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MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA

JULIO DE 2014 “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 1 de 56

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN………………………………………………………………………………………………………. 3 Capítulo I ASPECTOS GENERALES…………………………………………………………………………….. 5 Capítulo II MARCO ESTRATÉGICO…………………………………………………………………………….10 Capítulo III FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL......………………..…………………………...11 Capítulo IV PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.………………………………………………………13 Capítulo V MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS…………………………….........16 Capítulo VI ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN …………………………………………… 23 Capítulo VII CONDICIONES CONTRACTUALES……………………………………………………………44 Capítulo VIII SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES….….………………….. 54 Capítulo IX RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL………………………….55 Capitulo X REFORMA, DEROGACIÓN, Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN……..56

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PRESENTACIÓN La Contraloría de Cundinamarca, en ejercicio de su función administrativa trabaja en forma permanente para responder a los desafíos que demandan los cambios continuos de la normatividad en materia de Contratación Pública, motivados por la dinámica global, la nueva reglamentación sobre la modernización, organización y funcionamiento de los Entes de control en Colombia.

Con la Ley 80 de 1993, el legislador dotó a las entidades de la estructura general y los principios de la contratación estatal. Con la reforma a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, se espera la reducción de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de selección elaborado sobre la base de los principios que rigen la contratación pública, en búsqueda del cumplimiento de los fines estatales.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 1 y 2 de la ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica de la Contraloría de Cundinamarca, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas concordantes que tengan relación en materia contractual. Así mismo, aquellas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

La nueva legislación en materia de contratación pública busca dar cumplimiento de los fines estatales, a su vez, las entidades públicas deben contar con instrumentos que les permitan lograr una selección adecuada de los contratistas y así mismo, garantizar una mejor eficiencia en la gestión estratégica y contractual desarrollada por la Entidad.

Con la expedición del Decreto 1510 de 2013, el legislador en su artículo 160 estableció como aspecto relevante lo siguiente:

“Artículo 160. Manual de Contratación. Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto”.

A partir del ordenamiento antes mencionado, la Entidad a través del presente manual de contratación establecerá los lineamientos de aplicación de la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013 y demás normas concordantes que tengan relación en materia contractual. El propósito de éste manual es permitir la orientación en la aplicación “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 3 de 56

de los parámetros del Estatuto de Contratación Estatal. Por ello es necesario una divulgación amplia de este en los diferentes niveles y dependencias de la Contraloría de Cundinamarca que se ven involucradas, a fin de hacer uso correcto de las indicaciones aquí incluidas. Además, las funciones concernientes a la celebración de contratos, verificación de su ejecución, cumplimiento, y liquidación de los mismos de acuerdo a los procedimientos internos.

El manual de contratación pública, desarrolla las actividades contractuales que aplica la Contraloría de Cundinamarca para dar cumplimiento a los fines estatales previstos en la Constitución y la Ley, incluyendo las etapas precontractual, contractual y pos contractual de los procesos de selección de contratistas, para la adquisición de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

En consecuencia este Manual de Contratación es un instrumento facilitador que permitirá conocer los aspectos más relevantes en materia de contratación pública, servirá como una herramienta de apoyo y orientación para los funcionarios y establecerá los controles y procedimientos que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir y alcanzar el cumplimiento de los fines estatales.

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CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES 1.1.

Objeto del Manual

El presente documento ha sido trazado como instrumento para todos los empleados encargados de adelantar los procesos de la contratación pública en la Contraloría de Cundinamarca, en las etapas precontractual, contractual y poscontractual, en virtud de la delegación y/o desconcentración de funciones; fijación de lineamientos y reglas para aquellas personas que se encuentren interesadas en conocer y participar de los procesos y procedimientos que rigen la contratación en la Contraloría de Cundinamarca.

El artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, estableció que “Manual de contratación. Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto”.

Conforme con lo anterior, la Contraloría de Cundinamarca expide este instrumento como guía procedimental y de consulta. A su vez, los formatos de seguimiento para la elaboración de las actas y demás documentos que se generen dentro de la actividad contractual.

Las materias no contempladas en esta herramienta se entienden regidas por las normas aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se aplicarán las que sean de mayor jerarquía.

1.2. Marco legal Los contratos estatales se sujetaran a las normas y principios que regulan la Contratación Pública en especial: -

La Constitución Política Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 La Ley 1474 de 2011 El Decreto 019 de 2012 El Decreto 1510 de 2013 “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 5 de 56

La Contraloría de Cundinamarca es una Entidad pública del orden departamental, con autonomía administrativa y presupuestal sujeta a las normas del Derecho Público.

El régimen contractual de la Entidad es el previsto en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decretos 019 de 2012 y 1510 de 2013, por lo cual, el presente documento se fundamenta en los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y en los principios rectores de la contratación estatal a que se refiere el artículo 23 de la Ley 80 de 1993.

Entre tanto, la delegación y ordenación del gasto de la Contraloría de Cundinamarca se fundamenta en las resoluciones expedidas por el Contralor de Cundinamarca, en donde se delegó la ordenación del gasto y la celebración de contratos y se dictaron otras medidas de orden administrativo y financiero, de la siguiente forma: 1.2.1. Ordenador del gasto De conformidad con lo estipulado en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el Señor Contralor de Cundinamarca, a través de la Resolución No. 0230 del 2 de mayo de 2012, delego en el Secretario General la facultad de ordenar gastos y celebrar contratos a nombre de la Contraloría de Cundinamarca, cuya contratación pública sea superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para contratar, de conformidad con lo establecido en el Artículo 2 numeral b de la ley 1150 de 2007 (Artículo Primero); así mismo, se le otorgó la competencia para la celebración de los estudios previos de necesidad, para la adjudicación, celebración, modificación, adición, prórroga de contratos y en general para adelantar todas las actuaciones relacionadas con éstos, desde la etapa precontractual hasta su terminación y liquidación (Artículo Segundo).

No obstante lo anterior, se debe tener en cuenta que mediante Resolución No.0107 del 11 de febrero de 2008, el Contralor de Cundinamarca delegó en el Director Administrativo y Financiero, la ordenación del gasto y celebración contratos a nombre de la Contraloría de Cundinamarca, en aquellos que correspondan a la contratación hasta del diez por ciento (10%) de la menor cuantía para contratar, de conformidad con lo establecido en el Artículo 2 numeral b de la ley 1150 de 2007 (Artículo Primero); a su vez, se le otorgó la competencia para la selección del contratista, la celebración, modificación, adición,

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prórroga de contratos y en general para adelantar todas las actuaciones relacionadas con éstos, hasta su liquidación (Artículo Segundo).

Los contratos que celebre la Contraloría de Cundinamarca se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, y los Decretos 019 de 2012 y 1510 de 2013.

1.3. Principios de la contratación La contratación de la Contraloría de Cundinamarca debe tener en consideración los fines y principios previstos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto Ley 1510 de 2013, así como las demás normas que las adicionen, modifique o sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros. Así mismo se desarrollan de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, la gestión fiscal y la contratación pública, al tenor de los cuales son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, régimen de inhabilidades e incompatibilidades, conflicto de intereses, los principios generales del derecho y los de derecho administrativo.

Conforme con lo anterior, las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad de la Ley 80 de 1993 y de conformidad con los postulados que señala la Ley 1150 de 2007. Igualmente, se aplicarán, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

1.3.1. Principio de transparencia: Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.

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1.3.2. Principio de Planeación: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades de la Contraloría de Cundinamarca.

1.3.3. Principio de Economía: Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios.

1.3.4. Principio de responsabilidad Los servidores públicos de la Contraloría de Cundinamarca están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos.

Así mismo, el numeral 3 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, consagra que las entidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos de selección sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los elaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de carácter subjetivo.

Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la Contraloría de Cundinamarca, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

El comité de evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección se sujeten a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y

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conflictos de intereses y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.

Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar Los contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos.

Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las funciones.

1.3.5. Principio de Selección Objetiva: Es una obligación de la Contraloría de Cundinamarca, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningún caso la selección del contratista puede ser subjetiva.

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Capítulo II MARCO ESTRATÉGICO 2.1. Marco estratégico de la Contraloría de Cundinamarca El Marco Estratégico de la Contraloría de Cundinamarca en especial la Función y Visión, establecidas en el Plan Estratégico 2012 – 2015 “Control Responsable y Participativo”, las cuales se describen a continuación: 2.1.1. Función Corresponde a las Contralorías Departamentales Ejercer la función pública de Control fiscal en su respectiva jurisdicción, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la constitución y la ley.

2.1.2. Visión Ser reconocida en 2015 como la Contraloría territorial líder en el ejercicio del control fiscal efectivo y oportuno, generando en nuestros sujetos de control la cultura de una gestión pública transparente y eficiente, en beneficio de los cundinamarqueses.

2.1.3. Política de calidad Estamos comprometidos con el Departamento de Cundinamarca, sus habitantes e instituciones a desarrollar nuestra función, partiendo de una planeación ajustada a las necesidades y requerimientos, con actuaciones oportunas que redunden en informes y decisiones administrativas, de acuerdo a las normas vigentes para asegurar el buen manejo de los recursos públicos, con talento humano idóneo y competente, de la mano de la ciudadanía para el mejoramiento continuo de nuestra gestión.

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Capítulo III FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL 3.1. Naturaleza de la Contraloría de Cundinamarca.

La Contraloría de Cundinamarca es un ente territorial del Departamento, que ejerce la función pública de control fiscal (art. 267 C.P.), esto es, de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. Dicha vigilancia incluye un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.

La Contraloría de Cundinamarca tiene autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por la Ordenanza 23 del 30 de julio de 2001.

En materia de contratación la Ley 80 de 1993 le otorga a la Contraloría de Cundinamarca capacidad para contratar.

El artículo 267 de la Constitución Política indica: “El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”. Posteriormente, el artículo 272 de la carta señala: “La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva.

Las de los municipios incumbe a las Contralorías departamentales, salvo lo que la ley determine respecto de contralorías municipales”.

3.2. Competencia para la Contratación.

La Ley 80 de 1993 otorga competencia para celebrar contratos al Contralor de Cundinamarca o a quien este delegue. Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, la celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; el ejercicio de las cláusulas excepcionales (terminación, interpretación y modificación unilateral, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad); la imposición de multas, la declaración del incumplimiento del contrato, la liquidación y todos los actos inherentes a la actividad contractual.

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De conformidad con lo estipulado en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el Señor Contralor de Cundinamarca, a través de la Resolución No. 0230 del 2 de mayo de 2012, delego en el Secretario General la facultad de ordenar gastos y celebrar contratos a nombre de la Contraloría de Cundinamarca, cuya contratación pública sea superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para contratar, de conformidad con lo establecido en el Artículo 2 numeral b de la ley 1150 de 2007. Así mismo, delego mediante Resolución No. 0107 del 11 de febrero de 2008, delegó en el Director Administrativo y Financiero, la ordenación del gasto y celebración contratos a nombre de la Contraloría de Cundinamarca, en aquellos que correspondan a la contratación hasta del diez por ciento (10%) de la menor cuantía, de conformidad con lo establecido en el Artículo 2 numeral b de la ley 1150 de 2007.

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Capítulo IV PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN 4.1. Plan anual de adquisiciones El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO IV, del Decreto 1510 de 2013 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente.

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año, y para el caso de la Contraloría de Cundinamarca esta actualización se realizará en el mes de julio de cada anualidad.

La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Compras, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan de Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.

El Plan Anual de Adquisiciones para la Contraloría de Cundinamarca, debe ser una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan estratégico institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.

La Dirección Administrativa y Financiera de la Contraloría de Cundinamarca es la encargada de administrar y compilar el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual mediante circulares socializará la metodología y los formatos para su elaboración.

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4.1.1. Elaboración La Dirección Administrativa y Financiera de la Contraloría de Cundinamarca, se debe reunir con su equipo de trabajo con el fin de proyectar los planes específicos, los insumos para realizar el plan son: el Plan de Compras, el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la Entidad. De igual manera, para su preparación, se recolecta información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, u otros datos necesarios para hacer la proyección de cifras, que permitan formular dicho plan lo más ajustado a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones de la Contraloría de Cundinamarca, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión.

Comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación. Permite dar a conocer al público en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que la Contraloría de Cundinamarca contratará en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y la transparencia.

El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos: Nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web, Misión, visión, perspectiva estratégica, información de contacto, presupuesto, límite de contratación de menor y mínima cuantía, número de personas que trabajan en la entidad, valor total del Plan Anual de Adquisiciones y fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones). posible de descripción de este clasificador. en, servicio u obra a adquirir.

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Duración estimada del contrato

Datos de contacto del responsable.

4.1.2. Adopción El Plan Anual de Adquisiciones se presenta al Director Administrativo y Financiero y equipo de Comité Interno de Contratación, con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopción. El profesional de la Dirección de la dependencia es el responsable de su consolidación y publicación en el SECOP y envío a la Oficina de Comunicaciones para su publicación en cumplimento a las normas establecidas.

4.1.3. Evaluación y seguimiento El Ordenador de Gasto de la Contraloría de Cundinamarca o a quien se delegue la facultad para contratar deben hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir la información a la Dirección Administrativa y Financiera para su evaluación, modificación y publicación.

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Capítulo V MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS 5.1. Licitación Pública Se entiende por Licitación Pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las causales previstas para la selección a través de las otras modalidades.

La Licitación Pública procede cuando los bienes y servicios son diferentes a los de características técnicas uniformes, es decir de características técnicas complejas (obra pública o servicios intelectuales diferentes a los de consultoría) y el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía de la Contraloría de Cundinamarca equivalente a 280 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

NOTA: El esquema específico y procedimental para desarrollar la modalidad de Licitación Pública se encuentra descrito y definido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, es decir, el correspondiente al Código: PA04-PR34 “Diagrama de flujo para el procedimiento de licitación pública”, perteneciente al Proceso de Administración de Recursos Financieros y Físicos de la Entidad.

5.2. Selección Abreviada Es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Cuando los bienes y servicios a adquirir son de características técnicas uniformes se utilizará el procedimiento de subasta inversa presencial.

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Las causales para que proceda son: común utilización por parte de las entidades públicas.

legalmente constituidas cto las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, entre otros. atación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

El Decreto 1510 de 2013 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada, sin embargo para efectos de este Manual, se detallarán las causales más utilizadas al interior de la Contraloría de Cundinamarca que de acuerdo con el reglamento tienen diferente procedimiento: 5.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, se predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.

Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 17 de 56

son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.

La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos: 5.2.1.1. Subasta inversa En la modalidad de presencial o electrónica. Por política institucional en la Entidad las subastas deberán realizarse por medios electrónicos, debido a la celeridad y eficiencia de utilizar este tipo de certamen a través de una plataforma informática. Sólo cuando la Oficina Asesora de Planeación Sistemas e Informática certifique que no cuenta con los medios o mecanismos para realizarla por medios electrónicos, podrá hacerse presencial de acuerdo al procedimiento establecido en este manual.

5.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los artículos 46 al 49, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, sin que sea obligatoria su aplicación para las entidades territoriales como la Contraloría de Cundinamarca, sin embargo están facultadas para hacerlo en los términos que defina el reglamento.

La Contraloría de Cundinamarca podrá adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, previo análisis que permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros procedimientos de selección.

5.2.1.3. Contratación de menor cuantía Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a 280 salarios mínimos mensuales vigentes y superior a 28 salarios mínimos mensuales vigentes, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 18 de 56

Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 59 del Decreto 1510 de 2013.

NOTA: Los esquemas específicos y procedimentales para desarrollar la modalidad de Selección Abreviada se encuentra descritos y definidos en el Manual de Procedimientos de la Entidad, es decir, el correspondiente a los Códigos: PA04-PR27 “Diagrama de flujo para el Procedimiento selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por subasta inversa y el PA04-PR28 “Diagrama de flujo para el Procedimiento de Selección Abreviada – Menor Cuantía” pertenecientes al Proceso de Administración de Recursos Financieros y Físicos de la Entidad.

5.3. Concurso de Méritos Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2. El cual señala lo siguiente:

“(…) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (…)”.

La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.

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El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.

Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo.

En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley. NOTA: El esquema específico y procedimental para desarrollar la modalidad de Concurso de Méritos se encuentra descrito y definido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, es decir, el correspondiente al Código: PA04-PR35 “Diagrama de flujo para el procedimiento de concurso de méritos abierto o con precalificación”, perteneciente al Proceso de Administración de Recursos Financieros y Físicos de la Entidad.

5.4. Contratación Directa Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, permite la escogencia del contratista directamente. Es un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación.

Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes: a) Urgencia manifiesta. b) Contratación de empréstitos. c) Contratos interadministrativos. d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición. e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

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f) Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público. g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005.

Así mismo, se tendrá en cuenta lo dispuesto en el concepto emitido por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, del 24 de mayo de 2011.

NOTA: El esquema específico y procedimental para desarrollar la modalidad de Contratación Directa, se encuentra descrito y definido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, es decir, el correspondiente al Código: PA04-PR30 “Diagrama de flujo para el procedimiento de contratación directa”, perteneciente al Proceso de Administración de Recursos Financieros y Físicos de la Entidad.

5.5. Contratación Mínima Cuantía Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a 28 salarios mínimos legales mensuales vigentes, independientemente de su objeto.

NOTA: El esquema específico y procedimental para desarrollar la modalidad de Contratación de Mínima Cuantía, se encuentra descrito y definido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, es decir, el correspondiente al Código: PA04-PR31 “Diagrama de flujo para el procedimiento de contratación de mínima cuantía”, perteneciente al Proceso de Administración de Recursos Financieros y Físicos de la Entidad.

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5.5.1. Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía La entidad estatal para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía puede contratar con grandes superficies de acuerdo con lo señalado en el artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.

NOTA: El esquema específico y procedimental para desarrollar el procedimiento de Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía, se encuentra descrito y definido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, es decir, el correspondiente al Código: PA04-PR29 “Diagrama de flujo para el procedimiento de Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía”, perteneciente al Proceso de Administración de Recursos Financieros y Físicos de la Entidad.

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Capítulo VI ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN La selección de contratistas y la suscripción de los respectivos contratos en la Contraloría de Cundinamarca debe ser el resultado de un ejercicio coordinado y eficiente de las etapas de planeación que incluyen la ejecución de todas las actividades, estudios y análisis previos pertinentes, la de ejecución del contrato dentro del marco de los principios constitucionales de la función administrativa y de la actividad contractual; y la de terminación y liquidación del contrato en los términos y disposiciones reglamentarias para cada caso en concreto. En términos generales se conocen como: 6.1.

Etapa Precontractual:

Constituye el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte de la Contraloría de Cundinamarca. Comprende los trámites desde la designación del Líder de la Necesidad, Supervisión, Comité Técnico Evaluador, hasta la adjudicación o hasta declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente.

En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la Entidad y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios y documentos previos, las autorizaciones que el contrato demande, la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratista, las obligaciones de las partes, especificaciones técnicas del bien o servicio a adquirir, análisis del sector, estudio de mercado y soporte económico, Fundamento jurídico de la modalidad de selección, la tipificación, distribución y asignación de riesgos previsibles en la contratación, y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato, dependiendo de la modalidad que resulte aplicable.

Lo anterior significa que dependiendo del tipo de contrato, o su cuantía, se adelantará el correspondiente proceso de selección, así:

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Licitación Pública Selección Abreviada Concurso de Méritos Contratación Directa Contratación de Mínima Cuantía

En las tres primeras modalidades de selección la etapa precontractual culmina con la adjudicación del contrato, en tanto que en la contratación directa esta etapa culmina con la celebración del contrato. Ello, en razón a que la característica fundamental de la contratación directa, como su nombre lo indica, consiste en que la celebración de un contrato no es el resultado de un proceso de selección propiamente dicho que culmine con un acto administrativo de adjudicación. En la contratación de mínima cuantía la etapa precontractual culmina con la “comunicación de la aceptación de la oferta” conforme con lo establecido por el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013.

6.1.1. Estudios y documentos previos Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que la Contraloría de Cundinamarca ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Compras y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo las especificaciones técnicas y/o diseños necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Contraloría de Cundinamarca.

Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por el Ordenador del Gasto conforme a las normas internas y de calidad. Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:

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6.1.1.1. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación.

Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.

En este punto se debe consignar la historia del por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar el gasto de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. Debe describirse la necesidad de realizar la contratación de servicios, obras y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.

En los estudios previos se debe plasmar los siguientes aspectos: • La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.

• Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

• Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

• Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

6.1.1.2. Descripción de la forma de satisfacer tal necesidad Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado.

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6.1.1.3. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son: 6.1.1.3.1. Objeto Es la forma en que la Entidad establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.

- Alcance del Objeto Contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual.

6.1.1.3.2. Especificaciones técnicas La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo: a) Denominación de bien o servicio; b) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; c) La identificación adicional requerida; d) La unidad de medida; e) La calidad mínima, y

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- Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.

Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que la entidad define sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus bienes o servicios. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones.

De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.

6.1.1.4. Partes Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relación la constituye una persona natural o jurídica de derecho público o privado, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).

6.1.1.5. Plazo Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por la entidad del futuro contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Contraloría de Cundinamarca. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses o días calendario.

Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.

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6.1.1.6. Lugar de ejecución el contrato Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.

6.1.1.7. Identificación del contrato que se pretende celebrar Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.

6.1.1.8. Obligaciones de las Partes Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.

6.1.1.9. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección.

Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deberá ser justificado por el servidor público de la Oficina Asesora Jurídica).

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6.1.1.10. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y el origen de los recursos con el cual se va a contratar Corresponde al costo económico que tendrá el bien, servicio u obra objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado.

Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta: - Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.

- Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

- Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

- Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 29 de 56

manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis del mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.

6.1.1.11. Los Factores y criterios para seleccionar la oferta más favorable En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

6.1.1.12. Tipificación, estimación y asignación de los riesgos - Análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo La Entidad tiene la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. . El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

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El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación que sea necesaria, teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.

Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales 6.1.1.13. Análisis de cobertura de las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y el contrato a celebrar.

Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.

No serán obligatorias en: a. Los contratos de empréstito b. Los contratos interadministrativos c. Los contratos de seguro d. Los contratos que se celebren con grandes superficies. e. Los contratos celebrados por contratación directa.

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f. Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.

6.1.1.14. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales Se debe verificar: - Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.

- Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.

- Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.

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6.1.1.15. Convocatorias Limitada a Mipyme En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.

En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme cuando: 1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.

La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en el 6.1.1.16. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos.

(Véase Ley 80 de 1993 artículo 25).

Para el caso de la Contraloría de Cundinamarca, se debe garantizar cuando el proceso cumpla con el análisis del mercado realizado por el Comité Técnico de Contratación, la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a través de la Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad.

6.1.1.17. Supervisión y/o Interventoría De acuerdo con el Reglamento Interno de Supervisión e Interventoría de la Entidad se deberá indicar el tipo de interventoría que se ejercerá en el respectivo contrato.

Nota: Para las contrataciones de mínima cuantía los estudios previos contendrán los numerales señalados anteriormente, salvo en lo relacionado con la indicación de si el “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 33 de 56

Proceso de Contratación está limitado a un Acuerdo Comercial y la convocatoria limitada a Mipyme. De conformidad con lo establecido en el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013.

6.2. Etapa Contractual: Esta etapa comprende las actividades generadas a partir de la suscripción del contrato y/ documento de aceptación de oferta hasta la terminación y liquidación del contrato, al que se le llama igualmente, “etapa de ejecución del contrato.” En esta etapa, los contratantes, esto es, la administración y el contratista, cumplen con sus obligaciones recíprocas, en razón a que los contratos que la celebra la Contraloría de Cundinamarca son bilaterales.

Por un lado, el contratista ejecuta el objeto contractual, y por el otro, la Contraloría paga el precio acordado por el bien, servicio u obra contratada.

En esta etapa se ejecutan las diferentes actuaciones que sean necesarias para el cumplimiento del objeto contractual, tales como prórrogas, adiciones en dinero o en tiempo, modificaciones, suspensiones, etc.

6.2.1. El Contrato Es un acto jurídico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es celebrado por la Contraloría de Cundinamarca. Los contratos que ésta celebre deberán constar por escrito.

Las estipulaciones de los contratos que celebre la Contraloría de Cundinamarca serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.

Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripción, de perfeccionamiento, de legalización y de ejecución, a saber:

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6.2.1.1. Requisitos de suscripción Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y corroborados por la Oficina Asesora Jurídica, indispensables para suscribir el contrato.

6.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento Los contratos que suscribe la Contraloría de Cundinamarca se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto, la contraprestación y el plazo y éste se eleve a escrito.

En relación a los procesos de contratación de mínima cuantía, la comunicación de aceptación de la oferta por parte de la Contraloría de Cundinamarca, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes, en los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el numeral 4 del artículo 85 y numeral 4 del artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.

La Oficina encargada y competente en la Contraloría de Cundinamarca para elaborar la minuta del contrato, será a través de un profesional de la Oficina Asesora Jurídica quien asume el rol jurídico dentro del Comité Técnico Evaluador del proceso de selección. Para la elaboración del contrato deberá tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas, propuesta del contratista y recomendaciones del Comité Interno de Contratación. Así mismo deberá apoyarse de quienes asumen el rol técnico y logístico en lo que compete a cada uno de ellos dentro del proceso contractual.

6.2.1.3. Requisitos de legalización Para la legalización de los contratos se requiere del correspondiente Certificado de Registro Presupuestal (CRP). La dependencia competente en la Contraloría de Cundinamarca para crearlo y suscribirlo es la Dirección Administrativa y Financiera.

El certificado de registro presupuestal consiste en la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto

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autorizado en el presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a otro fin.

6.2.1.4. Requisitos de ejecución Para la ejecución de los contratos y/o aceptación de oferta se requiere de la aprobación de la(s) garantía(s) requerida(s) en el contrato conforme al análisis de riesgos hecho (desde el estudio previo), la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendiéndose ésta última como certificado de registro presupuestal (CRP) y la constancia de afiliación a la seguridad social y a Riesgos Profesionales del personal que se destinará a la ejecución del contrato.

En cuanto a la aprobación de las garantías, el competente y encargado en la Contraloría de Cundinamarca es la Oficina Asesora Jurídica, quien asume el rol jurídico y es el responsable. En ese orden de ideas, es importante conocer lo pertinente a las garantías así: 6.2.1.4.1 Garantías en los Contratos: Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la Contraloría de Cundinamarca con ocasión de: a) La presentación de las ofertas. b) Los contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículos 110 y siguientes del Decreto 1510 de 2013).

Clases de garantías: En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: a. Contrato de seguro contenido en una póliza b. Patrimonio autónomo c. Garantía Bancaria

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Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada con un contrato de seguro.

Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado el funcionario con rol jurídico dentro del comité asesor evaluador.

La Contraloría de Cundinamarca podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos en donde según la ley no es obligatoria, siempre que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.

La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los demás modalidades deberá exigirse.

En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.

6.2.2. Forma de Pago Para llevar a cabo el pago, la Contraloría de Cundinamarca deberá verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecución, y que el contratista se encuentre al día con el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales Ley 828 de 2003, cuando corresponda.

6.2.3. Publicación del Contrato Los contratos suscritos por la Contraloría de Cundinamarca se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012 y artículo 19 del Decreto 1510 de 2013).

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6.2.4. Nombramiento del Supervisor Con el fin de realizar una correcta labor a través de la supervisión a los diferentes contratos que celebre la Contraloría de Cundinamarca, el Director Administrativo y/o Secretario General, según el caso, al momento de asignar una supervisión, deberá informar en forma escrita al funcionario designado para tal fin, cuales son las funciones a su cargo.

6.2.5. Inicio del Contrato Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor deberá suscribir el Acta de Inicio de acuerdo con el formato que para el efecto figure en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso contractual.

6.2.6. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato Las situaciones que se describen a continuación son las que común o frecuentemente pueden llegar a presentarse en la ejecución del contrato, razón por la cual dichas situaciones requieren del análisis y participación del supervisor del contrato, Oficina Asesora Jurídica y la Dirección Administrativa y Financiera y/o equipo de contratación de la Entidad.

6.2.6.1. Adición Cuando hablamos de esta figura hacemos relación a la inclusión, inyección de más dinero al contrato inicial en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración.

Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado, pero si hace necesario el presupuesto de más cantidad de objeto o más calidad del mismo.

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Documentos necesarios para la adición: 1. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la intención de adición hecha por la Contraloría de Cundinamarca, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, según el caso.

2. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adición y el presupuesto oficial que soportaría la adición.

3. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato.

4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adición en recursos.

5. Anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.

Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (Ver parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012), salvo las excepciones que establezca la ley.

6.2.6.2. Ampliación del plazo o prórroga Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato.

Documentos necesarios para la ampliación 1. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la prórroga o la intención de hacerla por parte de la Contraloría de Cundinamarca, con indicación expresa de que no generan sobrecostos.

2. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prórroga.

3. Expediente completo del contrato o convenio.

4. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato.

5. Anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.

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En el evento que un contrato, previa justificación, deba ser modificado en las condiciones estipuladas inicialmente, adicionado y ampliado, deberá cumplirse con los cada uno de los requisitos señalados anteriormente.

6.2.6.3. Cesión de contrato Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuito persona, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la Contraloría de Cundinamarca.

El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artículo 9º de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato –cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor de la Contraloría de Cundinamarca.

Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir, previa autorización de la Contraloría de Cundinamarca, el procedimiento es el siguiente: a. El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión del contrato, indicando su justificación y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo. b. El Supervisor o interventor presentará el oficio presentado por el contratista junto con el informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a la cesión del contrato. c. El ordenador del gasto contratante previa recomendación de la Oficina Asesora Jurídica y/o Comité Técnico de Contratación si es el caso, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión. d. Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual será proyectada por un funcionario de la Oficina Asesora Jurídica, respetando los lineamientos y directrices del Ordenador del Gasto.

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e. El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar. f. Realizar las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables. i. Una vez se haya autorizado la cesión del contrato, el supervisor deberá entregar a la Subdirección de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería copia del acta de la respectiva cesión y las condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la información contable y presupuestal que reposa en la dependencia de los contratistas de la Contraloría de Cundinamarca.

6.2.6.4. Suspensión y Reinicio del contrato El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, no prevé la suspensión del contrato estatal. No obstante, si iniciada su ejecución se presentan situaciones que puedan catalogarse como de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá de común acuerdo entre las partes suspender temporalmente la ejecución del contrato, mediante la suscripción de un acta o documento, donde conste el evento que lo generó y el tiempo por el cual se suspende.

Para el efecto el supervisor deberá justificar, ante el ordenador del gasto, las razones de la suspensión y tener en cuenta que las garantías del contrato deberán ser ampliadas proporcionalmente al tiempo de duración de la suspensión.

Acta de reinicio: Es el documento mediante el cual se reinicia la ejecución de un contrato suspendido.

6.2.6.5. Reducción Presupuestal del contrato El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, no prevé la reducción presupuestal del contrato estatal. No obstante, si iniciada la ejecución del contrato se presentan situaciones que puedan permitir la reducción presupuestal del valor del contrato inicial, se podrá de común acuerdo entre las partes, siempre que se salvaguarde los principios de la Contratación Pública y de la Administración Pública, llevar a cabo la reducción presupuestal del valor del contrato, mediante la suscripción de un acta o documento, donde conste el evento que lo generó y las razones legales que lo soportan.

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6.3. Etapa Poscontractual Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidación del mismo.

6.3.1. Liquidación del contrato El procedimiento de liquidación del contrato se realizará dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se hará de conformidad con la normatividad vigente.

Los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con el Contratista. Si las partes no llegan a un acuerdo se procederá a la Liquidación Unilateral del contrato.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil, y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

Igualmente para la liquidación del contrato, el contratista deberá certificar que se encuentra a paz y salvo por todo concepto con los sistemas de salud y pensión, riesgos laborales, cajas de compensación familiar, y demás aspectos parafiscales a que haya lugar, por el periodo de ejecución del contrato.

La liquidación, entonces, podrá ser: a). Por mutuo acuerdo o bilateral. b). Unilateral, mediante resolución motivada. c). Por vía judicial.

6.3.1.1. Liquidación por mutuo acuerdo de las partes Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría de Cundinamarca liquidará de mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 42 de 56

correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.

6.3.1.2. Liquidación unilateral En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa comunicación que le haga la entidad conforme al procedimiento ya señalado, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 11 de la ley mencionada en el párrafo anterior.

El contratista tiene derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, la liquidación unilateral se hará sobre los puntos en los que tal acuerdo no existiere.

La liquidación unilateral se hace mediante resolución motivada suscrita por el Director Administrativo y Financiero, el cual será notificado conforme a lo dispuesto por el Código Contencioso Administrativo, y contra el mismo procede los recursos de ley.

6.3.1.3. Liquidación Judicial El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y la Contraloría de Cundinamarca no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

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Capítulo VII CONDICIONES CONTRACTUALES Aspectos generales en el desarrollo del contrato: 7.1. Supervisión e interventoría 7.1.1. Concepto 7.1.1.1. Supervisor Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por el respectivo organismo con delegación para contratar, cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios profesionales que sean requeridos.

7.1.1.2. Interventor Seguimiento técnico que realiza una persona natural o jurídica sobre el cumplimiento del contrato, contratada para tal fin por el ente de control cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando la dependencia contratante lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

7.1.2. Finalidad de la supervisión e interventoría.

De conformidad con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el objetivo de la supervisión e interventoría en los contratos estatales es proteger la moralidad administrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual.

La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

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7.1.3. Normas relacionadas con la supervisión e interventoría De forma general, la Ley 1474 de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, comúnmente denominada “Estatuto Anticorrupción”, incluyó dentro del ordenamiento jurídico colombiano normas referidas a la supervisión e interventoría en la Contratación Pública.

En este sentido, incluye de forma general su definición; la responsabilidad, facultades y deberes de los supervisores e interventores; entre otras normas.

Por su parte, el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 establece respecto del manual de contratación que “Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el

cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto””. Así mismo, a través de la Circular LGEMC-01 Colombia Compra Eficiente establece que los Manuales de Contratación de las entidades estatales deben contener entre otros aspectos “La supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos”.

Por otro lado, el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011, ha realizado y establecido modificaciones a los siguientes artículos: ARTÍCULO 44. SUJETOS DISCIPLINABLES. El artículo 53 de la Ley 734 de 2002, Quedará así:

“El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales.”

ARTÍCULO 82. RESPONSABILIDAD DE LOS INTERVENTORES. Modifíquese el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así:

“Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

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Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.

PARÁGRAFO. El Gobierno Nacional reglamentará la materia dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición de esta ley.”

ARTÍCULO 83. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL.

“Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

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PARÁGRAFO 1o. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.

PARÁGRAFO 2o. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.”

ARTÍCULO 84. FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES Y LOS INTERVENTORES.

La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

PARÁGRAFO 1o. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2000 quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

PARÁGRAFO 2o. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8o, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

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Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

PARÁGRAFO 3o. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios ocasionen.

posibles o adopte públicos que se

PARÁGRAFO 4o. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7o de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio.”

ARTÍCULO 85. CONTINUIDAD DE LA INTERVENTORÍA.

“Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

PARÁGRAFO. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal; el Gobierno Nacional regulará la materia. En este evento podrá darse aplicación al artículo 7o de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato."

Por último, recordar que, el artículo 56 de la Ley 80 de 1993, establece respecto de la responsabilidad penal de los particulares que intervienen en la Contratación Estatal, que: “Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 48 de 56

ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos”.

7.1.4. Designación del interventor y/o supervisor.

La designación del supervisor y/o interventor le corresponde al ordenador del gasto o a quien este delegue, y se establecerá mediante oficio, determinando el alcance, funciones y el grado de responsabilidad como consecuencia de su inobservancia.

7.1.5. Obligaciones del interventor y/o supervisor: El interventor y/o supervisor en todo momento está obligado a desplegar las actividades tendientes a la pronta y debida ejecución del contrato, no obstante las mismas están definidas según la etapa contractual en que se encuentre, esto es: a) b) c)

Previo a la iniciación del Contrato Durante la ejecución del contrato.

Entrega y liquidación del contrato.

7.1.6. Etapas de la supervisión y/o interventoría.

7.1.6.1. Previas a la iniciación de la ejecución del contrato: a) Verificar la existencia de la totalidad de permisos o autorizaciones públicas o privadas que sean necesarias para desarrollar sin oposición las obras requeridas notificando a las Áreas respectivas y a la Dirección administrativa y Financiera los problemas que se detecten. b) Tener especial cuidado en que la Contraloría de Cundinamarca esté amparada por las garantías contractuales establecidas y exigir su modificación o posterior renovación, si así fuere necesario. c) Vigilar el cumplimiento por parte de contratista de las disposiciones legales vigentes de carácter laboral, y exigir que en desarrollo del contrato sobre el cual se realiza la interventoría y/o supervisión, no se transgreda la normatividad vigente. d) Suscribir el acta de iniciación de los trabajos, cuando esté prevista como requisito, indicando en forma clara u expresa la fecha de iniciación.

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7.1.6.2. Durante la ejecución del contrato: a) Verificar que la ejecución de las obras trabajos, actividades y servicios se realicen de acuerdo conforme a la propuesta técnica y económica. La interventoría y/o supervisión vigilará que en los presupuestos se cumplan las especificaciones técnicas contratadas b) Vigilar el cumplimiento de los cronogramas o programas de ejecución de los contratos. c) Hacer los requerimientos a que haya lugar para que el contratista cumpla todos los requisitos previstos en los estudios previos, pliegos de condiciones y el contrato. d) Verificar el cumplimiento del objeto, el alcance, las especificaciones previstas en la oferta, catálogos, pliego de condiciones, en el contrato y las inherentes o propias de la naturaleza de los bienes o servicios contratados. e) Coordinar reuniones periódicas con el contratista a lo largo del contrato, de las cuales deben quedar actas de los temas tratados. El interventor y/o supervisor será responsable de la realización del acta y de su distribución a los participantes. f) Efectuar evaluaciones periódicas de la ejecución del contrato a fin de detectar posibles irregularidades o situaciones que impidan su norma ejecución. g) Ejercer permanente control sobre las obras, trabajos y actividades programadas para la ejecución del contrato. h) Elaborar las siguientes actas, cuando sean del caso: • Acta de Iniciación • Acta de Recibo parcial • Acta de Suspensión • Acta de reanudación i) Elaborar los informes específicos que le soliciten. j) Comunicar a la Dirección Administrativa y Financiera, las modificaciones relativas a los pliegos de condiciones, del contrato, así como todas las determinaciones tomadas en desarrollo del mismo, comunicaciones y órdenes dirigidas al contratista. k) Dar aviso a la Dirección Administrativa y Financiera y/o al ordenador del gasto, de las situaciones acaecidas durante la ejecución del contrato que representen un impedimento para su normal desarrollo. l) Tramitar los derechos de petición, solicitudes y reclamaciones del contratista, vigilando el cumplimiento de los plazos legales y evitando que se configuren silencios positivos durante la ejecución del contrato, los cuales llevaran el visto bueno del ordenador del gasto.

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m) Presentar al ordenador del gasto informes periódicos sobre el avance y ejecución del contrato.

7.1.6.3. Entrega y liquidación del contrato. a) Recibir a satisfacción el objeto del contrato, revisar y dar visto bueno al Acta de Recibo realizados por el contratista. b) Elaborar el proyecto de liquidación a la terminación del contrato, dentro de los plazos establecidos para este efecto. c) Elaborar las siguientes actas: • Acta de Liquidación • Acta de Recibo y entrega de Interventoría y/o supervisión d) Elaborar los informes de ejecución necesarios para el pago, así como verificar las cuentas de cobro o facturas que se presenten los contratistas durante la ejecución del contrato.

7.2. Responsabilidades derivadas de la actividad contractual 7.2.1. Contractual Los servidores públicos mediante las diferentes actuaciones administrativas pueden llegar a incurrir en hechos que acarrean responsabilidades, pasando por ende a ser sujeto pasivo de las acciones resarcitorias originadas de su actuación y su conducta.

7.2.2. Penal Se presenta cuando el funcionario ha realizado una conducta que se tiene tipificada como delito en el código penal, entre ellos podemos mencionar el peculado, la concusión, el cohecho, la celebración indebida de contratos, el tráfico de influencias, el enriquecimiento ilícito, el prevaricato, los abusos de autoridad ,entre otras.

Son conductas constitutivas de hechos punibles: Violación del régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades.

Cuando exista interés ilícito en la celebración de contratos.

Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.

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Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación.

7.2.3. Disciplinaria Afecta directamente la imagen del funcionario, su investidura. Este tipo de responsabilidad enmarca conductas que perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a la persona y cuya sanción depende de la gravedad de la falta.

7.2.4. Pecuniaria Corresponde a la responsabilidad del funcionario frente a la administración y frente al particular por los perjuicios causados con su actuación en desarrollo de la actividad administrativa que tiene a su cargo. Existe afectación al patrimonio del funcionario.

7.2.5 Fiscal Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa en su gestión fiscal.

7.3. Administración y gestión de documentos La Contraloría de Cundinamarca actualmente se encuentra certificada en la norma técnica NTCGP 1000, entre otras, por medio de la cual acoge dentro de su actuar la gestión por procesos. En consecuencia los procesos de Contratación Administrativa deberá aplicar a cabalidad todos los procesos de orden transversal a la Administración entre los cuales se encuentra el proceso de Gestión Documental, cuyos lineamientos se encuentran determinados en el Sistema Integrado de Gestión, como un proceso de apoyo cuyo objetivo es gestionar el recibo y entrega de correspondencia, la administración, custodia y consulta de los documentos y la asesoría y capacitación en temas de archivo bajo criterios de calidad y oportunidad.

En ese orden de ideas, al igual que las disposiciones, formatos, y procedimientos del proceso de Contratación Administrativa que se encuentran publicados en la página web – “Control Fiscal Responsable y Participativo” Calle 49 No. 13-33 Bogotá, D.C. Sitio web: www.contraloriadecundinamarca.gov.co Página 52 de 56

INTRANET, los servidores públicos con funciones inherentes a la contratación, deberán observar las directrices y lineamientos que se impartan desde el proceso de Gestión Documental.

7.4 Mecanismos de participación ciudadana En el marco del modelo contractual y como estrategias de control a la contratación por parte de la comunidad, la Contraloría de Cundinamarca cuenta con los mecanismos de participación ciudadana relacionados con: a) Avisos de Convocatoria Pública: La Entidad a través de los avisos de convocatoria de los procesos de contratación que se publican en el SECOP y la pagina Web de la Entidad, da a conocer un espacio de legalidad y transparencia para toda la comunidad, a fin de informar la manera de como se invierten los recursos públicos. b) Rendición de Cuentas: Mecanismo de participación que permite la socialización de la gestión en un espacio de interlocución entre los servidores públicos y la comunidad, que tiene como finalidad generar transparencia, condiciones de confianza entre los gobernantes y los ciudadanos y garantizar el buen ejercicio de control social. c) Convocatoria de Veedurías: La Entidad a través de la expedición y publicación de los Actos Administrativos de Apertura de Proceso de Contratación realiza la Convocatoria de las veedurías ciudadanas.

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Capítulo VIII SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES La Contraloría de Cundinamarca tratará de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual.

Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliación, amigable composición y transacción.

No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias nacidas de los contratos de la Contraloría de Cundinamarca, ni se prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato.

En los contratos se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación, de conformidad con el Art. 70 de la Ley 80 de 1993.

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Capitulo IX RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

El Ordenador del Gasto será el encargado de tramitar el proceso sancionatorio contra contratistas.

El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusula penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los principios orientadores de las actuaciones administrativas a que se refiere el Artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado por la Ley, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si ésta aún era requerida por la entidad.

El Supervisor o interventor del contrato, previo a la celebración de la audiencia, mediante informe presentado a la Dirección Administrativa y Financiera, pondrá en conocimiento de la situación al Ordenador del Gasto.

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Capitulo X REFORMA, DEROGACIÓN, Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN La vigencia del manual de contratación de la Contraloría de Cundinamarca será a partir de su publicación. El mismo será adoptado mediante Resolución suscrita por el señor Contralor de Cundinamarca, quién conservará siempre la facultad de modificarlo y derogarlo. Será labor de la Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad, el permanente seguimiento a la expedición, modificación o derogatoria de las normas del orden nacional que regulan y reglamentan el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en aras de mantenerlo actualizado y velar por que las actuaciones de la administración en materia contractual, se ajusten a derecho.

El manual será revisado y actualizado periódicamente por la Dirección Administrativa y Financiera y la Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática, únicamente respecto a la caracterización de los procedimientos, flujo gramas, actividades, funcionarios responsables, formatos y metodologías, sin que se requiera de autorización adicional.

La publicidad del manual de contratación y sus modificaciones se realizará a través de la Página web de la entidad www.contraloriadecundinamarca.gov.co, así como de su divulgación a través de los medios electrónicos internos la administración.

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