MANUAL DE USUARIO
MÓDULO FACILITADOR DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)
ENERO 2014
Contenido 1.
Presentación ............................................................................................................ 2
2.
Antecedentes........................................................................................................... 2
3.
Descripción del Proceso .......................................................................................... 2 3.1.
Descarga del Módulo ........................................................................................ 2
3.2.
Datos Institución .............................................................................................. 3
3.3.
Plan Anual de Contratación ............................................................................. 4
3.4.
Con ESIGEF ....................................................................................................... 5
3.4.1. 3.5.
Partidas Presupuestarias .............................................................................. 5 Sin ESIGEF ......................................................................................................... 7
3.5.1. 3.6.
Cuentas Contables ........................................................................................ 7 Crear PAC ......................................................................................................... 9
3.6.1.
Con E-SIGEF .................................................................................................. 9
3.6.2.
Sin E-SIGEF .................................................................................................. 14
3.7.
Validar PAC ..................................................................................................... 17
3.8.
Generar PAC-Excel y Subir PAC-Excel:........................................................... 18
4.
Utilitarios ........................................................................................................... 21
4.1.
Vista Catálogo Partidas: ................................................................................. 21
4.2.
Vista previa del PAC:...................................................................................... 22
4.3.
Subir PAC:....................................................................................................... 23
4.4.
Guardar PAC: .................................................................................................. 23
1. Presentación El presente manual le guiará al usuario en la generación correcta del PAC. Este módulo contiene diferentes secciones y etapas que deberán ser registradas para proceder a la generación de un archivo que deberá ser utilizado y subido al portal institucional www.compraspublicas.gob.ec
2. Antecedentes Los Módulos de Facilitación para la Contratación USHAY, son herramientas que simplifican la gestión documental. Este módulo, permitirá contar con información del Plan Anual de Contratación Pública que realizan las Entidades Contratantes y permitirá que el PAC se conecte con el Módulo de Pliegos con el propósito de disminuir el nivel de carga de archivos en los servidores de la Institución.
3. Descripción del Proceso 3.1. Descarga del Módulo En el portal institucional www.compraspublicas.gob.ec podrá descargar el módulo que le permitirá generar el Plan Anual de Contratación, descargue y proceda a instalar localmente en su equipo.
Instalado el módulo proceda a iniciar el USHAY - Módulo Facilitador de Contratación Pública mediante el acceso directo en escritorio.
3.2. Datos Institución Ingresar a la opción Datos de la Institución en la pantalla principal
En Datos de la Institución ingresamos la información requerida y guardamos, si la institución maneja el sistema “ESIGEF” debe seleccionar esa opción de manera obligatoria en el formulario de datos generales. Si no maneja “ESIGEF” y únicamente trabaja con cuentas contables debe dejarlo sin seleccionar.
3.3. Plan Anual de Contratación Una vez ingresada la información relacionada con Datos de Institución, regresamos a la pantalla principal mediante el utilitario en forma de “Casa” y seleccionamos de la pantalla principal la opción Plan Anual de Contratación.
3.4. 3.4.1.
Con ESIGEF Partidas Presupuestarias
Una vez que se accede a la opción Plan Anual de Contratación, al seleccionar la opción del menú principal, Partidas Presupuestarias, aparecerán dos opciones. la primera es “Subir partidas desde archivo Excel”, para lo cual la entidad antes de iniciar esta actividad debe acceder al Portal de Contratación Pública con sus credenciales y descargar el catálogo de partidas presupuestarias asignadas por el Ministerio de Finanzas a la entidad en formato Excel 97-2003. La segunda opción es “Descargar automáticamente las partidas”, esta opción permite desde el mismo aplicativo USHAY descargar las partidas sin necesidad de acceder al Portal de Contratación Pública, para lo cual necesita las credenciales de acceso al portal de Contratación Pública (Ruc, Usuario y Contraseña).
Seleccionar la opción “Subir partidas desde un archivo Excel”, una vez seleccionado se abrirá una ventana en la cual se debe subir el archivo que contiene el catálogo de partidas presupuestarias asignadas por el Ministerio de Finanzas a la entidad en formato Excel 97-2003. Para realizar esta tarea de manera adecuada debe escogerse el periodo fiscal al cual pertenece el archivo descargado
de las partidas
presupuestarias, mediante la opción archivo se debe seleccionar el archivo Excel 972003 que contiene las partidas y finalmente hacer clic en el botón “Subir Archivo”.
Una vez finalizado este paso correctamente aparecerá una sección en color verde que indica el número total de registros subidos y el total del presupuesto asignado a la Institución para el ejercicio fiscal seleccionado.
Para la segunda opción “Descargar automáticamente las partidas” el módulo solicitará que ingrese la información que se indica en la siguiente pantalla:
3.5. Sin ESIGEF 3.5.1.
Cuentas Contables
Para el caso que la Institución no maneja ESIGEF, en la opción Partidas Presupuestarias el módulo habilitará las opciones que se indican en la siguiente pantalla:
Seleccionar la opción “Subir partidas desde un archivo Excel”, una vez seleccionado se abrirá una ventana en la cual se debe subir el archivo que contiene la información de las cuentas contables. Mediante la opción archivo se debe seleccionar el archivo
Excel 97-2003 que contiene las partidas y finalmente hacer clic en el botón “Subir Archivo”.
Una vez finalizado este paso correctamente aparecerá una sección en color verde que indica el número total de registros subidos. Para la segunda opción “Registrar Partida/Cuenta” el módulo solicitará que ingrese la información presionando sobre el botón “Agregar Partida” como se indica en la siguiente pantalla:
Al presionar sobre el botón “Agregar Partida” el módulo solicitará que se ingrese la siguiente información:
Número de Partida/Cuenta contable
Descripción
3.6. Crear PAC 3.6.1.
Con E-SIGEF
Seleccionar la opción Crear PAC en la barra principal que se encuentra al pie de la aplicación.
Una vez seleccionada la opción crear PAC se tendrá una venta en la que se podrá observar las partidas presupuestarias que se subieron mediante la opción “Subir partidas desde un archivo Excel” o “Descargar Automáticamente las Partidas”.
Dentro de esta ventana se tiene la opción Filtro Búsqueda; esta opción facilita la búsqueda de las partidas asignadas, se puede hacer la búsqueda por: Actividad, Organismo, Programa, Renglón, Código, Proyecto, Fuente.
Para trabajar sobre cada una de las partidas
para crear el Plan anual de
Contratación (PAC) se debe hacer clic en la opción “Seleccionar”, luego de esto se abrirá el formulario “Datos del Plan Anual de Contratación”. Se debe tener en cuenta que esta ventana aparecerá únicamente si la partida seleccionada tienen un valor asignado en la columna codificada.
Una vez en la ventana “Datos del Plan Anual de Contratación”, para ir creando el PAC se debe dar clic en el botón “Agregar”. El Botón Agregar nos lleva a un formulario donde iniciaremos a crear el PAC respecto a la partida seleccionada.
Dentro del formulario se podrá seleccionar y registrar el CPC correspondiente al ítem del PAC que se va a crear, con los siguientes campos: Tipo de Compra, Detalle del Producto, Cantidad, Unidad, Costo unitario, Costo total (el mismo que se calcula automáticamente y no puede ser superior al Valor Asignado en la partida
presupuestaria), Tipo de Régimen, Fondos BID (Para el caso que aplique), Tipo Producto, Catálogo Electrónico (Si el bien a adquirir se encuentra en Catálogo
Electrónico), Procedimientos sugeridos; y, el cuatrimestre en el cual se va a realizar la contratación. Una vez realizadas las tareas antes indicadas dar clic en el botón “Guardar”, estos registros aparecerán en la ventana Datos Plan Anual de Contratación. La suma de los costos de los ítems del PAC no podrá ser mayor al Valor Asignado.
Por cada partida presupuestaria asignada con un valor codificado mayor a $0 se podrá realizar las tareas antes indicadas para poder crear el PAC institucional.
3.6.2.
Sin E-SIGEF
Seleccionar la opción Crear PAC en la barra principal que se encuentra al pie de la aplicación.
Una vez seleccionada la opción crear PAC se tendrá una venta en la que se podrá observar las partidas presupuestarias que se subieron mediante la opción “Subir partidas desde un archivo Excel” o “Registrar Partida / Cuenta”.
Para trabajar sobre cada una de las partidas
para crear el Plan Anual de
Contratación (PAC) se debe hacer clic en la opción “Seleccionar”, luego de esto se abrirá el formulario “PAC’s Sin ESIGEF”.
Una vez en la ventana “PAC’s Sin ESIGEF”, para ir creando el PAC se debe dar clic en el botón “Agregar”. El Botón Agregar nos lleva a un formulario donde iniciaremos a crear el PAC respecto a la partida seleccionada.
Dentro del formulario se podrá seleccionar y registrar el CPC correspondiente al ítem del PAC que se va a crear, con los siguientes campos: Tipo de Compra, Detalle del Producto, Cantidad, Unidad, Costo unitario, Costo total (el mismo que se calcula automáticamente y no puede ser superior al Valor Asignado en la partida presupuestaria), Tipo de Régimen, Fondos BID (Para el caso que aplique), Tipo Producto, Catálogo Electrónico (Si el bien a adquirir se encuentra en Catálogo Electrónico), Procedimientos sugeridos; y, el cuatrimestre en el cual se va a realizar la contratación. Una vez realizadas las tareas antes indicadas dar clic en el botón “Guardar”, estos registros aparecerán en la ventana PAC’s Sin ESIGEF.
Por cada partida presupuestaria asignada se podrá realizar las tareas antes indicadas para poder crear el PAC institucional.
3.7. Validar PAC Una vez que el PAC ha sido trabajado y aprobado en su totalidad,
la Entidad
procederá a seleccionar el botón “Validar PAC”, después de lo cual seleccionará el Ejercicio fiscal para el cual aplica el PAC.
Una vez validado aparecerá el Mensaje “Información Validada Correctamente” y las opciones “Generar PAC” y “Firma Electrónica”. Para finalizar el proceso de creación del PAC dar clic en Generar PAC luego de los cual se genera un empaquetado de nombre pac.zip el mismo que debe ser subido al Portal de Contratación Pública para iniciar su registro.
3.8. Generar PAC-Excel y Subir PAC-Excel: Estas opciones permiten al usuario trabajar en la creación del PAC en formato Excel para su comodidad, de igual manera este archivo Excel debe ser cargado y validado nuevamente al módulo USHAY antes de poderlo subir al portal de Contratación Pública.
Para generar el PAC en Excel se debe seleccionar el Ejercicio Fiscal y hacer clic en “Generar”, luego de eso obtendremos el PAC en formato Excel para que pueda ser visualizado y trabajado por los funcionarios de la entidad.
Una vez trabajado el archivo en Excel este se debe cargar nuevamente mediante la opción “Subir PAC – Excel”, en Tipo de Procesamiento podrá seleccionar: “Reemplazar PAC” o “Añadir PAC” y posteriormente proceder con la validación a través del módulo.
4. Utilitarios La Herramienta del PAC posee varios utilitarios los cuales se listan a continuaci贸n:
4.1. Vista Cat谩logo Partidas: Crea un archivo en formato PDF con todas las partidas presupuestarias asignadas por el Ministerio de Finanzas.
4.2. Vista previa del PAC: Crea un archivo en formato PDF con los 铆tems creados por la entidad para el Plan Anual de Contrataci贸n
4.3. Subir PAC: Permite subir un archivo PAC en formato .Zip previamente creado por la opción Guardar PAC, esto permite compartir la información entre diferentes funcionarios.
4.4. Guardar PAC: Permite crear el PAC en formato .ZIP para que pueda ser compartido entre los funcionarios. Cabe recalcar que este archivo no puede ser subido al Portal de Contratación Pública ya que para eso debe pasar por el proceso de validación antes indicado.
5. Subida del Plan Anual de Contratación al Sistema Oficial de Contratación Pública Ingrese al Portal www.compraspublicas.gob.ec digite el Ruc, Usuario y Contraseña.
Ingrese a la opción “Entidad Contratante”, seleccione “Plan de Contratación” e “Ingresar/Actualizar PAC”
El Sistema presentará la siguiente pantalla, en donde deberá seleccionar el “Año”
Al seleccionar el año, el módulo habilitará los botones “Examinar” y “Subir PAC”, en donde deberá proceder a subir el archivo generado con el Módulo Ushay
Una vez subido el archivo “pac.zip” se visualizará como se indica en la siguiente pantalla:
Al presionar sobre el botón “Subir PAC” el Sistema solicitará ingresar la descripción, posteriormente presione sobre el botón “Guardar”.
Guardada la información presione sobre el botón “Continuar”, el sistema presentará un mensaje como se indica a continuación:
El sistema presentará la información del PAC que fue creado con el Modulo Facilitador de Contratación – USHAY. Las Reformas o cambios futuros en el PAC se realizarán directamente en el Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE)
Finalmente presione sobre el botón “Continuar” y en la pantalla que se indica a continuación, deberá subir la autorización de la máxima autoridad o su delegado mediante una Resolución y presionar sobre el botón “Finalizar” para que el Plan Anual de Contratación quede registrado en el Sistema Oficial de Contratación del Estado.