ASSESSMENT

Qualit Processo Result Goal

lavoro deve individuare se le attività necessarie all’evasione di un ordine sono ottimizzate o esistono modi migliori per eseguirle, valutando se ognuno dei passaggi è necessario per ottenere il risultato finale. In taluni casi alcune attività possono essere eliminate, come le eccessive comunicazioni tra il preventivista e le vendite per acquisire completamente le specifiche del lavoro.

L’importante è non saltare attività importanti o accelerarne l’esecuzione per non creare colli di bottiglia nel sistema in essere, ottimizzando al contempo l’efficienza del flusso di lavoro basato sui processi.

Anche scoprire e documentare il software e gli strumenti utilizzati per ciascuna attività è fondamentale e analizzare se i dipendenti utilizzano gli strumenti for-

Chi esegue l’assessment?

Dipendente

Vendor

Consulente esterno niti, se li usano come previsto o se li sottoutilizzano. Ad esempio è importante indagare se si avvalgono di software generici come Microsoft Excel perché la suite principale non ha le funzioni richieste o se non sono in grado di utilizzare tale funzionalità. Evita di utilizzare software generici poiché limita la visibilità e la collaborazione con altro personale. La stessa valutazione si estende agli strumenti fisici e alle attrezzature utilizzate nell'area di produzione. La maggior parte dei sistemi di ultima generazione può essere integrata per velocizzare l'avviamento e ottimizzare la stampa. L'apparecchiatura può anche disporre di tecnologie che automatizzino alcune operazioni come spettrofotometri in linea o altri sensori per garantire la qualità e tenere traccia della produttività.

Pro Contro

• Costo contenuto

• Familiarità con il personale e le attività da svolgere

• Può fungere da responsabile dell’implementazione dopo la valutazione

• Ha maturato esperienza con altre aziende di stampa

• Potrebbe proporre un processo di valutazione standardizzato

• Potrebbe avere familiarità con l’operatività dell’azienda di stampa

• Processo formale e standard per completare la valutazione

• Visione più olistica del mercato della stampa

• Può applicare le best practice di tutti i segmenti e l’esperienza della stampa di produzione

• Nessuna formazione formale, esperienza o processo collaudato

• Incarico in aggiunta alle funzioni lavorative in essere

• Può involontariamente avere pregiudizi

• Può non portare le best practice da altri tipi di stampanti o fornitori sul mercato

• Può essere di parte nei confronti di processi o tecnologie per favorire il proprio set di soluzioni

• Costi

• Tempo necessario per comprendere la tua operazione

• Può non essere focalizzato sul mercato di competenza

• Costi

Pat McGrew, fondatrice e managing director di McGrewGroup Inc. e di MC2 Services, è una industry evangelist del mondo del printing: con oltre 30 anni di esperienza, supporta i clienti a raggiungere il successo attraverso progetti di comunicazione. PCM@McGrewGroup.com

di stampa?

Ryan McAbee, con circa 20 anni di esperienza in ambito di software per l’ottimizzazione dei processi di stampa, si occupa di consulenza strategica e ricerca per OEM e fornitori di tecnologie. Realizza ricerche di mercato, analisi e previsioni, oltre a dedicarsi a scrittura tecnica e formazione.

Nell'industria della stampa operano una moltitudine di esperti che conoscono le complessità dell'hardware e del software utilizzati per trasformare le idee in prodotti stampati. Essi sono essenziali per portare i progetti creativi attraverso i processi necessari per realizzare libri, cataloghi, brochure, direct mailing o applicazioni di visual communication per fare alcuni esempi. In una tipica azienda di stampa, queste figure professionali tengono sotto controllo i processi adattandoli in modo da garantire che il lavoro continui a essere prodotto con efficienza anche in caso vengano adottati nuovi hardware e software. Questi adattamenti nel tempo potrebbero però perdere di efficacia con conseguenti ricadute in termini operativi e di fatturato. Ad esempio non si riesce più a elaborare un lavoro tempestivamente rischiando di non massimizzare la capacità produttiva delle macchine; si perde traccia delle richieste di modifica addebitabile al cliente, le attività richiedono più tempo per essere eseguite perché gli strumenti in uso non sono più coordinati con il lavoro in produzione. Emergono nuovi colli di bottiglia che si traducono in una maggiore possibilità di incorrere in errori e sprechi. Ogni inefficienza di processo ha un impatto diretto sulla marginalità delle singole commesse rendendo le quotazioni messe a preventivo sempre meno precise e per questo mettendo a rischio l'attività.

Come razionalizzare un progetto di assessment

L'idea di un assessment può non essere accolta in mo- singoli dipendenti la responsabilità dell’inefficienza o che venga chiesto loro di fare di più mettendo a rischio il loro posto di lavoro. Per questo è consigliabile all’imprenditore prima di sottoporre al proprio team l’idea di procedere con un progetto di assessment, di valutare se l’analisi dell’azienda possa andare a beneficio di tutti, inizia dagli aspetti più semplici del business! Il famoso, “Back to basic”.

La direzione dell’azienda di solito ha già intuito i punti deboli del processo. Partendo da questi è utile estrarre dati e fare report dalla gestione dell'inventario, ERP, MIS di stampa o software di contabilità di back office, individuando i ricavi di stampa per tipo di lavoro, i costi operativi correnti delle macchine, le spese per le licenze software, eventuali spese di ristrutturazione, i costi di manodopera, i volumi di scarto, le medie per scadenze non rispettate, gli sconti non contabilizzati nelle stime e i rimborsi. Non è necessario approfondire troppo ma evidenziare alcuni punti che mostrino la necessità di fare una valutazione.

In caso in azienda la reportistica integrata non sia così evoluta, si possono cercare dati impiegando i sistemi aziendali in essere come il gestionale per la contabilità, per i costi fissi imputabili alle macchine, licenze, affitto e utenze, tasse e assicurazioni, così come costi di inventario e materiali di consumo, sconti e costi di commissione. Anche se non si dispone di un MIS il reparto produttivo può contenere indizi di scadenze mancate, rilavorazioni e sprechi.

Lo step successivo è individuare le tendenze, estraendo i dati per trimestre relativi all'ultimo anno di attività.

Con questi dati alla mano, le incongruenze salteranno immediatamente all’occhio: ad esempio se i rifiuti non sono in linea con i volumi di produzione, se i tassi di sconto sono troppo elevati, se ci sono prodotti venduti in perdita, o ancora se dovessero emergere evidenze per cui previsionali e consuntivi non corrispondano e per questo si giustifichino ulteriori indagini.

Da cosa cominciare

Per alcuni imprenditori potrebbe risultare insolito mettere al corrente del personale di produzione le strategie legate ai processi aziendali, ma nella maggior parte dei casi i dipendenti hanno già la percezione dell’andamento dell’azienda e delle sfide che si prospettano. Condividere gli esiti della prima rapida revisione dei dati contribuisce a creare i presupposti per un progetto di assessment di successo. Il secondo step prevede una lista di azioni che evidenzino il valore dell’autoanalisi:

• Identificare le aree in cui i costi possono essere ridotti;

• Identificare le aree in cui è possibile ridurre i rifiuti;

• Migliorare efficienza e produttività ottimizzando l'utilizzo completo di hardware e software;

• Identificare i lavori persi e le lacune nelle capacità produttive e nell’esecuzione delle lavorazioni;

• Identificare le opportunità di automazione per velocizzare la produzione e ottimizzare la capacità produttiva in base al parco tecnologico in essere;

• Mantenere la competitività.

Quest'ultimo punto è fondamentale. La salute dell'azienda è legata alla sua capacità di soddisfare le richieste dei clienti. Le aziende che hanno successo sono quelle in grado di essere flessibili adattandosi alle mutevoli esigenze del mercato pur rispettando scadenze sempre più strette. Per la maggior parte delle aziende di stampa, ciò significa trovare un percorso per automatizzare il maggior numero possibile di processi, offrire ai clienti la possibilità di effettuare operazioni in autonomia e offrire loro servizi a valore aggiunto lungo l’intera customer journey.

L’assessment fotografa lo stato in un dato momento della gestione operativa di un’azienda di stampa. Quando le variabili come i processi, le persone e la tecnologia legati cambiano diventa necessario effettuare una revisione. Nuove apparecchiature con prestazioni migliorate, aggiornamenti software che forniscono una migliore efficienza o nuove funzionalità e cambiamenti chiave del personale sono momenti perfetti per rivalutare il flusso di lavoro di produzione.

Gettare le basi per effettuare un assessment, porta le aziende di stampa a una comprensione più profonda delle proprie possibilità di sviluppo preparandole ad affrontare il futuro.