CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A. NIT: 891.901.536-5 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 GUSTAVO ADOLFO TENORIO REYES
Período evaluado: JULIO – OCTUBRE 2012
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Fecha de elaboración: 07 DE NOVIEMBRE DE 2012
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades No se han presentado dificultades de consideración. Se podría mencionar que la falta de cultura del Riesgo ha dificultado su administración. Avances
Se ajusto el Manual de Bienestar Social e Incentivos que se aplica para todos los empleados.
Se actualizaron y/o ajustaron las evaluaciones de desempeño de empleados y jefes.
En el mes de Octubre se realizo la evaluación del Clima Organizacional, se esta consolidando la información para socializar los resultados.
Se socializo e implemento el Direccionamiento Estratégico 2012-2015 y se incluyo lo pertinente en el software Isolución para el correspondiente tratamiento y seguimiento.
Se actualizo un nuevo Mapa de Procesos, donde se incluyo Sistemas de Información como proceso de apoyo con los documentos correspondientes.
Se actualizo la caracterización de cada uno de los procesos, mediante la utilización de una nueva
plantilla que permite asociar los controles, los requisitos MECI, define el alcance del proceso, identifica los proveedores de las entradas y salidas, los recursos físicos, técnicos y humanos, entre otros, información con la que no se contaba.
Mensualmente en reunión del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, se esta haciendo el seguimiento a los indicadores de cada proceso.
Se realizo seguimiento a los riesgos y a su administración por parte de la Oficina de Control Interno. La empresa cuenta con el Software Isolución, en el cual mediante el Módulo de Mejoramiento se realiza tratamiento y seguimiento a los riesgos, por parte de cada uno de los encargados de los procesos.
Se esta socializando la actualización de la cuarta edición de la Guía de Riesgos para efectuar la correspondiente actualización de los riesgos de la empresa, la cual debe estar lista para finales de Febrero de 2013.
Se actualizaron los formatos de Contexto Estratégico, Identificación, análisis, Valoración y Mapa de riesgos, de acuerdo a la nueva edición de la Guía de Riesgos. Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Se continúa en espera de la aprobación de las tablas de retención documental.
Aunque se han implementado diferentes medios de comunicación, no se ha logrado mejorar la comunicación hacia y entre los empleados de la parte operativa de la empresa.
Avances
Las Políticas de Operación es el elemento de más baja calificación, por lo que con la colaboración del Asesor de calidad se ha definido un plan de acción para mejorarla: Se socializaron nuevamente con cada uno de los encargados de los procesos y se subirán a Isolución en cada una de las caracterizaciones.
Se actualizaron los procedimientos, instructivos y manuales de los diferentes procesos ajustándolos a las necesidades de la empresa, como preparación para las Auditorias Internas de Calidad y para garantizar el mejoramiento continúo del Sistema Integrado de Gestión.
En la nueva caracterización de los procesos se incluyeron los controles para cada uno. La idea es contar con una matriz de controles consolidada que permita o facilite el seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Se están aplicando los nuevos indicadores de Gestión definidos en el Direccionamiento Estratégico 2012-2015.
El boletín TERMINOTAS va en la edición No.19, medio informativo para todos los públicos, con publicación mensual, el cual ha obtenido una muy buena aceptación.
Este boletín es alimentado con información suministrada por los empleados de la empresa.
Se expidió el Noticontrol No. 5 Tema Cultura de Control.
Se continúa con la socialización de las cuentas en Twitter y Skype, del perfil en Facebook, de la página Web, del Messenger y el correo electrónico, .medios con los que se viene logrando mejorar la comunicación con todos los públicos. Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades No se observa seguimiento a la implementación y mantenimiento del MECI, adicional al que realiza la Oficina de Control Interno. Avances
Se han realizado 19 informes de auditorías de Control Interno a los procesos de acuerdo al cronograma de trabajo para el 2012, los cuales han generado 50 recomendaciones y/o aspectos por mejorar.
Se realizaron las auditorias internas de Calidad conjuntamente con la Oficina de Control Interno, con el propósito de optimizar recursos y unificar criterios en procura del mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, se esta consolidando la información para emitir el informe final.
La Oficina de Control Interno realiza seguimiento mensual al módulo de Mejoramiento de Isolución, donde se encuentran los diferentes Aspectos por Mejorar, Acciones Preventivas por Riesgos, No Conformidades, Proyectos de Mejora, presentando los resultados en el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión.
Mensualmente en el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, se analizan los resultados del desempeño de los procesos a través de la medición de los indicadores, con el fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos propuestos y tomar acciones en caso de presentar desviaciones.
Se ha efectuado seguimiento a la implementación del MECI, el cual se encuentra a Octubre de 2012 así: RESULTADOS DEL DIAGÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Departamento Administrativ o de la Función Pública
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Puntaje por elemento
Interpretación
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIÓN PLANES Y PROGRAMAS DIRECCIONAMIENTO SUBSISTEMA DE MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ESTRATÉGICO CONTROL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ESTRATÉGICO CONTEXTO ESTRATÉGICO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ADMINISTRACIÓN ANÁLISIS DEL RIESGO DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO POLÍTICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES DE CONTROLES CONTROL INDICADORES SUBSISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE INFORMACIÓN PRIMARIA GESTIÓN INFORMACIÓN INFORMACIÓN SECUNDARIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN INFORMATIVA Pública MEDIOS DE COMUNICACIÓN AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN SUBSISTEMA EVALUACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL DE INDEPENDIENTE AUDITORÍA INTERNA EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL PLANES DE PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS MEJORAMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
5,00 5,00 5,00 4,75 5,00 5,00 4,00 5,00 5,00 4,67 4,20 3,33 5,00 4,25 5,00 5,00 4,75 5,00 5,00 4,75 5,00 5,00 4,50 5,00 5,00 5,00 4,00 5,00 5,00
SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO ADECUADO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO SATISFACTORIO
AMBIENTE DE CONTROL
Puntaje por Interpretación componente 5,00
SATISFACTO RIO
4,92
SATISFACTO RIO
4,57
SATISFACTO RIO
4,52
SATISFACTO RIO
4,92
SATISFACTO RIO
4,92
SATISFACTO RIO
4,75
SATISFACTORIO
5,00
SATISFACTORIO
4,67
SATISFACTO RIO
Puntaje por subsistema
Interpretación
4,83
SATISFACTO RIO
4,78
SATISFACTO RIO
4,81
SATISFACTO RIO
Puntaje del Interpretación Sistema
4,81
SATISFACT ORIO
Diagnóstico 5 4 3 2 1
NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN OCT Calificación 4,84 4,84 4,66 4,78 4,78 4,86 4,91 4,79 4,81
Estado general del Sistema de Control Interno Se ha logrado un avance importante en la Implementación del Sistema de Control Interno, lo que esta aportado al mejoramiento de la empresa a través de cada uno de los elementos que lo componen. Lo anterior se puede desmejorar o perder, ya que no se evidencia mantenimiento y seguimiento al MECI. Lo más importante en todo sistema que se implemente en una empresa es su sostenimiento o mantenimiento a futuro, ya que de esto depende su óptima utilización y resultados.
Recomendaciones Fortalecer el compromiso del grupo directivo frente a la implementación, sostenimiento y evaluación del Sistema de Control Interno.
Capacitación y socialización permanente con el fin de crear cultura al interior de la misma, llevando el sistema a todos los empleados de la empresa, para lograr su sostenibilidad a futuro.
Continuar con el fortalecimiento del Autocontrol y el Mejoramiento Continuo.
____________________________________________________ Jefe Oficina Asesora Control Interno