MAC WORK
: ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO Bola roxa: Precisa de pesquisa ou acompanhamento adicional Estrela roxa: Fica para algum dia/Tarefa de longo prazo Bola verde: Tarefa completa Estrela verde: Arquivar Bola azul: Arquivar para futura referência
GTD no Gmail
Veja como se organizar melhor sem gastar nada por Stella Dauer O método GTD (Getting Things Done, ou A Arte de Fazer Acontecer, como ficou conhecido no Brasil), criado por David Allen foi pensado para pessoas que não sabem se organizar direito (como eu) ou que têm pouco tempo para fazer muita coisa (como eu). Resumindo bem a ópera, é um método de gerenciamento de ações, baseando-se no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, você fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar o que é preciso para as coisas acontecerem. No livro, Allen mostra um método para pessoas que recebem muitas correspondências, lidam com muitos documentos etc. Mas para adaptar o método aos dias digitais de hoje, é preciso quebrar um pouco a cabeça, uma vez que a última coisa que queremos é mais papel em cima da nossa mesa. Além disso, hoje recebemos bem
menos correspondências, e muito mais emails. Chegam tantos emails em nossas caixas postais que não sabemos o que fazer com tudo aquilo. Allen diz que se algo pode ser resolvido em menos de cinco minutos, deve ser resolvido na hora. Bem, então o jeito é retirar os emails de “cinco minutos” da nossa frente o mais rápido possível. Mas e os que pedem mais atenção? Relatórios, modificações etc? Sei que existem inúmeros aplicativos no Mac que ajudam a implementar o GTD na sua vida, como o Inbox (US$ 35, www.midnightbeep.com), que é muito completo, ou o Things (já resenhado várias vezes na MAC+, US$ 50, http://culturedcode.com). O iGTD, que era gratuito, foi descontinuado. Porém, por que não resolver tudo diretamente por email? Sendo assim, resolvi aderir a um método usando o Gmail, o email do Google, que pode ser a resposta ao seus problemas de organização. Siga os passos.
ARRUMAÇÃO E ORGANIZAÇÃO Suponho que você tenha uma conta no Gmail. Se não tiver, faça uma pelo site www.gmail.com. É gratuito, rápido e recomendável.
1
Volte para as Configurações. Lá você escolherá quais estrelas especiais quer utilizar. Arraste os ícones para a seguinte configuração, que aparece na imagem. Mais uma vez, salve as alterações.
3
Vá até o ícone de tubo de ensaio verde no topo da sua caixa de entrada, é lá que fica o Labs, laboratório de novos experimentos do Google (se o ícone não aparecer, clique em Configurações > Labs). Entre as opções, habilite duas: “Estrelas especiais” e “Várias caixas de entrada”. Salve as alterações.
2
As estrelas especiais servirão para as seguintes ações: Bola vermelha: Precisa de Ação/ Agendamento imediato Bola amarela: Precisa de Ação/ Agendamento não-imediato Estrela vermelha: Agendado no calendário Bola laranja: Delegado (você repassou a tarefa a quem devia) 70
MAC + digital lifestyle
Ainda em Configurações, vamos agora acertar as Caixas de Entrada. Aqui você irá criar diferentes caixas de entrada para suas tarefas. Faça como na imagem abaixo:
4
Tudos nos trinques
No final, seu Gmail organizado ficará parecido com a janela acima, trocando apenas o tema, obviamente
Salve as alterações. A cada email que chegar, seja rápido ao classificá-lo. Se não couber em nenhumas das especificações, é porque já pode ser arquivado ou descartado.
5
E não seria ótimo se pudéssemos verificar o calendário na própria página do Gmail, sem precisar ficar pulando para outra janela? Isso é possível de duas maneiras diferentes. A primeira é usando novamente o Labs. A segunda é baixando uma extensão (add-on) do Firefox.
Clique em “Add to Firefox”. Uma aba amarela aparecerá para que a instalação do add-on seja autorizada. Clique em “Permitir” e espere o Firefox liberar novamente a instalação. Clique em “Instalar” e depois permita que o Firefox reinicie para carregar o add-on.
Vá até o ícone de tubo de ensaio verde no topo da sua caixa de entrada. Entre as opções, habilite “Gadget do Google Agenda”. Agora um pequeno mostrador na lateral esquerda do seu Gmail mostrará um calendário com os próximos compromissos.
Com o Firefox ligado vá até o menu “Ferramentas” e selecione “Addons”. Selecione o “Integrated GCal” e clique em “Preferences”. Certifique-se de que o “Calendar” aparece logo abaixo de “Mail”. Fique livre para adicionar outras janelas.
6
Algumas dicas Não deixe coisas com a “Bola vermelha” por muito tempo paradas na caixa de entrada. Por isso não criamos uma caixa especial para ela. Se tem essa designação, significa que precisa ser rapidamente resolvido. Além das estrelas especiais, você pode usar outros recursos do Gmail para ajudar na organização das informações. Utilize os marcadores para separar coisas de “Família”, “Faculdade”, “Amigos” e também para grupos de email e propagandas. Assim, você pode escolher o que ler urgente e o que não for nada importante (como as propagandas) ficam numa pasta separados, para você olhar quando puder. Se você tem vários emails para gerenciar e não sabe o que fazer para colocálos na sua nova lista organizadas, sem problemas. Nas Configurações escolha Contas e adicione seus outros emails.
Com direito a calendário Para tornar sua vida mais fácil, utilize o Google Calendar, uma agenda de compromissos que funciona junto com o Gmail. Para acessá-la basta ir ao canto superior esquerdo da tela e clicar em Agenda.
Usuários do Firefox possuem a vantagem de contar com inúmeros complementos úteis, entre eles, o Integrated Gmail que permite unir vários serviços da Google no Gmail. Para ativar o Integrated Gmail basta acessar o endereço http://tinyurl.com/yg3b7c6.
7
8
9
Pequenos lembretes Se você se lembrar de alguma coisa muito importante e que precisa figurar entre uma das suas listas, mande um email para você mesmo. Assim que chegar, coloque a estrela especial que combinar melhor. Mas, caso seja um pequeno lembrete, não precisa lotar sua caixa de email. Na lateral esquerda da janela do Gmail existe um botão chamado “Tarefas”. Clique sobre ele e uma pequena janela se abrirá no canto inferior direito. Lá você poderá escrever outras tarefas e até colocar outras informações, como datas de vencimento. Stella Dauer é macmaníaca e prefere uma vida de organização a ter que perder tempo procurando as coisas em vários lugares diferentes. MAC + digital lifestyle 71
MAC WORK
: ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO Bola roxa: Precisa de pesquisa ou acompanhamento adicional Estrela roxa: Fica para algum dia/Tarefa de longo prazo Bola verde: Tarefa completa Estrela verde: Arquivar Bola azul: Arquivar para futura referência
GTD no Gmail
Veja como se organizar melhor sem gastar nada por Stella Dauer O método GTD (Getting Things Done, ou A Arte de Fazer Acontecer, como ficou conhecido no Brasil), criado por David Allen foi pensado para pessoas que não sabem se organizar direito (como eu) ou que têm pouco tempo para fazer muita coisa (como eu). Resumindo bem a ópera, é um método de gerenciamento de ações, baseando-se no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, você fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar o que é preciso para as coisas acontecerem. No livro, Allen mostra um método para pessoas que recebem muitas correspondências, lidam com muitos documentos etc. Mas para adaptar o método aos dias digitais de hoje, é preciso quebrar um pouco a cabeça, uma vez que a última coisa que queremos é mais papel em cima da nossa mesa. Além disso, hoje recebemos bem
menos correspondências, e muito mais emails. Chegam tantos emails em nossas caixas postais que não sabemos o que fazer com tudo aquilo. Allen diz que se algo pode ser resolvido em menos de cinco minutos, deve ser resolvido na hora. Bem, então o jeito é retirar os emails de “cinco minutos” da nossa frente o mais rápido possível. Mas e os que pedem mais atenção? Relatórios, modificações etc? Sei que existem inúmeros aplicativos no Mac que ajudam a implementar o GTD na sua vida, como o Inbox (US$ 35, www.midnightbeep.com), que é muito completo, ou o Things (já resenhado várias vezes na MAC+, US$ 50, http://culturedcode.com). O iGTD, que era gratuito, foi descontinuado. Porém, por que não resolver tudo diretamente por email? Sendo assim, resolvi aderir a um método usando o Gmail, o email do Google, que pode ser a resposta ao seus problemas de organização. Siga os passos.
ARRUMAÇÃO E ORGANIZAÇÃO Suponho que você tenha uma conta no Gmail. Se não tiver, faça uma pelo site www.gmail.com. É gratuito, rápido e recomendável.
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Volte para as Configurações. Lá você escolherá quais estrelas especiais quer utilizar. Arraste os ícones para a seguinte configuração, que aparece na imagem. Mais uma vez, salve as alterações.
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Vá até o ícone de tubo de ensaio verde no topo da sua caixa de entrada, é lá que fica o Labs, laboratório de novos experimentos do Google (se o ícone não aparecer, clique em Configurações > Labs). Entre as opções, habilite duas: “Estrelas especiais” e “Várias caixas de entrada”. Salve as alterações.
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As estrelas especiais servirão para as seguintes ações: Bola vermelha: Precisa de Ação/ Agendamento imediato Bola amarela: Precisa de Ação/ Agendamento não-imediato Estrela vermelha: Agendado no calendário Bola laranja: Delegado (você repassou a tarefa a quem devia) 70
MAC + digital lifestyle
Ainda em Configurações, vamos agora acertar as Caixas de Entrada. Aqui você irá criar diferentes caixas de entrada para suas tarefas. Faça como na imagem abaixo:
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Tudos nos trinques
No final, seu Gmail organizado ficará parecido com a janela acima, trocando apenas o tema, obviamente
Salve as alterações. A cada email que chegar, seja rápido ao classificá-lo. Se não couber em nenhumas das especificações, é porque já pode ser arquivado ou descartado.
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E não seria ótimo se pudéssemos verificar o calendário na própria página do Gmail, sem precisar ficar pulando para outra janela? Isso é possível de duas maneiras diferentes. A primeira é usando novamente o Labs. A segunda é baixando uma extensão (add-on) do Firefox.
Clique em “Add to Firefox”. Uma aba amarela aparecerá para que a instalação do add-on seja autorizada. Clique em “Permitir” e espere o Firefox liberar novamente a instalação. Clique em “Instalar” e depois permita que o Firefox reinicie para carregar o add-on.
Vá até o ícone de tubo de ensaio verde no topo da sua caixa de entrada. Entre as opções, habilite “Gadget do Google Agenda”. Agora um pequeno mostrador na lateral esquerda do seu Gmail mostrará um calendário com os próximos compromissos.
Com o Firefox ligado vá até o menu “Ferramentas” e selecione “Addons”. Selecione o “Integrated GCal” e clique em “Preferences”. Certifique-se de que o “Calendar” aparece logo abaixo de “Mail”. Fique livre para adicionar outras janelas.
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Algumas dicas Não deixe coisas com a “Bola vermelha” por muito tempo paradas na caixa de entrada. Por isso não criamos uma caixa especial para ela. Se tem essa designação, significa que precisa ser rapidamente resolvido. Além das estrelas especiais, você pode usar outros recursos do Gmail para ajudar na organização das informações. Utilize os marcadores para separar coisas de “Família”, “Faculdade”, “Amigos” e também para grupos de email e propagandas. Assim, você pode escolher o que ler urgente e o que não for nada importante (como as propagandas) ficam numa pasta separados, para você olhar quando puder. Se você tem vários emails para gerenciar e não sabe o que fazer para colocálos na sua nova lista organizadas, sem problemas. Nas Configurações escolha Contas e adicione seus outros emails.
Com direito a calendário Para tornar sua vida mais fácil, utilize o Google Calendar, uma agenda de compromissos que funciona junto com o Gmail. Para acessá-la basta ir ao canto superior esquerdo da tela e clicar em Agenda.
Usuários do Firefox possuem a vantagem de contar com inúmeros complementos úteis, entre eles, o Integrated Gmail que permite unir vários serviços da Google no Gmail. Para ativar o Integrated Gmail basta acessar o endereço http://tinyurl.com/yg3b7c6.
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Pequenos lembretes Se você se lembrar de alguma coisa muito importante e que precisa figurar entre uma das suas listas, mande um email para você mesmo. Assim que chegar, coloque a estrela especial que combinar melhor. Mas, caso seja um pequeno lembrete, não precisa lotar sua caixa de email. Na lateral esquerda da janela do Gmail existe um botão chamado “Tarefas”. Clique sobre ele e uma pequena janela se abrirá no canto inferior direito. Lá você poderá escrever outras tarefas e até colocar outras informações, como datas de vencimento. Stella Dauer é macmaníaca e prefere uma vida de organização a ter que perder tempo procurando as coisas em vários lugares diferentes. MAC + digital lifestyle 71