PROCEDIMENTOS

PROCEDIMENTOS DE APROVAÇÃO

Todo processo que necessite de aprovação deve seguir os princípios de segregação de função no qual quem dá origem a um processo que necessite de aprovação não pode aprová-la. É terminantemente proibido a qualquer colaborador aprovar as suas próprias despesas. Independente do meio e forma (sistêmico ou físico) as aprovações devem seguir as premissas da tabela de Alçadas e devem ser formalmente documentadas. Documentos suportes ou explicações devem ser enviadas, a fim de fornecer esclarecimento ao aprovador. Documentos de aprovação interna devem ser mantidos de acordo com os requisitos jurídicos de retenção de documentação.

Quando e-mails forem utilizados como meio de aprovação, os conteúdos devem ser claros e a solicitação de aprovação deve ser explícita. O e-mail deve ser enviado diretamente pelo aprovador. E-mails reencaminhados para aprovações múltiplas somente serão aceitos quando cada aprovador receber todos os e-mails encaminhados em cada passo do processo de aprovação da corrente de e-mails, a fim de manter clareza e transparência acerca do processo de aprovação. Por uma questão de princípio, os funcionários que aprovarem uma transação devem certificar-se de que dita transação recai dentro do seu âmbito de responsabilidade. A obtenção de um nível de aprovação mais alto/rigoroso do que é exigido pelo LCOA é aceitável, contanto que recaia dentro do seu âmbito de responsabilidade. Qualquer informação que necessite da aprovação do BOARD deve ser apresentada aos respectivos comitês executivos (AF&G) antes da apreciação e deliberação final do Conselho de Administração. Os limites de valores especificados neste LCOA, o qual serve para a determinação dos aprovadores, são determinados a ser o total do valor líquido de uma transação. Eles se referem a soma de diversas transações, se elas possuem o mesmo objetivo. Os limites de valores para aprovações são mostrados em Reais.