ASSESSMENT

Audit Analisi Piano Valutazione

Come funziona?

La parola “assessment”, che letteralmente significa “valutazione”, non è nuova, soprattutto per le aziende di stampa che hanno già approcciato l’ottenimento di una certificazione o la riorganizzazione di una linea di produzione per l’inserimento di un nuovo macchinario o software.

Applicata all’intera area operativa dell’azienda significa scattare un’istantanea di come sono organizzati i processi di produzione nella loro globalità definendo chi, cosa, quando, dove e perché svolge per ogni singola attività. Iniziando con un esame attento del flusso di lavoro in merito a quelle applicazioni che rappresentano la maggior parte del volume degli ordini (attenzione: non il volume di stampa). L'obiettivo è semplificare il flusso per i lavori ripetitivi tenendo presente che il processo ha inizio dal momento della prima interazione con il cliente, indipendentemente che si tratti di una persona del team commerciale o attraverso uno shop online. L'esperienza dimostra che il primo approccio di vendita e amministrazione sono i momenti in cui è possibile apportare miglioramenti significativi, in quanto l’implementazione dei processi di stampa, riguardando il core business dei printing service provider, è un obiettivo su cui si concentrano più frequentemente e per questo ha minori margini di ottimizzazione.

Per ogni attività, è necessario chiarire quali sono le persone coinvolte, quando interagiscono, come, dove e perché interagiscono. Ad esempio, cosa succede dopo che il venditore ha acquisito le specifiche dell'ordine dal cliente? Quest’ultimo telefona o invia un'e-mail oppure aspetta di discutere di persona il preventivo in azienda? O ancora se impiega un portale di online print per caricare il proprio file di stampa, attende che il sistema generi il preventivo per il lavoro richiesto? Ci sono molte variabili che influenzano le modalità con cui viene inviata e processata la richiesta di un servizio di stampa e probabilmente scoprirai che c'è anche variabilità tra le modalità con cui le diverse persone del team aziendale operano.

Porsi queste domande rivela i passaggi necessari affinché il lavoro venga sottoposto, realizzato e consegnato. Una volta che i processi sono stati documentati, occorre formare un team interfunzionale che riunisca un rappresentante per ogni reparto aziendale a cui viene affidata l’elaborazione dei risultati. Questo gruppo di