CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO PROCESO: PA01 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA NOMBRE Y CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO: Sonia Carolina Romero Castañeda, Subdirectora de Participación Comunitaria. ACCIONES No.
ORIGEN
1
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DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS
Subdirección de Participación Comunitaria
Subdirección de Participación Comunitaria
Subdirección de Participación Comunitaria
FECHA DEL HALLAZGO (dd/mm/aa)
11/04/2014
11/04/2014
11/04/2014
DESCRIPCION E IDENTIFICACION
CAUSA O CAUSAS CORRECCIÓN
NO CONFORMIDAD Al efectuar la revisión de los registros que soportan la gestión del Proceso de participación comunitaria, se identificó la No se tenía realización de actividades propias de Audiencias Públicas, documentado el evidenciandose una No Procedimiento de Audiencias conformidad, pues el Públicas procedimiento no ha sido documentado incumpliendo el numeral 4.2.1 Gestión Documental, literales c) y d) NO CONFORMIDAD Se evidencio una No conformidad, ya que al verificar el cumplimiento de las acciones correctivas en el plan de mejoramiento por proceso (segundo ciclo de auditoria), se No se tenía observó que no se cumplio con actualizada la T R la accione: -"actualizar la TRD respecto al D, y no se había procedimiento de audiencias cumplido con la públicas" , la fecha establecida documentación del procedimiento para cumplimiento fue 31 de diciembre de 2013, a la fecha de esta auditoría aún no se había llevado a cabo la acción correctiva suscrita", incumpliendo el numeral 5.2.3 literal d.
OBSERVACIÓN Durante el primer trimestre de 2014 se ha adelantado un 20% en la respuesta a las PQDs, que reposan en la subdirección de participación comunitaria y en las demás áreas de la entidad, se sugiere agilizar el plan de descongestión suscrito, para que al finalizar esta vigencia fiscal se cumpla con la meta propuesta la cual es concordante con el compromiso suscrito en el acta No.02 de 2014, de Comité Operativo de seguimiento y control de PQDs, con respecto al seguimiento a los derechos de petición de los años anteriores que no fueron respondidos en términos.
Por falta de recursos de la Entidad y la programación del PGA 2013
ACCIÓN CORRECTIVA
ACCION PREVENTIVA
RESPONSABLE
ACCIÓN DE MEJORA
INDICADOR DE SEGUIMIENTO
NOMBRE
CARGO
FECHA DE FECHA DE INICIO TERMINACION PROGRAMADA PROGRAMADA (dd/mm/aa) (dd/mm/aa)
Revisar que el Documentar y procedimiento se publicar el revise Procedimiento de periodicamente y Audiencias se actualice Públicas cuando se requiera
Procedimiento modificado y publicado en la intranet de la entidad
Sonia Carolina Romero Castañeda
Subdirectora
22/04/2014
25/04/2014
Actualizar la T R D, documentar el procedimiento y hacer seguimiento periodico a las acciones suscritas en los planes de mejoramiento.
Tabla de Retención Documental actualizada, Procedimiejnto modificado y publicado en la intranet de la entidad y seguimiento trimestral a los planes de mejoramiento
Sonia Carolina Romero Castañeda
Subdirectora
22/04/2014
30/06/2014
Actas de Mesas de trabajo para revisar el Plan de Incluir las PQDs Contingencia para crear un Sonia Carolina pendientes en el grupo interdisciplinario con el Romero Castañeda PGA 2014. fin de dar respuesta de fondo a las respectivas PQDs represadas
Subdirectora
Efectuar reviosiones trimestrales a las acciones suscritas en los planes de mejoramiento
03/06/2014
SEGUIMIENTO RESPONSABLE PROCESO FECHA DE EJECUCION (dd/mm/aa)
DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE ACCIONES FECHA DESCRIPCIO ESTADO VERIFICACI N DE LA DEL ÓN VERIFICACIO HALLAZGO (dd/mm/aa N (A, C) )
31/12/2014
ELABORADO POR: Sonia Carolina Romero Castañeda. CARGO: Subdirectora de Participación Comunitaria. FECHA Y FIRMA: Abril 28 de 2014 AUDITOR ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO: Olga María Durán Sandoval FIRMA:
CÓDIGO: PV01-PR06-F01
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VERSIÓN: 4.0