Stadslab brandbook deel3

BRANDBOOK DEEL 3: COMMUNICATIESTRATEGIE

INHOUD DEEL 3 COMMUNICATIESTRATEGIE Algemeen

Communicatiereflex

Contentstrategie

Hub-strategie

Strategisch storytelling

COMMUNICATIESTRATEGIE ALGEMEEN Bij elke communicatie-uiting dienen we deze elementen te beantwoorden: • wat (inhoud) • welke van onze zenders (hub, projectleider, social media) • aan wie ((specifiek segment van) stadslaboranten, partners, de brede maatschappij, beleidsvoerders, partners, mogelijke sponsors of subsidiegevers...) • via welk kanaal (papier (van brief via affiche en brochure tot tijdschrift) met distributie, digitaal (mail, social media of web), telefoon, one-on-one, congres, radio, tv, krant, tijdschrift,... ) • op welke toon en met welke beelden (zie Lingo) • met welke beoogd effect (kennis, inzicht, toepassing, integratie, actie)

stadslaboranten, partners, de brede maatschappij, beleidsvoerders, partners, mogelijke sponsors of subsidiegevers...

COMMUNICATIEREFLEX Het lab wil blijvend inspireren en dus is de communicatie een horizontale projectlijn op zich. Hier komen de Enthuse-, Exemplify-, Enlighten-, Engage- als Experienced-Hefbomen van het 7E-model aan bod: we wekken verwachtingen, accentueren zin, tonen betrokkenheid van de partners, de stad en de burgers, verhelderen inzichten en verhogen de beleving. (Voor meer info over de 7E’s: www.7E-model.be) Binnen het Stadslab2050-secretariaat wordt een communicatiereflex geïntroduceerd met twee poten: - Extern: Het verspreiden van de merkbelofte en enthousiasmeren van de brede bevolking (van stad, tot regio, tot nationaal tot internationaal). We hoeven niet per se iedereen zelf te bereiken, maar streven er wel naar dat onze communicatie door derden wordt opgepikt. - Intern: Het onderhouden en ondersteunen van de thematische sporen en hun community

Algemeen (Stadslab2050-secretariaat) Maandelijks communicatie-overleg met de verantwoordelijken van thematische sporen ☐ ☐ Opstellen roterende systeem van communicatieverantwoordelijken ☐ ☐ Communicatiedoelen en -inhoud per maand bepalen ☐ ☐ Opstellen communicatie-agenda ☐ ☐ In functie van vaste rubrieken ☐ ☐ In functie van evenementen ☐ ☐ In functie van meetings ☐ ☐ Opzetten communicatiematrix: wie communiceert via welke kanalen waarover ☐ ☐ Met framingshandleidig (strategisch storytelling - zie verder) ☐ ☐ Met handleiding kanalen ☐ ☐ Monitoren communicatiematrix: wat werkt, wat niet, wat is nodig + SWOT ☐ ☐ Statistieken doelgroepen checken ☐ ☐ Logboek bijhouden van communicatieproblemen (en antwoorden) ☐ ☐ Lessen leren ☐ ☐ Doelen, kanalen en boodschappen bijsturen

Extern gerichte (social) media: brede publiek engageren (draagvlak + interne zingeving) Bij het opstarten van een nieuw spoor ☐ ☐ Strategisch storytelling met accent op de uitdaging, de motivatie, de kansen, de vragen, prikkeling en verwondering en de goesting. ☐ ☐ Persoonlijk wortelen in herkenbare verhalen en situaties ☐ ☐ Teasend ☐ ☐ Projectvisie en -scoop, objectieven, prioriteiten en doelen ☐ ☐ In tweede laag: ☐ ☐ Hoe ☐ ☐ Wanneer ☐ ☐ Wie: teamstructuur, rollen, verantwoordelijkheden ☐ ☐ Metrics ☐ ☐ Uitnodigen tot conversatie, deelname, vraag om hulp en advies ☐ ☐ verwijzend naar de Facebookgroep ☐ ☐ Kanalen: Website als hub, Facebookpagina, twitter en Linkedin als social media platform, pers als extern kanaal Bij sleutelmomenten van een spoor (opstart, kickoff, meeting, monitoring, event, resultaat… ) ☐ ☐ Strategische storytelling vertrekkend uit concrete situaties en experimenten ☐ ☐ Opmaken content en verdelen bij de partners en via Facebookpagina ☐ ☐ Uitnodigen tot conversatie, deelname, vraag om hulp en advies ☐ ☐ verwijzend naar de Facebookgroep Vaste monitoring: seizoensoogst ☐ ☐ Strategische storytelling vertrekkend uit monitoring resultaten en vorderingen ☐ ☐ Trotsreflex: doorgeven van communicatie door derden over Stadslab2050 en haar thema’s en projecten (https://docs.google.com/spreadsheets/ d/1pxGfHi-wcTLI1KKh9UbqiTYbB5wQvGuqam563RdKs7I/edit#gid=0)

Uitnodigen tot conversatie, deelname, vraag om hulp en advies

Intern gerichte (social) media: stakeholders betrokken houden en ondersteunen Bij het opstarten van een nieuw spoor ☐ ☐ Opstarten Facebookgroep ☐ ☐ Aansporen tot gebruik van de Facebookgroep als conversatieruimte voor spoor ☐ ☐ Beperkte opstelling van regels ☐ ☐ Eventueel vastzetten enkele berichten: verwijzend naar opzet en missie van het spoor, structuur van de groep, team, rollen, verantwoordelijkheden ☐ ☐ Zoeken van mede-beheerders ☐ ☐ Aanbieden van andere cloudbased werkruimte (vb. Google Drive, Dropbox…) ☐ ☐ Met basismateriaal: documentatie, formulieren, schema’s en structuren Bij het onderhouden van een spoor ☐ ☐ Aansporen tot eigenaarschap van Facebookgroep ☐ ☐ Contentlevering: ☐ ☐ Intern delen van de extern-gerichte content (strategisch storytelling) ☐ ☐ Delen van inspirerende voorbeelden ☐ ☐ Bespreken van resultaten ☐ ☐ Opzetten evenementen ☐ ☐ Uitnodigen ☐ ☐ Monitoren Facebookgroep ☐ ☐ Ondersteunen noden van groepen: verwijzen naar methodieken, aanbod van partners (o.a. stad) ☐ ☐ Delen van metrics en resultaten ☐ ☐ Oppikken en uittillen van interne verhalen naar externe communicatie - na goedkeuring ☐ ☐ Verspreiden concrete verhalen ☐ ☐ Versterken vragen om hulp en advies

Verspreiden concrete verhalen

CONTENTSTRATEGIE Redactieteam De redactie bestaat uit communicatiemedewerkers (vrijwilligers en professionals) van de diverse partners. Gemakshalve wordt de hoofden eindredactie gestuurd vanuit het labsecretariaat.

Contentsoorten Per thema verzamelen we graag diverse soorten communicatie. Deze soorten versterken elkaar. Prime-artikel

Dit artikel wil inspireren en/of informeren. Het roept de droom op, de verwondering en wekt goesting en verwachting. Het duidt de thematiek en trekt de lezer meer in een thema of een project. Het zorgt ervoor dat we de thematiek leren kennen, en de bril ook opzetten als we naar onze eigen omgeving kijken. “Tiens ja, zo heb ik er nog niet naar gekeken.” Niet elk artikel hoeft per se projectgebonden te zijn, het kan ook algemeen thematisch gelinkt zijn en zo inspireren tot het opzetten van projecten.

Pause-artikel

Hier willen we wel iets van de lezer. We vragen om deelname aan een uitdaging, om input, om ideeën… We activeren tot deelname aan een event, aan enquêtes, aan experimenten of roepen op om vragen te delen…

Prove-artikel

We tonen en bewijzen de zin van ons lab door verslag uit te brengen van projecten, zowel tijdens als na afloop. Belangrijk is dat we hier het overstijgend doel ook steeds bewaren en niet verdrinken in de details van het project: het gaat erom dat we van hieruit steeds inspireren en enthousiasme behouden. Wat kunnen we leren? Wat nu? Hoe gaan we hiermee verder? Wat nemen we mee? Ook bij mislukkingen leren we en daar zijn we terecht blij mee: we bewijzen dat we zoekend groeien.

Program-artikel We hernemen de opzet, de zin en de functie van het lab door af en toe samen te vatten, te resumeren. Door herhaling van heuristieken en inzichten leren we ook zo te kijken. Prepare-artikel We helpen de lezer ook om zelf aan de slag te gaan door waar mogelijk toolboxen, bruikbare middelen, heuristieken te delen, we maken het makkelijk om zelf ook aan de slag te gaan. Contentvormen Er is geen algemeen recept voor een artikel, eigenlijk, en er zijn twee strategieĂŤn: ofwel laat je de inhoud de vorm bepalen (vb. een complexe constructie is soms meest gediend door een infographic), ofwel zet je een vorm vast die dan als bril dient om naar de sporen te kijken. Dat laatste kan handig zijn om rubrieksgewijs nog eens op een andere manier over elk spoor te vertellen (het ik-verhaal, de beeldreportage, het portret...) Maar los daarvan kan de redacteur/journalist bij het verslaan van een project op die drie elementen gaan jagen: De startverwondering

de droom

Hoe kwamen jullie tot het idee? Wat pakte je? Liefst met een concrete aanleiding, een voorbeeld, een situatie. Zo maken we het tastbaar en inleefbaar. Onze lezer moet die verwondering ook voelen: ja, waarom zouden we niet met die lelijke groenten werken? Verwondering als startpunt van een droom. Welk visioen hadden ze toen ze begonnen? Waar mikten ze op? Hoe zag hun ideale versie eruit? Dit is een heel belangrijke, want hier willen we het dromen aanwakkeren. We moeten aanstekelijk en tastbaar dromen: tangible dreams. Hier maken we onze visioen waar.

we maken het makkelijk om zelf ook aan de slag te gaan.

het proces

We zijn niet zomaar bezig met tangible dreams, we willen ze ook waarmaken: building tangible dreams. Hoe zagen de projectmedewerkers het, wat was het plan? Waar liep het fout? Waarom? Welke inschatting hadden we fout? En vooral ook: hoe zouden we het nu anders doen? Wat zou een andere, betere insteek kunnen zijn? Is er geen antwoord op die vraag, dan gooien we ze naar de lezer.

Vormmogelijkheden • We kunnen een totaalartikel maken waarin die drie elementen aan bod komen - inclusief anekdotes, zijsporen, bedenkingen en mijmeringen. Dit is dan een coverstory of een interview. • We kunnen ook focussen op een van de elementen: • Focussen op de startverwondering is handig in het begin. Hier hoort bij na een onderzoeksverhaal bij, of een sociale reportage, waarbij we researchen hoe de situatie is, hoe die aanleiding common practice is enz... • Focussen op de droom maakt er meer een persoonlijke mijmering van, een portret, misschien wel met een infographic om te tonen hoe het zou kunnen werken. Het is ook altijd aangenaam om een droom aan een bv te hangen, een celeb-interview van een bv die de droom ook uitdraagt. • Focussen op het proces vraagt om een reportage, of een serie portretjes van de dramatis personae, of om facts and figures. De gelukte elementen of de lessons learned kunnen dan weer in een lijstjesartikel opduiken: de 7 lessen van Smartmat... • En ten slotte kun je ze ook combineren tot een samengestelde productie of een dossier.

Dit is meteen ook de job van een hoofdredacteur: bepalen welke combinaties je wil. We willen afwisseling.

Wat zou een andere, betere insteek kunnen zijn? Is er geen antwoord op die vraag, dan gooien we ze naar de lezer.

CONTENTPLANNING zie ook Trello en Google docs

HUB-STRATEGIE Stadslab2050 communiceert vanuit een hub, een levende site die goesting en inspiratie uitstraalt, waar je regelmatig terug komt om nieuwe evoluties en experimenten te volgen, waar je zin krijgt om

AD HOC Creation

project-gestuurd

NIEUWS | Indien nieuws SM | Trendwave, Timewave NIEUWSBERICHTEN EXTERN (div. media)

NIEUWS | Verwondering (bij opstart/kickoff) NIEUWS | Events NIEUWS | Experiment UITDAGING

SM | Sharen themarelevante artikels KORTNIEUWS | Trotsreflex

SM | Sharen projectarikels

DAGELIJKS SM | Quote

Comment Curation

NIEUWSBRIEF | Hub Digest

je ook aan te sluiten. Deze site is een dynamisch magazine, waar alle sporen rubrieken vormen, met aandacht voor de vraagstelling, de inspiratie, de dromen, het proces, de experimenten, de resultaten en de uitdagingen; waar we ook het lab zelf in beeld brengen als een rubriek, met persoonlijke mijmeringen van bloggers en een editoriaal en portretten van stadslaboranten en partners. We delen vanuit de hub naar Facebook, Twitter, en verwijzen naar deelwebsites. Ook persteksten worden hier gedeeld. We verzorgen ook contacten met andere kanalen die onze thema’s (eventueel tijdelijk) genegen zijn, zodat we hen, wanneer het past en haalbaar blijkt, ook op maat gemaakte berichten kunnen leveren.

STRATEGISCH STORYTELLING We willen onze merkbelofte waarmaken en tot leven brengen in verhalen, aanhakend bij relevante stadsen andere merken. ‘Storytelling’ is door het vele gebruik wat uitgehold geraakt. We halen daarom nog even opnieuw aan wat we ermee bedoelen: ‘storytelling’ doet een beroep op de mechanismen die aan het werk zijn wanneer je verhalen vertelt: je wekt een spanning bij de lezers, door hen te laten inleven in een vraag, die ze vervolgens beantwoord willen zien. Met strategisch storytelling bedoelen we dat we onze lezer, ons publiek, proberen te intrigeren, te interesseren en te enthousiasmeren door de topics persoonlijk te maken, door hen een verwonderende blik te bieden waardoor ze dingen in vraag stellen en uitkijken naar mogelijke antwoorden. We wekken verwachtingen, laten hunkeren naar vernieuwing en verandering, en onderhouden zo spanningsbogen. Zo willen we nieuwe dromen positioneren en verankeren, zin geven in transformatie en engageren om ook deel te nemen en mee richtingen te helpen geven. mooi verpakt weergeeft. Strategisch storytelling investeert daarom vooral in het levendig en persoonlijk maken van de vraagstukken, vaak vanuit een inleving: stel je voor…/als jij…, wat zou jij…/als kind… wat nu als jouw kleinkind…/ Het verhaal biedt al elementen aan die in zekere zin richting

We willen onze merkbelofte waarmaken en tot leven brengen in verhalen, aanhakend bij relevante stadsen andere merken.

Engagement en vrijheid In die zin is strategisch storytelling vooral op engagement gericht en niet zozeer op het overdragen van informatie. Het is een pull strategy eerder dan een push strategy. Het publiek krijgt zin in de vraag, en zoekt dan zelf verder naar het antwoord, eerder dan dat je het antwoord mooi verpakt weergeeft. Strategisch storytelling investeert daarom vooral in het levendig en persoonlijk maken van de vraagstukken, vaak vanuit een inleving: stel je voor…/als jij…, wat zou jij…/als kind… wat nu als jouw kleinkind…/ Het verhaal biedt al elementen aan die in zekere zin richting geven aan het antwoord, maar de conclusies liggen bij de lezers zelf. Zo wekken we door het over ‘kleinkinderen’ te hebben al een verantwoordelijkheidsgevoel en een ondertoon van duurzaamheid, maar we schotelen onze antwoorden niet zomaar voor. De zin in het antwoord primeert op de enkelvoudigheid van het resultaat. Het strategische zit hem in de lichte sturing van de waarden en de bril van waaruit gekeken wordt én de activering van het zoeken. Strategische storytelling is empowerende storytelling. Dit houdt in dat de verhaal sowieso steeds een toekomstgerichte blik hebben. We staan niet stil bij ‘hoe is’, maar hunkeren naar ‘wat als’…

Accent op waarden en thema’s Concrete bouwstenen maken verhalen memorabel, boeiend en inleefbaar, maar als strategisch verhalenverteller ben je steeds gericht op de thema’s en de waarden. Daarom draag je zorg voor de woordenkleur, de metaforen, de modellen, associaties en de gevoelens die je oproept. Angst en bezorgdheid blokkeren, inzicht en kansen stimuleren. Concrete, tastbare en fysieke verhaalelementen worden daarom geënt op en getoetst tegenover de idealen, de dromen en de verwachtingen die we koesteren. Waarden en thema’s worden snel hol als ze niet doorleefd zijn. Het vergt van de communicator dan ook een authentieke houding en een emotionele investering. Meen wat je zegt, en zeg wat je meent, ook al bevat het twijfels en vragen. Als je authentiek sceptisch staat tegenover een verhaal, vertel ze dan niet. Bevraag of ze sowieso verteld moet worden, wat eraan schort of vraag een ander ze te vertellen. Wees bereid om je kwetsbaar op te stellen: niet ieder zal het eens zijn met je

Strategische storytelling is empowerende storytelling

verwondering. Het label ‘naïef’ zal snel worden uitgedeeld door de meer cynische lezers; sta hiervoor open: er is minder mis met verwonderend vragen dan met zelfverzekerd antwoorden herkauwen. Als je in de vragen en de zoektocht van Stadslab2050 gelooft, moet je die vol zelfvertrouwen proberen door te geven: zoek het vlammetje van de verwondering in de waarden en de thema’s en gebruik die om het aanstekelijk door te geven.

Aanbieden van content Als verhalenvertellers zijn we steeds op zoek naar die momenten van inspiratie, die twinkelende oogjes, die momenten waarop goesting opborrelt, verwondering zich toont, iemand verbaasd ‘oh’ uitroept of iemand van zijn stoel opspringt en liever nu dan straks aan de slag gaat. En daarbij zijn we altijd meer geïnteresseerd in wat het opspringen teweeg bracht dan in het vervolg: die motivatie heeft de grootste kans om aanstekelijk te zijn. Onze verhalen moeten niet alleen de weg tonen die afgelegd wordt, maar vooral de motor overdragen. Helden zijn die personen die uitdagingen herkennen en opnemen. De manier waarop ze die ook oplossen kan zeker boeiend en inspirerend werken, maar vooral hun gedrevenheid meegeven is strategisch verhaalvertellen. We zoeken die verhalen, schrijven die neer, laten ze vertellen, filmen ze, tonen ze met foto’s, tekeningen, beelden… en verspreiden die aan de partners, de helden zelf. Of wij delen ze zelf, de helden erkennend en belichtend, waarbij we de partners aanmoedigen om die aanstekelijke verhalen te delen. Het verhaal vertellen is een centrale functie, die hoort bij een soort Stadslab2050-secretariaat, en die aansturend werkt bij de invulling van de Facebook-pagina.

STADSLAB2050 MEER INFORMATIE +32 (0)3 338 11 98 INFO@STADSLAB2050.BE WWW.STADSLAB2050.BE LINKEDIN: HTTPS://WWW.LINKEDIN.COM/GROUPS/4710476 TWITTER: @STADSLAB2050