¿Transparente?
Política y Procedimientos para Anti Corrupción
¿Que es corrupción? CORRUPCIÓN ES AMPLIAMENTE DEFINIDO COMO EL ABUSO DEL PODER DELEGADO PARA GANANCIA PERSONAL: • • • • • • • • • •
omisión, tergiversación engaño obtener ganancia financiera u otros beneficios uso de fondos para propósitos diferentes a los designados uso de fondos en gastos no autorizados/no presupuestados gastos para usos particulares nepotismo patrocinio mala conducta financiera
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abuso de los recursos pertenecientes a la FS soborno coimas pagos de facilitación lesiones personales o daños a la propiedad colusión en actividades de adquisiciones o contrataciones indebidas cualquier intento de suprimir u ocultar corrupción
LEYES Y REGULACIONES INTERNACIONALES
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Los actos de soborno, fraude y corrupción son actos criminales castigados por la ley. Esto incluye el tráfico de influencias si uno demanda, recibe o acepta ofrecimiento de una ventaja que afecta la gestión de una posición o misión.
LA POLÍTICA TIENE COMO OBJETIVO: •
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Asegurar que los recursos financieros y de otra naturaleza son usados solo para los fines previstos. Promover una cultura de honestidad y apertura entre el staff y la gerencia de FS. Asegurar que nuestros procedimientos y políticas están en línea con la Ley de Soborno del Reino Unido, instrucciones del Gobierno de Noruega, políticas de otros gobiernos donantes y otros interesados.
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Asegurar que los individuos y las poblaciones vulnerables no están en desventaja o explotada por miembros del staff o sus asociados que cometan actos de fraude y corrupción; y Asegurar a miembros del staff y poblaciones objetivo que, ellos pueden con seguridad y confianza reportar todas sus preocupaciones acerca de conducta no ética, sospechas de fraude y corrupción.
DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA A menos que se permita expresamente o por escrito, en virtud de esta Política y procedimientos, ningún miembro de la Junta, empleado o cualquiera de sus subsidiarios, o tercera parte actuando en nombre de FS debe hacer, dar, ofrecer o autorizar pagos, regalo de cualquier tipo o cualquier cosa de valor que pueda constituir un soborno, directa o indirectamente, a cualquier oficial o empleado de cualquier estado, gobierno nacional, provincial o local o, cualquier agencia o entidad controlada por el gobierno.
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¿Cómo puedo yo
PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO CON LA POLÍTICA ANTI CORRUPCIÓN, LA TODOS LOS MIEMBROS DE LA JUNTA, EMPLEADOS, SOCIOS, SUBSIDIARIOS O NO SE DEBE PROMETER, PAGOS, REGALOS O CUALQUIER COSA DE valor a cualquier entidad gubernamental o no gubernamental, directa o indirectamente como través de una tercera parte, excepto lo permitido expresamente en esta política. PUEDE OTORGARSE UN REGALO SOLO SI ES UN REGALO PROMOCIONAL de modesto valor y usualmente tiene el logo, Regalos de bajo valor pueden ser aceptados si se considera culturalmente ofensivo negarse. Un registro escrito debe mantenerse de todos los regalos recibidos y si son de valor significativo pueden ser tratados como propiedad de la FS y no de los individuos. NINGÚN EMPLEADO PUEDE HACER PAGOS PARA FACILITACIÓN a menos que, sea en respuesta a una emergencia médica o de seguridad, por ejemplo, un empleado está en peligro inminente de daño serio y no hay otras alternativas razonables disponibles. Cuando se hace un pago para asegurar la seguridad de un empleado, las circunstancias del pago deben ser inmediatamente documentadas por escrito y remitidas al director relevante. Además, el propósito y la naturaleza de tales pagos deben ser archivados con precisión en los libros y los archivos mantenidos apropiadamente. NO PUEDE HACERSE CONTRIBUCIONES O PATROCINIO POLÍTICO ni de caridad, directa o indirectamente, pues podrían ser usados para encubrir sobornos. La selección de nuevos empleados, socios implementadores, o cualquier agente o representante o consultor (intermediario) cuya actuación puede ser vista en nombre de FS, se completara siguiendo el debido proceso.
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ser transparente?
AS NORMAS SIGUIENTES HAN SIDO ESTABLECIDAS PARA PROVEER GUÍA A CUALQUIER ENTIDAD QUE ACTÚA EN NOMBRE DE LA FS O SUS SUBSIDIARIAS: TODAS LAS TRANSACCIONES DEBEN SER REGISTRADAS CON exactitud y corrección en los libros y deben ser bien documentadas. Cualquier indicación o sugerencia por los socios implementadores, subsidiarias, o cualquier otro empleado para efectuar pagos inapropiados o tergiversar una transacción en los libros y registros de la FS, o re direccionar pagos a una tercera parte debe ser prontamente reportada al director apropiado o a través de internet. ESTA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO REGISTRAR TRANSACCIONES FALSAS confusas, incompletas, inexactas o artificiales en los libros y registros de FS. Todas las oficinas y subsidiarias tienen requerimientos para que hagan y mantengan libros, registros y contabilidad que reflejen con razonable detalle y exactitud las transacciones y disposición de los activos de FS. Consecuentemente, todos los pagos y otras actividades realizadas en conformidad con la implementación de esta política y procedimientos deben ser registradas con precisión en la contabilidad de FS oportunamente y con razonable detalle. Ejemplos de violación de esta política, incluirían, reportes inexactos de gastos de los empleados que ocultan el verdadero propósito de los fondos o, la preparación y/o aprobación de facturas falsas o engañosas de un socio implementador. HABRÁ OCASIONES EN DONDE LOS PAGOS NECESITAN SER EFECTUADOS para proteger la vida, la integridad física o la libertad. Estos se denominan pagos bajo coacción y como tales son permitidos por la ley, sin embargo, la suposición es que son raros. Cualquiera de estos pagos o eventos, debe ser reportado a su gerente de línea como un pago bajo coacción y procedimientos de seguridad, que será revisado de manera correspondiente.
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¿Cómo puedo reportar? ALTERNATIVAS: ENVÍA UN EMAIL A: whistle-blow@stromme.org
CONTACTA CON LA OFICINA de FS mas cercana y pedir hablar con la persona responsible. REPORTA ANÓNIMAMENTE
a nuestra pagina web. Siga la ruta a política del silbato de nuestra página web: www. stromme.org/contact us
¿Cómo puedo sentirme segura/seguro?
No se tomara ninguna represalia contra ningún empleado que reporte cualquier sospecha de violación mientras actúe de buena fe. Los supervisores u otros empleados que tomen represalias contra los denunciantes está violando esta política y consecu-entemente, están sujetos a medidas disciplinarias hasta e incluyendo el despido. Similarmente, el denunciante tiene la responsabilidad por sus propias acciones y cualquiera que haga deliberadamente reportes falsos maliciosamente también enfrentara acciones disciplinarias.
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Los miembros de la Junta, empleados, subsidiarias y socios implementadores deben reportar cualquier conducta entre sus socios, oficina regional/ personería jurídica FS ejecutora de MF en Africa Este y Asia u oficina matriz que ellos creen en buena fe que es una violación o violación aparente de esta política.
¿Qué sucederá? Se pondrá en marcha un investigación interna por la oficina matriz o oficina regional. Después de la investigación interna, el director regional, el director internacional y el director financiero decidirán si es necesario una auditoria forense. Todos los casos de corrupción en la oficina matriz serán gestionados por la gerencia de la oficina matriz y el auditor externo. Si la corrupción o fraude concierne a la oficina regional o personería jurídica FS ejecutora de MF en Africa Este y Asia, la oficina matriz en relación cercana con el director regional, investigara y monitoreara todos los asuntos relacionados, a menos que, él/ella esté involucrado. Si la corrupción/fraude concierne a un miembro del staff, el empleado será retirado inmediatamente con licencia forzosa mientras dure la investigación. Si se confirma la sospecha, se terminara el contrato con el empleado. En el caso de sospecha de fraude o corrupción entre socios, los donantes relevantes serán informados, el caso debe ser internamente documentado, y el staff regional será responsable del seguimiento con el socio. Todo el financiamiento será inmediatamente suspendido y, si el fraude o corrupción es confirmado, se tomaran las acciones correspondientes para recuperar la pérdida, para incluir acciones legales de ser necesario. La decisión de continuar o terminar el asocio
dependerá de la actitud de la Junta/ gerencia de la organización socia y su capacidad/voluntad para enfrentar a los autores y para fortalecer sus controles internos. El proceso de investigación debe mantenerse con objetividad, imparcialidad y justicia y deberá ser conducido con el más alto nivel de integridad. La investigación debe ser conducida con celeridad dentro de las limitaciones de la disponibilidad de recursos. Los resultados de la investigación deben basarse en hechos y análisis, que pueden incluir conclusiones razonables. La circulación de la información sobre las investigaciones en proceso deben ser estrictamente limitadas a aquellos que es necesario que lo conozcan. Las identidades de quienes proporcionan testimonios o evidencias deben tratarse con confidencialidad. El staff debe cooperar con las investigaciones y responder a la preguntas y cumplir con las peticiones de información. La FS podrá contratar externos para asistir en la investigación si se considera necesario. Toda la documentación e información relacionada a los casos abiertos o cerrados, justificada o injustificadamente debe mantenerse con seguridad y confidencialidad y debe retenerse por al menos 10 años.
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Propósito La Fundación Stromme (FS) tiene política de tolerancia cero hacia la corrupción. El propósito de esta política es establecer un mecanismo de soporte para el programa de anticorrupción de FS y enunciar los estándares y procedimientos a ser seguidos por los empleados de FS en la oficina matriz, oficinas regionales, personería jurídica FS ejecutora de MF en Africa Este y Asia y; socios implementadores para prevenir la corrupción e intercambio inadecuado en la conducta de negocios en todas las oficinas del mundo. Esta política aplica a todos los empleados de FS (tiempo completo, tiempo parcial, temporal y casual), y también a los socios implementadores, compañías subsidiarias y a todos aquellos que acceden a fondos de FS.
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