iged.it n°1 2014

GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ISSN 1720-6618

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IL PROCESSO CIVILE TELEMATICO

OMAT MILANO 2014 1 - 2 APRILE

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Anno XXII - Primo trimestre 2014 LO/0690/2008

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EDITORIALE

Editore ITER srl www.iter.it Direttore Responsabile Domenico Piazza A questo numero hanno collaborato: Maurizio Arata Gildo D’Antuono Roberto Galvagno Alessandro Giacchino Nello Iacono Sonia Montegiove Emma Pietrafesa Marco Preti Benedetto Santacroce Maurilio Sartor Amelia Scotti Pier Luigi Zaffagnini Responsabile segreteria di Redazione Petra Invernizzi Redazione iged.it Via dei Valtorta 6 20127 Milano TEL: +39 02.28.31.16.1 FAX: +39 02.28.31.16.66 iged@iter.it www.iged.it Autorizzazione del Tribunale di Milano n. 157 del 7 marzo 1992.

La tiratura di questo numero è di N. 10.000 copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell’Editore.

L’elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze.

Ogni articolo firmato esprime esclusivamente il pensiero di chi lo firma e pertanto ne impegna la responsabilità personale. Le opinioni e più in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l’Editore.

CREDITS: Shopping Cart designed by John Caserta / Credit Card designed by Diego Naive / Man designed by Jens Tärning / Lighter designed by TNS from the Noun Project.

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Management dell’Informazione: una proposta Scrive l’ANSA: “Il 12 marzo del 1989 l’informatico inglese Tim Berners-Lee pubblica un saggio tecnico dal titolo Management dell’Informazione: una proposta, in cui espone un metodo per migliorare le comunicazioni all’interno del Cern di Ginevra dove lavora. Quel saggio diventa la base teorica della Rete, che in un quarto di secolo ha avuto sviluppi impensabili. Ha avvolto ogni aspetto della nostra vita quotidiana, dal trovare una strada o un ristorante in una città, ai più grandi eventi come l’informazione in tempo reale, i social network, la tv e la musica in streaming. La più grande invenzione dopo la macchina, che anche papa Francesco ha ‘benedetto’ dicendo che il web è un dono di Dio. Secondo un recente studio del Pew Research Center, rilasciato proprio in occasione di questa ricorrenza, gli utenti statunitensi sarebbero ben disposti a separarsi dal loro televisore piuttosto che della connessione al web. In particolare, il report rileva che per il 53% degli utenti americani sarebbe ‘molto difficile’ separarsi dalla rete. Una percentuale che era del 38% nel 2006.”

Poche settimane prima, il 10 gennaio dello stesso anno 1989, veniva depositato il marchio “ITER” e poi avviata l’attività che giunge ora ai 25 anni. Dello stesso anno la conferenza “Le Memorie Ottiche nelle aziende italiane” in Assolombarda e del 1990 la prima edizione di OMAT il progetto che festeggia ora il 25mo anno di attività ininterrotta.

Un asteroide nano ed una grande galassia che si sono sempre più avvicinati, e pertanto nell’agenda di OMAT 2014 c’è grande attenzione alla rete ed alla mobilità, con interventi decisamente innovativi.

Nel contempo non si trascurano gli argomenti classici: normativa e fatturazione elettronica, applicazioni, firma grafometrica (al riguardo ricordo l’articolo a pag. 19 del n. IV del 2013: “Attenzione alla firma grafometrica ed al furto dell’identità digitale”) e molto altro ancora.

In conclusione: vi aspettiamo l’1 e 2 aprile all’Hotel Executive di Milano per ascoltare le concrete innovazioni e per un brindisi della comunità B2B di OMAT. Domenico Piazza e la redazione di iged.it

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06 Sistemi di conservazione Le Regole Tecniche pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale

Benedetto Santacroce Avvocato, Studio Legale Tributario Santacroce Procida - Fruscione Articolo a pag. 06

09 Il Processo Civile Telematico Colli di bottiglia sul rinnovamento della Giustizia Amelia Scotti Vice Presidente Commissione I.C.T. - Ordine dei Dottori Commercialisti di Napoli Articolo a pag. 12

12 Dematerializzazione e conservazione sostitutiva Nuovi scenari di business 16 Omat Milano 2014 Appuntamento l’1 e 2 aprile a Milano 21 Per le imprese è il momento di massimizzare gli incassi La gestione dei pagamenti al centro della strategia per la ripresa 24 Utilizzare “il lean thinking” Per migliorare la gestione degli acquisti

Pier Luigi Zaffagnini Amministratore Top Consult Articolo a pag. 34

29 Tutto sugli ebook Anche in Italia un boom oltre le aspettative

PROMOZIONE CGK SOLUTIONS A pag. 19

34 Carta canta? Non più!

La carta va fuorilegge, la Gestione Elettronica dei Documenti diventa obbligatoria

36 La gestione documentale centralizzata come elemento di ottimizzazione dei processi e uniformità di procedure di lavoro La scelta di M-Files, tramite il Premium Solution Provider Megasoft, per la gestione delle commesse del Gruppo. Il progetto Tozzi Holding 38 Non è più fantascienza La qualità della nostra vita 41 Elezioni: Mail Marketing e Big Data diventano protagonisti!

Sulla scia delle elezioni presidenziali statunitensi, anche in Italia sta cambiando il modo di fare Campagna Elettorale 45 Competenze digitali per i manager delle organizzazioni Brevi riflessioni e spunti di approfondimento 51 Mail Marketing ancora più redditizio di Social Media e Search Marketing Ma bisogna farlo bene!

56 Dalle aziende

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Sistemi di conservazione: le Regole Tecniche pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale di BENEDETTO SANTACROCE

Sulla Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014, sono stati pubblicati due decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, entrambi datati 3 dicembre 2013 recanti le regole tecniche rispettivamente in materia di sistemi di conservazione e protocollo informatico.

Si è data in questo modo parziale attuazione ad una serie di disposizioni contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale – Cad. Dopo le regole tecniche in tema di firme elettroniche, di cui al D.P.C.M. dl 22 febbraio 2013, mancano ad oggi solamente le regole tecniche sul documento informatico, anch’esse previste dall’articolo 71 del Cad. Tali ultime regole tecniche, dopo avere comple-

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tato l’iter approvativo interno, sono state trasmesse agli organi comunitari, i quali ne hanno tuttavia al momento arrestato la pubblicazione in attesa di verificarne la compatibilità con l’emanando regolamento del Parlamento e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno. La proposta di regolamento formulata dalla Commissione con la COM(2012) 238 del 4 giugno 2012 dovrebbe essere approvata dal Parlamento nel corso della seduta plenaria di Aprile 2014 e dal Consiglio nel corso di Giugno. In ogni caso, il nuovo regolamento dovrebbe entrate in vigore dal 1° Luglio 2014.

Sino alla pubblicazione delle

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nuove regole nonostante le modifiche e le innovazioni apportate al Cad, tra cui principalmente quelle dettate dal decreto legislativo n. 235 del 2010, occorreva invece continuare a fare riferimento alle previgenti direttive contenute in provvedimenti del Cnipa, quali ad esempio la Delibera n. 11 del 2004 per i sistemi di conservazione. Il decreto presidenziale sui sistemi di conservazione entreranno in vigore il prossimo 11 aprile 2014, e cioè il trentesimo giorno dalla sua pubblicazione. I sistemi di conservazione già esistenti potranno essere adeguati entro e non oltre l’11 aprile 2017 e cioè 36 mesi dall’entrata in vigore secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione.

La pubblicazione delle regole sui sistemi di conservazione garantisce il via libero all’avvio di una serie di attività quali, in primis, il riconoscimento della figura dei

conservatori accreditati presso Agid a mente dell’articolo 44bis del Cad. Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. Le pubbliche amministrazioni, ad esempio, se intendono esternalizzare le attività di conservazione possono avvalersi solamente di conservatori iscritti all’apposito albo tenuto da Agid. Il processo complessivo di conservazione sarà strutturato in diversi passaggi intermedi. Gli oggetti principali del sistema di conservazione sono costituiti dai documenti informatici e dai relativi metadati insieme a fascicoli informatici o aggregazioni documentali informatiche. La conservazione dovrà garantirne autenticità, integrità,

affidabilità, leggibilità e consultabilità dal momento della presa in carico dal produttore sino all’eventuale scarto. La consultazione dovrà inoltre essere assicurata a prescindere dall’evolversi del contesto tecnologico. Il sistema di conservazione opera inoltre secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscano la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.

Gli oggetti conservati saranno infatti sviluppati in appositi pacchetti informativi a seconda del momento in cui vengono prodotti ed utilizzati all’interno del sistema. Si dovranno così distinguere pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione a seconda del momento in cui gli oggetti vengono acquisiti al sistema, archiviati e successivamente predisposti per l’esibizione. Sempre rimanendo in tema di sistemi di conservazione, rispetto alla Delibera Cnipa

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n. 11/2004, le nuove regole tecniche richiedono espressamente la redazione, come documento informatico, del manuale di conservazione. Si tratta di un documento che descrive, in dettaglio, non solo l’organizzazione, i soggetti coinvolti ed i ruoli svolti ma anche e soprattutto il modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate.

All’interno del sistema di conservazione dovrà essere individuata la presenza di almeno tre ruoli fondamentali, e cioè il produttore, l’utente ed il responsabile della conservazione. Ad ognuno di essi sono attribuiti compiti e responsabilità in base alle attività concretamente svolte all’interno del sistema.

Un ruolo centrale dell’intero sistema è ricoperto inoltre dal

responsabile della conservazione che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa con piena responsabilità ed autonomia la gestione in relazione al modello organizzativo adottato.

In particolare, se il modello organizzativo è fondato sulla esternalizzazione in outsourcing del sistema, occorre delegare ai soggetti esterni anche il ruolo di responsabile del trattamento dei dati personali. In questo caso, deve essere sottoscritto un contratto o una convenzione di servizio, prevedendo espressamente come obbligo contrattuale il rispetto del manuale di conservazione, come predisposto ed aggiornato dal responsabile.

Benedetto Santacroce Avvocato, Studio Legale Tributario Santacroce - Procida Fruscione

Nel prossimo numero di iged.it sono previsti commenti e riflessioni sulle ultime norme approvate per la realizzazione dell’Agenda Digitale Italiana e sul piano di lavoro dell’AGID che, al momento di andare in stampa (18 marzo), è in fase di aggiornamento.

Anche il Direttore Generale deve ancora essere nominato.

Molto interessante il “Monitoraggio dell’attuazione dell’Agenda digitale italiana” che si può leggere in questo documento ufficiale della Camera dei Deputati, datato 5 marzo 2014: >> http://documenti.camera.it/Leg17/Dossier/Testi/TR0146.htm

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Il Processo Civile Telematico Colli di bottiglia sul rinnovamento della Giustizia di Roberto Galvagno

Con l’entrata a regime del Processo Civile Telematico (PCT), dal prossimo 30 giugno tutti gli avvocati italiani avranno l’obbligo di depositare telematicamente gli atti del processo civile, divenendo impossibile il tradizionale quanto obsoleto deposi-

to cartaceo.

Il PCT nasce dunque dall’esigenza di combinare le nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione con l’organizzazione giudiziaria e le norme procedurali.

Gli albori di tale innovazione si

ritrovano nelle disposizioni della legge n. 59/97 che attribuisce ai documenti creati sui supporti informatici o trasmessi per via telematica, valore ed efficacia ad ogni effetto di legge, ma il primo vero intervento normativo si ha con il DPR n. 123/12 il cui inten-

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to è stato quello di fare recepire agli operatori del diritto che con l’utilizzo del mezzo informatico, è possibile facilitare il risparmio di energie materiali e personali e snellire la funzionalità dell’intero sistema processuale, rendendo più facile il lavoro non solo al personale della PA, ma in generale agli avvocati ed in parte ai cittadini.

La situazione normativa si è quindi evoluta fino ad arrivare al DM n. 44/11 che ha dettato le specifiche regole tecniche.

La legge 179/12 e la legge di stabilità per il 2013 hanno infine imposto l’abolizione dei consueti depositi cartacei.

Il PCT è ovviamente gestito con l’ausilio di un programma, nel quale vengono memorizzati, sotto forma di dati codificabili, tutti gli atti del processo. Ciò è reso

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possibile principalmente dal fatto che il processo civile si risolve in una sequenza di atti, delle parti e del giudice, coordinati fra loro e sufficientemente strutturati, che si prestano agevolmente alla codificazione e, quindi, all’automatizzazione. I vari atti che integrano l’iter procedurale, quindi vengono memorizzati sulla base di un programma che rispecchia le regole processuali; il processo, pertanto, si risolve in flussi di informazioni, che si scambiano sia in uscita che in entrata.

In estrema sintesi dunque, con il processo telematico ogni operatore del diritto, o ausiliario della giustizia, diventa titolare di un accesso autorizzato alla rete telematica giudiziaria e di un indirizzo simile a quello della attuale casella e-mail.

Ogni procedimento giudiziario corrisponde ad un fascicolo virtuale creato e numerato automaticamente da uno specifico programma di gestione non appena ricevuta la trasmissione dell’atto introduttivo del giudizio. In tale fascicolo vengono inseriti tutti gli atti processuali, oltre alla documentazione offerta in copia digitale.

Il sistema informatico consente l’accesso abilitato con diversi gradi di autorizzazione (creazione dell’atto, trasmissione dell’atto o del documento, lettura dell’atto o del documento) a seconda del ruolo, delle funzioni dell’operatore e del momento processuale specifico. Il sistema, inoltre, provvede ad avvertire i soggetti processuali di tutti gli eventi legati al fascicolo virtuale.

Inoltre ogni parte è autorizzata

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a visionare telematicamente ed estrarre copia di quanto contenuto nel fascicolo di causa. è del tutto evidente che uno strumento con simili potenzialità potrebbe portare all’anelata velocizzazione del processo e riduzione dei suoi costi. Purtroppo così non è per una serie di malfunzionamenti che ancora si rilevano di difficile risoluzione e lontani da una reale presa di coscienza dello strumento.

I soliti intoppi rendono ancora del tutto inefficace ed inefficiente il PCT: i registri di cancelleria, accessibili tramite portale, si bloccano spesso, impedendo non solo la consultazione ma anche l’invio/deposito degli atti nei termini fissati. Mancato deposito in termini, che nel processo civile italiano è sanzionato, nella gran parte dei casi, con una inaccettabile conseguenza: la decadenza.

Ma non solo: la diffusione delle funzionalità informatiche a supporto del PCT è tutt’altro che omogenea. Si passa da città coperte dalla quasi totalità delle tecnologie (Milano), ad altre che beneficiano al momento solo di pochissimi strumenti.

In seconda battuta rileviamo che la gestione totalmente informatizzata del procedimento non è neppure possibile in tutte le sue fasi. La causa che inizia per via telematica spesso deve necessariamente continuare con la classica procedura cartacea. In molti casi, poi, gli uffici giudiziari non sono ancora attrezzati a gestire

l’intera procedura in digitale.

Senza il potenziamento delle strutture nazionali e locali, attraverso investimenti in strutture a supporto della giustizia digitale, dunque, difficilmente il PCT verrà compiutamente realizzato nei tempi prefissati.

Anche l’evoluzione normativa scostante e poco omogenea e la mancanza di sufficienti regole tecniche, hanno provocato una certa incertezza nell’evoluzione del PCT. Ad esempio, il sistema non prevede la possibilità di delegare qualcuno per prendere visione o estrarre copia: tale facoltà, invece, è ampiamente esercitata nel mondo “analogico”.

rico della stessa organizzazione giudiziaria tenuta a garantire la perfetta funzionalità del sistema informatico-telematico.

Purtroppo così non è e lo spauracchio della “decadenza” e della “nullità” costringe ancora oggi, che fortunatamente è ancora possibile, al doppio deposito.

La scadenza del prossimo giugno appare dunque, ad oggi, una spada di Damocle sulla testa degli operatori del diritto.

Si aggiunga l’assenza di un’adeguata predisposizione e preparazione di tutte le parti in causa, oltre che la carenza di formazione del personale di cancelleria dei vari tribunali italiani, per avvedersi che il meccanismo non può acquisire consistenza e, pertanto, realizzarsi in tempi brevi e quindi nel prefissato termine del 30 giugno.

Alla luce di tali considerazioni, nell’auspicare che il governo in carica voglia come promesso investire risorse nella scuola e nella istruzione, è chiaro che qualsiasi problema di natura tecnico-informatica non può che riflettersi inevitabilmente sulla validità del processo, con il dilemma irrisolto dell’assunzione delle responsabilità conseguenti a tali disfunzioni; responsabilità che non dovrebbero essere poste a carico delle parti, ma a ca-

Roberto Galvagno Studio Legale Galvagno, Patrocinante in Cassazione iged.it

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Dematerializzazione e conservazione sostitutiva: nuovi scenari di business

Permettono di ridurre radicalmente i costi, dare vita a una fonte di opportunità inesplorate, fidelizzare i propri clienti e anche di risparmiare tempo e creare efficienza nei processi: quanti vantaggi per il Commercialista di Amelia Scotti

Conservazione sostitutiva a norma: Cenni sulla normativa di riferimento Il Codice dell’Amministrazione Digitale, modificato dal d. lgs. 30 dicembre 2010, n.235, disciplina agli artt.40 e ss. la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici.

Con particolare riguardo alla conservazione, la principale fonte normativa di riferimento è rappresentata dall’art. 43, che sancisce il generale principio della libertà delle forme nella conservazione dei documenti informatici, stabilendo che “i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzio-

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ne e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”.

Ovviamente, se i documenti sono prodotti in originale in formato digitale, la loro conseguente modalità di conservazione è quella digitale. Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti, quindi, può riguardare sia i documenti informatici sia i documenti analogici.

Come avviene il procedimento di Conservazione Sostitutiva Avviene mediante la memorizzazione del documento, nel caso di documenti informatici, o dell’immagine di esso, nel caso di documenti analogici, su supporti ottici. Il procedimento termina

con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale (marca temporale) e della firma digitale da parte di un soggetto, il Responsabile della Conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo. I requisiti del sistema di conservazione sono descritti dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale: in particolare, devono essere garantiti l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, nonché dell’amministrazione o dell’area organizzativa di riferimento, l’integrità del documento e la leggibilità e la reperibilità delle informazioni identificative. Pertanto viene riconosciuta ai soggetti un ampio spazio di autonomia. Spetta, infatti, ai soggetti interessati stabilire compiutamente le procedure della conservazione.

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Fatturazione elettronica PA A partire dal 6 giugno 2014, Imprese e Professionisti fornitori di beni e servizi ai Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di Previdenza, saranno obbligati a fatturare in modalità elettronica nei confronti di questi enti, i quali non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea.

La stessa disposizione si applicherà, dal 6 giugno 2015, ai restanti enti nazionali. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le P.A. non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

Le fatture elettroniche non potranno poi essere stampate e conservate, ma dovranno obbli-

gatoriamente essere conservate in modalità sostitutiva a norma.

Le date di avvio degli obblighi per gli enti locali saranno oggetto di un decreto di prossima emanazione.

Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione e i servizi di supporto e assistenza, sono disponibili su www.fatturapa. gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni.

Vantaggi derivanti dall’utilizzo della Conservazione Sostitutiva La Conservazione Sostitutiva consente di ottenere importanti benefici economici sia per le aziende che per i Professionisti.

Per il Commercialista ha una duplice valenza: • riduzione dei propri costi, se si utilizza la conservazione per i propri documenti (libri, registri, scritture contabili, fatture attive, fatture passive, dichiarazioni fiscali e documentazione amministrativa come corrispondenza, contratti ecc.); • potenziale fonte di nuove opportunità di business ed elemento di fidelizzazione per i propri clienti, se si offre questo servizio ai propri clienti facendosi nominare “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”: in tal caso il costo che dovrà sostenere il cliente, quale: canone di attivazione del software, certificato di firiged.it

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ma, conservazione a documento, scansione e manuale della conservazione, è spesso ampiamente “abbordabile” e comunque sempre al di sotto dei valori dei benefici ottenibili.

Inoltre per il Commercialista, l’adozione consapevole delle innovazioni informatiche, tra le quali le soluzioni per la dematerializzazione, in un contesto come il nostro, dove il sistema normativo è sempre in continua evoluzione costringendo il Professionista a sottrarre tempo e risorse alla propria attività primaria per dedicarsi ad attività di studio e di formazione, consente di creare efficienza nei processi, automatizzando una serie di attività (spesso a basso valore aggiunto) per liberare le risorse necessarie ad affrontare la crescente operatività.

Riguardo la riduzione dei costi, con riferimento alle sole soluzioni per la dematerializzazione, un’impresa che fa Conservazione Sostitutiva delle fatture risparmia tra 1 e 3 euro/fattura (toner, carta, acquisto e/o manutenzione hardware, energia elettrica, costi del personale rapportati al tempo dedicato per la gestione/stampa/archiviazione cartacea, locazione spazi fisici per la conservazione del cartaceo per i tempi richiesti dalla legge).

Dati statistici in merito alla diffusione della Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva negli studi professionali Nonostante tutti i benefici citati,

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la Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva è ancora poco diffusa negli studi professionali: dai dati raccolti attraverso una ricerca condotta nel 2012 dall’Osservatorio ICT & Commercialisti del Politecnico di Milano, dei 608 Commercialisti che vi hanno partecipato, solo il 14% dichiara di avere soluzioni di gestione elettronica documentale (GED), il 12% di ricorrere alla Conservazione Sostitutiva per i propri documenti (quelli “dello Studio”), il 6% offre servizi di Conservazione Sostitutiva ai propri clienti e, infine, il 22% dichiara di appoggiarsi su Portali o Extranet per lo scambio di documenti tra Studio e clienti. Mentre da una recente ricerca dell’Osservatorio Ict & Professionisti della School of Management del Politecnico di Milano: il 42% dei Commercialisti, il 58% degli Avvocati e il 35% dei Consulenti del lavoro affronta la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva con la scansione dei documenti cartacei, creando archivi elettronici, ma mantenendo ancora la carta o ricorrendo a fornitori esterni.

Solo il 26% dei Commercialisti, il 17% degli Avvocati e il 33% dei Consulenti del lavoro pensa invece di ricorrere alla conservazione a norma dei documenti già in Pdf o trasformati in formato Pdf con la scansione dei documenti cartacei.

Dalla ricerca emerge una categoria orientata ad innovare più per rispondere a imposizioni normative che stimolata dalla ricerca di nuove opportunità (infatti tra le soluzioni informatiche più diffuse tra gli Studi dei Com-

mercialisti c’è la P.E.C. perché è imposta dalla legge).

In conclusione Le tecnologie sono disponibili, il quadro normativo è ormai completo, sul mercato sono attivi da anni operatori in grado di offrire soluzioni diverse (specifiche, tra loro complementari e complete).

Quindi, in un mercato italiano dove i Commercialisti non hanno esclusive e dove ci sono sempre più professionisti e meno aziende clienti o non sufficienti per tutti, questa della Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva può rappresentare una nuova strada da percorrere per affrontare nuovi scenari di business.

Amelia Scotti Vice Presidente Commissione I.C.T. - Ordine dei Dottori Commercialisti di Napoli

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presenta

DOCUMENTI DIGITALI Nel 2008 veniva pubblicato Dal Documento all’Informazione, volume a più mani con il quale abbiamo cercato di offrire un primo strumento di lavoro per quanti, a diverso titolo, si trovavano alle prese con le problematiche connesse alla gestione della EPDVNFOUB[JPOF BNNJOJTUSBUJWB OFM EJGmDJMF momento della transizione dal cartaceo al digitale. il gradimento incontrato ci ha spinto a ripensare completamente il volume, sia nei contenuti che nella strutturazione logica dei contributi, aprendo ad un confronto con la TJUVB[JPOF EFJ QBFTJ FVSPQFJ MJNJUSPm F QPOFOEP BODIF M BDDFOUP TVMMB GPSNB[JPOF EFMMF mHVSF professionali e sugli strumenti di ricerca delle informazioni.

ROBERTO GUARASCI è professore ordinario di Documentazione presso l’Università della Calabria e Consigliere per l’Innovazione del ministro della Pubblica Amministrazione.

ANTONIETTA FOLINO è ricercatore presso l’Università della Calabria per il settore scienze del libro e del documento.

45,00 €

Un’iniziativa ITER via dei Valtorta 6 - 20127 Milano tel 02.28.31.16.1 - fax 02.28.31.16.66 www.iter.it - iter@iter.it

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OMAT Milano 2014

La principale mostra convegno italiana dedicata alla gestione delle informazioni digitali e dei processi aziendali festeggia i 25 anni di attività con un’edizione all’insegna dell’innovazione.

Appuntamento l’1 e 2 aprile a Milano.

A CURA DELLA REDAZIONE

Sempre più spesso i temi legati all’attuazione dell’Agenda Digitale Italiana (primi tra tutti Fatturazione elettronica, Anagrafe unica e Identità digitale) appaiono decisivi per la ripresa e lo sviluppo del sistema-Paese. In un momento a dir poco delicato come quello che il nostro Paese sta attraversando ormai da alcuni anni, un’efficace gestione dei contenuti digitali (dati, fatture, ordini, email, ecc) può davvero rappresentare la chiave per sviluppare nuovi processi di business e recuperare terreno in termini di competitività ed efficienza, tanto per le organizzazioni private quanto per quelle pubbliche. È necessario trasformare un momento di stallo in un cambiamento innovativo, con l’obiettivo riportare all’interno delle organizzazioni innovazione e dinamicità, fondamentali per rimanere competitivi. «Nel 2014, non vorrei più sentire parlare di decrescita. Le imprese in Italia hanno tutte le potenzialità per essere motori di innovazione, specie nel campo dell’ICT, infatti possono attingere a professionalità di livello e aggiungere il valore dell’Italian touch.

Coniugando innovazione, tecnologia e competenze, possiamo e dobbiamo essere più forti sia in Italia sia all’estero. E allargando il pensiero al nostro Paese, mi augurerei che tutti parlassimo un po’ meno di baratro, di sfiducia nei confronti dell’Italia a saper trovare soluzioni, di irrimediabile assenza di valori. Il cambiamento parte da noi stessi» - ha dichiarato Cinzia Sternini, AD di Olivetti.

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Ecco perché OMAT, l’evento leader del settore in Italia nel settore della gestione dei contenuti digitali, si appresta a festeggiare i 25 anni di attività con un’offerta culturale votata all’innovazione. Dai Big Data alla firma grafometrica, dalla fatturazione elettronica alla gestione delle informazioni per gli studi professionali, dall’agenda digitale italiana al cloud, OMAT Milano propone un’offerta culturale che nel nostro Paese non ha eguali.

Inoltre, quest’anno si rafforza la collaborazione con la School of Management del Politecnico di Milano, che partecipa all’organizzazione di 3 sessioni di conferenza in qualità di partner scientifico.

La manifestazione si terrà a Milano nei giorni 1 e 2 aprile presso l’AtaHotel Executive in viale don Luigi Sturzo 45 (MM2 Garibaldi). Il sito internet dell’evento è www.omat360.it/mi14.

OMAT Milano si compone di un programma di conferenze tematiche e laboratori, al quale si affianca da un’area espositiva specializzata, strutturata in demo point.

La partecipazione è gratuita: è sufficiente compilare il modulo all’indirizzo www.omat360.it/iscrizione.

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Anche quest’anno CGK Solutions rinnova la sua presenza ad OMAT, con un’importante inziativa commerciale in collaborazione con InoTec. A tutte le Aziende che avranno il piacere di programmare una Demo presso lo Stand CGK Solutions, InoTec offrirà la linea Scamax 413 da 120 Pagine al minuto ad un prezzo esclusivo. Per ulteriori informazioni visitare www.omat360.it/scamax413.

EURONOVATE partecipa a OMAT 2014 con i suoi prodotti HW e SW interamente progettati al suo interno, e fianco a fianco con i propri clienti, per

meglio adempiere alla sua missione: eliminare la carta all’origine generando risparmi per i clienti ed estendere il paperless in tutti i business verticali in 3 anni.

Le soluzioni paperless native, sviluppate secondo questo approccio, trasformeranno ogni documento che reca una firma autografa, in un documento elettronico con la stessa validità legale.

EURONOVATE è una azienda innovativa a vocazione internazionale con sedi a Lugano, Milano e Shanghai: presente nei settori bancario, assicurativo, finanziario, healthcare e in molti business verticali con soluzioni innovative che apportano valore attraverso la riprogettazione dei processi end-to-end, grazie a sinergie con partner che coprono l’insieme dei processi di dematerializzazione. www.euronovate.com

Anche quest’anno Megasoft partecipa all’edizione milanese insieme a M-Files.

Grazie alla nuova qualifica di Premium Solution Provider di M-Files in Italia, Megasoft si propone non solo di distribuire la soluzione documentale MFiles, ma di gestirne tutte le fasi dall’analisi, implementazione e assistenza sul cliente, allo sviluppo di moduli ad hoc per il mercato italiano quali quello della conservazione sostitutiva [per il quale le viene riconosciuto il premio di “Best Custom Development Iniziative” all’M-Files Partner Meeting di Praga nel settembre del 2013] e il modulo di firma grafometrica per la completa smaterializzazione dei documenti contrattuali. Proprio iged.it

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ad OMAT Milano 2014, Megasoft inizia la sua campagna di sviluppo di una rete di sub rivenditori M-Files per il mercato del Nord Italia. www.mega-soft.it

La soluzioni di Enterprise Content Managemnet (ECM) di MFiles trasformano il modo in cui le aziende gestiscono, proteggono e condividono le informazioni attraverso un approccio unico basato sui metadati che organizza ed elabora il contenuto del documento sulla base di “cosa” è, piuttosto che su “dove” risiede.

Migliaia di aziende in più di 100 paesi utilizzano M-Files presso le loro sedi, in ambienti ibridi o cloud per potenziare la produttività e la qualità, nonché per garantire la conformità alle normative e agli standard di settore. Tra queste aziende spiccano AstraZeneca, SAS ed EADS. Anche quest’anno M-Files sceglie il Premiun Solution Partner Megasoft per essere presente a OMAT Milano. www.m-files.com

Microform presenta al proprio stand, XINO S700 lo scanner ad elevate prestazioni che è la sintesi di anni di esperienza, know-how e innovazione derivanti dalla ricerca per creare un

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sistema flessibile e potente. La soluzione combina produttività ad alto livello ed eccellente economicità con designer ergonomico e facilità d’uso. Microform GmbH dalla sua nascita nel 1994 ha sviluppato, prodotto e commercializzato scanner ad elevata performance e componenti di archiviazione. Con l’introduzione del suo concetto di “Best Image Quality”, ha deciso di proporre sul mercato soluzioni complete e personalizzate di scansione e di continuare a svilupparle in stretta collaborazione con i propri clienti. www.microform.de

Olivetti presenta a OMAT la nuova soluzione di fatturazione elettronica che permette alle aziende italiane di adeguarsi fin d’ora alle normative che preve-

dono l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di accettare e pagare solo fatture elettroniche.

Tale obbligo scatterà a partire dal 6 giugno 2014 per i ministeri, le agenzie fiscali e gli enti di previdenza, e successivamente per le restanti P.A. Il servizio è tra i primi disponibili in modalità cloud sul mercato italiano e consentirà alle imprese di passare rapidamente ai nuovi sistemi digitalizzati senza doversi dotare di risorse e competenze informatiche dedicate, beneficiando in questo modo di una immediata riduzione dei costi grazie anche all’adozione del modello “pay per use”.

La soluzione si avvale degli asset e delle competenze sviluppate da Olivetti nell’ambito della dematerializzazione: basata sulla piattaforma HDO – Hub Documentale Olivetti, unisce alla trasformazione dei documenti fiscali in fatture elettroniche il servizio di conservazione sostitutiva e l’invio attraverso la posta

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elettronica, la PEC oppure attraverso il Sistema d’Interscambio.

La nuova piattaforma di fatturazione elettronica prevede inoltre la dotazione di un cruscotto gestionale che permette di avere in tempo reale un quadro completo dello stato della emissione delle proprie fatture e, per ognuna, di visualizzarne lo stato (presa in carico, firmata digitalmente, inviata al destinatario o acquisita nel sistema di conservazione sostitutiva). Viene proposta con una configurazione standard integrabile ai processi aziendali ma anche con la possibilità di personalizzazione in base alle esigenze dell’azienda. www.olivetti.it

L’Innovazione, la Semplificazio-

ne e la Digitalizzazione sono le leve fondamentali per migliorare i servizi offerti alle imprese e alla Pubblica Amministrazione.

Le soluzioni Postel, disponibili in modalità cloud, consentono di soddisfare qualsiasi esigenza di gestione documentale.

Postel è il partner di riferimento per i processi di fatturazione, da quella cartacea a quella elettronica, offre soluzioni che garantiscono il perfetto allineamento alla normativa vigente, incluse le recenti novità in termini di fatturazione verso la pubblica amministrazione che prevede emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso un Sistema di Interscambio, con garanzia di integrità e leggibilità nel tempo della documentazione, l’esibizione a norma a fronte di ispezioni

fiscali, assumendosi pertanto le responsabilità della Conservazione.

La multicanalità, caratteristica specifica dell’offerta, risolve le problematiche di dialogo con gli Interlocutori Esterni e favorisce la circolazione interna dei documenti, semplificando le attività delle Organizzazioni e delle Imprese. www.postel.it

Recogniform Technologies SpA durante OMAT Milano 2014 presenterà le ultimissime versioni di tutte le proprie soluzioni software di lettura ottica ed image-processing. iged.it

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Recogniform Reader, la piattaforma di lettura ottica, giunta alla versione 12.0, utilizzabile per estrarre dati ed informazioni da moduli e documenti cartacei sia strutturati che non strutturati. Nell’ultima versione sono state introdotte ulteriori innovazioni che rendono ancora più semplice, efficace e completa l’esperienza del data-capture.

Recogniform Invoice, la soluzione software specifica per l’estrazione di dati da fatture passive che funziona automaticamente con qualsiasi layout, grazie alla tecnologia free-form, e che include una sofisticata funzione di auto-apprendimento per cui diventa sempre più performante con l’uso.

Recogniform ID Processor. il sofisticato sistema per l’estrazione automatica di dati dai documenti di identità, integrabile con qualsiasi applicativo di terze parti, anche senza modificarne il codice sorgente.

Recogniform Image Processor, il potente sistema di elaborazione batch delle immagini con centinaia di funzioni avanzate che consento di migliorare, convertire e verificare la qualità di documenti digitali.

Recogniform Mobile Capture, la nuovissima soluzione software per utilizzare qualsiasi Tablet e SmartPhone come un vero e proprio scanner portatile da cui inviare documenti, completi di metadati, al proprio sistema documentale, qualsiasi esso sia.

Recogniform SDKs, la suite di tool di sviluppo per integrare nelle proprie applicazioni funzionalità di OMR, OCR, ICR,

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L’archiviazione secondo ITER L’archivio di ITER dal 1989 al 2013 è stato recentemente ricoverato presso l’Archivio di Stato di Milano per consentirne la dichiarazione di interesse culturale. L’archivio è stato ritenuto di interesse come significativa testimonianza di un importante periodo storico, la trasposizione dei documenti cartacei in digitale.

Il corpus rappresenta le molteplici iniziative della Società ITER relative all’organizzazione di convegni, iniziative di formazione, pubblicazioni che hanno spaziato dagli strumenti hardware alle soluzioni software e dagli aspetti normativi a quelli organizzativi e procedurali, andando a costituire una importante testimonianza diretta ed indiretta di un’epoca di grandi trasformazioni.

Nei prossimi anni, una volta terminata l’archiviazione dei documenti, questi verranno resi disponibili per la consultazione e la ricerca, nel rispetto delle norme relative alla tutela della privacy.

CHR, OCR-B, OCR-A MICR CMC7, MICR E13B, Deskew, Despeckle, Lines Removal, Black Border Removal, Layout Analysis e molte altre tecnologie di lettura ottica ed image-processing.

Recogniform Technologies regalerà ai visitatori del proprio stand simpatici gadget e, fino ad esaurimento scorte, una utilissima pubblicazione di introduzione alla lettura ottica che ne spiega in modo divulgativo tecnologia, utilizzo e segreti. www.recogniform.it

AVANTI VELOCE

social collaboration alla gestione elettronica dei documenti. Prima piattaforma documentale enterprise sviluppata in Italia, offre funzionalità social che allargano l’uso della gestione documentale a manager e mobile worker e soluzioni innovative per gruppi di lavoro che creano un social network interno, sicuro e protetto, che rimuove le rigidità dei workflow aziendali ed elimina le e-mail inutili. Sulla stessa piattaforma, con tutte le sue novità architetturali e funzionali, sono disponibili anche i Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED, progettati per le PMI, economici e pronti all’uso, fruibili in house e su cloud. www.topconsult.it

Top Consult presenta a OMAT MI 2014 la sua nuova “rivoluzionaria” piattaforma documentale TopMedia Social NED, che per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della

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Per le imprese è il momento di massimizzare gli incassi La gestione dei pagamenti al centro della strategia per la ripresa di Marco Preti

La priorità dell’impresa italiana che nel 2014 vuole definitivamente superare la crisi e rimanere sul mercato è l’incasso, cioè la trasformazione del proprio credito in denaro, dopo un triennio caratterizzato da fenomeni di insolvenza a dir poco preoccupanti, acutizzatisi ulteriormente nell’ultimo anno.

Nel 2013 in Italia hanno chiuso in media 54 imprese ogni giorno, due ogni ora. Lo scorso anno su tutto il territorio nazionale si sono registrati 14.269 fallimenti, in crescita del 14% rispetto al 2012 e del 54% rispetto al 2009, l’anno in cui la crisi economica aveva appena iniziato a far sentire i suoi pesanti effetti sul tessuto economico italiano. In quattro anni, si contano complessivamente 59.570 imprese chiuse, in un trend di costante aumento nel corso delle rilevazioni trimestrali.

Nonostante alcuni timidi segnali di miglioramento negli indicatori dell’economia italiana, il conto dei fallimenti mostra una situazione ancora molto preoccupante per la situazione delle imprese.

Il quarto trimestre 2013 lancia

un allarme sulla capacità di resistenza del tessuto produttivo di fronte al perdurare della crisi.

Purtroppo noi non siamo stupiti.

A settembre 2013, l’andamento dei pagamenti commerciali che rappresentano la fotografia più affidabile e esaustiva dello stato di salute delle imprese, mostrava come oltre il 15% delle aziende italiane paghi ormai con oltre 30 giorni di ritardo, un aumento del 150% rispetto al settembre 2012. In alcuni settori, come le costruzioni, questo aumento è stato di oltre il 170% di aumento rispetto allo stesso periodo del 2012. Questo dato dimostra che una parte delle aziende italiane

non riesce a uscire dalla crisi e, non potendo più rispettare i propri impegni di pagamento, si incammina verso la chiusura volontaria o il fallimento.

In Italia, un’impresa su sei paga con oltre 30 giorni di ritardo le fatture ai propri fornitori. Un dato, quello delle attività imprenditoriali che pagano oltre un mese dopo la scadenza contrattuale, che è più che raddoppiato dal 2012: nell’ultimo anno, infatti, sono passate dal 6,2% al 15,3%.

Entrando maggiormente nel dettaglio, lo Studio Pagamenti 2013 di CRIBIS D&B evidenzia come la percentuale di imprese

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virtuose si attesti al 39,6% (quasi cinque punti percentuali in meno rispetto allo stesso periodo del 2012), mentre le attività che pagano con un ritardo inferiore ai 30 giorni medi rispetto ai termini contrattuali restano quasi invariate al 45,1%. Aumentano considerevolmente le imprese che pagano oltre i 30 giorni: il 6,4% ha saldato le fatture tra i 30 e i 60 giorni medi oltre la scadenza concordata, il 4,1% tra i 60 e i 90 giorni, il 2,8% tra i 90 e i 120 giorni, il 2% oltre i 120 giorni.

L’analisi del trend negli ultimi anni mostra un sensibile calo del numero delle imprese virtuose tra il 2012 e il 2013 di conseguenza è quasi raddoppiata la percentuale dei pagamenti effettuati con un ritardo grave, che supera cioè i 30 giorni medi.

Analizzando i comportamenti di pagamento per dimensione aziendale, invece, emerge che anche nel terzo trimestre 2013 sono le micro imprese a confermarsi come più virtuose della media, con il 42% circa di pagatori totalmente affidabili, ma sono

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anche quelle con la percentuale più elevata di ritardi superiori ai 30 giorni, che arriva al 16,8% del totale (nel secondo trimestre 2013 era pari al 12,5%).

In questa graduatoria seguono le piccole imprese, puntuali nel 35,8% dei casi, e le medie, con il 25,5%. Le grandi imprese, invece, mostrano la performance peggiore tanto che solo il 15,1% del totale onora gli impegni con i propri fornitori entro i termini concordati mentre oltre il 76% del totale salda le fatture entro i 30 giorni.

Ma gli ultimi tre anni sono stati determinanti anche per la ristrutturazione dei processi aziendali e la costruzione di policy di gestione del credito più restrittive e attente a salvaguardare, oltre al working capital e alla solidità patrimoniale dell’impresa, il rapporto con il cliente.

Di fronte all’andamento della difficile situazione economica degli ultimi due anni, il ruolo della gestione dei crediti commerciali nelle imprese è stato costantemente rinnovato e questa

funzione si sta via via integrando all’interno dei diversi processi d’impresa. Dall’analisi sulle politiche di gestione dei crediti commerciali effettuata da CRIBIS D&B e Format emerge che oggi il 39,3% delle imprese italiane attribuisce alla gestione del credito commerciale un ruolo organizzativo, in aumento rispetto al biennio precedente (31,9%), anche se si riduce la quota di imprese che gli attribuiscono un ruolo decisionale determinante (dal 42,8% del totale al 37,4%).

Contemporaneamente, negli ultimi due anni la percentuale delle imprese che ritengono che la gestione dei crediti commerciali abbia avuto un ruolo prevalentemente consultivo è diminuita dal 25,3% al 23,4%.

Negli ultimi 12 mesi la gestione degli insoluti si è confermata essere uno dei principali problemi con cui le imprese hanno dovuto confrontarsi. L’81,4% delle imprese, infatti, dichiara di aver avuto almeno un insoluto nell’ultimo anno, in aumento di 6 punti percentuali rispetto all’an-

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no precedente. Per altro, oltre un terzo delle imprese italiane ha avuto un insoluto da parte di clienti storici, con i quali intrattenevano rapporti di business da più di 5 anni.

In un contesto economico che ha visto aumentare, nei pagamenti commerciali, i ritardi gravi, crescere le richieste di dilazioni dei termini di pagamento oltre all’aumento degli insoluti anche da parte dei clienti storici, le aziende hanno risposto mettendo la capacità di generare cash al centro della strategia aziendale.

Non stupisce quindi che i pagamenti e la gestione del credito commerciale siano diventati così importanti all’interno delle aziende. Questa tendenza è confermata da alcuni fattori che, a mio parere, sono “significativi” del cambiamento in atto, come il coinvolgimento della direzione commerciale nella gestione di pagamenti e insoluti, il ruolo sempre maggiore della DSO nella determinazione degli obiettivi finanziari dell’azienda e il mag-

giore inserimento del comitato fidi all’interno delle procedure aziendali. Tutti elementi impensabili fino a pochi anni fa. Indubbiamente si tratta di cambiamenti non a costo zero, ma che potranno dare benefici concreti anche dopo che la crisi sarà stata definitivamente superata.

In questo contesto di incertezza, è fondamentale dotarsi di strumenti efficaci ed accedere ad informazioni per la gestione del portafoglio clienti e dei pagamenti commerciali. Soluzioni come CRIBIS iTRADE, che prevedono la condivisione di informazioni sui pagamenti al fine di identificare un profilo dell’impresa come pagatore oltre a mettere a disposizione strumenti di analisi e monitoraggio, possono rendere il mercato più trasparente, referenziando le imprese che hanno comportamenti di pagamento affidabili e contribuendo ad identificare quelle meno virtuose.

Marco Preti Amministratore Delegato CRIBIS D&B

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Utilizzare “il lean thinking” Per migliorare la gestione degli acquisti di Maurilio Sartor

C’è qualche cosa di nuovo oggi nel sole, anzi d’antico.... e questo potrebbe anche essere uno dei punti di partenza per organizzare in modo diverso il sistema impresa italiano.

Forse è troppo presto per cercare d’interpretare i deboli segni che si intravedono all’orizzonte, ma quando parliamo con i colleghi buyer delle aziende che vedono

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incrementare le vendite verso l’estero, preferiamo sperare.

Non è per tutte così; non sono molte le aziende che possono affermare di riuscire a coprire, in toto o in parte, la perdita di fatturato interno con una maggior espansione di quello estero.

Anche la Funzione Acquisti si sta muovendo per cambiare qualche cosa, sia al proprio interno, ma

soprattutto nella gestione della supply chain e dei fornitori in particolare.

In Adaci da qualche anno stiamo monitorando le performance delle migliori soluzioni adottate dai nostri buyer e sollecitiamo chi è riuscito a raggiungere gli obiettivi loro assegnati a comunicare ai colleghi quanto fatto, e sopratutto come ha operato per ottenere quei risultati. Nella maggioranza dei casi abbiamo notato che le cose migliori sono arrivate dove è stata applicata ed implementata “la filosofia lean”, sperimentandola in tutta la supply chain. Abbiamo infatti potuto verificare che i risultati più interessanti sono stati ottenuti nelle aziende in cui le attività del buyer sono state supportate e seguite in modo da fare della Funzione Acquisti uno dei cardini su cui impostare la ripresa, facendo in modo di rendere “snelli” i processi ed i compiti assegnati, non la struttura che gestisce gli acquisti. In queste aziende i buyer e la Funzione Acquisti non sono più considerati solo “la macchina per strozzare i fornitori”, ma rappresentano veramente “l’elemento fondamentale per identificare e raggiungere in azienda obiettivi di qualità, riduzione costi e con-

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Un’iniziativa ITER via dei Valtorta 6 - 20127 Milano tel 02.28.31.16.1 - fax 02.28.31.16.66 www.iter.it - iter@iter.it

presenta

39,00 â‚Ź DALLA CARTA ALLE NUVOLE

L’informazione a portata di mano.

Sempre. Ovunque.

Anche questo nuovo libro di Giancarlo Butti è un lavoro che nel mio orizzonte professionale USPWB OPO GSFRVFOUJ SJTDPOUSJ CJCMJPHSBmDJ Ăˆ un pozzo XXL di informazioni, spazia infatti da come creare e gestire documenti di varie modalitĂ , alla ricerca tramite parole chiave o parametri, alla business intelligence, per rituffarsi nell’integrazione con gli ERP, senza dimenticare le normative cogenti, i modelli di fornitura dei servizi informatici e direi ovviamente la sicurezza delle informazioni, il tutto con una dovizia di dettagli e particolari da NFUUFSF JO TFSJB EJGmDPMUĂ‹ JM MFUUPSF JNQSFQBSBUP a tale valanga di informazioni specie se qualche argomento è stato lasciato alle spalle EB RVBMDIF UFNQP

SILVANO ONGETTA, PAST PRESIDENT AIEA

Associazione Italiana Information Systems Auditors

L’AUTORE

GIANCARLO BUTTI LA BS7799, LA ISO IEC 27001, CRISC, ISM Master di II livello in Gestione aziendale e Sviluppo Organizzativo QSFTTP JM .*1 1PMJUFDOJDP EJ .JMBOP Si occupa di ICT, organizzazione e normativa dai primi anni 80, ricoprendo diversi ruoli: analista di organizzazione, security manager FE BVEJUPS QSFTTP HSVQQJ CBODBSJ Consulente in ambito documentale, sicurezza, privacy‌ QSFTTP B[JFOEF EJ EJWFSTJ TFUUPSJ F EJNFOTJPOJ Ha all’attivo oltre 600 articoli su 20 diverse testate (è stato per anni NFNCSP EFM $PNJUBUP UFDOJDP EFMMB SJWJTUB JHFE JU F GSB MJCSJ F XIJUF QBQFS BMDVOJ EFJ RVBMJ VUJMJ[[BUJ DPNF UFTUJ VOJWFSTJUBSJ Tiene corsi e seminari, è docente presso ITER e ABI Formazione in BNCJUP QSJWBDZ BVEJU *$5 F BVEJU OPSNBUJWP ¾ TPDJP F QSPCPWJSP EJ "*&" XXX BJFB JU F TPDJP EFM $-64*5 XXX DMVTJU JU

Partecipa ai gruppi di lavoro di ABI LAB sulla Business Continuity, di ISACA-AIEA su Privacy EU ed è membro del Comitato degli esperti QFS M JOOPWB[JPOF EJ 0."5

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tenimento del time to market”.

I buyer che hanno cominciato a praticare il pensiero lean nel processo d’acquisto aziendale hanno lavorato non poco per applicare idee e concetti nati per ottenere risultati nella sfera produttiva, ma alla fin fine chi oggi gestisce la catena di fornitura in modo strutturato ha trasformato l’operatività di un ufficio acquisti tradizionale specializzato nel contenimento dei prezzi ed nelle negoziazioni, in una funzione aziendale che dialoga con gli utenti interni e prende spunto da quello che nasce o che deve essere sviluppato in azienda, per trasformarlo in attività da fare con i fornitori partner e con quelli potenzialmente in grado di diventarlo.

Abbiamo parlato con Celeste Vitte, partner della società Lenovys e Luciano Attolico Lean Master e Managing Director di Lenovys ed autore del libro “Innovazione Lean” (Hoepli 2012) per cercare di rendere più semplice possibile questa breve descrizione che ci permette di esemplificare in poche righe il lavoro che consente ad un’azienda ed alla sua funzione acquisti di performare bene in questo periodo di forti cambiamenti. è infatti necessario “fare un po’ di chiarezza in merito e definire bene quali sono gli ambiti in cui un approccio lean nella catena di fornitura riesce a portare vantaggi che possano veramente fare la differenza anche nel business delle PMI”.

Andremo infatti a prospettare quello che potrebbe essere il

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percorso che una PMI potrebbe adottare in azienda, in particolare nella gestione della supply chain, al fine di riuscire ad applicare i principi del Lean Thinking focalizzando l’attenzione sui processi di innovazione, curando l’intera catena del valore dei prodotti e innalzando le soglie di redditività dell’impresa.

L’imprenditore da sempre, il management aziendale negli ultimi dieci anni, hanno focalizzato le attività dell’azienda e l’attenzione dei collaboratori sulla necessità di “non sprecare” risorse.

Secondo Attolico e Vitte, alla luce della loro esperienza sul campo, non sono molte le aziende che però hanno saputo definire ed implementare “un sistema organizzato in cui la riduzione o l’eliminazione dei costi inutili non sia fatta in modo occasionale e limitato nel tempo”, ma

diventi il frutto di un approccio sistematico che pianifichi, gestisca e monitori nel tempo le varie attività ed i risultati ottenuti.

Se vogliamo gettare le basi di una supply chain coerente con la filosofia lean bisogna fare in modo che le attività che si mettono in atto per implementarla diventino “una componente del lavoro quotidiano, e non un’altra cosa da fare, separata dalle altre attività lavorative in modo innaturale”. È necessario intervenire nella riduzione dei costi e nello snellimento dei processi aziendali, quindi nella gestione dei costi globali di fornitura, nella programmazione, produzione e gestione dei prodotti e nell’eventuale riorganizzazione di quelle funzioni che si dimostrassero troppo statiche e poco adatte ai tempi che stiamo vivendo.

Il pensiero e la metodologia Lean Una “PMI Lean” è una azienda che riesce ad ottenere ottimi risultati utilizzando processi operativi snelli e performanti, attraverso un approccio sistematico, generando il massimo valore per il cliente finale ed eliminando gli sprechi da tutti i processi.

“Il Lean Thinking” non è semplicemente un approccio per il miglioramento organizzativo o la riduzione dei costi, bensì un “sistema integrato di persone, processi e strumenti, in grado di creare maggior valore per il cliente interno e finale, nel minor tempo e col minore sforzo possibile in tutta l’azienda; dalla Produzione allo Sviluppo Prodotto, dalla Supply Chain alle Vendite, dalla Strategia ai Processi, dal Project Management, alle relazioni con il network di fornitura”. Applicare in azienda modalità e metodologie lean significa far crescere le persone e coltivare la loro leadership, elemento chiave per costruire, trasmettere e sostenere nel tempo veri processi “snelli” in tutta l’azienda.

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Molto probabilmente per molte PMI sarà però necessario intervenire nella revisione delle strategie operative, al fine di garantire tempi di risposta rapidi nei confronti dei clienti interni e del cliente finale, ma anche promuovere ed incentivare l’innovazione e migliorare la gestione ordinaria delle attività aziendali, valorizzando il contributo di manager e collaboratori.

Sarà però ancora più difficile, ma necessario, strutturare e stimolare la crescita manageriale ed organizzativa delle persone, per garantire la crescita dell’azienda e la necessaria autonomia gestionale. Sarà importante cercare di consolidare la struttura che collabora con l’Imprenditore e/o la Direzione Aziendale, facendo crescere un team di persone in

grado di guidare l’azienda e/o gestire progetti, replicando ed implementando i progetti intrapresi in modo sostenibile, magari con l’aiuto di coach di provata esperienza.

Ciò che può e forse “deve” essere realizzato anche in molte delle nostre PMI che operano nella subfornitura e che ancora hanno la possibilità di lavorare sui mercati nazionali ed esteri, è un percorso in grado di applicare in azienda i principi del pensiero e della metodologia Lean, focalizzando l’attenzione in modo particolare sulla combinazione degli elementi di lean, con la continua ricerca d’innovazione e col fare sistema, i tre cardini su cui puntare affinché le nostre aziende possano uscire dalle loro difficoltà.

Un corretto approccio alla realizzazione pratica del “Lean Thinking” dovrebbe esaminare sia gli aspetti socio-relazionali, che quelli tecnici, facendo della visione sistemica di processi, persone e strumenti, il fattore chiave per implementare l’innovazione ed incrementare la performance aziendale. Parafrasando e rivedendo il pensiero di Luciano Attolico non ho difficoltà a concordare con lui sul fatto che ”se non innoviamo e non sviluppiamo nuovi prodotti in grado di soddisfare nuovi (e/o vecchi) bisogni, le nostre aziende sono destinate a fallire. Ma anche se lo facciamo in modo “pesante” o “complesso”, o se lo facciamo in tempi troppo lunghi e con costi eccessivi, siamo destinati a perdere competitività e quindi rischiare di chiudere le nostre PMI. Se poi cerchiamo l’innovazione senza curare l’intera catena del valore dei nostri prodotti, rischiamo di condannare l’azienda a sopportare un prezzo molto più alto di quanto spesso potrà sostenere, con sprechi inutili lungo i suoi futuri processi produttivi e logistici. È vitale essere innovativi, ma oggi lo è ancor di più essere snelli, in modo da evitare azioni indiscriminate e trovarsi sommersi in attività che aggiungono poco valore alle nostre aziende e ai nostri clienti.”

Come dunque possono muoversi le PMI, cosa devono fare le nostre aziende per cominciare a “cambiare pelle”? Innanzitutto mappare tutti i processi aziendali al fine di identificare le aree di miglioramento possibili ed il relativo piano d’azioni. Cercare di quantificare i benefici economici e organizzativi derivaniged.it

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ti dalla introduzione del piano d’azioni a valle delle mappature di processo. Quindi definire un piano strategico condiviso tra la proprietà (o alta Direzione) ed il management, con indicazione dei fattori chiave di successo.

Successivamente bisognerebbe cercare di elaborare le indicazioni per un’eventuale revisione dell’organizzazione aziendale in modo da renderla congruente al piano strategico, predisporre una mappatura delle competenze delle persone chiave ed il relativo percorso formativo, ed infine cercare d’implementare i primi moduli fondamentali per l’avvio della Lean Transformation in Master, quelli propedeutici alla fase di analisi efficace.

E se volessimo cercare di applicare sino in fondo la metodologia lean nella gestione della Supply Chain? La filosofia lean è nata ed ha fatto il suo maggior successo negli ambienti produttivi perché in quest’ambito è sempre stato più semplice “individuare e rimuovere gli sprechi”, ma è da tempo che la maggior parte dei costi non colpiscono più solamente la logistica e la produzione, anzi! La maggior parte dei colleghi che monitorano costantemente l’efficienza della loro Funzione Acquisti hanno da tempo fatto propria la convinzione che “la lunghezza, la complessità, la quantità di informazioni, il numero di soggetti che costituiscono una moderna supply chain rappresentano un ambiente estremamente favorevole allo sviluppo di attività duplicate, di zone d’ombra e di aree grigie difficilmente controllabili.

In altre parole, di sprechi.” Per

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questi motivi chi cerca di raggiungere obiettivi di razionalizzazione aziendale, riduzione delle spese e lotta agli sprechi che appesantiscono azienda e supply chain, non può più esimersi dalla ricerca di utilizzare “metodologie che contribuiscano ad ottenere risultati che consentano la riduzione delle scorte e dei tempi di consegna, il controllo della qualità dei prodotti alla fonte e non in sede di produzione, un’efficienza nella gestione delle risorse interne ed esterne, e tutto quanto possa garantire nuova linfa, anche alle PMI della meccanica e della Subfornitura.

Non basta dunque tagliare i costi in modo indiscriminato. Si rende necessaria una reale valutazione dello stato di salute dell’azienda, individuando i punti di

forza da valorizzare e cercare di capire veramente quello di cui la struttura necessita per funzionare meglio, in modo da realizzare prodotti e business apprezzati dai clienti consolidati, da quelli nuovi e magari anche dal mercato estero, opzione ormai non più procrastinabile per le nostre aziende.

Maurilio Sartor Partner di Centrale Acquisti

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Tutto sugli ebook

Anche in Italia un boom oltre le aspettative di SONIA MONTEGIOVE e EMMA PIETRAFESA

Ebook: cos’è?

Un ebook è un libro in formato digitale, pensato quindi per essere letto tramite device digitali (tablet, smartphone, e-reader, ma anche da computer). Diversi sono i formati usati per creare gli ebook: il formato .epub che consente al testo di adattarsi alle dimensioni del dispositivo di lettura, il .mobi conosciuto perché compatibile con il famoso e-reader di Amazon Kindle o il .pdf che tra tutti è sicuramente il formato “meno da ebook” che c’è, anche se piuttosto facile da realizzare e quindi molto usato.

Ebook: dove?

Tre milioni e mezzo di ebook venduti nel 2012 per un fatturato stimato tra 16 e 18 milioni di euro. L’anno precedente le «copie» elettroniche scaricate erano state 900 mila, per un giro d’affari sui 5-6 milioni. Numeri certo ancora piccoli, quelli italiani, rispetto ad altri mercati: in Germania, ad esempio, i ricavi si aggirano sui 120 milioni, nel Regno Unito sui 350 milioni di euro, per non parlare del gigante statunitense dove sono stati superati i 2 miliardi di euro e dove si prevede che, nel 2014, saranno venduti più ebook che libri di carta. Ma in Italia, comunque, l’editoria digitale cresce.

E pure «oltre le aspettative», osserva Giovanni Bonfanti, curatore della ricerca «Do readers dream of electronic books?», firmata dalla società di consulenza A. T. Kearney e da BookRepublic, piattaforma che dal 2008 produce, vende e pubblica libri digitali.

Nel 2012 in Italia sono stati venduti circa tre milioni e mezzo di e-book per un giro d’affari che oscilla tra i 15 e i 20 milioni di euro. Un numero in forte crescita, ma che, paragonato ai dati degli altri Paesi, rivela dimensioni ancora molto limitate per il settore.

Nel 2012, il 3% della popolazione che supera i quattordici anni di età, più di un milione e mezzo di persone, ha letto libri elettronici.

Un dato che viene ulteriormente avvalorato da alcune stime non ufficiali (i grandi player internazionali non hanno infatti diffuso i loro dati di vendita), in base alle quali il mercato eBook nel 2012 avrebbe raggiunto una quota di mercato oscillante tra l’1,8% e il 2%. Dato al quale va aggiunto lo sviluppo del self-printing, del commercio on-line e dell’editoria digitale.

Ebook: quando?

Un ebook in azienda o in PA lo

si può realizzare per svariate ragioni: • presentare un servizio o un prodotto rinunciando a stampe costose su carte patinate che spesso finiscono per essere dimenticate da chi le riceve sotto una pila di altri fogli • descrivere un servizio o un prodotto attraverso una guida all’uso di più facile fruizione rispetto alle guide cartacee e con la possibilità di mettere link di approfondimento pubblicare materiale utile alla formazione dei dipendenti, dei clienti o dei cittadini (nel caso della PA) che possono aiutare l’autoformazione e diminuire l’assistenza diretta su prodotti o servizi • raccontare storie di successo (storytelling) della propria azienda, rinforzando in questo modo le attività di promozione Ebook: perchè?

Le ragioni per preferire un ebook alla pubblicazione di un libro cartaceo sembrano banali, ma non lo sono affatto: • risparmio • ecosostenibilità • necessità di minor spazio per l’archiviazione e la conservaiged.it

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Fonte: http://www.corriere.it/Primo_Piano/Cultura/2013/03/17/pop_mappa.shtml

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zione maggiore fruibilibità e leggibilità (l’ebook facilita infatti la lettura anche ad utenti con disabilità e/o ridotta capacità di lettura. Secondo lo Studio USA su dislessia: Matthew Schneps del Science Educa-

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tion Center di Boston nei libri elettronici mediamente la riga è più corta rispetto ai tradizionali libri cartacei, e quindi il soggetto dislessico si affatica meno nel seguire il filo logico della lettura dato che deve visualizzare meno

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parole per ogni singola riga) più facile distribuzione dei materiali attraverso la Rete

Ebook: come?

I vari formati di ebook possono essere suddivisi in tre diverse categorie:

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Formati testuali (i più diffusi) Formati di immagini Formati audio

Formati testuali I formati testuali rappresentano il tipo di formato più utilizzato per la realizzazione di ebook e anche se sono genericamente chiamati “formati di testo”, alcuni di questi formati permettono la creazione di ipertesti e l’inserimento di oggetti multimediali come immagini, audio o video.

Possono essere suddivisi in due categorie: formati non appositamente ideati per gli ebook, formati appositi per gli ebook. Ai formati non appositamente ideati appartengono la maggior par-

te dei formati più vecchi, ma ancora ampiamente utilizzati, che proprio grazie a questo hanno il vantaggio di essere compatibili con piattaforme diverse. Utilizzandoli pertanto difficilmente si corre il rischio di non possedere il software o il dispositivo hardware adatto per leggerli. In generale gli svantaggi derivano dalla mancanza di compressione del testo (che aumenta lo spazio occupato dall’eBook sul supporto di memorizzazione) e dal fatto che si adattano male ad essere utilizzati su dispositivi portatili dotati di schermi di piccole dimensioni come i palmari. Questi alcuni formati più usati per gli ebook non appositamente studiati per essi: ASCII, Microsoft Compressed, HTML,

Help (CHM), HTML, Ms Word (.doc), PostScript, RTF, TeX, e PDF (formato nato per la stampa, non ottimale sugli eBookreaders).

I formati appositamente ideati per gli ebook hanno generalmente il vantaggio di essere adatti a piattaforme dotate di meno risorse hardware rispetto ai computer desktop. Spesso infatti prevedono la compressione del testo e si adattano meglio ad essere visualizzati sui piccoli schermi dei dispositivi portatili.

Altra caratteristica che possiedono è quella di prevedere vari livelli di protezione del documento (DRM), che possono impedire la copia illecita di libri protetti dal copyright. Lo svaniged.it

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taggio principale di questi formati è quello di essere spesso dei formati proprietari e di portarsi dietro quindi tutti i problemi che l’uso di tali formati genera.

Elenco dei formati più usati per gli eBookreader: ePub, formato aperto, evoluzione di OeB, che si sta affermando come standard più diffuso, Mobipocket (mobi), utilizzato da Amazon Kindle FictionBook (fb2) LIT, formato nativo Microsoft, ormai obsoleto, PDB, formato per Palm OS. Formati di immagini Il formato più semplice di eBook è quello in cui ad ogni pagina della pubblicazione viene associata un’immagine digitale, che può essere salvata in uno dei molti formati di immagini esistenti. Per visionare l’eBook non si avrà quindi bisogno di un apposito eBook reader, ma basterà utilizzare un software compatibile con il formato di immagine con cui l’eBook è stato realizzato.

Questo tipo di formato presenta diversi svantaggi tra cui: l’accessibilità, le grosse dimensioni che tende ad assumere il file, l’impossibilità di poter selezionare o modificare una qualunque parte del testo e l’impossibilità di inserire collegamenti ipertestuali.

Per le loro caratteristiche, questi formati di eBook sono usati perlopiù nei fumetti, nei libri d’arte e in tutti quelli composti quasi esclusivamente da immagini.

I formati di immagini più usati a questo scopo sono: BMP, DjVu, JPG Ebook: come realizzarli?

Molteplici sono gli strumenti che consentono di realizzare ebook,

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5 RAGIONI PER SCEGLIERE SOLUZIONI OPEN SOURCE 1.

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La libertà e la sicurezza. Il software libero è a codice aperto, trasparente, leggibile da chiunque. Non è legato ad un’azienda in particolare e per questo consente la libertà di usarlo gratuitamente, senza i limiti e le condizioni imposte dalle licenze d’uso.

La qualità I programmi open source sono prodotti in continuo miglioramento, visto che sono gli stessi utenti a sollecitare la comunità di sviluppatori nella correzione degli errori e nell’aggiunta e semplificazione delle funzioni presenti. Il software libero è un prodotto che non scade mai.

Personalizzazione Il software libero consente personalizzazioni a chi lo utilizza, vista la disponibilità del codice e la possibilità di implementare funzioni aggiuntive. Questo consente, di riflesso, lo spostamento di risorse economiche da grandi multinazionali ad aziende locali che possono fornire questi servizi.

Rispetto della normativa per le PA. L’art. 68 del Codice di Amministrazione Digitale dispone per le PA l’obbligo, a parità di caratteristiche, di preferire software di tipo open source rispetto a quello proprietario.

Accessibilità. I software liberi usano per la memorizzazione dei lavori un formato aperto, non proprietario, che assicura accessibilità nel tempo ma soprattutto garantisce trasparenza nei dati scambiati.

partendo dalla loro impaginazione fino ad arrivare alla preparazione nel formato desiderato.

Partiamo con un programma a licenza d’uso particolarmente conosciuto: Indesign è un programma di Adobe, per l’editoria professio-

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nale. Successore di Pagemaker consente la completa impaginazione degli ebook, anche grazie alla sua integrazione con altri prodotti di casa Adobe (utili per esempio alla gestione della grafica). Indesign non è un programma di facile utilizzo.

sua trasformazione in formato ebook è molto semplice, grazia ad una estenzione scaricabile gratuitamente che crea .epub, .mobi e altri formati.

Calibre. Questo programma

consente soltanto la trasformazione di un testo in diversi formati ebook. Chiaramente il lavoro di impaginazione deve essere stato fatto a monte. Il programma è molto intuitivo e semplice da utilizzare.

SONIA MONTEGIOVE Analista programmatrice e giornalista pubblicista

EMMA PIETRAFESA Ricercatrice a contratto, INAIL - Settore Ricerca

Altre soluzioni praticabili sono di tipo open source, ovvero non solo gratuite (come erroneamente pensano in molti), ma programmi a codice aperto, più sicuri e trasparenti, pertanto da preferire rispetto agli altri.

Scribus. Come InDesign questo programma open source è utile per il desktop publishing, visto che consente l’impaginazione e la gestione della grafica dell’ebook che si sta impostando. L’uso di Scribus, disponibile in più di 24 lingue e scaricabile gratuitamente, è abbastanza intuitivo vista l’interfaccia grafica molto semplice.

Sigil è un programma gratuito, multipiattaforma (da poter installare su Windows, Mac e Linux), che permette di creare direttamente ePub partendo da un documento in formato HTML oppure TXT. è un programma WYSIWYG (what you see is what you get), che facilita il lavoro nonostante il suo utilizzo non sia particolarmente intuitivo.

Estensione Writer2Pub per LibreOffice e OpenOffice.

L’impaginazione di un ebook si può fare anche usando programmi di videoscrittura opensource quali LibreOffice o OpenOffice.

Una volta preparato il testo, la

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Carta canta? Non più!

La carta va fuorilegge, la Gestione Elettronica dei Documenti diventa obbligatoria di Pier Luigi Zaffagnini La Fatturazione Elettronica (F.E.) obbligatoria verso la PA finalmente entra in vigore. Driver di una grande innovazione digitale, è il primo progetto strategico per l’attuazione dell’Agenda Digitale Italiana. Oggi l’enfasi su giornali e riviste è soprattutto sulla creazione della F.E., ma non basta creare la fattura elettronica, bisogna spedirla, archiviarla, conservarla a norma assieme ai documenti correlati che l’hanno preceduta e seguita, dall’ordine fino al pagamento.

Ovviamente è il software gestionale che deve creare la F.E. ma subito dopo la deve passare al sistema di gestione elettronica dei documenti che provvederà ad archiviarla, spedirla via PEC al Sistema di Interscambio (SDI) , archiviare la ricevuta di consegna e quella di ricezione mettendo in conservazione digitale a norma il tutto. La F.E. quindi non è tanto il completamento del sistema gestionale che crea la fattura, ma soprattutto la fase iniziale della gestione documentale.

Inoltre non bisogna dimenticare che le aziende, oltre alle F.E. verso la PA, grazie al recepimento avvenuto nel 2013 della specifica Direttiva UE possono anche

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creare fatture elettroniche in formato PDF e inviarle sempre via PEC alle altre aziende private, archiviandole e conservandole a norma assieme a quelle verso la PA. La F.E. verso la PA o verso le aziende private obbliga in realtà le aziende a digitalizzare tutti i processi aziendali legati alla fatturazione elettronica, processi nei quali si muovono dei “docu-

menti informatici”, che devono cioè essere trattati e conservati in modo digitale secondo obblighi e norme ben precisi. Dietro l’obbligo di F.E. verso la PA il vero obbligo è quindi quello della gestione documentale.

Assieme alla F.E. obbligatoria, sul tappeto oggi ci sono altre due novità, altri due temi “caldi”: la firma grafometrica e la comunicazione via PEC.

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La prima richiede nuova attenzione, perché il dato biometrico è un dato “sensibile” da trattare secondo le leggi relative, deve essere crittografato, il firmatario deve essere informato e deve avere accettato le modalità di gestione della riservatezza dei suoi dati biometrici, dell’archiviazione e della conservazione a norma del documento informatico da lui sottoscritto graficamente.

La diffusione dell’uso della Firma Elettronica Avanzata (FEA), di cui la firma grafometrica è un esempio, sarà certamente importante vista la semplicità di utilizzo, ma grande attenzione deve essere posta dalle aziende per mantenere l’efficacia probatoria dei processi digitalizzati e ancora una volta si impone la gestione elettronica dei documenti. è obbligatorio per le aziende e gli enti pubblici avere una casella PEC che è diventata la “sede elettronica legale” alla quale inviare le comunicazioni ufficiali. La casella PEC ufficiale deve essere quindi obbligatoriamente gestita e ovviamente in modalità informatica. La spedizione dei documenti informatici via PEC consente di fornire loro data certa ed efficacia probatoria in caso di contenzioso, ma bisogna rispettare tutti gli obblighi di legge previsti per un documento informatico qual è la PEC, cioè archiviazione e conservazione digitale obbligatoria a norma.

In questo scenario il vecchio detto “carta canta” non ha più senso. è una vera rivoluzione, la carta “non canta più”, scomparirà per-

ché perde efficacia probatoria, i processi diventano digitali e devono seguire obbligatoriamente le varie norme di legge, le imprese devono imparare a lavorare in modo completamente nuovo, senza carta perché la carta diventa ormai “fuorilegge” in azienda. Nel nuovo scenario efficienza dei processi da un lato ed efficacia probatoria dall’altro devono andare di pari passo e lavorare insieme.

Tutto questo è tutt’altro che banale, per riuscirci le aziende devono puntare al fatto che tutti usino la gestione elettronica dei documenti, sia gli utenti professionali che quelli occasionali.

Per raggiungere questo non facile obiettivo le aziende devono fare una duplice scelta: farsi affiancare da un partner affidabile ed esperto della materia e dotarsi di un software di gestione elettronica dei documenti che sia potente, affidabile e soprattutto semplice, intuitivo nell’uso e con funzionalità collaborative per coinvolgere tutta l’azienda.

Top Consult con il suo nuovo TopMedia Social NED può essere la scelta giusta. Top Consult ha oltre 25 anni di esperienza focalizzata sulla gestione documentale, è stata pioniere della conservazione sostitutiva a norma di legge realizzando nel 1999 il primo archivio sostitutivo in Italia, conosce già la strada attraverso centinaia di progetti realizzati e integrati con Sistemi Informativi diversi, a fianco di aziende di ogni tipo e dimensione.

TopMedia Social NED è la nuo-

va piattaforma documentale sviluppata da Top Consult per realizzare soluzioni enterprise per le grandi aziende ed enti ma anche per fornire sotto forma di Pacchetti Applicativi, su cloud o in house, soluzioni pronte all’uso per le PMI. Semplice da usare anche da parte di utenti non professionali come manager e mobile worker, introduce funzionalità social e groupware per gruppi di lavoro, creando dei “social network” interni che rimuovono la rigidità dei workflow aziendali ed eliminano le email inutili.

Pier Luigi Zaffagnini Amministratore Top Consult iged.it

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La gestione documentale centralizzata come elemento di ottimizzazione dei processi e uniformità di procedure di lavoro

La scelta di M-Files, tramite il Premium Solution Provider Megasoft, per la gestione delle commesse del Gruppo. Il progetto Tozzi Holding. di Gildo D’Antuono L’esigenza di un sistema di gestione documentale nasce dalla complessità del Gruppo Tozzi che, data la sua storia, è il risultato di più aziende che lavorano in aree tra loro complementari e con attività comuni che trasversalmente interessano più aziende all’interno del gruppo.

Obiettivo primario era quindi quello di integrare processi aziendali e documentali differenti, uniformando dove possibile procedure di lavoro, di condivisione e gestione delle informazioni e dei documenti aziendali in maniera tale da creare delle sinergie e ottimizzare il più possibile i processi interni e verso l’esterno.

Pur lavorando in ambiti talvolta completamente differenti (dalla progettazione di impianti, alla produzione di turbine eoliche)

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e con background tecnici anche distanti, alcuni processi all’interno del Gruppo risultano identici.

La gestione centralizzata del Gestionale aiutava in questa direzione, avendo un collettore di informazioni e di dati anagrafici che fanno nascere le commesse di lavoro per tutte le società del gruppo.

Ogni azienda però inevitabilmente aveva il suo modus operandi e all’interno di essa, ciascun reparto, se non addirittura operatore, il suo “personale” metodo di archiviazione e condivisione dei documenti.

Anche l’utilizzo dei programmi risultava particolarmente frammentato, avendo ciascun reparto sviluppato o utilizzato degli strumenti in base alla storia aziendale, alle proprie esigenze

e alle competenze della propria area di lavoro.

L’obiettivo prioritario era quindi ottimizzare i processi al fine di creare maggior efficienza interna, una migliore organizzazione e gestione dei rapporti con gli enti esterni (per esempio i cantieri), al fine di migliorare la produttività nella gestione delle commesse e dei rapporti tra le società del Gruppo.

Prioritari nel progetto di gestione documentale, i documenti legati alla gestione della commessa (dai documenti di analisi, documenti commerciali, acquisti e documentazione tecnica di progettazione, documenti della Qualità).

Il secondo passo del progetto era quello di affrontare la tematica della smaterializzazione della do-

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Megasoft In qualità di Premium Solution Provider di M-Files in Italia, Megasoft si propone non solo di distribuire la soluzione documentale M-Files, ma di gestirne tutte le fasi: dall’analisi, implementazione e assistenza sul cliente, allo sviluppo di moduli ad hoc per il mercato italiano quali quello della conservazione sostitutiva [ per il quale le viene riconosciuto il premio di “Best Custom Development Iniziative” all’M-Files Partner Meeting di Praga nel Settembre del 2013 ] e il modulo di firma grafometrica per la completa smaterializzazione dei documenti contrattuali. Dal 2014, Megasoft riceve l’incarico da M-Files di costituire una rete di sub rivenditori per il mercato del Nord Italia.

Per maggiori informazioni : info@mega-soft.it www.mega-soft.it

cumentazione amministrativa, grazie alle opportunità offerte dalla conservazione sostitutiva.

Dal punto di vista di soluzioni documentali utilizzate, ciascuna azienda del gruppo, prima della scelta di passare a M-Files, aveva un proprio sistema documentale più o meno strutturato anche se nella maggior parte dei casi i documenti venivano semplicemente salvati in cartelle condivise in rete senza regole rigide di nomenclatura e modalità di classificazione.

La scelta di M-Files è stata determinata dalla potenza del motore di indicizzazione, dall’approccio dinamico basato sui metadati, ovvero sulle informazioni intrinsecamente legate al documen-

Tozzi Holding Innovazione e continuità. Sono questi gli aspetti che caratterizzano da sempre (più di 50 anni di storia) l’identità e la percezione che tutti i portatori di interesse hanno nei confronti delle aziende che fanno capo a Tozzi Holding.

Partendo con spirito quasi pionieristico dalle attività della famiglia Tozzi di installazione e manutenzione di impianti e quadri elettrici, settori che oggi possono essere considerati consolidati, il gruppo ha subito un’evoluzione per “cerchi concentrici”, entrando in aree di attività e settori di interesse affini e risalendo anche nel percorso della catena del valore fino a spostare la sua focalizzazione su attività sempre più strategiche e a maggiore valore aggiunto. Oggi le aziende che fanno capo a Tozzi Holding sono presenti, non casualmente, in quei settori dell’attività economica che politici ed economisti considerano strategici per le dinamiche globali e il benessere degli stati dell’Occidente industrializzato: progettazione, realizzazione e manutenzione di impianti elettrostrumentali presso i più importanti committenti industriali in tutto il mondo; progettazione e realizzazione di quadri elettro-strumentali per conto dei più importanti committenti industriali in tutto il mondo, ingegneria e contracting per oil & gas e power generation e energie rinnovabili (produzione di energia idroelettrica, eolica -on e off-shore-, fotovoltaica, biomasse e geotermia).

to, che permette di trovare in maniera semplice il documento senza duplicazioni: il documento è in cartelle virtuali e quindi in molteplici posizioni.

Altro elemento distintivo, le funzionalità di workflow basate sui metadati, che permettono di migliorare l’efficienza dei processi di business, eliminando i colli di bottiglia, garantendo la consistenza e qualità nella documentazione e assicurando che gli utenti non saltino accidentalmente uno step in importanti procedure. Non da ultimo la facilità d’uso e di implementazione pur all’interno di una realtà com-

plessa come quella del Gruppo Tozzi, hanno reso la soluzione M-Files vincente.

La personalizzazione italiana, grazie al partner Megasoft, ha garantito inoltre la completa aderenza alle normative italiane in tema di smaterializzazione dei documenti, garantendo che una piattaforma internazionale con solide case history e referenze, avesse una corretta localizzazione in Italia.

Gildo D’Antuono Presidente Megasoft iged.it

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Non è più fantascienza La qualità della nostra vita di MAURIZIO ARATA

Qualcosa nel nostro comune e vicino futuro potrebbe cambiare e cambiare per il meglio. Possono apparire parole strane, ma fanno affidamento su promesse di innovazioni che non Pinco Pallino, bensì IBM ha voluto garantire come certe e di sicura attuazione entro cinque anni. Due anni sono anche già trascorsi, e cinque anni passano rapidamente.

Anzitutto partiamo da un presupposto, ovvero che mentre una invenzione può essere bellissima, ma restare fine a se stessa, l’innovazione è quel qualcosa che diviene patrimonio collettivo, qualcosa di veramente utile per tutti.

Così IBM grazie agli studi su tecnologie emergenti, e basandosi sulle tendenze sociali e di mercato, ha messo in atto il cosidetto piano “Five in Five”.

Incredibile, parrebbe fantascienza, potere alimentare la nostra casa con energia prodotta da noi stessi. Energia che raccoglieremo mentre camminiamo, mentre andiamo in bicicletta, mentre si fa jogging.. insomma tutta quell’energia che ogni giorno produciamo in un modo o nell’altro non verrebbe più sprecata, bensì diverrebbe un autentica ricchez-

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za comune. Persino i calciatori, in un paese come il nostro, potrebbero contribuire a mandare avanti gli impianti degli stadi!

Ancora, non serviranno più “Password” per identificare noi

stessi, in quanto grazie ai nostri unici dati biometrici, unici in quanto i dati di ognuno di noi sono diversi dall’altro, saremo noi stessi delle Password viventi. Software saranno a breve in grado di identificare ed autenticare ognuno di noi, grazie a definizioni facciali, scansione della retina, file vocali etc.

Si stanno nel frattempo conducendo ricerche scientifiche per collegare il cervello a dispositivi come Computer e Smartphone.

Dice IBM che “ basterà solo pensare di chiamare qualcuno e la chiamata verrà effettuata “.

Sono cose che inizialmente, forse, appariranno come prodotti ad hoc nel settore giochi o intrattenimento, ma saranno velocemente utilizzati anche in Medicina, fornendo rilevanti contributi tanto nella riabilitazione, quanto negli studi atti alla comprensione di disturbi della funzione cerebrale.

Anche il divario riguardante il possesso delle Informazioni (chi le possiede e chi no) verrà superato attraverso i progressi della tecnologia Mobile. In tutto il mondo lo scambio di informazioni essenziali sarà alla portata di tutti, tanto in ambito sanitario e assistenza remota, quanto

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per il business, o per il Mobile Commerce. E tutto ciò tramite messaggi telefonici.

Come se non bastasse, vedremo scomparire il famigerato Spam.

Non saremo più invasi da pubblicità indesiderate, obsolete e pervasive, ma grazie ad una tecnologia basata sul business analytics, riceveremo solo quelle informazioni utili soltanto “per un singolo individuo”.

“Five in Five” di IBM attraverso ricerche compiute nei suoi laboratori sparsi in tutto il mondo, vuole fornirci le Cinque Innovazioni che cambieranno la nostra vita. Cambierà il nostro modo di vivere, il nostro modo di lavorare e di divertirsi. E sottolineo ancora, tutto ciò entro tre anni!

A fronte di tutto questo, forse, sarebbe il caso che anche il no-

stro Paese, un po’ impaludato dalla politica, dalla speculazione finanziaria, dalla burocrazia, che tanto invoca la crescita, dovrebbe mettere attenzione, impegno e progettualità. Lo sviluppo tanto agognato in quella che vorrebbe essere una democrazia moderna dovrebbe tenere conto del prossimo e pure ravvicinato futuro, con la lungimiranza necessaria per il miglioramento dell’occupazione e del lavoro, nonché per il sostegno reale della Ricerca e dell’Educazione e della Cultura.

Cominciare a chiederci come vivere meglio in questo Paese, ma anche in quest’Europa ed in questo Mondo Globalizzato, come singoli e come collettività dovrebbe essere una sfida da raccogliere subito guardando almeno ai prossimi vent’anni. Sapendo

che i mutamenti, anche quelli inattesi, come già ci sono stati ancora ci saranno.

“L’esaurimento delle risorse stesse, l’impennata dell’inquinamento e la competizione tra popolazioni non porterà a nuove guerre e a un degrado della qualità della vita ?” Questo già si chiedeva Aurelio Peccei nel 1968. Questo ci fa notare Luca Mercalli, che oltre a presiedere la Società Meteorologica Italiana è anche scrittore attento ed informato.

Strano pensare, come invece anch’io faccio, che tante tante cose, che proprio Aurelio Peccei e gli scienziati internazionali che si aggregarono fin dai primi anni ’70 nel Club di Roma, erano già state previste e segnalate. Peccato che in quarant’anni, nonostante

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le personalità che suonavano il campanello d’allarme davanti al mondo accademico, all’informazione, ai media, ai capi di stato.., sì peccato che nessuno abbia mai pensato di approfondire, prevenire, organizzare, dialogare, risolvere prima.

Per chi ne fosse digiuno, conoscere Aurelio Peccei sarebbe utile a tutt’oggi. Già Manager Fiat e Direttore di Olivetti, ha prodotto alcuni testi di grande valore come “Quale Futuro?”, “La qualità della vita”, e poco prima di morire “Il campanello d’allarme per il XXI secolo”, quest’ultimo in forma di dialogo con Daisaku Ikeda, filosofo - scrittore giapponese, e Presidente della Soka Gakkai Internazionale, presentatogli dallo storico Arnold Toynbee, che già aveva scritto con Ikeda il libro “Choose life”.

Altro fatto da non dimenticare e quantodimeno sottovalutare è che gran parte delle ricerche del Club di Roma furono affidate al MIT. Ovvero alla punta di diamante delle ricerche tecnologiche mondiali.

Per citare ancora Luca Mercalli, esistono dei fattori forzanti attuali, che rappresentano una sfida inedita, come : il cambiamento del clima, l’estinzione di ghiacciai alpini con riflessi sui fiumi, sulla portata idrica, sulla agricoltura e sulla produzione energetica, gli eventi estremi (alluvioni, tempeste), l’acidificazione degli oceani, la sovrappopolazione, l’esaurimento delle risorse petrolifere, il sovrasfruttamento delle risorse naturali, la cementificazione, l’inquinamento, l’eco-

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nomia di mercato che non funziona. Bel panorama.

I membri del Club di Roma si riunirono a Salisburgo nel febbraio 1974, e fecero alcune considerazioni a lungo termine sui problemi dell’umanità, rivolte a tutti i capi di stato e alle Nazioni Unite. Un intervento di spessore sull’emarginazione umana, sul lavoro, sulla crisi energetica, sulla devastazione del patrimonio naturale, sul fatto che saranno sempre le nazioni più povere e le classi sociali più povere a pagare le crisi pesantemente.

I governi vennero invitati ad accettare il fatto che gli stati sarebbero divenuti sempre più interdipendenti, che sarebbe stata necessaria una vera cooperazione internazionale, che si sarebbe dovuto porre attenzione alla crescita demografica (di fatto da allora siamo quasi raddoppiati), che con la crescita demografica gli stati avrebbero dovuto mettere a punto una nuova politica economica, industriale e ambientale, che si sarebbe dovuto sostenere la FAO per una sicurezza alimentare mondiale, che la società mondiale abrebbe dovuto essere vista come un tutto unico, che venissero attentamente valutate le varie possibilità date da fonti energetiche alternative (come l’utilizzo dell’energia solare), che si dovessero realizzare comuni programmi di ricerca e sviluppo.

Non bastasse, è necessario aggiungere la considerazione di vedere gli oceani e i mari come patrimonio comune inalienabile e ultimo, ma non ultimo “ La

creazione di un ordine mondiale e la soluzione della problematica mondiale dipendono dal mantenimento della pace.”

Alla luce di queste considerazioni, ben venga dunque il lavoro di ricerca ed innovazione di IBM, ben venga la sua promessa di migliorare la nostra comune qualità della vita in tempi tanto brevi. Su queste basi è bene sperare, così com’è bene mettere delle solide basi rivolte al futuro, ma anche capaci di risolvere da subito il senso di insicurezza, la precarietà sociale e le indispensabili prospettive di crescita e realizzazione sociale del mondo giovanile.

MAURIZIO ARATA Giornalista

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Elezioni: Mail Marketing e Big Data diventano protagonisti!

Sulla scia delle presidenziali statunitensi, anche in Italia sta cambiando il modo di fare Campagna Elettorale di Alessandro Giacchino

Le tecnologie di nuova generazione per l’analisi predittiva dei dati - dette in inglese “Analytics” - sono state tra le protagoniste della campagna per la presidenza degli Stati Uniti, vinta da Barack Obama che, dopo aver “saggiato” il potenziale di Internet nella scorsa edizione della gara per la Casa Bianca, nel 2012 ha fatto un grande balzo in avanti grazie all’impiego di sofisticate tecniche di analisi delle enormi quantità di dati acquisiti via Web e non solo, così da individuare ogni potenziale elettore e le motivazioni che lo avrebbero indotto a votare per lui.

In tal modo, ad esempio, è riuscito ad individuare delle piccole nicchie di malcontento sociale, indirizzandovi specifiche iniziative, con il duplice risultato di conquistarsi nuovi consensi e di ricevere da fonti insospettabili preziose donazioni per finanziare la sua campagna elettorale. Le elezioni, infatti, oggi si giocano su tre fronti: > la Televisione, dove si possono misurare le reazioni del pubblico quasi ad ogni parola pronunciata

dai politici in scena; > i Sondaggi che se all’inizio venivano condotti su modesti campioni di intervistati, ormai hanno come riferimento l’intera popolazione, grazie al moltiplicarsi dei canali di comunicazione capaci di operare in tempo reale; > il Web dove tra Facebook, Twitter e tutti gli altri Social Media si possono percepire gli umori del pubblico, anticiparne le tendenze e le reazioni.

Con un’ulteriore importante variante rispetto al passato: non si ragiona più in termini di “pubblico”, ma di singoli elettori, gruppi di interesse, associazioni. Tant’è, che hanno guadagnato grande terreno i così detti Tea Party o Donation Lunch - incontri conviviali tra gruppi di individui accomunati da interessi omogenei - e le telefonate mirate condotte da Call Center dotati di “script” - ovvero testi con le argomentazioni per indurre a votare per la propria parte - altamente personalizzati, al punto da apparire espressamente concepiti per

ciascun individuo al quale ci si rivolge.

Una gara “porta a porta”, dove non si suonano più i campanelli “a caso”, ma si sa cosa dire ad ogni interlocutore al quale ci si rivolge. E benché si sia solo all’inizio di un percorso che è destinato ad esser sempre più sofisticato, alla base di tutto ci sono i nuovi sistemi di raccolta ed elaborazione dei “Big Data”, in grado di svolgere in tempo reale elaborazioni di moli di dati del tutto inimmaginabili solo pochi anni fa. Pensiamo infatti ai risultati che si possono ottenere in tal modo nelle vendite di prodotti di consumo, di beni durevoli, ma anche di oggetti più sofisticati ed impegnativi come delle abitazioni o delle polizze assicurative.

Big Data? Definiamoli!

Prima di proseguire nel discorso, è indispensabile chiarirsi cosa si intende per “Big Data”. I dati vengono considerati “Big” non solo quando “sono tanti”, ma quando oltre alla quantità, aggiungono l’eterogeneità - ovvero non sono solo di tipo alfanumerico e strutiged.it

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turati, ma anche non strutturati e multimediali - e la necessità di esser elaborati in tempi stretti.

Possibilmente, in tempo reale.

Caratteristiche che si ritrovano perfettamente, ad esempio, in un flusso di interscambi su Facebook o Twitter, che diventa interessante analizzare mano a mano che si svolge, in quanto può fornire utili indicazioni su come vengono percepiti determinati accadimenti. Ma anche per fotografare le abitudini delle persone in base ad alcuni fattori che ne connotano l’esistenza. Ad esempio: ci sono correlazioni tra la scelta del colore di una macchina e le preferenze di voto politico? E come incidere su questi fattori?

Sembra assurdo o ridicolo, ma al proposito desidero citare alcuni versi di un’attualissima canzone - Destra Sinistra - del grandissimo Giorgio Gaber: “Ma cos’è la destra cos’è la sinistra...

Fare il bagno nella vasca è di destra, far la doccia invece è di sinistra un pacchetto di Marlboro è di destra, di contrabbando è di sinistra.

Una bella minestrina è di destra, il minestrone è sempre di sinistra I blue-jeans che sono un segno di sinistra, con la giacca vanno verso destra...”

Chiaro che Gaber cantava questi versi con la sua solita ironia, ma oggi tutte queste informazioni “circolano sulla rete” - o attraverso i pagamenti elettronici fatti con Carte di Credito, PayPal e domani via telefonino grazie alle tecnologie di Mobile Payment - e possono esser usate per indirizzarsi a colpo sicuro sugli indecisi, o per trovare motivazioni efficaci per indurre alcuni

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a cambiare idea... E se funziona per la politica, figuriamoci per i beni di consumo, gli spettacoli, le vacanze...

Il meccanismo diventa enormemente efficace una volta che viene correlato ai sistemi di geolocalizzazione, attraverso i quali non solo si è in grado di indirizzarsi verso i singoli individui, ma persino di colpirli in modo più o meno esplicito là dove si celano i loro interessi. Cosa che ha due valenze: una puramente comunicativa e di relazione - impostare un comizio, organizzare un incontro, scegliere gli argomenti per una dichiarazione - l’altro, più virtuoso ma complesso, per derivarne i punti del programma da sottoporre agli elettori. Anzi, non “agli elettori”, ma ad ogni singolo votante!

Oggi, infatti, si possono combinare i dati, con numerosi altri fattori di provenienza eterogenea, integrando le fonti più disparate e incrociandole con i macro-dati provenienti dalle analisi storiche e statistiche così da individuare nuove motivazioni ed argomentazioni di sicuro effetto. Da qui, gli ultimi giorni della campagna di novembre di Obama che, stando alle sue stesse dichiarazioni, hanno visto il Presidente degli Stati Uniti impegnato in prima persona a chiamare ad uno ad uno una serie di elettori ancora indecisi.

Un lavoro che non si improvvisa Per ottenere questo livello di risultati occorre tuttavia avere delle competenze specifiche, un valido set di strumenti ed un lungo periodo di tempo per la

messa a punto dei sistemi. Ad esempio, per analizzare il contenuto dei Tweet, distinguendo tra commenti negativi e positivi, bisogna prima di tutto “addestrare” il sistema, dandogli in pasto un gran numero di messaggi e specificando come vanno considerati.

Una volta messo a punto, il sistema diventa però in grado di analizzare in automatico e con assoluta affidabilità milioni di Tweet, fornendo indicazioni precise sulle azioni da pianificare. Esattamente come si fa con i sistemi di valutazione della reputazione, con la differenza che in questo caso occorre agire/reagire in tempo reale, visto che le campagne elettorali si svolgono in periodi piuttosto brevi e su ambiti limitati: gradimento di prodotti, servizi, marchi e poco altro.

Nel caso di una campagna elettorale lo spettro di azione diventa molto più ampio: i commenti, le opinioni, le reazioni possono riguardare aspetti sociali - tipo la sicurezza, la salute, l’immigrazione - problematiche economiche - la tassazione, la disoccupazione, il PIL, il bilancio dello Stato - o anche politiche tipo le relazioni internazionali, le ideologie, le questioni morali.

Con sfumature molto più sottili del “mi piace” o meno, visto che spesso l’opinione è fortemente condizionata dal suo proponente e che le alleanze possono condizionare giudizi e conclusioni.

Anche le fonti vanno “pesate” in relazione alla stratificazione della popolazione: Web e Social Media sono frequentati da persone normalmente più giovani,

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istruite e abbienti della media della popolazione, per cui non sono rappresentative in assoluto di tutti gli elettori, per cui il loro peso va ponderato sulla globalità della popolazione.

Prepararsi per la fine dei finanziamenti pubblici Con la nuova legge che progressivamente dovrebbe porre fine ai finanziamenti pubblici ai partiti – a meno che i nostri politici non si inventino una nuova soluzione per continuare ad attingere a mani basse dalle casse dello Stato – anche il finanziare le Campagne Elettorali diverrà importante, inventandosi nuovi percorsi per donazioni da pochi euro a grandi somme, così come fatto da Casaleggio con il Blog di Grillo dal quale trae la sua forza all’interno del Movimento, essendo di fatto uno dei principali “detentori della Cassa”, nonché

fonte dei finanziamenti.

Beppe Grillo, con il suo Movimento 5 Stelle (M5S), si è infatti focalizzato proprio sul proprio Blog e su Twitter come cassa di risonanza, ottenendo il grande successo che tutti conosciamo, abbandonando i mezzi tradizionali quali televisione e stampa, che per altro sono caduti nel tranello di dover fare da “ripetitore” di quanto pubblicato sul Web dal comico/ragioniere genovese.

Il cambio di marcia dato dai Big Data: dalla massa degli elettori, ai singoli votanti Il risultato di Obama è stato costruito a cominciare dal 2009, con la nomina di Dan Wagner in qualità di Targeting Director del Democratic National Committee (DNC) che sin dal suo insediamento ha cominciato a raccogliere dati sui singoli elettori in modo quasi maniacale. La

raccolta dei dati sui votanti ed il software sviluppato per analizzarli hanno gettato le premesse per condurre le campagne di Direct Marketing / Marketing OnLine (Mail Marketing, Call Marketing, Social Media Bannering) alla base del successo del 2012.

A dimostrare la precisione delle analisi svolte dal team di Wagner, basti pensare che in alcuni casi le previsioni sono state centrate in largo anticipo con uno scarto di 150 voti su milioni di votanti!

Come si è arrivati a tali risultati?

Lo staff di Obama è praticamente riuscito a conoscere in anticipo non solo quanti avrebbero votato per i democratici, ma anche i nomi delle singole persone, in parte per loro stessa ammissione – rispondendo ai sondaggi – in parte per estrapolazione delle analisi condotte usando sofisti-

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cati modelli e strumenti di analisi predittiva (Analytics).

Alla base, rimane in ogni caso la grande capacità di raccolta dei dati, abbinata ad una sofisticata capacità di classificarli e svilupparne modelli per allargarne l’interpretazione su scala generale. Con un significativo superamento dei tradizionali sistemi statistici basati su interviste telefoniche a predeterminati campioni di elettori ed un effetto “collaterale” da non sottovalutare: grazie alle informazioni acquisite, le telefonate e le interviste possono esser fatte puntando a “conquistare” gli elettori, anziché a recepirne le intenzioni di voto e le eventuali motivazioni.

Inoltre, agendo in modo mirato e progressivo si possono anche testare con continuità gli effetti di nuove iniziative, di campagne di comunicazione, di scelte politiche. Ed applicarle su vasta scala se efficaci o cancellarle se inutili

o persino controproducenti.

In concreto, questo vuol dire che invece di lavorare per categorie di tipi di elettori in funzione di - ad esempio - reddito, posizione sociale, livello culturale, collocazione geografica o demografica, per poi valutarne il peso e le scelte, si considerano gli elettori come aggregati di individui ciascuno dei quali va analizzato usando di volta in volta parametri diversi. Dopo di che se ne possono ricostruire le analogie, quindi gli aggregati e infine formulare le previsioni.

La raccolta dei dati attraverso APPS per Tablet e SmartPhone Nel nuovo modello, la raccolta dati diventa un elemento fondamentale, per cui tutti gli attivisti del partito sono stati dotati di un APPS da installare sui propri Tablet e SmartPhone in modo tale da trasmettere con continuità ed

in tempo reale le informazioni raccolte nel contatto con i potenziali elettori. Questi dati andavano ad alimentare un sistema centralizzato, accedibile anche da Web, per cui sono stati azzerati i moduli cartacei, la necessità di istituire centrali di raccolta dati, i tempi di aggiornamento delle basi dati. Contemporaneamente alle APPS, è stato creato una specie di gioco che metteva in concorrenza i vari attivisti, premiando quelli che alimentavano il sistema con il maggior numero di dati usando anche i propri contatti su Facebook o altri Social Network.

La cosa di maggior valore stava anche nella capacità di rilevare le motivazioni che avevano indotto qualcuno ad indirizzarsi verso Obama, nel correlarle al contesto e quindi fornire le indicazioni su cosa far leva agli altri attivisti alle prese con elettori analoghi a quelli osservati.

Alessandro Giacchino CEO, Marketing & Digital Mktg Advisor, Startupper, ePublisher & Temporary Manager

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Competenze digitali per i manager delle organizzazioni Brevi riflessioni e spunti di approfondimento di Nello Iacono

Le competenze e le organizzazioni L’organizzazione non è più una struttura nella quale si “inseriscono” delle competenze individuali o in cui, dati i processi organizzativi, le competenze individuali entrano in gioco come ingranaggi di un meccanismo1.

L’organizzazione è un insieme di competenze messe in comune per produrre un valore aggiunto; cioè la capacità del gruppo a costruire costantemente delle risposte innovative e adeguate alle esigenze dell’azienda.

Il vantaggio competitivo delle organizzazioni è nella combinazione delle risorse, tangibili e intangibili, e nell’espressione della competenza collettiva che, come tale, non può essere “acquistata”, ma solo sviluppata e mantenuta da un insieme di condizioni di carattere culturale e organizzativo. Le organizzazioni possono, infatti, acquisire risorse (competenze), ma non possono acquisire la combinazione che è il risultato della storia, della cultura, di un apprendimento collettivo.

Di importanza fondamentale sono le modalità con cui si interagisce, e quindi il fatto che ciascuno accetti di combinare

con altri le proprie competenze. È questo che permette di esprimere multidisciplinarità e interdisciplinarità attraverso il team e di contribuire alla costruzione di uno schema di lavoro comune nel gruppo.

Nelle organizzazioni i modelli di gestione delle competenze si basano su: • presenza di dizionari delle competenze per le diverse figure professionali (con l’identificazione delle competenze spesso dette “trasversali”, comuni alle figure e considerate “core” per l’organizzazione, di quelle relazionali e di quelle tecniche, specifiche della figura), con una definizione del profilo “ideale” per ciascuna figura • definizione di una mappa delle competenze del personale rispetto ai profili ideali • processi di valutazione delle competenze per la realizzazione del bilancio delle competenze e la gestione dei gap • processi di gestione delle competenze che consentano un costante allineamento con gli obiettivi strategici dell’organizzazione

L’istituzione di sistemi di gestione delle competenze, per la loro onerosità, delicatezza e strategicità, conduce necessariamente, come affermato dalle analisi e dagli studi di sistema condotti anche in ambito di Funzione Pubblica, a un approccio alla gestione “per competenze”2, in cui cioè il valore riconosciuto al personale (e retribuito) non è dato solo dai risultati raggiunti, ma anche dalle capacità sviluppate e quindi funzione dell’evoluzione delle competenze individuali.

Verso la e-leadership Nel contesto lavorativo non specifico del settore ICT il modello che si sta imponendo come più efficace è quello cosiddetto “Eleadership”, quindi indirizzato alla leadership organizzativa attraverso un uso adeguato e consapevole delle tecnologie digitali.

Questo modello è stato anche scelto come base per le competenze digitali professionali “trasversali” nell’ambito del Programma Nazionale per la Cultura, la Formazione e le Competenze Digitali promosso dall’Agenzia per l’Italia Digitale(AgID)3.

E-leadership che dall’European iged.it

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Forum sulle e-skills è stata così definita4: Si intendono come capacità di ebusiness o e-leadership le capacità necessarie • per sfruttare le opportunità offerte dall’ICT e in particolare da Internet • per assicurare performance più efficienti ed efficaci di diversi tipi di organizzazioni • per esplorare le possibilità di nuovi modi di condurre processi organizzativi di business e amministrativi • per avviare nuovi business Secondo DasGupta5, tra le caratteristiche chiave degli e-leader sono: 1. comunicare efficacemente attraverso media elettronici

3.

4.

5.

6.

Alcune delle nuove competenze richieste all’e-leader, sempre secondo DasGupta, sono: • comunicazione scritta efficace

• • •

social networking mentalità globale e multiculturale sensibilità verso le opinioni dei collaboratori

L’e-leadership si focalizza, secondo DasGupta, soprattutto sulla necessità di guidare team diffusi geograficamente, “team virtuali”.

Nella ricerca però di definire con sempre maggiore accuratezza e ampiezza il profilo dell’e-leader, e quindi in fin dei conti del manager “nuovo” che deve possedere adeguate competenze digitali, Nils Olaya Fonstad6 identifica le seguenti “attività chiave” correlate all’area ICT: L’accezione qui è più ampia, non riguarda soltanto la gestione del-

Attività chiave correlate all’ICT

Definizione

Business development, sales and marketing

Attività correlate all’ingresso in nuovi mercati e allo sviluppo di nuovi prodotti e servizi

Business process management

Attività correlate alla conduzione di analisi di business, disegno-ridisegno di processi, gestione dell’implementazione di cambiamenti di business

Program e project management

Attività correlate all’assicurare che programmi e progetti siano completati con successo

Global sourcing management

Attività correlate al procurement e alla gestione di risorse esterne IT

Enterprise architecture

Attività correlate ad assicurare che dati, applicazioni e sistemi siano sufficientemente integrati e standardizzati per supportare i processi operativi di business

Solution development and implementation

Attività correlate alla creazione, test, integrazione e implementazioni di soluzioni software

Information management e security

Attività correlate al data management e alla sicurezza IT

Gestione ed erogazioni di servizi IT

Attività correlate alla gestione dell’erogazione di servizi verso l’esterno e all’erogazione di servizi IT, sistemi e asset verso l’organizzazione per supportare le funzioni di business

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2.

e comunicare motivazione ed entusiasmo digitalmente costruire un rapporto di fiducia con chi non ha la possibilità di vedere in presenza il leader creare una presenza elettronica ispirare team distanti fare il mentore di dipendenti connessi virtualmente riuscire a mantenere l’equilibrio vita-lavoro, e aiutare i collaboratori nel farlo, nell’ambito del nuovo paradigma 24x7

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la comunicazione a distanza, ma l’intera sfera delle competenze digitali. In altri termini, l’e-leadership viene configurandosi come una radicale e profonda reinterpretazione delle competenze del manager così che sia in grado di utilizzare al meglio le opportunità delle tecnologie digitali.

Nell’ambito del Programma Nazionale per la Cultura, la Formazione e le Competenze Digitali promosso dall’AgID viene proposta una definizione di maggior dettaglio e che tiene conto anche delle specificità italiane7: Nella sua più completa espressione l’e-leader è una figura di vertice, un manager in una grande organizzazione, un dirigente in una pubblica amministrazione, l’imprenditore o una figura a lui vicina in una piccola o media impresa.

La sua professionalità è il risultato di una integrazione continua di competenze: • apprese nella scuola e nell’università (formali) • acquisite nel percorso lavorativo grazie all’esperienza accumulata sul lavoro stesso (non formali) • e grazie ad attività di formazione strutturata on-the-job (informali) A tutto ciò si unisce un’attitudine vocazionale specifica, difficilmente formabile.

In definitiva l’e-leader è il risultato di un complesso percorso formativo e di una forte attitudine personale: • ha una marcia in più • questa figura così preziosa e

così difficile richiede un bagaglio culturale completo e complesso, che va dalle conoscenze fondamentali del mondo digitale alla cultura della leadership Le competenze digitali per i manager Il modello di definizione Se guardiamo le competenze dei manager focalizzandoci soltanto sulle competenze digitali, può essere di valido supporto un’impostazione di modello delle competenze digitali basata sul programma DigEulit8, e così legare i tre livelli di competenza digitale lì definiti alla loro importanza nello sviluppo delle capacità complessive dei manager: 1. la competenza digitale di base rappresenta la competenza di base indispensabile (prerequisito per il lavoro in una organizzazione moderna) e abilitante per tutte le altre competenze (non solo digitali) 2. la competenza di “utilizzo” è la competenza digitale richiesta ai manager intermedi per poter svolgere appieno le proprie attività con il massimo risultato in un’amministrazione che trasforma i propri processi e che virtualizza processi e gestione 3. la competenza di “trasformazione” è la competenza digitale auspicata per i manager intermedi e richiesta ai manager di primo livello per poter intraprendere iniziative innovative facendo leva sul digitale I sistemi di competenza devono

così arricchirsi di queste competenze in modo da massimizzare le correlazioni e permettere uno sviluppo organico delle diverse capacità.

In particolare, adottando un approccio che accoglie i principi base della “e-leadership”, possiamo provare a definire il profilo del manager dal punto di vista delle competenze digitali.

La competenza digitale di base La competenza digitale di base del manager è la capacità di svolgere le proprie attività identificando la possibile opportunità di utilizzare risorse digitali e avvalendosene in modo esplicito, dove per “risorse digitali” si intende qualsiasi cosa possa essere conservata come file digitale (testi, immagini, grafici, suoni, video, oggetti multimediali in genere).

La competenza digitale di base di un manager, può articolarsi secondo una sorta di processi sequenziali che la descrivono come capacità di9: • stabilire chiaramente il problema che deve essere risolto o il compito che deve essere svolto e le azioni richieste • identificare le risorse digitali richieste per risolvere un problema o svolgere con successo un compito • allocare nell’attività e ottenere le risorse digitali richieste • valutare l’obiettività, l’accuratezza e l’affidabilità delle risorse digitali e la loro rilevanza per il problema o il compito • comprendere il significato iged.it

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trasmesso da una risorsa digitale organizzare e disporre risorse digitali in un modo tale da rendere possibile la soluzione del problema o lo svolgimento del compito con successo portare risorse digitali in combinazioni rilevanti al problema o al compito esaminare risorse digitali usando concetti e modelli che permettono soluzioni di problemi o svolgimento con successo di compiti ricombinare risorse digitali in nuovi modi che permetteranno soluzioni del problema o svolgimento con successo di compiti creare nuovi oggetti di conoscenza, unità di informazione, prodotti mediali o altri prodotti digitali che contri-

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buiranno allo svolgimento del compito o alla soluzione del problema interagire con gli stakeholder significativi mentre ci si occupa del problema e del compito presentare le soluzioni o i prodotti delle attività agli stakeholder significativi considerare il successo del processo di problem solving o di svolgimento del compito e riflettere sul proprio sviluppo come persona “alfabetizzata” dal punto di vista digitale

Questa competenza consente pertanto al manager pubblico di sfruttare le opportunità delle risorse digitali per realizzare migliori performance sulle altre capacità. Non è, infatti, una competenza che può essere mi-

surata a sé stante: la sua performance è misurabile soltanto se correlate ad un’attività specifica, ad un’azione che è espressione di altre capacità. È, a tutti gli effetti, una competenza strumentale, pur non riferendosi alla capacità di utilizzo di uno strumento.

In particolare, la competenza digitale di base è abilitante delle altre competenze secondo queste linee: 1. Competenze di azione e conseguimento – in quanto consente di identificare e utilizzare le risorse strumentali per le singole azioni (soprattutto per la pianificazione e il monitoraggio) 2. Competenze di gestione delle persone – in quanto consente di identificare e utilizzare le risorse strumentali più efficaci per la comunicazio-

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ne (dalle email alle forme di comunicazione istituzionali via social network) 3. Competenze di ragionamento analitico - in quanto consente di identificare e utilizzare le risorse strumentali più efficaci per la formalizzazione e la presentazione delle decisioni organizzative e strategiche 4. Competenze di relazione e gestione del contesto esterno – in quanto consente di identificare e utilizzare le risorse strumentali più efficaci per la comunicazione pubblica esterna (dalle email alle forme di comunicazione istituzionali via social network) 5. Competenze di gestione delle comunità – in quanto consente di identificare e utilizzare le risorse strumentali più efficaci per la comunicazione collaborativa (in generale, gli strumenti che consentono la partecipazione e la condivisione in un ambito di lavoro collaborativo) Come si nota da questa breve panoramica, le capacità relative alle diverse tipologie di competenza, in assenza di una competenza digitale di base, non potrebbero avere effetti.

La competenza dell’utilizzo digitale La competenza centrale è la competenza dell’utilizzo digitale, che può definirsi come la capacità di applicare la competenza digitale di base su contesti specifici professionali, e quindi sulla base di requisiti dati dalla situazione problematica di lavoro e secon-

do il modello culturale specifico del lavoro a cui è applicata.

In questo senso, è la competenza digitale che abilita le competenze manageriali più tecniche.

In relazione a quanto già osservato per la competenza digitale di base, la competenza dell’utilizzo digitale è abilitante delle altre competenze secondo queste linee: Competenze di azione e conseguimento – in quanto consente di specializzare l’utilizzo delle risorse strumentali identificate rispetto allo specifico ambito di applicazione (considerando pertanto le esigenze di pianificazione e monitoraggio dello specifico servizio, e sfruttando al meglio la convergenza di utilizzo dei diversi dispositivi); 1. Competenze di gestione delle persone – in quanto consente di tener conto delle abitudini e della cultura delle diverse comunità presenti nell’organizzazione e quindi identificare l’esigenza di modalità innovative di comunicazione 2. Competenze di ragionamento analitico - in quanto consente di considerare risorse strumentali diverse a seconda del contesto di presentazione delle decisioni e dei risultati delle analisi e delle formulazioni 3. Competenze di relazione e gestione del contesto esterno – in quanto consente di tener conto delle abitudini e della cultura delle diverse comunità e quindi identificare l’esigenza di modalità

innovative di comunicazione con l’esterno, valorizzando la multicanalità 4. Competenze di gestione delle comunità – in quanto consente di selezionare le risorse strumentali disponibili associandole ai diversi contesti d’uso La competenza di trasformazione digitale L’ultima tipologia, stadio più evoluto delle competenze digitali, è la competenza di trasformazione digitale, che può definirsi come la capacità di applicare la competenza dell’utilizzo digitale per l’innovazione e la creatività, stimolando cambi significativi nell’organizzazione o nel contesto del dominio di conoscenza.

Questa competenza digitale abilita le capacità strategiche dei manager ed è anche base per lo sviluppo delle competenze collettive di una organizzazione.

Uno dei tratti caratteristici è l’attenzione verso il cambiamento dei team e delle comunità secondo una logica che • guarda al digitale come leva per il cambiamento e il miglioramento delle performance • cerca di diffondere un atteggiamento sempre più autonomo nei collaboratori, con lo sviluppo del lavoro in mobilità, dello smart working10, del telelavoro e con la logica del “Bring Your Own Device” In relazione a quanto già osservato per la competenza dell’utilizzo digitale, la competenza di iged.it

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trasformazione digitale è abilitante delle altre competenze secondo queste linee: 1. Competenze di azione e conseguimento – in quanto consente di individuare quei cambiamenti ai processi che, grazie alle risorse digitali disponibili, determinano evoluzioni di comportamento anche nei team coinvolti nelle attività. Un esempio è l’applicazione della pianificazione e controllo in un contesto di telelavoro diffuso 2. Competenze di gestione delle persone – in quanto consente di individuare quei cambiamenti alla comunicazione che, grazie alle risorse digitali disponibili, favoriscono anche lo sviluppo delle competenze individuali dei collaboratori. Un esempio è l’applicazione dell’attribuzione di compiti e la valutazione di risultati in un contesto di telelavoro diffuso 3. Competenze di ragionamento analitico - in quanto consente di individuare nuove soluzioni organizzative e operative 4. Competenze di relazione e gestione del contesto esterno – in quanto consente di valorizzare l’interazione esterna, grazie alle risorse digitale, fino a renderla funzionale e integrata rispetto ai processi interni di produzione 5. Competenze di gestione delle comunità – in quanto consente di sviluppare le competenze collettive dei team e dell’organizzazione grazie allo sviluppo delle competenze digitali nelle attività

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dei collaboratori e più in generale nei processi operativi Le competenze digitali sono così abilitanti su tutte le tipologie del comportamento organizzativo dei manager (strategia-azione, gestione delle persone, gestione del contesto esterno, gestione delle comunità) e disegnano un ruolo che ha alla base non tanto la capacità di cambiare, quanto quella di concepire il divenire e il cambiamento come opportunità per una maggiore creazione di valore sociale.

Nello Iacono Stati Generali Innovazione

1.

L.Iandoli, Miglioramento, Processi e competenze, in G.Iacono, V.Cardinale (a cura di) Processi, competenze, innovazione, Angeli editore, Milano, 2007.

2. Rubattino 2006 Funzione pubblica 3. Vedi http://www.agid.gov.it/competenze-digitali 4. Nell’originale: E-business skills (also referred to as e-leadership): the capabilities needed to exploit opportunities provided by ICT, notably the Internet; to ensure more efficient and effective performance of different types of organisations; to explore possibilities for new ways of conducting business/administrative and organisational processes; and/or to establish new businesses. http://ec.europa. eu/enterprise/sectors/ict/files/eskills/insead_eleadership_en.pdf 5. Da Probal DasGupta, Literature Review: e-Leadership, di http://www.regent. edu/acad/global/publications/elj/vol4iss1/dasGupta_V4I1_pp1-36.pdf 6. Nils Olaya Fonstad, Eleadership skills: definitions and estimations of demand and supply, European e-leadership skills conference, 5 febbraio 2013, INSEAD 7. C. Marinoni, F.Patini, Riflessioni sulla e-leadership, gennaio 2014. http://www. agid.gov.it/sites/default/files/documentazione/note_in_tema_di_e-leadership. pdf 8. Si veda ad esempio http://journals.heacademy.ac.uk/doi/pdf/10.11120/ ital.2006.05040249 9. Ibidem 10. Si veda ad esempio G.Iacono, Smart Knowledge Working, 40K Unofficial 2013 (eBook).

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Mail Marketing ancora pi첫 redditizio di Social Media e Search Marketing.

Ma bisogna farlo bene!

I dati dello studio condotto da McKinsey dimostrano che i ritorni di investimento (ROI) in Mail Marketing - DEM, Newsletter, eZine e semplici messaggi - continuano ad essere ben pi첫 elevati che in tutte le altre aree del Marketing costituendo le forme di comunicazione attualmente pi첫 efficaci e con il miglior rapporto prezzo/prestazioni. di Alessandro Giacchino

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Quante Mail abbiamo ricevuto nelle nostre caselle postali prima di Natale e ora in periodi di saldi?

Un’infinità, al punto che cancellarle diventa quasi un mestiere.

Ma difficilmente ci cancelliamo dalle liste di distribuzione: non si sa mai.... E proprio giocando su questo fatto, il traffico di Mail di carattere informativo e commerciale continua a crescere, per nulla danneggiato dall’onda montante dei Social Media che fanno tanto parlare di sé, ma che quando si passa dal rumore all’analisi dei risultati sono ancora ben indietro rispetto al tradizionale Mail Marketing.

Sono questi i risultati evidenziati dallo studio appena pubblicato da Custora e McKinsey che hanno condotto due indagini a fine 2012 e 2013 sui consumatori USA. In sintesi, nell’acquisire clienti il Mail Marketing è risultato esser 40 volte più efficace di Facebook e Twitter combinati. I perché sono ben spiegati: negli USA il 91% degli utenti aprono quotidianamente - anche più volte al giorno - la propria casella di posta elettronica, sempre più spesso usando il telefono cellulare o un Tablet, mentre sono molto meno assidui nell’andare sui Social Media.

Le conseguenze sono ancor più evidenti: attraverso i messaggi di posta elettronica vengono effettuati acquisti da tre a quatto volte di più che via Social Media, con un valore medio di ciascun acquisto superiore del 17%, sempre a favore del Mail Marketing.

Risultati che tuttavia non sono scontati, ma che richiedono “mestiere” ed una serie di accorgi-

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menti capaci di trasformare una campagna di Mail Marketing in un’iniziativa di successo.

Mail Marketing: fare il giusto, fare bene Così come in tutte le cose, evitare gli eccessi e la scarsa professionalità sono due ingredienti cruciali per condurre operazioni di successo anche nel Mail Marketing. D’altronde, come far sì che l’utente decida di aprire proprio il nostro messaggio tra tutti quelli che gli arrivano quotidianamente?

Il primo punto è riuscire ad arrivare alla casella postale dell’utente, cosa comunque non facile dovendo rispettare un’importante serie di precauzioni così come illustrato nei vari capitoli degli Appunti di Mail Marketing che ho pubblicato sul mio Blog www.itware.com. Ad esempio, curare che il messaggio non venga classificato come Spam, che il mittente abbia una buona reputazione e si avvalga di servizi di consegna della posta elettronica di buona qualità.

Il secondo passo sta nel creare un “oggetto” attraente per chi riceve il messaggio e un mittente del quale si acquisisce confidenza e stima per i contenuti che spedisce normalmente. Implicitamente, questo vuol anche dire che il flusso dei messaggi non risulti eccessivo e che quelli inviati abbiano un contenuto di valore.

Altrimenti, rimarranno non letti nella casella postate sino a quando saranno cancellati in una periodica fase di “pulizia” della coda accumulatasi nel tempo. In tale ambito i dati sono impietosi: tra i messaggi commerciali i va-

lori di aperture oscillano tra l’1 ed il 10%, dipendendo molto dal grado di confidenza e di qualità della relazione che si crea tra mittente e destinatario. Ma comunque, non è tutto.

L’indagine iConsumer di McKinsey ha rilevato tra il 2008 e il 2012 un declino del 20% nel traffico di e-Mail tradizionali, compensato dalla crescita di altre forme di comunicazione (Social Media, Instant Messaging, Mobile-messaging e APPS), senza però che queste ultime siano riuscite a scalfire la redditività delle operazioni di Mail Marketing condotte in modo corretto.

La logica diventa quindi usare in modo combinato i vari mezzi di comunicazione, seguendone però alcune regole basilari.

Le considerazioni che seguono scaturiscono da una combinazione ragionata tra i suggerimenti dei consulenti di McKinsey Nora Aufreiter, Julien Boudet e Vivian Weng e quelli maturati da BCI Italia in anni di esperienza in questa attività.

Il Mail Marketing per Costruire Relazioni, non solo Contare i Click Nei numerosi servizi di Mail Marketing che forniamo ai nostri clienti, i due indici più richiesti sono il tasso di aperture delle Mail ed il numero di Click fatti su di esse. Si tratta di due indicatori indubbiamente significativi (in BCI Italia oscilliamo tra il 4 e l’8% di aperture, contro una media del settore tra l’1% e il 2%, quindi andiamo molto bene), ma certamente non determinanti. Le aperture dipendono infatti dalla qualità della Mailing List,

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della segmentazione del Target e dall’incisività dell’Oggetto. Tutte cose che hanno attinenza solo indiretta con le azioni che debbono seguire le aperture, ovvero con le “Call to Action”.

In molti casi, infatti, si fa molta fatica a far comprendere a chi invia le Mail che l’obiettivo delle operazioni non deve essere unicamente “la vendita”, quanto la creazione di un rapporto con l’utente, esattamente come la vetrina di un negozio che viene vista varie volte prima che il potenziale cliente sia indotto ad entrare nel negozio e che da

sola non è certo sufficiente a trasformare il passante in cliente. O come la ripetitività dei passaggi di uno spot pubblicitario in televisione che cerca di instillare nello spettatore il desiderio di approfondirne il contenuto, ma nel contempo di affermarvi il marchio di chi lo sta sponsorizzando.

Mano a mano che si instaura la relazione, le probabilità di “generare affari” aumentano, mentre un eccesso di aggressività ha esattamente l’effetto opposto: non solo il contatto non si trasformerà mai in contratto, ma con grande probabilità le Mail

da quel mittente non verranno più aperte o, peggio ancora, classificate come Spam.

Le Mail sono pertanto solo il primo passo di un percorso che potrà svilupparsi nel tempo, non necessariamente sull’oggetto della Mail stessa, ma sulla fiducia e sul rispetto che si instaurerà tra il mittente ed i suoi destinatari passando anche per altri canali digitali e di tipo tradizionale.

Ignorare questo aspetto equivale a perdere la vera occasione di acquisire nuovi potenziali clienti, così come i dati di mercato dimostrano. Ad esempio, così come rilevato da McKinsey, iged.it

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una buona Landing Page, ovvero la pagina Web sulla quale si arriva cliccando quanto inserito nella e-Mail può portare a tassi di conversione superiori anche del 25%. Landing Page che vanno ovviamente configurate in modo che risultino altrettanto efficaci se aperte su PC, su telefono cellulare o Tablet.

Le Mail come canale bidirezionale Uno dei valori principali del Web è che consente di stabilire comunicazioni bidirezionali tra chi “dice” e chi si può avvalere del proprio diritto di replica. Se combinati con il potenziale dei Social Media, questi due fattori acquisiscono una valenza moltiplicativa di enorme forza grazie alla possibilità di “condividere”.

Il Mail Marketing va quindi visto in stretta connessione alla gestione della propria presenza sui Social Network per ampliare la portata dei propri investimenti, usando anche i meccanismi di passaparola innescati direttamente dai propri lettori. Per questo i contenuti divengono la vera merce di scambio, e di conseguenza la loro qualità è l’elemento sul quale occorre porre molta cura e attenzione.

I lettori possono inoltre trasformarsi in preziose fonti di ulteriori contenuti e suggerimenti, risultando così non solo maggiormente coinvolti nei processi dell’azienda, ma anche un’estensione dei processi di innovazione dell’azienda stessa.

La definizione del target sul quale puntare diventa pertanto un esercizio da condursi con molta attenzione, avendo dei riflessi

positivi anche sui già citati misuratori “tassi di apertura” e “tassi di click”.

Nel Mail Marketing si scrive alle persone, non al mercato!

Infine, un aspetto troppo spesso trascurato: nel Mail Marketing non si scrive “al mercato” o “ad un target”, ma a delle persone.

Quindi, evitiamo frasi e toni basati sul voi, magari usando verbi collettivi. Chi apre la Mail è sempre solo, lo fa perché ha delle aspettative e se reagisce è lui a farlo, non la comunità alla quale appartiene!

Stando ai dati pubblicati da Forrester, nel 2013 sono stati scambiati nei soli Stati Uniti la bellezza di 838 miliardi di e-Mail.

Ma si tratta di messaggi arrivati a singole caselle postali, al di là delle quali ci sono delle persone. Prima di inviare il messaggio, domandiamoci dunque chi immaginiamo lo aprirà, perché dovrà farlo e perché dovrà esser contento di ricevere il prossimo da noi. Questo è il primo requisito da considerare nel preparare qualsiasi contenuto da inviare per posta elettronica.

La cosa vale sia che si tratti di dati di mercato, di uno studio di settore, di suggerimenti operativi, ma anche di sconti, promozioni commerciali o coupon di vendita: tanto più questi contenuti troveranno interesse da parte del destinatario, tanto più elevati saranno i ritorni dell’operazione e la probabilità di stabilire una relazione destinata a consolidarsi nel tempo. Meglio quindi fare tante spedizioni mirate su gruppi anche molto piccoli, piuttosto che inviare grandi masse di Mail

totalmente generiche. E prima di lanciare le operazioni, testiamo su ancor più piccoli campioni di destinatari i contenuti che stiamo preparando, a cominciare dall’oggetto delle Mail stesse.

In caso contrario, non solo non si avranno i risultati sperati, ma si rischierà di alienarsi il rapporto con chi magari parte con un atteggiamento assolutamente positivo nei riguardi dei messaggi che sta ricevendo.

Per non sbagliare, teniamo traccia degli invii, delle reazioni e usiamo queste indicazioni per profilare sempre meglio i destinatari in relazione ai contenuti che intendiamo inviare loro e viceversa. A tale scopo esistono numerosi strumenti e servizi, per cui con un piccolo sforzo aggiuntivo si possono modificare ampiamente in positivo gli esiti delle proprie iniziative di Mail Marketing.

Alessandro Giacchino CEO, Marketing & Digital Mktg Advisor, Startupper, ePublisher & Temporary Manager iged.it

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dalle aziende

Recuperare efficienza grazie all’ergonomia In molte aziende la digitalizzazione dei documenti cartacei ha smesso di essere un’attività extra. Grazie a postazioni di lavoro dedicate con speciali requisiti ergonomici

Ergonomia non significa semplicemente un maggior comfort per l’operatore grazie a qualche componente della propria attrezzatura di lavoro; è anche un punto di riferimento per la definizione di flussi di lavoro più efficienti, senza errori e interruzioni. Per questo nello sviluppare lo scanner documentale XINO S700 a prestazioni elevate, microform GmbH con sede a Waiblingen vicino a Stoccarda (Germania), ha posto molta attenzione al fattore “ergonomia”.

XINO ha, per esempio, una funzione di regolazione in altezza opzionale che consente agli utenti di configurarlo come una stazione di lavoro in cui possono stare in piedi. I sistemi di trascinamento e di gestione della carta sono stati inoltre studiati per un maggior comfort e per risparmiare tempo. Oltre al vassoio standard di uscita nella parte anteriore, una caratteristica speciale dell’unità è un’uscita del documento aggiuntiva nella parte posteriore che può essere attivata a richiesta. Questa uscita posteriore del documento serve anche come vassoio di ordinamento. Mentre la scansione è in corso, i fogli con codice patch o interi pacchetti di fogli tra fogli

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con patchcode possono essere selezionati senza alcuna interruzione del funzionamento di alimentazione dei documenti.

Una nuova opzione disponibile per XINO S700 è il sistema di alimentazione alternata - parte del concetto di Migliore Qualità dell’Immagine di microform.

Grazie a questo sistema di scansione ad alte prestazioni, XINO S700 è l’unico scanner sul mercato per il quale esistono due versioni di alimentazione che si possono cambiare in maniera molto facile. Oltre al classico alimentatore con vassoio per i documenti autocentrante, microform ora offre anche un vassoio allineato a sinistra. Tutti i documenti vengono avvicinati dal lato sinistro della pila, con una notevole semplificazione nella preparazione dei documenti, in particolare in pile con documenti di dimensioni diverse.

Si possono utilizzare anche attrezzature ausiliarie quali jogger per la carta e guide di squadratura. Un altro vantaggio significativo è la traccia di stampa standardizzata per l’impaginazione, che permette a documenti di differenti dimensioni di avere numeri di pagina stampati sulle stesse esattamente nella posi-

zione precedente alla scansione.

Gli scanner XINO già installati presso i clienti possono essere adattati con queste nuove funzionalità.

Il fatto che il XINO S700 - in combinazione con un software ingegnoso e molte altre funzioni intelligenti - offra un’elevata produttività e qualità di scansione, può sostanzialmente essere dato per scontato. Una cosa che è davvero fuori dagli schemi è il software XINOcapture, sviluppato dal partner di Microform, Janich & Klass, con sede a Wuppertal, nella regione della Ruhr in Germania.

Il suo concetto di controllo innovativo permette di poter controllare il software di scansione completamente e in remoto direttamente dal touchscreen dello scanner.

“Gestire uno scanner ad alto rendimento come XINO da un PC non è vantaggioso in quanto i documenti effettivamente vengono trattati nello scanner” afferma Dietmar Janich, Amministratore Delegato di Janich & Klass Computertechnik GmbH. “Con le procedure completamente configurabili di XINOcapture, ge-

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dalle aziende

stire lo scanner direttamente dallo scanner o in modalità remota è molto più efficace”. Ma XINOcapture può fare molto di più: il software è personalizzato per un utilizzo intuitivo tramite il tou-

ch screen. Le funzioni che sono effettivamente messe a disposizione dell’utente, dipendono dal rispettivo profilo. Dopo l’autenticazione con l’ausilio di una flash drive USB di serie, proprio

e solo quei controlli che l’utente richiede vengono visualizzati sul touchscreen.

Keen Consulting e Tesar Informatica: una Partnership concreta all’insegna delle Alleanze costruttive è questa la filosofia di Keen Consulting e di Tesar Informatica per affrontare questo difficile momento storico in una nuova opportunità di mercato Keen Consulting ha siglato una partnership commerciale con Tesar Informatica, Società specializzata in soluzioni MES (Manufacturing Execution Systems).

Keen Consulting, nata 3 anni fa, vuole offrire la pluriennale esperienza dei suoi Professionisti in ambito Enterprise Application, tra cui ERP, CRM, BI, EAM, DW e CPM. Nello scenario di mercato IT si posiziona come il System Integrator dell’approccio italiano all’ERP. Estrema personalizzazione e massimo coinvolgimento negli obiettivi tattico-strategici del Cliente: sono questi i valori di tutto il Team Keen Consulting.

Tra i Clienti di Keen Consulting nei vari e svariati settori di mercato ricordiamo: Nardi Elettrodomestici, SIAD Macchine Impianti, Campagnolo, Zanotti, Orton.

Per Tesar Informatica MES è la

soluzione che permette di controllare e gestire tutti i parametri e le variabili di produzione.

Utilizzando soluzioni MES da appositi Terminali industriali, connessi in rete tra loro, opportunamente dislocati nel reparto produttivo aziendale (a bordo macchina, lungo isole o linee di lavorazione, aree di montaggio ed assemblaggio, ecc.) e collegati ad uno o più Personal Computer di supervisione, è possibile ottenere in tempo reale, e in forma centralizzata, tutti i dati relativi alla produzione.

Tali Terminali permettono infatti di rilevare e controllare localmente ed automaticamente tempi di produzione, avanzamento lotti, cause e tempi di fermo macchina o lavorazione, quantità prodotte, scartate e rilavorate, personale di reparto, rese, efficienze.

Evidenziano anomalie, allarmi, verificano l’idoneità dei materia-

li impiegati, ecc.

Tra i Clienti di Tesar in molteplici settori possiamo citare: Tod’s, Paglieri Profumi, Trasfor, Lafert, Magneti Marelli, Marangoni Tyres, Mamoli Rubinetterie, Rexnord.

“Questa partnership punta a rafforzare la nostra proposizione sul mercato, ampliando il nostro portafoglio di offerta e rafforzando la nostra strategia commerciale.

Siamo convinti che questo accordo potrà contribuire a soddisfare le necessità delle aziende manifatturiere di una soluzione integrata e completa - affermano Marco Laguardia, Direttore Commerciale di Keen Consulting, e Angelo Colombo, Direttore Commerciale di Tesar - consentendo loro il perfetto controllo degli eventi di fabbrica e quindi incrementando il Ritorno sull’Investimento (ROI) nei sistemi ERP”. iged.it

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WORKSHOP HORIZON 2020 14-15 aprile e 5 maggio 2014 3 giornate intensive per apprendere tecniche e modalità di presentazione di un progetto europeo.

I 3 moduli prevedono simulazioni pratiche di: - registrazione PIC, LEAR; - scrittura progetto con PCM; - ricerca call; - compilazione moduli A e B. Sconto del 10% riservato agli iscritti con codice omat2014.

Maggiori informazioni riguardo a programma e costi al link: http://www.techinnova.it/component/content/article?layout=edit&id=288 Il workshop si terrà in Via Battaglia 40 a Milano e sarà attivato al raggiungimento di almeno 10 iscritti. Per garantire una migliore organizzazione, verranno accettati non più di 20 iscritti.

Per ulteriori informazioni contattare la dott.ssa Miriam Cividini: miriam.cividini@techinnova.it

Sede Legale: Via Roma, 33 - 21059 Viggiù (VA) Sede Operativa: Via A. Bazzini, 17 - 20131 Milano - Tel. 0249431207 R.I./P.IVA/C.F. 03015970126 REA VA-313517 - Capitale Sociale € 50.000,00 www.techinnova.it - amministrazione@techinnova.it

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