iged.it n°3/2011 by Stefano Foresti

GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI SCENARI Mercato ICT nel 1°semestre 2011

AT OM ad elli ma od C pri vi m 046 nte uo S1 n a i n Vei 1 eK rit 01 C op a 2 65 Sc Rom -S10 KV ISSN 1720-6618

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Seguiteci su twitter all‘indirizzo http://twitter.com/FujitsuScanners * Fonte: Infosource Switzerland, High Speed Document Scanner Market, Total Europe, 2008-2010

Tutti i nomi, nomi di produttori, denominazioni di prodotti e marchi sono soggetti a specifici diritti sui marchi commerciali e sono marchi del produttore e/o marchi registrati dei rispettivi proprietari. Le indicazioni e i dati forniti non sono impegnativi e vincolanti. I dati tecnici possono variare senza preavviso.

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EDITORIALE 03-2011

Editore

ITER srl www.iter.it Direttore Responsabile

Domenico Piazza Direttore Contenuti

Vincenzo Gambetta A questo numero hanno collaborato:

Stefano Allegrezza, Maurizio Arata, Paolo A. Catti, Fiorella Crespi, Graziano Garrisi, Ilaria Gatti, Andrea Lisi, Alessandro Piva, Nicola Rossi, Franco Ruggieri, Marinella Santi, Gianbattista Schieppati, Fabio Tommasi Responsabile segreteria di Redazione

Petra Invernizzi Redazione

iged.it

Via Rovetta, 18 20127 Milano TEL: +39 02.28.31.16.1 FAX: +39 02.28.31.16.66

iged@iter.it www.iter.it/iged.htm Progetto Grafico

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Ingraph Srl Seregno (MI)

Autorizzazione del Tribunale di Milano n. 157 del 7 marzo 1992. La tiratura di questo numero è di N. 10.000 copie. Pubblicità inferiore al 45%. Non si restituiscono testi e materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell’Editore. L’elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze. Ogni articolo firmato esprime esclusivamente il pensiero di chi lo firma e pertanto ne impegna la responsabilità personale. Le opinioni e più in genere quanto espresso dai singoli autori non comporta alcuna responsabilità per l’Editore.

ARRIVA L’ECONOMIA DIGITALE Il processo di digitalizzazione è alla base delle capacità di innovazione e sviluppo della società moderna, in tutto il mondo sono stati stabiliti indirizzi, avviate attività e stese norme per incentivare tale processo. L’Europa ha indicato la sua visione, e conseguente strategia, per trarre il massimo vantaggio dai benefici economici e sociali di una società digitale nella Comunicazione della Commissione “Europa 2020 - Una strategia per una crescita intelligente, sostenibile e inclusiva”, alla quale sono seguite varie iniziative, prima tra tutte quella chiamata Europa 2020 definita nella comunicazione della Commissione dal titolo “Un’agenda digitale europea” [COM(2010) 245]. Molte sono state le altre attività tra le quali quelle relative alla creazione dell’Area Unica dei Pagamenti in Euro (SEPA - Single Euro Payments Area) e, visto lo stretto legame intercorrente tra i processi di fatturazione e quelli di pagamento, le molteplici attività per rendere prassi comune la Fatturazione Elettronica (dalle varie norme culminate con la Direttiva del Consiglio 2010/45/EU, alle molteplici azioni tra le quali le più recenti sono l’istituzione e l’avvio del Forum europeo multilaterale e dei collegati Forum nazionali). In Italia alla base del nostro “sviluppo digitale” si è avuta un’intensa attività normativa, ma al di là di una positiva maggior sensibilizzazione di tutte le parti interessate il cambiamento del “paradigma” stenta a realizzarsi. Nel nostro Paese la transizione al Digitale è “governata” dal Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82); esso, infatti coinvolge sia la Pubblica Amministrazione sia i Privati e rappresenta la norma di riferimento per tutte le applicazioni pratiche. Il Cad è stato, nel tempo, più volte modificato ed integrato da norme specifiche o all’interno di leggi di più ampia portata, senza però significativi risultati pratici. Con il Decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235 sono state, ora, apportate sostanziali e significative modifiche tra le quali il recepimento delle esperienze e della maturazione di tutte le componenti coinvolte, obblighi più chiari e cogenti per l’impiego del digitale da parte delle Pubbliche Amministrazioni e … non ultimo, per quanto qui ci interessa, l’obbligo di definire ed emettere le Regole di attuazione relative alle prescrizioni contenute nei circa cento articoli che lo compongono. Negli ultimi mesi si è verificata, pertanto, un’intensa e molto proficua attività di redazione di suddette Regole con la fattiva collaborazione della Pubbliche Amministrazioni e delle controparti private. Ora il tutto è in mano degli uffici legislativi competenti e vi sono tutti i presupposti, volontà politica compresa, affinché vedano la luce nel minor tempo possibile fornendo al Paese, Pubblica Amministrazione in testa, gli strumenti per iniziale la difficile ed innovativa transizione all’Era Digitale. Come i Lettori avranno già avuto modo di sapere, ad OMAT Roma (9-10 novembre) si approfondiranno, tra l’altro, obiettivi e contenuti di tali Regole attuative con il prezioso aiuto degli Attori maggiormente coinvolti e non solo! In attesa di incontraci a Roma vi auguriamo buona lettura!

l’editore e la redazione

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SCENARI

Il mercato dell’ICT in Italia nel 1° semestre 2011

Secondo le anticipazioni del Rapporto Assinform, relative ai primi sei mesi dell’anno in corso, per l’IT è ancora crisi: - 1,7% rispetto al 2010 NOTIZIE

Nasce “Confindustria digitale”

6° Censimento generale della popolazione della Repubblica di San Marino

Una felice esperienza d’impiego della lettura ottica

Una storia di successo: la scansione “on the road”

Come influire in modo determinante sui costi delle soluzioni di dematerializzazione documentale

APPROFONDIMENTI

MERCATO

Le principali novità e le conseguenze per la conservazione a lungo termine

EPSON traccia la via per un document management ancora piu’ efficiente

Il formato PDF/A-2 19

Le nuove opportunità offerte dal Cloud Computing

Le risultanze della recente ricerca dell’Osservatorio Cloud & ICT as a Service della School of Management del Politecnico di Milano PAOLO ANGELUCCI

Presidente Assinform Articolo a pagina 06

Fattura elettronica: alle soglie di una mutazione

Riusciremo a convivere con le conseguenze di un certo “fondamentalismo”? Una panoramica sulla Direttive 2010/45/EU e sulle iniziative internazionali STEFANO ALLEGREZZA

Ricercatore in Archivistica informatica presso l’Università degli Studi di Udine Articolo a pagina 10

eSupply Chain Collaboration: best practice, opportunità e benefici

La condivisione di informazioni di carattere operativo, legate prevalentemente al ciclo dell’ordine, comporta significativi benefici di efficienza, efficacia e di riduzione del capitale circolante

Certificati medici on line, vera rivoluzione?

Un sintetico elenco dei problemi riscontrati che, si spera, vengano prontamente risolti ANORC INFORMA

Log da conservare a norma per il mondo bancario

I responsabili privacy e i responsabili della conservazione vanno a braccetto!

ALESSANDRO PIVA

Responsabile della Ricerca Osservatorio Cloud & ICT as a Service, School of Management Politecnico di Milano Articolo a pagina 19

ProFit (Progetto Fatture Italia)

Come far pagare di meno il software di archiviazione documentale alle aziende Italiane EVENTI

OMAT ROMA 2011

Il 9 e 10 novembre andrà in scena la nuova edizione dell’evento dedicato alla gestione elettronica di documenti e informazioni. Ecco le prime anticipazioni. DALLE AZIENDE

Bleen, il nuovo motore dell’azienda

Esiste un nuovo approccio all’azienda, un sistema semplice da utilizzare: mediante un unico campo di ricerca è possibile trovare e valorizzare tutte le informazioni siano esse in rete o in cloud. È questa l’unica interfaccia per tutti i sistemi informativi. NOVITÀ

Il piano per la digitalizzazione dei Tribunali sarà in grado di supportare quel che si richiede ad uno stato moderno e democratico nell’ambito della Giustizia?

CBT - Cosmic Blue Team ha comunicato i risultati di bilancio 2010

ESPERIENZE

NOTIZIE

41 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano Articolo a pagina 28

I sistemi di document management (DMS) sono in circolazione da molti anni e permettono alle aziende di archiviare, tracciare e gestire i documenti in modo elettronico, indipendentemente dal fatto che siano originariamente in formato cartaceo o digitale. I settori aziendali e il modo di utilizzare i sistemi di document management stanno cambiando, anche grazie a nuove tecnologie avanzate di acquisizione dei dati

Il Tribunale Digitale

PAOLO A. CATTI

Diminuisce la congestione del traffico, aumenta il fastidio dei pendolari

La nuova indagine di IBM sul pendolarismo quotidiano, condotta su un campione rappresentativo delle più importanti città del modo, rivela una sorprendente dicotomia: anche se, nell’ultimo anno, il pendolarismo è diventato molto più sopportabile le lamentele degli automobilisti aumentano a dismisura

Lo scanner KODAK i5800 65

Università degli Studi di Macerata – V edizione del Master in “Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato”

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scenari

Il mercato dell’ICT in Italia nel 1° semestre 2011 Secondo le anticipazioni del Rapporto Assinform, relative ai primi sei mesi dell’anno in corso, per l’IT è ancora crisi: - 1,7% rispetto al 2010 AUTORE

LA REDAZIONE

fine settembre Assinfom ha anticipato l’andamento dei settori IT e TLC in Italia elaborato in collaborazione con NetConsulting. Il mercato dell’Informatica e delle Telecomunicazioni si è attestato a metà 2011 a quota 28.913 milioni di Euro, con un calo della stessa entità di quello registrato lo scorso anno (-2,4%), mentre quello dell’Informatica (8.763 milioni di Euro) ha registrato un andamento (-1,7%), sia pur negativo, più contenuto rispetto alla prima parte del 2010 (-2,5%) e soprattutto del 2009 (-9.0%), a conferma della volontà da parte delle imprese di continuare comunque ad investire in IT anche in condizioni di criticità. Quanto affermato (vedasi tabella) è supportato dagli andamenti delle componenti Servizi e Software: il Software ha registrato addirittura un modesto incremento (+0,3%). Il mercato italiano dell’IT, dunque, resta in una fase di recessione, pur mostrando interessanti evoluzioni qualitative per quanto concerne le applicazioni mobili, il cloud computing, l’informatica personale, e quella dei pagamenti. Le componenti

In figura Il mercato dell’ITC in Italia per semestre (1° H 2009 - 1° H 2011)

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software e servizi, individuate come evidenze della volontà di innovare, sono quelle che hanno sofferto di meno, senza però compensare il calo dell’hardware che riflette i limiti oggettivi ad investire in un contesto di stagnazione. Analizzando più in dettaglio l’andamento del Software, NetConsulting conclude che stentano a ripartire i progetti più corposi, ma le imprese cercano comunque di non trascurare le dotazioni IT. In chiave di resistenza alle difficoltà congiunturali è da interpretare anche l’andamento dei Servizi.

In questo caso, conclude sempre NetConsulting, gioca a sfavore del mercato la pressione sulle tariffe, che potrà attenuarsi solo con una ripresa complessiva della domanda IT e con criteri di assegnazione di gare e commesse più orientati alla qualità ed efficacia delle prestazioni che al minimo prezzo. Per quanto riguarda l’hardware, il calo delle vendite in valore (-4,1%, da confrontare al -1,1% del primo semestre 2011) è da attribuire anche ad una reale difficoltà di mercato e al calo dei prezzi.

I° semestre 2011 su 2010

I° semestre 2010 su 2009

I° semestre 2009 su 2008

Mercato dell’informatica

-1,7%

-2,5%

-9,0%

Servizi

-1,2%

-3,7%

-7,3%

Software

+0,3%

-1,2%

-4,1%

Hardware

-4,1%

-1,1%

-15,7%

In tabella Raffronto semestre su semestre del Mercato Italiano dell’Informatica e delle sue principali componenti [Fonte: Assinform]

La principale evidenza di tale decrescita è il calo delle vendite di PC (3.129.000 unità, -12,8%) che riporta le vendite (in volumi) al di sotto dei livelli del primo semestre del 2009, dopo il forte ricupero del primo semestre del 2010 (3.587.600 unità, + 16%): questo calo è il risultato di una diminuzione delle vendite dei portatili (2.100.000 unità, -14,6%) e dei desktop (940.000, - 9,7%), non compensato dal modesto incremento dei PC server (89.000, +1,6%) .

In foto Ing. Paolo Angelucci Presidente Assinform

Passando dall’analisi per volumi a quella in valore è da aggiungere il calo dei prezzi medi unitari del 3-4%. Nota positiva del comparto è l’andamento dei tablet PC le cui vendite, con 398.000 unità, si sono quadruplicate rispetto al primo semestre del 2010. Il mercato delle telecomunicazioni (apparati, terminali e servizi per reti fisse e mobili) è risultato pari

a 20.150 milioni, con un calo (-2,7%) che appesantisce ulteriormente quello dell’anno precedente (-2,3%),questa diminuzione è ancora il risultato di evoluzioni fisiologiche del comparto della rete fissa e di evoluzioni tariffarie, non compensate da maggiori volumi di traffico, nelle aree di punta (servizi in banda larga, servizi valore aggiunto su rete mobile, ecc.).. Osservando il mercato delle Telecomunicazioni nella prospettiva fisso e mobile (11.145 milioni per il mobile, -1,4%; 9.005 milioni per il fisso, -4,3%) si confermano le difficoltà emerse lo scorso anno, tra le quali la raggiunta maturità del segmento mobile. Anche nei servizi tutte le componenti più tradizionali sono risultate ancora in calo: servizi tradizionali di fonia, dati e connettività su rete fissa e servizi voce su rete mobile. Sono invece cresciuti i servizi a valore aggiunto su rete fissa (1.670 milioni, +2,1%) e mobile (SMS, MMS, Internet), con 2.905 milioni di servizi erogati, in crescita del 6,8%. Nel mobile è cresciuto ancora del 3,2% il numero di linee (raggiunge i 96 milioni) e dell’1,1% quello degli utenti attivi (47 milioni, in gran parte con più linee, legate anche ad internet key e tablet connessi). È anche cresciuto, ma di poco (5,2%) il numero di connessioni in banda larga, che ora interessano oltre 13,6 milioni di utenti (96,6% in modalità XDSL e 3,4% in fibra ottica). Per quanto concerne le previsioni dei mercati dell’IT e delle TLC per l’intero 2011 gravano le recenti revisioni al ribasso sui fondamentali macroeconomici del Paese. La cosa che ha più senso, specialmente in momenti ad elevata incertezza come l’attuale, nel fare revisioni è quella di proporre non dei valori bensì degli intervalli previsionali. Per l’intero anno, ci si attende, quindi, un calo del mercato aggregato delle telecomunicazioni (apparati, terminali e servizi) compreso tra il -1,5 e il -4,1%. Per l’IT nel suo comiged.it 03.2011

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plesso (hardware software, assistenza e servizi) il calo atteso è più contenuto, tra il -1,2% e il -2,8%. Si noti la differenza delle previsioni tra giugno e settembre, con un significativo abbassamento delle stesse nel caso del mercato IT. “Il calo dell’1,7% registrato dalla domanda conferma che l’IT italiano sta vivendo una forte crisi di mercato, che perdurerà nei prossimi mesi, con il rischio di ulteriore aggravamento. Le caratteristiche recessive della manovra finanziaria di agosto ci ha, poi, costretto ad aggiornare in negativo le stime sul trend del settore nell’anno” ha voluto subito chiarire Paolo Angelucci, Presidente di Assinform. La fotografia offerta dai dati appena illustrati è confermata dall’indagine congiunturale, effettuata a luglio su un campione di aziende associate, da cui emerge come le medie e grandi imprese dell’IT manifestino uno stato di sofferenza sull’andamento di fatturati (in peggioramento per il 25% delle medie rispetto al 14% rilevato ad aprile, per il 7% delle grandi rispetto al 5% di aprile) segno dei tagli di spesa e del differimento degli investimenti da parte soprattutto dei grandi clienti, situazione ancor più aggravata dai crescenti ritardi di pagamento. Gli ordinativi sono in peggioramento per il 25% delle piccole e delle medie, mentre sul fronte dell’occupazione la gravità della crisi si manifesta con un netto peggioramento del numero dei dipendenti per il 29% delle grandi imprese e il 25% delle medie. Vale per tutte le categorie di imprese IT uno stato di crescente indebitamento e l’aumento allarmante della voce crediti insoluti, in peggioramento per il 27% del campione, a fronte del 17,5% rilevato ad aprile. La ricetta per superare questa fase negativa è così sintetizzata da Angelucci “La crisi dell’ICT ipoteca le capacità di crescita dell’intero Sistema Paese: il Decreto Sviluppo scommetta, quindi, sulla digitalizzazione del

In figura Il mercato italiano delle telecomunicazioni fisse e mobili (1°H 2009 – 1°H 2011)

In figura Le previsioni sull’andamento del mercato ICT in Italia (2011E)

Paese, anche con regole concorrenziali e trasparenti, per garantire il ritorno degli investimenti in ICT. Le risorse non preventivate dell’asta sull’Lte siano impiegate per rilanciare i progetti di dematerializzazione della PA e generare nuovi investimenti delle imprese. Si facciano, quindi, partire gli investimenti sulla banda ultralarga; si proceda concretamente con le privatizzazioni delle società pubbliche di ICT; si mettano le aziende in grado di poter

contare su pagamenti certi e si agevoli l’aggregazione delle imprese miranti a condividere servizi e infrastrutture avanzate”.

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notizie

Nasce “Confindustria digitale”

metà giugno è stata costituita “Confindustria Digitale”, la nuova Federazione di rappresentanza industriale, nata per promuovere lo sviluppo dell’economia digitale, a beneficio della concorrenza e dell’innovazione del Paese. I soci fondatori sono: Assotelecomunicazioni-Asstel, l’Associazione della filiera delle imprese di Telecomunicazioni, Assinform in rappresentanza dell’Information Technology, Anitec che riunisce i produttori di tecnologie e servizi di ICT e Consumer Electronics, Aiip l’Associazione degli Internet Provider; a questi quattro, nei prossimi mesi, si aggiungeranno altre importanti associazioni del settore ICT. A Confindustria Digitale fanno capo imprese per un totale di oltre 250.000 addetti che realizzano un fatturato annuo di oltre 70 miliardi di euro. Confindustria Digitale si inserisce nel sistema confederale di Confindustria con modalità innovative: struttura e direzione snelle, vertici limitati a presidenza, consiglio direttivo ed assemblea, mandato presidenziale di soli due anni, non rinnovabile, e rotazione della presidenza tra i diversi settori rappresentati, rappresentanza diretta in Confindustria delle grandi associazioni della Federazione. Fino alla prima assemblea, prevista entro la fine dell’anno, che eleggerà i nuovi organi, guiderà la neo Federazione Stefano Parisi, presidente di Asstel, coadiuvato da due vice presidenti, Paolo Angelucci, presidente di Assinform e Cristiano Radaelli presidente di Anitec,.

Completa il vertice della nuova federazione Federico Barilli che, dopo 18 anni, lascia la direzione di Assinform per assumere l’incarico di direttore della neo federazione. I suoi principali obiettivi saranno proprio quelli di strutturare e ampliare la base associativa della nuova federazione, per realizzare, nell’ambito di Confindustria, un polo di rappresentanza delle imprese della filiera dell’informatica, delle telecomunicazioni e dell’elettronica di consumo, in grado di proiettarsi nella scena economica e istituzionale nazionale ed europea. “La nascita di Confindustria Digitale risponde all’esigenza di radicare in Italia un progetto-Paese di trasformazione dell’economia, e della società, capace di sfruttare le grandi potenzialità delle tecnologie digitali. - afferma Stefano Parisi - La creazione di un unico e forte polo di rappresentanza dell’industria dell’ICT, così come avviene in altri paesi europei, costituisce un passaggio necessario per valorizzare la convergenza fra le tecnologie dell’informazione e della comunicazione elettronica, enfatizzare le nuove opportunità di crescita economica, promuovere le capacità innovative che, nel nostro Paese, esprimono le aziende del settore ICT. Il nostro compito sarà quello di contribuire alla creazione delle condizioni migliori per favorire gli investimenti e realizzare anche in Italia gli obiettivi dell’Agenda Digitale, promovendo l’uso di Internet e lo sviluppo dei servizi digitali sia nel settore privato sia in quello pubblico”.

Il testimone di Direttore Assinform è stato raccolto dall’ing. Antonello Busetto, romano, classe 1951. Bussetto, tra le molteplici attività, ha fatto parte nel corso di più legislature, dal 1996 al 2001, della segreteria tecnica del Ministro dell’industria/dello sviluppo economico. Prima dell’attuale incarico è stato direttore dei rapporti istituzionali, responsabile dell’ufficio affari legislativi e dell’ufficio di Bruxelles della Federazione Confindustria Servizi Innovativi e tecnologici.

FEDERICO BARILLI

STEFANO PARISI

ANTONELLO BUSETTO

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approfondimenti

IL FORMATO PDF/A-2 Le principali novità e le conseguenze per la conservazione a lungo termine AUTORE

STEFANO ALLEGREZZA

Introduzione Il 20 giugno 2011 è stata pubblicata dall’International Standards Organization (ISO) la norma ISO 19005-2:2011 “Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)” che definisce le specifiche del formato1 PDF/A-2. Si tratta della seconda parte della norma ISO 19005 che contiene le specifiche del formato PDF/A creato appositamente per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici. L’ISO 19005 è un norma pensata in maniera modulare: è costituita da più parti2 che sono indipedenti tra di loro e possono essere singolarmente sviluppate per seguire l’evoluzione nel tempo delle varie versioni del formato PDF a cui il PDF/A fa riferimento. Al momento sono state pubblicate le prime due parti dello standard3. La prima parte, quella che definisce le specifiche del PDF/A-1, è stata pubblicata il 1° ottobre 2005 con la denominazione di ISO 190051:2005 “Document management -Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)” e si basa sul formato PDF nella versione 1.4 (PDF Reference Version 1.44). La seconda parte dello standard, come già detto, è stata pubblicata il 20 giugno 2011 e definisce le specifiche del formato PDF/A-2

FIGURA 1 Le parti che compongono lo standard ISO 19005

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Provate a fare un salto di qualità. Tra tutti i modi per aumentare l’efficienza, pochi sono intuitivi come gli scanner Kodak serie i2000. L’illuminazione a doppio LED e le nuove prestazioni di imaging Perfect Page garantiscono il flusso delle informazioni e la continuità della produzione aziendale. In questo modo il lavoro diventa più stimolante. Scoprite come la vostra azienda possa fare un salto di qualità al sito Web kodak.com/go/i2000 Per ulteriori informazioni contattare i numeri 02-66028.338 / 06-88172.232 o scrivere a : it-di@kodak.com

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FIGURA 2 Il PDF/A-2 è un subset dell’ISO 32000-1, così come il PDF/A-1 è un subset del PDF 1.4

basandosi sul formato PDF nella versione 1.7 (PDF Reference Version 1.7). Una terza parte dello standard, il PDF/A-3 (ISO/DIS 19005-3 “Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3)”, si trova attualmente in fase di sviluppo presso il Sottocomitato 2 “Application issues” del Comitato Tecnico 171 “Document management applications” (ISO/ TC171/SC2 - Document management applications - Application issues) in seno all’ISO e la sua pubblicazione è prevista per il 2012. La Figura 1 riepiloga sinteticamente le denominazioni delle parti che attualmente compongono lo standard ISO 19005. Nel tempo si succederanno le altre parti dello standard che faranno riferimento alle successive versioni del formato PDF. Uno standard basato su standard Il PDF/A-1 si basa sul PDF Reference 1.4, pubblicato da Adobe Systems nel 2001 e rappresenta un sottoinsieme

(subset)5 del formato PDF 1.4 (si veda la Figura 2), una sua versione “limitata” che è stata privata di tutte quelle caratteristiche che non sono adatte per la conservazione a lungo termine di documenti informatici. Dalla pubblicazione della norma ISO 19005-1, che risale al 2005, molte cose sono cambiate. Il formato PDF ha continuato a svilupparsi introducendo nuove interessanti funzionalità, molte delle quali non sono risultate in contrasto con lo scopo del formato PDF/A di garantire la conservazione nel tempo dei documenti elettronici prodotti in tale formato. Nel frattempo, nel 2008, le specifiche del PDF 1.7 erano state riconosciute standard ISO con la pubblicazione della norma ISO 32000-1:2008 “Document management -- Portable document format -- Part 1: PDF 1.7”; di conseguenza il formato PDF, nella versione 1.7, non è più una specifica controllata da Adobe Systems, ma è diventato uno standard riconosciuto a livello internazionale. Inoltre, da più parti si era cominciato ad avvertire l’esigenza di rilasciare una nuova parte della norma ISO 19005 basata

non più su una specifica pubblicata da Adobe Systems, ma su uno standard internazionale (ovvero, uno standard ISO basato su uno standard ISO). I tempi erano perciò maturi per una evoluzione del formato PDF/A ed il Comitato Tecnico ISO/TC171/ SC2 ha cominciato a lavorare sull’introduzione di alcune nuove funzionalità nel formato, prendendo come base questa volta il PDF 1.7 (come definito dalla norma ISO 32000-1). Questo ha portato all’introduzione, nel nuovo formato denominato PDF/A-2, alcune utili funzionalità che sono state introdotte con le versioni 1.5, 1.6 e 1.7 del formato PDF. Le novità del PDF/A-2 Il principio che ha guidato nella definizione del PDF/A-2 è stato quello di accogliere tutte le caratteristiche del formato PDF 1.7 che non interferiscono con gli obiettivi di conservazione a lungo termine dei documenti elettronici e di vietare, invece, tutte quelle caratteristiche che vanno in contrasto con questi obiettivi, in maniera da preservare nel tempo la

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sottoscrivere i documenti mediante firme elettroniche conformi allo standard PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). In aggiunta, il PDF/A-2 offre la possibilità di incorporare file PDF/A (sia PDF/A-1 che PDF/A-2) all’interno di file PDF/A-2, permettendo l’archiviazione in un unico file di insiemi di documenti, mantenendo ciascuno di essi la propria indipendenza. Il focus sui contenuti statici continua, tuttavia, ad escludere la possibilità di inserire contenuti multimediali all’interno di un file in formato PDF/A. Vediamo più in dettaglio le principali nuove funzionalità del PDF/A-27.

FIGURA 3 Esempio di documento contenente trasparenze (si veda la parte evidenziata in giallo)

rappresentazione visiva statica dei documenti. Rispetto al PDF/A-1, alcune limitazioni rimangono in essere mentre altre vengono superate. Ad esempio, esattamente come avviene per i file PDF/A-1, un file PDF/A-2 deve incorporare tutti font utilizzati nel documento (ed essi devono essere, inoltre, legalmente incorporabili) per garantire una rappresentazione sempre uguale del testo; gli spazi dei colori devono essere specificati in una maniera indipendente dal dispositivo per assicurare la possibilità di rappresentare in maniera sempre uguale i colori utilizzati nel documento; non devono essere presenti contenuti “recuperabili” attraverso collegamenti ipertestuali (link) verso

fonti esterne6; non possono essere incorporati contenuti audio e video; l’uso del codice JavaScript è assolutamente vietato ed è consentito solo un piccolo insieme di action (quelli per i quali non esiste alcun rischio che possa essere modificato il contenuto dei documenti); non può essere utilizzata la crittografia e devono essere obbligatoriamente utilizzati metadati standard. A differenza, invece, del PDF/A-1, il PDF/A-2 raggiunge una maggiore efficienza nella memorizzazione delle immagini grazie all’adozione dell’algoritmo di compressione JPEG2000, supporta gli effetti di trasparenza e l’impiego dei layer, permette l’incorporamento di font OpenType e la la possibilità di

Supporto alle collezioni di file PDF/A La prima interessante novità introdotta dal PDF/A-2 è costituita dal fatto che il nuovo formato permette di incorporare altri file PDF/A (sia PDF/A-1 che PDF/A-2) all’interno di un file PDF/A-2, in maniera da realizzare collezioni di file PDF/A. In questo modo un singolo file PDF/A-2 può essere utilizzato come una sorta di “contenitore” di altri file PDF/A e ciò risulta utile quando diversi file PDF/A devono essere conservati insieme, ma rimanendo file indipendenti (cioè senza unirli in un unico file PDF/A). Ad esempio, è possibile convertire una e-mail con i suoi allegati in un file PDF/A-2 nel quale gli allegati sono incorporati anch’essi come file PDF/A. Oppure è possibile raccogliere in un unico file PDF/A-2, che funge da “contenitore” virtuale, diversi file PDF/A che sono stati individualmente sottoscritti con firma elettronica, evitando così che la loro fusione in un unico file comprometta la validità delle firme. Ancora, più semplicemente, a partire da una cartella contenente più documenti PDF/A è possibile creare un unico file PDF/A-2 con incorporati tanti file PDF/A quanti sono i documenti di partenza. Il sistema prevede anche la possibilità di aggiungere o rimuovere elementi (senza alterare la conformità del file “contenitore” alle specifiche del PDF/A-2) ed un meccanismo di navigazione tra i vari elementi. iged.it 03.2011

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Supporto all’utilizzo della trasparenza Il PDF/A-2 prevede la possibilità di utilizzare la trasparenza. In realtà, questa possibilità era già presente nella specifica del PDF 1.4, ma non era stata considerata una funzionalità ammissibile nel PDF/A-1 soprattutto perché si era ritenuto che la tecnologia necessaria per elaborarla non fosse ancora sufficientemente matura. Inoltre, nel PDF Reference 1.4 non erano stati ancora ben specificati alcuni dettagli tecnici e ciò avrebbe potuto portare, in determinate circostanze, ad una rappresentazione degli oggetti trasparenti non sempre prevedibile. Nel frattempo la tecnologia è decisamente maturata e lo standard PDF 1.7 definisce ora con sufficiente precisione la trasparenza per essere implementata in maniera coerente, per cui il PDF/A-2 consente l’utilizzo della trasparenza9. La trasparenza viene utilizzata in diversi modi nei file PDF: un tipico esempio è costituito dalle annotazioni sui documenti di testo effettuate mediante lo strumento “evidenziatore” (nei vari colori giallo, verde, etc.; si veda la Figura 3; anche le presentazioni utilizzate nei convegni spesso fanno uso di effetti codificati per mezzo della trasparenza, così come alcuni effetti utilizzati nel settore del disegno grafico. Supporto al JPEG2000 Il PDF/A-2, così come il formato PDF 1.7, consente l’utilizzo del JPEG2000 come formato per la compressione delle immagini incorporate in un file PDF/A-2. Il JPEG2000 è anch’esso uno standard ISO (ISO/ IEC 15444) creato nell’anno 2000 dal medesimo gruppo che ha creato l’algoritmo di compressione per immagini JPEG allo scopo di rimpiazzarlo. Adotta un algoritmo molto efficiente che permette rapporti di compressione molto elevati senza la produzione degli artefatti tipici del formato JPEG. In certi ambiti di applicazione è molto più efficiente dell’algoritmo utilizzato dal formato JPEG, consentendo forti riduzioni nelle dimensioni dei file che si ottengono; un tipico caso in cui la compressione JPEG2000 risulta

molto utile è quello delle immagini ottenute mediante scansione. Supporto alla gestione dei layer Il PDF/A-2 introduce la gestione dei layer (livelli)10, grazie ai quali è possibile scegliere quali parti del file visualizzare e quali nascondere. Nella pratica i layer sono molto utilizzati nelle comunità professionali degli ingegneri e degli architetti, che ne fanno uso nei complessi disegni tecnici nei quali può essere utile mostrare o nascondere alcuni aspetti del disegno per concentrarsi più facilmente sulle informazioni rimanenti. Ad esempio, nel caso di un elaborato grafico relativo al progetto di una casa, potrebbe essere utile disattivare la visualizzazione del layer relativo all’impianto elettrico quando ci si vuole concentrare sull’impianto idrico, e viceversa. I layer sono utilizzati anche per le pubblicazioni multi-lingue e consentono la visualizzazione del testo in una sola lingua alla volta. In questo modo è possibile realizzare un unico documento multi-lingue (anziché più documenti ciascuno in una determinata lingua), con una usabilità maggiore ed una evidente ottimizzazione della dimensione dei file dal momento che non occorre produrre tanti documenti quante sono le lingue utilizzate e gli eventuali elementi grafici e le immagini presenti nel documento non devono essere duplicate in più documenti, uno per ciascuna lingua11. Incorporazione dei font OpenType Il formato PDF/A-2 introduce la possibilità di utilizzare ed incorporare nei documenti i font OpenType12, caratteristica questa introdotta dalla versione 1.7 del formato PDF. Mentre con il PDF/A-1 i font OpenType utilizzati per produrre documenti di testo non potevano essere incorporati se prima non erano stati convertiti in font PostScript Type 1 o TrueType, con il PDF/A-2 i font OpenType possono essere incorporati direttamente senza alcuna conversione. Supporto migliorato alle annotazioni Tra la versione 1.4 e quella 1.7 del PDF è stato introdotto nel formato

PDF un certo numero di nuove annotazioni, utilizzabili per l’aggiunta di commenti (come i riquadri, gli ovali, le nuvolette, i poligoni, le linee poligonali, etc.) o di marcature (come le filigrane, i timbri, le note di revisione, etc.); alcuni di questi rimangono ancora proibiti, mentre altri possono ora essere inseriti nei file PDF/A-2. Supporto per le firme elettroniche secondo lo standard PaDES L’aggiunta di firme elettroniche ad un documento era già prevista dal PDF/A-1. Il PDF/A-2 recepisce le nuove disposizioni previste dallo standard PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), che specifica dei profili per l’utilizzo nei documenti PDF della firma elettronica avanzata ai sensi della Direttiva dell’Unione Europea 1999/93/CE. Maggiori dimensioni dei documenti Le dimensioni di un documento in formato PDF/A-1 sono al massimo di 5,08 x 5,08 metri; si tratta di dimensioni che di fatto pongono alcune serie difficoltà nel caso, ad esempio, di elaborati grafici particolarmente impegnativi, nel caso di documentazione cartografica (ad esempio, le mappe prodotte dai sistemi GIS, Geographical Information Systems), nel caso di stampe di grandi dimensioni, etc. Con il PDF/A-2 le dimensioni massime vengono portate a 381 x 381 km, in maniera da essere più che sufficienti per qualsiasi tipologia di lavoro. Per ulteriori approfondimenti sul formato PDF/A ed in particolare sul sottoformato PDF/A-2 si rimanda al sito web del PDF/A Competence Center <http://www.pdfa.org>, l’associazione internazionale con oltre 100 iscritti provenienti da tutto il mondo, molti dei quali fornitori che offrono software con supporto per PDF/A. I livelli di conformità del PDF/A-2 Il PDF/A-1 prevede solo due possibili livelli di conformità allo standard (PDF/A-1a e PDF/A-1b); il PDF/A-2 aggiunge un terzo livello di conformità, il PDF/A-2u (unicode), portando a tre il numero dei possibili

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FIGURA 4 La relazione tra i due livelli di conformità del PDF/A-1 (a sinistra) e tra i tre livelli di conformità del PDF/A-2 (a destra)

livelli di conformità (i primi due dei quali sono analoghi a quelli previsti per il formato PDF/A-1). Più precisamente: - il PDF/A-2b (basic) è il livello di conformità minima; un file PDF/A2b è più semplice da generare, ma assicura solamente la conservazione visiva dell’aspetto del documento13. In altre parole, questa versione assicura che il documento venga visualizzato correttamente, ma non garantisce, ad esempio, che il testo estratto sia estraibile o che sia possibile interpretare semanticamente il suo contenuto. - il PDF/A-2a (accessible) è il livello di conformità completa, che assicura la conformità a tutti i requisiti dell’ISO 19005-2; un file PDF/A-2 contiene sufficienti informazioni (sotto forma sia di testo di supporto in formato Unicode sia di tag) tali da assicurare la possibilità di accedere in maniera avanzata ai suoi contenuti, di recuperarli in maniera strutturata (specialmente con riferimento alle parti di testo) e di disporre di funzioni di ricerca14. La struttura di un file PDF/A-2a, è tale che il riutilizzo di testo – ad esempio, mediante una funzione di esportazione – non presenta generalmente difficoltà

(evitando problemi quali paragrafi disallineati, parole troncate, etc.). - il PDF/A-2u (unicode) è il livello di conformità intermedio e richiede il soddisfacimento di requisiti meno completi di quelli di livello PDF/A-2a, ma più completi rispetto al PDF/A-2: la “u” sta a significare che il testo presente nel documento è codificato in Unicode15. Inoltre, questo livello richiede che i file così ottenuti siano ricercabili e che il contenuto del testo possa essere estratto e copiato. Il livello di conformità “u” è una versione semplificata del livello di conformità “a”, poiché offre i vantaggi di Unicode relativamente alla possibilità di effettuare ricerche sul testo e di copiare i contenuti senza tuttavia richiedere il soddisfacimento dei requisiti di struttura logica previsti per il livello di conformità “a”. Ad esempio, i documenti acquisiti mediante scansione ottica mancano di qualsiasi informazione sulla struttura dei contenuti, ma possono essere sottoposti ad un processo di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR, Optical Character Recognition) ed elaborati in maniera da garantire che tutti i testi siano codificati in Unicode e vi sia la possibilità di “estrarre” il testo e di effettuare

ricerche sul testo. Trattandosi di condizioni più stringenti, un file conforme alle specifiche del livello “a” è conforme anche a quelle dei livelli “b” ed “u”. Non vale ovviamente il viceversa: un file conforme alle specifiche del livello “b” non necessariamente è conforme alle specifiche del livello “u” o a quelle del livello “a” (si veda la Figura 4, che rappresenta graficamente le relazioni tra il PDF/A2-a, il PDF/A2-b e il PDF/A-2u). La compatibilità con il PDF/A-1 Il PDF/A-2 è compatibile all’indietro con la precedente versione PDF/A-1; questo significa che qualunque documento conforme alle specifiche del formato PDF/A-1 (ovvero, “PDF/A-1 compliant”) è automaticamente conforme anche alle specifiche del formato PDF/A-2 (ovvero è anche “PDF/A-2 compliant”). Questo significa che non è assolutamente necessario prevedere alcuna operazione di conversione dei file già esistenti in formato PDF/A-1 nel formato PDF/A-216, al contrario, se si sottopone a conversione nel formato PDF/A-2 un file che è PDF/A-1 compliant, il file iged.it 03.2011

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FIGURA 5 La relazione tra le varie parti del PDF/A

rimane assolutamente immodificato, perché qualunque caratteristica che non rispetta le specifiche PDF/A-2 è già stata rimossa nella precedente conversione che li ha trasformati in file PDF/A-1. Il contrario non è vero: un documento conforme alle specifiche del formato PDF/A-2 non necessariamente è conforme anche alle specifiche del formato PDF/A-117. Ad esempio, un documento PDF contenente immagini compresse secondo l’algoritmo JPEG2000 può essere conforme alle specifiche del PDF/A-2, ma non lo sarà sicuramente rispetto alle specifiche del PDF/A-1 (che vieta espressamente l’utilizzo della compressione JPEG2000). La relazione tra le parti del PDF/A già pubblicate come standard ISO e quelle che si susseguiranno in futuro può essere schematizzata come in Figura 5, dalla quale si osserva che un file conforme alle specifiche del formato PDF/A-1 è sicuramente conforme anche alle specifiche del formato PDF/A-2, del PDF/A-3 e così via. Un file conforme allo standard PDF/A-2, così come quella dei file conformi allo standard PDF/A-1, ha come estensione .pdf (esattamente la stessa dei file PDF) dal momento che gli standard ISO 19005-1 e ISO 19005-2 non richiedono che debba essere utilizzata una

differente estensione per distinguere tali formati dal formato PDF18. Conclusioni Il nuovo formato PDF/A-2 introduce interessanti novità che tutti coloro che si occupano di archiviazione e conservazione digitale dovrebbero conoscere. Rispetto al suo predecessore, il formato PDF/A-1, il PDF/A-2 consente alcune funzionalità che erano precedentemente vietate, come l’utilizzo dell’algoritmo di compressione JPEG2000, l’utilizzo della trasparenza e dei layer, etc. Altre funzionalità rimangono tuttora vietate, come l’utilizzo di codice Javascript o l’utilizzo della crittografia applicata all’intero file. Tuttavia, occorre avere ben chiaro il fatto che il PDF/A-2 non sostituisce il PDF/A-1 né lo rende obsoleto, dal momento che un file PDF/A-1 è comunque un file PDF/A-2 valido. Di conseguenza, in tutti quei casi in cui per la conservazione dei documenti è già stato adottato il PDF/A-1 e si ritiene che le sue caratteristiche si adattino bene alle caratteristiche dei documenti da conservare, non c’è alcun bisogno di convertire i file PDF/A-1 esistenti in file PDF/A-2 perché da questa operazione non si trarrebbe alcun vantaggio.

Invece, in tutti quei casi in cui il PDF/A-1 non è una scelta ancora definitiva, è opportuno valutare se le nuove funzionalità del PDF/A-2 si adattino meglio di quelle del PDF/A-1 alla tipologia di documenti che si intende conservare. In questi casi, anziché “forzare” tali documenti ad essere conformi nei confronti delle specifiche del PDF/A-1 con le inevitabili distorsioni che tale operazione comporta, dovrebbe essere presa seriamente in considerazione la possibilità di definire una strategia di conservazione che si basi sul PDF/A-2, anche in considerazione del fatto che cominciano già ad essere diverse le aziende che offrono strumenti e soluzioni in grado di supportare il nuovo standard19. NOTE 1

Più che di formato di file si dovrebbe parlare di “profilo” (o “subset”) del formato PDF. Si veda la nota 5. 2

Si noti che la stessa filosofia è stata seguita nella definizione dello standard ISO che descrive le specifiche del formato PDF; la prima parte, denominata ISO32000-1 descrive le specifiche del formato PDF nella versione 1.7. Seguiranno nel tempo le altre parti della norma.

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Le norme citate nel presente articolo sono disponibili, a pagamento, sul sito dell’ISO http:/www.iso.org.

In precedenza, con il formato PDF/A-1, che esclude espressamente la possibilità di utilizzare la trasparenza, tutti gli effetti di trasparenza contenuti in un documento dovevano essere “appiattiti” prima che il documento stesso potesse essere convertito in un file PDF/A-1.

maniera indipendente dalla lingua, dalla piattaforma informatica e dal programma utilizzati. È descritto nello standard ISO/IEC 10646: “Information technology - Universal Multiple-Octet Coded Character Set (UCS) (UNICODE)”. Il supporto ad Unicode è stato ritenuto così importante da introdurre nel PDF/A-2 l’ulteriore livello di conformità “u”.

Il PDF Reference è il documento che contiene le specifiche del formato PDF. Il PDF Reference 1.4 contiene le specifiche del formato PDF versione 1.4, utilizzato in Adobe Acrobat 5. Analogamente il PDF Reference 1.5 contiene le specifiche del formato PDF versione 1.5, utilizzato in Adobe Acrobat 6, e così via. I PDF Reference sono disponibili gratuitamente sul sito di Adobe Systems. Ad esempio, l’ultima versione, la 1.7, è disponibile all’indirizzo www.adobe.com/ devnet/pdf/pdf_reference.html 5

In letteratura si utilizza anche il termine “profilo”: il PDF/A costituisce un particolare profilo del PDF. Il termine è utilizzato, ad esempio, anche per il PDF/X, un profilo del PDF utilizzato nel settore della stampa e delle arti grafiche. Per semplicità, noi utilizzeremo il termine “formato”.

Tecnicamente i livelli sono denominati “optional content” nella sintassi del PDF, ma la maggior parte dei programmi software utilizza il termine “layer”. 11

Si pensi, ad esempio, alle pubblicazioni ufficiali dell’Unione Europea che, anziché essere rese disponibili in più lingue (solitamente un file PDF per ogni lingua) possono essere rese disponibili sotto forma di un unico file PDF/A-2 che fa uso di un layer per ogni lingua. 12

Questo non implica, tuttavia, che in un file PDF/A-1 o PDF/A-2 non possano essere presenti meccanismi di interazione; al contrario, possono essere presenti link di navigazione, sia che essi puntino verso altre parti all’interno dello stesso file, sia che essi puntino verso file esterni o altre destinazioni. Quello che, invece, rimane vietato è l’utilizzo dei link per il “recupero” di parti del documento (ad esempio, una immagine) da sorgenti esterne al documento e la successiva visualizzazione all’interno del documento stesso.

L’OpenType è un formato di carattere tipografico (font) di tipo vettoriale sviluppato congiuntamente da Microsoft Corporation e Adobe Systems alla fine degli anni ’90 e concepito quale successore dei preesistenti formati di carattere tipografico che, sino ad allora, si contendevano i favori del mercato: TrueType (sviluppato da Apple e da Microsoft Corporation) e PostScript Type 1 (creato da Adobe Systems). Dall’anno 2009 anche i font OpenType sono stati riconosciuti standard dall’International Organization for Standardization (ISO) e dall’International Electrotechnical Commission (IEC) con la denominazione ISO/IEC 14496-22:2009 “Information technology -- Coding of audiovisual objects -- Part 22: Open Font Format”.

Si è fatto qui riferimento all’articolo di Olaf Drümmer, “What is PDF/A-2?” disponibile all’indirizzo www.druemmer.com/_ wp/?p=27 e all’ articolo di Duff Johnson, “PDF/A-2 Ratified” nella newsletter n. 19 del PDF/A Competence Center, disponibile all’indirizzo www.pdfa.org/2010/12/pdfacompetence-center-newsletter-issue-19/

Ad esempio, un documento su carta, acquisito, mediante il processo di scansione, in formato immagine e successivamente convertito in formato PDF, rispetta i requisiti del livello di conformità PDF/A-2b, ma, ad esempio, il testo non risulta ovviamente estraibile (se non sottoponendolo ad un processo di OCR).

Si tratta di un concetto simile a quello del “portfolio” previsto nel formato PDF, il quale, tuttavia, permette di incorporare non solo file PDF/A, ma anche altre tipologie di file (ad esempio, documenti di Microsoft Word, fogli di lavoro di Microsoft Excel, immagini, etc.); evidentemente questa possibilità mal si sposa con gli obiettivi di conservazione a lungo termine.

Grazie ai tag è possibile fornire informazioni sulla struttura del file e sulla semantica del testo, in maniera da rendere possibile la conservazione della sua struttura logica e dell’ordine di lettura.

Unicode è un sistema di codifica dei caratteri utilizzato per la scrittura di testi in

È auspicabile che anche nel futuro venga sempre garantita la compatibilità con le versioni successive del formato (forward compatibility): in questo modo i file che sono conformi alle specifiche PDF/A-2 risulteranno conformi anche alle successive specifiche PDF/A-3, PDF/A-4, e così via. Ovviamente non sarà possibile garantire il contrario. 17

Quindi per il formato PDF/A è assicurata la compatibilità in avanti (forward compatibility), ma non quella all’indietro (backward compatibility). 18

Sarà compito del programma di visualizzazione dei file PDF/A (PDF/A reader) individuare il formato corretto. Si noti che, anche per altri formati, non è possibile distinguere le varie versioni tramite l’estensione del nome del file. Per fare un esempio, le diverse versioni del software di videoscrittura Microsoft Word fino alla versione 2003 producono file che hanno tutti la ben nota estensione .doc, ma che possono essere codificati secondo i differenti formati che si sono avvicendati nel tempo. È compito del software comprendere di quale versione si tratti. Allo stesso modo, le varie versioni del formato PDF (dalla 1.0 alla 1.7 attuale) producono file che sono identificati tutti dalla stessa estensione .pdf. 19

Alcune aziende come Adobe, Callas software, Luratech, Adlib, etc. hanno già cominciato ad includere il supporto al PDF/A-2 nelle nuove versioni dei loro applicativi.

STEFANO ALLEGREZZA

Ricercatore in Archivistica informatica presso l’Università degli Studi di Udine.

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approfondimenti

Le nuove opportunità offerte dal Cloud Computing Le risultanze della recente ricerca dell’Osservatorio Cloud & ICT as a Service della School of Management del Politecnico di Milano AUTORI

ALESSANDRO PIVA E FIORELLA CRESPI

l Cloud Computing rappresenta oggi uno dei principali temi su cui si concentra l’attenzione dei media. Le prospettive da cui questo nuovo paradigma può essere valutato sono però differenti: da una parte si parla di “consumerization” dell’IT, con riferimento a servizi quali, ad esempio, iCloud e GoogleDocs; dall’altra si devono considerare i benefici che il Cloud può generare sul business con conseguenze dirette sulla competitività delle imprese e sul possibile impatto che questo potrà avere sull’intero Sistema Paese. Focalizzandosi sulla dimensione d’impresa gli interrogativi rimangono tanti. Cos’è effettivamente il Cloud? Quali sono le opportunità di crescita? Che impatti si potranno avere sul Sistema Paese? Innanzitutto occorre fare chiarezza sulla definizione: per Cloud si intende un insieme di risorse ICT standardizzate, distribuite, usufruibili tramite Internet e caratterizzate da un sistema di fornitura di tipo pay per use. Il Cloud permette, quindi, di demandare il presidio di alcune risorse ICT all’esterno dell’organiz-

zazione con il vantaggio di garantire una maggiore flessibilità all’organizzazione permettendole quindi di concentrarsi maggiormente sul suo core business. Questa caratteristica pone quindi l’accento sul fatto che il Cloud non sia un concetto puramente tecnologico e di interesse per i soli Sistemi Informativi, come viene

spesso presentato, ma si tratta piuttosto di un paradigma di innovazione che interessa tutta l’azienda nel suo complesso. La recente ricerca dell’Osservatorio Cloud & ICT as a Service della School of Management del Politecnico di Milano, realizzata coinvolgendo oltre 160 aziende di medio grandi iged.it 03.2011

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dimensioni, ha rivelato come ben 2 organizzazioni su 3 considerino il Cloud un fenomeno dirompente in grado di cambiare significativamente il modo in cui è vista l’ICT in azienda. Attraverso il Cloud, infatti, è possibile rispondere alla crescente esigenza di flessibilità richiesta dalle imprese che necessitano di reagire tempestivamente ai cambiamenti dello scenario competitivo e alle nuove esigenze di business. Entrando più nel dettaglio, si può osservare che la maggior parte delle organizzazioni del campione sta già sperimentando alcuni servizi erogati in modalità Cloud: il 63% delle aziende dichiara di fruire di almeno un servizio in modalità Software as a Service (SaaS), mentre il 49% di avere almeno risorse hardware in modalità Infrastructure as a Service (IaaS). Queste iniziative si trovano ancora per lo più a uno stadio embrionale e i servizi maggiormente diffusi in modalità Cloud sono i sistemi di posta elettronica, di comunicazione e collaborazione unificata e quelli per la gestione delle risorse umane. Si tratta, quindi, di iniziative trasversali rispetto alle attività core delle organizzazioni, caratterizzate da un livello di complessità e personaliz-

zazione contenute e che presentano una scarsa integrazione con i Sistemi Informativi aziendali. La scelta di utilizzare un approccio cauto nell’introduzione di progetti as a Service è dovuta, talvolta, al timore di incontrare delle difficoltà di integrazione con i Sistemi Informativi aziendali già esistenti. A conferma di questo timore vi è il fatto che, molto spesso, le organizzazioni decidono di introdurre tali iniziative in chiave tattica per rispondere rapidamente a esigenze di business, con la convinzione, almeno a priori, della loro natura temporanea. Altre perplessità che le aziende manifestano nelle fasi iniziali e che frenano l’introduzione di progetti di tipo as a Service sono legate alla percezione di scarsa sicurezza dei dati e di immaturità dell’offerta: questi due elementi sono quelli su cui i fornitori devono concentrarsi per riuscire a superare la diffidenza delle aziende e incentivare la diffusione del paradigma Cloud. Focalizzando l’attenzione sul mercato dell’offerta è possibile osservare come vi sia un grande fermento: fornitori di software, hardware e system integrator stanno cercando di trovare una giusta collocazione in ambito Cloud della propria offerta, cambian-

do e arricchendo la propria proposizione. Si stanno inoltre affacciando in questo mercato anche alcuni new player, ovvero aziende che già operano in altri settori e che decidono di entrare nel mercato Cloud sfruttando i loro asset esistenti (strutture commerciali, infrastrutture di rete, risorse finanziarie e accesso diretto ai clienti) per ampliare e arricchire la propria offerta. Un tipico esempio per questa tipologia di player sono gli operatori di telecomunicazioni. Un altro elemento interessante che caratterizza oggi la dinamica del mercato Cloud è l’ampliamento delle figure aziendali con cui i player dell’offerta si interfacciano: facendo leva su rapidità, flessibilità e di contenimento dei costi che il Cloud permette, i vendor non si rivolgono più solo ai Responsabili dei Sistemi Informativi ma talvolta si rivolgono direttamente alle Line of Business, attuando una sorta di “sorpasso a destra” nei confronti della Direzione ICT. Per contro, a detta dei CIO (per il 72%) il ruolo della Direzione ICT rimane sempre comunque molto rilevante nei progetti Cloud rimanendo essa stessa promotrice e traino delle iniziative Cloud. Il ruolo delle Line of Business sembra invece ancora

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COSTA EDUTAINMENT SPA Costa Edutainment, leader in Italia nella gestione di siti e grandi strutture pubbliche e private dedicate ad attività ricreative, culturali, didattiche e di ricerca scientifica, ha in gestione, oltre all’Acquario di Genova, altre realtà del capoluogo ligure che costituiscono il mondo AcquarioVillage: il Galata Museo del Mare con il sommergibile Nazario Sauro, La città dei bambini e dei ragazzi, la Biosfera e l’ascensore panoramico Bigo, per un totale di 1,7 milioni di visitatori l’anno. A queste strutture si aggiunge il tour operator del gruppo, Incoming Liguria. Dal 2004 fa parte dell’ente organizzatore del Festival della Scienza, e dal 2008 è socio della Fondazione per la Cultura Genova Palazzo Ducale, l’istituzione creata per la valorizzazione del patrimonio culturale locale. Sul territorio nazionale, Costa Edutainment gestisce l’Acquario di Livorno, che da dicembre 2010 possiede la quota di maggioranza (70%) dell’Acquario di Cattolica. La società è inoltre coinvolta direttamente, attraverso il gruppo Civita di cui è socia o attraverso il personale impegno del Presidente Giuseppe Costa, nella gestione della struttura o di mostre ed eventi in 5 delle 6 prime realtà italiane. Costa Edutainment può contare su oltre 200 persone, tra dipendenti e personale dedicato alle attività affidate in outsourcing, presso le varie strutture gestite. L’azienda, ha realizzato, in collaborazione con SoftJam S.p.A., Gold Partner Microsoft specializzato nella fornitura di soluzioni evolute al servizio del Business, un progetto di Cloud Computing. La scelta di adottare servizi in Cloud è avvenuta in occasione dello start-up dell’Acquario di Livorno: tramite la soluzione BPOS (Microsoft Business Productivity Online Standard Suite) è stato possibile fornire in maniera semplice ed efficace servizi importanti quali posta elettronica e video conferenza. L’introduzione della soluzione in Cloud ha reso possibile fornire, in maniera pressoché immediata, i servizi informativi di base, quali la posta elettronica, senza dover realizzare soluzioni tradizionali con un evidente risparmio economico e fornendo, contemporaneamente, una soluzione flessibile che nel tempo si è adattata alle mutate esigenze. È stato infatti possibile, grazie al supporto di Softjam, integrare la soluzione con i sistemi esistenti presso il CED dell’Acquario di Genova realizzando una configurazione ibrida, capace di rispondere, in maniera rapida, alle necessità aziendali: attivazione a tempo definito di caselle email per stagisti sul Cloud, mantenimento delle caselle email per i gold user su MS Exchange ed ampliamento della loro capacità. Si è inoltre rivelata molto utile ed efficace la soluzione di videoconferenza, inclusa nella soluzione, che ha permesso di ottenere un più efficace coordinamento tra la Sede Centrale di Genova e il personale impegnato nella realizzazione della nuova infrastruttura e, in seguito, nel mantenimento della stessa. La soluzione è stata, molto apprezzata anche dal personale dell’acquario addetta alla custodia degli animali che ha potuto contare su un sistema di facile utilizzo per la condivisione di documentazione attraverso un supporto audiovisivo. “La nostra era una esigenza di grande affidabilità unita a semplicità di gestione, oltre alla possibilità d’integrazione fluida con le soluzioni che già utilizziamo”, afferma Filippo Costa, ICT Corporate Advisor di Costa Edutainment Spa. “L’esperienza positiva maturata ci sta facendo riflettere circa l’adozione delle nuove soluzioni in Cloud di Microsoft che nel frattempo si sono affacciate sul mercato quali Office 365”.

poco rilevante o reattivo (45% del campione) sebbene solo in una bassa percentuale delle aziende le LoB risultano indifferenti alle iniziative Cloud. Quello che si prospetta è uno scenario nel quale la Direzione ICT, se non sarà in grado di reinterpretare il proprio ruolo in maniera tempestiva, non solo perderà un’opportunità, ma addirittura rischierà di vedersi scavalcata dai fornitori e superata dalle Line nella scelta di soluzioni applicative. Il fatto che a oggi la Direzione ICT non avverta questo rischio di “sorpasso a destra” da parte delle Line of Business può trovare spiegazione nel fatto che la maggior parte delle imprese che ha realizzato iniziative Cloud si è limitata spesso a consolidare e a rendere più facilmente scalabile la propria architettura dei Sistemi Informativi o ha avviato delle sperimentazioni isolate. Per sfruttare appieno le opportunità che si possono cogliere con il Cloud e per riuscire a gestire il salto di paradigma che questo nuovo approccio implica, la Direzione ICT deve affrontare un percorso evolutivo che la porti a sviluppare delle competenze di diverso tipo: dalla relazione con le diverse Line of Business e i vendor fino a quelle di natura più tecnologica. Un primo elemento fondamentale che la Direzione ICT deve avere è la consapevolezza delle esigenze delle diverse Line of Business, per essere proattiva nell’identificazione delle possibili delle soluzioni tecnologiche in grado di soddisfarle (Demand Management) mettendo inoltre a disposizione di tutta l’organizzazione le proprie competenze ed effettuando azioni di accompagnamento nella scelta e nell’implementazione di nuovi progetti (Change Management). Una seconda area di competenza su cui le Direzioni ICT si devono concentrare riguarda le relazioni con i vendor e, in particolare, le attività di monitoraggio dell’offerta che devono tenere conto dell’evoluzione delle strategie dei diversi player che erogano servizi in ambito Cloud (Vendor Scouting & Management); accanto a questo aspetto bisogna poi considerare che questo nuovo paradigma implica un cambiamento nella natura della relazione tra Direzione ICT e fornitori per cui devono mutare, di conseguenza, i processi di sourcing, i modelli di relazione e le modalità di negoziazione e gestione dei contratti (Contract Management). Infine un ultimo aspetto che bisogna considerare è il set di competenze tecnologiche che il passaggio al Cloud richiede: rispetto alle capacità già possedute in termini di Risk Management, la Direzione ICT deve concentrarsi maggiormente sull’anticipazione e mitigazione dei rischi derivanti dalla caduta delle prestazioni o dall’indisponibilità delle risorse ICT e sullo sviluppo di metriche di monitoraggio e previsione dell’utilizzo di queste ultime (Resource Management); più in generale, deve possedere capacità iged.it 03.2011

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di “architetto” dei Sistemi Informativi, in grado di tratteggiare e definire in modo preciso la loro evoluzione futura (Enterprise Architecture). L’analisi svolta dall’Osservatorio Cloud & ICT as a Service, con il coinvolgimento dei Responsabili dei Sistemi Informativi di aziende di medio grandi dimensioni, ha mostrato che l’ambito in cui le organizzazioni a oggi presentano una maggiore lacuna in termini di competenze è quello relativo alla gestione delle relazioni con i vendor, maturo solo nel 20% delle aziende. Mentre le organizzazioni sono più pronte se si guarda la dimensione tecnologica e di relazione con le Line of Business. Spostando ora l’attenzione dalle aziende di grandi dimensioni alle PMI, è possibile osservare come queste potrebbero trarre grandi benefici dall’introduzione di servizi erogati in modalità as a Service soprattutto perché tale approccio permetterebbe la trasformazione dei costi ICT in variabili e sgraverebbe il personale IT dell’azienda, spesso costituito da poche persone, dal compiere attività di manutenzione e aggiornamento di questi servizi. L’analisi approfondita di questo segmento di aziende ha rivelato tuttavia che i progetti in ambito Cloud & ICT as a Service sono ancora limitati e si concentrano soprattutto sulla parte applicativa più che su quella infrastrutturale. In particolare, gli ambiti che presentano una maggiore diffusione sono le applicazioni di Customer Relationship Management (CRM) (3%), la Unified Communication & Collaboration (2%), i sistemi Gestionali e le applicazioni di Business Intelligence. Anche per la Pubblica Amministrazione, infine, il Cloud potrà rappresentare un’opportunità laddove l’attenzione al tema dell’efficienza e del contenimento dei costi, riuscirà a prevalere sul localismo. In quest’ambito potrebbero emergere modelli di condivisione tra enti a livello provinciale e regionale, per fornire servizi standard alle realtà locali come ad esempio i comuni e, in ambito sanitario, le Asl e le aziende ospedaliere. Allargando l’orizzonte si può quindi affermare che la diffusione del paradigma Cloud rappresenta una reale opportunità alla luce dell’attuale contesto economico fragile e incerto: per le aziende del nostro Paese il Cloud Computing può rappresentare un’occasione unica per favorire la capacità di fare innovazione e aumentare la competitività delle imprese di tutte le dimensioni, colmando il gap di competenze e infrastrutture informatiche creatosi negli anni fra il nostro paese e le altre principali economie.

ALESSANDRO PIVA

FIORELLA CRESPI

Responsabile della Ricerca Osservatorio Cloud & ICT as a Service, School of Management Politecnico di Milano

Ricercatrice Osservatorio Cloud & ICT as a Service, School of Management Politecnico di Milano

Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di Roma L’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù è uno tra i più grandi, moderni ed attrezzati ospedali pediatrici d’Italia. L’istituto svolge, per soggetti nella fascia d’età pediatrica ed adolescenziale, attività di: Pronto Soccorso, di Ricovero Ordinario, di Day Hospital e di Day Surgery, di Ambulatorio e di Assistenza Domiciliare. Consta di cinque sedi operative, tre nel Lazio una in Sicilia ed una in Molise. Nel 2010 l’Ospedale ha avviato un progetto di fruizione del servizio di posta elettronica, precedentemente on premise, in modalità as a service. È stata quindi indetta una gara di appalto tra i tre principali concorrenti, attivi sul mercato del Cloud Computing e la decisione è ricaduta sul provider che fornisse il migliore rapporto prezzo/prestazioni con grossa enfasi per le garanzie di sicurezza più conformi alle politiche aziendali. Entro il mese di Novembre 2010 le 3000 caselle di posta elettronica sono state migrate in Cloud. La flessibilità della soluzione è correlata alla tipologia di contratto, che consente di scegliere tra la categoria base e quella avanzata in funzione dello spazio di storage disponibile. Il processo di fatturazione pay per use avviene attraverso la registrazione giornaliera delle caselle attivate e il pagamento di un canone mensile per l’utilizzo effettivo. I benefici apportati dalla soluzione sono esplicabili da tre punti di vista: la Direzione ICT ha potuto riallocare risorse con competenze specifiche per progetti in ambito sanitario, gli utenti hanno risolto problematiche legate all’efficienza del servizio che risulta migliorata e l’azienda ha ottenuto risparmi dei costi legati all’acquisto di server e rimozione dei messaggi di spamming. Quando il servizio era gestito internamente gli utenti fruivano di un servizio erogato in una situazione di “pseudo” monopolio interno senza poter godere di confronti competitivi con gli altri soggetti presenti sul mercato, confronti ad esempio sui livelli di servizio erogati o sugli standard da rispettare. Con l’adozione del servizio di posta elettronica “on the cloud”, il personale del servizio informatico ha dovuto modificare il proprio modo di lavorare, renderlo più dinamico, concentrandosi su alcuni temi e ricercando nel mercato le migliori soluzioni da implementare in azienda. Un altro progetto di Cloud riguarda il servizio di condivisione dei file, di cui è stato dotato solo il 10% delle 3000 utenze, tra cui i Sistemi informativi, il Top Management, i medici e responsabili di dipartimento. La soluzione utilizzata principalmente per il salvataggio di documenti viene fruita tramite interfaccia web collegata al server del provider. Per il futuro si sta analizzando la possibilità di acquisire ambienti di sviluppo su cui poter sviluppare soluzioni customizzate, perché gli ambienti di sviluppo sono dinamici per natura essendo legati ai progetti, con un inizio ed una fine, e necessitano di una pianificazione più soft. L’introduzione del cloud ha rafforzato il percorso interno di standardizzazione, per quanto possibile, dei processi aziendali in modo da poter adottar le offerte Cloud, standard per definizione.

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approfondimenti

Fattura elettronica: alle soglie di una mutazione Riusciremo a convivere con le conseguenze di un certo “fondamentalismo”? Una panoramica sulla Direttiva 2010/45/EU e sulle iniziative internazionali AUTORE

FRANCO RUGGIERI

luglio del 2010 la Commissione Europea emanò la Direttiva 2010/45/EU che modifica la precedente Direttiva 2006/112/CE. Avevamo in precedenza alcune certezze, poche, ma, proprio in quanto tali, solide: una fattura elettronica doveva essere o firmata con firma elettronica avanzata (adesso, con il Dlgs 235/2010 sappiamo che cosa sia), ma i Paesi Membri dell’Unione, e l’Italia fu tra questi, potevano anche richiedere che fosse una firma qualificata (anche questa sappiamo che cosa sia), oppure doveva essere trasmessa mediante EDI. Poi, per far contenti i paesi nordici, si consentiva anche la cosiddetta terza via, purché i Paesi Membri interessati fossero d’accordo. Adesso è cambiato tutto. Grazie ai lavori del cosiddetto Expert Group incaricato dalla Commissione Europea a fine 2007 di valutare lo stato della fatturazione elettronica in Europa e di proporre eventuali modifiche, abbiamo nuove regole. Vale la pena di sottolineare che dei 31 componenti di questo Expert Group una buona percentuale era costituita da delegati provenienti da paesi nordici, ove la firma digitale è vista come il fumo negli occhi, e da

rappresentanti di Service Provider di fatturazione, banche comprese. A scopo informativo comunico che i soli italiani erano una persona che rappresentava l’ABI, un’altra persona in rappresentanza di una società residente a Londra e l’allora Vice-Presidente dell’Associazione Italiana dei Tesorieri d’Impresa (AITI). Faccio notare che quest’ultima persona è stata l’unica ad opporsi con tutte le sue forze alla tendenza prevalente nell’Expert Group, le cui conseguenze si sono riflesse nella Direttiva 2010/45/EU che andiamo ad esaminare. I punti salienti di questa Direttiva sono i seguenti:

della fattura “sono assicurate dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura.” 4) “Ciò [cioè assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura] può essere realizzato attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi.” (Art. 233, comma 1, secondo capoverso) Traduco: i “controlli di gestione” sono i “Business Control” e la “pista di controllo” è lo “audit trail”.

2) “Il ricorso ad una fattura elettronica è subordinato all’accordo del destinatario” (Art. 232)

5) “Costituiscono esempi di tecnologie che assicurano l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto di una fattura elettronica la Firma Elettronica Qualificata e lo EDI”. Accenno, ma non ci tornerò in seguito, a uno dei principi ispiratori di questa Direttiva: uguale trattamento per fatture elettroniche e cartacee.

3) “Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura” (Art. 233, comma 1, secondo capoverso). Il primo capoverso aggiunge che autenticità, integrità e leggibilità

Diceva il citato Presidente dell’AITI: “in base a questo principio andrebbero trattati in modo uguale una bicicletta e un aeroplano: sono ambedue dei veicoli!” Interpretiamo, ora, le possibili conseguenze dei punti precedenti.

1) “Per fattura elettronica s’intende una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico” (Art. 217)

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formato di fattura (ad esempio UBL) in quanto abbiamo ambedue organizzato i nostri sistemi in modo che su tale formato possiamo costruire le famose A&I&L, un’altra controparte può preferire un altro formato, ad esempio il Cross Industry Invoice – CII v2 e io dovrò attrezzare i miei sistemi anche per gestire il CII v2, con ulteriore dispendio di tutto. Una facile profezia: stante la presenza sul mercato di parecchi “gorilla da 900 libbre”1, cioè i famosi vasi di ferro, i poveri vasi di coccio che dovranno fare affari con loro per prosperare o anche solo per sopravvivere non potranno che adeguarsi alle richieste di tutti i gorilla con cui fanno affari. Questo li costringerà a scegliere tra: Accettazione da parte del destinatario Chiunque può decidere il formato di una fattura elettronica che intende emettere. Deve assicurare loro, però, Autenticità dell’origine (“A”), Integrità del contenuto (“I”) e Leggibilità (“L”). Non è, però, finita qui. Il destinatario può dire: “no”. A parte stigmatizzare che è giusto punire la banale sciocchezza di chi intendesse mandare una fattura elettronica a mia suocera che non possiede nemmeno un PC, il rifiuto di una fattura elettronica non è subordinato a nulla. In altre parole il destinatario può rifiutarsi in modo insindacabile di accettare una determinata fattura elettronica; pertanto chi vuole emettere una fattura elettronica deve accertarsi preventivamente che il destinatario non faccia scherzi e che sia disposto ad accettarla. Non basta: per evitare future sorprese dovrebbe anche premunirsi conservando una “qualche” prova di questa disponibilità. Ebbene questa precauzione non è prevista in Direttiva. Questo significa che chiunque intenda emettere fatture elettroniche deve essere più realista del re, se vuole mettersi al riparo da sorprese. Ipotizzo, pertanto, il seguente scenario.

Chi vuole vendere qualcosa a qualcuno dovrà mettere nel contratto: “Ti sta bene una fattura elettronica fatta così e così?” e conservarsi la risposta. Questo dovrà essere fatto prudenzialmente in linea di massima per ogni fattura, in quanto l’art. 232 è “piatto” e riguarda ogni fattura elettronica. Insomma: anche se l’anno scorso un dato cliente ha accettato le fatture elettroniche, se quest’anno vogliamo stipulare con lo stesso un nuovo contratto dobbiamo chiederglielo nuovamente. Devo dire che, stando oggi le cose come stanno, questa ultima misura prudenziale è più che giustificata: nell’infinita serie di possibilità di scelta tra i modi per assicurare A&I&L una delle due parti può aver cambiato modalità di gestione e quindi tale conferma in ogni nuovo contratto è d’obbligo. Ognuno assicura A&I&L come più gli aggrada Qui la fantasia italica si potrà sbizzarrire: poiché quanto indica la Direttiva (controlli di gestione, firme qualificate ed EDI) sono solo esempi, tutto è consentito. Ciò che ne va di mezzo è l’interoperabilità. Cioè: se mi accordo con una controparte per un determinato

− sviluppare in proprio i software e i sistemi in grado di gestire tutti i formati voluti dai gorilloni; − ricorrere a Service Provider che siano in grado di farlo. Vi risparmio di indovinare quale sarà la scelta più naturale ed economica per i vasi di coccio, perché si sono già risposti in anticipo i Service Provider che, come ho detto, facevano parte della maggioranza dei componenti del già citato Expert Group dalle cui decisioni è derivato quanto detto. E, poi, si parla di conflitto di interessi …. Business Control Che cosa siano è facile a dirsi nel caso della fatturazione: sono quell’insieme di misure organizzative e procedurali che consentono di accertare a posteriori che una determinata fattura è autentica (cioè che è stata realmente emessa dalla persona giuridica che ne sembra essere l’autore), che è rimasta immutata nella sua semantica (sì, il formato può anche cambiare se si verificano fattori imprevisti quali l’obsolescenza del formato originario, purché si possa ricostruire la storia e purché se era una fattura da 1.000 Euro per una certa fornitura resti una fattura di 1.000 Euro per tale fornitura) e che la sua leggibilità è assicurata. iged.it 03.2011

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Ora che ho enunciato il principio provate a immaginare come metterlo in atto. C’è da diventare matti se lo si interpreta in modo esteso. Faccio un esempio terra terra. Io ho, è ovvio, una partita IVA per poter esercitare la mia attività di consulente, e questa società possiede una vettura. Quando arriva il momento di cambiare le gomme pensate forse che io faccia una licitazione privata tra vari gommisti, riceva “n” offerte, faccia un ordine al prescelto il quale lo accetta? Ovviamente no. Vado dal mio amico gommista Robertino e gli dico di montarmi un nuovo treno di gomme. Poi, dopo qualche ora, torno, ritiro l’auto, lo pago, magari in contanti, e lui mi dà una fattura (ci può provare a non darmela!) e uno scontrino fiscale. Tutta la documentazione che ho è questa fattura e lo scontrino. Vi sembra un esauriente set di Business Control? Eppure è tutto in regola. Qualcuno potrà obiettare che si tratta di un caso limite riferito a una micro impresa, ecc. ecc. Pensateci sopra un’altra volta. Se a un dipendente di una grande azienda capitasse di prendere una buca abissale con l’auto aziendale lontano dalla sua sede abituale, giocandosi un pneumatico o, magari, due; questo personaggio baciato dalla sorte dovrebbe rivolgersi al primo gommista che trova e chiedergli sostituzione delle gomme, convergenza, assetto e chi più ne ha più ne metta. Insomma: tutto come nel caso della mia micro impresa. Quindi anche per le mega società ci possono essere casi di Business Control lacunosi, pur essendo tutto in regola. Qualcuno in Europa (ma anche altrove, ad esempio in USA) ritiene i Business Control il metodo sovrano, guardando agli altri sistemi con altezzosa sufficienza e compassione. Vi racconto, infine, la cosa più stupefacente. Da due anni circa infesto con la mia presenza il Workshop

del CEN2 che sta redigendo alcune raccomandazioni, chiamate CEN Workshop Agreement – CWA, per agevolare gli utenti nel realizzare sistemi di fatturazione elettronica conformi con la Direttiva. Alcuni partecipanti a questo Workshop erano paladini adamantini dei Business Control. Beh: si sono di molto ammorbiditi, davanti alle evidenze sottoposte loro. Questo dimostra che i Business Control sono veramente come l’Araba Fenice.

EDI L’EDI, che è sulla breccia in modo ufficiale in Europa dal 1994 (Raccomandazione 94/820/CE), è ormai lo strumento principe adottato dai citati gorilla da 900 libbre per lo scambio di fatture. I loro clienti e fornitori si devono adattare. Punto.

Firma Elettronica Qualificata Personalmente ritengo l’uso della Firma Elettronica Qualificata fuori luogo per emettere fatture. Infatti tale firma si basa su Certificati Qualificati che nella quasi totalità dei paesi europei vengono rilasciati a persone fisiche, non a persone giuridiche.

Perfino in Europa si devono essere accorti di che cosa hanno combinato (anche se non lo ammetteranno mai pubblicamente) e stanno correndo ai ripari. Certo, non possono correggere la Direttiva: ormai è pubblicata e poi chi se la sentirebbe a Bruxelles di smentire quanto fatto dallo Expert Group che, non dimentichiamolo, era pagato con i quattrini della Commissione Europea? E allora stanno redigendo Linee Guida per la trasposizione della Direttiva nella legislazione dei vari Paesi membri dell’Unione. Ottima decisione (dopo aver letto le mie tirate ironiche e sarcastiche penserete che lo sia anche questa; ebbene no, è vera approvazione). Vi sono dentro cose realmente utili e sulle quali hanno chiesto il parere delle autorità fiscali nazionali e anche del Workshop del CEN di cui ho parlato. Un comportamento encomiabile. Cito una sola cosa per tutte: per quanto riguarda i Business Control dicono “I business control dovrebbero essere adeguati alla dimensione, all’attività e al tipo del contribuente e dovrebbero prendere in considerazione il numero è il valore complessivo delle transazioni eseguite così come il numero e il tipo di fornitori e clienti e anche altri fattori ove del caso.” Alla faccia dei paladini della pervasività dei Business Control!

Che importanza esiziale avrebbe trovare la firma di Marchionne sulle fatture della FIAT, sia pure come puro strumento per assicurare A&I? È sufficiente il nome della azienda! Insomma: basterebbe una Firma Elettronica Avanzata, come, ad esempio si fa in Francia. Riconosco però che il rilascio del Certificato Qualificato offre garanzie che altri certificati non forniscono (avete presente i certificati server che una Certification Authority olandese si è trovata di recente ad aver inconsapevolmente rilasciato ad agenti iraniani?) per cui posso accettare questo compromesso che va a tutto vantaggio della sicurezza. Ebbene, mentre la nostra normativa regolamenta tutto quanto concerne le firme qualificate con molta saggezza ed equilibrio, in altri paesi, di cui non faccio il nome e nemmeno il cognome, si sono raggiunti parossismi di sicurezza che rasentano la paranoia. Non scendo in particolari per non agevolare l’individuazione di questi paesi. Morale: se parlo di firma qualificata a cittadini di questo paese entrano in crisi epilettica e si mettono ad agitare aglio e a tirare fuori croci di frassino. Insomma mi ci è voluto uno sforzo enorme per far capire loro che non tutta l’Europa è governata da simili norme che lascio a voi qualificare.

E allora? La questione è ora: da tutte queste incertezze che prima ho puntualizzato come si esce?

Ma non finisce qui Evidentemente a Bruxelles si sono accorti che la nuova Direttiva va fatta ben capire e che la cosa va tenuta sotto controllo. Con la Decisione della Commissione N. COM(2010) 712 del 2/12/2010,

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infatti, è stato stabilito che “il CEN dovrebbe sviluppare entro la fine del 2011 un Code of Practice che tenga conto del lavoro dello Expert Group sulla fatturazione elettronica, Questo Code of Practice, che dovrà essere adottato dai soggetti passivi, dai service provider e dalle autorità pubbliche, dovrebbe indicare una terminologia coerente e la definizione dei ruoli e delle responsabilità dei vari attori nel processo di fatturazione elettronica”. E su questo Code of Practice il Workshop del CEN sta lavorando, devo dire alacremente. C’è di più! Evidentemente, sempre a Bruxelles, si sono accorti che stavolta non si può più rischiare che la fatturazione fallisca: come dimostrano le numerose ricerche sull’argomento, tra cui quelle fatte, negli anni, dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, i risparmi che la fatturazione elettronica comporterebbe a livello europeo sono troppo elevati per potersi permettere di snobbarli, specialmente in momenti come questi: così, sempre il 2/12/2010, la Commissione ha deciso, con Decisione C(2010) 8467, di istituire “il forum europeo multilaterale delle parti interessate alla fatturazione elettronica.” I compiti di questo Multi Stakeholders Forum (scusate se lo chiamo con il termine inglese, ma se lo citate così all’estero vi capiscono) sono sostanzialmente di supporto alla Commissione per controllare lo sviluppo della fatturazione elettronica in Europa, segnalare i problemi, agevolare lo scambio di esperienze, promuovere un modello standard di dati. I componenti di questo MSF sono ben 63 (!): due per ogni stato (dovrebbero essere indicati dai vari fora nazionali, laddove ci siano …), ben sei membri di associazioni europee dei consumatori e delle piccole, medie e grandi imprese, un rappresentante del CEN, uno della Banca centrale europea e uno del gruppo di lavoro per la privacy. Forse stavolta si sono resi conto che un Expert Group non è proprio il massimo per raggiungere gli obiettivi di terzietà! NOTE 1 Vecchia battuta americana: “sai dove si siede un gorilla da 900 libbre? Dove vuole lui”. Voglio vedere chi ha il coraggio di opporglisi! 2

Comité Européen de Normalisation – uno dei tre European Standardisation Organisation riconosciute ufficialmente dalla Unione Europea fin dal 1983.

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approfondimenti

eSupply Chain Collaboration: best practice, opportunità e benefici La condivisione di informazioni di carattere operativo, legate prevalentemente al ciclo dell’ordine, comporta significativi benefici di efficienza, efficacia e di riduzione del capitale circolante AUTORI

PAOLO A. CATTI E ILARIA GATTI

L’

Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano si occupa, fin dal 2006, non solo di Fatturazione Elettronica, ma anche di Integrazione e Dematerializzazione del Ciclo Ordine-Pagamento (www.osservatori.net). Queste soluzioni costituiscono il livello “di base” nella collaborazione tra attori di una supply chain nella relazione cliente-fornitore. Le stesse tipologie di benefici – sia in termini di efficienza sia di efficacia – derivanti da progetti di Integrazione e Dematerializzazione del Ciclo dell’Ordine sono conseguibili applicando queste stesse logiche anche ad altri processi interaziendali – quali la pre-vendita, il post-vendita, la pianificazione della domanda e della produzione, lo sviluppo di nuovi prodotti, il marketing e la comunicazione, la tracciabilità – realizzando cioè un più elevato grado di eSupply Chain Collaboration. Nell’Edizione 20111, L’Osservatorio ha analizzato oltre 65 esperienze concrete in diversi settori studiando la diffusione di queste soluzioni, la

loro evoluzione nel tempo, i benefici conseguibili e i fattori di successo/ insuccesso dei progetti di collaborazione cliente-fornitore. La eSupply Chain Collaboration è un fenomeno complesso e, quindi, di difficile “misurabilità” attraverso un unico indicatore: per questa ragione, sono state prese in considerazione due principali dimensioni di analisi: “profondità” e “ampiezza”. La “profondità” misura l’intensità della relazione collaborativa ed è riconducibile alla strategicità delle informazioni scambiate e al grado di copertura del processo. Per “ampiezza”, invece, si intende la misura del grado di adozione di una soluzione di eSupply Chain Collaboration relativamente alla percentuale di partner coinvolti, del transato intercettato e dei documenti scambiati. Le aziende che collaborano sul processo transazionale (ciclo ordine-pagamento, pre-vendita e post-vendita) scambiano informazioni di carattere prevalentemente operativo e i loro progetti hanno quindi un livello di profondità medio-basso, a seconda del grado di copertura del processo.

Oltre ai documenti base del ciclo dell’ordine (ordine, DDT, fattura), infatti, alcune aziende estendono il set di informazioni scambiate (includendo, per esempio, la disponibilità di prodotto, la conferma d’ordine, l’avviso di spedizione ecc.) e toccano, quindi, tutte le fasi del processo transazionale. Un esempio è Telecom Italia, che oltre a ordine e fattura scambia – attraverso il portale rivolto ai fornitori – la conferma d’ordine, l’avviso di consegna, l’entrata merci, i documenti di collaudo e alcune informazioni relative alla cantieristica. Un’altra esperienza interessante è quella di Snaidero, che si integra con i propri fornitori attraverso una Extranet Web-based scambiando ordini, conferme d’ordine, disegni, segnalazioni di problematiche legate alla produzione e negoziazioni dei piani di consegna. Altri casi analoghi di ampliamento dell’ambito della collaborazione sono Prysmian (produttore di cavi e sistemi per il trasporto di energia e per le telecomunicazioni), Unieuro, Samsung e Comet (azienda distributrice attiva nel settore del Materiale Elettrico, degli Elettrodomestici e dell’Elettronica di Consumo).

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Pianificazione Collaborativa «Avanzata»

Alta

Profondità

Pianificazione Collaborativa «Base» Scambio Transazionale «Esteso»

Bassa Base empirica: 65 progetti

Bassa

In figura Il posizionamento per Ampiezza e Profondità delle esperienze analizzate

Il processo transazionale è anche quello supportato dai progetti caratterizzati dall’ampiezza di adozione più elevata: per esempio il Gruppo Comifar (distributore farmaceutico), nella sua relazione con la gran parte dei produttori; Alpitour, con oltre i tre quarti delle circa 12.000 agenzie viaggi presenti in Italia; Enel, con la gran parte dei propri fornitori e Rhiag (azienda distributrice di componenti per auto, veicoli industriali e trattori) con il 75% dei suoi clienti. All’aumentare della strategicità delle informazioni scambiate (per esempio il sell-out, i livelli di stock, i piani di produzione, le previsioni di vendita ecc.), cresce la profondità della collaborazione e l’ambito dei progetti si sposta verso il processo di pianificazione (della produzione, degli approvvigionamenti, delle scorte ecc.) e verso le modalità per renderlo più efficace, aumentando la visibilità sulle attività del cliente o del fornitore.

Ampiezza

Alta

Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione School of Management del Politecnico di Milano www.osservatori.net

Alcune aziende utilizzano una soluzione collaborativa per condividere, accanto a informazioni di carattere transazionale, anche altre di maggiore impatto strategico. È questo il caso di BTicino, che – oltre ai documenti del ciclo dell’ordine – condivide con i propri fornitori i forecast trimestrali (ovvero le quantità che l’azienda prevede di acquistare nei mesi successivi); un altro esempio di interesse è quello di Pininfarina, che riceve dai propri fornitori, attraverso una piattaforma Web-based, le informazioni legate alla qualità dei lotti dei componenti in arrivo. Altre esperienze analoghe sono quelle di Electrolux, Indesit, Lombardini (produttore di motori diesel) e Basicnet (azienda del settore dell’Abbigliamento e della Calzatura). All’aumentare della profondità della collaborazione - e quindi della sua

“intensità” - in alcuni casi si assiste anche allo “spostamento” di attività da un attore a un altro, come quando le attività di rifornimento del cliente vengono gestite dal fornitore (Vendor Managed Inventory – VMI): per esempio, Electrolux, che utilizza questa modalità sia con i fornitori sia con i clienti, Carrefour con i produttori del Largo Consumo, La Rinascente e Lavazza. Da ultimo, la massima profondità di collaborazione si raggiunge attraverso l’elaborazione congiunta di informazioni strategiche, per esempio relative alla pianificazione, alle previsioni e ai rifornimenti (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment – CPFR): tra le poche esperienze in Italia troviamo il progetto di Samsung, in cui i piani di vendita e i livelli di stock previsionali sono discussi congiuntamente con i referenti dei clienti coinvolti. iged.it 03.2011

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La condivisione di informazioni di carattere operativo, legate prevalentemente al ciclo dell’ordine, comporta significativi benefici di efficienza (diminuzione dei costi legati alla manodopera, ai materiali, alla trasmissione e all’occupazione di spazio), di efficacia (legati alla diminuzione degli errori, alla maggiore trasparenza e disponibilità di informazioni) e di riduzione del capitale circolante (legato al tempo order-to cash – ovvero al tempo che intercorre tra l’emissione dell’ordine da parte del cliente e la chiusura del pagamento a esso relativo). La componente di efficienza, che è anche quella relativamente più semplice da misurare in modo puntuale, è, da sola, spesso in grado di giustificare un investimento in una soluzione di integrazione. I benefici legati al miglioramento dell’efficacia e alla riduzione del capitale circolante, che comportano una complessità di misurazione nettamente superiore, sono però decisamente più rilevanti in termini assoluti, soprattutto se l’ambito della collaborazione si sposta dalla condivisione di informazioni di carattere operativo a quelle di maggiore impatto strategico. I benefici crescono, quindi, se si è in grado di sviluppare un livello di collaborazione più “profondo”, che non si limita a supportare il solo ciclo dell’ordine, ma che tocca anche la pianificazione (come nel caso della condivisione dei dati di sell-out, del livello delle scorte, delle previsioni della domanda e dei piani di produzione). Una visione complessiva di tutte le categorie di benefici e del loro peso relativo può dunque essere la chiave per stimolare lo sviluppo di progetti collaborativi. Un altro fattore che può determinare la buona riuscita di un progetto di collaborazione è una corretta gestione del cambiamento. Il change management, se affrontato in modo completo, richiede un approccio multidimensionale, con attenzione

sia verso l’interno dell’organizzazione sia verso l’esterno (clienti o fornitori coinvolti). Un corretto percorso di gestione del cambiamento prevede, infatti, oltre alla necessaria formazione a tutti i livelli, l’inserimento di meccanismi di incentivo e di logiche premianti, l’istituzione di momenti periodici di verifica dei risultati raggiunti, la definizione puntuale di nuovi ruoli e mansioni (dove necessario) e il coinvolgimento di tutti gli attori interessati fin dalle prime fasi del progetto.

NOTE 1

Il Report “Oltre la Fattura” contiene i risultati completi della Ricerca 2011 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione ed è scaricabile dal sito www.osservatori.net

La necessità di gestire il cambiamento spesso non è percepita dalle aziende che si avvicinano ai temi della collaborazione o, in molti casi, è considerata come una “semplice” attività di informazione legata all’utilizzo di nuovi strumenti. Esistono, però, alcuni esempi di “best practice”, che hanno affrontato questo tema con un approccio più efficace; un esempio è Rhiag, che monitora costantemente i risultati raggiunti attraverso una survey annuale, rivolta a circa 1.000 ricambisti per comprendere il loro livello di soddisfazione, e organizzando convegni dedicati per comunicare le innovazioni della piattaforma e raccogliere i suggerimenti dei clienti. Un altro esempio particolarmente interessante di attenzione alla formazione continua è Snaidero, che utilizza una Extranet sia nelle relazioni a monte (verso i fornitori) sia in quelle a valle (verso i rivenditori). Al momento dell’introduzione della piattaforma, circa 10 anni fa, i rivenditori Snaidero si mostrarono molto restii a utilizzarla: è stata svolta, quindi, una costante attività di formazione, che dura ancora oggi e include incontri periodici con i rivenditori stessi, affiancata dal supporto continuo degli agenti, che li incontrano con maggiore frequenza.

PAOLO A. CATTI

Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano

ILARIA GATTI

Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano

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approfondimenti

Certificati medici on line, vera rivoluzione? Un sintetico elenco dei problemi riscontrati che, si spera, vengano prontamente risolti AUTORE

FABIO TOMMASI

l fatidico 13 settembre 2011 è arrivato, con il fine primo, non dimentichiamolo, di assicurare un quadro completo delle assenze per malattia nei settori pubblico e privato: finalmente i certificati medici cartacei saranno definitivamente (?) riposti in cantina per dare spazio a una comunicazione fatta di bit. Anche nel settore privato, dopo un periodo sperimentale nel pubblico durato tre mesi e poi prorogato al 13 settembre u.s., parte il sistema di certificazione della malattia per via telematica, ma è vera rivoluzione? È certamente un primo importante passo, ma tanta strada dev’essere ancora percorsa, giacché da più parti si sono lamentati problemi infrastrutturali che di fatto hanno vanificato i vantaggi derivanti dall’abolizione della carta. Lunghe attese da parte dei medici di famiglia per la registrazione dei dati dei loro pazienti e blocchi del sistema evidentemente non proporzionato al numero di richieste di accesso sono soltanto alcuni dei problemi segnalati, con inevitabili ripercussioni non certamente positive sulla prestazione sanitaria nel periodo sperimentale. Si sono registrate segnalazioni di disagio soprattutto per la guardia medica, il pronto soccorso e nei ricoveri ospedalieri dove spesso le carenze tecnologiche hanno impedito alle strutture mediche ogni ottem-

peramento, tant’è che presto dette situazioni sono rientrate, unitamente ai certificati medici emessi da specialisti privati non convenzionati con il sistema sanitario nazionale, nelle ipotesi in deroga al nuovo sistema. A ciò si aggiunga che la fase sperimentale ha posto in evidenza come il sistema non porti alcun vantaggio - se non addirittura un appesantimento delle procedure - in tutti quei casi in cui il paziente non può recarsi fisicamente presso lo studio medico, con la necessità da parte del medico di una visita domiciliare presso il paziente. Quest’ultimo spesso non è dotato di un sistema in grado di stampare la certificazione dal computer del medico con conseguente inevitabile navetta studio-casa-studio, a carico del medico, o casa-studio-casa, a carico di qualche parente del paziente, impossibilitato a muoversi, per averne copia stampata; comunque sia con disagio per i protagonisti del progetto non trascurabile. Altri problemi sono sorti in tutte quelle zone in cui non risultava disponibile una connessione Internet o una banale, ma quanto mai necessaria, stampante (!), il che si traduceva di fatto nello spostamento della prestazione sanitaria presso centri più “performanti” quanto a tecnologia. Sembrerebbe che ogni problema sia stato risolto prevedendo la consegna da parte del medico al lavoratore del solo numero di protocollo della

pratica, piuttosto che l’attestato cartaceo, ma tale scelta presuppone inevitabilmente che tutti i pazienti in età non ancora pensionabile siano dotati degli strumenti necessari per reperire autonomamente copia del certificato ed eventualmente, ove servisse, provvedere alla sua stampa, il che verosimilmente non è, pur auspicandocelo. Altro aspetto, tutt’altro che trascurabile, è l’ingente mole di dati sensibili che veicolano attraverso il sistema informativo, giacché il medico se prima scriveva sul certificato medico cartaceo da consegnare al datore di lavoro la sola prognosi, oggi dovrà comunque riportare anche la diagnosi, popolando così una banca dati di proporzioni enormi che con gli anni crescerà sempre più e ripercorrerà anni ed anni di storia clinica del cittadino/paziente che se non ben protetta rischia serie ripercussioni in caso di perdita di detti dati sensibili idonei a rivelare lo stato di salute. Resta comunque che al datore di lavoro il sistema informativo come strutturato inibisce la visione anche della diagnosi e gli unici dati visibili accedendo al sistema sono il numero di certificato, il codice fiscale del lavoratore, la data di inizio malattia, la data di fine malattia, la data rilascio del certificato, la data di inizio del primo certificato per quel determinato evento morboso, la continuazione della malattia e l’eventuale ricaduta, oltre alla residenza o domicilio abiiged.it 03.2011

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tuale e quello eventualmente comunicato per quell’evento morboso. Di certo il lavoratore non dovrà più recapitare le attestazioni di malattia al proprio datore di lavoro e all’INPS entro due giorni lavorativi successivi all’inizio della malattia, così come chiarito con la circolare n. 4 del 18 marzo 2011 della Presidenza del Consiglio.

Tuttavia il lavoratore, consegnata al medico la propria tessera sanitaria con codice fiscale, dovrà comunicare l’indirizzo di reperibilità da inserire nel certificato, se diverso dalla residenza o domicilio abituale, e richiedere il numero di protocollo identificativo del certificato inviato dal medico per via telematica. Detto invio telematico da parte del medico soddisfa l’obbligo del lavoratore di recapitare l’attestazione di malattia a mezzo di raccomandata A/R nei termini indicati. Parimenti anche nel settore privato è fatto obbligo al lavoratore di comunicare il numero di protocollo identificativo del certificato medico al datore di lavoro che ne faccia richiesta. Il lavoratore potrà registrarsi sul sito dell’INPS e visionare ed estrarne copia di tutti i certificati medici ed i relativi attestati di malattia inviati per via telematica dal proprio medico. In caso di impossibilità per il medico di avvalersi della procedura telematica questi consegnerà al lavoratore la certificazione e attestazione dei malattia in forma cartacea che andrà consegnata al datore di lavoro secondo le modalità tradizionali. Resta comunque l’obbligo per il lavoratore di comunicare al datore di lavoro l’assenza per malattia e l’indirizzo presso il quale sarà reperibile per gli eventuali controlli medici. Sia il lavoratore, sia il datore di lavoro, possono, infine, chiedere l’invio automatico alla propria casella di posta elettronica certificata, il primo di copia dei certificati e attestati di malattia, il secondo di copia dell’attestato di malattia. Il certificato medico potrà essere spedito solo a indirizzi PEC e non di posta elettronica ordinaria cui è possibile inviare solo attestati di malattia. Resta da chiedersi se il certificato medico on line così come progettato - in considerazione dei problemi posti nella fase sperimentale, soprattutto di inadeguatezza infrastrutturale per la mole di informazioni e richieste di accesso che spesso di fatto hanno costretto i protagonisti del progetto ad avvalersi del sistema tradizionale cartaceo - rappresenti davvero quel passo avanti che ci si aspettava con l’abolizione della carta o se, invece, non palesi in realtà il fine primo, e forse il solo, di monitare le assenze del lavoratore pubblico e privato. Altro aspetto che merita un separato approfondimento è quello relativo alla sicurezza informatica del sistema informativo in considerazione delle falle segnalate durante la fase sperimentale che rischiano di minare seriamente un progetto orientato al monitoraggio delle assenze e all’abbandono della carta, ma questa è un’altra storia.

FABIO TOMMASI

Studio legale Tommasi

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Anorc informa

n nuovo adempimento in materia di privacy costringerà le banche a implementare sistemi di conservazione a norma dei log file di accesso agli strumenti informatici da parte dei propri dipendenti.

Log da conservare a norma per il mondo bancario I responsabili privacy e i responsabili della conservazione vanno a braccetto! AUTORI

ANDREA LISI, GRAZIANO GARRISI

Un recente provvedimento dell’Autorità Garante per la Privacy (Prescrizioni in materia di circolazione delle informazioni in ambito bancario e di tracciamento delle operazioni bancarie, datato 12 maggio 2011) ha infatti introdotto l’obbligo per tutti gli istituti bancari e per Poste Italiane S.p.A. di adottare specifiche tecnologie al fine di conservare traccia dell’attività dei propri dipendenti impegnati nelle rispettive mansioni sul luogo di lavoro. Lo scopo perseguito dal Garante è fondamentalmente quello di individuare specifiche misure di sicurezza finalizzate a tutelare i clienti e i correntisti delle banche da accessi non autorizzati e da iged.it 03.2011

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intrusioni indebite ai dati personali e finanziari, assicurando e garantendo così un corretto trattamento degli stessi.

banca, dovrà essere tracciata (ovvero loggata) attraverso la raccolta e la conservazione di una serie di informazioni (log file) quali:

A tal proposito, occorre ricordare che non è la prima volta che le banche sono state oggetto di interventi specifici del Garante Privacy: già nel 2007, infatti, il Garante aveva ritenuto illecito utilizzare i dati personali presenti nelle “centrali rischi” per scopi estranei all’attività di rilascio o di gestione dei finanziamenti, come ad esempio l’attività di marketing (l’utilizzazione dei dati personali può, infatti, avvenire soltanto se strettamente connessa all’istruttoria di una richiesta di finanziamento).

- il codice identificativo del soggetto incaricato che ha effettuato l’operazione di accesso; - la data e l’ora di esecuzione; - il codice della postazione di lavoro utilizzata; - il codice del cliente interessato dall’operazione di accesso ai dati bancari da parte dell’incaricato; - la tipologia di rapporto contrattuale del cliente a cui si riferisce l’operazione effettuata (es. numero del conto corrente, fido/ mutuo, deposito titoli).

Questa volta oggetto dell’intervento del Garante sono stati i dati dei clienti. Con molta frequenza, infatti, sono stati operati accessi indebiti a tali dati, presumibilmente da parte di dipendenti che comunicavano tali informazioni a terzi perché fossero utilizzate a scopo personale, in genere in cause di separazione giudiziale e in procedure esecutive.

Si tratta, quindi, di mettere in piedi un vero e proprio sistema di audit log di tutta l’attività dei dipendenti che procedono (in quanto autorizzati) al trattamento dei dati personali dei clienti all’interno dell’istituto bancario.

Alla luce di ciò, ogni tipo di operazione effettuata sui dati dei clienti - sia che comporti movimenti di denaro o che sia una semplice consultazione - da parte di soggetti incaricati operanti all’interno della

Accanto a tale prescrizione, poi, sono stati individuati altri obblighi che riguardano, ad esempio, i tempi di conservazione dei relativi file di log. In particolare, è stato stabilito dal Garante che i file di log debbano

IN ARRIVO LE REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE Dallo scorso 5 agosto è disponibile on-line sul sito di DigitPa la bozza delle Regole Tecniche relative al documento informatico e alla gestione documentale, al protocollo informatico e al sistema di conservazione dei documenti. Nel testo sono presenti importanti indicazioni riguardanti le varie fasi di vita del documento informatico (dalla formazione alla trasmissione, dalla duplicazione alla validazione temporale e alla conservazione), la gestione del fascicolo informatico e la gestione documentale nelle PA. Dopo la pubblicazione della bozza gli utenti interessati sono stati invitati a inviare fino al 10 settembre tramite mail le loro osservazioni e suggerimenti, contribuendo attivamente alla redazione della versione definitiva delle Regole, di cui si attende a giorni la pubblicazione. Già nelle bozze veniva riconosciuto al Responsabile della Conservazione un ruolo determinante e strategico, che non potrà che essere confermato nella versione definitiva dei regolamenti.

SITI WEB DELLE PA: PROVVEDIMENTO DEL GARANTE PRIVACY di avv. Graziano Garrisi D&L Department Il provvedimento del Garante Privacy del 7 luglio 2011 ha fornito precisazioni e chiarimenti sulle “Linee guida dei siti web delle pubbliche amministrazioni” emanate dal Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione. In particolare, il Garante ha affrontato i seguenti temi: - Dati di navigazione, stabilendo che tali dati possono essere utilizzati solo per elaborare statistiche anonime e devono essere cancellati immediatamente dopo tale elaborazione; le pubbliche amministrazioni, inoltre, devono fissare (in maniera proporzionale alla finalità perseguita) i termini di conservazione dei dati di navigazione, scaduti i quali gli stessi dati devono essere cancellati o resi anonimi. - Dati forniti volontariamente dall’utente, in cui si prescrive la necessità di informare l’utente per l’eventuale trattamento di dati sensibili o giudiziari che lo stesso potrà fornire spontaneamente nel corpo della mail o del messaggio. - Uso dei cookies, ovvero l’uso dei cookies persistenti è ammissibile unicamente qualora esso sia necessario alla resa di un servizio che rientri nelle funzioni istituzionali dell’amministrazione. Sono state suggerite accortezze anche per le modalità con cui le P.A. pubblicano l’elenco degli indirizzi di posta elettronica istituzionale e posta elettronica certificata. Infatti, al fine di evitare che tale elenco sia utilizzato per inviare messaggi con finalità estranee alle funzioni istituzionali dell’ente, l’Autorità ha suggerito l’adozione di accorgimenti tecnici che sottraggano tali indirizzi e-mail all’indicizzazione da parte di motori di ricerca generalisti e che la pubblicazione sia accompagnata da un avviso su tali limitazioni d’uso. Per ulteriori approfondimenti si segnala il link: http://www.digitalaw.blogspot.com/

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essere conservati per un periodo non inferiore ai 24 mesi dalla data di registrazione dell’operazione, anche nei casi di semplice consultazione, poiché un periodo di tempo inferiore non consentirebbe agli interessati di venire a conoscenza dell’accesso ai propri dati personali e delle motivazioni che lo hanno determinato. Ecco, quindi, che emerge l’opportunità per le banche di dotarsi di idonei sistemi al fine di rendere giuridicamente corretto il processo di conservazione e di esibizione dei log file. Così come era stato già prescritto per il controllo sui log degli amministratori di sistema nel relativo provvedimento del Garante Privacy, anche in questo caso la gestione dei dati bancari deve essere oggetto almeno annualmente di un’attività di controllo interno da parte dei titolari del trattamento, in modo che venga verificata costantemente la rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza del trattamento dei dati personali previsto dalle norme vigenti. Le banche, quindi, hanno 30 mesi di tempo per trovare una soluzione tecnologica adeguata, in linea con gli ulteriori adempimenti prescritti dal Garante e con le modalità di controllo sui log registrati e conservati, per tutelare i clienti da eventuali trattamenti illegittimi sui loro dati personali. Per realizzare un sistema così complesso, ci sarà necessariamente bisogno, all’interno di ciascuna organizzazione, di un coordinamento tra le figure chiave coinvolte in questi delicati processi, ovvero tra il responsabile della conservazione digitale dei documenti e il responsabile del trattamento dei dati personali. Con tale provvedimento, infatti, il Garante Privacy ha dato il via a un modello organizzativo obbligatorio, che prevedrà la comunicazione e la condivisione di strategie, adempimenti e attività tra i due soggetti intorno a cui dovranno ruotare i

M-Disc: da qui all’eternità? Mentre negli ultimi anni la conservazione dei documenti in formato digitale ha acquistato nuovi e numerosi sostenitori, è rimasta dibattuta e affatto risolta la questione relativa al supporto da utilizzare per garantire la sopravvivenza dei dati alle ingiurie del tempo che avanza. E se molti sostengono che il futuro è da riporre completamente nella “nuvola”, altri preferiscono pensare ancora a uno strumento materiale per archiviare i dati. È ormai assodato che tutti i supporti ottici attualmente in uso non siano durevoli, e che quindi sia prudente sostituirli con copie nuove dopo periodi più o meno lunghi. La soluzione al problema sembra venire dall’azienda americana Millenniata, che in collaborazione con Hitachi-LG sta per lanciare sul mercato l’M-Disc, un disco ottico capace, a quanto dicono i produttori, di durare migliaia di anni mantenendo inalterate le informazioni contenute al suo interno. Il cuore dell’M-Disc è costituito da un materiale inorganico e sintetico, composto anche da metalli e semimetalli, del tutto simile alla pietra, all’esterno, invece, la protezione di uno strato di policarbonato come i normali CD, solo con superficie non riflettente. I dati verranno trasferiti all’interno del dye con un’incisione laser attraverso l’uso di un apposito masterizzatore che verrà messo in commercio insieme al disco, mentre la sola lettura potrà essere effettuata con qualunque tipo di lettore attualmente in commercio. Pare che l’incredibile resistenza di questo disco sia stata già testata con successo in ambito militare (tanto che il prodotto vanta la certificazione del Ministero della Difesa statunitense), e che si possa immergerlo nell’acqua bollente o nell’azoto liquido senza provocargli alcun danno, come dimostra l’eloquente filmato pubblicato sul sito dell’azienda. L’M-Disc per ora può contenere dati per un massimo di 4,7 GB, con una velocità di scrittura di 4x, anche se Millenniata sta lavorando a un miglioramento di questi standard. Il costo è decisamente maggiore rispetto a un normale DVD: tra i 3 e i 5 dollari. Vien da sé che se le promesse dell’azienda produttrice verranno mantenute, questo prodotto farà la gioia di archivisti e responsabili della conservazione. Qualche domanda però sorge spontanea: fra migliaia di anni ci saranno ancora tecnologie e supporti in grado di leggere le informazioni contenute nell’M-Disc?

processi di conservazione digitale a norma. D’altronde, è lo stesso articolo 44, comma 1-bis (introdotto dal decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235) a stabilire che “Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza”. A entrambe le figure di

responsabili, infatti, spettano compiti organizzativi, di manutenzione e controllo, operativi, di protezione dei dati e delle procedure informatiche, di assistenza e ispezione, etc. Ci si avvicina, quindi, a un processo di gestione della conservazione dei log file dei dipendenti simile al processo di gestione dei documenti previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Come è noto, infatti, l’effettivo sviluppo di un sistema a norma di conservazione digitale dei documenti presuppone necessariamente la nomina di un responsabile della conservazione e, in base a quest’ultimo provvedimento del Garante Privacy, anche di un responsabile privacy che sappia iged.it 03.2011

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EVENTI ANORC

SETTEMBRE

OTTOBRE

Document Management Academy di SDA Bocconi in collaborazione con ANORC - MILANO Continua con due appuntamenti nei mesi di settembre e ottobre la IV edizione della Document Management Academy di SDA Bocconi, iniziata lo scorso giugno. Il corso, frutto della sinergia tra Anorc e il prestigioso ente formativo, ha come scopo quello di formare esperti manager nell’information e document management e diffondere la cultura della semplificazione e della dematerializzazione documentale. Tra gli esponenti dell’Associazione che interverranno come docenti anche il Presidente, l’avv. Andrea Lisi, e il Vice Presidente, il dr. Gianni Penzo Doria.

OTTOBRE

Convegno Anorc sulle Regole Tecniche e Assemblea Generale dei soci - ROMA

guidarne le scelte in modo da non ledere il diritto alla riservatezza degli interessati al trattamento e provvedere a tutti gli ulteriori adempimenti richiesti dalla legge. Sarà interessante osservare quale scelta opereranno gli istituti bancari per adeguarsi a tale provvedimento e quale sarà il sistema di conservazione adottato, il quale dovrà contemperare la necessità di tutela della privacy e quella di linearità e semplicità del sistema, pur garantendo il mantenimento stabile, sicuro e “a norma” delle informazioni trattate.

Anorc dà appuntamento ai soci e a tutti gli interessati al tema della Conservazione Digitale a fine ottobre a Roma per un evento nazionale in due giornate: il 26 si terrà un convegno per discutere e analizzare le Regole Tecniche sul documento informatico e la sua conservazione, di cui si attende con grande attenzione l’uscita a breve termine. La giornata del 27 ottobre sarà invece dedicata all’Assemblea Generale dei Soci Anorc.

NOVEMBRE

Anorc patrocina i due eventi romani di Edisef - ROMA

ANDREA LISI

GRAZIANO GARRISI

Ufficio di Presidenza ANORC - Digital&Law Department - Studio Legale Lisi - www.studiolegalelisi.it

Alla fine del prossimo novembre si svolgeranno nell’ATA Hotel Villa Pamphili di Roma due appuntamenti organizzati dalla casa editrice Edisef. Il 29 novembre avrà luogo il Virtual Document Storage, la prima mostra convegno finalizzata a orientare le aziende sulle problematiche della virtualizzazione, dello storage e il cloud computing dei dati aziendali. Il 30 novembre si svolgerà la seconda edizione della mostra convegno Information Security Hospital, sull’applicazione delle tecnologie informatiche per garantire la sicurezza nel trattamento dei dati in ambito sanitario e ospedaliero. Tra gli esperti convocati anche il Presidente Anorc, l’avv. Andrea Lisi

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approfondimenti

Il Tribunale Digitale Il piano per la digitalizzazione dei Tribunali sarà in grado di supportare quel che si richiede ad uno stato moderno e democratico nell’ambito della Giustizia? AUTORE

MAURIZIO ARATA

isto che la digitalizzazione nell’ambito delle PA si sta rivelando strumento fondamentale per tenere il passo con il resto d’Europa e con i cittadini, è naturale che un piano di digitalizzazione debba investire un altro ordinamento essenziale per la vita del Paese: è, pertanto, indispensabile un piano rivolto alla Giustizia ed al funzionamento dei Tribunali, come organi competenti per l’attuazione della stessa, sia sul piano civile che su quello penale. Tale piano deve tendere ad uno snellimento delle pratiche burocratiche, ad una condivisione degli atti, nonché ad una indispensabile necessità di archiviazione, capace di superare la più parte di quei problemi che come ben conosciamo hanno implicato fino ad oggi inaudite ed inimmaginabili carenze, causate dal solo utilizzo del cartaceo, dall’immagazzinamento di faldoni processuali anche di decine di migliaia di pagine per ognuno, difficilmente reperibili e consultabili, dopo essere stati accatastati alla bell’e meglio in qualche umido locale o in qualche sottoscala abitato da topi. Sarà il tanto decantato piano per la digitalizzazione dei Tribunali in grado nella realtà e non solo nella fantasia di svolgere le funzioni di supporto e di modernizzazione che si richiedono ad uno stato moderno e democratico nell’ambito della Giustizia?

Intanto il piano sull’accelerazione, voluto dal Governo Italiano e presentato il 14 marzo di quest’anno a Roma, nasce come Piano Straordinario. Prevedendo alla base di intervenire con la digitalizzazione degli atti, con le notifiche online, e con i pagamenti online. Individuando nella digitalizzazione l’obiettivo prioritario per accelerare la Giustizia (Piano e-Gov 2012), lo stesso piano, promosso in accordo fra Ministero della Giustizia e Ministero per la

Pubblica Amministrazione e l’Innovazione serve: “attraverso la valorizzazione degli investimenti fatti e delle esperienze acquisite, ad accelerare i tempi di attivazione di alcuni servizi digitali, ad utilizzare meglio le competenze disponibili e a ridurre i tempi dei processi”. Interessante inizio, in un Paese dove non si capisce bene se i processi li si vogliano brevi o lunghi o altro, a seconda di quanto di volta in volta faccia più comodo. Comunque le azioni iged.it 03.2011

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innovative prevedono dei Protocolli d’Intesa fra i due Ministeri e le Corti d’Appello, i Tribunali e le Procure. Il tutto è avviato, beninteso, in modo sperimentale. Tenendo in particolare considerazione alcune esperienze maturate in alcuni dei maggiori Tribunali (Roma, Milano, Napoli, Bologna, Torino), parrebbe che gli obiettivi di programma possano essere realizzabili. Anche se penso che il grosso del fardello dovrà comunque passar di mano ed essere fatto proprio dalle Cancellerie, spesso e volentieri mal dotate ed in perenne carenza di organico, almeno in gran parte di Comuni, Province o Regioni. Torniamo così a quel che si vorrebbe, diverso da quel che è, ovvero la riduzione dei tempi di processi, la facilitazione del lavoro dei magistrati, la riduzione dei costi, l’eliminazione

di personale inutile, il tutto condito dalla semplificazione dei servizi per i cittadini e le imprese. Il Piano che dovrebbe essere completato per la fine 2012, con 50 milioni di Euro a disposizione per le fasi d’attuazione è nato per coinvolgere Corti d’Appello, Procure Generali, Tribunali, Procure presso i Tribunali, Tribunali di Sorveglianza, Tribunali per i Minorenni, Procure presso i Tribunali per i Minorenni. Il tutto per complessivi 466 Uffici Giudiziari. Il piano si basa sul Protocollo d’Intesa del 26 novembre 2008, fondato sul miglioramento della qualità dei servizi e sulla riduzione degli sprechi della Pubblica Amministrazione. Durante questo percorso è doveroso sottolineare l’accordo operativo con Tribunale di Milano (dicembre 2009), Tribunale di Roma (marzo

2010) e Tribunale di Torino (febbraio 2011). Un parto un po’ lungo e travagliato, ma pur sempre un parto che ha dato alla luce il suddetto Piano Straordinario. Fra i vari progetti pilota, sarebbe particolarmente meritevole di attenzione la diffusione progressiva del Processo Civile Telematico. Attraverso, peraltro, soluzioni e tecnologie informatiche “già sperimentate con successo”, e la condivisione delle informazioni e dei dati estese all’intero territorio nazionale. Nella speranza che vi siano quantomeno i computer ed il personale adeguato per il loro funzionamento. Per questo si prevede l’adeguamento delle apparecchiature e delle tecnologie, la migrazione dai vecchi sistemi, l’accompagnamento (change management), ed il Training on the job per gli operatori interessati,

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Ministero della Giustizia, Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, Dipartimento per la digitalizzazione e l’innovazione tecnologica, DigitPa, Agenzia per la diffusione delle tecnologie per l’innovazione e Invitalia.

con tanto di assistenza tecnica come supporto. Giusto per dare alcuni dati, si tratta di 846 Uffici del Giudice di Pace, oltre 9.000 magistrati togati, 3.000 giudici togati e circa 40.000 unità di personale impiegato. Tutto questo per sistematizzare un percorso di catalogazione e gestione delle informazioni e dei documenti di volta in volta prodotti attraverso le varie fasi processuali, con un accesso sicuro alle documentazioni ed agli atti documentali relativi ai procedimenti conclusi e a quelli ancora in corso: “fattore fondamentale per il successo dell’azione della magistratura” . Viene da sé la facilitazione per gli Studi Legali di potere pagare, oneri, bolli, contributi e quant’altro per via telematica, con buona pace per coloro che devono fare code per l’iscrizione a ruolo di una causa, o per il rilascio di copie, semplici od autenticate: il tutto anche tramite accordi col sistema bancario e postale e secondo le specifiche tecniche predisposte, con raccordo tra i sistemi informativi pubblici garantito dal Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione. Il compito di governance e di supervisione del Piano spetta a un Comitato Guida di cui fanno parte:

A fine giugno 438 Uffici Giudiziari avevano aderito al Piano, 34 sono in via di formalizzazione, mentre 5 hanno espresso intento di non adesione. Il planning delle attività prevede la dotazione di hardware, l’installazione e la configurazione del software, un periodo di formazione, nonché l’assistenza operativa in fase di avvio. In questo percorso sono tuttavia 44 su 165 gli Ordini degli Avvocati che hanno inviato le informazioni richieste per avviare i nuovi metodi di notifica, e resta ancora da farsi un’agenda degli indirizzi PEC (Posta Elettronica Certificata)di tutti gli avvocati, che dovranno dotarsi di adeguate tecnologie, come Scanner, Dispositivi di firma digitale, PC, Monitor …. Le sedi, considerate d’eccellenza, dove si sta sviluppando la “sperimentazione” sono Macerata, Isernia, Matera, Crema, Vasto e Barcellona Pozzo di Gotto. Comunque l’iter dovrebbe proseguire con una diffusione progressiva del sistema informatico, per riuscire a fare fronte a 28 milioni di notifiche annue (fra civile e penale) che ad ora coinvolgono oltre 5.000 addetti. Da sottolineare l’obbligatorietà delle notifiche via PEC, giunta per decreto del Ministro della Giustizia. Intanto proseguono le fasi sperimentali relativamente alle notifiche on line, alla digitalizzazione di atti o pagamenti on line, presso questo o quell’altro Tribunale come Napoli, Genova, Modena, Rimini, Milano, Bologna, Verona e Padova. E sempre in via sperimentale sarebbero in fase di avvio anche Reggio Emilia, Bari, Palermo e Roma. Numerose restano comunque le problematiche e gli ostacoli per la realizzazione di un Piano tanto interessante come idea, quanto complicato per la messa in arte.

Il “digital divide”, tanto per fare un esempio, porta con sé la prima grande difficoltà, ovvero la differenza reale fra luoghi dotati di tecnologie avanzate e luoghi che non sanno neppure cosa siano. Il cartaceo impera. Per quel che concerne la condivisione, poi, sarebbe bello se non vi fossero costantemente in atto lotte fra varie Procure, Tribunali ed attribuzione dei processi. Oltretutto in questi ultimi tempi è cambiato anche il Ministro della Giustizia attuatore del suddetto Piano di accelerazione, per passare ad altri incarichi e a differente attività. Fatto sostanzialmente rilevante è anche che sull’argomento regni un po’ ovunque un silenzio sovrastante. Certo non deve essere facile organizzarsi informaticamente per le tante sedi dissestate che esistono nel Paese, a maggior ragione nelle terre del Sud. In sostanza, essendo, considerata la tempistica desiderata, a metà strada, viene spontanea la domanda: a che punto siamo ? L’idea originaria nata durante un convegno del Docente di Diritto Commerciale all’ Università di Catania, Prof. Vincenzo Di Cataldo, già nel 1996, che prospettava ed augurava a partire dai procedimenti civili l’innovativo PCT (Processo Civile Telematico) per fare comunicare in modo moderno ed al passo con i tempi le cancellerie, gli uffici giudiziari e gli studi professionali, sembra ancora rischiare di impantanarsi nella palude della burocrazia, nella mancanza di fondi da destinarsi, nonché nella carenza delle adeguate e costose tecnologie, … noi sapendo comunque che come sempre la speranza dovrebbe essere l’ultima a morire.

MAURIZIO ARATA

Giornalista

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esperienze

Diminuisce la congestione del traffico, aumenta il fastidio dei pendolari La nuova indagine di IBM sul pendolarismo quotidiano, condotta su un campione rappresentativo delle più importanti città del mondo, rivela una sorprendente dicotomia: anche se, nell’ultimo anno, il pendolarismo è diventato molto più sopportabile, le lamentele degli automobilisti aumentano a dismisura AUTORE

LA REDAZIONE

o studio globale annuale sui problemi dei pendolari, Commuter Pain Study 1, pubblicato a settembre da IBM, evidenzia, rispetto all’indagine dello scorso anno, che in diverse città un maggior numero di persone preferisce prendere i mezzi pubblici anziché guidare, anche se in molte città si è riscontrato un forte aumento della percentuale di intervistati che affermano che, negli ultimi tre anni, il traffico stradale è migliorato un po’ o sostanzialmente. Di contro, in molte città si è registrata una crescita significativa, rispetto all’anno passato, di coloro che affermano che il traffico stradale ha aumentato i livelli di stress e rabbia personale e ha avuto un impatto negativo sul loro rendimento professionale. Con più di un miliardo di veicoli sulle strade di tutto il mondo, le città continuano a confrontarsi con la congestione del traffico e a cercare modi nuovi per gestire la crescita

della domanda: ad esempio, lo scorso anno Pechino ha previsto investimenti per circa 80 miliardi di yuan a favore dell’infrastruttura dei trasporti, mentre Città del Messico effettuerà un investimento di 2,5 miliardi di dollari, nell’arco dei prossimi anni, per sostenere le crescenti esigenze della sua rete di trasporto in una delle aree urbane più popolate del mondo. I risultati dell’indagine indicano, quindi, che i forti investimenti infrastrutturali in alcune delle economie in più rapida crescita sembra diano buoni risultati. Rispetto ad altre città oggetto dell’indagine, un maggior numero di pendolari a Bangalore, Nuova Delhi, Pechino e Shenzhen ha registrato un miglioramento delle condizioni del traffico negli ultimi tre anni. Anche se i pendolari in molte città dei mercati emergenti riferiscono una diminuzione del traffico, esiste un ampio margine di miglioramento. Gli intervistati in molte di queste stesse città segnalano, con maggiore

frequenza rispetto alla media globale, che il traffico ha un impatto negativo su livelli di stress, salute fisica e produttività. Ad esempio, l’86% degli intervistati a Pechino, l’87% a Shenzhen, il 70% a Nuova Delhi e il 61% a Nairobi hanno indicato il traffico tra gli inibitori chiave del rendimento a scuola o al lavoro. Il 67% degli automobilisti a Città del Messico, il 63% a Shenzhen e Nuova Delhi e il 61% a Pechino affermano di aver deciso di non fare un viaggio in macchina nell’ultimo mese a causa del traffico previsto – le percentuali massime tra tutte le città oggetto dell’indagine. I problemi del pendolarismo si riflettono anche a livello globale, con il 69% degli intervistati che ha indicato che il traffico ha influito negativamente sulla propria salute in qualche modo. Circa il 42% degli intervistati a livello globale ha riferito un aumento dello stress, mentre un altro 35% un aumento della rabbia. I problemi reiged.it 03.2011

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In figura L’indice tiene conto di 10 aspetti: 1) tempo di spostamento, 2) tempo di blocco nel traffico, 3) il prezzo della benzina, troppo alto, 4) il traffico, che è peggiorato, 5) il traffico con continue fermate, 6) la guida che genera stress, 7) la guida che genera rabbia, 8) il traffico che influisce sul lavoro, 9) l’interlocutore ha smesso di guidare a causa del traffico e 10) l’interlocutore ha deciso di non effettuare un viaggio a causa del traffico.

spiratori dovuti alla congestione del traffico sono stati prevalenti in Cina e India. Il passaggio verso il trasporto pubblico I risultati dell’indagine riflettono una maggiore disponibilità a utilizzare i trasporti pubblici e la tecnologia per migliorare il viaggio da e verso il lavoro. Nel complesso, il 41% ritiene che un miglioramento dei trasporti pubblici aiuterebbe a ridurre la congestione del traffico. Va considerato che, sebbene globalmente solo il 35% delle persone abbia cambiato il modo di recarsi a scuola o al lavoro nell’ultimo anno, il 45% di chi l’ha fatto opta per i mezzi pubblici. Un sorprendente 70% dei residenti di Nairobi riferisce di avere usato i mezzi pubblici più spesso nell’ultimo anno negli spostamenti quotidiani.

Il maggiore spostamento verso il trasporto pubblico si verifica nelle città emergenti, tra cui Nairobi, Città del Messico, Shenzhen, Buenos Aires e Pechino. Se questa tendenza continuerà, potrebbe aiutare a mitigare l’incremento del traffico dovuto all’aumento della popolazione e all’urbanizzazione. È interessante, infine, notare che il desiderio di informazioni più accurate e tempestive sulle condizioni stradali, come modo per ridurre lo stress, è stato comune a diverse città, da Los Angeles e Chicago a Mosca e Bangalore. IBM Commuter Pain Index IBM ha inserito i risultati dell’indagine nel proprio Commuter Pain Index, un indice che classifica il tributo emotivo ed economico del pendolarismo in ciascuna città: valori maggiori corrispondono ad un tributo più

oneroso. L’Indice rivela un’enorme disparità da città a città nel livello di fastidio degli spostamenti quotidiani dei pendolari. Tra le città prese in esame, Montreal è quella in cui lo spostamento è meno fastidioso, seguita da Londra e Chicago. Ecco come si posizionano le città, si noti il posizionamento di Milano. Un’istantanea dell’indagine: cambiamenti di rilievo e trend interessanti • In quattordici delle 15 città oggetto dell’indagine, sia nel 2010 sia nel 2011, si è registrato un aumento, rispetto all’anno precedente, degli intervistati che affermano che il traffico è migliorato un po’ o sostanzialmente negli ultimi tre anni, con molte delle città indicanti aumenti sostanziali: ad esempio, New York (24% nel 2011 vs. 12%

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nel 2010), Toronto (23% nel 2011 vs. 8% nel 2010), Milano (27% nel 2011 vs. 7% nel 2010), Stoccolma (42% nel 2011 vs. 18% nel 2010), Mosca (31% nel 2011 vs. 16%) e Johannesburg (29% nel 2011 vs. 13% nel 2010). • Nonostante il miglioramento delle condizioni del traffico, in 12 delle 15 città di cui sopra si è registrato un incremento degli intervistati che dichiarano che il traffico stradale ha accresciuto i loro livelli di stress, con molte città che registrano aumenti sostanziali: ad esempio, New York (45% nel 2011 vs. 13% nel 2010), Los Angeles (44% nel 2011 vs. 21% nel 2010), Toronto (40% nel 2011 vs. 14% nel 2010), Londra (33% nel 2011 vs. 19% nel 2010), Milano (61% nel 2011 vs. 38% nel 2010) e Johannesburg (52% nel 2011 vs. 30% nel 2010). • Undici delle 15 città hanno segnalato un aumento degli intervistati che affermano che il traffico stradale ha generato rabbia, con alcune delle città indicanti aumenti sostanziali: ad esempio, New York (35% nel 2011 vs. 14% nel 2010), Los Angeles (29% nel 2011 vs. 14% nel 2010) e Toronto (29% nel 2011 vs. 14% nel 2010). • Undici delle 15 città hanno segnalato un aumento degli intervistati che affermano che il traffico ha influito negativamente sul loro rendimento al lavoro o a scuola, con molte città indicanti aumenti sostanziali: ad esempio, New York (28% nel 2011 vs. 8% nel 2010), Toronto (29% nel 2011 vs. 17% nel 2010), Milano (40% nel 2011 vs. 21% nel 2010), Parigi (35% nel 2011 vs. 26% nel 2010), Stoccolma (25% nel 2011 vs. 14% nel 2010) e Mosca (34% nel 2011 vs. 25% nel 2010). • Alla domanda sulla durata massima dell’imbottigliamento nel traffico nel corso degli ultimi tre anni, il tempo medio riportato dagli automobilisti a Città del Messico, Mosca, Pechino, Shenzhen e Nai-

robi era notevole per la durata degli ingorghi, con ritardi di circa due. A Mosca, circa tre automobilisti su dieci (29%) affermano di essere rimasti bloccati per più di tre ore. Di contro, circa metà degli automobilisti intervistati a Stoccolma, Singapore, Madrid e Buenos Aires ha riferito di aver trascorso meno di 30 minuti o un tempo praticamente nullo imbottigliato nel traffico. • La percentuale degli automobilisti dell’area metropolitana di New York che si recano al lavoro o a scuola in macchina da soli è scesa al 59% nel 2011, rispetto al 90% dello scorso anno. • Se il traffico non occupasse così tanto tempo, i pendolari lo dedicherebbero alle relazioni personali e al miglioramento della propria salute fisica. Più di metà degli intervistati (56%) trascorrerebbe il tempo recuperato con familiari/amici; mentre circa metà (48%) farebbe esercizio fisico e il 40% dedicherebbe più tempo allo svago. Quasi tre automobilisti su dieci (29%) dormirebbero di più. • I pendolari a Nairobi sembrano prendere il traffico con filosofia; nonostante il fatto che in media essi figurino tra quelli con gli spostamenti più lunghi, circa la metà (48%) segnala che il traffico non ha avuto effetti sulla propria salute.

matiche non correlate. L’indagine di quest’anno indica che gli automobilisti nelle varie città del mondo sono molto più ansiosi e turbati rispetto al 2010”. “Non possiamo semplicemente creare il nostro modo per risolvere il problema della congestione indipendentemente dalla città”, spiega Viinodh Swaminathan, director of intelligent transportation systems, IBM. “Per migliorare il flusso e la congestione del traffico, le città devono andare oltre il conoscere e reagire; devono trovare i modi per prevedere ed evitare le situazioni che causano ingorghi che potrebbero trasformare il mondo in un unico gigante parcheggio”.

NOTE 1

Questa è la quarta Commuter Pain Survey di IBM. I risultati saranno utilizzati per valutare gli atteggiamenti dei cittadini riguardo al traffico e le problematiche dei pendolari, per potenziare soluzioni di trasporto più intelligenti - sistemi di previsione del traffico e pedaggio intelligente, pedaggio urbano, gestione avanzata del traffico e gestione integrata delle tariffe, ecc. - e serviranno da base per sperimentare nuovi approcci al miglioramento dei trasporti

• In media, gli automobilisti di Nairobi, Città del Messico, Johannesburg, Pechino, Bangalore e Mosca trascorrono il tempo maggiore (36 minuti o più) sulla strada per arrivare al luogo di lavoro o a scuola. Alcune considerazioni “Il pendolarismo non avviene in una condizione di vuoto”, spiega Naveen Lamba, global intelligent transportation expert di IBM. “La risposta emotiva di una persona al pendolarismo quotidiano è influenzata da molti fattori – che attengono sia alla congestione del traffico sia ad altre probleiged.it 03.2011

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esperienze

6° Censimento generale della popolazione della Repubblica di San Marino Una felice esperienza d’impiego della lettura ottica AUTORE

LA REDAZIONE

ntro la fine dell’anno verranno diffusi i dati relativi al 6° Censimento generale della popolazione della Repubblica di San Marino, partito il 7 novembre 2010. Visto che siamo in tema di censimento, essendo da poco partito anche quello della Repubblica Italiana, abbiamo pensato di intervistare il dott. Mauro Sammaritani del Centro Elaborazione Dati e Statistica dell’ Ufficio Programmazione Economica della Repubblica di San Marino, esperto statistico, che si è interessato in prima persona di gestire la fase di estrazione dati dai questionari. Redazione - Buongiorno dott. Sammaritani, innanzitutto vorremmo sapere se avevate avuto precedenti esperienze nell’utilizzo della lettura ottica. Sammaritani – Direi proprio di no. Sia nella normale attività di rilevazione che effettuiamo a fini statistici, sia nei prece-

denti cinque censimenti, non erano state mai utilizzate tecnologie di lettura ottica: questo censimento è stato la nostra prima applicazione di queste nuove tecnologie per l’estrazione dei dati dai questionari cartacei. Redazione – Un censimento implica la raccolta di una grande mole di dati: nel vostro caso quali sono stati i volumi coinvolti ? Sammaritani – Abbiamo raccolto 12.400 fascicoli, per un totale di 142.150 pagine. Redazione – Si tratta comunque di un numero consistente, considerando che San Marino è una piccola Repubblica. Ma partiamo dall’inizio, dai questionari … Sammaritani – Il contenuto del questionario, ossia le domande e le risposte chiuse ove previste, è stato da noi definito sulla scorta delle esigenze di raccolta informazioni che avevamo, suddividendolo in tre

moduli: - Un primo modulo comprendente le pagine di raccolta dati sulle informazioni di base del nucleo famigliare e dell’abitazione di residenza della famiglia. - Un secondo modulo in cui venivano elencati tutti i componenti della famiglia, compresi quelli occasionalmente presenti. - Un terzo modulo con le informazioni di ciascun componente della famiglia (scheda individuale) L’aspetto grafico e la relativa ottimizzazione per la lettura ottica sono stati invece curati dal partner tecnologico che abbiamo selezionato e che ci ha fornito, oltre alla piattaforma software di lettura ottica, anche tutta la consulenza e la formazione di cui avevamo bisogno. Redazione – A questo punto siamo curio-

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Sopra Mauro Sammaritani In figura San Marino - Piazza della Libertà

si di sapere qual è l’azienda a cui vi siete affidati! Sammaritani – La scelta è caduta sulla Recogniform Technologies SpA, che sin dal primo contatto ci è sembrata estremamente competente oltre che molto disponibile. Trattandosi della prima esperienza di utilizzo della lettura ottica e di un lavoro importante come un censimento, abbiamo cercato di selezionare un partner tecnologico che ci desse tutte le garanzie del caso, e devo dire che effettivamente abbiamo colto nel segno. Redazione – Anche tutto l’hardware necessario al progetto vi è stato fornito dalla medesima azienda ? Sammaritani – No, visto che la piattaforma di lettura ottica utilizzata, Recogniform Reader, non richiedeva hardware proprietario o particolarmente difficile da reperire, ci siamo rivolti ai nostri usuali fornitori locali. Anzi, devo dire che di fatto l’investimento hardware è stato veramente minimo. Oltre ai piccoli scanner che abbiamo utilizzato, degli ottimi Fujitsu fi-5220C, abbiamo preso soltanto una nuova macchina server da dedicare al software di lettura ottica. Redazione – Come è stato organizzato il processo di estrazione dei dati e quante risorse umane sono state utilizzate ? Sammaritani – La scansione dei questio-

nari è avvenuta in poco più di un mese ed è stata effettuata mediamente da 3 persone, che avevano anche il compito, per ogni questionario, di sfascicolarlo e di verificarne l’integrità. Il riconoscimento è avvenuto pressoché in tempo-reale in quanto l’architettura client/server del software Recogniform Reader utilizzato ha permesso di eseguire simultaneamente le due attività. A monte di tutto ciò abbiamo dovuto confrontarci con il dover elaborare contemporaneamente più tipologie di modulo e soprattutto di differenti dimensioni, visto che la quantità di fogli del terzo modulo (scheda individuale) variava a seconda del numero dei componenti della famiglia. Gli esperti di Recogniform Technologies ci hanno fornito una soluzione in grado di gestire l’intero questionario della famiglia, suddividendolo automaticamente nei tre moduli e gestendo in maniera impeccabile e ordinata il differente quantitativo dei componenti per famiglia. In sostanza l’applicativo primario scorporava automaticamente le pagine del questionario, creava un lotto per ognuno dei tre moduli e inviava ogni lotto al proprio template di lettura: più difficile a spiegarsi che a farsi! Infine, la correzione dei dati sospetti, sempre attraverso i client di Recogniform Reader, ha visto impegnata prevalentemente una sola persona, con l’ausilio parziale di altre due ed è stata completata in circa sette mesi. Qualora necessario, avremmo potuto mettere sul campo più risorse per effettuare la correzione in simultanea,

visto che il sistema di lettura ottica impiegato consente di utilizzare un numero di clients di correzione illimitati. Redazione – C’è qualche piccolo aneddoto che vuole raccontarci ? Sammaritani – Dalla fase di correzione dei dati parrebbe che alcuni sammarinesi non conoscano il loro codice Iss (l’equivalente del nostro codice fiscale, ndr), in quanto su diverse schede è stato scritto male! Sulla “Carta Azzurra” di ogni sammarinese è riportato tale codice che è composto di cinque o sei cifre seguito da uno spazio e un altro numero o una lettera, che però non fanno parte del codice: tuttavia alcune persone hanno erroneamente o inconsapevolmente riportato sulle schede del censimento anche quel numero o quella lettera in più, facendo si che il software di lettura ottica marcasse il dato estratto come “sospetto” e proponendolo quindi per la verifica/correzione… Redazione – Quindi come giudica questa esperienza di utilizzo della lettura ottica ? Sammaritani – Sicuramente molto positiva, in particolare per il partner tecnologico cui ci siamo affidati. Siamo molto soddisfatti del prodotto Recogniform Reader, in quanto la sua semplicità di utilizzo è stato un bel valore aggiunto nel corso di tutte le fasi del censimento. Ma siamo ancor più soddisfatti dell’assistenza di Recogniform Technologies, effettuata da personale molto preparato, sempre disponibile e molto rapido nel presentare la soluzione alle (poche) problematiche che si sono presentate. iged.it 03.2011

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esperienze

Una storia di successo: la scansione “on the road” Come influire in modo determinante sui costi delle soluzioni di dematerializzazione documentale AUTORI

NICOLA ROSSI E MARINELLA SANTI

NICOLA ROSSI

Presidente di Nica

MARINELLA SANTI

I.T. Manager - Log Service Information Technology

ome ci informano da un paio di anni da tutti i media, stiamo vivendo un periodo di crisi, probabilmente strutturale, che comporterà cambiamenti radicali nei nostri stili di vita e nelle logiche con cui viviamo il nostro lavoro. Nel cercare di applicare queste considerazioni al settore dell’archiviazione digitale, e più in particolare della dematerializza-

zione dei documenti cartacei, è emersa la necessità di individuare quali cambiamenti possano rispondere alle esigenze delle aziende in un periodo caratterizzato da un’economia in contrazione. La conclusione è stata quella di ridisegnare i prodotti hardware e le soluzioni software esistenti, ponendo al centro delle scelte progettuali due obiettivi:

- offrire ai clienti una significativa riduzione dei costi interni delle loro attività attraverso soluzioni in grado di offrire il livello di efficienza funzionale più elevato possibile; - realizzare prodotti applicativi replicabili e con componenti hardware dal costo contenuto, in modo da ridurre il più possibile gli esborsi per l’acquisizione delle soluzioni.

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La dematerializzazione documentale, attraverso la semplificazione nella conservazione, nell’invio e nella consultazione dei documenti, è da tutti riconosciuto come un settore in cui tutti gli enti e tutte le aziende che gestiscono volumi significativi di documenti hanno l’opportunità di realizzare significativi miglioramenti nell’efficienza organizzativa delle proprie operazioni e possono ottenere rapidi ritorni economici dagli investimenti. In Italia negli ultimi anni è stato realizzato un numero limitato di progetti, in generale di grande dimensione, che hanno richiesto uno sviluppo lungo e costoso sia per la dimensione del progetto stesso sia per la complessità del processo tradizionale di trasferimento dalla carta al documento digitale: accentramento della massa documentale, scansione centralizzata, tempi lunghi prima della fruibilità dei documenti, etc. L’obiettivo di incidere significativamente sulle soluzioni di dematerializzazione documentale può essere realizzato rendendo il processo: - il più breve possibile. Questo obiettivo è realizzabile eliminando la carta nel punto in cui emerge nell’organizzazione e quindi attraverso un’architettura distribuita di stazioni di scansione; - di facile utilizzo, sviluppando applicazioni con transazioni auto esplicative su monitor touchscreen, con tipologia molto simile a quella utilizzata dagli smartphone; - replicabile e quindi basato su applicazioni software e prodotti hardware di uso generalizzato validi per tutti i settori industriali e per ogni tipo di organizzazione. Tutte queste caratteristiche sono alla base del progetto che ha determinato la nascita di DOCS-mobile, che può essere un’emblematica storia di successo nel raggiungimento degli obiettivi indicati all’inizio di questo articolo. Esso rappresenta lo sviluppo di un progetto nato dal felice incontro di tre esperienze: - i requisiti funzionali di un committente con le idee chiare e con il coraggio di perseguirle: MTN/LOG Service Europe;

- la sensibilità commerciale e finanziaria di un distributore propenso all’innovazione: INDICOM; - le capacità tecnologiche di un produttore con una lunga esperienza nel settore: NICA.

professionalità interna conseguente all’aggiornamento in tempo reale degli stati di avanzamento delle spedizioni; - recupero di tempi-costi-spazio necessari per la vecchia e macchinosa gestione cartacea.

Di seguito sono i contenuti applicativi ed i risultati del progetto, descritti direttamente da MTN/Log Service Europe, l’azienda che lo ha commissionato e realizzato. DOCS-mobile ha suscitato un notevole interesse a livello nazionale, oltre che nel settore dei trasporti, anche per le altre applicazioni di acquisizione ordini e di acquisizione contratti sul territorio. A livello internazionale, dato il livello di interesse suscitato presso alcune aziende europee ed americane, è stato definito un accordo di distribuzione world wide, esclusa l’Italia, con la DOCUCAP Inc, azienda Statunitense con sede in California, che opera con una rete mondiale di distribuzione. Una “piccola” storia di successo … in tempi di crisi!

MTN ha valutato l’opportunità di utilizzo di mezzi presenti sul mercato, ma l’esigenza principale risiedeva nel creare una stazione di scansione portatile da fornire agli oltre 1000 addetti alle consegne merci, ovvero uno scanner di facile utilizzo, alla portata anche di operatori che non hanno dimestichezza con strumenti tecnologicamente avanzati, che fosse programmabile ed indipendente da qualunque sistema informatico aziendale. Le tecnologie in commercio non rispondevano a queste aspettative, serviva uno strumento di scansione on the road con interfaccia touch-screen che fosse in grado di acquisire le immagini dei documenti di trasporto ed eventuali allegati, di riconoscere e verificare uno o più codici a barre, di memorizzare la posizione geografica GPS, di inviare immagini e dati in tempo reale per consentire una consultazione sempre aggiornata e precisa delle informazioni, sia attraverso il gestionale aziendale per gli utenti interni e sia dai Clienti nel sito web a loro disposizione. L’incontro di MTN con Indicom e Nica ha consentito il raggiungimento di questo ambizioso obiettivo attraverso la nascita di Docsmobile, che è il frutto di un grande lavoro di collaborazione e professionalità, e che rappresenta la risposta giusta alle varie esigenze. Attualmente circa 500 operatori MTN, addetti alle consegne di merci sul territorio italiano, sono dotati di Docsmobile e al termine del progetto, previsto entro i primi mesi del 2012, le postazioni on the road saranno almeno 1.000 mentre quelle fisse saranno circa un centinaio. Il risultato ottenuto da MTN attraverso il progetto “Docsmobile” si può definire molto positivo in quanto ha sviluppato numerose potenzialità ed opportunità e ha avuto un riscontro superiore ad ogni aspettativa, sia da parte della clientela già acquisita sia da quella potenziale. Esso ha, inoltre, consentito all’azienda di ottenere l’importante riconoscimento del Premio “Il Logistico dell’anno 2011” quale miglior progetto di innovazione tecnologica nel settore della logistica e trasporti.

IL CASO MTN SPA - Log Service Europe Group, azienda leader nel settore trasporti e distribuzione di merci per conto terzi, con 60 centri operativi in Italia, aveva da tempo un ambizioso obiettivo finalizzato a soddisfare, contemporaneamente ed in modo innovativo, le proprie esigenze e quella della clientela: la necessità interna di de-materializzare i documenti di trasporto, oltre 3.000.000 anno, digitalizzandoli e conservandoli in modo sostitutivo, ed il bisogno dei clienti di ricevere in tempo reale le informazioni legate alla consegna delle loro merci. De-materializzare i documenti in fase di consegna rappresentava per MTN la soluzione ottimale per garantire: - la conservazione elettronica e sostitutiva dei documenti di trasporto; - disponibilità immediata della firma del destinatario e di informazioni sempre aggiornate, relative agli eventuali problemi legati alla consegna del bene, con un evidente vantaggio per il singolo cliente e per l’ intero network aziendale; - aumento della qualità dei servizi offerti, derivanti dalla significativa riduzione dei tempi di attesa del cliente per avere le informazioni di consegna; - miglioramento dell’immagine e della

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Epson traccia la via per un document management ancora più efficiente I sistemi di document management (DMS) sono in circolazione da molti anni e permettono alle aziende di archiviare, tracciare e gestire i documenti in modo elettronico, indipendentemente dal fatto che siano originariamente in formato cartaceo o digitale. I settori aziendali e il modo di utilizzare i sistemi di document management stanno cambiando, anche grazie a nuove tecnologie avanzate di acquisizione dei dati AUTORE

LA REDAZIONE

e, infatti, fino a ieri le aziende cercavano una soluzione in grado di trattare il documento cartaceo e integrarlo all’interno del sistema IT, per poterlo recuperare in un secondo momento in caso di necessità, oggi l’elemento da memorizzare è il contenuto, cioè “l’informazione”, indipendentemente dal supporto sul quale risiede (documenti cartacei, carte di credito, video, immagini). “In questo nuovo scenario – spiega Davide di Scioscio, Business Manager Office Products di Epson Italia – il document management diventa sempre più software centrico e all’hardware è richiesta una sempre maggiore versatilità in termini di acquisizione dei contenuti provenienti da qualsiasi supporto, associata a immediatezza e semplicità d’utilizzo oltre alla possibilità di integrare le nuove tecnologie nella postazione di lavoro, indipendentemente dall’organizzazione e dalla disponibilità di spazi all’interno dell’ufficio.”

Questi requisiti sono soddisfatti dalle soluzioni Epson per il document managent studiate per rispondere alle esigenze delle aziende che vogliono ottimizzare la gestione delle attività, riducendo gli sprechi di tempo e ottenendo di conseguenza una maggiore produttività e un importante risparmio dei costi legati all’archiviazione e elaborazione dei documenti cartacei. Il document management è essenziale nelle aziende di ogni dimensione. Se le stime sulla quantità di tempo spesa dai dipendenti per trovare, elaborare e compilare i documenti sono variabili, in generale tutti concordano sul fatto che queste attività richiedono tempi elevati. Ad esempio, una recente indagine condotta da PricewaterhouseCoopers ha rilevato che i professionisti trascorrono più del 70% del loro tempo in tali attività e, in particolare, la gestione dei documenti cartacei è considerata particolarmente laboriosa e a rischio

Sopra Davide di Scioscio Business Manager Office Products di Epson Italia

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di errori. Si stima, infatti, che il 15% di tutta la documentazione aziendale sia archiviata in modo errato, o fuori, posto e che il 30% dei materiali quotidianamente utilizzati contengano informazioni datate.

e indicizzazione automatica del contenuto, l’integrazione con strumenti che permettono di controllare l’accesso ai dati per prevenire la lettura, modifica, stampa e copia non autorizzata dei documenti.

Questo comporta che i dipendenti passino il 40% del loro tempo alla ricerca di documenti archiviati in modo errato, o persi, e addirittura il 50% nel recupero delle informazioni.

In più i moderni DMS garantiscono una maggiore sicurezza dei dati grazie a funzionalità di “audit trail mantainance”, backup integrato e disaster recovery oltre che la possibilità di controllare le versioni di un documento e conservare le più vecchie quando vengono modificate: in questo modo è possibile, se necessario, ritornare a una versione precedente e annullare le modifiche apportate. I DMS odierni, infine, sono in grado di gestire il ciclo di vita di un documento in modo da garantire il rispetto dei requisiti di legge e liberare spazio quando il file non è più necessario, da supportare l’accesso ai dati remoto e da dispositivi mobili ed integrarsi perfettamente con le applicazioni di uso comune, come Microsoft Office, per permettere agli utenti di utilizzare strumenti che già conoscono e comprendono.

Non è tutto, però: i documenti cartacei si conciliano difficilmente con i requisiti di legge e la ricerca di informazioni risulta molto più complessa di quella effettuata su documenti digitali. “Eppure un sistema di document management – continua di Scioscio – potrebbe risolvere questi problemi e semplificare la gestione, l’archiviazione e il recupero di tutti i documenti e le immagini utilizzate da un’azienda. Con un’unica soluzione è possibile migliorare inoltre la sicurezza dei dati e rendere possibile la condivisione delle informazioni con chiunque lavori in azienda.” Le caratteristiche e i vantaggi offerti dai nuovi sistemi di document management. Con i sistemi di DMS i documenti sono sistematicamente indicizzati al momento dell’acquisizione, indipendentemente dal formato originale che può essere cartaceo o digitale. In questo modo si velocizza il recupero delle informazioni con una ricerca basata sul contenuto, che rende superflua e non più necessaria la categorizzazione dei documenti in una gerarchia rigidamente strutturata. In più le tecnologie DMS più avanzate integrano al loro interno tecnologie e strumenti di collaborazione studiati per facilitare la condivisione dei documenti e garantire che il contenuto sia accessibile e aggiornato. Tra le caratteristiche principali del DMS sono da sottolineare la possibilità di acquisire automaticamente tutti i documenti cartacei ed elettronici, supportando molteplici applicazioni e diversi formati, la categorizzazione

tà d’uso e le prestazioni degli strumenti utilizzati per l’acquisizione dei documenti, che devono poter essere utilizzati anche da impiegati e personale senza preparazione specifica. In questo ambito, un parametro di riferimento sono i nostri scanner compatti Epson GT-S55 e GTS85, che possono convertire velocemente e in modo affidabile anche documenti cartacei composti da molte pagine”. Questi modelli sono dotati di un lampada a LED che offre tempi di accensione e consumi bassissimi, di alimentatore automatico da 75 fogli e possono acquisire contemporaneamente entrambi i lati della pagina. Il GT-S55 può digitalizzare fino a 25 pagine al minuto, che diventano 40 nel caso del GT-S85, dotato anche di un sensore ultrasonico per la prevenzione degli errori di alimentazione. Un pan-

Prestazioni e semplicità d’uso sono elementi fondamentali nell’acquisizione dei documenti “Una fase importante che spesso nelle aziende medio-piccole viene sottovalutata – evidenzia di Scioscio – rig uard a la facili-

A fianco Lo scanner Epson GT-S80

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A fianco Lo scanner Epson GT-S50

nello di controllo con display LCD consente all’operatore di interagire facilmente con l’unità, che può anche essere connessa in rete per favorire la condivisione fra più utenti, una funzione particolarmente comoda nelle aziende di maggiori dimensioni.

giunge una più semplice condivisione delle informazioni digitali con colleghi, partner e clienti all’interno di un network, tramite e-mail o Internet rispetto a quelle cartacee, che richiedono invece la copia e la distribuzione fisica agli interessati.

Per essere realmente efficace e portare alle aziende vantaggi concreti, il sistema di document management deve, però, essere installato per l’intera azienda e deve essere predisposto per la gestione di tutti i documenti da elaborare. Se adottato in modo appropriato, si tratta di una soluzione in grado di portare diversi benefici, quantificabili più o meno facilmente.

Di conseguenza, grazie ai DMS, le aziende possono abbattere i costi di stampa e affrancatura e eliminare i servizi interni di corriere, ottenendo un notevole risparmio e una maggiore efficienza operativa unita a una aumentata sicurezza, sia nell’accesso sia nella archiviazione del dato. Se tracciare e controllare l’accesso ai documenti cartacei è, infatti, un’attività complessa e richiede tempi lunghi, il DMS permette alle aziende di semplificare la gestione del documento a livello individuale e ottenere una traccia dettagliata di chi ha modificato o letto un documento grazie a un sistema difficile da eludere. In questo modo si riduce di molto la possibilità che informazioni di carattere confidenziale siano intercettate e utilizzate in modo scorretto.

Uno dei vantaggi più evidenti legato all’introduzione di un sistema di document management in azienda è la drastica riduzione dello spazio fisico destinato alla conservazione e archiviazione dei documenti cartacei. I documenti digitali sono, infatti, memorizzati in soluzioni storage più economiche, come quelle host o direttamente nel cloud. A questo si ag-

In più è possibile salvare le copie dei documenti elettronici e archiviarle off-site, in luoghi diversi, utilizzando servizi di hosting condiviso o il cloud computing: in questo modo si semplifica il processo di disaster recovery e si rende possibile il recupero delle informazioni anche in caso di danni provocati dalla natura (alluvioni, incendi, terremoti) o dall’uomo. Non è tutto però. Grazie alla capacità di indicizzazione dell’intero testo e alle funzionalità di ricerca, i DMS rendono l’attività di recupero dei documento ancora più veloce e flessibile: una caratteristica che riguarda anche i documenti archiviati off-site, che possono essere recuperati in pochi secondi anziché giorni grazie a tecnologie fisiche per l’archiviazione, ad esempio il microfilm. Semplicità, flessibilità, sicurezza e velocità di gestione e trattamento dei documenti permettono infine alle aziende di rispondere a un ulteriore e fondamentale esigenza: la necessità di essere conformi ai requisiti di legge.

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mercato

ProFit (Progetto Fatture Italia) Come far pagare di meno il software di archiviazione documentale alle aziende Italiane AUTORE

NICOLA ROSSI

’impegno di fornire soluzioni che siano il più possibile in linea con le esigenze dei clienti è sempre stato fondamentale per tutte le aziende che sviluppano applicazioni informatiche. L’esigenza di individuare quali cambiamenti possano rispondere alle esigenze delle aziende in un periodo caratterizzato da un’economia in contrazione va applicata anche alle soluzioni di gestione documentale. Per rispondere in modo adeguato, abbiamo individuato tre esigenze del mercato, che ci sembrano le più importanti per il prossimo futuro: - seguire approcci innovativi di vendita del Software che minimizzino l’investimento iniziale del cliente facendo pagare per unità di lavoro prodotto; - offrire ai clienti una significativa riduzione dei costi interni delle loro attività attraverso soluzioni in grado di offrire il livello di efficienza funzionale più elevato possibile; - realizzare prodotti applicativi replicabili in modo da allargare la base di utenti e ridurre il più possibile i costi per la singola azienda utilizzatrice. Vediamo come questi obiettivi si possono applicare ad un progetto di automazione della gestione delle fatture passive. Attualmente, una parte delle aziende italiane hanno iniziato dei processi di dematerializzazione delle fatture fornitori gestendo prevalentemente l’archiviazione ottica sostitutiva, la consultazione e nei casi più evoluti il workflow autorizzativo, il tutto con ottimi vantaggi organizzativi, ma con

Figura 1 Esempio di maschera di estrazione dati da immagine e di correzione

limitati ritorni economici, poiché la parte più sostanziosa dei costi sta nel caricamento dei dati delle fatture nell’applicazione gestionale. In base alle esperienze maturate negli ultimi anni, riteniamo che, in questo particolare momento di ricerca di efficienza e di riduzione dei costi, sia possibile ed importante interfacciare in modo non invasivo le applicazioni gestionali dei clienti, caricando con processi automatici le transazioni contabili delle fatture. Il progetto prevede che una rete di Centri Servizi offra, a tutte le aziende italiane, l’elaborazione completa del ciclo passivo delle fatture, dal foglio di carta (o dal documento digitale), fino al caricamento automatico dei dati

nell’applicazione gestionale dell’azienda, attraverso due fasi di lavoro: - la prima fase include l’estrazione dalle fatture dei dati rilevanti ai fini dell’elaborazione ed è svolta presso il Centro Servizi. Comprende la scansione dei documenti cartacei, l’individuazione automatica dei dati da estrarre dalla fattura, l’estrazione, l’integrazione ed il confronto di questi dati con i dati del fornitore, con gli eventuali ordini al fornitore e con i carichi di magazzino, la preparazione della struttura XML dei dati ed, infine, l’invio dei dati e delle immagini alla sede di elaborazione dell’applicazione gestionale dell’azienda cliente. iged.it 03.2011

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Figura 2 Esempio di caricamento automatico dei dati in un gestionale SAP

Una volta completato il successivo inserimento delle fatture nel gestionale, si potrà effettuare l’archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei. Questo processo sarà del tutto automatico applicando virtualmente i dati di protocollo contabile sull’immagine della fattura, come previsto dalle attuali normative. Nella figura 1 viene presentata la maschera di estrazione automatica dei dati dalla fattura. - la seconda fase prevede il trasferimento automatico dei dati nell’applicazione gestionale dell’azienda. Presso l’azienda cliente vengono ricevuti i file XML delle fatture elaborate dal Centro Servizi e viene eseguito, con un’elaborazione completamente automatica, il trasferimento dei dati nelle transazioni interattive dell’applicazione gestionale stessa. Per le sole transazioni non completabili per mancanza di dati necessari o per incompatibilità tra i dati e le attese della transazione, verrà effettuata una elaborazione parzialmente automatica lasciando all’operatore il completamento della transazione anche con la possibilità di richiedere l’intervento di approvazione ad un superiore o di

richiedere al fornitore l’emissione di una nota di credito. Nella Figura 2 è rappresentata l’esecuzione del caricamento dei dati in SAP effettuato automaticamente dalla procedura. L’obiettivo di minimizzare l’investimento iniziale del cliente si può realizzare con un meccanismo di licenza del software che preveda il rilascio immediato al cliente di tutte le applicazioni con una fatturazione a consuntivo basata sul numero di fatture elaborate. Inoltre, poiché non tutti elaborano le fatture allo stesso modo e non tutte le fatture passive ricevute hanno lo stesso grado di complessità, è bene prevedere più categorie di elaborazione di ogni fattura in base al numero di informazioni che vengono estratte dalla fattura; ad esempio una suddivisione in tre categorie può prevedere: - fino a 5 informazioni, - da 6 a 10 informazioni, - oltre 10 informazioni. Per ciascuna categoria sarà applicata una diversa tariffa anche per lo stesso cliente e nell’ambito della stessa elaborazione. Sarà bene anche prevedere una fatturazione significativamente ridotta per le fatture elettroniche, che per

il momento sono poche, ma che nel tempo potrebbero rappresentare una percentuale crescente soprattutto per alcuni settori di Industria. L’obiettivo di offrire ai clienti una significativa riduzione dei costi interni delle loro attività viene raggiunto attraverso: - L’automazione dell’intero processo di caricamento delle informazioni nell’applicazione gestionale già in funzione presso il cliente. - La riduzione risultante del carico di lavoro per il personale operativo è molto significativo e varia tra il 50 ed il 70%. - Inoltre sarà possibile ottenere una riduzione dei tempi e dei costi di avvio permettendo agli utenti di operare sulle stesse interfacce dell’applicazione gestionale già in uso presso l’azienda. In questo modo viene eliminata la necessità di apprendimento di nuove procedure da parte degli operatori e si permette loro di operare con le logiche funzionali di procedure interne di controllo già ben note e consolidate. Attraverso quest’approccio è possibile ridurre l’addestramento iniziale del personale addetto all’elaborazione delle fatture a soli due, tre giorni. Infine l’obiettivo di realizzare prodotti applicativi replicabili e quindi di offrire soluzioni più stabili ed ad un costo unitario più basso si realizza attraverso la rete di centri servizi che offriranno in tutta Italia il servizio alle aziende che lo richiederanno. Il progetto si chiamerà ProFit (Progetto Fatture Italia) ed inizierà ad operare nel prossimo mese di Novembre 2011. Il costo di uso dell’applicazione varierà, per ogni fattura elaborata, tra 0,50 e 0,80 Euro in funzione, come sopra indicato, della quantità di informazioni estratte da ogni fattura ed in funzione del tipo di fattura gestita.

NICOLA ROSSI

Presidente di Nica

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presenta

SICUREZZA TOTALE

GUIDA ALLA PROTEZIONE DEI BENI AZIENDALI DI GIANCARLO BUTTI LA BS 7799, LA ISO IEC 27001, CRISC, ISM.

Security manager ed auditor presso gruppi bancari, consulente in ambito sicurezza e privacy.

Il primo libro sulla sicurezza pensato espressamente per quanti (imprenditori, professionisti…) devono tutelare i beni della propria azienda e per quanti sono demandati ad aiutarli nella scelta e nella implementazione delle misure di sicurezza più idonee. Il libro propone con linguaggio semplice, semplificato, discorsivo e, per quanto possibile, privo di termini tecnici, tutti i principali aspetti relativi alla sicurezza ed alla protezione dei beni materiali ed immateriali che costituiscono il patrimonio aziendale. Un approccio didattico, che può agevolare nel loro lavoro anche i professionisti della sicurezza, che trovano uno strumento che illustra argomenti non sempre facili da spiegare. La modalità di illustrazione delle informazioni è semplice e schematica, una sorta di presentazione, una sequenza di slide e di tabelle che in breve esprimono i concetti più importanti. Viene presentata una panoramica completa su quelli che sono i rischi dei beni materiali ed immateriali delle aziende e le misure di sicurezza più idonee per contrastarli. In particolare, il libro evidenzia tramite casi aziendali, tabelle e norme di comportamento che cosa si può fare utilizzando quanto è già presente in azienda, senza ricorrere a costosi investimenti. Le informazioni fornite aiutano anche a rispettare le prescrizioni di numerose normative, quali il Dlgs 196/03 (normativa privacy).

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eventi

OMAT ROMA 2011 Il 9 e 10 novembre andrà in scena la nuova edizione dell’evento dedicato alla gestione elettronica di documenti e informazioni. Ecco le prime anticipazioni AUTORE

STEFANO FORESTI

ono numerosi i motivi di interesse che ruotano attorno alla prossima edizione di OMAT, che si svolgerà a Roma il 9 e 10 novembre prossimi presso il Crowne Plaza Rome – St. Peter’s hotel, in via Aurelia Antica 415. OMAT Roma si colloca infatti nel cuore di una “rivoluzione digitale” che sta interessando il nostro Paese da anni e – seppur con qualche fatica – i primi frutti stanno iniziando a maturare. Uno dei temi caldi del momento riguarda senza dubbio l’adozione obbligatoria della Posta Elettronica Certificata da parte delle imprese costituite in forma societaria: il 29 novembre è il termine ultimo entro cui comunicare il proprio indirizzo di PEC al Registro delle Imprese. Un importante impegno da assolvere per gli oltre 2.700.000 società italiane che rientrano negli adempimenti: le pene pecuniarie in caso di mancata osservanza vanno da 206 a 2065 euro. Non è tutto: il 31 gennaio 2012 scadono i termini per l’invio all’Agenzia delle entrate dell’impronta dell’archivio informatico di conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari. Il termine vale per coloro che hanno l’esercizio commerciale coincidente con l’anno solare. Molti si chiedono come rispettare gli obblighi di legge senza rischiare di incappare in sanzioni e OMAT Roma costituisce l’occasione ideale per capire

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come fare, confrontandosi direttamente con i legislatori e i massimi esperti del settore.

temi aperti? Come cavalcare il fenomeno Cloud nella gestione quotidiana di un’impresa?

Grande attenzione verrà dedicata al dilagante fenomeno cloud, che a OMAT viene trattato come un approccio trasversale, e quindi è presente nelle sue varie forme e applicazioni in ogni sessione di convegno.

Quali sono le ultime normative che impongono nuove modalità di dialogo con le amministrazioni? Posta elettronica certificata e fatturazione elettronica in primis.

Come di consueto, OMAT affronterà gli aspetti più innovativi legati alla digitalizzazione nel corso di un vasto programma culturale e di business composto da convegni e tavole rotonde che vedranno l’intervento dei massimi esperti e delle autorità del settore. Un’area espositiva completa il panorama con le più interessanti soluzioni disponibili sul mercato. L’ingresso è gratuito previa iscrizione sul sito www. omat360.it/rm11. Nelle pagine a seguire, potete leggere le introduzioni ai convegni e le prime anticipazioni da parte delle aziende coinvolte. Per maggiori informazioni e aggiornamenti potete consultare il sito internet. I CONVEGNI DI OMAT ROMA 2011 (aggiornamenti su www.omat360.it/convegni) Prima giornata 9 novembre 2011 09:00 - 13:00 TRA PRESENTE E FUTURO: LA RIVOLUZIONE DIGITALE NELLE IMPRESE E NELLA P.A. Quali sono le opportunità che le imprese (in particolare le PMI) possono cogliere per sfruttare al meglio questo momento di cambiamento? Quali sono le prospettive di sviluppo e quali i

Grazie a un dibattito tra esperti, esponenti della PA e fornitori, la sessione si pone l’obiettivo di rispondere a queste e molte altre fondamentali domande. 14:00 - 17:30 CONSERVAZIONE E INNOVAZIONE: COME METTERE AL SICURO I DATI DIGITALI E se domani tutte le informazioni della nostra azienda andassero in fumo? Dallo storage alla gestione nel lungo periodo, dai formati ai metadati, questa sessione indica le procedure per conservare i dati e farli conversare, garantendone sicurezza e autenticità da oggi all’infinito. È previsto un intervento di DigitPa che ha appena redatto le regole tecniche su conservazione digitale, accreditamento dei conservatori ed adeguamento delle norme del protocollo informatico. Tra gli interventi importanti quello di SNIA (Storage Networking Industry Association), alcune testimonianze e interventi di fornitori qualificati. 14:15 - 17:45 DALLA CARTA AL DIGITALE…. E RITORNO Come nasce e si evolve il documento informatico? Come si sceglie uno scanner per digitalizzare i documenti aziendali? Come

devono essere trattati e conservati i file? Come automatizzare i processi e alimentare i database? Che cos’è un “documento informatico” e cosa dice la legge in merito alla sua gestione? Il contrassegno elettronico: perché esiste e come funziona? Con testimonianze e interventi di esperti e formatori, questa sessione fornisce tutti gli strumenti per passare dalla carta al digitale e acquisire in sicurezza. È previsto un intervento di DigitPa sulle norme relative al documento informatico e al contrassegno elettronico. La sessione si basa su testimonianze qualificate portate dalle aziende utenti. Seconda giornata 10 novembre 2011 09:00 - 13:00 GUIDA PRATICA ALLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICA E ALLA FIRMA ELETTRONICA Entro il 29/11/2011, anche tutte le aziende italiane dovranno avere una casella di PEC con la quale inviare e ricevere con aziende, privati e PA, comunicazioni garantite in quanto a invio, consegna e contenuto. Quali sono le scadenze e gli obblighi da rispettare? Ma soprattutto, quali sono i vantaggi per le aziende? Tutto sulle firme elettroniche: * Quali sono le novità sulle firme elettroniche? * Come si risolvono i problemi aperti dal CAD sulla firma digitale? * Cosa è la firma elettronica avanzata “all’italiana”? * Come realizzare le firme remote? Illustreranno quanto sopra i relatori del DigitPa in confronto con aziende fornitrici e giuristi. iged.it 03.2011

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09:15 - 12:45 I DATI DIGITALI E L’INNOVAZIONE: IL DOMANI È OGGI

Quali saranno le sue conseguenze nei rapporti con la PA? E cosa succederà a livello europeo? Come funzioneranno i controlli fiscali online?

Dal Business process automation alla Business intelligence, fino all’utilizzo delle grandi banche dati (come impiegarle con profitto?)

Come le regole tecniche in formazione da parte dei DigitPA consentiranno di convertire in pratica i dettami del CAD con i conseguenti benefici attesi?

Social information management, web semantico e cloud computing non sono solo espressioni alla moda: sono strumenti di nuova generazione in grado di far comunicare sistemi ed esseri umani come mai prima d’ora. In che modo? Scopritelo partecipando a questa sessione di convegno, grazie a numerosi casi di successo e alla partecipazione degli esperti del settore. 09:30 - 13:00 RIDUZIONE DEL CIRCOLANTE GRAZIE ALLA DEMATERIALIZZAZIONE DEL CICLO ATTIVO/PASSIVO E AUTOMAZIONE DEI PROCESSI Una sessione estremamente operativa, che illustrerà problematiche e possibili soluzioni grazie al contributo del Politecnico di Milano. Testimonianze e casi di successo sosterranno la discussione con esempi concreti. Una tavola rotonda con la partecipazione di esperti, fornitori, giuristi e l’Agenzia delle entrate concluderà il programma della sessione. 14:15 - 17:45 AGENDA DIGITALE: LAVORI IN CORSO. L’IMPATTO SULLE IMPRESE ITALIANE La sessione conclusiva di OMAT intende fare il punto sul processo di digitalizzazione in atto nel nostro Paese e non solo. In un momento storico complesso come quello che stiamo attraversando, è importante stabilire alcuni punti fermi, per fare in modo che l’innovazione sia un vantaggio per chi lavora, evitando spiacevoli sorprese. Ad esempio: Come andrà a impattare la fatturazione elettronica su tutte le imprese italiane?

E ancora, il 31 gennaio 2012 scadono i termini per l’invio all’Agenzia delle entrate dell’impronta dell’archivio informatico di conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari. Il termine vale per coloro che hanno l’esercizio commerciale coincidente con l’anno solare. Sono previsti interventi qualificati da parte dell’Agenzia delle entrate, del DigitPa, del Politecnico di Milano e delle aziende operatrici. ARXivar

Document & Process Management La velocità con cui cambiano i mercati e le aziende richiede l’uso di strumenti agili per la gestione dei flussi delle informazioni. In un’unica soluzione, ARXivar permette di organizzare i documenti e i processi che li governano in modo semplice e completo. È possibile usarlo per archiviare i documenti da ciclo attivo e passivo, per la creazione di modulistica, per la gestione del tracciamento e delle revisioni, e soprattutto per la collaborazione e l’organizzazione dei processi aziendali attraverso il modulo integrato di BPM. L’estrema flessibilità unita alla robustezza di una soluzione che ormai conta più di 800 installazioni in Italia e all’estero permette ad ARXivar di soddisfare le esigenze anche dei clienti più esigenti. Il modulo di conservazione sostitutiva in modalità in-house o in outsourcing completa l’offerta e permette l’eliminazione fisica della carta.

Canon

Digitalizzare non è mai stato così facile, veloce ed economico. Canon sarà presente ad OMAT con delle importanti novità. Il lineup degli Scanner Documentali Canon si è arricchito e ora vanta la presenza di tre nuovi modelli, quindi, quale miglior palcoscenico se non quello di OMAT per presentarli al mercato? La tendenza è quella di orientarsi sempre di più verso la decentralizzazione dei processi di scansione, nell’ottica di assecondare le crescenti esigenze di velocità nella condivisione delle informazioni. Questo fa si che la quantità media di documenti da acquisire, per ogni punto di scansione, sia in netto calo. In risposta a questa nuova tendenza, Canon presenta tre nuovi scanner veloci in grado di raggiungere rispettivamente le 25, 40 e 60 pagine al minuto. DR-C125, dotato di grandi prestazioni (nonostante le dimensioni estremamente compatte), grazie all’innovativo gruppo di presa carta “Vertical J-Path”: una vera novità nel settore. DR-M140, sviluppato sull’esperienza maturata dal best seller DR-2580C. DR-M160, posizionato nel segmento workgroup, ma dotato di una velocità

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di 60 pagine al minuto (120 immagini in fronte / retro) e di una produttività di 7000 scansioni al giorno. CBT

Processi senza carta o scrivanie libere dalla carta? Qual è il giusto compromesso? Sentiamo sempre più spesso parlare di processi “paper free”. Tutte le più recenti tecnologie e le strategie di comunicazione ci dicono quanto sia semplice realizzare processi senza bisogno del supporto cartaceo. Eppure l’esperienza pratica ci mostra quanto sia difficile e costoso realizzare un sistema che sia veramente privo della carta e quanto questo introduca il rischio che gli utilizzatori rifiutino i benefici del processo perché costretti a rinunciare ad un’opzione che loro considerano naturale: la stampa. Lo scopo dell’intervento che CBT terrà a OMAT Roma è condividere una strategia di document management rivolta a rendere superflua la necessità di un documento cartaceo e non ad eliminarne la sua presenza. Strumenti come collaborazione, scansione automatizzata, conservazione digitale, outsourcing permettono di ridurre la dipendenza dalla carta in maniera agile e vantaggiosa. CBT ha creato, nel corso degli anni, un portafoglio di soluzioni verticali già pronte, la cui introduzione in azienda può avvenire in tempi brevi e senza onerosi progetti di sviluppo. DICOM

Soluzioni professionali per il document capture DICOM, distributore leader a valore aggiunto di soluzioni hardware e software per l’acquisizione di documenti nella regione EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa). Con sede a Rotkreuz, Svizzera, nonché con filiali di vendita e di assistenza distribuiti in 19 paesi di Europa, Medio Oriente e Africa, DICOM serve più di 3000 ri-

venditori autorizzati in oltre 40 paesi. Oltre al vasto numero di fornitori di sistemi tecnologici quali Fujitsu, Canon, Kodak, Panasonic, Ibml, Kofax ed altri fornitori leader nel settore degli scanner e dei software di acquisizione dei documenti, DICOM offre una gamma completa di servizi, nonché la sua grande esperienza a sostegno del numero di rivenditori sempre in aumento, nonché degli utenti finali. Nel corso di OMAT Roma 2011, DICOM presenterà le soluzioni KnowledgeLake Software, Kofax Software e CaptureBites Software. Epson

Le novità Epson a OMAT: dalle piccole aziende alle organizzazioni più complesse. Epson presenta ad OMAT Roma le ultime novità sviluppate per la gestione documentale. In particolare Epson propone due nuove serie di scanner documentali, l’una, la serie GT-S55, conveniente, facile ed efficiente, per le piccole aziende, l’altra, la serie Epson GT-S85, progettata per integrarsi agevolmente nei sistemi IT complessi. La serie Epson GT-S85 ha prestazioni elevate e offre un pacchetto completo per la gestione dei documenti rivolto alle organizzazioni più articolate come banche, compagnie assicurative, enti governativi e operanti nella sanità. Converte in file digitali i documenti cartacei di più pagine fino al formato A4, con una velocità che raggiunge le 40 pagine al minuto per le scansioni su un solo lato e le 80 immagini al minuto per le scansioni fronte/retro, sia in bianco e nero che a colori. Da segnalare inoltre che con la serie GT-S85 è possibile digitalizzare le pagine fronte/retro in un unico passaggio con un alimentatore automatico di documenti da 75 fogli: tutto in un design compatto che si adatta agevolmente a qualsiasi scrivania. Il modello GT-S85N è pronto per la rete, per poter essere condiviso da più utenti.

Kodak

Scanner di ultima generazione per prestazioni al top Presso lo stand Kodak ad OMAT sarà possibile visionare le novità, unitamente ad alcuni prodotti della divisione Document Imaging. Dagli scanner per gruppi di lavoro con il nuovissimo ScanMate i920, alla nuova Serie i2000 ideale per uffici con produttività fino a 6.000 pagine al giorno; allo scanner di rete Scan Station 500 per una condivisione ottimizzata dei documenti; ai dispositivi di basso volume Serie i1400 per una produttività fino a 15.000 pagine al giorno; agli scanner di produzione Serie i4000 che saranno affiancati dalla nuova Serie Kodak i5000, ideale per trattare documenti senza limiti di produttività giornaliera con un alimentatore automatico da 750 pagine, all’interno della quale è stato recentemente lanciato il modello i5800 dotato dell’eccezionale velocità di 210 ppm. Gli scanner Kodak sono dotati della propria tecnologia di scansione ad altissima qualità. Inoltre, Kodak fornisce un potente software applicativo di cattura, Capture PRO, ora anche nella versione Network Edition per pilotare non solo i propri scanner, ma anche una vasta lista di modelli concorrenti. Land

Soluzioni innovative a portata di mano LAND presenterà ad OMAT il prototipo di uno sportello anagrafico virtuale che consentirà il rilascio di certificazioni on line firmate digitalmente mediante l’utilizzo dell’affermata tecnologia di timbro digitale denominata SecurePaper™. Inoltre, sarà disponibile il primo prototipo dell’applicazione di lettura del nuovo codice a barre bidimensionale a colori multi layer denominato L.Code. L’applicazione di controllo di L.Code permetterà la lettura di codici a barre iged.it 03.2011

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bidimensionali con una densità di informazioni notevolmente superiore rispetto ai normali QR Code in Bianco e Nero. L.Code è la soluzione in grado di abbattere le barriere che, fino ad oggi, hanno impedito l’utilizzo delle tecnologie di firma digitale sui QR Code standard. Nica

Come dematerializzare in modo efficace Nel prossimo futuro, a seguito dei cambiamenti strutturali dell’economia, la domanda di archiviazione documentale si rivolgerà principalmente verso le applicazioni in grado di offrire, a costi molto contenuti, significative incrementi di efficienza e notevoli riduzioni dei costi interni dell’azienda. Partendo da questi presupposti NICA presenta ad OMAT Roma 2011 due novità: 1. La soluzione in grado di realizzare in modo efficace la dematerializzazione dei documenti cartacei delle aziende. I presupposti della soluzione sono: - Dematerializzazione distribuita, operativamente immediata e, senza impatto sulla struttura organizzativa - Sistema di archiviazione elettronica near.line. 2. ProFit, la nuova soluzione per la gestione automatica del ciclo delle fatture passive con fatturazione a consuntivo in base alle fatture effettivamente elaborate. Panasonic

Nuovi scanner in anteprima Panasonic presenta in anteprima ad OMAT Roma 2011 i nuovi modelli Scanner KV-S1065C e KV-S1046C dal design compatto e molte funzioni avanzate. Questa serie permette un velocità massima di 60 PPM e include funzioni come la Double Feed Prevention per separare i documenti

in ingresso e utilizzano la tecnologia Image Capture Plus per orientare automaticamente i documenti originali.

l’efficace server di conversione immagini in files PDF/A indicizzabili e ricercabili.

Altro modello di punto di Pansonic è il KV-S5055C, uno scanner professionale in grado di eliminare alcune delle più comuni cause di inceppamento negli ambienti di lavoro. Il modello è dotato dell’esclusiva tecnologia Toughfeed di Panasonic, un innovativo sistema di alimentazione degli originali, che è in grado di rilevare documenti con punti metallici e grazie ai sensori ad ultrasuoni di impedire la doppia alimentazione di originali. Tutti i prodotti Panasonic hanno driver standard, compatibili con tutti i software oggi esistenti sul mercato. Inoltre, grazie ad una efficiente e qualificata struttura di assistenza tecnica Panasonic è in grado di supportare qualsiasi richiesta del cliente anche nei casi di elevata fidelizzazione dei software.

Inoltre, Recogniform Technologies, regalerà a tutti i visitatori del proprio stand un utilissimo manuale di introduzione alla lettura ottica che ne spiega in modo divulgativo tecnologia, utilizzo e segreti.

Recogniform Technologies

Lettura ottica e oltre In occasione di OMAT Roma 2011, Recogniform Technologies SpA presenterà al pubblico diverse importanti novità: - Recogniform Reader 9.5, la nuovissima versione della piattaforma di lettura ottica utilizzabile per estrarre dati ed informazioni da moduli e documenti cartacei sia strutturati che non strutturati. - Recogniform Invoice “Lite”, il sistema pronto all’uso per estrarre dati di testata e di dettaglio da fatture e documenti di trasporto. - L’innovativo CHR (Cursive Handwritten Recognition) SDK, il primo motore di riconoscimento capace di operare su dati manoscritti in corsivo anche senza l’utilizzo di vocabolari. - Recogniform ImageProcessor 7.0, il potente sistema di image-processing utilizzabile sia come applicazione pronta all’uso sia come SDK per essere integrato in proprie applicazioni verticali. - Recogniform OCR Server 2.0,

Top Consult

Gestione elettronica dei documenti e conservazione sostitutiva a norma di legge Top Consult presenta a OMAT Roma 2011 i nuovi servizi per la conservazione sostitutiva dei documenti per imprese e PA in house e in outsourcing. Per il servizio in outsourcing, Top Consult si avvale della collaborazione di ACI Informatica: la piattaforma Top Media NED verrà installata nel Data Center di ACI Informatica, uno dei principali centri di elaborazione dati in Italia, dotato di tecnologie di alto livello, know-how specializzato, standard di sicurezza e continuità. In Top Media NED è integrata anche la gestione della PEC (che sta diventando obbligatoria per tutte le imprese), per consentire così alle aziende di conformarsi agli obblighi di legge relativi e, nel contempo, rendere più efficienti i processi lavorativi. Chi non ha già il software Top Media NED potrà archiviare la posta elettronica certificata via Web Service negli archivi elettronici appositamente predisposti nel Data Center di ACI Informatica, sottoporla a conservazione sostitutiva, consultarla a distanza e, nel caso, farne l’esibizione a norma.

STEFANO FORESTI

Marketing communication ITER

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Pubblicazioni Professionali ITER

Dal Documento all’Informazione

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A cura di Roberto Guarasci

Una disciplina che voglia riflettere sulle ragioni e i modi del suo costituirsi legittimamente in scienza - scriveva Paolo Bisogno - deve ripensare in maniera autonoma i principi ed accogliere risultati ed orientamenti con apertura interdisciplinare. La Documentazione, che in Europa diventata elemento fondante delle scienze dell'informazione e che in Italia fatica ancora ad imporsi come autonomo oggetto di studio, spesso relegata al rango di figlia negletta delle scienze del libro, evidenziava questa sua difficoltà anche attraverso l'indisponibilità di testi per la formazione specialistica. L’insieme dei contributi raccolti segue il filo logico del percorso didattico costruito insieme a studenti, addetti a centri di documentazione, pubblici dipendenti, tutti accomunati dalla necessità sempre più pressante di padroneggiare l’insieme di conoscenze teoriche e abilità tecniche che permettessero loro di rispondere ai bisogni informativi delle organizzazioni di appartenenza utilizzando correttamente la pluralità delle fonti e dei media a loro disposizione.

L’autore

Roberto Guarasci è professore ordinario di Documentazione presso l’Università della Calabria, nonché Responsabile Scientifco dell’Unità di Ricerca “Sistemi di Indicizzazione e Classificazione” del C.N.R.

L’indice

Roberto Guarasci - Che cos’è la documentazione Antonio Romiti - Archivistica e Documentazione tra passato e presente Piero Innocenti - Bibliografia, Biblioteconomia, Documentazione Giuseppe Scandurra - Il Documento Renato Rolli - Il diritto di accesso ai documenti amministrativi Anna Rovella - Produzione ordinamento e gestione dei documenti Eduardo De Francesco - I linguaggi di descrizione documentale Roberto Guarasci - Indicizzazione e classificazione: concetti generali Giovanni Adamo - La terminologia Daniele Gambarara, Alfredo Givigliano - Thesauri, mappe semantiche, ontologie. Problemi semantici e costruzioni concettuali Maurizio Lancia, Andrea Lapiccirella - Data Mining e Text Mining Stefano Pigliapoco - I sistemi informativi

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Per informazioni: ITER - Via Rovetta 18 20127 Milano Tel. 02 2831 161 - Fax 02 2831 1666 E-mail: iter@iter.it www.iter.it

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mercato

Bleen, il nuovo motore dell’azienda Esiste un nuovo approccio all’azienda, un sistema semplice da utilizzare: mediante un unico campo di ricerca è possibile trovare e valorizzare tutte le informazioni siano esse in rete o in cloud. È questa l’unica interfaccia per tutti i sistemi informativi AUTORE

GIANBATTISTA SCHIEPPATI

yTI Srl, azienda Bresciana specializzata nello sviluppo di progetti e prodotti ad alta tecnologia, sta portando avanti con successo una nuova visione della modalità di accesso alle informazioni presenti in azienda. Partendo dall’esperienza pluriennale nell’ambito della Business Intelligence, si è affacciata al mondo della gestione documentale e dell’ information retrival con il suo prodotto di punta: Bleen, un motore di ricerca per aziende. Bleen ha referenze importanti e diversificate nell’ambito della grande distribuzione, dei servizi e della metalmeccanica; sono tutte aziende legate da un comune denominatore: l’esigenza di accedere, in modo rapido, alle informazioni aziendali. In questo articolo presentiamo due esempi di impiego delle potenzialità del prodotto e delle possibilità che questo approccio innovativo fornisce ad aziende di qualsiasi classe di fatturato. Leali Acciaierie Leali Acciaierie, azienda storica della siderurgia bresciana, fatturato intorno ai 250 milioni di Euro, focalizzata sull’innovazione nella produzione di acciai speciali, ha adottato Bleen grazie alla “vision” del suo EDP Francesco Besacchi.“Il sistema è stato avviato in pochi giorni;” dice Be-

sacchi “già dopo poche ore ero in grado di trovare documenti, o email, in base alle parole contenute.” Una nota importante è da fare relativamente ai PST, gli archivi locali di MS Outlook: la ricerca di Bleen è molto più veloce della ricerca di Outlook sui PST; la funzione di lancio di Outlook dall’interfaccia di Bleen consente poi di tornare all’ambiente conosciuto dall’utente senza perdere nessuna funzionalità. Per Leali Acciaierie è stato sviluppato un connettore personalizzato per il gestionale SAGE X3: da Bleen è quindi anche possibile cercare dati che sono presenti nel gestionale. La modalità operativa di Bleen consente di eseguire il gestionale, lanciandolo direttamente dalla pagina dei risultati della ricerca, riducendo di molto i tempi di accesso all’informazione. In questo modo anche chi non conosce i menù del gestionale può ricercare tra le fatture e gli ordini, in una modalità intuitiva ed immediata. “Le cose che più stupiscono è la rapidità con la quale si trovano le informazioni e l’approccio innovativo proposto da MyTI che offre un unico sistema per interfacciare tutti i sistemi aziendali. Di fatto siamo riusciti ad aumentare il numero di persone che possono accedere a dati operativi, riducendo di molto il numero di telefonate interne tipo: mi stampi le fatture di quel cliente o mi dici quale è l’indirizzo di quel fornitore?” Prosegue Besacchi. Alcuni operativi, poi, preferiscono passare per Bleen per ricercare la fattura per poi lanciare direttamente il gestionale SAGE X3 dalla sua interfaccia. La facilità di utilizzo consente, inoltre, di

trovare documentazione e informazioni operative anche senza conoscere i criteri di catalogazione degli stessi. Basta inserire il nome di un progetto o di una commessa per trovare tutto quello che ne è inerente (mail, disegni, documenti, dati sul gestionale). Cosa che risulta molto utile in situazioni di ricambio del personale: “una persona nuova è subito operativa anche sui documenti dei colleghi” conclude Besacchi. Gruppo Servizi Mandy Gruppo Servizi Mandy si occupa di servizi di consulenza sul lavoro, sicurezza, medicina, ecologia, formazione e privacy. Con più di 2.000 clienti in tutta Italia e con una classe di fatturato intorno ai 10 milioni di Euro è una azienda Knowledge intensive. L’intero processo aziendale è guidato dalla redazione di documenti e dall’assistenza diretta al cliente tramite un help desk qualificato. “Obiettivo primario per cui ho accettato di adottare Bleen – dice Mariano Mombelli amministratore delegato dell’azienda – è stato quello di ottenere statistiche sulla quantità di lavoro effettuato dal personale di Mandy per il cliente, così da poter gestire meglio il rapporto e verificare l’avanzamento dei progetti”. Per fare questo si è deciso di integrare in Bleen le seguenti fonti: - file system con tutti i documenti aziendali divisi per cliente; - email con tutte le comunicazioni da e

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per il cliente; - i centralini telefonici, per tenere sotto controllo le telefonate da e per il cliente; - i fax, inserendo anche un modulo di OCR (interno a Bleen) per consentire la ricerca testuale sul contenuto; - il sistema gestionale interno. In questo modo gli operatori riescono a seguire le attività svolte su ogni cliente indipendentemente dal tipo di sistema (documento, email, fax o telefonata) utilizzato da sé stesso o dai colleghi. “Un progetto che, pensato con approcci tradizionali avrebbe richiesto costi tecnologici e soprattutto organizzativi elevatissimi. Avevamo considerato, anche, l’ipotesi di un documentale apposito, ma questo avrebbe costretto a riorganizzare l’azienda e a cambiare il modo di lavorare. Non sapevamo, inoltre, come riuscire a recuperare e ricatalogare tutto il pregresso senza spendere intere giornate in catalogazioni ex novo di dati vecchi.” “Ora è Bleen che si occupa di lavorare non solo sui dati in arrivo, ma anche sul pregresso di 10 anni senza richiedere alcun intervento da parte dell’utente” conclude Mombelli. Il funzionamento di Bleen Bleen è un sistema plug and play che porta all’interno della azienda un vero e proprio motore di ricerca che non si limita a mostrare pagine web, ma consente ricerche istantanee su tutti i documenti aziendali residenti in rete, in documentali o portali o nelle email. Bleen fornisce anche connettori per gestionali come SAP, SAGE, Zucchetti, oltre che per generici database. Con un solo campo di testo, in tempi di risposta sotto il secondo su milioni di oggetti, Bleen trova informazioni fin dentro i contenuti di tutti gli oggetti indicizzati. Bleen, però, non si ferma alla pura ricerca testuale, con ordinamento dei risultati, come fa un motore di ricerca tradizionale. MyTI identifica l’approccio all’azienda con lo slogan Trova, Misura, Usa. Trova – Bleen dispone di un motore di ricerca molto potente e scalabile per cercare in meno di un secondo tra milioni di oggetti. Tutto quello che viene trovato è, inoltre, catalogato istantaneamente mostrando categorie e metadati per tutte le informazioni trovate.

Immaginando di cercare un cliente, inserendo semplicemente una parte della ragione sociale, un approccio standard “alla Google” mostrerebbe l’anagrafica del cliente come primo risultato e poi, tutti gli altri dati (fatture, ordini, documenti, email) di seguito senza un criterio di selezione. Bleen, invece, mostra chiaramente, ad esempio, quante fatture, ordini, documenti o e mail contengono riferimenti al cliente richiesto, permettendo quindi di Misurare la bontà della query oltre che le prestazioni del cliente. Misura - La forza della catalogazione di Bleen deriva da un motore associativo, programmabile per aggiungere informazioni a dati preesistenti, rendendo sempre più efficace la catalogazione. In Gruppo Mandy, ad esempio, ha consentito di aggiungere a tutte le mail spedite, o arrivate, l’indicazione del cliente (ragione sociale e sede operativa) senza dover passare per un CRM. La potenza di associazione di Bleen, permette, infatti, di catalogare informazioni destrutturate in base ad informazioni strutturate, consentendo ricerche semanticamente evolute e trasversali a più sistemi, cose impossibili da fare con qualunque altro tipo di approccio. La forza di Bleen è quindi quella di mostrare tutte le informazioni catalogate ed associate come se fossero presenti in un unico sistema. Di fatto fornisce un’unica interfaccia a tutta l’azienda. Usa - Se trovo un oggetto tra i risultati, ne posso vedere l’anteprima: vedo cioè i dati della fattura direttamente in Bleen, come anche un’anteprima di un documento o della mail. Bleen consente di andare oltre, interagendo con l’applicazione che ha generato l’oggetto trovato. È, infatti, possibile aprire la fattura direttamente nell’ERP, aprire l’editor di testo preferito per vedere e modificare il documento, senza farne una copia, riducendo di molto la proliferazione di versioni non controllate dello stesso oggetto. Bleen diventa quindi anche il motore di lancio di tutte le applicazioni. Questo aspetto può avere un impatto positivo sull’organizzazione aziendale. Con Bleen tutti (nel rispetto delle facoltà di accesso, sicurezza e riservatezza) possono vedere i dati delle fatture senza per forza conoscere i menu dell’ERP che le ha generate. Tutti possono trovare documenti senza sapere

necessariamente come sono stati catalogati nel documentale o sul file system. Nelle aziende con turnover del personale elevato, o subito dopo l’introduzione di un nuovo sistema, Bleen permette di diminuire la difficoltà di apprendimento rendendo tutti più produttivi. Le informazioni sono sempre disponibili indipendentemente da dove o come siano registrate sui sistemi di base. Bleen mostra all’utente solo le informazioni di sua competenza. Questo garantisce sicurezza e privacy. Non è necessario definire politiche di sicurezza nuove in quanto Bleen eredita tutte le impostazioni dall’ERP, dal file system, dal documentale etc. Bleen è fornito in modalità out-of-thebox: già dopo la prima configurazione il sistema è immediatamente funzionante senza richiedere progetti o personalizzazioni. Bleen si affaccia al mercato senza avere un vero concorrente e si affianca a tutte le tecnologie esistenti consentendo di trarne maggiore valore. Può anche essere applicato in modo poco invasivo, ad esempio, per gestire i pregressi delle informazioni che si decide di catalogare con documentali o sistemi di BPM. Un caso è quello dell’inserimento di un nuovo documentale in azienda: normalmente i costi organizzativi per gestire dati preesistenti al progetto, rendono proibitive le catalogazioni di storici di documenti. Con Bleen è possibile presidiare tutti quei sistemi di storico e, integrandosi con il documentale, consentire passaggi morbidi riducendo costi. MyTI sta facendo accordi con i principali fornitori di documentali e archiviazione per definire offerte complementari. Bleen si presenta, dunque, come un prodotto innovativo che consente di gestire in modo nuovo problematiche ingestibili con metodi tradizionali e di dotare di maggiori potenzialità i sistemi tradizionali, permettendo a tutte le informazioni aziendali di relazionarsi e mostrare, finalmente, una unica e potentissima interfaccia all’azienda.

GIANBATTISTA SCHIEPPATI

Amministratore Delegato di MyTI

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novità

CBT - Cosmic Blue Team ha comunicato i risultati di bilancio 2010

osmic Blue Team S.p.A. (CBT), Service & Technology Integrator, attivo da 30 anni nel mercato dell’Information & Communication Technology, ha comunicato a metà luglio, i risultati consolidati di bilancio del 2010. Malgrado il perdurare delle difficoltà del mercato ICT e con l’economia nazionale ancora in affanno, il fatturato di gruppo è stato di 55 milioni di Euro, in crescita rispetto all’anno precedente del 7,8%. L’EBITDA1 di gruppo (8,6 Milioni di Euro) è risultato in crescita del 39,8%. Le vendite di Progetti Tecnologici, che maggiormente avevano risentito della crisi del mercato IT nel 2009, hanno ripreso vigore a partire dal secondo semestre, con una crescita del 5% Y/Y. Il 2011 continua a mostrare prospettive positive, con un ordinato dei primi sei mesi in crescita dell’11% rispetto all’analogo periodo del 2010.

L’area dei Servizi Tecnologici, sostenuta dalla continua crescita dell’Outsourcing Tecnologico basato sulle offerte EasyWare e EasyPage, ha superato il traguardo dei 20 milioni di Euro, registrando un aumento di oltre il 10% dei ricavi. Nel 2010, inoltre, ha registrato il record di ordini, con oltre 12 milioni di Euro di nuovi contratti. La Divisione Applicazioni, oggetto di significativi investimenti, anche nel 2010, ha proseguito la sua vigorosa espansione con una crescita dei ricavi di oltre il 20%, superando i 4 milioni di Euro. L’andamento positivo prosegue anche nel 2011, con gli ordini cresciuti, nei primi 6 mesi, di oltre il 50%. La piattaforma ECM, che ha nel software WebRainbow il suo punto di forza e che consente - con la gestione di Business Rules, Processi e Documenti - l’integrazione con le applicazioni aziendali core, ha contribuito significativamente ai progressi della Divisione, con una crescita di quasi il 50% ed un nume-

ro complessivo di installazioni che ha superato le 150 unità. Importante è stata anche la crescita dell’area Business Integration, che ha come punti di forza le ACG IBM nella nuova versione Vision 4 e l’ERP Open Source Openbravo. È, infine, doveroso ricordare il contributo determinante - per il raggiungimento di questi lusinghieri risultati - dei Partner del CBT Network, la rete di oltre 100 Aziende che hanno con CBT un rapporto privilegiato di collaborazione tecnica e commerciale. NOTE 1 EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization), in Itala è il Margine operativo lordo, ossia la misura dell’utile di un’azienda prima degli interessi, delle imposte, delle tasse, delle svalutazioni, degli ammortamenti e delle componenti straordinarie

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FINALMENTE TUTTO IN RETE

Ă&#x2C6; nato OMAT360, il primo portale interamente dedicato ai professionisti dellâ&#x20AC;&#x2122;information management. Approfondimenti, notizie, appuntamenti, video e una community che cresce ogni giorno!

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novità

d inizio settembre Kodak ha presentato lo scanner KODAK i5800, uno scanner di alta produzione progettato per aumentare l’efficienza dei processi con documenti transazionali. Le funzionalità rivolte all’utente, facilmente accessibili, dello scanner i5800 consentono ai centri di servizi ed alle aziende di medie e grandi dimensioni di aumentare la produttività e di generare risparmi sui costi derivanti da flussi di lavoro con elevati volumi quali: la gestione della corrispondenza, i progetti per i censimenti, le pratiche assicurative ed il trattamento delle fatture. Lo scanner i5800 combina prestazioni elevate con incredibili risparmi in termini di costo totale di possesso (TCO - Total Cost of Ownership). Lo scanner Kodak i5800 assicura, inoltre, bassi costi per i materiali di consumo, ridotti a soli 34 € per la scansione di mezzo milione di documenti. La tecnologia KODAK Dynamic Flow, uno dei componenti principali dello scanner i5800, supporta le aziende rendendo possibile la riduzione delle operazioni di miglioramento dell’immagine grazie a funzioni integrate che incrementano la precisione di cattura dei documenti e diminuiscono il tempo totale di elaborazione degli stessi, tutto a vantaggio dei costi operativi; ciò anche alle massime prestazione di 210 pagine (420 immagini) al minuto, in fronte e retro, A4, colore, 300 dpi. La tecnologia per l’elaborazione delle immagini Perfect Page di Kodak migliora automaticamente la qualità dell’immagine, unitamente al filtraggio delle righe e regola colore, luminosità, contrasto, scelta del background e orientamento dei documenti. Queste funzionalità integrate permettono una conversione più precisa dei documenti cartacei in informazioni digitali pronte per essere fruite. Lo scanner i5800 presta particolare attenzione alla funzionalità utente per migliorare la facilità d’uso e la produttività dell’operatore. Il piedistallo, regolabile in altezza, assicura, poi, una posizione più ergonomica

nell’attività di scansione. L’operatività, inoltre, risulta essere semplificata grazie ai tasti delle funzioni programmabili. Grazie alla possibilità di gestire volumi giornalieri illimitati, lo scanner i5800 è adatto agli ambienti di produzione, offrendo alta capacità produttiva, gestione della carta affidabile e possibilità di regolazione dell’alimentatore.

Lo scanner KODAK i5800

Lo scanner i5800 dispone di un design con un elevatore automatico da 750 fogli a cinque impostazioni: alimentazione continua, batch da 100 fogli, 250 fogli, 500 fogli e da 750 fogli. L’alimentatore standard permette allo scanner i5800 di gestire diversi tipi di carta da 45 a 200 g/m². È anche disponibile un accessorio che consente agli utenti di gestire tipi di carta più delicati, inclusa la carta di riso da 25 a 75 g/m². Lo scanner i5800, infine, gestisce documenti di diverse dimensioni: da 63 x 63 mm fino a 304,8 mm di larghezza e 4,8 metri di lunghezza massima. Il nuovo scanner KODAK i5800 è disponibile, tramite i distributori autorizzati europei, sin da ora a un prezzo di 62.495 € più IVA, con una garanzia on-site di un anno. Kodak, oltre ad offrire varie opzioni sui servizi di assistenza tecnica, è in grado di proporre il proprio software Kodak Capture Pro per elaborare immagini catturate, acquisire dati indice in modo efficace e trasferirli automaticamente a database e a diverse applicazioni DMS e ECM. “La possibilità di sfruttare funzioni di imaging avanzate alla massima velocità consente di migliorare al massimo il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e pertanto di indirizzare le informazioni acquisite alle destinazioni predefinite in tempi più rapidi: i processi critici possono essere, quindi, completati il più presto possibile e rispondere alle esigenze aziendali in tempo reale senza compromettere la precisione nell’estrazione dei dati.” ha spiegato Franco Ferrario, Country Manager, Document Imaging, Business Solutions and Services Group di Kodak S.p.A..

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notizie

Università degli Studi di Macerata – V edizione del Master in “Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato”

’Università degli Studi di Macerata ha attivato la V edizione (A.A. 2011/2012) del Master di I° livello in “Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato”; Direttore del Master è il Prof. Stefano Pigliapoco. Obiettivo del Master è formare figure professionali che sappiano razionalizzare i processi inerenti alla gestione documentale, sfruttando al

meglio le potenzialità offerte dalle nuove tecnologie e garantendo la formazione e la conservazione degli archivi digitali unitamente a quelli cartacei. L’attività didattica sarà svolta prevalentemente a distanza, attraverso una piattaforma di e-learning, per agevolare la partecipazione di chi non resiede nella Regione Marche o ha già un impiego. Con l’intento di favorire l’inserimento dei partecipanti nel mondo del lavoro, è stata prevista la presentazione di casi pratici e soluzioni tecnologiche avanzate da parte di aziende operanti nel settore dell’electronic document management e dedicato un intero modulo didattico allo studio dei settori applicativi nei quali si registra oggi la maggiore richiesta delle figure professionali formate dal Master (poli di conservazione digitale, conservazione “a norma” di documenti fiscali e tributari, fascicolo sanitario elettronico e digitalizzazione dei documenti in

ambito sanitario) È ammessa anche la partecipazione, come uditori, di non laureati ai quali sarà rilasciato un certificato di frequenza. Sui siti www.masterarchividigitali.it e www.unimc.it/af/master/11/formazione-gestione-e-conservazionedi-archivi sono reperibili il bando, la modulistica, il depliant e le informazioni dettagliate, che possono anche essere richiesti alla segreteria del Master (Tel. 0733 258.8701 e-mail: segreteria.masterad@unimc.it). Le domande d’iscrizione devono essere presentate entro le ore 13.30 del 25 novembre 2011.

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Il seminario ha lo scopo di aumentare l’efficacia e l’efficienza delle relazioni professionali di a segretarie e assistenti di direzione, la cui funzione comporta degli elementi di relazione, d’iniziativa e di organizzazione.

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Un seminario per imparare ad organizzare un evento con il web. Strumenti, tecniche, economie e molta esercitazione pratica, grazie ad una simulazione di gestione di un evento in ottica 2.0. Dall’importanza strategica dell’evento come strumento di relazione e comunicazione, alle diverse forme di promozione e ai nuovi strumenti a disposizione dell’event manager.

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Questo seminario è rivolto principalmente alle persone addette al ricevimento e al centralino, il cui lavoro quotidiano comporta responsabilità di relazione, d’iniziativa, di organizzazione e di presa di decisione.

COME REALIZZARE UN PIANO INDUSTRIALE E FINANZIARIO PER L’IMPRESA E LE BANCHE Il seminario illustra come impostare un “Business Plan” da presentare alle Banche per ottenere i crediti necessari, alle migliori condizioni e nel contempo consente all’imprenditore di evidenziare le implicazioni economiche e finanziarie per attuare il proprio programma di sviluppo.

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Facebook, MySpace, Linkedin e gli altri Social Media hanno cambiato per sempre il nostro modo di comunicare. Le aziende sono oggi di fronte a un bivio: adeguarsi oppure essere scavalcate dal cambiamento, a vantaggio della concorrenza.

TECNICHE DI PROBLEM SOLVING Le tecniche di problem-solving possono essere applicate quotidianamente per tutti i problemi correnti e creano sistemi e metodi di lavoro che risolvono i problemi già apparsi e riducono l’insorgere di nuovi problemi: questo seminario spiega come fare.

WEBMARKETING Dal SEO/SEM ai web analytics e alle strategie di promozione in rete. Un seminario indispensabile per tutti coloro che vogliono sfruttare al massimo il canale online per studiare il mercato e sviluppare nuovi rapporti commerciali (promozione/pubblicità, distribuzione, vendita, assistenza alla clientela, etc.) tramite il Web.

GESTIONE DEI CONTRASTI E DEI CONFLITTI L’obiettivo del seminario è portare i partecipanti a distinguere tra contrasti e conflitti e aiutarli affinché riescano nei momenti di disaccordo a muoversi alla ricerca della migliore soluzione e non dell’affermazione a priori del proprio punto di vista.

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