PENGURUSAN MESYUARAT BERKESAN PERATURAN DAN PROTOKOL
TUJUAN MESYUARAT
PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT
KERJASAMA, PENYELARASAN DAN KOMUNIKASI
PENYELESAIAN KONFLIK
HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN
MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA
LATIHAN DAN PEMBANGUNAN
APAKAH MESYUARAT? MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU PERHIMPUNAN TIGA ATAU LEBIH ORANG YANG MEMPUNYAI MATLAMAT YANG SAMA DIMANA KOMUNIKASI MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.
KATEGORI MESYUARAT
MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT
MESYUARAT MEMBUAT KEPUTUSAN
GABUNGAN KEDUA-DUANYA.
MESYUARAT BERKUALITI
OBJEKTIF JELAS
MEMPUNYAI AGENDA
PEMILIHAN AHLI
KESESUAIAN TEMPAT, TARIKH DAN MASA
SURAT JEMPUTAN AWAL
MEMPASTIKAN PERSEDIAAN
BAHAN RUJUKAN
KEMUDAHAN FIZIKAL
MENENTUKAN KEHADIRAN
PERBINCANGAN PRAMESYUARAT
PENGURUSAN MASA
KEBERKESANAN PESERTA
PENGERUSI
SETIAUSAHA
AHLI
PERBINCANGAN POSITIF
MENCAPAI OBJEKTIF
PENYEDIAAN MINIT
SUSULAN BERKESAN
KOMPONEN UTAMA MESYUARAT
KANDUNGAN
INTERAKSI
maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat, idea, dongeng, sikap dan harapan peserta
cara peserta memproses kandungan mesyuarat; termasuk kerjasama, mendengar, meluah, melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.
STRUKTUR
cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai objektif mesyuarat.
APAKAH MESYUARAT BERKESAN
яБо
APABILA MESYUARAT ITU MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM JANGKAMASA YANG PALING SINGKAT SERTA DAPAT MEMUASKAN PESERTA.
MASALAH MESYUARAT ISU
% TERGANGGU
KELUAR TAJUK
83%
KURANG PERSEDIAAN
77%
KURANG TUMPUAN
68%
DOMINASI PESERTA TERTENTU
62%
TERLALU PANJANG
60%
KURANG PENGLIBATAN
51%
KURANG TINDAKAN SUSULAN
74%
MESYUARAT
SIAPA
MENGAPA
DI MANA
APA PERATURAN
BILA
BAGAIMANA
PENDEKATAN “TAM”
Tujuan
Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Urusetia perlu nyatakan tujuan
mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.
Senaraikan perkara yang hendak
Agenda Masa
dibincang. Nyatakan tempoh masa perbincangan setiap agenda.
Tetapkan masa mula. Tetapkan jangkaan tamat.
PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN
Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan
Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan
Agenda dibincangkan satu persatu
Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan
Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa
CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI
Pendek (2 – 3 jam)
Memberi banyak maklumat
Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak
Keputusan dibuat dengan tegas
Setiap keputusan diambil tindakan segera
CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN PERKARA • Jelaskan objektif mesyuarat • Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat • Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai • Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat • Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara • Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan • Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang • Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat • Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan
√
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
PERANCANGAN
APAKAH ISU/MASALAH YANG HENDAK DIBINCANGKAN
HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH
TENTUKAN KEUTAMAAN ISU/MASALAH
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
MERANCANG
Mengapa mesyuarat perlu diadakan
Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan
Tentukan keutamaan isu/masalah
Apakah objektif mesyuarat
Apakah keputusan yang hendak dicapai
Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan
Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan
Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Semasa Mesyuarat
Awal Mesyuarat • Datang awal sebelum waktu mesyuarat • Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya • Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni • Maklumkan tujuan/agenda yang hendak di capai
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Semasa Mesyuarat
Semasa Perbincangan • Beri peluang sama rata kepada ahli • Galakkan penyertaan • Kawal perbincangan • Kawal perjalanan masa • Kekalkan suasana harmonis • Beri kesimpulan dari masa ke samasa
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Semasa Mesyuarat
Di akhir mesyuarat • Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui/diputuskan • Maklumkan keputusan yang telah diambil • Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil • Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang • Tamatkan mesyuarat
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Selepas Mesyuarat
Menyemak draf minit mesyuarat;
Menandatangani Minit Mesyuarat bersama Setiausaha;
Mempastikan Setiausaha membuat follow-up dan follow-through; dan
Menetapkan mesyuarat susulan.
PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA
Tindakan Semasa Mesyuarat
Mengambil kehadiran
Mencatat Minit Mesyuarat
Tindakan Selepas Mesyuarat
Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat
Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda mesyuarat
Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan
Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas
Mengambil tindakan follow up & follow through
PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT
Tindakan Sebelum Mesyuarat
Membuat persiapan awal
Tiba awal
Tindakan Semasa Mesyuarat
Memberi sumbangan yang berkesan
Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat
PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT
Tindakan Selepas Mesyuarat
Memaklumkan kepada pihak pengurusan / pihak tertentu mengenai keputusan mesyuarat
Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai
Memberi laporan maklumbalas kepada Urusetia secepat mungkin
MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA
Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:
Perutusan Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu
Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan
Pembentangan kertas-kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup
MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA ď Ž
Agenda ini hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.
ď Ž
Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi
CONTOH AGENDA
MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008 BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA, JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL
TARIKH:
8 Mei 2008 (Khamis)
MASA:
8.30 – 11.30 PAGI
PENGERUSI:
PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER MANUSIA BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A, KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL
TEMPAT:
AGENDA MESYUARAT 1.
Perutusan Pengerusi.
2.
Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.
3.
Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.
4.
Pembentangan kertas kerja: i.
Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika Selatan – Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan.
ii.
Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding Imej – Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal Ehwal Wanita.
iii.
Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan Sokongan JTEN – Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua Unit Pembangunan Kompetensi.
5.
Hal-hal lain.
6.
Penutup.
SURAT JEMPUTAN
Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurangkurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.
Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti:
nama jawatankuasa/mesyuarat
tarikh dan tempat mesyuarat
masa mula dan masa dijangka tamat
agenda mesyuarat
nama Pengerusi
jenis pakaian
Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil.
PERBEZAAN JENIS-JENIS MESYUARAT JENIS MESYUARAT ASAS
Mendapatkan Maklumat & Memberi Maklumat
Bilangan ahli
Tidak terhad
Tidak melebihi 12 orang
Siapa perlu hadir
Mereka yang perlu tahu
Yang bertanggungjawab & boleh memberi sumbangan
Proses Komunikasi
Satu hala
Dua hala & interaktif
Persediaan Bilik
Lecture style/ bilik darjah
Berhadapan / Bertentangan
Gaya Kepimpinan
Autokratik / Autoritatif
Penyertaan
Penekanan
Isi Kandungan
Menyelesaikan Masalah
Asas Kejayaan
Perancangan & Penyediaan Maklumat
Suasana pertukaran idea / pandangan
Membuat Keputusan & Menyelesai Masalah
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
CH AR FLI T P BO /W AR H I D TE
REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
CH AR FLI T P BO /W A R HI D TE
REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN CH AR FLI T P BO /W AR HI D TE
REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN
CH AR FLI T P BO /W AR HI D T
E
REFRESHMENTS
SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU RAMAI
PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR
Dari segi penggunaannya alat pandang dengar adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut boleh membantu untuk:
Menimbulkan minat terhadap persembahan
Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang
Membantu seseorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah
ALAT PANDANG DENGAR
Alat pandang dengar yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk:
Flipcharts
Papan putih (whiteboard)
Projektor ‘overhead’
Alat perakam video dan TV
Tayangan filem/video
Model atau contoh projek
CHECKLIST PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR
Apakah saiz kumpulan?
Apakah jenis alat-alat yang ada?
Apakah saiz bilik yang akan digunakan?
Apakah media yang biasa anda gunakan semasa pesembahan?
CHECKLIST TEKNIK PERSEMBAHAN
Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan?
Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik?
Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan?
Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan?
CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT
Sebelum Mesyuarat
Semasa Mesyuarat
P
P
Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat
P
Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli dan agenda mesyuarat
S/U
Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada
S/U
Sediakan tempat dan peralatan
Pengerusikan Mesyuarat • Buka Mesyuarat • Mengawal perbincangan • Merumus mesyuarat
Selepas Mesyuarat
S/U P
* P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat
S/U
S/U
-
Catatkan kehadiran ahli-ahli Catatkan butir-butir perbincangan Berikan perjelasan yang perlu
Sediakan deraf Minit Mesyuarat Semak & Luluskan deraf Minit Mesyuarat - Edarkan minit mesyuarat - Ambil tindakan “follow-up” - Mengadakan “post mortem”
MINIT MESYUARAT
яБо
IANYA MERUPAKAN SATU REKOD BERTULIS MENGENAI PERKARAPERKARA YANG DIBINCANGKAN DI DALAM SESUATU MESYUARAT
Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang Baik
Tulin :
Ringkas dan Padat • Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)
Lengkap • Boleh memberi kefahaman jelas
Tepat • Butir perbincangan di catat dengan tepat
Bebas dari keraguan • Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain
Panduan Penulisan Minit Mesyuarat
Peringkat Persediaan
Mengetahui agenda
Mengetahui minit mesyuarat lepas
Membaca semua kertas kerja
Semasa Mesyuarat
Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
Tumpukan perhatian kepada perbincangan
Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari selepas tarikh mesyuarat
Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh mesyuarat
MINIT MESYUARAT
Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan:
senarai kehadiran mesyuarat
perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat
keputusan-keputusan yang dibuat
tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh agensi
FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT ……… (Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil ……………. Tahun ….. (Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh : Masa : Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan) HADIR BERSAMA (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) URUSETIA (Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
I.
PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
II.
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
IV.
a)
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas
b)
Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan
c)
Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
PERBINCANGAN a)
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.
V.
PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-
VI.
•
Tajuk kertas kerja berkenaan.
•
Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.
•
Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.
•
Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.
•
Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.
•
Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.
HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
VII.
PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:
Bila mesyuarat itu tamat atau
ditangguhkan
Ucapan terima kasih daripada
Pengerusi mesyuarat
Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan
URUSETIA (Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
Tarikh (Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)
CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI 1.
Perutusan Pengerusi
2.
Pengesahan Minit
3.
Perkara-perkara Berbangkit 3.1. (Perkara) para … m.s. …. 3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa…. 3.1.2. Mesyuarat memutuskan ……. Tindakan: ______________
1.
Pembentangan kertas-kertas kerja 4.1. (Tajuk Kertas Kerja) 4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa: (i) ……. (ii) …….. 4.1.2. Mesyuarat memutuskan ………….. Tindakan:_____________
5.
Hal-hal lain
6.
Penutup
TATASUSILA BERMESYUARAT
Jangan lewat tiba
Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting
Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran
Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat
Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian
Memberi sumbangan idea
Mencari perkara-perkara yang positif
Jadilah ahli mesyuarat yang aktif
PROTOKOL SUSUNATUR
Susunan Keutamaan Ahli
Pengerusi merupakan orang terutama memimpin mesyuarat
Ahli yang bergelar mendahului mereka yang tidak bergelar
Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang lebih rendah pangkatnya
PROTOKOL SUSUNATUR
Susunan tempat Duduk
Ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi
Ahli yang membuat persembahan duduk di kerusi terakhir bertentangan dengan Pengerusi
Setiausaha duduk di sebelah kiri Pengerusi / di meja khas
TERIMA KASIH