windows 10 kan du starte filutforsker ved å høyreklikke på forstørrelses glasset nede til venstre.

Deretter skriver du Filutforsker. Du får nå filutforsker opp og kan starte / velge den.

Her kan du se oppbyggingen av katalogene og finne filene dine. Til venstre vil du se en kolonne (vertikalt) med forskjellige navn som skrivebord – nedlastninger – dokumenter – bilder – denne PC osv. Dersom du nå venstreklikker en gang på dokumenter vil du til høyre se kataloger og tilhørende filer som ligger under denne katalogen. Det samme skjer om du klikker på bilder. Forsøk å se litt rundt. Du kan også prøve å klikke på filene i katalogene og se at de åpner seg som f.eks. bilder. Du bør selvfølgelig helst vite hvilke filer du aktiverer før du gjør det. Du kan også lage en test fil f.eks. i et skriveprogram, lagre den et sted, åpne den, redigere den, og lukke den. Og flytte den litt rundt for å bli kjent med dette verktøyet. Du kan også åpne den i forskjellige programmer. Den beste måten å lære på, er å prøve og feile.

Litt mer finner vi på nettet.

Her finner vi litt om å finne filer, finne doble filer, finne slettede filer.   

Finn filer: https://support.microsoft.com/nb-no/instantanswers/ba58b5e5-9add-e1d9-09b2ca509e93e973/where-are-my-documents-in-windows-10 Finn doble filer: https://www.digi.no/artikler/finn-doble-filer/209584 Finn slettede filer: http://www.dataporten.net/har-du-slettet-filer-ved-et-uhell/