RECOMENDACIONES PARA UN MEJOR APROVECHAMIENTO DEL MANUAL:
Leer cada tema del manual y relacionarlo con situaciones y conocimientos relacionados con las actividades particulares. Comprender completamente los temas para poder avanzar al siguiente.
Comprender la similitud en los términos utilizados en el manual, es decir, tienen igual significado.
Con el objeto de ver resultados a corto plazo, aplicar los conocimientos adquiridos preferentemente lo mas pronto posible.
Si existen ejercicios que desarrollar, realizarlos inmediatamente, con el fin de comprender mejor los temas.
Considerar las sugerencias que haga el instructor.
Realizar simulacros de actividades en equipo y compartir experiencias.
ADMINISTRACIÓN BASICA I. LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA. 1. Características. 2. Factores Externos. 3. Factores Internos. 4. Responsabilidad Social. II. ADMINISTRACIÓN. 1. Principios administrativos. 2. Recomendaciones básicas. 3. Procesos administrativos.
ADMINISTRACIÓN BASICA La administración es una herramienta muy fácil de utilizar que se puede emplear en todas las empresas por pequeñas o grandes que sean. Si tu empresa es un pequeño comercio, una dulcería, paletería, tiende de antojitos, etc, eres un candidato para tomar este curso que te enseñará como emplear las cuatro fases de la administración en tu micro o pequeña empresa.
LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA. EMPRESA: • Es una unidad económica, persona física o moral, legalmente constituida que combina los factores de producción en forma organizada, con vista al suministro de productos, bienes o servicios, de acuerdo con la demanda del mercado. • Empresa es la unión de personas y recursos como el local, su caja registradora, mostradores, estantes, herramientas, refrigeradores, etc. y que organizados logran un objetivo. Las empresas pueden ser: • Comerciales. • Industriales. • De servicios.
CARACTERÍSTICAS: Una empresa comercial detallista: micro o pequeña empresa, tiene las siguientes características: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
No cambia de domicilio en mucho tiempo. El comercio ha sido de su familia en todo este tiempo, siendo un negocio familiar. La empresa vende mercancía directamente al consumidor o cliente. Los que trabajan son de la familia. Una parte de las ganancias se reinvierte. Los dueños a veces invierten de otros ingresos mas capital (aportación).
MICROS. • Si tiene de 1 a 2 empleados se llama micro empresa.. PEQUEÑOS. • Si tiene de 3 a 5 empleados se llaman pequeñas empresa. La ayuda para las pequeñas empresas se puede obtener: • SECOFI. • CANACO. • CONCANACO. • FIDEC. • Y el Gobierno.
ENTORNO GOBIERNO
CLIENTES EMPRESA
PROVEEDORES
ASESORES EMPRESARIO
INSTITUCIONES FINANCIERAS
ACCIONISTAS
COMPETIDORES
DISTRIBUIDORES
FACTORES EXTERNOS. Hay factores externos en cada comercio, nadie puede controlarlos ni tampoco puede evitar que sucedan. Pero es importante saber que existen para estar preparados y enfrentarlos. Los factores externos son de cuatro tipos: 1.
Económicos: Se refieren a la relación que tienen las empresas con el dinero, como los precios de los productos, la inflación, las tasas de interés, etc.
2.
Políticos: El gobierno establece medidas o regulaciones que todos los que tenemos un negocio debemos respetar, como el pago de los impuestos, el dar de alta a los empleados en el seguro social y otras regulaciones.
3.
Sociales: Se refieren a la gente. El comerciante necesita saber: sexo, edad y gustos de los clientes.
4.
Tecnológicos: Hay que ir cambiando el negocio conforme surgen nuevas tecnologías, como por ejemplo llevar los controles en una computadora.
FACTORES INTERNOS. Dentro de la empresa hay factores que deben tomarse en cuenta como son una buena comunicaci贸n, disciplina, orden, responsabilidad, etc. Una buena publicidad, como fijar los precios, planes de mercadotecnia, etc. RESPONSABILIDAD SOCIAL. Es necesario que las nuevas empresas tomen en cuenta el medio ambiente, tratando de utilizar materiales reciclables, no contaminando con qu铆micos o con el ruido, cuidando el agua y los 谩rboles. Debemos mantener una buena imagen ante la comunidad. PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS. Existen normas que deben tomar en cuenta todos los empresarios para tener una buena organizaci贸n del trabajo.
Divisi贸n del Trabajo: Debemos dividir el trabajo seg煤n las actividades que se realicen.
Autoridad: Significa tener el poder o derecho de mandar en tu empresa para que des 贸rdenes y se cumplan.
Iniciativa: Las personas necesitan tener libertad para llevar a cabo sus planes y sugerencias.
Orden: Un lugar en cada cosa y cada cosa en su lugar.
Disciplina: Se refiere a que debes cuidar que las reglas y normas establecidas se cumplan.
Equidad: Igualdad y justucia para todos.
Esp铆ritu de Equipo: Trabajar juntos.
OCHO RECOMENDACIONES BASICAS PARA SOBRESALIR COMO COMERCIANTE 1.
Trate de estar siempre informado.
2.
Conozca a su competencia.
3.
Ponga atención a los comentarios de los que saben. Escuchen noticias.
4.
Sea miembro de alguna asociación o grupo que tenga que ver con su tipo de comercio, como la CANACO, etc.
5.
Asista con frecuencia a cursos de capacitación y educación que le ayuden a su superación personal.
6.
Si es posible viaje y conozca a otros comerciantes.
7.
Manténgase informado sobre las medidas y apoyos a favor del medio ambiente.
8.
Infórmese sobre lo que sucede en su comunidad en su país. Entérese de los cambios que están sucediendo.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS En la administración se dan los siguientes procesos: PLANEACION, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL. Planeación: incluye el establecimiento de metas y objetivos y la determinación de actividades y recursos necesarios para lograr estos objetivos. Planear es pensar antes de actuar. En la planeación Contestamos:
¿Qué puede hacerse? ¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se va a hacer? ¿Con que se va a hacer? ¿Cómo lograr que se haga? ¿Cómo saber cuando se va a realizar?
Estas y todas las demás preguntas que deban contestarse antes de utilizar tiempo, dinero, recursos materiales, humanos, etc. El fin de todo administrador es lograr excedentes, es decir, ahorrar. La planeación fija el curso de acción que ha de seguirse. Objetivos: Son los propósitos expresados en términos de tiempo, cuantificando los beneficios, recursos, costos, etc. Una vez definidos los objetivos se deben fijar metas a corto, mediano y largo plazo, para lograrlos. Una meta es cuantificar los logros parciales que deben cumplirse para lograr los objetivos. En la planeación definimos las metas de la compañía, la visión, misión, políticas, etc.
Defina las metas que tiene para su negocio a grandes rasgos: A corto:__________________________________________________________ _______________________________________________________________ Mediano:_______________________________________________________ _______________________________________________________________ Largo:__________________________________________________________ _______________________________________________________________
Mencione la misi贸n de su empresa: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Mencione la visi贸n de su empresa a cinco a帽os: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
Las políticas son cursos generales de acción, guías y orientaciones por donde habrán de conducirse las actividades que harán posible alcanzar el objetivo establecido. Mencione algunas políticas de su empresa: 1. ____________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________ 4. ____________________________________________________________
presupuesto: o Se les llaman planes numéricos. o Presupuesto significa antes de lo hecho. Se deben preparar presupuestos en todas las áreas de la empresa, es decir, pensar cuanto vamos a gastar en la actividad o artículo planeado. Para realizar los presupuestos de compras se piden cotizaciones a los proveedores. Uno de los presupuestos mas importantes a definir es el de ventas ya que son la principal fuente de ingresos y motor de prosperidad de la empresa. Si logramos saber cuanto pensamos vender, lograremos presupuestar cuánto pensamos comprar y cuanto espacio necesitamos para almacenar, cuanto personal necesitamos para lograr las ventas, cuanto se puede gastar en la publicidad, en sueldos, etc.
Elabore su presupuesto para las próximas semanas: • Gastos de Transporte: • Gastos de Materiales: • Gastos de Sueldos y Salarios: • Gastos Generales: • Agua: • Luz: • Teléfono: • Otros: Organización: consiste en saber que actividades se van a realizar y quién las va a hacer. Es coordinar esfuerzos y recursos para tener mejores resultados. Su fin es clarificar “qué, con qué y cómo”.
Incluye la construcción de una estructura organizacional, dividiendo el trabajo total en departamentos, divisiones, secciones o tareas, etc. la colocación se refiera a conseguir personas con capacidades apropiadas y colocarlas correctamente. Pasos del Proceso de Organización: o Describir con detalle todas las tareas que se realizarán teniendo en cuenta lo que se hace en la tarea, también debe decirse cómo se hace, que se utiliza para realizarla y donde se lleva a cabo. o Se asigna a los encargados de las tareas conforme a lo que se va ha hacer. Esto se conoce como división del trabajo. Podemos dividir las actividades de un negocio en: Ventas y Mercadotecnia, Contabilidad y Compras e Inventarios. o
Una vez definidas las tareas y organizados los puestos, debe reunir los esfuerzos de todo hacia la meta de la empresa. Se debe trabajar en equipo y con armonía.
Para dividir el trabajo de forma eficiente se puede hacer mejor con un organigrama, es decir, una serie de cuadros acomodados en orden de importancia. GERENCIA _________________
VENTAS _________
CONTABILIDAD ______________________
COMPRAS E INVENTARIOS __________________
Dirección: se define típicamente como el proceso de hacer que las personas lleven a cabo las actividades de la organización. “Con qué y quienes vamos a hacer lo planeado y organizado”. La dirección consiste en ver que se hagan las cosas. Comunicar. Ejercer una autoridad. Delegar. Supervisar. Motivar
Liderazgo: Es la capacidad o habilidad que tiene el director para convencer a otros de que se pongan de su parte para conseguir ciertas metas u objetivos: Enumere las caracterĂsticas que piensas que debe tener un lĂder: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Para saber como dirigir al grupo se deben tomar en cuenta: o La personalidad de los empleados. o La naturaleza de la tarea. o El tipo de empresa.
Estilos de Liderazgo El líder autoritario: no tiene confianza en sus empleados, el fija las metas y los objetivos. El líder paternalista: tiene una confianza condescendientes en sus empleados. El toma la mayor parte de las decisiones y deja las menos importantes para sus empleados. El líder consultivo: crea un clima participativo y tiene confianza en sus empleados. El líder democrático: propicia una relación de mutua confianza. Se trabaja en equipo. La toma de decisiones es responsabilidad de todos. Anota aquí el que consideres tu estilo de liderazgo: __________________________________________.
Funciones y responsabilidades que nunca debes descuidar como líder: o o o o o o o o o o o o o
Comunicar lo que se espera de cada quien en la institución. Expresar aceptación y reconocimiento por las contribuciones de la gente. Estimular el grupo y a las personas. Evaluar constantemente los resultados. Descubrir lo que quieren los empleados. ¿Qué motiva, qué necesitan?. Escuchar a la gente. Motivar a los empleados. Crear un espíritu de equipo. Facilitar la comunicación con el grupo y entre ellos. Aprender a delegar. Reconciliar los desacuerdos. Aprender de los errores. Si estas equivocado admítelo. Ser ejemplo.
Un líder debe tener talento, capacidad y aptitud.
CONTROL Control: es el proceso de evaluar el desempeño a todo lo largo de la organización en comparación con los estándares deseados y de tomar medidas para hacer que el desempeño corresponda a las expectativas. ¿Qué resultados se obtuvieron?. En una empresa si no controla los eventos queda a merced de ellos. El control es medir los resultados obtenidos en relación con los esperados. La planeación y el control van de la mano porqué no se pueden medir los resultados si no se tiene cuantificados, medidos. El fin de establecer controles es la aplicación de correctivos para evitar mayores errores o desperdicios. Si se cometió un error se debe detectar lo más pronto posible para no perder mas recurso, ya sea dinero, horas de trabajo o materiales.
Son cuatro los puntos a considerar en el proceso de control: CANTIDAD: “A” es el número de cada artículo que deberá comprar o vender y dependerá de las existencias en el inventario, ejemplo, ¿el volumen de las ventas está de acuerdo a lo esperado?. CALIDAD: es el buen estado que deberán tener los artículos que usted va a comprar para después venderlos. ¿Se cumplieron las especificaciones de los productos?. COSTO: valor dado a la mercancía y al trabajo. ¿El costo de la materia prima presupuestado?. USO DEL TIEMPO: se refiere a los minutos, las horas, días, etc., necesarios para realizar cualquier actividad o tarea. ¿Las horas de trabajo en un producto son las programadas?.
El control consta de un proceso de varios pasos definidos. 1. Medición del trabajo. 2. La comparación del desempeño con el estándar, y averiguar la diferencia, si la hay. 3. La corrección de desviaciones no favorables por medio de acciones remediadoras. Tipos de controles: o Control de cantidad. o Control de calidad. o Control del tiempo. o Control del costo. o Control de presupuestos. o Control de inventarios. o Controles administrativos.
ADMINISTRACION
Ideas
Personas
Cosas
ELEMENTOS BASICOS DE LA ADMINISTRACION
Planeación
Organización
Dirección
OBJETIVO COMÚN
Control