iged.it n°1/10

GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI FOCUS Privacy e processi aziendali

APPROFONDIMENTI L’Amministrazione digitale secondo il Ministero della Salute

MERCATO ECM/Document Management: un mercato in costante crescita

EVENTI Omat Milano: i dati aziendali diventano energia

Milano, 30 - 31 marzo 2010 Atahotel Executive, viale Don Luigi Sturzo 45 Ingresso gratuito previa iscrizione su: www.omat360.it/mi10

I dati digitali, L' energia della tua azienda. international partners:

Anno XIX Primo trimestre 2010

I dati digitali, L' energia della tua azienda.

Alcuni usano il termine “documenti”, altri “informazioni”, altri ancora “contenuti”. In realtà, si tratta semplicemente di una nuova forma di energia. Un’energia che cresce ogni giorno.

Un’energia dalle enormi potenzialità. /DQ B@OHQD BNLD HMB@M@K@QD D REQTSS@QD @K LDFKHN HK ƦTRRN CH

dati digitali che ogni azienda crea e riceve, l’appuntamento è a OMAT, l’evento che dal 1990 riunisce aziende, istituzioni, accademici, utenti ed esperti per discutere attorno allo stesso tavolo. Convegni, tavole rotonde e un’area espositiva per liberare tutta l’energia che ogni byte porta con sé.

Ingresso gratuito previa iscrizione su: www.omat360.it/mi10

Milano, 30 - 31 marzo 2010 Atahotel Executive, viale Don Luigi Sturzo 45

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Espositori e sponsor: le prime adesioni

ITER - via Rovetta 18 - 20127 Milano - tel. 02.28.31.16.1 - fax 02.28.31.16.66 - www.iter.it - iter@iter.it

EDITORIALE 01-2010 GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI FOCUS Privacy e processi aziendali

APPROFONDIMENTI L’Amministrazione digitale secondo il Ministero della Salute

MERCATO ECM/Document Management: un mercato in costante crescita

EVENTI Omat Milano: i dati aziendali diventano energia

Milano, 30 - 31 marzo 2010 Atahotel Executive, viale Don Luigi Sturzo 45 Ingresso gratuito previa iscrizione su: www.omat360.it/mi10

I dati digitali, L' energia della tua azienda. international partners:

Anno XIX Primo trimestre 2010

Editore

ITER srl www.iter.it Direttore Responsabile

Domenico Piazza

Ăˆ sempre piĂš importante partecipare!

Direttore Contenuti

Vincenzo Gambetta A questo numero hanno collaborato:

Alberto Berti, Claudia Biffoli, Fabrizio Bonotti, Paolo A. Catti, Stefano Foresti, Massimiliano Grassi, Massimiliano Grippaldi, Camillo Lucariello, Antonio Lupo, Gianluca Maino, Marco Migliarese, Christian Mondini, Francesco Opramolla, Ornella Orazi, Isabella Papetti, Roberto Patano, Roberto Pinelli, Francesco Pucino, 3LHUOXLJL 5LGROĂ€ Allegra Stracuzzi, Fabio Tommasi, Gabriele Verri Segretaria di Redazione

Petra Invernizzi Redazione

iged.it Via Rovetta, 18 20127 Milano TEL: +39 02.28.31.16.1 FAX: +39 02.28.31.16.66

iged@iter.it www.iter.it/iged.htm 3URJHWWR *UDĂ€FR

KRXVHJUDĂ€N LQIR#KRXVHJUDĂ€N FRP ZZZ KRXVHJUDĂ€N FRP Stampa

Ingraph Srl Cabiate (CO) Autorizzazione del Tribunale di Milano n.

157 del 7 marzo 1992. La tiratura di questo numero è di N. 10.000 copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell’Editore.

L’elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare VSHFLÀFKH UHVSRQVDELOLWj SHU HYHQWXDOL involontari errori o inesattezze. Ogni articolo ÀUPDWR HVSULPH HVFOXVLYDPHQWH LO SHQVLHUR GL FKL OR ÀUPD H SHUWDQWR QH LPSHJQD OD responsabilità personale. Le opinioni e piÚ in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l’Editore.

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iged.it 01.2010

,Q RFFDVLRQH GHOOD D HGL]LRQH GL 20$7 YDOH OD SHQD GL ULĂ HWWHUH XQ DWWLPR VXO SHUFKp partecipare attivamente al piĂš vasto programma (OMAT360) pensato e realizzato per fornire a tutti coloro che si interessano di dematerializzazione, digitalizzazione o impiego dei contenuti digitali; di seguito qualche dettaglio.

La partecipazione ad OMAT offre, ad ogni edizione (Milano e Roma), importanti aggiornamenti e novitĂ nei convegni grazie alla presenza di accademici, giuristi, tributaristi, aziende con le loro testimonianze, esperti del settore e tanti altri contributi per diffondere ed approfondire le tecnologie digitali ed il loro impiego.

All’interno dell’area espositiva viene dato spazio alle nuove soluzioni con la presenza di alFXQH VLJQLÀFDWLYH UHDOWj LQWHUQD]LRQDOL LQ TXHVWD HGL]LRQH LQ SDUWLFRODUH DFFDQWR DL PDJgiori operatori italiani.

Dalla scorsa edizione, poi, si possono porre tramite il sito della manifestazione domande sugli argomenti in discussione o su temi di interesse generale alle quali gli esperti durante i loro interventi nei convegni g daranno risposta. p Ë TXHVWD XQD GHOOH PRGDOLWj GL FRPXQLFD]LRQH SL SXQWXDOL HG HIÀFDFL Non vanno trascurati iged.it (modulo per l’abbonamento a pagina 23) ed iged-online (consultabile e/o scaricabile on line), che durante tutto l’anno mantengono viva l’informazione sulla gestione dei contenuti digitali e delle norme che lo governano.

I due periodici non si sovrappongono e si completano: è utile ricordare, inoltre, che alcuni articoli dei numeri precedenti di iged.it sono pubblicati e scaricabili sul sito www.iged.it.

La redazione, poi, è sempre disponibile a considerare contributi di Lettori che ritengono di avere qualcosa di interessante da condividere e si fa parte diligente per proporre articoOL R VHUYL]L VXJOL DUJRPHQWL FKH JOL VWHVVL /HWWRUL UHSXWDQR FKH YDGDQR WUDWWDWL YD GD Vp FKH faremo in modo di dare risposta a quesiti di interesse generale o generalizzabile.

La attendiamo quindi a OMAT Milano dopo essersi iscritto, aver anticipato per mail i temi di suo maggior interesse ed, eventualmente, avendo proposto i quesiti sugli argomenti ai quali desidererebbe avere una risposta dagli esperti che interverranno nei Convegni.

L’editore e la redazione

FOCUS

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Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale 4XDOFKH FRPPHQWR

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Privacy e processi aziendali Non si tratta solo di predisporre un po’ di PRGXOLVWLFD H GL FKLHGHUH TXDOFKH FRQVHQ VR PD GL LPSRVWDUH L SURFHVVL D]LHQGDOL H SUHGLVSRUUH OH PLVXUH GL VLFXUH]]D LQ FRQIRUPLWj FRQ OH SUHVFUL]LRQL GL TXHOOD normativa

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ECM/Document Management: un mercato in costante crescita L’Enterprise Content Management, RJJL LQ HYROX]LRQH YHUVR LO QXRYR paradigma dell’EIM (Enterprise Information Manage PHQW FRQWLQXD D PRVWUDUH VHJQL GL YLWDOLWj HG q XQD GHOOH DUHQH GL VFRQWUR SL FDOGH SHU L PDJJLRUL SURWDJRQLVWL GHOO¡,FW LWDOLDQR e mondiale

45 11

La SanitĂ â€œchilometri zeroâ€?

(URJD]LRQH GHO VHUYL]LR GL DFFHVVR RQ line al referto: tutela dei dati personali

L’energia che rispetta i dati e l’ambiente /¡LPSHJQR GL 5LHOOR 8SV H LO FRGLFH GL FRQGRWWD ÀUPDWR GDL PDJJLRUL FRVWUXWWRUL GL 836

APPROFONDIMENTI

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L’Amministrazione digitale secondo il Ministero della Salute

ALLEGRA STRACUZZI

8Q SHUFRUVR EDVDWR VX XQD SUHFLVD VWUD WHJLD FKH SULYLOHJLD L SURJHWWL SL FRP SOHVVL H FRQ XQ¡XWHQ]D QXPHURVD VHQ]D GLPHQWLFDUH GL FXUDUH OD ULRUJDQL]]D]LRQH GHL SURFHVVL HG XQD DWWHQWD JHVWLRQH GHO FDPELDPHQWR

$YYRFDWR HVSHUWD LQ 'LULWWR GHOO¡,QIRUPDWLFD Articolo a pagina 08

19 FABRIZIO BONOTTI

Sales Country Manager di Open Text Italia Articolo a pagina 30

La lettura ottica delle caselle di marcatura

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Dematerializzare ad impatto zero Il Caso Limoni

La scelta strategica di Content Management di Reale Mutua Assicurazioni

24

Il nuovo mondo dei Social Media /H RUJDQL]]D]LRQL VRQR FRVWUHWWH D UL SHQVDUH DOOD WUDGL]LRQDOH FRPXQLFD]LR QH GHL FRQWHQXWL H DO PRGR LQ FXL YLHQH GHÀQLWR XQ ´LQIRUPDWLRQ ZRUNHU¾

33

La PEC e le Comunicazioni Digitali

La divisione Sinistri del Gruppo Reale 0XWXD DGRWWD OD SLDWWDIRUPD GL GRFX ment management enterprise di EMC SHU PLJOLRUDUH L SURFHVVL FRQWHQHUH L FRVWL H GLPLQXLUH L ULVFKL FRUUHODWL DOOD JHVWLRQH GHL GRFXPHQWL

56

Trivella costruzioni snellisce le procedure di archiviazione dei documenti Conservati digitalmente, nel solo 2009, IRJOL GL FDUWD H ULGRWWR QRWHYRO PHQWH LO QXPHUR GL VWDPSH H IRWRFRSLH EVENTI

/D WHU]D GLPHQVLRQH GHOOD GHPDWHULDOL]]D]LRQH

58

36

7RUQD 20$7 OD SULQFLSDOH PRVWUD FRQYHJQR LWDOLDQD GHGLFDWD DOOD JHVWLRQH HOHWWURQLFD GL GRFXPHQWL H LQIRUPD]LRQL DSSXQWDPHQWR D 0LODQR LO PDU]R H PDU]R ZZZ RPDW LW PL

Come prepararsi correttamente per l’introduzione del cloud

Management and IT Consultant Articolo a pagina 24

/¡,VWLWXWR ODQFLD XQ QXRYR VLVWHPD SHU OD JHVWLRQH GHOOD FRUULVSRQGHQ]D EDVDWR VXOOD SRVWD HOHWWURQLFD FHUWL ÀFDWD

SCENARI

30

GIANLUCA MAINO

Nuovi servizi elettronici della Banca D’Italia

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3HUFKp H FRPH GHĂ€QLUH OH FRPSRQHQWL SULQFLSDOL GL RXWVRXUFLQJ

'LUHWWRUH GHOO¡8IÀFLR ,9 Sistema informativo del Ministero della Salute Articolo a pagina 16

48

Ă‹ YHUDPHQWH VHPSOLFH FRPH VHPEUD"

Governance documentale attraverso l’outsourcing

CLAUDIA BIFFOLI

ESPERIENZE

,O FORXG FRPSXWLQJ q RUPDL XQD UHDOWj RSHUDWLYD FRQ WHFQRORJLH FRQVROLGDWH (FFR DOFXQH LQGLFD]LRQL GD VHJXLUH SHU ottenere i migliori risultati

Omat Milano: i dati aziendali diventano energia

DALLE AZIENDE

64 MERCATO

Il valore delle informazioni

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Mobile & Wireless Business 9DORUH WDQJLELOH ÂŤ H QRQ VROR

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)2&86

Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale Qualche commento PIERLUIGI RIDOLFI

Uno schema di decreto legislativo GL PRGLÀFKH DOO·DWWXDOH &RGLFH GHOO·DPPLQLVWUD]LRQH GLJLWDOH LQ base alla delega che il Governo DYHYD ULFHYXWR FRQ OD OHJJH è stato presentato lo scorso 28 JHQQDLR LQ &RQVLJOLR GHL 0LQLVWUL GRYUj WRUQDUFL RWWHQHUH O·DSSURYD]LRQH HG HVVHUH SRL HPDQDWR FRQ OD ÀUPD GHO 3UHVLGHQWH GHOOD 5HSXEEOLFD

PDQFKHYROH]]H FKH VL q DQFRUD LQ WHPSR D FRUUHJJHUH $ GLPRVWUD]LRQH GHOOR VSLULWR FRVWUXWWLYR FKH PL DQLPD FRPLQFLR GD FLz FKH QHO QXRYR &$' YD EHQH 6RQR HYLGHQ]LDWH OH VDQ]LRQL SHU OD GLULJHQ]D FKH QRQ RWWHPSHUD DOOH SUHVFUL]LRQL GHO FRGLFH VRQR DQFKH EHQ LQGLFDWL L SDUDPHWUL VX FXL HIIHWWXDUH OH PLVXUH

,QQDQ]L WXWWR WURYR FULWLFDELOH LO PRGXV RSHUDQGL DGRWWDWR SHU GXH PRWLYL 7URSSD IUHWWD /D GHOHJD SXEEOLFDWD LQ * 8 LO JLXJQR

FRQFHGHYD PHVL SHU YDUDUH OH PRGLÀFKH DOO·DWWXDOH FRGLFH FLRq ÀQR DOOD ÀQH GL TXHVW·DQQR 3RFD WUDVSDUHQ]D 3HU TXDQWR PL ULVXOWD QRQ FL VRQR VWDWH FRQVXOWD]LRQL FRQ FKL GD HVWHUQR DYUHEEH SRWXWR GDUH XQ SDUHUH VXOOD PDWHULD PL ULIHULVFR DL PROWL HVSHUWL GRFHQWL RSHUDWRUL LQ WHFQLFKH H GLULWWR GHOO·LQIRUPDWLFD FKH RUPDL GD DQQL VL PXRYRQR FRQ SURIHVVLRQDOLWj LQ XQ FDPSR WDQWR LQQRYDWLYR TXDQWR FRPSOHVVR (YLGHQWHPHQWH XQ ORUR FRQWULEXWR q VWDWR FRQVLGHUDWR LQXWLOH /R ULSURYD DQFKH LO IDWWR FKH QRQ HVLVWH SXEEOLFLWj IRUPDOH GHO WHVWR HVDPLQDWR GDO &G0 FKH EXRQD SUDVVL DYUHEEH VXJJHULWR GL rendere visibile preventivamente VXO VLWR GHO 0LQLVWUR

&RUUHWWDPHQWH 'LJLW3$ YLHQH SURPRVVR D XQLFR RUJDQR WHFQLFR GL ULIHULPHQWR SHU OH QXPHURVH LQFRPEHQ]H GL VXSSRUWR FRQWUROOR PRQLWRUDJJLR H SURJHWWD]LRQH F·q VROR GD RVVHUYDUH FKH L FRPSLWL

1HO WHVWR LQ HVDPH FL VRQR SHUz D PLR SDUHUH HUURUL LPSUHFLVLRQL H

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JUDYRVL H VWUDWHJLFL DWWULEXLWL D TXHVWR HQWH QRQ WURYDQR HTXLOLEULR QHOOH VFDUVH ULVRUVH XPDQH HG economiche che altre norme gli DVVHJQDQR (FFHOOHQWH OD QXRYD GL]LRQH ´LGHQWLÀFD]LRQH LQIRUPDWLFDµ LQYHFH GL ´DXWHQWLFD]LRQH LQIRUPDWLFDµ FRQ OH FRQVHJXHQWL SXQWXDOL PRGLÀFKH LQ YDUL SXQWL GHO &RGLFH 3HU TXDQWR ULJXDUGD O·DFFHVVR DOOH UHWL LO FRPPD GHOO·DUW FRQVHQWH O·DFFHVVR DL VHUYL]L DQFKH FRQ VWUXPHQWL GLYHUVL GDOOD &,( H GDOOD &16 FRPH DWWXDOPHQWH DYYLHQH QHOOD TXDVL WRWDOLWj GHL FDVL SXUFKp YHQJD ´FRPXQTXH FRQVHQWLWR O·DFFHVVR DQFKH FRQ OD &,( H FRQ

la CNS indipendentemente dalle modalità di accesso predisposte dalle singole amministrazioni�. Il nuovo CAD provvidenzialmente toglie questa condizione. Si trattava di una sottovalutazione di un problema tecnico serissimo, piÚ volte segnalato in passato, che non consente facili e generalizzate soluzioni. Non solo i protocolli informatici alla base delle due soluzioni non hanno parentela tra loro, ma DQFKH OH SURFHGXUH GL LGHQWLÀFDzione sono del tutto diverse. Bene pertanto ha fatto il legislatore a intervenire al riguardo.

A questo punto iniziano le critiche.

Mi limito a quelle di sostanza; poi ve ne sono molte di forma, sulle quali non è il caso di soffermarsi in questa sede.

COPIE DI DOCUMENTI

Non ho trovato traccia nella delega che accenni a interventi in materia di copia dei documenti (in particolare gli art. 22 e 23). Non si tratta di poca cosa: infatti le novità introdotte dall’art. 22 sono veramente importanti. Si tratta, in grande VLQWHVL GHO SUREOHPD GL FKL FHUWLÀca la conformità di un documento informatico originale unico rispetto a quello cartaceo da cui è tratto.

Nella versione originale del CAD tale persona doveva essere sempre XQ SXEEOLFR XIĂ€FLDOH FRQ OD OHJJH 2/09, pertanto nella versione vigente del CAD, tale compito viene attribuito a “chi detiene il docuPHQWRÂľ 6L WUDWWD GL XQD PRGLĂ€FD GL notevole portata per i privati, con un’innovativa ottica “industrialeâ€?

GL VHPSOLĂ€FD]LRQH RSHUDWLYD 1RQ SHU QLHQWH OD PRGLĂ€FD q VWDWD LQtrodotta con una legge dal titolo: “Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionaleâ€?. Nella proposta del nuovo CAD apparentemente si conferma questa norma, ma con la aggiunta “a meno che la conformitĂ non sia espressamente disconosciutaâ€?.

Evidentemente, con tale spaurac-

chio incombente, nessun dirigente oserà realizzare la conservazione sostitutiva, ancorchÊ realizzata a norma ex art. 71 e seguita dalla distruzione dell’originale cartaceo.

La carta è dunque destinata a restare, tale e quale, nei vecchi archivi. Ăˆ proprio questo che vuole il Governo, in un’ottica di risparmi e VHPSOLĂ€FD]LRQH" FIRMA DIGITALE

Rammento che il CAD vigente SUHYHGH WUH WLSL GL Ă€UPD TXHOOD elettronica (cosiddetta “sempliFHÂľ TXHOOD TXDOLĂ€FDWD H TXHOOD digitale (cosiddetta “forteâ€?), caso SDUWLFRODUH GHOOD TXDOLĂ€FDWD OD TXDle, agli effetti operativi, risulta del tutto non utilizzata.

La delega assegna al Governo il FRPSLWR GL ´PRGLĂ€FDUH OD QRUPDWLYD LQ PDWHULD GL Ă€UPD GLJLWDOH DO Ă€QH GL VHPSOLĂ€FDUQH O¡DGR]LRQH H l’uso da parte della pubblica amministrazione, dei cittadini e delle imprese, garantendo livelli di sicurezza non inferiori agli attualiâ€?: a parte il fatto che si tratta di un’opeUD]LRQH LQXWLOH LQ TXDQWR OD Ă€UPD digitale va benissimo cosĂŹ com’è, e lo prova la sua ampia diffusione nel Paese, il nuovo CAD per VHPSOLĂ€FDUH LO WXWWR UHLQWURGXFH XQ SUHHVLVWHQWH TXDUWR OLYHOOR GL Ă€UPD denominata “avanzataâ€?.

PoichÊ ciò tecnicamente non è mai vero, non si capisce il razionale di TXHVWD PRGLÀFD OCCASIONI PERDUTE

Da tempo si invoca una norma per GHÀQLUH LQ PRGR FRUUHWWR LO ´UHsponsabile della conservazione�.

Non si è rimediato alla limitazione del supporto ottico: l’utilizzo di TXDOXQTXH WLSR GL VXSSRUWR Ă€VLFR (come è prassi operativa) esigerebbe infatti una legge primaria, come il CAD. Non c’è nessuna apertura al concetto di “processoâ€? (validato ex-ante da DigitPA), che era stato inserito, come elemento innovatiYR H GL JUDQGH VHPSOLĂ€FD]LRQH QHO progetto di DPCM proposto a suo tempo dalla Commissione dematerializzazione.

Con un’interpretazione ampia dei limiti della delega, come peraltro applicata nel caso sopraccitato degli art. 22 e 23, a mio parere si sarebbe potuto legiferare anche sugli argomenti precedenti, ben piÚ rilevanti, in pratica, delle disquisizioni solo teoriche sui diversi WLSL GL ÀUPD GLJLWDOH

Qualche collega sostiene che si tratta di una cosa buona perchÊ ci allinea all’Europa: ma io penso che si poteva benissimo continuare a farne a meno. Comunque, essa non ha effetto alcuno sulle azioni praWLFKH H VXOO¡HIÀFLHQ]D GHO VLVWHPD 1RQ F¡q GXEELR FKH VH OD PRGLÀFD SDVVD OD ÀUPD DYDQ]DWD FRQWLQXHUj a essere ignorata da tutti gli operatori del settore: e allora perchÊ LQWURGXUOD" C’è poi un errore clamoroso nella PRGLÀFD DOOD GHÀQL]LRQH GL ÀUPD digitale, dove viene aggiunto il FRQFHWWR FKH GDOOD ÀUPD VWHVVD VL SXz YHULÀFDUH ´HYHQWXDOPHQWH LO momento della sua apposizione�.

PIERLUIGI RIDOLFI

Docente di informatica nell’Università di Bologna, è stato Componente del Cnipa e Presidente della Commissione interministeriale sulla dematerializzazione

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Privacy e processi aziendali Non si tratta solo di predisporre un po’ di modulistica e di chiedere qualche consenso, ma di impostare i processi aziendali e predisporre le misure di sicurezza in conformità con le prescrizioni di quella normativa ALLEGRA STRACUZZI

Il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/03 Codice privacy e sucFHVVLYH PRGLĂ€FD]LRQL UDSSUHVHQWD un obbligo inserito ormai in automatico in quasi tutti i provvedimenti legislativi, soprattutto in quelli che riguardano la societĂ digitale. L’obbligo del rispetto della “privacyâ€? costituisce un adempimento che si considera dato per scontato, al pari di un ingrediente necessario ed indispensabile per la cottura di qualsiasi piatto, un po’ come il sale.

Non è affatto scontato invece che ci sia piena consapevolezza della dimensione reale di cosa si intenda per conformitĂ alla normativa sulla SULYDF\ H FRVD VLJQLĂ€FKL LQ FRQFUHWR Non si tratta infatti solo di predisporre un po’ di modulistica (inforPDWLYH LQFDULFKL HFF H GL FKLHGHUH qualche consenso, ma di impostare i processi aziendali e predisporre le misure di sicurezza in conformitĂ con le prescrizioni di quella normativa. La primaria ragion d’essere della normativa per la “protezione dei dati personaliâ€?, in una societĂ tecnologica, è proprio quella di garantire che le masse di dati, che vengono raccolti e trattati grazie alle nuove tecnologie, siano appunto protette, â€œâ€Ś in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non FRQIRUPH DOOH Ă€QDOLWj GHOOD UDFFROWDÂľ DUW &RGLFH &KH LO FRQWUROOR VXL

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dati e la loro protezione rappresentino la principale preoccupazione del legislatore risulta chiaro dal sistema sanzionatorio previsto dal Codice, giĂ piĂš volte aggravato rispetto a quello stabilito dalla precedente L. 675/96.

Innanzitutto chiunque effettui un trattamento di dati, anche persone Ă€VLFKH D WLWROR SHUVRQDOH q FKLDPDWR a rispondere civilisticamente degli eventuali danni cagionati ad altri, ai sensi dell’art. 2050 codice civile ´HVHUFL]LR GL DWWLYLWj SHULFRORVHÂľ VH non riesce a dimostrare di aver adottato tutte le “misure idoneeâ€? indicaWH VRSUD DUW &RGLFH 6L WUDWWD GL una sorta di responsabilitĂ oggettiva, essendo praticamente impossibile raggiungere la prova contraria, una YROWD FKH VL VLD YHULĂ€FDWR O¡HYHQWR FKH ha cagionato il danno.

In secondo luogo, vi è l’obbligo per i titolari di trattamento di adottare le misure di sicurezza “minimeâ€?, descritte nell’Allegato B del Codice DUW OD FXL YLROD]LRQH q SXQLWD con una sanzione amministrativa da â‚Ź 10.000,00 a â‚Ź 120.000,00, graduabile Ă€QR DO TXDGUXSOR LQ FDVL SDUWLFRODUL DUWW H ELV &RGLFH QRQFKp con la sanzione penale dell’arresto sino a due anni, accompagnata da un meccanismo di ravvedimento RSHURVR DUW &RGLFH

Considerato che la nostra normativa GHÀQLVFH ´GDWR SHUVRQDOH¾ TXDOXQque informazione relativa a persona ÀVLFD R JLXULGLFD HQWH R DVVRFLD]LRQH LGHQWLÀFDWL R LGHQWLÀFDELOL DQFKH indirettamente ecc., risulta evidente

l’obbligo per qualsiasi titolare (azienda o soggetto giuridico di qualsiasi QDWXUD GL DWWXDUH FRPH PLQLPR le prescrizioni contenute nel disciSOLQDUH WHFQLFR $OO % &RGLFH SHU JHVWLUH L à XVVL HG L WUDWWDPHQWL GL WXWWL i dati di cui abbia, in qualsiasi forma, la disponibilità .

6RWWR TXHVWR SURĂ€OR OD GLVWLQ]LRQH tra dati comuni e dati sensibili (tutti GDWL SHUVRQDOL ULOHYD VROWDQWR SHU LO fatto che per i dati sensibili sono previste, nel disciplinare, alcune forme piĂš stringenti di misure di sicurezza.

In concreto, è necessario innanzitutto realizzare la mappatura dei à XVVL GL GDWL SHU VWDELOLUH TXDQWL H quali trattamenti vengono effettuati e da parte di chi, sia internamente sia esternamente all’azienda, allo scopo di riprogettare accessibilità e trattamenti, sia da parte dei dipendenti o collaboratori sia da parte di soggetti terzi, secondo le logiche imposte dalla normativa privacy.

Logiche che, ispirandosi ai principi GL QHFHVVLWj DUW ÀQDOLWj DUW

pertinenza e non debordanza (art.

GHO WUDWWDPHQWR LPSRQJRQR che, anche internamente, sia ridotta al minimo la visibilità e l’accessibilità ai dati, eliminando ogni ridondanza H WUDWWDPHQWR VXSHUà XR In secondo luogo si deve procedere, in coerenza con la riprogettata mappatura, a predisporre gli opportuni incarichi al trattamento, gli incarichi a responsabile del trattamento, sia interni sia esterni, ivi incluso l’amministratore di sistema, con le relative procedure di autorizzazione all’ac-

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cesso ai dati e autenticazione informatica. Devono essere approntate, LQÀQH OH PLVXUH GL VLFXUH]]D ÀVLFKH SURWH]LRQH GHL ORFDOL FXVWRGLD GHL VHUYHU HFF H ORJLFKH DJJLRUQDPHQWR SHULRGLFR GHOOH DXWRUL]]D]LRQL DJOL accessi, antivirus, backup, procedure SHU OD FXVWRGLD GHOOH FRSLH GL VLFXrezza, ripristino dei dati, disaster recovery, DPS quando dovuto, ecc.)

FRPH SUHYLVWH LQ GHWWDJOLR GDOO·$OOHJDWR % Ë LPSRUWDQWH VRWWROLQHDUH FKH ULHQWUDQR QHO FRQFHWWR GL WUDWWDPHQWR DQFKH OD ´FRQVHUYD]LRQHµ H OD ´FRQVXOWD]LRQHµ GHL GDWL GL FXL q QHFHVVDULR WHQHU FRQWR QHOOD YDOXWD]LRQH GHJOL LQFDULFKL DG HYHQWXDOL terzi fornitori di servizi, outsourcer, JHVWRUL GL VLWL JHVWRUL GL SRVWD HOHWtronica, ecc.

3RLFKp LO &RGLFH YLHWD FKH SRVVD

HVVHUH HIIHWWXDWR DOFXQ WUDWWDPHQWR VHQ]D XQR VSHFLÀFR LQFDULFR VFULWWR DUW QH GHULYD FKH QHVVXQ SURFHVVR SRVVD HVVHUH YDOLGDPHQWH impostato prescindendo da una sotWRVWDQWH RUJDQL]]D]LRQH D]LHQGDOH SULYDF\ FRPSOLDQW 9HQHQGR DL WHPL FKH FL LQWHUHVVDQR FRPH OD JHVWLRQH GRFXPHQWDOH OD IDWWXUD]LRQH HOHWWURQLFD H OD FRQVHUYD]LRQH QH GHULYD FKH OD SURJHWWD]LRQH GHL UHODWLYL SURFHVVL GHEED HVVHUH HIIHWWXDWD QHOO·DPELWR HG LQ FRHUHQ]D FRQ O·DUFKLWHWWXUD SULYDF\ LPSRVWDWD GDO WLWRODUH FKH TXDOLÀFD OD OLFHLWj R PHQR H[ DQWH GL TXDOVLDVL WUDWWDPHQWR &Lz DQFKH DO ÀQH GL HYLWDUH LO ULVFKLR GL GRYHU LQWHUYHQLUH SL YROWH VXOO·RUJDQL]]D]LRQH GHL SURFHVVL FRQ LQXWLOH GLVSHQGLR GL ULVRUVH XPDQH HG HFRQRPLFKH

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FOCUS

La SanitĂ â€œchilometri zeroâ€?

Erogazione del servizio di accesso on line al referto: tutela dei dati personali

FABIO TOMMASI

Ben tre chilometri! Ăˆ la distanza che avrei potuto coprire se avessi unito insieme per il lato lungo del foglio A4 (29,7 cm) tutte le circa 10.000 pagine di documenti prodotti (in almeno tre copie, ma anche piĂš) in un ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale e relativi ad una sola gara pubblica nell’ambito sanitario, ma la situazione non è dissimile in altre materie.

La ragione ha avuto la meglio e stampando fronte/retro si è riusciti a ridurre la percorrenza ad un solo chilometro e mezzo che, probabilmente, moltiplicato per i documenti prodotti dal controinteressato e dalla stazione appaltante, fanno comunque un bel po’ di chilometri di carta.

Tutto questo per un solo ricorso al TAR in una sola gara d’appalto pubblica.

In alcuni TAR si può già depositare il cd-rom dei documenti, in altri è imminente, ma tutti prevedono la stampa delle imprescindibili tre copie di documenti, una per ciascun componente il collegio giudicante.

Il cd-rom, tuttavia, spesso è considerato come strumento che agevola gli addetti di cancelleria nell’opera di rilascio delle copie alle controparti richiedenti (avviando la stampa dall’elaboratore elettronico di cancelleria piuttosto che il rilascio di una copia su supporto informatico), talvolta per avere su supporto digitale tutta la documentazione. SÏ, proprio cosÏ, quei documenti verosimilmente saranno stampati piÚ e piÚ volte (!).

Se a questo abnorme consumo di

carta si associa anche solo quello dovuto alla produzione delle cartelle cliniche, è agevole comprendere la necessità , fosse anche solo per senso civico prima ancora che di esigenza pratica, di digitalizzare tutto il digitalizzabile.

Ciò cui si anela è una “SanitĂ a chilometri zeroâ€?, dove il documento digitale è la regola, la carta l’eccezione.

Ed è su questa lunghezza d’onda il processo di ammodernamento della sanità pubblica e privata a proposito della possibilità per gli assistiti di consultare (ma non solo) il referto con modalità on line.

IL REFERTO ON LINE

In medicina per referto si intende la relazione clinica, la risposta del medico in merito ad un esame clinico o strumentale, da non confondersi con l’obbligo di referto nel senso medico legale di denuncia all’autoritĂ giudiziaria fatta dal medico, il quale nell’esercizio della sua professione viene a conoscenza di fatti che potrebbero costituire delitti SHUVHJXLELOL G¡XIĂ€FLR Diversamente dal fascicolo sanitario elettronico, che si riferisce all’insieme delle informazioni relative ai diversi eventi clinici relativi al paziente e riferibili a piĂš titolari del trattamento (cliniche diverse), il “referto on lineâ€? rappresenta un altro tassello del mosaico “SanitĂ digitaleâ€? e la conseguente riduzione dei chilometri di carta per intenderci.

Lo scorso 9 dicembre 2009, in materia di referti on line, è intervenuto il Garante per la protezione dei dati

SHUVRQDOL DO Ă€QH GL GHWWDUH OH OLQHH guida (in G.U. n. 288 dell’11 dicembre 2009) che le strutture sanitarie pubbliche e private dovranno seguire nell’espletamento dei servizi per l’assistito di acceso al referto con modalitĂ offerte dalle nuove tecnologie. Ăˆ noto, infatti, che il passaggio delle strutture sanitarie pubbliche in aziende, avutosi da qualche anno a questa parte, ha determinato una radicale trasformazione dei processi di lavoro, i quali sono stati FRPSOHWDPHQWH ULGLVHJQDWL DO Ă€QH GL PLJOLRUDUH O¡HIĂ€FLHQ]D H O¡HIĂ€FDFLD della prestazione sanitaria.

Avere come obiettivo i processi di lavoro consente una distribuzione piÚ performante del carico di lavoro degli esercenti le professioni sanitarie con drastica riduzione dei tempi di erogazione della prestazione sanitaria. Se cosÏ è, come dev’essere, il sistema informativo di una struttura sanitaria deve essere al servizio delle esigenze cliniche e non viceversa, altrimenti si commetterebbe il grave errore di ridurre tutto ad una mera fornitura di hardware e software VHQ]D DOFXQ UHDOH EHQHÀFLR SHU OD gestione delle attività .

In questo scenario metodologico è stato riscontrato che è pratica diffusa nelle strutture sanitarie l’offerta agli assistiti di servizi di accesso on line ai referti che li riguardano.

Nei disciplinari tecnici delle gare pubbliche e private, relative alla fornitura dei sistemi informativi di strutture sanitarie, generalmente si legge che il sistema offerto deve prevedere, a richiesta degli utenti iged.it 01.2010

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medici, la creazione di una userid e di una password da assegnare all’assistito e/o ad un suo familiare per consentire a questi di accedere, in modo protetto e sicuro, ai documenti sanitari che lo riguardano (cartella clinica) o che riguardano il proprio congiunto, nonché di visualizzare i dati principali inseriti, i problemi, gli esami obiettivi, le terapie in corso (e via dicendo), ma anche inviare quesiti ai medici di reparto e di visualizzarne le relative risposte.

Altra modalità di accesso al referto che si riscontra nella prassi, meno attiva dal punto di vista dell’inte-

razione tra struttura e assistito, è quella dell’invio presso l’indirizzo di posta elettronica indicato dall’interessato.

Comunque sia, in assenza di norme VSHFLÀFKH LQ PDWHULD FKH UHJRODmentino le modalità di consegna del referto, va da sé che la modalità di consultazione informatica/ telematica da parte dell’interessato non può che essere un’alternativa al sistema tradizionale, cioè di consegna su supporto cartaceo, che deve comunque essere garantita.

In altri termini, deve trattarsi di una facoltà per l’interessato di avvalersi dei nuovi strumenti tecnologici a

disposizione e gli si deve garantire la massima libertà di scegliere di volta in volta se e quali referti rendere disponibili, anche al proprio medico in ipotesi, autorizzando la struttura sanitaria alla comunicazione a questi delle credenziali di autenticazione, DIÀQFKp SRVVD HIIHWWXDUH DXWRQRmamente il download del referto.

Il sistema deve, pertanto, garantire all’interessato un potere di controllo sui propri dati personali, consentendo o negando, all’occorrenza, talune operazioni di trattamento.

In ipotesi, anche negando la conoscenza a se stesso del risultato di talune informazioni, proprio per il potere incisivo nella vita di relazione dell’individuo che la conoscenza di dette informazioni può comportare, salvo si tratti di misure di prevenzione di talune malattie genetiche, nel qual caso la conoscenza, come misura preventiva appunto, diventa irrinunciabile prima ancora che necessaria.

Correva l’anno 2000, quando Stefano Rodotà (ex Garante per la protezione dei dati personali), in occasione di una puntata de “Il Grillo” (Rai Educational) sulla bioetica, realizzata con gli studenti del Liceo Classico “Seneca” di Roma, ad un’acuta domanda di una studentessa sulla possibilità, o meno, di imporre all’interessato la conoscenza del risultato della ricerca genetica sul suo conto, in considerazione dell’irrimediabile condizionamento che da questa conoscenza ne sarebbe derivato, così rispondeva: “Non si può imporre una conoscenza. Principi come la privacy e la riservatezza rivelano la presenza di un trattamento dei dati personali, che deve svolgersi nel pieno rispetto, anzitutto, delOD GLJQLWj GHOOH SHUVRQH ÀVLFKH H dell’identità personale. Attualmente abbiamo scoperto che “privacy” VLJQLÀFD DQFKH QRQ YROHUH FKH TXDOcuno mi faccia sapere qualcosa che mi è sgradito o, addirittura, che mi potrebbe mettere in una condizione drammatica, di angoscia. Perché io non voglio che alcune cose sul mio conto vengano conosciute? Perché

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voglio rimanere libero di rivelare o meno alcuni aspetti della mia personalità , perchÊ questo è il modo in cui io esprimo la mia libertà , che mi consente di vivere piÚ tranquillo e in armonia con l’organizzazione sociale. Allo stesso modo, se io avessi alcune conoscenze, la mia libertà sarebbe condizionata dalla consapevolezza che verrà fuori una malattia incurabile. Ipotesi diversa è quella che riguarda e rivela strategie di prevenzione nella vita di un individuo. In questo caso l’interessato, o il genitore se l’interessato è un minore, ha diritto alla conoscenza dei risultati della ricerca. Le ragioni sono persino ovvie�.

Nell’ipotesi in cui il servizio di acFHVVR DO UHIHUWR SUHYHGD OD QRWLÀFD D mezzo sms (short message service) della disponibilità dello stesso, non possono essere riportati i dettagli della tipologia di accertamenti effettuati, gli esiti e le credenziali di autenticazione assegnate all’interessato.

Resta inteso che il servizio di accesso on line al referto dovrà necessariamente coordinarsi con l’art.

84 del d.lgs. n. 196/2003, il quale prevede che le comunicazioni inerenti lo stato di salute devono essere rese note all’interessato a mezzo di un medico o di altro soggetto incaricato per iscritto dal titolare o dal responsabile del trattamento.

6H FRVu q DO ÀQH GL VRGGLVIDUH OD norma, il servizio di accesso on line dovrà contemplare un giudizio scritto (associato al referto messo a disposizione on line) del medico competente con l’espressa indicazione delle disponibilità del medico a fornire ulteriori informazioni su richiesta dell’assistito.

In alcune ipotesi di indagini cliniche, come i test genetici anche prenatali, il servizio di referto on line non potrà essere offerto in considerazione della necessità di assicurare all’interessato una compiuta ed esauriente consulenza genetica che, HYLGHQWHPHQWH QRQ VL ULWLHQH VXIÀcientemente esaustiva se non con il rapporto de visu con l’assistito.

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L’ARCHIVIAZIONE DEL DOSSIER SANITARIO

Per dossier sanitario, il Garante per la protezione dei dati personali (vedi il provvedimento del 16 luglio 2009 recante le “Linee guida in tema di Fascicolo sanitario elettronico (FSE) e di dossier sanitarioâ€?) intende l’insieme dei diversi eventi clinici occorsi ad un individuo costituito presso un organismo sanitario in qualitĂ di unico titolare del trattamento, pubblico o privato che sia.

Si distingue dal Fascicolo sanitario elettronico perchÊ quest’ultimo, invece, è il fascicolo formato con riferimento a dati sanitari originati da diversi titolari del trattamento operanti piÚ frequentemente, ma non esclusivamente, in un medesimo ambito territoriale (per esempio un’azienda sanitaria).

La struttura sanitaria può fornire anche l’ulteriore servizio di archiviazione dei referti dell’interessato (il suo dossier sanitario) consentendogli la consultazione con modalità on line, nel qual caso dovrà fornire un’adeguata informativa e acquisire un autonomo consenso, nonchÊ prevedere l’adozione di determinate misure di sicurezza.

LA CONSULTAZIONE ON LINE DEL REFERTO

Nella prassi, le strutture sanitarie fondamentalmente erogano il servizio di accesso on line al referto in due diverse modalità : la consultazione on line a mezzo di un’applicazione web based e l’invio per posta elettronica del referto. In entrambi i casi è necessario predisporre determinate misure di sicurezza idonee ad assicurare quanto previsto dagli artt. 31 e 33 e ss. del d.lgs. n. 196/2003.

Che si tratti di una mera consultazione on line o che consista nel “download� (anche la semplice consultazione da un punto di vista tecnico determina la memorizzazione dell’informazione nella cache dell’elaboratore elettronico, quindi un “download�) in locale del referto, comunque dovranno essere adottate le seguenti misure di sicurezza: protocolli di comunicazione sicuri, basati sull’utilizzo di standard crit-

WRJUDÀFL SHU OD FRPXQLFD]LRQH HOHWWURQLFD GHL GDWL FRQ OD FHUWLÀFDzione digitale dell’identità dei sistemi che erogano il servizio in rete (protocolli https ssl – Secure Socket Layer); tecniche idonee ad evitare la possibile acquisizione delle informazioQL FRQWHQXWH QHO ÀOH HOHWWURQLFR QHO caso di sua memorizzazione intermedia in sistemi di caching, locali o centralizzati, a seguito della sua consultazione on-line; l’utilizzo di idonei sistemi di autenticazione dell’interessato attraverso ordinarie credenziali o, preferibilmente, tramite procedure di strong authentication (cioè basata su piÚ fattori di autenticazione combinati tra loro, come per esempio userid, pin unitamente all’autenticazione con il dato biometrico); disponibilità limitata nel tempo del referto on-line (massimo 45 gg.); possibilità da parte dell’utente di sottrarre alla visibilità in modalità on-line o di cancellare dal sistema di consultazione, in modo complessivo o selettivo, i referti che lo riguardano.

L’INVIO PER POSTA ELETTRONICA DEL REFERTO

Altra modalità di erogazione del servizio di accesso al referto è l’invio per posta elettronica. In tal caso dovranno essere adottate le seguenti misure: spedizione del referto in forma di allegato a un messaggio e-mail e non come testo compreso nella body part del messaggio; LO ÀOH FRQWHQHQWH LO UHIHUWR GRYUj essere protetto con modalità idonee a impedire l’illecita o fortuita acquisizione delle informazioni trasmesse da parte di soggetti diversi da quello cui sono destinati, che potranno consistere in una password per l’apertura GHO ÀOH R LQ XQD FKLDYH FULWWRJUDÀFD rese note agli interessati tramite canali di comunicazione differenti da quelli utilizzati per la spedizione dei referti.

Nella seconda ipotesi il Garante ritiene che la prescrizione possa essere disattesa qualora l’interessato ne faccia espressa e consapevole ri-

chiesta, in quanto l’invio del referto alla casella di posta elettronica indiFDWD GDOO¡LQWHUHVVDWR QRQ FRQÀJXUD un trasferimento di dati sanitari tra diversi titolari del trattamento, ma espressione di autonoma determinazione delle parti, in particolare dell’interessato che ne ha fatto speFLÀFD ULFKLHVWD $OWUD SUHVFUL]LRQH q OD FRQYDOLGD GHJOL LQGLUL]]L H PDLO tramite apposita procedura di veriÀFD RQ OLQH LQ PRGR GD HYLWDUH OD spedizione di documenti elettronici, pur protetti con tecniche di cifratuUD YHUVR VRJJHWWL GLYHUVL GDOO¡XWHQWH ULFKLHGHQWH LO VHUYL]LR ,Q DOWUL WHUPLni, nella prassi i sistemi web based LQ IDVH GL UHJLVWUD]LRQH GHOO¡XWHQWH provvedono ad inviare all’indirizzo di posta elettronica indicato un link che l’interessato dovrà cliccare per FRPSOHWDUH OD UHJLVWUD]LRQH H FRQIHUPDUQH OD YDOLGLWj $ SUHVFLQGHUH GDOOD PRGDOLWj GL HURJD]LRQH GHL VHUYL]L RQ line comunque la struttura sanitaria deve adottare sistemi di autenticazioQH H GL DXWRUL]]D]LRQH FKH LQ JHUJR WHFQLFR LQIRUPDWLFR VL GHÀQLVFRQR

per classi di utenti, cosÏ da consenWLUH O¡DFFHVVR VHFRQGR SULYLOHJL GLIferenti in funzione dei diritti di cui si dispone in relazione, ad esempio, alla possibilità di consultazione, di PRGLÀFD H GL LQWHJUD]LRQH GHL GDWL Nel caso di accesso on line a referti LGRQHL D ULYHODUH O¡LGHQWLWj JHQHWLFD dell’interessato si rende necessario LO ULFRUVR D VLVWHPL GL VWURQJ DXWKHQWLFDWLRQ FRQ XWLOL]]R FRQJLXQWR GL piÚ sistemi di autenticazione (per esempio userid, password e dato ELRPHWULFR

IL PRINCIPIO DI NECESSITĂ€, PERTINENZA E NON ECCEDENZA

Per concludere questa breve analisi, merita un cenno al principio che rappresenta lo zoccolo duro dell’intera normativa sulla protezione dei GDWL SHUVRQDOL G OJV Q

FLRq LO SULQFLSLR JHQHUDOH GL QHFHVVLWj ULFDYDELOH GDOO¡DUW VXOOD PRGDOLWj GHO WUDWWDPHQWR H UHTXLVLWL GHL GDWL , GDWL SHUVRQDOL RJJHWWR GL WUDWWDmento devono essere trattati se ciò

si rende necessario, pertinente e non HFFHGHQWH ULVSHWWR DOOH ÀQDOLWj SHU OH quali sono raccolti o successivamente WUDWWDWL FRQ OD FRQVHJXHQ]D FKH WXWWH le operazioni di trattamento non conformi a detto principio cardine sono da considerarsi in violazione GHOOD QRUPDWLYD YLJHQWH LQ WHPD GL protezione dei dati personali, con WXWWH OH FRQVHJXHQ]H FLYLOL SHQDOL H DPPLQLVWUDWLYH FKH QH GHULYDQR 3DULPHQWL TXDOXQTXH HURJD]LRQH GL VHUYL]L RQ OLQH SHU JOL DVVLVWLWL D PDJJLRU UDJLRQH LQ ULIHULPHQWR D GDWL personali idonei a rivelare lo stato di salute dell’interessato, dovrà debitaPHQWH XQLIRUPDUVL D GHWWR SULQFLSLR

FABIO TOMMASI

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APPROFONDIMENTI

L’Amministrazione digitale secondo il Ministero della Salute Un percorso basato su una precisa strategia che privilegia i progetti più complessi e con un’utenza numerosa senza dimenticare di curare la riorganizzazione dei processi ed una attenta gestione del cambiamento CLAUDIA BIFFOLI - ORNELLA ORAZI

Il Ministero della Salute è stata una delle prime amministrazioni a cogliere le opportunità offerte dal web e dalla normativa in tema di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Dal 2001, infatti, applicando gli articoli 59 e 60 del DPR 445/2000, sono stati informatizzati i primi procedimenti amministrativi, consentendo agli utenti di presentare istanze in formato digitale e di esercitare il diritto

d’accesso, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT).

In questa fase iniziale, l’Amministrazione ha privilegiato i procedimenti complessi, che offrivano nuovi servizi al pubblico, in particolare ai professionisti e alle aziende, e quelli caratterizzati dall’ampiezza e numerosità dell’utenza coinvolta.

Da un lato, infatti, per un nuovo procedimento, l’utilizzo di tecnolo-

Composizione numerica dei documenti informatici e dei documenti cartacei

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gie dell’informazione e della comunicazione è risultato più facilmente accettato dall’utenza, ma anche dal personale dell’Amministrazione, rispetto alla reingegnerizzazione di procedimenti con modalità consolidate. Dall’altro, l’ampiezza del pubEOLFR KD JLXVWLÀFDWR O·LQYHVWLPHQWR importante in risorse economiche e umane.

Le prime esperienze hanno permesso al Ministero di sperimentare OD VLJQLÀFDWLYD ULFDGXWD SRVLWLYD sulle modalità di organizzazione e di gestione del lavoro che sempre accompagna l’introduzione di tecnologie dell’informazione e della comunicazione, mettendo comunque in evidenza la necessità GL PRGLÀFKH QRUPDWLYH DGHJXDWH D VHPSOLÀFDUH H UHQGHUH SRVVLELOL L procedimenti amministrativi digitali. I cambiamenti attuati hanno inoltre inciso, e continuano ad incidere, anche sull’utenza agevolando di fatto una maggiore familiarità e penetrazione dell’ITC su entrambi i fronti.

Un esempio di cambiamento organizzativo, rilevante e generalizzato del Ministero, che ha consentito il salto strutturale e gestionale verso l’attesa Amministrazione digitale è sicuramente quello attuato negli anni 2007-2008, in coincidenza con il trasferimento del Ministero presso la sede unica di EUR- Castellaccio.

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A Gennaio 2008 è stato infatti attivato il Centro unico di protocollazione, dematerializzazione ed archiviazione della documentazione cartacea, che ha consentito di convergere su un unico punto attività storicamente distribuite sui VLQJROL XIÀFL GHOO¡$PPLQLVWUD]LRQH e la prevalente circolazione presso JOL XIÀFL GHL GRFXPHQWL HOHWWURQLFL in sostituzione del cartaceo.

Le scelte organizzative sono state VXIIUDJDWH GD XQ¡DWWHQWD DQDOLVL GHL FRVWL H GHOO¡RUJDQL]]D]LRQH HVLVWHQWH analisi che ha portato ad individuaUH IRUPH GL RWWLPL]]D]LRQH QHOO¡XVR delle risorse umane dedicate alle attività di protocollazione, archiviazione e recupero della documentazione. /¡LQGLYLGXD]LRQH GHOOD VROX]LRQH organizzativa, logistica e tecnoloJLFD KD FRPSRUWDWR XQ VLJQLÀFDWLYR SURFHVVR GL PRGLÀFD GHOOH PRGDOLWj di lavoro che è stato reso possibile attraverso un intensa attività di forPD]LRQH LQ DXOD H GL DIÀDQFDPHQWR (training on the job) del personale coinvolto (circa 1.200 persone).

I risultati di questo intervento sono evidenti su piÚ fronti: innanzitutto un trattamento omogeneo e monitorabile della documentazione e della formazione dei fascicoli, il riversamento della documentazione cartacea in formato elettronico, O¡XWLOL]]R SL VWUXWWXUDWR GHOOD SRVWD HOHWWURQLFD FHUWLÀFDWD 3(& RPR-

genee modalità di smistamento delOD FRUULVSRQGHQ]D DOO¡LQWHUQR GHOOH aree organizzative.

In questo ambito, i processi di ra]LRQDOL]]D]LRQH H VHPSOLÀFD]LRQH dei procedimenti amministrativi, delle attività gestionali, dei documenti, della modulistica, delle modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini H GHOOH LPSUHVH FRQ O¡XWLOL]]R GHOOH WHFQRORJLH GHOO¡LQIRUPD]LRQH H GHOOD comunicazione sono ancora in evoluzione, ed il Ministero intende cogliere le opportunità legislative che sul tema si stanno susseguendo.

In particolare, per alcuni settori GHOO¡$PPLQLVWUD]LRQH FKH VRQR G¡LQWHUHVVH GHOOH LPSUHVH OD SUHVHQWD]LRQH GL LVWDQ]H H O¡RWWHQLPHQWR di autorizzazioni è oggi oggetto di una revisione complessiva che si aggiunge ad iniziative già attive su DOFXQL VHWWRUL VSHFLÀFL 3HU GDUH XQ¡LGHD GHO YROXPH GL attività e del livello di digitalizza]LRQH UDJJLXQWR OD ÀJXUD LOOXVWUD schematicamente la composizione numerica dei documenti informatiFL H GL TXHVWL OD TXRWD SDUWH ÀUPDWD digitalmente, dei documenti dematerializzati (convertiti quindi da cartaceo a supporto informatico), e dei documenti cartacei gestiti dal Ministero della Salute nel 2009: questi ultimi già oggi sono una percentuale inferiore rispetto ai docuPHQWL LQIRUPDWLFL PD O¡LPSHJQR QHO

prossimo futuro è concentrato sulla VLJQLÀFDWLYD GLPLQX]LRQH GHL GRFXmenti dematerializzati, attraverso la acquisizione diretta di documenti informatici.

In conclusione, è importante sottolineare che il percorso del Ministero verso il digitale non può prescindere da una ulteriore imSRUWDQWH IDVH G¡LQYHVWLPHQWR FKH oltre a comprendere le risorse per O¡DFTXLVL]LRQH H OD JHVWLRQH GL QXRve tecnologie, dovrà riguardare gli investimenti per le attività collegate alla gestione complessiva del processo di cambiamento, tra cui non YDQQR WUDVFXUDWL O¡LQIRUPD]LRQH H OD formazione del personale interno, O¡LQIRUPD]LRQH H OD IRUPD]LRQH GHOO¡XWHQ]D QRQFKp JOL DVSHWWL FROOHJDWL DOOH HYHQWXDOL PRGLÀFKH normative necessarie a sostenere le nuove modalità di erogazione dei servizi esclusivamente digitali e la VHPSOLÀFD]LRQH GHOOH SURFHGXUH Hanno collaborato Angela Rita De Gaetano, Giulia Giordano e Serena Battilomo.

CLAUDIA BIFFOLI

'LUHWWRUH GHOO¡8IÀFLR ,9 6LVWHPD informativo del Ministero della Salute

ORNELLA ORAZI

La moderna sede di Viale Ribotta del Ministero della Salute

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'LUHWWRUH GHOO¡8IÀFLR ,, GHOOD Direzione generale del personale, organizzazione e bilancio

APPROFONDIMENTI

La lettura ottica delle caselle di marcatura Ăˆ veramente semplice come sembra?

FRANCESCO PUCINO INTRODUZIONE

Tra le varie tecnologie di lettura ottica, l’OMR (Optical Mark Recognition), cioè la lettura ottica delle marcature, può sembrare qualcosa di banale, semplice da realizzare e scontata nei risultati.

L’esperienza tuttavia insegna che per ottenere risultati eccellenti bisogna tenere nella giusta considerazione tutta una serie di aspetti che sovente possono non essere di immediata percezione.

L’OMR essenzialmente consiste nel determinare se una casellina è vuota RSSXUH q SLHQD GHÀQHQGR FRVu XQ output duale che può essere costituito da un 1 oppure da uno 0. La sequenza di valori binari ottenuta dalla lettura può essere poi ricombinata per ottenere altri valori composti, in base DO VLJQLÀFDWR FKH VL q GDWR DOOH FDVHOOH 3HU OD VXD HOHYDWD HIÀFLHQ]D ULVSHWWR ad altre tecnologie di lettura ottica per segni manoscritti, come il ben piÚ

complesso ICR, la si preferisce in tutte quelle circostanze in cui può risolvere egregiamente la problematica di acquisizione dati. Un classico esempio d’uso molto comune è rappresentato dalla giocata di una schedina del Totocalcio, del Lotto o del Super Enalotto: annerendo sulla scheda alcune caselline, rappresentanti i numeri che desideriamo mettere in gioco, otteniamo che quando il supporto cartaceo viene inserito nel terminale di gioco viene automaticamente registrata la giocata e stampata la ricevuta con le nostre scelte “in chiaroâ€?.

DALL’HARDWARE AL SOFTWARE

L’utilizzo della tecnologia OMR è nato parecchie decine di anni fa, con la disponibilità di appositi dispositivi KDUGZDUH L FRVu GHWWL ´OHWWRUL RWWLFL¾ LQ grado di processare automaticamente della modulistica opportunamente SUHGLVSRVWD PLVXUDQGR OD ULà HWWLYLWj GHOOD OXFH VXOOD VXSHUÀFLH GHO IRJOLR LQ

Figura 1 - I numeri da giocare marcati sulla schedina del SuperEnalotto vengono identiďŹ cati utilizzando la tecnologia OMR.

posizioni predeterminate Nel lontano 1938 fu presentato da IBM il primo dispositivo dotato di tecnologia OMR, chiamato Type 805 Test Scoring Machine, dedicato appunto alla letture ottica dei test a scelta multipla in ambito didattico, in grado di avere una produttivitĂ 10 YROWH PDJJLRUH ULVSHWWR DOOD YHULĂ€FD manuale.

Gli attuali lettori ottici sono dotati di un array di sensori fotoelettrici, equidistanti, sul quale viene fatto scorrere meccanicamente il foglio da processare. Il modulo deve essere quindi SUHGLVSRVWR RSSRUWXQDPHQWH FRVu che le caselle, stampate con un colore VSHFLĂ€FR VL WURYLQR QHOOD SRVL]LRQH esatta su cui si trovano tali sensori.

Bisogna, inoltre, prevedere sul bordo del foglio, per ogni riga da leggere, un frame di sincronizzazione, una specie di casella nera, che indichi appunto quando devono essere attivati i sensori per eseguire il campionamento.

Figura 2 - IlType 805Test Scoring Machine fu prodotto nel 1938 da IBM: è stato il primo dispositivo OMR elettromeccanico.

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con contenuto totalmente casuale!

Le funzionalità software di basso livello necessarie per tali attività sono estremamente complesse da realizzare in autonomia, ma chi desidera sviluppare una applicazione OMR può fare ricorso all’uso di SDK (Software Development Kit) che mette a dispoVL]LRQH OLEUHULH GL IXQ]LRQL VSHFLÀFKH pronte all’uso, proprio come il Form ,GHQWLÀFDWLRQ 5HJLVWUDWLRQ 6'. proposto da Recogniform Technologies SpA. LA DISCRIMINAZIONE TRA CASELLE ANNERITE E NON

Figura 3 – A sinistra è evidenziata in rosso un’area di lettura OMR deďŹ nita sul template.

A destra la medesima area di lettura evidenziata su un modulo da processare: a causa dell’offset introdotto dalla scansione, senza apportare le dovute correzioni, non si leggerebbero i dati giusti!

Ăˆ evidente, quindi, che l’utilizzo di un sistema hardware ha tutta una serie di OLPLWD]LRQL LQWULQVHFKH GLIĂ€FLOPHQWH superabili.

Oggi le soluzioni prettamente hardware, sebbene ancora in uso in ambiti circoscritti, sono state soppiantante da soluzioni software, estremamente SL à HVVLELOL FKH XWLOL]]DQR QRUPDOL scanner documentali per acquisire la modulistica, operando poi il riconoscimento direttamente sull’immagine digitale ed ottenendo una produttività anche di centinaia di volte maggiore rispetto all’operatività manuale.

Un applicativo software che integri funzionalità di OMR normalmente FRQVHQWH GL GHÀQLUH LQ PDQLHUD SUHventiva su di un foglio campione, il cosiddetto template, le aree da sottoporre a lettura, cioè le caselle, cosÏ

Figura 4 – Utilizzando come discriminante soltanto la quantitĂ di nero presente nella casella, si corre il rischio di identiďŹ care come vuote caselle che hanno solo un segno di spunta e di identiďŹ care come piene caselle che contengo solo punti spuri.

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da poter successivamente processare automaticamente tutti gli altri moduli dello stesso tipo.

L’ALLINEAMENTO DEL MODULO CON IL TEMPLATE

Nel momento in cui si acquisisce un foglio con uno scanner è molto probabile che l’immagine ottenuta non sia perfettamente diritta, ma sia leggermente ruotata da un lato o dall’altro, cosÏ come è probabile che ci siano degli slittamenti del contenuto in orizzontale, verso destra o sinistra, ed in verticale, verso l’alto o verso il basso. Oltre a difetti introdotti dalla meccanica dello scanner ci possono essere anche errori umani: può accadere infatti che l’immagine risulti capovolta, perchÊ magari il foglio è stato inserito sotto-sopra dall’operatore.

Il programma che effettua la lettura deve essere in grado di rilevare e correggere skew, offset, stretch ed orientamento dell’immagine da processare cosÏ da poterla fare combaciare perfettamente al template, altrimenti il processo di lettura può fallire miseramente: le caselle infatti potrebbero trovarsi anche molto distanti dalla SRVL]LRQH GHÀQLWD VXO WHPSODWH H O¡DSplicativo si troverebbe a leggere aree

2OWUH DOOD FRUUHWWD LGHQWLÀFD]LRQH della posizione e dimensione delle caselle, è importante anche la modalità con cui viene discriminata una casella annerita da una vuota. Lavorando su una immagine digitale, solitamente binarizzata, la usuale discriminante utilizzata per valutare se una casella è piena oppure vuota è rappresentata dal rapporto tra pixel neri e pixel bianchi nell’area coperta dalla casella: selezionando opportunamente una VRJOLD VL SRWUHEEH GHÀQLUH VH XQD FDsella è piena oppure se è vuota.

Nella pratica tuttavia accade che chi compila un modulo spesso invece di annerire e riempire completamente le caselle che intende selezionare, si limita a marcarle con un segno di spunta, a barrarle, ad imporvi una X. Ciò può comportare, quindi, che la percentuale di pixel neri si trovi al di sotto di quella minima stabilita necessaria a considerare la casella come piena ed il sistema quindi riporta la casella come vuota anche se in realtà è biffata.

La soluzione adottata nella maggior parte dei casi è quella di utilizzare una soglia molto bassa, ma cosÏ facendo si corre il rischio che piccoli segni dovuti a ditate, sporco e macchie possano far ottenere il risultato opposto, cioè riportare come piena una casella che in realtà è vuota.

Una eccellente soluzione a questo problema è stata proposta da Recogniform Technologies SpA ed implementata sia nell’applicativo di data capture Recogniform Reader, sia nel Recogniform OMR SDK: oltre a calcolare la percentuale di pixel neri,

Figura 5 – La tecnologia implementata da Recogniform Technologies nei suoi prodotti OMR, grazie all’utilizzo della soglia di riempimento inchiostro e della soglia di estensione segno, consente una perfetta discriminazione tra caselle piene e vuote.

viene calcolata anche la dimensione del tratto di inchiostro presente nella casella, cosÏ da poter utilizzare una doppia soglia. &RQ TXHVWD HIÀFDFH VROX]LRQH OD presenza di sporco, cioè di punti neri isolati, può fare aumentare la quantità di pixel neri, ma non la dimensione del tratto scritto, mettendo al riparo da falsi positivi, cioè evita che caselle vuote vengano date per piene. Viceversa, la presenza di un segno di spunta sottile, sebbene faccia aumen-

tare di poco la quantità di pixel neri, fa aumentare la dimensione del tratto scritto, mettendo al riparo da falsi negativi, cioè evita che caselle biffate vengano date per vuote.

LA VERIFICA E LA CORREZIONE DELLE CASELLE DUBBIE

Nel momento in cui non è possibile riconoscere automaticamente con assoluta certezza se una casella è piena oppure se è vuota, ecco che una soluzione software dimostra il

suo vantaggio rispetto ad un lettore ottico, avendo la possibilità di poter presentare a video l’immagine e chiedere ad un operatore di confermare o PRGLÀFDUH LO GDWR ULOHYDWR Ma anche qui bisogna prestare la dovuta attenzione in quanto di solito i moduli progettati per lettura automatica mediante OMR hanno le caselle disegnate con inchiostro cieco, FLRq FRQ XQ FRORUH FKH YLHQH ÀOWUDWR durante la fase di scansione (di solito rosso o verde chiaro), e che sull’immagine diventa quindi bianco.

In una immagine di questo tipo presentata sullo schermo, si vedrebbero soltanto le scritte di chi ha compilato il foglio come se fossero state apposte su una pagina bianca: senza avere TXLQGL LO ULIHULPHQWR GHOOD ÀQFDWXUD SRWUHEEH HVVHUH GLIÀFLOH IDUH FRQWUROOL sulla corretta interpretazione da parte del sistema di lettura.

Per ovviare a questo problema sono diverse le strade percorribili. Una prima soluzione può essere quella di acquisire il modulo a colori ed effettuare direttamente sull’immagine, via VRIWZDUH LO ÀOWUDJJLR GHO FRORUH GHOOD ÀQFDWXUD VROR GXUDQWH O¡HODERUD]LRQH Una seconda soluzione può essere quella di acquisire il modulo senza ÀOWUR FRORUH SHU FXL OD ÀQFDWXUD VDUj visibile con il medesimo colore nero dei tratti apposti da chi ha riempito il modulo: in questo caso il sistema OMR deve tenere in considerazione anche la quantità di pixel neri presenti nelle caselle vuote che non risulterebbero totalmente bianche. Una terza soluzione può essere quella di DFTXLVLUH LO PRGXOR ÀOWUDWR PD GL ULcostruirlo a video come se fosse stato DFTXLVLWR QRQ ÀOWUDWR RSSXUH DGGLULWtura a colori, utilizzando una tecnica di overlay, cioè di sovrapposizione di immagini.

PoichÊ ciascuna di queste soluzioni ha i propri vantaggi, alcuni sistemi di lettura ottica piÚ evoluti consentono all’utente di scegliere quale utilizzare a seconda dei casi e delle necessità .

CONCLUSIONI

Figura 6 – Su di un modulo acquisito ďŹ ltrando il colore con cui sono disegnate le caselle è piĂš agevole effettuare il riconoscimento, ma è disagevole effettuare una eventuale veriďŹ ca o correzione manuale dei dati.

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L’OMR a prima vista può sembrare una tecnologia banale, ma di fatto non OR q 8QD HIÀFDFH LPSOHPHQWD]LRQH GL una soluzione di lettura per caselle di

FD]LRQH LQ DXWRQRPLD ULFRUUHQGR D 6'. FKH DJHYRODQR H YHORFL]]DQR QRQ SRFR OD UHDOL]]D]LRQH GHO SURSULR SURJHWWR HYLWDQGR GL GRYHU SDUWLUH GD ]HUR H GL GRYHUVL VFRQWUDUH FRQ SUREOHPDWLFKH JLj HJUHJLDPHQWH ULVROWH

FRANCESCO PUCINO Figura 7 – Su di un modulo acquisito ďŹ ltrando il colore con cui sono disegnate le caselle ma sul quale è stato impresso in overlay, dopo il riconoscimento, un modulo vuoto non ďŹ ltrato è molto piĂš agevole effettuare una eventuale veriďŹ ca o correzione manuale dei dati.

PDUFDWXUD q TXLQGL VXIĂ€FLHQWHPHQWH FRPSOHVVD PROWR SL GL TXHOOR FKH FL VL SRVVD DVSHWWDUH &KL KD QHFHVVLWj GL

XWLOL]]DUH WDOH WHFQRORJLD SXz VFHJOLHUH SURGRWWL JLj FROODXGDWL H SURQWL DOO¡XVR R SXz UHDOL]]DUH XQD SURSULD DSSOL-

&RIRQGDWRUH H &(2 GL 5HFRJQLIRUP 7HFKQRORJLHV 6S$ PHPEUR ,((( HG $,,0 VYROJH DWWLYLWj GL ULFHUFD QHO VHWWRUH LPDJLQJ GDO )LJXUD , QXPHUL GD JLRFDUH PDUFDWL VXOOD VFKHGLQD GHO 6XSHU(QDORWWR YHQJRQR LGHQWLĂ€FDWL XWLOL]]DQGR OD WHFQRORJLD 205

6&(1$5,

Governance documentale attraverso l’outsourcing Perché e come definire le componenti principali di outsourcing GIANLUCA MAINO

OUTSOURCING: UN TREND IN CONTINUA CRESCITA A DISPETTO DELLA CRISI

Ë HVWUHPDPHQWH GLIÀFLOH FKH XQ·D]LHQGD RJJL QRQ VL WURYL FRLQYROWD LQ TXDOFKH GHFLVLRQH GL RXWVRXUFLQJ QHOO·HFRQRPLD GHOOH UHWL TXDOH q TXHOOD DWWXDOH OH LPSUHVH WHQGRQR DG DOOHJJHULUVL GL EHQL FDSLWDOL H IXQ]LRQL D ULGXUUH OH OXQJKH JHUDUFKLH D]LHQGDOL D VHPSOLÀFDUH OH DWWLYLWj LQWHJUDQGR OH SURSULH RSHUD]LRQL FRQ TXHOOH GL FOLHQWL H IRUQLWRUL LQ XQD LQWHUFRQQHVVD UHWH GL UDSSRUWL H UHOD]LRQL $QFKH L QXPHUL IRUQLWL GDOOH SUHYLVLRQL GL LPSRUWDQWL HQWL H VRFLHWj GL ULFHUFD FRQIHUPDQR TXHVWR WUHQG SRVLWLYR ,Q DFFRUGR FRQ LO ´5DSSRUWR ² ,&7 6WUDWHJLF 6RXUFLQJµ SURGRWWR GDOO·2VVHUYDWRULR GHO 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR OD SHUFHQWXDOH GHO EXGJHW ,7 GHGLFDWD QHOO·DQQR LQ FRUVR DOO·DFTXLVWR GL VHUYL]L LQ 2XWVRXUFLQJ DSSDUH VLJQLÀFDWLYD LQIDWWL LO GHO ¶SDQHO· FRVWLWXLWR GD ROWUH WUD LPSUHVH EDQFKH H 3XEEOLFKH DPPLQLVWUD]LRQL XWLOL]]D SL GHO GHO EXGJHW ,&7 SHU O·DFTXLVWR GL VHUYL]L LQ RXWVRXUFLQJ H QHO GHL FDVL WDOH SHUFHQWXDOH q PDJJLRUH GHO $QDOL]]DQGR L GDWL GL WUHQG LQROWUH OR VWXGLR HYLGHQ]LD FKH QHL SURVVLPL DQQL SHU LO GHO FDPSLRQH OD SHUFHQWXDOH GHO EXGJHW SHU L VHUYL]L GL RXWVRXUFLQJ ULPDUUj LQYDULDWD SHU LO VL SUHYHGH XQ DXPHQWR GHO EXGJHW H VROR SHU LO XQD FRQWUD]LRQH

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SERVIZIO BANNER

>a cjbZgd hZbegZ XgZhXZciZ YZ\a^ jiZci^ YZa lZW gVeegZhZciV cjdkZ deedgijc^i| Y^ Wjh^cZhh# Jc Wjh^cZhh ^c Xj^ aV YdbVcYV Z aÉd[[ZgiV h^ ^cXdcigVcd cZaaZ eg^bZ edh^o^dc^ YZ^ g^hjaiVi^ hj^ bdidg^ Y^ g^XZgXV# BV ^ cjbZg^ YV hda^ cdc WVhiVcd/ dXXdggZ igdkVgZ ^a XdciViid \^jhid Va bdbZcid \^jhid# > h^i^ >I:G Vii^gVcd YV Vcc^ jc cjbZgd hZbegZ bV\\^dgZ Y^ k^h^iVidg^ bdaid hZaZo^dcVi^! [dXVa^ooVi^ hj iZbVi^X]Z egZX^hZ/

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Un altro interessante dato ci proviene da alcuni studi di settore del 2009 sullâ&#x20AC;&#x2122;Outsourcing della Gestione Documentale ove si prospetta una crescita composta del mercato di servizi in outsourcing per la Gestione Documentale di circa il 4-5%, tra il 2007 ed 2012, per arrivare ad un valore di mercato totale dellâ&#x20AC;&#x2122;Europa occidentale nel 2012 di circa 30 miliardi di Euro. â&#x20AC;&#x153;GOVERNANCEâ&#x20AC;? DEI PROCESSI DOCUMENTALI ED OUTSOURCING: UN BINOMIO VINCENTE

Uno dei principali problemi che si riscontra nelle imprese di diversi settori e dimensioni è la mancanza di un processo di â&#x20AC;&#x2DC;Governanceâ&#x20AC;&#x2122; della gestione documentale.

Con questo termine intendo lâ&#x20AC;&#x2122;insieme di iniziative, ruoli e attivitĂ deputati DG LGHQWLĂ&#x20AC;FDUH OH FULWLFLWj H OH RSSRUtunitĂ della gestione documentale e proporre azioni di miglioramento con lâ&#x20AC;&#x2122;obiettivo di ridurre i costi complessivi ed aumentare il valore trasferito ai clienti, siano essi interni che esterni.

Nella recente indagine su scala europea Ricoh Document Governance Index condotta da Coleman Parkes Research emerge che solo poco piĂš di un terzo delle imprese intervistate ha introdotto una strategia per la â&#x20AC;&#x2DC;Governanceâ&#x20AC;&#x2122; documentale. Tale situazione può generare un insieme di criticitĂ di cui evidenziamo le principali: una molteplicitĂ di referenti allâ&#x20AC;&#x2122;interno delle aziende con scarsa comunicazione; ad esempio, in molte imprese il controllo delle stampanti e copiatrici non è sotto unâ&#x20AC;&#x2122;unica responsabilitĂ : si pensi TXLQGL FRQ TXDQWD GLIĂ&#x20AC;FROWj SRVVD essere intrapreso un progetto di razionalizzazione delle stampanti che coinvolga Centro Stampa, stampanti ai piani e stampanti desktop che vengono gestite da direzioni diverse;

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il proliferare di soluzioni e fornitori che aumentano i costi di gestione e di integrazione applicativa.

Tale voce è particolarmente signiĂ&#x20AC;FDWLYD LQ TXDQWR DG XQD HWHURJHneitĂ delle tematiche di gestione documentale spesso non corrisponde una adeguata standardizzazione tra tecnologie ed applicazioni;

FKH GL SURFHVVL GRFXPHQWDOL DO Ă&#x20AC;QH GL LGHQWLĂ&#x20AC;FDUH GHOOH Âś%HVW 3UDFWLFH¡ presenti sul mercato da replicare nelle proprie aree aziendali;

una mancanza di controllo dei costi sostenuti. Ad esempio, la mancanza di una politica di acquisto comune porta i dipartimenti (e spesso ogni singola segreteria) a procedere con acquisti singoli ove si potrebbero invece applicare economie di volume e â&#x20AC;&#x2DC;benchmarkâ&#x20AC;&#x2122;; si consideri che secondo le piĂš importanti societĂ di analisi i costi per la gestione documentale possono variare dal 3% al 5% del fatturato e quindi costituiscono XQD VLJQLĂ&#x20AC;FDWLYD DUHD GL SRWHQ]LDOH miglioramento;

concentrare i costi in un unico punto ed ottenere, attraverso una contabilitĂ analitica â&#x20AC;&#x2DC;super partesâ&#x20AC;&#x2122;, un reale controllo dei costi;

lâ&#x20AC;&#x2122;assenza di un azione consulenziale proattiva che, mettendo a fattor comune le esperienze nelle YDULH DUHH D]LHQGDOL SRVVD LGHQWLĂ&#x20AC;care delle opportunitĂ replicabili in altre aree. Ad esempio, si pensi alla scarsa attenzione che le aziende pongono nella qualitĂ della JUDĂ&#x20AC;FD QHOOD FRPXQLFD]LRQH SRVW vendita (fatture, rendiconti, note di credito â&#x20AC;Ś), rispetto invece ai documenti prodotti nella fase di prevendita (brochure, offerte, presentazioniâ&#x20AC;Ś).

Il modello di outsourcing esprime la sua massima potenzialitĂ e genera i PDJJLRUL EHQHĂ&#x20AC;FL LQ WHUPLQL GL ULGXzione dei costi, creazione di valore, HG DXPHQWR GHOO¡HIĂ&#x20AC;FLHQ]D TXDQGR lâ&#x20AC;&#x2122;outsourcer assume la responsabilitĂ della â&#x20AC;&#x2DC;Governanceâ&#x20AC;&#x2122; documentale.

Attraverso ciò infatti un impresa può facilmente: GHĂ&#x20AC;QLUH XQD VWUDWHJLD GRFXPHQWDOH integrata in termini di tecnologie, processi ed organizzazione per massimizzare il ritorno degli investimenti; accedere a competenze specialisti-

evitare situazioni organizzative anomale e la conseguente frammentazione di responsabilitĂ su temi comuni che rallenta il processo decisionale e realizzativo;

ottimizzare gli acquisti relativi alla gestione documentale accentrando in un unico punto di acquisto e facendo leva sulle economie di volume; GHĂ&#x20AC;QLUH GHL FKLDUL H VLJQLĂ&#x20AC;FDWLYL strumenti di misurazione (KPI) il piĂš possibile correlati ai processi di business.

Tutto in outsourcing? Non è detto!

Raramente però si passa immediatamente ad una soluzione di â&#x20AC;&#x2DC;Full outsourcingâ&#x20AC;&#x2122; documentale: le innovazioni introdotte devono essere coerenti con il contesto aziendale, i suoi vincoli ed eventuali opportunitĂ .

Per arrivare quindi a delle conclusioni logiche e corrette sul grado di profonditĂ delle scelte di outsourcing QHOOD Ă&#x20AC;OLHUD GRFXPHQWDOH HG DJHYRODre i decisori aziendali nel processo decisionale ho utilizzato spesso, durante la mia esperienza, uno schema di ragionamento costituito da due â&#x20AC;&#x2DC;toolâ&#x20AC;&#x2122; interconnessi: la matrice â&#x20AC;&#x2DC;Filiera documentale-Componente Outsourcingâ&#x20AC;&#x2122; e gli â&#x20AC;&#x2DC;Elementi rilevantiâ&#x20AC;&#x2122;. Per ciò che riguarda la matriceâ&#x20AC;&#x2DC;Filiera documentale-Componente Outsourcingâ&#x20AC;&#x2122; sullâ&#x20AC;&#x2122;asse orizzontale sono posizionati i principali elementi GHOOD Ă&#x20AC;OLHUD GRFXPHQWDOH ,QSXW 0DQDJHPHQW 'RFXPHQW 0DQDJHPHQW DQG :RUNĂ RZ 2XSXW 0DQDJHPHQW ). Sullâ&#x20AC;&#x2122;asse verticale sono riassunte invece le componenti di outsourcing su cui le imprese sono chiamate a prendere una decisione sul grado di utilizzo futuro dellâ&#x20AC;&#x2122; outsourcing.

di utilizzo futuro dell’ outsourcing.

Esse possono essere raggruppate in 4 macro aree: infrastruttura tecnologica; sviluppo, operatività e gestione del sistema; ORFDOL]]D]LRQH ÀVLFD utenti/processi/applicazioni.

Per ognuna di queste componenti di outsourcing, il processo di analisi e decisione prevede che vengano evidenziati degli Elementi Rilevanti, attraverso i quali l’impresa decide quale è il livello di profondità a cui intende fare arrivare l’outsourcing.

Tali elementi sono, come vedremo, eterogenei riguardando molti aspetti che vanno dalla cultura aziendale (es.: approccio verso la sicurezza dei documenti), a reali vincoli di capacità (es.: disponibilità di infrastrutture di comunicazione ) e vincoli organizzativi (es.: capacità di gestire processi attraverso Service Level Agreement, presenza di outsoucer tecnologici).

$OOD ÀQH GHO SURFHVVR GL FRPSRVLzione della matrice sono chiare, per RJQL LQFURFLR ¶ÀOLHUD FRPSRQHQWL GL outsourcing’ le scelte effettuate. Tale processo consente anche di evidenziare alcune aree critiche ove sarà necessaria una attenzione particolare QHOOD GHÀQL]LRQH GHO FRQWUDWWR GL outsourcing.

INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA

ELEMENTI RILEVANTI PER LA DECISIONE: LE DOMANDE CHIAVE

Per ognuna delle componenti di potenziale outsourcing è necessario quindi evidenziare degli Elementi Rilevanti per operare la corretta decisione.

Tale elenco non vuole essere per nulla esaustivo ma essere un esempio, per i potenziali decisori, del tipo di domande su cui potrebbero essere chiamati ad esprimere un parere per prendere la decisione migliore.

È già presente un Data Center di un ‘outsourcer’ tecnologico per applicazioni diverse dalla Gestione Documentale?

Investimento iniziale: quale è il ‘gap’ da colmare nella mia infrastruttura per implementare il progetto nel caso voglia svilupparlo all’interno?

Come posso dotarmi di hw e sw allo stato dell’arte e garantire l’innovazione tecnologica?

Esistono vincoli di gruppo o accordi internazionali?

Sicurezza del dato: possiedo strumenti adeguati per il controllo accessi, back-up e ‘disaster recovery’ in funzione delle tipologie di informazioni?

LA MATRICE “FILIERA DOCUMENTALE/COMPONENTI OUTSOURCING” - ESEMPIO COMPONENTI DELLA FILIELA DOCUMENTALE COMPONENTI DI OUTSOURCING

INPUT MANAGMENT

DOCUMENT MANAGEMENT AND WORKFLOW

OUTPUT MANAGEMENT

ARCHITETTURA TECNOLOGICA

Scanner: OUT SW acquisizione: OUT

HW e SW: IN Infrastruttura di rete: OUT

Centro stampa: OUT Stampanti ai piani: OUT

SVILUPPO , OPERATIVITÀ ED EVOLUZIONE DEL SISTEMA

Manutenzione base: OUT Manutenzione evolutiva: OUT Consulenza: OUT

Manutenzione base: OUT Manutenzione evolutiva: IN Consulenza: OUT

Manutenzione: OUT Consulenza: OUT

LOCALIZZAZIONE FISICA

Acquisizione massiva: IN (documenti sensibili), OUT (altri documenti) Scansione a regime: IN

Documenti: OUT HW a SW: OUT (data center)

Centro stampa: IN (locali presso azienda)

UTENTI/PROCESSI/APPLICAZIONI

Scansione Massiva: OUT Scansione a regime: IN

Processo ciclo passivo: OUT Processo validazione disegni: IN

Personale centro stampa: OUT Postalizzazione: OUT iged.it 01.2010

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Ho unâ&#x20AC;&#x2122;infrastruttura di connettivitĂ commisurata alla numerositĂ degli utenti ed alla loro dislocazione sul territorio?

SVILUPPO, OPERATIVITĂ&#x20AC; E GESTIONE DEL SISTEMA

DisponibilitĂ di skill IT: possiedo risorse in grado di sviluppare un progetto di gestione documentale?

Di manutenere il sistema? Di presidiare adeguatamente la â&#x20AC;&#x2DC;IT governanceâ&#x20AC;&#x2122;?

DisponibilitĂ presso â&#x20AC;&#x2DC;outsourcerâ&#x20AC;&#x2122; di soluzioni verticali â&#x20AC;&#x2DC;ad hocâ&#x20AC;&#x2122;: mi conviene svilupparle internamente?

Ho la capacitĂ di gestire una pletora di fornitori nel caso di soluzione sviluppata internamente?

NecessitĂ di integrazione del sistema con i sistemi gestionali: se ho bisogno di forte integrazione con sistemi â&#x20AC;&#x2DC;proprietariâ&#x20AC;&#x2122; non è meglio scegliere di gestire al mio interno alcune componenti applicative per avere il pieno controllo?

ReversibilitĂ della decisione di outsourcing: conviene perdere tutte le competenze se voglio avere aperta una opzione di â&#x20AC;&#x2DC;insourcingâ&#x20AC;&#x2122;?

LOCALIZZAZIONE FISICA

Ho disponibilitĂ di spazi allâ&#x20AC;&#x2122;interQR GHOOD PLD D]LHQGD" *OL VSD]L Ă&#x20AC;sici mi costano molto?

Quale è la frequenza di consulta]LRQH GHO PLR DUFKLYLR Ă&#x20AC;VLFR" Ho esigenza di controllare visivamente i documenti critici che entrano nella mia azienda?

Ci sono norme o leggi vincolanti che mi consentono lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo dellâ&#x20AC;&#x2122;outsourcing?

Cultura aziendale: câ&#x20AC;&#x2122;è resistenza a fare uscire i documenti dalla sede?

Livello di servizio: soluzione â&#x20AC;&#x2DC;In Houseâ&#x20AC;&#x2122; o â&#x20AC;&#x2DC;Out Houseâ&#x20AC;&#x2122;?

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UTENTI/PROCESSI/ APPLICAZIONI

Come è orientata la cultura aziendale verso il â&#x20AC;&#x2DC;Business Process outsourcingâ&#x20AC;&#x2122;?

Quali processi possono trarne il PDJJLRU EHQHĂ&#x20AC;FLR" Ci sono vincoli alla cessione di ramo dâ&#x20AC;&#x2122;azienda? Alla cessione di persone?

Ho necessitĂ di controllo dei processi di â&#x20AC;&#x2DC;Inboundâ&#x20AC;&#x2122; delle diverse tipologie documentali?

Sono soggetto ad aumenti di volume e gestione di picchi?

Quale tipologia di documenti gestisco e quali contenuti (economiFL Ă&#x20AC;QDQ]LDUL ÂśWRS VHFUHW¡ " La mia organizzazione avrĂ problemi a gestire un outsourcer lavorando con SLA (Service Level $JUHHPHQW " VDSUj GLYHQWDUH *Hstore di un Servizio piuttosto che Gestore di Risorse?

Ho necessitĂ di partire con lâ&#x20AC;&#x2122;applicazione entro termini temporali ristretti?

Il mio settore ha una forte dinamicità delle applicazioni per cui è richiesto un continuo cambiamento?

Una volta elaborati e discussi tutti gli elementi rilevanti appena citati, che, come già affermato, costituiscono solo un elenco al primo livello di dettaglio, è possibile generare la matrice risultante della scelte effettuate; anche qui ovviamente il livello di dettaglio può essere modulato a piacere.

Nella Figura 1, a titolo di esempio, abbiamo riportato la compilazione della matrice di unâ&#x20AC;&#x2122;azienda che ha scelto di effettuare la scansione massiva della documentazione allâ&#x20AC;&#x2122;interno o allâ&#x20AC;&#x2122;esterno a seconda della criticitĂ dei documenti; mentre ha deciso di effettuare con proprio personale la scansione a regime. Ha deciso di mantenere le competenze di sviluppo delle applicazioni di Archiving e :RUNĂ RZ FKH JLUDQR SUHVVR XQ 'DWD &HQWHU HVWHUQR HG LQĂ&#x20AC;QH KD DIĂ&#x20AC;GDWR in outsourcing, presso propri locali, tutta la gestione dellâ&#x20AC;&#x2122;output.

CONCLUSIONE

Lâ&#x20AC;&#x2122;outsourcing appare quindi un fenomeno irreversibile e strategico per XQ LPSUHVD SHU UDJJLXQJHUH L EHQHĂ&#x20AC;FL nella gestione dei processi documentali, soprattutto quando lâ&#x20AC;&#x2122;outsourcer svolge un ruolo attivo nella Governance documentale.

Dobbiamo però considerare che, come sempre, esistono nelle decisioni aziendali dei vincoli/opportunitĂ che modulano lâ&#x20AC;&#x2122;introduzione di una innovazione allâ&#x20AC;&#x2122;interno di un impresa; anche per lâ&#x20AC;&#x2122;outsourcing vale lo stesso discorso, e nello spettro delle aree della gestione documentale è importante capire, quali sono gli elementi rilevanti per potere opportunamente modulare lâ&#x20AC;&#x2122;introduzione dellâ&#x20AC;&#x2122;outsourcing. Spesso, infatti, troviamo soluzioni in cui, pur essendo la scelta di outsourcing preponderante, altre componenti vengono gestite internamente dalla committente.

La matrice â&#x20AC;&#x2DC;Filiera documentaleComponenti Outsourcingâ&#x20AC;&#x2122; e gli Elementi Rilevanti per la decisione vogliono essere quindi un semplice ed utile spunto per impostare un raJLRQDPHQWR HIĂ&#x20AC;FDFH VXO OLYHOOR GL SURfonditĂ dellâ&#x20AC;&#x2122;adozione dellâ&#x20AC;&#x2122;outsourcing documentale ed agevolare le scelte operate dalle imprese.

GIANLUCA MAINO

Management and IT Consultant

SCENARI

Il nuovo mondo dei Social Media Le organizzazioni sono costrette a ripensare alla tradizionale comunicazione dei contenuti e al modo in cui viene definito un â&#x20AC;&#x153;information workerâ&#x20AC;?

FABRIZIO BONOTTI

La costante ricerca di miglioramento del proprio business attraverso le opportunitĂ del Web 2.0 e la consapevolezza di quali siano i beQHĂ&#x20AC;FL FKH VL SRVVRQR UDJJLXQJHUH attraverso nuovi modelli di comunicazione online sono la piĂš grande VĂ&#x20AC;GD FKH RJJL OH D]LHQGH VL WURYDQR di fronte.

Lâ&#x20AC;&#x2122;utenza dei social media - wikis, blog, feed, forum interattivi, comuQLWj RQOLQH ULFK PHGLD ULJXDUGD SHU lo piĂš la sfera personale degli individui, mentre la maggior parte delle aziende si trova ancora in una fase iniziale di adozione di tali strumenti, principalmente per la collaboration interna, la comunicazione esterna e il coinvolgimento dei clienti.

3RVVLDPR GLUH FKH L QHWZRUN RQOLQH DFFHVVLELOL WUDPLWH ZHE H VPDUWSKRne - come Facebook, Linkedin e le YDULH FKDW KDQQR SRUWDWR JUDQGH valore nella sfera della formazione personale, dello scambio e della condivisione delle informazioni, ed ora gli information worker stanno VHPSUH SL ULFKLHGHQGR TXHVWL VWUXPHQWL DQFKH LQ D]LHQGD Le organizzazioni sono costrette a ripensare alla tradizionale comunicazione dei contenuti e al modo in FXL YLHQH GHĂ&#x20AC;QLWR XQ ´LQIRUPDWLRQ workerâ&#x20AC;?. Ă&#x2C6; necessario indirizzare queste forze per restare competitivi, continuare ad offrire servizi, gestire LO ULVFKLR H L FRVWL H SURWHJJHUH OD

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PHPRULD D]LHQGDOH FKH ULVLHGH QHL dipendenti e nelle applicazioni.

PERCHĂ&#x2030; ENTERPRISE 2.0?

Lâ&#x20AC;&#x2122;Enterprise 2.0 permette alle organizzazioni di adattare le innovazioni GHO :HE DO Ă&#x20AC;QH GL UDJJLXQJHUH obiettivi di business. Le aziende riconoscono lâ&#x20AC;&#x2122;esigenza di innovare per crescere. Offrire un social workplace e un social marketplace rispettando gli obiettivi di social FRPSOLDQFH q OR VFRSR Ă&#x20AC;QDOH GL XQD strategia Enterprise 2.0. ,O ´VRFLDO ZRUNSODFHÂľ FRQQHWWH OH persone con altre persone e con informazioni e contenuti critici.

Culturalmente, ciò aiuta a rompere OH EDUULHUH JHUDUFKLFKH H DPPLQLstrative a favore dello scambio di innovazioni e idee tra tutti i dipendenti. ,O ´VRFLDO PDUNHWSODFHÂľ ULFRQRVFH LO IDWWR FKH LO :HE DEELD LQQHVFDWR conversazioni tra clienti esistenti e futuri, dipendenti, cittadini e consuOHQWL GL Ă&#x20AC;GXFLD ,O EXVLQHVV VL UHDOL]]D sempre piĂš sulla base di segnalazioni WUD FROOHJKL R DWWUDYHUVR LO SDVVDSDrola. I contenuti e le informazioni possono scorrere libere tra diversi pubblici, e di conseguenza offrire alle aziende opinioni e commenti rapidi e semplici.

Le azioni della compliance tradizionale sono reattive - i mandati per la conservazione dei documenti e lâ&#x20AC;&#x2122;accesso limitato ai contenuti spesso derivano da regolamentazioni

HVWHUQH /D ´VRFLDO FRPSOLDQFHÂľ previene proattivamente lo scambio non autorizzato di informazioni, GDO PRPHQWR FKH L FDQDOL GL FRPXnicazione sono piĂš trasparenti. /D GRPDQGD FKH QH GHULYD q ´FRPH ELODQFLDUH OD SURGXWWLYLWj H L EHQHĂ&#x20AC;FL del networking con i controlli appropriati?â&#x20AC;?, la risposta è semplice, cominciando a fare formazione.

Un primo passo è senzâ&#x20AC;&#x2122;altro quello di adottare appropriate linee guida o policy per gestire questa piattaforma di comunicazione; il passo successivo sarĂ quello di permettere lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo da parte dei dipendenti GHOOH WHFQRORJLH HG DQFKH GL LQcoraggiarli proattivamente ad usare tali strumenti collaborativi per scopi aziendali.

IL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI

Accrescere la partecipazione e la produttivitĂ dei dipendenti. I dipenGHQWL FKH XWLOL]]DQR OD WHFQRORJLD per rafforzare le proprie reti sociali interne e professionali possono veORFHPHQWH GDUH VHJXLWR D ULFKLHVWH H opportunitĂ . Questi strumenti rendono la collaborazione e lâ&#x20AC;&#x2122;accesso alle informazioni facile e intuitivo, permettono lâ&#x20AC;&#x2122;ottimizzazione delle procedure abituali, in modo da consentire agli information worker di focalizzarsi maggiormente su obiettivi piĂš complessi e impegnativi.

Proteggere e dare valore alla memoria aziendale. Conservare la memoria aziendale è un elemento fondamentale per la continuitĂ delle operazioni, la coerenza degli obiettivi, la protezione dellâ&#x20AC;&#x2122;archivio e la cultura dei dipendenti.

Bisogna anche consentire alle persone di condividere, riutilizzare e imparare da queste conoscenze acquisite, ciò consente di contribuire alla produttività e alla divulgazione

di informazioni precise.

6YLOXSSDUH UHOD]LRQL DIĂ&#x20AC;GDELOL /D Ă&#x20AC;ducia nasce quando si è consapevoli dellâ&#x20AC;&#x2122;esperienza, della competenza e del percorso professionale che circonda le persone quali nodi di TXHOOD UHWH /D Ă&#x20AC;GXFLD QHOOH IRQWL GL FRQRVFHQ]D LQĂ XHQ]D IRUWHPHQWH OH decisioni per acquisire, utilizzare e comunicare le informazioni.

(GXFDUH H DWWLYDUH GHL FDQDOL /H battaglie piĂš dure sono state vinte

da quelle organizzazioni che sono in grado di offrire conoscenza e idee ai partner, ai clienti attuali e futuri esattamente al momento giusto. Questo crea fedeltĂ , coinYROJLPHQWR H LQĂ&#x20AC;QH RSSRUWXQLWj GL guadagno.

Spingersi verso nuovi mercati. I clienti possono essere la voce del successo di unâ&#x20AC;&#x2122;azienda. Adottando i social media, coltivando un approcFLR DOO¡RQOLQH HIĂ&#x20AC;FDFH H RIIUHQGR

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ai clienti esperienze superiori si potranno conseguire nuove opportunitĂ di business.

IL SOCIAL WORKPLACE

I dipendenti che condividono attivamente la propria conoscenza si distinguono come esperti, e le aziende che li incoraggiano costruiscono reti peer-to-peer piĂš forti, accelerando lâ&#x20AC;&#x2122;aumento della produttivitĂ .

Gestione del capitale umano. Strumenti collaborativi, gestione delle competenze e dellâ&#x20AC;&#x2122;apprendimento, scopritori di talenti, inserimento e formazione dei dipendenti, reti di ex dipendenti, piani di successione e di sviluppo della carriera: questi sono elementi chiave per unâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione che vuole attrarre, mantenere e coltivare talenti al proprio interno.

Responsabilizzazione fai da te e peer-to-peer. PoichĂŠ le aziende ristrutturano, riorganizzano, si fondono, le complessitĂ aumentano mentre la produttivitĂ e il senso di realizzazione soffrono. Ă&#x2C6; cosĂŹ che si arriva alla disaffezione dei dipendenti. Le aziende che si sforzano di costruire un social workplace utilizzano in PRGR HIĂ&#x20AC;FDFH VWUXPHQWL GL FUHD]LRne di contenuti semplici e intuitivi, adatti agli ambienti aziendali.

Trasparenza e corporate governance. Il social workplace permette al management aziendale di comunicare con i dipendenti in merito a obiettivi condivisi, strategie, valori e cultura. La condivisione della conoscenza e strumenti collaborativi piĂš trasparenti permettono di godere di prospettive e di competenze interne piĂš ampie per dar voce alle questioni relative ai modelli di rischio o presupposti non corretti.

Aziende altamente regolamentate VSHVVR KDQQR GLIĂ&#x20AC;FROWj DG LVWUXLUH tutti i dipendenti. Soprattutto se parliamo di obblighi in materia di salute, sicurezza, policy riguardanti il processo di divulgazione o di gestione delle informazioni. Ă&#x2C6; possibile conseguire un processo di

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comunicazione costante tra diffeUHQWL JHQHUD]LRQL JHRJUDĂ&#x20AC;H H OLQJXH utilizzando diversi tipi di media.

Attivare la prima linea. Spesso informazioni estremamente precise relative alla situazione del mercato, ai competitor, questioni inerenti i rischi e la sicurezza provengono dai colleghi. Quelle organizzazioni che migliorano la propria capacitĂ di acquisire e diffondere la conoscenza intrinseca posseduta dal personale GL SULPD OLQHD EHQHĂ&#x20AC;FHUDQQR GL XQ vantaggio competitivo.

IL SOCIAL MARKETPLACE

I social marketplace vengono sviOXSSDWL SHU RWWHQHUH Ă&#x20AC;GXFLD GD SDUte dei clienti, attuali e futuri, e dei partner. PoichĂŠ le relazioni online sono entrate in una nuova fase di interattivitĂ , i clienti attuali e futuri condivideranno informazioni, cercheranno riscontri e creeranno contenuti pertinenti al ciclo del business.

Ottimizzare il customer service.

Trovare e coltivare nuove opportunità è fondamentale per quelle organizzazioni che adottano il social marketplace. Focus group, siti self-service, gruppi di discussione peer-to-peer, cataloghi di rich media online, centri per i test, sistemi di gestione dei riscontri... questo è il nuovo linguaggio dei customer service.

Attivare canali e partnership. Il social marketplace rende possibili UHOD]LRQL GL Ă&#x20AC;GXFLD 6L FUHDQR FRVu IRQWL GL HVSHULHQ]D HG HIĂ&#x20AC;FLHQ]D VL riducono la duplicazione dei costi, la necessitĂ di ricreare contenuti e informazioni non accurate o incomplete.

Curare il coinvolgimento e la fedeltĂ al brand. I clienti che investono tempo, risorse e staff nei rapporti con unâ&#x20AC;&#x2122;azienda si aspettano di essere considerati alla stessa stregua di un azionista quando vengono prese delle decisioni strategiche. Il mondo dei social network richiede un coinvolgimento interattivo: recensioni dei clienti, linee guida, pareri e consulti sulla distribuzione di prodotti e servizi.

LA SOCIAL COMPLIANCE

Trovare il giusto equilibrio per il SURSULR EXVLQHVV VLJQLĂ&#x20AC;FD DYHUH successo, e la social compliance permette un livello di controllo e YHULĂ&#x20AC;FD QHFHVVDULR SHU PDQWHQHUH unâ&#x20AC;&#x2122;azienda trasparente in modo sicuro.

Oltre a una conformitĂ reattiva imposta dalle normative e dalle regole dellâ&#x20AC;&#x2122;e-discovery, una social compliance proattiva permette allâ&#x20AC;&#x2122;azienda di monitorare le comunicazioni rivolte allâ&#x20AC;&#x2122;esterno per assicurarsi un uso appropriato e il rispetto delle pratiche di divulgazione.

CONCLUSIONI

Attraverso lâ&#x20AC;&#x2122;adozione di applicazioni di collaboration, oggi, le aziende diminuiscono i costi e migliorano la produttivitĂ . Inoltre, tali organizzazioni potranno generare nuovo fatturato e nuovi canali attraverso la creazione di ricche community dedicate ai clienti, lo sviluppo di brand loyalty e ottenere feedback su prodotti o sui servizi. Unâ&#x20AC;&#x2122;adozione proattiva degli strumenti del Web 2.0 richiede che tutta lâ&#x20AC;&#x2122;azienda lavori insieme per individuare strumenti H SUDWLFKH FKH VRGGLVĂ&#x20AC;QR PDJJLRUmente le esigenze della stessa.

FABRIZIO BONOTTI

Sales Country Manager di Open Text Italia

6&(1$5,

La PEC e le Comunicazioni Digitali La terza dimensione della dematerializzazione ROBERTO PINELLI

Che la dematerializzazione dei documenti sia una chiave per la riduzione GHL FRVWL H O¡DXPHQWR GHOO¡HIĂ&#x20AC;FLHQ]D GL unâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione privata, ma soprattutto pubblica, è cosa ormai assodata.

Ciò era giĂ ampiamente dimostrato ancor prima che fosse attuabile la â&#x20AC;&#x153;distruzioneâ&#x20AC;? della carta con generazioni di sistemi di archiviazione documentale.

PiĂš di recente, per le tipologie documentali che lo permettono, si è visto che i massimi vantaggi si hanno nella non materializzazione. Lâ&#x20AC;&#x2122;obiettivo Ă&#x20AC;QDOH GRYUHEEH HVVHUH TXHOOR GL IDU nascere i documenti nel formato diJLWDOH H IDUH LQ PRGR FKH TXHVWL QRQ vengano mai materializzati.

In realtĂ , ci si accorge ben presto che la dematerializzazione dei documenti è solo la punta dellâ&#x20AC;&#x2122;iceberg, esistono aspetti che devono necessariamente concorrere per il raggiungimento di TXHVWR RELHWWLYR Notevoli vantaggi allâ&#x20AC;&#x2122;interno delle organizzazioni si hanno per coloro che oggi vengono chiamati i â&#x20AC;&#x153;knowledge workerâ&#x20AC;? nellâ&#x20AC;&#x2122;adozione di un nuovo modello operativo che prevede lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo di contenuti digitali.

Con un piuttosto prevedibile acronimo, PPM, nasce il Paperless Process Management e si perfezionano gli strumenti a supporto. La dematerializzazione inizia a percorrere la seconda dimensione: il processo. Percorso TXHVW¡XOWLPR DSSHQD LQL]LDWR QRQ privo di resistenze, e che aggiunge alla GLIĂ&#x20AC;GHQ]D SHU XQ RJJHWWR WDQWR FDUR che non esiste piĂš, un nuovo modo di lavorare. Spesso si rischia di minare O¡RELHWWLYR Ă&#x20AC;QDOH LQ SUHFHGHQ]D GLFKLDrato, stampando â&#x20AC;&#x153;originaliâ&#x20AC;? informatici per supportare i processi interni. &L VL ULIHULVFH LQ SDUWLFRODUH D TXHL GRcumenti che gli americani chiamano

â&#x20AC;&#x153;recordsâ&#x20AC;?, di valore per unâ&#x20AC;&#x2122;organiz]D]LRQH DL TXDOL VRQR FRQQHVVL GHL processi, anchâ&#x20AC;&#x2122;essi aventi un â&#x20AC;&#x153;valoreâ&#x20AC;? non necessariamente economico.

La maggior parte dei documenti QDVFRQR SHU FRPXQLFDUH D TXDOFXQR probabilmente esterno alla propria organizzazione â&#x20AC;&#x153;atti, fatti o dati giuridicamente rilevantiâ&#x20AC;?, tanto per citare XQD RUPDL FHOHEUH GHĂ&#x20AC;QL]LRQH 3HU non parlare della mole di documenti che cittadini e imprese sono obbligati a produrre e recapitare allâ&#x20AC;&#x2122;Amministrazione, o viceversa ritirare presso i suoi sportelli.

Queste comunicazioni oggi avvengoQR TXDVL HVFOXVLYDPHQWH FRQ L WUDGL]LRnali mezzi postali o con la consegna a mano di documenti cartacei.

Esiste allora una terza dimensione della dematerializzazione: la comunicazione digitale.

6H FL VL ULĂ HWWH XQ DWWLPR VL FRPSUHQGH FKH q VX TXHVWD WHU]D GLPHQVLRQH FKH VL gioca una partita importantissima.

Connettere processi paperless eseguiti su contenuti dematerializzati tramite comunicazioni digitali costituisce, almeno per la parte che afferisce alla gestione dei documenti, il completaPHQWR GL TXHO IHQRPHQR FKLDPDWR ´OD rivoluzione digitaleâ&#x20AC;?. $QFKH LQ TXHVWR FDVR OD FRPXQLFD]LRne non digitale va contro lâ&#x20AC;&#x2122;obiettivo di non materializzare mai un documento che nasce informatico.

Gli strumenti per la comunicazione digitale esistono ormai da parecchio tempo, sono ormai diventati â&#x20AC;&#x153;oggettiâ&#x20AC;? di uso comune per una non trascurabile parte delle persone: lo posta elettronica aziendale piuttosto che la web mail, lâ&#x20AC;&#x2122;accesso ai siti piuttosto che il social network, il tanto caro telefonino con i suoi â&#x20AC;&#x153;essenzialiâ&#x20AC;? SMS.

Ad oggi il canale di comunicazione GLJLWDOH SHU TXDQWR ULJXDUGD OD WUDVPLVsione di documenti, che sta crescendo in termini di diffusione e utilizzo, ma anche di supporto normativo, è la posta elettronica.

Nata ed utilizzata per la collaborazione tra colleghi ed il dialogo informale, TXHVWR VWUXPHQWR KD UDSSUHVHQWDWR probabilmente la prima reale forma di â&#x20AC;&#x153;democratizzazioneâ&#x20AC;? della comunicazione digitale e precursore del web 2.0.

La libertĂ , ma soprattutto la facilitĂ , di comunicare a costo â&#x20AC;&#x153;zeroâ&#x20AC;? con FKLXQTXH IRVVH GRWDWR GL XQ SHUVRQDO computer e fosse connesso alla rete, ha IDWWR OHWWHUDOPHQWH HVSORGHUH OD TXDQWLtĂ di messaggi trasmessi e archiviati nei server. Ma può esistere un grande uso senza abuso? Spamming, Phishing, trasmissione di virus informatici, ma anche generazione di â&#x20AC;&#x153;costosoâ&#x20AC;? rumore in ambito lavorativo.

Alla fragile ed insicura posta elettroQLFD VL DIĂ&#x20AC;GDQR GL FRQVHJXHQ]D VROR documenti non importanti, o semplici anticipazioni. , GRFXPHQWL ´LPSRUWDQWLÂľ TXHOOL XIĂ&#x20AC;FLDOL DWWL D GLPRVWUDUH WUDQVD]LRQL H istanze, continuano a vivere ed essere scambiati con la carta. /H GLIĂ&#x20AC;GHQ]H SHUDOWUR QHSSXUH PROWH hanno di fatto bloccato lâ&#x20AC;&#x2122;estensione DOO¡XWLOL]]R GL TXHVWR IHQRPHQDOH VWUXmento di comunicazione per la trasmissione dei documenti. Gli arriverĂ il messaggio? Siamo sicuri del mittenWH" ,O PHVVDJJLR q VWDWR PRGLĂ&#x20AC;FDWR" /D mail vale? ,Q TXHVWL FDVL O¡XQLFD ULVSRVWD HIĂ&#x20AC;FDFH q TXHOOD GDWD GDOOH LVWLWX]LRQL Nasce, pertanto, lâ&#x20AC;&#x2122;italiana Posta EletWURQLFD &HUWLĂ&#x20AC;FDWD 3(& H FRQ LO '35 n. 68 del 2005, e successive regole teciged.it 01.2010

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niche, questa comunicazione digitale è equiparata alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Ampiamente richiamato nel Codice dellâ&#x20AC;&#x2122;Amministrazione Digitale, per la comunicazione tra enti, imprese e cittadini, questo strumento inizia timidamente a proporsi come alternativa alla carta imbustata.

PiĂš recentemente lâ&#x20AC;&#x2122;obbligo per le imprese, in particolar modo i professionisti, di dotarsi di casella PEC e la decisione dello Stato di rilasciare gratuitamente una casella ai cittadini che ne fanno richiesta, stanno dando una grande spinta alla dematerializzazione delle comunicazioni.

Alcuni tecnicismi, ma soprattutto lâ&#x20AC;&#x2122;aggiunta di un soggetto terzo, il gestore PEC accreditato CNIPA riconosciuto dallo Stato, che garantisce ai sensi di legge lâ&#x20AC;&#x2122;avvenuta trasmissione, e in molti casi il contenuto, sono la chiave per superare buona parte dei dubbi sullâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo della posta elettronica per la trasmissione dei documenti.

Dalla diffusione della PEC ci si attende una grossa spinta alla dematerializzione anche delle due altre dimensioni, documenti informatici e processi paSHUOHVV 6L SHQVL DG HVHPSLR DO Ă XVVR di comunicazioni che intercorre tra cittadini e imprese e le Amministrazioni Pubbliche. Lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo della PEC può rendere questo â&#x20AC;&#x153;onereâ&#x20AC;? qualcosa di veramente semplice ed economico, garantendo al tempo stesso il recapito ed il contenuto. Viceversa, lâ&#x20AC;&#x2122;Amministrazione Pubblica può velocizzare il tempo di risposta per lâ&#x20AC;&#x2122;erogazione dei servizi ai propri â&#x20AC;&#x153;clientiâ&#x20AC;? e, probabilmente, ridurre qualche voce di spesa.

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La comunicazione con la Pubblica Amministrazione può diventare imPHGLDWD q VXIĂ&#x20AC;FLHQWH XQ PHVVDJJLR GL posta elettronica, ad un costo praticamente irrilevante, con la massima garanzia del recapito e, quasi sempre, del contenuto. In alcuni casi potrebbe non essere addirittura neppure necessario scrivere un documento. Il messaggio stesso, magari generato direttamente da un telefonino, costituisce un documento informatico, seppure non sottoscritto digitalmente.

Gli Enti si troveranno a dover gestire LQ PRGDOLWj GLJLWDOH TXHVWR Ă&#x20AC;XPH GL comunicazioni in arrivo, inizialmente spedite soprattutto da imprese e professionisti, in futuro anche dai semplici cittadini. La gestione della PEC in ingresso per un Ente costituisce sicuramente unâ&#x20AC;&#x2122;opportunitĂ per migliorare i propri servizi, ma apre anche una serie di problematiche di carattere normativo, organizzativo e tecnologico.

Nella dimensione â&#x20AC;&#x153;processoâ&#x20AC;? si pensi, ad esempio, alla protocollazione, alla fascicolazione o allâ&#x20AC;&#x2122;avvio di proceGLPHQWL DPPLQLVWUDWLYL 3HUĂ&#x20AC;QR LO semplice smistamento della corrispondenza in arrivo con questo formato costituisce una novitĂ non da poco.

Nella dimensione â&#x20AC;&#x153;documentoâ&#x20AC;?, questi nuovi oggetti dovranno in qualche modo essere validati: nel formato, nellâ&#x20AC;&#x2122;integritĂ , nellâ&#x20AC;&#x2122;autenticitĂ e nella validitĂ legale in alcuni casi.

Per molti anni ancora si dovrĂ gestire il fascicolo ibrido, fatto di documenti informatici e, nei molti casi nei quali le amministrazioni non sono ancora passate al digitale, addirittura cartacei.

Comunicazioni digitali, buste, e documenti digitali dovranno essere conservati nel loro formato originale con la conseguente necessitĂ di adottare la conservazione a norma.

Quelle appena elencate sono solo alcune delle problematiche che una Pubblica Amministrazione si troverĂ ad affrontare nei prossimi anni.

Ci sarĂ di conseguenza la necessitĂ , per gli Enti, di dotarsi di strumenti informatici in grado gestire in modo VHPSOLFH HG HIĂ&#x20AC;FDFH TXHVWR Ă XVVR di comunicazione, integrandosi con gli strumenti in uso per la gestione tradizionale e cartacea. Allâ&#x20AC;&#x2122;interno dellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione, addirittura, sarebbe

auspicabile un unico strumento che FRQYRJOL LO Ă XVVR HOHWWURQLFR H TXHOOR cartaceo dematerializzato verso processi e procedimenti paperless, fascicoli elettronici e ibridi e la conservazione sostitutiva a norma.

Saranno gli operatori di mercato a dover pensare, costruire ed offrire strumenti in grado di rispondere a queste problematiche. Saranno queste soluzioni che sicuramente indirizzeranno gli enti nella riorganizzazione digitale per la rigenerazione di norme, comportamenti e consuetudini.

Molto ci sarĂ da costruire e adottare nei prossimi anni, molti casi di comunicazioni digitali, magari sfruttando modulistica standard su siti evoluti, sono giĂ presenti nel panorama italiano. La comunicazione digitale, che passa anche per i siti WEB o per il Mobile, dovrĂ dare il proprio contributo anche in termini di trasparenza della Pubblica Amministrazione.

Due aspetti sono ancora da sviluppare e potrebbero stimolare e accelerare la crescita e la diffusione delle comunicazioni digitali.

Il primo è costituto dalla distribuzione DL FLWWDGLQL GHOOD Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH $G RJJL questi strumenti, peraltro giĂ associati DG XQD SHUVRQD Ă&#x20AC;VLFD VRQR UHOHJDWL quasi esclusivamente allâ&#x20AC;&#x2122;uso in ambito lavorativo.

Il secondo aspetto riguarda invece la realizzazione e lâ&#x20AC;&#x2122;impiego di standard di interoperabilitĂ , ad oggi ne esistono veramente pochi, che abilitino lâ&#x20AC;&#x2122;automazione, lâ&#x20AC;&#x2122;integrazione tra i sistemi che gestiscono le informazioni.

Molto ci sarĂ da fare, ma sicuramente la comunicazione digitale sarĂ la chiave vincente per la societĂ dellâ&#x20AC;&#x2122;informazioQH (IĂ&#x20AC;FLHQ]D ULVSDUPLR WUDVSDUHQ]D e condivisione sono solo i primi effetti di una rivoluzione digitale tuttâ&#x20AC;&#x2122;altro che terminata.

ROBERTO PINELLI

Technical & Software â&#x20AC;&#x201C; Executive di SIAV SpA

ARCHIVIAZIONE Archiviare, Archi Arch rchiv chiviare, hiviare, iviare are, cond ccondivider condividere ndivider d deree e gestire ge iire qqualsi qualsiasi ualsiasi iia i ddoc documento mento ento o ogge oggetto oggett o etto tt azien aziendale, ziendale indipendentemente endentemente da for dal form formato ormato tto e dall’origine dal dall’origi l origine g e è l’obiettivo l’obiet obiettivo b titivo prefissa pprefissato prefissat refissato e raggiungibile ra ungibil con i servizi s BM&Planeta. Tramite m itee il se servizio serviz rvizio vizio i G GIADA GIAD DA vviene iene offerta offert o ta la possibilità p ib dii risolvere er tutti i prob problemii llegati leg alla gestione ddei eii docum ddocumenti ocument oc ume menti m enti nti azien azi azienda az aziendali. ziendali. ennndali dali. a G Grazie alla Gra a profilazione uutente ente e all’accesso tramite mite login è garant garantita la massi la massima ma massim masssima sima im sicurezza sicu s a dei d dati gestiti e il rispetto dell dellee policy di riservat riservatezza.

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In prima analisi sono archiviabili in modalità sostitutiva tutti i documenti: Analogici (unici e non) convertiti in formato digitale; Digitali igitali (detti anche “documenti documenti informatici informatici”).).

I documenti digitali comunemente conservati in modalità sostitutiva del cartaceo sono i seguenti: s Normativa fiscale s RRegistri i t i IVA s Copie fatture elettroniche emesse s Fatture Fornitori

s Normativa civilistica s Libro giornale s Libro degli inventari s Registro beni ammortizzabili

CONSULENZA E SERVIZIO DI RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE Il team di esperti BM&Planeta, composto da tecnici informatici, fiscali e giuristi, affianca il Cliente nella identificazione e definizione dei processi di conservazione e nella redazione del Manuale della Conservazione Sostitutiva. Assumendo in delega ll’incarico incarico di Responsabile della Conservazione Sostitutiva, BM&Planeta offre un servizio completo e affidabile, sgravando il Cliente dell’intera gestione dei processi.

La figura del Responsabile di Conservazione assolve agli obblighi indicati nella delibera CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004.

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SCENARI

Come prepararsi correttamente per lâ&#x20AC;&#x2122;introduzione del cloud Il cloud computing è ormai una realtĂ operativa, con tecnologie consolidate.

Ecco alcune indicazioni da seguire per ottenere i migliori risultati ANTONIO LUPO - ROBERTO PATANO

Il fenomeno del cloud computing è una realtĂ e rappresenta oggi unâ&#x20AC;&#x2122;opportunitĂ con cui le aziende devono confrontarsi apertamente per poter competere al meglio sui mercati, con requisiti di velocitĂ e di agilitĂ sempre maggiori. La tecnologia, inoltre, ha raggiunto oggi un livello tale per cui gli investimenti nei servizi cloud sono semplici e veloci.

Cosa è esattamente il cloud computing?

Per quali scopi e con quali rischi può essere usato?

Come deve prepararsi lâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione IT? CLOUD COMPUTING: CARATTERISTICHE E FUNZIONALITĂ&#x20AC;

Il cloud computing è una modalitĂ per fornire servizi Internet-based a VXSSRUWR GL XQR VSHFLĂ&#x20AC;FR SURFHVVR I servizi cloud hanno diverse caratteristiche comuni: possono essere sviluppati velocemente, cosĂŹ da produrre valore altrettanto rapidamente; comportano costi di avviamento bassi (quando non assenti) e nessun investimento di capitale; i costi dei servizi sono basati sullâ&#x20AC;&#x2122;effettivo utilizzo, senza imSHJQR Ă&#x20AC;VVR i servizi possono essere scale-up o scale-down senza penali; i servizi sono multi-tenant (molti clienti accedono alla piattaforma contemporaneamente).

Il cloud permette alle aziende e agli

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utenti di negoziare tre diversi livelli di servizio: infrastruttura come servizio: Grid di server virtualizzati, storage e reti (ad esempio Amazonâ&#x20AC;&#x2122;s Elastic Compute Cloud e Simple Storage Service); piattaforma come servizio: le applicazioni vengono â&#x20AC;&#x153;sganciateâ&#x20AC;? dai tradizionali limiti hardware, consentendo agli sviluppatori di concentrarsi sui miglioramenti e di non preoccuparsi dei sistemi operativi, della scalabilitĂ delle infrastrutture, del bilanciamento del carico e cosi via (ad esempio Force.com e Microsoftâ&#x20AC;&#x2122;s Azure investments); software come servizio: applicazioni con interfaccia web-based

alle quali si accede via Web e Web 2.0. (ad esempio Google Apps, SalesForce, Facebook).

COSA ACQUISTARE E COME MISURARE I SERVIZI?

Per quanto banale possa sembrare, anche per il cloud è consigliato sempre accertarsi che cosa si sta acquistando e quali strumenti esistano per poter misurare la qualità del servizio.

Riteniamo sia quindi opportuno prendere in considerazione: OLYHOOL GL VHUYL]LR GHĂ&#x20AC;QLUH FRQtrattare e contrattualizzare il livello di servizio minimo per elementi come transazione, tempi di risposta, protezione dati e velocitĂ di recupero dei dati;

privacy: porre attenzione al fatto che altri soggetti che ospitano e distribuiscono i vostri dati potrebbero essere contattati dalle AutoritĂ Governative per avere accesso e utilizzare quegli stessi dati, senza che voi ne siate a conoscenza o lo autorizziate; compliance: fare attenzione al fatto che i fornitori di servizi cloud offrano lo stesso livello di conformitĂ alle norme per i dati allocati in cloud (un fattore non cosĂŹ scontato, visto che la maggior parte di questi servizi è recente); SURSULHWj GHL GDWL GHĂ&#x20AC;QLUH H FRQtrattualizzare chi ha la proprietĂ dei vostri dati, dopo che sono stati messi in cloud. La risposta non è cosĂŹ ovvia, come ha dimostrato la recente diatriba di Facebook per cambiare i termini di utilizzo; 'DWD 0RELOLW\ YHULĂ&#x20AC;FDUH VH H come sia possibile condividere dati attraverso servizi cloud in caso di termine di un contratto.

In altre parole, se termina un ac-

cordo è possibile riottenere i propri dati? In che formato verranno forniti? Quale garanzia che tutte le altre copie siano distrutte?

Per un servizio di cruciale importanza per la vostra azienda, il miglior consiglio è quello di fare molte domande e ottenere che tutti gli impegni assunti verbalmente vengano anche messi nero su bianco in un contratto scritto.

COME SFRUTTARE AL MEGLIO LE OPPORTUNITĂ&#x20AC; OFFERTE DAL CLOUD?

Le organizzazioni IT hanno diverse opportunitĂ per sfruttare i servizi FORXG ,Q PROWL FDVL q VXIĂ&#x20AC;FLHQWH predisporre la struttura esistente per potersi avvantaggiare del â&#x20AC;&#x153;cloud burstingâ&#x20AC;?: quando emerge il bisogno di maggiori prestazioni o risorse è possibile sfruttare velocemente quelle messe a disposizione dal cloud piuttosto che utilizzare quelle esistenti in-house.

Le fasi di sviluppo, test e varie attivitĂ similari sono altrettante opportunitĂ molto favorevoli per il cloud, in quanto permettono di ridurre la spesa di capitale e i relativi costi di data-center, aumentando contemporaneamente velocitĂ e agilitĂ .

Aziende che nutrono ancora dubbi QHOO¡DIĂ&#x20AC;GDUH GDWL DO FORXG VWDQQR sviluppando modelli per immagazzinare dati di produzione nelle loro strutture, cosĂŹ da rispettare i requisiti di compliance e allo stesso tempo, sfruttare enormi masse di risorse di elaborazione nei cloud da utilizzare quando necessario.

A CHE PUNTO Ă&#x2C6; LA VOSTRA AZIENDA?

NetApp FAS3040

Se la vostra azienda sta iniziando ora a esplorare il cloud, ci sono una serie di servizi maturi e pronti da utilizzare, come la posta elettronica.

Potreste, però, anche voler proiettare il vostro business verso un modello maggiormente orientato verso LO FORXG &Lz ULFKLHGHUj GL GHĂ&#x20AC;QLUH LO ruolo che lâ&#x20AC;&#x2122; IT giocherĂ nel mettere in atto i modelli di business richiesti dallâ&#x20AC;&#x2122;economia moderna. Come si

possono migliorare velocitĂ e agilitĂ ? Come è possibile supportare le DWWLYLWj FRQ PLQRUL FRVWL Ă&#x20AC;VVL" 5LWHQLDPR FKH VLD RSSRUWXQR GHĂ&#x20AC;nire innanzitutto le opportunitĂ e il lavoro da svolgere con i clienti, per capire quali servizi possono soddisfare al meglio le loro necessitĂ o riempire i vuoti nel portfolio esistente dei prodotti IT. Il primo passo è di valutare la capacitĂ di assistenza nellâ&#x20AC;&#x2122;offrire contratti per servizi cloud. Il vostro ruolo sarĂ quello di rendere il processo semplice, replicabile e che possa DSSRUWDUH EHQHĂ&#x20AC;FL DO EXVLQHVV Successivamente sarĂ opportuno LGHQWLĂ&#x20AC;FDUH TXDOL VHUYL]L SRVVDQR risiedere nel cloud e quali sarebbe preferibile mantenere al proprio interno. Individuate quali sistemi e servizi sono fondamentali nel vostro business o contengono la vostra proprietĂ intellettuale piĂš rilevante. Questi dovrebbero essere GHĂ&#x20AC;QLWL FRPH ´DG DOWR ULVFKLRÂľ H QRQ venir considerati come opportunitĂ per cloud nel breve periodo. ,QĂ&#x20AC;QH GRYUHWH VYLOXSSDUH XQD VWUDtegia di approvvigionamento per raggiungere i bassi costi, la scalaELOLWj H OD Ă HVVLELOLWj GL FXL LO YRVWUR business ha bisogno; senza mai dimenticare tutte le protezioni necessarie (data ownership, mobility, compliance) e gli altri elementi tipici dei contratti IT piĂš tradizionali.

ANTONIO LUPO

Direttore Marketing di Netapp Italia

ROBERTO PATANO

Responsabile Business Development di Netapp Italia

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MERCATO

Mobile & Wireless Business Valore tangibile â&#x20AC;Ś e non solo PAOLO A. CATTI - CHRISTIAN MONDINI - ISABELLA PAPETTI

Le applicazioni Mobile & Wireless Business possono rappresentare un importante fattore di innovazione nelle imprese e organizzazioni italiane.

Per comprendere il potenziale di queste soluzioni nel nostro paese, lâ&#x20AC;&#x2122;Osservatorio Mobile & Wireless Business di Assinform e della School of Management del Politecnico di Milano (www.assinform.it e www. osservatori.net), nel corso della sua ultima Ricerca, ha cercato di â&#x20AC;&#x153;misurareâ&#x20AC;? il valore che queste applicazioni possono portare allâ&#x20AC;&#x2122;interno delle organizzazioni, pubbliche e private, che le hanno implementate.

La Ricerca 2009 ha analizzato in dettaglio 25 casi aziendali appartenenti a tutti i principali ambiti applicativi

â&#x20AC;&#x201C; Sales Force Automation, Wireless Operations, Field Force Automation, Asset Management, Warehouse & Stock Management, Customer Relationship Management, Mobile & :LUHOHVV 2IĂ&#x20AC;FH H )OHHW 0DQDJHPHQW â&#x20AC;&#x201C; nei principali settori Manufacturing, Retail e Servizi. Per ogni caso sono stati valutati gli impatti di queste apSOLFD]LRQL VXL SURFHVVL LGHQWLĂ&#x20AC;FDQGR OH SULQFLSDOL IRQWL GL EHQHĂ&#x20AC;FLR H TXDQWLĂ&#x20AC;FDQGR JOL LQGLFDWRUL GL UHGGLWLYLWj (per maggiori informazioni è possibile scaricare gratuitamente il rapporto â&#x20AC;&#x153;Mobile & Wireless Business: casi reali, valore tangibileâ&#x20AC;? da www.osservatori.net e www.assinform.it).

Molte applicazioni Mobile & Wireless Business si â&#x20AC;&#x153;ripaganoâ&#x20AC;? in tempi molto

brevi: dallâ&#x20AC;&#x2122;analisi emerge che la gran parte dei progetti Mobile & Wireless Business presenta tempi di ritorno dellâ&#x20AC;&#x2122;investimento estremamente brevi, anche considerando solo una TXRWD SDUWH GHL EHQHĂ&#x20AC;FL WDQJLELOL DG essi connessi. Nella stragrande maggioranza dei casi analizzati (18 casi) il Payback Time è inferiore a due anni e in 12 casi addirittura inferiore a un solo anno.

Oltre ai tempi di ritorno dallâ&#x20AC;&#x2122;investimento, è stato misurato anche il 3URĂ&#x20AC;WDELOLW\ ,QGH[ 3, GHL GLYHUVL progetti, in modo da avere una miVXUD ´UHODWLYDÂľ GHOOD FDSDFLWj GHO SURJHWWR GL JHQHUDUH YDORUH ,O 3, LQIDWWL è un indicatore di carattere relativo, che esprime il rapporto tra il valore

Figura 1 â&#x20AC;&#x201C; La redditivitĂ dei casi analizzati.

Fonte: Osservatorio Mobile & Wireless Business di Assinform e della School of Management del Politecnico di Milano

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DWWXDOL]]DWR GHL ÁXVVL GL FDVVD JHQHUDWL GDOO·LQYHVWLPHQWR H LO YDORUH DWWXDOL]]DWR GHOOH VRPPH LQYHVWLWH H LQGLFD TXDQWR ´YDORUHµ YHUUj JHQHUDWR GD XQ GDWR LQYHVWLPHQWR QHOO·RUL]]RQWH WHPSRUDOH GL ULIHULPHQWR SHU XQLWj GL FDSLWDOH LPSLHJDWR &RPH VL SXz YHGHUH LQ )LJXUD O·LQGLFH GL SURÀWWDELOLWj GHOO·LQYHVWLPHQWR ULVXOWD VHPSUH PROWR DOWR LQ FDVL LO 3, q VXSHULRUH D FLRq LO YDORUH JHQHUDWR GDO SURJHWWR q SL GHO GRSSLR GHOO·LQYHVWLPHQWR LQL]LDOH H LQ FDVL VXSHULRUH D LO YDORUH JHQHUDWR GDO SURJHWWR q VXSHULRUH D YROWH O·LQYHVWL-

PHQWR LQL]LDOH LQ DOFXQL FDVL LQROWUH LO 3, DUULYD D UDJJLXQJHUH YDORUL SDUL D PD DQFKH H LQGLFDQGR XQ YDORUH JHQHUDWR GDO SURJHWWR SDUL D YROWH LO YDORUH GHOO·LQYHVWLPHQWR LQL]LDOH

, EHQHÀFL LQWDQJLELOL GXQTXH ULVXOWDQR ´FDULFKLµ GL YDORUH VWUDWHJLFR 8Q YDORUH FKH SXz HPHUJHUH QLWLGDPHQWH SULPD GL IDUH O·LQYHVWLPHQWR RSSXUH VROR GRSR DYHU DYYLDWR LO SURJHWWR 1HO SULPR FDVR LO YDORUH q SLHQDPHQWH SHUFHSLWR GDL GHFLVRUL D]LHQGDOL FKH FRQVLGHUDQR O·LQYHVWLPHQWR FRPH XQ·RSSRUWXQLWj ² GL GLIIHUHQ]LD]LRQH

FRPSHWLWLYD R GL VYLOXSSR ² LQGLVSHQVDELOH GD FRJOLHUH 1HO VHFRQGR FDVR TXHVWR YDORUH ULVXOWD XQ HOHPHQWR ´LQDVSHWWDWRµ FKH FRQWULEXLVFH SHUz D FRQVROLGDUH O·XVR GHOO·DSSOLFD]LRQH DGRWWDWD D UHQGHUOD LQVRVWLWXLELOH H D PRWLYDUH JOL XWHQWL YHUVR XQ PLJOLRUDPHQWR FRQWLQXR GHOOH IXQ]LRQDOLWj ÀQR DG DOFXQL FDVL LQ FXL YLHQH D SRVWHULRUL PRGLÀFDWR O·LQWHUR SURFHVVR GL JHVWLRQH GHOOH LQIRUPD]LRQL SHU PDVVLPL]]DUH O·HIÀFDFLD FRQQHVVD DOO·LQWURGX]LRQH GHOOD VROX]LRQH 0RELOH :LUHOHVV

PAOLO CATTI

CHRISTIAN MONDINI

ISABELLA PAPETTI

5LFHUFDWRUH GHOO·2VVHUYDWRULR 0RELOH :LUHOHVV %XVLQHVV GL $VVLQIRUP H GHOOD 6FKRRO RI 0DQDJHPHQW GHO 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR

5LFHUFDWRUH GHOO·2VVHUYDWRULR 0RELOH :LUHOHVV %XVLQHVV GL $VVLQIRUP H GHOOD 6FKRRO RI 0DQDJHPHQW GHO 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR

5LFHUFDWULFH GHOO·2VVHUYDWRULR 0RELOH :LUHOHVV %XVLQHVV GL $VVLQIRUP H GHOOD 6FKRRO RI 0DQDJHPHQW GHO 3ROLWHFQLFR GL 0LODQR

=0 ,+0;065 TPJYV HUK UHUV[LJOUVSVNPLZ! ^OLYL YLZLHYJO TLL[Z I\ZPULZZ

;\YPU 1\UL 7VSP[LJUPJV KP ;VYPUV *VYZV *HZ[LSÄKHYKV H ;\YPU 0[HS` ^^^ UHUVMVY\T P[ 6YNHUPaLK I`!

*V VYNHUPaLK I`!

>,3*64, ;6 ;/, 5(56;,*/ >693+

0(5&$72

ECM/Document Management: un mercato in costante crescita Lâ&#x20AC;&#x2122;Enterprise Content Management, oggi in evoluzione verso il nuovo paradigma dellâ&#x20AC;&#x2122;EIM (Enterprise Information Management), continua a mostrare segni di vitalitĂ ed è una delle arene di scontro piĂš calde per i maggiori protagonisti dellâ&#x20AC;&#x2122;Ict italiano e mondiale

CAMILLO LUCARIELLO

Le informazioni esplodono, sia in termini di quantitĂ sia di qualitĂ , e TXLQGL GL GLPHQVLRQL GHL Ă&#x20AC;OH GLJLWDOL FKH YHQJRQR WUDVIHULWL GD XQ SXQWR allâ&#x20AC;&#x2122;altro delle reti informatiche, wired, cioè cablate, o wireless. Si tratta GL XQ OXRJR FRPXQH FRQIRUWDWR SHUz GDL GDWL UDFFROWL GDL PDJJLRUL RSHUDWRUL GL WHOHFRPXQLFD]LRQL Ă&#x20AC;VVH e mobili, con cui si trovano a fare i conti i direttori dei sistemi informaWLYL JOL ,W 0DQDJHU H WXWWL FRORUR FKH sono coinvolti nellâ&#x20AC;&#x2122;acquisto, nella UHDOL]]D]LRQH H QHOOD JHVWLRQH GHOOH infrastrutture di comunicazione e GL DUFKLYLD]LRQH VWRUDJH 5LIHUHQGRVL DL GDWL UDFFROWL GD ,GF ,QWHUQDWLRQDO 'DWD &RUSRUDWLRQ

per conto di Emc, si scopre come, limitandosi a prendere in consideUD]LRQH JOL DQQL GDO DO il totale di informazioni che sono state rese disponibili a livello monGLDOH VRQR SDVVDWH GDL HVDE\WH E\WH FLRq PLOLDUGL GL PLOLDUGL R WULOLRQL GL E\WH D HVDE\WH GHO DUULYDQGR DL HVDE\WH SUHYLVWL SHU LO FRUUHQWH DQQR H DGGLULWWXUD D HVDE\WH GHO 6L WUDWWD GL TXDQWLWj LQLPPDJLQDELOL solo pochi anni fa e che mettono a dura prova tutti i sistemi utilizzati SHU OD WUDVPLVVLRQH OD JHVWLRQH H OD memorizzazione dei dati.

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DATI NON STRUTTURATI

Nella pletora di informazioni diffuse a consumatori, aziende e RUJDQL]]D]LRQL VL SXz GLVWLQJXHUH FRP¡q QRWR WUD GXH IDPLJOLH SULQcipali: le informazioni strutturate e quelle non strutturate.

1HO SULPR JUXSSR WURYLDPR L GDWL RUJDQL]]DWL QHL GDWDEDVH TXLQGL LQ

modo, appunto, strutturato, come ad esempio le liste commerciali o le JXLGH WHOHIRQLFKH DO VHFRQGR LQYHFH DSSDUWHQJRQR TXHL Ă&#x20AC;OH QRQ JHVWLELOL in modo strutturato, come riprese YLGHR H PDLO Ă&#x20AC;OH DXGLR IRWRJUDĂ&#x20AC;H R LQ JHQHUDOH Ă&#x20AC;OH PXOWLPHGLDOL 6H OH SL QRWH DSSOLFD]LRQL 5'%06 5HODWLRQDO 'DWD %DVH 0DQDJHPHQW 6\VWHP FRPH ,EP '% R 2UDFOH

Figura 1 - Quote dei protagonisti del mercato ECM in Italia (fonte: Gartner, giugno 2009)

a quella dei dati strutturati (una registrazione video di alcuni minuti richiede decine di megabyte, come XQ GDWDEDVH GL GLVFUHWH GLPHQVLRQL

Perciò, le applicazioni dedicate a quest’area dell’It rivestono oggi, e rivestiranno ancora in modo maggiore nel futuro, un ruolo strategico nelle decisioni di investimento delle D]LHQGH

Figura 2 – Schema di una soluzione completa di EIM

operano su informazioni già orgaQL]]DWH LQ EDVH D VWUXWWXUH SUHGHÀnite (banalmente, nome, cognome, azienda e via dicendo), le soluzioni di ECM (Enterprise Content Management) che gestiscono i contenuti non strutturati - come Ibm FileNet, Autonomy Interwoven, Oracle Stellent o Opentext Vignette (solo per citare le più note) - si occupano

di organizzare e rendere più facilmente gestibili e fruibili i contenuti che non possono essere organizzati LQ VWUXWWXUH ULJLGH H EHQ GHÀQLWH Tra l’altro, questa seconda categoria, dei dati non strutturati, è oggi la più notevole in termini di quantità di informazioni da gestire: anche VROR OD GLPHQVLRQH GHL VLQJROL ÀOH q infatti mediamente molto superiore

Figura 3 - Fatturato dei protagonisti del mercato ECM in Italia (fonte: Gartner, giugno 2009)

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È per questo che, nonostante la situazione non propriamente brillante di tutto il mercato Ict di questo periodo, il comparto ECM continua a mostrare segni di crescita sostenuta H SURVSHWWLYH LQWHUHVVDQWL 6HFRQdo uno studio del 2006 di Merryl Lynch, tra il 2005 e il 2010 la capacità totale di archiviazione legata alle informazioni non strutturate cresce in misura pari al 54% di Cagr (Compounded Annual Growth Rate) rappresentando la voce più importante rispetto alle esigenze di VWRUDJH H GL DUFKLYLD]LRQH JHQHUDOL SOLUZIONI DI ECM

Prima di addentrarci oltre nell’analisi della migrazione delle attuali soluzioni di Enterprise Content Management verso il nuovo paradigma dell’EIM (Enterprise Information Management), conviene approfondire quali sono ad oggi gli elementi SRUWDQWL GHOO·(&0 6RQR TXDWWUR OH aree principali di un Sistema ECM completo: 1) acquisizione dei contenuti; 2) gestione; 3) archiviazione H FRQVHUYD]LRQH GLVWULEX]LRQH Fanno parte del primo gruppo le soluzioni di scanning, che permettono la digitalizzazione e la trasforPD]LRQH LQ ÀOH GHL FRQWHQXWL GHL documenti cartacei, come i lettori di caratteri OCR (Optical Code Recognition) e Imr (Intelligent Mark 5HFRJQLWLRQ 1HO VHFRQGR JUXSSR troviamo le soluzioni di gestione documentale o Document Management, di WCM (Web Content Management) e Record Management, di Bpm (Business Process 0DQDJHPHQW H GL &ROODERUDWLRQ Appartengono al terzo gruppo i

dispositivi di storage magnetico e ottico e le applicazioni di gestione FROOHJDWH $O TXDUWR JUXSSR LQĂ&#x20AC;QH fanno capo le infrastrutture e i software deputate alla trasmissione delle informazioni e dei contenuti, come Internet, fax, e-mail.

Câ&#x20AC;&#x2122;è addirittura chi preconizza, per il prossimo futuro, la sostituzione completa delle soluzioni di DM con soluzioni ECM completamente digitali: un punto di vista però scarsamente condivisibile, visti i presupposti.

Concentrandosi sul Document Management (DM), che è componente fondamentale delle soluzioni di ECM, per lâ&#x20AC;&#x2122;ovvio motivo che numerosissime organizzazioni hanno tuttora a che fare con montagne di documenti cartacei (secondo uno studio recente, giĂ alcuni anni fa si è superata la soglia del bilione, cioè del migliaio di miliardi, di pagine stampate a livello mondiale), scopriamo come lâ&#x20AC;&#x2122;avvento del preconizzato ´3DSHUOHVV 2IĂ&#x20AC;FHÂľ R XIĂ&#x20AC;FLR VHQ]D carta, sia solo una remota utopia. In alcuni casi, però, il processo di dematerializzazione, reso piĂš agevole dalla promulgazione di decreti quali il Dlgs. 7 marzo 2005 n.82, detto anche Codice dellâ&#x20AC;&#x2122;amministrazione GLJLWDOH H VXFFHVVLYH PRGLĂ&#x20AC;FKH

ha fatto importanti passi in avanti e oggi lo scambio per esempio di documenti relativi alla fatturazione con la Consip può essere svolto esclusivamente in modo elettronico.

Un altro elemento che sta diventando sempre piĂš importante per le soluzioni Ecm, soprattutto in ambito legale, è quello delle cosiddette applicazioni di eDiscovery, intese come lâ&#x20AC;&#x2122;insieme di quei programmi software deputati alla ricerca dei materiali digitali rilevanti per la risoluzione di cause o la conduzione di procedimenti in sede civile o penale.

Secondo Forrester, gli investimenti in tecnologia legata allâ&#x20AC;&#x2122;eDiscovery sono cresciuti e cresceranno nel quinquennio 2006 -2011, passando da 1,4 miliardi di dollari a oltre 4,8 miliardi.

I PROTAGONISTI DELLâ&#x20AC;&#x2122;ECM

Numerosi sono state le fusioni, le acquisizioni e i consolidamenti tra protagonisti del mercato ECM negli ultimi anni e ancora ne avverranno nei prossimi. Tanto per citare solo le piĂš eclatanti: lâ&#x20AC;&#x2122;acquisizione di

Figura 4 â&#x20AC;&#x201C; Crescite nellâ&#x20AC;&#x2122;ambito del mercato EICM nel decennio 1999-2009 (fonte: Omat)

Documentum da parte di Emc (avvenuta nel 2003), seguita da quella di FileNet da parte di Ibm (2006); poi quella di Stellent da Oracle (sempre nel 2006); Open Text e Hummingbird (2007), che poi ha acquisito anche Vignette (2009); Interwoven acquisita da Autonomy (2009).

Una recentissima indagine di Gartner fornisce la situazione competitiva dei principali attori del mercato ECM in Italia, ponendo (vedi Figure H ² ),/( *DUWQHU GDWL H Ă&#x20AC;JXUH ECM Italy-06_08) Ibm saldamente LQ WHVWD DOOD FODVVLĂ&#x20AC;FD GHL IRUQLWRUL con una quota di mercato che nel KD VĂ&#x20AC;RUDWR LO

VHEEHQH LQ FDOR ULVSHWWR DO del precedente anno 2007. Lontano secondo Interwoven, oggi $XWRQRP\ FKH FRQ LO QRQ impensierisce piÚ di tanto il leader, anche se la crescita dello share è a GXH FLIUH

(PF FRQ LO KD SHUVR WHUUHQR ULVSHWWR DO GHO PHQWUH Open Text è in discreta crescita

PD KD DQFRUD XQD PRGHVWD TXRWD GL PHUFDWR QHO 2008). Microsoft con Sharepoint ha FRQTXLVWDWR QHO LO GHO mercato, con una crescita di oltre LO ULVSHWWR DO &KLXGH OD FDUUHOODWD 2UDFOH FRQ XQ GL share, ma una crescita che nel 2008 ha visto piĂš che raddoppiare la sua TXRWD

Secondo Adobe Italia lâ&#x20AC;&#x2122;automazione dei processi documentali è uno dei percorsi che può contribuire ad avvicinare la piĂš completa digitalizzazione e lâ&#x20AC;&#x2122;automazione del ciclo di vita di un documento, partendo dallâ&#x20AC;&#x2122;eliminazione delle attivitĂ di input manuale e di gestione della carta e arrivando allâ&#x20AC;&#x2122;automazione dei processi e allâ&#x20AC;&#x2122;integrazione con altre applicazioni.

Nei prossimi 12-18 mesi si assisterĂ a una crescita degli investimenti in soluzioni di digitalizzazione, ma VROR SHU LO GHOOH D]LHQGH GHO campione considerato da Adobe.

Le altre hanno per ora mostrato solo un generico interesse e poche iged.it 01.2010

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hanno compreso appieno la portata delle possibili innovazioni nel ridisegno dei processi e nelle conseguenti HIĂ&#x20AC;FLHQ]H RWWHQLELOL LA PROSSIMA EVOLUZIONE: ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT

Ma la tecnologia, però, non si ferma naturalmente e, anzi, prosegue a grandi passi nel suo cammino verso OD VHPSOLĂ&#x20AC;FD]LRQH H O¡RWWLPL]]D]LRne delle risorse, guidata in questo DQFKH GDL SUREOHPL VRUWL FRQ O¡DYYHQWR GHOO¡DWWXDOH FULVL HFRQRPLFD che ha colpito in modo pesante anche il mercato Ict; cosĂŹ, il paradigma lanciato non molto tempo ID GHOO¡(&0 VL WURYD RJJL D FRPSLHUH XQ¡XOWHULRUH HYROX]LRQH QHOOD quale si sposa con i dati raccolti dalle applicazioni di BI (Business Intelligence), per abbracciare in XQ¡XQLFD GHĂ&#x20AC;QL]LRQH WXWWR FLz FKH consente ai manager e ai decisori aziendali di fare le loro scelte di EXVLQHVV LQ PRGR FRQVDSHYROH 6WLDPR SDUODQGR GHOO¡(LP O¡(QWHUprise Information Management, la nuova frontiera delle applicazioni dedicate ad alimentare i cosiddetWL .QRZOHGJH :RUNHU D]LHQGDOL 6ROX]LRQL FODVVLFKH GL (,0 VRQR L

Portali, da cui è possibile accedere sia a informazioni strutturate sia a quelle non strutturate, gestendolo LQ XQ XQLFR Ă XVVR ,Q Ă&#x20AC;JXUD VL SXz vedere schematizzata una soluzione FRPSOHVVD GL (,0 Uno dei punti sostanziali che si possono evidenziare in un sistema GL (LP FRPH TXHOOR UDSSUHVHQWDWR LQ Ă&#x20AC;JXUD q OD FRPSOHWD LQWHJUD]LRQH di tutte le applicazioni e di tutte le IRQWL GDWL HVLVWHQWL QHOO¡HFRVLVWHPD GHOO¡RUJDQL]]D]LRQH FKH OR LPSOHPHQWD Ă&#x2C6; chiaro che la complessitĂ di gestione di un sistema di questo genere è notevole ed è quindi necessario per il suo successo che essa sia schermata rispetto agli utilizzatori Ă&#x20AC;QDOL 6HFRQGR $LLP O¡$VVRFLD]LRne internazionale dei fornitori e degli utilizzatori di soluzioni di (&0 RFFRUUH FKH ´OH VROX]LRQL divengano piĂš semplici e piĂš integrate con una nuova generazione di VHUYL]L VRIWZDUHÂľ /H DSSOLFD]LRQL :HE H LO VRIWZDre open source avranno un forte impatto in questa necessaria evoluzione, che dovrĂ comprendere DQFKH OD GHĂ&#x20AC;QL]LRQH GL XQR VWDQGDUG ULFRQRVFLXWR H FRPXQH XQ SR¡

come è accaduto alle applicazioni 5'%06 FRQ O¡DYYHQWR GL 64/ UN MERCATO SEMPRE PIĂ&#x2122; IMPORTANTE

'D XOWLPR YDOH OD SHQD GDUH XQ¡RFchiata a come si evolverĂ , secondo le stime degli analisti (in questo caso si tratta di elaborazioni realizzate da Omat), il mercato delle soluzioni H GHL VHUYL]L GL (&0 QHL SURVVLPL DQQL &RPH GLPRVWUD OD Ă&#x20AC;JXUD nonostante un certo trend di consolidamento, la crescita continua a rimanere robusta, segnando anche QHO ELHQQLR XQ FHUWR ORQWDQD GDO TXDVL GHO PD FRPXQTXH DQFRUD D GXH FLIUH Un andamento confermato anche dalla crescita, in misura pari al QHOOR VWHVVR SHULRGR Âś ¡ GHL VHUYL]L H GHO VRIWZDUH VXOOD stessa componente del mercato It, che continua comunque imperterULWD GDO FRQ WDVVL LQ FRVWDQWH FUHVFLWD Ă&#x20AC;JXUD

,Q YDORUH DVVROXWR LQĂ&#x20AC;QH LO PHUFDWR GHO 6RIWZDUH H 6HUYL]L (,0 VL VWLPD FKH LQ ,WDOLD YDOJD ROWUH PLOLDUGL GL HXUR Parafrasando un noto autore ameULFDQR -RKQ (UVNLQH

SRVVLDPR GLUH FKH ´/¡RSLQLRQH q LO solo esercizio della volontà umana che può aiutarci a prendere deciVLRQL VHQ]D LO VRVWHJQR GHOO¡LQIRUPD]LRQH¾ ,Q WXWWL JOL DOWUL FDVL O¡LQformazione e la capacità di gestirla in modo ottimale sono la ragione stessa di esistere delle organizzazioQL H GHOOH D]LHQGH

CAMILLO LUCARIELLO Figura 5 â&#x20AC;&#x201C; Il mercato software e servizi ECM nel decennio 1999-2009 confrontato con le analoghe componenti del mercato It (fonte: Omat)

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Giornalista free-lance esperto del settore Ict

MERCATO

Lâ&#x20AC;&#x2122;energia che rispetta i dati e lâ&#x20AC;&#x2122;ambiente Lâ&#x20AC;&#x2122;impegno di Riello Ups e il codice di condotta firmato dai maggiori costruttori di UPS GABRIELE VERRI

Ă&#x2C6; ormai opinione comune che per garantire la â&#x20AC;&#x153;Business Continuityâ&#x20AC;? della societĂ moderna, dal piccolo computer al grande datacenter, dal sistema di videosorveglianza domestica allâ&#x20AC;&#x2122;apparato elettromedicale del grande ospedale, sono assolutamente essenziali la disponibilitĂ e la qualitĂ dellâ&#x20AC;&#x2122;energia elettrica e quindi lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo di gruppi di continuitĂ (UPS) opportunamente dimensionati per le varie necessitĂ . Questo perchĂŠ gli UPS permettono non solo di non avere interruzioni nello svolgimento dellâ&#x20AC;&#x2122;attivitĂ , ma soprattutto di garantire la sicurezza dei dati.

Eventi naturali, errori umani, corti circuiti e sovraccarichi causano ogni giorno perdite di dati, rotture di Hard disk e hardware e interruzione dei servizi; ma anche fenomeni meno evidenti e riscontrabili come micro interruzioni, variazioni di tensione, â&#x20AC;&#x153;spikeâ&#x20AC;?, sovratensioni, correnti armoniche e variazioni di frequenza possono portare a malfunzionamenti e guasti, usura precoce dei componenti e soprattutto a un costo energetico maggiore. Alcuni numeri ci aiuteranno a capire lâ&#x20AC;&#x2122;importanza del problema, soprattutto per le aziende. Unâ&#x20AC;&#x2122;indagine approfondita ha scoperto che un gran numero di societĂ , soprattutto nel settore GHL VHUYL]L VWDQQR SHUGHQGR Ă&#x20AC;QR al 10% del fatturato a causa della scarsa qualitĂ dellâ&#x20AC;&#x2122;energia. Il costo medio che provoca una lunga interruzione di corrente è di circa 90.000 euro, mentre piccole interruzioni possono portare a costi che vanno dai 18.000 ai 36.000 nel settore dei servizi. Lâ&#x20AC;&#x2122;indagine ha calcolato che

nella sola Unione Europea si sono persi in totale 150 miliardi di euro in un anno. â&#x20AC;&#x153;Questi dati â&#x20AC;&#x201C; ci spiega Stefano Sinigallia, Technical Marketing Director di Riello UPS, azienda italiana di riferimento per questo settore â&#x20AC;&#x201C; renGRQR HYLGHQWH O¡LPSRUWDQ]D GL DIĂ&#x20AC;GDUVL DJOL 836 4XHVWL DSSDUHFFKL VRQR LQ JUDGR GL Ă&#x20AC;OWUDUH O¡HQHUJLD LQ PRGR FKH WXWWL TXHVWL SUREOHPL GL DOLPHQWD]LRQH YHQJDQR ULVROWL prima che arrivi alle nostre apparecchiature, rendendola sicura e pulitaâ&#x20AC;?.

4XHVWR SHUz QRQ q SL VXIĂ&#x20AC;FLHQWH enti, istituzioni e la stessa utenza privata oggi chiedono agli UPS di esseUH QRQ VROR DIĂ&#x20AC;GDELOL PD DQFKH SL HIĂ&#x20AC;FLHQWL SHU GLPLQXLUH L FRQVXPL H di conseguenza i costi) e abbassare lâ&#x20AC;&#x2122;impatto ambientale.

Il costo energetico incide, infatti, per circa il 20% del TCO (costo totale di possesso) di un Data Center e nella sola Europa i Data Center consumano 50TWh di energia, di cui 9 sono dovuti a perdite degli UPS, con un danno ambientale notevolissimo in termini di emissioni di C02. AumenWDQGR O¡HIĂ&#x20AC;FLHQ]D GHJOL 836 DQFKH solo dellâ&#x20AC;&#x2122;1% (risultato che i dispositivi di Riello UPS consentono di ottenere e anzi di migliorare ulteriormente) si otterrebbe un risparmio energetico di ben 50 GWh, corrispondenti a circa il 2% della produzione annuale di una centrale termoelettrica da 800MW ed eliminando ben 23.500 Ton di CO2 emesse nellâ&#x20AC;&#x2122;aria.

La sempre maggiore attenzione al problema ambientale ha indotto Riello UPS a partecipare attivamente a diffondere una cultura di sviluppo sostenibile e a favore della riduzione

GHL FRQVXPL HQHUJHWLFL 4XHVWD Ă&#x20AC;ORVRĂ&#x20AC;D q VWDWD GHĂ&#x20AC;QLWD GDOO¡D]LHQGD YHronese â&#x20AC;&#x153;Green Power Continuityâ&#x20AC;? e D WDO Ă&#x20AC;QH VRQR VWDWL UHDOL]]DWL SURJHWWL eco-compatibili e sono stati promossi ingenti investimenti nella ricerca di nuove tecnologie per lo sfruttamento di â&#x20AC;&#x153;fonti puliteâ&#x20AC;? e per realizzare le nuove linee di prodotto relative agli 836 DG DOWD HIĂ&#x20AC;FLHQ]D 8Q LPSHJQR sociale che vuole aiutare il presente e soprattutto condizionare positivamente il futuro, coniugando al meglio lâ&#x20AC;&#x2122;inevitabile necessitĂ di energia con una salvaguardia dellâ&#x20AC;&#x2122;ambiente.

Riello UPS è infatti tra i protagonisti e promotori del Codice di Condotta (CoC, Code of Conduct on Energy (IĂ&#x20AC;FLHQF\ DQG 4XDOLW\ RI $& 8QLQterruptible Power System) e primo FRVWUXWWRUH HXURSHR FKH LGHQWLĂ&#x20AC;FD L propri prodotti in relazione al livello GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D HQHUJHWLFD (&2 ,O &Rdice di Condotta è un documento Ă&#x20AC;UPDWR GDL PDJJLRUL FRVWUXWWRUL europei di UPS ed indirizzato alla &RPPLVVLRQH (XURSHD FKH GHĂ&#x20AC;QLVFH GHJOL RELHWWLYL GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D HQHU-

Stefano Sinigallia

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getica per le gamme di potenza da 10kVA a 800kVA, dal 100% al 25% di carico. Per un UPS da 200kVA ad esempio, il termine di riferimento del rendimento a pieno carico è 93% nel modo di funzionamento normale on-line doppia conversione. ´6H LO SUREOHPD GHOO¡HIĂ&#x20AC;FLHQ]D HQHUJHWLFD KD LQGRWWR L FRVWUXWWRUL HXURSHL GL 836 D GHĂ&#x20AC;QLUH SUHVFUL]LRQL PLQLPH GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D GHJOL 836 5LHOOR 836 SHU SULPD VL q VSLQWD EHQ ROWUH FODVVLĂ&#x20AC;FDQGR SXEEOLFDPHQWH L SURSUL SURGRWWL LQ GLYHUVL OLYHOOL GL HFFHOOHQ]D DGGLULWWXUD D SDUWLUH GDL SL SLFFROL PRGHOOL GL .9$ GL SRWHQ]D QRQ FRQVLGHUDWL D OLYHOOR HXURSHR YLVWR FKH LO &RGLFH GL &RQGRWWD SDUWH GD .9$ â&#x20AC;&#x201C; sottolinea Sinigallia â&#x20AC;&#x201C; ,Q TXHVWR PRGR 5LHOOR 836 Gj ULVDOWR DL VLJQLĂ&#x20AC;FDWLYL SURJUHVVL WHFQLFL RWWHQXWL QHOO¡DXPHQWR GHOO¡HIĂ&#x20AC;FLHQ]D H QHOOD ULGX]LRQH GHOO¡LPSDWWR DPELHQWDOH PD ID DQFKH FKLDUH]]D LQ TXHVWR DPELWR DLXWDQGR LQVWDOODWRUL H XWLOL]]DWRUL D IDUH VFHOWH SL FRQVDSHYROL Âľ Nellâ&#x20AC;&#x2122;attenzione verso il problema ambientale, Riello UPS ha indirizzato gli investimenti di ricerca e sviluppo anche verso altri aspetti tecnici che hanno un impatto sullâ&#x20AC;&#x2122;ambiente: Â&#x2021; VLVWHPD GL JHVWLRQH GHOOH EDWWHULH che permette di allungare la vita delle stesse e ridurre il consumo di componenti come ventilatori e condensatori; Â&#x2021; EDVVD GLVWRUVLRQH DUPRQLFD GHOOR stadio di ingresso, per ridurre lâ&#x20AC;&#x2122;impatto sui dispositivi a monte ed elevato fattore di potenza di

ingresso (0,99); Â&#x2021; VLVWHPD ´6PDUW 0RGHÂľ QHO TXDOH lâ&#x20AC;&#x2122;UPS sceglie il miglior modo di funzionamento in relazione delle condizioni della rete di alimentazione e delle richieste di protezione del carico. ´$EELDPR VFHOWR GL ULQQRYDUH OD SURSULD JDPPD GL EDVVD SRWHQ]D â&#x20AC;&#x201C; continua Sinigallia - SXQWDQGR DOO¡DQQXOODPHQWR GHOOD SRWHQ]D DVVRUELWD LQ IDVH GL VWDQG E\ FLRq TXDQGR O¡836 q VSHQWR QRQ F¡q WHQVLRQH LQ XVFLWD PD OD VSLQD GL DOLPHQWD]LRQH ULPDQH FROOHJDWD DOOD SUHVD GL UHWH 2OWUH D TXHVWR DOWUH LQQRYDWLYH VROX]LRQL WHFQRORJLFKH SHUPHWWRQR GL ULGXUUH OH SHUGLWH GXUDQWH LO QRUPDOH IXQ]LRQDPHQWR $ TXHVWL SURGRWWL q VWDWR DVVHJQDWR LO PDUFKLR (&2 /,1( FRPH JDUDQ]LD GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D H GL VDOYDJXDUGLD GHOO¡DPELHQWH 'HL SURGRWWL ´(&2 /,1(Âľ LGHDOL SHU DSSOLFD]LRQL 62+2 :RUNVWDWLRQ SLFFROH /$1 6HUYHU HFF fanno parte anche le famiglie iPlug, Premium Pro e Premium Dual.

Queste nuovissime linee sono state annunciate in anteprima durante una conferenza stampa dellâ&#x20AC;&#x2122; 11 Febbraio e verranno poi presentate a pubblico H DGGHWWL DL ODYRUL DO &(%,7 GL +DQQRYHU GDO DO 0DU]R Quando si passa a gruppi di potenza elevata, per i grandi data center e serYHU SHU HVHPSLR L OLYHOOL GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D devono essere i piĂš alti possibile per ridurre lo stress sullâ&#x20AC;&#x2122;alimentazione critica e per minimizzare lâ&#x20AC;&#x2122;effetto

allâ&#x20AC;&#x2122;interno del locale di installazione.

3HU TXHVWR q VWDWR LGHDWR GD 5LHOOR Ups un sistema di calcolo chiamato ´(&2 (QHUJ\ /HYHOÂľ FKH DLXWD DG individuare i prodotti conformi ai SL DOWL OLYHOOL GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D QHOOD SURWH]LRQH GHOO¡HQHUJLD (&2 (QHUJ\ /HYHO )LJXUD q VXGGLYLVR LQ livelli corrispondenti alla conformitĂ GHO YDORUH GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D GHOO¡836 ULVSHWWR DL OLPLWL GHĂ&#x20AC;QLWL GDO &R& QHO IXQ]LRQDPHQWR RQOLQH 9), 66 1RQRVWDQWH LO &RGLFH GL &RQGRWWD consideri solamente UPS di potenza superiore a 10kVA, Riello UPS ha scelto di valutare anche i propri prodotti monofase superiori a 3,3kVA FRQ WDOL OLPLWL SL UHVWULWWLYL 2OWUH a ciò con lâ&#x20AC;&#x2122;implementazione della PRGDOLWj 6PDUW 0RGH VX TXHVWL SURdotti, fornisce un ulteriore metodo per aumentare il rendimento, contribuendo ad elevarne la valutazione. (&2 (QHUJ\ /HYHO q XQ VLVWHPD FKH dimostra come UPS con i livelli piĂš elevati, consentono un risparmio energetico che recupera lâ&#x20AC;&#x2122;investimento in tempi estremamente ridotWL ULVSHWWR DL OLYHOOL VWDQGDUG ,O WXWWR con una riduzione delle emissioni di carbonio nellâ&#x20AC;&#x2122;atmosfera.

Nel sito www.riello-ups.com è inolWUH SUHVHQWH O¡(QHUJ\ 6DYLQJ &DOculator che permette di calcolare il risparmio energetico ed economico GHL SURGRWWL (FR (QHUJ\ /HYHO GL Riello UPS e di calcolarne la riduzioQH GL HPLVVLRQL GL &2 LQ DWPRVIHUD grazie alla riduzione delle perdite degli stessi prodotti.

Si dimostra cosĂŹ nei fatti che non ci si deve accontentare di fornire VROX]LRQL GL %XVLQHVV &RQWLQXLW\ H GL protezione e sicurezza dei dati, ma FKH DQFKH LQ TXHVWR DPELWR q SRVsibile e strettamente necessario fare proprie le istanze per un mondo piĂš pulito.

GABRIELE VERRI

Green Power Specialist

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AWARD ECOHITECH

12° AWARD ECOHITECH 12a edizione

2010

Premio ai processi, servizi e prodotti hi-tech â&#x20AC;&#x153;environmental friendlyâ&#x20AC;?, alle imprese e alle pubbliche amministrazioni eco-virtuose Per la prima volta insieme a OMAT offre un momento privilegiato di informazione e formazione su green IT, risparmio energetico e acquisti verdi Dal 1998, il primo e il piĂš importante riconoscimento ai risultati di eco-compatibilitĂ nei settori hi-tech Alla sua 12a edizione è stato promosso negli anni da: Reg. Lombardia, Camera di Commercio di Milano, Min. dellâ&#x20AC;&#x2122;Ambiente, Min. per lo Sviluppo Economico, Comune e Provincia di Milano, ANIE, Assodel, Amici della Terra, WWF

promosso da

Consorzio di servizi per la eco-qualitĂ nellâ&#x20AC;&#x2122;hi-tech Consorzio per la promozione internazionale delle eco-tecnologie

11 NOVEMBRE 2010 allâ&#x20AC;&#x2122;interno di

Lâ&#x20AC;&#x2122;evento che dal 1990 riunisce aziende, istituzioni e utenti sul tema della gestione documentale

Organizzazione

Via Rovetta 18 - Milano Tel 02 2831161 +) 0 '0#. '0 7 333 '0#. '0 Via Console Flaminio 19 - Milano Tel 02 210.111.1 cons@tecnoimprese.it www.tecnoimprese.it

OMAT ROMA * luogo da definirsi

*

per accedere al bando e registrarsi al convegno

www.ecofocus.it www.iter.it Informazioni e segreteria info@ecoq.it omat@iter.it Tel. 02 210111230 Tel. 02 2831161

ESPERIENZE

Nuovi servizi elettronici della Banca Dâ&#x20AC;&#x2122;Italia Lâ&#x20AC;&#x2122;Istituto lancia un nuovo sistema per la gestione della corrispondenza basato sulla posta elettronica certificata MARCO MIGLIARESE

Il 12 ottobre scorso a Roma, davanti ad una platea di piĂš di mille persone, un alto rappresentante della Banca dâ&#x20AC;&#x2122;Italia ha presentato il nuovo sistema per la gestione della corrispondenza dellâ&#x20AC;&#x2122;Istituto, sviluppato su piattaforma Siav e che sarĂ attivo dal giugno di questâ&#x20AC;&#x2122;anno.

La gestione della corrispondenza in ingresso prevede un processo di accettazione ibrido in grado di gestire sia i documenti cartacei ricevuti dai Centri di Protocollo, sia quelli informatici ricevuti nelle caselle PEC della Banca dâ&#x20AC;&#x2122;Italia stessa.

La lavorazione dei documenti cartacei, presso il centro di protocollo, prevede le fasi di protocollazione, digitalizzazione e smistamento elettronico alla segreteria competente.

Il ricorso alle tecnologie informatiche consente di eliminare i primi due passaggi (protocollazione e digitalizzazione) ottenendo, cosĂŹ un HIĂ&#x20AC;FLHQWDPHQWR RSHUDWLYR SRLFKp LO

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sistema automaticamente interroga WXWWH OH FDVHOOH GL 3(& YHULĂ&#x20AC;FD OD validitĂ legale dei documenti presenti e nel caso non riscontri nessuna anomalia, procede autonomamente alla protocollazione e al successivo smistamento elettronico alla segreteria competente.

La vera innovazione del processo, che verrĂ attivato a giugno, è certamente la gestione della corrispondenza in uscita: è previsto, infatti, un processo completamente dematerializzato che, partendo da un documento digitale convertito in formato PDF/A, consente la gestione di un adeguato iter GL DSSURYD]LRQH H GL Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH (anche multipla). A questa fase segue, come inevitabile che sia, la protocollazione automatica del documento, lâ&#x20AC;&#x2122;invio in modalitĂ ibrida tramite 3(& H LQĂ&#x20AC;QH OD SRVWDOL]]D]LRQH H OD creazione e conservazione della copia autentica.

Attraverso questa innovazione, la Banca dâ&#x20AC;&#x2122;Italia può evitare, quindi, la conservazione di copie cartacee dei GRFXPHQWL SRLFKp OD VROD FRSLD FRQservata è quella digitale.

Appare cosĂŹ scontato, alla luce di questo nuovo progetto dellâ&#x20AC;&#x2122;Istituto, che il canale telematico sia quello piĂš HIĂ&#x20AC;FLHQWH SHU JHVWLUH OH FRPXQLFD]LRni con lâ&#x20AC;&#x2122;esterno. Da questo punto di vista risulta facilmente comprensibile il motivo per cui a banche e operaWRUL Ă&#x20AC;QDQ]LDUL LQ JHQHUH VLDQR DUULYDWH comunicazioni illustranti le iniziative dellâ&#x20AC;&#x2122;Istituto e la sua volontĂ di estendere lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo della posta elettronica FHUWLĂ&#x20AC;FDWD H GHOOD Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH

Da quanto illustrato, risulta evidente che lâ&#x20AC;&#x2122;obiettivo dichiarato è quello di sostituire, con la massima diffusione possibile, ai documenti cartacei, sotWRVFULWWL FRQ Ă&#x20AC;UPD DXWRJUDID H LQYLDWL via posta, i documenti elettronici Ă&#x20AC;UPDWL GLJLWDOPHQWH H WUDVPHVVL YLD PEC. A tale scopo la Banca dâ&#x20AC;&#x2122;Italia KD Ă&#x20AC;VVDWR DQFKH OH VFDGHQ]H SHU OD FRmunicazione allâ&#x20AC;&#x2122;Istituto degli indirizzi PEC delle banche e degli operatori Ă&#x20AC;QDQ]LDUL Alla luce di questi fatti, queste nuove regole adottate dallâ&#x20AC;&#x2122;Istituto comportano, inevitabilmente, il bisogno di rivedere alcuni processi interni delle EDQFKH H GHJOL RSHUDWRUL Ă&#x20AC;QDQ]LDUL LQ modo particolare dal punto di vista organizzativo e tecnologico. Questi mutamenti, tuttavia, non vanno visti come unâ&#x20AC;&#x2122;imposizione dallâ&#x20AC;&#x2122;alto di un organo di vigilanza e controllo, bensĂŹ come un tentativo di favorire lo sviluppo di queste nuove tecnologie nei processi di comunicazione sia interbancari sia con la clientela. In tale modo sarĂ possibile usare lâ&#x20AC;&#x2122;innovazione voluta dallâ&#x20AC;&#x2122;Istituto anche come unâ&#x20AC;&#x2122;opportunitĂ per lâ&#x20AC;&#x2122;intero sistema Paese.

MARCO MIGLIARESE

Giornalista pubblicista, collaboratore di iged.it

ESPERIENZE

Dematerializzare ad impatto zero Il Caso Limoni

ALBERTO BERTI

I temi della dematerializzazione sono ampi e pervasivi, ma ancora sottostimati non solo per motivi organizzativi e legislativi, ma anche culturali. Vi è limitata consapevolezza dei risultati che la gestione documentale elettronica può JHQHUDUH LQ WHUPLQL GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D aziendale, dâ&#x20AC;&#x2122;impatto ambientale ed HQHUJHWLFR FRQ ULOHYDQWL EHQHĂ&#x20AC;FL economici per lâ&#x20AC;&#x2122;azienda stessa e per tutto lâ&#x20AC;&#x2122;ecosistema.

Faber System ha realizzato un grande progetto di archiviazione e conservazione sostitutiva â&#x20AC;&#x153;WAM Natureâ&#x20AC;? per LIMONI SpA, leader nel settore della profumeria e della cosmetica, con oltre 500 negozi diretti in Italia e allâ&#x20AC;&#x2122;estero.

Questo progetto è stato premiato GD &RQĂ&#x20AC;QGXVWULD SHU ´OD FDSDFLWj di sintesi tra competenze ICT e vocazione al rispetto dellâ&#x20AC;&#x2122;ambienteâ&#x20AC;? consentendo - esclusivamente alle aziende interessate ai prodotti ed ai servizi offerti da Faber System - di DFFHGHUH DG XQ Ă&#x20AC;QDQ]LDPHQWR DJHvolato per investire in archiviazione e conservazione sostitutiva.

QUALE ERA Lâ&#x20AC;&#x2122;ESIGENZA DEL CLIENTE?

Limoni S.p.A., con lâ&#x20AC;&#x2122;intento di proPXRYHUH XQD PDJJLRUH VHQVLELOLWj della bellezza della natura, ha deciso di mettere in atto un processo di â&#x20AC;&#x153;dematerializzazioneâ&#x20AC;? dei documenti e contribuire cosĂŹ ad una riduzione dellâ&#x20AC;&#x2122;impatto ambientale.

Gli obiettivi?

Archiviare elettronicamente i documenti del ciclo attivo e passivo; conservare sostitutivamente ai Ă&#x20AC;QL Ă&#x20AC;VFDOL H OHJDOL WXWWD OD GRFXmentazione attiva e passiva; integrare la Gestione Documentale; JHVWLUH LQ PRGR HIĂ&#x20AC;FDFH HG HIĂ&#x20AC;ciente le bolle provenienti dai QHJR]L FRQ OD SRVVLELOLWj GL visualizzare on-line i documenti archiviati; realizzare la piena integrazione con lâ&#x20AC;&#x2122;ambiente IBM AS400: gestione Prima Nota ottimizzata; gestione ricerca documenti anche dalla videata contabile AS400.

IL PROGETTO

Limoni ha optato per il progetto di Archiviazione e Conservazione Sostitutiva WAM Nature, realizzato in outsourcing presso Faber System. Il servizio è costituito dai seguenti elementi: caricamento dei documenti da processare; trasformazione dei documenti in formato PDF; processo di Archiviazione; formazione del documento informatico e indicizzazione con i rispettivi metadati; processo di Conservazione Sostitutiva; calcolo dellâ&#x20AC;&#x2122;impronta con apSRVL]LRQH GHOOD Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH H GHOOD marca temporale; interrogazione e Ricerca dei Documenti; esibizione telematica; adempimenti di comunicazione alle Agenzie delle Entrate

territorialmente competenti secondo il quadro normativo previsto per la conservazione sostitutiva.

I documenti archiviati e conservati sostitutivamente da Faber System in questo progetto sono di due tipologie: documenti forniti da Limoni S.p.A. in formato elettronico e documenti forniti in formato cartaceo.

CARICAMENTO DEI DOCUMENTI E INDICIZZAZIONE

Per il trasferimento automatizzato GHL Ă&#x20AC;OH GDOOD VHGH GHO &OLHQWH DO DataCenter Faber System è stato utilizzato un componente denominato WAM Uploader, che consente al Cliente di inviare in modo sicuro L Ă&#x20AC;OH GD DUFKLYLDUH XWLOL]]DQGR XQ canale di comunicazione cifrato https.

Lâ&#x20AC;&#x2122;inoltro di tali documenti tramite modulo WAM Uploader autorizza Faber System a procedere alla sottoscrizione elettronica degli stessi FRQ LO FHUWLĂ&#x20AC;FDWR GL Ă&#x20AC;UPD GL FKL emette il documento.

I documenti cartacei sono ritirati FRQ SHULRGLFLWj SUHGHĂ&#x20AC;QLWD SUHVVR la sede indicata dal Cliente, sottoposti a processo di scansione e successivamente trattati con le stesse PRGDOLWj SUHYLVWH SHU L GRFXPHQWL digitali.

Faber System provvede ad elaboraUH LO Ă XVVR H D SURGXUUH XQ IRUPDWR PDF per ciascun documento destinato alle procedure di archiviazione iged.it 01.2010

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e conservazione sostitutiva.

Durante la fase di produzione del PDF sono estratti anche gli indici per ogni documento. $WWUDYHUVR XQD IDVH GL FRQĂ&#x20AC;JXUD]LRQH VRQR LGHQWLĂ&#x20AC;FDWH OH FODVVL GRFXmentali da sottoporre a conserva]LRQH FRQ DSSRVL]LRQH GHOOD Ă&#x20AC;UPD digitale e del riferimento temporale.

3HU L GRFXPHQWL ULOHYDQWL DL Ă&#x20AC;QL WULEXWDUL q YHULĂ&#x20AC;FDWD OD SUHVHQ]D GHOOH chiavi obbligatorie come prevede la normativa: Cognome, Nome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita Iva, Data, Progressivo numerico ed eventualmente altre chiavi, da FRQFRUGDUVL XWLOL DL Ă&#x20AC;QL GHOOD ULFHUFD degli stessi.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Per garantirne la data, lâ&#x20AC;&#x2122;integritĂ e lâ&#x20AC;&#x2122;autenticitĂ , ad ogni documento informatico sono apposti riferiPHQWR WHPSRUDOH H Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH TXDOLĂ&#x20AC;FDWD 3HU SRWHU HIIHWWXDUH tale operazione in modo massivo e automatico è stata realizzata una

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SURFHGXUD GL Ă&#x20AC;UPD UHPRWL]]DWD basata su meccanismi hardware e VRIWZDUH GRWDWL GHOOH FHUWLĂ&#x20AC;FD]LRQL richieste dalla normativa italiana ed HXURSHD LQ PDWHULD GL Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH Il processo di Conservazione Sostitutiva effettuato da Faber System, secondo la normativa vigente e per le fatture clienti, deve avvenire entro i 15 giorni dalla data di emissione delle stesse.

Per rispettare questa esigenza norPDWLYD FRQ XQ PDUJLQH VXIĂ&#x20AC;FLHQWH a garantire che i tempi vengano rispettati senza inconvenienti, la Conservazione Sostitutiva avviene con una cadenza settimanale.

Viene effettuato un controllo di continuitĂ e di completezza dei metadati e il Cliente ed il Responsabile della Conservazione di Faber System sono informati dellâ&#x20AC;&#x2122;esito della YHULĂ&#x20AC;FD H FUHD]LRQH GHO QXRYR ORWWR tramite mail e attraverso interfaccia web. In caso di esito positivo della procedura di controllo, il Cliente ha 2 giorni di tempo per effettuare le YHULĂ&#x20AC;FKH ULWHQXWH QHFHVVDULH WHUPL-

nati i quali giorni, il lotto è considerato autorizzato dal Cliente e viene TXLQGL FKLXVR GHĂ&#x20AC;QLWLYDPHQWH FRQ Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH H PDUFD WHPSRUDOH GD parte del Responsabile della Conservazione.

Tra le varie tipologie di documenti trattati vi sono: Libro Giornale, Registri IVA, Libro Inventari, Mastrini, Libro Cespiti, contratti ed Estratti Conto.

Pertanto, nella realizzazione del progetto sono state concordate con il Cliente le cadenze e sono state predisposte le procedure per effettuare un controllo di continuitĂ e di completezza dei metadati. Sono state inoltre realizzate le procedure con cui Limoni S.p.A. ed il Responsabile della Conservazione Faber System sono informati dellâ&#x20AC;&#x2122;esito GHOOH YHULĂ&#x20AC;FKH H OH SURFHGXUH HG L Ă XVVL GL FRPXQLFD]LRQH SHU JHVWLUH le anomalie.

Le principali attivitĂ svolte sono le seguenti: DQDOLVL SHU OD GHĂ&#x20AC;QL]LRQH GHL Ă XV-

si cartacei/spool/EDI e delle procedure organizzative; GHĂ&#x20AC;QL]LRQH HG DWWLYD]LRQH GHL SURĂ&#x20AC;OL attivazione della procedura di Conservazione Sostitutiva comprensiva della registrazione del FHUWLĂ&#x20AC;FDWR GLJLWDOH H GHĂ&#x20AC;QL]LRQH contrattuale del Responsabile della Conservazione; personalizzazione del software di VFDQVLRQH DXWRPDWLFD GHĂ&#x20AC;QL]LRne delle procedure di conversione ed integrazione con il sistema informativo per la gestione delle bolle passive; sviluppo delle mappature necessarie alla conversione dei formati elettronici; DWWLYLWj GL LQVWDOOD]LRQH H FRQĂ&#x20AC;JXrazione software.

Sono state svolte inoltre attivitĂ di gestione degli archivi storici - Archiviazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Web Publishing - concordate con il Cliente attraverso lâ&#x20AC;&#x2122;acquisizione â&#x20AC;&#x153;una tantumâ&#x20AC;? di documenti da spool di stampa.

La fase progettuale è stata gestita utilizzando strumenti standard di Project Management per il monitoraggio dei tempi, costi e qualità .

Allo stato attuale il Servizio offerto è provvisto di una parte di reportistica che permette al Cliente di monitorare nel tempo le attività svolte, i volumi, le anomalie. Pertanto, il rispetto degli SLA concordati con Limoni S.p.A. costituiscono la continua prova del raggiungimento del livello di gradimento delle parti.

Nel 2009 il progetto è stato esteso ad altre 2 società del Gruppo.

I BENEFICI

I risultati ottenuti con il progetto WAM Nature sono estendibili alle aziende che, a prescindere dal mercato in cui operano, intendono superare i limiti imposti dalla gestione cartacea dei documenti in termini GL VSD]LR Ă&#x20AC;VLFR XWLOL]]DWR LPSDWWR ambientale, impatto operativo e Ă&#x20AC;QDQ]LDULR HG HIĂ&#x20AC;FLHQ]D QHO UHSHULmento delle informazioni.

Per quanto riguarda Faber System,

FABER SYSTEM Faber System, azienda milanese da oltre 25 anni sul mercato del Document Distribution e del Document Management con oltre 600 clienti, propone al mercato logiche operative sia in house sia in completo outsourcing per la dematerializzazione dei documenti.

In questo ambito si colloca la piattaforma tecnologica WAM SERVICE & SOLUTION, ideata e sviluppata da Faber System, che consente una gestione globale dei processi documentali: creazione, archiviazione, conservazione sostitutiva, workflow management e distribuzione multicanale di qualsiasi tipologia di documento aziendale (sia esso informatico o cartaceo) in linea con la normativa italiana ed europea ed integrata ai principali ERP (SAP/ J.D. EDWARDS/ PEOPLE SOFT/ ORACLE/ MS NAVISION/ MS DYNAMICS/ Ambienti IBM).

Faber System ha recentemente introdotto sul mercato innovative soluzioni nel campo della sicurezza fisica e logica attraverso lâ&#x20AC;&#x2122;innovativo WAM SecureLog, servizio e soluzione per la conservazione confidenziale dei log degli Amministratori di Sistema, dati, documenti, immagini audio/video ed ulteriori log in conformitĂ a quanto stabilito dal Garante della Privacy.

i risultati del progetto sono stati fondamentali dal punto di vista del consolidamento della â&#x20AC;&#x153;experteeseâ&#x20AC;? maturata nella gestione di una realtĂ complessa che ha deciso di affrontare globalmente la gestione documentale sia in termini di disponibilitĂ funzionale, sia per lâ&#x20AC;&#x2122;ampiezza della tipologia dei documenti trattati.

WAM Nature rappresenta un esempio concreto di valore aggiunto per il Cliente che, con un investimento contenuto, ha raggiunto in breve tempo risultati importanti.

Alcuni dei vantaggi operativi ottenuti sono: JHVWLRQH SL HIĂ&#x20AC;FLHQWH GHOOH ULsorse interne, organizzando e valorizzando il patrimonio aziendale di informazioni non strutturate; disponibilitĂ di tecnologie, competenze, know how e risorse piĂš TXDOLĂ&#x20AC;FDWH QRQ SUHVHQWL DOO¡LQWHUno dellâ&#x20AC;&#x2122;azienda; focalizzazione sul Core Business, delegando ad altri le operazioni JHVWLRQDOL HG LQFUHPHQWDQGR HIĂ&#x20AC;cienza e competitivitĂ ; maggiore sicurezza e salvaguardia nel trattamento dei dati (back up su diversi supporti informatici

e in siti diversi, disaster recovery, riservatezza e privacy); PDJJLRUH DJLOLWj H Ă HVVLELOLWj nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione aziendale e quindi risposte piĂš rapide e maggiore adattabilitĂ ai cambiamenti tecnologici e di mercato; razionalizzazione e condivisione delle informazioni aziendali in modo semplice ed immediato garantendo la piena aderenza alle normative legislative in materia; creazione di un archivio gestibile e semplice da consultare, riducendo i costi generali di gestione e migliorando qualitativamente le attivitĂ ; UHFXSHUR GL VSD]L Ă&#x20AC;VLFL FRPPHUciali grazie allâ&#x20AC;&#x2122;eliminazione dei vecchi ed ingombranti archivi cartacei (riduzione della produzione di carta a valore giuridicoĂ&#x20AC;VFDOH

Fino ad oggi le fatture EDI non venivano protocollate per lâ&#x20AC;&#x2122;eccessivo â&#x20AC;&#x153;time spendingâ&#x20AC;?. La procedura di archiviazione ottica ha permesso di protocollare e rendere agevole il reperimento di tali documenti negli archivi, operazione che in precedenza avrebbe comportato tempi VLJQLĂ&#x20AC;FDWLYL DQFKH SHU OD ULFHUFD GL un solo documento. iged.it 01.2010

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Una sintetica descrizione dell’orJDQL]]D]LRQH GHL ÁXVVL SHUPHWWH GL FDSLUH DOWUL ´WLPH VDYLQJµ FKH VRQR VWDWL RWWHQXWL GDOO·LQWURGX]LRQH GHOOD SURFHGXUD GL DUFKLYLD]LRQH RWWLFD ,QROWUH OD SURFHGXUD UHQGH LQÀQLWDPHQWH SL OHJJHUR LO ODYRUR SHU OH

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VRFLHWj VRWWRSRVWH D UHYLVLRQH FRQWDELOH DL UHYLVRUL YLHQH IRUQLWR XQ OLQN DO GDWDEDVH H OD ULFHUFD H VWDPSD YLHQH VYROWD DXWRQRPDPHQWH GDL UHYLVRUL

ALBERTO BERTI

'LUHWWRUH *HQHUDOH GL )DEHU 6\VWHP

G N I T E K R A M L I A M E T C E R DI

55.000 49.000 100.000 70.000

DI CUI

DI CUI

AZIENDE, ITALIANE CONTATTI EMAIL, ITALIANI

9^g^\Zci^ Y^ dg\Vc^ooVo^dc^ ejWWa^X]Z Z eg^kViZ cZaaZ VgZZ bVg`Zi^c\! XdbbZgX^VaZ! hZgk^o^ \ZcZgVa^0 gZhedchVW^a^ YZ^ h^hiZb^ ^c[dgbVi^k^ cZ^ hZiidg^ YZaaZ Vhh^XjgVo^dc^! WVcX]Z! Zci^ ejWWa^X^! \gVcYZ Y^hig^Wjo^dcZ Va^bZciVgZ Z cdc ! hiVbeV! iZaZXdbjc^XVo^dc^! cdcX] deZgVidg^ YZ^ hZiidg^ WVX` d[ÒXZ Z [gdci d[ÒXZ# 6 kdaiZ! edX]^ cjbZg^ kVa\dcd e^ Y^ bdaiZ eVgdaZ# HZ kdaZiZ hVeZgcZ Y^ e^ ! XdciViiViZX^ V^ g^[Zg^bZci^ ^c XVaXZ Z hVgZbd a^Zi^ Y^ ^ck^Vgk^ ^a cdhigd a^hi^cd#

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ESPERIENZE

La scelta strategica di Content Management di Reale Mutua Assicurazioni La divisione Sinistri del Gruppo Reale Mutua adotta la piattaforma di document management enterprise di EMC per migliorare i processi, contenere i costi e diminuire i rischi correlati alla gestione dei documenti MASSIMILIANO GRASSI

Ad oltre 180 anni dalla sua fondazione, Reale Mutua Assicurazioni è la piĂš grande societĂ di assicurazioni italiana in forma di mutua con quasi un milione e mezzo di soci/assicurati ai quali offre un innovativo ventaglio di proposte adatte a soddisfare tutte OH HVLJHQ]H DVVLFXUDWLYH H Ă&#x20AC;QDQ]LDULH Lâ&#x20AC;&#x2122;azienda controlla altre 4 compagnie in Italia e in Spagna ed è a capo del Gruppo Reale Mutua, che è tra i priPL JUXSSL DVVLFXUDWLYL QD]LRQDOL Reale Mutua Assicurazioni è presente nel nostro Paese con circa 350 Agenzie, mentre lâ&#x20AC;&#x2122;intero Gruppo Reale Mutua, attivo anche nel settore immobiliare e LQ TXHOOR GHL VHUYL]L EDQFDUL H Ă&#x20AC;QDQ]LDUL QH FRQWD TXDVL IL PROGETTO GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALE

GiĂ a metĂ del 2007 uno studio organizzativo interno, richiesto dalle stesse unitĂ di business, evidenzia la necessitĂ di implementare una piattaforma di Content Management a livello enterprise per soddisfare lâ&#x20AC;&#x2122;esigenza di un approccio strategico e globale alla JHVWLRQH GHOOH LQIRUPD]LRQL Le risultanze dello studio portano lâ&#x20AC;&#x2122;azienda ad avviare il Progetto GDD (Gestione Documentale Digitale) implementando un sistema di gestione documentale veloce, semplice e aggiornabile, integrato, ove necessario, con i sistemi applicativi gestionali, DYHQGR O¡RELHWWLYR GL VHPSOLĂ&#x20AC;FDUH L

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processi ed eliminare le attivitĂ improduttive relative alla distribuzione, DUFKLYLD]LRQH H ULFHUFD GHL GRFXPHQWL Un sistema che rappresenti un concreto vantaggio realmente percepito dagli utilizzatori, generando recuperi GL HIĂ&#x20AC;FLHQ]D H ULVSDUPLR Lâ&#x20AC;&#x2122;esigenza era quindi quella di individuare nel mercato la soluzione di Enterprise Content Management tecnologicamente piĂš adatta per le QHFHVVLWj GHO *UXSSR 'RSR XQD SULma selezione che ha ridotto notevolmente lâ&#x20AC;&#x2122;elenco dei possibili fornitori, la valutazione è proseguita attraverso un POC (Proof of Concept) per veULĂ&#x20AC;FDUH OD UHDOH YDOLGLWj GHOOH VROX]LRQL QHOO¡DPELHQWH HVLVWHQWH Il processo di software selection si è quindi concluso con la scelta della piattaforma EMC Documentum, che piĂš delle altre ha soddisfatto i criteri GHĂ&#x20AC;QLWL GD 5HDOH 0XWXD /D VROX]LRQH q VWDWD GHĂ&#x20AC;QLWLYDPHQWH LPSOHPHQWDWD QHO â&#x20AC;&#x153;Allâ&#x20AC;&#x2122;inizio di questâ&#x20AC;&#x2122;anno (2009, ndr) spiega il Dottor Giuseppe Cuniberto, responsabile sviluppo software del Gruppo Reale Mutua Assicurazioni - abbiamo messo in campo il primo progetto strategico relativo alla soluzione di content management: la completa gestione documentale della divisione Sinistri. Dal momento che il nostro approccio è orientato allâ&#x20AC;&#x2122;insourcing, esternalizzando solo la parte liquidativi, il fattore tecnologico diventa quindi determinante per una corretta, fun-

zionale e tempestiva gestione dellâ&#x20AC;&#x2122;operativitĂ e del controllo di processoâ&#x20AC;?.

LE CRITICITĂ&#x20AC; DELLA GESTIONE CARTACEA DELLA DIVISIONE SINISTRI

La massa critica di documenti che la divisione Sinistri si trova a gestire è enorme e le fonti da cui provengono sono estremamente variegate e complesse: clienti, periti, agenzie, oltre a tutte le applicazioni di gestione sinistri interne allâ&#x20AC;&#x2122;azienda che producono e VWDPSDQR GRFXPHQWL 8QD PROWHSOLcitĂ di documenti e informazioni che comporta una serie di problematiche legate ad esempio alla ricerca dei e sui fascicoli, alla spedizione e alla gestione delle pratiche, a volte non allineate, DJJLRUQDWH R FRUUHWWH Stime approssimative, ma sicuramente per difetto, hanno evidenziato che ogni addetto coinvolto nella lavorazione delle pratiche impegna almeno 30 minuti al giorno per sbrigare operazioni improduttive come stampare, fotocopiare e spedire i documenti, recuperarli e archiviarli, inviarli tramiWH ID[ H DOWUR DQFRUD Considerando il numero totale di DGGHWWL GHJOL XIĂ&#x20AC;FL FHQWUDOL H GHOOH agenzie, coinvolti nella gestione delle pratiche, risulta che il costo annuale da addebitare a queste attivitĂ improGXWWLYH VL DYYLFLQD DL PLOLRQL GL (XUR A questi si aggiungono i costi - cifra decisamente inferiore alla preceden-

I PRINCIPALI BENEFICI DisponibilitĂ e accesso ai documenti in tempo reale Riduzione dei tempi di accesso alle informazioni e di quelli di liquidazione pratiche Garanzia del rispetto dei termini di legge.

Eliminazione delle attivitĂ di riproduzione e trasmissione dei documenti da/ verso le unitĂ operative.

Diminuzione delle richieste fascicoli cartacei Mantenimento delle caratteristiche originarie dei contenuti (es. fotografie danno) Diminuzione degli spazi fisici destinati allâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione dei fascicoli Memorizzazione delle informazioni in unico repository gestito in maniera ottimizzata Creazione, archiviazione e distribuzione controllata e sicura dei documenti Rapido recupero dei dati pregressi (es. riapertura sinistri)

WH PD FRPXQTXH VLJQLĂ&#x20AC;FDWLYD GL HYHQWXDOL VDQ]LRQL GRYXWH DO PDQFDWR ULVSHWWR GHL WHUPLQL GL OHJJH SHU O¡LP SRVVLELOLWj GL SURGXUUH L GRFXPHQWL LQ WHPSR XWLOH SHU HVSOHWDUH JOL REEOLJKL OHJLVODWLYL $OWUH FULWLFLWj VRQR OHJDWH DOOD VLFXUH]]D GHOOH LQIRUPD]LRQL LPSRVVLELOH GD VRGGLVIDUH FRQ SUDWL FKH FDUWDFHH DO PDQWHQLPHQWR GHOOH FDUDWWHULVWLFKH RULJLQDOL GHL FRQWHQXWL TXDOL DG HVHPSLR OH IRWRJUDĂ&#x20AC;H GHL GDQQL H DOO¡HOLPLQD]LRQH GHOOH SRV VLELOLWj GL XVXUD R VPDUULPHQWR GHOOH SUDWLFKH LA DISPONIBILITĂ&#x20AC; IMMEDIATA DELLA DOCUMENTAZIONE

/¡LPSOHPHQWD]LRQH GHOOD SLDWWDIRUPD (0& 'RFXPHQWXP SHU OD JHVWLRQH VLQLVWUL VL q ULYHODWD TXLQGL RWWLPDOH H SHUIHWWDPHQWH LQ OLQHD FRQ OH HVLJHQ]H VWUDWHJLFKH GL 5HDOH 0XWXD UHQGHQGR GLVSRQLELOL LPPHGLDWDPHQWH L GRFX PHQWL LQ IRUPDWR GLJLWDOH H HOHYDQGR LO OLYHOOR GL VLFXUH]]D ,O UROORXW VXOOD GLUH]LRQH VLQLVWUL q VWDWR SLDQLĂ&#x20AC;FDWR SHU OD Ă&#x20AC;QH GHO H GDOOD PHWj GHO WXWWL JOL DWWRUL GHOOD Ă&#x20AC;OLHUD SR WUDQQR DFFHGHUH DOOD SLDWWDIRUPD GDOOD UHWH GL DJHQ]LH â&#x20AC;&#x153;Un vantaggio concreto e percepito sin da subito dalla struttura è oggi la disponibilitĂ immediata dei documenti su tutto il territorio nazionale, grazie anche allâ&#x20AC;&#x2122;integrazione degli applicativi preesistenti con la piattaforma EMC Documentum. Il sistema garantisce la ricerca per sinistro, quella di tipo libero, la navigazione allâ&#x20AC;&#x2122;interno della tassonomia VLQLVWUL OD QRWLĂ&#x20AC;FD DXWRPDWLFD GL RJQL QXRvo documento pubblicato, la possibilitĂ di

allegare facilmente documenti di un sinistro QHO FRVLGGHWWR IDVFLFROR GLJLWDOH H OD PRGLĂ&#x20AC;FD Ă HVVLELOH GHL PHWDGDWL GHL GRFXPHQWL /D soluzione garantisce inoltre sicurezza e privacy riducendo nel contempo il rischio di incorrere in citazioni e sanzioni per il mancato rispetto dei termini di legge sui tempi di liquidazione delle praticheâ&#x20AC;? VLQWHWL]]D LO 'RWWRU &XQLEHUWR UNA PIATTAFORMA DI CONTENT MANAGEMENT AL SERVIZIO DI TUTTE LE APPLICAZIONI

,O 5LWRUQR VXOO¡LQYHVWLPHQWR QHOOD SLDWWDIRUPD GL &RQWHQW 0DQDJHPHQW q YDOXWDELOH GD GLYHUVL SXQWL GL YLVWD OD ULGX]LRQH GHL WHPSL GL JHVWLRQH GHOOH SUDWLFKH O¡RWWLPL]]D]LRQH GHL WHPSL GL OLTXLGD]LRQH GHL VLQLVWUL O¡HIĂ&#x20AC;FLHQ]D H LO FRVWR PHGLR SHU RJQL VLQJROD RSH UD]LRQH â&#x20AC;&#x153;Prima dellâ&#x20AC;&#x2122;adozione di EMC Documentum, ogni centro liquidazione danni, solo per citare un esempio, impiegava almeno due ore al giorno nella sola ricerca e movimentazione di documentiâ&#x20AC;? commen WD LO 'RWWRU &XQLEHUWR IL SUPPORTO DI SQUARE REPLY

)RQGDPHQWDOH LO UXROR GHO 3DUWQHU 6TXDUH 5HSO\ DOO¡LQWHUQR GHO SURJHW WR â&#x20AC;&#x153;Rispetto alla criticitĂ e alla strategicitĂ dellâ&#x20AC;&#x2122;applicazione sinistri abbiamo lavorato su un commitment ben preciso da parte del clienteÂľ DIIHUPD &LUR 3HUUXFFL &(2 GHOOD VRFLHWj ´/D VHPSOLFLWj GL FRQĂ&#x20AC;JXUD]LRQH GHOOD SLDWWDIRUPD (0& Documentum ci ha consentito il rilascio del primo progetto pilota in soli tre mesi e PH]]R 1RQ q VWDWR QHFHVVDULR PRGLĂ&#x20AC;FDUH OH

applicazioni esistenti e gli utenti dispongono oggi di un nuovo front-end di ricerca ottimizzata dei documenti. A breve anche la rete degli agenti, sebbene caratterizzata da una complessitĂ maggiore, potrĂ godere di tutti i EHQHĂ&#x20AC;FL RIIHUWL GDOOD SLDWWDIRUPD (0&Âľ /D VFHOWD GL (0& 'RFXPHQWXP FRQ VHQWH D 5HDOH 0XWXD GL IURQWHJJLDUH FRQ DVVROXWD WUDQTXLOOLWj TXDOXQTXH QXRYR VYLOXSSR DSSOLFDWLYR 6RQR JLj DOOR VWXGLR LQIDWWL OD JHVWLRQH GRFX PHQWDOH GHJOL HVWUDWWL FRQWL GHL FOLHQWL H GHJOL DVVHJQL GL WUDHQ]D OH FDX]LRQL L WUDWWDWL GL ULDVVLFXUD]LRQH OD JHVWLR QH GHL GRFXPHQWL UHODWLYL DL PDQGDWL DJHQ]LDOL H OH SROL]]H XQ SURJHWWR TXHVW¡XOWLPR GHFLVDPHQWH VWUDWHJLFR PROCESSI, COSTI E RISCHI SOTTO CONTROLLO

,O PLJOLRUDPHQWR GHL SURFHVVL q FRLQ FLVR FRQ OD GLVSRQLELOLWj GHL GRFX PHQWL LQ WHPSR UHDOH OD ULGX]LRQH GHL WHPSL GL DFFHVVR DOOH LQIRUPD]LRQL LO UDSLGR UHFXSHUR GHL GDWL O¡HOLPLQD]LR QH GL WXWWH OH DWWLYLWj GL ULSURGX]LRQH /D GLJLWDOL]]D]LRQH GHL GRFXPHQWL HVRJHQL FDUWDFHL EDVDWD VX WHFQRORJLD (0& &DSWLYD SHUPHWWH OD FODVVLĂ&#x20AC; FD]LRQH DXWRPDWLFD GHL GRFXPHQWL LO WUDWWDPHQWR LPPDJLQL SHU SUHVHU YDUQH OH FDUDWWHULVWLFKH RULJLQDULH LO ULFRQRVFLPHQWR H O¡HVWUD]LRQH GHOOH LQIRUPD]LRQL GDL EDUFRGH JDUDQWHQGR XQ¡DVVRFLD]LRQH DXWRPDWLFD H VHQ]D HUURUL GHOOH LQIRUPD]LRQL LQ LQJUHVVR DOOH SUDWLFKH GLJLWDOL GL ULIHULPHQWR ´$EELDPR GLPLQXLWR JOL VSD]L Ă&#x20AC;VLFL SHU lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione dei fascicoli ed abbattuto in maniera drastica i costi relativi ad attivitĂ legate ai processi tradizionalmente basati su informazioni cartacee FRQFOXGH LO 'RWWRU &XQLEHUWR /D PHPRUL]]D]LRQH delle informazioni in unico repository documentale consente di soddisfare criteri ottimali di sicurezza e salvataggio dei contenutiâ&#x20AC;?.

MASSIMILIANO GRASSI

Marketing Manager Content 0DQDJHPHQW $UFKLYLQJ GL (0& &RPSXWHU 6\VWHPV ,WDOLD 6 S $

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(63(5,(1=(

Trivella costruzioni snellisce le procedure di archiviazione dei documenti Conservati digitalmente, nel solo 2009, 50.000 fogli di carta e ridotto notevolmente il numero di stampe e fotocopie

MASSIMILIANO GRIPPALDI

UN POâ&#x20AC;&#x2122; DI STORIA

Trivella è societĂ che vanta una storia secolare nella manutenzione, nel recupero e nel restauro conservativo; la sua attivitĂ comincia, infatti, nella seconda metĂ del Seicento, quando Antonio e Francesco 7ULYHOOD Ă&#x20AC;UPDYDQR JOL VWXFFKL GHOOD &KLHVD GL 6 0LFKHOH D %DPEHUJD LQ Germania.

Questa sua solida base storica e culturale ben si sposa con la continua ricerca nelle nuove possibilità RIIHUWH GDO SURJUHVVR WHFQRORJLFR che, per una realtà che lavora sia con le aziende sia con la Pubblica Amministrazione, è di vitale importanza. /D QRUPDWLYD H OH UHJRODPHQWD]LRQL YLJHQWL LQ TXHVWR VHWWRUH VRQR PROWR ULJLGH H L GRFXPHQWL QHFHVVDUL DOOD JHVWLRQH GHJOL LQWHUYHQWL HGLOL]L sono molti, di formato diverso e, inoltre, sono consultati da piÚ aree aziendali per periodi che vanno dai 3 mesi a oltre due anni, a seconda GHOO¡HQWLWj GHO SURJHWWR 3HUFLz 7ULYHOOD q WHQXWD D JHVWLUH XQ JUDQGH numero di documenti dei formati SL GLYHUVL HG HWHURJHQHL Tutto il personale coinvolto nei proJHWWL ² VHJUHWHULD WHFQLFD JHRPHWUL architetti, responsabili di cantiere e GDOO¡DPPLQLVWUD]LRQH ² KD OD QHFHVsità di consultare frequentemente

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la documentazione, costituita da GLVHJQL VSHFLĂ&#x20AC;FKH WHFQLFKH EROOH GL FRQVHJQD IDWWXUH FRUULVSRQGHQ]D )LQR DO OD JHVWLRQH GHL GRcumenti prevedeva lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione LQ IRUPD FDUWDFHD FRQ UDFFRJOLWRUL strutturati in cartelle, con evidente dispendio di tempo in sede di archiviazione e consultazione.

LA NECESSITĂ&#x20AC; DI RINNOVARE IL PROCESSO DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

Pur avendo ottenuto, nel 2000, una FHUWLĂ&#x20AC;FD]LRQH ,62 FKH SUHYHdeva un preciso processo di archiYLD]LRQH QHO 9LUJLQLR 7ULYHOOD Direttore della societĂ , ha iniziato a HVSORUDUH OH PRGDOLWj GL XQD JHVWLRQH GHL GRFXPHQWL GLJLWDOH SHU DYHUH un sistema di consultazione piĂš HIĂ&#x20AC;FLHQWH 4XHVWD GHFLVLRQH q VWDWD SUHVD DQFKH D VHJXLWR GHOO¡DYYLR GHO SURJHWWR ´7HUUD&LHORÂľ SHU OD FRstruzione di un complesso residen]LDOH HFRORJLFR QHL SUHVVL GL 0LODQR FKH DYUHEEH JHQHUDWR XQ¡HOHYDWD TXDQWLWj GL GRFXPHQWL SHU XQ OXQJR periodo di consultazione, superiore ai 4 anni. ,O SURJHWWR 7HUUD&LHOR q SDUWLcolarmente articolato e prevede lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione e lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo di diverse PLJOLDLD GL GRFXPHQWL ,QL]LDOPHQWH

si è pensato di utilizzare uno scanQHU JLj SUHVHQWH QHOOD GRWD]LRQH informatica di Trivella, ma questo si è presto rivelato inadatto alla neFHVVLWj H GL FRQVHJXHQ]D OD VRFLHWj di costruzioni ha preso la decisione GL ULYROJHUVL D XQ¡D]LHQGD VSHFLDOL]zata.

Lâ&#x20AC;&#x2122;attivitĂ di realizzazione del sistema informativo aziendale è stata DIĂ&#x20AC;GDWD D ´6WUXWWXUD ,QIRUPDWLFDÂľ ULYHQGLWRUH LQ ,WDOLD GHOOH WHFQRORJLH )XMLWVX FKH KD SURYYHGXWR al potenziamento della dotazione KDUGZDUH HVLVWHQWH VHUYHU H FOLHQW DOOD ULRUJDQL]]D]LRQH GHOOH ORJLFKH GL VDOYDWDJJLR GHL GRFXPHQWL VXO VHUYHU H DOOD GHĂ&#x20AC;QL]LRQH GL QXRYH UHJROH SHU OD GHQRPLQD]LRQH GHL GRFXPHQWL GLJLWDOL COME SI RINNOVA IL PROCESSO DI GESTIONE DOCUMENTALE

La parte piÚ importante nel processo di innovazione è stata la scelta del prodotto per la scansione: dopo un attento esame del tipo e dimensione dei documenti cartacei, e della frequenza di arrivo, è stato deciso di installare uno scanner )XMLWVX 6FDQ6QDS 6 $G RJJL VRQR VWDWL GLJLWDOL]]DWL ROWUH documenti, suddivisi in cinque racFRJOLWRUL ROWUH DL FDSLWRODWL UHODWLYL

a commesse e gare dâ&#x20AC;&#x2122;appalto, che spesso raggiungono le 200 pagine di volume.

Grazie al sistema di archiviazione con protocollo, ogni lavoro ha un codice di archiviazione (un numero progressivo). A seguito della scansione ogni documento viene clasVLĂ&#x20AC;FDWR FRQ XQ QRPH H DUFKLYLDWR automaticamente nella cartella desiderata. I documenti che richiedono unâ&#x20AC;&#x2122;approvazione passano prima nella cartella del responsabile che YLVWD LO GRFXPHQWR FRQ XQD Ă&#x20AC;UPD elettronica e lo archivia in una cartella â&#x20AC;&#x153;read-onlyâ&#x20AC;? dove il documento QRQ SXz SL HVVHUH PRGLĂ&#x20AC;FDWR Attualmente, Struttura Informatica sta lavorando per rendere disponibile - ai responsabili di progetto e agli addetti ai lavori di Trivella - lâ&#x20AC;&#x2122;accesso agli archivi digitali. Parte del processo prevede inoltre la digitaOL]]D]LRQH GHO WUDIĂ&#x20AC;FR GHL ID[ VLD LQ entrata sia in uscita.

I VANTAGGI

Lo scanner è stato subito apprezzato per le ridotte dimensioni, la velocitĂ di scansione fronte/retro e la semplicitĂ di utilizzo. Per facilitare il processo di acquisizione e archiviazione nei PC collegati allo scanner, è stata aggiunta una scheda video dual head, che permette lâ&#x20AC;&#x2122;estensione del desktop su due monitor. Con questa semplice soluzione lâ&#x20AC;&#x2122;operatore ha la possibilitĂ di visualizzare su uno schermo il documento digitalizzato e di scegliere la cartella in cui salvare il documento in formato pdf sullâ&#x20AC;&#x2122;altro, attribuendo il nome LQ EDVH DOOH UHJROH GHĂ&#x20AC;QLWH Oggi, il 90% dei documenti è gestito con una procedura di scansione e archiviazione immediata: una volta effettuata lâ&#x20AC;&#x2122;acquisizione di uno o piĂš documenti anche di formato diverso, viene immediatamente FUHDWR XQ Ă&#x20AC;OH 3') FKH VL VDOYD DX-

tomaticamente sul server, mentre i documenti cartacei di rilevanza OHJDOH R Ă&#x20AC;VFDOH VRQR FRPXQTXH DUFKLYLDWL Ă&#x20AC;VLFDPHQWH QHL UDFFRJOLWRUL La disponibilitĂ in rete dei documenti digitalizzati ha reso piĂš semplici le procedure di controllo. â&#x20AC;&#x153;BenchĂŠ le normative richiedano lâ&#x20AC;&#x2122;archYLD]LRQH Ă&#x20AC;VLFD GHL GRFXPHQWL FDUWDFHL 7ULYHOOD &RVWUX]LRQL KD DYXWR QXPHURVL YDQWDJJL GDOO¡LQVWDOOD]LRQH GHJOL 6FDQ6QDS 6 Âľ afferma Virginio Trivella, direttore dellâ&#x20AC;&#x2122;azienda. ´,QQDQ]LWXWWR XQ QRWHYROH ULVSDUPLR GL WHPSR ,QROWUH VL q ULGRWWR GUDVWLFDPHQWH O¡XWLOL]]R GHOOD FDUWD H LO QXPHUR GL VWDPSH H IRWRFRSLHÂľ.

Lâ&#x20AC;&#x2122;azienda stima di avere conservato digitalmente, nel solo 2009, 50.000 fogli di carta e di avere ridotto il numero di stampe e copie da 220.000 a 160.000, con un risparmio di oltre il 27%. ,QĂ&#x20AC;QH PD QRQ PHQR LPSRUWDQWH VL è assistito a una notevole riduzione degli errori umani: grazie al fatto che tutti i documenti circolano in IRUPDWR HOHWWURQLFR LO Ă XVVR GL lavoro è infatti diventato molto piĂš semplice e sicuro.

MASSIMILIANO GRIPPALDI Lo ScanSnap S510

3DUWQHU 0DQDJHU 3)8 ,PDJLQJ Solutions SpA

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SPECIALE OMAT

Omat Milano: i dati aziendali diventano energia Torna OMAT, la principale mostra convegno italiana dedicata alla gestione elettronica di documenti e informazioni; appuntamento a Milano il 30 marzo e 31 marzo. www.omat360.it/mi10 STEFANO FORESTI

Uno studio di IDC (leader mondiale nellâ&#x20AC;&#x2122;ambito della ricerca nei settori dellâ&#x20AC;&#x2122;information technology) prevede che le informazioni digitali create a livello mondiale raggiungeranno, nel 2011, lâ&#x20AC;&#x2122;enorme cifra di 1.8 Zettabyte (migliaia di Esabyte).

Tra queste, il 30% sarĂ generato direttamente dallâ&#x20AC;&#x2122;attivitĂ di aziende e organizzazioni, ma oltre lâ&#x20AC;&#x2122;80% sarĂ comunque di loro competenza. Ă&#x2039; TXLQGL HYLGHQWH FRPH OD YHUD VĂ&#x20AC;GD di questo secolo sia riuscire a gestire H FRQVHUYDUH LQ PRGR HIĂ&#x20AC;FLHQWH TXHsta â&#x20AC;&#x153;valanga digitaleâ&#x20AC;? e impiegare nel PRGR SL HIĂ&#x20AC;FDFH L GDWL JHQHUDWL )DWWXUH WHVWL HPDLO FHUWLĂ&#x20AC;FDWL RUGLQL immagini e video fanno ormai parte a pieno titolo del patrimonio aziendale: un patrimonio tanto vasto quanto, spesso, male utilizzato.

Per capire come incanalare e sfruttaUH DO PHJOLR LO Ă XVVR GL GDWL GLJLWDOL che ogni azienda crea e riceve ogni giorno, torna lâ&#x20AC;&#x2122;appuntamento con OMAT, lâ&#x20AC;&#x2122;evento che dal 1990 riunisce aziende, istituzioni, accademici, utenti ed esperti per discutere attorno allo stesso tavolo.

La prossima edizione di OMAT si terrĂ a Milano il 30 e 31 marzo presso lâ&#x20AC;&#x2122;Atahotel Executive.

Il sito Internet della manifestazione è www.omat360.it/mi10.

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Suddivisa in convegni, tavole rotonde e unâ&#x20AC;&#x2122;area espositiva, OMAT Milano UDSSUHVHQWD XQ DSSXQWDPHQWR Ă&#x20AC;VVR per tutti i professionisti del settore, unâ&#x20AC;&#x2122;occasione per fare il punto sullo stato della normativa italiana e internazionale, sulle migliori case history e sugli sviluppi futuri. Tra le novitĂ di questâ&#x20AC;&#x2122;anno, recentemente il Consiglio dei Ministri ha approvato il nuovo Codice dellâ&#x20AC;&#x2122;Amministrazione Digitale, uno dei pilastri su cui poggia il disegno di modernizzazione e digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Come riportato in una nota del Governo, le principali novitĂ riguardano: riorganizzazione delle pubbliche amministrazioni attraverso O¡LVWLWX]LRQH GL XQ XIĂ&#x20AC;FLR XQLFR responsabile delle attivitĂ ICT, la razionalizzazione organizzativa e informatica dei procedimenti, lâ&#x20AC;&#x2122;introduzione del protocollo informatico e del fascicolo elettronico; VHPSOLĂ&#x20AC;FD]LRQH GHL UDSSRUWL FRQ i cittadini e con le imprese attraverso lâ&#x20AC;&#x2122;introduzione di forme di pagamenti informatici, lo scambio di dati tra imprese e PA, la diffusione e lâ&#x20AC;&#x2122;uso della PEC, lâ&#x20AC;&#x2122;accesso DL VHUYL]L LQ UHWH O¡XWLOL]]R GHOOD Ă&#x20AC;Uma digitale, la dematerializzazione dei documenti e lâ&#x20AC;&#x2122;arricchimento

dei contenuti dei siti istituzionali in termini di trasparenza; sicurezza e lo scambio dei dati attraverso la predisposizione, in caso di eventi disastrosi, di piani di emergenza per garantire la continuitĂ operativa nella fornitura di servizi e lo scambio di dati tra PA e cittadini. Ă&#x2C6; in arrivo il Decreto attuativo per la fatturazione elettronica nei confronti GHOOD 3$ FKH GHĂ&#x20AC;QLVFH PRGDOLWj H tempi con cui pubbliche amministrazioni centrali e fornitori dello Stato dovranno adeguarsi: un importante passo avanti nel processo normativo italiano, che verrĂ analizzato a OMAT con lâ&#x20AC;&#x2122;apporto dei legislatori coinvolti e messo in relazione con la situazione internazionale. Sono attesi a breve anche il DPCM contenente le regole tecniche per la conservazione della memoria digitale e il Decreto /HJLVODWLYR FRQ OH PRGLĂ&#x20AC;FKH DO &Rdice dellâ&#x20AC;&#x2122;amministrazione digitale richieste dalla legge 69/2009.

Inoltre, si discuteranno i temi legati al Disegno di Legge â&#x20AC;&#x153;Disposizioni LQ PDWHULD GL VHPSOLĂ&#x20AC;FD]LRQH GHL UDSporti della Pubblica amministrazione con cittadini e impreseâ&#x20AC;?, il quale prevede, oltre alla riscrittura dellâ&#x20AC;&#x2122;articolo 2215 - bis (Documentazione informatica) del CC che ha generato tanti

I CONVEGNI DI OMAT MILANO 2010 MartedĂŹ 30 marzo - primo giorno MATTINA

I DATI DIGITALI: Lâ&#x20AC;&#x2122;ENERGIA DELLA TUA AZIENDA POMERIGGIO

SANITĂ&#x20AC; DIGITALE: APPLICAZIONI, SERVIZI, ESPERIENZE E PROSPETTIVE

DEMATERIALIZZARE: COME FARE - APPLICAZIONI E SERVIZI CASI PRATICI OUTSOURCING SI O NO

PROTEGGERE E CONSERVARE LA MEMORIA DIGITALE: STRATEGIE E STANDARD

MercoledĂŹ 31 marzo - secondo giorno MATTINA

LA NORMATIVA ITALIANA PER UN CORRETTO USO DELLE INFORMAZIONI DIGITALI

OTTIMIZZARE LE RISORSE: VIRTUALIZZAZIONE, CLOUD COMPUTING CONVENZIONI, FINANZIAMENTI, SUPPORTO ALLA FORMAZIONE â&#x20AC;Ś

CONSERVARE IN MODO SICURO LE INFORMAZIONI DIGITALI: APPLICAZIONI E TECNOLOGIE

FATTURAZIONE ELETTRONICA: CASI PRATICI, NORME E PROSPETTIVE ITALIANE ED EUROPEE

problemi e dubbi, norme relative alla conservazione delle cartelle cliniche, alla ricetta medica elettronica, alla pagella elettronica e alla digitalizzazione della Giustizia.

Sul sito Internet www.omat360.it/ mi10 sono disponibili le agende dettaJOLDWH H L SURĂ&#x20AC;OL GHOOH D]LHQGH SUHVHQWL Grazie al contributo di espositori, sponsor e partner, la partecipazione è gratuita previa iscrizione su www. omat360.it/iscrizione.

POMERIGGIO

anze con altre organizzazioni nazionali, per far fronte alla crescente richiesta di soluzioni automatizzate e semplici per la gestione dei documenti. Sempre collegata con i colleghi europei, in Italia offre una piĂš vasta gamma di soluzioni, dallâ&#x20AC;&#x2122;automazione degli iter delle pratiche ZRUNĂ RZ DOOD ULVHUYDWH]]D H FRQWUROOR GHO Ă XVVR FRQ Ă&#x20AC;UPH HOHWWURQLFKH VFKHde magnetiche, impronte biometriche, SRVWD FHUWLĂ&#x20AC;FDWD H FRQFOXGHQGR FRQ O¡DUFKLYLD]LRQH VRVWLWXWLYD FHUWLĂ&#x20AC;FDWD

affermato fornitore Business Service Management con unâ&#x20AC;&#x2122;eccezionale esperienza nella gestione di informazioni, metadati, applicazioni, infrastrutture, prestazioni e operazioni, nonchĂŠ nelle tecnologie per lâ&#x20AC;&#x2122;erogazione di servizi e assistenza. ASG consente ai clienti di ridurre i costi, migliorare il servizio al cliente e diminuire i rischi. Fondata nel 1986, ASG è una societĂ privata con sede a Naples, Florida, USA, con oltre Ă&#x20AC;OLDOL LQ WXWWR LO PRQGR

ASG presenterĂ a OMAT Milano le proprie soluzioni di Information Management, che consentono alle organizzazioni di ridurre drasticamente i costi e la complessitĂ associati alla crescita esponenziale delle informazioni digitali in tutta lâ&#x20AC;&#x2122;azienda. Offriamo una suite completa di software che permette a unâ&#x20AC;&#x2122;impresa di controllare completamente lâ&#x20AC;&#x2122;acquisizione, la conservazione, lâ&#x20AC;&#x2122;analisi, lâ&#x20AC;&#x2122;accesso, la distribuzione e la disposizione delle informazioni in tutta la sua organizzazione. ASG fornisce soluzioni software a oltre lâ&#x20AC;&#x2122;85% delle maggiori aziende mondiali ed è un

La crescita del mercato documentale che ci vede protagonisti ci ha piacevolmente suggerito lâ&#x20AC;&#x2122;idea di raggruppare in unâ&#x20AC;&#x2122;unica location tutte le aziende che compongono il Gruppo %0 3/$1(7$ 1XRYL XIĂ&#x20AC;FL FRPmerciali e amministrativi, ampliamento Server Farm e potenziamento del team R&S sono i principali elementi di novitĂ che caratterizzano la nostra societĂ a partire dal mese di Marzo 2010. La soddisfazione mostrata dai nostri clienti, di cui ci sarĂ una breve ma preziosa testimonianza nella sessione dedicata di OMAT Milano 2010, ci vede sempre piĂš impegnati e motivati ad un maggio-

NOTIZIE IN ANTEPRIMA

La A.I.M. Fulmedia al prossimo OMAT presenterĂ le nuove soluzioni documentali, semplici ed economiche, ampiamente diffuse in Italia ed allâ&#x20AC;&#x2122;estero, anche tramite le sue consociate estere. Sempre orientata al mondo open-source Linux/Unix, vista la crescente richiesta di dematerializzazione della carta a tutti i livelli, la societĂ ha sviluppato una nuova versione del suo noto SKIPPER, anche su piattaforma Microsoft. Pertanto si è riorganizzata in una nuova sede piĂš ampia e piĂš vicina al mercato locale, creando una rete dâ&#x20AC;&#x2122;alle-

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re sviluppo delle sinergie coi partner per poter distribuire sul territorio nazionale il nostro contributo, frutto di meriteYROL H SURIRQGH ULĂ HVVLRQL H FRQIURQWL continui. Le nostre recenti evoluzioni tecniche dedicano una attenzione particolare alle piccole e medie imprese, non ultimo ai commercialisti consideUDWL ULIHULPHQWL VWUDWHJLFL H TXDOLĂ&#x20AC;FDWL /H caratteristiche principali della soluzione sono: completamente Web Based; operativitĂ automatizzata; senza impegno del personale; facilmente accessibile; programmabile; sempre disponibile.

Edok Srl è specializzata, da oltre un decennio, nella progettazione, sviluppo e distribuzione di piattaforme software e servizi in outsourcing per la Gestione Elettronica Documentale. Nel corso di OMAT Milano, la societĂ presenterĂ le proprie soluzioni rivolte alla grande, media e piccola azienda privata e agli enti pubblici. Il core business dellâ&#x20AC;&#x2122;azienda include la gestione dei documenti informatici, lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione documentale, la spedizione multicanale, la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica, il business process management, il protocollo informatico e la FRQVXOHQ]D JLXULGLFR Ă&#x20AC;VFDOH /¡RIIHUWD di Edok, in house o in outsourcing, si basa su tre componenti fondamentali: conoscenza normativa, alta specializzazione tecnologica e competenza nella riorganizzazione aziendale.

Edok è stata tra le prime aziende ad associarsi ad ANORC (Associazione Nazionale Operatori Responsabili della Conservazione). Edok si rivolge al mercato distribuendo direttamente i propri prodotti/servizi oppure tramite una rete di business partner.

Ad OMAT questâ&#x20AC;&#x2122;anno Faber System presenterĂ il servizio allâ&#x20AC;&#x2122;avanguardia WAM Service & Solution for SecureLog Administrator, che consente di adeguarsi a quanto stabilito dal Garante della Privacy in tema di sicurezza.

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WAM LOG tutela le aziende attraverso OD FUHD]LRQH GL ORJ VLFXUL H DIĂ&#x20AC;GDELOL FKH registrano gli accessi eseguiti dallâ&#x20AC;&#x2122;Amministratore di Sistema. Recentemente &RQĂ&#x20AC;QGXVWULD KD SUHPLDWR LO SURJHWWR WAM Nature per â&#x20AC;&#x153;la capacitĂ di sintesi tra competenze ICT e vocazione al rispetto dellâ&#x20AC;&#x2122;ambienteâ&#x20AC;? consentendo esclusivamente alle aziende interessate ai prodotti ed ai servizi offerti da Faber 6\VWHP GL DFFHGHUH DG XQ Ă&#x20AC;QDQ]LDmento agevolato per investire in archiviazione e conservazione sostitutiva.

Faber System propone al mercato logiche operative sia in house che in completo outsourcing di Archiviazione e Conservazione sostitutiva dei docuPHQWL Ă&#x20AC;VFDOL )DWWXUD]LRQH (OHWWURQLFD :RUNĂ RZ 0DQDJHPHQW H 'RFXPHQW Distribution (Posta, E-mail, Fax, SMS, PEC, Fattura Elettronica, EDI), progetti EDI, contraddistinte da â&#x20AC;&#x153;impatto zeroâ&#x20AC;? sia a livello IT che a livello Amministrativo.

Una trasformazione del business guidata dalle informazioni o â&#x20AC;&#x153;Information Led Transformationâ&#x20AC;? è la visione che Ibm ha della gestione ottimale delle informazioni; le soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) sono una componente essenziale di unâ&#x20AC;&#x2122;architettura di information management che include anche la gestione dei dati strutturati, le soluzioni di information integration e la business intelligence.

Nella vetrina di OMAT Ibm presenterĂ le novitĂ in ambito ECM, pensate proprio per consentire ad aziende ed istituzioni pubbliche di passare da una gestione â&#x20AC;&#x153;passivaâ&#x20AC;? dei contenuti, ad un utilizzo a diretto supporto della strategia aziendale, attraverso un legame forte con i principali processi di business e a supporto delle normative, interne ed esterne. Abbinando lâ&#x20AC;&#x2122;accuratezza delle informazioni fornite ad utenti e processi con lâ&#x20AC;&#x2122;analisi del loro valore di business si può ottenere molto di piĂš, fornendo informazioni utili al business, quali ad esempio la conoscenza di problemi non ancora noti o nuove opportunitĂ di mercato. Ibm sarĂ presente ad OMAT con tutte le novitĂ tecnologiche

Lâ&#x20AC;&#x2122;espressione â&#x20AC;&#x153;digitalizzareâ&#x20AC;? è ormai piuttosto nota anche ai non addetti ai lavori, dal momento che termini come digitalizzazione, e-Government e ďŹ rma digitale sono da alcuni anni tra le prioritĂ individuate nellâ&#x20AC;&#x2122;ambito del processo di modernizzazione intrapreso dalla Pubblica Amministrazione.

Tuttavia, considerando come punto di partenza i progetti di e-Government, in cui la digitalizzazione è una parte rilevante, oggi ci troviamo di fronte ad uno scenario molto disomogeneo. Nella galassia della PA ci sono giĂ alcune eccellenze, vere e proprie â&#x20AC;&#x153;stelleâ&#x20AC;? sul fronte della digitalizzazione, che però convivono con molti altri casi di insuccesso.

Nella maggior parte dei casi di successo, inoltre, la digitalizzazione ha riguardato i soli processi di back-ofďŹ ce, con un impatto molto basso o pressochĂŠ nullo sui cittadini.

Abbiamo quindi ora una situazione in cui convivono molteplici frammenti del â&#x20AC;&#x153;sistema digitaleâ&#x20AC;? scarsamente integrati, spesso incoerenti rispetto ad uno scenario procedurale e tecnologico comune e condiviso.

Per non perdere terreno e ottenere dei risultati tangibili ed efďŹ caci nella PA è fondamentale dare nuovo impulso allâ&#x20AC;&#x2122;evoluzione del concetto di e-Government, come abbiamo illustrato in un recente Studio di Accenture â&#x20AC;&#x153;From eGovernment to eGovernanceâ&#x20AC;?, â&#x20AC;&#x201C; verso il nuovo e piĂš ampio concetto di e-Governance. Ă&#x2C6; infatti necessario spostare lâ&#x20AC;&#x2122;attenzione verso il front-ofďŹ ce, ďŹ no ad arrivare in un prossimo futuro alle soluzioni â&#x20AC;&#x153;MyGovâ&#x20AC;?, in cui il cittadino-cliente avrĂ la possibilitĂ di accedere in via digitale a servizi pubblici sempre piĂš personalizzati.

Giovanni Procaccino, Responsabile System Integration per lâ&#x20AC;&#x2122;area Health & Public Service di Accenture

dellâ&#x20AC;&#x2122;offerta ECM, inclusa la nuova appliance IBM Information Archive - per archiviare in sicurezza informazioni strutturate e non - e le soluzioni sviluppate dai propri Business Partners.

In occasione del prossimo OMAT Milano verrĂ presentato Klaus Noproblem, un pacchetto composto da un hardware (scanner e server) e un software (gestione dei documenti) che consente lâ&#x20AC;&#x2122;acquisizione, lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione, la conservazione sostitutiva a norma di OHJJH FRQ Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH H PDUFD WHPporale), la gestione e lâ&#x20AC;&#x2122;ottimizzazione GHL Ă XVVL LQIRUPDWLYL OD FRQVXOWD]LRQH stampa e distribuzione di contenuti, immagini e documenti. La KLAUS Srl mette inoltre a disposizione il servizio Klaus Legal Documental Storage con il quale è possibile lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione dello storico utilizzando uno scanner automatico dedicato che si interfaccia con il nostro software di gestione documentale permettendo a tutti i documenti degli anni precedenti di essere archiviati digitalmente per la conservazione legale su un server dedicato. La KLAUS 6UO q FHUWLĂ&#x20AC;FDWD VHFRQGR QRUPD 81, EN ISO 9001:08 a fornire il servizio di scansione, indicizzazione e quindi conservazione legale dei documenti.

â&#x20AC;&#x153;Perfect Pageâ&#x20AC;?, tecnologia che permette di offrire sia allâ&#x20AC;&#x2122;utente del nostro scanner entry level che a quello di alta produzione la stessa qualitĂ dellâ&#x20AC;&#x2122;immagine anche in presenza di documenti critici. A supporto di quanto sopra menzionato, lo stand Kodak ad OMAT Milano sarĂ ricco di unâ&#x20AC;&#x2122;ampia gamma di scanner tra cui spiccherĂ la novitĂ assoluta presentata in anteprima in Italia: la nuovissima Serie i4000. Formata da due modelli, i4200 e i4600, questa Serie è dotata, in aggiunta al trasporto a forma di â&#x20AC;&#x153;Câ&#x20AC;?, anche di un trasporto carta perfettamente rettilineo, come pure di una speciale funzionalitĂ che consente di gestire documenti misti, acquisendoli ad alta velocitĂ e mantenendoli correttamente impilati nel vassoio di uscita senza intervento manuale.

Uno dei temi principali dei prossimi anni per gli Enti Pubblici sarĂ la realizzazione della â&#x20AC;&#x153;dematerializzazione documentaleâ&#x20AC;?, individuata dal goYHUQR FRPH OD VWUDGD SL HIĂ&#x20AC;FDFH SHU incrementare la qualitĂ dei servizi e O¡HIĂ&#x20AC;FLHQ]D GHOO¡RUJDQL]]D]LRQH 4XHVWR LPSHJQDWLYR SHUFRUVR SHU ULVXOWDUH HIĂ&#x20AC;cace dovrĂ essere non invasivo per lâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione e di facile utilizzo per tutti

gli operatori dellâ&#x20AC;&#x2122;Ente. Nica presenterĂ a OMAT Milano DOCS Suite un insieme organico di prodotti e di soluzioni applicative in grado di dare una risposta a questa problematica. I prodotti componenti di DOCS Suite sono: DOCSTATION: una postazione autonoma di scansione collegabile in rete per lâ&#x20AC;&#x2122;acquisizione di documenti Ă&#x20AC;QR DO IRUPDWR $ DOCS-scan: permette di sfruttare le caratteristiche funzionali di DOCS Suite su una postazione di scansione tradizionale (PC e scanner). Eâ&#x20AC;&#x2122; stato realizzato per gestire problematiche legate a volumi e formati diversi da A4.

DOCS-mobile: una postazione autonoma â&#x20AC;&#x153;on the roadâ&#x20AC;? che permette OD GLJLWDOL]]D]LRQH GL GRFXPHQWL Ă&#x20AC;QR ad A4 in una rete di distribuzione.

DOCS-server: lâ&#x20AC;&#x2122;applicazione che permette la gestione centralizzata di una rete DOCS Suite composta sia da poche, sia da migliaia di stazioni.

Recogniform Technologies SpA presenterĂ ad OMAT 2010 Milano il nuovo Recogniform Invoices, la soluzione per la lettura ottica dei documenti contabili

Con i prodotti per lâ&#x20AC;&#x2122;imaging integrato e gli scanner tra i piĂš veloci al mondo, il tutto corredato da straordinari servizi di assistenza e supporto, la divisione KODAK Document Imaging crea soluzioni in grado di rispondere alle reali esigenze dei clienti. â&#x20AC;&#x153;Abbiamo ULGHĂ&#x20AC;QLWR LO FRQFHWWR GL VFDQVLRQH LQWURducendo una serie di innovazioni per ogni anello della catena di elaborazione delle immaginiâ&#x20AC;? ha dichiarato Franco Ferrario, Country Manager della divisione Document Imaging di Kodak S.p.A. Il nostro portafoglio di scanner è accumunato dalla stessa tecnologia iged.it 01.2010

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passivi, pronta per essere integrata con qualsiasi gestionale e software di archiviazione ottica di terze parti. Grazie allâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo della tecnologia free-form, tale sistema è in grado di estrarre da documenti di trasporto, fatture e note di credito tutti quei dati che servono per una corretta contabilizzazione, gestione ed archiviazione automatica di questi documenti. Ciò a prescindere dal layout VSHFLĂ&#x20AC;FR GHO VXSSRUWR FDUWDFHR H VHQ]D ULFKLHGHUH DOFXQD SUH FRQĂ&#x20AC;JXUD]LRQH rendendo immediato lâ&#x20AC;&#x2122;incremento di produttivitĂ nella gestione del ciclo passivo. Questa innovativa soluzione fa parte della linea di prodotti Recogniform Reader destinati a lettura ottica e data capture che consentono lâ&#x20AC;&#x2122;estrazione automatica di informazioni da documenti e moduli cartacei, sia con OD\RXW Ă&#x20AC;VVR FKH YDULDELOH PHGLDQWH O¡XWLlizzo delle tecnologie ICR, OCR, CHR, OMR e BCR. La presenza allâ&#x20AC;&#x2122;expo sarĂ particolarmente focalizzata a prendere contatti con gli operatori del settore interessati ad integrare tale tecnologia nelle proprie soluzioni gestionali, di DUFKLYLD]LRQH RWWLFD H GL ZRUNĂ RZ SHU allargare e completare la propria offerta rendendola maggiormente competitiva.

Per lâ&#x20AC;&#x2122;occasione verranno anche presentati in anteprima le nuove versioni di Recogniform OCR Server, il software per lâ&#x20AC;&#x2122;OCR batch automatico che conVHQWH GL WUDVIRUPDUH L GRFXPHQWL LQ Ă&#x20AC;OHV PDF/A perfettamente ricercabili, e Recogniform ImageProcessor, il software per lâ&#x20AC;&#x2122;elaborazione ed il controllo di qualitĂ batch automatico di immagini.

Negli ultimi tre anni, Open Text ha registrato una crescita costante sul mercato italiano a livello di nuovi clienti acquisiti, di licenze e di rinnovi da parte di clienti consolidati. Le strutture a Milano e Roma stanno crescendo in termini di risorse, a dimostrazione dellâ&#x20AC;&#x2122;ottimo stato di salute di Open Text in Italia, e in generale a livello globale. Oggi, Open 7H[W SXz FRQWDUH VX SDUWQHU DIĂ&#x20AC;GDELOL supportandoli con attivitĂ continuative di supporto tecnico e formazione. Nel corso del prossimo OMAT, la societĂ presenterĂ Open Text ECM Suite, in

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INTERNATIONAL PARTNERS

UBIFRANCE è lâ&#x20AC;&#x2122;agenzia francese per lo sviluppo internazionale delle imprese.

Partner pubblico di riferimento per lâ&#x20AC;&#x2122;export, la missione di Ubifrance consiste nellâ&#x20AC;&#x2122;accompagnare le societĂ francesi nella loro espansione sui mercati esteri, fornendo loro servizi specializzati e personalizzati corrispondenti alle loro strategie dâ&#x20AC;&#x2122;internazionalizzazione.

Grazie ad una rete capillare presente a livello internazionale attraverso le sedi delle Mission Economique, Ubifrance è in in grado di coprire la totalità dei settori e delle aree economiche di interesse.

In Italia, la Mission Economique â&#x20AC;&#x201C; Ubifrance è presente da diversi decenni e rappresenta il partner di riferimento per le aziende francesi interessate al mercato italiano.

Con unâ&#x20AC;&#x2122;esperienza decennale nella fatturazione elettronica, B-PROCESS, ďŹ liale di BRED Banque Populaire, vanta oltre 2.050 clienti nel mondo in tutti i settori di attivitĂ . La sua piattaforma ASP billManagerâ&#x201E;˘, in conformitĂ con la legislazione ďŹ scale di 18 paesi fra cui lâ&#x20AC;&#x2122;Italia, riunisce piĂš di 56 300 buyer e fornitori nel mondo e si adatta alle speciďŹ citĂ di ogni mercato e alle peculiaritĂ funzionali di ogni tipologia di cliente.

Nel 2009, B-process ha dematerializzato quasi 110 millioni di fatture, di cui 15 millioni allâ&#x20AC;&#x2122;estero. La piattaforma propone soluzioni di dematerializzazione semplice e ďŹ scale, sia in emissione che in ricezione, che si adattano alle esigenze dei clienti e dei fornitori, indipendentemente dalla loro dimensione ed esperienza tecnica.

Cryptolog è un editore di soluzioni innovative per la ďŹ rma elettronica, lâ&#x20AC;&#x2122;orodatazione e la gestione delle prove a lungo termine. I prodotti Cryptolog danno unâ&#x20AC;&#x2122;indispensabile sicurezza alla dematerializzazione dei documenti. Lâ&#x20AC;&#x2122;offerta Cryptolog è composta da una gamma di applicazioni tecniche che ricopre lâ&#x20AC;&#x2122;insieme dei processi di creazione, orodatazione, convalida e conservazione delle ďŹ rme digitali. Questi prodotti sono facilmente integrabili in tutti i processi e tutte le infrastrutture di rete. Cryptolog propone ai suoi clienti soluzioni software ďŹ&#x201A;essibili, hosted services â&#x20AC;&#x153;chiavi in manoâ&#x20AC;? e servizi di consulenza in materia di ďŹ rma digitale. Le soluzioni Cryptolog: strumento di ďŹ rma digitale â&#x20AC;&#x201C; CUTE server di stoccaggio centrale delle identitĂ digitali â&#x20AC;&#x201C; Unicity server di ďŹ rma di persona morale â&#x20AC;&#x201C; Unicity MSS orodatazione â&#x20AC;&#x201C; Eternity server di convalida di ďŹ rma â&#x20AC;&#x201C; Serenity storage crittograďŹ co certiďŹ cato â&#x20AC;&#x201C; Perennity.

INTERNATIONAL PARTNERS

Fondata nel 1999 in Norvegia, eZ Systems dispone di sedi in Usa, Francia, Belgio, Danimarca, Germania e Giappone. La societĂ vanta giĂ diversi partner in Italia. eZ Publish è un sistema open source, scaricabile gratuitamente, di Enterprise Content Management, che permette alle organizzazioni e aziende di distribuire e condividere informazioni con la possibilitĂ di creare facilmente siti Web personalizzati, ma anche portali multimediali, intranet ed extranet, anche per vendite online. eZ conta oltre 180.000 installazioni nel mondo intero. eZ Flow - Estensione di eZ Publish che permette di creare unâ&#x20AC;&#x2122;impaginazione complessa e di pianiďŹ care la pubblicazione. eZ Find - Motore di ricerca Enterprise per effetuare ricerche simultanee su diversi siti ed installazioni eZ Publish.

Lâ&#x20AC;&#x2122;Imprimerie Nationale fu istituita nel 1538. Lâ&#x20AC;&#x2122;Imprimerie Nationale, dal 1993, è SociĂŠtĂŠ Anonyme con azionista unico il Ministero dellâ&#x20AC;&#x2122;Economia e delle Finanze.

Lâ&#x20AC;&#x2122;Imprimerie Nationale è presente in tre settori: Autenticazione di beni e servizi, Gestione elettronica dei documenti e Print services management.

Lâ&#x20AC;&#x2122;Imprimerie Nationale è in prima posizione nel mercato ID. I prodotti di cui dispone, passaporti elettronici, carte dâ&#x20AC;&#x2122;identitĂ , patenti ecc. si collocano ai massimi livelli tecnologici e sono considerati i piĂš sicuri al mondo. Grazie alla sua estrema competenza nel settore, lâ&#x20AC;&#x2122;Imprimerie Nationale è il primo e unico fornitore dei nuovi passaporti biometrici francesi. Inoltre la societĂ ha chiuso numerosi e importanti contratti allâ&#x20AC;&#x2122;estero. La presenza industriale del centro di Douai e la capacitĂ di innovare garantiscono la continua e costante innovazione tecnologica.

grado di soddisfare diverse esigenze di business allâ&#x20AC;&#x2122;interno di unâ&#x20AC;&#x2122;unica infrastruttura ECM. Per quanto riguarda il mondo Web 2.0, Open Text dispone di Open Text Social Media - lâ&#x20AC;&#x2122;ultima integrazione della propria Suite ECM. Questa soluzione è unâ&#x20AC;&#x2122;applicazione social media intuitiva che offre agli utenti nuove modalitĂ per collaborare in modo produttivo attraverso il Web e i dispositivi mobili, rispettando allo stesso tempo i requisiti di sicurezza e conformitĂ , in quanto il software è integrato in un piĂš ampio sistema ECM aziendale.

PFU Imaging Solutions Europe Limited, in occasione di OMAT, presenterĂ il nuovissimo scanner di produzione PLG YROXPH Ă&#x20AC; LO GLVSRVLWLYR $ che offre alle aziende un miglioramento dei livelli di automazione e produttivitĂ a fronte di una riduzione dei costi, e vanta funzionalitĂ automatiche che ne rendono lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo semplice, veloce ed HIĂ&#x20AC;FLHQWH GDO SXQWR GL YLVWD HQHUJHWLFR Le dimensioni compatte del dispositivo rappresentano una novitĂ assoluta tra gli scanner di produzione mid-volume e consentono di installare il modello Ă&#x20AC; VX XQD VFULYDQLD DOO¡LQWHUQR GL DPELHQWL GLSDUWLPHQWDOL /R VFDQQHU Ă&#x20AC; q LO SL SLFFROR VFDQQHU GRFXPHQtale della sua categoria, con dimensioni che arrivano a un terzo rispetto a prodotti concorrenti ed è capace di acquiVLUH Ă&#x20AC;QR D GRFXPHQWL DO JLRUQR D SSP H LSP /R VFDQQHU Ă&#x20AC; è stato progettato per essere facilmente adattabile alle abitudini, ai processi e alle preferenze di utenti e operatori.

Keynectis propone unâ&#x20AC;&#x2122;offerta globale per la gestione delle identitĂ digitali e la sicurizzazione degli scambi elettronici per aziende e amministrazioni, ponendosi come partner di ďŹ ducia. In qualitĂ di Fornitore di Servizi di CertiďŹ cazione Elettronica, offre servizi in grado di rispondere alle piĂš elevate esigenze in termini di sicurezza e conservazione dei dati. Keynectis partecipa attivamente a gruppi di riďŹ&#x201A;essione internazionali in materia di certiďŹ cati elettronici: ďŹ rma elettronica qualiďŹ cata, orodatazione, fatturazione elettronica â&#x20AC;Ś PiĂš di 25 milioni di certiďŹ cati elettronici e 10 milioni di documenti sono stati emessi o ďŹ rmati grazie alle sue tecnologie.

STEFANO FORESTI

Marketing Communication, ITER

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DALLE AZIENDE

Il valore delle informazioni FRANCESCO OPRAMOLLA

La corretta gestione delle informazioni costituisce il vero fattore di successo di unâ&#x20AC;&#x2122;impresa. Per questo, la moderna soluzione Explora per lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione elettronica risulta essenzialmente piĂš adeguata a conservare le informazioni e a renderle sicure di quanto non lo sia il vecchio sistema tradizionale, fatto di carta e dossier pieni di pratiche. Con lâ&#x20AC;&#x2122;introGX]LRQH GHOOD Ă&#x20AC;UPD GLJLWDOH L WHVWL LQ digitale hanno lo stesso valore legale di un qualsiasi altro documento cartaceo, ma solo se conservati - almeno per ora - in formato digitale, il che costituisce un ulteriore argomento a favore dellâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione elettronica.

Le imprese, nel confrontarsi con normative regolamentari e legali, sono costrette ad applicare strategie dâ&#x20AC;&#x2122;archivio dâ&#x20AC;&#x2122;ampio respiro che abbraccino tutto il â&#x20AC;&#x153;contentâ&#x20AC;? aziendale, che va conservato e protetto, e garantire, nello stesso tempo, che tutto lâ&#x20AC;&#x2122;insieme possa essere esattamente ricostruito nei suoi contenuti e controllato in ogni sua fase, dal PRPHQWR GHOOD FUHD]LRQH Ă&#x20AC;QR DOOD sua cancellazione.

Sono le disposizioni legislative a stabilire i termini della conservazione e dellâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione. Molte informazioni devono essere conservate in archivi di lunga durata, per dieci e piĂš anni. Registrazioni commerciali, per esempio, cosĂŹ come transazioni Ă&#x20AC;QDQ]LDULH GDWL UHODWLYL DL SD]LHQWL dati farmaceutici, devono essere, in generale, conservati a titolo documentativo e, in caso di bisogno, devono poter essere recuperabili.

Questo vale anche per le stesse e-mail, quando esse abbiano una importanza legale. Le informazioni devono poter essere leggibili in ogni momento e non devono essere in DOFXQ PRGR PRGLĂ&#x20AC;FDWH R FDQFHOODWH In questo caso si parla di archiviazio-

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iged.it 01.2010

ne elettronica a prova di revisione, laddove la soluzione per il sistema dâ&#x20AC;&#x2122;archivio rispecchia le disposizioni di conservazione previsti dalla legge.

Lâ&#x20AC;&#x2122;Enterprise Content Management ha raggiunto, con la suite Explora, un alto livello di maturazione, che permette un nuovo approccio alle informazioni che raggiungono quotidianamente lâ&#x20AC;&#x2122;impresa. La collaborazione con i piĂš moderni sistemi di storage è stata a tal punto perfezionata, che ora lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione elettronica si è spinta molto al di lĂ del suo ruolo iniziale di mero archivio di dati.

Lâ&#x20AC;&#x2122;archiviazione elettronica è il repository delle informazioni della suite Explora. Ă&#x2C6; possibile salvare ogni tipo dâ&#x20AC;&#x2122;informazione, a livello centrale o in bacini di informazione separati.

In questo modo, viene eliminato il problema delle ridondanze e delle incongruenze da esse derivanti.

Il repository garantisce, sul lungo periodo, la sicurezza delle informazioni e, a seconda del loro valore e del loro ciclo vitale, rende possibile una conservazione economicamente sostenibile delle informazioni.

Lâ&#x20AC;&#x2122;archivio elettronico Explora amministra tanto i metadati come anche i dati, le informazioni e i documenti stessi. I metadati, conservati in una banca dati relazionale, rappresentano un rimando logico ai documenti connessi. Lâ&#x20AC;&#x2122;indicizzazione dei dati può essere effettuata manualmente o automaticamente.

Oggi, il problema non è piĂš, quindi, se i dati e le informazioni debbano essere raccolti â&#x20AC;&#x201C; e disponibili - in modo capillare, in tutta lâ&#x20AC;&#x2122;azienda, ma, piuttosto, con quale grado di HIĂ&#x20AC;FLHQ]D VL ULHVFD D UDJJLXQJHUH un simile obiettivo. La semplice operazione di archivio è la pre-

messa necessaria per conservare le informazioni in maniera coerente e sicura. Non si può prescindere dal fatto che tutte queste informazioni possano circolare in tutti i processi decisionali e gestionali e, qualora ce ne sia bisogno, che siano disponibili in qualunque luogo e/o momento, nella forma desiderata.

Indiscutibile è la necessità che tutta la documentazione aziendale sia disponibile in formato elettronico.

7XWWDYLD Ă&#x20AC;QFKp LO WXWWR VL HVDXULVFH nella pura e semplice archiviazione di dati, il potenziale contenuto nella massa di informazioni accumulate continua a rimanere, in larga misura, LQXWLOL]]DWR $IĂ&#x20AC;QFKp L GDWL HOHWWURnici diventino informazioni utili e logicamente strutturate, è necessario riportare il tutto, in buon ordine, in un quadro contestuale di piĂš ampio respiro.

Tra i vari aspetti dellâ&#x20AC;&#x2122;integrazione, la Serin Soft considera il Knowledge Management come una forma di applicazione tecnologica, che rende â&#x20AC;&#x153;intelligenteâ&#x20AC;? la suite Explora. Il suo utilizzo consente lâ&#x20AC;&#x2122;accesso diUHWWR DOOH LQIRUPD]LRQL QRQFKp XQ loro intelligente impiego e la loro rielaborazione nel corso di processi decisionali e gestionali automatizzati e qualitativamente sicuri.

FRANCESCO OPRAMOLLA

Amministratore di Serin Soft srl

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