PROCEDURE D'UTILISATION - ARCHIVAGE
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A RCHIVAGE Explications
Cette documentation permet d’assurer la compréhension du système d’archivage par les utilisateurs. Le service informatique est chargé de gérer la documentation dans son ensemble, et l'ensemble du personnel est concerné par cette procédure.
Grégory MARCASSIN 2013
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ARCHIVAGE Explications L’archivage automatique a pour but d’archiver les données de chaque dossier de production (Numérique & Offset) vers nos archives lorsque la facture est soldée sur Labosoft.
La durée de rétention du dossier en archive est définit par le code activité ( B & R & V ). Lors de la création du dossier dans Labosoft, l 'espace de travail du dossier est créé dans la zone de production (le partage "en cours": cours" sur moulis).
DEROULEMENT
Pour déclencher une correction, il faut modifier le client, et/ou le commercial et/ou le fabricant.
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LABOSOFT
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Archivage Automatique = AA
Création / Réouverture du dossier Lors d’une création, ou d’une réouverture d’un dossier, labosoft informe l’archivage automatique (AA) toutes les minutes. Création : il faut donc attendre 1 mn au maximum, avant de voir l’espace de travail créé dans la zone de production. Réouverture : idem, il faut attendre 1 mn avant de voir le dossier ré-ouvert, et qu’ainsi le dossier soit déplacé de la zone dossier annulé vers la zone de production (uniquement si le dossier n’est pas annulé depuis + de 2 mois)
Modification d’un dossier Lors d’une modification d’un dossier existant, labosoft informe l’AA toutes les minutes. Une fois l’AA averti, il déclenche une demande de renommage qui sera traitée la nuit suivante de la demande.
Annulation du dossier Lors d’une annulation de dossier, labosoft informe l’AA toutes les minutes. Une fois l’AA averti, il déclenche une demande d’annulation qui sera traitée le dimanche suivant la demande.
Facturation du dossier Lors de la facturation d’un dossier, labosoft informe l’AA toutes les minutes. Une fois l’AA averti, il déclenche une demande d’archivage qui sera traitée le dimanche suivant la demande.
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UN PEU PLUS LOIN Espace de travail L’espace de travail créé automatiquement, a l’arborescence suivante :
PDF FINAL : ce PDF est réalisé automatiquement depuis la dernière imposition. Il faut donc que la dernière imposition effectuée soit la bonne.
Explication des répertoires : 0_ELEMENTS_CLIENTS/NATIFS : comporte les natifs envoyés par le client UNIQUEMENT si nous intervenons sur le(s) natif(s), dans le cas où vous avez les natifs, merci de les conserver sur votre poste de travail et les déplacer seulement si nécessaire afin de ne pas alourdir l'archivage de fichier inutile. 1_TRAVAIL_PREPRESSE : comporte le travail de Process-Graphic. 2_PDF_IMPRESSION : comporte les PDF d’impressions (NUM & OFFSET ont leurs propre réperoire). 3_PDF_FINAL: comporte le PDF FINAL, il s’agit du PDF intégrant les corrections éventuelles (ce PDF est réalisé automatiquement par notre flux) ECHANGES-DIVERS-TMP: comporte les fichiers divers
Nommage des dossiers Chaque dossier est nommé de la manière suivante : N°DOSSIER NOM CLIENT # INITIAL COM - INITIAL FAB Exemple : 3031438 VEOLIA # LDE – RFR Rq : Il ne faut jamais renommer un répertoire qui a été créé automatiquement , si le dossier n’est pas attribué au bon client, il faut demander au commercial de faire la modification sur Labosoft et attendre le lendemain que le renommage soit effectué automatiquement !
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TRANSFERT FAB Le partage « TRANSFERTFAB » sera conservé avec une évolution majeure, celui ci sera crée automatiquement. Pour chaque fabricant, un dossier avec ces initiales sera créé, comportant les dossiers ouverts qui lui sont attribués. Listes des Fabricants
Listes des dossiers pour le Fabricant CPI
Ce répertoire est un répertoire intelligent, c’est à dire qu’il est une copie parfaite du dossier en production. Si un document est ajouté dans ce répertoire, il sera instantanément visible par la production. Si un fichier est supprimé, il sera supprimé également en zone de Production ! Exemple pour le dossier 3031438 VEOLIA # LDE - RFR: Ce dossier sera présent dans 3 emplacements : -
Dans la zone de production avec l’ensemble des dossiers ouverts. Dans le répertoire RFR du partage « TRANSFERTFAB » Dans le répertoire LDE du partage « TRANSFERTCOM »
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TRANSFERT COM Le partage « TRANSFERTCOM » est une zone d'échange entre les commerciaux et les fabricants ( lien virtuel vers 0_ELEMENTS_CLIENTS) . Pour chaque commercial, un dossier avec ces initiales sera créé, comportant les dossiers ouverts qui lui sont attribués.
Listes des Commerciaux
Listes des dossiers pour le Commercial EJA
Ce répertoire est un répertoire intelligent, c’est à dire qu’il est une copie parfaite du dossier en production. Si un document est ajouté dans ce répertoire, il sera instantanément visible par la production. Si un fichier est supprimé, il sera supprimé également en zone de Production ! Exemple pour le dossier :3116073. 3116073 BANQUE DE FRANCE # ELEM ( nom dans transfertcom) 3116073 BANQUE DE FRANCE # EJA - CCR:( nom dans en cours & transfertfab) Ce dossier sera présent dans 3 emplacements : -
Dans la zone de production avec l’ensemble des dossiers ouverts. Dans le répertoire CCR du partage « TRANSFERTFAB » Dans le répertoire EJA du partage « TRANSFERTCOM »
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ARCHIVAGE Rétention La durée de rétention est définie par le code activité: V -> 12 mois R -> 60 mois B -> durée infinie Cette rétention commence 6 mois après la facturation. Donc un dossier est archivé pendant 6 mois + X mois ( en fonction du cote activé )
ANNULATION Rétention La durée de rétention d'un dossier annulé est de 2 mois, à partir de la date d'annulation.
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