iged.it n°3/10 by Stefano Foresti

GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI

FOCUS DOCUMENTO IN FORMATO DIGITALE

FOCUS ATTO PUBBLICO INFORMATICO

APPROFONDIMENTI FATTURAZIONE ELETTRONICA

EVENTI OMAT ROMA 2010

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„Un documento andato perso mi costa almeno € 50*.”

„Soltanto perché siamo una piccola azienda non significa che dobbiamo agire come tale. La gestione del volume in costante aumento di documenti cartacei legato alla nostra attività ci costava in termini di denaro e di riduzione della produttività. Gli studi condotti hanno evidenziato come un documento archiviato in modo errato o andato perso ci costa circa € 50*. Quando abbiamo sentito parlare della soluzione Fujitsu per la scansione professionalee ScanSnap S1500 e delle sue funzioni avanzate, abbiamo compreso immediatamente che si trattava del prodotto giusto per noi. Ci ha dato la possibilità di effettuare la scansione e di gestire una mole enorme di documenti diversi, come biglietti da visita, fatture, documentazione, ordini, informazioni sui progetti, offerte e altri documenti commerciali e di condividerli in modo semplice e rapido. Grazie a ScanSnap possiamo eseguire la scansione di tutti i nostri documenti con il semplice tocco di un tasto e con il software PDF integrato i documenti possono essere convertiti in file PDF ricercabili in pochi secondi e salvati sui computer portatili o in rete. La conservazione e l‘archiviazione dei documenti nei raccoglitori sono ormai un retaggio del passato! I miei dipendenti ed io non dobbiamo far altro che inserire una parola chiave e il documento che stiamo cercando appare sullo schermo; lo possiamo leggere, modificare o inviare per e-mail. Grazie a ScanSnap, i documenti non vanno più persi; risparmiamo denaro e possiamo concentrarci sul nostro reale lavoro e sui nostri obiettivi: una collaborazione efficiente e la crescita della nostra azienda!“

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ISSN 1720-6618

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Tutti i nomi, nomi di produttori, denominazioni di prodotti e marchi sono soggetti a specifici diritti sui marchi commerciali e sono marchi del produttore e/o marchi registrati dei rispettivi proprietari. Le indicazioni e i dati forniti non sono impegnativi e vincolanti. I dati tecnici possono variare senza preavviso.

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Anno XIX Terzo trimestre 2010

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EDITORIALE 03-2010

Il suo voto per noi è molto importante! Editore

Gentile Lettore,

ITER srl www.iter.it Direttore Responsabile

Domenico Piazza Direttore Contenuti

Vincenzo Gambetta A questo numero hanno collaborato:

Paolo Catti, Alberto Ferrari, Franco Ferrario, Vincenzo Gambetta, Massimiliano Grippaldi, Cristiano Iera, Amedeo Muro, Francesco Pucino, Sergio Resch, Francesco Romano, Nicola Rossi, Marco Russo, Xavier Sauvan, Gaetano Silipigni, Fabio Tommasi, Valentina Turi Segretaria di Redazione

tutta la redazione mette sempre il massimo impegno in ogni numero della rivista, sia personalmente, sia coinvolgendo esperti, operatori e consulenti particolarmente qualificati, però … Però nessuno meglio di Lei può dirci se questo impegno è per Lei efficace, se le sue esigenze sono soddisfatte e se le sue curiosità trovano ogni volta risposte adeguate. Quindi, per favore, legga questo numero e poi vada al link >> www.iged.it e dia il suo voto. Noi riteniamo questo n. III-2010 particolarmente “bilanciato” per quanto riguarda gli argomenti trattati e decisamente interessante nei vari articoli, ma solo Lei lo può confermare. Basta un click e già abbiamo un elemento importante: il suo parere personale che per noi è molto importante. Se poi volesse votare i singoli articoli, o almeno alcuni di questi, capiremmo ancor meglio cosa La interessa, come l’argomento è trattato, dove dobbiamo dirigere il timone del prossimo numero. In fondo al questionario poi troverà un’ultima domanda: “il tema più importante per il 2011”.

Petra Invernizzi Redazione

iged.it

Via Rovetta, 18 20127 Milano TEL: +39 02.28.31.16.1 FAX: +39 02.28.31.16.66

iged@iter.it www.iter.it/iged.htm Progetto Grafico

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Ingraph Srl Cabiate (CO)

Autorizzazione del Tribunale di Milano n. 157 del 7 marzo 1992. La tiratura di questo numero è di N. 10.000 copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell’Editore. L’elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze. Ogni articolo firmato esprime esclusivamente il pensiero di chi lo firma e pertanto ne impegna la responsabilità personale. Le opinioni e più in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l’Editore.

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Alcuni sostengono che la “riforma Brunetta” non decolli e citano il piccolo numero di “emoticon” che fino ad oggi hanno etichettato i molteplici uffici della PA (al 30 settembre il sito del Ministero della Pubblica Amministrazione e l’Innovazione scriveva di 1.429 valutazioni, indubbiamente un po’ pochine). Altri ricordano l’ingente investimento fatto con Telecom Italia e Poste per la PEC, Posta Elettronica Certificata, pari ad oltre 50 milioni di euro, che all’inizio di ottobre vedeva solo 175.000 PEC attive. La Federazione Italiana Medici di Famiglia sottolinea, invece, i notevoli disservizi legati alla procedura – sperimentale – per l’invio elettronico dei certificati medici … dovrà gestire circa 24 milioni di certificati in un anno quando il sistema sarà a regime, ma ora arranca per poche migliaia. Da parte nostra diciamo innanzitutto che qualcosa si sta facendo e – paradossalmente – siamo lieti che molto sia migliorabile perché almeno si parte dai dati concreti di quanto è in cantiere e non dal solito “faremo, faremo”. Le anticipiamo, infine, uno dei temi che riteniamo fondamentali e che tratteremo in particolare nel prossimo numero: l’internazionalizzazione delle norme. Cioè quella interoperabilità tra diversi Paesi, per iniziare quelli UE, che riteniamo sempre più elemento fondamentale della PA digitale. Cosa ne pensa? Lo dica su >> www.iged.it

L’editore e la redazione

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FOCUS

Documento Cartaceo e Documento Informatico/Digitale

Alcune riflessioni sulle due tipologie di documento

Il notaio “hi-tech”

Tutto pronto per la rivoluzione digitale nel mondo del notariato, in arrivo il rogito “online”che permetterà di vendere o acquistare un immobile senza dover incontrare la controparte

I nuovi orizzonti determinati dall’atto pubblico informatico

Il primo “vagito” verso l’abbandono della carta nell’ambito notarile si è udito; vedremo se le regole tecniche saranno all’altezza delle aspettative degli addetti ai lavori APPROFONDIMENTI

La Fatturazione Elettronica e l’EDI: un matrimonio che s’ha da fare!

Un appropriato impiego del Canale EDI, come peraltro previsto dalle normative vigenti, può rappresentare una valida alternativa alla Firma Elettronica Qualificata per garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto delle fatture

FABIO TOMMASI

Avvocato, specializzato in diritto delle nuove tecnologie, titolare dello Studio Legale Tommasi Articolo a pagina 14

La dematerializzazione documentale ai tempi della crisi VINCENZO GAMBETTA

Consulente Gestione Dati, Informazioni e Contenuti digitali e Direttore contenuti di iged.it e iged.it/online Articolo a pagina 06

Quali le caratteristiche di un sistema di dematerializzazione che non sia accessibile solo a pochi, ma che possa essere adottato anche da piccole e medie aziende e dagli studi professionali?

Self Service Business Intelligence con PowerPivot

Il mercato italiano è ancora prudente nei confronti di questa tecnologia, ma vi sono tutti i presupposti affinché si sviluppi in modo consistente

La divisione Document Imaging di Kodak

La divisione Kodak Document Imaging crea soluzioni per poter rispondere alle reali esigenze del mercato documentale grazie a un ampio portafoglio di periferiche di scansione in grado di offrire un’eccellente qualità dell’immagine, un potente software applicativo di cattura, un Service & Support a livello mondiale e molteplici programmi di fidelizzazione indirizzati ai partner

Il nastro magnetico IBM diventa “smart” con LTO5 e LTFS

Il nastro magnetico è sempre stato, e lo sarà sempre di più, il dispositivo di memoria più adatto per soddisfare le esigenze di archiviazione di lungo periodo. LTO5 rafforza ulteriormente questo posizionamento nei confronti delle altre tecnologie di memoria disponibili. IBM, inoltre, migliora le caratteristiche di tale standard rilasciando il nuovo formato di registrazione LTFS (Long Term File System) che consente un “accesso diretto” alle informazioni registrate su nastro

Una tecnologia per aumentare la libertà d’informazione

Il passaggio dalla carta al digitale non solo quale strumento per aumentare la diffusione delle informazioni, ma anche elemento chiave per alimentare e automatizzare i processi aziendali EVENTI

OMAT, una storia che si rinnova

DALLE AZIENDE

La gestione digitale degli atti amministrativi degli enti locali

Responsabile Ricerca Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, School of Management Politecnico di Milano Articolo a pagina 18

MERCATO

Passare dai Pixel ai Caratteri

ESPERIENZE

PAOLO CATTI

La completa automazione del processo di conversione, edizione elettronica, prestampa e pubblicazione elettronica e cartacea dei documenti di lavoro delle Commissioni parlamentari

Intervista a Domenico Piazza e Vincenzo Gambetta, rispettivamente ideatore e direttore scientifico di OMAT

È, questo un periodo nel quale si sta compiendo l’epocale transizione dalle informazioni cartacee a quelle elettroniche; una opportuna strategia di gestione delle informazioni, oltre a generare sensibili vantaggi può aiutare la sostenibilità

Cofondatore e CEO di Recogniform Technologies Articolo a pagina 33

I flussi documentali presso il Parlamento Europeo

OCR ED ICR

La gestione delle informazioni, elemento catalizzatore per la sostenibilità FRANCESCO PUCINO

Un progetto per supportare gli estensori di atti amministrativi, dalla nascita alla pubblicazione, a superare le complessità giuridiche e tecniche degli stessi e rendere chiaro ed efficace il riferimento a norme o atti pregressi, in altri termini a migliorarne la qualità e la comprensione

Sempre più valore alle informazioni

Document Management e Intelligent Data Capture Technology

BM&PLANETA nuovi investimenti e strategie NOTIZIE

Il “boom” dei bilanci in formato XBRL - I vantaggi di poter disporre di dati facilmente elaborabili

Università degli Studi di Macerata - Master Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato 66

Il software PEC Manager PA di SIAV è a disposizione gratuitamente di tutte le Amministrazioni

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FOCUS

Documento Cartaceo e Documento Informatico/Digitale Alcune riflessioni sulle due tipologie di documento

VINCENZO GAMBETTA PREMESSA

La digitalizzazione, intesa come l’utilizzo e lo scambio di documenti in formato digitale avulsi da qualsiasi supporto fisico, e la dematerializzazione dei documenti cartacei, al fine di un loro (dati e informazioni comprese) più efficace e sicuro impiego, sono concetti del tutto nuovi che vanno a sovrapporsi (o ad aggiungersi) a quello consolidato di documento legato al supporto fisico (carta, pergamena, papiro, tavoletta di argilla o pietra che sia). Questi concetti richiedono un periodo sufficientemente lungo per essere assimilati dalle persone e, poi, recepiti adeguatamente dalle normative che, fino a pochi anni fa, erano basate su concetti completamente diversi e, di fatto, stabilizzati da secoli. Ogni giorno, a complicare la situazione, si presentano nuove fattispecie (prevedibilmente) non previste. UN SINTETICO CONFRONTO

Una prima affermazione indubbiamente vera é: un documento cartaceo e un documento digitale sono costituiti da “contenuti”1 ospitati da supporti diversi con differenti implicazioni (vedasi tabella) quali: 1. Un documento cartaceo è, per assunto, immodificabile, mentre un documento digitale è, per sua stessa natura, elaborabile e pertanto modificabile.

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Documento Tradizionale

Documento Informatico/Digitale

“Immodificabile”

Modificabile/Elaborabile (Esigenza di tecnologie che ne assicurino una qualche forma di immodificabilità)

“Esigenza di un Supporto fisico”. Inscindibilità tra Contenuto e informazioni correlate dal Supporto

Supporto fisico IRRILEVANTE se non ai fini della sua conservazione o trasporto. Contenuto e informazioni correlate indipendenti dal Supporto

Visualizzazione implicita nella fisicità

Necessità di una tecnologia che lo visualizzi

Sottoscrizione e datazione legate al “contenuto” dal Supporto Modalità di attribuzione e datazione possono essere dedotte dalla fisicità del Supporto (grafia, analisi dell’inchiostro e delle caratteristiche del Supporto, ...)

È, questa, una delle caratteristiche che implicano tutta una serie di conseguenze logiche e pratiche che, se non tenute in opportuna considerazione, possono portare a situazioni o comportamenti errati. Non vi è bisogno di particolare arguzia per concordare che anche il documento digitale può dover essere reso immodificabile e possedere quelle caratteristiche che ne assicurino l’autenticità e l’origine. Sarà, dunque, necessario impiegare particolari tecnologie per ottenere quanto sopra.

Modalità di datazione e sottoscrizione legate a specifiche tecnologie

2. Il documento cartaceo2, per il fatto stesso di essere cartaceo, necessita di un supporto sul quale riportare i segni scritti che rappresentano i contenuti del documento stesso. Nel caso di un documento digitale il supporto è irrilevante ed è funzionale ai compiti che svolge nello specifico momento in cui entra in gioco: trasporto, conservazione, duplicazione ed eventuale distribuzione del documento stesso, copie di sicurezza, …).

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Il documento cartaceo è, pertanto, inscindibile dal supporto, mentre nel caso di un documento digitale le informazioni contenute sono indipendenti dal supporto. 3. Per quanto concerne la visualizzazione il documento cartaceo è direttamente visualizzabile, mentre un documento digitale necessita di opportune tecnologie (Hardware e Software) che lo rendano possibile; ciò implica, inoltre, la necessità che del documento digitale sia in qualche modo nota la struttura in cui i contenuti sono organizzati. 4. La sottoscrizione di un documento cartaceo e la sua datazione esplicita sono legate al contenuto dal supporto stesso. In questo caso la fisicità del supporto può, anche, consentire di adottare metodologie di attribuzione del documento stesso e del suo posizionamento nel tempo (grafia, analisi dell’inchiostro e delle caratteristiche del supporto, …). Nel caso di un documento digitale sottoscrizione e attribuzione della data sono ottenibili tramite opportune tecnologie. Oggi si è ancora troppo legati al foglio di carta, probabilmente perché, si è fatto l’errore, di carattere sia storico sia logico-giuridico, di identificare la scrittura (i contenuti) con il documento cartaceo e, dunque, di identificare il segno grafico con il supporto su cui è tracciato: se si vuole procedere realmente verso la demate-

rializzazione dei documenti, si deve, necessariamente, ripartire dall’analisi del significato stesso di scrittura-documento e considerare il segno grafico (ed il relativo contenuto informativo) scisso dal supporto su cui è annotato! ALCUNE CONSIDERAZIONI DI CARATTERE NORMATIVO

A solo titolo dimostrativo di quali possono essere le conseguenze di non tenere propriamente conto delle caratteristiche delle due tipologie di documenti presi in esame si invita ad esaminare, alla luce di quanto brevemente analizzato, la definizione di documento informatico (= digitale) penalmente rilevante introdotta nel Codice Penale nel dicembre 1993 con l’articolo 491 bis3: – … per documento informatico si intende qualunque supporto informatico contenente dati o informazioni aventi efficacia probatoria o programmi specificamente destinati ad elaborarli. Stando alla lettera della norma, ciò che distinguerebbe il documento informatico dai documenti scritti sembrerebbe la natura “informatica”, anziché cartacea, dei supporti contenenti i dati. Il supporto informatico che contiene dati viene, infatti, indicato quale equivalente informatico del tradizionale foglio di carta, sul quale un contenuto informativo può essere registrato. Il legislatore avrebbe quindi concepito una nuova tipologia di documento, ossia i documenti informatici/ digitali quale aggiunta ai documenti tradizionali (ad esempio: atti pubblici

e scritture private) considerati come nuovi “oggetti materiali”, distinti dagli altri solo per la diversa natura fisica dei relativi supporti, senza riguardo alle conseguenze che le tecnologie hanno apportato al concetto di documento e alle relative conseguenze pratiche. Maggior prudenza e coscienza (della complessità nel procedere ad una corretta definizione) è stata adottata per il documento informatico civilmente rilevante di cui all’articolo 1, comma 1 punto p) del Cad4: documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il legislatore ha stabilito che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta, ha cioè equiparato la forma scritta al processo di rappresentazione tramite struttura informatica, senza ulteriori distinzioni attribuendo al giudice (scappatoia, questa, forse oggi inevitabile) il compito e la responsabilità di valutare se esso soddisfi il requisito della forma scritta nonché il suo valore probatorio, pur suggerendo di tenere conto, nella valutazione, delle sue oggettive caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. (Cad articoli 20. Documento informatico e 21. Valore probatorio del documento informatico sottoscritto). Solo il documento informatico, sottoscritto con firma digitale, o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, è sottratto alla libera valutazione del giudice. Anzi si riconosce ad esso una prima importantissima differenza con il documento cartaceo (Articolo 215 del Cad) in quanto il fatto che “l’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria” in qualche modo inverte l’onere della prova previsto dal’art 27026 del codice civile. Nel caso di documenti cartacei, infatti, è la parte che esibisce la scrittura di un altro, se questo la disconosce, che deve provarne l’autenticità. Nel caso di documento informatico firmato digitalmente, invece, chi ha sottoscritto il documento che, eventualmente, vuol disconoscere ha l’onere di provare che il dispositivo di firma non è stato da lui impiegato. Da ciò si può dedurre che una sottoscrizione con firma digitale sia riconosciuta dal legislatore stesso più forte di una firma autografa. D’altro canto stiamo parlando di una modalità iged.it 03.2010

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di sottoscrizione che richiede non una semplice “penna”, ma un dispositivo di firma con un certificato rilasciato da una terza parte fidata ed attivabile con un “codice” conosciuto solo dal titolare. È questa una situazione evidente del fatto che cartaceo e digitale non possono essere trattati allo stesso modo: se così fosse si ingenererebbe solo una grande confusione! ALCUNE CONSIDERAZIONI AGGIUNTIVE

Stabilito che le due tipologie di documenti non sono identiche e trattarli alla stessa stregua potrebbe portare a situazioni non del tutto corrette cerchiamo di approfondire l’argomento e di vedere quali possono essere le differenze tra le due tipologie di documenti e che senso abbia passare da uno all’altro e con quali limitazioni se applicabili. Innanzi tutto concretizziamo due concetti ormai acquisiti. 1. Un documento informatico dotato di quegli elementi che ne garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità (ad esempio firmati digitalmente) è a tutti gli effetti indipendente dal supporto che accidentalmente lo ospita in quanto avrà sempre la stessa sequenza di bit e, conseguentemente, lo stesso identico contributo informativo. Non ha dunque senso parlare, in questa situazione, di copie o duplicati. 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici inizia sin dal momento della loro generazione e avviene principalmente attraverso il meccanismo delle copie (in questo caso dette anche back-up). Si è, dunque, visto che un documento informatico (d’ora in poi si cercherà di evitare l’attributo digitale) per la sua stessa struttura, contrariamente ad un documento cartaceo, è generalmente modificabile. Possono essere anche incerte la data ad esso attribuibile, l’origine e l’autenticità. Per prima cosa possiamo affermare che l’attribuzione della data ad un documento informatico firmato con firma elettronica qualificata si ha tramite l’apposizione ad esso, generalmente dopo il processo di firma, di una marca temporale. Di un documento

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informatico, dotato degli elementi che ne garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità (ad esempio firmati digitalmente) e magari l’attribuzione di una data certa, ne può essere fatta una copia informatica - variandone per un motivo qualunque la struttura dei bit7 (si parla in questo caso di riversamento informatico) - che non ne alteri il contenuto informativo, ma che, date le tecnologie adottate, non rende più verificabile la firma digitale e la marca temporale; in tal caso, se si devono mantenere le caratteristiche di verificabilità dell’origine, dell’inalterabilità, ecc. del documento originale, è necessario far intervenire un’entità a cui è riconosciuto/attribuito il compito di verificare e certificare l’esistenza di tali caratteristiche. Gli altri documenti informatici possono andare da documenti sottoscritti con firma elettronica non qualificata (oggi i documenti più diffusi di tale tipologia possono essere considerate le e-mail) ai data base aziendali o a loro estratti, ai log dei vari tipi di sistemi informatici o informatizzati a qualunque altro tipo di struttura digitale interpretabile da “elaboratori” e/o esseri umani che contenga atti, fatti o dati rilevanti ai fini giuridici o del processo in cui esso è inserito. Date le caratteristiche di modificabilità intrinseche a tali documenti è compito di chi li impiega tener opportunamente conto delle loro oggettive caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità: nel caso di contenzioso, come già visto, è al giudice che è demandato il compito di effettuare la valutazione definitiva. È questa un’altra di quelle situazioni (che si contrappone a quelle nelle quali si impiega il documento cartaceo con le sue caratteristiche di certezza tradizionalmente e diffusamente accettate) che dovremmo imparare a gestire e governare, accettando l’onere a fronte dei vantaggi che il digitale ci offre. Una presa di coscienza di tale esigenza viene anche dall’Europa dove, relativamente alla fattura (elettronica o cartacea che sia), con la Direttiva 2010/45/UE del Consiglio del 13 luglio 2010 recante modifica della direttiva 2006/112/CE relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione

[terza “sofferta” revisione nel giro di quattro anni] all’Articolo 233, comma 1 si prescrive che “L’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità di una fattura, sia essa cartacea o elettronica, sono assicurate dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura”, e ne attribuisce le responsabilità affermando che è “Ogni soggetto passivo che stabilisce il modo in cui assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. [omissis]” (seguono esempi di processi e tecnologie adatti a perseguire gli obiettivi individuati). Va da se che, oltre alla “politicamente corretta” affermazione dell’equivalenza tra fattura cartacea ed elettronica, (condivisibilissima in termini di contenuti, ma molto dubbia dal punto di vista delle modalità di generazione, gestione e conservazione) il vero oggetto della prescrizione è rivolto alla fattura elettronica. IL PASSAGGIO DA UN TIPO DI DOCUMENTO ALL’ALTRO

Di seguito si cercherà (cosa in verità molto ambiziosa) di fare un minimo di chiarezza sulle possibili trasformazioni delle due possibili tipologie (cartaceo ed informatico) di documenti. Queste trasformazioni possono avvenire sotto forma di copia o duplicato. Affinché si possa avere un comune intendimento sono riportate di seguito le definizioni dei due termini mutuate da un comune vocabolario della lingua italiana.

Copia

Trascrizione puntuale di uno scritto; riproduzione, trascrizione esatta di uno scritto, di un documento; riproduzione di un originale; riproduzione di un originale mediante procedimenti meccanici8; backup; ciascun esemplare di un libro, di un giornale (come si è già visto le copie di backup sono la base per la conservazione del digitale nel tempo. La fattispecie di “esemplare” è molto ben applicabile anche nel caso digitale, vedansi programmi, musica, filmati, ebook, raccolta di norme/ circolari, ecc.).

Duplicato

Riproduzione di un documento originale, distrutto o smarrito, che lo sostituisce a tutti gli effetti legali [nota:

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la caratteristica che distingue una copia da un duplicato è proprio la facoltà di quest’ultimo di essere equivalente all’originale dal punto di vista legale]. Una Copia può essere effettuata: - tra due documenti in formato analogico – è questo un concetto storicamente acquisito e compiutamente regolato; - come copia informatica di un documento cartaceo – queste copie possono essere delle semplici riproduzioni per immagine del documento cartaceo originale; la tecnologia attuale, inoltre, consente di generare “copie” di documenti cartacei quali evidenze informatiche che consentono non solo di generare immagini del documento d’origine, ma, di essere anche direttamente elaborabili. È, infatti, sempre più sentita l’esigenza di convertire i documenti cartacei in ingresso alle organizzazioni non solo in semplici immagini digitali (per ottenere vantaggi di gestione), ma anche di convertire il loro contenuto informativo in informazioni digitali utili per indicizzare tali immagini, per popolare i data base, per essere direttamente elaborabili dagli applicativi e per attivare direttamente i processi aziendali. Il fatto di poter attribuire alla copia lo stesso valore dell’originale (e di conseguenza in che tempi e a che condizioni disfarsi degli originali) è un tema che si sta tentando di inquadrare e normare a partire dall’articolo 2, comma 15, della Legge 24 dicembre 1993, n° 537 (finanziaria 2004), a cui sono seguite ben quattro deliberazioni AIPA/CNIPA (l’ultima del 19 febbraio 2004). È attualmente in fieri un’accesa discussione per eventuali (ed auspicate) modifiche sull’argomento da apportare al Cad, cui dovranno seguire opportune Regole Tecniche; - come copia cartacea di un documento informatico – questa tipologie di copie sono, e saranno, specialmente in questa (lunga) fase di transizione al digitale, molto impiegate in contenziosi per esibire “copie” di mail, di log, copie/estratti di data base (tabulati di eventi, …) . Attualmente queste copie trovano

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un loro riconoscimento normativo dell’articolo 23. Copie di atti e documenti informatici del Cad. Questo è, comunque, uno dei temi attualmente in revisione, come tanti altri relativi a situazioni discusse in questo scritto, a fronte della delega prevista nell’articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n.69. Ed infine come copia informatica di un documento informatico – si è già precedentemente discusso delle due tipologie di copie possibili (con o senza modifica della sequenza originale dei bit). Per quanto concerne i duplicati va da se che, là ove necessario, si deve intervenire con appropriate attività/azioni da parte di chi ha la facoltà/autorità per assicurare che il duplicato possegga quelle caratteristiche che lo rendono equivalente legalmente all’originale. Per duplicati da documento cartaceo a cartaceo il concetto è storicamente acquisito e la normativa relativa è da tempo chiara e definita. Non fa male, invece ribadire che nel caso di “duplicati” informatici di documenti informatici dotati di elementi che ne garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità non ha senso, proprio in funzione di come è strutturato il documento, parlare di copia e duplicato come qualcosa di differente. NOTE 1

Dati, informazioni. Ciò vale egualmente per tutti gli altri supporti fisici sui quali si possono “tracciare” degli “scritti”. 3 Art. 491 bis Documenti informatici - Se alcuna delle falsità previste dal presente capo riguarda un documento informatico pubblico o privato, si applicano le disposizioni del capo stesso concernenti rispettivamente gli atti pubblici e le scritture private. A tal fine per documento informatico si intende qualunque supporto informatico contenente dati o informazioni aventi efficacia probatoria o programmi specificamente destinati ad elaborarli. [Articolo aggiunto dall’art. 3, L. 23 dicembre 1993, n. 547]. 4 Decreto Legislativo n. 82del 07/03/2005. 5 Articolo 21 - Valore probatorio del documento informatico sottoscritto 1. Il documento informatico, cui è apposta 2

una firma elettronica, sul piano è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. 2. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. 3. L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate. 6 Articolo 2702. Efficacia della scrittura privata. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta. 7 La sequenza originale dei bit può avvenire, ad esempio, per il semplice cambio del formato del documento originale o per la variazione della struttura descrittiva di un documento strutturato XML. 8 Si fa notare che il Cad dal 1-1-2006 già prevede con apposite modifiche all’articolo 2712 del Codice Civile [Riproduzioni meccaniche - Le riproduzioni fotografiche, informatiche o cinematografiche, le registrazioni fotografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.] l’equiparazione della copia informatica a quella meccanica.

VINCENZO GAMBETTA

Consulente Gestione Dati, Informazioni e Contenuti digitali e Direttore contenuti di iged.it e iged.it/online

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FOCUS

Il notaio “hi-tech” Tutto pronto per la rivoluzione digitale nel mondo del notariato, in arrivo il rogito “on-line” che permetterà di vendere o acquistare un immobile senza dover incontrare la controparte GAETANO SILIPIGNI

LE TAPPE PRINCIPALI

Facciamo subito una piccola digressione sulle tappe che hanno segnato il cammino verso l’era digitale del notariato. Il primo significativo passo viene compiuto nel 1994 con l’istituzione della Banca dati Notarile, l’obiettivo era quello di raccogliere tutta la documentazione di produzione del Consiglio Nazionale del Notariato. Qualche anno dopo, nel 1997, per iniziativa dei due soci Consiglio Nazionale del Notariato e Cassa Nazionale del Notariato, viene istituito Notartel con l’obiettivo di realizzare e gestire servizi informatici e telematici per i notai italiani. In pratica Notartel collega tutti i notai italiani attraverso una intranet, la Rete Unitaria del Notariato (RUN), e fornisce i servizi tipici di un provider. Nel 2002 avviene la prima vera rivoluzione con l’attivazione del servizio di trasmissione telematica degli atti al Registro delle Imprese e con l’iscrizione del Consiglio Nazionale del Notariato, come autorità di certificazione dei notai italiani, nell’elenco pubblico dei certificatori di firma digitale tenuto dal CNIPA oggi DigitPa. Nel 2006 inizia la sperimentazione della conservazione informatica dei documenti e della trasmissione telematica, tramite Pec, delle schede al registro generale dei testamenti che, ricordiamo, consente di conoscere se una persona deceduta ha fatto testamento in Italia o all’estero. Nel 2008 con l’adesione all’iniziativa “Reti Amiche”,

promossa dal Ministero della Pubblica Amministrazione e dell’Innovazione, prende il via la sperimentazione di un progetto di circolarità anagrafica. L’obiettivo è quello di ridurre, ai cittadini che devono effettuare pratiche presso i notai, i tempi di attesa e il numero di attività burocratiche per fornire la documentazione richiesta, grazie ad una collaborazione congiunta tra i servizi di Notartel e quelli dei comuni. Arriviamo, infine,alle novità del 2010 che andiamo subito ad approfondire. LE NOVITÀ INTRODOTTE

Con il D.Lgs. 110/2010 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 19 luglio), in attuazione della delega conferita al Governo dalla Legge 69/2009 in materia di ordinamento del notariato, viene consentito ai notai, coerentemente con quanto disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscriverli con firma digitale. Occorre precisare che per assistere alla vera rivoluzione digitale bisognerà aspettare l’emanazione di alcuni decreti attuativi da parte del Ministero della Giustizia. Comunque, tutto lascia presagire che entro l’anno dovrebbero essere pronti e operativi. Tornando al decreto, la prima grande novità riguarda la possibilità di rogitare “on-line”, nel senso che non sarà più necessario che venditore ed acquirente si incontrino davanti a un notaio de-

putato ad accertare le loro volontà, ma sarà possibile recarsi ognuno presso il proprio notaio di fiducia che certificherà la firma del cliente e la invierà, telematicamente, all’altro collega. Quindi, prossimamente il notaio leggerà l’atto direttamente sul computer, riceverà la sottoscrizione elettronica delle parti e firmerà il tutto mediante la propria firma digitale. Qualora si dovesse allegare, all’atto informatico, un documento redatto su supporto cartaceo sarà cura del notaio acquisirne la copia informatica. Da quanto detto, sembrerebbe che per poter rogitare ognuno di noi debba essere provvisto di firma digitale, ma leggendo con attenzione il provvedimento emerge che è sufficiente per i clienti depositare la propria firma autografa che verrà scannerizzata ed autenticata direttamente dal notaio. Altra semplificazione riguarda la possibilità offerta al notaio di formare e rilasciare l’atto su carta, decidere di formarlo su carta e rilasciarlo in forma elettronica oppure formarlo digitalmente e rilasciarlo o in forma cartacea o in forma elettronica. Il decreto prevede che il notaio riversi, presso un’apposita struttura predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, tutti gli atti informatici per sottoporli a conservazione digitale. In tale struttura dovranno essere conservate anche le copie informatiche iged.it 03.2010

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degli atti rogati o autenticati su supporto cartaceo. Importante sottolineare che gli atti conservati nella suddetta struttura costituiscono ad ogni effetto di legge originali informatici da cui possono essere tratti duplicati e copie.

ci riferiamo all’insieme dei processi informatici che vengono messi in piedi per garantire la formazione dei documenti e la loro successiva conservazione per un tempo illimitato, impiegando tecnologie sicure che ne assicurano la fruizione in qualsiasi momento.

Ricordiamo che tutti gli adempimenti post stipula, quali ad esempio registra- A questo punto non ci resta che salutazione e trascrizione, verranno effettuati re il vecchio “notaro”, con penna d’oca e in modalità elettronica, sarà cura del calamaio, e dare il ben venuto al notaio notaio consegnare ai clienti una copia “hi-tech” che padroneggerà computer, dell’atto in uno dei seguenti modi: smart card e posta elettronica certifi su carta; cata. su supporto informatico (DVD, chiavetta, etc.); 7 – Su diposta un modulo acquisito filtrando il colore con cui sono disegnate le caselle ma Figura invio tramite elettronica certisul quale è stato impresso in overlay, dopo il riconoscimento, un modulo vuoto non filtrato ficata. è molto più agevole effettuare una eventuale verifica o correzione manuale dei dati.

Evidenziamo, inoltre, che quando parliamo di atti notarili non marcatura è quindiinformatici, sufficientemente si possa aspettare. Chi ha necessità di ci riferiamo solo ai documenti firmati complessa, molto più di quello che ci GAETANO utilizzareSILIPIGNI tale tecnologia può scegliere Esperto Tributario digitalmente dalle parti e dai notai, ma

prodotti già collaudati e pronti all’uso, o può realizzare una propria applicazione in autonomia ricorrendo a SDK, che agevolano e velocizzano non poco la realizzazione del proprio progetto, evitando di dover partire da zero e di doversi scontrare con problematiche già egregiamente risolte.

FRANCESCO PUCINO

Cofondatore e CEO di Recogniform Technologies SpA, membro IEEE ed AIIM, svolge attività di ricerca nel settore imaging dal 1990.

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FOCUS

I nuovi orizzonti determinati dall’atto pubblico informatico Il primo “vagito” verso l’abbandono della carta nell’ambito notarile si è udito; vedremo se le regole tecniche saranno all’altezza delle aspettative degli addetti ai lavori FABIO TOMMASI

Correva l’anno 2008 (!) quando lo scrivente, nell’interesse di un’azienda esclusa da una gara d’appalto pubblica, necessitava di un’attestazione di conformità di documento informatico, in particolare di una pagina web, ai sensi dell’art. 23, comma 2-bis del d.lgs. n. 82/2005, altrimenti noto come codice dell’amministrazione digitale, il quale testualmente recita: “2-bis. Le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”. Nel caso di specie, infatti, non vi era corrispondenza tra il capitolato speciale d’appalto (di circa cinquanta pagine) trasmesso ai concorrenti per corrispondenza ordinaria e la versione digitale (*.pdf) pubblicata sul sito internet della stazione appaltante. In altri termini, il capitolato speciale pubblicato sulla pagina web, documento utilizzato da tutti i concorrenti per l’intero periodo antecedente alla presentazione delle offerte, risultava meno rigoroso rispetto alla versione inviata per posta ordinaria, la quale conteneva, invece, una disposizione (di due righe) con la quale si richiedeva ai concorrenti, a pena di esclusione, la produzione di un determinato documento. Non avendo prodotto il documento richiesto, di cui il concorrente non era a conoscenza per essere stato indotto inconsapevolmente in errore, l’azienda veniva esclusa dal procedimento di gara. Tralasciando gli aspetti legali relativi alla tutela dell’affidamento ingenerato

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nel concorrente, il quale non veniva reso edotto della sostanziale difformità tra le due versioni del medesimo capitolato speciale, quindi indotto inconsapevolmente in errore, ciò che rileva per la nostra indagine è l’intervenuta esigenza di documentare la ridetta difformità, stante la possibilità per la stazione appaltante di eliminare e/o sostituire in qualsiasi momento la versione di capitolato speciale pubblicata sul sito web, vanificando così gli sforzi dello sfortunato (?) concorrente incappato nell’errore. Per far ciò, acquartierando il ricorso alla polizia postale o ad un provvedimento d’urgenza del giudice per svariati motivi che non possono essere esaminati in tale sede, l’unico strumento utile a disposizione veniva rappresentato dall’attestazione di conformità di documento informatico su supporto cartaceo di cui all’art. 23, comma 2-bis, del codice dell’amministrazione digitale, per mezzo della quale poter provare l’esistenza sul sito web della stazione appaltante del capitolato speciale meno rigoroso, così da documentare agevolmente la difformità lamentata. Nonostante l’esistenza di un apposito studio condotto dal Consiglio Nazionale del Notariato pubblicato nel 2007, con il quale si analizzano le modalità operative che un notaio deve seguire per soddisfare la richiesta di attestazione della conformità di un documento informatico ai sensi della norma de qua, lo scrivente solo due anni or sono incontrava non poche difficoltà presso i notai arruolati per condurre la battaglia legale. Vi era chi mostrava un velato e mal celato scetticismo verso i nuovi orizzonti

che si aprivano a mezzo delle nuove tecnologie e chi considerava, quello del Consiglio Nazionale del Notariato, un mero “studio” appunto, con un unico risultato deludente: i notai consultati declinavano il cortese invito ritenendo la materia ancora in fieri; in altri termini, basata ancora su un terreno sdrucciolevole. Per gli appassionati del lieto fine, mi corre l’obbligo di rammentare che nella specie l’attestazione di conformità veniva eseguita come attività “ordinaria” da un noto (nel settore dell’ICT Law) notaio, romano d’adozione, ben lieto di sperimentare i nuovi orizzonti che si aprivano, cui lo scrivente non si era rivolto in prima battuta per mera dimenticanza, nonostante nel 2001 lo stesso avesse scritto l’introduzione della prima monografia dello scrivente dal titolo “La firma digitale”. L’attestazione di conformità determinava

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LE NORME DI RACCORDO

gli effetti sperati: la riammissione alla gara del concorrente escluso. Risulta evidente da tale aneddoto che in ogni categoria professionale, anche quella dei notai, notoriamente (e, si aggiunga, necessariamente) pionieri da un punto di vista dell’uso delle tecnologie al servizio della professione rispetto ad altre categorie di autonomi, degli scogli da superare ci sono ancora, spesso meramente culturali. Nel cono d’ombra della semplificazione normativa in materia di ordinamento del notariato e degli archivi notarili, risalente all’art. 7 della legge 28 novembre 2005 n. 246, con la quale il Governo è stato delegato ad adottare, entro un anno dall’entrata in vigore, uno o più decreti legislativi per il riassetto e la codificazione delle disposizioni vigenti in materia di ordinamento del notariato e degli archivi notarili, si inserisce il testo del d.lgs. 2 luglio 2010 n. 110 in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio che viene equiparato in tutto e per tutto all’atto pubblico “cartaceo” quanto a formazione e conservazione. Già con la legge n. 246/2005 tra gli obiettivi prefissi vi è l’art. 1, lett. c) con il quale si sancisce il “ricorso generalizzato ai sistemi ed alle procedure informatiche, assicurando in ogni caso la certezza, sicurezza e correttezza dello svolgimento della funzione notarile... omissis...” da uniformarsi alle disposizioni concernenti il documento informatico e le firme elettroniche di cui al codice dell’amministrazione digitale. Nella legge notarile del 16 febbraio 1913 n. 89 la novella ha introdotto una serie di nuovi articoli tra cui l’art.

23-bis che non lascia alcun dubbio: il notaio per l’esercizio delle sue funzioni deve munirsi della firma digitale. Non una qualunque firma elettronica, ma la firma digitale, cioè quel particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. La firma digitale, pertanto, sarà lo strumento ad uso del notaio per formare, trasmettere e conservare l’atto pubblico informatico. Ovviamente una firma digitale “aggiornata” dal punto di vista della sicurezza informatica, giacché dal 3 settembre scorso sono entrate in vigore le nuove regole tecniche di sicurezza di cui alla deliberazione n. 45 del 21 maggio 2009 del Centro Nazionale per l’Informatizzazione della Pubblica Amministrazione, così come modificate dalla determinazione commissariale del 28 luglio 2010 n. 69, con la quale è stato elevato il livello di sicurezza della firma digitale grazie all’introduzione di più robusti algoritmi matematici. In ragione di ciò tutte le firme digitali attualmente in uso dovranno essere aggiornate. Regola comune a tutti i possessori di dispositivi di firma digitale, valevole quindi anche, e a maggior ragione, per il notaio, l’obbligo di custodia del dispositivo di firma collegato al certificato.

La recente novella del d.lgs. 2 luglio 2010 n. 110 ha introdotto nella legge 16 febbraio 1913 n. 89 sull’ordinamento notarile alcune norme di raccordo con la normativa vigente volte ad una completa equiparazione tra atto pubblico cartaceo e atto pubblico informatico. In particolare si è introdotto l’art. 47bis con il quale si statuisce che anche l’atto pubblico informatico ha l’efficacia probatoria di cui all’art. 2700 codice civile, in forza del quale l’atto pubblico fa piena prova fino a querela di falso della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti. Parimenti, in tema di autentica di firma con modalità informatiche con l’espresso richiamo all’art. 25 del codice dell’amministrazione digitale, per mezzo del quale si ha per riconosciuta, ai sensi dell’art. 2703 del codice civile, la firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Precisamente l’art. 25 del d.lgs. n. 82/2005 prevede che “L’autenticazione della firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità del certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l’ordinamento giuridico”. Ulteriore raccordo sia ha con la previsione dell’art. 47-ter, con il quale le disposizioni per la formazione e conservazione degli atti pubblici e delle scritture private autenticate si applicano, in quanto compatibili, anche all’atto pubblico informatico di cui trattasi. Nel momento della formazione dell’atto pubblico informatico il notaio è tenuto, inoltre, ad attestare la validità dei certificati di firma “eventualmente” utilizzati dalle parti. L’eventualità che le parti, ma non solo, possano (non debbano) utilizzare una firma digitale o altra firma elettronica rappresenta una stonatura rispetto alle aspettative di “riforma tecnologica” della novella, la quale, pertanto, appare come un’opera incompiuta. Conferma di dette impressioni è dato dall’art. 52-bis con il quale iged.it 03.2010

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si dispone che “le parti, i fidefacenti, l’interprete e i testimoni sottoscrivono personalmente l’atto pubblico informatico in presenza del notaio con firma digitale o con firma elettronica, consistente anche nell’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa”, quasi a voler dire che si può sempre scannerizzare la firma autografa e conservarla nei modi prescritti dalle disposizioni di cui all’ordinamento notarile. Si comprende, tuttavia, la ratio della norma che non poteva sancire alcun obbligo nei confronti dei soggetti diversi dal notaio, ma rappresenta comunque un importante passo in avanti verso l’eliminazione definitiva della carta. Ricollegandoci al nostro aneddoto introduttivo, ora tutti i notai avranno occasione, se non era già loro noto, di applicare l’art. 23, comma 2-bis, del d.lgs. n. 82/2005, ogniqualvolta dovranno allegare ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, una copia (cartacea) di un documento informatico, la cui conformità dovrà essere, appunto, attestata da un pubblico ufficiale (si veda l’introdotto art. 52-bis, comma 2). Al contrario se deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un documento informatico, il notaio ne allega copia informatica certificata conforme ai sensi dell’art. 22, commi 1 e 3, del d.lgs. n. 82/2005, in forza dei quali gli atti e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge, nonché sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è attestata, nella specie, dal notaio mediante l’utilizzo della firma digitale. LA CONSERVAZIONE DELL’ATTO PUBBLICO INFORMATICO

Attività tipica del notaro è certamente la conservazione degli atti indicati nell’art. 61 della normativa sull’ordinamento notarile, il quale stabilisce che il notaio deve custodire con esattezza ed in luogo sicuro, con i relativi allegati, gli atti da lui ricevuti compresi gli inventari di tutela ed i verbali delle operazioni di

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divisione giudiziaria, salvo le eccezioni stabilite dalla legge, nonché gli atti da lui depositati per disposizione di legge o a richiesta delle parti, con determinate modalità di tenuta cronologica e per numero progressivo. Allo stesso modo deve custodire i testamenti pubblici, i testamenti segreti e gli olografi depositati presso se medesimo con determinate modalità, fermo restando sempre l’autenticazione delle firme apposte, in fine delle scritture private ed in margine dei loro fogli intermedi, alla presenza del notaio. Con la novella de qua tutti gli indicati documenti, comprese le copie informatiche degli atti rogati o autenticati su supporto cartaceo, se informatici dovranno essere conservati parimenti in un “luogo sicuro”. La conservazione di documenti cartacei, tuttavia, pone problemi differenti da quella relativa ai documenti informatici in cui andranno valutati diversi aspetti relativi alla sicurezza informatica logica e fisica. Quando si parla di sicurezza informatica, infatti, l’unica certezza cui si può ragionevolmente convenire è che la sicurezza informatica assoluta non esiste; può semmai esistere una sicurezza informatica relativa, cioè la più o meno probabilità che un evento accada o non accada. Certamente quello della sicurezza informatica è, pertanto, un aspetto che non può e non deve essere trascurato tenuto conto della rilevanza della funzione pubblica svolta dal notaio e di questo se n’è accorto lo stesso legislatore il quale ha previsto che il notaio si debba avvalere di una struttura centralizzata predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato nel rispetto dei principi di cui all’art. 60 del d.lgs. n. 82/2005, ovvero nel rispetto di regole tecniche cui dovrà rispondere il sistema informativo organizzato. I documenti conservati nel “luogo sicuro” individuato dal legislatore costituiranno ad ogni effetto di legge originali informatici da cui attingere copie e duplicati. Se così è, com’è, de iure condendo sarà interessante verificare quali saranno le regole tecniche cui dovrà rispondere il sistema centralizzato organizzato e gestito dal Consiglio Nazionale del Notariato al fine di “garantire” la conservazione (rectius: la memoria digita-

le) degli atti pubblici informatici e, dal punto di vista dei “nuovi orizzonti” offerti dalla novella de qua, si prevedono nuove occasioni di business, giacché la gestione del sistema informativo ben potrebbe essere affidata a società a partecipazione pubblica in cui la scelta del socio privato sarà il risultato di un procedimento ad evidenza pubblica. Per concludere, senza che la trattazione possa considerarsi esaustiva, con uno o più decreti non aventi natura regolamentare del Ministro della giustizia di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze, il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione e il Ministero per la semplificazione normativa, sentiti il Consiglio nazionale del notariato, il Garante per la protezione dei dati personali e l’ente pubblico non economico DigitPA sono determinate le tipologie di firma elettronica ulteriori rispetto a quelle previste, nonché una serie di regole tecniche per: l’organizzazione della struttura centralizzata; la trasmissione telematica, la conservazione e la consultazione degli atti e delle copie; per il rilascio delle copie da parte del notaio; per l’esecuzione delle annotazioni sugli atti pubblici; per l’esecuzione delle ispezioni di cui all’ordinamento notarile per il trasferimento agli archivi notarili degli atti, dei registri e dei repertori formati su supporto informatico e per la loro conservazione dopo la cessazione del notaio dall’esercizio della funzione o il suo trasferimento in altro distretto. In altri termini, il principio di diritto è fatto salvo e il primo vagito verso l’abbandono della carta nell’ambito notarile si è udito; vedremo se le regole tecniche saranno all’altezza delle aspettative degli addetti ai lavori.

FABIO TOMMASI

Avvocato, specializzato in diritto delle nuove tecnologie, titolare dello Studio Legale Tommasi

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APPROFONDIMENTI

La Fatturazione Elettronica e l’EDI: un matrimonio che s’ha da fare! Un appropriato impiego del Canale EDI, come peraltro previsto dalle normative vigenti, può rappresentare una valida alternativa alla Firma Elettronica Qualificata per garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto delle fatture PAOLO CATTI

L’applicazione dei principi della “Fatturazione Elettronica” si declina concretamente in modelli assai diversi tra loro: la Conservazione Sostitutiva delle fatture o di altri documenti; la Fatturazione Elettronica “pura” a norma di legge; la Veicolazione Elettronica delle fatture e di altri documenti del ciclo dell’ordine (in formato strutturato o non strutturato). Pur nell’alveo di un unico macro-tema - la Fatturazione Elettronica - non si può non riconoscere che questi tre modelli sono tra loro profondamente diversi e caratterizzati da livelli di diffusione non omogenei. Sono molte migliaia le aziende che si scambiano fatture in formato elettronico strutturato, secondo standard EDI, e qualche migliaio le aziende che conservano in modo sostitutivo le fatture lato attivo o passivo; sono poche unità, invece, le aziende che di fatto “combinano” i due elementi per realizzare ciò che la nostra legislazione definisce Fatturazione Elettronica in senso proprio. Il modello di Fatturazione Elettronica “pura” a norma di legge, infatti, è sostanzialmente inapplicato in Italia. Tuttavia, le migliaia di imprese che scambiano fatture utilizzando i canali EDI sono, nei fatti, estremamente “vicine” a realizzare la Fatturazione Elettronica “pura” a norma di legge.

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La Fatturazione Elettronica a norma di legge prevede un accordo tra le parti e l’applicazione di una delle seguenti due procedure di interscambio: l’emissione di una fattura elettronica, firmata digitalmente, oppure l’invio della fattura attraverso un canale informatico che intrinsecamente garantisca integrità e autenticità ai documenti trasferiti. Da questi elementi emerge che è sempre possibile fare Fatturazione Elettronica all’interno di una rete EDI, se si applica la firma digitale ai singoli documenti fattura: questi, poi, dovranno essere conservati dal mittente e dal destinatario nel formato digitale firmato al momento della creazione del documento – posto che lo standard del formato adottato risulti chiaramente identificato/pubblicato e possa essere reso visualizzabile senza incertezze. Una possibile alternativa all’uso della firma elettronica è data dall’opportunità di utilizzare il canale EDI stesso. All’EDI fa esplicito riferimento il Decreto Legislativo n. 52 del 20 febbraio 2004, nel quale si evidenzia che le reti EDI devono garantire “autenticità e integrità”. La circolare 45/E del 2005 dell’AdE (Agenzia delle entrate), inoltre, precisa che i requisiti di autenticità e integrità devono essere garantiti in conformità alla Raccomandazione 94/820/CE. È dunque opportuno entrare nel merito della Raccomandazione 94/820/ CE, che si pone l’obiettivo di favorire

un approccio uniforme per la risoluzione di eventuali problemi giuridici connessi all’uso di sistemi EDI e, quindi, “raccomanda” - a clienti e fornitori che si scambiano documenti EDI - di sottoscrivere un accordo la cui struttura di massima deve essere coerente con quanto presente nell’allegato della Raccomandazione stessa. In tale struttura di accordo, tuttavia, non si entra mai nel merito di come sia necessario garantire la sicurezza del sistema di trasmissione adottato. Semplicemente, nell’articolo 10, la Raccomandazione suggerisce che l’accordo comprenda un allegato tecnico in cui siano descritte le modalità per garantire la “sicurezza dei messaggi EDI (verifica dell’origine, verifica dell’integrità, non disconoscimento dell’origine e del ricevimento, riservatezza)” e in altri articoli suggerisce modalità e regole di buon senso nella gestione della relazione EDI. L’obiettivo ultimo dell’accordo, dunque, è quello di far sì che cliente e fornitore convengano nel considerare come non ripudiabili i documenti ricevuti attraverso il canale EDI. La presenza dell’accordo formalizzato in casi di relazione diretta tra un cliente e un fornitore - o, al più, intermediata da un unico provider - consentirebbe, dunque, di trasformare immediatamente le fatture inviate via EDI in Fatturazione Elettronica. La situazione si fa più problematica, invece, in presenza di reti EDI intermediate da più operatori EDI (VAN

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Figura 1 – Le reti EDI in funzione del numero dei VAN che coinvolgono [Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, School of Management Politecnico di Milano, 2010 www.osservatori.net]

EDI), sia in quanto storicamente negli accordi tra le parti commerciali il riferimento a procedure tecniche relative alla sicurezza dei messaggi EDI è a oggi assente e lasciato all’accordo tra singole imprese e VAN EDI, sia perché in questi accordi le procedure di funzionamento della rete (e quindi anche gli elementi che garantiscono autenticità e integrità) spesso non sono descritte nel dettaglio. In Italia sono molte le reti EDI non costituite da un unico intermediario (Figura 1). L’analisi sulla diffusione dei diversi modelli di rete fra le principali comunità EDI italiane mostra, infatti, come siano significativamente più diffusi i modelli che prevedono il coinvolgimento di uno o due provider EDI: il modello con un unico provi-

der (noto in letteratura anche come “modello 3-corner”) è frequente nel caso siano presenti iniziative di filiera che assegnano il ruolo di provider di riferimento a un unico soggetto, come nel caso di EDIEL per il segmento Elettrodomestici ed Elettronica di consumo o del Consorzio DAFNE per il Farmaceutico. Al contrario, è tipico il modello 4-corner (ogni azienda ha un proprio intermediario che ne supporta l’interfacciamento con le altre imprese, quindi tra due aziende si trovano due intermediari) in Community che non hanno definito un unico provider di riferimento, come per esempio nel Largo consumo dove Indicod-ECR ha scelto di assegnare la certificazione Euritmo a più provider (a oggi, sono 7 i provider certificati).

Nelle reti EDI costituite da più intermediari è frequente anche la traduzione dei documenti gestiti in diversi standard (da Eancom 90.1 a Eancom 96.A, da Eancom 96.A a formati proprietari, ecc.). Se da un punto di vista strettamente “commerciale”, dunque, vi è piena fiducia tra mittente/destinatario e VAN EDI, risulta a oggi più impegnativo, per le parti commerciali, “dichiarare formalmente” che stanno utilizzando una rete EDI (costituita da più VAN EDI) che garantisce integrità e autenticità, sapendo che questa loro dichiarazione farebbe fede in caso di contenzioso con le Autorità ispettive (e “libera” i VAN EDI da qualsiasi responsabilità). Esaminando il processo di interscambio documentale EDI supportato iged.it 03.2010

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Figura 2 - Le procedure di sicurezza nella struttura degli scambi EDI [Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, School of Management Politecnico di Milano, 2010 www.osservatori.net]

da un VAN, emergono comunque numerosi accorgimenti di sicurezza che il VAN generalmente effettua (o potrebbe effettuare) per assicurare ai propri clienti garanzia di autenticità e integrità. Per esempio, il canale con cui il cliente invia al VAN un documento da trasferire a un’altra azienda è spesso costituito da un canale di trasmissione sicuro. Una volta ricevuto il flusso dei dati, il VAN tiene traccia della “presa in carico” del documento alimentando un file di log che contiene un record per ogni flusso ricevuto e “rende visibile” al mittente un primo acknowledgment (ACK1) che attesta l’avvenuta ricezione da parte del VAN. A questo punto, l’applicazione di specifiche regole consente il riconoscimento di mittente e tipologia di documento, per verificare se

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l’invio di tale documento è autorizzato. Se l’invio del documento è autorizzato, i sistemi del VAN procedono con la verifica della correttezza formale e sintattica, evidenziando messaggi illeggibili o danneggiati. Se necessaria, viene effettuata la traduzione del formato e in seguito il documento viene messo a disposizione del destinatario. A questo punto, viene prodotto un secondo acknowledgement (ACK2) che informa il mittente dell’avvenuta messa a disposizione del documento al destinatario. Quando il destinatario ha scaricato il proprio messaggio (attraverso un canale di trasmissione sicuro), il VAN produce un terzo acknowledgement (ACK3) che attesta l’avvenuta consegna. Eventuali ulteriori VAN intermedi tra mittente e destinatario procedono con analoghe attività. Ogni singolo

VAN potrebbe quindi garantire autenticità e integrità del documento per la parte di trasmissione che gli compete, ma non può a oggi garantire al proprio cliente che l’intera rete (composta da più VAN) sia nel suo complesso in grado di assicurare la medesima integrità e autenticità del documento. In definitiva, i motivi per cui le soluzioni EDI non sono, a oggi (ancora), considerabili Fatturazione Elettronica sono di due tipologie. La prima è un “vuoto interpretativo” nell’attuale normativa, che non precisa adeguatamente come si debbano verificare i requisiti di autenticità e integrità negli scambi EDI. La seconda motivazione è che i benefici della Fatturazione Elettronica possono essere colti quasi al 100% senza formalmente adottare il modello

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della Fatturazione Elettronica “pura” a norma di legge e, quindi, senza incorrere anche negli obblighi associati all’uso di tale modello (conservazione delle fatture entro 15 giorni dall’emissione delle stesse). È infatti sufficiente combinare ingegnosamente i modelli di scambio elettronico dei documenti con i modelli di Conservazione Sostitutiva di fatture analogiche lato attivo e passivo - combinazione realizzabile sempre più efficacemente, grazie alle recenti Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate - per ottenere una soluzione che “assomiglia” alla Fatturazione Elettronica “pura” senza però esserlo, ai termini di legge. Questa paradossale situazione potrebbe essere superata, riconoscendo apertamente la piena dignità dei modelli EDI. Per capire come fare Fatturazione Elettronica in Italia utilizzando il canale EDI – in modo da fornire adeguate garanzie a tutte le parti in causa: clienti, fornitori, VAN, Agenzia delle Entrate ecc. – sarebbe dunque auspicabile che gli organi di controllo si esprimessero apertamente precisando che cosa “operativamente” significa “fare EDI in conformità alla Raccomandazione 94/820/CE”. In sintesi, è quindi molto piccola la distanza concettuale tra l’affermazione “poche decine di imprese fanno Fatturazione Elettronica ‘pura’ a norma di legge in Italia” e l’affermazione - assai più positiva - “molte migliaia di imprese fanno Fatturazione Elettronica ‘pura’ a norma di legge in Italia, utilizzando il canale EDI”. LA CRESCITA DELLE COMUNITÀ EDI

L’ecosistema delle comunità EDI, ingiustamente considerato “old economy” nei primi anni 2000, è in realtà più vivo che mai. Lo “sviluppo” di queste comunità sta avvenendo secondo tre direzioni. In primo luogo, si ha una crescita “organica” delle comunità EDI più storiche, sia in termini di rappresentatività del settore – numero di imprese coinvolte e numero di relazioni attive – sia in termini di copertura del ciclo ordine-pagamento – tipicamente af-

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I progetti di crescita delle comunità EDI La nuova piattaforma WebEDI di METEL - Il rilascio della nuova piattaforma WebEDI di METEL rende ancora più semplice per le aziende operanti nel settore del Materiale elettrico l’utilizzo del canale METEL per lo scambio in formato elettronico strutturato dei documenti del ciclo dell’ordine, a partire dal Listino che rappresenta il mattone fondamentale per poter cogliere appieno i benefici dell’integrazione di filiera. La nuova piattaforma abilita ulteriori funzionalità, fra cui si segnalano in particolare il monitoraggio della qualità dei messaggi scambiati (per esempio, controllo ordini doppi, segnalazione anomalie in fattura), il tracking online sui documenti inviati e la possibilità di richiedere la predisposizione di fatture elettroniche. Il progetto “Catalogo elettronico” di Indicod-ECR - Il progetto “Catalogo elettronico” – la soluzione finalizzata a garantire l’allineamento sincronizzato delle informazioni anagrafiche di prodotto tra le aziende della produzione e della distribuzione, su scala globale grazie all’impiego dello standard GS1 GDSN – ha oggi il pieno commitment delle 30 primarie aziende del Largo consumo che costituiscono il Consiglio Direttivo di Indicod-ECR. In linea con questo forte impegno, le 10 principali insegne della GD/DO (che coprono oltre il 75% del mercato italiano) hanno già richiesto ai propri fornitori di utilizzare il “Catalogo elettronico” e sono già operativi i primi casi pilota. Il raggiungimento della piena operatività di EDIEL Servizi - A poco più di due anni dalla concezione del “progetto EDIEL”, anche nella filiera degli Elettrodomestici e dell’Elettronica di consumo è oggi realtà l’utilizzo delle soluzioni a supporto dello scambio dei documenti del ciclo dell’ordine in formato elettronico strutturato standard. Nel corso del 2009 si sono registrate sia, da un lato, la chiusura dei casi pilota – che hanno contribuito a smussare le fisiologiche spigolosità connaturate all’adozione di una nuova prassi operativa – sia, dall’altro, l’entrata a regime di 62 produttori e 26 retailer, che hanno generato un “traffico” complessivo superiore ai 170 mila documenti scambiati nell’anno.

fiancando al più tradizionale scambio dei documenti base del ciclo, quali ordini e fatture, altri documenti quali i database di allineamento delle anagrafiche, le conferme d’ordine, i documenti di trasporto, le notifiche di ricevimento merci ecc.. In secondo luogo, si ha un fenomeno “osmotico” di estensione dei modelli sviluppati in alcuni settori verso altri settori, grazie all’esempio positivo e alla diffusione dei risultati delle “good practice”. Sono esempi paradigmatici, in questo senso, la nascita negli ultimi tre anni della comunità EDI nel settore Elettrodomestici ed Elettronica di consumo, il coinvolgimento di operatori dei Trasporti e Logistica nei lavori di molte comunità EDI, l’apertura degli

standard tipici del Largo consumo a settori limitrofi (il Materiale edile, per esempio), l’apertura del mondo Farmaceutico verso la Sanità Pubblica. In terzo luogo, il lavoro imperniato sullo scambio elettronico dei documenti ha costituito il trampolino di lancio verso altri progetti di collaborazione di filiera: questo dimostra, una volta di più, il valore insostituibile di queste iniziative. Significativi, al riguardo, sono i progetti di “logistica collaborativa” nel Farmaceutico o di supporto alla tracciabilità di filiera promosso da Indicod-ECR quale rappresentante italiano di GS1. L’esperienza delle comunità EDI dimostra come i modelli più evoluti della Fatturazione Elettronica siano già

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La crescita per “osmosi” delle comunità EDI Il progetto “DAFNE Ospedali” - Il Consorzio DAFNE ha dato vita, nel 2005, al progetto “DAFNE Ospedali” con cui si propone di trasporre nella relazione con le aziende sanitarie la decennale esperienza maturata nell’integrazione dei flussi informativi del ciclo dell’ordine fra aziende farmaceutiche, depositari e distributori intermedi. In particolare, gli Enti Ospedalieri hanno l’opportunità di trasmettere ordini e ricevere conferme d’ordine, DDT e fatture in formato elettronico strutturato standard, secondo uno dei protocolli del Consorzio (EDIFACT, Easy DAFNE, XML). Sono oggi 46 fra Regioni, Aree Vaste, ASL e Aziende Ospedaliere – per oltre 650 presidi – gli Enti attivi nell’interscambio informativo con le aziende del Consorzio DAFNE aderenti al progetto. Il coinvolgimento degli Operatori Logistici nel settore Elettrodomestici ed Elettronica di consumo - EDIEL promuove la collaborazione di filiera attraverso l’adozione di soluzioni di Integrazione del Ciclo dell’Ordine supportate dall’EDI nel mondo degli Elettrodomestici e dell’Elettronica di consumo (nella relazione tra produttori/importatori e retailer). La progressiva diffusione dell’interscambio di documenti in formato elettronico strutturato standard rende disponibile un patrimonio informativo la cui condivisione anche con gli Operatori Logistici permetterebbe di raggiungere importanti miglioramenti in termini sia di efficienza sia di efficacia lungo l’intera filiera. Il nuovo progetto di EDIEL prevede la realizzazione di un “portale di filiera” che integri i flussi EDI standard, intercettandoli, garantendo la massima apertura e flessibilità di implementazione. L’attività di identificazione delle principali aree di miglioramento e la successiva delineazione delle funzionalità ha visto il fattivo coinvolgimento anche di tutti i principali Operatori Logistici attivi nel settore, con commitment analogo anche lato industria e distribuzione. Un ruolo importante nel progetto è svolto da Indicod-ECR quale rappresentante italiano di GS1, che sta sviluppando a livello internazionale standard e soluzioni B2b proprio per il settore Trasporti e Logistica. I progetti di eSupply Chain Collaboration nelle comunità EDI - Il progetto “Logistica Collaborativa” del Consorzio DAFNE Il progetto si articola su due filoni principali: lo sviluppo e la diffusione dell’interscambio informativo in formato elettronico strutturato standard, adottando uno dei diversi protocolli supportati dal Consorzio (EDIFACT, Easy DAFNE, XML) e, in parallelo, la definizione di sistemi standard per l’identificazione degli elementi fisici. In quest’ultima area si collocano le sperimentazioni in ambito RFId e la definizione di contenuti e layout comuni a livello di Consorzio per l’etichetta logistica. Con riferimento allo scambio in formato elettronico strutturato standard dei flussi documentali connessi al ciclo dell’ordine, l’obiettivo è rendere possibile la condivisione lungo la filiera di un maggior numero di informazioni “in tempo reale”. Molte informazioni sono, infatti, disponibili già all’atto della disposizione di consegna fisica delle merci, ma non vengono veicolate “a valle” in tempo utile per cogliere i vantaggi della gestione sincronizzata delle consegne. In linea con questi obiettivi, il Consorzio ha ritenuto necessario coinvolgere nello scambio dei principali messaggi a supporto della fase di consegna (nello specifico, Avviso di Spedizione, DDT e Notifica Ricevimento Merci) anche gli Operatori Logistici, oltre a grossisti e distributori. Allo stato attuale il progetto vede coinvolto più del 25% del mercato farmaceutico (a valore), arrivando a coprirne oltre il 50% se si considerano anche gli attori in progress. Il progetto EPCIS di Indicod-ECR - Lo standard internazionale RFId (Radio Frequency Identification o Identificazione in Radio Frequenza) per la supply chain del Largo consumo prende il nome di EPC (Electronic Product Code o Codice Prodotto Elettronico) ed è gestito da EPC Global e dalle organizzazioni GS1 nazionali (Indicod-ECR per l’Italia). Nell’ambito dello standard EPC, il veicolo fondamentale per lo scambio di informazioni tra gli utenti è l’EPC Information Service (EPCIS). EPCIS – che si compone di un insieme di interfacce per lo scambio dati – fornisce importanti funzionalità per migliorare l’efficienza, la sicurezza e la visibilità nella supply chain. Il valore aggiunto del network è rendere possibile la tracciabilità lungo supply chain anche molto complesse e articolate, tramite la combinazione di informazioni raccolte da interscambi EDI, Web services e applicazioni RFId. Diventa possibile, quindi, ricostruire la storia di ogni singolo prodotto dalla sua origine fino al punto in cui l’utente richiede le informazioni, passando attraverso tutti gli eventuali passi intermedi intermedi.

concretamente attuati – o, in ogni caso, culturalmente compresi – in migliaia di imprese. In molte di esse lo scambio elettronico di fatture strutturate già avviene da anni, o è comunque in fase di introduzione. Senza dubbio lo scambio di fatture è già originalmente inscritto in più ampi progetti di automazione dell’intero Ciclo OrdinePagamento.

PAOLO CATTI

Responsabile Ricerca Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, School of Management Politecnico di Milano

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APPROFONDIMENTI

La dematerializzazione documentale ai tempi della crisi Quali le caratteristiche di un sistema di dematerializzazione che non sia accessibile solo a pochi, ma che possa essere adottato anche da piccole e medie aziende e dagli studi professionali? NICOLA ROSSI

Negli ultimi anni è emersa, in tutta evidenza, l’esigenza di realizzare sistemi di dematerializzazione digitale di tutti gli archivi dei documenti cartacei oggi gestiti dalle aziende e dagli enti pubblici. Allo stesso tempo sono stati condotti approfonditi studi e valutazioni sulla convenienza di queste realizzazioni che hanno ampiamente evidenziato i significativi ritorni economici che la dematerializzazione può offrire. Da una parte si rende più facile l’accesso alle informazioni e si riduce drasticamente il tempo dedicato a raggiungere i documenti con un considerevole risparmio economico e, cosa non trascurabile, con un miglioramento della qualità del lavoro per numerose attività amministrative. Dall’altra, con la diffusione nel tempo della posta certificata e dell’utilizzo della posta elettronica per lo scambio dei documenti formali tra le aziende e per l’invio dei documenti fiscali verso le amministrazioni pubbliche, si realizzerà una significativa riduzione dei costi di produzione dei documenti cartacei e del loro inoltro ai destinatari. Questi vantaggi sono importanti, economicamente verificabili e, potenzialmente, ad ampio raggio di utilizzo per tutta la vasta platea degli operatori economici e tali da ottenere l’attenzione di tutto il mercato dell’IT ed il consenso della maggior parte degli operatori e degli analisti del settore. A fronte di quest’unanime ed ampio potenziale si deve constatare che, di fatto, l’adozione delle soluzioni da

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Fig. 1 - Esempio postazione mobile

parte delle aziende è stato negli ultimi due, tre anni nettamente inferiore alle aspettative. La prima causa di questa lentezza nella realizzazione di soluzioni di dematerializzazione documentale è unanimemente attribuita alla crisi economica che ha bloccato la maggior parte dei nuovi investimenti, soprattutto nei settori tecnologici, nei quali ricade certamente la dematerializzazione documentale. Questa ipotesi ha certamente una base di validità, infatti negli ultimi due anni sia la riduzione dei budget sia la concentrazione dell’attenzione aziendale alla sole attività operative ha indotto

molti centri decisionali delle aziende a non porre in priorità la realizzazione di soluzioni innovative il cui ritorno economico non fosse a tempi brevissimi, inferiori ai 12 mesi. Tra l’altro, le realizzazioni innovative in tempi di crisi rappresentano un elemento certamente non prioritario, considerato quasi da temerari. Tutto qui? Probabilmente la crisi, pur essendo la principale, non è l’unica ragione di tutto questo ritardo. La crisi, inoltre, come si va dicendo in giro, dovrebbe essere un’occasione per riesaminare e riequilibrare il posizionamento dei prodotti e delle soluzioni offerte dal mercato.

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Certamente l’attuale offerta di prodotti e soluzioni per realizzare a pieno la dematerializzazione documentale risulta, ad un esame attento, impegnativa dal punto di vista economico, richiede tempi non molto brevi di realizzazione ed è in generale piuttosto complessa con la necessità di acquisire o di sviluppare soluzioni applicative verticali. A seguito di ciò la dematerializzazione documentale resta prevalentemente appannaggio di poche grandi aziende e di pochi grandi enti statali e, con le dovute eccezioni, non rientra nei piani delle aziende medie e degli studi professionali. Il mercato richiederebbe, invece, prodotti e soluzioni con caratteristiche ben precise in termini di semplificazione dell’utilizzo e di drastica riduzione dei tempi di realizzazione nonché dei costi. In questa prospettiva sono state individuate due fondamentali categorie di prodotti.

Fig. 2 Esempio postazione dipartimentale

PRODOTTI INTEGRATI HW/SW PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

Si tratta di un’integrazione di scanner con unità di elaborazione e con applicazioni sviluppate specificatamente per la dematerializzazione. Questi sistemi dovranno avere le seguenti principali caratteristiche: essere impiegabili facilmente in sedi periferiche ed in uffici decentrati; essere di uso immediato da parte degli operatori per semplificarne l’utilizzo e per ridurre al minimo le necessità di addestramento di ampie

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basi di utenti; permettere la realizzazione di postazioni polivalenti che possano essere presentate come interfaccia unica di digitalizzazione per l’intera infrastruttura; avere contenuti applicativi generalizzati e parametrizzabili per ridurre i tempi ed i costi delle personalizzazioni; permettere non solo l’inoltro via mail dei documenti elettronici creati,

ma anche l’archiviazione ed il trasferimento, per particolari documenti come ad esempio le fatture passive, ad attività di elaborazione successiva; essere utilizzabili in diverse situazioni operative: - stazioni PC per uso personale; - stazioni dipartimentali per l’utilizzo da parte di componenti di un gruppo di lavoro, oppure da parte di un ufficio locale o decentrato;

Fig. 3 - Flusso logico

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Fig. 4 - Esempi di wizard

- postazioni mobili di scansione per gli utenti che operano in mobilità sul territorio o nella struttura di lavoro. Tutto ciò per soddisfare la gamma più ampia possibile di esigenze. L’adozione di tali prodotti consente la dematerializzazione di qualsiasi documento cartaceo, sia proveniente dall’esterno, sia generato all’interno dell’organizzazione, sin dal primo momento in cui il documento cartaceo entra in contatto con la struttura aziendale garantendo, così, tempi di attesa predefiniti per la disponibilità del documento per la consultazione di tutti gli utenti autorizzati a farlo. La gestione centralizzata di un tale insieme di postazioni permette di costituire una rete di dematerializzazione dei documenti che, se necessario, può estendersi anche oltre i confini della propria realtà aziendale (agenti, consulenti, terze parti, etc.). SOLUZIONI DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE FACILI DA USARE E FUNZIONALMENTE COMPLETE

Le soluzione in esame dovranno offrire a tutti gli utenti le funzioni più evolute di scansione, di elaborazione, di archiviazione e di consultazione documentale con un’interfaccia utente molto semplice e dall’uso immediato. Queste soluzioni in particolare dovranno:

permettere di gestire ogni nuova problematica documentale in modo semplice ed intuitivo attraverso l’utilizzo di “wizard” di configurazione che guidano l’utente attraverso i passi necessari alla definizione delle proprie esigenze; disporre di una libreria di soluzioni pre-definite pronte all’uso e personalizzabili che rispondano alle principali problematiche di archiviazione elettronica (fatture, pratiche personale, ordini, assegni, bollettini postali, protocollo); permettere di pilotare una vasta gamma di scanner disponibili sul mercato; mettere a disposizione strumenti professionali per l’elaborazione dell’immagine e l’indicizzazione dei documenti (OCR, data entry); permettere di alimentare un proprio sistema di navigazione che, a partire dai valori degli indici disponibili, selezioni i documenti oggetto della ricerca e li faccia consultare, ed anche i sistemi di consultazione esterni più diffusi sul mercato; essere utilizzabili da parte degli utenti senza richiedere lunghe e complesse attività di addestramento. Una soluzione di questo tipo per la ricchezza funzionale e per la facilità d’uso potrà risolvere le esigenze di archiviazione documentale e di consultazione anche della maggior parte degli studi

professionali e delle aziende medio piccole che già sentono l’esigenza di dotarsi di una soluzione di archiviazione documentale elettronica. Attraverso l’uso di prodotti e soluzioni rispondenti a queste caratteristiche si potranno realizzare in tempi certi e contenuti, ed a costi notevolmente inferiori a quelli attuali, sistemi completi per la dematerializzazione di documenti cartacei e si potrà estendere l’utilizzo di queste applicazioni a strutture che, con le soluzioni oggi disponibili, non riescono ad affrontare la problematica o per la sua complessità o per i costi eccessivi.

NICA ad OMAT-ROMA presenta DOCS Suite: insieme di prodotti HW per la dematerializzazione. OPUS.Easy: sistema applicativo per la dematerializzazione di uso immediato.

NICOLA ROSSI

Presidente di NICA

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APPROFONDIMENTI

Self Service Business Intelligence con PowerPivot Il mercato italiano è ancora prudente nei confronti di questa tecnologia, ma vi sono tutti i presupposti affinché si sviluppi in modo consistente MARCO RUSSO E ALBERTO FERRARI

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LEADERS

Oracle Microsoft

QlikTech ability to execute

Da alcuni anni il termine Business Intelligence (normalmente abbreviato in B.I., con pronuncia all’inglese) è diventato uno degli obiettivi di ogni azienda. La sua definizione è molto ampia e spazia dalla raccolta di ogni informazione, non solo numerica, alla visualizzazione di grafici e tabelle, sintetiche e aggregate, fino ad arrivare alla generazione di indicatori di prestazione visualizzati all’interno di veri e propri cruscotti aziendali. Una volta introdotta in azienda, la BI ha una forza pervasiva enorme. Si inizia normalmente con un piccolo sistema di analisi che ha obiettivi poco ambiziosi per testare la tecnologia e, una volta verificati i vantaggi che derivano dalla sua adozione, si arriva rapidamente all’introduzione di sistemi di BI a tutti i livelli, fino a considerare i dati presenti nella BI come l’unica vera fonte di reportistica aziendale, la sola verità a disposizione di manager e analisti. Attenzione però, perché la strada che porta ad una buona soluzione di BI non è semplice come vorrebbero far credere molte presentazioni e molti siti web. L’introduzione di un sistema di BI prevede sempre, come primo passo, la costruzione di un Data Warehouse aziendale, cioè di un sistema che raccolga tutte le informazioni sparse nei diversi sistemi informativi e le integri in una visione coerente, aggiornata e corretta della realtà aziendale. Questo passaggio fondamentale, di cui si sottostimano spesso i costi, spesso evidenzia la presenza di dati sporchi,

CHALLENGERS

IBM MicroStrategy SAP Information Builders SAS

Tibco Software (Spotfire) Tableau Board International arcplan Targit

Panorama Software

Actuate

NICHE PLAYERS

Figura 1: Magic Quadrant For Business Intelligence Platform (fonte Gartner Gennaio 2010)

VISIONARIES

completeness of vision

di incoerenze nella gestione delle diverse entità o, peggio, la presenza di informazioni di vitale importanza non opportunamente strutturate, facendo sorgere così la necessità di rivedere e formalizzare meglio alcuni passaggi nel flusso dei dati. Vedere in questo un problema è fuorviante, la costruzione del Data Warehouse è in realtà una grossa opportunità per fare le “pulizie di primavera” nei sistemi aziendali, garantendo che tutti i sottosistemi siano allineati con le esigenze di reportistica aziendale delineate nel Data Warehouse. Se è quindi vero che la creazione del Data Warehouse è spesso sottostimata in termini di costi, è d’altra parte vero che si tratta di un momento di aggregazione e revisione aziendale di valore inestimabile.

Quante volte capita di avere, anche in aziende di grandi dimensioni, più reparti che preparano il budget con semplici fogli Excel, la cui struttura è lasciata alla fantasia e all’inventiva di ogni responsabile? Questi fogli non sono facilmente integrabili e richiedono un lavoro umano (quindi soggetto ancora a interpretazioni ed errori) per la produzione di un vero budget aziendale. Inoltre il lavoro di aggiornamento dei dati è così complesso da portare a considerare l’attività di previsione come una seccatura burocratica, piuttosto che come un vero incontro con le proprie possibilità e desideri aziendali, riducendo la qualità dei dati e, di conseguenza, la loro efficacia. Creare Business Intelligence significa, quindi, automatizzare i processi di acquisizione dei dati, definire standard che semplifichino la loro condivisione

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Figura 2 - Esempi di Tabelle create con PowerPivot

fra i diversi reparti e rendano consapevole ogni manager del fatto che i suoi dati saranno integrati in una visione più grande, coerente e rapida da interrogare, portando enormi benefici a ogni livello. In fondo, il fatto che il mercato della BI sia in continua crescita nonostante i recenti problemi del mercato, e che questa crescita sia costante negli anni, è un segnale inequivocabile del fatto che, quando funziona, la Business Intelligence fornisce veramente una marcia in più alle aziende e i progressi non si fermano di fronte alla necessità di investire, anche quando i soldi per farlo sono pochi. Il mercato offre molti sistemi differenti per la creazione di strumenti di Business Intelligence e qui

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non abbiamo spazio né per proporre un elenco di tutti questi produttori, né di compararli. Vogliamo invece spendere due parole per vedere quali sono le ultime novità del mercato e come queste si integrino nello scenario della Business Intelligence. Le prime realtà che hanno introdotto la Business Intelligence sono state, ovviamente, le grandi aziende che, avendo a disposizione la possibilità di fare grossi investimenti, hanno creato dei Data Warehouse aziendali per analizzare i propri dati. Il passaggio successivo, che si è concretizzato in questi ultimi anni, è stato l’introduzione delle stesse tecnologie nelle aziende medio piccole che, con progetti dal respiro ovviamente più ri-

dotto, hanno cominciato a beneficiare degli strumenti di reportistica evoluta che il mercato ha reso disponibili. In queste aziende non è ovviamente possibile creare grandi progetti della durata di molti anni: i risultati devono essere disponibili e produttivi entro pochi mesi dal kick-off perché siano finanziabili. Dunque, siccome la creazione del Data Warehouse è un processo comunque complesso, in questi progetti ci si concentra sempre sugli aspetti più cruciali dell’azienda, tralasciando volutamente i dettagli dei singoli uffici perché – semplicemente – non sarebbe economico fare investimenti di larga scala in relazione ai benefici più ridotti che ne de-

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Figura 3 - Esempio di Tabella creata con PowerPivot

Sales by Channel 20081

20082

20083

20084

Grand Total

Catalog

$ 66,766,445.26

$ 84,938,407.52

$ 93,805,021.50

$ 95,283,140.10

$ 340,793,014.38

Online

$ 193,044,716.30

$ 237,909,057.64

$ 238,271,595.51

$ 238,847,601.42

$ 908,072,970.86

Reseller

$ 127,747,785.81

$ 156,149,441.79

$ 152,659,940.58

$ 156,414,008.56

$ 592,971,176.74

Store

$ 455,510,238.58

$ 555,614,643.53

$ 597,420,074.39

$ 616.616,714.69

$ 592,971,176.74

Grand Total

$ 843,069,185.95

$ 1,034,611,550.47

$ 1,082,156,631.98

$ 1,107,161,464.77

$ 4,066,998,833.17

riverebbero. Ovviamente, l’esigenza di analisi dei singoli reparti che potrebbe non essere completamente soddisfatta dal Data Warehouse aziendale, rimane un’esigenza aperta, e il mercato, lo sappiamo bene, prima o poi cerca di coprire tutte le esigenze. Stiamo quindi assistendo negli ultimi mesi alla nascita di un nuovo modo di fare Business Intelligence che nasce con il nome di Self Service BI: in altre parole, la Business Intelligence a disposizione del singolo, come naturale complemento della più ambiziosa Corporate BI. Ovviamente, la Self Service BI non può utilizzare strumenti complessi come quelli creati per i Data Warehouse aziendali: è necessario avere software più semplici e meno potenti, ma che incontrino le necessità degli utenti senza costringerli a diventare degli esperti informatici. Ci sono già sul mercato strumenti per produrre Self Service BI, basti pensare a prodotti come QlikView o Vizubi. Quest’anno abbiamo, poi, visto scendere in campo un colosso come Microsoft che con PowerPivot, l’add-in gratuito per Excel, disponibile da metà 2010 sul sito www. powerpivot.com, ha definitivamente aperto le porte alla Business Intelligence a disposizione di tutti, rendendo inoltre pubblica la propria roadmap per la BI che prevede Excel come il

sistema di analisi d’elezione, SQL Server per il Data Warehouse aziendale e PowerPivot per la Self Service BI. PowerPivot possiede una base dati proprietaria che permette di superare quasi tutti i limiti contro i quali gli utenti si scontravano nel tentativo di analizzare grosse moli di dati con Excel. Le informazioni non sono più caricate direttamente nei fogli Excel, ma risiedono in un potente database “colonnare” che coniuga l’enorme velocità di accesso con dei sofisticati algoritmi di compressione. Per fare un esempio, possiamo caricare più di 100 milioni di righe di dati in un foglio Excel mantenendone comunque le dimensioni entro poche centinaia di MB, in modo da poterne effettuare l’analisi su normali computer desktop o portatili. Ovviamente, non tutti gli utenti hanno la necessità di gestire centinaia di milioni di righe di dati, ma essere coscienti che il limite dello strumento è così alto farà sicuramente dormire sonni tranquilli a tutti. Una volta che i dati sono stati caricati in PowerPivot, l’analisi è molto semplice perché si basa sulle note tabelle Pivot, uno strumento che permette di incrociare liberamente su righe e colonne qualunque attributo delle nostre tabelle, delegando il compito di fare i calcoli ed aggregare le informazioni al motore sottostante,

che risponde in tempi praticamente istantanei. Anche in questo caso un esempio rende meglio di tante parole: le tabella che vedete nelle figure (2 e 3) sono state create con PowerPivot, si basano su circa tre milioni di righe di vendite e sono aggiornate in tempo reale rispetto ai criteri di filtro impostati. Aggiungere un valore, un filtro o un altro campo di separazione ripropone i risultati in meno di mezzo secondo, anche su un comune notebook. Tutto questo sembra davvero affascinante, e in effetti lo è, ma bisogna fare attenzione a non lasciarsi trasportare dall’entusiasmo. PowerPivot è uno strumento di analisi, ma non fa tutto da solo. Esso ci mette a disposizione un potentissimo motore di calcolo e interfacce che permettono di caricare dati da qualsiasi database aziendale, ma, per farlo lavorare al meglio, è necessario imparare il suo linguaggio di programmazione (noto con il nome di DAX) che, pur basandosi sulle formule di Excel e quindi su un linguaggio già noto ai più, possiede delle caratteristiche uniche che richiedono una inevitabile fase di apprendimento. Inoltre, il modello dati di PowerPivot è diverso da quello di Excel. Non si parlerà più di fogli, celle e formule di calcolo. Il nuovo modello abbandona questi schemi propri di Excel per introdurre tabelle, relazioni, iged.it 03.2010

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Grazie a SAP le aziende possono ora provare gratuitamente la Business Intelligence on demand

Sap ha recentemente presentato il primo servizio di Business Intelligence on-demand che consente alle aziende italiane, anche alle più piccole, di disporre di uno strumento che consenta (gratuitamente) di analizzare i propri dati in modo semplice e chiaro. Collegandosi alle sezione del sito dedicata al servizio denominato “BI for ME” (www.sap. com/italy/business-intelligence), è possibile provare la BI caricando un file in excel e procedendo con l’analisi dei dati, anche complessi, in maniera facile e veloce e con la massima sicurezza. Le caratteristiche di semplicità del servizio, della visualizzazione e dell’esplorazione grafica lo rendono utilizzabile anche da utenti inesperti di Business Intelligence, che hanno la possibilità di lavorare intuitivamente su dati provenienti da varie fonti, analizzarli e condividerli. La soluzione infatti permette anche di creare report ad–hoc e di distribuirli ad altre persone all’interno o all’esterno dell’azienda in modo sicuro e affidabile. Con il servizio di Business Intelligence on demand, analisi fondamentali quali calcolare il tasso di crescita delle vendite, analizzare il comportamento d’acquisto dei clienti o monitorare il livello delle scorte a magazzino, diventano per le aziende operazioni molto semplici ed efficaci. È, questa, una scelta ottimale per le imprese di piccole e medie dimensioni che necessitano di funzionalità di analisi chiare, semplici e interattive, per sviluppare processi decisionali più consapevoli e per diffondere le capacità analitiche ad un numero sempre maggiore di utenti, senza le difficoltà di un progetto tecnologico lungo e complesso. Sono già numerosi, inoltre, i progetti concreti per singoli settori verticali già realizzati dai Partner di SAP che offrono alle aziende strumenti efficaci ed immediati per fronteggiare le sfide più diverse e affermarsi sull’attuale scena economica.

misure e colonne calcolate: tutti concetti che permettono di interagire con il database sottostante e creare le proprie formule in modo simile, ma non identico, a quanto avveniva con Excel. Niente di così complicato da non essere alla portata di un normale utente Excel, ma certamente molti nuovi argomenti da imparare per realizzare le proprie analisi. Il vero punto di forza di PowerPivot è la possibilità di integrare con i dati aziendali anche i dati personali. Possiamo, ad esempio, aggiungere alle informazioni di vendita consolidate i dati previsionali di budget che manteniamo su un foglio Excel, insieme con consuntivi e analisi preparate per fare simulazioni avanzate. PowerPivot permette di caricare dati da tutti questi sistemi, integrandoli poi in un report unitario e interattivo. Con l’introduzione della Self Service BI ci aspettiamo di vedere nascere in azienda la figura dell’esperto di Power-

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Pivot. Se prima ci capitava di chiedere consigli all’esperto di Excel per una formula particolarmente complicata o per definire bene il nostro modello di analisi, ora chiederemo consiglio all’esperto di PowerPivot perché ci guidi verso il metodo migliore per caricare dati e generare le formule di calcolo di indicatori e grafici utili per la nostra reportistica. Attenzione però a non considerare la Self Service BI come la sostituzione della BI aziendale. La creazione del Data Warehouse aziendale rimane un passo importante nella gestione dei propri dati aziendali e l’integrazione di tutte le fonti dati in una visione complessiva continua a essere l’obiettivo principale da perseguire. La presenza della Self Service BI, però, dona maggiore potenza di analisi ai singoli e permette di creare molto rapidamente analisi estemporanee o prototipi che consentono di migliorare il dialogo fra gli esperti del dominio e i tecnici in-

formatici preposti alla gestione dei dati. L’evoluzione non si limiterà agli utenti Excel, ma toccherà anche gli amministratori dei database. Non dobbiamo dimenticare che per effettuare analisi gli utenti di PowerPivot dovranno avere a disposizione i dati elementari da aggregare e trattare. È quindi importante che i responsabili dei database aziendali siano coscienti dell’evolversi dei metodi di analisi dei propri utenti, così che possano predisporre delle interfacce semplici e comode per permettere l’accesso ai dati. I prossimi anni saranno sicuramente affascinanti per chi, come noi, si occupa di Data Warehouse aziendali sin dalla loro nascita. La Self Service BI porta nuova linfa vitale ai sistemi di analisi, apre le porte a tutti gli utenti volenterosi e porterà alla nascita di nuove figure professionali. Negli Stati Uniti la Self Service BI sta già spopolando, mentre il mercato italiano è ancora in fase di accettazione della tecnologia, ma si cominciano a vedere le prime aziende che progettano di integrarla nei propri uffici per ottenere una Business Intelligence più aperta e collaborativa. La tecnologia avanza, i manager più attenti la cavalcano, il mercato offre nuove entusiasmanti sfide e il futuro della BI appare più roseo che mai, da una parte i fornitori hanno spazio per migliorare i loro prodotti, dall’altra, senza dubbio la più importante, market manager, imprenditori, commerciali ed analisti potranno finalmente realizzare proiezioni ed analisi senza la necessità di aspettare la disponibilità di esperti informatici.

ALBERTO FERRARI

MARCO RUSSO

Consulenti e formatori di Business Intelligence

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APPROFONDIMENTI

OCR ED ICR Passare dai Pixel ai Caratteri FRANCESCO PUCINO

LA DIGITALIZZAZIONE

La digitalizzazione di documenti cartacei oggi è largamente diffusa e consente di produrre immagini fedeli ai documenti di origine, ma prive di contenuto informativo direttamente intellegibile da un computer. Immaginando, ad esempio, di passare allo scanner gli estratti conto che ci invia la nostra banca ogni mese otteniamo una serie di immagini che possiamo memorizzare sul computer come file, magari in un sistema di archiviazione ottica, attribuendogli un nome più o meno significativo, per poi visualizzarle e leggerle a video esattamente come se avessimo il cartaceo davanti. Esattamente come per il cartaceo, però, se volessimo verificare la presenza di un bonifico di un certo importo, dovremmo “sfogliare” questi documenti ad uno ad uno in quanto non potremmo utilizzare alcuna funzionalità di ricerca automatica: per farlo dovremmo prima sottoporre a lettura ottica tali documenti, così da estrarne i dati ivi contenuti e renderli intellegibili dal computer sì da usarli per i nostri scopi. La digitalizzazione quindi produce qualcosa di simile a fotografie, immagini, griglie di pixel e mappe di bit che vanno elaborate ed interpretate per fare in modo da estrarre i dati ivi contenuti e poterli trattare in formato elettronico. La complicazione è data dal fatto che trasformare puntini (pixel) in dati (ca-

ratteri ASCII/unicode), sebbene sia una capacità naturale ed inconscia per un operatore umano, è una cosa estremamente ardua per un programma informatico. OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

L’OCR (Optical Character Recognition), utilizzato per il riconoscimento di testo stampato o dattiloscritto, è probabilmente la più nota delle tecnologie utilizzate nella lettura ottica. In linea di massima i sistemi di riconoscimento OCR possono essere suddivisi in monofont, multifont ed omnifont. Gli OCR monofont sono quelli che riescono a riconoscere una sola famiglia di caratteri, ma con il massimo dell’accuratezza possibile. Sono utilizzati ad esempio per leggere dati stampati con i font OCR-A ed OCR-B, appositamente disegnati per la lettura ottica, oppure per leggere dati stampati con font CMC7 ed E13B, concepiti per essere letti magneticamente e quindi riconoscibili otticamente solo con sistemi specifici. Gli OCR omnifont sono quelli che teoricamente riescono a riconoscere qualsiasi famiglia di caratteri, prescindendo quindi da tipo, dimensioni ed attributi (grassetto, corsivo, sottolineato, ….) dei font con cui sono stampati i testi. Gli OCR multifont sono invece una via di mezzo tra i precedenti: riescono a riconoscere caratteri stampati con più

Figura 1 – l’immagine digitalizzata di un carattere stampato su carta è una griglia di puntini: per fare in modo che il computer “capisca” cosa c’è scritto bisogna ricorrere alla lettura ottica ….

di un font, ma solo se lo specifico font è tra quelli previsti. Sostanzialmente il lavoro che fa un sistema OCR è suddivisibile in tre fasi: segmentazione, estrazione delle caratteristiche e classificazione. La prima fase, la segmentazione, consiste nell’identificare i caratteri da leggere: qualora l’area da leggere sia ampia o

Figura 2 – Esempio di font OCR-A per il quale è richiesto l’uso di un sistema OCR specifico.

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il sistema è certo di aver classificato correttamente il dato. Per fare in modo di minimizzare il più possibile gli errori dovuti all’OCR, in alcuni sistemi di lettura ottica, è possibile fare in modo di limitare il set di caratteri che ci si aspetta di trovare: il tal modo, ad esempio, se si devono leggere dati costituiti solo da numeri, l’OCR non confonderà degli zero con delle lettere “O” oppure dei “2” con delle lettere “Z”, e così via. Sebbene la tecnologia OCR sia molto progredita, talvolta i risultati ottenuti possono essere sotto le aspettative a causa della scarsa qualità di stampa o della scarsa qualità di scansione dei documenti processati: i maggiori problemi di riconoscimento infatti si incontrano laddove più caratteri risultino attaccati tra loro oppure laddove un singolo carattere risulti spezzettato in più parti. Figura 3 – Un esempio di OCR eseguito su numeri di serie di banconote: si noti come per ciascun carattere è riportata anche la confidenza di lettura.

sia costituita da una intera pagina, può essere necessaria anche una fase di analisi del layout, che consiste nell’individuare colonne, paragrafi, linee di testo e parole. La seconda fase è rappresentata dall’estrazione delle caratteristiche di ogni singolo carattere segmentato. Esistono diversi metodi per estrarre queste caratteristiche, alcuni basati su procedimenti statistici (es.: istogrammi delle frequenze di pixel), altri su procedimento di tipo geometrico (es.: curvatura e direzionalità delle linee). In ogni caso l’idea di base è che queste caratteristiche debbano essere presenti

in ogni carattere dello stesso tipo, debbano essere sufficienti per identificarlo e che debbano tollerare rumore e distorsioni introdotte dal processo di scansione. La terza fase è quella della classificazione: le caratteristiche estratte sono analizzate in modo da risalire al carattere partendo dalla sua forma, usando una conoscenza a priori basata sui prototipi del set dei caratteri da riconoscere. Il risultato di questo processo è quindi quello di attribuire a ciascun carattere il codice ASCII (o UNICODE) che lo rappresenta ed eventualmente una confidenza di lettura che indica quanto

Figura 4 – Una scarsa qualità di stampa o di scansione può compromettere il funzionamento di un sistema OCR poiché risulta difficile riconoscere sequenze di caratteri legati tra loro o singoli caratteri spezzettati.

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INTELLIGENT CHARACTER RECOGNITION

L’ICR (Intelligent Character Recognition), utilizzata per il riconoscimento del testo scritto a mano in stampatello, può considerarsi un’evoluzione ed una differenziazione dell’OCR. Nel momento in cui i sistemi OCR sono stati estesi al riconoscimento di dati scritti a mano e in stampatello si è fatto ricorso soprattutto alla tecnologia delle reti neuronali per sottolineare il fatto che la tale nuova tecnologia era basata sull’intelligenza artificiale è stato allora coniato il nuovo acronimo, sostituendo alla “O” di Optical, la “I” di Intelligent. Contrariamente a quanto si possa immaginare, la maggior parte dei sistemi ICR è in grado di leggere solo parzialmente il testo stampato o dattiloscritto, quindi qualora si abbia necessità di estrarre sia dati stampati che manoscritti è necessario utilizzare sistemi di lettura ottica che dispongano anche di OCR. I sistemi ICR si possono distinguere in due categorie: constrained ed unconstrained. I primi sono quelli che riescono a riconoscere testo scritto a mano in stampatello in cui i caratteri sono totalmente separati gli uni dagli altri, mentre i secondi sono quelli che tollerano il fatto che alcuni caratteri possano toccarsi da loro.

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Figura 5 – L’utilizzo di caselle prestampate evita che si scrivano caratteri attaccati tra loro, mentre la loro stampa in colorazioni particolari ne rende possibile la rimozione in fase di scansione, migliorando il riconoscimento.

Figura 6 – Le differenze degli stili di scrittura tra italiani ed anglosassoni sono significative: solo un sistema sviluppato ad-hoc riesce a non confondere, ad esempio, un 1 con un 7, un 4 con un 9, etc.

È chiaro che la grande variabilità e scarsa ripetibilità della scrittura a mano rende enormemente complicato il lavoro di questi sistemi. Solitamente, per migliorare le prestazioni dei sistemi ICR, si ricorre ad una progettazione ottimizzata della modulistica, così che chi scrive i dati sia guidato a scrivere i singoli caratteri staccati, in caselle prestampate opportunamente colorate che siano filtrate già durante la scansione dei fogli. Una cosa molto importante da tenere presente è che i sistemi ICR, essendo addestrati su prototipi di scrittura reali, sono abbastanza sensibili allo stile di scrittura del campione, per cui sistemi addestrati con campioni di caratteri americani, funzionano bene quando si devono estrarre dati scritti da persone americane mentre possono presentare errori leggendo dati scritti da persone europee. Per rendersi conto della motivazione basta confrontare una tipica sequenza

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di numeri scritta da un italiano con quello scritta da un americano: si noterà immediatamente che un “7” americano è molto più simile ad un “1” italiano, così come pure un “4” americano è facilmente confondibile con un “9” italiano …. PRE E POST PROCESSING

Un’applicazione di lettura ottica ben fatta prevede anche l’utilizzo di altri sottosistemi che aiutano a migliorare i risultati di OCR/ICR. A monte è buona norma utilizzare un sistema di imag-processing che adotti algoritmi di deskew, despeckle, dynamic thresholding, etc. consentono di raddrizzare l’immagine, ripulirla, convertirla in monocromatico preservandone contrasto e luminosità, etc. con lo scopo di migliorarne la qualità per ridurre la possibilità di errore durante la lettura. A valle è opportuno invece utilizzare sottosistemi di proofing, cioè di correzione automatica del testo ricono-

sciuto, che consentano di correggere automaticamente eventuali errori di lettura mediante contestualizzazione, trigrammi, dizionari e tabelle di lookup. Tali sistemi possono infatti evitare all’operatore la necessità di dover correggere manualmente quei caratteri che risultano sospetti o che l’OCR/ICR non è stato in grado di riconoscere. VOTING

Un motore OCR od ICR è una realizzazione software di un sistema di lettura priva di interfaccia utente, ma ingegnerizzata in modo da poter essere utilizzata in applicazioni custom come una sorta di black box in cui inserire una immagine e da cui estrarre i dati interpretati. In casi particolari, per massimizzare le prestazioni di lettura, è possibile utilizzare la tecnologia di voting che consiste nell’utilizzare simultaneamente più motori di riconoscimento, decidendo carattere per carattere quale è il dato più attendibile con una tecnica chiamata di riconciliazione dei risultati. Tale sistema ha il vantaggio di poter ridurre drasticamente la quantità di errori di interpretazione, ma ha lo svantaggio di aumentare i tempi di elaborazione, la complessità del sistema di lettura ottica ed i suoi costi. CONCLUSIONI

Le tecnologie OCR/ICR consentono di estrarre dalle immagini il loro contenuto informativo, riottenendo in forma editabile ed intellegibile il testo ivi contenuto. L’adozione di un sistema di lettura ottica che utilizzi tale tecnologie è quindi essenziale per poter sfruttare e valorizzare appieno il contenuto informativo di tutti quei documenti cartacei che ci si trova ad utilizzare quotidianamente.

FRANCESCO PUCINO

Cofondatore e CEO di Recogniform Technologies

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APPROFONDIMENTI

La gestione delle informazioni, elemento catalizzatore per la sostenibilità È questo un periodo nel quale si sta compiendo l’epocale transizione dalle informazioni cartacee a quelle elettroniche; una opportuna strategia di gestione delle informazioni, oltre a generare sensibili vantaggi può aiutare la sostenibilità AMEDEO MURO

Una pianificazione a lungo termine richiede informazioni affidabili, precise e sicure. Per realizzare una visione “sostenibile” si ha bisogno di maggiore collaborazione, comunicazione e trasparenza - e disporre di informazioni affidabili, precise e sicure diventa indispensabile. Tutte le organizzazioni sono fortemente sotto pressione e questa situazione almeno per ora non accenna a diminuire. La pressione si percepisce in molti modi: riduzione dei budget, fattori ambientali, obblighi di compliance, e non solo. Una cosa è certa, però, nel settore pubblico, come del resto ovunque, le organizzazioni sono sempre più esposte ad esami e verifiche circa i loro piani per un futuro sostenibile, parlare del dovere morale di rendere i propri servizi sostenibili. Qual è la sfida? Ci sono molte aree in cui le informazioni sono percepite come indispensabili per l’operatività degli enti pubblici. Se facciamo riferimento all’interazione con i cittadini a livello locale, possiamo citare, ad esempio, i servizi sociali, l’istruzione, la gestione degli alloggi, la lotta alla criminalità e la sua prevenzione, la gestione dei permessi di soggiorno, la viabilità, ecc. A livello di pubblica

amministrazione centrale, le interazioni avvengono tra enti, o persino tra diverse amministrazioni, in ambiti quali per esempio lo sviluppo internazionale, gli aiuti verso l’estero, la lotta al crimine e così via. Ma c’è un elemento comune che unisce tutti gli enti pubblici: le informazioni, spesso in molte forme e dimensioni. Produrre carta richiede energia e altre risorse naturali, come acqua, cellulosa e polpa di legno. Ciascuna di queste risorse segue un percorso preciso, pertanto non possiamo continuare a incrementare l’utilizzo senza un controllo. Per gli enti governativi, qualsiasi sia la loro dimensione, la presenza di carta nelle proprie organizzazioni ha anche altre conseguenze negative: la difficoltà di soddisfare il bisogno di trasparenza è ancora più evidente quando si ha la necessità di localizzare l’informazione, ad esempio durante una richiesta di Freedom of Information. L’attività di reporting, inoltre, sia essa per uso interno o esterno, è sempre più un’esigenza. Anche in questo caso l’informazione è il cuore di questa attività. Sicurezza e trasparenza Non si tratta solo di carta. Il servizio di fornitura sta cambiando. Il modo con cui i cittadini interagiscono con gli enti

pubblici e come questi ultimi interagiscono con i diversi dipartimenti si sta evolvendo. Efficienza, velocità, precisione, sicurezza e trasparenza sono tutti fattori importanti che devono essere presi in considerazione. In particolar modo, gli ultimi due, sicurezza e trasparenza, sembrano essere in conflitto tra di loro. Sviluppando strategie di sostenibilità, le organizzazioni devono guardare oltre e sviluppare una visione più ampia sull’utilizzo che i propri dipendenti fanno delle informazioni, dove queste ultime si devono trovare fisicamente per accedervi, oltre che essere a conoscenza dell’intero ciclo di vita delle informazioni e dell’impatto che questo potrebbe generare. Poiché le organizzazioni stanno compiendo questo epocale passo da informazioni cartacee a elettroniche, ci sono altre importanti considerazioni da fare. La conservazione cartacea, il trasporto, la duplicazione, la velocità di accesso, la sicurezza e così via sono tutti fattori che influiscono negativamente sulla capacità di fornire servizi sostenibili. Il problema è che la carta di per sé non è un mezzo sostenibile e ostacola la trasparenza e il reporting. Esiste un’alternativa? Se le organizzazioni continuano a ricercare modalità per risparmiare soldi iged.it 03.2010

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e energia nelle loro strategie globali, d’altro canto devono anche assicurarsi di essere in grado di distribuire un servizio appropriato. Le informazioni sono necessarie per prendere decisioni, monitorare e creare report sui progressi ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati. Un’alternativa sostenibile Mano a mano che i servizi sono erogati online e che le interazioni col cliente vengono gestite attraverso i call center, l’accesso immediato alle informazioni presto sarà la norma e non l’eccezione. Le persone non sono disposte ad aspettare che i documenti cartacei siano trovati, spesso duplicati e distribuiti al “knowledge worker” di modo che l’informazione per elaborare una richiesta possa essere utilizzata. Per quanto riguarda le informazioni digitali - siano esse immagini scannerizzate di corrispondenza, fatture di fornitori, ordini d’acquisto, email o altri tipi di informazione - il contesto è prioritario: nel call centre, potrebbe essere il sistema di Customer Relationship Management (CRM), nel settore finance il sistema di ERP, nel dipartimento HR una soluzione per la gestione delle risorse umane (HCM). Inoltre, con l’aumentare di leggi e norme, che sottostanno alla conservazione

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delle informazioni, la carta non è più percepita come mezzo adatto. Non si tratta soltanto della produzione di carta o del costo ambientale dovuto alla stampa dei documenti; la conservazione, il recupero e il trasporto hanno anch’essi un impatto considerevole. Spostare carta ha un costo sia in termini di trasporto, sia, soprattutto, ha un considerevole impatto ambientale. Immagazzinare i contenuti comporta ugualmente costi elevati. Gli immobili sono un costo, al quale aggiungiamo quello necessario alle persone dello staff per recuperare e gestire questi contenuti, il riscaldamento, le luci e gli altri costi che costituiscono tutti insieme una spesa considerevole che un’organizzazione deve sostenere. E un documento potrebbe essere archiviato erroneamente, perso o addirittura non più recuperabile e il conseguente costo e impatto di ricreare questo documento potrebbe essere significativo. Le informazioni elettroniche sono più sostenibili di quelle cartacee? Dove sono i risparmi? Risparmi concreti, derivanti dalla conversione della carta in informazioni digitali, potrebbero assumere più forme. La produttività dello staff non dovrebbe essere sottostimata, così

come non si dovrebbero sottovalutare i miglioramenti che i dipendenti ne otterrebbero. Essere in grado di fornire una risposta più veloce, che corrisponderebbe a un più alto livello del servizio, migliora non solo la customer satisfaction, ma soprattutto quella dei dipendenti. Gli effetti a livello di costo potrebbero essere percepiti grazie alla capacità di gestire una quantità maggiore di lavoro, impiegando lo stesso numero di persone. Inoltre, lo staff potrebbe dedicarsi ad attività di più alto valore per l’azienda, riducendosi così il bisogno per l’organizzazione di assumere nuovo personale o di dare in outsourcing alcune attività. Ridurre la quantità di carta genera effetti a catena. Non solo nella riduzione del costo della carta e della sua stampa, ma anche dello spazio fisico necessario a conservare questa carta. Lo spazio in ufficio può essere utilizzato per i dipendenti e non per riempiere armadi e mobili d’ufficio. Togliere la carta dagli uffici, di per sé, produrrà vantaggi che possono essere quantificati. Molti altri risparmi possono, poi, non essere così evidenti oltre che più difficili da calcolare. Lavorare più efficacemente Grazie all’introduzione di un’alta percentuale di informazioni digitali, rispetto a quelle cartacee, la pratica del lavoro a casa o del telelavoro diventa realtà. Se questo è, di per sé, un vantaggio tangibile, in termini di minor richieste di spazio in ufficio e di migliore livello di vita per l’impiegato, esso riduce anche la quantità di chilometri percorsi dai lavoratori, riducendo dunque l’impatto sull’ambiente da parte dell’organizzazione. In molte delle nostre città, ridurre il numero di viaggi ha un effetto più che positivo per la riduzione delle emissioni di gas nocivi. La riduzione del traffico comporta anche la riduzione delle ore di lavoro perse ogni giorno a causa di ritardi nei trasporti. È un modo più efficace di lavorare, utilizzando al meglio le ore a disposizione ogni giorno. Meno costi e fatica Ci si aspetta, inoltre, che i cittadini siano sempre più in grado di interagire con gli enti pubblici, locali o centrali,

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i passi necessari per essere “compliant”. L’utilizzo di processi ben definiti e conformi a standard e regole assicurano, inoltre, che solo la persona preposta, che è stata formata e autorizzata per portare avanti quest’attività, ne sia responsabile.

attraverso il web. Form elettronici per la tassazione delle auto, pianificazione di applicazioni, permessi e tasse personali sono solo alcuni degli esempi che molte applicazioni di una strategia di gestione delle informazioni possono favorire. Percorsi di Audit Ma ci sono altre considerazioni da fare e vantaggi da prendere in considerazione. La sicurezza e la protezione delle informazioni sensibili e dei dati personali è una preoccupazione costante per il settore dell’amministrazione pubblica. Eliminando la carta, si possono adottare modelli di sicurezza che garantiscano un accesso autorizzato e registrato. Un percorso completo di audit viene attivato automaticamente, senza bisogno che sia l’utente ad attivarlo. Un processo che non può essere garantito attraverso la carta. Implementando un processo di audit è molto più semplice ed efficace tenere traccia e vedere chi fa cosa e quando. Questo può consentire alle organizzazioni di individuare dove è necessario creare percorsi di formazione aggiuntivi, o può essere utile per evidenziare aree che stanno creando colli di bottiglia e che dovrebbero essere pertanto ottimizzate. Compliance interna La compliance può diventare una parte intrinseca dei processi di business. Utilizzando le tecnologie di gestione dei processi per guidare dipendenti, fornitori e persino alcuni cittadini attraverso una transazione si ha la garanzia di percorrere tutti

Definire una strategia Molte organizzazioni hanno già elaborato e adottato una strategia di gestione delle informazioni. Ma persino alcune di quelle che già lo fanno potrebbero ancora dipendere dalla carta. Per molte, eliminare tutta la carta in una sola volta non è possibile. E non tanto perché la legislazione previene questo. Comunque persino in queste circostanze, potrebbe essere possibile digitalizzare la carta per le attività quotidiane, con la certezza dei vantaggi legati alla sicurezza e senza l’esigenza di duplicare e trasportare la carta creata. L’attuale carta potrebbe quindi poi essere spostata, diminuendo i costi, e generando un minore impatto a livello di storage. Se il documento cartaceo è richiesto in un momento successivo, potrebbe essere ancora recuperato. Per quelle organizzazioni che non hanno ancora adottato una strategia le possibilità sono molte. Quando si definisce una strategia e si prende in considerazione la problematica della sostenibilità, si deve cercare di ottimizzare e migliorare i servizi; ad esempio, comprendere come ridurre i costi e come generare un modello operativo che sia più sostenibile, riducendo i volumi di carta e il traffico. Trasformare i documenti cartacei in digitali, purchè questa operazione abbia un impatto positivo, non è l’unico aspetto da considerare. Osservare anche in modo approfondito i processi di business può aiutare l’organizzazione a comprendere in quali altri ambiti la propria strategia può essere efficace per la sostenibilità. Firma digitale Ad esempio, le firme digitali possono essere un aiuto considerevole per l’ambiente, in quanto riducono ulteriormente il supporto della carta e il suo stesso spostamento. Formati elettronici, o e-form, possono supportare in molti modi l’informazione viene raccolta in modo strutturato, spingendo l’individuo a completare il form, con domande contestuali e fornendo risposte possibili sulla base di dati noti. Quante volte abbiamo visto form cartacei accumulati sulle scrivanie, non utilizzati, perché qualche dato è cambiato e quindi ora risultano superati? Questo non accadrebbe nel mondo digitalizzato. Ci sono molte complessità da considerare dalla conservazione dei record alla sicurezza degli accessi, dal controllo alle installazioni tecniche, ma il mercato è da tempo pronto a supportare le pubbliche amministrazioni a compiere questo importante cambiamento strategico.

AMEDEO MURO

Enterprise Sales Director di Open Text

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ESPERIENZE

La gestione digitale degli atti amministrativi degli enti locali Un progetto per supportare gli estensori di atti amministrativi, dalla nascita alla pubblicazione, a superare le complessità giuridiche e tecniche degli stessi e rendere chiaro ed efficace il riferimento a norme o atti pregressi, in altri termini a migliorarne la qualità e la comprensione FRANCESCO ROMANO

Il principio di trasparenza amministrativa, che impone alle pubbliche amministrazioni - anche adoperando le tecnologie telematiche come prescritto dal Codice dell’amministrazione digitale - di rendere la propria documentazione accessibile ai cittadini si scontra spesso con la difficoltà di questi ultimi nel comprendere i documenti della PA. La complessità del linguaggio giuridico e dei linguaggi tecnici dei vari settori, l’applicazione di leggi spesso oscure, complesse e collegate da intricati riferimenti incrociati, la presenza nel testo di strutture prescrittive accanto a elementi puramente informativi, l’inadeguatezza delle regole per i procedimenti e la redazione degli atti e l’insufficienza del controllo di qualità dei procedimenti e degli atti prodotti, rende infatti sostanzialmente oscuro il linguaggio amministrativo1. Ecco perché al fine di cercare di superare queste complessità l’Istituto di Teoria e Tecniche dell’Informazione Giuridica del CNR (ITTIG), grazie alla partnership tecnica del proprio spin off

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Tecnodiritto s.r.l., ha messo a disposizione degli enti locali la sua capacità di centro di eccellenza e l’esperienza di ricerca maturata per la redazione, valutazione e comunicazione degli atti normativi. Tali esperienze sono confluite nella predisposizione di un progetto che si è concretizzato in un portale per la produzione e l’accesso agli atti dei Comuni e degli altri Enti locali della Toscana (PACTO)2. È parso ovvio che il primo obiettivo di questo progetto dovesse essere quello di predisporre un manuale che facesse da punto di riferimento per la redazione degli atti amministrativi degli enti locali. Tali regole, il cui ambito di applicazione va dagli atti amministrativi su supporto cartaceo a quelli su supporto digitale, hanno una triplice finalità: migliorare la comprensibilità e la capacita comunicativa degli atti amministrativi, offrire maggiori garanzie circa la loro legittimità, facilitare il loro trattamento informatico.

Così è stato realizzato e reso disponibile un Manuale di regole e suggerimenti per la redazione degli atti amministrativi che è scaturito dal coordinamento tra la Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi del Ministero della funzione pubblica del maggio 2002 e le Regole e Suggerimenti per la redazione dei testi normativi del febbraio 2002. La prima è il frutto di un progetto, voluto agli inizi degli anni Novanta dall’allora Ministro per la Funzione Pubblica Sabino Cassese che ha prodotto anche un “Manuale di Stile”3 ed un programma per il controllo della comprensibilità dei testi amministrativi. Il Manuale di tecnica legislativa cui si fa riferimento è il documento “Regole e suggerimenti per la redazione dei testi normativi” voluto dalla Conferenza dei Presidenti dei Consigli Regionali, adottato a partire dal 1991 dalle regioni italiane e aggiornato nel 2002 e nel 2007. Anche il Parlamento e la Presidenza del Consiglio dei Ministri condividono re-

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gole di legistica praticamente identiche, emanate nel 1986 e poi aggiornate nel 2001. Per tale coordinamento si è tenuto conto che la direttiva detta alcune raccomandazioni generali che hanno lo scopo di rendere comprensibili e comunicativi gli atti amministrativi, ma si pone solo indirettamente il problema di costruire standard necessari all’interoperabilità dell’informazione, prospettiva che è invece presente nel Manuale di drafting normativo, che si pone anche la finalità di introdurre uno standard per rispondere alle necessità d’integrazione e coordinamento degli atti normativi.

Durante la redazione di questo Manuale, liberamente scaricabile dal portale Pacto, ci siamo resi conto che solo alcune fra le regole di tecnica legislativa sono trasferibili al settore degli atti amministrativi4 e che, ove tali regole siano applicabili, è necessario adeguarle al loro utilizzo per gli atti amministrativi. Lo sforzo operato di confermare, per quanto possibile, le regole vigenti per gli atti normativi, anche per gli atti amministrativi, risponde peraltro all’esigenza di affermare uno standard il più possibile comune.

la struttura degli atti amministrativi, il rinvio ad altri atti) è stato accolto con molto favore (circa 300 download mensili) ed è stato rivisto e perfezionato ad opera di un gruppo di lavoro che vede affiancati accademici e pubblici funzionari (dal Dipartimento di diritto pubblico dell’Università di Firenze alla Regione Toscana, dall’Accademia della Crusca al Comune di Livorno, dalle Università di Modena e Catania al Consiglio delle Autonomie Locali della Toscana fino naturalmente a ITTIG e Ancitel).

Il Manuale, suddiviso in tre parti (il linguaggio degli atti amministrativi;

La nuova versione del Manuale è stata presentata in un seminario di studio iged.it 03.2010

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che si è tenuto in ITTIG il 18 giugno 2010 e che si può anche rivedere in streaming collegandosi all’indirizzo http://www.ustream.tv/channel/ presentazione-manuale-di-regole-esuggerimenti-per-la-redazione-di-attiaministrativi. Il manuale (liberamente scaricabile dal sito www.pacto.it) sarà, inoltre, presentato nel febbraio 2011 in un convegno che si svolgerà a Firenze presso l’Accademia della Crusca. Lo sforzo di stabilire regole linguistiche va, però, di pari passo con quello di creare standard informatici e strumenti per adeguarsi ad essi. Sono stati così introdotti modelli di redazione e valutazione per i provvedimenti comunali e resi disponibili avanzati strumenti informatici di supporto alla produzione degli atti, anche al fine di agevolarne ai cittadini la consultazione. Il progetto ha previsto dapprima lo studio delle caratteristiche strutturali giuridiche e linguistiche dei documenti normativi ed amministrativi comunali, in particolare mozioni, risoluzioni, interrogazioni, interpellanze, comunicazioni, ordini del giorno, delibere, regolamenti, determinazioni e ordinanze. Dopo di che sono stati elaborati sistemi di supporto per la redazione e il controllo degli atti che mettono in grado il redattore dell’atto amministrativo di creare collegamenti ipertestuali in via automatica tra il documento in preparazione e gli atti normativi ed amministrativi in esso citati. Questi collegamenti ipertestuali sono disponibili in ogni fase dell’iter di formazione degli atti e indipendentemente dallo specifico formato digitale dei documenti stessi, in modo da garantire la consultazione ipertestuale sia durante l’elaborazione dell’atto, sia nella fase di comunicazione verso i cittadini. Tali sistemi sono stati elaborati partendo dalle esperienze maturate in seno ad

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ITTIG nel campo dell’edizione delle leggi che hanno portato al rilascio di un editore XML in grado di gestire gli standard elaborati nel progetto Norme In Rete. Con questi strumenti di gestione degli atti amministrativi si potranno anche creare degli indicatori e strumenti innovativi per il controllo di qualità degli atti, mutuando anche in questo caso le esperienze già elaborate nel campo degli atti legislativi. Si pensi al progetto SLITIP (Strumenti linguistici e informatici per testi istituzionali e professionali chiari ed efficaci) finanziato dalla Fondazione per la ricerca e l’innovazione dell’Università di Firenze grazie al quale l’Istituto di Teoria e Tecniche dell’Informazione Giuridica del Consiglio Nazionale delle Ricerche e Tecnodiritto sotto la direzione del Centro di Linguistica Storica e Teorica: Italiano, Lingue Europee, Lingue Orientali (Clieo) hanno reso disponibile un software per l’elaborazione dell’indice di qualità della legislazione. Il portale Pacto è visitato da circa 700 utenti unici mensili e dispone anche di un’area per la richiesta di informazioni sull’utilizzo degli strumenti informatici proposti (tutti open source), di un modulo di e-learning per aggiornarsi sulle regole del Manuale di redazione degli atti, di apposite indicazioni bibliografiche sulle tematiche di progetto, oltre che di una banca dati. Tale database prototipale, gestisce atti del Comune di Firenze, che del progetto è stato partner istituzionale assieme alla Regione Toscana che lo ha cofinanziato. Nel database che gestisce documenti in formato XML è possibile verificare l’utilizzo di tecnologie che consentono la navigazione ipertestuale fra gli atti amministrativi gestiti e la normativa regionale e statale in essi richiamata, oltre a premettere la visualizzazione di regolamenti comunali multivigenti (è cioè possibile vedere il testo vigente di un regolamento, ma anche le varie versioni che si sono succedute nel tempo).

Il prototipo di banca dati costituisce quindi un esempio di come si possa gestire con questi strumenti, integrandoli nei sistemi informativi degli enti locali, l’intero iter di un atto in via digitale, dalla sua nascita fino alla pubblicazione in albo pretorio, al fine di dare corpo alle normative che prevedono la dematerializzazione, la pubblicazione telematica e la predisposizione di modulistica da pubblicare on line per cittadini e imprese.

NOTE 1

Per una analisi storica dei problemi connessi alla semplificazione del linguaggio amministrativo vedi F. Franceschini, La semplificazione del linguaggio amministrativo: aspetti storici e prospettive di intervento, in Atti del ciclo di seminari “Il processo di innovazione della Pubblica Amministrazione. Cultura del servizio e comunicazione pubblica”, Scuola Normale Superiore di Pisa, 2004.

www.pacto.it.

Fioritto, a cura di, Manuale di Stile, strumenti per semplificare il linguaggio delle amministrazioni pubbliche, Bologna, Il Mulino, 1997.

Si possono proporre standard identici per la citazione degli atti normativi, mentre regole peculiari che riguardano, ad esempio, le modifiche normative non sono applicabili all’ambito amministrativo.

FRANCESCO ROMANO

Ricercatore presso l’Istituto di Teoria e Tecniche dell’Informazione Giuridica del Consiglio Nazionale delle Ricerche

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ESPERIENZE

I flussi documentali presso il Parlamento Europeo La completa automazione del processo di conversione, edizione elettronica, prestampa e pubblicazione elettronica e cartacea dei documenti di lavoro delle Commissioni parlamentari CRISTIANO IERA

INTRODUZIONE

Questo case study illustra l’esperienza della realizzazione di un sistema per la gestione dei flussi documentali presso il Parlamento Europeo, mediante il software Adlib Express, che ha portato alla completa automazione del processo di conversione, edizione elettronica, prestampa e pubblicazione elettronica e cartacea dei documenti di lavoro delle Commissioni parlamentari. Ora l’intero processo, sebbene sia particolarmente complesso e critico per accuratezza e tempi di lavorazione, è governato e controllato da una sola

persona, raggiungendo tuttavia gli obiettivi di efficienza e rapidità richiesti dall’importanza e dalla delicatezza delle informazioni veicolate. Lo staff dei 785 parlamentari eletti – che rappresentano 492 milioni di cittadini di 27 nazioni della Unione Europea del Parlamento Europeo(EP) - è quasi una nazione a sé stante. Il Parlamento Europeo opera in 22 lingue ufficiali (in più gaelico, russo, turco, etc.) e si sposta due volte a mese dalla sede permanente di Bruxelles, in Belgio alla sede di Strasburgo, in Francia. Il Parlamento Europeo non sostituisce

i governi delle singole nazioni, ma ha giurisdizione sulla protezione dell’ambiente e dei diritti dei consumatori e riveste un ruolo importante per la definizione del budget annuale dell’Unione Europea. La maggiore parte dell’attività legislativa si svolge in 22 comitati parlamentari. Un ulteriore elemento di complicazione è che i membri delle commissioni devono avere accesso ai documenti ufficiali necessari per l’attività dei comitati nella propria madre lingua, con congruo anticipo rispetto alle riunioni. Per soddisfare questa esigenza, il Pariged.it 03.2010

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Un job ticket (uno script che contiene le istruzioni per la produzione di un documento) funziona come un messaggio trasmesso dal cervello attraverso il sistema nervoso per controllare le funzioni del corpo. Come asserisce Mr. Larisch, “La tecnologia dei Job Ticket di Adlib per noi è stata decisiva: è sufficiente che gli script siano scritti correttamente affinché i documenti siano elaborati correttamente”. Oggi gli workflow del Parlamento Europeo presentano una fluidità eccezionale e risultano virtualmente privi di problemi. Figura 1.

lamento Europeo impegna oltre 700 traduttori e 170 “avvocati-linguisti” che assicurano l’accuratezza e la rapidità delle traduzioni di questi documenti. Tuttavia la garanzia che questi atti, relazioni e altre documentazioni di attività ufficiali pervengano alle persone giuste, puntualmente e nel luogo opportuno, dipende da un reparto: il Servizio Distribuzione. Qui Mr. Paulo Larish fornisce il supporto necessario al servizio che il suo collega Tomas Romeo (ora in pensione) aveva sviluppato e posto in esercizio. Può sembrare un carico di lavoro enorme per una sola persona, ma ora Mr. Larisch possiede un valido strumento a supporto di questo compito: la soluzione completa per il publishing di Adlib Software. SUPPORTO PER LE ESIGENZE DEI LEGISLATORI EUROPEI

Ci vuole una mente creativa e un approccio innovativo per progettare e sviluppare un workflow documentale per supportare i lavori delle 22 commissioni del Parlamento Europeo. “Ogni assemblea delle commissioni implica una serie di documenti che devono essere preparati, riesaminati, tradotti, convertiti, inviati a web server, stampati, dibattuti e rettificati.” - spiega Mr. Larisch - “È molto probabile che diverse sezioni di un documento provengano da diversi autori e spesso siano in formati diversi. E naturalmente i contenuti possono essere in ciascuna delle 22 lingue ufficiali dell’unione.”

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Tanto per aggiungere urgenza alla complessità, i documenti finali devono essere a posto entro due giorni lavorativi prima della data stabilita per la riunione della Commissione. A volte alcune sezioni dei documenti sono pronte con giorni o addirittura settimane di anticipo ed è necessario evidenziare anche questo nella pubblicazione finale. Durante una seduta possono essere necessari da 1.000 a 1.500 documenti, ognuno della lunghezza media di 10 pagine, i cui contenuti sono prodotti da numerosi - fino a 50 - gruppi di “client” interni. Mantenere tutto ciò efficientemente in esercizio sui sistemi interni del Parlamento Europeo è un compito quantomeno gravoso, soprattutto in termini di tre requisiti fondamentali: affidabilità, flessibilità, e robustezza. COME SI FA A PARLARE 22 LINGUE CON LA STESSA VOCE?

Con la collaborazione degli esperti di Adlib, il Servizio Distribuzione ha realizzato una soluzione completa per la conversione e la pubblicazione, basata su Adlib Express Server 3.06 (vedasi schema funzionale in Figura 1) installato su setta server. Per il Parlamento Europeo un fattore di scelta decisivo sono state le peculiarità dei job ticket XML di Adlib.

Ogni seduta delle commissioni è creata come un evento unico nel database degli eventi, ed esiste un unico pathname per ciascun documento/lingua. Gli utenti semplicemente caricano un contenuto, in qualsiasi formato, in tale pathname e ciò da’ inizio al relativo flusso di lavorazione. In precedenza, gli estensori dei documenti dovevano prima convertire autonomamente i propri documenti e poi inviarli a Mr. Larisch tramite posta elettronica. Oggi (vedasi Figura 2) i documenti affluiscono al motore di conversione per essere convertiti e assemblati in PDF, tutto automaticamente. Sempre automaticamente sono aggiunti, mediante job ticket XML: un contrassegno indicante la lingua del documento, i piè di pagina con la numerazione automatica delle pagine, il nome del file ed il numero di versione del documento. I documenti definitivi sono inviati a un server web per essere acceduti dai componenti le Commissioni (e in un secondo momento dal pubblico) sul sito web del Parlamento Europeo. Vedi ad es.: w w w. e u r o p a r l . e u r o p a . e u / m e etdocs/2004_2009/documents/ oj/717/717996/717996en.pdf Lo stesso job ticket invia automaticamente i documenti prodotti ai server di stampa per creare stampe perfette in conformità alle regole di impaginazione e rilegatura del Parlamento Europeo.

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Figura 2.

Mr. Larisch commenta il risultato ottenuto: “Lavoravo nell’industria della stampa, so quanto facilmente nel processo di produzione dei documenti possano essere commessi errori che non sono correggibili in tempo utile. Per le commissioni, ci sono troppi rischi che possono derivare da errori anche banali. Adlib elimina questi rischi per noi: è enormemente importante.” UN’ESPERIENZA POSITIVA

Recentemente il Parlamento Europeo ha effettuato un aggiornamento alla versione 4.0 di Adlib Express Conversion e Adlib Express Publishing Server. Con il nuovo strumento, il Servizio Distribuzione si sta impegnando nella ricerca di nuove strategie per accelerare i workflow e incrementare il valore aggiunto al lavoro dei Parlamentari Europei. Di fatto, l’esperienza fatta con Adlib ha già prodotto numerosi vantaggi collaterali, come nota lo stesso Mr. Larisch:

“Il parlamento ha molte delegazioni all’estero nel quadro del miglioramento delle relazioni internazionali degli scambi di informazioni con i parlamenti di paesi extracomunitari. Una o due volte l’anno una nostra delegazione visita un paese in via di sviluppo in Africa, e dobbiamo soddisfare le loro esigenza in termini di documentazione. Adlib è talmente flessibile che è sufficiente aggiungere qualche script a una installazione Adlib su un laptop per portare con noi i workflow ovunque nel mondo. Ciò risolve drasticamente molti dei problemi che si incontrano quando si è un posto lontano dalla sede istituzionale, e consente alla delegazione di concentrarsi esclusivamente sull’importante lavoro diplomatico che deve svolgere.”

(fault-tolerant), grazie alle funzionalità di bilanciamento di carico. Nella realizzazione di questa soluzione, inoltre, sono state utilizzate le funzionalità di: • protezione con password dei documenti generati; • supporto multilingue, inclusi codici carattere a due byte; • automazione della pubblicazione dei documenti con watermark dinamico, aggiunta di piè di pagina recanti numerazione dinamica delle pagine, nome del file di provenienza e numero di versione.

CONCLUSIONI

Adlib Express, ancora una volta, ha pienamente soddisfatto gli onerosi requisiti di un Cliente esigente, principalmente grazie all’automazione basata su regole di business e all’elaborazione basata su job ticket, unitamente alla possibilità di utilizzo in configurazioni multiserver ad alta disponibilità

CRISTIANO IERA

Direttore commerciale di Swen

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MERCATO

La divisione Document Imaging di Kodak La divisione Kodak Document Imaging crea soluzioni per poter rispondere alle reali esigenze del mercato documentale grazie a un ampio portafoglio di periferiche di scansione in grado di offrire un’eccellente qualità dell’immagine, un potente software applicativo di cattura, un Service & Support a livello mondiale e molteplici programmi di fidelizzazione indirizzati ai partner FRANCO FERRARIO

Nei sistemi di gestione documentale sia la tecnologia sia i processi hanno un peso comparabile e non è possibile pensare di separare l’una dagli altri. L’obiettivo sicuramente è quello di automatizzare i processi di gestione dei documenti, o meglio delle informazioni in generale, con lo scopo di eliminare o di ridurre il più possibile operazioni di tipo manuale. La migliore tecnologia si deve quindi integrare e sposare al meglio nelle varie fasi dei processi all’interno del sistema documentale stesso. LE SOLUZIONI DI CATTURA

Le Soluzioni di Cattura sviluppate dalla divisione Document Imaging di Kodak (che opera commercialmente tramite canale indiretto costituito da distributori e da rivenditori) sono il primo anello della catena dell’imaging di cui si compone un sistema documentale. Questa divisione è entrata a far parte del mondo della gestione digitale documentale nel lontano 1985, dopo circa 60 anni di esperienza nell’ambito del microfilm (che tuttora continua a ven-

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dere sia come materiale di consumo sia come dispositivi per la conversione in digitale). Essa progetta, costruisce, vende ed assiste Scanner professionali per documenti dotati internamente di una propria tecnologia di miglioramento dell’immagine chiamata “Perfect Page”. Gli sforzi finora profusi sono stati quelli per cercare di ridefinire il “concetto di scansione dei documenti”, introducendo nell’arco degli anni una serie di innovazioni tecnologiche incorporate in ogni anello della catena di scansione e di elaborazione delle immagini. La divisione ha sempre cercato di porsi sul mercato come “consulente” nella scelta delle soluzioni di cattura, sia verso il canale di vendita (distributori e rivenditori) sia verso l’utente finale, con il proprio supporto e con la propria attività di marketing. La nostra gamma di scanner documentali si è ampiamente allargata dopo il lancio sul mercato nel 1990 del primo scanner Kodak di alto volume. Oggi si articola dagli scanner per applicazioni Distribuite (dal segmento

personal a quello di basso volume, da 20 a 75 pagine/minuto in fronte/ retro, in bianco e nero e a colore), agli scanner per applicazioni Centralizzate/ Produzione (da 80 a 200 pagine /minuto in fronte/retro, in bianco e nero e a colore, cioè dal segmento medio a quello di alto volume, quest’ultimo nel quale Kodak è leader da anni su scala internazionale). Dallo scanner entry level, a colori da 20 ppm, al modello top della nostra gamma, a colori da 200 ppm, la tecnologia Kodak Perfect Page è sempre di serie ed è esattamente la stessa per l’intera gamma con l’obiettivo di offrire ai vari utilizzatori la stessa elevata qualità delle immagini, anche in presenza di documenti critici, indipendentemente che la cattura venga fatta con un piccolo modello o con un’unità a più elevate prestazioni. Il tutto per coprire le svariate applicazioni nei vari mercati: dalla PA centrale e locale, alla Finanza, all’Industria, alle PMI, ai Centri di Servizi. Una corretta gestione dei sistemi di

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acquisizione dei documenti cartacei parte anche dalla giusta valutazione delle esigenze specifiche, ad esempio se si tratta di semplice digitalizzazione del cartaceo o anche di indicizzazione automatica dei documenti stessi. Si tratta quindi di trovare la giusta combinazione di scanner e di software che possa soddisfare al meglio le richieste specifiche e che permetta i massimi livelli di automatizzazione in un’ottica di maggiore produttività. È fondamentale scegliere uno scanner che, indipendentemente dal software di pilotaggio, sia dotato internamente di un’elevata tecnologia finalizzata alle migliori prestazioni, come ad esempio il raddrizzamento e lo scontornamento automatico delle immagini, la luminosità automatica per compensare i documenti di scarsa qualità, l’orientamento automatico delle immagini in base al

testo, la rimozione automatica delle immagini vuote, un trasporto indipendente dal tipo di carta, l’eliminazione delle prese doppie dei documenti, una buona velocità di acquisizione e la funzionalità di rimozione delle righe causate dalla presenza di polvere creata dai documenti stessi. Altro fattore legato alla maggiore efficienza è la possibilità di utilizzare software di pilotaggio dell’unità di scansione che consentano modalità di indicizzazione automatica, contestualmente alla fase di cattura, quali la lettura dei codici a barre o la rilevazione ottica del contenuto delle pagine (OCR). La combinazione tra la tecnologia a bordo degli scanner e i software di pilotaggio di cui sopra consente l’ottimizzazione dei tempi di lavoro, della qualità delle immagini digitali catturate e dei ridotti costi di acquisizione, il tutto

per consentire e facilitare una perfetta integrazione nei processi. A tal proposito Kodak ha sviluppato e sempre aggiornato nell’arco degli anni un proprio software applicativo di cattura, oggi potente programma di scansione chiamato Capture Pro, ricco di molte funzionalità tra le quali: database look-up, auto import delle immagini digitali provenienti da altre periferiche di cattura e pilotaggio di circa 150 modelli di scanner concorrenti. Importante, inoltre, è distinguere tra sistemi di acquisizione centralizzati da quelli decentrati. Nel primo caso, in base all’organizzazione interna e alle dinamiche di costi e ammortamenti, si può optare per la gestione in house oppure affidare la cattura in outsourcing presso centri di servizi. iged.it 03.2010

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Nel caso si tratti di acquisizione decentrata, invece, bisogna verificarne l’estensione, il numero di documenti ed assicurarsi che lo scanner possieda una tecnologia di acquisizione pari a quella degli scanner di alta produttività. È inoltre importante sapere che, sempre nell’ambito di acquisizione decentralizzata, è oggi possibile anche per i piccoli dispositivi, acquisire documenti ed inviarli automaticamente in rete (ad un folder, ad una stampante di rete o a indirizzi e-mail), con la possibilità di creare PDF a testo ricercabile. Particolare attenzione, infine, deve essere riposta al risparmio energetico: ormai tutti gli scanner sul mercato devono soddisfare le richieste di “Energy Star”. Nei sistemi EDM (Enterprise Document Management) e ECM (Enterprise Content Management) i processi giocano un ruolo fondamentale, ma né a loro né tanto meno all’operatore può essere demandata la verifica o il controllo della qualità delle immagini acquisite.

dak Reseller Club” (http://graphics. kodak.com/docimaging/it/it/partner_programs/index.htm), programma riservato a Rivenditori Certificati che consente loro di poter usufruire, senza impegno, di un supporto finanziario MDF (marketing development fund) basato sulle vendite di prodotti e servizi, ma anche di un particolare Rebate in caso di raggiungimento di un target annuale concordato. Certamente in questo contesto i supporti tecnico/commerciali assumono un aspetto particolare, ai quali si aggiunge sia la possibilità di usare il logo Kodak come Rivenditore Autorizzato comparendo contestualmente anche sul sito, sia la possibilità di fare insieme a Kodak molteplici attività di joint marketing.

In altre parole la qualità di tali immagini non è definita dai processi, ma dalle tecnologie.

Particolare menzione deve essere fatta ai numerosi “Reseller Programme”, della durata di tre mesi, che Kodak Document Imaging lancia durante l’anno e che consentono a chiunque (previa registrazione sul sito: https://kodak. doldemedien.com/partnersite/) di poter beneficiare di un particolare cash back sul prezzo di listino (e non di acquisto) dei prodotti (scanner e Capture Software Pro) indipendentemente dal volume di vendita realizzato.

Il processo di cattura dei documenti cartacei deve quindi produrre alla prima scansione le migliori immagini possibili dal punto di vista qualitativo, sia per una successiva elaborazione del contenuto delle stesse, sia per una loro leggibilità in fase di ricerca.

I Partner hanno dimostrato di aver recepito il carattere innovativo e l’elevato tasso di qualità che contraddistinguono i prodotti Kodak: specializzazione, sinergia e partnership sono, e saranno le parole d’ordine della nostra politica di canale.

LA PARTNERSHIP

Certamente la cosiddetta “Partnership” con coloro i quali veicolano sul mercato le soluzioni EDM e ECM di cui sopra ricopre un ruolo fondamentale. Quindi servono, non solo supporto (commerciale e tecnico) come precedentemente menzionato, ma bensì Programmi di Fidelizzazione verso i Rivenditori. Da diversi anni la nostra divisione ha lanciato sul mercato il cosiddetto “Ko-

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Visto il successo dei due programmi sopra menzionati, a settembre ne è partito un altro certamente più focalizzato rispetto ai reseller programme. Si tratta del “Capture Software Pro Certified Partner Programme”, uno speciale programma di certificazione per Rivenditori che desiderano vendere il potente software applicativo di scansione Kodak Capture Pro con la possibilità di ottenere significativi benefici economici sia nella fase di acquisto del prodotto stesso sia in fase di rinnovo della licenza.

Va considerata, inoltre, la possibilità di poter di prestare per proprio conto un servizio di assistenza/supporto ai propri clienti sul territorio nazionale, previo addestramento e certificazione rilasciati dalla divisione Document Imaging. Il rapporto con il canale rappresenta un punto chiave per il successo: deve quindi essere value added e deve condividere con l’azienda una visione proattiva di business. L’ASSISTENZA

Last but not least il servizio di assistenza tecnica Kodak, fiore all’occhiello della nostra divisione, è sempre a completa disposizione. Anche se il canale indiretto (distributori e rivenditori) vende oltre agli scanner anche i relativi servizi di assistenza tecnica, Kodak Service & Support è presente su tutto il territorio nazionale per supportare sia i propri prodotti, sia quelli di altri brand, grazie all’esperienza acquisita nell’arco degli anni ed alla specializzazione sul campo. Partner e Utenti Finali si affidano al Kodak Service & Support per la protezione delle soluzioni di cattura e di gestione documentale e per mantenere tutte le apparecchiature in condizioni di massima efficienza.

FRANCO FERRARIO

Country Manager Divisione Document Imaging - Kodak

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MERCATO

Il nastro magnetico IBM diventa “smart” con LTO5 e LTFS Il nastro magnetico è sempre stato, e lo sarà sempre di più, il dispositivo di memoria più adatto per soddisfare le esigenze di archiviazione di lungo periodo. LTO5 rafforza ulteriormente questo posizionamento nei confronti delle altre tecnologie di memoria disponibili. IBM, inoltre, migliora le caratteristiche di tale standard rilasciando il nuovo formato di registrazione LTFS (Long Term File System) che consente un “accesso diretto” alle informazioni registrate su nastro SERGIO RESCH

Nel lontano 1897, Mark Twain, famoso scrittore Americano inviò un telegramma al New York Journal riportando la seguente frase “La notizia della mia morte appare un’esagerazione.” (The reports of my death are greatly exaggerated), disapprovando così il necrologio della sua morte pubblicato sul quotidiano dell’epoca. La stessa sorte sembra toccare oggi alla tecnologia di memorizzazione a nastro magnetico, da molti ritenuta obsoleta e superata, che in questi mesi sta godendo una serie di riabilitazioni da parte della stampa specializzata e viene sempre di più riconosciuta, in un momento di grande attenzione ai costi1, come la soluzione a basso costo ideale per la conservazione a lungo termine dei dati digitali.

quenziale utilizzato dai computer fin dal lontano 1952. Inizialmente il supporto a nastro era avvolto su una bobina a vista la quale doveva essere montata manualmente nelle unità di lettura/scrittura. Successivamente negli anni ’80, il nastro è racchiuso in cartucce sigillate per proteggere meglio il supporto dagli agenti esterni e renderlo trasportabile senza rischi. Alla fine degli anni ’80 arrivano sul mercato le librerie nastro automatizzate che ospitano all’interno un gran numero di cartucce e operano il caricamento nei dispositivi di lettura e scrittura in modo completamente automatico. Oggi è disponibile un’ampia gamma di librerie a nastro automatiche con capacità interna a partire da poche decine fino a diverse migliaia di cartucce.

UN PO’ DI STORIA

Per la loro natura di dispositivo ad accesso sequenziale i nastri magnetici sono oggi ampiamente utilizzati nei

La memoria digitale a nastro magnetico è un dispositivo storage ad accesso se-

AREE CLASSICHE DI UTILIZZO

Data Center per realizzare operazioni di salvataggio dati (back-up) di massa e a basso costo. Grazie ad una velocità di trasferimento dati nativa di 140 MegaByte/sec oggi un drive LTO5 di ultima generazione consente di copiare un file da 1GB in poco più di 7 secondi. I nastri sono inoltre sempre più utilizzati per l’archiviazione a basso costo e per lungo periodo di dati storici e informazioni soggette alla conservazione normativa e tipicamente poco accedute durante il loro ciclo di vita. ANCHE LO STORAGE A NASTRO PUÒ ESSERE VIRTUALIZZATO

Negli ultimi anni si sono sviluppate sul mercato anche soluzioni di librerie nastro virtuali (virtual tape library): in sostanza l’idea è quella di utilizzare un insieme di dischi magnetici ad accesso diretto per simulare la disponibilità di un gran numero di cartucce e di unità di lettura e scrittura virtuali. iged.it 03.2010

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Fig. 1 – La più recente roadmap ufficiale pubblicata dal consorzio LTO

Vantaggi evidenti sono la possibilità di attivare operazioni multiple di scrittura e/o lettura in parallelo sui vari dispositivi virtuali e di sfruttare completamente la capacità dei dispositivi fisici. Le librerie virtuali sono utilizzate anche quando si ha l’esigenza di ripristinare dati di piccole dimensioni senza richiedere il caricamento di una cartuccia fisica e la successiva ricerca sequenziale dell’oggetto. Nei progetti di archiviazione le librerie virtuali possono essere utilizzate come memoria di livello superiore a quello dei nastri per contenere i dati più frequentemente utilizzati e dove è richiesto un livello di servizio più alto. Come ulteriore evoluzione le librerie nastro virtuali sono state dotate di funzionalità interne di riduzione automatica della capacità fisica utilizzata. Poiché, come si è detto, le librarie nastro sono parte integrante di soluzioni di back-up e disaster protection (che prevedono copie periodiche di grandi quantità di dati), funzionalità integrate di deduplica dati consentono di riconoscere blocchi di dati già salvati eliminando le duplicazioni e lo spazio fisico necessario. EVOLUZIONE DELLA CAPACITÀ DI MEMORIA E DI TRASFERIMENTO DATI

Con tassi di crescita dell’informazione digitale generata ogni anno del 60% diventa fondamentale migliorare costantemente la capacità dei dispositivi di memoria per tenere sotto controllo i costi di archiviazione. È importante migliorare costantemente anche la velocità di trasferimento dei dati per evitare di dilatare il tempo

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necessario ad effettuare delle copie. Per venire incontro a queste esigenze la capacità di memoria del nastro si è evoluta tantissimo: pensate che una bobina nastro nel 1956 conteneva 1.4 MegaByte, una delle prime cartucce nastro degli anni ’80 poteva contenere 200 MegaByte e oggi sono disponibili cartucce LTO5 con capacità nativa di 1.5 TeraByte che possono diventare 3 TeraByte con compressione dati di 2:1. Oggi, grazie ad LTO5, una libreria automatica di classe enterprise, come per esempio la IBM TS3500, può arrivare ad archiviare fino a 30 PetaByte di dati pari a 60 PetaByte assumendo sempre una compressione di 2:1. Di pari passo è cresciuta la velocità con cui è possibile leggere o scrivere dati su nastro: nel 1956 era di soli 7.5 KiloByte/sec mentre oggi con i nuovi LTO5 può arrivare a 140MegaByte/ sec e a 280 MegaByte/sec nel caso di compressione dati 2:1. LO STANDARD LINEAR TAPE OPEN

Nel 1997 IBM insieme ad altri fornitori di tecnologia decide di proporre un nuovo “open standard” per le cartucce nastro chiamato LTO (Linear Tape Open) con i seguenti obiettivi: - superare la proliferazione di formati e tecnologie nastro incompatibili tra loro; - garantire l’interoperabilità multifornitore delle cartucce; - assicurare la compatibilità all’indietro (lettura/scrittura delle cartucce di generazioni precedenti con la generazione corrente);

- dare visibilità agli utenti della evoluzione tecnologica LTO, in termini di capacità, prestazioni ed affidabilità, mediante una roadmap ufficiale pubblicata dal Consorzio LTO2. Per esempio in termini di compatibilità all’indietro una unità nastro di nuova generazione LTO5 è in grado di leggere e scrivere cartucce LTO4 della precedente generazione e di leggere anche vecchie cartucce LTO3. Oggi, ad oltre 10 anni dalla sua nascita, lo standard LTO ha superato la quota di 3.3 milioni di drive spediti a conferma della validità dell’iniziativa di standardizzazione proposta3. AFFIDABILITÀ E DURATA NEL TEMPO

Per garantire un’elevata affidabilità i dati in LTO sono registrati su piste longitudinali parallele alternate a servo tracce per posizionare con precisione il dispositivo di lettura e scrittura. Le informazioni sono scritte a blocchi, corredati da codici per la correzione degli errori, i dati, dopo essere scritti, sono riletti per verificare l’accuratezza della registrazione. Le cartucce sono sviluppate in modo da proteggere al meglio il contenuto dai danneggiamenti e sono dotate di un chip di memoria che contiene una registrazione di tutte le segnalazioni di errore. Questo consente di tracciare la qualità del supporto nel tempo ed attivare eventuali provvedimenti preventivi di riversamento su nuove cartucce per conservare le informazioni per lunghi periodi di tempo. Grazie a questi accorgimenti, una

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Fig. 2 – Andamento del costo totale di archiviazione all’allungarsi della durata della conservazione

cartuccia nastro di buona qualità, se conservata in condizioni ambientali controllate, può mantenere inalterato il contenuto fino a 25-30 anni. LE FUNZIONALITÀ INTEGRATE PREVISTE DALLO STANDARD LTO

Oltre alle già citate migliorie in termini di capacità e prestazioni, lo standard LTO si è evoluto anche nella direzione delle funzionalità integrate al fine di meglio indirizzare le molteplici esigenze nel mercato del back-up e della archiviazione. A partire da LTO generazione 3 è stato introdotto il formato “WORM tape” (Write Once Read Many): con cartucce di questo tipo si possono indirizzare esigenze di archiviazione di informazioni per la conformità ovvero con caratteristiche di non-modificabilità dopo che le informazioni sono state registrate. Con LTO generazione 4 arriva la “tape encryption”: attivando questa funzionalità è possibile adeguarsi alle normative nazionali ed internazionali sulla protezione dei dati sensibili. La crittografia è importante per le cartucce nastro che per loro natura sono facilmente trasportabili ed ampiamente utilizzate per interscambio dati tra enti o per conservare dati in siti remoti per il disaster recovery.

Ulteriori sviluppi hanno poi introdotto cartucce speciali LTO con dispositivo RFID integrato che permettono la tracciatura automatica della cartuccia durante la sua movimentazione. Ora con LTO generazione 5 si aggiunge la funzionalità di “tape media partitioning” che sviluppiamo nel paragrafo seguente. CON LTFS IL TAPE IBM SI FA “SMART”

Con l’annuncio di LTO5 la IBM, oltre a rendere disponibili unità nastro realizzate con tecnologia di livello enterprise, ha rilasciato anche un nuovo formato di registrazione chiamato “Long Term File System” o LTFS4 che consente l’“accesso diretto” alle informazioni presenti su nastro. Grazie ad LTFS è possibile inserire una cartuccia in un drive e “vederla” in una struttura a directory come se fosse un CD-RW, un DVD-RW, un disco esterno USB disk o una USB key ed è possibile fare “drag & drop” di oggetti da e verso il nastro. LTFS utilizza la funzionalità di partizionamento prevista dallo standard LTO generazione 5: una prima partizione ospita un indice dei contenuti ed una seconda partizione separata contiene i dati effettivi. Con LTFS la cartuccia si autodescrive (Self Describing Tape Format) mediante uno schema XML ed il

suo contenuto può essere visto come un dispositivo storage rimuovibile senza bisogno di un software specifico di back-up o di archiviazione rendendo il contenuto potenzialmente indipendente dalla piattaforma elaborativa e trasportabile tra sistemi operativi differenti. IBM ha rilasciato la tecnologia LTFS come software open source utilizzando lo standard aperto di file system POSIX che prevede comandi standard a livello di file: Open, Read, Write, Append, Delete and Close. IBM ha, inoltre, sviluppato device driver per ambienti operativi Linux e Mac OSx e prevede di rilasciare una versione specifica per MS Windows. LTFS è oggi disponibile per le unità nastro esterne IBM TS2250 e IBM TS2350 e lo sarà a breve anche per le librerie nastro. Interessante rilevare che LTFS in “library mode” consentirà di visualizzare una lista del contenuto di tutte le cartucce interne alla libreria, anche se non montate in un drive, e di effettuare delle operazioni di ricerca di oggetti su tutte le cartucce presenti nella libreria. Parafrasando altre soluzioni IBM di file serving si parla di una soluzione di tipo “TONAS” (Tape Oriented NAS) che potrebbe consentire nuovi livelli di efficienza in termini di costo di memorizzazione di grandi volumi di dati. iged.it 03.2010

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LTFS con l’accesso diretto ai singoli oggetti su nastro, apre nuovi scenari di gestione dati a basso costo per diversi settori di mercato come sanità, videosorveglianza e intrattenimento. Per esempio su un nastro LTFS è possibile selezionare velocemente una scena di un video, accedere ad un documento specifico ed aggiornare rapidamente solo una porzione di nastro senza dover riscrivere l’intero nastro. Nel campo del “digital media” alla conferenza NAB 2010 (National Association of Broadcasters)5 è stata dimostrata una soluzione di acquisizione video ad alta definizione che utilizza nastri LTO5 con LTFS facilitando così l’accesso ai singoli oggetti multimediali da parte delle varie applicazioni, anche su piattaforme eterogenee, preposte all’acquisizione, montaggio e distribuzione dei contenuti multimediali. COSTI DI ARCHIVIAZIONE

Per una corretta valutazione dei costi di archiviazione di lungo periodo occorre analizzare su un orizzonte temporale di lungo periodo le diverse componenti di costo: acquisizione dei dispositivi, manutenzione, consumi energetici ed eventuali funzionalità software. Si noti che il ciclo di vita utile di un dispositivo storage varia molto a seconda della tecnologia utilizzata: un sistema storage a disco, a causa della obsolescenza tecnologica e del deterioramento meccanico, ha tipicamente un ciclo di vita di 3-5 anni mentre un sistema storage a nastro può avere un ciclo di vita dai 5 (cartuccia e drive) ai 10 e più anni (libreria automatica). Per quanto riguarda il costo di acquisizione e di manutenzione per unità di capacità ($/GB) un nastro è sicuramente più economico rispetto ad un disco magnetico. all’interno della libreria, inoltre, un tape drive può condividere un numero elevato di cartucce: ne segue che il costo incrementale al crescere dell’archivio è pari alla sola cartuccia. Lo stesso discorso vale per quanto riguarda il consumo energetico che per una cartuccia archiviata è pari a zero. Sono stati fatti negli ultimi anni diversi studi per tentare di quantificare i costi di un progetto di archiviazione di lungo periodo e confrontare tra loro le varie

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opzioni tecnologiche disponibili. Per esempio, uno studio condotto da Data Mobility Group6 ha analizzato un progetto di archiviazione con capacità iniziale di 150 TB e con tasso di crescita annuale del 20%. L’analisi su 7 anni ha dimostrato che il costo cumulato di una soluzione unicamente con dischi di capacità è 11 volte superiore a quella con solo nastri magnetici. È stata analizzata anche una soluzione mista, dove il 25% dei dati – i più frequentemente acceduti – sono su disco ed il restante 75% su nastro, che ha costi solo 3 volte superiori al puro approccio nastro. L’approccio misto può essere utile per indirizzare progetti dove la frequenza di accesso alle informazioni da archiviare decade velocemente nel tempo o per valutare il costo di una soluzione di libreria nastro virtuale citata prima. Risultati simili sono ottenuti da Clipper Group7: per un progetto di archiviazione da 150 TB su 5 anni, con crescita dell’archivio ipotizzata del 30%, si stima una soluzione disco di capacità (SATA) 8 volte più costosa di una basata su libreria a nastro. Nel documento citato la sola componente consumi energetici vede la libreria nastro 25 volte meno costosa rispetto ad un sistema a dischi, confermando così la tecnologia nastro come la più “verde”, rispettosa dell’ambiente e in linea con le tendenze attuali di molte aziende che hanno un piano di contenimento delle emissioni nocive e dell’impatto sull’ambiente. Per queste ragioni la strategia IBM prevede di offrire nelle soluzioni che puntano alla conservazione di grandi quantità di informazioni per lunghi periodi di tempo un’opzione a basso costo di livello tape gestita ovviamente in modo automatico. Esempi di questa strategia sono offerti dalle soluzioni IBM Scale Out NAS8 e IBM Information Archive9 dove appunto è previsto un livello opzionale di costo inferiore su nastro che viene gestito automaticamente in base alle politiche di conservazione dei dati. EVOLUZIONI FUTURE

Come sintetizzato da una analisi condotta da Clipper Group10 il nastro è

stato, e continua ad essere, il dispositivo di memoria con i più bassi costi, ideale quindi per esigenze di archiviazione di lungo periodo. Con l’arrivo di LTO5 si rafforza ulteriormente questo posizionamento nei confronti delle altre tecnologie di memoria disponibili. Cartucce da oltre 12 TeraByte, come previste dalla roadmap LTO nella generazione 8, sono assolutamente realizzabili nei prossimi anni. A conferma delle evoluzioni possibili della densità di registrazione, il Laboratorio di Ricerca IBM di Zurigo (CH) ha realizzato all’inizio del 2010 un prototipo di nastro magnetico che potrebbe consentire la realizzazione nei prossimi anni di cartucce da 35 TB, con una densità, cioè, 10 volte superiore a quella della tecnologia LTO5 attuale11. NOTE

Tape is dead! Long live tape! – InfoWorld – January 2010 2 Sito ufficiale consorzio LTO: www.ultrium. com 3 IDC Worldwide Tape QView, March 2010. 4 IBM LTFS: www.ibm.com/systems/storage/tape/ltfs/ 5 Video Archive Recorder with LTO5 introduced at NAB: www.for-a.com/news/ press_1004121.html 6 Data Mobility Group - “Is tape really cheaper than disk?” 7 Clipper Group - “Tape and Disk Costs: What It Really Costs to Power the Devices” 8 IBM Scale Out Network Attached Storage: www.ibm.com/systems/storage/network/ sonas 9 IBM Information Archive: //www.ibm. com/systems/storage/disk/archive/ 10 Clipper Group – “LTO-5 Raises the Bar for Tier-3 Storage” – January 2010 11 ) IBM Research sets new record in tape data density: //www.zurich.ibm.com/news/10/ storage.html

SERGIO RESCH

System Storage Platform Advocate – IBM SouthWest Europe

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MERCATO

Una tecnologia per aumentare la libertà d’informazione Il passaggio dalla carta al digitale non solo quale strumento per aumentare la diffusione delle informazioni, ma anche elemento chiave per alimentare e automatizzare i processi aziendali MASSIMILIANO GRIPPALDI

È una curiosità del tutto naturale voler sapere che tipo di informazioni le istituzioni possiedono su di noi e dove queste siano conservate; ed è altrettanto lecito chiedersi come vengono gestite le consistenti quantità di carte e documenti che contengono dati di carattere personale. La libertà d’informazione va oltre la semplice curiosità. È un bisogno fondamentale del cittadino affinché possa confermare la sua fiducia verso le istituzioni e conoscere le dinamiche con le quali le persone che sono state elette gestiscono il Paese. LA SOLUZIONE: DIGITALIZZARE LE INFORMAZIONI

La soluzione più semplice al problema dell’accesso e della consultazione di tali informazioni è rappresentata dalla loro digitalizzazione. Al di là dei benefici ambientali a lungo termine offerti, ad esempio, dal risparmio della carta e dalla conseguente prevenzione della deforestazione, digitalizzare le informazioni ha come effetto benefico quello di ottimizzare l’efficienza mettendo le istituzioni nelle condizioni di erogare un servizio più rapido e fornire risposte in un formato facilmente accessibile e trasferibile.

Il beneficio maggiore che la digitalizzazione può apportare al settore pubblico è costituito dalla riduzione delle richieste per la consultazione dei documenti in originale; anche se comprensibilmente ogni ente deve archiviare la copia originale per ragioni di sicurezza o motivi legali. La copia digitale di un determinato documento ha lo stesso significato, per il cittadino, di avere le informazioni originali; un vantaggio notevole anche nel caso in cui il documento debba essere messo a disposizione di più persone e i dati debbano essere duplicati. L’accesso digitale è comodamente fruibile anche a scopo di analisi. In caso di discordanze, un dato digitale può infatti essere aggiornato, modificato o corretto in maniera assolutamente semplice e immediata. GLI SCANNER FUJITSU: GLI STRUMENTI ADATTI

Quando si va alla ricerca di uno scanner ci si rende conto di quante siano le funzioni e i modelli disponibili. Le differenze generalmente riguardano il software, ma anche le aree di applicazione in esame e le caratteristiche del prodotto. Fujitsu offre una ricca gamma di scanner: dalle soluzioni fi-6800

per la gestione massiva della carta, ai rapidissimi dispositivi dipartimentali fi6140, ai modelli di rete fi-6010N, fino ai prodotti compatti da tavolo della linea ScanSnap. Quale sia il modello più indicato dipende dall’utilizzo finale per il quale è acquistato e dallo spazio che si ha a disposizione. Prima di scegliere e procedere all’acquisto è importante considerare e valutare tutte le specifiche tecniche che si desiderano avere, come ad esempio la velocità di scansione e la larghezza di banda, l’affidabilità, la capacità di elaborazione e il numero di utenti che lo utilizzeranno. La velocità di scansione si basa generalmente sui volumi di documenti che devono essere acquisiti quotidianamente. La quantità di carta usata in una giornata tipo di un ufficio oscilla tra i 1.000 e i 4.000 documenti. Altri elementi da non sottovalutare in fase decisionale sono le esigenze di risoluzione (in dpi) e la modalità colore. La velocità della testina dello scanner dovrebbe generalmente supportare l’orientamento orizzontale di un formato DIN-A4 con una risoluzione a 200 dpi, a colori. Valori dpi più alti migliorano la qualità del risultato, ma presuppongono allo stesso tempo dimensioni maggiori dei file. iged.it 03.2010

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Gli scanner di produzione Fujitsu, come i modelli fi-6800, ad esempio, raggiungono una velocità media di 130 fogli al minuto (PPM). Anche lotti di documenti misti dovrebbero essere scansionati in maniera affidabile in base allo spessore e al tipo di supporto cartaceo; la presenza di sensori a ultrasuoni permette di riconoscere in maniera sicura inserimenti multipli o multistrato per interrompere il passaggio dei documenti e permettere all’utente di intervenire sul processo di scansione. Questa funzione fa sì che informazioni importanti – che si trovano magari nelle pagine interne di un gruppo di fogli alimentati simultaneamente - non vengano perse. L’inserimento multiplo è tipicamente riscontrabile nei documenti pinzati, piuttosto che nel caso di fotografie o post-it incollati ai fogli. Lo scanner Fujitsu fi-6240 è il primo dispositivo di questa categoria che integra la Intelligent MultiFeed Function (iMFF) e la tecnologia Paper Protection. La scelta dello scanner dipende anche dalla tipologia di documenti che dovranno essere gestiti, valutando tra un modello semplice di acquisizione documentale piuttosto che un’unità di scansione a superficie piana. Se la digitalizzazione prevede libri, materiali rilegati o documenti particolarmente delicati, l’azienda avrà bisogno di un’unità di scansione piana. Alcuni sistemi possono acquisire - con l’aiuto di un raccoglitore - anche il formato DIN-A3 (pagine di giornale, fotografie o riviste); una soluzione che è tuttavia indicata solo per situazioni saltuarie e non per un impiego quotidiano. Lo scanner a colori Fujitsu fi-6770 è un’unità duplex con Automatic Document Feeder (ADF) e funzioni di scansione tramite superficie piana. LE PARTNERSHIP DI PFU IN AMBITO SOFTWARE

Parallelamente all’utilizzo degli scanner a scopo di archiviazione o all’interno di soluzioni per la gestione documentale, questi sistemi sono sempre più utilizza-

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ti per supportare i processi operativi e la collaborazione fra team diversi. Dal momento che gli utenti necessitano di dati in formati differenti, al momento della scelta, è necessario verificare che l’unità supporti il software giusto. Le organizzazioni che scansionano grandi volumi di biglietti da visita, trasferendoli poi all’interno di database elettronici, dovranno, per esempio, ricercare fra le dotazioni dello scanner applicazioni ad hoc, come “CardMinder”. Se invece l’attività principale è costituita dalla scansione di informazioni riservate per poi inviarle a terze parti come file protetti, sarà necessario che lo scanner preveda una funzione per la creazione automatica di file in PDF con password di protezione. Un elemento chiave legato alla scansione e all’archiviazione delle informazioni è di certo la possibilità di accedervi e di usarle in maniera semplice e immediata. Per questa ragione i programmi di gestione PDF con motori di ricerca integrati risultano estremamente utili. Al fine di razionalizzare la gestione dei file personali, alcuni produttori offrono soluzioni software ad hoc per la gestione dei contenuti, come fa ad esempio PFU con la soluzione “Rack2Filer” specifica degli ultimi modelli ScanSnap. Il software prevede la gestione integrata dei documenti digitalizzati. Gli utenti possono trasferire i file direttamente su Rack2-Filer ordinandoli e categorizzandoli in cartelle digitali, ma come se si trattasse di un’archiviazione reale basata su carta. Infine, le funzioni di editing così come la possibilità di scorrere a video i file salvati, aiutano gli utenti sin dalle prime fasi del processo fino al recupero e all’utilizzo dei dati. Tutte le unità della serie fi integrano il software professionale per la cattura delle immagini “ScandAll Pro” che, fra i tanti vantaggi offre anche un ampliamento delle funzioni di ottimizzazione delle immagini. “ScandAll Pro” propone, inoltre, strumenti per il riconoscimento dei codici a barre e dei codici patch al fine di poter distinguere automaticamente i diversi lotti durante il batch processing. Nell’utilizzo quotidiano si rivela essenziale anche

un’altra funzione: la capacità di creare simultaneamente diversi file di immagini da un unico documento cartaceo; immagini che possono presentare caratteristiche diverse (ad esempio risoluzione, modalità colore, tipo di file, informazioni di immagini statiche, ubicazione del file o testo ricercabile integrato). I dipendenti che si trovano nella maggior parte dei casi a gestire attività “knowledge-based” possono sfruttare lo scanner in modo efficiente, ad esempio, per acquisire regolarmente documenti nell’ambito di soluzioni di archiviazione, ECM e DMS. CONCLUSIONI

Abbiamo affrontato temi quali la necessità di poter accedere alle informazioni e le modalità con le quali la digitalizzazione dei documenti potrebbe ottimizzare l’intero processo. Messi in luce i vantaggi della digitalizzazione è necessario eseguire controlli di qualità nelle diverse fasi affinché venga assicurata la compatibilità in termini di dimensioni, risoluzione delle immagini e formato dei file. Alla luce del forte bisogno di archiviare grandi volumi di informazioni e di garantirne l’accesso a chiunque lo richieda, Fujitsu incoraggia l’adozione da parte delle organizzazioni, e in particolare degli enti della Pubblica Amministrazione, di strumenti idonei a supportare tutte le fasi del processo di digitalizzazione.

MASSIMILIANO GRIPPALDI

Marketing Manager Italia PFU Imaging Solutions SpA

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I dati digitali, L' energia della tua azienda. Alcuni usano il termine “documenti”, altri “informazioni”, altri ancora “contenuti”. In realtà, si tratta semplicemente di una nuova forma di energia. Un’energia che cresce ogni giorno. Un’energia dalle enormi potenzialità. Per capire come incanalare e sfruttare al meglio il flusso di

dati digitali che ogni azienda crea e riceve, l’appuntamento è a OMAT, l’evento che dal 1990 riunisce aziende, istituzioni, accademici, utenti ed esperti per discutere attorno allo stesso tavolo. Convegni, tavole rotonde e un’area espositiva per liberare tutta l’energia che ogni byte porta con sé.

Ingresso gratuito previa iscrizione su: http://roma2010.omat360.it

Roma, 10 - 11 novembre 2010 Crowne Plaza - Rome St. Peter’s, via Aurelia Antica 415

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Partner scientifico:

Con il patrocinio di:

ITER - via Rovetta 18 - 20127 Milano - tel. 02.28.31.16.1 - fax 02.28.31.16.66 - www.iter.it - iter@iter.it

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EVENTI

OMAT, una storia che si rinnova Intervista a Domenico Piazza e Vincenzo Gambetta, rispettivamente ideatore e direttore scientifico di OMAT DI STEFANO FORESTI

Quando la rivista che ha ora in mano sarà in distribuzione, mancheranno pochi giorni alla nuova edizione di OMAT, la principale mostra-convegno italiana dedicata alla gestione elettronica di documenti, informazioni e processi aziendali, che si terrà il 10 e 11 novembre a Roma, presso il Crowne Plaza Rome – St. Peter’s. Il sito Internet della manifestazione, costantemente aggiornato è www. omat360.it/rm10. L’ingresso è gratuito previa registrazione sul sito. Abbiamo incontrato Domenico Piazza e Vincenzo Gambetta, i principali fautori di una manifestazione che, con oltre vent’anni di attività, rappresenta a pieno titolo un appuntamento irrinunciabile per gli operatori del settore. Ingegner Piazza, ci racconti quando e come è nata l’idea di OMAT e quali sono state le principali tappe del suo sviluppo. Nel 1989 un marchio nato da poco, ITER, organizzava in Assolombarda a Milano un convegno sul tema “le Memorie Ottiche e le applicazioni nelle aziende italiane”, iniziativa che riscosse un notevole successo. L’anno successivo, in ottobre e con la collaborazione della Sistemi Informativi di Roma, esordiva OMAT, un progetto di ampio respiro. Nel 1991 si teneva la seconda edizione a Milano, mentre nel 1992 al convegno OMAT si affiancava un’area dimostrativa altamente specializzata, allora chiamata P*GED. Contemporaneamente esordiva anche un periodico,

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Vincenzo Gambetta e Domenico Piazza

I*GED, in bianco e nero e con poche pagine, ma fatto con tanto impegno e passione. Insieme ad associazioni, operatori ed esperti del settore, OMAT ed I*GED hanno perseguito negli anni l’obiettivo di portare l’innovazione tecnologica nel settore documentale verso le imprese e le organizzazioni pubbliche e private. E oggi? Sono passate parecchie edizioni, OMAT è diventata un progetto a trecentosessanta gradi che si sviluppa sul portale www.omat360.it e I*GED ha cambiato nome in iged.it. Inoltre, è nato iged.it online, un periodico elet-

tronico che amplia e approfondisce i temi della gestione elettronica di documenti e informazioni con contenuti sempre innovativi. Insomma, abbiamo lanciato diversi progetti senza mai dimenticare lo spirito che animava la prima edizione di OMAT: diffondere la cultura relativa alla gestione documentale presso un pubblico sempre più ampio, offrendo contenuti seri e di qualità. Quali sono i vostri obiettivi per il futuro? Noi tutti intendiamo continuare ad impegnarci per quello che è stato il nostro primo settore di attività nel quale abbiamo messo dedizione ed

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investimenti. Siamo fiduciosi che utenti, operatori, e istituzioni vorranno continuare a sostenerci in questo impegno che consideriamo comune e che insieme abbiamo costruito. Dottor Gambetta, che cosa dobbiamo aspettarci da questa nuova edizione di OMAT? Il nostro settore sta attraversando un periodo denso di cambiamenti, generalmente in positivo. In seguito ad alcuni anni di intensa attività normativa, sono oggi in “cantiere” le modifiche al Cad (che fanno molto discutere) previste dalla Legge 69/2009, le disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dai notai, le disposizioni in materia di semplificazione dei rapporti della Pubblica amministrazione con cittadini e imprese, originariamente previste dal Disegno di legge collegato all’ultima finanziaria. Inoltre, sono attese le Regole Tecniche di cui all’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale sulla conservazione digitale ed il tanto sospirato Decreto, di cui al comma 213 dell’articolo 1 della legge 244/2007, che stabilirà le regole per rendere effettiva la Fatturazione Elettronica nei confronti della PA e altro ancora. Insomma, c’è molta carne al fuoco, e ad OMAT i motivi di dibattito e approfondimento di certo non mancheranno. Quali sono, in particolare, gli argomenti che verranno trattati in sede di convegno? La sessione plenaria di apertura sarà dedicata al tema della gestione del patrimonio digitale per lo sviluppo del sistema paese, e vedrà la partecipazione di rappresentanti di spicco del mondo istituzionale, normativo e aziendale. Inoltre, sono previsti convegni sulla conservazione della memoria digitale, sulla dematerializzazione, sulla normativa e una sessione de-

dicata al ruolo degli istituti finanziari. E naturalmente, uno dei nostri cavalli di battaglia: la fatturazione elettronica. Ora non resta che andare a verificare di persona: appuntamento quindi a Roma il 10 e 11 novembre.

DOMANDE&RISPOSTE È possibile inviare le sue domande ai relatori di OMAT, i quali risponderanno nel corso della sessione indicata! È sufficiente collegarsi al sito www.omat360.it/rm10, selezionare la voce “convegni” e cliccare sul bottone “invia una domanda” che si trova all’interno dell’agenda di ogni sessione.

PERCHÉ PARTECIPARE OMAT è riconosciuta dal mercato come l’evento di riferimento nel settore del document management. Per capire come incanalare e sfruttare al meglio il flusso di dati digitali che ogni azienda crea e riceve, OMAT è la manifestazione alla quale nessun manager può mancare.

COME PARTECIPARE Grazie agli espositori e agli sponsor, l’ingresso a OMAT è completamente gratuito previa iscrizione su www.omat360.it/iscrizione. DOVE & QUANDO OMAT si svolgerà a Roma il 10 e 11 novembre presso il Crowne Plaza Rome St. Peter’s, in via Aurelia Antica 415. LE AZIENDE COINVOLTE Sul sito www.omat360.it/rm10 si trovano i loghi e i profili delle aziende che partecipano a OMAT in convegno e in area expo.

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ANTICIPAZIONI FLASH

ACCENTURE Accenture parteciperà ad OMAT Roma 2010 e illustrerà la propria vision ed esperienza in tema di dematerializzazione, con particolare attenzione alle opportunità offerte dalle soluzioni innovative di workflow e document management. In questa area, Accenture ha maturato esperienze specifiche grazie alla gestione di programmi complessi e al know-how dei propri professionisti, esperti di tecnologia e organizzazione nelle aree: Business Intelligence, Portal & Content Management, Data Management & Architecture, Workflow e Document Management. Una squadra a disposizione dei clienti con competenze, asset e un network internazionale di relazioni tecniche con partner strategici e leader di mercato. Accenture, convinta che la digitalizzazione dei documenti (e più in generale l’automazione dei processi amministrativi) abbiano un’importanza strategica per la modernizzazione nel settore pubblico, offre un’ampia gamma di servizi e soluzioni end to end a supporto dei programmi di innovazione, con l’obiet-

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tivo di realizzare amministrazioni “full digital”, che rispondano alle esigenze di rapidità, trasparenza e accessibilità da parte di cittadini e imprese.

AMINFORMATICA Quest’anno AMInformatica partecipa ad OMAT Roma in partnership con ABBYY, azienda leader nelle tecnologie di Intelligent Data Capture. Per l’occasione presenterà l’integrazione di Firedoc, la propria soluzione modulare per la gestione di ogni tipologia di documento, con FlexiCapture. ABBYY FlexiCapture è una soluzione di Intelligent Document Recognition che consente l’acquisizione automatica di qualsiasi tipo di documento e di form e consente di riconoscere testi scritti in manoscritto stampatello, incasellato e non, manoscritto corsivo, testi stampati e dattiloscritti, caselle di ogni tipo, codici a barre. AMInformatica affianca alla sua offerta di Gestione Documentale i servizi logistici di stoccaggio e gestione dell’archivio cartaceo, mettendo a disposizione dei propri Clienti le tecnologie di digitalizzazione, indicizzazione, barcode recognition e acquisizione massiva dei documenti. Completa la sua offerta con servizi di dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva a norma.

AVNET TECHNOLOGY SOLUTIONS In occasione di OMAT Roma, Avnet Technology Solutions conferma e rafforza le proprie strategie nel mercato di Document Management per rispondere a tutte le necessità dell’utenza grazie ad un ampio portafoglio di brand rappresentati che include i marchi e i prodotti leader in questo mercato, tra cui Able Tech, Canon, Fujitsu, Kodak, Panasonic, Emc, Xerox. Inoltre all’interno della divisione, un team di professionisti esperti del settore è in grado di sviluppare offerte commerciali vincenti anche in ambiti complessi, garantendo i requisiti tecnologici, di legge e metodologici che spesso partecipano ad una soluzione di Document Management. Il consolidato rapporto con i vendor consente inoltre ad Avnet e ai suoi partner di avere la massima flessibilità e disponibilità nel caso sia necessario effettuare attività di Proof of concept per i progetti più complessi. La divisione Document Management Technologies è a disposizione di tutti gli operatori del mercato: Centri Servizi, Reseller, VAR e System Integrator che operano nel settore.

BM&PLANETA BM&Planeta presenterà le recenti evoluzioni tecniche della Suite GIADA, rivolte in particolare alle piccole e medie imprese, non ultimi i commercialisti considerati riferimenti strategici e qualificati. GIADA è completamente WEB based, automatizzata, non richiede impegno di personale, è facilmente accessibile, è programmabile ed è sempre disponibile. Inoltre, è fatturabile a consuntivo e la manutenzione è a carico di terzi. La Suite GIADA si compone dei seguenti servizi erogabili via WEB: stampa, imbustamento, recapito postale e creazione di formati PDF. Nuove funzionalità e soluzioni rese disponibili: Rafforzamento dei

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processi di Qualità, Sicurezza e Privacy; Gestione della PEC (Posta Elettronica Certificata) per P.A. e P.M.I.; Sviluppo multilingue; Fatturazione Elettronica con interfacciamento via web con i servizi del circuito interbancario.

CGK SOLUTIONS La CGK Solutions, in partnership con l’importante azienda tedesca InoTec, specializzata nella produzione di scanner ad alta produttività specifici per il trattamento di grandi quantitativi di documenti, presenta in occasione di OMAT Roma, l’innovativo sistema d’acquisizione composto dallo Scanner Scamax M06 e dall’esclusivo software di gestione ImagePort2K. CGK Solutions si presenta a questo importante evento con l’obiettivo di far conoscere ed apprezzare al mercato le importanti novità riguardanti il nuovo Scamax M06 dotato dell’innovativa tecnologia di illuminazione a Led, garanzia di robustezza e risparmio energetico, e dell’esclusivo sistema di trascinamento senza vetrini. Inoltre, OMAT Roma 2010 rappresenterà la vetrina ideale per presentare il sistema d’acquisizione nella sua completezza. Infatti la CGK coglierà l’occasione per presentare le caratteristiche e le funzionalità del software di gestione dedicato: l’ImagePort2K della software house italiana S2i.

IBM L’evoluzione dei mercati e il passo dell’economia richiedono alle aziende processi decisionali sempre più veloci e capacità di reinventare il rapporto azienda-cliente. La condivisione delle informazioni e lo sfruttamento di tutto il loro potenziale nei processi di business diventano pertanto fondamentali. IBM parlerà di automazione dei processi di business guidati o innescati dai contenuti, dell’evoluzione tecnologica del mercato del Business Process Management e delle potenzialità nascoste nelle informazioni non ‘evidenti’, grazie all’analisi proattiva dei contenuti per un approccio strategico alla gestione delle informazioni in azienda.

KODAK Presso lo stand Kodak ad OMAT sarà possibile visionare alcuni prodotti dell’offering di Kodak per il Document Imaging: dagli scanner per gruppi di lavoro (Kodak ScanMate i1120 e Kodak i1220 Plus) ideali per uffici con produttività fino a 3.000 pagine al giorno, agli scanner di rete (Kodak Scan Station 500) per una condivisione ottimizzata dei documenti, ai dispositivi di basso volume (Kodak i1400) per una produttività fino a 15.000 pagine al giorno e agli scanner di produzione (Kodak i4000) per elevati volumi (fino a 50.000

pagine al giorno). Gli scanner Kodak offrono diverse prestazioni in termini di pagine/giorno, ma tutti sono dotati della tecnologia di scansione Kodak ad altissima qualità. Sono inoltre corredati da molte funzionalità che consentono di ridurre al minimo l’intervento manuale, come ad esempio la tecnologia Perfect Page, iThresholding, scansione Smart Touch, raddrizzamento automatico delle immagini, rimozione automatica dei bordi e molte altre ancora.

NICA NICA presenterà DOCS Suite, un’innovativa soluzione generalizzata e di tipo orizzontale per la dematerializzazione documentale degli enti e delle aziende, senza impatti sull’organizzazione e con risultati efficaci in tempi brevi. Per poter realizzare questo nuovo approccio bisognerà, per prima cosa, disporre di strumenti innovativi di “front office”, sia hardware sia software, che permettano a chiunque di acquisire documenti cartacei in modo molto facile e senza un training specifico. Il secondo aspetto fondamentale di questo nuovo approccio è la presenza di un’organizzazione di “back office” che garantisca alla platea degli utenti di poter disporre in tempi certi e predefiniti dei documenti elettronici in consultazione. La soluzione sarà composta da una famiglia di prodotti in grado di offrire una copertura comiged.it 03.2010

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pleta di molteplici ambienti operativi: personale, dipartimentale ed in mobilità. Tutti questi prodotti faranno capo ad un unico sistema di gestione e di controllo: DOCS Suite.

PANASONIC Panasonic presenta KV-S5055C, uno scanner professionale in grado di eliminare alcune delle più comuni cause di inceppamento negli ambienti lavorativi. KV-S5055C è compatibile con il formato A3, ed è in grado di scansire fino a 90 pagine al minuto e di elaborare documenti con una lunghezza fino a 2.540 mm. Il nuovo modello è equipaggiato con l’esclusiva tecnologia Toughfeed di Panasonic, un innovativo meccanismo di alimentazione della carta che è in grado di rilevare i documenti con punti metallici e -attraverso gli ultrasuoni- la doppia alimentazione. Lo scanner è dotato anche del software Image Capture Plus di Panasonic, che permette agli utenti di effettuare modifiche alle pagine scansite in modo più semplice. Questo include togliere le pagine vuote, cambiare l’ordine delle stesse, ritagliare i documenti e rimuovere automaticamente i segni lasciati dai fori nella copia originale.

PFU IMAGING SOLUTIONS PFU Imaging Solutions, Società di Fujitsu che si occupa di scanner documentali, presenterà a OMAT Roma un nuovo scanner di produzione per applicazioni ad alte prestazioni, il modello Fujitsu fi-5950. Con una velocità massima pari a 270 immagini al minuto (135 pagine), la soluzione costituisce la scelta ideale per chi ha esigenze di elevati volumi operativi. Dotato dell’ultimissima tecnologia VRS per l’elaborazione delle immagini e di un’innovativa tecnica per il trasporto della carta, il nuovo Fujitsu fi-5950 ha la capacità di gestire grandi quantità di modulistica, anche mista, con il minimo intervento da parte dell’operatore. Grazie alla stretta collaborazione con il team Kofax dedicato al VRS Software

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Development, questo nuovo scanner offre l’ultimissima tecnologia VRS per l’elaborazione delle immagini garantendo una produttività maggiore grazie alle funzioni di gestione intelligente della rotazione della pagina e del rilevamento delle pagine bianche.

RECOGNIFORM TECHNOLOGIES Approfittando della cornice di OMAT Roma 2010, Recogniform Technologies SpA presenterà al pubblico diverse importanti novità: Un nuovo aggiornamento di Recogniform Reader, la piattaforma di lettura ottica utilizzabile per estrarre dati ed informazioni da moduli e documenti cartacei sia strutturati che non strutturati. Recogniform Invoice, il sistema pronto all’uso per estrarre dati da fatture e documenti di trasporto, sempre più performante e sofisticato. La nuovissima versione di Recognoform ImageProcessor, la 7.0, il potente applicativo che consente di elaborare documenti in batch, correggendone i difetti di scansione, applicando decine di algoritmi di image processing, migliorandone e monitorandone la qualità delle immagini. Inoltre, per festeggiare il suo 10° compleanno di attività, Recogniform Technologies regalerà a tutti i partecipanti all’evento un utilissimo manuale di introduzione alla lettura ottica che ne spiega in modo divulgativo tecnologia, utilizzo e segreti.

QUATTROEMME Quattroemme, azienda specializzata sui temi del collaboration, knowledge management e business intelligence, durante OMAT presenterà due prodotti: Suite BKM per il Business Knowledge Management, una soluzione integrata ed integrabile per la condivisione e collaborazione all’interno delle organizzazioni e dei gruppi di lavoro, costituita da applicativi per il document management, il workflow management, il con-

tent management, il collaboration e per creare virtual desk. CREIS - Customer Relationship Executive Information System, un dashboard direzionale per effettuare analisi di business intelligence. Entrambi i prodotti, oltre ad essere notevolmente flessibili, assicurano velocità di implementazione e risultati immediati relativamente agli obiettivi che perseguono. Inoltre, Maurizio Masotti, Amministratore Unico di Quattroemme, sarà relatore durante le attività convegnistiche di OMAT con un intervento dal titolo: “Persone, Informazioni, Documenti, Dati. Una soluzione integrata per gestire, condividere, collaborare: il virtual desk, dal document management al dashboard.”

SWEN SWEN a OMAT Roma 2010 presenterà per la prima volta al pubblico italiano i prodotti della canadese Adlib Software, di cui è partner commerciale, system integrator e centro di supporto per l’Italia. Adlib Express è la migliore soluzione per l’automazione documentale server-based. Massimizza l’efficienza dei workflow realizzando incrementi di produttività, economie di esercizio, conformità dei documenti a formati standard (ad es. PDF/A) e riduzione degli errori. Le tecnologie Adlib, fra cui OCR, conversione di formati, trasformazioni su documenti, pubblicazione e distribuzione totalmente automatizzate, si possono facilmente integrare in applicazioni nuove o già esistenti. Adlib PDF for SharePoint aggiunge a Microsoft® SharePoint® funzionalità centralizzate di OCR, modifica, trasformazione e conversione di documenti in formati standard mediante regole di business basate su workflow.

STEFANO FORESTI

Marketing communication ITER

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DALLE AZIENDE

Sempre più valore alle informazioni Document Management e Intelligent Data Capture Technology VALENTINA TURI E XAVIER SAUVAN

Notoriamente molto dinamico il mercato del Document Management è caratterizzato da una continua evoluzione. In questi anni, l’andamento negativo dei mercati internazionali, le esigenze di tipo organizzativo e l’incessante aumento delle informazioni nelle aziende hanno dato origine ad una costante crescita dell’area del Document Management. La maturità della visione aziendale verso i benefici del DM hanno consentito una continua evoluzione delle piattaforme e oggi la gestione elettronica non è più considerata una funzionalità facoltativa, ma uno strumento strategico e un’opportunità per migliorare l’organizzazione e la produttività . Ci si preoccupa di migliorare il servizio ai clienti, ma anche ai fornitori e ai partner.

L’azienda è ancora più attenta ai costi e sensibile ai risparmi e quando investe vuole avere benefici immediati con ritorni economici certi e quantificabili: essa, infatti, desidera essere competitiva sul mercato e convogliare tutte le energie possibili verso la produttività. In questo contesto le soluzioni di Document Management consentono di rispondere alle esigenze evolutive e collaborative delle aziende, permettendo un facile accesso al sempre più ricco patrimonio delle informazioni. L’acquisizione automatica, l’accesso, l’utilizzo, la veicolazione e la condivisione di ogni tipo di informazione, di qualsiasi natura e tipo essa sia, sono gli elementi fondamentali su cui si basa un sistema documentale avanzato. Le modalità di fornitura del servizio possono variare da Cloud computing

a SaaS, a in-house, in funzione delle esigenze e delle policy delle singole aziende. In entrambe i casi le soluzioni di DM come Firedoc consentono di soddisfare le moderne esigenze del mercato che spingono verso l’accesso ai servizi professionali. L’obiettivo è naturalmente quello di alleggerire il costo di gestione e di manutenzione evolutiva dell’applicazione consentendo di concentrarsi in modo sempre più efficace sul Core Business ed ottimizzare sia le risorse umane sia le strutture. L’approccio modulare e le capacità di integrazione con le applicazioni e i flussi documentali già esistenti in azienda sono due punti di forza della soluzione Firedoc. Il sistema si adatta a differenti scenari, iged.it 03.2010

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dalle piccole alle grandi aziende, alle istituzioni governative. È uno strumento efficiente e flessibile a supporto delle aziende nella loro attività quotidiana, durante la quale, trattano e gestiscono un numero consistente di documenti (attività spesso non organizzata che incide sulla produttività). L’archivio creato è a completa disposizione dell’Utente, sia interno all’azienda sia esterno, estendendo il processo anche ai Clienti, Fornitori o Partner strategici che possono ricercare, consultare, condividere, modificare e veicolare ogni documento in modo completo, sicuro e controllato. Quando nel 2004 fu lanciata sul mercato la piattaforma in esame nasceva come EDMS (Electronic Document Management System) in modalità ASP (Application Service Providing). Questa scelta (coraggiosa per il mercato italiano di quegli anni) ha consentito di progettare, realizzare e perfezionare Firedoc offrendo una prodotto/servizio flessibile e scalabile. Oggi è concetto comunemente acquisito che la tecnologia “Web Based” garantisca la totale e continua disponibilità delle informazioni, in qualsiasi momento e da qualsiasi connessione alla rete Internet con enormi vantaggi per la continuità del servizio e lo sviluppo del business. Interpretando continuamente le tendenze del mercato il servizio è diventato sempre più accessibile ed economi-

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co consentendo di soddisfare le singole realtà aziendali, anche le più piccole. Di seguito sono alcune delle funzionalità, oggi, offerte: modulo scansione differita attraverso Barcode; modulo gestione protocollo informatico a norma CNIPA; modulo cattura spool AS400; modulo firma digitale; modulo integrazione PEC (posta elettronica certificata); modulo workflow; modulo conservazione sostitutiva a norma; modulo OCR standard (solo indicizzazione); modulo IDR evoluto (per il data capture). Uno degli ultimi moduli sviluppati dal team di AMInformatica, fornitore di Firedoc, riguarda il data capture. La tecnologia di data capture ha una storia relativamente lunga, risale al primo sistema di lettura ottica realizzato per riconoscere i simboli stilizzati conformi a un template. Fino a quel momento i sistemi si erano evoluti per supportare le industrie utilizzando un vasto set di differenti tecnologie. Dopo molti anni di lavoro con le aziende ABBYY ha sviluppato la tecnologia FlexiCapture in grado di catturare dati da documenti strutturati, semi-strutturati e non strutturati.

FlexiCapture è una soluzione di Dynamic Data Capture per l’acquisizione automatica di qualsiasi tipo di documento e di form (fatture, questionari, contratti, lettere, ordini, moduli, etc.) e consente di riconoscere testi scritti in manoscritto stampatello, incasellato e non, manoscritto corsivo, testi stampati e dattiloscritti, caselle di ogni tipo e codici a barre. La tecnologia FlexiCapture, integrata a Firedoc, aggiunge beneficio alle aziende grazie alla riduzione dei costi operativi, all’aumento della produttività e al miglioramento della qualità e della conformità dei dati.

VALENTINA TURI

Marketing communication AMInformatica

XAVIER SAUVAN

ABBYY Regional Marketing Executive Benelux, France and Italy

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DALLE AZIENDE

BM&PLANETA nuovi investimenti e strategie A CURA DEL COMMUNICATION MARKETING DI BM&PLANETA SRL

Nuovi uffici, sviluppo di nuovi servizi, decentramento dei siti di stoccaggio, accordo con IMQ, PEC (Posta Elettronica Certificata), Fatturazione Elettronica, superamento dei confini nazionali Il Gruppo ha festeggiato i 18 anni di presenza sul mercato della GED (Gestione Elettronica dei Documenti) durante i quali l’esperienza accumulata ha garantito una serie di successi che lo hanno portato ad una invidiabile quantità di riconoscimenti. Durante la recente inaugurazione della nuova sede, approfittando della presenza di rappresentanti delle Istituzioni locali, i responsabili di BM&PLANETA hanno fatto il punto su risultati e strategie. Di seguito è una loro sintesi. INVESTIMENTI

Nuovi uffici A partire da Marzo 2010 è stato dedicato grande impegno all’apertura dei nuovi uffici commerciali e amministrativi, con l’ampliamento della Server Farm e il potenziamento del team R&S, il tutto accompagnato dall’installazione di dispositivi e attivazione di processi

per aumentare al massimo la sicurezza delle attività interne. Decentramento dei siti di stoccaggio Nuovi siti di stoccaggio/trattamento carta sono stati attivati per ridurre i costi di gestione e velocizzare la raccolta dati su tutto il territorio nazionale. Accordo con IMQ Con IMQ è in via di definizione l’analisi, il controllo e la qualificazione di tutti i processi interni ed esterni. L’ottimizzazione dei processi e dei sistemi di controllo e di sicurezza, seguiti da tutti gli addetti ai lavori, vogliono dare la massima garanzia ai clienti che operano con noi. STRATEGIE

PEC (Posta Elettronica Certificata) È stato ulteriormente rafforzato il rapporto di partnership con Cedacricert (società del gruppo Cedacri) per il rilascio e la gestione nella suite GIADA della PEC per offrire una so-

luzione qualificata negli ambienti della Pubblica Amministrazione, del settore Finanza e in quello delle PMI. Fatturazione Elettronica Con la definizione di un accordo strategico, che consente di gestire in outsourcing il processo di fatturazione attraverso il circuito dei servizi interbancari, sarà attivato il servizio che permetterà di seguire l’intero iter dall’emissione della fattura fino all’avvenuto pagamento. Oltre il mercato nazionale L’attività internazionale si sta concretizzando sia grazie al riconoscimento di clienti già attivi fuori i confini nazionali, che vogliono inserire i nostri servizi anche presso le loro sedi Europe con l’obiettivo di razionalizzare la catena dei loro processi, sia studiando e valutando direttamente altri mercati, in particolar modo quello brasiliano dove sono già state realizzate alcune soluzioni con tecnologia RFID. iged.it 03.2010

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NOTIZIE

Il “boom” dei bilanci in formato XBRL I vantaggi di poter disporre di dati facilmente elaborabili REGIONE

Bilanci depositati

% Bilanci in XBRL

Abruzzo

16.565

96,9%

Basilicata

5.195

97,1%

Calabria

15.050

97,4%

Campania

71.512

97,3%

Emilia/Romagna

77.504

98,3%

Friuli-Venezia Giulia

16.010

98,0%

Lazio

115.683

97,5%

Liguria

18.559

98,3%

Lombardia

194.390

97,8%

Marche

25.268

98,7%

Molise

3.231

97,2%

Piemonte

48.898

97,9%

Puglia

43.898

97,6%

Sardegna

17.379

97,4%

Sicilia

42.866

96,1%

Toscana

65.140

98,0%

Trentino-Alto Adige

12.559

98,2%

Umbria

12.075

98,2%

Valle D’Aosta

1.656

98,5%

Veneto

80.686

98,7%

TOTALE ITALIA

883.607

97,8%

Suddivisione per regione dei bilanci depositati al 30 settembre 2010

Da quest’anno le società di capitale italiane che depositano il bilancio al Registro delle Imprese devono usare per il prospetto contabile il nuovo formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language). Entro il 30 settembre sono stati presentati al Registro Imprese delle Camere di Commercio oltre 883.000 bilanci, di cui il 98% nel nuovo formato XBRL. I dati (positivi) fotografano la “campagna bilanci” messa in opera dalle Camere stesse e supportata dal punto di vista tecnologico da InfoCamere, la loro società di informatica. “L’XBRL – afferma il direttore generale di InfoCamere, Valerio Zappalà - consente di velocizzare ed automatizzare i controlli da parte del Sistema Camerale, e la messa a disposizione dei bilanci stessi diviene molto più tempestiva. Si tratta di una novità che sebbene abbia comportato, in questa fase iniziale, un maggior impegno da parte delle imprese nella redazione dei loro bilanci, consente tuttavia a chiunque di accedere a dati che possono essere oggettivamente e facilmente rielaborati. I bilanci in formato XBRL rappresentano perciò un formidabile strumento per le aziende stesse, i professionisti e le Pubbliche Amministrazioni, consentendo di acquisire informazioni che possono finalmente fornire uno strumento di analisi economico-statistica in precedenza non disponibile”. Un ulteriore elemento da porre in evidenza è la bassissima percentuale di errori riscontrati nelle istanze in formato XBRL: solo il 2% del totale. Ciò a dimostrazione della facilità dello strumento che è stato messo a disposizione degli utenti da parte dei produttori di software gestionali e della formazione attivata dalle Camere di Commercio nei mesi che hanno preceduto il deposito dei bilanci. Per agevolare l’uso di questo formato, inoltre, InfoCamere ha messo in linea sul sito www.registroimprese.it le istruzioni operative e gli strumenti per la realizzazione dei file XBRL,

LE SOCIETÀ ESENTATE DAL PRESENTARE I BILANCI IN FORMATO XBRL - le società di capitale che applicano, per obbligo o per facoltà, i principi contabili internazionali (IAS/IFRS) per la redazione del bilancio di esercizio e/o del bilancio consolidato, individuate dal Decreto Legislativo 28 febbraio 2005, n° 38, tra cui le società quotate, le banche e gli altri intermediari finanziari vigilati dalla Banca d’Italia - le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione di cui all’articolo 1 del decreto legislativo 7 settembre 2005 n. 209 e per le altre tenute a redigere i bilanci secondo il decreto legislativo 27 gennaio 1992, n 87 - le società che hanno chiuso l’esercizio prima del 16/2/2009 (data di pubblicazione della tassonomia).

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NOTIZIE anche nel formato Open Source Openoffice. È a disposizione un software gratuito che consente di generare un prospetto contabile in XBRL a partire dai dati di un comune bilancio. È anche disponibile un servizio web gratuito con il quale si può verificare la validità formale di un’istanza XBRL prima del suo deposito al Registro delle Imprese; si può anche generare una rappresentazione HTML o PDF dell’istanza XBRL in modo da ottenere una rappresentazione leggibile del bilancio, e per il solo PDF anche nelle lingue francese, inglese, tedesco.

TASSONOMIA XBRL La tassonomia, cioè l’insieme delle informazioni previste all’interno di un bilancio XBRL, è stata definita dal tavolo tecnico coordinato da Unioncamere e composto da InfoCamere, CNDCEC (Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili) e Università di Trento, all’interno della associazione XBRL ITALIA (che ha tra gli enti fondatori l’ABI – Associazione Bancaria Italiana, l’OIC Organismo Italiano di Contabilità, la Banca d’Italia, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti, l’Unioncamere, la Borsa Italiana e la Confindustria). La tassonomia, che riporta fedelmente le norme del codice civile italiano, è stata approvata dallo stesso OIC e pubblicata sul sito ministeriale del CNIPA (ora DigitPA) assumendo così valenza istituzionale. XBRL ITALIA fa parte di XBRL INTERNATIONAL e di XBRL EUROPA (consorzi no-profit di enti istituzionali e privati) che nascono con l’intento di favorire la trasparenza dei mercati e definire una struttura flessibile di codifica e presentazione dei dati contabili condivisa a livello mondiale.

Università degli Studi di Macerata - Master Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato (IV edizione) Il Prof. Stefano Pigliapoco, Direttore del Master di I° livello in “Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato”, ha comunicato che l’Università degli Studi di Macerata ha deliberato l’attivazione della quarta edizione del master in oggetto nel corso dell’anno accademico 2010/2011. L’obiettivo è di formare figure professionali che sappiano razionalizzare i processi di gestione documentale, sfruttando al meglio le potenzialità offerte dalle nuove tecnologie e garantendo la formazione e la conservazione degli archivi digitali unitamente a quelli cartacei. L’attività didattica sarà svolta prevalentemente a distanza, attraverso una piattaforma di e-learning, per agevolare la partecipazione dei non residenti o di

coloro che hanno impegni lavorativi. È prevista anche la collaborazione con aziende impegnate nel settore dell’Electronic Document Management, per favorire l’inserimento dei partecipanti nel mondo del lavoro e completare il percorso di studi con la presentazione di casi pratici e soluzioni tecnologiche avanzate. Per soddisfare le esigenze di quanti non possono frequentare l’intero Master e/o sono interessati ad approfondire solo alcuni argomenti, infine, è stata prevista la possibilità di frequentare i singoli moduli didattici. È ammessa anche la partecipazione, come uditori, di non laureati ai quali sarà rilasciato un certificato di frequenza.

Il piano di studi comprende i moduli: Conoscenze di base (60 ore – 10 cfu), Informatica documentale (72 ore – 12 cfu), Gestione informatica dei documenti e formazione dell’archivio digitale (78 ore – 13 cfu), Conservazione digitale (90 ore – 15 cfu) Sui siti www.masterarchividigitali.it e www.unimc.it/af/master/archividigitali sono reperibili il bando, la modulistica, il depliant e le informazioni dettagliate, oppure possono essere richiesti alla segreteria didattica ed organizzativa del Master (Tel. 0733 258.8701 e-mail: segreteria.masterad@unimc.it). Le domande d’iscrizione vanno essere presentate entro il 12 novembre 2010. iged.it 03.2010

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NOTIZIE

Il software PEC Manager PA di SIAV è a disposizione gratuitamente di tutte le Amministrazioni

PEC Manager PA, il software SIAV che consente la gestione e l’archiviazione integrata di documenti di Posta Elettronica Certificata secondo criteri di semplicità e sicurezza, è promosso ufficialmente dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione e proposto a tutte le Pubbliche Amministrazioni attraverso il portale istituzionale del Ministero www.innovazionepa.gov.it. Questo è conseguenza del Protocollo stipulato dal Dipartimento per la Digitalizzazione e innovazione tecnologica con SIAV Spa, società di sviluppo software e di servizi informatici specializzata nella produzione di soluzioni per la gestione dei processi documentali, che prevede la possibilità da parte delle PA interessate di scaricare gratuitamente il software PEC Manager PA. Il download gratuito del prodotto, in versione autoinstallante, autocon-

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sistente, e tutta la documentazione di supporto, è a disposizione sul sito www.pecmanagerpa.it. Sul sito sono anche disponibili le istruzioni utili ad effettuare le eventuali integrazioni con i prodotti software già in uso, SIAV si impegna, inoltre, ad organizzare specifici corsi di formazione destinati alle Amministrazioni per consentire loro di gestire in autonomia le attività sistemistiche e la formazione degli utenti. Con la firma del Protocollo il Dipartimento ha riconosciuto la completezza delle soluzioni sviluppate da SIAV SpA, come testimoniato anche dalla presenza dell’Azienda nel Magic Quadrant ECM di Gartner, le referenze maturate su progetti innovativi di egovernment ed il lavoro che il Comitato Scientifico di SIAV sta svolgendo per la diffusione della conoscenza sulle normative e tecnologie legate ai processi di dematerializzazione della Pubblica Amministrazione. Il Dipartimento ha riconosciuto in

SIAV, un’eccellenza tutta italiana, un partner tecnologico cui affidarsi per migliorare la qualità dei servizi della PA e la loro accessibilità, con particolare riguardo alla dematerializzazione dei documenti ed alla semplificazione delle relazioni con gli utenti attraverso l’utilizzo della PEC, in linea con la strategia di ammodernamento indicata dal Governo e il Piano per l’e-government 2010 del Ministro Renato Brunetta. L’utilizzo di PEC e PostaCertificat@ rappresenta oggi, infatti, uno dei tasselli fondamentali nel processo di dematerializzazione del rapporto tra PA, cittadini, professionisti e imprese. Con PEC Manager PA, SIAV ha realizzato una soluzione ad hoc per gli Enti Pubblici che cercano una risposta immediata all’esigenza di una gestione efficiente dell’archiviazione massiva della PEC.

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La nuova sede

La crescita del mercato documentale che ci vede protagonisti ci ha piacevolmente suggerito l’idea di raggruppare in un’unica location tutte le aziende che compongono il Gruppo BM&PLANETA. Nuovi uffici commerciali e amministrativi, ampliamento Server Farm e potenziamento del team R&S sono i principali elementi di novità che caratterizzano la nostra società a partire dal mese di Marzo 2010.

Andrea Lisi Presidente dell’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti

“Sono veramente compiaciuto del fatto che BM&PLANETA abbia scelto di destinare una sezione della sua nuova sede all’associazione Anorc, attraverso la predisposizione di un locale dedicato. L’attività delle sedi territoriali è essenziale per dar voce alle attività della nostra Associazione e per promuovere al meglio iniziative sui temi della conservazione sostitutiva e della gestione documentale. Le sedi territoriali e, di conseguenza, i Delegati Territoriali rappresentano il vero motore di tutta l’Associazione in quanto, stando sul “campo”, sono in grado di percepire i bisogni specifici derivanti dal mercato e di dare una forte spinta allo sviluppo della cultura del digitale. Mi auguro, per tali motivi, che l’iniziativa di BM&PLANETA possa essere replicata anche dalle altre sedi territoriali di Anorc”.

servizio interbancario: bM&PLaneta increMenta L’offerta dei suoi servizi

Il nuovo modulo consente la completa gestione della Fatturazione Elettronica attraverso il circuito dei servizi interbancari seguendo il documento fino all’avvenuto pagamento: il pagamento viene gestito ed autorizzato dal Debitore attraverso la piattaforma GIADA l’autorizzazione al pagamento viene inviata al nodo CBI la richiesta di pagamento viene smistata alla banca del Debitore che provvederà al pagamento le informazioni di controllo relative ad ogni step del processo consentono una rapida e semplice riconciliazione tra fatture e pagamenti bM&PLaneta s.r.l. Piazza A. Salandra, 19/A – 43126 Parma Tel. +39 0521 993259 – Fax +39 0521 994599 infocom@bmplaneta.it – www.bmplaneta.it

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