iged.it n°2/09

BACK OFFICE - INFORMAZIONI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI FOCUS L’evoluzione del quadro normativo: rilievi e proposte

APPROFONDIMENTI Fatturazione Elettronica: superare gli ostacoli che ne frenano l’adozione

APPROFONDIMENTI La conservazione delle e-mail

EVENTI OMAT Milano 2009

Anno XVIII Secondo trimestre 2009

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EDITORIALE 02-2009 BACK OFFICE - INFORMAZIONI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI FOCUS L’evoluzione del quadro normativo: rilievi e proposte

APPROFONDIMENTI Fatturazione Elettronica: superare gli ostacoli che ne frenano l’adozione

APPROFONDIMENTI La conservazione delle e-mail

EVENTI OMAT Milano 2009

Anno XVIII Secondo trimestre 2009

Editore

ITER srl www.iter.it Direttore Responsabile

Domenico Piazza Direttore Contenuti

Vincenzo Gambetta A questo numero hanno collaborato:

Paolo Catti Federica Conde’ Roberto De Prà Elisa Galbiati Marco Massimo Kessler Walter Lanzani Andrea Neri Alessandro Perego Paolo Ponte Gianfranco Pontevolpe Francesco Pucino Sergio Resch Gaetano Silipigni Pasquale Sorgentone Allegra Stracuzzi Vincenzo Tedesco Giuseppe Verrini Segretaria di Redazione

La valanga digitale prende forma?

L’ultimo anno e gli ultimi mesi in particolare hanno mostrato un’attivitĂ normativa che, sia pur con qualche comprensibile “incidenteâ€?, evidenzia una marcata accelerazione del processo normativo per la modernizzazione del Paese attraverso le tecnologie dell’informazione e della comunicazione che, peraltro, vede il coinvolgimento di molti piĂš attori di quanti ci si sarebbe potuto aspettare.

Da un lato vi è, sĂŹ, il rischio di perdere di vista il necessario coordinamento che garantisca la dovuta omogeneitĂ ed integritĂ di un quadro normativo, dall’altro, però, se si accetta come “normaleâ€? qualche “disfunzioneâ€? dovuta alla crescita, comincia non solo a diventare tangibile la volontĂ di proseguire con decisione sulla via della digitalizzazione, ma prendono anche corSR H VRQR VHPSUH SL LPSRUWDQWL OH DUHH LQ FXL O¡XVR GHO GLJLWDOH SRUWD FRQFUHWDPHQWH HIĂ€FLHQza ed innovazione. Di seguito una breve sintesi delle principali norme che sono state approvate nell’ultimo anno.

Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112 che istituisce il Libro Unico del Lavoro, seguito dal Decreto ministeriale del 9 luglio 2008 con le sue modalitĂ di tenuta e conservazione, comprese quelle informatiche.

Decreto Legge 29 novembre 2008, n. 185 che, tra l’altro, ma non solo, prevede: l’obbligo di dotarsi di PEC per Aziende, Professionisti e PPAA con l’attribuzione del valoUH OHJDOH GL DWWL H QRWLĂ€FKH HG DOWUH FRPXQLFD]LRQL LQYLDWH DOO¡LQGLUL]]R GL SRVWD HOHWWURQLFD la possibilitĂ di portare in Conservazione Sostitutiva i documenti analogici “Originali Uniciâ€?

VHQ]D O¡LQWHUYHQWR GHO 3XEEOLFR 8IÀFLDOH LQ DVVHQ]D GL SDUWLFRODUL HVLJHQ]H GL QDWXUD SXEEOLFLVWLFD l’introduzione nel Codice Civile dell’articolo 2215-bis che prevede la formazione e la tenuta con strumenti informatici di libri, repertori, scritture e documentazione obbligatori.

Petra Invernizzi Redazione

iged.it Via Rovetta, 18 20127 Milano TEL: +39 02.28.31.16.1 FAX: +39 02.28.31.16.66

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Ingraph Srl Cabiate (CO) Autorizzazione del Tribunale di Milano n.

157 del 7 marzo 1992. La tiratura di questo numero è di N. 10.000 copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell’Editore.

L’elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare VSHFLÀFKH UHVSRQVDELOLWj SHU HYHQWXDOL involontari errori o inesattezze. Ogni articolo ÀUPDWR HVSULPH HVFOXVLYDPHQWH LO SHQVLHUR GL FKL OR ÀUPD H SHUWDQWR QH LPSHJQD OD responsabilità personale. Le opinioni e piÚ in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l’Editore.

$SSURYDWR GHÀQLWLYDPHQWH LO PDJJLR LO 'LVHJQR GL OHJJH ´'LVSRVL]LRQL SHU OR VYLOXSSR HFRQRPLFR OD VHPSOLÀFD]LRQH OD FRPSHWLWLYLWj QRQFKp LQ PDWHULD GL SURFHVVR FLYLOH¾ FRQtiene un certo numero di importanti disposizioni, tra le quali: GHOHJD DO *RYHUQR SHU OD PRGLÀFD GHO &RGLFH GHOO¡DPPLQLVWUD]LRQH GLJLWDOH VHPSOLÀFD]LRQH H DXPHQWR GHOO¡HIÀFDFLD GHOOH WHFQRORJLH DGRWWDWH VDQ]LRQL SHU OH DPPLQLVWUD]LRQL LQDGHPSLHQWL DFFHQWR VXOOH YDOXWD]LRQL HFRQRPLFKH 

obbligo di pubblicità legale dei provvedimenti amministrativi assolti con la pubblicazione QHL VLWL LQIRUPDWLFL servizi informatici per le relazioni tra pubbliche amministrazioni e utenti (pubblicazione indirizzi PEC ed elenco processi automatizzati, ‌).

DPCM 30 Marzo 2009 con le Regole Tecniche di cui al DPCM 30 marzo 2009 (reale possibiliWj GL LPSLHJR GL +60 UHPRWL FRPH GLVSRVLWLYL VLFXUL GL ÀUPD SHULRGR PLQLPR GL FRQVHUYD]LRQH GHOOH PDUFKH WHPSRUDOL GD D DQQL VL FKLDULVFH FKH ´OD ÀUPD GLJLWDOH QRQ VFDGH¾ 

DPCM 28 aprile 2009 - Il Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie diventa Dipartimento per la Digitalizzazione nella PA e l’innovazione Tecnologica, garantendo maggior coordinaPHQWR HG HIÀFDFLD DO SURFHVVR GL GLJLWDOL]]D]LRQH 6RQR LQÀQH DWWHVH D EUHYH OH 5HJROH 7HFQLFKH GL FXL DOO¡DUWLFROR GHO &RGLFH GHOO¡DPPLQLstrazione digitale sulla conservazione digitale ed il tanto atteso Decreto, di cui al comma 213 dell’articolo 1 della legge 244/2007, che stabilirà le regole per rendere effettiva la Fatturazione Elettronica nei confronti della PA ed .. altro ancora!

Beh, se non è una valanga, poco ci manca!

L’editore e la redazione

04

iged.it 02.2009

FOCUS

34

06

Conservazione Sostitutiva: realizzare l’innovazione

L’evoluzione del quadro normativo: rilievi e proposte Sintesi dell’intervento alla tavola URWRQGD GL 2PDW 0LODQR ´/H QRUPH UHODWLYH DL &RQWHQXWL 'LJLWDOL¾

Come realizzare l’innovazione e le SULQFLSDOL ´OHVVRQV OHDUQHG¾ PDWXUDWH VXO FDPSR GXUDQWH OD UHDOL]]D]LRQH GL SURJHWWL GL PHGLD DOWD FRPSOHVVLWj

10

38

Una valutazione di alcuni dei risparmi indotti dal Decreto-legge 185/2008 /D VROD DEROL]LRQH GHO /LEUR 6RFL VL VWLPD SRUWL PLOLRQL GL (XUR GL ULVSDUPLR OD VWLPD VL DPSOLD ÀQR D UDJJLXQJHUH JOL PLOLDUGL GL (XUR VH VL FRQVLGHUDQR DOWUH FRPSRQHQWL GL VHPSOLÀFD]LRQH GLJLWDOH SUHYLVWH QHO 'HFUHWR

15

I registri contabili alla luce delle nuove regole ,O QXRYR DUWLFROR ELV GHO FRGLFH FLYLOH LQWURGRWWR GDO GHFUHWR DQWLFULVL q VWDWR SHUFHSLWR GDJOL RSHUDWRUL GHO VHWWRUH FRPH XQ IXOPLQH D FLHO VHUHQR 0D VLDPR YHUDPHQWH VLFXUL FKH OD QRUPD FRPSOLFKL LO TXDGUR QRUPDWLYR DQ]LFKp VHPSOLĂ€FDUOR"

ALLEGRA STRACUZZI

$YYRFDWR HVSHUWD LQ 'LULWWR GHOO¡,QIRUPDWLFD Articolo a pagina 6

ALESSANDRO PEREGO

3URIHVVRUH DVVRFLDWR GL /RJLVWLFD H 6XSSO\ FKDLQ management presso il 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR H 5HVSRQVDELOH VFLHQWLÀFR dell’Osservatorio )DWWXUD]LRQH (OHWWURQLFD H Dematerializzaizone della 6FKRRO RI 0DQDJHPHQW GHO 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR Articolo a pagina 22

INTERVISTA

17

Un’azienda alla ribalta 6LDY q XQ¡D]LHQGD QD]LRQDOH FKH VYLOXSSD H LQVWDOOD DSSOLFD]LRQL SHU OD JHVWLRQH HOHWWURQLFD GL GRFXPHQWL H SURFHVVL D]LHQGDOL 5HFHQWHPHQWH SHU PHJOLR JHVWLUH LO VXR VYLOXSSR KD DFTXLVLWR XQ DPPLQLVWUDWRUH GHOHJDWR $EELDPR YROXWR SRUJOL GRPDQGH SHU PHJOLR FRQRVFHUH OXL H O¡D]LHQGD FKH DPPLQLVWUD

19

Integra Document Management si rafforza sul mercato della gestione documentale ,O 'LUHWWRUH *HQHUDOH GHOOD 6RFLHWj FRPPHQWD L UHWURVFHQD GL XQ¡LPSRUWDQWH DFTXLVL]LRQH JUD]LH DOOD TXDOH O¡D]LHQGD VL SRVL]LRQD RJJL WUD OH SULPH WUD UHDOWj LWDOLDQH DWWLYH QHO PHUFDWR GHOOD JHVWLRQH JOREDOH GHL SURFHVVL GRFXPHQWDOL LQ RXWVRXUFLQJ APPROFONDIMENTI

GIANFRANCO PONTEVOLPE

Amministratore Delegato di SIAV Spa Articolo a pagina 17

40

Tecnologie di Image Processing /¡LPSRUWDQ]D GHOOD TXDOLWj GHOOH LPPDJLQL QHOOH DSSOLFD]LRQL GL *HVWLRQH (OHWWURQLFD GHL 'RFXPHQWL

44

Veicolazione elettronica dei dati, fatturazione elettronica e outsourcing &RPH TXHVWH WUH FRPSRQHQWL UDSSUHVHQWDQR XQ¡RSSRUWXQLWj SHU OH D]LHQGH"

48

La dematerializzazione in azienda 'DO ID[ DO GRFXPHQWR GLJLWDOH SDVVDQGR SHU LO GDWD FDSWXUH MERCATO

50

Nuove tecnologie e soluzioni storage per i Data Center ad elevata dinamicità $OFXQL HVHPSL GHOO¡RIIHUWD ,%0

53

Oltre la BI con gli Analytics, per aumentare la competitività /D QXRYD HUD GHOOD %XVLQHVV ,QWHOOLJHQ FH VL FKLDPD %XVLQHVV $QDO\WLFV H SRQH O¡DFFHQWR VXOO¡LPSRUWDQ]D GL DQDOL]]DUH L GDWL SDUWHQGR GDO 'DWD 4XDOLW\ VLQR DOOD SRVVLELOLWj GL IDUH SUHYLVLRQL H VL PXOD]LRQL FKH FRQVHQWRQR DOOH D]LHQGH GL TXDOVLDVL GLPHQVLRQH GL DYHUH XQ YDQWDJJLR FRPSHWLWLYR LQ XQ PHUFDWR sempre piÚ globalizzato ESPERIENZE

Fatturazione Elettronica: superare gli ostacoli che ne frenano l’adozione

Dussmann Service

27 GIOVANNI SENO

&RPH GLVDFFRSSLDUH LO ´VHUYL]LR¾ di memorizzazione dei dati dalle LQIUDVWUXWWXUH ÀVLFKH GLVSRQLELOL 4XDOL VRQR L YDQWDJJL"

22

´)DUH VLVWHPD¾ q LO PRWRUH GHOOD IDWWXUD ]LRQH (OHWWURQLFD H QH q DQFKH LO SULQFL SDOH ULVXOWDWR TXHVWR LQ HVWUHPD VLQWHVL LO PHVVDJJLR SULQFLSDOH FKH HPHUJH GDOOD 5LFHUFD GHOO¡2VVHUYDWRULR )DWWXUD]LRQH (OHWWURQLFD H 'HPDWHULD OL]]D]LRQH GHOOD 6FKRRO RI 0DQDJHPHQW GHO 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR

5HVSRQVDELOH 8IÀFLR Dematerializzazione Centro Nazionale per O¡,QIRUPDWLFD QHOOD 3XEEOLFD Amministrazione Articolo a pagina 27

La virtualizzazione storage

La conservazione delle e-mail &RPH FRQVLGHUDOH TXDOL OH ORUR FDUDWWHULVWLFKH FRPH YHULĂ€FDUH OD ORUR DXWHQWLFLWj FRVD H FRPH FRQVHUYDUOH"

56 6SDULVFH OD FDUWD DXPHQWD O¡HIÀFLHQ]D FDPELD LO PRGR GL ODYRUDUH

60

Il progetto DIGIT 2.0 $GREH H LO 7ULEXQDOH GL &UHPRQD EVENTI

62

OMAT Milano 2009 6L q DSSHQD FRQFOXVD O¡HGL]LRQH PLODQHVH GHOOD PRVWUD FRQYHJQR GL riferimento per gli operatori della JHVWLRQH HOHWWURQLFD GHL GRFXPHQWL FLASH

66

Fatturazione elettronica, piccola rivoluzione mancata 8QD YLVLRQH GDO &DQWRQ 7LFLQR VX XQ WHPD GL DWWXDOLWj LQ (XURSD

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05

FOCUS

L’evoluzione del quadro normativo: rilievi e proposte Sintesi dell’intervento alla tavola rotonda di Omat Milano 2009 “Le Norme relative ai Contenuti Digitali�

ALLEGRA STRACUZZI

Ăˆ doveroso, innanzitutto, cominciare con l’osservazione di un dato di fatto: dopo quasi due decenni di lentissima evoluzione, costellata di aspettative, esitazioni, incertezze, errori, fughe in avanti, retromarce e aggiustamenti, negli ultimi mesi abbiamo assistito ad una sorta di improvviso “tsunami normativoâ€?. Ăˆ indubbio che, con il Decreto Legge N.185/2008 e con la relativa Legge di conversione N. 2/2009, siano state inWURGRWWH ULOHYDQWL PRGLĂ€FKH DO TXDGUR normativo inerente la gestione informatica dei documenti, con l’intento di dare una spinta propulsiva al processo di dematerializzazione, non solo della realtĂ imprenditoriale e produttiva, ma della societĂ intera.

Prima di addentrarci nei “distinguoâ€? giuridici e nelle critiche alle novitĂ introdotte, sembra quindi opportuno IHUPDUVL D ULĂ HWWHUH VXO VLJQLĂ€FDWR GL quanto sta avvenendo.

Questa accelerazione, che va ad aggiungersi alle recenti norme in materia di Libro Unico del Lavoro ed a quelle sui Registri Assicurativi, sembra rappresentare il segnale che i tempi sono ÀQDOPHQWH PDWXUL H FKH WXWWR LO ODYRUR fatto in questi anni di sensibilizzazione sia arrivato a compimento.

Se ciò è vero, ne consegue che si sta aprendo la fase piÚ importante e delicata, quella in cui tutti, e soprattutto gli operatori, si aspettano un ulteriore salto qualitativo, che dia certezza di continuità agli investimenti fatti o JLXVWLÀFKL TXHOOL GD IDUH

06

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Inutile dire che sarebbe disastroso se quest’aspettativa dovesse venire frustrata.

Che fare quindi?

A mio parere c’è molto da fare per migliorare il quadro normativo e colmare le lacune, ma è necessario che i diversi soggetti deputati a “normareâ€? in materia, realizzino una effettiva collaborazione sui singoli contenuti, valutando preventivamente le conseguenze di ogni nuova disposizione. In altri termini, è indispensabile che essi IDFFLDQR ´VLVWHPDÂľ VRWWR LO SURĂ€OR politico/strategico (per la valutazione delle scelte sul sistema paese di mediolungo periodo) sotto quello giuridico/ Ă€VFDOH SHU O¡LPSDWWR VXOO¡DUFKLWHWWXUD generale dell’ordinamento) e sotto quello tecnico (per la scelta delle soluzioni tecnologiche ed il loro impatto sulle prassi nei sistemi informativi esistenti).

In particolare e scendendo nel concreto, sarebbe auspicabile: innanzitutto fermare lo “tsunamiâ€? che, se non coordinato, rischia di YDQLĂ€FDUH L ULVXOWDWL UDJJLXQWL FRQ fatica in questi anni, scardinando su piĂš fronti l’impianto normativo sin qui costruito; GDUH Ă€QDOPHQWH DWWXD]LRQH DOOH QRUme di rinvio del Codice, colmando le lacune dei provvedimenti attualmente vigenti; fare alcuni interventi di manutenzione al Codice, anche correttivi, alla luce dell’esperienza maturata; risolvere una volta per tutte un

“peccato originale�, che ci portiamo dietro da sempre e che oggi, alla luce degli ultimi interventi normativi, mostra tutta la sua pericolosa inadeguatezza.

La premessa necessaria per procedere, deve essere quella di impostare un lavoro di coordinamento rigoroso, SUHYHQWLYR HG HIĂ€FDFH WUD L GLYHUVL HQWL abilitati a normare in materia, nella consapevolezza che questa normativa non può essere considerata “di settoreâ€?, ma deve essere pienamente “interfacciataâ€? con le norme civilistiche e processualistiche in materia di documento e di prova, dai cui principi non può in ogni caso prescindere.

Prendiamo ad esempio il “decreto anticrisiâ€? (D.L. 185/2008) che, oltre ad intervenire in materia di posta elettronica ecc., sotto il titolo “riduzione dei costi amministrativi a carico GHOOH LPSUHVHÂľ DUW KD PRGLĂ€FDto i commi 4 e 5 dell’art. 23 Codice dell’amministrazione digitale.

I commi 4 e 5 dell’art. 23, consentono oggi, a chiunque detenga un qualsiasi documento analogico originale (a prescindere dal titolo del possesso) di farne copia informatica, apponendo OD SURSULD Ă€UPD GLJLWDOH FRQ SLHQR valore sostitutivo “a tutti gli effetti di leggeâ€?.

PoichÊ l’art. 5 ipotizza un eventuale decreto che possa, in futuro, individuare alcune tipologie di documenti unici di cui, per ragioni pubblicistiche, non sia opportuna la distruzione o sia

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necessario l’intervento del notaio per la conservazione, si deve dedurre che oggi: si può fare copia informatica di documenti analogici unici e non unici con la sola Firma digitale del detentore; si possono conservare documenti unici e non unici senza l’intervento del notaio e, al termine del processo, distruggere l’originale. Ăˆ indubbiamente una situazione un po’ “forteâ€?, se si tiene conto che, Ă€QR D TXDOFKH PHVH ID LO YHFFKLR comma 4 consentiva di fare una copia informatica di documenti originali non unici solo con Firma digitale del Responsabile della Conservazione e QRQ GL ´FKLXQTXHÂľ &Lz LPSOLFDYD FKH la copia, anche di un documento non XQLFR IRVVH OD ULVXOWDQWH Ă€QDOH GL XQ processo YHULĂ€FDELOH QHOOH VXH SURFHGXre e nelle relative garanzie di integritĂ della riproduzione (anche se per un singolo documento), impostato ed eseguito da un soggetto regolarmente LQFDULFDWR GL VYROJHUH TXHO UXROR &¡q VWDWD TXLQGL XQD QRWHYROH GLVFHVD del livello di garanzia (non parliamo SRL GHL GRFXPHQWL XQLFL SHU L TXDOL vale oggi la stessa disciplina) che va SHUDOWUR DG LQVHULUVL LQ XQ TXDGUR JLj confuso, dovuto ad errori precedenti.

La precedente versione dei commi 4 e 5 era stata cosÏ formulata per sopperire alla nota dimenticanza, nel decreto GHO 0LQLVWHUR GHOO¡HFRQRPLD H ÀQDQ]H

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iged.it 02.2009

del 23.01.04, della distinzione tra unici e non unici, in merito alla disciplina del processo di conservazione dei GRFXPHQWL ULOHYDQWL D ÀQL WULEXWDUL ,O fatto di aver inserito tale distinzione nei commi 4 e 5 dell’art. 23, che è dedicato alla disciplina della copia, ha creato una apparente mescolanza tra la disciplina della copia di atti e documenti e la disciplina del processo di conservazione. ,O ULVXOWDWR q VWDWR FKH DOFXQL RSHUDWRUL per non sbagliare, hanno interpretato il processo di conservazione come l’insieme della disciplina della copia (comma 4) e della procedura vera e SURSULD GL FXL DOOD GHOLEHUD &1,3$ (n. 11/2004) ed al decreto del MiQLVWUR GHOO¡HFRQRPLD H GHOOH ÀQDQ]H

ÀUPDQGR RJQL VLQJROR documento scansionato, prima di apporre la Firma digitale sull’insieme da parte del Responsabile della Conservazione. ,O QXRYR WHVWR LQROWUH SHUGHQGR LO riferimento al Responsabile della &RQVHUYD]LRQH KD SULYDWR TXHVWD Àgura dell’unico riferimento che aveva in una norma di rango primario. Oggi il Responsabile della Conservazione ULVXOWD GHÀQLWR VROWDQWR QHOOD 'HOLEHUD &1,3$ D GLVSHWWR GHO IDWWR FKH WUDWWDQGRVL GL XQD ÀJXUD GL LPSRUWDQ]D centrale nel futuro della società digitale, dovrebbe viceversa essere oggetto GL XQD QRUPDWLYD GL , OLYHOOR FKH QH

enfatizzi il ruolo e magari ne indichi DQFKH L UHTXLVLWL SURIHVVLRQDOL $OWUR HVHPSLR q WUDWWR GDOOD / GL FRQYHUVLRQH GHO ' / FKH con un vero e proprio emendamento “a gamba tesaâ€?, ha introdotto il nuovo art. 2215 bis, dal titolo “documenta]LRQH LQIRUPDWLFDÂľ Ă€QDOL]]DWR D GLVFLplinare civilisticamente la tenuta dei documenti e scritture con strumenti informatici. /D QRUPD SUHYHGHQGR OD Ă€VVD]LRQH WULPHVWUDOH GHL FRQWHQXWL FRQ Ă€UPD digitale e marca temporale), detta una disciplina rigida che, se può risultare confacente alle tempistiche dei registri assicurativi e risultare adattabile al Libro Unico del Lavoro, non si concilia con le tempistiche previgenti, stabilite per la tenuta delle scritture contabili 'HFUHWR /HJJH GHO Q 357), andando a incidere su prassi faticosamente consolidate negli anni.

3UHPHVVR FKH q HQFRPLDELOH O¡LQWHQzione di recepire nella disciplina codicistica, con tutte le relative conseguenze civilistiche e probatorie, la tenuta informatica di documenti e scritture, è tuttavia auspicabile una revisione della formulazione di tale articolo che, tenendo conto della vastissima gamma di documenti a cui si riferisce, ne differenzi le tempistiche in funzione GHOOH VSHFLÀFKH FDUDWWHULVWLFKH GL RJQL tipologia.

Si potrebbe proseguire con molti altri esempi, ma appare preferibile tornare DG HVDPLQDUH OD WHQXWD GHO TXDGUR normativo nel suo complesso e prenGHUH DWWR GL TXHOOR FKH KR GHĂ€QLWR LO “peccato originaleâ€?.

Ovvero il fatto che l’intero sistema sia fondato su una normativa “a parteâ€?, FUHDWD LQ TXHVWL XOWLPL DQQL GHGLFDWD DOOD 3XEEOLFD $PPLQLVWUD]LRQH H “applicabile ai privatiâ€?(oggi il Codice dell’amministrazione digitale), fondata sull’assunto che bastasse assimilare il documento informatico al cartaceo (artt. 2702 e 2712 c.c.), perchĂŠ tutti gli aspetti civilistici e probatori, connessi al concetto di documento, trovassero la loro soluzione anche nella forma informatica.

CosÏ non è, e lo sviluppo della società dematerializzata fa emergere con sempre maggior forza la necessità di un’integrazione della normativa, ai

ÀQL GHO FRRUGLQDPHQWR FRQ O·LQWHUR LPSLDQWR FRGLFLVWLFR LQ PDWHULD GL GRFXPHQWR H SURYD 7RUQLDPR DOOD GLVFLSOLQD GHOO·DUW GHO &RGLFH GHOO·DPPLQLVWUD]LRQH GLJLWDOH GHGLFDWD DOOD FRSLD GHO GRFXPHQWR 4XHVWD QRQ q FRRUGLQDWD FRQ OD GLVFLSOLQD ´PDGUHµ LQ PDWHULD GL FRSLH GL FXL DJOL DUWW GHO F F FKH ULJXDUGD VROR JOL DWWL SXEEOLFL H OH VFULWWXUH SULYDWH Qp FRQ TXHOOD GL FXL DJOL DUWW F F FKH ULJXDUGD OH VFULWWXUH FRQWDELOL 4XLQGL OD GLFKLDUDWD ´YDOLGLWj DG RJQL HIIHWWR GL OHJJHµ GHL GXSOLFDWL GL GRFXPHQWL LQIRUPDWLFL R GHOOH FRSLH LQIRUPDWLFKH GL GRFXPHQWL DQDORJLFL QRQ KD XQ VXR VLJQLÀFDWR VSHFLÀFR GDO PRPHQWR FKH OD )LUPD GLJLWDOH YLHQH DSSRVWD VROR SHU JDUDQWLUH OD FRQIRUPLWj DOO·RULJLQDOH RJJL GD SDUWH GHO ´GHWHQWRUHµ PD QRQ QH TXDOLÀFD OD HIÀFDFLD JLXULGLFD H SUREDWRULD &Lz QRQ DLXWD OD FRPSUHQVLRQH GD SDUWH GHJOL RSHUDWRUL SRLFKp XQD FRVD q OD WUDVIRUPD]LRQH GL VWDWXV GHO GRFXPHQWR GD DQDORJLFR D LQIRUPDWLFR DOWUD q LO VXR YDORUH JLXULGLFR LQ DVVROXWR HG LO VXR YDORUH SUREDWRULR FKH ULPDQJRQR GLVFLSOLQDWL GDO FRGLFH FLYLOH H GDO FRGLFH GL SURFHGXUD FLYLOH 8Q·DOWUD TXHVWLRQH HPHUJHQWH q TXHOOD GHOO·XVR GHOOH ÀUPH PDVVLYH R FRPXQTXH GHOO·XVR GHOOD )LUPD GLJLWDOH D JDUDQ]LD GHOO·LQWHJULWj HG DXWHQWLFLWj GHO GRFXPHQWR /·DWWXDOH GLVFLSOLQD QRUPDWLYD GHOOD )LUPD GLJLWDOH q VWDWD FRQFHSLWD SHU VRVWLWXLUH OD ÀUPD

DXWRJUDID QHOOD VFULWWXUD SULYDWD ,Q TXDQWR WDOH HVVD QRQ q LGRQHD LQ WXWWL TXHL FDVL H VRQR LQ TXHVWR PRPHQWR OD PDJJLRUDQ]D LQ FXL YLHQH XWLOL]]DWD SHU JDUDQWLUH LQWHJULWj HG LPPRGLÀFDELOLWj GHO GRFXPHQWR PD QRQ SHU PDQLIHVWDUH XQD GLFKLDUD]LRQH GL YRORQWj GHO ÀUPDWDULR IDWWXUH UHJLVWUL FRQWDELOL OLEUL GRFXPHQWD]LRQH GL RJQL JHQHUH FRSLH GXSOLFDWL GL RULJLQDOL FRQVHUYD]LRQH 3HU OH ÀUPH PDVVLYH H SHU OH ÀUPH FRPXQTXH XWLOL]]DWH D WDOL ÀQL q QHFHVVDULD XQD GLIIHUHQ]LD]LRQH GL GLVFLSOLQD JLXULGLFD VLD D OLYHOOR GL FHUWLÀFDWR VLD GL FRQVHJXHQ]H JLXULGLFKH SRLFKp L GRFXPHQWL ÀUPDWL LQ TXHVWL FDVL QRQ GLYHQWDQR ´VFULWWXUH SULYDWHµ H QRQ DVVXPRQR O·HIÀFDFLD GL FXL DOO·DUW F F $ PLR DYYLVR q QHFHVVDULR SUHQGHUH DWWR GL TXHVWL DVSHWWL HPHUJHQWL HG DGHJXDUH GL FRQVHJXHQ]D OD GLVFLSOLQD GHOOD ÀUPD H GHOOD SURYD QHOOD FRQVDSHYROH]]D FKH FLz DLXWHUHEEH DQFKH JOL RSHUDWRUL QHOOD FRUUHWWD LQGLYLGXD]LRQH GHOOH GHOHJKH LQWHUQH D]LHQGDOL UHODWLYH DOOH GLYHUVH IXQ]LRQL GD GHOHJDUH 4XHOOL VRSUD LQGLFDWL VRQR LQWHUYHQWL FRPSOHVVL FKH ULFKLHGRQR DPSLD ULÁHVVLRQH FKH IDUH LQWDQWR QHOO·LPPHGLDWR" 'DUH DWWXD]LRQH DOOH QRUPH GL ULQYLR LQ PDWHULD GL JHVWLRQH GRFXPHQWDOH H FRQVHUYD]LRQH 1HO &RGLFH GHOO·DPPLQLVWUD]LRQH GLJLWDOH FL VRQR EHQ DUWLFROL FKH LQ WHPD GL JHVWLRQH GHL GRFXPHQWL ULQYLDQR DOOH UHJROH WHFQLFKH GL FXL DOO·DUW

O·DUW FRPPD SHU OD formazione e conservazione GHL GRFXPHQWL LQIRUPDWLFL GHOOD 3 $ O·DUW DO FRPPD ULQYLD DOOH UHJROH WHFQLFKH SHU L duplicati FRSLH HG HVWUDWWL GHO GRFXPHQWR LQIRUPDWLFR DO FRPPD ULQYLD DOOH UHJROH WHFQLFKH SHU OD copia su supporto informatico di documento analogico originale DO FRPPD ULQYLD DOOH UHJROH WHFQLFKH SHU OD conservazione ed esibizione GHL GRFXPHQWL TXL GL FRQFHUWR FRQ LO 0LQLVWUR GHOO·HFRQRPLD H GHOOH ÀQDQ]H

O·DUW ULQYLD DOOH UHJROH WHFQLFKH SHU WXWWL L GRFXPHQWL LQFOXVL L UHSHUWRUL QRWDULOL SHU OD Iormazione e conservazione O·DUW ULQYLD DOOH UHJROH WHFQLFKH SHU WXWWL L GRFXPHQWL LQFOXVH OH VFULWWXUH FRQWDELOL SHU OD riproduzione e conservazione 7XWWH OH QRUPDWLYH VSHFLÀFKH FKH VRQR VWDWH HPDQDWH /LEUR 8QLFR GHO /DYRUR 5HJLVWUL $VVLFXUDWLYL LQROWUH ULQYLDQR DOOH PHGHVLPH UHJROH WHFQLFKH SHU OD WHQXWD H FRQVHUYD]LRQH /H UHJROH WHFQLFKH DQFRUD RJJL VRQR FRVWLWXLWH VROWDQWR GDOOD 'HOLEHUD &1,3$ H GDO 'HFUHWR 0LQLVWUR GHOO·HFRQRPLD H GHOOH ÀQDQ]H GHO &Lz FRVWLWXLVFH XQD ODFXQD HQRUPH RUPDL QRQ SL WUDVFXUDELOH FKH HVLJH OD SUHGLVSRVL]LRQH GL XQD GLVFLSOLQD DWWXDWLYD RUJDQLFD FKH VL RFFXSL FRPSOHVVLYDPHQWH GL TXHVWR DVSHWWR IRQGDPHQWDOH GHOOD GHPDWHULDOL]]D]LRQH IRUPD]LRQH WHQXWD FRSLD GXSOLFDWL HVWUDWWL FRQVHUYD]LRQH HG HVLEL]LRQH GHL GRFXPHQWL $ PDJJLRU UDJLRQH HPHUJH O·HVLJHQ]D D VHJXLWR GHOO·DYYHQXWD PRGLÀFD GHL FRPPL H GHOO·DUW H GHOO·LQWURGX]LRQH GHOO·DUW ELV F F GL XQD QRUPDWLYD XQLWDULD H FRPSOHWD FKH GLVFLSOLQL L SURFHVVL WHQHQGR FRQWR GHL GLYHUVL WLSL GL GRFXPHQWL H ULVSRQGD D WXWWH OH QRUPH GL ULQYLR VRSUD HOHQFDWH

ALLEGRA STRACUZZI

$YYRFDWR HVSHUWD LQ 'LULWWR GHOO·,QIRUPDWLFD

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FOCUS

Una valutazione di alcuni dei risparmi indotti dal Decreto-legge 185/2008 La sola abolizione del Libro Soci si stima porti 200 milioni di Euro di risparmio, la stima si amplia fino a raggiungere gli 11,2 miliardi di Euro se si considerano altre componenti di semplificazione digitale previste nel Decreto

LA REDAZIONE

In occasione della conversione in legge del Decreto-legge 185/2009, Unioncamere ha commissionato a NetConsulting un’analisi per valutare l’impatto economico di alcune delle disposizioni in materia di digitalizzazione contenute nel Decreto, in particolare delle novità in materia di gestione e trasmissione dei documenti introdotte dall’Articolo 16: l’analisi si è concentrata su quattro aree da cui derivano risparmi reali e/o potenziali per il sistema Paese (imprese, intermediari - commercialisti, centri servizi, associazioni di categoria, ... - e Pubblica Amministrazione).

ELIMINAZIONE DELLA TENUTA DEL LIBRO SOCI DA PARTE DELLE SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA

I risparmi derivanti al sistema Paese dall’eliminazione della tenuta del Libro Soci sono stati valutati in circa 120 milioni di Euro (quasi totalmente a favore delle imprese). Il risparmio annuale per le Camere di Commercio è, infatti, solo dell’ordine di 100 mila Euro. I minori costi annui derivanti invece dal mancato invio dell’Elenco Soci risultano equamente suddivisi

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tra Società a Responsabilità Limitata e Camere di Commercio: 42,6 milioni di Euro per le prime, 43,6 per le altre; per un totale di 86,2 milioni di Euro.

Dall’eliminazione del Libro Soci e relative procedure si liberano, a livello di sistema Paese, circa 200 milioni di Euro/anno.

La valutazione dei risparmi ottenibili dalle Imprese (Società a Responsabilità Limitata), a seguito dell’eliminazione dell’obbligo di tenuta del Libro Soci, tiene conto dell’eliminazione de: il costo di acquisto e di gestione del /LEUR ÀVLFR i costi di presentazione del Libro alla Camera di Commercio per bollatura (costo dell’incaricato, più altri costi quali carburante o mezzi pubblici); i diritti di segreteria dovuti alla Camera di Commercio, l’imposta di bollo e la tassa di concessione governativa; il costo di conservazione (spazi e relativa gestione, faldoni, personale addetto, ecc.); in alternativa ai costi sostenuti presso la Camera di Commercio, l’eventuale costo del notaio.

L’eliminazione dell’obbligo di tenuta del Libro Soci genera, a sua volta, una riduzione delle attività delle Camere di Commercio e conseguenti risparmi. $L ÀQL GHOOD TXDQWLÀFD]LRQH GHO ULsparmio delle Camere di Commercio, sono stati considerati: i costi del personale addetto alla pratiche relative al Libro Soci; OD TXRWD GHL FRVWL ÀVVL VHUYL]L JHQHrali/informatici, ecc.) della Camera di Commercio imputabili alla gestione del Libro Soci.

Sono stati, correttamente, detratti i diritti di segreteria.

Conseguenza dell’eliminazione del Libro Soci è anche l’eliminazione della presentazione al Registro delle Imprese dell’Elenco Soci; la valutazione dei risparmi connessi (sia per le imprese sia per le Camere di Commercio) è stata fatta differenziando tra invio/ consegna contestuale al Bilancio (e all’interno di questa tipologia, tra riconferme e nuovi elenchi) ed Elenco Soci con invio/consegna separata dal Bilancio.

Questa distinzione discende dai maggiori costi per diritti di segreteria della Camera di Commercio e imposta di bollo che l’impresa è tenuta a soste-

ANDREA MONDELLO

L’abolizione del Libro Soci è stata introdotta dal Decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 “Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzioQH DQWL FULVL LO TXDGUR VWUDWHJLFR QD]LRQDOHÂľ FRQYHUWLWR GHĂ€QLWLYDPHQWH LQ OHJJH FRQ PRGLĂ€FD]LRQL GDOOD /HJJH Q SXEEOLFDWD VXO 6XSSOHPHQWR RUGLQDULR DOOD ´*D]]HWWD 8IĂ€FLDOHÂľ Q del 28 gennaio 2009 - Serie generale; i commi coinvolti sono quelli dell’articolo 16 che vanno dal TXDWHU DO XQGHFLHV 4XHVWL FRPPL KDQQR GL FRQVHJXHQ]D PRGLĂ€FDWR JOL DUWLFROL ELV H ELV GHO &RGLFH &LYLOH QRQFKp O¡DUWLFROR GHO 'HFUHWR OHJJH JLXJQR Q FRQYHUWLWR FRQ PRGLĂ€FD]LRQL GDOOD OHJJH DJRVWR Q /H LPSUHVH REEOLJDWH DOOD VXD WHQXWD VRQR FLUFD PLOD WUD 6 U O H 6RFLHWj &RQVRUWLOL D UHVSRQVDELOLWj OLPLWDWD ,Q YLUW GHOOH FLWDWH PRGLĂ€FKH LQ EXRQD VRVWDQ]D OH LQIRUPD]LRQL GHO /LEUR 6RFL VRQR WUDVIHULWH DO Registro delle Imprese che deve ricevere tali informazioni per le societĂ a responsabilitĂ limitata HQWUR LO WUHQWHVLPR JLRUQR VXFFHVVLYR GDOOD SXEEOLFD]LRQH LQ *D]]HWWD 8IĂ€FLDOH GHOOD OHJJH GL conversione.

8QLRQFDPHUH KD IDWWR VDSHUH FKH LO WUDVIHULPHQWR GL FXL VRSUD q VWDWR HVHJXLWR H GDOOR VFRUVR PDU]R WXWWH OH LQIRUPD]LRQL sulla compagine societaria delle imprese interessate dal provvedimento sono disponibili direttamente consultando il Registro GHOOH ,PSUHVH JHVWLWR GDOOH &DPHUH GL &RPPHUFLR FKH DWWUDYHUVR OD SURSULD VRFLHWj GL LQIRUPDWLFD ,QIR&DPHUH H VHQ]D DOFXQ costo per le imprese - hanno recepito in poco meno di un mese oltre 800 mila dichiarazioni inoltrate dalle stesse imprese o dai professionisti a ciò delegati.

1HO JUDĂ€FR q ULSRUWDWR O¡DQGDPHQWR GHOOH FRPXQLFD]LRQL ULFHYXWH GD ,QIR&DPHUH DL Ă€QL GHOO¡DJJLRUQDPHQWR GHO 5HJLVWUR GHOOH Imprese con il contenuto del Libro Soci. Ăˆ comprendibile la soddisfazione del Presidente di Unioncamere, Andrea Mondello che cosĂŹ si è espresso al termine di questo sforzo: ´6LDPR RUJRJOLRVL GHO ODYRUR IDWWR GDJOL XIĂ€FL FDPHUDOL LQ FRVu SRFR WHPSR 0DL FRPH LQ TXHVWR PRPHQWR XQD 3XEEOLFD $PPLQLVWUD]LRQH SL HIĂ€FLHQWH UDSLGD H OHJJHUD SXz IDUH OD GLIIHUHQ]D SHU VRVWHQHUH LQ PRGR FRQFUHWR LO VLVWHPD GHOOH LPSUHVH H FRQWULEXLUH IDWWLYDPHQWH D PRGHUQL]]DUH LO 3DHVH /H WHFQRORJLH GLJLWDOL VRQR XQ SDVVDJJLR IRQGDPHQWDOH LQ TXHVWR SHUFRUVR FKH q VRSUDWWXWWR FXOWXUDOH 'D DQQL OH &DPHUH GL &RPPHUFLR LQYHVWRQR SHU WUDGXUUH OH WHFQRORJLH LQ ULVSDUPL SHU OH LPSUHVH SL WUDVSDUHQ]D SHU LO PHUFDWR H PDJJLRUL JDUDQ]LH SHU L FRQVXPDWRUL 2JJL O¡HGLĂ€FLR FKH DEELDPR FRVWUXLWR VL DOODUJD H VL LUUREXVWLVFH JUD]LH DG XQD VHPSOLĂ€FD]LRQH LPSRUWDQWH FRPH O¡DEROL]LRQH GHOOD WHQXWD GHO OLEUR VRFL $XVSLFR FKH DO SL SUHVWR VL SRVVDQR DJJLXQJHUH DOWUH VHPSOLĂ€FD]LRQL SUHYLVWH GDO SURYYHGLPHQWR GHO *RYHUQR GDOOD SRUWDWD EHQ SL ULOHYDQWH LQ WHUPLQL GL ULVSDUPL SHU OH LPSUHVH FRPH O¡XWLOL]]R GLIIXVR GHOOD 3RVWD (OHWWURQLFD &HUWLĂ€FDWD H VRSUDWWXWWR GHOO¡DEEDQGRQR GHOO¡DUFKLYLD]LRQH FDUWDFHD SHU WXWWH OH IDVL GL JHVWLRQH GHL OLEUL H GHL GRFXPHQWL DPPLQLVWUDWLYLÂľ.

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nere nel secondo caso e che, invece, nel primo caso ricadono sulla pratica di presentazione del Bilancio. , ULVSDUPL TXDQWLÀFDWL UHODWLYDPHQWH all’abrogazione dell’invio Elenco Soci sono i seguenti: un risparmio unitario per impresa per singolo Elenco Soci di 53 Euro; un risparmio per le Camere di Commercio per singolo Elenco Soci gestito di 54 Euro.

I RISPARMI DERIVANTI DALL’ADOZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC)

La totale sostituzione della raccomandata A/R con la PEC nelle FRPXQLFD]LRQL XIĂ€FLDOL R SHU LQYLR di documentazione, genera risparmi potenziali annui molto importanti, sia per il sistema imprenditoriale sia per la Pubblica Amministrazione; ossia un risparmio complessivo per il sistema Paese stimato in 908 milioni di Euro, cosĂŹ suddivisi: 521,2 milioni di Euro per le imprese; 386,8 milioni di Euro per la Pubblica Amministrazione, incluse le Camere di Commercio.

La stima dei risparmi potenziali, per imprese, intermediari e Pubblica Amministrazione, derivanti dalla sostituzione della raccomandata A/R con la PEC è stata ottenuta valutando sia il processo di invio delle raccomandate sia la gestione delle raccomandate ricevute.

Le voci di costo che sono state prese in considerazione sono: per la raccomandata A/R: i costi di formazione della raccomandata (carta, stampa, busta, costo del servizio) ed i tempi per ragJLXQJHUH O¡XIÀFLR SRVWDOH GL DWWHVD ecc; i costi di conservazione della documentazione cartacea inviata o ricevuta; per la PEC: i tempi e i costi di invio; i tempi e i costi di conservazione della documentazione in formato

digitale inviata o ricevuta; il costo del servizio di PEC. $L Ă€QL GHOOD YDOXWD]LRQH GHL ULVSDUPL complessivi si è anche tenuto conto: di possibili “economie di scalaâ€? originate dalla tendenza a concentrare la produzione e l’invio delle raccomandate; di una percentuale di organizzazioQL FKH GLIĂ€FLOPHQWH RSWHUDQQR D causa di una scarsa propensione all’adozione di nuove tecnologie) per una sostituzione della raccomandata con la PEC. I risparmi unitari derivanti dall’adozione della PEC sono risultati di circa 11 Euro rispetto alle raccomandate A/R inviate (risparmio del 78% con l’adozione della PEC in sostituzione della raccomandata A/R) e di 0,9 Euro per quelle ricevute.

Per quanto riguarda il numero annuo di raccomandate è stato utilizzato il dato fornito da Poste Italiane.

SEMPLIFICAZIONE DELLE PROCEDURE PER LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI

L’analisi realizzata su tutti i Libri/Registri tenuti e conservati dalle imprese ha dimostrato come la conservazione in modalità digitale generi, rispetto alla gestione tradizionale, un risparmio (derivante da minori costi di acquisto e gestione del cartaceo) che va dagli 8 ai 17 Euro per singolo Libro/Registro (dal 18% al 42% rispetto alla gestione cartacea), per un totale di 397 milioni di Euro annui per il Sistema imprese e gli intermediari.

La conservazione a norma in formato digitale dei documenti cartacei è resa ancora piÚ favorevole dal Decreto Legislativo 185/08 e rappresenta una IDVH PROWR VLJQLÀFDWLYD GHOOD JHVWLRQH del ciclo di vita di un documento.

La valutazione dei risparmi ottenibili della conservazione digitale dei Libri e Registri1 di cui è obbligatoria la tenuta è, dunque, molto importante.

Nella valutazione dei risparmi non è stata considerata la digitalizzazione e successiva conservazione di docu-

mentazione pregressa. /H YRFL GL FRVWL FRQVLGHUDWH DL ÀQL GHOla valutazione dei risparmi potenziali derivanti dalla conservazione digitale a norma sono stati: relativamente alla conservazione cartacea/tradizionale: il costo di acquisto di Libri e Registri; i costi relativi alla conservazione cartacea (costo ambienti e relativa gestione spazi, faldoni, scaffali, ecc.); il costo del personale addetto alla conservazione; relativamente alla conservazione a norma: il costo del servizio di conservazione sostitutiva (costi di start-up, canone annuale); i costi annui relativi a marche temporali; i costi informatici; il costo relativo al tempo impiegato nella conservazione in formato digitale.

I risparmi stimati, rispetto alla gestione cartacea, sono relativi al primo anno di conservazione digitale dei documenti (rappresentano quindi un risparmio minimo poichĂŠ sul primo anno incidono i costi di start-up). Essi sono rappresentati da un risparmio per singolo libro/registro che va dagli 8 ai 17 euro (dal 18% al 42% rispetto alla gestione cartacea).

SEMPLIFICAZIONE DELLA TENUTA DEI LIBRI SOCIALI, DEI REGISTRI, DELLE SCRITTURE CONTABILI E DELLA DOCUMENTAZIONE D’IMPRESA

Seppur considerevoli i risparmi quanWLĂ€FDWL QHL WUH SXQWL SUHFHGHQWL TXHOOL SL VLJQLĂ€FDWLYL DQFKH VH VROR SRWHQziali, si ottengono informatizzando tutte le fasi di gestione di Libri e Registri, inclusa la loro conservazione.

La stima dei risparmi in questo caso vale ben 10,5 miliardi di Euro annui a vantaggio del sistema imprese nel suo complesso.

In questa stima sono inglobati i risparmi di cui al punto precedente. iged.it 02.2009

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Valori in Euro

Eliminazione Libro Soci

Mancato invio Elenco Soci

PEC

Conservazione Digitale a Norma

6HPSOLĂ€FDzione tenuta Libri

Totale

Imprese / intermediari

Tra 87,3 e 119,4 Milioni

42,6 Milioni

521,2 Milioni

Almeno 397 Milioni

10,5 Miliardi

Circa 11,2 Miliardi

Camere di Commercio

Circa 103 mila

43,6 Milioni Circa 430,5 Milioni

386,8 Milioni Pubblica Amministrazione

Totale

Tra 87,4 e 119,5 Milioni

86,2 Milioni

908 Milioni

Almeno 397 Milioni

10,5 Milioni

11,6 Miliardi

* Sintesi dei risparmi derivanti da alcune delle prescrizioni in materia di digitalizzazione di cui all’articolo 16 del D.L. 185/2008

I risparmi realizzabili dalle imprese gestendo in digitale la documentazione considerata sono generati da minori costi di conservazione, minori costi relativi ad adempimenti burocratici (ad esempio diritti di segreteria corrisposti alla Camera di Commercio), ma soprattutto da minori costi di gestione della documentazione. In particolare, si dimezzano, rispetto alla gestione cartacea, i tempi di aggiornamento di Libri/Registri e i tempi di recupero di dati e informazioni in essi contenuti.

Informatizzando la gestione di Libri e Registri si è valutato che si può ottenere un risparmio medio annuo di 1.600 Euro per impresa, derivante dalla gestione elettronica di tutti i Libri/registri tenuti, ovvero il 46% di costi in meno rispetto ad una gestione cartacea.

La gestione elettronica della documentazione analizzata genera a sua volta una riduzione delle attività a cura delle Camere di Commercio, tuttavia essa non genera alcun risparmio per le Camere di Commercio in quanto l’onere relativo ai diritti di segreteria, corrisposto attualmente dalle imprese alle Camere di Commercio, copre interamente i costi sostenuti dalle stesse

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Camere di Commercio. ,Q GHĂ€QLWLYD GDO SXQWR GL YLVWD SL VWUHWWDPHQWH HFRQRPLFR OD VHPSOLĂ€cazione della tenuta di Libri e Registri avvantaggia esclusivamente il sistema imprese/intermediari; per il sistema Camerale i minori costi sono totalmente compensati da mancate entrate da diritti di segreteria.

CONCLUSIONI

In conclusione, l’impatto annuo dei processi di digitalizzazione sopra esaPLQDWL q TXDQWLĂ€FDELOH SHU LO VLVWHPD Paese in un risparmio “realeâ€? di circa 200 milioni di Euro (da eliminazione della tenuta e conservazione Libro Soci e relativo invio dell’Elenco Soci alle Camere di Commercio) e un risparmio “potenzialeâ€? di 11,4 miliardi GL (XUR GD DGR]LRQH 3(& H VHPSOLĂ€cazione della tenuta di Libri/Registri), per un valore complessivo di circa 11,6 miliardi di Euro come riassunto nella tabella.

NOTE 1

Essi sono: Libro Giornale, Libro degli Inventari, Libri IVA (acquisti e vendita), Libro Magazzino, Libro Adunanze CDA, Libro Adunanze Comitato Esecutivo, Libro Adunanze Collegio sindacale, Libro Adunanze Azionisti, Libro Adunanze Obbligazionisti, Libro delle Obbligazioni, Registro dei Cespiti Ammortizzabili, Registro Carico e Scarico, Registro dei Corrispettivi, Verbali di Assemblee, Verbali di Amministratore Unico.

FOCUS

I registri contabili alla luce delle nuove regole Il nuovo articolo 2215-bis del codice civile introdotto dal decreto anticrisi è stato percepito dagli operatori del settore come un fulmine a ciel sereno. Ma siamo veramente sicuri che la norma complichi il quadro normativo anzichÊ semplificarlo?

GAETANO SILIPIGNI

Introdotto nel codice civile, dal comma 12-bis dell’articolo 16 del D.L. 185/2008, il nuovo articolo 2215-bis rubricato “Documentazione informaticaâ€? dispone che: “I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della PDUFDWXUD WHPSRUDOH H GHOOD ÀUPD GLJLWDOH dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.

Qualora per tre mesi non siano state eseguite UHJLVWUD]LRQL OD ÀUPD GLJLWDOH H OD PDUFDWXUD temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto preYLVWR GDO SUHVHQWH DUWLFROR KDQQR O¡HIÀFDFLD probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile�.

IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

/¡DWWLYLWj GL VHPSOLĂ€FD]LRQH VXOOD possibilitĂ di conservare in via sostitutiva le scritture contabili in alternativa DOOH WUDGL]LRQDOL PRGDOLWj FDUWDFHH KD LQL]LR FRQ LO ' / H SL SUHFLVDPHQWH FRQ O¡DUWLFROR FRPPD WHU FKH GLVSRQH “A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile FRQ VLVWHPL PHFFDQRJUDĂ€FL q FRQVLGHUDWD UHgolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenzaâ€?.

Viene anche aggiunto all’articolo 2220 del codice civile il nuovo comPD VHFRQGR LO TXDOH “Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere resi leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti�.

Ricordiamo che tali norme fanno riferimento alle scritture ed ai documenti GL FXL DOO¡DUWLFROR GHO FRGLFH FLYLOH TXDOL OLEUR JLRUQDOH OLEUR LQYHQWDUL libri sociali, fatture, registri Iva e le altre scritture contabili richieste dalla natura e dimensioni dell’impresa.

6XFFHVVLYDPHQWH FRQ OD OHJJH viene precisato che i registri contabili possono essere tenuti con sistemi meccaQRJUDÀFL HQWUR L WHUPLQL GL SUHVHQWD]LRQH GHOOH UHODWLYH GLFKLDUD]LRQL DQQXDOL 5HFHQWHPHQWH FRQ OD ÀQDQ]LDULD /HJJH YLHQH DSSRUWDWD DOO¡DUWLFROR XQD XOWHULRUH PRGLÀFD che posticipa i termini di tenuta dei registri contabili con sistemi mecFDQRJUDÀFL GL WUH PHVL ULVSHWWR DO WHUPLQH GL SUHVHQWD]LRQH GHOOH UHODWLYH GLFKLDUD]LRQL DQQXDOL &Lz VLJQLÀFD FKH L GRFXPHQWL DOOD VFDGHQ]D GHL WHUPLQL SHU DYHUH YDOLGLtà a tutti gli effetti di legge dovranno essere stampati o in alternativa portati LQ FRQVHUYD]LRQH VRVWLWXWLYD VHFRQGR TXDQWR GLVSRVWR GDOOH QRUPDWLYH YLgenti.

INTERPRETAZIONE EVOLUTIVA DEL 2215-BIS

2FFRUUH SUHFLVDUH D VFDQVR GL HTXLYRci, che l’intervento normativo operato con l’articolo 2215-bis riguarda la tenuta dei documenti informatici e non OD ORUR FRQVHUYD]LRQH FKH FRQWLQXHUj ad essere effettuata nel rispetto delle UHJROH GHO ' 0 RVVLD DSiged.it 02.2009

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GR HUD VRJJHWWR D EROODWXUD H YLGLPD]LRQH VXSHUDQGR FRVu L SUREOHPL FKH DQFRUD RJJL VL SUHVHQWDQR LQ VHGH JLXGL]LDOH 6H SRL VL ULXVFLVVH D SUHYHGHUH O·DSSRVL]LRQH GHOOD ÀUPD H GHOOD PDUFD WHPSRUDOH FRQ FDGHQ]D DOPHQR DQQXDOH QRQ RJQL WUH PHVL VL HYLWHUHEEHUR SRVVLELOL SUREOHPL RSHUDWLYL DOOLQHDQGR OD GLVSRVL]LRQH DO TXDGUR QRUPDWLYR YLJHQWH

SRQHQGR FRQ FDGHQ]D DQQXDOH ÀUPD GLJLWDOH H PDUFD WHPSRUDOH GD SDUWH GHO UHVSRQVDELOH GHOOD FRQVHUYD]LRQH VRVWLWXWLYD &Lz GHWWR SURYLDPR D FDSLUH VH LO OHJLVODWRUH FRQ LO WHUPLQH “marcatura temporale” DEELD YROXWR UHLQWURGXUUH XQD QXRYD VRUWD GL EROODWXUD H YLGLPD]LRQH LQIRUPDWLFD ( VH FRVu IRVVH TXDOH VDUHEEH OD UDWLR VRWWHVD" /D GLVSRVL]LRQH GD FXL LQL]LDUH O·DQDOLVL q FRQWHQXWD QHOO·DUWLFROR GHOOD /HJJH FKH VRSSULPH O·REEOLJR GL EROODWXUD H YLGLPD]LRQH GL DOFXQL OLEUL FRQWDELOL REEOLJDWRUL TXDOL LO OLEUR JLRUQDOH LO OLEUR GHJOL LQYHQWDUL UHJLVWUL ,YD HFF 5LFRUGLDPR FKH FRQWLQXDQR DG HVVHUH DVVRJJHWWDWL DOOD EROODWXUD HG DOOD YLGLPD]LRQH L OLEUL VRFLDOL REEOLJDWRUL SUHYLVWL GDOO·DUWLFROR GHO FRGLFH FLYLOH TXDOL LO OLEUR GHL VRFL GHOOH REEOLJD]LRQL GHOOH DGXQDQ]H HFF QRQFKp WXWWL TXHL OLEUL SUHYLVWL GD QRUPH VSHFLDOL FRPH LO UHJLVWUR GL FDULFR H VFDULFR GHL ULÀXWL (EEHQH WDOH GLVSRVL]LRQH q VWDWD DFFROWD IDYRUHYROPHQWH GD WXWWL JOL RSHUDWRUL GHO VHWWRUH PD QRQRVWDQWH L FKLDULPHQWL GHOOD SUDVVL FRQVROLGDWD FRQWLQXD DQFRUD RJJL D GHVWDUH QRQ SRFKH SHUSOHVVLWj , SUREOHPL LUULVROWL D FDXVD GL XQ PDQFDWR FRRUGLQDPHQWR WUD OH GLVSRVL]LRQL GHO FRGLFH FLYLOH H TXHOOH GHO FRGLFH GL

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SURFHGXUD FLYLOH ULJXDUGDQR O·HIÀFDFLD SUREDWRULD GHOOH VFULWWXUH FRQWDELOL GLJLWDOL H OD ORUR LGRQHLWj DG RWWHQHUH LO ULODVFLR GL XQ GHFUHWR LQJLXQWLYR $O ULJXDUGR VL HYLGHQ]LD FKH O·DUWLFROR GHO F F SUHYHGH FKH L OLEUL EROODWL H YLGLPDWL QHOOH IRUPH GL OHJJH TXDQGR VRQR UHJRODUPHQWH WHQXWL SRVVRQR IDUH SURYD WUD LPSUHQGLWRUL SHU L UDSSRUWL LQHUHQWL DOO·HVHUFL]LR GHOO·LPSUHVD 3DUDOOHODPHQWH O·DUWLFROR GHO F S F QHOO·LQGLYLGXDUH L WLWROL QHFHVVDUL SHU LO ULODVFLR GL XQ GHFUHWR LQJLXQWLYR GLVSRQH FKH “(…) sono altresì prove scritte idonee gli estratti autentici delle scritture contabili di cui agli articoli 2214 e seguenti del codice civile, purché bollate e vidimate nelle forme di legge e regolarmente tenute, nonché gli estratti autentici delle scritture contabili prescritte dalle leggi tributarie”.

3HUWDQWR GDO FRPELQDWR GLVSRVWR GHJOL DUWLFROL GHO F F H GHO F S F VL HYLQFH FKH LO QRWDLR FXL VLD ULFKLHVWR GL ULODVFLDUH XQ HVWUDWWR DXWHQWLFR DG HVHPSLR GHO OLEUR JLRUQDOH DYUj O·RQHUH GL YHULÀFDUH OD VXVVLVWHQ]D GHL UHTXLVLWL GHOOD EROODWXUD H GHOOD YLGLPD]LRQH &Lz GHWWR YROHU UHLQWURGXUUH FRQ O·DUWLFROR ELV XQD QXRYD VRUWD GL EROODWXUD H YLGLPD]LRQH PHGLDQWH O·XWLOL]]R FRQJLXQWR GHOOD ÀUPD GLJLWDOH H GHOOD PDUFD WHPSRUDOH SRWUHEEH UDSSUHVHQWDUH XQ YDOLGR VWUXPHQWR SHU GDUH DO OLEUR JLRUQDOH GLJLWDOH OH PHGHVLPH SURSULHWj FKH DYHYD TXDQ-

6HEEHQH WDOH LQWHUSUHWD]LRQH SRVVD VHPEUDUH ROWUHPRGR HYROXWLYD VRQR LO SULPR DG DPPHWWHUOR q LO FDVR GL ULFRUGDUH FKH O·DUWLFROR GHO ' /JV GLVSRQH HVSUHVVDPHQWH FKH LO GRFXPHQWR LQIRUPDWLFR VRWWRVFULWWR FRQ ÀUPD GLJLWDOH KD O·HIÀFDFLD SUHYLVWD GDOO·DUWLFROR GHO F F RVVLD ID SLHQD SURYD ÀQR D TXHUHOD GL IDOVR ,QROWUH SHU TXDQWR ULJXDUGD O·HVLEL]LRQH LQ JLXGL]LR GHL UHJLVWUL SUHYLVWL GDOOH GLVSRVL]LRQL WULEXWDULH FRPH DG HVHPSLR XQ UHJLVWUR ,YD q VXIÀFLHQWH FKH LO QRWDLR YHULÀFKL VROWDQWR OD UHJRODUH QXPHUD]LRQH HVVHQGR VWDWR HOLPLQDWR SHU TXHVWL XOWLPL O·REEOLJR GL EROODWXUD H YLGLPD]LRQH ,Q FRQFOXVLRQH DOOD OXFH GL TXDQWR VRSUD HVSRVWR HG LQ FRQVLGHUD]LRQH GHO IDWWR FKH VHFRQGR LO QXRYR DUWLFROR ELV OH VFULWWXUH FRQWDELOL WHQXWH FRQ VWUXPHQWL LQIRUPDWLFL FRVWLWXLVFRQR LQIRUPD]LRQH SULPDULD H RULJLQDOH GD FXL q SRVVLELOH HIIHWWXDUH VX GLYHUVL WLSL GL VXSSRUWR ULSURGX]LRQL H FRSLH SHU JOL XVL FRQVHQWLWL GDOOD OHJJH 6L ULWLHQH QRQ VXVVLVWDQR SDUWLFRODUL RVWDFROL QHOO·DIIHUPDUH FKH LO OLEUR JLRUQDOH GLJLWDOH WHQXWR VHFRQGR OH QXRYH UHJROH H FRQVHUYDWR QHO ULVSHWWR GHOOH GLVSRVL]LRQL GHO ' 0 SRVVD FRVWLWXLUH SURYD VFULWWD LGRQHD SHU LO ULODVFLR GL XQ SURYYHGLPHQWR GL LQJLXQ]LRQH

GAETANO SILIPIGNI

(VSHUWR 7ULEXWDULR

,17(59,67$

Un’azienda alla ribalta Siav è un’azienda nazionale che sviluppa e installa applicazioni per la gestione elettronica di documenti e processi aziendali. Recentemente, per meglio gestire il suo sviluppo, ha acquisito un amministratore delegato 1 . Abbiamo voluto porgli 10 domande per meglio conoscere lui e l’azienda che amministra

LA REDAZIONE

1. Dopo 20 anni il “sognoâ€? del IRQGDWRUH $OĂ€HUL 9ROWDQ GL +RW%LW SULPD H GL 6,$9 SRL JUD]LH DOOD VWUDWHJLD SHUVHJXLWD VL SXz EHQ GLUH FKH VLD GLYHQWDWD XQD EHOOD UHDOWj /D VROD 6,$9 6 S $ QHO KD IDWWXUDWR 0LOLRQL GL (XUR LO LQ SL GHO

9XROH SHU FRUWHVLD GHVFULYHUH TXDOH VLD OD UHDOWj RGLHUQD" In Italia ci sono moltissime aziende piccole e medie che, non appartenendo ad alcun gruppo multinazionale, rappresentano veri punti di eccellenza ed innovazione tecnologica. Sono le aziende che costituiscono la vera ricchezza di questo nostro Paese, che rappresentano la spina dorsale dell’economia italiana e che, troppo spesso, in una nazione un po’ esteroÀOD VRQR WUDVFXUDWH GDL PHGLD VWHVVL H IDWWH poco conoscere.

SIAV SpA è sicuramente una di queste.

Azienda leader per numero di clienti ed LQVWDOOD]LRQL QHO PHUFDWR (&0 q LQ IDVH GL crescita continua di volumi e dipendenti. Oggi

si propone di esportare anche all’estero questo patrimonio tecnologico e di competenze tutto Made in Italy.

3HU XQD UHDOWj GHOOH YRVWUH GLPHQsioni è fondamentale non solo indiviGXDUH LQ DOWUL 3DHVL ULVRUVH TXDOLĂ€FDWH per meglio supportare i propri piani GL VYLOXSSR PD DQFKH ´VDJJLDUHÂľ HG “aggredireâ€? i mercati esteri.

4XDOL VRQR JOL RELHWWLYL HG L SLDQL SHU SHUVHJXLUH VXGGHWWL RELHWWLYL" *OL RELHWWLYL VRQR DPEL]LRVL H VÀGDQWL 7UDVIRUPDUH XQ¡$]LHQGD LWDOLDQD SURGXWWULFH GL VRIWZDUH LQ XQD VRUWD GL ´PXOWLQD]LRQDOH tascabile� sulle ali della passione imprendiWRULDOH GHO VXR IRQGDWRUH H GHOOD ULFRQRVFLXWD competenza ed entusiasmo delle persone che sin qui ne hanno costruito il successo.

4XDOL VRQR VHFRQGR /HL OH SURVSHWWLYH D PHGLR H EUHYH WHUPLQH GHO VHWWR-

UH LQ FXL RSHUDWH FRPH YL SRVL]LRQDWH LQ HVVR H GL FRQVHJXHQ]D TXDOL VRQR OH SURVSHWWLYH GHO *UXSSR 6,$9" 3XU LQ XQ SHULRGR GLIÀFLOH GDO SXQWR GL YLVWD dell’economia generale, Siav SpA opera in un mercato, quello della dematerializzazione, gestione documentale e conservazione sostitutiva, che ha ottime prospettive.

(IĂ€FLHQ]D GHL SURFHVVL GRFXPHQWDOL H JHVWLRnali in genere, necessitĂ di perseguire obiettivi di economicitĂ e produttivitĂ sono concetti che accompagneranno la PA e il Privato ancora per molti anni e noi siamo qui per accompagnare, a nostra volta, i nostri clienti lungo questo cammino.

Anche il primo trimestre del 2009 per noi VL H¡ FKLXVR SRVLWLYDPHQWH H TXHVWR LQIRQGH RWWLPLVPR H SRVLWLYLWj SHU LO IXWXUR 4. Gartner Group nelle sue analisi GHO (&0 (QWHUSULVH &RQWHQW 0DQDJHPHQW LQGLYLGXD D]LHQGH FKH VYLOXSSDQR SLDWWDIRUPH GHOOH TXDOL VRQR HXURSHH GL TXHVWH XOWLPH XQD VROD q LWDOLDQD 6,$9

4XDOH q OR VIRU]R FKH 6,$9 VRVWLHQH SHU PDQWHQHUH TXHVWD SRVL]LRQH" 4XDOL VRQR L SURGRWWL SL ¾VLJQLÀFDWLYL¾ FKH VRQR XVFLWL R XVFLUDQQR GDL YRVWUL ODERUDWRUL" &RPH SHQVDWH GL LPSLHJDUH OH ULVRUVH FKH O¡LQWHUQD]LRQDOL]]D]LRQH YL PHWWH D GLVSRVL]LRQH" Personalmente credo che mantenere il posizionamento oggi acquisito richieda, nÊ piÚ nÊ meno, di continuare ad operare come iged.it 02.2009

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GIOVANNI SENO

siamo stati sin qui capaci di fare. Corrette intuizioni, lavoro di squadra e passione sono JOL LQJUHGLHQWL QHFHVVDUL H VXIĂ€FLHQWL SHU SURVHguire sul cammino intrapreso.

I nostri laboratori continueranno a far evolvere una piattaforma software integrata unica nel suo genere, aggiungendo nuove funzionalità e nuovi prodotti (come per esempio VIRGILIO che e’ l’ultimo nato in casa SIAV e che risolve in modo completo ed integrato con la piattaforma ECM la problematica della Conservazione Sostitutiva). In questo percorso le risorse che avremo a disposizione con l’internazionalizzazione saranno un patrimonio che aggiungerà valore alla nostra compagine: diversità come ricchezza e non come impedimento.

5. Contrariamente al “tradizionale�

Made in Italy è stato sempre ritenuto PROWR GLIÀFLOH HVSRUWDUH SLDWWDIRUPH HG DSSOLFD]LRQL VRIWZDUH 5LWHQHWH GL SRWHU VRVWHQHUH H YLQFHUH OD VÀGD GHOO¡HVSRUWD]LRQH GL VRIWZDUH prodotto in Italia? $YHWH XQD SDUWLFRODUH VWUDWHJLD" $QFKH LQ TXHVWR FDVR FRPH LQ DOWUL VHWWRUL WUD OH FDUWH YLQFHQWL VL SRVVRQR DQQRYHUDUH TXDOLWj HG ´,WDOLDQ 6W\OH¾" Qualità sicuramente. Resta vero che il Made in Italy in ambito tecnologico e software soSUDWWXWWR q GLIÀFLOH GD SURPXRYHUH DOO¡HVWHUR molto di piÚ che in altri settori. Noi abbiamo già referenze molto importanti all’estero e credo che in quei casi la chiave del successo sia stata la capacità di saper ascoltare e capire le esigenze dei clienti facendo leva su una à HVVLELOLWj HG XPLOWj FKH VRQR FHUWR FL UHQGRQR anche piÚ ... simpatici di altri.

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'DQGR DQFKH XQ VXSHUÀFLDOH VJXDUGR DO VXR FXUULFXOXP HPHUJH XQ LPSRUWDQWH LPSHJQR LQ VRFLHWj PXOWLQD]LRQDOL FRQ HVSHULHQ]H H UHVSRQVDELOLWj GL PDQDJHPHQW DQFKH D OLYHOOR internazionale. $FFHWWDQGR O¡DWWXDOH SRVL]LRQH KD PROWR SUREDELOPHQWH LQGLYLGXDWR VÀGH HG RSSRUWXQLWj FKH OD KDQQR SDUWLFRODUPHQWH VWLPRODWD 4XDOH ULWLHQH VLD LO FRQWULEXWR FKH SXz GDUH DOOR VYLOXSSR GL 6,$9 H GL FRQWUR FRVD OD VWLPROD LQ TXHVWD VÀGD H TXDOH FRQWULEXWR SXz GDUH DOOD VXD FUHVFLWD professionale?

Se professionalmente non si mantengono vivi stimoli e motivazioni si rischia la noia.

Sin qui ho sempre vissuto e gestito realtà JUDQGL H VWUXWWXUDWH RJJL OD VÀGD q IDU FUHscere e strutturare una realtà di dimensioni contenute imparando da un imprenditore quell’arte che un manager di solito non è abituato a coltivare.

Credo che il mix tra un imprenditore di successo e un manager esperto possa essere vincente.

Mi lasci anche dire che personalmente ho fatto una scelta basata esclusivamente su ciò che ritenevo piÚ appassionante per me e, al giorno d’oggi, mantenere la libertà di poter scegliere, mi creda, è il vero lusso: un lusso che mi sono concesso.

6,$9 VYROJH DQFKH DWWLYLWj LQ TXDOLWj GL 2XWVRXUFHU 4XDOH q LO SHVR D]LHQGDOH H O¡LPSRUWDQ]D FKH 6,$9 DWWULEXLVFH D TXHVWD DWWLYLWj" 4XDOH ULWLHQH FKH VLD LO UXROR GHL 6HUYL]L GL 2XWVRXUFLQJ SHU OH 30, VLD FKH RSHULQR LQGLYLGXDOPHQWH VLD FKH IDFFLDQR SDUWH GL XQ VLVWHPD SURGXWWLYR" 6HPSUH QHL FRQIURQWL GHOOH 30, SHQVD FKH L VHUYL]L LQ RXWVRXUFLQJ SRVVDQR UDSSUHVHQWDUH XQD VROX]LRQH SHUVHJXLELOH H YDOLGD FRPH H SHUFKp" L’offerta di Outsourcing è e resterà uno dei pilastri della nostra crescita.

Stiamo proprio in questi mesi mettendo a SXQWR XQ¡RIIHUWD VSHFLÀFD SURSULR VXOOH 30, per poterle aiutare, a costi certi, nel percorso di dematerializzazione e conservazione a norma dei loro documenti. In quest’offerta verranno anche incluse delle componenti di consulenza normativa per aiutare le aziende a districarsi nel complesso mondo legislativo a riguardo. Tali consulenze verranno espletate

GD QRVWUL SDUWQHU FKH DIÀDQFKHUDQQR L QRVWUL VSHFLDOLVWL SUHVVR LO FOLHQWH ÀQDOH 8QD GHOOH FDUDWWHULVWLFKH GL 6,$9 FKH q DQFKH XQD FRVWDQWH QHOOD YLWD GHOOD VRFLHWj q O¡DWWHQ]LRQH DJOL DVSHWWL VRFLR FXOWXUDOL 0L ULIHULVFR DG DWWLYLWj TXDOL OD YDORUL]]D]LRQH GL EHQL FXOWXUDOL OD UHGD]LRQH H SXEEOLFL]]D]LRQH GL XQ &RGLFH (WLFR OD 6,$9 $FDGHP\ O¡LPSHJQR LQ 6HPLQDUL GL ´HYDQJHOL]]D]LRQH¾ HG DOWUR DQFRUD 0L SLDFHUHEEH DYHUH XQ TXDGUR FRPSOHWR GL TXHVWH DWWLYLWj H GHOOH PRWLYD]LRQH FKH QH VWDQQR DOOD EDVH 7XWWR FLz q VWUHWWDPHQWH ´ÀJOLR¾ GHOOD OXQJLPLUDQ]D LPSUHQGLWRULDOH GHO 3UHVLGHQWH $OÀHUL 9ROWDQ FKH KD GD VXELWR FDSLWR FKH qualunque azienda voglia recitare un ruolo di riferimento sul mercato non può sottrarsi all’essere anche riferimento in campo sociale e culturale. Credo ciò sia una di quelle cose che rende SIAV un’azienda affascinante.

9. Dal punto di vista piÚ prettamente GL PHUFDWR HVLVWH XQR R SL VHWWRUL GL LQGXVWULD QHL TXDOL ULWHQHWH GL SRWHU VXSSRUWDUH PHJOLR GL DOWUL L YRVWUL FOLHQWL" In questi anni abbiamo fatto esperienza in quasi tutti i segmenti d’industria e continueremo su questa strada grazie alle ampie competenze che i nostri consulenti hanno.

(VLVWH TXDOFKH &OLHQWH FKH UDSSUHVHQWD SHU 6,$9 XQD SLHWUD PLOLDUH GHO suo sviluppo?

L’ultima realizzazione e’ sempre quella ´PLOLDUH¾ SHUFKp WHVWLPRQLD XQ XOWHULRUH passo avanti sulla strada del nostro sviluppo H GHOOD ÀGXFLD FKH L FOLHQWL ULSRQJRQR LQ QRL Dovendo scegliere due grandi progetti ancora in corso sui quali ci stiamo con passione misurando citerei Guardia di Finanza e Banca d’Italia.

NOTE 1

9HGDVL ,JHG LW Q SDJLQD

INTERVISTA

Integra Document Management si rafforza sul mercato della gestione documentale Il Direttore Generale della Società commenta i retroscena di un’importante acquisizione grazie alla quale l’azienda si posiziona oggi tra le prime tra realtà italiane attive nel mercato della gestione globale dei processi documentali in outsourcing

FEDERICA CONDĂˆ

Il mercato italiano della gestione documentale viene spesso assimilato al mercato dell’ICT. Questa però è un’errata generalizzazione considerando che, per il mercato del documentale, la componente tecnologica – sebbene importante – pesa solo in parte sul valore complessivo generato dal servizio offerto.

La tendenza evolutiva che si delinea in questo momento nel mercato del documentale è ben rappresentata dal concetto del SaaS: “Solutions as a Serviceâ€?. Questo modello consente di integrare e utilizzare le componenti tecnologiche e applicative in modalitĂ strettamente funzionale al servizio e agli Sla (Service level agreement) attesi dall’end user.

Si arriva cosÏ a parlare di servizi di Business Process Outsourcing (BPO), attività che supportano le aziende con l’esigenza di ridisegnare i processi sulOD EDVH GHL FRQWHQXWL 4XHVWR DO ÀQH di ridurre le attività a medio/basso valore aggiunto per concentrarsi sul core business; aumentare il livello di à HVVLELOLWj GL JHVWLRQH GHL SURFHVVL GRcumentali; ridurre i costi di gestione degli archivi e dei processi cartacei e, VRSUDWWXWWR WUDVIRUPDUH L FRVWL ÀVVL LQ variabili.

I servizi di BPO includono: una componente logistica (conservazione documenti); una componente di natura archiviVWLFD TXLQGL GL ÀOH PDQDJHPHQW (archiviazione e servizi di estrazione on-demand); una componente relativa al servizio a valore aggiunto di validazione del documento; una componente di natura infrastrutturale e applicativa - ovvero la tecnologia abilitante (motore di ZRUNà RZ OD ÀUPD GLJLWDOH HFF

una componente applicativa intelligente, che altro non è che una combinazione di questi fattori verticalizzata sulle esigenze del cliente.

A tutto ciò si aggiunge anche una componente consulenziale, collante fondamentale per queste attività .

In questo contesto sono poche le aziende in grado di offrire copertura globale dell’intero ciclo documentale.

Il mercato è rappresentato da un numero elevato e frammentato di player con modelli di business profondamente diversi tra loro: grandi multinazionali che distribuiscono tecnologia abilitante o piattaforme documentali con un modello di vendita a licenza;

system integrator che al giorno d’oggi non possono esimersi dall’avere all’interno della propria offerta una componente di natura documentale; altre aziende - i cosĂŹ detti “serviceâ€? - che offrono unicamente servizi di scansione e indicizzazione dei documenti; ci sono addirittura i proprietari di semplici magazzini che offrono solo una parte di tutti questi servizi.

Esistono però anche aziende solide e strutturate come IDM Group, con un modello di business che copre a livello globale tutte le componenti necessarie

MARIO CALCAGNINI

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ad erogare vere e proprie soluzioni integrate per la gestione dei processi documentali cartacei e digitali. “Aziende come la nostra si propongono di sollevare i clienti dalla gestione dei documenti in generale e di rendere fruibile unicamente i contenuti, le immagini e l’originale su richiesta. Siamo convinti che questo settore sia destinato a rafforzarsi fondamentalmente per due motivi: il cliente vuole un’unica interfaccia in grado di gestire qualsiasi problema si presenti cosĂŹ come vuole garanzia di continuitĂ aziendaleâ€?, ha commentato Mario Calcagnini, Direttore Generale di IDM Group.

In questo contesto, IDM Group si posiziona come la terza realtĂ italiana attiva nel mercato della gestione globale dei processi documentali in outsourcing.

“L’acquisizione di Anacomp Italia è la conferma della determinazione di IDM ad investire e a posizionarsi come leader nel mercato documentaleâ€?, ha continuato Calcagnini. “Questo cammino è iniziato con l’ingresso di Alto Partners SGR nell’assetto societario, si è sviluppato con l’affermazione dell’azienda come riferimento primario per l’archiviazione documentale nel mercato assicurativo e parabancario; è proseguito poi con l’attuazione di una strategia di crescita e consolidamento nel proprio mercato, andando in controtendenza rispetto all’attuale scenario socio-economico. La nostra mission ci porta a fornire alle aziende un approccio oggettivo verso la gestione delle informazioni: laddove esiste una gestione documentale complessa e/o mista (archivi cartacei e documenti elettronici), IDM Group è in grado di valutare e poi suggerire la migliore soluzione da adottare in termini di risparmi economici, di tempo e di risorseâ€?.

Con un fatturato consolidato 2008 pari a circa 24 milioni di Euro, IDM Group si rivolge al mercato delle imprese medio-grandi, con oltre 250 clienti attivi appartenenti ai maggiori gruppi industriali italiani.

IDM Group ha una presenza ormai consolidata nel mercato assicurativo e parabancario e, tramite l’acquisizione, va a posizionarsi anche sul mercato bancario tradizionale e delle societĂ industriali. “Il Gruppo è in grado di garantire al cliente una continuitĂ di rapporto certa, un delivery rapido, elevati livelli di servizio e prezzi competitivi, facendo leva su una notevole crescita dimensionale e una vasta gamma di competenze.â€? ha aggiunto Calcagnini.

IDM Group è organizzata in due divisioni, IDM Services e IDM Solutions.

L’offerta di IDM Services si concretizza in servizi avanzati per la gestione integrata degli Archivi Documentali, GHO 0DJD]]LQR 6WDPSDWL GHOO¡8IÀFLR Posta e delle attività di Stampa e Postalizzazione. Tutta la parte dei servizi GL $UFKLYLD]LRQH ÀVLFD VL DSSRJJLD D strutture proprietarie altamente quaOLÀFDWH H VLFXUH 'RFXPHQW &HQWHU

cosÏ come la parte dei servizi relativi alle attività di lavorazione e trasformazione dei documenti si appoggia DOO¡DPSLD SDUWH GL SURGX]LRQH 3URFHVV &HQWHU H GL JHVWLRQH GHL GDWL 'DWD &HQWHU GL ,'0 *URXS L’offerta di IDM Solutions include invece servizi e soluzioni che vanno dalla cattura delle informazioni, alla JHVWLRQH GHL :RUNà RZ DO :HE 0DQDgement, al monitoraggio delle attività di Business Process Outsourcing, sino alla Conservazione Sostitutiva, e si basano su un’infrastruttura tecnologica scalabile e creata con la logica SaaS VRIWZDUH HURJDWR FRPH VHUYL]LR in modo da ridurre i tempi di avviamento, monitorando costantemente gli investimenti e ottimizzando tutti i à XVVL GL GDWL JHVWLWL GDOO¡D]LHQGD I Data Center, tecnologicamente avanzati, consentono ad IDM Solutions di gestire, rendere disponibili online e conservare miliardi di documenti e, nel contempo, di soddisfare tutti i cri-

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WHUL GL VLFXUH]]D HG HIÀFLHQ]D ULFKLHVWL GDO FOLHQWH /D GLVORFD]LRQH JHRJUDÀFD VX VHGL GLYHUVH GHL 3URFHVV &HQWHU GHL 'RFXPHQW &HQWHU ROWUH PLOLRQL GL GRFXPHQWL JHVWLWL 0T GL VSD]LR DUFKLYL H GHL 'DWD &HQWHU FRQ PLOLDUGL GL LPPDJLQL RQOLQH

GL ,'0 *URXS DVVLFXUD DIÀGDELOL procedure di Disaster Recovery e di %DFN 8S FKH JDUDQWLVFRQR DO FOLHQWH OD FRQWLQXLWj GHO VHUYL]LR %XVLQHVV &RQWLQXLW\ HG LO ULSULVWLQR GL WXWWH OH IXQ]LRQL GHO FHQWUR GDWL GHOO·RUJDQL]]D]LRQH QHO PRGR SL YHORFH H FRPSOHWR SRVVLELOH )RQGDPHQWDOL SHU ,'0 *URXS VRQR L VHUYL]L GL FRQVXOHQ]D VSHFLDOL]]DWD FKH DIÀDQFDQR LO FOLHQWH QHOOD YDOXWD]LRQH SUHOLPLQDUH GHOOH FDUDWWHULVWLFKH GHL EHQHÀFL H GHL FRVWL OHJDWL DOO·DGR]LRQH

GL XQ VHUYL]LR H R GL XQD VROX]LRQH GL JHVWLRQH GHJOL DUFKLYL SLXWWRVWR FKH GL ZHE GRFXPHQW PDQDJHPHQW R GL ZRUNÁRZ PDQDJHPHQW ,'0 *URXS FRQWD FLUFD GLSHQGHQWL RSHUDQWL QHOOD VHGH FRPPHUFLDOH H PDUNHWLQJ GHOOD VRFLHWj VLWXDWD D 0LODQR H QHOOH VHGL RSHUDWLYH SURSULHWDULH DUWLFRODWH VX 0LODQR 5KR 6XOELDWH H 'RPRGRVVROD 8Q·DFTXLVL]LRQH GXQTXH LPSRUWDQWH FRQ RELHWWLYL GL FUHVFLWD DPEL]LRVL FKH FRQIHUPDQR OD VWDELOLWj H OD VWUDWHJLD GHOO·D]LHQGD GL DPSOLDUH OD SURSULD VWUXWWXUD H OD SUHVHQ]D GHO JUXSSR VX PHUFDWL GLYHUVLÀFDWL “Nei progetti futuri rientra l’intenzione di aumentare la nostra VROLGLWj ÀQDQ]LDULD H OD FDSLOODULWj VXO WHUritorio.

6WLDPR DQFKH ODYRUDQGR D XQ·DOWUD DFTXLVL]LRQH FKH ROWUH D IDUFL UDJJLXQJHUH O·RELHWWLYR

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FEDERICA CONDÈ

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APPROFONDIMENTI

Fatturazione Elettronica: superare gli ostacoli che ne frenano l’adozione “Fare sistemaâ€? è il motore della fatturazione Elettronica e ne è anche il principale risultato: questo, in estrema sintesi, il messaggio principale che emerge dalla Ricerca 2009 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ALESSANDRO PEREGO, PAOLO CATTI E ELISA GALBIATI

L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha presentato il 13 maggio i risultati dell’edizione 2009 della Ricerca, pubblicati nel Rapporto “Fare sistema: il vero motore della Fatturazione Elettronicaâ€? (disponibile nella Sezione Premium del sito www.osservatori. net). Il focus della Ricerca è incentrato sulla Fatturazione Elettronica, distinguendo tra i principali modelli di riferimento: modelli di conservazione sostitutiva delle fatture, dove l’enfasi è posta sulla dematerializzazione del documento fattura, secondo le indicazioni previste dalla normativa; modelli di fatturazione elettronica “in senso strettoâ€? e “a norma di leggeâ€?, quando la fattura rimane documento elettronico in tutto il suo ciclo di vita, nel pieno rispetto della normativa sulla fatturazione elettronica; modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento, dove l’enfasi progettuale è posta sullo scambio dei principali documenti del ciclo (dati DQDJUDĂ€FL H FRPPHUFLDOL RUGLQL GRcumenti di trasporto, fatture, avvisi di pagamento ecc.) in formato elettronico strutturato, secondo una sintassi e una semantica condivise tra le parti.

La partecipazione all’Evento di pre-

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sentazione dei risultati della Ricerca ² DQFKH TXHVW¡DQQR VL VRQR VÀRUDWH le mille presenze – ha confermato ancora una volta il grande interesse che questa tematica è in grado di catalizzare nel nostro Paese, dove l’adozione di soluzioni riconducibili alla Fatturazione Elettronica, ancorchÊ un fenomeno oggi ancora limitato, è in forte espansione.

Con questo articolo vogliamo soffermarci su quelli che sono i principali ostacoli – veri o presunti – che ancora rallentano la diffusione di progetti di Fatturazione Elettronica. Queste barriere sono riconducibili a due principali categorie: quelli esterni alle organizzazioni – ossia legati a scelte di sistema, sulle quali la singola organizzazione ha poca o nessuna capacità di LQà XHQ]D ² H TXHOOL LQWHUQL DOOH RUJDnizzazioni (Figura 1).

Appartengono alla prima categoria gli ostacoli generalmente indicati come: “la confusione normativaâ€?, intesa come scarsa chiarezza del quadro normativo che porta con sĂŠ un’elevata percezione del rischio di non conformitĂ ; “la mancanza di standardâ€?, intesa in VHQVR ODWR FRPH OD GLIĂ€FROWj D VYLluppare progetti di integrazione B2b, per carenza di strumenti di interoperabilitĂ o per scarso com-

mitment da parte di clienti e fornitori.

Alla seconda categoria appartengono, invece, tutti quegli ostacoli di natura organizzativa – interni alle aziende – che possono condizionare la partenza e lo sviluppo dei progetti di Fatturazione Elettronica.

Le tre tipologie che abbiamo piĂš tipicamente riscontrato durante lo svolgimento della Ricerca sono le seguenti: “la scarsa consapevolezza del valoreâ€? che questi progetti possono portare; “la frammentazione del ciclo ordine-pagamentoâ€?, sia da un punto di vista organizzativo sia in relazione ai sistemi informativi di supporto, che spesso ostacola una visione integrata del processo; “la scarsa propensione alla collaborazione verso l’esternoâ€?, con clienti e fornitori.

Nel seguito verranno esaminate queste cinque tipologie di ostacoli, sottolineando le azioni che portano al loro superamento, nell’ordine di importanza dettato dall’esperienza maturata nella conduzione di numerosi studi di caso, nell’interazione diretta con i manager coinvolti in questi progetti, nell’analisi di survey su imprese utenti e non utenti e nel corso di discussioni avvenute all’interno di convegni e seminari sul tema.

LA CONSAPEVOLEZZA E IL “COMMITMENT� DEL VERTICE

La mancanza di consapevolezza della piĂš ampia prospettiva e della reale portata dei progetti di Fatturazione Elettronica costituisce, in base agli VWXGL FRQGRWWL OD SULPD H SL VLJQLĂ€cativa barriera all’adozione. Ăˆ questa, tipicamente, una barriera QDVFRVWD FKH LPSHGLVFH Ă€Q GDOOH IDVL iniziali di prendere in considerazione LO WHPD FRQ OD GRYXWD DWWHQ]LRQH H ID assumere alle altre criticità – soprattutto quelle esterne – una valenza assolutamente eccessiva.

Acquisire consapevolezza del reale YDORUH GHL SURJHWWL GL IDWWXUD]LRQH elettronica è un compito prioritario del “top managementâ€?, sia di “Lineâ€? sia dell’Alta Direzione, in quanto consente di generare il necessario comPLWPHQW H GL WUDVIHULUOR DL GLYHUVL OLYHOOL dell’organizzazione. Il pieno commitment, sia del Vertice sia delle Line coinvoolte, è la miglior garanzia che il progetto assuma la prospettiva ampia dell’integrazione e della dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento, OD TXDOH SRUWD L PDJJLRUL EHQHĂ€FL Nei casi in cui il progetto sia invece

spinto prevalentemente a livello di Line, è piÚ probabile che assuma una prospettiva locale (per esempio, progetti di sola conservazione sostitutiva o di integrazione di porzioni limitate GHO FLFOR GHOO¡RUGLQH IRUWHPHQWH OHJDte alla prospettiva della Line che li ha attivati). Progetti di questo tipo, tutWDYLD ² D SDWWR FKH L EHQHÀFL RWWHQXWL a livello locale siano correttamente comunicati – possono acquisire visibilità , approvazione e sostegno anche da parte del Vertice, ed essere in ultima istanza estesi nella prospettiva dell’intero processo. Dualmente, i progetti FKH KDQQR XQ IRUWH FRPPLWPHQW D livello di Alta Direzione, ma un basso commitment a livello locale, corrono il rischio di essere percepiti come calati GDOO¡DOWR ,Q TXHVWL FDVL q IRQGDPHQWDOH WUDVIHULUH LO JLXVWR FRPPLWPHQW VXOOH Line attraverso un’attenta gestione della governance di progetto e delle leve di change management.

LA GESTIONE INTEGRATA DEL CICLO ORDINE-PAGAMENTO

La seconda barriera è rappresentata GDOOD IUDPPHQWD]LRQH FRQ FXL q XVXDOmente gestito nelle organizzazioni il

Figura 1 - I principali ostacoli all’adozione di soluzioni di Fatturazione Elettronica Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione – School of Managemet del Politecnico di Milano – www.osservatori.net

ciclo ordine-pagamento.

La mancanza di visione unitaria del ciclo contribuisce a ridurre la consapevolezza del valore derivante dai progetti di Fatturazione Elettronica e, nel contempo, rappresenta la principale criticità per coloro i quali hanno PDWXUDWR OD FRQYLQ]LRQH GL IDUH /H YDULH IDVL FKH FRPSRQJRQR LO FLFOR RUGLQH FRQVHJQD IDWWXUD]LRQH H SDJDPHQWR ² VLD ODWR FOLHQWH VLD ODWR IRUnitore – ricadono, storicamente, sotto la responsabilità di unità organizzative GLIIHUHQWL JOL $FTXLVWL OH 9HQGLWH la Logistica, il Customer Service, l’Amministrazione, la Tesoreria, ecc.), nessuna delle quali ha la responsabilità o, quantomeno, la visione dell’intero processo. Che si tratti di un unico SURFHVVR GL FRQWUR q HYLGHQWH GDO IDWWR FKH LO FOLHQWH ÀQDOH q LQWHUHVVDWR DOOH prestazioni complessive – accuratezza, WHPSHVWLYLWj HIÀFLHQ]D ² H FKH TXHVWH dipendono non solo dalle prestazioni LQWHUQH GL FLDVFXQD IDVH EHQVu DQFKH GDOO¡HIÀFDFLD FRQ FXL OH GLYHUVH IDVL sono tra loro integrate.

Questo processo è, invece, tipicamente gestito come un insieme di attività debolmente interconnesse tra loro – tramite lo scambio dei principali documenti – e le cui prestazioni complessive sono solo raramente misurate. La gestione del ciclo ordinepagamento come un processo unico q SHUWDQWR XQ SUHUHTXLVLWR IRQGDmentale per l’adozione dei paradigmi di Fatturazione Elettronica piÚ comSOHWL $IIURQWDUH L SURJHWWL GL IDWWXrazione elettronica e di integrazione del ciclo ordine-pagamento con una chiara visione per processo consente di prevedere, supportare e – in molti casi – automatizzare tutte le esigenze di coordinamento e, quindi, di integrazione presenti lungo l’intero ciclo. $IIURQWDUH XQ SURJHWWR GL )DWWXUD]LRne Elettronica assumendo la prospettiva della gestione integrata del ciclo ordine-pagamento ha due implicazioQL IRQGDPHQWDOL il coinvolgimento, nella governance di progetto, di tutte le Line che hanno un ruolo importante nel ciFOR GHOO¡RUGLQH FRVWUXHQGR ÀQ GDOO¡RULJLQH XQ WHDP LQWHUIXQ]LRQDOH l’attenzione alla gestione del cambiamento, per garantire il necessaiged.it 02.2009

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rio trasferimento del commitment e l’allineamento dell’organizzazione e dei sistemi informativi alle dinamiche del processo unico.

Una debole attenzione alla gestione del cambiamento è una delle principali criticità nei progetti di Fatturazione Elettronica. Da uno studio condotto su 330 progetti in 194 imprese abbiaPR YHULÀFDWR FRPH VROR LQ XQ WHU]R di questi sia stato previsto un piano organico e formalizzato di gestione del cambiamento. La gran parte della organizzazioni analizzate ha DIÀGDWR OH SURSULH D]LRQL GL FKDQJH management relative a progetti di Fatturazione Elettronica a iniziative di comunicazione interna e formazione.

Solo in pochi casi, si è fatto ricorso anche ad altri strumenti, quali la formalizzazione del comportamento, il coinvolgimento delle persone già nelle SULPH IDVL GL GHÀQL]LRQH GHO SURJHWWR HDUO\ LQYROYHPHQW OD PRGLÀFD GHJOL obiettivi di business, la selezione speFLÀFD GL QXRYH SHUVRQH Va rilevato che un progetto di Fatturazione Elettronica esteso può anche concretizzarsi attraverso un insieme di progetti ciascuno di ambito volutamente locale, a patto, però, che VLD LPPDJLQDWD ÀQ GDOO¡LQL]LR XQD strategia di evoluzione del progetto nella prospettiva dell’intero processo. ,Q TXHVW¡RWWLFD FRQVHJXLUH EHQHÀFL a livello locale (per esempio, in Contabilità , Amministrazione, Acquisti) e darne progressiva evidenza può consentire di ottenere una crescente condivisione e un maggiore consenso all’interno dell’organizzazione.

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L’APERTURA ALLA COLLABORAZIONE

Il terzo ostacolo alla diffusione dei progetti di Fatturazione Elettronica q OD GLIÀFROWj ² GHULYDQWH GD VFDUVD conoscenza e, in taluni casi, da fattori FXOWXUDOL ² FKH PROWH LPSUHVH KDQQR QHO FROODERUDUH FRQ DOWUH LPSUHVH ² VLDno esse concorrenti o semplicemente fornitori, clienti e provider di servizi.

Il non considerare la propria impresa come parte di un sistema piĂš ampio ² LO VHWWRUH OD Ă€OLHUD LO GLVWUHWWR ² LPpedisce di riconoscere la dipendenza VHPSUH SL VLJQLĂ€FDWLYD GHOOH SURSULH prestazioni da quelle degli altri attori e, QHOOR VSHFLĂ€FR GL FRQVHJXLUH L EHQHĂ€ci che derivano dall’integrazione B2b, tipico “punto di arrivoâ€? dei progetti di Fatturazione Elettronica piĂš estesi.

Le motivazioni alla base di questa “chiusura� possono essere diverse.

In molti casi, non si conoscono nel dettaglio i processi, gli obiettivi, le esigenze dei propri clienti e fornitori e non si è, quindi, in grado di valutare come creare valore attraverso l’integrazione B2b. In altri casi, prevale LQYHFH XQD VRUWD GL GLIÀGHQ]D YHUVR OD controparte, con la quale si instaurano prevalentemente relazioni negoziali.

Un fondamentale prerequisito per l’adozione dei paradigmi di Fatturazione Elettronica piÚ completi è, quindi, rappresentato dalla conoscenza delle opportunità e dei vincoli legati al contesto esterno.

Alcune attivitĂ utili a conseguire questa consapevolezza e a facilitare, di conseguenza, lo sviluppo di progetti di integrazione del ciclo ordine-pagamento in una prospettiva di collaborazione con i propri partner sono:

le iniziative di comunicazione, forPD]LRQH VSHFLÀFD H FRLQYROJLPHQWR diretto sul progetto effettuate a cominciare proprio dai partner commerciali; OD SDUWHFLSD]LRQH ² DWWLYD H FRQYLQWD ² DL 7DYROL GL /DYRUR LQ FXL VL GHÀQLVFRQR JOL VWDQGDUG GL ÀOLHUD FRPH quelli di Indicod-ECR nel Largo consumo, DAFNE nel Farmaceutico, EDIEL nel mondo degli EletWURGRPHVWLFL 0(7(/ SHU LO 0DWHriale Elettrico, ecc.); le iniziative di divulgazione delle EHVW SUDFWLFH H GHL EHQHÀFL FKH sono stati raggiunti).

LA CHIAREZZA E LA STABILITĂ€ DEL QUADRO NORMATIVO

Una delle barriere alla diffusione della Fatturazione Elettronica piÚ comunemente citate è la scarsa chiarezza del quadro normativo che fa percepire un maggiore rischio dell’investimento, legato sia alla necessità di dover FRQWLQXDPHQWH LQVHJXLUH PRGLÀFKH o interpretazioni diverse del quadro stesso, sia all’eventualità di adottare soluzioni non conformi.

Il quadro normativo sui temi della fatturazione elettronica e conservazione sostituiva presenta un merito fondamentale e un difetto principale.

Il merito fondamentale è che si tratta di un quadro regolamentare completo - in buona parte desunto da una matrice comune a livello europeo - e VXIÀFLHQWH SHU GHÀQLUH SURFHVVL GL IDWturazione elettronica compatibili con le disposizioni dell’Autorità Fiscale.

Il difetto principale è, per contro, legato alla presenza di alcune compliFD]LRQL H VSHFLÀFKH QD]LRQDOL FKH QRQ

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fanno, in realtĂ , parte della direttiva originaria.

Alla luce di queste considerazioni, abELDPR LGHQWLÀFDWR DOFXQH SULRULWj FKH a nostro modo di vedere, dovrebbero guidare il legislatore nel processo di sviluppo del quadro regolamentare: procedere nella direzione dell’armoQL]]D]LRQH H VHPSOLÀFD]LRQH GHO TXDdro normativo europeo e nazionale; resistere alla tentazione di cambiare molto il quadro normativo di riferiPHQWR ² TXDQG¡DQFKH IRVVH SHU LO PHJOLR ² SHU QRQ GHVWDELOL]]DUH FKL già sta facendo (e, come documentato QHO UDSSRUWR QRQ VRQR SRFKH OH LPSUHVH FKH VL VRQR PRVVH

Detto questo, è importante evidenziare FRPH PROWH LPSUHVH KDQQR LQ UHDOWj visto nella normativa sulla Fatturazione Elettronica e conservazione sostituiva un’importante opportunità per avviare SURJHWWL LQ XQ¡DUHD FKH ² LQ DVVHQ]D GL riferimenti normativi completi, come SULPD GHO ² DYUHEEH ULFKLHVWR XQD SURSHQVLRQH DO ULVFKLR DVVDL PDJJLRUH Come sempre accade, quindi, a fronte di un identico quadro normativo, ciò FKH UHDOPHQWH GLVWLQJXH OH D]LHQGH FKH VL VRQR PRVVH GD TXHOOH FKH KDQQR scelto di non fare è il diverso approccio organizzativo: piÚ orientato a cogliere i EHQHÀFL GHOO¡LQWHJUD]LRQH H GHOOD GHPDterializzazione oppure piÚ propenso a LGHQWLÀFDUH QHO SUREOHPD QRUPDWLYR uno scoglio insuperabile.

GLI STRUMENTI PER L’INTEROPERABILITÀ

Un secondo ostacolo esterno alle orgaQL]]D]LRQL q FRPXQHPHQWH LGHQWLÀFDWR nel problema degli standard. L’assenza di standard o i troppi standard rendeUHEEHUR GLIÀFLOH FROODERUDUH LQ PRGR HIÀFLHQWH DOO¡LQWHUQR GL XQD ÀOLHUD e ancor peggio sarebbero un freno nell’interazione con altri sistemi (banFKH SXEEOLFKH DPPLQLVWUD]LRQL HFF R con l’estero.

Un’analisi del problema degli standard basato sull’evidenza empirica deve però partire da alcuni punti fermi.

Il tema degli standard è molto piÚ DPSLR ULVSHWWR DOOD VROD GHÀQL]LRQH della sintassi del documento fattura.

Lo sviluppo di standard a supporto della relazione cliente-fornitore riFKLHGH GL FRQVLGHUDUH WXWWL JOL HOH-

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PHQWL FKH SRVVRQR IDYRULUH OD JHstione integrata dei processi interaziendali e comprende, quindi, aspetti legati alla semantica (per HVHPSLR OD FRGLĂ€FD GHL SURGRWWL H GHOOH SDUWL H DO SURFHVVR Ăˆ tipicaPHQWH ULFKLHVWR XQ ODYRUR SOXULHQQDOH – sia nelle fasi di concezione e sviluppo sia nelle fasi di adozione e diffusione – in cui è fondamentale la ricerca GHO FRQVHQVR H FKH QHFHVVLWD GL SHUVRne con competenze di business; gli standard sono mattoni fondamentali per la collaborazione; dove sono presenti la diffusione è facilitata, il vero SUREOHPD VL YHULĂ€FD LQ TXHL VHWWRUL GRYH non sono disponibili standard, assenza FKH UHQGH HIIHWWLYDPHQWH SL GLIĂ€FLOH OD collaborazione; LO QXPHUR GL VWDQGDUG VLQWDWWLFL HVLstenti è decisamente superiore a quello degli standard realmente utilizzati.

Questi ultimi sono solo alcune unitĂ , al piĂš declinati in diversi sotto-dialetti e risultano interfacciabili in maniera piuttosto semplice, tramite traduttori.

Con queste premesse, il vero lavoro FKH VL GHYH DIIURQWDUH QRQ q O¡XWRSLFD scelta dello standard unico e nemmeno lo sviluppo di nuovi standard. Si tratta SLXWWRVWR GL YHULĂ€FDUH OH HVLJHQ]H GL LQWHURSHUDELOLWj WUD L SRFKL VWDQGDUG realmente diffusi e costruire gli struPHQWL RSHUDWLYL WUDGXWWRUL SHU UHDOL]zarlo. In questo senso, è importante YHULĂ€FDUH FKH L GRFXPHQWL SRVVDQR essere letti secondo la prospettiva del SURFHVVR ² FLRq FKH FRQWHQJDQR WXWWH le informazioni utili a facilitare l’integrazione – e vi sia un accordo pieno sulla semantica (per esempio, codici SURGRWWR XQLYRFL ,Q TXHVWR PRGR l’ingresso di un nuovo ecosistema nel “mondoâ€? dell’integrazione B2b – sia esso la Pubblica Amministrazione o XQD QXRYD Ă€OLHUD ² SRWUj DYYHQLUH LQ modo piĂš semplice e rapido, forte della garanzia di interoperabilitĂ . Ă‹ HYLGHQWH FKH QHL VHWWRUL GRYH QRQ IRVVHUR JLj LQ XVR VWDQGDUG GL Ă€OLHUD settore si affermerĂ lo standard (o JOL VWDQGDUG FKH DYUj SL SRWHQ]LDOH FRPH q VHPSUH VWDWR RVVLD FKH VDUj impostato secondo una prospettiva internazionale e avrĂ una solida base DJJUHJDQWH OD 3$ OH EDQFKH XQ¡DVVRFLD]LRQH LQ XQ VHWWRUH FKLDYH

Tutti questi sono i fattori cruciali di

risposta alle principali criticità da mettere in atto per un’adozione piÚ diffusa della Fatturazione Elettronica.

4XHOOR FKH DVVXPH SDUWLFRODUH ULOHYDQ]D FRPH VRWWROLQHDWR DQFKH GDO WLWROR della Ricerca, è però il fare sistema.

Fare sistema è infatti il motore per accelerare e favorire la diffusione di un’innovazione di processo comunque LQDUUHVWDELOH SHU OD IRU]D GHL EHQHÀFL SRWHQ]LDOL FKH OD VRVWHQJRQR PD FKH si affermerebbe in modo piÚ lento e meno consapevole. Fare sistema, però, q DQFKH LO SULQFLSDOH ULVXOWDWR GL TXHVWR cammino, in quanto la Fatturazione Elettronica può realmente costituire la base sulla quale costruire una piÚ profonda conoscenza reciproca e una reale FROODERUD]LRQH WUD L GLYHUVL VRJJHWWL FKH contribuiscono a creare valore per gli XWHQWL H L FRQVXPDWRUL ÀQDOL

ALESSANDRO PEREGO

Professore associato di Logistica e Supply FKDLQ PDQDJHPHQW SUHVVR LO 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR H 5HVSRQVDELOH VFLHQWLÀFR dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica H 'HPDWHULDOL]]DL]RQH GHOOD 6FKRRO RI Management del Politecnico di Milano

PAOLO CATTI

Responsabile della Ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica H 'HPDWHULDOL]]DL]RQH GHOOD 6FKRRO RI Management del Politecnico di Milano

ELISA GALBIATI

Ricercatore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e 'HPDWHULDOL]]DL]RQH GHOOD 6FKRRO RI Management del Politecnico di Milano

APPROFONDIMENTI

La conservazione delle e-mail Come considerale, quali le loro caratteristiche, come verificare la loro autenticitĂ , cosa e come conservarle?

GIANFRANCO PONTEVOLPE

La posta elettronica è tra gli strumenti GL FRPXQLFD]LRQH SL GLIIXVL HG HIÀFDci, ma proprio questa sua connotazioQH KD ÀQRUD PHVVR LQ VHFRQGR SLDQR il suo valore documentale. Eppure le missive tradizionali sono sempre state considerate parte integrante dei processi documentari, riconoscendone appieno la rilevanza amministrativa ed il valore storico.

La posta elettronica, al contrario, viene ancora considerata un documento minore, nonostante di giorno in giorno cresca la sua importanza per le attivitĂ produttive: si tratta di una quantitĂ enorme di informazioni che hanno

un grande valore per le organizzazioni, ma che quest’ultime spesso non sono in grado di gestire ed archiviare correttamente.

Di seguito, dopo una veloce panoramica sulle problematiche legate alla conservazione delle e-mail, saranno forniti alcuni spunti considerando i prodotti di mercato correnti ed il contesto normativo italiano.

CARATTERISTICHE DELLE E-MAIL

La posta elettronica nacque con il progetto Arpanet (l’antesignano di

Internet) negli anni ’70 e quasi subito si rivelò un mezzo di comunicazione innovativo, non solo piÚ veloce di una tradizionale missiva, ma anche piÚ agevole e meno formale. Sembra incredibile, ma gli standard di allora (Rfc 821 e 822) sono rimasti sostan]LDOPHQWH LQYDULDWL ÀQR DG RJJL VL sono semplicemente arricchiti di nuove funzionalità .

Tutti sanno come funzionano le email – almeno come utenti – ma può essere ugualmente utile richiamare alcuni aspetti.

L’applicazione di posta elettronica è di tipo client/server, cioè l’utente utilizza il proprio computer semplicemente per connettersi ad un server che si preoccuperà dell’invio e della ricezione dei messaggi. Il server riserva a ciascun utente uno spazio di memoria, chiamato mailbox o cassetta postale, in cui vengono memorizzati i messaggi in partenza ed in arrivo. Il client di posta può accedere alla mailbox presente sul server per visualizzare l’elenco dei messaggi, leggerli oppure scaricarli singolarmente o in massa.

I sistemi server mantengono i mesVDJJL LQ PHPRULD ÀQFKp O¡XWHQWH QRQ li cancella, si può dire quindi che si tratta di sistemi che spontaneamente conservano le informazioni. I prodotti attuali però non sono concepiti per la conservazione permanente dei messaggi e di solito vengono impostati in modo da incentivare l’utente a cancellare le vecchie e-mail (la prassi iged.it 02.2009

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mente con caratteri Unicode oppure, come accade sempre piĂš frequentemente, mediante lo standard HTML (lo stesso usato per le pagine web).

Come tutti sanno, oramai il testo può essere arricchito con ogni altra tipologia di informazione digitale: suono, immagine, video, ipertesto, ecc. Lo standard MIME prevede l’uso di un FRGLFH SUHGHÀQLWR SHU RJQL WLSRORJLD di formato, in modo che il client sia in grado di trattare opportunamente ciascuna parte del messaggio. Tuttavia, come molti hanno avuto modo di sperimentare a proprie spese, questo metodo funziona bene con i formati SL GLIIXVL PD SRVVRQR YHULÀFDUVL problemi di compatibilità se messaggi complessi vengono inviati a sistemi client poco evoluti. piÚ diffusa è quella di bloccare la ricezione dei messaggi quando lo spazio riservato alla casella postale viene impegnato completamente).

Il messaggio di posta è formato da 2 sezioni: un insieme di campi chiamato testata o header ed il corpo del messaggio.

I campi dell’header sono di vario tipo, ma sono riconducibili a tre categorie: LQIRUPD]LRQL FKH TXDOLĂ€FDQR LO PHVsaggio (ad esempio: mittente, oggetto, GDWD LQIRUPD]LRQL FKH GHĂ€QLVFRQR OD struttura del messaggio (ad esempio: tipologia MIME, separatori) ed informazioni utili per la gestione delle e-mail (ad esempio: user agent, server di provenienza, indirizzo di risposta). Ăˆ interessante notare che i progettisti GHOOD SRVWD HOHWWURQLFD KDQQR GHĂ€QLWR lo standard pensando ad una missiva tradizionale ed hanno pertanto SUHYLVWR FKH L FDPSL FKH TXDOLĂ€FDQR il messaggio vengano impostati dal soggetto che invia la e-mail.

Pochi considerano questo aspetto, poichĂŠ di norma alcuni di questi campi (ad esempio: mittente e data) sono valorizzati automaticamente dal client.

Siamo portati pertanto a credere che queste informazioni siano “inseriteâ€? dal sistema che gestisce le e-mail, invece, conformemente allo standard, ciascun utente può impostare tali FDPSL PRGLĂ€FDQGR OH LPSRVWD]LRQL

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del client e, ad esempio, fare in modo che un messaggio appaia come proveniente da un soggetto diverso. $QFKH L FDPSL FKH GHÀQLVFRQR OD struttura del messaggio sono valorizzati dal sistema client, mentre i sistemi server sono responsabili della valorizzazione dei campi utilizzati per la gestione. Queste tipologie di campi normalmente non sono rappresentate dall’interfaccia utente, tuttavia è quasi sempre disponibile un’opzione che consente di visualizzare l’intera testata (header) del messaggio.

Il corpo del messaggio racchiude il contenuto o i contenuti dell’e-mail. Lo VWDQGDUG LQL]LDOH SUHYHGHYD OD FRGLÀFD $6&,, XQD FRGLÀFD FKH QRQ FRQVHQWH alcuna formattazione e non prevede caratteri accentati), ma oramai quasi tutti i messaggi seguono un ulteriore standard noto come MIME. ,Q SUDWLFD OD FRGLÀFD 0,0( VXGGLYLGH il corpo del messaggio in una o piÚ parti. Ciascuna parte corrisponde ad XQ ÀOH FKH D VHFRQGD GHOOH LPSRVWDzioni del mittente, può essere visualizzato contestualmente all’apertura del messaggio oppure come allegato al messaggio stesso. Il caso piÚ frequente è quello in cui la parte da visualizzare all’apertura del messaggio corrisponde ad un testo che riporta quanto digitato dal mittente, testo che può essere rappresentato diretta-

Come abbiamo visto, le diverse parti che compongono il messaggio posVRQR VHJXLUH XQD VSHFLÀFD FRGLÀFD RSSXUH FRQWHQHUH ÀOH ELQDUL FRPH QHO FDVR GL XQ SURJUDPPD R GL XQD ÀUPD digitale. In quest’ultimi casi, alcune combinazioni di bit potrebbero erroneamente essere interpretate come comandi propri del sistema trasmissiYR 3HU HYLWDUH TXHVWR SHULFROR L ÀOH binari vengono trasformati applicanGR ORUR XQD FRGLÀFD VLPLOH D TXHOOD GHL FDUDWWHUL WDOH FRGLÀFD SUHQGH LO nome di base64). Dunque in questi casi il messaggio contiene parti che non sono direttamente interpretabili dai relativi programmi, ma devono essere prima riportate alla sequenza di bit originaria, la testata del messaggio contiene comunque le informazioni necessarie per trattare opportunamente tali parti.

L’E-MAIL COME DOCUMENTO

Da questa veloce carrellata si può comprendere come l’e-mail, nata come strumento per scambiare semplici messaggi in modo asincrono, sia in breve divenuta un mezzo capace di veicolare ogni tipologia di contenuto digitale. Nonostante ciò, l’e-mail è stata sempre considerata una sorta di documento marginale o, per meglio dire, un testo informale che al piÚ accompagna il documento vero e proprio trasmesso in allegato.

e-mail può essere scherzosa nel testo e formale negli allegati oppure avere una rilevanza marginale per un destinatario ed il valore di una testimonianza per un altro.

'D TXDQWR GHWWR VL FRPSUHQGH FRPH non sia facile riconoscere il valore documentale di una e-mail senza entrare nel merito dei contenuti. Può inoltre capitare che una stessa e-mail possa essere importante per l’organizzazione, ma contenga al contempo informazioni proprie della sfera personale.

Per questi motivi, quasi tutti ritengono che solo i destinatari possano discernere tra e-mail aventi valore documentale ed e-mail di diversa natura.

L’AUTENTICITÀ DELLE E-MAIL

Parlando del valore documentale delle e-mail diviene importante affrontare il tema dell’autenticità .

Eppure lo stringato messaggio inviato per e-mail sta assumendo una rilevanza sempre maggiore negli affari, tanto che alcuni stati hanno introdotto VSHFLÀFKH QRUPH FKH QH VDQFLVFRQR LO valore legale e ne impongono la conservazione. Per trattare l’argomento, cominciamo con l’osservare che la posta elettronica oggi è utilizzata con toni e schemi estremamente variegati: VL YD GD HVSUHVVLRQL FRQÀGHQ]LDOL H informali all’impostazione attenta e convenzionale tipica della lettera XIÀFLDOH H FLDVFXQR GL QRL FRVWUXLVFH il messaggio articolandolo opportunamente nei diversi elementi che lo compongono: oggetto, destinatari, destinatari in copia (eventualmente nascosti), testo ed allegati.

Molte e-mail hanno un valore documentale limitato perchĂŠ sono semplici tracce di interazioni routinarie o di rapporti di cortesia. A queste e-mail si aggiungono quelle non desiderate (il cosiddetto Spam) che affollano sempre di piĂš le nostre caselle di posta elettronica.

Spesso le e-mail sono usate semplicePHQWH FRPH PH]]R SHU WUDVIHULUH ÀOH in tal caso il testo – se presente – ha un contenuto informativo minimo: se VL KD FXUD GL VDOYDUH L ÀOH WUDVPHVVL O¡H mail potrebbe essere tranquillamente cancellata in quanto ha assolto il pro-

prio compito.

Non sempre tuttavia l’e-mail esaurisce il suo compito con il trasporto del PHVVDJJLR R GHO ÀOH 'L IUHTXHQWH VL utilizza l’e-mail proprio per lasciare evidenza di un fatto o di un evento: il messaggio elettronico è meno formale di una lettera, ma lascia comunque la sua traccia e può servire a dimostrare che ad una certa data si è fatta una determinata richiesta, si è inviato un particolare documento, ecc.

L’ultima casistica è quella in cui l’e-mail ha un valore documentale, ossia ha un contenuto rilevante nei confronti di terzi come, ad esempio, l’accordo su una transazione d’affari. In questo caso il mittente si trova di fronte ad un’alternativa: scrivere il documento come una lettera da allegare all’e-mail oppure redigerlo direttamente come testo del messaggio. Quando si desiGHUD ÀUPDUH GLJLWDOPHQWH LO GRFXPHQto, con l’attuale normativa in Italia è indispensabile ricorrere alla prima soluzione, tuttavia l’uso diffuso dei palmari e degli smart phone (dispositivi non sempre in grado di gestire gli allegati) ha spesso fatto propendere per l’ultima scelta.

Una particolarità delle e-mail è che le diverse caratteristiche elencate possono essere contemporaneamente presenti in uno stesso messaggio. Una

Nei documenti tradizionali l’autenticità viene attestata dalla sottoscrizione autografa: si tratta di un’attestazione che ha un valore piÚ rituale che sostanziale, in quanto quasi mai siamo LQ JUDGR GL YHULÀFDUH OD ÀUPD H QHOOD pratica giudichiamo l’autenticità del documento in base all’attendibilità del contenuto e del contesto.

Anche l’autenticità di un documento elettronico può essere attestata meGLDQWH OD ÀUPD GLJLWDOH GHOO¡DXWRUH H D GLIIHUHQ]D GHOOD ÀUPD WUDGL]LRQDOH q SRVVLELOH YHULÀFDUH ´RQ OLQH¾ OD YDOLGLWj della sottoscrizione.

Gli standard della posta elettronica SUHYHGRQR OD ÀUPD GHO PHVVDJJLR ma la normativa italiana, pur riconoVFHQGR WDOH ÀUPD VRWWR O¡DVSHWWR GHOOD sicurezza, attribuisce pieno valore leJDOH DOOD ÀUPD VROWDQWR VH VL XWLOL]]DQR DOWUL IRUPDWL SUHGHÀQLWL SNFV SGI xml). In pratica è comunque possibile LQYLDUH XQ GRFXPHQWR ÀUPDWR GLJLWDOmente semplicemente allegandolo al messaggio. $ GLVSHWWR GHL YDQWDJJL GHOOD ÀUPD GLgitale, il suo uso nelle e-mai è limitato nel nostro Paese è ed è praticamente nullo negli altri.

Eppure, come si è visto, gli elementi su cui si basa l’attendibilità di una email (mittente e data) sono facilmente PRGLÀFDELOL VHQ]D FKH VLD QHFHVVDULR iged.it 02.2009

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violare i sistemi informatici. Ad esemSLR XQ PRGR VHPSOLFH SHU IDOVLÀFDUH XQ PHVVDJJLR FRQVLVWH QHO PRGLÀFDUOR prima dell’inoltro ad un terzo utente (oggi alcuni sistemi proprietari tracciaQR OH PRGLÀFKH PD OD PDJJLRU SDUWH dei prodotti non contempla questa funzione in quanto non prevista dallo standard).

3UREDELOPHQWH LO IDWWR FKH OH H PDLO continuino a crescere per numero ed importanza nonostante la loro attendibilità non sia garantita, è dovuto, da un lato all’onestà della maggior parte degli interlocutori, dall’altro alla capacità di giudicare l’autenticità del testo DQFKH LQ EDVH DO FRQWHQXWR HG DO FRQtesto, similmente a quanto avviene nei documenti cartacei. Ciò nondimeno si WHQGH DG DYHUH XQD ÀGXFLD QHO PH]]R LQIRUPDWLFR PDJJLRUH GL TXHOOD FKH LO mezzo stesso meriti; ciò lascia spazio D IDFLOL WUXIIH FRPH TXHOOH GHO SKLVKLQJ (una nuova forma di raggiro basata su false e-mail). ,O VHUYL]LR GL 3RVWD (OHWWURQLFD &HUWLÀFDWD risolve in buona misura il problema dell’autenticità poichÊ richiede l’autenticazione dell’utente che invia l’e-mail e conserva le evidenze dei messaggi scambiati.

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COSA CONSERVARE

Questo problema assume connotati GLYHUVL D VHFRQGD FKH VL XWLOL]]L XQ servizio di posta personale, aziendale o misto.

Il caso piÚ semplice è quello della casella di posta ad uso personale, in cui l’utente può autonomamente decidere cosa conservare in base al valore testimoniale o rievocativo attribuito ai messaggi. La prassi piÚ diffusa è quella di conservare tutto (spam compreso), prassi resa possibile dal continuo crescere delle capacità delle memorie a parità di prezzo e dalla sempre magJLRUH HIÀFLHQ]D GHL VLVWHPL GL ULFHUFD Tuttavia, nella pratica, questo metodo ULVXOWD HIÀFDFH VROR SHU L PHVVDJJL GL FXL VL KD PHPRULD FLRq SHU L PHVVDJJL piÚ recenti, mentre, probabilmente, i PHVVDJJL SL YHFFKL VDUDQQR DFFDQWRnati e non piÚ utilizzati.

Occorrerebbe invece selezionare i PHVVDJJL GD FRQVHUYDUH FODVVLÀFDQGROL al momento della ricezione (la modalità piÚ semplice è quella di spostare i messaggi in opportune cartelle orJDQL]]DWH VHFRQGR LO SURSULR VFKHPD GL FODVVLÀFD]LRQH /D FODVVLÀFD]LRQH permetterà di conservare solo le categorie di messaggi ritenute rilevanti HG DJHYROHUj OD ULFHUFD GHOOH YHFFKLH e-mail.

La conservazione dei messaggi scambiati nell’ambito di attività lavorative è spesso disciplinata da norme nazionali.

Negli Stati Uniti il codice di procedura civile impone alle aziende di conservare tutta la documentazione elettronica, comprese le e-mail, per fornire evidenze documentali nel caso di contenziosi.

Questa esigenza è meno sentita in Italia, dove tradizionalmente si utilizzano sistemi di registrazione dei documenti (protocolli, libri contabili, ecc.) regolati da norme di settore. Nel nostro Paese, invece, è prevalsa la preoccupazione per la privacy ed il problema della conservazione della posta elettronica è stato trattato principalmente dal Garante per la protezione dei dati personali.

In particolare le “Linee guida del Garante per posta elettronica e InternetÂľ KDQQR sancito i criteri da seguire assimilando la tutela della posta elettronica a quella della corrispondenza: “Il contenuto dei messaggi di posta elettronica – come pure L GDWL HVWHULRUL GHOOH FRPXQLFD]LRQL H L Ă€OH allegati – riguardano forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente ‌ â€?. Dalle linee guida emerge dunque O¡REEOLJR GL GHĂ€QLUH FRQ FKLDUH]]D L possibili ambiti di utilizzo delle e-mail e le relative regole, rendendole note ai lavoratori mediante la pubblicazione di un disciplinare interno. La modalitĂ di conservazione delle e-mail deve rispettare i principi di pertinenza e non eccedenza, in altre parole i messaggi di e-mail possono essere conservati dall’organizzazione solo se di natura aziendale e comunque per un periodo limitato, salvo esigenze particolari come, ad esempio, quelle derivanti da provvedimenti giudiziari.

Le linee guida del Garante raccomandano la distinzione tra le caselle di e-mail personali e quelle aziendali, evitando la commistione tra i due ambiti YHQJRQR DQFKH IRUQLWH DOFXQH LQGLFD]LRQL SUDWLFKH D WLWROR HVHPSOLĂ€FDWLYR

Questa distinzione effettivamente è alla base di una buona politica di gestione e conservazione delle e-mail, tuttavia non è di facile attuazione. L’indirizzo di destinazione viene infatti scelto dal PLWWHQWH FKH VSHVVR QRQ FRQRVFH OH

regole dell’organizzazione ed utilizza il primo indirizzo che trova, senza porsi il problema della sua idoneità al trattamento del messaggio. Inoltre, come si è visto, molti messaggi hanno il tono e la disinvoltura del linguaggio parlato e pertanto contengono, insieme alle comunicazioni aziendali, informazioni tipiche della sfera personale.

La soluzione consigliata in questi casi è quella di coinvolgere il destinatario nella selezione delle e-mail da conservare e, eventualmente, nella loro FODVVLÀFD]LRQH Se ci focalizziamo sulla realtà italiana, possiamo dire che il problema della conservazione delle e-mail deve essere considerato nell’ambito della gestione documentale. Molte organizzazioni hanno già realizzato sistemi che consentono di protocollare le e-mail ricevute dall’esterno oppure scambiate internamente, basandosi eventualmente sulle indicazioni fornite dal mittente o dal destinatario. In questo caso le e-mail protocollate possono essere trattate come qualunque altro documento digitale ed eventualmente conservate seguendo le attuali regole tecniche (Deliberazione Cnipa n.

11/2004).

COME CONSERVARE

Cominciamo con l’osservare che, se si escludono prodotti specializzati denominati “di archiviazione�, la maggior parte dei prodotti commerciali non offre vere e proprie funzioni di conservazione, tuttavia sono quasi sempre disponibili comandi per il trasferimento selettivo dei messaggi di posta e funzioni di backup.

Chi vuole conservare i messaggi di posta si trova quindi di fronte alle seguenti alternative: conservare i backup periodici; trasferire sistematicamente i messaggi di posta, ed eventualmente gli allegati, in un sistema documentale che preveda procedure di conservazione; acquisire un prodotto di archiviazione.

La prima alternativa è poco consigliabile, perchÊ i backup sono realizzati normalmente secondo un formato,

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spesso proprietario, che privilegia la velocità di salvataggio/ripristino a scapito della leggibilità , inoltre spesso non è previsto l’accesso selettivo ai messaggi salvati, nÊ è possibile effettuare ricerche. Alcuni prodotti client tuttavia sono in grado di produrre dei backup secondo formati gestibili tramite il sistema operativo (Mbox e Maildir) e ciò facilita la leggibilità ed il trattamento dei messaggi conservati.

Il trasferimento sistematico dei messaggi può avvenire con varie modalitĂ : in modo completamente manuale, semiautomatico o automatico. Nel primo caso l’utente deve selezionare e spostare “manualmenteâ€? il testo dei messaggi ed eventualmente gli allegati LQ DSSRVLWL Ă€OH QHO VHFRQGR O¡XWHQWH deve semplicemente contrassegnare o FODVVLĂ€FDUH L PHVVDJJL FKH VDUDQQR SRL trasferiti nel sistema documentale da apposite procedure, il trasferimento automatico avviene invece sulla base GL UHJROH GHĂ€QLWH GDOO¡DPPLQLVWUDWRUH senza coinvolgere l’utente.

La maggior parte dei prodotti destinati ad uso personale consente solo la prima soluzione mentre i prodotti piĂš evoluti (utilizzati principalmente in ambito aziendale) consentono di realizzare anche procedure automatiche o semiautomatiche di trasferimento dei messaggi.

I prodotti di archiviazione nascono proprio per facilitare la conservazione delle e-mail e pertanto consentono diverse modalitĂ operative. Parleremo di questi prodotti nel successivo paragrafo.

Abbiamo visto come un messaggio di e-mail sia composto da una testata e di piÚ parti, ciascuna corrispondente ad XQ ÀOH HODERUDELOH GD XQD GHWHUPLQDWD applicazione, è lecito pertanto chiedersi quali parti occorra conservare e in quale formato.

La prassi piÚ diffusa nei backup e nelle funzioni di trasferimento automatico o semiautomatico delle e-mail, consiste nel conservare l’intero messaggio nel formato originale (cosiddetto formato MIME). Il vantaggio principale è la possibilità di reperire tutti gli elementi che compongono il messaggio originario, comprese le impostazioni della testata; per contro vi può essere un consistente spreco di spazio (se uno

stesso allegato è stato inviato ad “nâ€? destinatari sarĂ conservato “nâ€? volte), LQROWUH OH IXQ]LRQL GL FODVVLĂ€FD]LRQH H ULFHUFD ULVXOWDQR SL GLIĂ€FROWRVH Ricorrendo alla procedura manuale, si possono conservare separatamente le diverse parti del messaggio (quelle visualizzate all’apertura e gli allegati), scartando eventualmente quelle QRQ VLJQLĂ€FDWLYH 6H VL DGRWWD TXHVWR metodo si corre però il rischio di perdere memoria della modalitĂ con cui un determinato documento è stato immesso nel sistema documentale, a meno che non si utilizzi un sistema di FODVVLĂ€FD]LRQH H DUFKLYLD]LRQH LQ JUDdo di conservare anche il legame tra le diverse parti ed i campi della testata.

In relazione a quest’ultimo aspetto, osserviamo che la testata di un messaggio di posta elettronica contiene un insieme di campi (oggetto, data, mittente, ecc.) che corrispondono ai metadati del documento tradizionale ma, a differenza di quanto avviene per quest’ultimo, accompagnano quasi sempre il messaggio. Ne consegue che un messaggio di posta elettronica è generalmente piĂš ricco di informazioni accessorie utili per la gestione documentale di quanto lo sia un documento tradizionale. Ăˆ pertanto opportuno che i sistemi di conservazione sfruttino questa possibilitĂ , trattando opportunamente i campi della testata.

UNO SGUARDO AI PRODOTTI

Come abbiamo visto, le applicazioni di e-mail si avvalgono di postazioni client e di sistemi server, pertanto esistono prodotti di entrambe le tipologie, sia di tipo proprietario che open source. $L ÀQL GHOOD FRQVHUYD]LRQH SRVVLDPR distinguere due casi tipici: il ricorso a servizi di posta elettronica gestiti da un terzo (di solito un ISP) mediante un proprio prodotto client (ad esempio: Eudora, Outlook express, ‌) oppure l’uso di sistemi server e client progettati per operare insieme (ad esempio: Exchange e Microsoft Outlook, Domino e Lotus Notes, ‌).

Nel primo caso, non potendo conÀJXUDUH DG KRF LO VHUYHU VL SRWUDQQR utilizzare solo le funzioni previste

dagli standard e quelle rese disponibili dal gestore del servizio di posta. Chi si trova in questa categoria di utenti e vuole conservare le proprie e-mail ha le seguenti possibilitĂ : la selezione, copia ed archiviazione puntuale dei messaggi; la conservazione dei back up dei messaggi scaricati sul client; il ricorso ad eventuali servizi di conservazione forniti dal proprio gestore del servizio di posta.

Molte organizzazioni di medie e grandi dimensioni trovano piÚ conveniente gestire in proprio il server di posta elettronica. I prodotti server piÚ diffusi sono ricchi di funzioni aggiuntive rispetto a quelle previste dagli standard; tra queste: la gestione dei messaggi mediante data base, la SRVVLELOLWj GL GHÀQLUH UHJROH DUWLFRODWH per la conservazione o la cancellazione delle e-mail, il supporto alla classiÀFD]LRQH GHL PHVVDJJL O¡LQWHJUD]LRQH con i sistemi di gestione dei contenuti, la possibilità di personalizzare la selezione, gestione e conservazione delle e-mail anche attraverso script GHÀQLWL GDOO¡XWHQWH Sebbene oggi questi sistemi siano in grado di operare con diversi prodotti client, le funzionalità complete sono disponibili solo quando si sceglie la coppia server-client dello stesso fornitore.

Anche se è teoricamente possibile PDQWHQHUH LQGHÀQLWDPHQWH L PHVVDJ-

gi di interesse sul server, i prodotti attuali possono avere problemi preVWD]LRQDOL DOO¡DXPHQWDUH GHO YROXPH dei messaggi gestiti. Per conservare i messaggi occorre dunque prevedere il loro transito sistematico in un diverso ambiente idoneo alla conservazione che può essere un semplice repository documentale o un vero e proprio sistema di archiviazione.

I prodotti “di archiviazioneâ€? sono nati per soddisfare le esigenze di conservazione delle e-mail in conformitĂ alle legislazioni nazionali (principalmente negli Stati Uniti). Contrariamente a quanto il nome fa pensare, inizialmente si limitavano alla conservazione massiva dei messaggi, senza fornire vere e proprie funzioni di archiviazione. Con il passare del tempo, tuttavia, questi prodotti si sono arricchiti di diverse funzionalitĂ ed oggi possono offrire anche alcune delle funzionalitĂ tipiche di un gestore documentale.

Nella pratica un prodotto di archiviazione si comporta come una estensione della memoria riservata alle FDVHOOH GL SRVWD H FRQVHQWH DOO¡XWHQWH di ricercare e visualizzare i messaggi conservati alla stessa stregua dei mesVDJJL FRUUHQWL /¡DFFHVVR DL PHVVDJJL è comunque regolato dalla politica di gestione delle e-mail ed è possibile, ad esempio, impedire o regolare la cancellazione, da parte degli utenti, dei relativi messaggi spediti o ricevuti.

Oltre a queste funzioni base, gli attuali prodotti rendono disponibili varie

funzionalità come, ad esempio: opzioQL XWHQWH SHU O¡LQVHULPHQWR GL PHWDGDWL FODVVLÀFD]LRQH DXWRPDWLFD GHL PHVsaggi, ottimizzazione della memoria (se uno stesso allegato è presente in piÚ messaggi viene memorizzato una sola volta), ricerche testuali che incroFLDQR SL XWHQ]H ÀUPD HOHWWURQLFD SHU JDUDQWLUH O¡DXWHQWLFLWj GHL PHVVDJJL DUchiviati, funzioni di backup e disaster recovery.

In pratica, disponendo di un proprio server di posta elettronica eventualmente corredato da un prodotto di archiviazione, è quasi sempre possibile fare in modo che i messaggi di posta ritenuti “rilevantiâ€? possano transitare in un sistema di gestione documentale o di gestione dei contenuti. Tale integrazione non è tuttavia DXWRPDWLFD RFFRUUH SULPD GHĂ€QLUH OD politica di conservazione dei messaggi H TXLQGL FRQĂ€JXUDUH RSSRUWXQDPHQWH i prodotti.

Ad esempio, si potrebbe decidere di DWWLYDUH XQ GRSSLR à XVVR FRQVHUYDUH indiscriminatamente tutti i messaggi nel formato originale (MIME) per un tempo dipendente da esigenze di sicurezza o da prescrizioni normative e, al contempo, coinvolgere gli utenti nella GHÀQL]LRQH GHL FULWHUL SHU LO SDVVDJJLR GHÀQLWLYR QHO VLVWHPD GRFXPHQWDOH GHL WHVWL R GHJOL DOOHJDWL VLJQLÀFDWLYL SHU O¡RUJDQL]]D]LRQH Se si considera che nella pubblica amministrazione ed in molte organizza]LRQL SULYDWH O¡LQJUHVVR QHO VLVWHPD GRcumentale comporta la registrazione di protocollo, è auspicabile che presto vi possa essere piena integrazione tra i sistemi di posta elettronica, i sistemi di protocollo ed i sistemi di gestione documentale.

GIANFRANCO PONTEVOLPE

5HVSRQVDELOH 8IÀFLR Dematerializzazione - Centro 1D]LRQDOH SHU O¡,QIRUPDWLFD QHOOD Pubblica Amministrazione

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APPROFONDIMENTI

Conservazione Sostitutiva: realizzare l’innovazione Come realizzare l’innovazione e le principali “lessons learnedâ€? maturate sul campo durante la realizzazione di progetti di media-alta complessitĂ PASQUALE SORGENTONE

I progetti di gestione elettronica documentale sono contraddistinti da una serie di rischi, che, se non opportunamente gestiti e mitigati, potrebbero minare il successo dell’iniziativa.

I rischi sono di varia natura e legati agli ambiti di intervento precedentemente discussi ed analizzati (organizzazione, processi, sistema informativo ed LQIUDVWUXWWXUD WHFQRORJLFD /D ÀJXUD 1, senza pretese di esaustività , elenca alcuni dei principali rischi progettuali incontrati sul campo.

Ciascun rischio presenta due variabili di analisi: la probabilitĂ d’occorrenza e l’impatto progettuale. Alcuni dei rischi riportati sono tipici di progetti di system integration, altri, viceversa, VSHFLĂ€FL GHL WHPL GL GHPDWHULDOL]]D]LRne. Di seguito si analizzano, in via necessariamente sintetica e non esaustiva, i SULQFLSDOL ULVFKL LGHQWLĂ€FDWL Procedure di conservazione non accurate. Ăˆ fondamentale che tutti i processi, in termini di ruoli e responsabilitĂ , operativitĂ , sicurezza H JHVWLRQH GHO GDWR VLDQR GHĂ€QLWL accurati ed opportunamente documentati all’interno del “Manuale di Conservazioneâ€?. Procedure inesatte, o anche piĂš semplicemente non accurate, potrebbero mettere a rischio l’integritĂ delle informazioni e la validitĂ legale del documento nella sua forma digitale.

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Evoluzioni normative. Sebbene ad oggi la normativa sia piuttosto consolidata, l’emergere di nuove disposizioni impone un’attenta analisi GHJOL LPSDWWL H OD YHULÀFD GHOOD SL HIÀFDFH PRGDOLWj GL DGHJXDPHQWR alle nuove disposizioni. In alcuni casi, l’adeguamento potrebbe comportare solo dei ritardi progettuali, accompagnati da nuovi costi, in altri potrebbe richiedere una revisioQH GHL SURFHVVL RSHUDWLYL GHÀQLWL H dell’architettura complessiva della soluzione.

Pubblichiamo l’ultimo dei 3 articoli relativi alle modalità realizzative della Conservazione Sostitutiva.

In base a delle esperienze maturate e consolidate sul campo, gli articoli analizzano gli ambiti di intervento dei progetti esecutivi, il ruolo fondamentale della Cabina di Regia - preposta al “program managementâ€? dell’iniziativa, i principali rischi e le modalitĂ di prevenzione/mitigazione.

Figura 1- Rischi progettuali (Copyright Š 2008 Accenture All Rights Reserved)

Se per la visualizzazione del contenuto di un documento sono richiesti diversi secondi di attesa, l’utente trova molto piÚ semplice aprire il fascicolo sulla scrivania, estrarre i fogli di carta e sfogliarli.

Figura 2-Lessons learned (Copyright Š 2008 Accenture All Rights Reserved)

Mancanza di sponsorship/resistenza degli utenti. L’utilizzo di documenti digitali e la contestuale macerazione della carta rappresentano un cambiamento di rilievo nell’operativitĂ quotidiana e nella forma mentis degli utenti. Ăˆ opportuno sin dalle primissime fasi progettuali tenere in debita considerazione questo rischio ed intraprendere le necessarie attivitĂ di comunicazione e coinvolgimento degli utenti.

Problemi “tecnici�, siano essi di natura applicativa o architetturale.

Ogni progetto di system integration presenta rischi di tal genere; QHOOR VSHFLÀFR FDVR GHOOD GHPDWHULDOL]]D]LRQH LO ULVFKLR q DPSOLÀFDWR dalla eterogeneità delle tecnologie coinvolte (software di gestione eletWURQLFD GRFXPHQWDOH VWRUDJH ÀVLFR software di acquisizione digitale, VFDQQHU NLW GL ÀUPD GLJLWDOH GLVSRVLWLYL GL FULWWRJUDÀD VYLOXSSL FXstom, ecc).

8QD JHVWLRQH HIÀFDFH GHL ULVFKL ULFKLHde la presenza di una Cabina di Regia, che, coniugando competenze speciaOLVWLFKH GL WHPDWLFD FRQ VLJQLÀFDWLYH esperienze di program management, è in grado di indirizzare tempestivamente le criticità progettuali1.

La gestione dei rischi passa attraverso anche una serie di lessons learned ap-

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SUHVH VXO FDPSR H ULSRUWDWH LQ Ă€JXUD ,, Un approccio “phased-roll outâ€?, consistente nel rilasciare in modo graduale e differito il sistema e le nuove procedure operative, consente di minimizzare gli impatti sulla produttivitĂ degli utenti e, di conseguenza, di ridurre la resistenza al cambiamento complessiva. L’avvio in esercizio vero e proprio potrebbe essere anticipato da una fase di sperimentazione, durante la quale il VLVWHPD q UHVR GLVSRQLELOH D VSHFLĂ€FL utenti/aree dell’organizzazione. La sperimentazione permette di recepire dei feedback fondamentali dal camSR DO Ă€QH GL DIĂ€QDUH LO VLVWHPD HG L processi prima del rilascio all’intera RUJDQL]]D]LRQH /¡LGHQWLĂ€FD]LRQH H OD gestione delle eccezioni e delle peculiaritĂ del processo (e del corrispondente Ă XVVR GRFXPHQWDOH UDSSUHVHQWDQR spesso, la differenza tra un’iniziativa di successo ed una semplice soluzione informatica.

Sempre in tema di gestione del cambiamento, la prima release del sistema è fondamentale, specie in termini di prestazioni applicative. Un sistema LQDIÀGDELOH R WHPSL GL ULVSRVWD HOHYDWL potrebbero costituire una sorta di ´DOLEL¾ SHU O¡DGR]LRQH GHO VLVWHPD ,Q tale ottica, l’attenzione alla qualità ed alle prestazioni del sistema sono per iniziative di gestione elettronica documentale un fattore critico di successo.

La qualitĂ complessiva della soOX]LRQH q LQĂ XHQ]DWD DQFKH GDOOD PRGDOLWj GL Ă€UPD GLJLWDOH, che essendo tipicamente una prerogativa di “power usersâ€?, richiede velocitĂ di esecuzione, semplicitĂ di interazione ed utilizzo.

2JJL q SRVVLELOH HIIHWWXDUH OD Ă€UPD digitale in molteplici modi, a seconda del dispositivo utilizzato (smart card, USB key, Hardware Security Module, HFF GHO IRUPDWR GL Ă€UPD 3 0 3 6 Adobe, xml, ecc.) e del momento del processo amministrativo/di business LQ FXL OD Ă€UPD YLHQH DSSRVWD /D VFHOWD migliore dipende molto dalla “cultura aziendaleâ€?, sia in termini di preferenze GHJOL XWHQWL Ă€QDOL VLD LQ WHUPLQL GL SROLWLFKH H VWDQGDUG GHO GLSDUWLPHQWR ,7 8Q¡HIĂ€FDFH GHĂ€QL]LRQH GHO SURFHVVR GL Ă€UPD UDSSUHVHQWD XQ IDWWRUH QHFHVVDULR DQFKH VH QRQ VHPSUH VXIĂ€FLHQWH per una completa digitalizzazione del Ă XVVR GRFXPHQWDOH H SHU FRQVHQWLUH FKH JOL XWHQWL DEEDQGRQLQR OD Ă€UPD cartacea a favore di quella elettronica.

Un altro punto di attenzione rilevante è la gestione della non obsolescenza tecnologica. L’introduzione continua sul mercato di nuovi prodotti e tecnologie da un lato abilitano una sempre maggiore innovazione, dall’altro rappresentano una possibile criticità in quanto riducono il tempo di vita delle soluzioni informatiche. Se si considera che i documenti devono essere conservati a norma di legge per diversi anni, non è immaginale che il sistema possa divenire obsoleto in poco tempo.

Considerare l’obsolescenza tecnoORJLFD VLJQLÀFD VFHJOLHUH GHJOL storage che garantiscano l’inalterabilità del dato nel tempo, adottare dei formati ÀOH FKH VLDQR VWDQGDUG de iure o, piÚ semplicemente, de facto) e interpretabili/ OHJJLELOL QHO WHPSR DOJRULWPL GL ÀUPD H FULWWRJUDÀD FKH LQ QHVVXQ PRGR possano divenire vulnerabili.

La conservazione sostitutiva rappresenta, a nostro avviso, un asset

Figura 3 – I contorni dell’innovazione (Copyright Š 2008 Accenture All Rights Reserved)

La capacità di assunzione dei rischi è legata alla presenza di una cabina di UHJLD LQ JUDGR GL SLDQLÀFDUH H JHVWLUH OH DWWLYLWj LQWHJUDQGR HIÀFDFHPHQWH OH diverse aree di intervento.

1HO JUDÀFR ÀJXUD JHQHUDOPHQWH valido per qualsiasi tipologia di iniziativa IT, si riportano in ascissa il tempo di presenza sul mercato degli strumenti/tecnologie ed in ordinata i rischi per la realizzazione. La curva tende ad una riduzione dei rischi verVR LO PLQLPR ÀVLRORJLFR FRQ O¡DYDQ]DUH del tempo.

5HODWLYDPHQWH DOOR VSHFLÀFR FDVR GHOOD conservazione sostitutiva, oggi forse siamo nella parte di curva decrescente: LO SXQWR HVDWWR q GLIÀFLOH GD GHÀQLUH Sicuramente ci sono tutte le premesse - le esperienze sul campo lo testimoniano - per realizzare l’innovazione tramite iniziative di successo di conservazione sostitutiva e, piÚ in generale, di dematerializzazione.

NOTE 1

Figura 4 –I Rischi di Realizzazione in funzione del Tempo (Copyright Š 2008 Accenture All Rights Reserved)

aziendale, un servizio da mettere a disposizione di piÚ dipartimenti, utenti ed applicazioni. In base a questo approccio esso va progettato in ottica di riuso secondo un approccio SOA (Service Oriented Architecture), che espone delle interfacce di integrazione verso altri sistemi. ,QÀQH OD lesson learned piÚ importante: la conservazione sostitutiva consente dei notevoli cost savings in termini di spazio, carta, tempi di ricerca, ecc. Il massimo valore per l’azienda/pubblica amministrazione si raggiunge però coniugando la conservazione con la digitalizzazione dei processi di business/amministrativi. Tale sinergia consente di ottenere i vantaggi piÚ siJQLÀFDWLYL H GL PDVVLPL]]DUH LO ULWRUQR

Per ulteriori approfondimenti sul fondamentale ruolo della Cabina di Regia si consulti l’articolo pubblicato nel precedente numero di IGED. 2 %\UG - 7KH ,QQRYDWLRQ Equation - Building Creativity & Risk Taking in your Organization.

sull’investimento effettuato.

Il primo articolo della serie sulla FRQVHUYD]LRQH LQL]LDYD FRQ XQD GHÀnizione di innovazione; terminiamo, ora, con un’equazione2 che prova a GHÀQLUH PHJOLR L FRQWRUQL GHOO¡LQQRYD]LRQH ÀJXUD

L’innovazione si realizza e concretizza grazie alla interazione di due fattori: la creatività e la capacità di assumere dei rischi.

La creatività : tutto quanto doveva essere creato per la conservazione, oggi lo è. Ovviamente la normativa, la tecnologia e le procedure sono ulteriormente perfettibili, ma sicuramente si può affermare che hanno raggiunto un elevato livello di consolidamento e maturità .

PASQUALE SORGENTONE

Senior Manager Accenture S.p.A.

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APPROFONDIMENTI

La virtualizzazione storage Come disaccoppiare il “servizio” di memorizzazione dei dati dalle infrastrutture fisiche disponibili. Quali sono i vantaggi?

ANDREA NERI CHE COSA È LA VIRTUALIZZAZIONE STORAGE

La virtualizzazione è utilizzata da tempo nell’ambito IT per superare le complessità, rendere possibili nuove funzionalità e avere miglioramenti nelle prestazioni, nella capacità, nella connettività e nella disponibilità. In sostanza, si tratta di un modo per QDVFRQGHUH OH FDUDWWHULVWLFKH ÀVLFKH GL una risorsa di un sistema elaborativo nelle sue interazioni con altre risorse.

Per esempio, si può fare in modo che XQD VLQJROD ULVRUVD ÀVLFD DSSDLD FRPH numerose risorse virtuali, viceversa si può fare in modo che numerose riVRUVH ÀVLFKH DSSDLDQR FRPH XQ·XQLFD risorsa logica.

La virtualizzazione dello storage applica questi principi alla gestione GHOOR VWRUDJH DO ÀQH GL GLVDFFRSSLDUH il servizio di memorizzazione dei dati, offerto al livello applicativo, dall’inIUDVWUXWWXUD ÀVLFD GL PHPRUL]]D]LRQH sottostante.

Allo stato attuale esistono varie soluzioni tecnologiche che realizzano il concetto di virtualizzazione dello storage integrando componenti software e hardware allo scopo di ottimizzare l’impiego delle risorse di memorizzazione dei dati di un ambiente storage FRPSOHVVR H VHPSOLÀFDUQH L SURFHVVL di gestione.

Le attuali soluzioni presentano funzionalità di virtualizzazione, intesa come disaccoppiamento del servizio offerto dalla particolare componente hardware tramite la quale il servizio stesso è erogato, ai vari livelli che caratterizzano un’infrastruttura di

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memorizzazione dei dati, quali ad esempio: la virtualizzazione del layer di accesso ai dati, la virtualizzazione delle risorse elaborative, la virtualizzazione di apparati eterogenei per caratteristiche tecnologiche e funzionali utilizzabili come pool omogenei per la memorizzazione dei dati, la virtualizzazione della capacità disco vista ed utilizzabile dal layer applicativo.

L’integrazione di tali funzionalità consente quindi di realizzare infrastrutture storage dinamiche, in grado di esporre servizi e funzionalità verso il layer applicativo e quindi abilitante alla messa in opera di una strategia di “Storage as a Service”.

La virtualizzazione dello storage migliora l’utilizzo delle risorse e assicura la disponibilità e le prestazioni dell’intera infrastruttura di storage.

Tra i principali vantaggi della virtualizzazione si possono citare i seguenti: allungamento del ciclo di vita delle risorse di rete e di storage esistenti; contenimento dei costi relativi ai processi di migrazione dei dati; consolidamento di più dati su meno hardware; GLPLQX]LRQH VLJQLÀFDWLYD GHL FRVWL di lungo termine dell’infrastruttura storage; LQFUHPHQWR GHOO·DIÀGDELOLWj H ULGXzione dei downtime; migrazione dati tra le diverse risorse storage.

A CHI SERVE LA VIRTUALIZZAZIONE STORAGE?

Il volume dei dati in formato digitale sta crescendo in maniera esponenziale: ogni giorno aziende e organizzazioni

memorizzano sempre più informazioni sia per esigenze di business, sia per soddisfare prescrizioni normative a vario livello. Storicamente, le organizzazioni di piccole e medie dimensioni si limitavano a comprare server addizionali con spazio storage su disco, mentre le organizzazioni di maggiori dimensioni realizzavano delle SAN (Storage Area Network) con data center nei quali disponevano di sistemi storage dedicati. Questo approccio di aggiungere dispositivi storage fa crescere la complessità della gestione dell’infrastruttura e ne aumenta i costi operativi. Esiste un approccio alternativo: quello della virtualizzazione dello storage, che permette di affrontare le VÀGH OHJDWH DOOD FUHVFLWD HVSRQHQ]LDOH dei dati riducendone i costi operativi.

I DIVERSI TIPI DI VIRTUALIZZAZIONE STORAGE: VANTAGGI E SVANTAGGI

Tre sono i tipi principali di virtualizzazione storage, e si distinguono a seconda del fatto che la virtualizzazione sia realizzata a livello dell’host, della SAN oppure dello storage.

La virtualizzazione basata sull’host Questa tecnologia gestisce la virtualizzazione a livello del server, dove un layer software intercetta le richieste di I/O (input/output), esamina i metadati e re-indirizza le operazioni di I/O. Questo approccio ha alcuni limiti in quanto richiede un elevato livello di potenza elaborativa e, dato che la virtualizzazione basata su host è in contesa con le altre funzioni gestite dal server host, le prestazioni possono essere notevolmente rallentate.

VIRTUALIZZAZIONE BASATA SUL CONTROLLER Questa tecnologia è utilizzata da Hitachi Data Systems.

La tecnologia di virtualizzazione Hitachi Data System si basa sulle piattaforme Universal Storage Platform V e VM che realizzano a livello di FRQWUROOHU GHOOR VWRUDJH GLYHUVH IXQ]LRQDOLWj GL YLUWXDOL]]D]LRQH la virtualizzazione di sottositemi esterni eterogenei per fornitore e tecnoORJLD la virtualizzazione delle risorse elaborative (connettivitĂ verso i server, memory cache, capacitĂ disco) mediante aggregazione delle stesse in 9LUWXDO 6WRUDJH 0DFKLQH la virtualizzazione della capacitĂ di memorizzazione dei dati mediante la funzionalitĂ di Dynamic Provisioning che consente di ridurre le necessitĂ di storage allocando capacitĂ disco solo quando realmente richiesta.

In particolare, Hitachi Data Systems è l’unica soluzione controller based che consente di realizzare la virtualizzazione di apparati multi-fornitore. In questa accezione le piattaforme USP V e VM si pongono quindi come “virtualization node controllerâ€? dell’intera infrastruttura, consentendo di connettere al controller dei sistemi stessi, mediante connessioni Fibre Channel, sottosistemi a disco esterni che vengono mappati all’interno della soluzione e presentati ai Server come dischi interni del sottosistema Hitachi. * Hitachi Universal Storage Platform V, la piattaforma di Virtualizzazione di fascia Enterprise

La virtualizzazione basata su SAN Questo approccio prevede le funzioni di virtualizzazione nella rete stessa, sotto forma di appliance oppure di funzione in uno switch.

I vantaggi di questo sistema sono, per esempio, la presenza di una unica interfaccia di gestione e la possibilità di avere gli stessi servizi in dispositivi eterogenei. Vi sono però anche limiti, come una maggiore complessità e maggiori possibilità di avere colli di bottiglia o latenze, oltre al dover acquistare hardware e software addizionali.

La virtualizzazione basata sul controller In questo caso, la virtualizzazione risiede nel controller dello storage, come appliance oppure direttamente negli array. Il controller primario fornisce il pooling e la gestione dei metadati e spesso fornisce anche i servizi di replica e di migrazione delle risorse che sta virtualizzando. Dato che il controller è strettamente connesso con gli array di storage, questo tipo di apSURFFLR RIIUH XQ VHUYL]LR PROWR HIÀFDFH soprattutto nel caso di errori o di guasti.

GLI EFFETTI SULL’INFRASTRUTTURA

Tipicamente, le infrastrutture che realizzano la virtualizzazione storage inducono numerosi effetti positivi, tra i quali: l’aumento dell’utilizzo delle risorse.

La virtualizzazione storage aiuta a VHPSOLĂ€FDUH O¡LQIUDVWUXWWXUD VWRUDJH e a migliorarne l’utilizzo gestendo tutte le risorse storage come un unico pool attraverso un’interfaccia GL JHVWLRQH XQLĂ€FDWD il supporto al “Tiered Storageâ€?, un’architettura di storage intelligente dove la capacitĂ viene allocata in base ai requisiti di business. La virtualizzazione rende possibile uno spostamento senza interruzioni di grandi volumi di dati in differenti categorie di storage, in base ai livelOL GL VHUYL]LR GHVLGHUDWL la riduzione del costo totale di possesso e di esercizio (TCO - Total Costo of Ownership). Consolidando piĂš dati in meno risorse hardwaUH VL DEEDVVDQR VLJQLĂ€FDWLYDPHQWH L costi di lungo termine dell’infraVWUXWWXUD

XQD JHVWLRQH VHPSOLĂ€FDWD $PPLnistrare e controllare ambienti multi-fornitore tramite una console GL JHVWLRQH XQLĂ€FDWD ULGXFH OD FRPplessitĂ degli ambienti storage eterogenei.

Effetti positivi si hanno anche a livello ecologico. Il maggiore utilizzo delle risorse e la corrispondente riduzione della proliferazione di nuovi dispositivi hardware aiuta le aziende a soddisfare le necessità derivanti dal contenimento dell’uso di energia, degli spazi occupati e delle esigenze di condizionamento.

ANDREA NERI

Solutions Consultant di Hitachi Data Systems

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APPROFONDIMENTI

Tecnologie di Image Processing L’importanza della qualità delle immagini nelle applicazioni di Gestione Elettronica dei Documenti

FRANCESCO PUCINO

INTRODUZIONE

Nella Gestione Elettronica dei Documenti (GED) di solito l’accento è posto piÚ sulle problematiche inerenti le tematiche dello storage, dell’information retrieval, della security, dello sharing, del ZRUNà RZ, ecc‌ sottovalutando, invece, un aspetto rilevante costituito dall’image processing.

PoichÊ l’elemento chiave della GED DOOD ÀQ ÀQH q SURSULR LO GRFXPHQWR bisognerebbe prestarvi la dovuta DWWHQ]LRQH DIÀQFKp OD VXD UDSSUHVHQtazione come immagine digitale sia piÚ naturale possibile e piÚ fedele all’originale cartaceo, cosÏ da non far rimpiangere il fatto di non avere tra OH PDQL XQ GRFXPHQWR ÀVLFR PD GL disporre soltanto di un documento virtuale su di un monitor.

L’evoluzione tecnologica, introdotta dalla continua ricerca nel campo dell’elaborazione immagini ed il costante incremento delle capacità di elaborazione dei moderni personal computer rendono oggi possibile operare sulle immagini digitali in modo HVWUHPDPHQWH HIÀFDFH LPSHQVDELOH solo pochi anni fa.

Vediamo nella pratica in che modo è possibile far sÏ che il computer possa esserci di ausilio in questo compito, analizzando da vicino le tecnologie di image processing maggiormente utili in ambito documentale.

Figura 1 – Con il deskew è possibile raddrizzare automaticamente una immagine inclinata: sulla sinistra l’immagine originale, sulla destra quella processata

DESKEW

Per l’acquisizione dei documenti spesso si utilizzano scanner professionali veloci dotati di alimentatore automa-

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Figura 2 – Black Border Removal e Thresholding Dinamico applicati ad una pagina di libro acquisita con scanner planetario: sulla sinistra l’immagine originale, sulla destra quella processata

tico di fogli (ADF). Per le inevitabili tolleranze della meccanica e per la scarsa rigidità dei fogli di carta è normale che le immagini dei documenti si presentino leggermente inclinate verso destra o verso sinistra invece che perfettamente diritte e allineate con gli assi orizzontali e verticali.

Il termine tecnico anglosassone comunemente utilizzato per indicare tale inclinazione è chiamato skew, che letteralmente vuol dire pendenza, che di solito non supera i +/- 5°.

L’operazione di correzione della pendenza, ossia il raddrizzamento dell’immagine, è denominata, quindi, deskew. Tale correzione può oggi essere eseguita in totale autonomia dal software senza intervento umano: il sottosistema di image processing preposto a tale attività analizza l’immagine per valutare l’entità dell’angolo di inclinazione così che possa opportunamente ruotarla per renderla perfettamente diritta, correggendo il difetto introdotto dalla scansione.

I tool SL HIÀFDFL RJJL GLVSRQLELOL ULHscono a contenere il tempo di elaborazione in poche frazioni di secondo ed a raggiungere un’accuratezza davvero elevata, arrivando anche ad 1/100 di grado, potendo contestualmente lavorare non soltanto su immagini monocromatiche ma anche su immagini in scala di grigio ed a colori.

BLACK BORDER REMOVAL

Alcune tipologie di scanner ad elevata produttività utilizzano uno sfondo nero, invece che bianco, per due motivi fondamentali: evitare problemi di trasparenza acquisendo fogli molto sottili e consentire l’acquisizione contemporanea di fogli di dimensioni diverse. L’immagine del documento acquisito può quindi presentare spessi bordi costituiti da fasce annerite. /·RSHUD]LRQH GL LGHQWLÀFD]LRQH HG HOLminazione di questi bordi è chiamata black border removal e può essere eseguita automaticamente da una procedura software che, dopo aver analizzato l’immagine, può tagliare via la parte nera aggiuntiva sui quattro lati del foglio o può semplicemente sbiancarla, in base alle impostazioni prescelte.

Figura 3 – Black Border Removal, Deskew e Thresholding Dinamico applicati ad una pagina acquisita da microfilm: sulla sinistra l’immagine originale, sulla destra quella processata

Figura 4 – Color Dropping eseguito su due tonalità (rosso e viola): sulla sinistra l’immagine originale, sulla destra quella processata

Anche in questo caso non è necessario intervento dell’operatore, i tempi di elaborazione sono pressoché istantanei e si può agire indifferentemente su immagini in bianco e nero, in scala di grigi ed a colori.

DESPECKLE

Talvolta capita che le immagini acquisite presentino dello sporco costituito da punti neri isolati, dovuti a polvere depositata sui sensori di acquisizione o addirittura ad interferenze elettrostatiche dovute a surriscaldamento dei componenti elettronici.

Il termine anglosassone utilizzato per

LGHQWLÀFDUH TXHVWD WLSRORJLD GL VSRUFR è la parola speckle, e l’operazione di puOL]LD SHU O·LGHQWLÀFD]LRQH H OD ULPR]LRQH GL TXHVWL SXQWL q GHÀQLWD despeckle.

I tool software che effettuano questo tipo di elaborazione non necessitano di intervento umano, sono estremamente veloci e possono lavorare su immagini monocromatiche, in scala di grigio o a colori.

4XHOOL SL HIÀFDFL SRVVRQR LPSLHJDUH degli algoritmi avanzati tali che, pur eliminando elementi di sporco molto grandi, evitano che segni di punteggiatura o punti sulle “i” possano essere rimossi in modo accidentale. iged.it 02.2009

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mico. Praticamente invece che utilizzare un valore di soglia valido per tutta quanta l’immagine, viene utilizzato un YDORUH GL VRJOLD VSHFLÀFR SHU FLDVFXQ punto dell’immagine, calcolato in base a diversi algoritmi piÚ o meno evoluti.

Con tale sistema si riesce ad evitare di perdere scritte particolarmente chiare su fondo chiaro o di trasformare in macchie nere le scritte scure su fondo particolarmente scuro.

Figura 5 – Controlli di qualità automatici applicati su assegni bancari. Su questa immagine è stato riscontrato un angolo strappato, la presenza di bordo nero e di skew

AUTO-ORIENTAMENTO

Non tutti i documenti cartacei sono scritti in modalitĂ â€œportraitâ€?, ossia, pensando ad un foglio A4, con l’orientamento naturale per la lettura tale che la parte stretta sia la base del IRJOLR 7DOYROWD FDSLWD FKH JUDĂ€FL WDbelle, schede ed elaborati simili siano stampati in modalitĂ â€œlandscapeâ€?, ossia, riferendoci sempre ad un foglio A4, con la parte larga come base del foglio.

Quando si effettua la scansione di documenti, la si fa sempre con il medesimo orientamento per cui ci si troverĂ con immagini correttamente ruotate per la lettura e con altre no.

Per evitare che, durante la successiva consultazione dei documenti, l’operatore debba ripetutamente usare funzioni di rotazione per poter leggere correttamente a schermo il documento, sono state sviluppate apposite funzioni di auto-orientamento che consentono di effettuare automaticamente tale operazione in batch, su un gruppo di documenti, senza intervento umano. Tali tool consentono quindi di individuare il corretto orientamento di lettura e di decidere autonomamente se il documento è dritto o se ruotare automaticamente le immagini di 90, 270 o 180 gradi.

THRESHOLDING DINAMICO

PoichÊ la GED è essenzialmente rivolta alla gestione di documenti

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aziendali, di solito il colore non è importante, per cui si è orientati all’acquisizione dei documenti in modalità monocromatica. Gli scanner, anche quelli monocromatici, nell’acquisire un documento effettuano di fatto una misurazione della quantità di luce ULà HVVD GDOOD VXSHUÀFLH GHO IRJOLR RWWHnendo dai circuiti elettronici un valore solitamente compreso tra 0 e 255.

Dovendo restituire una immagine in scala di grigi, viene restituito proprio tale valore, ma dovendo restituire una immagine monocromatica, si deve impostare un valore di soglia, al di sotto del quale il punto è considerato nero, al di sopra è considerato bianco.

La selezione di questa soglia è un’operazione alquanto delicata in quanto in base ad essa si possono ottenere documenti leggibili oppure troppo chiari o troppo scuri. Se una immagine è troppo chiara, oppure troppo scura, SRWUHEEH ULVXOWDUH GLIĂ€FLOH OHJJHUH L dati in essa contenuti, cosa alquanto grave se non ci si accorge tempestivamente del problema, ma solo quando ormai è troppo tardi, quando cioè si ha necessitĂ del documento e l’originale cartaceo non è piĂš reperibile. Il problema maggiore è però dato dal fatto che, piĂš spesso di quanto non s’immagini, non c’è possibilitĂ che un valore di soglia, qualsiasi esso sia, renda l’immagine leggibile in ogni sua parte. Ăˆ per risolvere queste problematiche che sono nati i tool di thresholding dina-

Probabilmente questa tecnologia è una delle piÚ complesse e la maggior problematicità sta nell’individuare sia la tipologia di thresholding dinamico piÚ appropriata ai propri documenti, sia gli eventuali parametri richiesti.

Comunque le ultime novità in questo campo consentono di non dover impostare alcun parametro cosÏ che sia lo stesso sistema ad analizzare l’immagine e decidere quali siano i parametri piÚ appropriati per processarla nel migliore dei modi.

COLOR DROPPING

Non di rado capita che sia necessario acquisire un documento a colori per averne una versione fedele all’originale per la conservazione a lungo termine, ma nel contempo può servire una copia monocromatica per operazioni di lettura ottica, ossia di estrazione dati. Si pensi ad esempio alle ricette mediche, oppure alla modulistica ottimizzata per la lettura ottica, che è costituita da una parte prestampata di un unico colore come rosso o verde, scelto per essere rimosso direttamente durante la fase di scansione monocromatica.

In questi casi una tecnologia che può risultare utile è il color dropping, ossia l’eliminazione di un range di colori VSHFLÀFR GDOO¡LPPDJLQH 9LHQH SUDticamente emulato ciò che avviene utilizzando uno scanner dotato di ODPSDGD FRORUDWD SHU LO ÀOWUDJJLR GHO colore, partendo quindi dall’immagine a colori ed arrivando a quella monocromatica. In questo modo, anche acquisendo a colori, successivamente si possono ottenere immagini monoFURPDWLFKH ÀOWUDWH SURQWH SHU HVVHUH sottoposte a lettura ottica.

precisa dell’immagine non conforme alle aspettative, in modo tale che possa HVVHUH YHULÀFDWD FRUUHWWD R ULGLJLWDOL]zata.

I difetti riscontrabili possono essere: QRQ OHJJLELOLWj GHO ÀOH LQFOLQD]LRQH HFcessiva, orientamento errato, presenza di bordi neri, presenza di sporco, basso contrasto, eccessiva o scarsa luminosità , angoli del foglio piegati, strappi lungo i bordi dei fogli, messa a fuoco errata.

CONCLUSIONE

Figura 6 – L’interfaccia utente di una diffusa applicazione di batch image processing (Recogniform Image Processor): con un sistema di wizard è possibile deďŹ nire tutte le operazioni da effettuare sul lotto di immagini, senza necessitĂ di sviluppare software speciďŹ co

COMPRESSIONE

Anche nel campo della compressione è possibile trarre vantaggio dai recenti sviluppi in image processing. Ad esempio, è possibile fare in modo che il sistema riconosca in modo automaWLFR VH XQ IRJOLR FRQWLHQH IRWRJUDÀH R JUDÀFD FRORUDWD SHU FXL VLD SUHIHULELOH memorizzarlo a colori, magari con compressione JPEG, oppure se è adeguata una sua rappresentazione in monocromatico ed il suo salvataggio con compressione CCITT G4.

Non solo: è anche possibile riuscire DG RWWHQHUH ÀOH DOWDPHQWH FRPSUHVVL suddividendo, sempre grazie a tool di image processing, il layer di testo nero su fondo bianco dalle immagini D FRORUL H VDOYDQGR LQ ÀOH FRPSRXQG come ad esempio il PDF, ciascun layer con la compressione ed il campionamento piÚ appropriato, senza che sia percepibile alcuna perdita di qualità per l’utente.

RICAMPIONAMENTO

Il ricampionamento consiste nel trasformare un’immagine da una risoluzione ad un’altra. Ciò può essere richiesto, ad esempio, quando si acquisiscono dei documenti ad una risoluzione elevata per memorizzazione a lungo termine, ma se ne vuole ottenere anche una versione piĂš “leggeraâ€? per l’utilizzo corrente, per

la distribuzione via web, etc‌ Utilizzando tool appositi è quindi possibile, ad esempio, ricampionare a 200 DPI immagini acquisite a 300 o 400 DPI, senza necessitĂ di doverle riacquisire. Ăˆ addirittura possibile fare in modo che, campionando le immagini in bassa risoluzione per crearne miniature o preview, vengano trasformate in scala di grigio cosĂŹ da renderle maggiormente leggibili (antialiasing).

QUALITY CONTROL

'RYHQGR YHULÀFDUH OD ERQWj GL XQ numero cospicuo di immagini acquisite digitalmente, come nel caso di collaudo a seguito di outsourcing, sia da parte di chi ha reso il servizio, sia da parte di chi lo ha ricevuto, oppure a seguito di normali controlli periodici di qualità interni, è impensabile fare una YHULÀFD PDQXDOH YLVXDOL]]DQGR XQD DG una tutte le immagini per constatarne la corretta acquisizione e l’assenza di GLIHWWL $QFKH XQD YHULÀFD D FDPSLRQH non può dare un risultato esaustivo sull’intero set di documenti.

Anche in questo caso possono essere utilizzate le tecnologie di image processing. Esiste, infatti, la possibilità di fare analizzare in modalità automatica le immagini cosÏ che si possa ottenere un esaustivo report degli eventuali difetti riscontrati, con l’indicazione

Queste tecnologie sono disponibili sia come SDK (Software Development Kit) per gli sviluppatori che desiderano integrarle direttamente nei propri software di gestione elettronica documenti, sia come applicazioni pronte all’uso, adatte all’elaborazione batch GL GRFXPHQWL SHU JOL XWHQWL Ă€QDOL Concettualmente il software di image processing può essere visto come una “scatola neraâ€? in grado di elaborare le immagini secondo le indicazioni impartite, senza comunque la necessitĂ di conoscere ed approfondire i complessi algoritmi che sono alla base delle sue funzionalitĂ . Pertanto gli sviluppatori possono considerarne l’integrazione per migliorare le funzionalitĂ di software GED, cosĂŹ come GLUHWWDPHQWH JOL XWHQWL Ă€QDOL , centri servizi, ad esempio, li possono utilizzarle immediatamente senza alcun investimento in sviluppo software. Ăˆ giusto quindi dire che, consideranGR O¡LQGXEELD HIĂ€FDFLD OD IDFLOLWj G¡XVR ed il basso costo di queste tecnologie, sarebbe un peccato non sfruttarle.

FRANCESCO PUCINO

Co-fondatore di Recogniform Technologies S.p.A.

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APPROFONDIMENTI

Veicolazione elettronica dei Dati, Fatturazione Elettronica e Outsourcing Come queste tre componenti rappresentano un’opportunità per le aziende?

MARCO MASSIMO KESSLER

Massimo rendimento con il minimo sforzo: questo dovrebbe essere il principio guida di ogni azienda, sia pubblica sia privata.

In altre parole si deve sempre cercaUH GL WUDVIRUPDUH O¡HIÀFDFLD FLRq OD capacità di raggiungere gli obiettivi GHVLGHUDWL LQ HIÀFLHQ]D YDOH D GLUH raggiungere i medesimi obiettivi ottimizzando la gestione delle risorse e riducendo i costi.

Come fare?

Certamente nessuno ha la bacchetta magica, però utilizzare soluzioni moGHUQH HG LQQRYDWLYH q LQ PROWL FDVL una delle soluzioni non solo possibili, ma anche piÚ adeguate ed in linea con le aspettative dell’imprenditore; ciò vale, in particolare nel campo delle pratiche amministrative, dove spesso GLVEULJDUVL IUD OH VFDUWRIÀH FKH VL DFcumulano crea un inutile dispendio di tempo e di ore-lavoro per il personale addetto.

PerchÊ, allora, non ricorrere a soluzioni che sfruttino al meglio le piÚ moderne possibilità dell’informatica e dell’IT (Information Technology)?

PerchÊ non iniziare a pensare in termini piÚ moderni al concetto di veicolazione dei dati fra la propria azienda e le altre, soprattutto quando si tratta dell’emissione di fatture?

Dematerializzare (mentalmente) le informazioni di vendita, ecco l’habitus mentale che bisogna iniziare ad indossare.

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&RVD VLJQLÀFD" Semplice: cosÏ come un tempo nessuno pensava di poter scrivere una lettera senza ricorrere a carta, francobolli e posta oggi tutti usano le e-mail con naturalezza e si guarda alla posta cartacea come a qualche cosa di lento ed obsoleto, altrettanto d’ora in poi occorrerà fare per le fatture. /D IDWWXUD HOHWWURQLFD q GD XQ SXQWR di vista dei contenuti, del tutto equivalente ad una fattura cartacea e, come questa, deve essere annotata in appositi registri secondo le indicazioni fornite dall’art. 12, comma 2, del D.P.R. 633/72.

Quando nasce “virtualmente� la fattura elettronica?

La circolare ministeriale 45/E del 19 ottobre 2005 associa l’apposizione del riferimento temporale con il momento della formazione della fattura elettronica. In pratica, quindi, l’apposizione del riferimento temporale equivale alla stampa su carta per la fattura tradizionale e rappresenta il momento in cui il documento inizia ad esistere; ne FRQVHJXH FKH O¡DSSRVL]LRQH GHOOH Ă€UPD HOHWWURQLFD TXDOLĂ€FDWD QRQ q OD GDWD di emissione, ma la data di “nascitaâ€? della fattura elettronica.

7XWWDYLD DIÀQFKp YL VLD XQR VFDPELR di fatture elettroniche fra due (o piÚ) aziende vi devono essere alla base determinati presupposti bene evidenziati dalla normativa che (comma 3 dell’art.

21 D.P.R. 633/1972) prescrive la stipu-

OD GL XQR VSHFLÀFR DFFRUGR SUHYHQWLYR tra mittente e destinatario della fattura in modo da stabilire con precisione gli HOHPHQWL GL TXDOLÀFD]LRQH GHOO¡LQWHUscambio. Elementi che sono: modalità tecnica, standard utilizzato, periodicità della trasmissione dei documenti, momento dell’emissione da parte del mittente, momento della ricezione da parte del destinatario, durata dell’accordo e accettazione conseguente.

Attualmente il quadro legislativo regola diversi modelli di “fatturazione elettronica�, che vanno dalla semplice trasmissione in via elettronica delle fatture alla fatturazione elettronica in senso proprio.

Vediamo quindi di fare maggiore FKLDUH]]D LOOXVWUDQGR QHOOR VSHFLĂ€FR cosa prevedono i tre principali scenari considerati. ,O SULPR q TXHOOR OHJDWR DOOD WUDVPLVsione telematica delle fatture (o “fatturazione telematicaâ€?) che consiste nel trasferimento dei dati e delle informazioni contenute in fattura attraverso l’utilizzo di un canale telematico. In tal caso, però, resta pur sempre obbligatoria, sia da parte dell’emittente sia del destinatario, la “materializzazioneâ€? della fattura stessa, ovverosia la stampa su carta del documento.

Veniamo al secondo scenario, vale a dire alla conservazione sostitutiva delOH IDWWXUH FLRq D TXHO SURFHVVR FKH QH permette la conservazione in formato digitale cosĂŹ che risultino disponibili

nel tempo nella loro integrità e autenticità, mantenendo piena validità OHJDOH H ÀVFDOH (FFRFL LQÀQH DO WHU]R VFHQDULR LO SL FRPSOHWR HG LO SL PRGHUQR 4XHOOR FKH QH VLDPR FHUWL q GHVWLQDWR D VRVWLWXLUH LQ IXWXUR RJQL DOWUD IRUPD GL YHLFROD]LRQH GHOOH IDWWXUH IUD OH D]LHQGH OD IDWWXUD]LRQH HOHWWURQLFD LQ VHQVR VWUHWWR ,Q TXHVWR FDVR OD IDWWXUD HOHWWURQLFD ² LQ IRUPDWR GLJLWDOH SURYYLVWD GL ULIHULPHQWR WHPSRUDOH H GHOOD ÀUPD GLJLWDOH GHOO·HPLWWHQWH FKH QH JDUDQWLVFH DXWHQWLFLWj H LQWHJULWj ² QDVFH q WUDVPHVVD HG q FRQVHUYDWD VLD GDOO·HPLWWHQWH VLD GDO ULFHYHQWH VROR HG HVFOXVLYDPHQWH LQ IRUPDWR HOHWWURQLFR ,Q TXHVWR PRGR FRPH DEELDPR GHWWR VL JLRFD G·DQWLFLSR VXL WHPSL SUHFRUUHQGR TXHOOR FKH VDUj O·LQHYLWDELOH VYLOXSSR IXWXUR LQ TXHVWR VHWWRUH /D IDWWXUD]LRQH HOHWWURQLFD LQIDWWL VH GD XQ ODWR FRQVHQWH GL DFFHOHUDUH O·LQWHUVFDPELR GL LQIRUPD]LRQL QHO UDSSRUWR FOLHQWH IRUQLWRUH FOLHQWH GDOO·DO-

WUR RIIUH QRWHYROL VSD]L GL UHFXSHUR GL HIÀFLHQ]D QHOOD JHVWLRQH WDQWR GHO FLFOR SDVVLYR TXDQWR GL TXHOOR DWWLYR 2YYLDPHQWH SHUz XQD IDWWXUD HOHWWURQLFD QRQ QDVFH GDO QXOOD RFFRUUH DYHUH OD FDSDFLWj GL JHQHUDUH TXHVWR WLSR GL GRFXPHQWL VHFRQGR UHJROH tecniche appropriate e, al contempo, SRVVHGHUH OD FDSDFLWj GL DUFKLYLDUH LQ IRUPD VRVWLWXWLYD FRQVHUYDWLYD OH IDWWXUH HOHWWURQLFKH HPHVVH 7XWWL SUREOHPL TXHVWL FKH YHQJRQR LPPHGLDWDPHQWH VXSHUDWL H ULVROWL VH O·LQFDULFR YLHQH GDWR LQ RXWVRXUFLQJ DG XQ·D]LHQGD FRPSHWHQWH HG DIÀGDELOH ,Q WDO FDVR LQIDWWL QRQ VL GHYRQR DFTXLVWDUH Qp VRIWZDUH Qp KDUGZDUH PD WXWWR q GHPDQGDWR DOO·RXWVRXUFHU UHVSRQVDELOLWj FRPSUHVD 8Q FDPSR TXHOOR GHOO·DWWLYLWj FRPH RXWVRXUFHU LQ FXL $UFKLYD HG ( PLVVLRQ VRFLHWj GHO PHGHVLPR JUXSSR YDQWDQR QRWHYROH H EHQ UHIHUHQ]LDWD esperienza.

“Ma se DQWLFLSDQGR XQD SRVVLELOH domanda dei lettori - la fatturazione elet-

tronica è così semplice, pratica ed economica, perché ancora non ha preso piede”? $Q]LWXWWR SHUFKp FRPH VL GLFHYD D SURSRVLWR GHOOH H PDLO SDVVDUH GDOOD ´LGHDµ GL WUDVIRUPDUH LO GRFXPHQWR FDUWDFHR LQ GRFXPHQWR HVFOXVLYDPHQWH LQIRUPDWLFR q XQ SURFHVVR OHQWR D SUHQGHUH SLHGH LQ VHFRQGR OXRJR SHUFKp HIIHWWLYDPHQWH VXVVLVWRQR DQFRUD DOFXQL RVWDFROL ,Q SL FRVD QRQ WUDVFXUDELOH ELVRJQD WHQHUH LQ FRQVLGHUD]LRQH FKH SHU JHVWLUH TXHVWR WLSR GL SURFHVVR GDOO·LQWHUQR GHOO·D]LHQGD LQ VRXUFLQJ RFFRUURQR VWUXPHQWL SUDWLFL VSHFLÀFKH LQIUDVWUXWWXUH HG XQ EDJDJOLR GL FRQRVFHQ]H H FRPSHWHQ]H GD DJJLRUQDUH GL FRQWLQXR FKH VRQR RJJHWWLYDPHQWH FRVWRVH $ TXHVWR VL DJJLXQJH IUD O·DOWUR FKH SHU TXDQWR FRQFHUQH OD FRQVHUYD]LRQH VRVWLWXWLYD LO TXDGUR QRUPDWLYR H OH UHJROH WHFQLFKH VDUHEEHUR GD UHYLVLRQDUH RSSRUWXQDPHQWH LQ WHVWL ´XQLFLµ FRPSOHWL HG HVDXULHQWL Ë SHUz VRSUDWWXWWR VXO IRUPDWR GHO GRFXPHQWR FKH VL GHYH JLRFDUH OD FDU-

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ta piĂš importante.

Il legislatore italiano, infatti, parla di un generico formato pdf. GiĂ , ma quale?

PerchÊ se deve trattarsi di un PDF, non potrebbe essere un PDF/A? ,O ÀOH LQ IRUPDWR 3') $ FRQVHQWH O¡XWLOL]]R GHOOD ÀUPD GLJLWDOH LQWHUQD (embedded) con un numero minimo di requisiti.

Esso costituisce ipso facto lo standard di Normazione Internazionale ISO19005 che è stato ideato appositamente per l’archiviazione a lungo termine dei documenti. Questo supporto è, inoltre, estendibile a tutte le nuove tecnologie nel campo documentale che saranno introdotte in futuro. Tutte cose, queste, di cui si parlerĂ a Berlino il 17, 18 e 19 Giugno al “Third International PDF/A Conferenceâ€? al quale la SocietĂ E-mission del Gruppo Archiva parteciperĂ in maniera attiva con la presentazione di

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un proprio innovativo progetto legato anche alla fatturazione elettronica.

In tale circostanza presenteremo anche la proposta di strutturare i dati secondo uno standard internazionale: l’ UBL (Universal Business Language), GHÀQLWR QHOO¡2$6,6 6WDQGDUG FKH UHcepisce standard emessi da UN/CEFACT, ISO, IEC, ITU, W3C, IETF. Prendendo spunto dalla normativa nel campo di lavori pubblici ci sentiremmo di suggerire al legislatore due soluzioni semplicissime per far ÀQDOPHQWH GHFROODUH OD IDWWXUD]LRQH elettronica.

La recente legislazione in materia di gestione dei lavori pubblici (DPR 25 gennaio 2000, n. 34) e il recepimento della direttiva 89/106/CEE hanno portato due fondamentali novità : l’accreditamento delle imprese di costruzione attraverso l’attestazione SOA1 in base a requisiti di capacità dei processi

e la marcatura CE estesa a tutti i prodotti utilizzati nelle costruzioni secondo norme di carattere internazionale (standard UNI EN ISO).

La proposta, relativamente alla fatturazione elettronica sarebbe dunque di realizzare un’analoga normativa per le societĂ che offrono i servizi in outsourcing. In altri termini, quindi, l’accreditamento delle imprese di costruzione attraverso l’attestazione SOA corrisponderebbe alla Istituzione di organismi terzi per l’accreditamento dei centri servizi, o dei reparti “documentaliâ€? delle aziende private, mentre la marcatura CE estesa a tutti i prodotti utilizzati nelle costruzioni potrebbe trovare un corrispettivo nell’individuazione di standard di prodotto per gli archivi informatici sostitutivi e conservativi e la fattura elettronica stessa.

Semplice no?

Come abbiamo accennato in precedenza, se un’azienda intende ottimizzare i costi di gestione dei propri dati amministrativi deve passare alla conservazione ottica sostitutiva, che è poi anche la base di partenza per la veicolazione elettronica delle fatture.

Con l’archiviazione sostitutiva, infatti, i documenti vengono dematerializzati e conservati a norma di legge SHU DVVXPHUH YDORUH ÀVFDOH H OHJDOH DSSOLFDQGR OH UHJROH WHFQLFKH GHÀQLWH (CNIPA). Tutto ciò comporta un diretto ritorno in termini economici legato all’eliminazione della carta con il conseguente risparmio degli spazi di archivio e la riduzione dei tempi per la gestione dei documenti cartacei (ore uomo).

Per aumentare ancor di piÚ il ritorno dell’investimento, poi, ecco altre tre scelte obbligate per le aziende: 1) la condivisione, ovvero gli archivi vengono costruiti work in progress allo scorrere delle attività aziendali e costantemente condivisi tra le risorse interessate ai contenuti dei documenti dematerializzati); 2) l’estensione, cioè quando la dematerializzazione a norma viene estesa ad altre tipologie di documenti che DEELDQR FDUDWWHUH QRQ ÀVFDOH

O¡ ´RXWVRXUFLQJ¾ FLRq O¡DIÀGDPHQWR della gestione ad un’azienda specializzata in archiviazione sostitutiva e

fatturazione elettronica, meglio se accreditata ed in grado di realizzare SURGRWWL FHUWLĂ€FDWL VHFRQGR VWDQGDUG SUHGHĂ€QLWL 9LVWR FKH VWLDPR SDUODQGR dell’outsourcer vediamo quali altre FDUDWWHULVWLFKH GHYH DYHUH SHU SRWHU dare un valore aggiunto alla scelta di GHPDWHULDOL]]DUH D ƒ LQ $]LHQGD Anzitutto deve essere visto come un partner coinvolto nei processi aziendali e, come tale, deve possedere conoscenze aggiornate in materia di JHVWLRQH DPPLQLVWUDWLYD Ă€QDQ]LDULD e dei processi Aziendali, siano essi di natura organizzativa (servizi) o di QDWXUD SURGXWWLYD SURGRWWR

L’outsourcer deve, poi, essere un consulente dotato di buona capacità DQDOLWLFD GHL SURFHVVL D]LHQGDOL FKH comportano la produzione di informazioni da condividere e deve altresÏ essere attrezzato per sviluppare solu]LRQL VLVWHPLFKH GL LQWHUIDFFLDPHQWR FRQ JOL VWUXPHQWL H JOL DUFKLYL GRFXPHQWDOL XWLOL]]DWL GDO &OLHQWH Non è tutto: esso deve possedere infrastrutture e sistemi costantemente aggiornati allo stato dell’arte

in termini tecnologici e di sicurezza dei dati, per garantire elevata qualità dell’erogazione del servizio, ed essere TXDOLÀFDWR VHFRQGR 6WDQGDUG ,QWHUQD]LRQDOL TXDOL OD &HUWLÀFD]LRQH ,62 GHO 6LVWHPD GL *HVWLRQH SHU OD 4XDOLWj H OD &HUWLÀFD]LRQH ,62 GHO 6LVWHPD GL JHVWLRQH GHOOD VLFXUH]]D GHOOH LQIRUPD]LRQL Deve poi interfacciarsi con i sistemi gestionali e documentali del Cliente nel modo meno invasivo possibile ed essere in grado di offrire consulenza e collaborazione ai fornitori software H KDUGZDUH GHO &OLHQWH QRQ DQGDQGR in contrasto con le soluzioni tecnicoVLVWHPLFKH JLj DGRWWDWH 'HYH LQÀQH DYHUH XQD UHVSRQVDELOLWj diretta nelle attività dei processi in cui è coinvolto, offrendo al contempo SUHVHQ]D FRVWDQWH HG DVVLVWHQ]D

vigente normativa in ambito di conWUDWWL SXEEOLFL O¡$WWHVWD]LRQH 62$ q LO GRFXPHQWR QHFHVVDULR H VXIÀFLHQWH D comprovare la capacità dell’impresa di eseguire (direttamente o in subapSDOWR RSHUH SXEEOLFKH GL IRUQLWXUD e posa in opera con importo a base G¡DVWD VXSHULRUH D ½ 'HWWD TXDOLÀFD]LRQH 62$ KD YDOLGLWj TXLQTXHQQDOH VHPSUH FKH QH YHQJD YHULÀFDWD OD YDOLGLWj DO WHU]R DQQR GDO primo rilascio) e viene valutata sulla base di un’analisi tecnica ed economica degli ultimi cinque esercizi di attività dell’impresa, precedenti alla ULFKLHVWD GL TXDOLÀFD]LRQH

NOTE

/¡$WWHVWD]LRQH 62$ q XQ GRFXPHQWR FKH FHUWLÀFD LO SRVVHVVR GL WXWWL L UHquisiti di cui all’articolo 8 della Legge IHEEUDLR Q ,Q IRU]D DOOD 1

MARCO MASSIMO KESSLER

Consigliere di Amministrazione *UXSSR $UFKLYD ² ( PLVVLRQ

Per il manager di oggi che progetta il domani www.iter.it/seminari www.iter.it/pubblicazioni

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APPROFONDIMENTI

La dematerializzazione in azienda Dal fax al documento digitale, passando per il data capture

PAOLO PONTE

La dematerializzazione in azienda è sicuramente una dei temi piÚ caldi di questi ultimi anni e lo sarà ancora per gli anni a venire. Infatti, in un contesto FKH PLUD DG XQ LQFUHPHQWR GHOO¡HIÀcienza dei processi e nel contempo ad un risparmio dei costi su tutti i fronti, l’utilizzo di strumenti che possano ridurre i costi in maniera diretta (carta, VSD]L HG LQGLUHWWD WHPSR HIÀFLHQza, ...) è, infatti, sempre piÚ diffuso e necessario per rendere un’azienda sempre piÚ competitiva.

Le attivitĂ tipiche di una gestione dei documenti aziendali possono essere FODVVLĂ€FDWH LQ TXHVWH GXH PDFURIDVL Acquisizione dei documenti e loro trasformazione in formato elettronico; Gestione, condivisione ed indirizzamento dei documenti.

Questi processi devono integrarsi con L VLVWHPL LQIRUPDWLYL D]LHQGDOL DO ÀQH di costituire un sistema di accesso al patrimonio informativo veloce ed HIÀFLHQWH Basti pensare alla velocità di accesso all’informazione richiesta da un operatore di call center per fornire rispoVWH FHOHUL H SUHFLVH DOO¡LQWHUORFXWRUH OD visualizzazione immediata, in formato, elettronico di contratti e polizze stipulate - ad esempio - è un elemento chiave e fondamentale, che solo un sistema di gestione documentale integrato con gli altri sistemi informativi può dare.

La prima macrofase - l’acquisizione riguarda tutti quei servizi e strumenti che servono per dematerializzare i do-

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cumenti che hanno origine cartacea.

In questo ambito, uno strumento fondamentale è il fax server.

Ad esempio, il RightFax di Captaris OpenText, distribuito da Securicomm Italia, è una piattaforma che consente di gestire in formato elettronico i fax in entrata ed in uscita dall’azienda.

Occorre premettere che il fax è uno strumento ancor oggi molto utilizzato per gestire informazioni sensibili nelle aziende, sia in quelle di servizi sia in quelle di produzione. Molto diffuso VLD D OLYHOOR FHQWUDOH VLD QHOOH Ă€OLDOL H QHL dipartimenti, il fax garantisce quella “certezzaâ€? nella comunicazione e TXHOOD ´DIĂ€GDELOLWjÂľ QHOOD WUDVPLVVLRQH che lo rendono un mezzo di comunicazione ancora primario.

Poter gestire un fax in maniera totalmente elettronica, direttamente dal PC, ed eventualmente stamparlo, consente di risparmiare tempi e quindi costi di gestione che aumentano proporzionalmente alla dimensione dell’azienda e al numero di fax inviati e ricevuti. Ăˆ, inoltre, facile e nativa l’archiviazione, e quindi la gestione, in un sistema di gestione documentale, quale Captaris OpenText Document Management Alchemy Edition.

Un altro vantaggio evidente è l’accessibilità al fax che è resa possibile anche dall’utilizzo di interfacce web-based.

Laddove il documento pervenga in azienda in formato cartaceo, questo verrĂ , invece, sottoposto ad un processo di scannerizzazione - attraverso multifunzioni o scanner - che lo convertirĂ in digitale.

SarĂ quindi possibile utilizzare dei WRRO SHU HVWUDUQH L GDWL ULOHYDQWL DL Ă€QL del business, in modalitĂ automatica o VHPL DXWRPDWLFD VRQR JOL VWUXPHQWL GL “data-captureâ€?, utilizzati tipicamente nel ciclo passivo (per l’inserimento delle fatture passive, ad esempio) ed in altri processi.

Un tool di acquisizione semi-automatico è ad esempio Captaris OpenText Desktop Capture, meglio conosciuto come “Single Click Entryâ€?, che consente all’operatore di estrapolare dati provenienti da una immagine scanneUL]]DWD WLSLFDPHQWH Ă€OH GL WLSR 7,))

e di inserirli, con un semplice click GHO PRXVH LQ XQ¡DSSOLFD]LRQH 2IÀFH (Excel, Word), in una pagina HTML, in una applicazione SAP oppure direttamente nel gestore documentale.

Questo tool prevede l’interazione con un operatore, che tipicamente esegue data-entry e che vede agevolato e velocizzato il processo da lui gestito. Ciò permette all’azienda di risparmiare tempi e costi, risparmiando risorse o indirizzandole ad altri compiti piĂš produttivi. Il processo di data entry può essere totalmente automatizzato con applicazioni come Captaris OpenText Capture Center, meglio FRQRVFLXWR FRPH 'RNXVWDU DSSOLFDzione che permette di automatizzare interamente il processo di acquisizione dei dati da un’immagine. Ăˆ utilizzato tipicamente per l’elaborazione di grosse quantitĂ di documenti, per la lettura automatizzata di fatture, ricette mediche, documenti di trasporto ed

altre tipologie di documenti.

Nella seconda macrofase - la fase di gestione, condivisione ed indirizzamento dei documenti - l’informazione è già in formato digitalizzato. Occorre pertanto organizzarla in maniera strutturata, cosicchÊ la sua fruizione FRUULVSRQGD D FULWHUL GL HIÀFLHQ]D HG HIÀFDFLD Per fare questo, è necessario dotarsi di un repository documentale come il Captaris OpenText Document Management Alchemy Edition. In esso, L GRFXPHQWL VRQR FODVVLÀFDWL FDWDlogati e resi accessibili secondo ruoli

ed utenze anche attraverso Internet. Ăˆ possibile gestire il “versioning“ dei documenti, utile per i documenti condivisi dai team di lavoro, e gestire il “routingâ€? dei documenti all’interno dell’azienda. Accade spesso che un documento debba essere approvato, FRPPHQWDWR YHULĂ€FDWR GD GLYHUVL responsabili, basti pensare al processo GL YHULĂ€FD H DSSURYD]LRQH IDWWXUH Ăˆ opportuno, inoltre, ricordare che i GRFXPHQWL Ă€VFDOL SRVVRQR HVVHUH FRQservati in forma elettronica, secondo quanto esplicitamente previsto dalla normativa.

Questo processo di Conservazione Sostitutiva è un altro elemento di risparmio costi e di sicurezza per l’azienda, un ulteriore componente reso possibile dall’integrazione tra sistemi gestionali, data capture, fax server e gestore documentale. ,Q GHĂ€QLWLYD SRVVLDPR DIIHUPDUH FKH un sistema di gestione documentale che voglia raggiungere una serie di YDQWDJJL LQ WHUPLQL GL HIĂ€FLHQ]D GHL processi, risparmio dei costi, rispetto delle normative e riduzione del rischio aziendale dovrĂ essere costituito da una piattaforma che comprenda non solo il “motoreâ€? di archiviazione e ricerca (Alchemy), ma anche la parte di data capture (Single Click Entry e Dokustar) e di acquisizione delle informazioni (il fax server RightFax).

PAOLO PONTE

Enterprise Content and Service Management Sales Specialist, Securicomm

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MERCATO

Nuove tecnologie e soluzioni Storage per i Data Center ad elevata dinamicità Alcuni esempi dell’offerta IBM SERGIO RESCH

Ogni essere umano, azienda, organizzazione, città , nazione, sistema biologico o prodotto realizzato dall’uomo è ormai interconnesso. Le distanze si annullano e dispositivi intelligenti ed informazioni automatiche sul funzionamento dei sistemi sono sempre piÚ presenti e disponibili per migliorare la qualità della vita.

Alcuni numeri indicativi.

Circa 1,2 miliardi di persone, un terzo della popolazione mondiale, è oggi on-line Il numero totale di pagine web supera i 600 miliardi; per esempio MySpace ha oggi oltre 200 milioni di utenti, in termini numerici è come se fosse la quinta nazione del mondo; e ogni giorno recluta 270.000 nuovi membri Oltre 1000 miliardi di oggetti intelligenti sono oggi connessi a Internet e nel 2010, oltre 30 miliardi di tag RFID, saranno presenti a livello mondiale Ci sono oggi oltre 4 miliardi di cellulari nel mondo e l’80% della popolazione europea li utilizza Il numero di SMS inviati e ricevuti ogni giorno è maggiore della popolazione mondiale Ogni giorno vengono inviate oltre 200 miliardi di messaggi di posta elettronica Nel 2008 sono state generate nuove informazioni per oltre 4 milioni di TeraByte, ovvero piÚ di quanto ge-

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nerato negli ultimi 5.000 anni. Nel 2010 il volume delle informazioni FRGLĂ€FDWH q GHVWLQDWR D UHGGRSSLDUH ogni 11 ore.

L’iniziativa IBM “smarter planetâ€? punta a sfruttare queste potenzialitĂ latenti in termini di informazioni, intelligenza integrata e connessioni SHU PLJOLRUDUH O¡HIĂ€FLHQ]D HG LQ XOWLPD analisi promuovere il progresso e la qualitĂ della vita1. Questa iniziativa ad ampio spettro vuole dare una risposta concreta a quattro domande fondamentali: Come possiamo sfruttare la grande quantitĂ di informazioni oggi disponibili in tempo reale e provenienti da una ampia gamma di diVSRVLWLYL DO Ă€QH GL SUHQGHUH decisioni piĂš informate?

Come possiamo migliorare le nostre attività di tutti i giorni adottando SURFHVVL SL à HVVLELOL H GLQDPLFL" Come possiamo creare una infrastruttura che riduca i costi, sia piÚ intelligente, sicura e dinamica, e tale da adattarsi facilmente ai mutevoli scenari di business della globalizzazione? &RPH SRVVLDPR PLJOLRUDUH O¡HIÀFLHQ]D FRPSHWHUH SL HIÀFDFHPHQte nel mercato e contribuire a ridurre i consumi energetici, migliorando la qualità dell’ambiente e la sostenibilità ?

In un pianeta digitale sempre piĂš inWHUFRQQHVVR LO FRQĂ€QH WUD SURFHVVL GL

business e processi IT tende a scomparire. Per questa ragione la capacità di adattarsi alle mutevoli condizioni del mercato richiede un’infrastruttura IT ad elevata dinamicità . Questa infrastruttura deve essere realizzata a costi accettabili, deve essere orientata al servizio e deve supportare al meglio i suoi utilizzatori siano essi clienti, dipendenti della azienda o partner negli affari.

Le interconnessioni e le interdipendenze tra i vari processi e la sempre piÚ ampia collaborazione tra i vari elementi della infrastruttura impongono FKH HVVD VLD VHPSUH SL DIÀGDELOH ,QÀQH XQ¡ LQIUDVWUXWWXUD SL GLQDPLFD deve consentire la riduzione dei costi, il miglioramento del servizio erogato e la gestione di tutti gli elementi di rischio.

Visti gli scenari, diventa imperativo un approfondimento sui vantaggi associati alle nuove tecnologie, in particolare quelle utilizzate per la gestione e la memorizzazione delle informazioni: Virtualizzazione, oggi è possibile virtualizzare ogni componente GHOO¡LQIUDVWUXWWXUD SHU VHPSOLÀFDUQH la gestione e massimizzarne l’utilizzo. Componenti eterogenei ed incompatibili vengono omogeneizzati e diventano fruibili in modo estremamente semplice; Convergenza delle reti, nuovi standard emergenti (per esempio FCoEE – vedasi box) consentono di

XQLÀFDUH OH LQWHUFRQQHVVLRQL RJJL XWLOL]]DWH SHU L VLVWHPL VWRUDJH 6$1

H SHU OH UHWL ,3 4XHVWR VHPSOLÀFKHUj XOWHULRUPHQWH O·LQIUDVWUXWWXUD ÀVLFD H FRQVHQWLUj LQ SURVSHWWLYD XQD VLJQLÀFDWLYD ULGX]LRQH GHL FRVWL 'LVSRVLWLYL VWRUDJH GL VHPSUH PDJJLRUH FDSDFLWj GRWDWL GL IXQ]LRQDOLWj LQWHUQH SHU OD ULGX]LRQH DXWRPDWLFD GHOOD FDSDFLWj ÀVLFD XWLOL]]DWD WKLQ SURYLVLRQLQJ UHSOLFKH YLUWXDOL H GDWD GHGXSOLFDWLRQ FRQVHQWRQR GL WHQHUH VRWWR FRQWUROOR O·HVSORVLRQH GHL YROXPL GL GDWL 6WRUDJH 6ROLG 6WDWH QXRYH WHFQRORJLH GL PHPRULD FRQVHQWRQR GL YHORFL]]DUH O·DQDOLVL GHOOH LQIRUPD]LRQL H GL ULGXUUH L FRVWL DVVRFLDWL DOOH DQDOLVL PDVVLYH GL GDWL $XWRPD]LRQH VWUXPHQWL GL JHVWLRQH VHPSUH SL LQWHJUDWL FRQVHQWRQR GL DQDOL]]DUH H FRQWUROODUH O·RSHUDWLYLWj GHOOD LQIUDVWUXWWXUD H VHPSOLÀFDUH O·DGDWWDPHQWR GHOOD VWHVVD D QXRYH HVLJHQ]H DSSOLFDWLYH 'D XQD YLVLRQH ROLVWLFD GHOOD LQIUDVWUXWWXUD H GHOOD RSHUDWLYLWj LQ WHPSR UHDOH GHOOH YDULH FRPSRQHQWL VL DUULYD DG XQD JHVWLRQH DXWRPDWL]]DWD H GLQDPLFD LQ OLQHD FRQ L OLYHOOL GL VHUYL]LR VWDELOLWL *UHHQ FRPSXWLQJ SURFHVVRUL VHPSUH SL SRWHQWL H RWWLPL]]DWL SHU ULGXUUH L FRQVXPL HQHUJHWLFL FRQVHQWRQR XQD VLJQLÀFDWLYD ULGX]LRQH GHL FRVWL HQHUJHWLFL H SHUPHWWRQR DOOH

D]LHQGH H DOOH RUJDQL]]D]LRQL GL RSHUDUH LQ PRGR UHVSRQVDELOH QHL FRQIURQWL GHOO·DPELHQWH &ORXG FRPSXWLQJ SHU O·HURJD]LRQH GL VHUYL]L DWWUDYHUVR ULVRUVH DOWDPHQWH YLUWXDOL]]DWH JHVWLWH LQ PRGR XQLÀFDWR H IRUQLELOL FRQ XQD VFDODELOLWj SUDWLFDPHQWH LOOLPLWDWD 6LFXUH]]D LQWHJUDWD QHOOD LQIUDVWUXWWXUD GLVSRVLWLYL LQ JUDGR GL SURWHJJHUH LQ PRGR DXWRQRPR OH LQIRUPD]LRQL LQ HVVL FRQWHQXWH VHQ]D DSSHVDQWLUH O·LQIUDVWUXWWXUD FKH OL XWLOL]]D 7LSLFR HVHPSLR OH IXQ]LRQDOLWj GL FULWWRJUDÀD QDWLYH QHL VLVWHPL VWRUDJH GL IDWWR WUDVSDUHQWL DOOH DSSOLFD]LRQL H DOOH SURFHGXUH RSHUDWLYH 4XHVWH WHFQRORJLH SRVVRQR HVVHUH FRPELQDWH LQ PRGR RSSRUWXQR SHU UHDOL]]DUH GHOOH VROX]LRQL LQ JUDGR GL LQGLUL]]DUH OH WHPDWLFKH HPHUJHQWL FKH DEELDPR GLVFXVVR LQ DSHUWXUD 9HGLDPR RUD D WLWROR GL HVHPSLR XQD EUHYH VLQWHVL GL DOFXQH VROX]LRQL VWRUDJH FKH ,%0 SURSRQH SHU OR VYLOXSSR GL LQIUDVWUXWWXUH DG HOHYDWD GLQDPLFLWj FRQ O·REELHWWLYR GL ULGXUUH L FRVWL PLJOLRUDUH LO VHUYL]LR H ULGXUUH L ULVFKL RSHUDWLYL IBM SYSTEM STORAGE XIV

4XHVWR VLVWHPD LQQRYDWLYR2 UHDOL]]DWR FRQ XQD DUFKLWHWWXUD LQWHUQD GL WLSR ´JULGµ RIIUH HOHYDWL OLYHOOL GL YLUWXDOL]]D]LRQH HG q LQ JUDGR GL VIUXWWDUH LQ

PRGR XQLIRUPH WXWWH OH FRPSRQHQWL LQWHUQH JDUDQWHQGR SUHVWD]LRQL H PDVVLPL]]DQGR O·XWLOL]]R GHOOH ULVRUVH VHQ]D ULFKLHGHUH DWWLYLWj GL GLPHQVLRQDPHQWR H GL WXQLQJ ,Q SUDWLFD ;,9 q RUJDQL]]DWR FRQ XQ JULG GL PRGXOL ULGRQGDQWL DG HOHYDWD LQWHOOLJHQ]D H LQWHUFRQQHVVL FKH RSHUDQR LQ PRGR FROODERUDWLYR SHU PDQWHQHUH O·HOHYDWD GLVSRQLELOLWj GHO VLVWHPD ,Q FDVR GL IHUPR GL XQD FRPSRQHQWH LO VLVWHPD VL ULSRUWD DXWRPDWLFDPHQWH H UDSLGDPHQWH LQ FRQGL]LRQL GL DOWD GLVSRQLELOLWj VIUXWWDQGR WXWWL JOL HOHPHQWL GLVSRQLELOL /·DJJLXQWD GL QXRYH ULVRUVH YLHQH UHFHSLWD LVWDQWDQHDPHQWH JUD]LH DG XQD ULGLVWULEX]LRQH LQ DXWRPDWLFR GHO FDULFR VX WXWWL JOL HOHPHQWL LQWHUQL ,Q VLQWHVL JUDQGH VHPSOLFLWj GL JHVWLRQH H IDFLOH HVSDQGLELOLWj SHU VRGGLVIDUH QXRYH HVLJHQ]H D]LHQGDOL %HQHÀFLR HYLGHQWH GL ;,9 q OD ULGX]LRQH GHL FRVWL GL JHVWLRQH GHOOR VWRUDJH FKH RJJL DUULYDQR LQ DPELHQWL DG HOHYDWD GLQDPLFLWj DOO· GHL FRVWL WRWDOL IBM SYSTEM STORAGE SAN VOLUME CONTROLLER (SVC)

Ë XQD VROX]LRQH LQ JUDGR GL YLUWXDOL]]DUH LQ PRGR FRPSOHWR XQD UHWH VWRUDJH3 DQFKH JLj HVLVWHQWH LQ FXL VRQR SUHVHQWL VLVWHPL VWRUDJH HWHURJHQHL H QRQ GLUHWWDPHQWH LQWHURSHUDELOL WUD ORUR ,Q SUDWLFD XQ LQVLHPH GL QRGL 69& YLHQH LQVHULWR QHOOD UHWH VWRUDJH H QH YLUWXDOL]]DQR O·RSHUDWLYLWj XQLÀFDQGR OD JHVWLRQH GHL GLVSRVLWLYL VWRUDJH HVLVWHQWL 'DO PRPHQWR GHOOD VXD LQWURGX]LRQH TXDOVLDVL PRGLÀFD GHOOD LQIUDVWUXWWXUD ÀVLFD FRPH SHU HVHPSLR LQWURGX]LRQH GL XQ QXRYR VLVWHPD VWRUDJH R VSRVWDPHQWR GDWL SHU DFFHGHUH D GLVSRVLWLYL YHORFL FRPH VROLG VWDWH GLVN R SHU LQIRUPDWLRQ OLIHF\FOH PDQDJHPHQW YLHQH UHDOL]]DWD LQ PRGR WUDVSDUHQWH DOOH DSSOLFD]LRQL GL EXVLQHVV %HQHÀFLR HYLGHQWH GL 69& OD SRVVLELOLWj GL VIUXWWDUH LQ PRGR DGHJXDWR WXWWH OH ULVRUVH VWRUDJH GLVSRQLELOL WHQHQGR SUHVHQWH FKH LQ DPELHQWL HWHURJHQHL LO OLYHOOR GL XWLOL]]R GHOOD FDSDFLWj q VSHVVR LQIHULRUH DO iged.it 02.2009

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IBM SCALE OUT FILE SERVICES (SOFS)

RETI INFORMATICHE DIGITALI: VANNO DI MODA LE CONVERGENZE.

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IBM SOFS si pone come obiettivo la UHDOL]]D]LRQH GL XQD VROX]LRQH GL ÀOH serving ad elevata scalabilità dotata GL JHVWLRQH GHO FLFOR GL YLWD GHL ÀOH mediante policy. La scalabilità è ottenuta aggiungendo nodi di elaborazione e dispositivi storage in modalità trasparente, mantenendo una unica LPPDJLQH GL ÀOH V\VWHP VLQJOH JOREDO namespace). Con SOFS un singolo amministratore può gestire un elevato numero di nodi, anche distribuiti JHRJUDÀFDPHQWH LQ SL VHGL UHPRWH senza preoccuparsi del bilanciamento e della redistribuzione degli oggetti.

SOFS consente inoltre di attivare funzionalitĂ di replica dati locali e/o remote per realizzare alta disponilitĂ e disaster recovery.

4XHVWD VROX]LRQH VL EDVD VX XQ Ă€OH V\stem parallelo realizzato inizialmente per ambienti di “high performance computingâ€?, dove esistono instalOD]LRQL FRQ XQ XQLFR Ă€OH V\VWHP GD 2 PetaByte, e quindi validato per la gestione di un gran numero di utenti contemporanei.

La migrazione delle reti di telecomunicazione da analogico a digitale consente la convergenza di dati, voce e video su infrastrutture di tipo Ethernet: per esempio ´9RLFH RYHU (WKHUQHW¾ H ´9RLFH RYHU ,3¾ 9R,3 KDQQR GL IDWWR VRVWLWXLWR OD WHOHIRnia analogica in molte aziende.

A livello di telefonia consumer è sempre maggiore la diffusione di telefoni IP e servizi TV erogati via rete telefonica a costi sempre inferiori. Ăˆ oggi disponibile sulle reti Ethernet un servizio addizionale chiamato “Power over (WKHUQHWÂľ 3R( FKH FRQVHQWH GL XVDUH OD FRQQHVVLRQH GL UHWH ,3 SHU GLVWULEXLUH DL dispositivi terminali alimentazione elettrica a bassa tensione non solo ai telefoni digitali, ma anche a dispositivi router wireless, di sicurezza e di video sorveglianza che inviano informazioni su IP. Un altro esempio di convergenza è atteso nei data center e riguarda le infrastruttuUH GL UHWH (WKHUQHW H TXHOOH VWRUDJH )LEUH &KDQQHO PHJOLR QRWH FRPH 6$1 $OOR VFRSR q VWDWR GHĂ€QLWR XQ LQVLHPH GL VWDQGDUG FKH DELOLWDQR XQ QXRYR SURWRFROOR FKLDPDWR )&R&(( )LEUH &KDQQHO RYHU &RQYHUJHG (QKDQFHG (WKHUQHW ,Q VLQWHVL VL WUDWWD GL XWLOL]]DUH UHWL ´(QKDQFHG (WKHUQHWÂľ DG DOWD DIĂ€GDELOLWj H YHORFLWj *LJDELW VHF SHU YHLFRODUH VXOOD VWHVVD LQIUDVWUXWWXUD ROWUH DO WUDIĂ€FR ,3 DQFKH TXHOlo Fibre Channel tra i server e i sistemi storage garantendo gli opportuni livelli di VHUYL]LR 7UD L EHQHĂ€FL DWWHVL VRQR OD ULGX]LRQH GHOOH LQWHUFRQQHVVLRQL GHL GLVSRVLWLYL GL UHWH GHOOH VFKHGH D OLYHOOR GL VHUYHU H OD SRVVLELOLWj GL XQLĂ€FDUH JOL VWUXPHQWL GL monitoring e di gestione.

Nell’ambito della iniziativa Dynamic Infrastructure IBM ha recentemente delineato la strategia per lo sviluppo di soluzioni Data Center Networking6 basate su open VWDQGDUG SHU PLJOLRUDUH O¡HIÀFLHQ]D H O¡DIÀGDELOLWj GHOOH UHWL RJJL HOHPHQWR FULWLFR nei progetti di cloud computing e nelle infrastrutture ad elevata dinamicità .

L’aggiunta di nuove risorse viene recepita istantaneamente grazie ad una ridistribuzione in automatico del carico su tutti gli elementi interni. In sintesi grande semplicità di gestione e facile espandibilità per soddisfare nuove esigenze aziendali. %HQHÀFLR HYLGHQWH GL ;,9 q OD ULGX]LRQH GHL FRVWL GL JHVWLRQH GHOOR VWRUDJH FKH RJJL arrivano, in ambienti ad elevata dinamicità , all’80% dei costi totali.

IBM GRID MULTI-LEVEL ACCESS SERVICES (GMAS)

GMAS5 è un esempio di soluzione storage di archiviazione distribuita JHRJUDÀFDPHQWH VX SL VLWL UHPRWL Il sistema è in grado di replicare in PRGR DXWRPDWLFR JOL RJJHWWL LQ SL locazioni per garantire la disponibilità e le prestazioni di accesso adeguate.

Alcune locazioni sono specializzate per fornire servizi di archiviazione di lungo periodo e sono dotate di una infrastruttura storage multi-livello a costi differenziati gestita automaticamente tramite policy in base alle esigenze di conservazione e di frequenza di utilizzo nel tempo.

Di estrema facilità è l’introduzione di nuove tecnologie con migrazione automatica e trasparente degli oggetti.

Vantaggi evidenti sono l’indipenGHQ]D GDOOD ORFDOL]]D]LRQH ÀVLFD GHJOL oggetti, la riduzione dei costi di memoria e di gestione e l’elevato livello di automazione raggiungibile anche nel processo di conservazione dati a lungo termine.

Gli esempi citati sono solo una parte

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delle soluzioni storage che possono essere fornite da IBM per indirizzare le esigenze di riduzione costi, maggiore disponibilità delle informazioni, conservazione controllata delle informazioni e sicurezza di accesso ai dati sensibili in conformità alle normative VHPSUH SL VWULQJHQWL LQ TXHVWR VHWWRre. NOTE Iniziativa IBM smarter planet e progetti VPDUWHU HQHUJ\ WUDIÀF PRQH\ KHDOWKFDUH communication, town: ibm.com/innovation 2 IBM System Storage XIV – storage reinvented: ibm.com/storage/disk/xiv 3 IBM System Storage SVC – storage virtualization: ibm.com/storage/virtualization 4 IBM Scale Out File Services - white paper disponibile al link: ibm.com/services/ us/its/pdf/scale-out-file-services-white-

paper-09112007.pdf 5 IBM GMAS – grid access manager: ibm. com/storage/software/gam 6 IBM Systems Networking: ibm.com/ systems/networking

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SERGIO RESCH

System Storage Platform Advocate – IBM Italia S.p.A.

MERCATO

Oltre la BI con gli Analytics, per aumentare la competitività La nuova era della Business Intelligence si chiama Business Analytics e pone l’accento sull’importanza di analizzare i dati, partendo dal Data Quality sino alla possibilità di fare previsioni e simulazioni che consentono alle aziende di qualsiasi dimensione di avere un vantaggio competitivo in un mercato sempre piÚ globalizzato

WALTER LANZANI

SAS da oltre trent’anni opera nel mercato del software e dei servizi legati alla capacità di estrarre conoscenza dalle grandi mole di dati che le aziende devono gestire quotidianamente.

Il segreto di un successo di cosÏ lungo periodo, e sempre in crescita, sta nel rinnovamento costante dovuto anche ai continui investimenti in ricerca e sviluppo e alla reingegnerizzazione delle soluzioni e dell’offerta, che perPHWWH GL DIÀDQFDUH L FOLHQWL GL WXWWH OH

aree strategiche dell’azienda, di tutti i settori di mercato, in tutte le fasi del loro lavoro.

I BUSINESS ANALYTICS: STRATEGIE PER LA COMPETITIVITĂ€

La Business Intelligence è uno strumento indispensabile per acquisire competitività : non a caso Gartner, tra i piÚ autorevoli analisti del settore Ict, ha incluso la BI tra le dieci tecnologie strategiche per il 2009.

Oggi però la BI deve guardare avanti e andare oltre i semplici, anche se importanti, report e cruscotti di analisi.

Per gestire in maniera ottimale i processi informativi, occorrono infrastrutture tecnologiche che superino la divisione dei dati in “silos� non omogenei che non comunicano tra loro.

Dotarsi di un framework di Business $QDO\WLFV %$ VLJQLÀFD VRGGLVIDUH OH richieste espresse da ogni area azienGDOH VHPSOLÀFDUH L SURFHVVL D]LHQGDOL per eliminare i costi nascosti all’interno delle strutture e abilitare capacità predittive per prevedere e simulare scenari futuri. Capacità ancora piÚ necessarie e urgenti in periodi di recessione, come quello attuale.

DAL DATA QUALITY AL FORECASTING

Dal Rapporto 2008 svolto dall’Osservatorio Business Intelligente della School of Management del Politecnico di Milano è emerso che al primo posto tra i fattori critici che ostacolano l’adozione dei sistemi di Business Analytics vi è la scarsa qualità del dato (sia a livello sintattico sia semantico); ciò può dipendere da tre fattori principali: i dati sono incompleti (valori e attributi mancanti), sono soggetti a rumore (outlier) o sono inconsistenti/ iged.it 02.2009

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discrepanti.

La Business Analytics sta rendendo le aziende consapevoli dell’importanza dei processi di integrazione e qualità dei dati in quanto la non-qualità del dato si diffonde all’interno dell’organizzazione ed è fonte di costi.

I manager delle aziende hanno ormai la consapevolezza che per prendere corrette decisioni di business in tempo UHDOH QRQ q SL VXIÀFLHQWH SURGXUUH report, ma c’è bisogno di fare simulazioni, forecasting e trovare correlazioni tra i dati.

Per diffondere il concetto di Business Analytics e mostrare ai clienti le sue potenzialitĂ , rispetto alla Business Intelligence tradizionale e a quella fornita dai sistemi Erp, SAS ha lanciato il programma chiamato BInnovation.

L’obiettivo è di supportare le aziende nella migrazione dei loro sistemi di reporting verso applicazioni piĂš “moderneâ€? di BI capaci di mostrare insieme dati che provengono da sistemi diversi e di analizzarli con tecniche predittive, forecasting, analisi matematico-statistiche (caratteristiche insite negli Analytics) usando metodologie e tecnologie diYHUVH H VSHFLĂ€FKH SHU RJQL IXQ]LRQH aziendale.

CUSTOMER INTELLIGENCE PER FIDELIZZARE IL CLIENTE

3HU ÀGHOL]]DUH OD FOLHQWHOD HOHPHQWR cruciale è l’ottimizzazione del contatto, inteso come l’adozione di policy di contatto che siano consistenti con le preferenze dei clienti e sappiano ottimizzare l’allocazione dei target alle singole iniziative di marketing.

Ai metodi tradizionali che chiedono al cliente di esprimere le proprie preferenze (survey, ricerche dedicate, questionari e moduli online) si accompagnano oggi tecniche piĂš innovative volte a rilevare (ed a indirizzare) la “voceâ€? del cliente che si esprime nei blog, nei forum, nei social network ed in JHQHUDOH LQ TXHOOH FKH YHQJRQR GHĂ€QLte community. Ăˆ evidente l’importanza delle community per le strategie di ascolto del marketing: in esse i clienti esprimono in maniera del tutto spontanea, senza vincoli di alcun tipo, pareri, opinioni, preferenze, attitudini. Ăˆ altrettanto evidente la complessitĂ che deriva dal tracciare la pluralitĂ degli scambi comunicativi: se infatti si interpretano i partecipanti alla community come i nodi di una rete, le interazioni tra i nodi possono assumere le forme piĂš

varie, dai messaggi SMS alle e-mail ÀQR DL WHVWL GHL EORJ LE INFORMAZIONI CHE SERVONO AI MANAGER

Grazie ai Business Analytics dati, informazioni e analisi si trasformano LQ XQ à XVVR FKH FRQVHQWH DL PDQDJHU di essere aggiornati tempestivamente H FRVWDQWHPHQWH VXOO¡HIÀFLHQ]D GHL processi aziendali.

Le interfacce utente delle soluzioni SAS sono progettate per utilizzatori business, che non necessariamente hanno conoscenze informatiche o statistiche avanzate. Esse infatti sono state concepite e realizzate a fronte di esperienze reali. Dopo una fase di selezione, i casi reali sono industrializzati e inglobati nelle applicazioni. Ăˆ questo un circolo virtuoso dove le soluzioni evolvono grazie alle nuove realtĂ che si incontrano nella gestione delle imprese. I modelli previsionali e i parametri sui quali si basano sono giĂ inseriti nelle Business Solution e vengono condivisi con i diversi utenti di business presenti in azienda, FKH GHĂ€QLVFRQR DQFKH L Ă XVVL GL GDWL controllati, qualitativamente corretti, e le regole aziendali comuni su come interpretarli. I modelli vengono poi YHULĂ€FDWL WDUDWL H VH VHUYH UDIĂ€QDWL QHO WHPSR VRĂ€VWLFDQGR O¡DOJRULWPR di previsione con l’inserimento, per esempio, di tassi di crescita, indici Istat, stagionalitĂ o promozioni.

UN’OFFERTA FLESSIBILE E COMPLETA

Per facilitare gli investimenti delle aziende, la proposta commerciale di 6$6 q VWDWD UHVD DQFRUD SL à HVVLELOH Dietro ogni applicazione di BA, infatti, devono essere affrontate problematiche legate alle architetture tecnica, informativa e applicativa. Per questo SAS ha creato una struttura di Servizi Professionali che non è solo in grado di rendere esercibili dati e informazioni all’interno dei sistemi aziendali, ma fa molto di piÚ per supportare il cliente nell’utilizzo delle soluzioni e delle tecnologie per ricavare il massimo dagli investimenti effettuati.

Il gruppo italiano, composto da oltre 150 persone, è organizzato in team specializzati secondo le tre tipologie di

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competenza richieste nell’attività progettuale: esperti di problematiche di EXVLQHVV FRQ VNLOO VSHFLÀFL VXL VHWWRUL di mercato e sulle Business Solution, specialisti IT e conoscitori di statistica e Analytics.

Gli esperti applicano nelle tre aree le competenze acquisite nel corso di anni di esperienza nella realizzazione di numerosi progetti all’avanguardia.

Negli ultimi mesi l’offerta dei Servizi Professionali si è ampliata alla consulenza legata al Business Process Improvement, che Gartner ha identiÀFDWR FRPH SULRULWj GHL &,2 &RPH SHU XQ (US DQFKH SHU LQWURGXUre gli Analytics è necessaria un’opera di reingegnerizzazione dei processi: in quattro Paesi pilota, tra cui l’Italia, da TXDOFKH PHVH q VWDWD FUHDWD OD ÀJXUD del Business Advisory, capace di valutare architettura, processi e procedure presenti in azienda prima di rendere operative le soluzioni proposte. Si tratta di valutazioni che possono durare da pochi giorni a poche settimane, mirate alla BI e alla BA, effettuate con

un approccio consulenziale pratico e con una metodologia utilizzata per allineare capitale umano, processi conoscitivi, cultura e infrastruttura del cliente.

costituito un team focalizzato sul mercato delle PMI che, oltre a fornire Assistenza specialistica, sta sviluppando una rete di partner per servire al meglio i propri clienti sul territorio.

PIĂ™ COMPETITIVITĂ€ ANCHE PER LE PMI

2JJL 6$6 IDFLOLWD XOWHULRUPHQWH O¡DFcesso delle medie imprese ai Business Analytics grazie a un’organizzazione commerciale e di supporto dedicata.

Anche per il mercato delle piccole e medie imprese le esigenze di Business Intelligence vanno ormai ben al di lĂ del semplice reporting fornito da qualsiasi gestionale. Per questa tipologia di aziende, infatti, è molto sentita l’esigenza di aggiungere “intelligenceâ€? a quanto è giĂ nei database per “capireâ€? e “anticipareâ€?.

SAS, con l’obiettivo di supportare queste realtà attraverso una migliore comprensione dei fenomeni che si nascondono nei dati aziendali, una maggiore accuratezza previsionale e l’ottimizzazione dei processi, ha

WALTER LANZANI

Direttore Marketing, SAS

ESPERIENZE

Dussmann Service Sparisce la carta, aumenta l’efficienza, cambia il modo di lavorare

ROBERTO DE PRĂ€

Dussmann Service, che opera nel nostro Paese da 40 anni, fa parte del Gruppo Dussmann di Berlino (già noto come Pedus) che è oggi presente in 26 paesi del mondo.

Con oltre 9.000 dipendenti e un fatturato di 210 milioni di Euro, la società italiana ha la sede a Bergamo ed un’orJDQL]]D]LRQH DUWLFRODWD EDVDWD VX ÀOLDOL H XIÀFL UHJLRQDOL Dussmann Service propone un’ampia gamma di servizi per il settore privato e, soprattutto, pubblico (sanità , scuole, caserme, comuni e ministeri), dalla ULVWRUD]LRQH DOOD SXOL]LD H VDQLÀFD]LRne, al facility management (che offre servizi globali nelle aree già menzionate integrandole con la gestione di UHFHSWLRQ YLJLODQ]D H FHQWUDOLQR ÀQR alla manutenzione degli impianti e alla cura del verde).

DAL LIBRO UNICO DEL LAVORO AL FASCICOLO DEL DIPENDENTE, TUTTO DIGITALE

Entrato in azienda nel 2004 per affrontare la gestione elettronica dei cicli attivo e passivo, il sistema documentale Top Consult è stato ben presto impiegato anche nel trattamento dei documenti legati al personale, una vera e propria montagna di carta. “La gestione dei documenti del Personale è un fattore critico per la nostra azienda – afferma Carlo Grimoldi, Responsabile dei Servizi Interni (Sistemi Informativi e Servizi Generali) e della Conservazione Sostitutiva - Le dimensioni della forza lavoro, unite al particolare settore di attivitĂ di Dussmann Service (che comprende ad esempio molti contratti di appalto, assunzioni e cessazioni continue, team di lavoro distaccati presso i clienti), pongono in primo

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iged.it 02.2009

piano l’esigenza di gestire e conservare in PRGR HIÀFDFH LO JUDQGH YROXPH GL GRFXPHQWL associati, trasformando i lenti ed imprecisi processi cartacei in processi elettronici piÚ à XLGL H YHORFL $EELDPR LQL]LDWR FRQ O¡DUchiviazione elettronica dei documenti e siamo ora passati anche alla loro conservazione sostitutiva�.

Per il trattamento dei documenti dei dipendenti, il sistema documentale, oggi presente nella versione piÚ avanzata Top Media NED (Navigazione Elettronica dei Documenti), è integrato con il software gestionale Inaz.

Fra i documenti trattati ci sono innanzitutto i cedolini (circa 120.000 all’anno, pari ad un totale di 180.000 pagine), poi i Cud e i 730, i certiĂ€FDWL PDODWWLD DOO¡DQQR OH FRPXQLFD]LRQL REEOLJDWRULH DJOL 8IĂ€FL Provinciali del Lavoro e i documenti amministrativi dei dipendenti (dalla gestione contrattuale del rapporto di lavoro alle detrazioni e agli assegni IDPLOLDUL GDO SURĂ€OR GLVFLSOLQDUH DJOL aumenti di merito, dai moduli di cassa integrazione agli adempimenti Inps e Inail). Sono quasi tutti documenti “sensibiliâ€?, di valore probatorio, da conservare per molti anni.

Il loro insieme costituisce la cartella del dipendente, che nel corso del 2009 - di pari passo con l’archiviazione elettronica dei vari tipi di documenti interni ed esterni - si trasformerà completamente in cartellina elettronica virtuale, facile da ricercare e consultare; molti dei suoi componenti sono inoltre conservati anche in modo sostitutivo.

Cruciale per il settore del Personale è stata la partenza con il 2009 del Libro Unico del Lavoro (LUL) che ha sostituito libro paga, libro matricola e libro

presenze: il LUL va obbligatoriamente FRQVHUYDWR SHU DQQL HG q UHDOL]]DELOH e conservabile come documento informatico senza dover richiedere vidimazioni e autorizzazioni preventive DJOL 8IÀFL GHO /DYRUR Dussmann ha deciso di sfruttare da subito questa opportunità di sempliÀFD]LRQH H GL ULVSDUPLR L GDWL GHL GLpendenti sono catturati direttamente dal sistema Inaz e automaticamente archiviati in Top Media NED. I Libri Unici (uno per ogni dipendente) sono ÀUPDWL GLJLWDOPHQWH GLYHQWDQGR FRVu documenti informatici, e una volta al mese, mediante il modulo specializzato Lex, sono passati in conservazione sostitutiva a norma di legge mediante XQD VHFRQGD ÀUPD GLJLWDOH FRQ PDUFD temporale. $ ÀQH DQQR WXWWL L GRFXPHQWL /8/ del 2009 occuperanno lo spazio di un unico Dvd, prodotto in duplice copia: una conservata in sede in un armadio

CARLO GRIMOLDI

ignifugo, l’altra nella cassetta di sicurezza in banca.

Secondo Luca Trezza, Responsabile Servizio Amministrazione del Personale “La conservazione digitale del LUL UDSSUHVHQWD XQD JURVVD VHPSOLĂ€FD]LRQH abbiamo un unico libro al posto dei tre precedenti, non dobbiamo chiedere alcuna autorizzazione preventiva, non stampiamo piĂš 120.000 documenti all’anno e non servono ogni anno nuovi spazi di archivioâ€?.

Già decisa e in via di realizzazione è, anche, la conservazione sostitutiva per un altro importante documento, il FHUWLÀFDWR GL PDODWWLD OD FXL JHVWLRQH vede il coinvolgimento delle persone responsabili nelle sedi periferiche degli appalti. Queste appongono sui

FHUWLĂ€FDWL GHOOH HWLFKHWWH EDUFRGH H LQtroducono i dati nel sistema gestionale GHOOH SUHVHQ]H L FHUWLĂ€FDWL VRQR SRL VSHGLWL Ă€VLFDPHQWH DOOD VHGH FHQWUDOH GL Bergamo, dove sono scansionati, archiviati con i dati di barcode e completati automaticamente con gli altri dati del dipendente presenti nel gestionale. Gli utenti del sistema documentale sono, DOO¡LQWHUQR GHOO¡8IĂ€FLR GHO 3HUVRQDOH una ventina di persone della sede centrale. Rintracciano in pochi secondi qualsiasi documento, sempre accessibile in linea, non devono alzarsi per “scartabellareâ€? le pratiche in archivio e fotocopiarle; è un modo nuovo di lavorare, che lascia spazio per maggiori controlli o per altre attivitĂ . Ricerca

e visualizzazione dei documenti sono, inoltre, gestite attraverso il controllo degli accessi del sistema documentale, in modo da graduare e salvaguardare la riservatezza dei dati coinvolti.

L’AUTOMAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI

In campo amministrativo-contabile il sistema Top Media NED, integrato con il sistema Erp dell’azienda, archivia e gestisce i documenti dei ciclo attivo e passivo.

Quest’ultimo è particolarmente gravoso, perchÊ legato a 800 fornitori di ogni tipo e dimensione, con forniture che vanno dalla cancelleria agli alimentari, dagli automezzi ai servizi telefonici e

iged.it 02.2009

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danno luogo annualmente a 65.000 fatture passive di tipo cartaceo per un totale di circa 100.000 pagine.

I documenti sono acquisiti mediante Capture Barcode, scansionati, memorizzati e sincronizzati nei sistemi documentale e gestionale.

8QR VSHFLÀFR ZRUNà RZ DSSURYDWLYR smista automaticamente ai manager FRLQYROWL QRWLÀFKH HPDLO FRQ DOOHJDWD l’immagine della fattura. Ë LQ FRUVR GL DYYLDPHQWR DQFKH LO progetto di conservazione sostitutiva GHL GRFXPHQWL ÀVFDOPHQWH ULOHYDQWL dei cicli attivo e passivo.

Sempre integrate con il sistema Erp, VRQR JHVWLWH DQFKH OD à RWWD D]LHQGDOH (per quanto riguarda le contravvenzioni e fra poco i sinistri) e la qualità SUDWLFKH GL FRQWHVWD]LRQH DL IRUQLWRUL SHU QRQ FRQIRUPLWj ULOHYDWH FHUWLÀFDzioni aziendali da inserire nella documentazione per partecipare alle gare). $QFKH LO VLVWHPD GL UHSRUWLVWLFD q agganciato a Top Media NED per consentire ai responsabili operativi di area, senza uscire dall’ambiente di

lavoro, di visualizzare un documento del report ad esempio per controllare una fattura di spesa.

Oggi in Dussmann 2,2 milioni di documenti (amministrativi e del Personale) sono complessivamente DUFKLYLDWL QHO VLVWHPD GRFXPHQWDOH H disponibili in linea. “Il ruolo svolto in azienda dalla gestione elettronica dei documenti è sempre piĂš rilevante.

- conclude Grimoldi - L’abbinamento archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva da un lato introduce consistenti GRVL GL HIÀFLHQ]D QHL SURFHVVL GL JHVWLRQH FKH diventano elettronici e maggiormente controllati, dall’altro elimina gli spazi e i costi di stoccaggio della carta. Basti pensare che nella nuova sede in cui Dussmann si sta ora trasferendo non è stato previsto alcun spazio dedicato all’archiviazione dei documenti: a regime infatti tutto si muoverà elettronicamente, tranne i vecchi documenti che rimarranno disponibili in forma cartacea per eventuali consultazioni o controlli sporadici presso un magazzino esterno in ousourcing�.

Fra gli sviluppi futuri del sistema documentale ci sono la conservazio-

ne sostitutiva di estratti conto e libri giornale e, non appena saranno decise le soluzioni attuative, la realizzazione della fatturazione elettronica.

A questo proposito si vogliono coinvolgere nel processo fornitori e clienti FKH VRQR LQ JUDQ SDUWH HQWL SXEEOLFL

per fare “sistemaâ€? e massimizzare cosĂŹ i vantaggi per tutti. Si miglioreranno, LQĂ€QH DQFKH L VHUYL]L FKH 'XVVPDQQ offre ai propri clienti, fra i quali ci sono proprio quelli amministrativi e contabili.

ROBERTO DE PRĂ€

Giornalista e consulente di comunicazione d’impresa per aziende LQIRUPDWLFKH H KL WHF

BIOFORUM

biotecnologie: dove scienza e impresa si incontrano

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Pubblicazioni Professionali ITER

Dal Documento all’Informazione A cura di Roberto Guarasci

L’autore

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ESPERIENZE

Il Progetto DIGIT 2.0 Adobe e il Tribunale di Cremona

GIUSEPPE VERRINI

Il Tribunale di Cremona ha realizzato con Adobe il progetto DIGIT 2.0 che, grazie all’impiego di soluzioni tecnologiche all’avanguardia, permette oggi al Tribunale di innovare il sistema Giustizia e ottimizzare il lavoro di tutti i soggetti coinvolti nei procedimenti, assicurando un miglior servizio ai cittadini e una piena rispondenza alle normative vigenti e di prossima introduzione.

Il Tribunale di Cremona, un caso di HFFHOOHQ]D LQ ,WDOLD ÀQ GDO KD investito nella dematerializzazione dei fascicoli processuali cartacei con O¡RELHWWLYR GL UHFXSHUDUH HIÀFLHQ]D e ridurre i costi di gestione di atti e documenti.

Grazie a DIGIT 2.0 e alle tecnologie Adobe, il Tribunale rende operativi

Una “Udienza Telematica�

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una serie di modalità e strumenti ÀQDOL]]DWL D PLJOLRUDUH OD FROODERUDzione nelle diverse fasi del processo, la condivisione della documentazione, la comunicazione tra il Tribunale e gli attori interessati al procedimento, la conformità alle norme.

Con DIGIT 2.0 il Tribunale di Cremona estende l’impiego degli strumenti di Web Conference alla fase dibattimentale del processo, consentendo di effettuare a distanza audizioni protette di testimoni, interrogatori e deposizioni, coinvolgendo indagati, periti e consulenti senza richiedere neFHVVDULDPHQWH OD ORUR SUHVHQ]D ÀVLFD LQ aula. La soluzione di Web Conference è utilizzata anche per organizzare delle sessioni di e-learning.

In fase sperimentale, sono state giĂ

realizzate 112 sessioni operative con risultati soddisfacenti in termini di DIÀGDELOLWj GHOOH FRQQHVVLRQL H TXDlità delle registrazioni. Per gestire le udienze e le audizioni online è stata utilizzata la dotazione standard del Tribunale (microfoni, sistemi audio, ecc.), in un’ottica di riuso e ulteriore ottimizzazione dei costi.

Il progetto prevede inoltre la condivisione di tutta la documentazione processuale in modo sicuro, tracciato e controllato, inclusi gli elementi PXOWLPHGLDOL TXDOL YLGHR FRQWULEXWL audio e applicazioni. L’utilizzo delle tecnologie Adobe consente l’accesso alle informazioni da parte degli utenti autorizzati (avvocati, imputati, testiPRQL H DOWUL XIÀFL DQFKH GD UHPRWR attraverso un semplice browser Web, senza necessità di particolari dotazioni informatiche.

Il processo di condivisione è completamente e costantemente monitorato e consente di tracciare tutte le operazioni effettuate sui documenti – dall’acFHVVR DOOD OHWWXUD ÀQR DOOD VWDPSD OD PRGLÀFD O¡HVWUD]LRQH H O¡DSSRVL]LRQH GHOOD ÀUPD GLJLWDOH L’utilizzo della Posta Elettronica &HUWLÀFDWD 3(& H GHOOD ÀUPD GLJLWDOH consente al Tribunale di Cremona di QRWLÀFDUH JOL DWWL DL VRJJHWWL LQWHUHVVDWL in forma digitale e in modo assolutaPHQWH VLFXUR H DIÀGDELOH PLJOLRUDQGR OH FRPXQLFD]LRQL HVWHUQH FRQ VLJQLÀcativi risparmi di tempo e costi. ,QÀQH ',*,7 DVVLFXUD OD PDVVLPD conformità alle normative in vigore e anticipa la realizzazione degli obiettivi indicati dal Piano e-Government 2012, nonchÊ le disposizioni contenute nel Disegno di Legge di attuazione del

PIERPAOLO BELUZZI

Magistrato Referente Distrettuale SHU OD &RUWH G¡$SSHOOR GL %UHVFLD – Coordinatore Sez. dibattimento penale del Tribunale di Cremona, che ha curato il progetto in esame

Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di Giustizia.

Il progetto si basa sulle soluzioni Adobe Acrobat Connect Pro per la Web Conference e la collaborazione a distanza, Adobe LiveCycle Content Services ES per la realizzazione del repository documentale, Adobe LiveCycle Rights Management ES per la distribuzione sicura dei documenti, Adobe Acrobat 9 per la creazione dei fascicoli elettronici in formato ISO PDF/A e Acrobat.com per la condivisione e la collaborazione a livello applicativo via Web. Oggi le sentenze penali del Tribunale successive al 2004 sono tutte disponibili in formato digitale PDF/A. *UD]LH DQFKH DO FRQWULEXWR GHOO¡XIÀFLR DIGIT, dislocato presso la Casa Circondariale di Cremona, attualmente sono in corso le operazioni di dematerializzazione di tutte le sentenze emesse dal Tribunale di Cremona dal 2000 al 2004.

RISULTATI RAGGIUNTI DAL 2004 AD OGGI

Il progetto DIGIT, nato presso il Tribunale di Cremona nel 2004, è stato riconosciuto progetto di interesse nazionale e ha ricevuto diversi premi tra

cui l’European Public Sector Award (EPSA Award) nel 2007.

Ad oggi sono stati interamente digitalizzati 840 procedimenti penali per un totale di circa 400.000 pagine, e tutte le sentenze penali del Tribunale successive al 2004 – circa 900 l’anno – sono ora disponibili in formato PDF/A. La dematerializzazione ha riguardato non solo i fascicoli della struttura cremonese, ma anche di rilevanti procedimenti penali in corso presso i Tribunali di Milano e Lodi, oltre a numerosi processi della Direzione Distrettuale $QWLPDÀD GL %UHVFLD /D &DVD &LUFRQdariale del Tribunale si è occupata, ad esempio, della dematerializzazione delle oltre 300 mila pagine relative ai fascicoli del processo per la Strage di Piazza Fontana a Milano e, piÚ recentemente, degli atti del processo Telecom. Quest’ultima operazione è stata completata in tempi strettissimi, ovvero poco piÚ di un mese, in piena FRQIRUPLWj FRQ OH HVLJHQ]H GHOO¡8IÀcio richiedente.

La dematerializzazione dei fascicoli processuali ha generato notevoli risparmi in termini di costi, tempo, carta ed energia elettrica, con ricadute positive anche sui costi di stoccaggio e trasporto degli atti.

8Q HVHPSLR VLJQLÀFDWLYR q UDSSUHVHQtato dal processo relativo alla Strage GL 3LD]]D GHOOD /RJJLD D %UHVFLD LO FXL fascicolo comprende piÚ di 873.000 pagine, che corrispondono a circa 800 faldoni cartacei. Sono state rilasciate ai difensori e alle parti 23 copie digitali – nessun foglio di carta è stato distribuito – per un totale di piÚ di 20 milioni di pagine: il tempo medio per la preparazione di una copia digitale degli atti è di 2 ore di lavoro, mentre sarebbero stati necessari 436 giorni/ uomo per produrre una singola copia cartacea, ipotizzando di fotocopiare gli originali al ritmo di 2.000 pagine al giorno.

I costi, senza considerare stoccaggio e trasporto, sono di conseguenza enormemente ridotti. GiĂ la realizzazione della prima copia digitale (comprensiva delle attivitĂ di dematerializzazione) ha infatti un costo inferiore rispetto a quello di una copia cartacea (â‚Ź 45.000 vs â‚Ź 46.280), con la possibilitĂ di rilasciare tutte le copie digitali successive

praticamente a costo zero, richiedendo il solo costo dei supporti di memoria.

Se le 23 copie consegnate ai difensori e alle parti fossero state tutte cartacee, l’amministrazione pubblica avrebbe dovuto sostenere un ulteriore aggravio pari a piÚ di 1 milione di Euro!

La dematerializzazione dei fascicoli processuali non genera solo risparmi HFRQRPLFL PD LQĂ XHQ]D LQ PRGR SRsitivo anche l’operativitĂ di tutti i soggetti coinvolti. La conservazione degli atti in formato PDF/A per 50 anni e la possibilitĂ di condurre ricerche “full textâ€? grazie al riconoscimento OCR del testo digitalizzato, riduce infatti i tempi di consultazione e consente un UHFXSHUR SL HIĂ€FDFH GHOOH LQIRUPDzioni, ottimizzando il lavoro di tutti coloro che accedono per professione ad atti, sentenze e documenti con la necessitĂ di fare ricerche approfondite che sarebbero impossibili con la carta, GDWD OD PROH VLJQLĂ€FDWLYD GL SDJLQH GD consultare.

Il modello DIGIT ha anche un impatto positivo sul lavoro dei dipendenti del Tribunale, aprendo la possibilitĂ di YDORUL]]DUH OH ULVRUVH XPDQH H ULTXDOLĂ€care il personale che precedentemente svolgeva attivitĂ di fotocopiatura e archiviazione della carta. Va sottolineDWD LQĂ€QH O¡RSSRUWXQLWj GL LPSLHJDUH i detenuti in lavori socialmente utili, coinvolgendoli nel processo di digitalizzazione presso il centro DIGIT della Casa Circondariale di Cremona. * Iged.it si è giĂ interessato a questa interessante realizzazione illustrandone lo stato ad inizio 2007 (vedasi Iged.it n. 2-2007, pagina 56: “Da Digit a Digit Connect ed oltre!â€?

GIUSEPPE VERRINI

Amministratore Delegato, Adobe Systems Italia

iged.it 02.2009

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EVENTI

OMAT Milano 2009 Si è appena conclusa l’edizione milanese della mostra convegno di riferimento per gli operatori della gestione elettronica dei documenti LA REDAZIONE

A differenza di altri settori dell’economia italiana, il mercato nazionale della gestione dei contenuti digitali sta attraversando una fase di vivaFLWj $OO¡LQWHUQR GL TXHVWR D ÀDQFR delle grandi multinazionali, sono apparse sul panorama nazionale una quantità di aziende medie e piccole fortemente innovative e all’avanguardia.

A favorire la coesistenza di operatori diversi è stata la chiara presa di coscienza delle attuali esigenze del

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iged.it 02.2009

mercato che è andata formandosi negli anni e che ha reso possibile la conoscenza delle caratteristiche dello scenario in cui si opera, le sue GLIÀFROWj H OH SRVVLELOLWj GL VYLOXSpo. L’occasione per tutti coloro che sono nel settore ICT di confrontarsi, discutere e trovare soluzioni interessanti è stata, ancora una volta, l’edizione appena conclusa di OMAT Milano.

Durante i due giorni della manife-

stazione, gli operatori del mondo della gestione dei contenuti digitali partecipanti all’evento hanno avuto modo di confrontarsi all’interno dell’area espositiva e nelle varie sessioni di convegno. Tra i convegni presenti, le due sessioni plenarie, quella di apertura e quella di chiusura, hanno avuto un grande successo: la prima, “Come gestire il patrimonio di dati ed informazioni GLJLWDOL SHU JHQHUDUH HIĂ€FLHQ]D innovazione e competitivitĂ â€?, ha visto la partecipazione di alcuni JUDQGL RSHUDWRUL GL PHUFDWR DIĂ€DQcati da rappresentati delle istituzioni (CNIPA e CNR in primis).

La plenaria di chiusura, invece, verteva su uno dei temi oggetto di molto interesse da parte di tutti, la fatturazione elettronica: in questo caso si è prestata molta attenzione alle evoluzioni normative in ambito sia nazionale sia europeo.

Per quanto riguarda l’andamento generale della manifestazione, và detto che i numeri di visitatori, espositori e enti coinvolti, relatori, ecc‌sono stati tutti in aumento rispetto agli anni passati. Ancora una volta, quindi, OMAT si conferma come la manifestazione di riferimento per gli operatori del document management.

PoichÊ OMAT si tiene due volte l’anno, l’appuntamento è per l’edizione di Roma che si terrà l’11 e il 12 novembre: in questo caso si coglierà anche l’occasione per Faber System, attraverso WAM Service & Solution, propone al mercato logiche operative sia in house sia in completo outsourcing, che presup

ferma come la manifestazione di riferimento per gli operatori del document management.

PoichÊ OMAT si tiene due volte l’anno, l’appuntamento è per l’edizione di Roma che si terrà l’11 e il 12 novembre: in questo caso si coglierà anche l’occasione per festeggiare in 20 anni dalla prima edizione, Roma 1990.

TRA LE PRIME ADESIONI: ACCENTURE

Accenture è un’azienda globale di Consulenza Direzionale, System Integration & Technology e Servizi alle Imprese. Combinando un’esperienza unica, competenze in tutti i settori di mercato e nelle funzioni di business con un’ampia attività di ricerca sulle aziende di maggior successo al mondo, Accenture collabora con i suoi clienti, aziende e pubbliche amministrazioni, per aiutarli a raggiungere performance d’eccellenza.

Accenture sostiene la crescita delOH SURSULH SHUVRQH 1HOO¡DQQR ÀVFDOH 2008 a livello mondiale sono stati assunti in Accenture circa 54.000 nuovi professionisti.

In Italia Accenture è presente dal 1957, grazie alla volontà di un gruppo di imprenditori e manager italiani, e si avvale di un network internazionale per risorse, competenze ed esperienza.

Attualmente il gruppo Accenture conta 9.500 professionisti nelle sedi di MiODQR 5RPD 7RULQR 1DSROL H QHJOL XIĂ€ci di Verona, Venezia, Bologna, Firenze, Ancona, Bari, Taranto, Cagliari, Palermo e Catania.

Nel nostro Paese, Accenture ha come FOLHQWL WUD L SULPL JUXSSL ÀQDQziari nazionali, le prime 4 società assicurative, 11 tra i primi 15 gruppi industriali e le principali pubbliche amministrazioni.

BM&PLANETA

La consapevolezza sempre crescente da parte delle aziende di investire in efÀFLHQ]D FRPSHWLWLYLWj H ULVSDUPLR DQcora una volta premia la politica commerciale di BM&PLANETA. Il cliente ha una ampia scelta di prodotti e servizi: Giada suite (installazione in house acquisto o noleggio) – Giada web (utilizzo del servizio Plug and Play), PCS (studiato per PMI per consentire la conservazione sostitutiva in modo semplice e nel pieno rispetto della normativa).

La nostra proposta consiste nell’erogazione di servizi documentali che permettano di: creare, gestire, trasmettere, archiviare e condividere i documenti.

Le nostre soluzioni sono semplici ed evolute in termini di funzionalità ed in linea con i requisiti previsti dalla normativa. Il nostro centro servizi è strutturato per rendere immediatamente fruibile tutte le funzioni garantendo la massima sicurezza dei dati ed il rispetto delle policy e riservatezza. Oltre ad offrirsi come responsabile della conservazione sostitutiva in outsourcing, gestisce un elevato numero di credenziali di ÀUPD JDUDQWHQGR WHPSL ULGRWWL GL SHUsonalizzazione, indicizzazione e ricerca dei documenti.

DATASIS

LA DATASIS GROUP SRL vanta una ventennale esperienza in ambito di “Data Capture� e “Document Processing�. Le politiche commerciali di Datasis li posizionano come il primo anello della catena del trattamento del ciclo passivo per consentire la indicizzazione automatica dei documenti.

Recentemente la società ha presentato con successo la nuova soluzione per IURQW RIÀFH 365HDGHU FKH SRQH ÀQH all’utilizzo delle etichette bar code nelle procedure di trattamento del ciclo pas-

sivo: mentre si effettua una registrazione di Protocollazione o Contabile, in qualsiasi ambiente, con qualsiasi applicativo, premendo un unico tasto, si può integrare il “ Data Captureâ€?, la Protocollazione automatica su zona libera, la Scansione e l’ Indicizzazione dei documenti in unica fase.

PSReader può essere utilizzato in qualsiasi ambiente esistente: AS/400, SAP, Navision, applicativi Windows ecc.. perchÊ la tecnica sviluppata utilizza il monitor della stazione di registrazione come dispositivo di Input/Output, senza interferire con gli applicativi usati che non vengono assolutamente toccati.

FABER SYSTEM

A fronte del crescente interesse per il tema della dematerializzazione, Faber System ha presentato ad OMAT, i propri servizi e le proprie soluzioni per la gestione del ciclo di vita dei documenti aziendali: Archiviazione e Conserva]LRQH VRVWLWXWLYD GHL GRFXPHQWL ÀVFDli, Fatturazione Elettronica, soluzioQL GL :RUNà RZ 0DQDJHPHQW H 'RFXment Distribution (Postel, E-mail, Fax, SMS, PEC, Fattura Elettronica, EDI), VROX]LRQL GL 8QLÀHG 0HVVDJLQJ H SURgetti EDI. In quest’ambito si colloca la piattaforma innovativa accolta con successo durante le 2 giornate di lavoro a OMAT Milano 2009, WAM SERVICE & SOLUTION, servizio a 360° per la gestione dei processi di creazione, archiviazione, conservazione sostitutiva di qualsiasi tipologia di documento aziendale (sia esso informatico o cartaceo), totalmente in linea con la normativa italiana ed europea.

Faber System, attraverso WAM Service & Solution, propone al mercato logiche operative sia in house sia in completo outsourcing, che presuppongono un “impatto zero� sia a livello IT che a livello di Direzione Amministrativa, proponendo ai propri clienti soluzioni basate su una piattaforma integrata/ multiservizio. iged.it 02.2009

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FUJITSU

Fujitsu Italia, che fa parte del gruppo Fujitsu Europe Limited, è specializzata nella proposizione di una vasta gamma di prodotti nell’area delle periferiche di input/output per computer, che vengono venduti direttamente attraverso un’ampia rete di distributori e rivenditori. /D ÀORVRÀD )XMLWVX q GL SURGXUUH VFDQner combinando prestazioni sempre piÚ elevate alla semplicità d’uso. Con la piÚ ampia gamma di prodotti oggi disponibile, Fujitsu è in grado di soddisfare applicazioni che richiedono scansioni da un centinaio di documenti al JLRUQR SHU SLFFROL XIÀFL R VLQJROL XWHQWL SURIHVVLRQDOL ÀQR DG DSSOLFD]LRQL GL produzione da 100.000 documenti al giorno e oltre. ,QÀQH )XMLWVX QHJOL XOWLPL DQQL KD LQYHstito parecchie risorse nella diffusione di un nuovo concetto di scanner denominato ScanSnap (oggi composto da 4 differenti modelli) che riprendendo OD ÀORVRÀD SUHFHGHQWHPHQWH GHVFULWta si colloca con un prezzo alla portata del grande pubblico, soprattutto quello che vuole realizzare il sogno di una scrivania senza carta nel modo piÚ semplice possibile.

ISS

ISS opera nel mercato del Document Management dal 1998, fornendo una gamma completa di servizi documentali basati sulle piÚ evolute tecnologie SHU LO 'RFXPHQW H :RUNà RZ 0DQDJHment e per il Document Delivery. /¡HIÀFDFLD GDL VHUYL]L GL ,66 JDUDQWLVFH un risparmio economico e trasforma O¡HIÀFLHQ]D GHL SURFHVVL GRFXPHQWDOL LQ valore aggiunto e vantaggio competitivo. ISS offre servizi integrati in Full Outsourcing per la gestione di tutti i processi documentali in input ed in output, con accesso alle piÚ evolute tecQRORJLH ZHE EDVHG LQ PRGDOLWj $63 H

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con la totale conformitĂ alle norme vigenti per la Conservazione Sostitutiva.

ISS opera su tutto il territorio italiano ed è strutturata in due Business Unit, che guidate da un’unica gestione strategica, sviluppano soluzioni tecnologiFKH NQRZ KRZ H VHUYL]L VSHFLÀFL SHU L settori di mercato in cui operano renGHQGR OD TXDOLWj O¡HIÀFLHQ]D H O¡DIÀGDbilità dei servizi proposti un valore aggiunto per i propri Clienti.

KODAK

/D 'LYLVLRQH '2&80(17 ,0$*,1* GL .2'$. FKH ID SDUWH GHOOD divisione mondiale Graphic Communications Group, è formata da tre SegPHQWL GL %XVLQHVV &$3785( ,0$*(/,1. H 6(59,&( 6833257 ,O 6HJPHQWR &$3785( IRUQLVFH Scanner per documenti ad alta, media e bassa produttività giornaliera, in bianco/nero, livelli di grigio e colore. Sono PDFFKLQH FRQ YHORFLWj GD ÀQR D pagine al minuto, sia in solo fronte che in fronte/retro. Si tratta di scanner di IDVFLD 3HUVRQDO :RUNJURXS GL VFDQQHU GL 5HWH GL IDVFLD 'LSDUWLPHQWDOH di fascia Bassa, di fascia Media e di faVFLD $OWD 7XWWL JOL VFDQQHU FRPSUHVD OD 6FDQ 6WDWLRQ GL 5HWH VRQR GRWDWL GL DYDQ]DWH WHFQRORJLH .2'$. GL JHstione e miglioramento delle immagini che avvengono alla massima velocità e senza l’intervento dell’operatore. ,O 6HJPHQWR ,0$*(/,1. IRUQLVFH LQYHFH $SSDUHFFKLDWXUH H 0DWHULDOL PLFURÀOP 'LVSRVLWLYL GL VFULWWXUD GL LQIRUPD]LRQL GLJLWDOL VX SHOOLFROD PLFURÀOP 6FDQQHU GD PLFURÀOP ,QROWUH .RGDN offre sul mercato gli scanner Zeutschel di grande formato per mappe e documenti rilegati.

NICA

/D 1,&$ LQ RFFDVLRQH GL 20$7 la piĂš importante manifestazione Italiana di Imaging, ha presentato a Mi-

lano numerosi nuovi prodotti sia HW sia SW. i1220ES è lo scanner protocollatore che permette di effettuare la segnatura di protocollo a norma dei documenti contemporaneamente ad una scansione di alta professionalità .

Docstation 2.1 è la stazione integrata di scansione ideale per realizzare la de materializzazione documentale per enti ed aziende. Infatti permette a qualunque utente, senza conoVFHQ]H DSSOLFDWLYH VSHFLÀFKH GL DXtenticarsi, di acquisire in modo immediato documenti cartacei Biblioscan2 è stato progettato e realizzato per risolvere il problema delle Biblioteche che intendono trasformare in contenuto digitale i libri ed i documenti di pregio allo scopo di offrire agli utenti dei servizi digitali.

Opus SS (Superscheduler) è il nuovo modulo applicativo di Opus che permette la schedulazione automatica ottimizzata di tutti i processi Opus di tipo non presidiato.

JO ( Job Organizer) è un nuovo prodotto sviluppato per il controllo e la gestione di tutte le attività produttive di un Centro Servizi. E’ in grado di monitorare sia le attività elaborative sia le attività strettamente operative.

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6HFXULFRPP q 'LVWULEXWRUH 8IĂ&#x20AC;FLDle Nazionale di OpenText Captaris, +\SHUVRIW H 1HYHUIDLO VRFLD +<3(5/,1. ´KWWS ZZZ DVVLQWHO LWÂľ$VVLQWHO e ITSMF. 1HO GLYLHQH 'LVWULEXWRUH 8IĂ&#x20AC;FLDle Nazionale di Hypersoft con OmQL$QDO\VHU VRĂ&#x20AC;VWLFDWR VLVWHPD GL %XVLness Service Management e Measuring Service Delivery.

'DO GLVWULEXLVFH DQFKH :RUNà RZ H VYLOXSSD VRIWZDUH FRPSOHPHQWDUL DOOH OLQHH SULQFLSDOL $5&+<JDWH WRRO SHU O¡DUFKLYLD]LRQH LQ $FFHVV H 64/ H SHU la ricerca ed il retrieval dei fax residenti LQ 5LJKW)D[ $OWUL VRQR 0)'/LQN WRRO per integrare qualsiasi multifunzione

con RightFax, il PDF Chopper, tool SHU LO SURFHVVLQJ DXWRPDWLFR GL ÀOH SGI contenenti documenti da inviare via ID[ R HPDLO FRQ 5LJKW)D[ H $1, ([WUDFWRU WRRO SHU DUULFFKLUH LO ÀOH GL LQGLFH JHQHUDWR GDOOD IXQ]LRQH $UFKLYH GL 5LJKW)D[ FRQ O·$1, GHL ID[ ULFHYXWL 1HO GLYLHQH 3DUWQHU GL 1HYHUIDLO*URXS FRQ 1HYHUIDLO VROX]LRQH GL +LJK $YDLODELOLW\ 'LVDVWHU 5HFRYHU\ H %XVLQHVV &RQWLQXLW\ H GDOOR VWHVVR DQQR GLVWULEXLVFH $OFKHP\ VLVWHPD JHVWLRQH GRFXPHQWDOH GHOOD 2SHQ7H[W DOXOFT

3HU LO VHFRQGR DQQR 'R[RIW ,WDO\ KD presentato con successo a Omat la VROX]LRQH GRFXPHQWDOH ´'2;2)7 '06 :)µ Sia durante l’intervento sia presso lo VWDQG LQ FXL HUD 'R[RIW VL VRQR SRWXWH DSSURIRQGLUH OH FDUDWWHULVWLFKH GL 'R[RIW FRPH OD GLJLWDOL]]D]LRQH DXWRPDtica dei documenti cartacei con scanQHU 2&5 O·LQWHJUD]LRQH FRQ VLVWHPL (53 SHU O·LQVHULPHQWR GL GRFXPHQWL HOHWWURQLFL O·DXWRPD]LRQH GHL SURFHVVL FRQ ZRUNÁRZ IDFLOL GD LPSOHPHQWDUH per gestire l’intero ciclo di vita del doFXPHQWR GLJLWDOH FRQ ÀUPD HOHWWURQLFD R ¶PRELOH VLJQDWXUH· SULPD GHOOD GHÀQLWLYD DUFKLYLD]LRQH DOO·LQWHUQR GHO VLstema secondo le normative in mateULD GL FRQVHUYD]LRQH GL GRFXPHQWL LQIRUPDWLFL Uno strumento che viene incontro alla SULQFLSDOH ULFKLHVWD GHOOH D]LHQGH FKH hanno partecipato all’evento, ovvero VIUXWWDUH LO SURFHVVR GL GH PDWHULDOL]]D]LRQH SHU ULGXUUH L FRVWL H DXWRPDWL]]Dre i processi per gestire la memoria storica dell’impresa che permetta di recuSHUDUH WXWWH OH LQIRUPD]LRQH QHO PRPHQWR LQ FXL VH QH KD UHDOH ELVRJQR NOEMA

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1DVKXDWHF OHDGHU QHO VHWWRUH GHOOD JHstione documentale integrata, ha parWHFLSDWR DG 2PDW 0LODQR LQ FROODERUD]LRQH FRQ $GLXWR %XVLQHVV 8QLW GL -0 &RQVXOWLQJ VSHFLDOL]]DWD QHO GRFXPHQW PDQDJHPHQW H 3UDLP UHDOWj attiva nello sviluppo e gestione dei siVWHPL LQIRUPDWLYL D]LHQGDOL &RQ O·RELHWWLYR GL IRUQLUH XQ·RIIHUWD FRPSOHWD GL FRQVXOHQ]D KDUGZDUH H VRIWZDUH LQ OLQHD FRQ OH HVLJHQ]H GHL FOLHQWL 1DVKXDWHF QHO FRUVR GHOO·HYHQWR KD RUJDQL]]DWR VHVVLRQL GLPRVWUDWLve, che hanno riscosso notevole sucFHVVR SHU O· DSSURIRQGLPHQWR GHOOH VHJXHQWL WHPDWLFKH OD JHVWLRQH GHOOH LQIRUPD]LRQL OD GLJLWDOL]]D]LRQH OD VLFXUH]]D GHL GDWL H LO %XVLQHVV 3URMHFW 0DQDJHPHQW $GLXWR KD LQROWUH SURSRVWR LQ DQWHSULPD $GL0)3 LO FRQQHWWRUH GD LQVWDOODUH VXOOH SHULIHULFKH 1DVKXD-

tec per inserire direttamente documenWL GDOOR VFDQQHU GHOOD PXOWLIXQ]LRQH LQ $GL-HG OD VROX]LRQH GL JHVWLRQH H DUFKLYLD]LRQH DXWRPDWLFD GHL GRFXPHQWL Praim ha invece presentato la nuova reOHDVH GL 3ULQW OD VROX]LRQH VRIWZDUH SHU PLJOLRUDUH OD TXDOLWj H O·HIÀFLHQ]D GHOOH VWDPSH H DXWRPDWL]]DUH L ÁXVVL GRFXPHQW TINEXT

,Q 7LQH[W WUDVIRUPLDPR LGHH H RELHWWLYL LQ VROX]LRQL ZHE RULHQWDWH DO EXVLQHVV 6YLOXSSLDPR H PDQWHQLDPR VHUYL]L LQ grado di rispondere in modo concreto DOOH HVLJHQ]H GHJOL XWHQWL /·RIIHUWD GL 7LQH[W FRPSUHQGH SURGRWWL H VHUYL]L ULFRQGXFLELOL SULQFLSDOPHQWH DL VHJXHQWL DPELWL HQWHUSULVH FRQWHQW PDQDJHPHQW ZHE FRQWHQW PDQDJHPHQW :&0

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Fattura elettronica, piccola rivoluzione mancata Una visione dal Canton Ticino su un tema di attualità in Europa VINCENZO TEDESCO

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