Kanban - u 5 minuta

KANBAN u pet minuta

Ne stiŽete zavrŠiti posao?

Konstantni priliv hitnih zadataka!

Kada ću raditi na vlastitim projektima?

Papiri se samo gomilaju ... za svaki uspješno završen posao dobijem dva nova zadatka.

Kanban

- VJEŠTINA ZAVRŠAVANJA POSLA Kanban je jednostavan ali moćan alat koji pomaže vama i vašim kolegama da: • budete efikasniji i staloženiji tako što ćete se fokusirati na svaki posao pojedinačno • završite posao u skladu sa postavljenim planom i skratite vrijeme rada • komunicirate sa kolegama brže i jasnije I najbolje od svega: Kanban možete početi koristiti već danas i postići velike promjene praveći mnogo malih koraka - a kako izgledaju prvi koraci vidjet ćete na stranicama koje slijede.

2

Već dva mjeseca razmatramo zamjenu servera i ništa se ne dešava. Zašto to već jednom ne završimo?

- Mnogo klijenata, mnogo započetih poslova, ali veoma malo izlaznih faktura...

Nikad se ne možemo držati Scrum Sprint plana - stalno pristižu nove stvari koje treba riješiti!

Tražite li jednostavno rješenje za složenu situaciju na poslu?

Nastavite čitati i predstavit ćemo vam alat koji će vam pomoći da se bolje fokusirate.

KANBAN NADOPUNJUJE DRUGE METODE I ALATE

an Kancbrum + S stina! = i

Kanban vam pomaže da optimizirate radne metode i alate koje vi i vaše kolege već koristite, bez obzira da li se radi o Lean & Agilnim metodama razvoja ili Waterfall metodi.

3

KANBAN, JEDNOSTAVNO OPISANO Kanban se može opisati kao metodologija za nadzor i upravljanje različitim radnim procesima, sa jasnim vizuelnim signalima, u skladu sa četiri osnovna principa: Ograničiti broj tekućih radnih zadataka!

Kada je broj uporednih zadataka manji, jednostavnije je zadržati fokus. Rezultat je povećanje efikasnosti.

Komuniciraj vizualno!

Vidljivi signali kao što su npr. zastavice, znakovi ili post-it naljepnice su lako rauzmljivi, ekonomični i smanjuju mogućnost pojave nesporazuma.

Identifikacija i uklanjanje “uskih grla”!

Kontinuiranim rješavanjem problema koji kreiraju “uska grla” povećava se propusnost.

Mjeri i razvijaj!

Primjeniti dobitnu kombinaciju koja se sastoji od kontinuirane povratne informacije i filozofije poboljšanja. Na taj način ćete povećati efikasnost, smanjiti utrošeno vrijeme, uzimajući u obzir dobrobit uposlenika.

看板 = Kanban je koncept koji je razvijen u “Toyota-okruženju” i blisko je povezan sa Lean principom i „Just in time“ proizvodnjom.

U riječi Kanban, 看 kan znači „vidljiv“ a 板 ban znači “kartica” ili „oglasna ploča“. U svakodnevnom govoru Kanban se sa japanskog jezika prevodi kao znak ili oznaka.

4

KANBAN, JOŠ JEDNOSTAVNIJE OBJAŠNJENO Suština Kanban-a se može dodatno pojasniti petim sveobuhvatnim principom: Fokusirajte se da završite, ne da započinjete!

Svima nama je znatno lakše započeti novi posao nego završiti postojeći. To može biti zato što naša civilizacija hvali one koji inoviraju i započinju, i često zaboravljaju one koji završavaju i dovršavaju započeto. Međutim, ideje i započeti posao rijetko doprinose poslovnoj vrijednosti; zadaci koje završimo i dostavimo stvaraju vrijednost za klijente.

Ne Om eta j!

5

KORAK 1: ZAPOČNI! “ANGAŽUJTE” KANBAN-KOLEGE & RAZLOŽITE RADNI PROCES Polazna tačka za Kanban je ovdje i sada, u skladu sa Nike sloganom „Just do it!“. Da biste započeli ne treba vam posebna edukacija ili kupovina posebnih alata – možete početi odmah nakon što pročitate ovu brošuru.

Prva vježba u Kanban-u započinje tako što ćete okupiti nekoliko posvećenih kolega i zajedno sa njima izabrati radni postupak kojeg dobro poznajete i kojeg želite unaprijediti. Vaš zadatak je da radni postupak učinite transparentnim i da ga podijelite u zasebne cjeline. U tu svrhu ćete koristiti post-it naljepnice i ploču za pisanje u prostoriji gdje možete neometano raditi.

1. Ograničite radni postupak Odredite gdje radni postupak kojeg ste odabrali POČINJE a gdje ZAVRŠAVA. 2. Podijelite radni postupak u nekoliko faza Pregledajte korake koji se sprovode od početne narudžbe do konačne isporuke klijentu i sve ih zapišite - jedan korak po post-itu.

Primjer radnog procesa: distribucija Kanban brošura

Primiti i provjeriti narudžbu

6

Sačekati plaćanje,ako je potrebno

Narudžba pošiljke

KOJA VRSTA RADNOG POSTUPKA NAJBOLJE ODGOVARA KANBAN-U? Kanban se danas koristi za mnoge i različite vrste radnog postupka pri razvoju softvera, najčešće su to kontinuirani postupci.

Nekoliko primjera: • Održavanje radnog toka za proizvod koji se dostavlja velikom broju klijenata.

• Novi razvojni postupak za narednu generaciju potpuno novog proizvoda.

• Cjelokupni postupak podrške za korisnike, održavanje i nove funkcionalnosti za rješenje prilagođeno klijentima.

3. Izradite kartu procesa (Flow chart) Rasporedite post-it papiriće po redu. Kompletirajte sa zabilješkama na ploči za pisanje, naprimjer sa vremenom čekanja ili eventualne lokacije i kako se odvija razmjena informacija u radnom postupku.

4. Dokumentirajte Uslikajte kartu procesa mobilnim telefonom. To nije samo back-up kopija u slučaju da neko ukloni sve vaše post-it papiriće, to je izvrsno pomoćno sredstvo za naredni korak. Vrijeme je da ubijedite svoje kolege u benfite Kanban-a.

Potvrditi narudžbu

Poslati narudžbu entuj!

Dokum

7

KORAK 2: PROMIJENITE NAČIN SVOG RAZMIŠLJANJA! ODLUČITE SE ZA KONSTANTNA POBOLJŠANJA Prije nego angažujete dodatne Kanban-prijatelje razmislite o nekoliko tačaka.

• Šta želite promijeniti?

Ravnomjerna raspodjela rada? Smanjiti nivo stresa?

• Koje konkretne ciljeve želite postaviti?

Kraće vrijeme rada? Brže isporuke?

• Koji dio organizacije trebate imati za prvi korak?

Entuzijaste? Cijeli odjel?

• Na koji način možete mjeriti postavljene ciljeve?

Iznosi na fakturama/mjesečno? Broj sedmičnih „story points“ - procjene rada prema ukupnoj količini posla, kompleksnosti, rizicima i nepredvidivosti?

• Kada je razumno početi sa implementacijom promjena?

Nakon jednog mjeseca? Nakon pola godine?

U ovoj fazi teško je očekivati da imate sve odgovore spremne - ono što je najvažnije jeste da počnete razmišljati o ovim stvarima.

Zabilješke koje ovdje napravite su dobar izvor informacija za diskusije koje vam predstoje.

1. Sazovite sastanak sa kolegama za koje smatrate da su najviše posvećeni To može biti neformalni sastanak tako da ne morate obavijestiti nadređenog ili okupiti cijelu grupu odmah na početku.

8

2. Predočite kolegama kartu procesa - flow chart Sada možete predočiti kolegama kartu procesa. Računajte na veliku zainteresiranost kada vide što imate pokazati. Pobrinite se da napravite zabilješke koje sumiraju razgovor i slike post-it papirića, kao i zabilješke sa ploče.

3. Razgovarajte sa kolegama o navedenim tačkama Sada započinje posao u svrhu kreiranja zajedničkog stava o procesima i rutinama i izradi jednog novog pristupa. Odlučite To-do Ongoing se za promjenu i odlučite da ćete u periodu od 3 do 6 mjeseci moći konstatirati da ste napravili poboljšanje. Obično se odredi vlasnik procesa ili osoba odgovorna za finansije u vezi sa procesom kako bi se ostvario napredak. Ta osoba se mora identifikovati i mora biti Pågående arbete sudionik drugog (2) koraka,Tid= kao i Utströmningar primalac rezultata procesa – „Šta TI želiš poboljšati?“

Done

4. Dogovorite se o stalnom usavršavanju Inicirajte razgovor o načinu stalnog usavršavanja i koje parametre ćete koristiti kako kako bi mogli vršiti nadzor. To naprimjer može biti kvalitet, započeti posao, utrošeno vrijeme, način na koji se posao odvija, gubitak i sl.

9

KORAK 3: KREIRAJTE KANBANPLOČU ZA PRAĆENJE RADA IZVRŠITE PODJELU KOJA ODGOVARA VAŠEM NAČINU RADA I RADNOM POSTUPKU Sljedeći korak je napraviti ono što se najčešće povezuje sa Kanban-om a radi se o kreiranju pregledne ploče (Kanban board), gdje se vizuelno može pratiti radni postupak.

Sama ploča ne mora biti ništa posebno, to može biti obična oglasna ploča ili ploča za pisanje (whiteboard). Na koji način će se ploča podijeliti na kolone ovisi o prilivu podataka. Da biste što prije započeli, možete koristiti jednostavnu Kanban-ploču sa tri kolone: • Podsjetnik na predradnje koje treba obaviti („To-do“ lista) Ovdje prikupljate cjelokupni posao koji se treba izvršiti tokom radnog postupka i koji još nije započet. Svaki radni zadatak se označava jednim post-it papirićem. Prioritet zadataka se definiše odozgo prema dolje.

• Započeti posao U ovoj koloni se nalaze post-it papirići koji predstavljaju započete a nedovršene poslove.

• Finished Ovdje se nalazi krajnja odrednica post-it papirića. Ovdje se pohranjuju iz dva razloga: predstavljaju osnovu za mjerenje i evaluaciju i kako bi motivirali tim – ništa se ne može mjeriti sa osjećajem da ste završili veliki dio posla

To-do-lista

10

Započeti posao

Završen posao

DVA VAŽNA KANBAN PRINCIPA

1. KORISTI PULL UMJESTO PUSH! To-do lista Započeto

Ba

Završeno

Ledt

ck

l

og Količina započetog posla

På tok rada ne nastaje pritiskom (push) sa Važan Kanban princip je da sam gå Vrijeme rada= en količinom zadataka, nego stvaranjem e potražnje. Drugim riječima Pull Priliv dzadataka Le umjesto Push. Brzina se kontrolira tako Fä što se WIP (Work in progress) rd dti igt ograničava korak ima prostora za više d= Mä svakim korakom. Tek kada jedan ng koraku onda prenosite podatke iz prethodnog koraka. posla, u tom de n på Ge gå no en ms de trö ar mn be te ing

2. OGRANIČITE WORK IN PROGRESS, WIP

To-do lista Započeto

Završeno

Priliv zadataka ovisi direktno o količini posla koji se istovremeno rješava. To se može pokazati jasno koristeći Little-ov zakon iz klasične teorije redova.

Vrijeme rada=

Količina započetog posla Priliv zadataka

Utrošeno vrijeme (sedmica) = količina započetog posla (jedinica mjere)/priliv zadataka (jedinica mjere/sedmica) Recimo, naprimjer, da je količina započetog posla 20 radnih zadataka a priliv je 4 radna zadatka sedmično. Ovo dovodi do rezultata od 5 sedmica utrošenog vremena. Ukoliko smanjimo WIP ograničenje na 16 radnih zadataka, vrijeme će se smanjiti na 4 sedmice!

Za Kanban tim je važno odrediti koliko posla se može uraditi u svakom koraku. Zbog toga bi svaka kolona na Kanban-ploči trebala imati i tzv.

WIP ograničenje.

11

KORAK 4: ORGANIZUJTE SASTANKE ANALIZIRAJTE KANBAN PLOČU ZAJEDNO Kanban ploča predstavlja moćan alat kako bi se proces učino još efikasnijim. Sada je vrijeme da se počne koristiti. Počnite svakodnevno održavati sastanke. Zajedno možete da analizirate pomjeranje post-it papirića iz jedne kolone u drugu što pruža mnogo vrijednih informacija.

• Način pomjeranja Koliko brzo se papirići pomjeraju naprijed? Gdje dolazi do zastoja? Koje kolone su uvijek popunjene?

• Linearno ili cikličko vrijeme Koliko nam vremena treba da završimo određene zadatke?

(Utrošeno vrijeme se mjeri od početka do kraja procesa, na primjer od samog postavljanja zadatka na „to-do“ listu do prenošenja na kolonu završenih radova).

• Isplativost Da li smo uspješni u realizaciji vrijednosti za novac?

• Kvalitet Da li postižemo mjerljivo povećanje kvalitete izvršenog posla, naprimjer, manje grešaka? Da li su klijenti zadovoljniji?

• Zadovoljstvo saradnika Da li je zadovoljstvo saradnika u porastu?

Obratite pažnju da dnevni Scrum sastanak se principijelno razlikuje od dnevnog Kanban sastanka. Fokus Scrum sastanaka jeste na završenom poslu u odnosu na prošli sastanak, a fokus Kanban sastanka je na radnom postupku i ukoliko postoje zastoji koje treba otkloniti.

12

KORAK 5: RAZVIJTE METOD IZVRŠITE MJERENJE, TRAŽITE POVRATNU INFORMACIJU I POČNITE SA MALIM KORACIMA Pri implementaciji poboljšanja rada potrebno je da se fokusirate na četiri oblasti: 1. Postavite gornju granicu za broj post-it papirića po koloni Pogledajte prethodnu stranicu (WIP).

2. Prilagodite obim zadataka Post-it papirići ugrubo predstavljaju jednu količinu posla. Na taj način se stvara pravedna raspodjela posla i moguće je lakše planirati i kvantificirati završeni posao.

3. Eliminišite „uska grla“ U svakom postupku postoji najmanje jedno „usko grlo“ koje ograničava tok cijelog procesa. Čitav tok se jedino može poboljšati tako što ćemo posvetiti vrijeme rješavanju “uskog grla”. Zapamtite da će uvijek postojati jedno „usko grlo“ i da čim se otkloni jedan problem, dolazi do pojave drugog. To treba posmatrati na pozitivan način, zato što pokazuje ne samo da rješava probleme nego i vi postajete bolji u svom poslu.

4. Ažurirajte izgled Kanban ploče Da li ploča odgovara vašem procesu? Teško je znati odmah na početku.

To ima veze sa pronalskom odgovarajućeg organizacijskog nivoa i onda prilagoditi ploču usvojenom načinu rada u kompaniji. Ako radite u većoj organizaciji vjerovatno ćete morati raspodijeliti posao u više podprocesa.

Retrospektiva – forum za poboljšanje Koristite ono što je poznato kao retrospektiva - sastanak održan, naprimjer, svake dvije sedmice - kako bi se svi sastali zajedno za evaluaciju. Analizirajte dobijene podatke i identificirajte aktivnosti koje mogu poboljšati postupak. Preporučuje se da probate nove stvari između retrospektiva i ažurirate tablu po potrebi.

13

KANBAN ZA NAPREDNE Ovako može izgledati Kanban-ploča iskusnog tima koji već duže vrijeme radi na razvoju i unapređenju procesa. Zapamtite da ne postoje standardne metode, svaki tim treba pronaći rješenje koje mu odgovara.

Radne stanice Kolone na pl (korake proc oči predstavljaju ra je vezan za esa). U ovom slučajdne stanice analizu, dr svaku kolonu - jedanu, čitav tim ugi piše ko član vrši d, itd.

Backlog Analysis (3 ) Implementation (3 ) Prio 1

Doing

Done

Prio 2

Doing

Done

X

Prio 3 Prio 4 Prio 5 Stop simbol

Backlog ocesa. je “to do“ lista pr Backlog kolona vljaju u skladu sa prioritetom Zadaci se posta ow” - radni tok po istom se u “fl i prenose14 redoslijedu.

Može se desiti da nek Stop simbol - crveni i zadaci budu blokirani. magnetić - znači “da se prepreke moraju ukl oniti kako bi se proces nastavio.”

(3 )

Radni zadaci

Work in P rogress (W IP) ogranič enja U sva

atke. dstavljaju radne zad Post-it papirići pre nih tipova, ali bi trebali raz i bit .

Zadaci mogu o istu količinu posla sadržavati približn aja koje se mogu zapisati na ač zn od erentni Informacije datum, deadline, ref papiriće sadržavaju koriste papiriće u bojama ovi tim ki (npr. broj i sl. Ne ličite vrste zadataka kako bi odredili raz ki prioritet). ns me vre visok/nizak

T est (4 )

Doing

ko predsta j koloni zabiljež mogu n vlja makismala ena ja WIP cifr a alaziti u n jednoj k broj papirića k . Što oloni. oji se

Deployment (5 ) Done

Done

Pull Kako bi se iz jedne ko znalo koji zadaci se m lo raspodjela ne u drugu, može seogu prebaciti u “doing” i “ done”. koristiti

Doing

T homas Staff

ban ano na Kan biti vizualizir rću ili uz pomoć e ož m ” di “Ko šta ra oz komentar na papi ploči - ili kr imenom. sa magnetića

15

Kanban, koji ima svoje korijene u proizvodnoj industriji, predstavlja jednostavan ali moćan alat za upravljanje radnim postupkom koji postaje sve zastupljeniji u softverskoj industriji. Ukoliko se koristi na pravi način može cjelokupnu organizaciju učiniti više efikasnom na način da se identificiraju „uska grla“, izbjegne „taskswitching“ i smanji utrošeno vrijeme.

Ova brošura nudi savjete na koji način započeti sa Kanban-om, tako da vi i vaše kolege možete: • biti efikasniji i smireniji tako što ćete se fokusirati na svaki zadatak pojedinačno • rješavati zadatke u skladu sa planom i skratiti vrijeme rada • komunicirati sa kolegama brže i jasnije Nikada nije kasno da se započne sa Kanban-om, zašto ne već danas?

Softhouse Consulting Sarajevo Trg Solidarnosti 2A 71 000 Sarajevo Phone: +387 64 42 79 847 info.bosnia@softhouse.se Stockholm Tegnérgatan 37 SE-111 61 Stockholm Phone: +46 8 410 929 50 info.stockholm@softhouse.se Göteborg Magasinsgatan 18A SE-411 18 Göteborg Phone: +46 31 760 99 00 info.goteborg@softhouse.se Malmö Stormgatan 14 SE-211 20 Malmö Phone: +46 40 664 39 00 info.malmo@softhouse.se Karlskrona Campus Gräsvik 3A SE-371 75 Karlskrona Phone: +46 455 61 87 00 info.karlskrona@softhouse.se Växjö Kungsgatan 1B SE-352 30 Växjö Phone: +46 455 61 87 00 info.vaxjo@softhouse.se Helsingborg Bredgatan 19 SE-252 25 Helsingborg Phone: +46 702 17 60 02 staffan.broome@softhouse.se

www.softhouse.se

16