2B MODULO DE ACCESS

MICROSOFT ACCESS

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INTRODUCCIÓN A LA UTILIZACIÓN DE ACCESS Stefany Barragán 21 de Enero de 2016 1

ÍNDICE MICROSOFT ACCESS ................................................................................................................ 1 ¿Qué es una base de datos? ....................................................................................................... 1 Buscar y aplicar una plantilla .................................................................................................... 2 Archivos de base de datos de Access ........................................................................................ 3 Tablas y relaciones .................................................................................................................... 4 Relaciones ................................................................................................................................. 8 Consultas ................................................................................................................................... 9 Formularios ............................................................................................................................. 11 Informes .................................................................................................................................. 15 Elementos de un informe..................................................................................................... 16 Bibliografía ............................................................................................................................. 21

MICROSOFT ACCESS Access significa mucho más que una forma de crear bases de datos de escritorio. Es una herramienta fácil de usar que permite crear rápidamente aplicaciones de base de datos basadas en el explorador que le ayudarán a llevar su negocio. Los datos se almacenan automáticamente en una base de datos SQL, por lo que están mejor protegidos. Además, puede compartir fácilmente las aplicaciones con los compañeros de trabajo.

Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse.

Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Cuando inicia Access 2010, verá la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

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Fig. 1 Ventana cuando inicia Access La vista Backstage contiene también muchos otros comandos que puede utilizar para ajustar, mantener o compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican generalmente a bases de datos completas, en lugar de a objetos dentro de ellas.

Buscar y aplicar una plantilla Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a las necesidades específicas del usuario.

Para buscar y aplicar una plantilla a la base de datos, realice lo siguiente: 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.

2. En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos: 3. Para volver a usar una plantilla que ha utilizado recientemente, haga clic en Plantillas recientes y, a continuación, seleccione la plantilla que desee.

4. Para usar una plantilla que ya está instalada, haga clic en Mis plantillas y, a continuación, seleccione la plantilla que desee.

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5. Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic en una categoría de plantillas, seleccione la plantilla que desee y luego haga clic en Descargar, para descargar la plantilla de Office.com a su equipo.

NOTA

También puede buscar plantillas en Office.com desde Access. En el cuadro

Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o más términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.

6. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.

7. Haga clic en Crear.

Archivos de base de datos de Access Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar: 

Tablas para almacenar los datos.



Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.



Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.



Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.



Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.  Mostrar los datos en una consulta  Mostrar los datos en un formulario  Mostrar los datos en un informe  Mostrar los datos en una página de acceso a datos

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Fig. 2 Ventana de entrada de Access

Tablas y relaciones Las tablas y relaciones sirven para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Fig. 3 Ventana de tablas y relaciones

 La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.  La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.

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 Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Para agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas de la ficha Crear.

Fig. 4 Ventana de tabla NOTA: En una base de datos de web, solo está disponible el comando Tabla en el grupo Tablas.

Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

2. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.

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Fig. 5 Ventana de creación de tablas

3. Para agregar datos a la tabla, haga clic en Diseño de tabla.

4. Guarde la tabla con el nombre que a usted le parezca útil.

Fig. 6 Ventana guardar tabla

5. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

Además puede modificar formatos del tipo de dato en la parte inferior del campo.

Fig. 7 Ventana campos de una tabla

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6. Puede escribir información adicional para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo con el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

Fig. 8 Ventana descripción de los campos de una tabla

7. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla.

8. Cambie a la vista Hoja de datos.

Fig. 9 Ventana vistas de una tabla

9. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento.

Fig. 10 Ventana ingreso de datos de una tabla

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Relaciones Una relación le ayuda a combinar datos de dos tablas distintas. Cada relación contiene campos en dos tablas, con los datos correspondientes. Cuando se usan las tablas relacionadas en una consulta, la relación permite que Access determine qué registros de una tabla se relacionan con qué registros de otra para combinarse en el conjunto de resultados. Una relación también puede impedir que se pierdan datos evitando que los datos eliminados dejen de estar sincronizados.

Crear Relaciones 1. Seleccionar en la barra de herramientas la ventana Herramientas de base de datos.

Fig. 11 Ventana para crear relaciones

2. Hacer clic en la opción Relaciones.

Fig. 12 Ventana relaciones

3. Agregar las tablas en las que se van a establecer relaciones.

Fig. 13 Ventana agregar tablas para relaciones

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4. Se seleccionan las tablas y se crea la relación.

Fig. 14 Ventana de relaciones establecidas

Consultas Las consultas sirven buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

Fig. 15 Ventana consultas

Crear una Consulta 1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tablas.

2. La consulta se crea a partir de las tablas realizadas.

Fig. 16 Ventana entrada de consultas

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3. Se agrega la tabla requerida para realizar una consulta.

Fig. 17 Ventana tabla requerida para consultar

4. Se a単aden los campos de la tabla en la parte inferior, haciendo doble clic.

Fig. 18 Ventana campos de una consulta

5. Se insertan corchetes en la fila de criterios y se escribe un criterio a consultar de la tabla anteriormente seleccionada.

Fig. 19 Ventana criterio de campo

6. Se hace clic en guardar y escriba el nombre de la consulta.

Fig. 20 Ventana guardar consulta

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7. Una vez guardada se hace doble clic en ella y se nos abrirá una ventana que dirá lo que escribimos en el criterio.

Fig. 21 Ventana criterio de consulta

8. Ingresamos lo que nos pide en el criterio y automáticamente nos aparecerá los datos a consultar.

Fig. 22 Ventana de consulta realizada

Formularios Los formularios sirven para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

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Fig. 23 Ventana formularios

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro.

Cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo. Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla.

También puede mostrar imágenes y otros objetos.

Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.

Puede utilizar la barra de herramientas de exploración para desplazarse por los registros en una hoja de datos. 

Ir al primer registro.



Ir al registro anterior.



Ir al registro siguiente.



Ir al último registro.



Ir a un registro en blanco (nuevo).

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Crear un Formulario 1. En la opci贸n Crear, hacer clic en la opci贸n de Asistente para formulario.

Fig. 24 Ventana asistente de formularios

2. Seleccionar la tabla y todos los campos para el formulario a realizarse.

Fig. 25 Ventana campos para formularios

3. Se selecciona la distribuci贸n para el formulario.

Fig. 26 Ventana distribuci贸n para formularios 13

4. Se escribe el título del formulario y se hace clic en el recuadro modificar diseño de formulario.

Fig. 27 Ventana título para formularios 5. Se hace clic en finalizar y nos aparece el formulario.

Fig. 28 Ventana de formulario

6. Se cambia la vista del formulario en la opción Ver y se crea botones de navegación.

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7. En la opción Diseño hacemos clic en el recuadro que dice Botón y nos aparece una ventana para seleccionar el tipo de botón con las operaciones con registros.

Fig. 29 Ventana botón para formulario

8. El formulario nos queda tal y como lo creamos.

Fig. 30 Formulario

Informes Los informes sirven para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir datos. Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para mostrar los números de teléfono de todos los contactos o un informe resumido para calcular el total de las ventas de la compañía en distintas regiones y períodos de tiempo.

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Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

Fig. 31 Informe

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.

Elementos de un informe En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos: 

Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título o una fecha.

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

Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada página.

Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas use el encabezado de página.



Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo.



Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros.

En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.



Pie de página de grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de página de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.



Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se usan para imprimir números de página o información sobre cada página.



Pie de página de informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe.

Los pies del informe se usan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Nota: En la vista Diseño, el pie de página de informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de página de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de página de grupo o línea de detalle en la última página.

Crear un Informe 1. En la opción Crear, hacer clic en la opción de Asistente para informes.

Fig. 32 Ventana asistente de informes 17

2. Seleccionar la tabla y todos los campos para el informe a realizarse.

Fig. 33 Ventana campos para informes

3. Se selecciona la jerarquĂ­a del informe en base a la prioridad.

Fig. 34 Ventana prioridad para informes

4. Aparece la ventana que nos da a elegir el orden de los criterios.

Fig. 35 Ventana de orden de los criterios

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5. Se selecciona la distribución para el informe.

Fig. 36 Ventana de distribución del informe

6. Se escribe el título del informe y se hace clic en el recuadro modificar diseño de informe.

Fig. 37 Ventana título para informes 7. Se hace clic en finalizar y nos aparece el formulario.

Fig. 38 Ventana de formulario

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8. Se cambia la vista del formulario en la opci贸n Ver y observamos nuestro

formulario.

Fig. 39 Ventana de informe

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Bibliografía 

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