CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A. NIT: 891.901.536-5 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 GUSTAVO ADOLFO TENORIO REYES Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Período evaluado:
Julio-Octubre 2013
Fecha de elaboración: 06 de Noviembre de 2013
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
No se han presentado dificultades de consideración. Avances Ambiente de control En noviembre de 2012 se realizó la Evaluación de desempeño que genero capacitaciones en relaciones interpersonales, procedimientos de comparendos internos, y liderazgo. Adicionalmente se ha venido realizando capacitación o reinducción en varios temas para todo el personal, de acuerdo al programa de capacitaciones 2013. Cada tres meses se realiza la selección del mejor empleado. A través del programa de salud ocupacional se vienen realizando diferentes actividades en pro del bienestar de los empleados, como son examen ocupacional, espirometría, audiometría, examen de mamografía, exámenes de optometría y/o oftalmológico, glicemia, valoración riesgo cardiovascular, entre otras. Se incluyó dentro del Manual de Bienestar incentivos a la salud que comprenden actividades deportivas, exámenes ocupacionales y seguimiento y control. Direccionamiento Estratégico Se actualizó el plan estratégico en cuanto a Política de Calidad, Objetivos, y estrategias, realizando actividades de socialización y pertenencia. Se presentó una propuesta de actualización del organigrama de la empresa; la cual está en proceso de revisión. Administración de riesgos Se están actualizando los riesgos, ya se identificaron para los diferentes procesos. Se está esperando concluir la actualización de los riesgos para subirlos a Isolución. (Módulo de mejoramiento, Acciones preventivas, Acciones por riesgos); lo que conlleva determinar acciones preventivas que evidencias un mejoramiento continuo y madurez del sistema.
Subsistema de Control de Gestión Dificultades No se han presentado dificultades de consideración. Avances Actividades de Control Se subieron a Isolución las políticas de operación en cada uno de los procesos. Se actualizaron los procedimientos e indicadores de los diferentes procesos. Información El boletín Terminotas, se considera una herramienta de comunicación efectiva por lo que se recomienda incrementar su circulación; el último fue el No.23 en el mes de marzo de 2013. A la fecha se han expedido los números 24 y 25 reactivando este medio de comunicación. Comunicación Pública En este momento no hay página Web de la CTT, pues el servidor de la misma fue hackeado en dos oportunidades y por seguridad se desmonto de dicho servidor desde el 22 de agosto de 2013. Se está revisando el cambio del servidor y rediseño del sitio web, para superar este impase, ya que este medio de comunicación se ha venido impulsando para mantener informado a todos los públicos. A la fecha no se ha reactivado la página Web de la empresa.
Subsistema de Control de Evaluación Dificultades No se han presentado dificultades de consideración. Avances Autoevaluación Se cuenta con un cuadro de control que es alimentado con información suministrada por cada uno de los encargados de los procesos, quienes miden su gestión, presentan los resultados y proponen acciones de mejoramiento de los controles existentes y de la gestión. En Comité de Coordinación del SIG se analizan las mediciones o indicadores que no se cumplieron y se toman las acciones que se consideren necesarias. Evaluación Independiente Hasta la fecha se han realizado 17 auditorías o informes, los cuales han generado aspectos por mejorar y no conformidades. Los resultados tanto de la Autoevaluación como de la evaluación independiente son subidos al módulo de mejoramiento de Isolución donde se les hace el tratamiento y seguimiento correspondiente hasta el cierre de la acción. Planes de Mejoramiento A nivel Institucional se actualizo el Direccionamiento estratégico de la empresa, de acuerdo a las recomendaciones efectuadas por Control Interno y Calidad.
Se continúa trabajando en el proyecto de traslado de la terminal, ya fueron aprobados los diseños iniciales y en este momento se está realizando el presupuesto final de la obra, para iniciar la construcción lo antes posible. A nivel de procesos se observa en el módulo de mejoramiento de Isolución, a través de los aspectos por mejorar y no conformidades, generadas de las recomendaciones de Control Interno, Auditorías Internas de Calidad y del Autocontrol. A nivel individual la evaluación de desempeño genero un plan de mejoramiento que se ha incorporado en el programa de capacitaciones 2013, el cual se ha venido desarrollando a lo largo del año, esperando que en la próxima evaluación haya mejorado el desempeño de los empleados. Estado General del Sistema de Control Interno Se ha logrado un avance importante en la Implementación del MECI, lo que ha aportado al mejoramiento de la empresa a través de cada uno de los elementos que lo componen. No se observa seguimiento al MECI adicional o diferente al que realiza la Oficina de Control Interno, se recomienda incrementar el seguimiento por parte de los encargados para minimizar el riesgo de que se baje el puntaje.
Recomendaciones Incrementar el seguimiento al MECI por parte de los encargados de su implementación y sostenimiento, para minimizar el riesgo de que se pierda lo alcanzado y por ende se baje el puntaje.
Activar la página Web de la empresa lo antes posible.
Actualizar el Mapa de Riesgos de la empresa incluyendo los riesgos de corrupción.
Capacitación y socialización permanente sobre el sistema con el fin de crear cultura al interior de la empresa, para lograr su sostenibilidad a futuro.
Continuar con el fortalecimiento del Autocontrol y el Mejoramiento Continuo.
GUSTAVO ADOLFO TENORIO REYES ______________________________________________ Jefe Oficina Asesora Control Interno