CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO PROCESO: PV01 CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN NOMBRE Y CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO: Jusbleidy Mildrey Vargas Rojas, Jefe Oficina de Control Interno ACCIONES No.
ORIGEN
1
2
2
2
DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS
Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno
FECHA DEL HALLAZGO (dd/mm/aa)
23/07/2014
23/07/2014
DESCRIPCION E IDENTIFICACION
CAUSA O CAUSAS
OBSERVACIÓN La Tabla de Retención Documental Versión TRD: 5.0 aprobada medianta acta No. 03 del 28 de junio del 2013, señala en los codigos 1.3.26.28 INFORME DE GESTIÓN y 1.3.26.56, Por descuido no se INFORMES SISTEMA DE publicó la T R D, GESTIÓN Y CONTROL que actualizada deben ir en medio magnético y en desarrollo del proceso auditor, fueron presentados en medio físico.
OBSERVACIÓN Verificando los documentos en las carpetas, se evidenció que una carpeta no estaba bien marcada, toda vez que el último folio no tenía fecha y en Por descuido no se la carpeta no se reflejaba esta foliaron todos los registros situación y verificando una carpeta se evidenció que los documentos allí archivados no estan ordenados en forma cronológica.
CORRECCIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA
Solicitar a la dependencia responsable la publicación de la T R D actualizada y ajustada
Foliar todos los registros y organizarlos cronológicamente
ACCION PREVENTIVA
RESPONSABLE
ACCIÓN DE MEJORA
INDICADOR DE SEGUIMIENTO
FECHA DE FECHA DE INICIO TERMINACION PROGRAMADA PROGRAMADA (dd/mm/aa) (dd/mm/aa)
NOMBRE
CARGO
T R D actualizada y publicada
Jusbleidy Mildrey Vargas Rojas, Jefe Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno
23/07/2014
30/09/2014
Registros foliados y organizados cronológicamente
Jusbleidy Mildrey Vargas Rojas, Jefe Oficina de Control Interno
Oficina de Control Interno
23/07/2014
30/09/2014
Por parte del dueño del proceso verificar que se publicque la T R D
Mensualmente verificar que se folien y organicen todos los registro
SEGUIMIENTO RESPONSABLE PROCESO FECHA DE EJECUCION (dd/mm/aa)
DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DE ACCIONES FECHA DESCRIPCIO ESTADO VERIFICACI N DE LA DEL ÓN VERIFICACIO HALLAZGO (dd/mm/aa N (A, C) )
ELABORADO POR: Jusbleidy Mildrey Vargas Rojas CARGO: Oficina de Control Interno FECHA Y FIRMA: Julio 23 de 2014 AUDITOR ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO: Modesto Buitrago Amarillo FIRMA:
CÓDIGO: PV01-PR06-F01
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VERSIÓN: 4.0