Softfolio xRM – Your Solution for Sage Evolution Integrierte xRM Lösungen auf allen Plattformen
WISSENSMANAGEMENT IM UNTERNEHMEN „Nur was verstanden ist, kann beschrieben werden. Nur was beschreibbar ist, kann verändert werden.“ Ein zentrales Wissensmanagement
Die Verwaltung von Wissen ist eine oft unterschätzte Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Die Organisation und Weitergabe von Wissen ist ein elementarer Bestandteil eines funktionierenden und erfolgreichen Unternehmens. Ein mangelhaftes bis fehlendes Wissensmanagement kann zu schwerwiegenden Problemen führen. Das Hauptziel eines Wissensmanagementsystems besteht darin, das entstehende Wissen in für den Geschäftspartner wertschöpfende Prozesse, Produkte und Serviceangebote umzuset-
zen. Nur so hat dieses Wissen einen ökonomischen Wert. Aus Unternehmersicht muss dieses Wissen gespeichert und allgemein zugänglich gemacht werden. Es kommt oft vor, dass bereits im Unternehmen befindliches Wissen nicht erkannt und nicht genutzt werden kann. Beim Einlernen neuer Mitarbeiter ist das ein großes Problem, da diese sich vorhandenes Wissen „neu“ aneignen müssen. In anderen Fällen wird Wissen zurückgehalten (Mitarbeiter machen sich „unent-
behrlich“). Dies kann zur Folge haben, dass Wissensträger das Unternehmen verlassen und das Wissen verloren geht. Im schlimmsten Fall, steht dieses Wissen dann einem Mitbewerber zur Verfügung. Aufgrund fehlender Vernetzung und mangelhafter Strukturen ist nicht bekannt, wer über welches Wissen in welchem Umfang verfügt. Dies hat nicht nur Auswirkung auf die interne Kommunikation sondern auch auf das Unternehmensergebnis.
WISSEN
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Das xRM ist somit die evolutionäre Weiterentwicklung des klassischen CRM (Customer Relationship Management).
DA
Die Anforderungen an Unternehmenssoftware gehen heute weit über die Pflege von Kundenbeziehungen hinaus. Das xRM mit seinem 360° Blick auf Unternehmensdaten, ermöglicht die Verwaltung verschiedenster Geschäftsbeziehungen.
Unser xRM-System bietet mehr als nur die Verwaltung von Unternehmensstammdaten, so haben Sie auch in Ihren Projekten und Servicevorgängen Zugriff auf Ihre Daten aus der Sage Office Line.
INFOR M
Um diesen Problemen entgegenzuwirken, sind flexible Softwarelösungen erforderlich. Genau hier setzen Wissensmanagementsysteme wie das Enterprise Ressource Planning (ERP), oder das xRM (anything Relationship Mangement) an.
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xRM – Die Lösung
MEHR ALS CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Mehr Erfolg bei Kunden durch ein umfassendes Beziehungsmanagement Von der Insel ans Festland, mit Softfolio in den sicheren Hafen
Jeder Unternehmensvorgang vom Auftragseingang durch den Kunden bis zur Lohnabrechnung der Mitarbeiter erzeugt Daten. Diese Daten müssen strukturiert und zentral verwaltet werden. Viele Unternehmen setzen für unterschiedliche Aufgaben eine andere Software ein. Diese sogenannten Insellösungen müssen über aufwendige Schnittstellen miteinander kommunizieren und ihre Daten untereinander synchronisieren, um die Redundanzen, sprich doppelt vorhandene
Daten mit verschiedenen Versionsständen, möglichst gering zu halten. Weiter stellt die Kompatibilität der einzelnen Anwendungen untereinander eine große Herausforderung dar. Genau hier setzt unsere integrierte xRM-Lösung an. Alle Ihre Unternehmensdaten, sowohl aus ERP (Enterprise Ressource Planning), als auch die Ihrer xRM-Lösung werden zentral in einer Datenbank verwaltet und den verschiedenen Benutzern zur Verfügung gestellt. Dop-
pelte Datenhaltung und unnötige Synchronisationen werden dadurch komplett umgangen. Die ganzheitliche Lösung ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff aus Ihrem xRM auf alle Ihre gewünschten ERP-Funktionalitäten wie Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Zusätzlich werden Ihre Stammdaten mit wichtigen Inormationen angereichert.
Projektmangagement
5 Vertriebsunterstützung
6
4
Bereitstellung von vertrieblichen Kennzahlen.
Marketing
Planung und Koordination von Projekten.
Lohnbuchhaltung
Größere Kundenzufriedenheit durch erstklassigen Service.
Rechnungswesen
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7
Planung von zielgruppenorientierten Kampagnen.
Leads & Opportunies Qualifizierung der Verkaufschancen in allen Vertriebsstufen.
Service & Support
Auftragsbearbeitung
2 Kontaktmangement Den Überblick über alle relevanten Kontaktdaten behalten.
xRM
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Controlling
Aktuelle Sichten über alle wichtigen Unternehmensbereiche wie z. B. Vertrieb, Service, Projektierung ...
KONTAKT- UND VERTRIEBSMANAGEMENT Stärken Sie mit strukturiertem Stakeholder Management Ihre Geschäfsbeziehungen Langfristige Geschäftsbeziehungen durch mehr Transparenz
Die Märkte werden durch neue Medien immer transparenter. Aufgrund der vielen Möglichkeiten zur Informationsbeschaffung verfügen Kunden über einen enormen Wissensvorsprung und sind somit weitaus unabhängiger vom Anbieter. Die Herausforderung intensive Geschäftsbeziehungen zu etablieren gewinnt an Bedeutung. Diesem Trend zu begegnen setzt eine Orientierung an Ihren höchsten Gewinnpotentialen voraus - an Ihren Kunden!
Für die bedürfnissorientierte Beratung ist eine abteilungsübergreifende Kundentransparenz notwendig.
offener ToDo‘s erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag und zeigen auf einen Blick alle wichtigen Aufgaben.
Die Anbindung und zentrale Verwaltung verschiedener Korrespondenzen wie Telefon, E-Mail und Dokumente sind Voraussetzungen für jeden erfolgreichen Vertrieb.
Behalten Sie mit individuellen Statistiken Ihre Ziele und Erfolgskontrollen stets im Blick. Die Pipeline ermöglicht eine genaue Qualifizierung von Leads und Opportunities in allen Vertriebsstufen und kann über frei definierbare Checklisten und Fragenkataloge optimiert werden. Darüber hinaus begrüßen Sie Ihre Anrufer direkt mit ihrem Name, dank der Anrufererkennung.
Alle relevanten Daten sind für jeden Mitarbeiter ersichtlich und ermöglichen eine bestmögliche Kundenbetreuung. Die Planung von Kundenterminen und die Verfolgung
Leads & Opportunities
5 Terminplanung
Qualifizierung der Verkaufschancen in allen Vertriebsstufen.
6
4
Belegerstellung direkt aus dem jeweiligen Kontakt heraus.
Kundenkontakte und Termine planen.
Wiedervorlage
VERTRIEB
3
7
Strukturiertes Abarbeiten von Aufgaben mit der 체bersichtlichen Todo-Liste
Kundeneinstufung
Belegwesen
Controlling
Auswertung der Vertriebsaktivit채ten zur Erfolgsermittlung.
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Kategorisieren von Kunden und Kontakten nach individuellen Kriterien.
Kontaktmanagement Kontakte und Korrespondenzen einfach verwalten.
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ÜBERSICHTLICHE KONTAKT UND AUFGABENVERWALTUNG Behalten Sie den Überblick über Ihre Termine und qualifizieren Sie Ihre Kunden und Kontakte Über das integrierte Dashboard haben Sie schnellen Zugriff auf alle wichtigen Kontakt- und Adressinformationen. Mit wenigen Mausklicks erstellen Sie direkt aus dem Kontakt heraus Ihren gewünschten Office Line Beleg. Die Anrufererkennung informiert Sie über alle wichtigen Details über den Anrufer. Durch die Unterstützung der Microsoft Office Suite können Sie auch innerhalb der Sage Office Line auf Ihre gewohnten Office Anwendungen wie z. B. Word, Excel oder Outlook zugreifen.
MOBILER ZUGRIFF AUF IHRE UNTERNEHMENSDATEN Jeder feste Arbeitsplatz ist ein potentieller mobiler Arbeitsplatz Die mySoftfolio Web und die mySoftfolio Mobile Edition gewähren Ihnen plattformübergreifenden Zugriff auf die wichtigsten Daten Ihres integrierten xRM. Die Todo-Liste zeigt Ihnen auch unterwegs auf Ihrem Smartphone oder Tablet Ihre zu erledigenden Aufgaben. Auch vor Ort haben Sie schnellen Zugriff auf Daten wie Kontokorrent oder Auswertungen. So sind Sie immer in der besten Verhandlungsposition. Haben sich die Adress- oder Ansprechpartnerdaten geändert? Aktualisieren Sie diese direkt von Ihrem Mobilgerät, vor Ort ohne lästige Replikation.
MARKETING Zielplanung und strategisches Marketing Erfolgreiche Marketingkamapgnen mit dem Softfolio xRM
Im Direktmarketing ist jede, noch so kleine Information eine wichtige Wissensquelle. Um die Qualtität einer Adresse bzw. eines Kontakts zu verbessern, sollten Informationen akribisch gesammelt, strukturiert und für einen späteren Zugriff gespeichert werden.
Mitbewerber notwendig. Eine weitere Herausforderung stellt die Planung und Einhaltung von Budgetvorgaben dar, die einer ständigen Kontrolle unterliegen müssen. Eine abschließende Erfolgsbetrachtung bildet dann die Basis für künftige Kampagnen.
Bei der Planung einer Marketingkampagne müssen Ziele und Zielgruppen definiert werden. Um sich an den Gegebenheiten des zu penetrierenden Marktes zu orientieren ist außerdem eine Analyse der
Mit den Marketingwerkzeugen des Softfolio xRM planen, überwachen und steuern Sie Ihre Direktmarketingkampagne. Anschließend können die Ergebnisse analysiert und bewertet werden.
Das Informationsmanagement ermöglicht die Kategorisierung und Strukturierung der Daten. Über benutzerdefinierte Abfragen filtern Sie Datensätze und definieren Ihre gewünschte Zielgruppe. Auf Basis dieser Daten erstellen Sie im Handumdrehen Serienbriefe, -kontakte und -emails. Die Projekt-, Ressourcen- und Budgetplanung erfolgt ebenfalls direkt in Ihrem xRM.
Dokumentenvorlagen
5 Stapelverarbeitung
Erstellen von benutzerdefinierten Microsoft Word Vorlagen.
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Planen von Kontakten in bestimmten Zeitintervallen.
Generieren von Serienbriefen, -emails, -kontakten und -belegen.
Kampagnen
MARKETING
3
Erstellen und 端berwachen von Marketingkampagnen und -aktionen.
Datensammlung Erstellen von individuellen Abfragen als Datenabsis f端r die Kampagne. Optionaler Export der Daten als Microsoft Excel oder Word Datei.
Kontaktplanung
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Controlling
Erfolgskontrolle und Anaylse der Marketingkampagnen.
2 Informationsmanager Hinterlegen von individuellen Strukturen und Informationen zu verschiedenen Klassen
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INFORMATIONSMANAGEMENT Strukturierte Informationsverwaltung Hinterlegen Sie 端ber das Informationsmanagement strukturierte Merkmale zu verschiedenen Klassen wie Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Objekten Mit Hilfe der Kampagnenplanung wird eine Datenbasis f端r Ihre Kampagne aufgrund von zuvor definierten Kriterien erstellt.
AKTIONEN UND KAMPAGNEN Überwachen Sie den Verlauf Ihrer Marketingaktivitäten Ob auf Basis Ihrer Stammdaten, Ihrer hinterlegten Infomerkmale oder aufgrund von CRM Controls, über das voll integrierte Kampagnenmanagement der Softfolio Office Edition planen und erstellen Sie Kampagnen und kontrollieren deren Verlauf. Auf Basis Ihrer Trefferliste erzeugen Sie direkt Serienbriefe, -emails, -kontakte und Office Line Belege.
PROJEKTMANAGEMENT Projektaufgaben und Ressourcen effizient verwalten Führen Sie Ihre Projekte zum Erfolg.
Die Koordination und Durchführung von Projekten stellt Unternehmen aufgrund wachsender Komplexität vor immer neue Herausforderungen. Einzelne Projektschritte müssen übersichtlich geplant und dargestellt werden. Mit Workflows werden Ihre Prozesse abteilungsübergreifend optimiert. Jeder Mitarbeiter weiß zum richtigen Zeitpunkt was zu tun ist. Gerade bei mehreren laufenden Projekten ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten.
Ressourcen müssen eingeplant und Milestones festgelegt werden. Im Laufe des Projekts werden Mitarbeiterzeiten verbucht, Leistungen und aktuelle Tätigkeiten erfasst und dokumentiert. Darüber hinaus muss frühzeitig ersichtlich sein, wo Handlungsbedarf besteht und ob Abnahmetermine eingehalten werden können. All diese Informationen müssen schnell zugänglich und aktuell sein. Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläu-
fe durch die übergeordneten Planung mit Meilensteinen. Mit der Generieung von Projektvorlagen bringen Sie Ihre Projekte schnell in die gewünschte Struktur. Zudem profitieren Sie von den integrierten Dokumentations- und Controlling Funktionen. Mit dem Projektmanagement behalten Sie stets den Überblick. Die integrierte ProfitKontrolle bewahrt Sie außerdem vor unangenehmen Überraschungen.
Zeiterfassung
5 Ressourcenplanung
Verbuchung von Ressourcenzeiten auf Projektvorg채nge.
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6
Komplette Abrechnung der Projekte 체ber die Sage Office Line.
Einplanen von Ressourcen auf Projektvorg채nge.
Meilensteine
PROJEKTMANAGEMENT
3
Definition von Meilensteinen und Generierung von Abnahmeberichten.
Projektplanung Planen von einzelnen Projektschritten und deren Dauer.
Abrechnung
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Dokumentation
Generierung von Abnahmeberichten , Aktivit채ten und Projektbeschreibungen.
2 Projektentwurf Projektentwurf und Erstellen eines Projektfahrplans.
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PROJEKTPLANUNG Sie haben immer die Projektschritte und Ihr Ziel vor Augen Mit der Projektverwaltung können Sie intensiver auf die Wünsche und Anforderungen Ihrer Kunden eingehen und diese zielorientiert zum Erfolg führen.
Mit der Plantafel lassen sich einzelne Schritte planen und veranschaulichen. Somit haben Sie Ihre Auslastung im Blick.
MOBILER ZUGRIFF AUF IHRE PROJEKTE Behalten Sie auch von unterwegs den Überblick über Ihre Projekte und Aufgaben Greifen Sie auch unterwegs auf alle relevanten Projektinformationen wie Ansprechpartner, Aktivitäten, Leistungen, Vorgänge etc. zu und erstellen Sie bei Bedarf direkt einen Abnahmebericht. Mit der digitalen Signatur im mobilen xRM, lassen Sie sich Ihre Tätigkeiten vom Kunden Vor-Ort quittieren. Behalten Sie den Überblick über immer wiederkehrende Fragen mit dem Fragenkatalog zum jeweiligen Projektvorgang. Dateien wie Berichte, technische Zeichnungen, oder andere Dokumente können zu jedem Projektvorgang hinterlegt werden.
RESSOURCENPLANUNG Detaillierte Einplanung Ihrer Ressourcen in Projektaufgaben Durch die strukturierte Planung und das Setzen von Meilensteinen optimieren Sie die Zusammenarbeit im Projektteam und verhindern mÜgliche Unklarheiten schon im Vorfeld. Die gesamte Vertriebs- und Betreuungsaktivität kann projektbezogen erfasst und qualifiziert werden. Mit der Plantafel lassen sich einzelne Schritte planen und veranschaulichen. Somit entgeht Ihnen keine Information mehr.
ANGEBOTS- UND RECHNUNGSERSTELLUNG Vollständige Projektabwicklung durch die Integration in Ihre Sage Office Line
Arber AG
Arber AG · Franz Arber Allee 1-14 · 82054 Sauerlach Hans Michael Augstein Veilchenweg 1 DE - 22529 Hamburg
ANGEBOT
Vorgangsnummer: Belegnummer: Datum: Kundennummer: Bearbeiter:
2013-30008 21.03.2013 D100000 Daniel Maier
Ihre Anfrage vom 20.03.2013 Sehr geehrter Herr Augstein, wir bedanken uns für Ihre Anfrage und unterbreiten Ihnen hiermit folgendes Angebot. Pos. 1
Art. #
Bezeichnung
060002 Konzeption 1. Definieren der Bereiche und Abteilungen die von der neuen Lösung abzudecken sind. 2. Analyse der von Ihnen als wichtig benannten Prozesse. 3. Aufzeigen der möglichen
Termin 21.03.2013
Menge Einzelpreis ME 16 h 130,00
Gesamt- SC preis 2080,00 11
Über die Ressourcenplanung der Weblösung wurden Ressourcen für das Projekt ausgewählt und eingeplant. Über die mobile Anbindung an das Softfolio xRM, hat der Mitarbeiter Zugriff auf alle projektrelevanten Daten wie Adressen, Projektvorgänge, Ressourcenzeiten und den für ihn relevanten Artikelstamm der Sage Office Line. Durch die mobile Zeiterfassung bucht er seine Zeiten direkt auf den jeweligen Projektvorgang. Die Angebots-, sowie die anschließende Rechnungserstellung erfolgt ohne eine zusätzliche Schnittstelle, wie gewohnt, direkt über Ihre Sage Office Line.
SERVICE UND SUPPORT Langfristige Kundenbindung durch professionellen Service Sorgen Sie auch im Servicefall für Kundenzufriedenheit
Service umfasst heute weitaus mehr als die Tätigkeiten eines Call-Centers mit der Erfassung einzelner Service-Tickets. Ihre Kunden erwarten eine schnelle Bearbeitung Ihrer Anfragen und eine professionelle Betreuung. Um Ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten ist ein perfekt organisiertes Objektmanagement erforderlich. Mit der Servicelösung von Softfolio, arbeiten Sie einfach und effizient Ihre Aufgaben ab. Ihre Mitarbeiter können von jedem beliebigen Ort
Ihre Vorgangszeiten erfassen, was Ihnen eine sehr schnelle Abrechnung der Servicefälle ermöglicht.
Ihre Kunden, direkt auf Ihrem Tablet oder Smartphone die empfangenen Leistungen quittieren.
Erstellen Sie neue Vorgänge mit Anlagen wie Belege, Berichte und anderen Dokumenten. Die einfache Ressourcenplanung gibt Ihnen einen schnellen Überblick, welcher Servicemitarbeiter wann und wo verfügbar ist. Und das nicht nur im Büro, sondern auch von unterwegs oder direkt vor Ort beim Kunden. Vervollständigen Sie Ihre hinterlegten Informationen und lassen Sie
Auch vorhersehbare Leistungen wie Wartungen werden einfach geplant und sind frühzeitig erkennbar. Zugehörige Verträge werden dabei unkompliziert periodisch abgerechnet. Durch die strukturierte Vorgehensweise senken Sie Ihre Kosten, optimieren Ihre interne Organisation und erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Kunden gerade im Servicefall.
Zeiterfassung
5 Informationsmanager
4
Hinzufügen von benutzerdefinierten Dokumenten und Strukturen.
Ressourcenplanung Einplanen von Ressourcen zu Servicevorgängen.
Verwalten Sie Servicevorgänge und Tickets zu Ihren Objekten & Geräten.
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2 Anrufererkennung Durch die TAPI-Anbindung begrüßen Sie Ihre Anrufer mit Ihrem Namen.
Leistungserfassung
Erfassen von Leistungen aus der Sage Office Line zu Ihren Servicevorgängen.
SERVICE & SUPPORT
3
Servicemanagement
Verbuchung von Ressourcenzeiten auf Servicevorgänge.
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Dokumentation
Generierung von Servicerapports und Abnahmeberichten, Aktivitäten und Serviceberschreibungen.
1
TICKETMANAGEMENT Alle Serviceinformationen auf einen Blick Die Anrufererkennung ermöglicht Ihnen direkt in die Servicevorgänge des Anrufenden Kunden zu wechseln. Über das Objektmanagement erhalten Sie objektgebundene Informationen zu Ihrem Kunden. Mit der Hilfe von benutzerdefinierten Vorlagen erstellen Sie schneller neue Servicevorgänge. Die Zuweisung von selbst erstellten Fragekatalogen und Checklisten zu Vorgangsarten, beschleunigt die Erfassung von Servicevorgängen.
PLATTFORMÜBERGREIFEND Universeller Zugriff auf Ihre Servicevorgänge
DOKUMENTATION Erstellung und Abnahme von Serviceberichten Der mobile Servicerapport ermöglicht Ihnen Vor-Ort beim Kunden, einen Servicevorgang abzuschließen. Mit Hilfe der digitalen Signatur, bestätigt Ihr Kunden die geleisteten Tätigkeiten. Über die Workflow Funktion delegieren Sie einen Vorgang direkt an einen anderen Benutzer.
ZEITERFASSUNG Verbuchen von Ressourcenzeiten zu Ihren Servicevorgängen Durch die mobile Zeiterfassung, buchen Ihre Servicemitarbeiter Ihre Zeiten auch von unterwegs, direkt beim Kunden. Pauseneinträge sind ebenfalls in wenigen Sekunden innerhalb eines Servicevorgangs erfasst. Durch den direkten Zugriff auf den Artikelstamm Ihrer Sage Office Line, erfassen Sie ganz einfach auch mobil Leistungen zu Ihren Vorgängen. Die Lagerverwaltung ermöglicht Ihnen eine Zuordnung der entnommenen Leistungen/Artikel zum jeweiligen Lager.
ABRECHNUNG DES SERVICEVORGANGS Vollständige Abrechnung des Servicevorgangs durch die Sage Office Line Ist der Servicevorgang abgeschlossen, kann dieser Dank der vollständigen Integration in die Sage Office Line über diese direkt abgerechnet werden. Die Anrufererkennung informiert Sie über alle wichtigen Details über den Anrufer. Durch die Unterstützung der Microsoft Office Suite können Sie auch innerhalb der Sage Office Line auf Ihre Office Anwendungen wie z. B. Word, Excel oder Outlook zugreifen.
BENUTZERDEFINIERTE FORMULARE Einfache Anpassung Ihrer Formulare mit Hilfe von individuellen Berichten
Arber AG
Arber AG · Franz Arber Allee 1-14 · 82054 Sauerlach Hans Michael Augstein Veilchenweg 1 DE - 22529 Hamburg
RECHNUNG
Vorgangsnummer: Belegnummer: Datum: Kundennummer: Bearbeiter:
426 2013-10008 29.03.2013 D100000 Daniel Maier
Ihr Auftrag vom 22.03.2013 Sehr geehrter Herr Augstein,
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Art. #
Bezeichnung
Objekt B00000003 Laserjet Drucker 5100 Service 00000003 Toner wird nicht mehr fixiert. Lösung: Fixiereinheit ausgetauscht. 800000 Fahrkostenpauschale 800000 Karl Krulle, 22.03.2013, 2h
Termin
22.03.2013 22.03.2013
Menge Einzelpreis ME
1 Stk. 4 Stk.
Über die mobile Anbindung an das Softfolio xRM, hat der Servicemitarbeiter Zugriff auf Adressdaten, geplanten Vorgänge, Ressourcenzeiten und den für ihn relevanten Artikelstamm der Sage Office Line. Durch die mobile Zeiterfassung bucht er seine Zeiten direkt auf seinen jeweligen Servicevorgang. Die finale Abrechnung erfolgt ohne eine zusätzliche Schnittstelle, wie gewohnt, direkt über Ihre Sage Office Line.
wir erlauben uns Ihnen folgende Leistungen wie folgt zu berechnen. Pos.
Über die Ressourcenplanung der Weblösung wurden die Servicemitarbeiter den verschiedenen Servicevorgängen zugewiesen.
0,00 100,00
Gesamt- SC preis
0,00 10 400,00 10
Impressum
Kontakt
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Bauknecht Softfolio Rottweiler Straße 12-14
FEHLENDE IMPRESSUMINFOS HIER
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78713 Schramberg Telefon: +49 (74 22) - 514 170 Telefax: +49 (74 22) - 514 190 E-Mail (.crm): crm@softfolio.de E-Mail (.net): net@softfolio.de