www.pwc.nl
Accountantsverslag 2014
Stichting Plan Nederland 28 november 2014
Stichting Plan Nederland T.a.v. de raad van toezicht en de directie Postbus 75454 1070 AL Amsterdam 28 november 2014 Referentie: JLS/e0340280/BK/ed Geachte dames en heren,
Betreft: accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2014 Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2014 (over de periode 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014) van Stichting Plan Nederland (hierna: Plan Nederland). Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van Plan Nederland. Dit verslag is besproken met de directie op 3 september 2013 en met de audit commissie op 27 oktober 2014. Ons accountantsverslag bestaat uit drie delen. Deel 1 beschrijft onze visie op uw jaarverslag en jaarrekening. Deel 2 geeft een samenvatting van de belangrijkste accounting en rapporteerbare zaken met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van Plan Nederland. Deel 3 geeft een overzicht van de ontwikkelingen die, naar onze mening, voor u relevant zijn in de nabije toekomst.
Belangrijkste thema’s zijn: de jaarrekening geeft een getrouw beeld; monitoring van de institutionele subsidies is verbeterd, maar kan nog verder worden aangescherpt; betere interne afstemming rondom de subsidies en vastlegging van voorwaarden dient te worden geborgd. Vanaf einde van het jaar wordt de nieuwe boekingsgang toegepast, wat automatisch zal leiden tot een efficiëntere en effectievere verantwoording van de subsidies; IT-organisatie heeft nog diverse aandachtspunten, die met de komst van de nieuwe IT-manager opgepakt worden in FY15; de terugloop van eigen fondsenwerving heeft effect op de verhouding middelen met en zonder beperking in besteding en de wijze waar de organisatie op wordt aangestuurd.
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
Wij willen graag van deze gelegenheid gebruikmaken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. drs. J.L. Sebel RA partner
Stichting Plan Nederland, 28 november 2014, JLS/e0340280/BK/ed
Pagina 3 van 21
Managementsamenvatting 1.
Uw externe verslaggeving voldoet aan de hieraan te stellen eisen
1.1.
Eerste stappen naar impactverantwoording zijn gezet
1.2.
Vermogenspositie is gestegen in verband met de extra baten van de Nationale Postcode Loterij
1.3. 1.4.
Beweging van baten uit kindsponsoring naar baten uit subsidies
2.
Onze controlebevindingen
3.
2014 en verder
2.1.
De jaarrekening geeft een getrouw beeld
3.1
2.2
Compliance met Richtlijn Financieel beheer
Nieuwe Nederlandse regelgeving inzake onafhankelijkheid heeft impact op onze relatie
2.2.
Schattingen management zijn evenwichtig
3.2
2.3.
Gewijzigde boekingsgang subsidies leidt tot een beter inzicht in de tussentijdse rapportages
Ontwikkelingen met betrekking tot rapportages
2.4.
Interne beheersing is van voldoende niveau, monitoring subsidies vereist aandacht
Meerjarentrends in kerncijfers
2.4.1.
Risico op het niet voldoen aan de voorwaarden van de subsidies
2.4.2.
Functiescheiding in de betalingsorganisatie / aanscherping toegangsrechten in Navision
2.4.3.
Projecten beheer systeem wordt niet consequent toegepast
2.5.
Blijvende aandacht inzake ITGC’s is noodzakelijk
2.6.
Twee onregelmatigheden geconstateerd tijdens onze jaarrekeningcontrole
2.7.
Uw accountant is gedurende het jaar onafhankelijk geweest
Ons accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad van toezicht en de directie van Stichting Plan Nederland. U mag dit verslag zonder onze toestemming vooraf, niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt.
1. 1.1.
Uw externe verslaggeving voldoet aan de hieraan te stellen eisen Eerste stappen naar impactverantwoording zijn gezet
Uw jaarverslag is in overeenstemming met RJ650 Als uw accountant moeten wij vaststellen - voor zover wij dat kunnen beoordelen - of uw bestuursverslag, zoals opgenomen op pagina 3 tot en met pagina 90 van het jaarverslag 2014, is opgesteld in overeenstemming met de voorschriften voor het jaarverslag in de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 650 “Fondsenwervende instellingen” (hierna: RJ 650). Verder dienen wij te rapporteren - voor zover wij dat kunnen beoordelen - of het directieverslag verenigbaar is met de jaarrekening. Op basis van onze uitgevoerde procedures hebben wij geen tekortkomingen of inconsistenties te melden op dit gebied.
Organisaties die de strategie op de belangen van verschillende stakeholders aansluiten zijn duurzaam succesvol In toenemende mate worden stakeholders belangrijk voor organisaties. De ontwikkelingen op het gebied van sociale media dragen bij aan een toenemende informatie voorziening naar het maatschappelijk verkeer over organisaties. Stakeholders richten zich bij het nemen van beslissingen over organisaties ook op niet-financiële prestaties. Wij zien dat veel succesvolle ondernemingen, om de beloften aan stakeholders na te komen, doelen formuleren, voortgang meten en verslag uitbrengen over al hun – zowel financiële als niet-financiële – doelen.
Waarde creatie: een verdere uitwerking van het proces van waarde creatie, waarin Plan Nederland visueel inzichtelijk maakt hoe de samenhang is tussen strategie, activiteiten en business model, KPI’s en risico’s/dilemma’s en uiteindelijk impact op haar belangrijkste stakeholders; Het meten van impact: het werken aan vertrouwen van de belangrijkste stakeholders vraagt meer en meer inzicht in de meetbare impact op die stakeholders. Door het opstellen van een zogenaamde connectiviteitsmatrix kan Plan Nederland de verwachtingen van haar stakeholders verbinden aan de strategische doelen van de organisatie, aan de waarde creërende activiteiten en aan de prestaties van de organisatie. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de risico’s/dilemma’s die het succesvol implementeren van de strategie belemmeren. Het Integrated Reporting Framework van het IIRC en de principes en richtlijnen van GRI G4 zijn belangrijke hulpmiddelen om een meer geïntegreerde verantwoording over de strategie-executie te structureren.
Focus op de belangen van verschillende stakeholders vraagt voor veel organisaties een verandering in de aansturing Onze visie is dat een holistische benadering op basis van drie fundamentele concepten helpt om uiteindelijk meer geïntegreerde management informatie te verkrijgen en daardoor Plan Nederland beter aan te sturen: Materialiteit: door middel van een stakeholder analyse en dialoog begrijpen wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat voor hen de meest belangrijke onderwerpen zijn. Op basis hiervan bepaalt Plan Nederland de onderwerpen die voor haar succes het meest relevant en materieel zijn;
PwC
Pagina 5 van 21
Plan maakt in haar verslaggeving stappen: van traditioneel naar geïntegreerd verantwoorden Op basis van het jaarverslag 2014 van Plan Nederland en de informatie die we tijdens de controle hebben verzameld, hebben wij de mate van volwassenheid van de geïntegreerde verantwoording van uw organisatie in kaart gebracht. Traditioneel
Geïntegreerd
1. Stakeholderanalyse 2. Materialiteitsanalyse 3. Proces van waarde creatie Traditioneel
Geïntegreerd
4. Strategie executie 5. Meten van impact Markeert onze beoordeling van “volwassenheid” We hebben de volgende observaties die we graag met u delen: afstemming van met stakeholders vindt gedurende het jaar plaats, maar kan verder gestructureerd worden. De stakeholderdialoog wordt nog niet centraal vastgelegd en dient nog niet als basis voor de materialiteitsanalyse. Deze stakeholderdialoog en materialiteitsanalyse zijn nog belangrijker geworden in de nieuwe richtlijnen van GRI (G4). Deze richtlijnen zal Plan Nederland vanaf 2015 gaan toepassen; het proces van waarde creatie blijkt uit de tekst van het jaarverslag, maar kan nog verder verduidelijkt worden met een visual, waardoor in één opslag duidelijk is waarvoor Plan Nederland staat en welke waarde zij creëert; met het opzetten van het strategieplan en de daaraan gekoppelde KPI’s probeert Plan Nederland inzicht te geven in de wijze waarop zij haar doelstellingen probeert te behalen. Echter door de hoeveelheid aan KPI’s wordt onduidelijk wat Plan Nederland daadwerkelijk bereikt heeft in 2014 en waar zij op stuurt.
PwC
1.2.
Tevens zou Plan Nederland een realisatie (executie) moeten verantwoorden ten opzichte van het totale strategieplan; een laatste stap is het meten van impact. Plan Nederland geeft hier al vorm aan door binnen diverse projecten metingen uit te voeren.
Vermogenspositie is gestegen in verband met de extra baten van de Nationale Postcode Loterij
Ultimo 2014 bedragen de reserves en fondsen van Plan Nederland € 10,9 miljoen (2013: € 9,4 miljoen). De reserves worden gesplitst in diverse bestemmingsreserves. Instellingen met een CBF-Keur zijn door middel van het reglement CBF-Keur gehouden aan de VFI-richtlijn ‘Financieel Beheer Goede Doelen’ van de Vereniging van Fondsenwervende instellingen. Een continuïteitsreserve wordt gevormd voor de dekking van risico’s op korte termijn en om zeker te stellen dat de fondsenwervende instelling ook in de toekomst aan haar verplichtingen kan voldoen. De raad van toezicht van Plan Nederland heeft in het verleden besloten geen continuïteitsreserve te vormen. Wij hebben Plan Nederland vorig jaar geadviseerd om opnieuw een risicobeoordeling uit te voeren in het kader van de gewijzigde financiering van de activiteiten. In dit licht is beoordeeld of de wijzigende risico’s ten aanzien van de financiering, de gewijzigde verantwoording van pensioenen en de wijziging van de financieringsstructuur van de organisatie consequenties heeft voor het huidige vermogensbeleid. Plan Nederland heeft vooralsnog besloten het vermogensbeleid niet aan te passen. In 2014 is besloten om de pensioenen in de jaarrekening niet langer te verantwoorden onder IAS19R, maar wordt RJ271 pensioenen toegepast. Dit heeft ertoe geleid dat in de jaarrekening een stelselwijziging heeft plaatsgevonden, waarbij de pensioenverplichting in de beginbalans ten gunste is gekomen van de reserves en fondsen. Gedurende 2014 is deze vrijval verrekend in de rekening courant met Plan International. Door deze correctie ontstaat een verschil met het totaal van de reserves en fondsen in de internationale verantwoording, doordat de verplichting uit hoofde van de pensioenen in de internationale verantwoording wel blijft bestaan. Eventuele mutaties in deze verplichting lopen via de staat van baten en lasten, waardoor tevens jaarlijks een afwijking in het resultaat zal bestaan die gelijk is aan de dotatie of vrijval van de verplichting.
Pagina 6 van 21
Plan Nederland heeft in de toelichting op de bestemmingsreserves tevens aangegeven wat de voorwaardelijke verplichtingen zijn die zij reeds is aangegaan ten aanzien van de gevormde bestemmingsreserves. Wij hebben vastgesteld dat in het jaarverslag een toelichting is opgenomen van het vermogensbeleid dat voldoet aan de uitgangspunten van de VFI-richtlijn ‘Financieel Beheer Goede Doelen’.
PwC
Pagina 7 van 21
1.3.
Beweging van baten uit kindsponsoring naar baten uit subsidies
Gedurende de uitvoering van onze controle hebben we de volgende ontwikkelingen in de staat van baten en lasten geïdentificeerd en geadresseerd: De daling in baten uit eigen fondsenwerving wordt voornamelijk veroorzaakt door een verdere daling van het aantal kindsponsors van 70.398 naar 64.408. De baten kindsponsoring zijn hierdoor gedaald van € 22,6 miljoen (2013) naar € 20,7 miljoen (2014). De aantallen en baten projectsponsoring laten een stijging zien, maar kunnen de daling van de kindsponsoring niet compenseren. Daarnaast zijn de baten uit nalatenschappen gedaald van €1,6 miljoen naar € 1.2 miljoen, wat ook zichtbaar is in de daling van de vorderingen uit nalatenschappen.
De stijging in de baten uit acties van derden wordt veroorzaak door de extra toezegging van de Nederlandse Postcode Loterij van € 2 miljoen inzake het Menstrual Hygiene Program.
De bestedingen ten behoeve van de doelstellingen liggen op een lager niveau dan begroot. (indien de correctie pensioenen, die voor een bedrag van € 862.000 verantwoord is onder de bestedingen niet wordt meegenomen). Dit ligt in lijn met de daling van de baten uit eigen fondsenwerving. De daling in de kosten beheer en administratie wordt vooral veroorzaakt door de daling van de toegerekende personeelskosten in verband met de daling van het aantal FTE van 82 in 2013 naar 76 FTE in 2014 (respectievelijk 15,9 FTE tegen 12,7 FTE toegerekend aan beheer en administratie).
PwC
2014
2013
Werkelijk
Begroting
Werkelijk
€ * 1.000
€ * 1.000
€ * 1.000
Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit acties van derden Subsidies van overheden Baten uit beleggingen
27.489 4.755 16.575 122
28.941 2.700 17.209 200
28.752 2.732 16.260 160
Totale baten
48.941
49.050
47.904
Bestedingen t.b.v. doelstelling Wervingskosten Kosten beheer en administratie
43.697 3.369 1.265
43.856 4.117 1.382
42.460 3.511 1.531
Totale lasten
48.331
49.355
47.502
610
(305)
402
90,4%
88,9%
89,4%
89,3% 2,6% 6,9%
89,6% 2,8% 8,4%
88,6% 3,2% 7,3%
9,6%
11,4%
9,6%
Resultaat - Bestedingsratio lasten (bestedingen ten behoeve van doelstelling/lasten) - Bestedingsratio baten (bestedingen ten behoeve van doelstelling/baten) - Beheer en administratie/totaal lasten - Wervingskosten/ totaal baten - Kosten/baten eigen fondsenwerving (CBF ratio)
Pagina 8 van 21
1.4.
Meerjarentrends in kerncijfers
De kerncijfers van Plan Nederland hebben wij in onderstaande tabel opgenomen waardoor een meerjarenperspectief ontstaat. De sectorcijfers hebben wij ontleend aan de gegevens van De Transparant Prijs waar jaarlijks circa 150 goede doelen organisaties aan deelnemen. De bedragen met een * in de tabel zijn opgenomen in € 1.000. *De cijfers 2013 van De Transparant Prijs bevatten de cijfers van Plan Nederland FY13. Voor FY14 zijn er nog geen vergelijkende cijfers beschikbaar. Totale baten Stichting Plan Nederland* Krimp/groei Plan Nederland Krimp/groei deelnemers De Transparant Prijs
2014
2013
2012
2011
2010
48.941 2,2 *
47.904 0,0 11,7%
47.892 6,4 6,6%
44.993 -3,7 -4,5%
46.709 -9,7% -5,8%
Groei baten eigen fondsenwerving Stichting Plan Nederland* Krimp/groei Plan Nederland Krimp/groei deelnemers De Transparant Prijs
27.489 -4,4% *
28.752 -9,2% 3,8%
31.653 1,0% 0,2%
31.331 -3,6% 4,0%
32.498 -3,9% -7,3%
56% *
60% 36%
66% 39%
70% 44%
70% 38%
20.673 3.059 64.408 27.145 321 113 2.625
22.604 2.612 70.398 25.667 321 102 2.758
24.642 2.736 77.034 38.114 319 72 2.574
25.906 2.447 84.744 35.780 306 68 2.970
27.344 2.395 93.345 33.707 293 71 2.552
Kosten/baten eigen fondsenwerving (CBF ratio) Stichting Plan Nederland Sector Internationale Hulpverlening (De Transparant Prijs) Grote deelnemers (De Transparant Prijs)
9,6% * *
9,6% 11,3% 15,5%
8,1% 12,5% 14,5%
9,5% 10,9% 15,1%
7,9% 10,8% 13,6%
Kosten beheer & administratie / totaal lasten Stichting Plan Nederland Sector Internationale Hulpverlening (De Transparant Prijs) Grote deelnemers (De Transparant Prijs)
2,6% * *
3,2% 5,1% 5,4%
4,1% 5,2% 5,0%
3,3% 5,4% 5,2%
3,4% 6,2% 7,0%
Ratio eigen fondswerving/totale baten Stichting Plan Nederland Deelnemers De Transparant Prijs Kindsponsoring en giften en schenkingen Baten kindsponsoring* Baten giften en schenkingen* Aantal kindsponsors Projectsponsors en eenmalige sponsors Baten per kindsponsor Baten per sponsor (project en eenmalig) Kosten eigen fondsenwerving*
Gemiddelde personeelskosten per FTE Stichting Plan Nederland* Sector Internationale Hulpverlening (De Transparant Prijs) Grote deelnemers (De Transparant Prijs)
PwC
62,0 * *
64,7 44,6 59,3
72,6 51,0 58,3
63,3 52,7 60,2
62,0 55,6 60,8
Uit het overzicht kerncijfers blijken de volgende bijzonderheden: De totale baten van Plan Nederland zijn gestegen ten opzichte van 2013, maar bestaan uit een verdere afname van de baten kindsponsoring. Hier staat tegenover een extra toekenning door de NPL van € 2 miljoen. Hierdoor neemt de ratio eigen fondsenwerving ten opzichte van de totale baten nog verder af. De negatieve trend in de baten kindsponsoring van de afgelopen jaren zet door, wel is het gelukt om de baten van projectsponsors verder te laten stijgen. Plan Nederland geeft aan dat de afgelopen jaren bij fondsenwerving met name is ingezet op projectsponsors en minder investering heeft plaatsgevonden in werving van kindsponsors. Op dit moment is Plan Nederland bezig met een campagne om projectsponsors te overtuigen om kindsponsor te worden. De opzeggingen zijn ten opzichte van voorgaand jaar gedaald: 8,5% ten opzichte van een afname van 9,0%. Wanneer een vergelijking gemaakt wordt met de kosten eigen fondsenwerving zien wij dat de kosten stabiel zijn ten opzichte van voorgaand jaar (in percentage van de baten). Plan Nederland heeft in FY14 besloten meer aandacht en geld te investeren in naamsbekendheid, waardoor de kosten eigen fondsenwerving zijn gedaald. Deze kosten van voorlichting worden verantwoord onder de bestedingen. De gemiddelde kosten per FTE liggen in lijn met de grote deelnemers van De Transparant Prijs en iets hoger dan de sector. De sterke stijging in 2012 werd grotendeels veroorzaakt door de reorganisatiekosten in 2012 naar aanleiding van het uitgevoerde Sociale Plan.
Pagina 9 van 21
2. 2.1.
Onze controlebevindingen De jaarrekening geeft een getrouw beeld
Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2014 van Plan Nederland afgerond en hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt.
Overzicht van de controle verschillen Tijdens onze controle en tot de datum van dit verslag hebben wij een aantal gecorrigeerde controleverschillen geconstateerd boven onze rapportagedrempel van € 24.000. Deze controleverschillen bestaan uit een drietal balans re classificaties en een correctie van de AKV van de NPL in de staat van baten en lasten met een effect van € 63.000 op het resultaat. Daarnaast was de stelselwijziging pensioenen niet op de juiste wijze verwerkt, wat heeft geleid tot een resultaatcorrectie van € 862.000 in de beginbalans en een resultaatcorrectie van € 917.000 gedurende 2014. De geïdentificeerde controle verschillen zijn allen aangepast in de jaarrekening. Het doel van Plan Nederland is om het aantal controleverschillen tijdens de jaarrekeningcontrole 2015 nihil te laten zijn.
De jaarrekening is opgesteld conform de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaggeving De jaarrekening is opgesteld door Plan Nederland in overeenstemming met RJ 650. Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld. Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die het management heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2014 aanvaardbaar zijn.
PwC
In de jaarrekening 2014 heeft een stelselwijziging van de pensioenen van IAS19R naar RJ271 plaatsgevonden Plan Nederland heeft in haar jaarrekening een stelselwijziging toegepast wat betreft de pensioenverantwoording: deze is gewijzigd van IAS19R naar RJ271. De reden voor deze aanpassing is het feit dat voor de Nederlandse donateur de toelichting en verantwoording rondom IAS19R nodeloos ingewikkeld is. In de verantwoording aan Plan International blijft conform de internationale eisen IAS19R van toepassing. De wijziging van het stelsel heeft tot gevolg, dat in de jaarrekening 2014 de door Plan Nederland aan haar medewerkers toegezegde pensioenverplichting niet langer verantwoord wordt. Ultimo 2014 bedraagt de verplichting onder IAS19R € 917.000 (2013: € 862.000). Dit bedrag dient volgens de wet- en regelgeving vrij te vallen ten gunste van de reserves in de beginbalans. Doordat Plan Nederland echter heeft afgesproken geen reserves aan te houden in de statutaire jaarrekening, is de stelselwijziging ten gunste gebracht van het bestemmingsfonds kindsponsoring. In FY14 is dit bedrag ten gunste van de afdracht kindsponsoring gebracht (besteding).
De toelichtingen in de jaarrekening zijn juist en volledig De toelichtingen in de jaarrekening zijn beoordeeld en worden beschouwd in overeenstemming te zijn met de vereisten onder RJ 650.
2.2 Compliance met Richtlijn Financieel beheer De Richtlijn Financieel Beheer van de VFI geeft een handreiking voor de reserves en fondsen en het verantwoord beheer daarvan. Hierbij gaat het om alle vormen van beheer, dat wil zeggen alle spaar- en beleggingsvormen. In het kader van het verantwoord beheer is in de afgelopen jaren een aantal vragen opgekomen in verband met de onbedoelde financiering door fondsenwervende instellingen van, onder meer, de productie en levering van wapens, tabaksproducten of kinderarbeid. Instellingen zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid om deze vraagstukken te adresseren in het kader van een verantwoord beheer.
Pagina 10 van 21
De Richtlijn Financieel Beheer ondersteunt instellingen in het maken van een zorgvuldige afweging tussen relevante financiële en niet-financiële doelstellingen in het licht van het vertrouwen tussen de instellingen en donoren, de overheid, maatschappelijke organisaties en het algemene publiek. Uitgangspunt voor de richtlijn is dat de beoordeling of en in hoeverre een instelling rekening dient te houden met niet-financiële overwegingen bij het beheer, toekomt aan het bestuur van de instelling. Het bestuur bepaalt het beleid, is verantwoordelijk voor de uitvoering en verantwoordt zich over het beleid en de uitvoering daarvan aan donoren, de overheid, maatschappelijke organisaties en het algemeen publiek.
1.
2.
3.
4.
PwC
Verantwoordingsaspect uit Richtlijn Financieel Beheer
Bevindingen
Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over het gevoerde beleid met betrekking tot het beheer van reserves en fondsen en de uitvoering daarvan en besteedt daarbij expliciet aandacht aan verantwoord beheer. Indien gebruik wordt gemaakt van spaar- en/of beleggingsvormen rapporteert het bestuur in het jaarverslag over de resultaten die zijn gerealiseerd in het verslagjaar en de vier daaraan voorafgaande jaren, waarbij de als onderdeel van de beleggingsresultaten gerealiseerde en ongerealiseerde koersresultaten afzonderlijk worden vermeld. Rapportage vindt plaats met gebruikmaking van het format dat als bijlage 1 bij deze richtlijn is gevoegd. In de verantwoording over het beheer maakt het bestuur duidelijk welke niet-financiële criteria in overweging zijn genomen in de uitvoering van het beleid en hoe deze criteria zijn ingevuld en toegepast. Indien een fondsenwervende instelling missie gerelateerd belegt, rapporteert het bestuur over de effecten van de belegging op financieel en – indien mogelijk – op niet-financieel terrein.
Geen bevindingen. Plan Nederland voldoet aan de Richtlijn Financieel Beheer.
Geen bevindingen. Plan Nederland voldoet aan de Richtlijn Financieel Beheer.
Geen bevindingen. Plan Nederland voldoet aan de Richtlijn Financieel Beheer. Geen bevindingen. Plan Nederland voldoet aan de Richtlijn Financieel Beheer.
Pagina 11 van 21
2.2.
Schattingen management zijn evenwichtig
Bij het opstellen van de jaarrekening dient het management belangrijke schattingen aangaande de verslaggeving toe te passen en toe te lichten. Deze schattingen zijn opgenomen op pagina 5 van de jaarrekening van Plan Nederland. We hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2014 beoordeeld en hebben geconcludeerd dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken. De onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering. Belangrijkste schattingen Baten en vorderingen uit nalatenschappen
Bevindingen 2014 2013
Toelichting Waardering nalatenschappen Wij hebben een deelwaarneming uitgevoerd ten behoeve van de juiste waardering van de nalatenschappen. In totaal hebben wij acht nalatenschappen met een totale waarde van â‚Ź 361.000 (totale vordering bedraagt â‚Ź 556.000) gecontroleerd. Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd bij de controle van de nalatenschappen.
Juistheid van kostentoerekening
Kostentoerekening van kosten beheer en administratie vindt plaats conform de VFI aanbeveling De verdeling inzake de kosten beheer en administratie is niet gewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. Wij hebben de gehanteerde grondslagen inzake de kostentoerekening beoordeeld, en zijn akkoord met de toerekening van de kosten.
Toerekening kosten voorlichting en fondsenwerving Waardering pensioenen
Kostentoerekening van kosten voorlichting en fondsenwerving De verdeling inzake de kosten voorlichting en fondsenwerving is niet gewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. Wij hebben de gehanteerde grondslagen inzake de kostentoerekening beoordeeld, en zijn akkoord met de toerekening van de kosten.
Controleverschil
Waardering pensioenvoorziening [zie 2.2] De veronderstellingen die gebruikt zijn bij de berekening van de pensioenvoorziening zijn door ons beoordeeld. Hiervoor hebben wij de berekening en de onderliggende aannames zoals deze zijn opgesteld door AON Hewitt getoetst. Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd. Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen
PwC
Pagina 12 van 21
2.3.
Gewijzigde boekingsgang subsidies leidt tot een beter inzicht in de tussentijdse rapportages
In dit deel geven wij een samenvatting van de belangrijkste geconstateerde controlerisico’s, zoals ook aan u gecommuniceerd in ons controleplan 2014, en de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden bij de voltooiing van de controle. In het algemeen is onze risicoanalyse ongewijzigd gebleven ten opzichte van de risico’s zoals samengevat in onze controleaanpak, zoals blijkt uit onderstaande tabel: Geconstateerde controlerisico’s (Volledigheid) van de
Redenen voor wijziging controleaanpak
verantwoording van baten
Baten en vorderingen uit nalatenschappen
Rechtmatigheid van (project)bestedingen
Juistheid van de kostentoerekening
Waardering pensioenen
Planningsfase PwC
Uitkomsten controlewerkzaamheden
baten dienen in de juiste periode verantwoord te worden waarbij u rekening houdt met specifieke wet- en regelgeving (en donorvoorwaarden); De focus op nieuwe bronnen van baten zorgt voor nieuwe donoren met elk hun eigen set (financiële) voorwaarden en risico’s ten aanzien van btw.
de waardering van vordering uit nalatenschappen is gebaseerd op een managementschatting; baten uit nalatenschappen fluctueren sterk en zijn daarom moeilijk te budgetteren; het frauderisico neemt toe als onvoldoende functiescheiding is ingebouwd.
rechtmatigheid van (project)bestedingen is belangrijk voor de belanghebbenden van Plan Nederland; Plan Nederland werkt samen met landkantoren om haar doelen te bereiken; grote hoeveelheid projecten met veel verschillende partnerorganisaties; geen directe ‘return on investment’; expliciete eisen vanuit MFS II en bevindingen hierover in 2013. kostentoerekening is deels gebaseerd op managementschattingen; de kostentoerekening van Plan Nederland is belangrijk voor de (kosten)ratio's; uitgangspunten voor kostentoerekening dienen ieder jaar te worden geüpdate. waardering van de pensioenen is deels gebaseerd op schattingen; gewijzigde regelgeving inzake de verantwoording van de pensioenen.
het uitvoeren van diepgaande cijferanalyses; het toetsen van de afgrenzing van baten; het beoordelen van de intern gemaakte aansluiting tussen de donateur administratie en de financiële administratie; gegevensgerichte detailcontroles op donorvoorwaarden en wet- en regelgeving waar noodzakelijk. het testen van controls met betrekking tot de procedures omtrent nalatenschappen; beoordeling van de waardering op basis van een steekproef op de vordering uit nalatenschappen; het testen van de afgrenzing van de baten uit nalatenschappen.
het testen van controls voor de inkoop- en salarisprocessen; het testen van (geautomatiseerde) controls in de projectadministratie; het beoordelen van interne audits op projecten; het beoordelen van de afgrenzing van projectverplichtingen per jaareinde; het uitvoeren van specifiek overeengekomen werkzaamheden voor MFS II. het beoordelen of uw uitgangspunten voor de kostentoerekening in 2014 nog geldig zijn.
het beoordelen of uw uitgangspunten voor de waardering in 2014 nog geldig zijn; het beoordelen of er wordt voldaan aan de regelgeving; beoordelen nieuwe pensioenreglement.
Eindejaarsfase Pagina 13 van 21
2.4.
Interne beheersing is van voldoende niveau, monitoring subsidies vereist aandacht
In het kader van de jaarrekeningcontrole van Plan Nederland hebben wij de administratieve organisatie en de daarin verweven maatregelen van interne controle beoordeeld, voor zover van belang voor ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en ter bepaling van de diepgang van de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden. De algehele indruk is dat de interne beheersing van Plan Nederland gedurende FY14 van voldoende niveau is geweest. Onze controle heeft geen belangrijke tekortkomingen in de interne beheersing aan het licht gebracht, echter tijdens onze controle hebben wij wel enkele belangrijke aandachtspunten in de interne beheersing binnen uw organisatie geconstateerd. Ten aanzien van geconstateerde bevindingen in eerdere jaren zien wij dat na indiensttreding van de CFO voortgang is geboekt. Hieronder voorzien we u van een update over de status van de interne controlebevindingen en onze response hierop: #
Gerapporteerde tekortkoming
1
Risico op het niet voldoen aan de voorwaarden van de subsidies
2
Risico op claims vanwege onvolledigheid personeelsdossiers
3
Administratie VAR verklaringen niet op orde
4
Functiescheiding in de betalingsorganisatie / aanscherping toegangsrechten in Navision
5
Het projecten beheer systeem wordt niet consequent gebruikt
FY13
FY14
Update ten opzichte van FY13
/
Voorgaand jaar is aanbevolen de boekingsgang van de verantwoording van subsidies aan te passen en deze via de balans te verantwoorden in plaats van via de staat van baten en lasten. Aan het einde van FY14 heeft de aanpassing van de boekingsgang plaatsgevonden. Verdere optimalisatie van het proces is vorm gegeven en zal vanaf FY15 plaatsvinden: maandelijkse aansluitingen, 2 wekelijks subsidieoverleg, etc. Vanaf FY14 wordt er door de afdeling HR een checklist bijgehouden om de volledigheid van de personeelsdossiers te waarborgen. Vanaf 2014 worden de VAR verklaringen geregistreerd op de centrale schijf. De betalingsrechten zijn opnieuw ingericht en de toegangsrechten zijn aangescherpt, waardoor de tekortkoming is verholpen.
Uitgevoerde aanvullende controlewerkzaamheden Integrale controle op de subsidieverplichtingen.
Geen
Geen Echter gedurende de eerste helft van het jaar heeft de tekortkoming nog bestaan. Hierdoor heeft een controle op de uitstroom van middelen naar de medewerker van de financiĂŤle administratie plaatsgevonden. Plan Nederland heeft deze aanvullende controle zelf opgepakt en deze is gereviewed door PwC. Integrale controle op de subsidieverplichtingen.
= Voortgang geboekt sinds accountantsverslag 2013 = Geen voortgang sinds accountantsverslag 2013 = Tekortkoming verholpen = Nieuwe tekortkoming interne beheersing
PwC
Pagina 14 van 21
2.4.1.
Risico op het niet voldoen aan de voorwaarden van de subsidies
De subsidies van overheden vormen met een opbrengst ter hoogte van € 16.575.000 (2013: € 16.260.000) een steeds grotere bron van baten binnen Plan Nederland. Door de grote diversiteit aan afspraken met overheden vormen deze baten een complex geheel. Zo stelt de Europese Unie andere eisen dan een lokale overheidsinstantie. Gedurende onze controle hebben wij de subsidies besproken met diverse medewerkers waarbij wij hebben vastgesteld dat Plan Nederland de vastlegging ten opzichte van het verleden heeft verbeterd maar dat optimalisatie vereist is. De beheersing van de subsidies vindt op dit moment plaats door meerdere personen binnen de organisatie. De inhoudelijke beheersing van de subsidies en de uitvoering van het bijbehorende programma worden uitgevoerd door de programmamedewerkers. De financiële beheersing, het bijhouden van rapportage deadlines en inhoudelijke gestelde eisen aan de subsidie wordt uitgevoerd door een financieel project medewerker in een project management programma. De financiële vastlegging in de financiële administratie vindt plaats door het hoofd administratie. Vanaf 2014 vindt er een periodiek overleg plaatst tussen deze drie partijen, dit overleg wordt geformaliseerd middels notulen. Wij hebben middels gesprekken met diverse medewerkers vastgesteld dat er regelmatige overleg plaatsvindt, en wij hebben kennis genomen van de aanwezige notulen. Hierbij hebben wij derhalve vastgesteld dat dat de kennisoverdracht ten opzichte van voorgaand jaar geoptimaliseerd is. Echter tijdens de controle van de jaarrekening is gebleken dat de vertaling naar de financiële presentatie nog veel inspanning kost evenals het verzamelen van de tekstuele toelichting in de jaarrekening. De vertaling vanuit de bron, via Excel naar de toelichting ten behoeve van de jaarrekening specificaties kan eerder worden ingezet, zodat bij aanvang van de review van de jaarrekening door PwC alle specificaties beschikbaar zijn. Als tweede is het van belang dat de vastleggingen omtrent de specifieke vereisten van de subsidiebeschikkingen en gemaakte afspraken met de subsidieverstrekkers op gestructureerde wijze plaatsvinden. Omdat de beheersing van de volledigheid van voorwaarden voor verantwoording aan subsidieverstrekkers nu bij één medewerker ligt is het van belang dat deze gegevens eenduidig worden vastgelegd en beschikbaar zijn voor anderen. Deze kan er voor zorgen dat, wanneer dit nodig is, de werkzaamheden eenvoudig voortgezet kunnen worden bij het niet aanwezig zijn van de verantwoordelijke medewerker.
PwC
Ook zorgt dit voor een completere vastlegging zodat geen voorwaarden of eisen gemist worden. In FY15 zal voor de specifieke taken van deze medewerker een back-up rol opgezet worden. Plan Nederland heeft in FY13 aangegeven dat vanaf FY14 gebruik zal worden gemaakt van het project management systeem Dini. Voor de voortgang ziet tevens 1.4. Onze laatste aanbeveling heeft betrekking op de wijze van verantwoording van de subsidies. Deze aanbeveling is opgevolgd in FY14. Vanaf FY15 worden de ontvangen subsidies bij ontvangst volledig op de credit zijde van de balans geboekt. Periodiek zullen de gemaakte kosten van de subsidies aan de hand van de overmaking aan Plan International of de verantwoorde kosten in GTS (in geval van locally raised funds) verantwoord worden als lasten. Gelijktijdig met deze verantwoording van lasten zullen de baten worden verantwoord. Hierdoor zal de kwaliteit van de tussentijdse informatie sterker worden, en kan de organisatie op financieel gebied beter aangestuurd worden. Plan Nederland geeft aan dat met de overgang naar de nieuwe boekingsgang vanaf FY15 maandelijks een aansluiting zal worden opgesteld, waardoor men verwacht dat de aansluiting per jaareinde minder inspanning zal vergen.
2.4.2. Functiescheiding in de betalingsorganisatie/ aanscherping toegangsrechten in Navision Plan Nederland hanteert het beleid dat de betalingen door twee management functionarissen dienen te worden geautoriseerd. Met de uitdiensttreding van de CFO in FY13 zijn de taken met betrekking tot de autorisatie van betalingen overgegaan naar de interim controller en bij het vertrek van de interim controller naar het hoofd financiële administratie. Bij de controle op de interne beheersing van de betaalorganisatie hebben wij vastgesteld dat het hoofd financiële administratie hiermee zowel betalingen kan klaar zetten als betalingen mag autoriseren. Als gevolg hiervan vind zelfcontrole plaats op de betalingen. Mitigerende factor is dat de betalingen altijd door een tweede persoon geautoriseerd worden. Deze tekortkoming is gedurende FY14 opgelost met de indiensttreding van de CFO. De betalingsrechten zijn opnieuw ingericht en de toegangsrechten zijn aangescherpt, waardoor er adequate functiescheiding aanwezig is tussen het klaarzetten van betalingen en de autorisatie van betalingen.
Pagina 15 van 21
2.4.3. Projecten beheer systeem wordt niet consequent toegepast Vanaf FY14 wordt het nieuwe projectmanagement systeem Dini gebruikt voor de vastlegging en verantwoording van subsidies. Gedurende de controle van de bestedingen van de subsidiegelden hebben wij vastgesteld dat de administratieve vastlegging in het systeem Dini niet consequent worden toegepast waardoor de aanwezige informatie betreffende de subsidies niet goed beschikbaar is. Hierdoor bestaat het risico dat niet wordt voldaan aan de subsidie voorwaarden. Wij bevelen u aan vast te stellen dat alle afspraken en documenten van de subsidies die reeds lopen worden opgenomen in het systeem. Daarnaast bevelen wij u aan het belang van de volledige verantwoording te benadrukken bij de programmamedewerkers. Plan Nederland geeft aan dat naar aanleiding van de constatering in de interim maatregelen zijn genomen en inmiddels verbetering heeft plaatsgevonden. PwC heeft dit nog niet vast kunnen stellen en zal deze verbetering beoordelen tijdens de jaarrekeningcontrole 2015.
2.5.
Blijvende aandacht inzake ITGC’s is noodzakelijk
ICT is een onderwerp op de directie agenda, blijvende aandacht is noodzakelijk Plan werkt momenteel een nieuw ICT beleid uit en het informatiebeveiligingsplan ligt ter goedkeuring bij de directie. Per 1 september start een nieuwe ICT coördinator die invulling gaat geven aan het nieuwe ICT beleid. Wij hebben afgelopen controle vastgesteld dat de huidige financieel directeur nauw betrokken is bij het opstellen van het informatiebeleid. Dit heeft een impuls aan de kwaliteit van het beleid gegeven. Wij adviseren om een ICT stuurgroep met de directie te formeren waarin het beleid en voortvloeiende plannen worden vastgesteld, bewaakt en zo nodig worden bijgesteld. Onderdeel van het ICT beleid is de evaluatie van het huidige systeemlandschap en het ICT leverancier model. De evaluatie is noodzakelijk gezien de matige prestaties van de huidige ICT dienstverlener en het beperkte gebruik van de applicaties. Daarnaast hebben wij andere ICT onderwerpen gesignaleerd die voor Plan relevant zijn.
PwC
Deze onderwerpen zijn de ICT architectuur voor de toekomst, privacy inzake persoonsgegevens, ICT kostenbeheersing met voldoende aandacht voor innovatie, effectieve management informatie, cybersecurity en beschikbaarheid van informatie. Wij adviseren om de boven genoemde onderwerpen specifiek te benoemen in uw informatie –en/of beveiligingsplan. Graag wisselen wij van gedachten met u over de invulling van deze onderwerpen. In het kader van de jaarrekeningcontrole FY14 hebben wij aandacht besteed aan de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Plan. De belangrijkste bevindingen die we hebben geconstateerd tijdens onze werkzaamheden zijn hieronder weergegeven. De detailbevindingen zijn afgestemd met de ICT coördinator. Plan Nederland heeft hiervoor een verbeterplan opgesteld.
Aanscherping wijzigingenbeheer noodzakelijk De kernapplicaties Microsoft Dynamics Navision, CRM en AFAS Online kennen verschillende wijzigingsprocedures. AFAS wordt afgenomen als Software as a Service, derhalve ligt de operationele verantwoordelijkheid van het doorvoeren van wijzigingen bij AFAS. Echter AFAS kan geen derden verklaring overleggen aan Plan Nederland over de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking door AFAS. Wij adviseren Plan Nederland om monitoring controls in het salarisproces te implementeren om de betrouwbaarheid van de werking van AFAS te bewaken. AFAS heeft aangegeven over een ISO 27001 certificering te beschikken. Echter is dit te beperkt om volledig op de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking te steunen. Daarnaast is er verschil tussen infrastructurele wijzigingen waarbij de verantwoordelijkheid bij Macaw ligt en functionele wijzigingen waarvoor de verantwoordelijkheid bij CTAC ligt. De betrokkenheid van meerdere partijen (Plan Nederland, Macaw en CTAC) bij een wijziging verhoogt de complexiteit van het wijzigingsproces. Met CTAC is geen formele wijzigingsprocedure vastgelegd. Door het ontbreken van een formele procedure ten aanzien van de betrokkenheid van CTAC bij het wijzigingsbeheer bestaat de kans dat processtappen of de afstemming hierover onvoldoende aandacht krijgen met de kans op fouten en/of incidenten tot gevolg. De eindverantwoordelijkheid van het proces ligt bij Plan Nederland. Hiertoe is voor CRM een informatieanalist belast om communicatie met partijen binnen Plan Nederland te borgen. Voor Navision betreft dit het hoofd administratie. Procesinhoudelijk hebben wij voor CRM geconstateerd dat wijzigingen tot en met het ontwerp op een gecontroleerde (vastgelegde) wijze verlopen.
Pagina 16 van 21
Het proces van ontwikkeling tot acceptatie naar productie wordt middels voornamelijk e-mail gefaciliteerd, waardoor een eenduidige vastlegging per wijziging ontbreekt. Wijzigingen op Microsoft Dynamics Navision zijn nog in de testfase, waardoor wij het bestaan niet hebben vastgesteld. Aanbeveling Wij adviseren het wijzigingsproces binnen Plan dusdanig vorm te geven dat er een eenduidige procedure voor alle systemen wordt gehanteerd. Daarnaast adviseren wij gebruik te maken van tooling welke u in staat stelt een complete audit trail per wijziging te registreren wat kan bijdragen aan een verbetering van uw interne beheersing. Plan geeft aan dat in het boekjaar 2013/2014 sprake was van de wijziging rondom SEPA. Voor andere systemen zijn geen wijzigingen doorgevoerd.
De toegangsbeveiliging van de database, het netwerk en de applicaties is onvoldoende Tijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat zevenendertig medewerkers van Macaw directe schrijfrechten op de Microsoft Dynamics Navision en CRM database hebben. Het betreffen allen medewerkers van de servicedesk. Dit in lijn met de bevinding van vorig boekjaar, waarbij 23 medewerkers van Macaw directe schrijfrechten hadden op de productiedatabase. Op basis van een analyse van het netwerk van Plan Nederland is geconstateerd dat zevenentwintig medewerkers van Macaw administrator rechten hebben. Voorgaand boekjaar hadden twintig medewerkers van Macaw deze uitgebreide mutatierechten. Door een ruime hoeveelheid accounts met directe schrijfrechten op de database wordt de kans op ongeautoriseerde of foutieve transacties vergroot. Ten opzichte van voorgaand boekjaar is het wachtwoordbeleid van Plan Nederland stringenter toegepast. Het wachtwoordbeleid komt nu overeen met de door PwC gehanteerde best practice. Op basis van een analyse van het netwerk is echter geconstateerd dat op individueel accountniveau de wachtwoordinstellingen afwijken van het wachtwoordbeleid.
PwC
Binnen Plan hebben vijfendertig medewerkers de individuele instelling op hun gebruikersaccount dat het wachtwoord niet gewijzigd hoeft te worden. Aanbeveling Aanbevolen wordt om de mogelijkheden te onderzoeken om het aantal accounts van Macaw (en CTAC) te beperken en de procedure omtrent het aanmaken van Macaw accounts op de database aan te scherpen. Tevens wordt aanbevolen de wachtwoordinstellingen op individueel gebruikersaccount aan te laten sluiten op het wachtwoordbeleid. Plan heeft direct actie ondernemen op basis van deze bevinding. Wij zullen volgend boekjaar de ge誰mplementeerde actie beoordelen.
Toegangsrechten op applicatieniveau zijn te ruim ingericht Ten aanzien van de inrichting van autorisaties in Microsoft Dynamics Navision en CRM hebben wij vastgesteld dat controle technische functiescheiding niet afgedwongen wordt. Dit wordt veroorzaakt doordat een aantal medewerkers van Plan Nederland meerdere rollen vervult. De autorisaties in Microsoft Dynamics Navision en CRM zijn te ruim ingericht. Daarnaast hebben wij op basis van testwerkzaamheden vastgesteld dat een drietal accounts in Microsoft Dynamics Navision en een gebruikersaccount in CRM niet of niet tijdig zijn verwijderd na uitdiensttreding van deze medewerkers. Aanbeveling Wij raden Plan Nederland aan om door middel van een periodieke controle actief toe te zien op de toegang tot applicaties, het netwerk en databases en de toekenning te beperken tot een minimum aantal dat voor Plan Nederland noodzakelijk is. Tevens raden wij Plan aan om de aanvraag en/of mutatie van rechten in applicaties consequent uit te voeren op basis van een gestandaardiseerd autorisatieformulier. Plan heeft direct actie ondernemen op basis van deze bevinding. Wij zullen volgend boekjaar de ge誰mplementeerde actie beoordelen.
Pagina 17 van 21
2.6.
Twee onregelmatigheden geconstateerd tijdens onze jaarrekeningcontrole
Fraude, fouten en niet-naleving van wet- en regelgeving De verantwoordelijkheid voor de jaarrekening berust bij het management. Uit dien hoofde is het management verantwoordelijk voor het beschermen van het vermogen van de vennootschap, het voeren van een afdoende financiële administratie en het in stand houden van een geschikt systeem van intern beheersing (waaronder procedures voor het waarborgen van de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen en het voorkomen en opsporen van fraude, overige onregelmatigheden en fouten en niet-naleving van wet- of regelgeving). Wij hebben onze controle zodanig ingericht dat wij er redelijk, maar niet absoluut, zeker van kunnen zijn dat materiële afwijkingen in de jaarrekening (waaronder materiële afwijkingen als gevolg van fouten of fraude) aan het licht zullen komen. Onze controle bestond niet uit een uitvoerige controle van transacties zoals noodzakelijk zou zijn om fouten of fraude die niet hebben geleid tot materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen opsporen. Het dient te worden onderkend dat het controleproces inherente beperkingen kent. Als gevolg van de aard van fraude, met name wanneer daarbij sprake is van verhulling door samenzwering en vervalsing van documenten, is het mogelijk dat bij een controle die is opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden materiële fraude niet wordt ontdekt. Hoewel doeltreffende interne beheersingsmaatregelen het risico dat fouten en fraude zich voordoen of onontdekt blijven, doen afnemen, wordt dit risico hiermee niet weggenomen. Wij kunnen daarom niet garanderen dat eventuele fouten of gevallen van fraude ontdekt worden. Gegeven de inherente beperkingen van het controleproces en het interne beheersingssysteem kan en mag er niet op vertrouwd worden dat ons onderzoek alle fouten of gevallen van fraude aan het licht zal brengen.
PwC
Geen bijzonderheden geconstateerd bij werkzaamheden vanuit het oogpunt van onvoorspelbaarheid Zoals overeengekomen in onze controleaanpak omvatten onze werkzaamheden onder meer besprekingen met onze contactpersonen over fraude. Daarnaast hebben we gedurende de controle de volgende werkzaamheden uitgevoerd als element van onvoorspelbaarheid: - wij hebben de uitgaande geldstromen aan MT-leden getoetst aan de hand van de extracties vanuit de betalingsmodule. Vanuit deze controle hebben wij vastgesteld dat er naast reguliere salaris en declaratie betalingen geen overige betalingen zijn verricht aan de management leden; - we hebben de declaraties van de directie beoordeeld en vastgesteld dat deze geautoriseerd zijn door de bevoegde functionarissen en toezichtleden. De hoogte, aard en frequentie van de beoordeelde declaraties gaven geen aanleiding tot verdere werkzaamheden. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2014 zijn er twee aanwijzingen voor onregelmatigheden geconstateerd: in Malawi heeft een partner onvoldoende voortgang laten zien en waren en tekortkomingen in de verantwoording. Inmiddels heeft Plan Nederland een bezoek gebracht aan Malawi en zijn de tekortkomingen opgelost. In Kenia heeft een partner gelden ontvangen en is failliet gegaan. Van Plan Kenia zullen de gelden terugontvangen worden. Gedurende de MFSII controle zijn diverse fraudes/onregelmatigheden geconstateerd in 2013 en eerder. Voor een uitgebreide beschrijving van deze fraudegevallen en onregelmatigheden verwijzen wij naar de rapportage van MFSII. Ten aanzien van de fraude in Nicaragua zijn ten opzichte van april nog geen ontwikkelingen. De uitspraak van de rechtszaak zal naar waarschijnlijkheid plaatsvinden in 2015. De verwachting is dat het bedrag dat onrechtmatig besteed is door de partner in Nicaragua ongeveer € 52.000 bedraagt. Met Plan Nicaragua is afgestemd dat het verlies gedeeld zal worden tussen Plan Nederland en Plan Nicaragua.
Pagina 18 van 21
2.7.
Uw accountant is gedurende het jaar onafhankelijk geweest
We hebben onze naleving van de externe standaarden, de wereldwijde onafhankelijkheidsstandaarden van PwC en de onafhankelijkheidsregels van Plan Nederland voor onze totale dienstverlening in 2014 bewaakt en bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsverplichtingen hebben voldaan.
PwC
Pagina 19 van 21
3. 3.1
2014 en verder Nieuwe Nederlandse regelgeving inzake onafhankelijkheid heeft impact op onze relatie
De nieuwe Nederlandse onafhankelijkheidsregelgeving is duidelijker én stelt meer grenzen
Een verbod om assurance-klanten te sponsoren en een verplichting om gastvrijheid/klantrelatie-activiteiten te melden en te bespreken
Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De ViO bevat helderder omschreven regels, die op onderdelen verder gaan dan tot voorheen, en helpt de accountant zijn assurance-werkzaamheden objectief uit te voeren. Voor u als PwC assurance-klant, zal de ViO impact hebben op verschillende aspecten van onze relatie waaronder een beperking voor wat betreft de duur van de betrokkenheid van onze teamleden, sponsoring en het onderling uitwisselen van geschenken of persoonlijke uitingen van gastvrijheid.
Verder bevat de ViO een verbod voor accountants om assurance-klanten (zichtbaar) te sponsoren of zich op andere wijze met die klant te associëren. Ook gelden er strikte beperkingen inzake het geven en ontvangen van geschenken en relatiemanagementactiviteiten met assurance-klanten, waarbij de waarde meer dan € 100 per persoon bedraagt. Dergelijke ‘klant-entertainment’ boven € 100 zal moeten worden besproken met de auditcommissie of het toezichthoudend orgaan van de assurance-klant.
De rotatievereisten voor langdurige betrokkenheid door senior assurance teamleden bij assurance-klanten zijn uitgebreid Het beleid van PwC ten gevolge van de ViO heeft als principe dat de senior teamleden van het assurance-team moeten roteren als zij voor een periode van (maximaal) zeven jaar betrokken zijn geweest bij dezelfde assurance-klant. Is een senior lid wel (meer dan) zeven achtereenvolgende jaren bij dezelfde klant betrokken, maar minder dan zeven jaar in een senior rol, dan documenteert de eindverantwoordelijke accountant in het controledossier waarom hij / zij vaststelt dat het voortzetten van de betrokkenheid geen significante impact heeft op de onafhankelijkheid en objectiviteit van de accountant. Om situaties te voorkomen waarbij op een en hetzelfde moment meer dan één senior teamlid moet roteren, en als gevolg daarvan de vereiste kwaliteit van assurance-opdracht(en) in gevaar zou kunnen komen, is er een beperkte overgangsclausule in de ViO opgenomen.
PwC
Voor Plan Nederland heeft dit in 2014 geen gevolgen. De her Jan Sebel is vanaf dit jaar werkzaam voor Plan Nederland. Komend jaar zal mevrouw Anne Kemeling afroteren van Plan Nederland, aangezien zij het maximum aantal jaren werkzaam is.
Pagina 20 van 21
3.2
Ontwikkelingen met betrekking tot rapportages
Onze controleverklaring gaat waarschijnlijk veranderen Of en hoe de controleverklaring anders zou moeten, is sinds de financiële crisis veelvuldig onderwerp van discussie geweest. In 2013 hebben de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) en de Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) een Exposure Draft en Proposed Auditing Standards gepubliceerd. Hierin beschrijven zij hun voorgestelde nieuwe rapportagemodellen voor accountants. Nieuwe eisen voor controleverklaringen in de Europese Unie maken deel uit van de voorgestelde Audit Directive and Regulation, die zich in een vergevorderd stadium van het wetgevingsproces bevindt.
Verschillende voorstellen in één oogopslag In veel opzichten bestaat er overeenstemming tussen de voorstellen van de verschillende toezichthouders en regelgevende instanties, maar er zijn ook een aantal opmerkelijke verschillen. De regelgevende instanties zien een mogelijkheid om controle-verklaringen informatiever en relevanter te maken door meer informatie te verschaffen over de controle en belangrijke aandachtsgebieden daarbij.
Twee (voorgestelde) belangrijke wijzigingen 1.
2.
PwC
Verslaggeving omtrent ‘key audit matters’ – Er wordt een nieuw onderdeel geïntroduceerd dat zorgt voor meer transparantie over die aangelegenheden die het meest van belang zijn geweest bij de controle/de meeste problemen hebben opgeleverd (‘key audit matters’ of KAM). Dergelijke informatie dient een beschrijving te bevatten van de redenen waarom de accountant elk van die aangelegenheden beschouwt als een KAM. Expliciete rapportage over continuïteit – Er wordt een nieuw onderdeel geïntroduceerd waarin twee expliciete conclusies worden getrokken die voorheen onder de huidige ISA 570 impliciet waren.
Hierbij wordt bepaald: of de toepassing van de continuïteitsveronderstelling door het management bij het opstellen van de jaarrekening gepast is; en of er een materiële onzekerheid is geconstateerd die aanleiding geeft tot significante twijfel over de continuïteit van de onderneming.
Wanneer worden deze wijzigingen van kracht? Na de consultatieperiode zal de IAASB de visies van de respondenten beoordelen en een voorstel doen omtrent de definitieve richtlijnen. De IAASB verwacht dat, afhankelijk van het commentaar van de respondenten op het ontwerp, de definitieve standaarden mogelijk in het vierde kwartaal van 2014 zullen worden goedgekeurd. Herziene controleverklaringen zullen voor het eerst worden verstrekt ten aanzien van controles voor boekjaren eindigend op of na 15 december 2016, hoewel de IAASB wel vraagt om een reactie op de vraag of toepassing voor boekjaren eindigend in december 2015 haalbaar is. De Europese Commissie is bezig met verdere verbetering van de nieuwe ontwerp-Audit Regulation (van toepassing op accountantscontroles van beursgenoteerde ondernemingen) en Audit Directive (van toepassing op de accountantscontrole van alle entiteiten) die voor het eerst zijn gepubliceerd in november 2011. Dit zal waarschijnlijk aanvullende informatieverplichtingen voor de controleverklaring opleveren, maar veel van de verwachte wijzigingen zullen waarschijnlijk overeenkomen met de wijzigingen die de IAASB voorstelt. Wij blijven de ontwikkelingen volgen.
Ontwikkelingen in Nederland De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft aangekondigd dat zij eerdere toepassing van een nieuwe informatieve controleverklaring voor 2014 en het toestaan van vervroegde toepassing in 2013 overweegt. Het Nederlandse voorstel kan zich, naast de IAASB-voorstellen, ook uitstrekken tot andere onderwerpen, zoals materialiteit en reikwijdte (zoals opgenomen in de regelgeving in Groot-Brittannië).
Pagina 21 van 21