Ablauforganisation in der Lohnbuchhaltung

n Zusammenspiel zwischen Lohnbuchhaltung und Hauptbuch

Die Erstellung der Lohnabrechnung mag auf den ersten Blick einfach erscheinen: Man nimmt den im Arbeitsvertrag vereinbarten Bruttolohn, zählt die gesetzlich vorgeschriebenen Zulagen, wie z. B. Familienzulagen dazu, zieht die verschiedenen gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge für die Sozialversicherungen ab und überweist den Nettolohn den Mitarbeitenden.

Die Mitarbeitenden haben jedoch in der Regel unterschiedlich hohe Löhne und damit auch unterschiedliche Lohnabzüge. Gleichzeitig muss für jeden Mitarbeitenden jeden Monat eine schriftliche Lohnabrechnung erstellt werden. Diese Lohnabrechnungen bilden die Grundlagen für den Lohnausweis, der von den Mitarbeitenden in ihrer Steuererklärung eingereicht werden muss.

All diese detaillierten und vertraulichen Informationen separat in einer sogenannten Lohnbuchhaltung geführt. In einer digitalen Lohnbuchhaltung können die entsprechenden Dokumente auf Knopfausdruck ausgedruckt und die erforderlichen Meldungen an die Versicherungen automatisch übertragen werden.

Die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung (in Swiss21 ist dies die Applikation 21. ABASALARY) werden automatisch in die entsprechenden Hauptbuchkonten (in Swiss21 ist das Hauptbuch 21. ABANINJA) übertragen.

Brennpunkt Rechnungswesen Lohnbuchhaltung – mit Swiss21 (Ausgabe Lehrperson)

Brennpunkt Rechnungswesen Lohnbuchhaltung – mit Swiss21 (Ausgabe für Lehrperson) n Stammdaten der Mitarbeitenden erstellen und «pflegen» n Monatlicher Lohnlauf

Die Angaben zu den Mitarbeitenden bilden die Grundlage für die Lohnbuchhaltung.

In der folgenden Abbildung sehen Sie, wie der «Lohnlauf» in ABASALARY erfolgt:

Welche Angaben der Mitarbeitenden benötigen wir in der Lohnbuchhaltung?

Kategorie von Daten Beispiele von Daten

Personal Name, Adresse, ... Sozialversicherungsnummer

Arbeitsverhältnis Ausbildung

Lohndaten Lohn

Kinder Alter der Kinder für Familienzulagen

Was geschieht in der Lohnbuchhaltung konkret wohl in den folgenden Schritten?

Mitarbeiter abrechnen Lohnabrechnung erstellen (Arbeitszeit, Zulagen eintragen)

Zahlungen erstellen Zahlungsauftrag an Bank erstellen

Monat definitiv setzen Bestätigung, dass die Löhne korrekt überwiesen worden sind

In Fibu verbuchen Übertrag der Zahlen ins Hauptbuch

2270 Verb Sozialversicherungen

5000 Lohnaufwand

5700 Sozialversicherungsaufwand

8 Durchlaufkonten für die Übertragung ins Hauptbuch

Für eine bessere Übersicht führen viele Unternehmungen Einzelkonten für jede Versicherung und die verschiedenen Sozialversicherungsaufwände. Die Saldi dieser Einzelkonten werden in Kontengruppen zusammengefasst:

Damit im Konto 5000 Lohnaufwand die Bruttolohnsumme abgelesen werden kann, die Zulagen und Abzüge über ein Durchlaufkonto gebucht werden. Tragen Sie den folgenden Buchungsbeleg aus der Lohnbuchhaltung (ABASALARY) in die Einzelkonten des Hauptbuches (ABANINJA) ein.

Welche Buchung (Nr. 13) fehlt noch zum definitiven Abschluss dieses Lohnlaufes?

Banküberweisung des Nettolohnes (Nr. 13)

Nach jedem Lohnlauf und der Überweisung der Nettolöhne muss das Lohndurchlaufkonto ausgeglichen sein.

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