Ciclo de los referidos a tutorías

UNIVERSIDAD METROPOLITANA VICERRECTORÍA ASOCIADA DE DESARROLLO Y RETENCIÓN

Centro de Aprendizaje entre Pares- Learning Zone

Adiestramiento Inicial para Tutores El ciclo de los referidos (VIP) a tutorías

¡Bienvenido!

El propósito de este módulo es brindarte el conocimiento y los recursos necesarios para el desarrollo satisfactorio de tu labor como tutor. ¿Estás listo?

EnseĂąar es aprender dos veces.

-Joseph Joubert

Estimado tutor: En este, encontrarás información muy valiosa sobre el Ciclo de los referidos (VIP).

Es importante que estudies con cuidado la información de este módulo. En él, podrás definir cómo tu labor redundará en que el estudiante alcance sus metas académicas.

Ciclo de los Referidos (VIP) Partimos del Proceso de manejo de referidos de la VADR, basado en el Early Alert System (EAS) o Sistema de Alerta Temprana. El EAS busca responder dentro de 48 horas laborables, con estrategias de apoyo como las tutorías, tras identificar, de forma temprana, a aquel estudiante en riesgo o en la Norma de Progreso Académica.

Se creó un flujograma, donde se puede observar el Ciclo de los Referidos (VIP) y los roles que corresponden a cada una de las partes que conforman dicho trabajo en equipo.

Ciclo de los Referidos (VIP) Aunque dentro de este ciclo, el paso 9 es el que corresponde al tutor. Es esencial que conozcas todos los pasos.

Recuerda prestar singular atenciรณn a las acciones que debes realizar una vez se te asigna un estudiante VIP.

Flujograma Ciclo de los Referidos (VIP)

Ciclo de los Referidos (VIP) Paso 1: Se recibe el referido y se canaliza

➢Se confirma vía correo electrónico que la petición del referido fue recibida.

Paso 2: Confirmar recibido

➢Se confirma vía correo electrónico que la petición del referido fue recibida.

Paso 3: Completar datos del estudiante

➢Utilizando la plataforma EARS, se completan los datos del estudiante.

Paso 4: Base de Datos

➢Se documenta en la base de datos.

Ciclo de los Referidos (VIP) Paso 5: Comunicación con el estudiante ➢Se llama al estudiante para ubicarlo en un espacio fijo para recibir las tutorías. ➢¿Contestó?

• No* – – – –

Volver a llamar Mensaje de voz Correo electrónico (luego de 3 llamadas) *Seguimiento

• Sí

Paso 6: Coordinar cita de ubicación en tutorías – Llevar bitácora con: acciones, acuerdos, fechas, etc.

en una tabla a modo de registro.

Ciclo de los Referidos (VIP) Paso 7: Ubicar en tutoría ➢Se le informa al estudiante quien será su tutor, en qué consiste su sesión de tutorías y cómo debe venir mejor preparado para sacar el mayor beneficio posible.

Paso 8: Informar al tutor sobre el estudiante VIP ➢Enviar correo electrónico con Informe de

seguimiento para estudiantes referidos (tabla) al tutor con copia (cc) a: ̄ coordinador de área, ̄ la oficina o persona que refiere, ̄ la directora del centro y a ̄ la coordinador

*ver instrucciones en el correo electrónico

Informe de seguimiento para estudiantes referidos (tabla)

Informe de seguimiento para estudiantes referidos (tabla)

Ciclo de los Referidos (VIP) ¿El estudiante asiste a tutoría?

• No* – –

–

El tutor llamará si el estudiantes no ha llegado (5 minutos después de la hora establecida).

De no conseguir al estudiante se dejará mensaje de voz y, de ser necesario, enviará un correo electrónico (luego de 3 llamadas). *Seguimiento

Ciclo de los Referidos (VIP) ¿El estudiante asiste a tutoría?

• Sí Paso 9: Tutor: »

»

»

Documenta e informa los resultados de cada tutoría a coordinador de área, coordinadora LZ y directora LZ: Dará seguimiento al estudiante en conjunto con su coordinador de área) y mantendrá informadas a la coordinadora y a la directora del Centro.

Realizará informes periódicos a la persona que refiere* en comunicación con su coordinador de área (de surgir alguna duda), mediante la tabla de referidos vía correo electrónico: *Facultad, personal de Calidad de Vida, consejero, asesor académico u otra persona u oficina que refirió.

Ciclo de los Referidos (VIP) Paso 10: Generar informes estadísticos del progreso académico y retención del estudiante

Nota Como tutor debes conocer el Ciclo de Referidos (VIP) en su totalidad. Tu rol dentro de dicho ciclo es parte del trabajo en equipo.

Recuerda cuál es tu rol como tutor: – el buen servicio dentro de la tutoría VIP, – la comunicación y seguimiento del estudiante (ej. llamar después de 5 mins. de este no llegar), – enviar la tabla que nos mantiene informados a todos, – mantener a tu coordinador de área informado, – y ser facilitador de una documentación efectiva.

Actividad para el tutor Oprime sobre el enlace para completar la actividad. https://goo.gl/2h1yTj

¡Anímate a ser un tutor de excelencia!

Preparado por Vivina Torres Ramos, coordinadora de Retención. Revisado el 22 de agosto de 2018