MODULO III - Diplomado Gestión de Proyectos | Stephany Naumann by Shinx

UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DIPLOMADO GESTIÓN DE PROYECTOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROFORMAS Y COTIZACIONES DE LA EMPRESA GRUPO VENEFLEX C.A.

Docente:

Estudiante: Stephany S. Naumann D.

Liliana Minsero

C.I:

V–26.279.638

Ubista en línea, Marzo 2020

RESUMEN

En la actualidad, existen muchas empresas que tratan de mantenerse a flote bajo cualquier circunstancia, ya sea adaptándose a un determinado entorno o situación mediante ciertos cambios que mayormente otorguen beneficios a dicha empresa, es por ello que el objetivo principal de la elaboración del presente proyecto se basa en desarrollar herramientas que permitan adaptarse a la situación actual del país. Para ello este proyecto se basara en la creación de un sistema de información para la gestión administrativa de la empresa, el cual estará basado en todos los criterios actuales para la compra y venta de productos en divisas (o al cambio en Bolívares dependiendo de la tasa de cambio actual). Este proyecto será llevado a cabo bajo los lineamientos de la guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK); el cual proporcionará todas las pautas y procesos que se deberán seguir para la dirección y desarrollo de proyectos individuales.

ABSTTRACT

Currently, there are many companies that try to stay afloat under any circumstances, either adapting to a certain environment or situation through certain changes that mostly grant benefits to that company, it is therefore that is why the main objetive of the elaboration of the present Project will be base on the creation of an information system for administrative management of the company, which will be based

in all current criteria fot the purchase and sale of products in foreign Exchange (or to change in Bolivars depending on the current Exchange rate). This proyect it will be carried out under the guidelines of the guide of Project Management Body of Knowledge (PMBOK); which provides all guidelines and processes that should follow for the direction and development of individual projects.

Tabla de Contenidos

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 1 MÓDULO 1 Información general .................................................................................... 3 Descripción del proyecto ............................................................................................ 3 Justificación del proyecto ........................................................................................... 3 Localización del proyecto ........................................................................................... 5 Fecha de inicio ........................................................................................................... 5 Duración ..................................................................................................................... 5 Dirección del proyecto ................................................................................................ 5 Director del proyecto .................................................................................................. 6 Presupuesto ............................................................................................................... 6 Listado de Interesados (Stakeholders) ....................................................................... 7 Directos. ................................................................................................................. 7 Indirectos. ............................................................................................................... 7 Objetivos del proyecto ................................................................................................ 7 Requisitos de alto nivel............................................................................................... 7 Alcance del proyecto .................................................................................................. 8 Riesgos del proyecto .................................................................................................. 9 Restricciones del proyecto ......................................................................................... 9 MÓDULO 2 Plan de dirección del proyecto ................................................................. 16 1.

Alcance del proyecto ......................................................................................... 16 1.1

Planificar la gestión del alcance ................................................................. 16

1.2

Recopilar los requisitos. ............................................................................. 17

1.3

Definir el alcance ........................................................................................ 18

1.4

Crear la EDT/WBS ..................................................................................... 19

Tiempo del proyecto .......................................................................................... 22 2.1

Planificar la gestión del proyecto ................................................................ 22

2.2

Definir las actividades ................................................................................ 23

2.3

Secuenciar las actividades ......................................................................... 25

2.4

Estimar los recursos de las actividades ...................................................... 25

2.5

Estimar las duraciones de las actividades .................................................. 26

2.6

Desarrollar el cronograma .......................................................................... 27

Costo del proyecto ............................................................................................ 28 3.1

Planificar la gestión de costos .................................................................... 28

3.2

Estimar los costos ...................................................................................... 29

3.3

Determinar el presupuesto ......................................................................... 30

Calidad del proyecto .......................................................................................... 30 4.1

Talento humano del proyecto ............................................................................ 33 5.1

Planificar la gestión de talento humano ...................................................... 34

Comunicaciones del proyecto ........................................................................... 36 6.1

Planificar la gestión de la calidad ............................................................... 31

Planificar la gestión de las comunicaciones ............................................... 37

Riesgos del proyecto ......................................................................................... 37 7.1

Planificar la gestión de riesgos ................................................................... 37

7.2

Identificar los riesgos.................................................................................. 38

7.3

Realizar el análisis cualitativo de riesgos ................................................... 39

7.4

Realizar el análisis cuantitativo de riesgos ................................................. 41

7.5

Planificar la respuesta a los riesgos ........................................................... 42

Adquisiciones del proyecto ................................................................................ 44 8.1

Planificar la gestión de adquisiciones del proyecto ..................................... 45

Interesados del proyecto ................................................................................... 48 9.1

Planificar la gestión de los interesados ...................................................... 48

MÓDULO 3 Ejecución del proyecto ............................................................................. 51 Participantes de la ejecución del proyecto y sus responsabilidades ......................... 52 Gestión de los recursos ............................................................................................ 57 Gestión de la comunicación del equipo de trabajo.................................................... 61 Datos de desempeño del trabajo .............................................................................. 66 Gestión de vendedores y proveedores involucrados ................................................ 70 Gestión de la resolución de incidentes específicos durante la ejecución del proyecto ................................................................................................................................. 72 Gestión de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto .................................. 75 Gestión de la calidad durante la ejecución del proyecto ........................................... 76 Respuesta a posibles riesgos ................................................................................... 84 Diagramas UML ....................................................................................................... 87

Lista de Cuadros

Cuadro N° 1. Acta de Constitución del Proyecto .......................................................... 10 Cuadro N° 2. Definición de actividades ........................................................................ 23 Cuadro N° 3. Estimación de costos de cada actividad ................................................. 29 Cuadro N° 4. Roles y responsabilidades para la gestión de la calidad ......................... 33 Cuadro N° 5. Roles y Responsabilidades del equipo de trabajo .................................. 35 Cuadro N° 6. Probabilidades de ocurrencia y escala de impacto ................................. 39 Cuadro N° 7. Análisis cualitativo de los riesgos ........................................................... 40 Cuadro N° 8. Plan de respuesta a los riesgos .............................................................. 43 Cuadro N° 9. Registro de interesados .......................................................................... 49 Cuadro N° 10. Equipo de trabajo ................................................................................. 54 Cuadro N° 11. Recursos del proyecto .......................................................................... 59 Cuadro N° 12. Gestión de las comunicaciones ............................................................ 63 Cuadro N° 13. Procesos a realizar para la resolución de incidencias durante la ejecución del proyecto .......................................................................................................... 73 Cuadro N° 14. Estándares de calidad a utilizar en el proyecto ..................................... 78 Cuadro N° 15. Preguntas de la encuesta a implementar .............................................. 79 Cuadro N° 16. Respuestas de la encuesta a implementar ........................................... 81

Lista de Figuras

Figura N° 1. EDT/WDS ................................................................................................ 20 Figura N° 2. Cronograma de actividades ..................................................................... 28 Figura N° 3. Principales aptitudes de un equipo de trabajo .......................................... 53 Figura N° 4. Recursos más utilizados en los proyectos ................................................ 58 Figura N° 5. Principales medios de comunicación ....................................................... 62 Figura N° 6. Importancia de los informes de desempeño de trabajo ............................ 67 Figura N° 7. Aspectos importantes sobre la gestión de la calidad en un proyecto ........ 77 Figura N° 8. Tipos de riesgos ....................................................................................... 84 Figura N° 9. Diagrama de casos de uso – UML ........................................................... 87 Figura N° 10. Diagrama de actividades – UML ............................................................ 88

1 INTRODUCCIÓN

Considerando la hiperinflación en la cual se encuentra sumergida nuestro país, las empresas privadas han tenido que dejar a un lado la moneda nacional para poder optar a una moneda de mayor estabilidad para evitar su devaluación, en tal sentido han adoptado en comercializar sus productos y servicios en Moneda Extranjera, específicamente el Dólar Americano, evitando así la depreciación de estos y asegurar la reposición de inventario de materia prima requerida para garantizar su operatividad. En el transcurso de los últimos tres (3) años, se han incrementado los casos de empresas a nivel nacional que se ven obligadas a bajar su producción o, en circunstancias muy extremas, a cerrar sus puertas debido a la hiperinflación que afecta a la población de Venezuela. Los problemas causados por parte de la hiperinflación no han afectado únicamente a las empresas en el país, sino que estos también han afectado a la gran parte de la población actual, de los cuales la gran mayoría de ellos han estado realizando en estos últimos seis (6) meses aproximadamente pagos para la compra de productos de primera necesidad (e inclusive medicamentos) en divisas, llegando a tal extremo en el que la gran mayoría de los negocios y empresas de cualquier índole representen el valor monetario de sus productos en divisas o en Bolívares dependiendo de la tasa de cambio del dólar que se encuentre estipulada en el momento.

2 Por consiguiente las empresas requieren sistemas administrativos que se adapten de forma fácil y rápida al modelo económico actual, a fin de permitir garantizar la operatividad y competitividad de las mismas en un mercado tan dinámico. Esto se debe a que la gran mayoría de los sistemas de información para inventario y facturación sólo manejan el Bolívar como única moneda para realizar todas sus transacciones de compra y venta.

3 MÓDULO 1 Información general

Descripción del proyecto La Empresa Grupo Veneflex C.A requiere un sistema de información cuyo objetivo es la creación, modificación, eliminación y consulta de proformas y cotizaciones para uso interno del personal del área de ventas de dicha empresa, cuya función principal corresponde a brindar ayuda en la gestión administrativa de la misma mediante el uso de proformas y cotizaciones para la venta y distribución de sus distintos productos, tanto en Moneda Extranjera o en Bolívares según la tasa de cambio dispuesta por el Banco Central de Venezuela (BCV) para el momento de realizar el pago. Se prevé que dicho sistema contará con sucesivas versiones en base a las nuevas leyes y normativas que implemente el estado en el ámbito económico.

Justificación del proyecto En la actualidad, la empresa Grupo Veneflex C.A lleva a cabo sus procesos administrativos y de producción empleando un sistema de información privativo denominado “Profit Plus”. En el área de ventas, este sistema permite realizar presupuestos, notas de entrega y facturaciones de todos aquellos productos que se encuentren disponibles en el inventario, empleando como única base

4 monetaria el Bolívar para todas las transacciones. El referido sistema cuenta con ciertas ventajas para la empresa, ya que permite administrar desde el inventario (materia prima y producto terminado) hasta el cálculo de nóminas de manera sistemática, con reportes sencillos o detallados para cada tipo de consulta a realizar. Sin embargo, para los cambios que se están dando actualmente en la economía del país, principalmente a la apertura de transacciones en moneda extranjera, este sistema no cuenta con la posibilidad de manejar diversas bases monetarias simultáneamente, lo cual representa una de las mayores limitaciones para la empresa a efectos de facturación y comercialización de sus productos.

De igual forma por ser un sistema de arquitectura cerrada, el mismo no permite realizar modificaciones o mejoras al mismo sin la autorización de su propietario, lo cual representa un costo adicional que deberá pagar la empresa Grupo Veneflex C.A.

los

distintos cambios que existen actualmente en la economía del país, llevando a cabo sus procesos de venta y distribución de productos de forma práctica, sencilla y efectiva, sin que el mismo represente limitaciones para el manejo de otros tipos de bases monetarias. En la actualidad la economía del país tiene muchos cambios

5 motivado principalmente al alto porcentaje de inflación, el cual llegó a una cifra de 7.374,4% en el año 20191, es por ello que la empresa se ve en la obligación de buscar mejoras que eleven su productividad a fin de

mantener su nivel de

operatividad y competitividad en el mercado actual.

Localización del proyecto El proyecto será llevado a cabo en la misma empresa Grupo Veneflex C.A.

Fecha de inicio 07/02/2020

Duración 12 semanas.

Dirección del proyecto La empresa Grupo Veneflex C.A. se encuentra ubicada en la Urb. Parque Industrial La Lomita, Calle Rodolfo Requena, Galpón Nro. 13 Sector Los Cerritos, Los Teques, Estado Miranda, Venezuela.

“La inflación de Venezuela en 2019 superó el 7.000%, según la AN” www.dw.com 13/01/2020.

6 Director del proyecto La persona encargada de asumir el puesto de Director del Proyecto no es más que el actual director del área de Desarrollo y Tecnología de la empresa Grupo Veneflex C.A., el Ingeniero Eugenio Riopelle, el cual se ha encargado de proponer este y varios proyectos más dentro de la empresa.

Presupuesto El director del proyecto es el encargado de realizar el presupuesto para llevar a cabo el proyecto, para ello deberá tener en cuenta los siguientes criterios: 

Equipo de Trabajo: Es importante determinar el equipo de trabajo que se requiere dependiendo de cada una de las actividades a realizar, ya que a cada uno de ellos se le designaran una serie de responsabilidades y tareas que deberán cumplir en un determinado tiempo.



Equipamiento tecnológico: Si no se disponen de las suficientes herramientas para realizar cada una de las actividades planificadas puede que se retrase el proyecto o inclusive que no se llegase a culminar.



Capacitación de los usuarios: Para finalmente culminar el proyecto es necesario que algún miembro del equipo de trabajo se dedique a realizar un entrenamiento a cada uno de los usuarios que se encuentren dentro del área de ventas de la empresa.

7 Listado de Interesados (Stakeholders) Directos. 

Directores de la empresa



Director del Proyecto



Desarrolladores del sistema



Trabajadores de la empresa en el área de Ventas



Trabajadores de la empresa en el área de Desarrollo y Tecnología

Indirectos. 

Trabajadores de la empresa de las demás áreas



Clientes



Proveedores



Empresas de la competencia

Objetivos del proyecto Desarrollar un sistema de información para la gestión de proformas y cotizaciones para el área de ventas de la Empresa Grupo Veneflex C.A.

Requisitos de alto nivel 

Satisfacer todas aquellas necesidades específicas de la empresa en todas las etapas del proyecto.

8 

Considerar todos los criterios legales referentes al comercio en moneda extranjera actuales en el país.



Mantener un registro y control de todas aquellas transacciones en divisas que realiza la empresa.

Alcance del proyecto El alcance del proyecto será definido a partir de las siguientes actividades que deberán realizarse para alcanzar los objetivos previamente descritos: 1. Realizar el levantamiento y análisis de la información. 2. Diseñar el sistema de información y cada una de sus módulos. 3. Establecer las actividades y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo. 4. Desarrollar el sistema de información. 5. Ejecutar el conjunto de pruebas pertinentes para determinar el óptimo funcionamiento del sistema. 6. Efectuar un proceso de verificación de conformidad por parte de los usuarios. 7. Implementar el sistema de información. 8. Elaboración del manual de usuario del sistema. 9. Capacitación del personal del área de ventas.

9 Riesgos del proyecto 

Fallas de los servicios básicos (ausencia o intermitencia de los servicios eléctricos y de acceso a Internet).



Problemas o falta de comunicación en el equipo de trabajo.



Incumplimiento de las actividades previamente planificadas por la falta de control y supervisión.



Ejecución inadecuada de alguna de las tareas correspondientes de alguno o varios miembros del equipo de trabajo.



Falta de equipos necesarios para completar las actividades.



Falta de experiencia técnica por parte del equipo de trabajo para cumplir cada rol asignado.



Requerimientos adicionales o modificaciones por falta de aprobación de alguno de los miembros del equipo durante la planificación del proyecto.



Inadecuada planificación del tiempo para la ejecución de cada actividad.



Abandono parcial o completo de alguno de los miembros del equipo durante la ejecución del proyecto.

Restricciones del proyecto 

Limitaciones de tiempo para completar y entregar el proyecto, ya que este factor está sujeto al tiempo limitado para el período de Diplomado dado por la Universidad Bicentenaria de Aragua.

10 Cuadro N° 1. Acta de Constitución del Proyecto ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Sistema de información para la gestión TITULO DEL PROYECTO

de proformas y cotizaciones de la Empresa Grupo Veneflex C.A. CÓDIGO FECHA DE INCIO

PREPARADO POR

07/02/2020

Stephany Sabine Naumann Delgado

APROBADO POR DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO La Empresa Grupo Veneflex C.A requiere un sistema de información cuyo objetivo es la creación, modificación, eliminación y consulta de proformas y cotizaciones para uso interno del personal del área de ventas de dicha empresa, cuya función principal corresponde a brindar ayuda en la gestión administrativa de la misma mediante el uso de proformas y cotizaciones para la venta y distribución de sus distintos productos, tanto en Moneda Extranjera o en Bolívares según la tasa de cambio dispuesta por el Banco Central de Venezuela (BCV) para el momento de realizar el pago. Se prevé que dicho sistema contará con sucesivas versiones en base a las nuevas leyes y normativas que implemente el estado en el ámbito económico. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO En la actualidad, la empresa Grupo Veneflex C.A lleva a cabo sus procesos administrativos y de producción empleando un sistema de información privativo denominado “Profit Plus”. En el área de ventas, este sistema permite realizar presupuestos, notas de entrega y facturaciones de todos aquellos productos que se encuentren disponibles en el inventario, empleando como única base

11 monetaria el Bolívar para todas las transacciones. El referido sistema cuenta con ciertas ventajas para la empresa, ya que permite administrar desde el inventario (materia prima y producto terminado) hasta el cálculo de nóminas de manera sistemática, con reportes sencillos o detallados para cada tipo de consulta a realizar. Sin embargo, para los cambios que se están dando actualmente en la economía del país, principalmente a la apertura de transacciones en moneda extranjera, este sistema no cuenta con la posibilidad de manejar diversas bases monetarias simultáneamente, lo cual representa una de las mayores limitaciones para la empresa

a efectos de facturación y

comercialización de sus productos.

Considerando la situación económica actual del país y para mantener las operaciones de la empresa, el Grupo Veneflex C.A. requiere con premura un sistema que cumpla con sus requerimientos internos, así como adaptarse a los distintos cambios que existen actualmente en la economía del país, llevando a cabo sus procesos de venta y distribución de productos de forma práctica, sencilla y efectiva, sin que el mismo represente limitaciones para el manejo de otros tipos de bases monetarias. En la actualidad la economía del país tiene muchos cambios motivado principalmente al alto porcentaje de inflación, el cual llegó a una cifra de 7.374,4% en el año 2019, es por ello que la empresa se ve en la obligación de buscar mejoras que eleven su productividad a fin de mantener su nivel de operatividad y competitividad en el mercado actual.

12 LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO

El proyecto será llevado a cabo en la misma empresa Grupo Veneflex C.A.

DURACIÓN DEL PROYECTO

12 semanas La empresa Grupo Veneflex C.A. se encuentra ubicada en la Urb. Parque Industrial La Lomita, Calle Rodolfo

DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Requena, Galpón Nro. 13 Sector Los Cerritos, Los Teques, Estado Miranda, Venezuela. La persona encargada de asumir el puesto de Director del Proyecto no es más que el actual director del área de

DIRECTOR DEL PROYECTO

Desarrollo y Tecnología de la empresa Grupo Veneflex C.A., el Ingeniero Eugenio

Riopelle,

cual

encargado de proponer este y varios proyectos más dentro de la empresa. PRESUPUESTO El director del proyecto es el encargado de realizar el presupuesto para llevar a cabo el proyecto, para ello deberá tener en cuenta los siguientes criterios: 



13 

INDIRECTOS



Directores de la empresa



Director del Proyecto



Desarrolladores del sistema



Clientes



Trabajadores de la empresa en



Proveedores

el área de Ventas



Empresas de la competencia



Trabajadores de la empresa de las demás áreas

Trabajadores de la empresa en el

área

Desarrollo

Tecnología Desarrollar un sistema de información OBJETIVOS DEL PROYECTO

para

gestión

proformas

cotizaciones para el área de ventas de la Empresa Grupo Veneflex C.A. REQUISITOS DE ALTO NIVEL 

Satisfacer todas aquellas necesidades específicas de la empresa en todas las etapas del proyecto.



Considerar todos los criterios legales referentes al comercio en moneda extranjera actuales en el país.



Mantener un registro y control de todas aquellas transacciones en divisas que realiza la empresa. ALCANCE DEL PROYECTO

14 El alcance del proyecto será definido a partir de las siguientes actividades que deberán realizarse para alcanzar los objetivos previamente descritos: 1. Realizar el levantamiento y análisis de la información. 2. Diseñar el sistema de información y cada una de sus módulos. 3. Establecer las actividades y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo. 4. Desarrollar el sistema de información. 5. Ejecutar el conjunto de pruebas pertinentes para determinar el óptimo funcionamiento del sistema. 6. Efectuar un proceso de verificación de conformidad por parte de los usuarios. 7. Implementar el sistema de información. 8. Elaboración del manual de usuario del sistema. 9. Capacitación del personal del área de ventas. RIESGOS DEL PROYECTO 

Fallas de los servicios básicos (ausencia o intermitencia de los servicios eléctricos y de acceso a Internet).



Problemas o falta de comunicación en el equipo de trabajo.



Incumplimiento de las actividades previamente planificadas por la falta de control y supervisión.



Ejecución inadecuada de alguna de las tareas correspondientes de alguno o varios miembros del equipo de trabajo.



Falta de equipos necesarios para completar las actividades.



Falta de experiencia técnica por parte del equipo de trabajo para cumplir cada rol asignado.



Requerimientos adicionales o modificaciones por falta de aprobación de alguno de los miembros del equipo durante la planificación del proyecto.



Inadecuada planificación del tiempo para la ejecución de cada actividad.

15 

Abandono parcial o completo de alguno de los miembros del equipo durante la ejecución del proyecto. RESTRICCIONES DEL PROYECTO



Limitaciones de tiempo para completar y entregar el proyecto, ya que este factor está sujeto al tiempo limitado para el período de Diplomado dado por la Universidad Bicentenaria de Aragua.

Fuente: Elaboración Propia.

16 MÓDULO 2 Plan de dirección del proyecto

Para llevar a cabo el proyecto del sistema de información para la gestión de proformas y cotizaciones para la empresa Grupo Veneflex C.A. se debe tener en cuenta todos los procesos con sus requerimientos, de tal manera que se pueda asegurar el éxito del proyecto, todo esto en base al acta de constitución del proyecto. El sistema de información tiene como finalidad adaptarse al entorno de trabajo de la empresa, de tal manera que pueda cumplir con las expectativas del equipo de trabajo del área de ventas según sean los procesos que manejen para la creación de proformas y cotizaciones en moneda extranjera.

1. Alcance del proyecto El alcance consiste en todas aquellas actividades requeridas para desarrollar y poner en marcha el sistema de información, por lo que se necesitarán aquellos documentos que contengan toda la información necesaria para obtener los requerimientos que se deberán cubrir con dicho sistema.

1.1 Planificar la gestión del alcance En este proyecto sólo se tendrá un producto final el cual se realizará a partir de todas las actividades y tareas planificadas según el cronograma. El alcance estará definido, validado y controlado por el director del proyecto, el Ingeniero

17 Eugenio Riopelle, el cual se encargará de dar respuesta a las expectativas de los principales interesados (Stakeholders).

1.2 Recopilar los requisitos. Los requisitos del proyecto son otorgados por el director del proyecto, estos fueron recopilados mediante una serie de entrevistas informales con los directores de la empresa y los miembros del equipo de trabajo en el área de ventas, de los cuales se identificaron los siguientes requisitos: 

Creación de Proformas y Cotizaciones.



Auto-enumeración al realizar una Cotización por parte del sistema.



Que el sistema de información y sus respectivos manuales estén en el idioma español.



Una base de datos que permita tener un registro de los clientes, de las proformas, cotizaciones.



Modificar, consultar o eliminar cualquier proforma o cotización creada.



Tener un listado de precios de los productos a los distintos clientes.



Permitir realizar descuentos a la hora de crear una proforma/cotización.



Emitir informes por rango de fecha de las proformas/cotizaciones.



Cambiar los listados de precios de los productos.



Filtrar la búsqueda de los clientes por RIF o por RAZÓN SOCIAL.



Incluir en cada proforma/cotización un cuadro de texto que permita la introducción de observaciones.

18 

Categorizar a los clientes por tipo (Distribuido o Tienda) y asignarles un listado de precio correspondiente.

1.3 Definir el alcance El proyecto actual será llevado a cabo bajo los lineamientos del director del proyecto, principalmente se diseñará un sistema de información mediante el Software de Access el cual se encuentra dentro del suite de Microsoft Office 2013, esto se debe principalmente a que esta es una gran herramienta que permite trabajar con bases de datos, programación y creación de formularios en un mismo entorno.

Para el desarrollo del sistema de información se comenzará diseñando una base de datos en la que se permita guardar toda aquella información que se necesite para la creación de proformas y cotizaciones; por otro lado, en el diseño lógico se deberán crear todos aquellos algoritmos que permitan guardar, consultar, modificar y/o eliminar información de la base de datos. También se diseñará un entorno gráfico agradable y que sea fácil de navegar.

Un criterio importante sobre los sistemas de información es mantener la integridad de la empresa, es por ello que es necesario que algunas que otras funciones estén bloqueadas mediante contraseñas que sólo sean otorgadas a los administradores de dicho sistema, de esta manera se evita que cualquier usuario

19 pueda ejecutar un cambio que altere su funcionamiento, o en el peor de los casos, que ponga en riesgo la integridad de la empresa.

Por último, a partir de los requisitos previamente otorgados por el director del proyecto, mediante un análisis y clasificación para priorizar los requisitos, realizado por el mismo, se obtuvieron los siguientes requisitos que limitarán el producto: 

Registrar clientes con sus datos y asignarles un tipo de cliente



Agregar o eliminar productos



Agregar un listado de precios



Asignarle un listado de precios a un tipo de cliente



Cambiar los precios de un listado de precios



Crear proformas y cotizaciones



Modificar o eliminar proformas y cotizaciones



Realizar reportes de proformas y cotizaciones

1.4 Crear la EDT/WBS Para llevar a cabo la planificación y ejecución del proyecto, se debe realizar un respectivo esquema de la EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) para la línea base del alcance del proyecto actual, por lo que se realizó el siguiente esquema para representar dicha estructura:

20 Figura N° 1. EDT/WDS

Fuente: Elaboración propia .

A partir de dicha estructura de la EDT/WBS, se tiene el siguiente diccionario: 

Análisis e identificación de la información: Se debe buscar toda aquella información y documentación que sea de base para empezar la planificación del proyecto. En este caso, el director del proyecto deberá reunirse con los principales usuarios que utilizaran el sistema y con los directores de la empresa para así obtener una base para el diseño del sistema de información.



Diseño del sistema de información: Una vez obtenida y documentada toda la información necesaria, el director de la empresa empezará a planificar todo lo que tenga que ver con el desarrollo del proyecto, desde

21 los requerimientos más básicos hasta los miembros necesarios para formar el equipo de trabajo. El director del proyecto también deberá ejecutar el diseño de cada uno de los módulos del sistema de información junto a sus requerimientos. Es importante que asigne cada una de las responsabilidades, roles y tareas de manera correcta a cada uno de los miembros del equipo, así como también deberá realizar una planificación del tiempo para cada una de las actividades. 

Desarrollo del sistema de información: Una vez asignados todos los roles, responsabilidades y tareas, así como también se ha realizado la planificación del proyecto, es momento de poner en marcha el desarrollo del sistema de información, empezando por el módulo más importante hasta culminar todas las pruebas de verificación tanto del funcionamiento de cada una de las funcionalidades como los criterios de calidad establecidos en la planificación del proyecto.



Verificación de conformidad de los usuarios: Después de todas las pruebas y cambios realizados por el director del proyecto y los integrantes del equipo de trabajo, se deberá verificar si el sistema de información cumple con las expectativas tanto de los directores como de los integrantes del área de ventas de la empresa, de esta manera se verifica los últimos estándares de calidad para la culminación del sistema de información. En caso donde estos estándares no se

22 cumplan, se deberán ejecutar los cambios proporcionados por el director del proyecto. 

Implementación del sistema de información: Por último, el director del proyecto le asignará a uno o varios miembros del equipo de trabajo la ejecución de los manuales respectivos del sistema y de los usuarios, así como la respectiva capacitación de ellos. Se procederá a instalar el sistema de información en cada uno de los ordenadores indicados por los directores de la empresa y se hará un proceso de capacitación para cada usuario.

2. Tiempo del proyecto Un proyecto no es más que todo esfuerzo temporal en conjunto de varias personas para lograr un objetivo, es por ello que se debe organizar ese tiempo utilizado según las tareas, recursos y personas que participarán en dicho proyecto. Para poder gestionar el tiempo del proyecto se deberá planificar la gestión del cronograma mediante políticas, actividades y la documentación necesaria, tomando como línea base el EDT/WDS.

2.1 Planificar la gestión del proyecto Para programar el tiempo de duración y el orden en el cual se efectuaran cada una de las actividades del presente proyecto, se deberá tener en cuenta que el tiempo destinado para la realización del proyecto consta de doce (12) semanas,

23 ya que es la duración del período de Diplomado dado por la Universidad Bicentenaria de Aragua; a partir de esta restricción se deberán efectuar las actividades bajo un mismo cronograma, el cual no podrá ser modificado, teniendo únicamente una misma secuencia.

2.2 Definir las actividades Las principales actividades a llevar a cabo en el desarrollo del proyecto con sus respectivas descripciones son mostradas a continuación en el cuadro N° 2:

Cuadro N° 2. Definición de actividades N° Actividad

Definición de las especificaciones y requerimientos del sistema de información

Levantamiento de la información

Definición de cada una de las funcionalidades para cada módulo del sistema

Diseño del módulo funcional

Descripción

El director de proyecto se encargará de reunirse con los directores de la empresa, así como con los integrantes del grupo de trabajo del área de ventas para obtener una idea sobre qué deberá hacer el sistema de información y que funciones deberá cumplir. Se deberá hacer una reunión entre el director del proyecto y los integrantes del equipo de trabajo para establecer las funcionalidades del sistema a partir de los requerimientos principales que se deban cumplir. Para determinar cómo se realizarán todas las funcionalidades del sistema, el director del proyecto deberá especificar en cada módulo del sistema su diseño y sus respectivas tareas a cumplir. Se definen las tareas a realizar para la creación de la base de datos a utilizar en el sistema de información.

Diseño del módulo lógico

Diseño del módulo gráfico

Asignar las tareas y responsabilidades

8 9 10

Desarrollo del módulo funcional Desarrollo del módulo lógico Desarrollo del módulo gráfico

Pruebas, monitoreo y ejecución de cambios

Verificación de conformidad

Se definen las tareas a realizar para la creación de los algoritmos encargados del manejo de la información de la base de datos. Se definen las tareas a realizar para la creación del entorno gráfico. El director del proyecto se encargará de reunirse con cada uno de sus respectivos integrantes del equipo de trabajo del proyecto, el cual deberá asignarle sus respectivas tareas y responsabilidades a cumplir dependiendo del módulo que se le asigne a lo largo del desarrollo del proyecto. Se realiza el respectivo diseño estructural de la base de datos. Se programan todos aquellos algoritmos para el manejo de datos. Se diseña todo lo que tenga que ver con el entorno gráfico. El director de proyecto conjunto a su equipo de trabajo se reunirá para verificar que cada uno de los respectivos módulos del sistema de información cumpla su trabajo de manera eficiente y satisfactoria. En caso donde se tenga la necesidad de ejecutar cambios el director del proyecto se encargará de planificarlos y verificar que dichos cambios afecten de manera positiva su funcionamiento. El director de proyecto una vez culminado por completo el desarrollo del sistema de información (con todos sus respectivos cambios en dado caso que haya sido necesario realizarlos) se encargará de reunirse con los directores de la empresa para verificar si están conformes con el trabajo realizado. En caso contrario el director de proyecto deberá planear los

Elaboración de los manuales de uso

Instalación del programa

Entrenamiento a usuarios

cambios a realizar y luego de haberlos efectuado deberá reunirse nuevamente con ellos para verificar que estén conformes con el sistema de información. Se deberán diseñar y elaborar los manuales sobre el sistema de información, tanto el del sistema como el de usuarios. Luego de la aprobación por parte de los directores de la empresa se deberá realizar el respectivo proceso de instalación en cada una de las máquinas que utilizarán dicho sistema dentro de la empresa. Por último, se capacitarán a cada uno de los respectivos usuarios involucrados en el uso del sistema.

Fuente: Elaboración propia.

2.3 Secuenciar las actividades Las actividades serán desarrolladas en el mismo orden previamente descrito, de las cuales solamente las actividades 9 (Desarrollo del módulo lógico) y 10 (Desarrollo del módulo gráfico) se realizarán de manera simultánea, esto es debido a que no existe prelación entre ellas.

2.4 Estimar los recursos de las actividades Los recursos necesitados para la elaboración de cada una de las tareas son los siguientes: 

Recursos tecnológicos: Para el desarrollo del sistema de información es necesario contar con al menos tres (3) computadores, entre las características que deben poseer se destacan un sistema operativo de

26 Windows 7 en delante de 64 bits, 4 GB de memoria RAM DDR3, 500 MB de disco duro, un procesador Intel Core i3, tarjeta gráfica integrada Intel Graphics HD, tarjeta madre Asrock H61m-dg, mouse óptico, teclado, monitor de 22 pulgadas, Impresora a Inyección de Tinta Epson L555. 

Artículos de oficina: Para la impresión de los manuales se necesitan al menos dos (2) resmas de papel, encuadernación y tinta para impresoras.

2.5 Estimar las duraciones de las actividades Para definir el tiempo que tendrán las actividades, se debe tener en cuenta el hecho de que sólo se trabajarán cinco (5) días a la semana, de lunes a viernes, comenzando por el viernes 07 de Febrero del 2020. Según lo previsto acorde a la fecha de inicio, sólo se cuentan con 56 días hábiles para realizar el proyecto, ya que las doce (12) semanas previstas culminan el viernes 24 de Abril del 2020. A partir de las cantidades de esfuerzo requeridas por cada tarea, estos son los tiempos de duración estimados para cada actividad del proyecto: 1) Definición de las especificaciones y requerimientos del sistema de información: 3 días. 2) Levantamiento de la información: 3 días. 3) Definición de cada una de las funcionalidades para cada módulo del sistema: 4 días.

27 4) Diseño del módulo funcional: 3 días. 5) Diseño del módulo lógico: 3 días. 6) Diseño del módulo gráfico: 3 días. 7) Asignar las tareas y responsabilidades: 2 días. 8) Desarrollo del módulo funcional: 9 días. 9) Desarrollo del módulo lógico: 9 días. 10) Desarrollo del módulo gráfico 9 días. 11) Pruebas, monitoreo y ejecución de cambios: 4 días. 12) Verificación de conformidad: 4 días. 13) Diseño de los manuales de uso: 3 días. 14) Instalación del programa: 2 días. 15) Entrenamiento a usuarios: 4 días.

2.6 Desarrollar el cronograma Una vez descritas las actividades y el tiempo estimado para cada una de ellas, se puede proceder a crear el cronograma de actividades:

28 Figura N° 2. Cronograma de actividades

Fuente: Elaboración propia.

3. Costo del proyecto A partir de las actividades que se deben realizar para poder llevar a cabo el proyecto se debe tener en cuenta también todos aquellos costos asociados, por lo que el director del proyecto evaluará cada caso para obtener aquellos requerimientos necesarios con la finalidad de evitar generar gastos innecesarios.

3.1 Planificar la gestión de costos El límite de los gastos será establecido por los directores de la empresa, ya que estos serán los encargados de costear todo aquel presupuesto referente al proyecto, es por ello que el director deberá reunirse después de plantear los requerimientos y sus costos asociados con los directos de la empresa para verificar si dichos costos se encuentran dentro del límite o lo sobrepasan. Por la situación actual del país, para generar la menor cantidad de gastos, el criterio

29 utilizado por director del proyecto es que solamente incluirá en los costos asociados del proyecto aquellos requerimientos que sean de gran relevancia, tomando en cuenta que algunos de ellos pueden ser aportados por empresa durante la ejecución del proyecto.

3.2 Estimar los costos A partir de los requerimientos establecidos por el director del proyecto con los directores de la empresa para cada actividad, se estimaron los costos para cada una de las actividades a cumplir, los cuales serán representados en moneda extranjera debido a la constante devaluación de la moneda nacional. Las actividades y sus costos asociados se muestran a continuación en el cuadro N° 3:

Cuadro N° 3. Estimación de costos de cada actividad N° Actividad

Costo

Definición de las especificaciones y requerimientos del sistema de información

60$

Levantamiento de la información

60$

Definición de cada una de las funcionalidades para cada módulo del sistema

60$

Diseño del módulo funcional

80$

Diseño del módulo lógico

Diseño del módulo gráfico

Asignar las tareas y responsabilidades

Desarrollo del módulo funcional

80$ 80$ 60$ 150$

30 9

Desarrollo del módulo lógico

Desarrollo del módulo gráfico

Pruebas, monitoreo y ejecución de cambios

Verificación de conformidad

Diseño de los manuales de uso

Instalación del programa

Entrenamiento a usuarios

150$ 120$ 90$ 60$ 70$ 80$ 120$

Fuente: Elaboración propia.

3.3 Determinar el presupuesto A partir de los costos estimados en el cuadro N° 3, para determinar el presupuesto se sumarán todos aquellos costos asociados a cada actividad individual, los cuales fueron autorizados por los directores de la empresa, dando como resultado final la siguiente línea base de costos para el desarrollo del proyecto:

Presupuesto (Costo total de las actividades): 1320$

4. Calidad del proyecto Para el óptimo desarrollo del proyecto no solamente se debe contar con el criterio de los miembros del equipo de trabajo, sino que también se necesitan tener una serie de estándares que aseguren la calidad de trabajo del proyecto. Estos estándares son otorgados por el director del proyecto en conjunto de los directores

31 de la empresa, de esta manera no sólo se asegura la calidad referente al profesionalismo del equipo de trabajo, sino también la calidad referente a las estimaciones de la empresa.

4.1 Planificar la gestión de la calidad El director del proyecto identificó los siguientes estándares de calidad para el proyecto: 

Satisfacción de los directores de la empresa y miembros del equipo de trabajo del área de ventas.



Inclusión de todos los requerimientos establecidos en el alcance del proyecto.



Cumplimiento de cada actividad al margen del tiempo estimado en el cronograma.



Realización de cambios planificados por el director del proyecto y que estas hayan sido efectivas.



Utilización correcta de todos los recursos adquiridos para el desarrollo del proyecto sin generar gastos innecesarios.

Para la satisfacción de los directores de la empresa y miembros del equipo de trabajo del área de ventas se tendrá un modelo de encuesta para cada persona; esta contendrá una serie de preguntas con respuestas cerradas y sólo se podrá seleccionar una única opción de respuesta debido a que tendrán como medida

32 una escala para cuantificar el nivel de satisfacción. Está encuesta será planificada y realizada por el director del proyecto una vez se realicen las respectivas tareas para la verificación de conformidad de los usuarios.

De igual manera, el director de proyecto deberá realizar un proceso de control de calidad mediante una auditoria al finalizar cada fase del proyecto, de esta manera se verificará si fueron cumplidas cada una de las actividades, si los miembros del equipo de trabajo cumplieron con cada una de las responsabilidades que se le fue asignada y, si estas fueron cumplidas bajo las políticas del proyecto y de la empresa. Es importante realizar este proceso al terminar cada actividad ya que por medio de ello se podrá identificar a tiempo las causas de una calidad deficiente antes de que esta genere más problemas en las siguientes actividades. Otra razón por la cual se deben realizar reuniones constantes durante el desarrollo del proyecto es debido a que una vez se culmine cada actividad de manera concreta también se deben realizar actividades de mejora continua de los procesos y tareas para mantener o mejorar el nivel de calidad del proyecto. El cuadro N° 4 muestra a continuación de manera detallada cuáles son las responsabilidades y los roles asignados para la gestión de la calidad en el desarrollo del proyecto:

33 Cuadro N° 4. Roles y responsabilidades para la gestión de la calidad Responsabilidades Descripción de las actividades para Rol la gestión de calidad A R E C I  Generar el plan de gestión de calidad.  Definir y asignar actividades, responsabilidades y roles. Director del  Definir los estándares de calidad. X X X X X proyecto  Aplicar las pruebas para la gestión de calidad.  Definir los cambios a realizar.  Supervisar los miembros del equipo de trabajo.  Realizar y cumplir todas las actividades, tareas y responsabilidades asignadas por el director del proyecto.  Plantear acciones para mejorar la Equipo de X X X calidad del proyecto. trabajo  Verificar que el diseño, estructura y funcionamiento del sistema de información abarque todos los requerimientos otorgados por el director del proyecto. Leyenda:  (A): Autorizar.  (R): Revisar.  (E): Ejecutar.  (C): Coordinar.  (I): Informar. Fuente: Elaboración propia.

5. Talento humano del proyecto En todo proyecto, siempre se debe contar con un equipo de trabajo al que se le puedan asignar las tareas y responsabilidades a cumplir, ya que cada uno de

34 ellos siempre tiene un aspecto importante que aportar para el desarrollo de las actividades del proyecto. El director de proyecto, respecto a las actividades que se deben realizar para cada fase del proyecto, ha reunido una serie de criterios para determinar el talento humano requerido a lo largo del desarrollo del proyecto.

5.1 Planificar la gestión de talento humano Para cumplir con los objetivos propuestos, el Director de Proyecto determinó que se necesitan los siguientes miembros: 

Un (01) Líder de proyecto.



Un (01) Ingeniero en Sistemas.



Un (01) Diseñador gráfico.



Un (01) Programador y diseñador de bases de datos.

Según los requerimientos de las actividades a cumplir en el proyecto, para cada uno de los miembros del equipo se les asignaron los siguientes roles y responsabilidades:

35 Cuadro N° 5. Roles y Responsabilidades del equipo de trabajo Talento Aptitudes necesarias de la Rol/Responsabilidad humano persona  Dirigir el proyecto.  Ingeniero en cualquier  Llevar a cabo la rama. planificación del  Experiencia en el área proyecto. de proyectos.  Establecer y aplicar las  Ostentar el cargo de políticas y objetivos de la Líder de gerente. calidad. Proyecto  Más de 4 años de  Supervisar, controlar, experiencia en el documentar, verificar y cargo. aplicar todos aquellos requerimientos,  Conocimientos sobre actividades, el área de la presupuestos, entre informática. otros.  Conocer cada lineamiento a seguir para el desarrollo del proyecto.  Elaborar los algoritmos  Experiencia en del sistema de programación de información a partir de algoritmos. Ingeniero en los requerimientos.  Experiencia en Sistemas  Implementar los desarrollo de sistemas respectivos cambios de información. dados por el director del proyecto.  Elaborar los respectivos manuales del sistema de información.  Conocer cada  Profesional en el área lineamiento a seguir para de diseño con las Diseñador el desarrollo del herramientas de gráfico proyecto. Adobe (Photoshop,  Elaborar el entorno Ilustrator, entre otros). gráfico del sistema de



Programador y diseñador de base de datos



información a partir de los requerimientos. Implementar los respectivos cambios dados por el director del proyecto. Conocer cada lineamiento a seguir para el desarrollo del proyecto. Elaborar la estructura de la base de datos del sistema de información a partir de los requerimientos. Implementar los respectivos cambios dados por el director del proyecto.

 



 

Creatividad e inventiva. Más de 3 años de experiencia en el área.

Ingeniero en informática o de sistemas. Tres (3) años de experiencia en el área. Amplio conocimiento en el lenguaje SQL.

Fuente: Elaboración Propia.

6. Comunicaciones del proyecto Es esencial que para que los miembros del equipo de trabajo ejecuten sus tareas sin fallas recurrentes de comunicación, por ello se requiere el empleo de un método de comunicación fiable por medio se pueda notificar, informar o solventar situaciones que puedan comprometer tanto el tiempo estimado como propiamente las tareas de cada una de las actividades a realizar del proyecto.

37 6.1 Planificar la gestión de las comunicaciones El director del proyecto ha establecido que los medios de comunicaciones tradicionales (Telefonía) y los virtuales (Internet, correo electrónico, Redes sociales, entre otros) serán utilizados para el flujo de comunicación entre los miembros del equipo de trabajo. También se establecieron reuniones formales cuando se culmine cada fase del trabajo y cuando se realicen las respectivas pruebas de funcionamiento, calidad y conformidad de los usuarios.

7. Riesgos del proyecto En todas las situaciones en las que se deban efectuar una serie de actividades que requieran cualquier tipo de esfuerzo, siempre existe la posibilidad de que aparezcan eventos inciertos, los cuales pueden ser positivos o negativos. En la planificación de los proyectos se deben contemplar aquellos riesgos que puedan ser visualizados desde un inicio o los que puedan aparecer a raíz de un suceso, de esta manera se pueden crear desde el inicio del proyecto planes de contingencia o respaldo, así como se pueden efectuar cambios que ayuden a evitar que estos riesgos aparezcan reflejados a lo largo del desarrollo del proyecto.

7.1 Planificar la gestión de riesgos Para gestionar aquellos riesgos que puedan aparecer a lo largo del desarrollo del proyecto, el director del proyecto se encargará de definir todos aquellos criterios para desarrollar planes de contingencia en caso de altos riesgos. Es

38 importante recordar que sólo se tiene una ruta crítica para el desarrollo del sistema de información debido al corto tiempo que se posee para culminar el mismo, es por ello que se necesita identificar todos aquellos riesgos que puedan aparecer antes, durante o al finalizar cualquier etapa del proyecto. Para determinar los riesgos, el director del proyecto realizó una serie de entrevistas con los directores de la empresa y los miembros del equipo de trabajo del área de ventas, no obstante como el mismo director del proyecto es un miembro actual de la empresa ya tenía conocimientos sobre aquellos riesgos que más afectarían al proyecto, por lo que luego de realizar las entrevistas verificó que los riesgos mencionados son los mismos que fueron identificados al realizar el acta de constitución del proyecto.

7.2 Identificar los riesgos A partir del acta de constitución del proyecto, se tienen los siguientes riesgos a gestionar: 

Fallas de los servicios básicos (ausencia o intermitencia de los servicios eléctricos y de acceso a Internet).



Problemas o falta de comunicación en el equipo de trabajo.



Incumplimiento de las actividades previamente planificadas por la falta de control y supervisión.



Ejecución inadecuada de alguna de las tareas correspondientes de alguno o varios miembros del equipo de trabajo.



Falta de equipos necesarios para completar las actividades.

39 

Falta de experiencia técnica por parte del equipo de trabajo para cumplir cada rol asignado.



Requerimientos adicionales o modificaciones por falta de aprobación de alguno de los miembros del equipo durante la planificación del proyecto.



Inadecuada planificación del tiempo para la ejecución de cada actividad.



Abandono parcial o completo de alguno de los miembros del equipo durante la ejecución del proyecto.

7.3 Realizar el análisis cualitativo de riesgos Para el análisis cualitativo de los riesgos, se deberán priorizar a partir de las probabilidades de ocurrencia e impacto asociados a cada uno de ellos, los cuales son mostrados a continuación:

Cuadro N° 6. Probabilidades de ocurrencia y escala de impacto Probabilidad de Valoración de niveles Escala de Impacto Ocurrencia Muy Alto 85% 90% Alto 75% 70% Medio 50% 50% Bajo 25% 30% Muy Bajo 10% 10% Nulo 0% 0% Fuente: Elaboración propia.

La exposición del riesgo para cada actividad es dado mediante la siguiente formula: (Probabilidad de Ocurrencia * Escala de Impacto)/100

40 Cuadro N° 7. Análisis cualitativo de los riesgos Probabilidad Escala Exposición Medida de N° Riesgo de de a riesgos control Ocurrencia Impacto Fallas de los servicios básicos (ausencia o intermitencia de Aceptar el 1 85% 90% 76,5% los servicios riesgo eléctricos y de acceso a Internet). Problemas o falta de comunicación Moderar el 2 25% 90% 22,5% en el equipo de impacto trabajo. Incumplimiento de las actividades previamente Moderar el 3 50% 70% 35% planificadas por impacto la falta de control y supervisión. Ejecución inadecuada de alguna de las tareas Moderar el 4 correspondientes 50% 30% 15% riesgo de alguno o varios miembros del equipo de trabajo. Falta de equipos necesarios para Evitar el 5 25% 50% 12,5% completar las riesgo actividades. Falta de Moderar la 6 experiencia 50% 30% 15% probabilidad técnica por parte

41 del equipo de trabajo para cumplir cada rol asignado. Requerimientos adicionales o modificaciones por falta de aprobación de alguno de los miembros del equipo durante la planificación del proyecto. Inadecuada planificación del tiempo para la ejecución de cada actividad. Abandono parcial o completo de alguno de los miembros del equipo durante la ejecución del proyecto.

75%

50%

37,5%

Moderar la probabilidad

10%

70%

Evitar el riesgo

50%

25%

Aceptar el riesgo

Fuente: Elaboración propia.

7.4 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos Para el análisis cuantitativo de los riesgos, se tiene que la gran mayoría de ellos tienen que ver de manera relacionada con la planificación y desarrollo del proyecto, sin embargo se identificó que sólo existe un (1) riesgo principal entre todos los riesgos previamente identificados, el cual se posiciona de primero en la lista:

42 

Fallas de los servicios básicos (ausencia o intermitencia de los servicios eléctricos y de acceso a Internet).

El principal riesgo identificado se basa en la falla de los servicios básicos como lo son los servicios de electricidad y de acceso a Internet, cuyo riesgo genera el mayor grado de impacto en el proyecto. Este riesgo no se puede mitigar ni evitar ya que es un proceso ajeno a la planificación y actividades del proyecto, el cual actualmente puede llegar a causar que desarrollo y el cronograma del proyecto no se puedan llegar a cumplir de manera parcial o completamente. Los demás riesgos pueden ser categorizados de tipo organizacional y su causa se debe a partir de una mala planificación, organización y/o direccionamiento por parte del director del proyecto. Estos riesgos pueden ser evitados o controlados desde un inicio mediante los planteamientos y medidas preventivas que se deben tomar en cuenta a la hora de planificar y desarrollar el proyecto, de esta manera el director de proyecto puede tener una probabilidad más alta de éxito que de fracaso para la culminación del proyecto.

7.5 Planificar la respuesta a los riesgos A partir del cuadro N° 7 donde se mencionaban cada uno de sus riesgos y sus distintas mediciones de exposiciones a riesgos, se tiene el siguiente plan de respuesta a dichos riesgos:

43 Cuadro N° 8. Plan de respuesta a los riesgos Medida de N° Riesgo control

Descripción

Trasladar el equipo de Fallas de los servicios básicos trabajo a un (ausencia o intermitencia de los Aceptar el determinado sitio donde servicios eléctricos y de acceso riesgo se puedan seguir a Internet). realizando las actividades planificadas. Incentivar el uso de Problemas o falta de medidas de Moderar el comunicación en el equipo de comunicación a través impacto trabajo. de diálogos y otros medios. Especificar de manera concreta cada una de Incumplimiento de las las tareas que actividades previamente Moderar el pertenecen a cada una planificadas por la falta de impacto de las actividades. control y supervisión. Constante supervisión del cumplimiento de dichas tareas. Ejecución inadecuada de alguna Dejar una lista de de las tareas correspondientes Moderar el normas a seguir y de alguno o varios miembros del riesgo procesos a realizar en equipo de trabajo. cada tarea asignada. Utilizar la mayoría de los Falta de equipos necesarios Evitar el equipos que puedan ser para completar las actividades. riesgo brindados por la empresa. Tener precisión a la hora de buscar a los integrantes del equipo Falta de experiencia técnica por Moderar la de trabajo. Verificar que parte del equipo de trabajo para probabilidad cumplan con las cumplir cada rol asignado. características básicas solicitadas para el desarrollo del proyecto.

Realizar una lista de todos los cambios a Requerimientos adicionales o realizar y de todos modificaciones por falta de aquellos procesos que Moderar la aprobación de alguno de los estén involucrados con probabilidad miembros del equipo durante la el cambio, de esta planificación del proyecto. manera se coordinan todos aquellos cambios con el equipo de trabajo. Planificar correctamente Inadecuada planificación del las actividades, los Evitar el tiempo para la ejecución de recursos y los tiempos riesgo cada actividad. estimados de realización para cada una de ellas. Desarrollar un plan de contingencia para cumplir aquellas actividades y Abandono parcial o completo de responsabilidades que alguno de los miembros del Aceptar el fueron dejadas por equipo durante la ejecución del riesgo aquel integrante del proyecto. equipo de trabajo que haya abandonado de manera completa o parcial el desarrollo del proyecto. Fuente: Elaboración propia.

8. Adquisiciones del proyecto En todo proyecto siempre es necesario recaudar toda la información sobre aquellos objetos que se necesitarán para el desarrollo del proyecto, ya sean tecnológicos, de materia prima, herramientas, entre otras cosas. Para el desarrollo de este proyecto, los criterios utilizados por el director de proyecto son a partir de

45 las necesidades de cada una de las actividades y de los recursos que pueden ser otorgados por parte de la empresa durante la ejecución del proyecto.

8.1 Planificar la gestión de adquisiciones del proyecto La gestión de las adquisiciones fueron llevadas a cabo por el director del proyecto mediante una reunión con los directores de la empresa, de esta manera se verifica que recursos pueden ser otorgados por la empresa y cuáles no. Los requerimientos fueron definidos previamente en el alcance del proyecto pero igualmente se vuelve a realizar una vez más la mención de ellos pero de manera más detallada: I.

Recursos tecnológicos: 

Tres (3) computadores con las siguientes características iguales o similares: o 4 GB de memoria RAM DDR3 o 500 MB de disco duro o

Procesador Intel Core i3

Tarjeta gráfica integrada Intel Graphics HD,

o Tarjeta madre Asrock H61m-dg o Mouse óptico o Teclado o Monitor de 22 pulgadas o Impresora a Inyección de Tinta Epson L555

II.

Recursos de Software: 

Sistema operativo de Windows 7 en delante de 64 bits



Microsoft Office con Access incluido, a partir de la versión 2013

III.

Recursos de oficina: 

Dos (2) resmas de papel



Encuadernación



Tinta para impresoras

IV.

Recursos humanos: 

Programador y diseñador de base de datos



Programador de algoritmos y software



Diseñador gráfico

Aquellos recursos que no puedan ser otorgados por la empresa serán gestionados económicamente por el área de compras de la empresa en conjunto de los presidentes de la misma, esto es mediante la solicitud de ellos por medio de un presupuesto otorgado por el director del proyecto. Todos estos formarán parte de las adquisiciones del proyecto, es por esta razón que se deberá documentar y mantener un registro de todas estas solicitudes, las

47 cuales deberán seguir el siguiente proceso para las solicitudes de los requerimientos: 1) Generar una solicitud de adquisición la cual el director del proyecto deberá presentar ante los directores del proyecto. 2) Si la solicitud es aprobada por los directores el director del proyecto deberá generar un presupuesto en divisas el cual será presentado en el área de compras de la empresa. 3) El área de compras de la empresa deberá generar a partir de ese presupuesto una solicitud de cotización por parte del proveedor. 4) Si el presupuesto se encuentra dentro del monto dado por la cotización del proveedor, el área de compras deberá ejecutar una orden de compra para la adquisición de los productos, en caso contrario se deberá buscar otro proveedor hasta conseguir un monto cercano al del presupuesto previamente entregado. 5) Una vez procesada la orden de compra, se deberá exigir la entrega del producto y su respectiva factura. 6) Tanto el director del proyecto como el área de compras de la empresa deberán llevar un registro de todas las solicitudes de presupuesto y facturas de compra a lo largo del desarrollo del proyecto actual.

48 9. Interesados del proyecto En el desarrollo del proyecto no solamente se debe contar con la participación del director del proyecto y de los demás integrantes del equipo de trabajo sino de que también los interesados del proyecto, ya sean directos o indirectos, también participan de alguna manera u otra en el desarrollo. Gestionar a los interesados básicamente es una manera de identificar a todas aquellas personas, organizaciones, empresas, entre otros, que de alguna manera influyan o creen un impacto en el proyecto, de esta manera se puede aprovechar y controlar cada aporte otorgado por cada uno de los interesados.

9.1 Planificar la gestión de los interesados Los interesados directos e indirectos del proyecto fueron previamente identificados al realizar el acta de constitución del proyecto, es por ello que el director del proyecto procederá a documentar la información que sea de importancia de cada uno de ellos en el desarrollo del proyecto. Los criterios tomados para realizar el registro de interesados están contemplados por el director del proyecto, dando como resultado en el cuadro N° 9:

Poder / Influencia

Interés

Cuadro N° 9. Registro de interesados

Mantener satisfecho.

Informar.

Monitorear.

B B

A B

Informar. Monitorear.

Indirectos

Directos

Directores de la empresa Director del Proyecto Desarrolladores del sistema Trabajadores de la empresa en el área de Ventas Trabajadores de la empresa en el área de Desarrollo y Tecnología Trabajadores de la empresa X de las demás áreas Clientes X Proveedores X Empresas de la X competencia Leyenda estrategias:  (A-A): Gestionar de cerca.  (A-B): Mantener satisfecho.  (B-A): Informar.  (B-B): Monitorear. Fuente: Elaboración propia.

Líder

Apoya

Neutral

Se Resiste

Interesados

Desconoce

Compromiso

X X

Estrategia

Gestionar de cerca. Gestionar de cerca. Gestionar de cerca.

Monitorear.

50 Mediante el cuadro N° 9 se puede verificar el nivel de compromiso que poseen los diferentes interesados a lo largo del desarrollo del proyecto. Los criterios dados en el cuadro N° 9 anteriormente mostrada son el poder/influencia e interés para el análisis de los diferentes interesados, de esta manera se puede apreciar el tipo de estrategia que adopta cada uno de los interesados en el desarrollo del actual proyecto. Los mayores impactos que pueden afectar el desarrollo del proyecto son por parte de los interesados directos, específicamente los directores de la empresa y el director del proyecto.

Con esta información, el director del proyecto podrá gestionar e identificar a cada uno de los interesados y su respectiva participación en las fases, actividades y tareas a realizar para así asegurar que el proyecto se logre completar de manera exitosa.

51 MÓDULO 3 Ejecución del proyecto

Una vez planificado todo sobre el desarrollo del proyecto es momento de ejecutarlo con la finalidad de cumplir los objetivos previamente propuestos. Para la ejecución del proyecto se deberá documentar todo aquello que tenga que ver con su desarrollo, entre estos se encuentran todos los procesos definidos en la planificación del proyecto así como aquellos cambios que fueron aprobados por el director del proyecto. Es importante ejecutar cada una de las actividades y tareas dentro del tiempo estimado y bajo los criterios dados por el director del proyecto, por esta razón es que existe la necesidad de monitorear, gestionar y controlar toda la ejecución desde el inicio hasta el final, evitando que se generen problemas a corto o largo plazo por haber ignorado u olvidado algún miembro del proceso para el desarrollo del proyecto.

En este macro proceso se debe tener en cuenta todas aquellas características técnicas de cada actividad a desarrollar con la finalidad de que se pueda gestionar todos aquellos recursos, tareas y el tiempo planificado para la ejecución de manera apropiada del proyecto en general.

52 Participantes de la ejecución del proyecto y sus responsabilidades Para poder llevar a cabo el desarrollo del proyecto se deben dividir y asignar cada uno de los distintos roles, tareas y responsabilidades según las actividades que se deban llevar a cabo en cada fase, de esta manera se puede asegurar el éxito del proyecto. Cada uno de los miembros del equipo de trabajo deben tener el mismo objetivo: Diseñar un sistema de información capaz de cumplir con los requerimientos de sus usuarios.

Actualmente un sistema de información lleva un trabajo dividido dependiendo de las funcionalidades que posea, se trabaja por módulos sin que uno de ellos afecte el otro, pero estos pueden ser consecutivos, es decir, puede que un módulo necesite que otro módulo se culmine primero para poder ser creado, de tal manera que cada uno de ellos en conjunto puedan realizar todas las funcionalidades en base a las razones por las cuales son creados. Un equipo de trabajo se basa en lo mismo, en un conjunto de personas que cumplen ciertas funciones y roles de manera individual y que a su vez se basan en el trabajo en equipo.

Para la ejecución del proyecto el equipo de trabajo consta de sólo cuatro (4) integrantes claves, los cuales se destacan en un área en específico, pero que dichas áreas se relacionan entre sí y tienen que ver con el mundo de la informática y las tecnologías de información. El director del proyecto debe tener en cuenta

53 cada una de sus capacidades individuales para que estas sean aprovechadas al máximo, ya que cada uno de ellos es una parte fundamental para la ejecución de las actividades del proyecto; así como también cada uno de ellos debe tener en cuenta las aptitudes de los demás para afrontar en conjunto todos aquellos problemas o complicaciones que puedan surgir en el desarrollo del proyecto.

Para el direccionamiento del proyecto, es esencial que primero se consideren todos aquellos aspectos necesarios que deberán tener en cuenta cada miembro del equipo de trabajo, los cuales son mostrados continuación en la figura N° 3: Figura N° 3. Principales aptitudes de un equipo de trabajo

Fuente: Elaboración propia

54 A partir de las principales aptitudes que debe tener un equipo de trabajo, el director de proyecto debe encargarse de que cada uno de ellos aporte sus respectivas aptitudes, de esta manera al asignarle los roles, responsabilidades y tareas a cada uno de ellos pueda tener la certeza de que son las personas indicadas para cumplir la actividades propuestas.

En base de la planificación del proyecto y de las principales aptitudes de un equipo de trabajo, se tiene el cuadro N° 10 el cual corresponde al equipo de trabajo, sus respectivas responsabilidades y sus aptitudes individuales aportadas para el desarrollo de este proyecto:

Cuadro N° 10. Equipo de trabajo Miembro Cargo Responsabilidad del equipo

Dirigir y asegurar que cada actividad de cada Líder de Director del fase del proyecto se Proyecto proyecto cumpla en su totalidad y en el tiempo estimado en el cronograma.

Diseñador de la parte Ingeniero en lógica del Sistemas sistema de información

Se encarga del desarrollo de los algoritmos que serán utilizados para administrar los datos del sistema de información.

Aptitudes aportadas - Años de experiencia en el área - Ejecución de varios proyectos en la empresa - Amplios conocimientos en el área de la informática - Amplios conocimientos en el área de la programación

Diseñador gráfico

Diseñador de la parte gráfica del sistema de información

Diseñador de Programador la base de y diseñador datos del de base de sistema de datos información

- Dominio de varios lenguajes de programación - Amplios Se encarga del desarrollo conocimientos en el del entorno gráfico del área de diseño sistema de información. gráfico

Se encarga del desarrollo de la base de datos en la cual se almacenará toda aquella información necesaria en el sistema de información.

- Dominio de varios lenguajes orientados al desarrollo de base de datos - Años de experiencia en el manejo de bases de datos

Fuente: Elaboración propia

En base del cuadro previamente mostrado, el director del proyecto se encarga de realizar todos aquellos procesos de planificación así como aquellos cambios que deban realizarse, en caso donde alguno de los miembros del equipo de trabajo sugiera algún cambio deberá reunirse previamente con el director del proyecto donde le plantee directamente el cambio a realizar, el motivo por el cual sugiere el cambio y qué actividades se verán afectadas por dicho cambio (También se toma en cuenta el tiempo y los recursos que se necesitarán para implementar el cambio). Luego de finalizar cada actividad, los integrantes del equipo de trabajo se ven en la obligación de realizar una reunión informal entre ellos en donde aclaren sus dudas referentes a la ejecución de las siguientes actividades, así como aquellas sugerencias para mejorar la eficiencia de ellos

56 mismos; un equipo de trabajo define el éxito mediante sus acciones, no por las planificaciones y exigencias que se proponen al inicio del proyecto, es por ello que debe haber una constante comunicación entre ellos y un apoyo mutuo.

Es importante que cada uno de los integrantes del equipo de trabajo cumpla sus actividades asignadas según el rol que se le asigne, en este proyecto se necesita que el diseñador de la base de datos cree la estructura en la cual se van a guardar los distintos datos requeridos para realizar las proformas y cotizaciones, así como también deberá encargarse de que las relaciones entre las tablas de la base de datos sean las correctas. El diseñador de la parte lógica del sistema de información se encargará de generar aquel código para el manejo de los datos almacenados o los que se almacenarán en la base de datos, así como todos aquellos algoritmos que se encargarán de evitar que se cometan errores al guardar, consultar, eliminar y/o modificar los datos almacenados en la base de datos. Por último, el diseñador de la parte gráfica del sistema de información deberá centrarse en buscar que la apariencia visual del sistema sea agradable, así como también se mencionaba en la planificación del proyecto, deberá diseñar un formulario parecido al que se usa con frecuencia en el área de ventas de la empresa.

57 Gestión de los recursos Todo aquello que sea una herramienta para el desarrollo del proyecto puede ser considerado como un recurso a utilizar, el cual, dependiendo de la actividad a realizar, tendrá un grado de importancia y necesidad; por ejemplo, en la planificación del proyecto no es tan necesario el uso de una impresora a comparación del proceso en donde se documentan y se imprimen los manuales del sistema y del usuario. La adquisición de los recursos de un proyecto no sólo constan de equipos y tecnologías, también tiene que ver con el talento humano requerido y las aptitudes que las personas puedan aportar para la ejecución del proyecto.

En el desarrollo de un proyecto siempre se deben tener en cuenta dos principales tipos de recursos: los recursos humanos y los recursos físicos. Para definir los recursos que deben ser considerados es necesario que el director del proyecto deba visualizar la calidad del proyecto que desea alcanzar y cuáles son los recursos necesarios para alcanzarlo. Precisar de manera correcta los recursos es sinónimo de una buena estrategia y planificación, ya que evita gastos innecesarios de tiempo, dinero y esfuerzo. Los recursos más utilizados actualmente en los proyectos son los que se muestran a continuación en el gráfico n° 4:

58 Figura N° 4. Recursos más utilizados en los proyectos

Fuente: Elaboración propia

A partir de la figura previamente mostrada, el director del proyecto consideró desde el proceso de planificación que se puede contar con algunos recursos otorgados por la empresa durante la ejecución del proyecto, de esta manera los recursos financieros no son tan necesarios y se evita crear gastos innecesarios para recursos temporales que sólo serán utilizados en el desarrollo del proyecto. Entre los recursos más importantes, aparte del equipo de trabajo requerido, se destacan todos aquellos que tienen que ver con la tecnología, es decir, aquellos recursos que facilitaran la creación del sistema de información; entre ellos tenemos los equipos de computación y los programas encargados de la creación de sistemas de información en base a la programación, un entorno gráfico y una base de datos. Los recursos humanos necesitados para el desarrollo del proyecto son todos aquellos miembros del equipo de trabajo nombrados con

59 anterioridad, entre estos tenemos los tres (3) desarrolladores de cada módulo del sistema (Lógico, gráfico, base de datos) y la persona encargada de dirigir el proyecto, es decir, el director del proyecto. Cada uno de ellos aportará aptitudes que permitirán llevar a cabo cada una de las actividades del proyecto, pero para ello necesitarán del uso de equipos computacionales de manera obligatoria, es por ello que el director del proyecto se reunirá con los directores de la empresa para solicitar aquellos recursos tecnológicos que puedan tener a disposición de manera temporal durante la ejecución del proyecto. Por otro lado, entre los recursos físicos necesarios se tienen aquellos que están relacionados con el espacio en donde se desarrollará el proyecto, así como todos aquellos equipos y elementos consumibles de oficina, entre estos se destacan el uso de impresoras, tinta para impresoras, hojas de papel, entre otros (para la creación de los manuales del sistema y de usuario). A partir de los recursos anteriormente mencionados el director del proyecto definió los siguientes recursos a utilizar:

Cuadro N° 11. Recursos del proyecto Recurso Equipos de computación Microsoft Office Access Impresora a tóner Director de proyecto Desarrollador del módulo lógico Desarrollador del módulo gráfico Desarrollador del módulo de base de datos Oficinas de trabajo Resmas de papel bond

Categoría Tecnológico Tecnológico Tecnológico Talento humano Talento humano Talento humano

Cantidad 3 3 1 1 1 1

Talento humano

Físico Físico

3 2

60 Paquete de tintas de repuesto para la impresora a tóner Encuadernación

Físico

Fuente: Elaboración propia

En aquellos casos donde los recursos definidos por el director del proyecto no estén a disposición de la empresa, se deberá tomar en cuenta un último recurso el cual obligatoriamente deberá ser otorgado por los directores de la empresa, este recurso se encuentra en la categoría de financiamiento y se basa en las inversiones que deberá realizar la empresa para completar los recursos solicitados. Todos los recursos tienen un grado de relevancia para cada actividad a realizar y son básicos para el desarrollo del proyecto, por lo que es de suma importancia que todos ellos estén presentes, ya sean otorgados por la misma empresa o por medio de un proceso de inversión para su obtención.

Básicamente cada uno de los desarrolladores necesitará utilizar un equipo de computación para ejecutar cada una de las tareas asignadas así como aquellos cambios que son planificados y diseñados por el director del proyecto, de esta manera podrán trabajar cada módulo por separado sin que uno interfiera con el otro. También se deberá tener un espacio orientado para cada uno de ellos de tal manera que puedan trabajar libre y cómodamente. El director del proyecto deberá estar verificando regularmente la eficiencia de cada uno de los miembros del equipo de trabajo así como deberá gestionar las actividades para que cada una de ellas se cumpla al pie de la letra como fueron planificadas. Por otro lado, es

61 necesario que se diseñe e imprima toda aquella documentación sobre el sistema y sus funcionalidades, para ello se deberán hacer uso de aquellos consumibles del área de oficina en conjunto de los equipos de computación, es decir, se utilizarán las resmas de papel, el equipo de computación, la impresora a tóner, la tinta de repuesto y la encuadernación.

Gestión de la comunicación del equipo de trabajo En todos los aspectos la comunicación es una de las herramientas más importantes para cualquier tipo de situación, pero en los proyectos se requiere que se controle ya que permite obtener información que servirá de mucha ayuda para el desarrollo del proyecto. La comunicación tiene muchas maneras de ser transmitida así como también puede involucrar una gran cantidad de personas, es por ello que debe gestionarse toda aquella información que se pueda obtener, tanto de los interesados (stakeholders) como de los miembros del equipo de trabajo. Actualmente para el desarrollo de los proyectos se tienen muchas maneras de mantener la comunicación en un equipo de trabajo gracias a los avances tecnológicos que han ido evolucionando y mejorando con el tiempo, entre los medios más destacados tenemos los siguientes mostrados en la figura N° 5:

Figura N° 5. Principales medios de comunicación

Fuente: Elaboración propia

El director del proyecto en base a la figura anterior ha determinado un plan para el monitoreo y control de todas las comunicaciones durante el proyecto, incluyendo aquellas que tengan que ver con los interesados directos, ya que por medio de ellos se puede obtener información sobre si se cumplen o no las expectativas de ellos, si poseen dudas o algún tipo de inquietud, así como pueden informar si están satisfechos con el trabajo realizado. Por otro lado también es importante controlar la comunicación del equipo de trabajo ya que se pueden

63 generar problemas por ambigüedades o mal entendidos transmitiendo la información, esto a raíz de una mala planificación y gestión de las comunicaciones. El director del proyecto determinó que la información de gran relevancia se puede obtener tanto de los interesados como de los miembros del equipo de trabajo, por lo que es su deber determinar cómo se ejecutaran los procesos de comunicación entre ellos, dando como resultado el cuadro N° 12 mostrado a continuación:

Cuadro N° 12. Gestión de las comunicaciones Medio de Involucrados Objetivo comunicación Cada miembro del equipo de trabajo deberá comunicar Directa información sobre la Equipo de mediante ejecución de las trabajo reuniones actividades, problemas informales a solventar, posibles riesgos e incidentes solventados Vía internet o Cada desarrollador telefónica deberá reportar al mediante el Equipo de director del proyecto las uso de un trabajo tareas realizadas que formato de les fueron asignadas y, informe de cómo las desarrollaron avances El director del proyecto Director del Directa deberá informar a los proyecto, mediante interesados directos interesados reuniones sobre desarrollo del directos informales proyecto así como

Frecuencia

Cada vez que se culmine una actividad

Semanalmente

Equipo de trabajo

Directa mediante reuniones extraordinarias

deberá mantenerlos involucrados para su participación en el proyecto En caso de incidentes que pongan en riesgo el desarrollo del proyecto es necesario que el director del proyecto ejecute una reunión fuera de la programación para evitar y/o solventar aquellos problemas encontrados

A requerimiento

Fuente: Elaboración propia

Las reuniones comenzarán a realizarse a partir del inicio de la primera actividad del proyecto y seguirán efectuándose hasta su culminación, por lo que las fechas pautadas para cada una de ellas dependerán del cronograma en la planificación del proyecto. Estas reuniones informales realizadas al culminar cada actividad del proyecto deberán tener una duración estimada de dos (2) horas y deberán realizarse en las instalaciones de la empresa; la importancia de estas reuniones no sólo se enfoca en el desarrollo del proyecto, sino también en mantener la confianza, la motivación y el apoyo mutuo entre los miembros del equipo de trabajo. Por otro lado, las reuniones del director del proyecto con los interesados directos ayudarán a mantener un control de calidad así como también ayudará a involucrarlos en el desarrollo, ya que ellos son los que más relevancia tienen en el proyecto; estas reuniones también serán llevadas a cabo

65 semanalmente según el cronograma al inicio de la primera actividad dentro de las instalaciones de la empresa. También es necesario llevar un control y registro de todas las tareas realizadas diariamente, de esta manera el director de proyecto podrá evaluar la capacidad de cada uno de los miembros del equipo de trabajo según las responsabilidades y tareas asignadas; este monitoreo y control se podrá realizar de manera no directa, es decir, por medios de comunicación como lo son las redes telefónicas e internet sin la necesidad de generar reuniones tan seguido. También se debe tomar en cuenta que solamente se trabajaran los días hábiles, es decir, de lunes a viernes, por lo que esos serán los días a la semana en los que se puedan efectuar las distintas reuniones y en los que los desarrolladores pueden enviar sus informes de avances.

Por último, no se debe dejar de lado el hecho de que pueden surgir inconvenientes en el desarrollo del proyecto, es por ello que el director del proyecto deberá tener en cuenta siempre que se tendrán que realizar reuniones de manera imprevista, esto según el grado de relevancia que tenga el problema respecto a las actividades que pueda afectar. Estas reuniones no poseen una duración es especifico ni una fecha en concreto, sino que son llamadas mediante una convocatoria realizada por el director del proyecto una vez que haya confirmado el problema, sus posibles causas y consecuencias.

66 Datos de desempeño del trabajo Para todos los casos dentro de un proyecto deben realizarse gestiones, las cuales mediante la recopilación de información logran mantener un desarrollo acorde a la planificación. Todos aquellos datos que se obtengan mediante observaciones y mediciones a lo largo del desempeño de un proyecto se consideran como datos de desempeño del trabajo; la importancia de ellos resalta en el hecho de que permiten tener una idea sobre los avances del proyecto por medio de porcentajes sobre la ejecución de una actividad, las observaciones obtenidas de las actividades previamente realizadas, los costos asociados a cada una de ellas, entre otras cosas. De acuerdo a la guía PMBOK, el grado de relevancia de estos informes sobre datos del desempeño de trabajo se debe a que son importantes para el desarrollo del proyecto en los aspectos mostrados en la figura N° 6:

67 Figura N° 6. Importancia de los informes de desempeño de trabajo

Fuente: Elaboración propia

Cómo se mencionaba en la gestión de las comunicaciones, es un deber que de manera semanal cada uno de los miembros del equipo de trabajo encargados del desarrollo del sistema de información realice un informe por medio del cual puedan reportar un estado sobre las tareas desarrolladas en esa semana de trabajo. Una de las responsabilidades del director del proyecto es mantener un seguimiento y control de todas las actividades a realizar, es por ello que necesita que se realicen todos aquellos informes que puedan otorgar información respecto a la toma de decisiones, implementación de cambios o previsiones de futuros problemas que puedan surgir en la ejecución del proyecto.

68 El director de proyecto ha diseñado un modelo de informe sobre datos de desempeño del trabajo para llevar un control y seguimiento del proyecto, el cual deberán contener lo siguiente: 

Tareas realizadas semanalmente: De esta manera puede verificar que se hayan cumplido las tareas de cada actividad en el tiempo propuesto por el cronograma diseñado en la planificación del proyecto. Para ello se indicará el estado de las tareas realizadas los cuales pueden ser: a) Sin iniciar, b) Pausada, c) En proceso, y d) Completada.



Recursos utilizados: Es importante verificar que los recursos hayan estado disponibles a la hora de realizar una tarea ya que el proyecto depende de ellos indirectamente. En casos donde no se tengan disponibles o se necesiten más de los que fueron nombrados en la planificación del proyecto, el director de proyecto deberá actuar de manera inmediata para obtenerlos mediante una reunión con los directores de la empresa.



Costos asociados: En casos donde se hayan tenido que ejecutar cambios o utilizar recursos que no se encuentren en la planificación del proyecto es importante llevar un control de ello. Es una responsabilidad de parte del director del proyecto que los costos generados por el proyecto se encuentren dentro del presupuesto otorgado por los directores de la empresa; la idea principal es

69 generar siempre los menores gastos posibles, pero siempre se debe tener en cuenta que pueden aparecer circunstancias en las cuales se necesite de la implementación de un cambio de manera inesperada. 

Riesgos e incidentes encontrados: Aunque se trate de evitar aquellas circunstancias que puedan ocasionar problemas o cambios durante la ejecución del proyecto, de igual manera pueden surgir incidentes no previstos o riesgos a partir de cambios realizados a último momento.



Resumen de cambios aprobados e implementados: En casos donde se hayan encontrado riesgos o incidencias que hayan provocado que se implementen cambios durante la ejecución del proyecto, es importante notificar cuando se implementaron, cómo y cuáles son las consecuencias tanto positivas como negativas de estos cambios en el desarrollo de las demás actividades.



Observaciones: Esta parte del informe es opcional y se da la libertad de que los miembros del equipo de trabajo compartan ciertas ideas o comentarios específicos sobre algo que deseen detallar en el informe que este por fuera de los aspectos anteriormente mencionados, de esta manera se mantiene la comunicación y la confianza.

70 Por último, cuando se realicen las respectivas pruebas de aceptación de los usuarios del sistema de información, el director del proyecto, el cual se encargará de llevar a cabo la gestión de la calidad del proyecto, realizará un informe cada vez que se realicen estas pruebas en donde se especifique cuáles son los criterios de aceptación, si estos fueron positivos o negativos y, en caso de que sean negativos, los respectivos cambios que deberán ejecutarse para satisfacer las expectativas de ellos.

Gestión de vendedores y proveedores involucrados En la mayoría de los proyectos se ven involucrados vendedores y/o proveedores dependiendo de sus aportes necesitados durante la ejecución del proyecto. En este caso, su participación puede ser de dos maneras: 1) En casos donde deban obtenerse adquisiciones para el desarrollo del proyecto. 2) En el proceso de implementación del sistema de información para la creación, modificación, eliminación y consulta de proformas y cotizaciones.

Para los casos en los cuales se deban obtener adquisiciones durante la ejecución el proyecto, la empresa posee una serie de pautas a seguir para la compra de los recursos, de las cuales la principal de ellas es que el director del proyecto deba realizar un presupuesto que deberá presentar primero con los directores de la empresa, ya que ellos son los que aportarán la inversión

71 monetaria para su compra directamente. Una vez aprobado dicho presupuesto por parte de ellos, el director del proyecto deberá entregar el presupuesto al área de compras de la empresa para que ellos se encarguen de realizar el proceso de adquisición de los recursos. Cuando el área de compras procese la adquisición de los recursos a partir del presupuesto dado, deberán gestionar todo con los proveedores directamente siguiendo las pautas utilizadas por la empresa.

Por otro lado, para los casos en los que se comience a utilizar el sistema de información en la empresa de manera definitiva, se empezarán a realizar las proformas y cotizaciones en divisas para cada uno de los proveedores que desean adquirir los productos de la empresa. El proceso para la creación de proformas y cotizaciones con el sistema de información es el mismo respecto al que se ha realizando con la moneda nacional, empezando en que las otras empresas encargadas de distribuir y vender los distintos productos de la empresa Grupo Veneflex C.A., deberán solicitar al área de ventas una cotización en caso de querer un presupuesto o una proforma para determinar el costo a pagar de los productos que desean adquirir. Estas cotizaciones y proformas podrán ser entregadas en físico o enviadas por medio del correo electrónico, de tal manera que puedan satisfacer las necesidades del cliente y que la empresa pueda seguir distribuyendo sus productos en moneda extranjera.

72 El sistema de información obtenido como producto final a partir del desarrollo del actual proyecto no es de tipo comercial, es decir, no es para la venta ni distribución al público, este pertenece a la empresa Grupo Veneflex C.A. y es de uso exclusivo para el área de ventas con el objetivo de satisfacer una necesidad que ayudará a mejorar la economía y gestión de ventas de la empresa.

Gestión de la resolución de incidentes específicos durante la ejecución del proyecto Como se mencionaba anteriormente, durante el proceso de ejecución del proyecto se pueden presentar casos donde ocurran eventos fuera de la planificación que pueden alterar y/o perjudicar otras actividades del proyecto, es por ello que siempre se debe hacer un seguimiento del desarrollo de las tareas mediante los informes otorgados por los miembros del equipo de trabajo semanalmente. El director de proyecto es el miembro del equipo de trabajo que tendrá la responsabilidad de dar respuesta a todos aquellos riesgos negativos e incidentes, por lo que ha considerado realizar los siguientes procesos cuando aparezca una incidencia durante la ejecución del proyecto, los cuales son mostrados en el cuadro N° 13:

73 Cuadro N° 13. Procesos a realizar para la resolución de incidencias durante la ejecución del proyecto N° Proceso Descripción Básicamente todos los incidentes no son más que problemas que pueden producirse en cualquier tipo de lugar y desarrollando cualquier tipo de actividad; el director del proyecto deberá buscar la raíz del incidente, es decir, aquel problema que ocasionó que Identificar el problema se produjera un impedimento en el progreso 1 que esté ocasionando del proyecto. Estos incidentes pueden ser el incidente mostrados mediante los reportes dados semanalmente por los miembros del equipo de trabajo, así como también en casos extremos pueden ser comunicados directamente según el criterio de cada miembro de ellos. En el caso de la planificación es muy importante determinar si hay cambios en el Determinar a qué 2 alcance, cronograma, costos, entre otros. De procesos afecta esta manera se gestiona el cambio dentro de la planificación para culminar el proyecto. La opinión de todos los miembros del equipo de trabajo cuenta, así como también es Analizar la situación y importante mantener la comunicación entre que alternativas usar ellos. El director de proyecto evaluará la 3 mediante una reunión situación junto a ellos y mediante sus con los miembros del opiniones deberá obtener una serie de equipo de trabajo alternativas para solucionar el problema en conjunto. Para resolver aquellas incidencias que ponen Diseñar un plan de en riesgo el desarrollo del proyecto es acción y determinar importante que el director del proyecto diseñe que miembros del un plan de acción que contenga todos los 4 equipo de trabajo pasos a seguir, así como también deberá estarán involucrados contar con su equipo de trabajo y sus en su desarrollo aptitudes que puedan aportar para una eficaz solución.

Una vez diseñado todos los pasos a seguir, es deber del director del proyecto reunirse Implementar el plan de con su equipo de trabajo para asignarles las acción diferentes tareas a realizar, de esta manera ya se podrá poner en marcha el plan de acción. Cuando se ha finalizado en su totalidad el plan de acción se deberá documentar todo lo que se realizó y lo que termino siendo Analizar el resultado afectado por la incidencia, de esta manera se lleva un registro para un control de incidencias, creando acciones preventivas a futuros casos. Es importante que se apliquen todas aquellas acciones preventivas de tal manera que no Aplicar las acciones se vuelva a generar la misma incidencia a preventivas futuro, evitando que aparezca de manera repetitiva a tal punto que pueda perjudicar la ejecución y culminación del proyecto. Como se mencionaba en la parte sobre la gestión de las comunicaciones y datos de desempeño del trabajo, es esencial que se Realizar reportes ejecute de manera semanal un informe de sobre la situación toda aquella documentación otorgada por los miembros del equipo de trabajo, en la cual se encuentra el registro de riesgos e incidentes encontrados. El director de proyecto deberá evaluar cada semana si persiste el incidente o si fue Realizar un mitigado, de esta manera se podrá evaluar si seguimiento el plan de acción y las acciones preventivas fueron las indicadas para el caso.

Fuente: Elaboración propia

75 Gestión de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto Como era mencionado en el enunciado sobre la gestión de recursos con anterioridad, todos aquellos recursos que necesitan ser adquiridos para la ejecución del proyecto son mostrados de manera específica en el cuadro N° 11 del documento actual. Se debe tener en cuenta que este proceso es realizado por el director del proyecto y que la mayoría de los recursos serán otorgados por la empresa para evitar generar gastos innecesarios.

Los recursos que no puedan ser otorgados por la empresa serán gestionados por medio de solicitudes mediante un presupuesto, para este caso serán únicamente aquellos artículos consumibles de oficina, entre ellos se tienen los siguientes: 

(2) Resmas de papel bond



(1) Paquete de tintas de repuesto para la impresora a tóner



(2) Encuadernación

Lo principal que debe realizar el director del proyecto para adquirir estos recursos es armar un presupuesto el cual deberá presentar primero ante los directores de la empresa, esto se debe a que ellos son los encargados de generar la inversión monetaria para el proyecto. Al presentar el presupuesto ante los directores de la empresa estos decidirán si poseen los suficientes recursos monetarios para realizar la inversión o no; y en caso en donde el presupuesto sea

76 aprobado, el director del proyecto deberá pasar el presupuesto al área de compras de la empresa para que se encarguen del proceso de adquisición de los recursos. Básicamente los procesos de adquisición de recursos del área de compras de la empresa Grupo Veneflex C.A. constan en que bajo el presupuesto dado, se deberán buscar proveedores y pedirles una cotización de los recursos necesitados, luego de ello deberán emitir el pedido, realizar el pago respectivo y pedir en conjunto de la entrega de los recursos una factura de compra.

Gestión de la calidad durante la ejecución del proyecto Cuando se planifica un proyecto siempre se debe tener una idea base de lo que se quiere, pero en la mayoría de los casos es muy complicado saber exactamente que se quiere y cómo se puede llegar a ello en un determinado tiempo con ciertos recursos, es por ello que cuando se realiza la planificación, no se tiene definido totalmente el proyecto, pero si una expectativa de lo que se quiere lograr. La gestión de la calidad evalúa muchos aspectos a lo largo del desarrollo del proyecto para verificar que este cumpla todas las expectativas que se tienen en el alcance, sobre todo en los requisitos dados por los principales usuarios del producto final. Actualmente hay muchas maneras de evaluar la calidad dependiendo de lo que se quiera lograr, normalmente es un proceso de medición bajo a unos estándares que se basan en gestionar y evaluar las expectativas definidas del proyecto en su planificación. Actualmente los aspectos

77 más importantes a tener en cuenta en el proceso de gestión de la calidad de un determinado proyecto se muestran a continuación en la figura N° 7:

Figura N° 7. Aspectos importantes sobre la gestión de la calidad en un proyecto

Fuente: Elaboración propia

Los factores de calidad a evaluar en un proyecto dependen del área en donde se desarrollará dicho proyecto, en este caso es en el área de la informática y las tecnologías de información, por lo que las métricas a utilizar deben ser en base a ello; principalmente orientadas a la satisfacción de los requisitos planteados en el alcance. En el proyecto actual es deber del director del proyecto

78 decidir los estándares y métricas a utilizar, teniendo como resultado el cuadro N° 14:

Cuadro N° 14. Estándares de calidad a utilizar en el proyecto Herramienta / Personas Estándar Documentación a Frecuencia involucradas utilizar Director del Satisfacción de los proyecto, Al realizar las directores de la personal del Encuestas definidas pruebas de empresa y área de por el director de conformidad y miembros del ventas de la proyecto cada vez que se equipo de trabajo empresa, realice un cambio del área de ventas directores de la empresa Al terminar el Inclusión de todos Director del desarrollo del los requerimientos proyecto, sistema de establecidos en el Auditorias directores de información y alcance del la empresa cada vez que se proyecto realice un cambio Cumplimiento de Director del Semanalmente, a cada actividad al Informes dados por proyecto y su partir de la margen del tiempo los miembros del equipo de ejecución del estimado en el equipo de trabajo trabajo proyecto cronograma Realización de cambios Director del Semanalmente, a planificados por el Informes dados por proyecto y su partir de la director del los miembros del equipo de ejecución del proyecto y que equipo de trabajo trabajo proyecto estos hayan sido efectivos Utilización correcta Informes dados por Director del Semanalmente, a de todos los los miembros del proyecto y su partir de la recursos adquiridos equipo de trabajo

79 para el desarrollo del proyecto sin generar gastos innecesarios

equipo de trabajo

ejecución del proyecto

Fuente: Elaboración propia

Lo principal a determinar respecto a la calidad en un proyecto es si este cumple todas las expectativas de los usuarios del producto final, por lo que en este proyecto se definió una actividad específicamente para ello, la cual se basa en realizar distintas pruebas de conformidad para determinar el nivel de satisfacción de los usuarios. El director del proyecto para determinar el nivel de satisfacción de los usuarios, el cual se considera como un aspecto clave para medir la calidad del proyecto, decidió implementar una serie de encuestas utilizando preguntas con respuestas cerradas las cuales servirán como medida para el control de calidad acerca del trabajo realizado. Estas encuestas serán aplicadas únicamente al personal del área de ventas y a los directores de la empresa Grupo Veneflex C.A., y serán realizadas cada vez que haya implementado un cambio; las preguntas que contendrá dicha encuesta son las siguientes:

Cuadro N° 15. Preguntas de la encuesta a implementar N° Pregunta formulada Objetivo Obtener métricas respecto a la ¿Usted necesitó ayuda para 1 usabilidad del sistema de realizar algún tipo de ingreso de información, evitando que el sistema

80 datos o de otro proceso en el sistema de información?

¿El sistema de información realiza los respectivos cálculos con exactitud?

¿El sistema de información guarda todos aquellos procesados correctamente?

¿Al realizar una consulta de datos en el sistema de información son mostrados correctamente?

¿El sistema de información tarda en realizar cualquier tipo de proceso?

¿Puede realizar todos los procesos necesarios en el sistema de información sin ningún tipo de inconveniente?

sea muy complejo para los usuarios, en búsqueda de ambigüedades y contradicciones. Obtener métricas respecto a la precisión y validez de los cálculos que realizan los algoritmos programados, de esta manera se evita crear problemas a futuro que afecten de manera negativa a la integridad de la empresa. Obtener métricas respecto a la estructura de la base de datos y las relaciones creadas para guardar la información y asociarla correctamente. Obtener métricas respecto al desempeño del sistema de información en conjunto del diseño de la base de datos y el diseño lógico. Obtener métricas respecto a la eficiencia del sistema de información debido a que mientras más información se maneje, más lenta pueda ser la velocidad de respuesta. Obtener métricas respecto a la configuración del sistema de información, orientado en la parte de las funciones y restricciones de los algoritmos diseñados.

Fuente: Elaboración propia

Las medidas utilizadas para la obtención del resultado del cálculo de métricas que permitirán analizar los niveles de satisfacción de los usuarios son dadas a partir de las siguientes posibles respuestas que tendrán las encuestas:

Cuadro NÂ° 16. Respuestas de la encuesta a implementar Respuesta Valor SI 1 NO 0 Fuente: ElaboraciĂłn propia

Las mĂŠtricas utilizadas para analizar los datos obtenidos de las respuestas son en base al cĂĄlculo de un factor de aceptaciĂłn por parte de los encuestados, utilizando la siguiente fĂłrmula: â&#x2C6;&#x2018;(đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x192;) / đ?&#x2018; ) â&#x2030;Ľ 0,90

Donde VP son los valores obtenidos de cada respuesta y N serĂĄ el nĂşmero total de encuestas realizadas. Esta fĂłrmula se aplicarĂĄ a cada pregunta de manera individual, sumando cada valor obtenido de la pregunta de cada encuesta y dividiĂŠndolo por el nĂşmero de encuestas realizadas. El valor obtenido determinarĂĄ si las personas encuestadas se sienten conforme con el sistema de informaciĂłn o no. Este valor deberĂĄ ser igual o mayor a 0,90 (â&#x2030;Ľ 0,90) para determinar que el nivel satisfacciĂłn de los usuarios del sistema de informaciĂłn es el adecuado; en caso contrario donde este valor sea menor al factor de aceptaciĂłn, es decir, que el valor se encuentre por debajo de 0,90 (â&#x2030;¤ 0,90), el director de proyecto deberĂĄ tomar una medida respecto a ello dependiendo del objetivo de la mĂŠtrica, de esta manera se puede asegurar la calidad en los aspectos de mĂĄs relevancia en el sistema de informaciĂłn.

82 Por otro lado, para verificar que se incluyeron todos requerimientos dados en la planificación del alcance, el director del proyecto deberá realizar las auditorias cuando se culmine el desarrollo del sistema de información y cuando se realicen cambios, de esta manera se asegura que el sistema de información cumplirá con las expectativas de los distintos usuarios. El método utilizado por el director del proyecto para ejecutar las auditorias es por medio de una inspección, la cual partir una serie de criterios seleccionados por el mismo tendrá como principales objetivos el monitorear, supervisar y examinar cada proceso del sistema, así como también deberá verificar que estos procesos cumplen con cada uno de los requerimientos dados en la planificación del alcance del actual proyecto. Al finalizar cada auditoría es necesario que desarrolle un informe sobre el resultado encontrado, si se deben efectuar cambios o no, y los cambios que deberán realizarse en caso de que sea necesario.

Cuando se finalice la ejecución del proyecto y se entregue el producto final a los usuarios, el director del proyecto, que es el actual director del área de Desarrollo y Tecnología de la empresa Grupo Veneflex C.A., tomará en cuenta la implementación de la Norma ISO 270012. Este trabajo será únicamente responsabilidad del director del proyecto en conjunto de los directores de la

“La norma ISO 27001: Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).

83 empresa Grupo Veneflex C.A., ya que esto requiere de otra planificación, otras actividades, recursos y personas para la implementación de dicha norma. El propósito principal de la implementación de esta normativa es por el hecho de que abarca todo acerca de la seguridad de la información, desarrollando una serie de acciones que permitirán mejorar la seguridad e integridad en la parte cibernética de las empresas.

Por último, en los tres (3) últimos estándares mostrados en el cuadro N° 14, el director del proyecto para mantener un control sobre la gestión de manera global sobre todo el proyecto, tanto en la planificación como en su ejecución, deberá hacerse responsable de todo aquello que ayude a mantener el éxito, previniendo todos aquellos errores que puedan surgir y proporcionar los recursos necesarios, así como también deberá estar al tanto de la planificación y ejecución de aquellos cambios y mejoras que se deban aplicar. Para poder llevar a cabo la gestión de calidad en estos aspectos del proyecto previamente mencionados, el director del proyecto utilizará los informes semanales otorgados por los miembros del equipo de trabajo para verificar que todos los procesos realizados fueron los correctos y eficientes, evitando la mayor cantidad de problemas y generando el producto esperado sin utilizar más tiempo y recursos de lo planeado.

84 Respuesta a posibles riesgos Mientras se desarrolla un proyecto siempre se debe tener en cuenta todos aquellos riesgos, teniendo en cuenta para cada uno de ellos un plan de respuesta el cual, dependiendo del tipo de riesgo, mejore o evite que empeore la situación actual. Principalmente se debe tener en cuenta que existen dos tipos de riesgos: los positivos que son los que favorecen de una manera u otra la situación y, los negativos que son todos aquellos que desfavorecen y/o empeoran la situación. Para cada tipo de riesgos existen una serie de acciones a tomar en cuenta, las cuales son mostrados a continuación en la figura N° 8:

Figura N° 8. Tipos de riesgos

Fuente: Elaboración propia

A partir del esquema mostrado en la figura N° 8, se puede definir que para dar respuesta a los riesgos en la ejecución de un proyecto se deberá realizar una

85 previa planificación de una estrategia que definirá las acciones a realizar dependiendo del tipo de riesgo que se aparezca. Es el deber y responsabilidad del director de proyecto desarrollar las estrategias a utilizar para dar respuesta a todos aquellos posibles riesgos del proyecto, tomando en cuenta principalmente el tipo de riesgo, a que procesos afecta y de qué manera. Algunos de los riesgos que se pudieron identificar fueron mencionados en la planificación del proyecto, sin embargo, en la mayoría de los casos no se puede conocer con exactitud en la planificación del proyecto que riesgos puedan aparecer de manera repentina durante su desarrollo y que tanto puedan llegar a afectar, es por ello que se necesita tener en cuenta una serie de pasos a seguir para gestionar los riesgos, por lo que se definieron los siguientes: 1. Identificar el riesgo: Como se explicaba con anterioridad, los riesgos pueden ser tanto positivos como negativos, es por ello que se necesita determinar qué tipo de riesgo es para determinar las medidas y acciones a realizar. 2. Identificar la causa del riesgo: Todos los riesgos tienen un origen y en la gran mayoría de los casos la solución consiste en erradicar la causa del problema. 3. Determinar a qué procesos involucra: Si es un riesgo de tipo negativo puede generar problemas en la planificación, sobre todo en la parte del cronograma y las actividades.

86 4. Analizar las acciones a tomar: Es importante que tenga en cuenta las opiniones de los miembros del equipo de trabajo y más aún si el riesgo afecta a alguna de las tareas de las cuales ellos son responsables. 5. Desarrollar un plan de respuesta: A partir de la reunión previamente realizada, tomando en cuenta cada uno de los criterios de los miembros del equipo de trabajo que aporten buenas ideas para las acciones que se deban tomar, el director del proyecto se encargará de desarrollar un plan de respuesta en el cual se implementen todas las medidas necesarias dependiendo del tipo del riesgo que haya encontrado. 6. Ejecutar el plan de respuesta: Al ejecutar el plan de respuesta, el director del proyecto deberá tener en cuenta todos aquellos procesos que se verán afectados y los cambios que puedan ocasionarse, de tal manera que el resultado en todos los casos sea el más favorable y que genere la menor cantidad de cambios en la ejecución del proyecto. 7. Documentar el plan de acción ejecutado: Para mantener un control del desarrollo y planificación del proyecto es necesario documentar todos aquellos cambios y planes de respuesta ejecutados. 8. Realizar un seguimiento: Es importante que el plan de respuesta ejecutado no haya sido solamente de ayuda temporalmente, sino que deberá persistir en todo el desarrollo del proyecto, de tal manera que la decisión tomada por el director del proyecto fuese la apropiada.

87 En los proyectos actualmente existen muchas herramientas que también pueden ser utilizadas para encontrar, analizar y dar respuesta a los distintos tipos de riesgos; es decisión del director del proyecto tomar en cuenta el uso de estas herramientas y cómo las implementará en conjunto a los pasos nombrados anteriormente. Entre las herramientas más conocidas tenemos: 

Diagrama de Ishikawa



Diagrama de árbol de decisiones



Análisis de Montecarlo



Matriz DAFO

Diagramas UML Figura N° 9. Diagrama de casos de uso – UML

Fuente: Elaboración propia

88 Figura N° 10. Diagrama de actividades – UML

Fuente: Elaboración propia