CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado:
Jefe de Control Interno, o quien LUIS RAMON MONTERO FERNANDEZ haga sus veces:
Julio 13a Noviembre 12 de 2013 Fecha de elaboración: Noviembre 8 de 2013
Subsistema de Control Estratégico Avances A través de las auditorías internas realizadas se verificó que el Plan Estratégico de la Contraloría de Cundinamarca, y el Plan de Acción previsto para la vigencia 2013, se viene cumpliendo de acuerdo con la programación establecida en cada dependencia. El próximo mes de enero se procederá a evaluar la Gestión Institucional por Dependencias, cuyos resultados se darán a conocer en el próximo informe. La oficina de control interno continúa su labor de promoción del autocontrol a través de la elaboración y difusión de las Campañas de Autocontrol. Durante el periodo comprendido entre julio 13 y noviembre 12 de 2013, fueron elaboradas y difundidas a través de la intranetnueve (9) campañas para un total de 31 campañas emitidas en lo que va corrido de la actual vigencia. La oficina de Planeación Sistemas e Informática, durante el mes de julio de 2013, realizó el seguimiento al cumplimiento en la ejecución del Plan de Acción del primer semestre de 2013. En cada proceso se realizó la actualización del mapa de riesgo y con base en esta información la Oficina de Control Interno, efectuó el respectivo seguimiento del cual se emitió informe en el que se resalta que las acciones previstas para mitigar los riesgos en general son efectivas con excepción del proceso de Indagación preliminar Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
La realización de las auditorías internas incluyó, también, el seguimiento y la evaluación del Mapa de Riesgos Institucional. Actualmente el Mapa de Riesgos está conformado por veinticuatro (24) riesgos, de los cuales, siete (7) que equivalen al 29%, se concentran en los tres (3) procesos Misionales: Control Micro, Control Macro e Indagación Preliminar, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción coactiva. Por su parte los procesos de apoyo incluyen trece (13) riesgos que equivalen al 54% de los riesgos totales. Mientras que los procesos de Dirección Estratégica y Control seguimiento y Evaluación, registran uno (1) y dos (2) riesgos, respectivamente, los cuales representan el 13% de los riesgos totales. Por zonas, en zona de riesgo catastrófica no se localiza ningún riesgo, mientras que el grueso de los riesgos, es decir el 71%, se sitúan en zonas Moderada y Alta. Por procesos; Gestión Humana, Control Micro y Administración de Recursos Físicos y Financieros, concentran el mayor número de riesgos, en total once (11) riesgos, que equivalen al 46%. El 42% de los riesgos se localizan en zona de riesgo alta, y en esta franja de riesgos, el proceso de Gestión Humana, concentra el 40% en zona alta. Finalmente es importante destacar que el cincuenta y cuatro por ciento 54% de los riesgos se localizan en zona de riesgo alta y extrema, y en estas dos zonas predominan los riesgos en zona alta correspondiéndole el 77%. Dificultades No obstante que la Contraloría cuenta con el Mapa de Riesgos Institucional y se viene realizando a nivel de toda la entidad un manejo adecuado de los riesgos, se observa en la Dirección de Indagación Preliminar Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva debilidades en los controles y en las acciones preventivas, pues continúa presentándose, de manera acentuada, el riesgo de caducidad y prescripción de los procesos de responsabilidad fiscal. El Subsistema de Control estratégico en general no presenta mayores dificultades, sin embargo en materia de acuerdos y protocolos éticos es importante reforzar y afianzar el tema, de los principios y valores principalmente en el personal que se va incorporando a la entidad. Subsistema de Control de Gestión Avances Producto de las Auditorías internas y de la Auditoría realizada, por la Auditoria General de la Republica, se han venido adoptando una serie de acciones correctivas que en general han consistido en modificar el manual de procedimientos de la Contraloría. Estas modificaciones tendientes a fortalecer los procedimientos establecidos para el desarrollo de la gestión, han permitido entre otros beneficios, darle mayor celeridad y oportunidad a la entrega de resultados. Es así como la elaboración y entrega de los informes sobre la situación de las Finanzas Públicas del Departamento y el informe sobre los Recursos Naturales y del Medio Ambiente, fueron entregados a la Asamblea Departamental, el pasado 31 de octubre, informes que se venían entregando en el mes de diciembre
Dificultades Aunque han sido notorios los esfuerzos realizados en la Dirección de Indagación Preliminar Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, para combatir la caducidad, la prescripción y la inactividad procesal, se observa que los controles establecidos no son efectivos lo que obliga a fortalecerlos y a reformular las acciones correctivas para lograr una gestión más eficiente y eficaz Subsistema de Control de Evaluación Avances Durante la vigencia 2013, se realizó el seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión, para verificar el grado de cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000 2009 y la aplicación y desarrollo del Sistema de Control Interno. Dicho examen, determino el grado de conformidad entre la formulación de los planes de acción y su ejecución, así como la eficiencia y eficacia de la gestión, lo que permitió identificar las fortalezas y debilidades del sistema en cada uno de los procesos auditados. La evaluación del Sistema Integrado de Gestión, se efectuó por medio de dieciséis (16) auditorías internas integradas. A cada proceso del manual de operación le fue practicada una auditoría, excepto a los procesos de Control Micro, Indagación Preliminar, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Participación Comunitaria y Administración de Recursos Físicos y Financieros, que por ser los procesos más sensibles y vulnerables, le fueron practicadas dos auditorías a cada uno. Los resultados arrojados por las Auditorías Internas realizadas detectaron cincuenta y un (51) oportunidades de mejora: Ocho (8) No Conformidades y cuarenta y tres (43) Observaciones. El 41% de las oportunidades de mejora se sitúan en los tres (3) procesos misionales, mientras que el 45% corresponde a los seis (6) procesos de apoyo y el 14% a los procesos de Direccionamiento Estratégico, Comunicación Pública y Control Seguimiento y Evaluación. Dentro de los procesos misionales a su vez al proceso de Control Micro le corresponde el 62% de las Objeciones, mientras que en los procesos de apoyo al proceso de Participación Comunitaria le corresponde el 35%, lo mismo que al proceso de Administración de Recursos Físicos y Financieros, procesos que como se dijo anteriormente son auditados en dos (2) oportunidades lo que explica en buena parte, porqué concentran el mayor número de objeciones. Respecto al Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la Auditoria General de la República y producto de la auditoría practicada a la vigencia 2011, a Noviembre cinco (5) de 2013 presenta un avance del 86% y continúan abiertos cinco (5) hallazgos que corresponden al proceso de Indagación Preliminar, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Durante lo corrido del año se han realizado (3) seguimientos trimestrales al Plan de Mejoramiento Institucional y se rindieron, a la Auditoría General de la República igual número de informes. De los seguimientos efectuados se pudo verificar que de los treinta y seis (36) hallazgos detectados, en la auditoria a la vigencia 2011, treinta y uno (31) cumplieron con las acciones correctivas, lo que permitió efectuar el cierre correspondiente. Sobre los Planes de Mejoramiento por Procesos y resultado de las auditorías internas realizadas durante la vigencia 2013, se formularonPlanes de Mejoramiento en los procesos de: Direccionamiento y Planeación Estratégica, Comunicación Pública, Control Micro, Indagación Preliminar
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Control Macro, Participación Comunitaria, Gestión human, Administración de Recursos Físicos y Financieros, Gestión Documental, y Control Seguimiento y Evaluación. A noviembre cinco (5) de 2013, de ocho (8) No Conformidades identificadas en las auditorías internas se han cerrado tres (3), mientras que de cuarenta y tres (43) oportunidades de mejora, a la fecha señalada, trece (13) están cerradas. Es importante destacar que algunos procesos fueron auditados recientemente lo que explica el precario avance de los planes de mejoramiento, pues sus acciones correctivas y de mejora recién se encuentran implementadas. En total el grado de avance de los Planes de Mejoramiento, es del 42%. Por procesos se destaca Control Macro con un avance del 100%, seguido del proceso de Participación Comunitaria con el 67%. Dificultades No obstante haberse cerrado el grueso de los hallazgos identificados en la auditoría practicada por la AGR, a la vigencia 2011, preocupa que las acciones correctivas adoptadas en el proceso de Indagación Preliminar, responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva no han resultado contundente. Sobre este particular la oficina de control interno llama la atención para que se revise el tema y se mitigue el riesgo de la prescripción, la caducidad y la inactividad procesal. Estado general del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno, los subsistemas, componentes y elementos que lo conforman se encuentran, en la Contraloría de Cundinamarca, implementados en su totalidad. Sin embargo el grado de desarrollo y aplicación del Sistema presenta algunas debilidades que se han venido superando, particularmente lo relacionado con los planes de mejoramiento individual. Los resultados de las auditorías internas realizadas durante la vigencia 2013, demuestran que en términos generales el desarrollo y la aplicación no solo del Sistema de Control Interno sino también del Sistema de Gestión de Calidad son satisfactorios, aunque en los procesos auditores practicados se detectaron ocho (8) No Conformidades y cuarenta y tres (43) observaciones que constituyen oportunidades de mejora. La firma certificadora Cotecna, practico los días 23 y 24 de octubre una auditoria de verificación y seguimiento al Sistema Integrado de Gestión y estableció, a través de dicha auditoria, que el manejo del Sistema de Gestión de Calidad se hace con plena observancia de los requisitos establecidos en las normas que regulan los Sistemas de Gestión de Calidad y que le son aplicables. Esta auditoria confirma el buen funcionamiento del sistema de gestión de calidad en la Contraloría de Cundinamarca. . Recomendaciones Fortalecer los controles en la Dirección de Indagación Preliminar Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Continuar con el proceso de inducción a nuevos funcionarios y de reinducción a los funcionarios antiguos de la entidad Que en cada proceso se realice una revisión del Mapa de Riesgos Institucional y de las acciones preventivas incluidas en el Plan de Manejo de riesgos
Difundir el código de ética de la entidad dado el ingreso de personal nuevo a la entidad
Original Firmado _______________________ Firma LUIS RAMON MONTERO FERNANDEZ Jefe oficina de Control Interno