¡•LrjlTjRALORlA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORIA AUXILIAR OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE COSTOS AMBIENTALES RETENCIÓN CÓDIGO
1 2.2.1.22
ACTA ACTAS DE APROBACIÓN DE INFORMES
26 2.2.26.13
INFORMES INFORME PROCESO AUDITOR * Queja, derecho de petición o denuncia (opcional) * Memorando de encargo * Memorando de planeación. * Presentación comisión * Oficio solicitud documentos * Papeles de Trabajo * Validación y preinforme * Análisis de las observaciones (opcional) * Parte pertinente Acta de Comité de Aprobación de Informes * Comunicaciones oficiales enviadas y recibidas
2.2.26.82
INFORME TRASLADO DE HALLAZGOS * Informe de Auditoria * Comunicación oficial al Sujeto de Control * Función de Advertencia (opcional) * Traslado de Hallazgo (opcional) * Comunicaciones al quejoso y otros (opcional) * Plan de mejoramiento (opcional) * Aprobación del Plan de Mejoramiento (opcional) * Avances del Plan de Mejoramiento (opcional) * Comunicaciones oficiales enviadas y recibidas
2.2.26.41
Archivo Gestión Central
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
CT
M
X
X
3
4
3
4
X
3
4
X
s
PROCEDIMIENTOS
X Los documentos que requieren Microfilmacion y conservación son el Informe Final, Comunicación Alcalde, Traslado Hallazgos, Plan de Mejoramiento y aprobación Plan de Mejoramiento; los los avances y demás comunicaciones se eliminan
INFORME ANUAL DEL ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA * Comunicaciones Oficiales enviadas y recibidas, temas específicos Informe Anual del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente del Departamento de Cundinamarca * Soportes * Informe
CÓDIGO:PA06-PR02-F01
DISPOSICIÓN FINAL
Página 1 de 2
4
X
X
El informe se consolida en medio magnético, por lo cual se debe Conservar Totamente en la oficina prouctora, las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, que sirven como insumo serán conservadas en el archivo de gestión y se eliminaran luego de 4 años.
VERSIÓN 3.0
RETENCIÓN CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Archivo Archivo Gestión Central
DISPOSICIÓN FINAL CT
E
2.2.26.84
INFORMES SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL * Acuerdos de Gestión * Seguimiento a Planes de Mejoramiento * Mapa de Riesgos
2
X
2.2.36.62
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA * Plan de Actividades
4
X
M
S
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN TRD: 5.0, Acto Administrativo: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO No. 003 de 25 - 06 - 2013
CONVENCIONES: CT= Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación u otros soportes S = Selección
CÓDIGO:PA06-PR02-F01
LINA DUQUE YOSCUA Responsable Oficina
Página 2 de 2
MIGUEL NÚÑEZ-ÍORRÉS Jefe deXDficina^
VERSIÓN 3.0