AUS:s Föreningguiden by Aalto University Student Union AYY

Tal-vi

Joulukuu • AYY:n tilakähmyt • AYY:n yhdistyskoulutus Tammikuu • Hallituksen järjestäytymiskokous • Nimenkirjoittajien muutos PRH:een • Tilinkäyttöoikeuksien siirto • Yhdistystilojen avainten hallinnan siirto

Ke-vät

Maaliskuu • AYY:n yhdistysilmoitus ja toiminta-avustusten haku Toukokuu • AYY:n tilakähmyt

Ke-sä

Muista lomailla!

Syk-sy

Syyskuu • AYY:n kampuskarkelot: yhdistykset esittäytyvät! • Uusille opiskelijoille suunnattu tapahtuma Marraskuu • Yhdistyksen vaalikokous

Editors Joonas Jylh채, Henna Mattila, Otto Palonen Writers Tiina Metso (arkistointi), Hanna Sauli (kansainv채liset opiskelijat yhdistyksiss채), Voitto Kangas (tapahtumien markkinointi)

Layout Juho Nyk채nen Place of print Redfina Oy, Espoo 2012

AALTO-UNIVERSITETETS STUDENKÅR

FÖ R EN IN GSGU IDE Sätt din bild här

Denna guide äger (ditt namn här)

Table of Contents Foreword 11 Student Union’s organisational sector 12 Establishment of a new association 13 Schedule for the establishment of a new association 13 Drafting of rules 13 Inauguration meeting of the association 14 Charter 14 Second meeting 14 Adding the association to the Student Union’s association list 15 Association list and registers 15 Registration of associations 15 What is a registered association? 15 How to register an association? 16 What happens after registration? 17 Registration of an association which has acted unregistered for a long period of time 17 Association rules 18 Reform and amendment of the rules 18 Student Union’s rule committee 19 Responsibilities of association members 20 Position of the board 20 Duties of the board 20 Planning, organising and reporting of operations 20 Decision making and implementation 21 Attending to finances 21 Approval and resignation of members 22 Authority to sign and representation 22 Association register notifications and permit issues 23 Contracts, donations and legal action 23 Duties imposed by association rules 23 Duties not included in the board’s responsibility 23 The board’s responsibility 24 Obligations set by AYY 24 Filling out the association notice 26

Grants provided by the Student Union 26 Operating grant 26 Project grant 27 Start-up grant 27 Support for communications 28 Association profile of the student union website 28 Student Union’s association and weekly newsletter 28 E-mail lists 29 Social media 29 Academic year calendar 30 Student media 30 Event marketing 31 Electronic communications 31 Printed communications 32 Hilarious pranks 33 This is how it works 35 Crisis communications 35 Serious illness or accident 35 Violence and suicide threats 36 Exhaustion 36 Depression 36 Bullying 37 Loneliness 37 Substance abuse 37 IT Services 38 Otax server 38 E-mail lists 38 Domains 38 Facilities provided by the Student Union 39 Club and storage facilities 39 One-time rental facilities 39 Advance booking event of facilities 39 Keys and payment of rent 40 Use of facilities 40 Van 40

Training and courses for associations 41 International students in associations 41 Basic activities also interest the international students 42 Person in charge of international affairs for every association 42 How to reach international students? 43 Filing 44 Photos as part of archives 45 The student union archives provide help 46 Literature 47 Appendix 47 Model charter 47

Förord

u håller i dina händer Aalto-universitetets studentkårs (AUS) föreningsguide. I denna guide hittar du nästan allt som föreningarna vid AUS behöver som stöd och säkerhet för sin verksamhet. Vid AUS fungerar nästan ett par hundra aktiva föreningar som gör vårt samfund synnerligen mångsidigt.Varje förening gör ett värdefullt arbete, vare sig de värnar om kulturarvet, utökar yrkesmässigt kunnande, får andra att fysiskt röra på sig eller till exempel får andra på gott humör. Det är viktigt att människor vid sidan av studierna lär känna andra likasinnade typer, utvecklar sig själv mångsidigt och hittar nya vänner även utanför sitt eget utbildningsområde. Meningen med detta kompakta infopaket är att hjälpa dig att klara av din nuvarande och kommande, ansvarsfyllda uppgift som föreningsaktör. Gå igenom paketet genast i början av din verksamhetsperiod så kommer det inte stora överraskningar längs vägen. Guiden innehåller grundinformation till föreningar från AUS-synvinkel. Det är också rekommendabelt att föreningsaktören bekantar sig närmare även med föreningslagen och till exempel med mötesteknik. Det lönar sig att återkomma till guiden i föreningens vardag och kontrollera om minnet har fungerat och att ärendena har skötts ordentligt.Vi rekommenderar att man under året sneglar på åtminstone föreningsaktörens årsklocka som finns på insidan av guidens pärm dit man har samlat alla de viktigaste ärendena som kommer upp eller som man hör i efterhand under föreningsaktörens kalenderår. Denna guide är sammanställd av AUS:s föreningsektor. Organisationssektorn är även det organ som det lönar sig att kontakta om och när du undrar över vad som helst inom föreningsverksamhet.Vi hjälper och handleder dig vidare för att hitta svar. De aktuella kontaktuppgifterna hittar du på AUS:s hemsidor på www. ayy.fi. Trevliga lässtunder!

Aktörerna inom Aalto-universitetets studentkårs organisationssektor 10

Studentkårens organisationssektor

tudentkårens föreningsektor är den organisation vars uppgift inom studentkåren är att hjälpa och stöda de inom studentkåren verksamma föreningarnas och samfundens verksamhet. Inom organisationssektorn arbetar under de flesta åren en styrelsemedlem som ansvarar för föreningsärenden och två anställda som ansvarar för olika ärenden inom sektorn. Tillsammans beslutar organisationssektorn om förslag gällande olika verksamhetsbidrag på basis av vilka studentkårens styrelse gör de slutgiltiga besluten. Sektorn ansvarar även för föreningsskolningar, -kommunikation samt för utveckling av föreningsverksamhet. I sin helhet nås organisationssektorn lätt på adressen: jarjestoasiat@ayy.fi. Styrelseansvarig fungerar som länk mellan styrelsen och organisationssektorn och framlägger oftast organisationssektorns ärenden till styrelsen och vid behov till studentkårens fullmäktige. Styrelseansvarig följer även styrelseprogrammet och stävar efter att försäkra sig om att de olika målsättningar som ställts för styrelseåret nås. De anställda inom organisationssektorn ansvarar bland annat för kommunikation riktad till föreningarna, planeringen av föreningsskolningar och allmän rådgivning för föreningar. De anställda deltar även tillsamman med styrelseansvarig i genomgången av verksamhetsbidagansökningar årligen och de är också med och besluter om projektbidrag. De anställda förbereder även de praktiska arrangemangen i samband med ansökning om verksamhetsbidrag och deltar i stadgekommitténs möten där föreningens stadgar gås igenom.

Grundande av en ny förening

id AUS fungerar nu cirka 200 föreningar och deras verksamhet varierar över hela fältet. Alltid finns det emellertid inte en förening vid AUS som passar en själv eller som motsvarar ens egen hobby och då kan det vara motiverat att grunda en helt ny förening. När man grundar en förening lönar det sig att genast i början vara i kontakt med organisationssektorn. En ny såsom även en gammal förening ska fungera enligt sina stadgar och sköta sin ekonomi noggrant. Föreningen ska även följa Finlands lag samt så långt som möjligt även god sed. Studentkåren uppmuntrar även redan befintliga, likartade föreningar vid AUS att samarbeta med varandra. Även sammanslagningar uppmuntras om de upplevs ändamålsenliga från verksamhetens synvinkel. Även därför är det mycket rekommendabelt att kontrollera om en likartad förening redan finns innan man grundar en ny förening. En likartad förening kan redan någon gång ha funnits och då kan man eventuellt starta verksamheten på nytt. Tilläggsinformation får du av organisationssektorn.

Tidtabell för grundande av en ny förening Att grunda en ny förening går ungefär så här från punkt till punkt:

Först skrivs ett förslag till föreningens stadgar och ett konstituerande möte sammankallas. (noggrannare information om det konstituerande mötet senare). Till andra hålls den nya föreningens konstituerande möte. Till tredje hålls ett andra möte där stadgarna godkänns för andra gången. Till fjärde skickas mötesprotokollen, stiftelseurkunden och en fritt formulerad ansökan till föreningsförteckningen till studentkårens organisationssektor.

Utarbeta stadgarna Föreningens stadgar ska vara tydliga, lätta att läsa och så bra som möjligt stöda föreningens verksamhet. De utarbetade stadgarna borde föras via AUS:s organisationssektor och stadgekommittén redan i god tid innan föreningens konstituerande möte så att stadgekommittén kan kommentera dem i förväg. Föreningens stadgar bör utarbetas omsorgsfullt och helst på basis av AUS:s modellstadgar, även med hjälp av studentkårens anvisningar för utarbetande av föreningsstadgar. Stadgarna bör slutligen fylla de krav som ställs i

föreningsreglementet som studentkårens fullmäktige har utarbetat, om föreningen vill gå med i AUS:s föreningsförteckning. De ovannämnda dokumenten finns på studentkårens hemsidor på adressen www.ayy.fi och som bilagor i denna guide.

Föreningens konstituerande möte Det konstituerande mötet är till karaktären ett allmänt möte dit man stävar efter att få med alla de mänskor som eventuellt är intresserade av ärendet. Därför bör mötet marknadsföras så mycket som möjligt och det lönar sig att utnyttja till exempel skolornas anslagstavlor, studentkårens vecko- och föreningsrapport samt sociala medier. En ny förening bör i början ha minst tre medlemmar som fyllt 15 år. En förening som är verksam vid AUS bör ha minst sju AUS:s medlemmar. Ur möteskallelsen bör det framkomma åtminstone mötestid och –plats samt ärendena som behandlas på mötet. På det konstituerande mötet bör behandlas åtminstone: • beslut om att grunda föreningen, d.v.s. stiftelseurkunden görs • stadgarna, som det lönar sig att förbereda redan i förväg • val av styrelse • val av revisorer • val av eventuella funktionärer • tidpunkt för följande möte

Stiftelseurkund På det konstituerande mötet görs föreningens stiftelseurkund ur vilken det framgår följande saker: • vilken förening som har grundats • när föreningen är grundad • vilka som har blivit medlemmar i föreningen • personerna som har blivit medlemmar har godkänt föreningens stadgar • en modell för stiftelseurkunden finns som bilaga i denna guide

Det andra mötet Före det andra mötet hålls bör styrelsen förbereda en budget och en verksamhetsplan för föreningen vilka sedan behandlas på det andra mötet. På det andra mötet godkänns stadgarna för en andra gång och eventuellt kompletteras styrelsen. Dessutom kan samma ärenden som på det föregående mötet behandlas.

Att ansluta föreningen till studentkårens föreningsförteckning När allt det ovannämnda har skötts korrekt och förenings-mötena har hållits ska föreningen lämna in till studentkårens organisationssektor en fritt formulerad ansökan om antagande till AUS:s föreningsförteckning samt kopior på stiftelseurkunderna: mötesprotokollen, stadgarna, styrelsens kontaktuppgifter och stiftelseurkunden. Studentkårens styrelse beslutar om föreningen läggs till i föreningsförteckningen på basis av dessa uppgifter och organisationssektorns presentation.

Förningsförteckningen och registren AUS:s föreningsförteckning delas in i det första registret och det andra registret om vilka det bestäms i AUS:s föreningsreglemente. Föreningarna i det första registret har mera skyldigheter än föreningar i det andra registret. Som kompensation har föreningarna i det första registret mera rättigheter, bland annat möjlighet att ansöka om verksamhetsbidrag och att delta i förhandsreservationerna av AUS:s engångshyrbara utrymmen. En förening som ingår i det första registret i AUS:s föreningsförteckning kan ansöka om särställning av fullmäktige. En förening som har särställning har bland annat rätt och plikt att ordna fuxuppfostran eller motsvarande handledning för nya studerande och att skicka representanter till samarbetsforum som studentkåren erbjuder. Särställda föreningar har också rätt till högre verksamhetsbidrag.

Att registrera föreningen

n förening som är verksam vid studentkåren kan fungera som fritt format samfund eller som registrerad förening. En registrerad förening är intecknad i Patent- och registerstyrelsens (PRS) föreningsregister. Förkortningen rf används efter en registrerad förenings namn.

Vad är en registrerad förening? I praktiken är ett fritt fungerande samfund jämförbart med vilket som helst kompisgäng medan en registrerad förening ses som en juridisk person enligt Finlands lag. För föreningens verksamhets del betyder det bland annat följande: Den registrerade föreningens medlemmar ansvarar inte personligen för föreningens förbindelser. Om föreningen inte har registrerats är samfundets medlemmar personligen ansvariga för dess verksamhet till exempel när skador uppstår.

En registrerad förening kan vara en part i ett avtal. Den kan bland annat öppna ett bankkonto, göra ett hyreskontrakt eller till exempel bli medlem i någon annan organisation. Personerna som har ingått förbindelser i ett oregistrerat samfund ansvarar personligen för eventuella avtal eller förbindelser. Endast en registrerad förening kan skaffa sig egendom, ansöka om bidrag eller få lov till penninginsamling. I en oregistrerad förening är det dess medlemmar som privatpersoner som ansöker om bidrag eller har egendom och är ansvariga för dem. Så på många sätt är en registrerad förenings verksamhet mer tryggad än en oregistrerads. Å andra sidan har en registrerad förening mera skyldigheter; till exempel ska ändring av namntecknare eller stadgar alltid anmälas till PRS och det kostar.

Hur registreras föreningen? Registrering betyder att föreningen antecknas i Patent- och registerstyrelsens föreningsregister. Föreningsregistret är officiellt och det innehåller basuppgifter om alla registrerade föreningar i Finland.Vem som helst kan från registret få information om till exempel en viss förening är registrerad, vem som är föreningens ordförande eller vilka som är dess namntecknare. Registrering görs med en blankett som kallas grundanmälan. Blanketter och instruktioner fås av föreningsregistret, hemortens magistrat samt elektroniskt från Patent- och registerstyrelsens hemsidor på adressen www.prh.fi. Att fylla i grundanmälan elektroniskt kostar 75 euro. För registreringen behövs föreningens stiftelseurkund och stadgar. Dessutom frågas det i blanketten efter bland annat stadgeenliga namntecknare d.v.s. kontaktuppgifterna till de personer som enligt föreningens stadgar har namnteckningsrätt. Kom ihåg att be dessa personer om deras kontaktuppgifter redan i förväg. Efter inlämning av blanketten kontrollerar PRS föreningens stadgar för att försäkra sig om att den grundade föreningens ändamål och verksamhet är lagenliga och följer god sed. Om stadgarna behöver ändras skickas en rättelsebegäran till kontaktpersonen som har antecknats i grundanmälan. Då ska stadgarna rättas i den utsträckning som har påpekats och skickas på nytt till PRS enligt instruktionerna som kommer med rättelsebegäran. När stadgarna har godkänts i PRS informeras föreningen om det. Efter PRS:s

beslut av godkännande kan föreningen använda förkortningen rf i sitt namn och den registrerade föreningens rättigheter träder i kraft genast.

Vad händer efter registreringen? En registrerad förening bör anmäla stadgeändringarna och byte av namntecknare till Patent- och registerstyrelsen. Att göra ändringsanmälan kostar och den kan till exempel göras elektroniskt på adressen www.prh.fi. Namntecknarna ändras i praktiken alltid när styrelsemedlemmarna byts ut eftersom det i de flesta föreningars stadgar bestäms vissa styrelsemedlemmar enskilt eller tillsammans som namntecknare. Om en förening gör vad som helst för ändringar i sina stadgar, ska de först godkännas enligt det sätt som bestäms i föreningens stadgar (i allmänhet alltså på två efterföljande föreningsmöten) och sedan skickas till PRS för granskning. Alla stadgeändringar måste rapporteras till PRS eftersom en registrerad förenings stadgeändring anses träda i kraft först när PRS har godkänt den. Även upplösning av en förening måste anmälas till PRS eller så anses föreningen ännu existera. Om din förening redan är registrerad men ändringsanmälan har blivit bortglömd de senaste åren lönar det sig att uppdatera de aktuella uppgifterna till PRS så fort som möjligt. Så garanterar ni föreningens verksamhets lagenlighet.

Att registrera ett sedan länge etablerat samfund som förening Många av AUS:s föreningar har varit verksamma i flera år som oregistrerade. Att registrera en sådan förening går till väga på samma sätt som beskrivits ovan. Om stiftelseurkunderna eller stadgarna har försvunnit och de inte finns ens i de tidigare aktörernas byrålådor bör man formellt grunda föreningen på nytt. Enligt föreningslagen kan en oregistrerad förening inte ha någon egendom så om man vill vara säker på att det inte dyker upp några lagtekniska problem (närmast om föreningen som oregistrerad har samlat ihop mycket eller mycket värdefull egendom) lönar det sig att efter registreringen flytta över egendomen i föreningens namn. Det kan göras till exempel så att föreningens före detta aktörer, under vars tid egendomen har skaffats, donerar egendomen till föreningen till exempel på föreningsmöte varvid det kan antecknas i protokollet under anmälningsärenden och anteckningen om ägarbyte bevaras även till senare generationer.

På samma sätt kan man inte enligt föreningslagen ingå ett avtal i en oregistrerad förenings namn (till exempel hyresavtal om förråds- eller klubbutrymme) utan lagtekniskt är de i de föreningsmedlemmars namn som ingått avtalet. Det lönar sig att meddela andra avtalsparter om registreringen. Bra att veta: vad gäller medlemskap i föreningen har registreringen ingen betydelse, d.v.s. de personer som blivit föreningens medlemmar före registreringen bibehåller sina medlemsrättigheter efter registreringen.

Patent- och registerstyrelsen d.v.s. PRS Patent- och registerstyrelsen d.v.s. förkortat PRS är ett av finska statens ämbetsverk, som främjar teknisk, ekonomisk och samhällelig utveckling. Det bland annat registrerar alla nya företag, stiftelser och föreningar och ger dem även rådgivning. PRS upprätthåller handelsregistret, registret över företagsinteckningar, föreningsregistret och stiftelseregistret samt beviljar patent, nyttighetsmodeller, mönsterrätt och varumärken. I PRS:s föreningsregister borde finnas grunduppgifter om samtliga föreningar som har registrerats i Finland. Därför ska man alltid meddela till exempel stadgeändringar och byte av namntecknare till PRS (i allmänhet alltså när styrelseordförande, vice ordförande eller sekreterare byts ut). Tilläggsinformation om PRS hittar du på PRS:s hemsidor på adressen www.prh.fi. Man kan även till exempel för nöjes skull kontrollera den egna föreningens situation gratis från PRS:s föreningsnät-databas på adressen yhdistysrekisteri.prh.fi/ryhaku.htx. Om det redan har gått lång tid sedan det senaste registreringsdatumet skulle det vara skäl för föreningen att anmäla åtminstone de aktuella

Föreningens stadgar

arje förening ska ha stadgar. Stadgarna är som föreningens egen grundlag ur vilken man alltid kan kontrollera föreningens syfte och grunder. I stadgarna av föreningar som är verksamma vid AUS bör nämnas förutom det som krävs i föreningslagen även det som krävs i AUS:s föreningsreglemente. Stadgarnas bestämmelser får inte vara lagstridiga. AUS:s har gjort modellstadgar som är mycket generella. Genom att komplettera modellstadgarna med de uppgifter som saknas gällande föreningens namn, hemort, syfte och verksamhetsform får föreningen väl fungerande stadgar som uppfyller kraven i såväl föreningslagen som föreningsreglementet. Du kan bekanta dig med stadgarna och dokumenten som studentkåren har gjort på studentkårens hemsidor på adressen www.ayy.fi. Med föreningslagen kan du bekanta dig på adressen www.finlex.fi.

Att förnya och ändra stadgarna Föreningar har någon gång behov av att ändra sina stadgar. Medlemmarna kan föra en proposition om ändringen till styrelsen eller så kan styrelsen själv konstatera ändringsbehovet. Hur föreningens stadgar ändras i praktiken (hur många möten och hurdan majoritet krävs i röstningen för ändringen o.s.v.) står i föreningens stadgar. Huvudsakligen behöver man inte ändra stadgarna på grund av kosmetiska ändringar. Sådana ändringar kan vara till exempel namn på de gamla högskolorna i stadgarna eller hänvisning till revisorer även om föreningen skulle använda verksamhetsgranskare. Om stadgarna ändå ska ändras av någon annan orsak lönar det sig att sköta de kosmetiska ändringarna på samma gång. När en förening vid AUS ändrar sina stadgar är det skäl att ta kontakt med AUS:s organisationssektor redan när de nya stadgarna förbereds. AUS:s stadgekommitté hjälper med stadgeändringar och säkerställer samtidigt att även de nya stadgarna uppfyller kraven i föreningsreglementet. Om föreningen hinner godkänna stadgarna och det finns någonting att påpeka i dem från föreningsreglementets sida ska stadgarna godkännas på föreningsmöte eller möten på nytt. Det samma gäller stadgar som redan godkänts av PRS då det förutom tid även går åt onödigt med pengar. Det lönar sig att vara beredd på att det kan ta till och med flera månader att ändra föreningens stadgar, speciellt för registrerade föreningar. Registrerade

föreningar bör lämna in stadgeändringar för granskning till Patent- och registerstyrelsen (PRS). Att ändra stadgarna gå till steg för steg så här: I Skissera de nya stadgarna II Var i kontakt med AUS:s organisationssektor som vid behov för stadgarna till stadgekommittén III Godkänn stadgarna på föreningsmöte eller vid behov på två efterföljande möten IV De nya stadgarna skickas till PRS (registrerade föreningar) V Om PRS kräver ändringar i stadgarna skickas den nyaste versionen av stadgarna till organisationssektors kännedom

Studentkårens stadgekommitté Under AUS:s ledning fungerar stadgekommittén vars uppgift är att vid behov uppdatera studentkårens stadgar och arbetsordningar men även vara som stöd i föreningarnas stadgefrågor. Som stadgekommitténs sekreterare fungerar föreningssakkunnig genom vilken uppgifter om föreningarnas stadgebehov vidarebefordras till kommittén. Stadgekommittén hjälper föreningar att skapa nya stadgar och uppdatera gamla samt ser till att föreningarnas stadgar uppfyller föreningsreglementets krav. Stadgarna som gått via stadgekommittén filas till sådant skick att de också går igenom PRS:s såll som ibland är mycket strikt.

Föreningsaktörernas ansvar

öreningens styrelse styrs huvudsakligen av lagen och föreningens stadgar. Föreningar som hör till AUS:s föreningsförteckning har även skyldigheter som definieras i AUS:s föreningsreglemente.

Styrelsens ställning Styrelsen ska omsorgsfullt sköta föreningens ärenden i enlighet med lagen, föreningens stadgar och föreningens beslut (Föreningslagen 35.1 §). Föreningens beslut görs på föreningsmötena där medlemmarna kan använda sin beslutanderätt (till exempel på årsmötet). Föreningarnas möten kan fatta entydiga och detaljerade beslut så som att bestämma medlemsavgiftens storlek, eller mer allmänna linjedragningar så som att godkänna verksamhetsplanen. Styrelsen ska verkställa dessa beslut.

Styrelsens uppgifter Styrelsens uppgifter bestäms av föreningens beslut samt av stadgarna och föreningslagen. Styrelsen kan själv sköta sina uppgifter eller så kan den också delegera en del av sina uppgifter. Styrelsen kan inte delegera uppgifter som i föreningslagen fastställts till styrelsens beslutanderätt så som att godkänna nya medlemmar. Styrelsens vanligaste uppgifter berör verksamhetens planering och rapportering samt medlemskapsärenden.

Verksamhetens planering, organisering och rapportering Verksamhetens planering betyder i praktiken att man åtminstone lägger upp en verksamhetsplan. I verksamhetsplaneringen bör man notera föreningsverksamhetens allmänna målsättningar d.v.s. att sköta medlemmarnas intressen och ärenden på bästa möjliga sätt.Verksamhetsplanen fungerar förutom som instruktion även som befullmäktigande för styrelsen att förverkliga verksamhet som man har beslutit om på föreningsmöte. Det lönar sig att undvika att kopiera verksamhetsplanen från föregående år och på riktigt sätta ner tid på att planera verksamheten! Styrelsen bör ta hand om alla sektorer d.v.s. verksamhets-områden som ingår i föreningens verksamhet. Den kan organisera sin verksamhet och dela ansvar för verksamhetsområden mellan styrelsemedlemmarna eller också grunda kommittéer eller utskott för att sköta och förbereda verksamhetssektorernas verksamhet. Även andra föreningsaktiva kan vara medlemmar i dessa. Kommittéerna svarar för sin verksamhet till styrelsen. Styrelsen ska rapportera om sin verksamhet vilket betyder bland annat att lägga upp en verksamhetsberättelse.Verksamhetsberättelsen innehåller åtminstone uppgifter om de mest väsentliga evenemangen och en uppskattning av den kommande utvecklingen samt en redogörelse över ekonomin och finansiering. Revisorn eller verksamhetsgranskaren bör använda den i sin bedömning av hur föreningens ärenden sköts. På basis av verksamhetsberättelsen bedöms föreningens och styrelsens verksamhet samt ifall ansvarsfrihet kan beviljas. Berättelsen ska ge en rättvisande bild av föreningens verksamhet, även brister och missförhållanden ska redovisas och varför målsättningar inte har nåtts. Att lägga upp verksamhetsberättelsen är hela styrelsens gemensamma uppgift. Verksamhetsberättelsen svarar på frågorna: • Blev verksamhetsplanen uppfylld?

• • • •

Nåddes målsättningarna och var de realistiska? Fanns det tillräckligt med resurser? Vad lyckades man med? Vad bör man utveckla?

Beslutsfattande och verkställande Styrelsen ska möjliggöra det egentliga beslutsfattandet vilket i praktiken betyder att styrelsen sammankallar föreningsmöten och förbereder ärenden som behandlas på dem. Förberedelsen ska utföras så pass bra att beslutsfattande är möjligt. Ett bra sätt är till exempel att skriva ner tydliga resolutionsförslag av styrelsen om de behandlade ärendena i föredragningslistan. Styrelsen är skyldig att verkställa föreningsmötenas beslut, även sådana där mötet har bestämt på ett annat sätt än det som styrelsen har förberett och föreslagit. Om beslutens verkställande är på någon annans ansvar bör styrelsen övervaka att besluten verkställs. Detta kan i praktiken betyda till exempel att styrelsen övervakar sina funktionärers verksamhet. Styrelsen bör även själv fatta beslut i ärenden som hör till den själv. Dessa ärenden som ingår i styrelsens beslutanderätt fastställs i föreningens stadgar och i föreningslagen. I föreningens dagordning och reglemente kan man dessutom bestämma om styrelsens beslutsfattandemakt.

Att sköta ekonomin Styrelsen har ansvar för att förbereda budgeten. Budgeten är nära kopplad till medlemsavgiften om vilken styrelsen ska göra en proposition till föreningsmötet. Man bör notera att en ideell förenings syfte inte är att göra vinst så föreningen får bara bedriva förvärvsverksamhet som antecknats i stadgarna. Styrelsen bestämmer hur föreningens medel används på sina möten och dessa beslut ska antecknas i protokollet. Om styrelsen bedriver investeringsverksamhet eller gör större inköp av anläggningstillgångar bör även dessa beslut finnas i protokollen. Av besluten ska man anteckna åtminstone användningsändamålet och beloppet. Styrelsen ska dessutom sköta bokföringen lagenligt och upprätta ett bokslut och en balansräkning.

Att godkänna och utesluta medlemmar Om styrelsen enligt stadgarna godkänner medlemmarna har den full prövningsrätt

att godkänna eller inte godkänna sökanden som medlem. Sökanden bör uppfylla de villkor på medlemskap som fastställts i stadgarna.Varje gång en ny medlem godkänns bör det göras ett tydligt beslut och anteckna det i protokollet. Styrelsen bör även sköta organiseringen av medlemsvärvning och fästa vikt vid att skydda insamling av personuppgifter. I föreningslagen uppräknas de allmänna grunderna för uteslutning av en föreningsmedlem och i stadgarna kan villkoren för medlemskapet fastställas. Styrelsen kan utesluta en medlem såvida inget annat anges i stadgarna. Styrelsen ska sköta om inkassering av medlemsavgiften och om personen inte betalar medlemsavgiften bör ett uteslutningsbeslut göras. Styrelsen ska föra medlemsförteckning dit man åtminstone antecknar varje medlems fullständiga namn och hemort. Enligt personuppgiftslagen får man bara spara sådan information om medlemmarna som är relevant för föreningens verksamhet. En föreningsmedlem får bekanta sig med medlemsförteckningen och har rätt att få alla de uppgifter som finns på honom/henne i förteckningen. Bekantningsrättighet gäller för andra medlemmars del bara uppgifter om namn och hemort.

Namnteckningstätt och representation Att bevilja namnteckningsrätt Namnteckningsrätten fastställs i föreningsstadgarna. Ordförande har alltid namnteckningsrätt såvida det inte har begränsats i stadgarna. Om beviljandet av namnteckningsrätt bör det göras ett tydligt beslut och anteckna det i protokollet. Att sköta föreningens relationer till intressentgrupper Enligt föreningslagen representerar styrelsen föreningen. Styrelsen bör sköta relationer till intressentgrupper som är relevanta för föreningens verksamhet.

Anmälningar till föreningsregistret och tillståndsärenden En registrerad förenings styrelse bör se till att ändringsanmälningar som föreningsregistret kräver om stadgeändringar och byte av ordförande eller namntecknare görs till Patens- och registerstyrelsen (PRS). Ordförande bör även anmäla om föreningens adress ändras. Styrelsen tar hand om att skaffa olika tillstånd från myndigheterna, till exempel evenemangstillstånd.

Avtal, donationer och rättshandlingar 23

Till styrelsen hör att ingå avtal och rättsliga handlingar för föreningens räkning vilket till exempel betyder att förbereda avtal och förhandla om innehållet med den andra parten. Styrelsens möjligheter att fatta beslut beror på stadgarna och åtgärdernas natur och hur betydande de är. Föreningsmötet kan ha beslutanderätt om det till exempel är frågan om ett stort lån jämfört med föreningens ekonomiska ställning. Styrelsen fattar beslut även om små donationer och andra överlåtelseåtgärd. Styrelsen för en liten och ekonomiskt mindre bemedlad förening kan göra mindre donationer än styrelsen för en förmögen förening.

Uppgifterna som fastställts i föreningsstadgarna Styrelsen ska utföra de uppgifter som i stadgarna har uppräknats till styrelsen. I stadgarna kan man även bestämma om tjänster som föreningen erbjuder sina medlemmar. Styrelsens uppgift är också att ta hand om produceringen av dem.

Uppgifter som inte tillhör styrelsen Styrelsen kan INTE utföra följande uppgifter som tillhör föreningen: • Att ändra stadgarna • Att överlåta eller inteckna fastighet • Att överlåta annan egendom som är betydande för föreningens verksamhet • Beslut om omröstnings- och valordning • Att välja eller avskeda styrelsen eller dess medlem • Att välja eller avskeda revisor och verksamhets-granskare • Att fastställa av bokslutet • Att bevilja ansvarsfrihet • Upplösning av föreningen I föreningens stadgar kan man emellertid fastställa att styrelsen kan bestämma om försäljning, utbyte och inteckning av föreningens egendom.

Styrelsens ansvar Styrelsen ansvarar för sina handlingar. Detta ansvar består av kadeståndsskyldighet samt av straffrättsligt, parlamentariskt och moraliskt ansvar. Skyldighet till omsorgsfullhet förutsätter att styrelsen eller dess medlem inte vansköter sina uppgifter som fastställts i stadgarna eller i reglementen. Skadeståndsskyldighet kan uppstå om man avsiktlig eller av vårdslöshet har orsakat skada. Att bli ersättningsskyldig förutsätter att föreningsmötet beslutar att

väcka talan i rätten. Ersättningsskyldig är en person som varit delaktig i beslutet eller i dess verkställande. Ersättningsskyldighet kan även uppstå om övervakningsoch gransknings-skyldighet vansköts. Straffrättsligt ansvar är sällsynt för föreningens styrelsemedlemmar. Att kränka föreningens egendomsskydd, att kränka föreningens andra rättigheter och att orsaka skada för medlem på grund av vanskötta uppgifter kan leda till straffrättsligt ansvar. Parlamentariskt ansvar utkristalliserar sig i föreningens förtroende för styrelsen. Medlemmarna har visat sitt förtroende för de personer som de valt som sina representanter till styrelsen. Parlamentariskt ansvar är att bibehålla förtroendet. Styrelsen och dess enskilda medlem kan avskedas redan på grund av brist på förtroende under verksamhetsperioden. Moraliskt ansvar betyder till exempel informering om medlemmarnas rättigheter och skyldigheter samt tjänster och inskolning av stadgarna, reglementen och regler som påverkar verksamheten. Anmärkningar: Beviljandet av ansvarsfrihet tar bort ansvaret bara i relation till föreningen och ersättning kan krävas på basis av sådana uppgifter som inte var kända när ansvarsfrihet beviljades.

Skyldigheter som AUS har fastställt Föreningsanmälan AUS:s föreningsreglemente förpliktigar föreningar att göra en föreningsanmälan årligen. Föreningsanmälan inlämnas tillsammans med ansökan om verksamhetsbidrag eller skilt om bidrag inte ansöks. Föreningens stadgar AUS:s föreningsreglemente kräver att en förening som ingår i det första registret inte i sina stadgar kan begränsa studentkårens medlemmars möjlighet att bli en röstberättigad medlem. Stadgeändringar bör meddelas omedelbart Om föreningen ändrar sina stadgar bör stadgeändringarna omedelbart inlämnas till sakkunnig som ansvarar för organisationsärenden så att AUS:s styrelse kan granska föreningens behörighet för föreningsförteckning. Medlemsförteckning Föreningens styrelse bör föra en förteckning över föreningens medlemmar där det åtminstone bör framkomma varje föreningsmedlems fullständiga namn, hemort

och uppgifter om ifall medlemmen är medlem i AUS eller inte. Överföring av tillgångar vid upplösning av föreningen AUS:s föreningsreglemente kräver att förening som ingår i det första registret efter upplösning bör överföra sina tillgångar till studentkåren eller något annat organ vid studentkåren för att användas för föreningens ändamålsenliga verksamhet eller, om det är omöjligt, för att understöda studentkårens verksamhet.

Att göra föreningsanmälan

öreningar som ingår i föreningsförteckningen ska årligen lämna in en föreningsanmälan. Anmälningarna bör inlämnas före slutet av mars. Om noggrannare tidpunkt för inlämning av föreningsanmälan informeras på AUS:s internetsidor och i föreningsrapporten i börja av året. Det lönar sig att reservera tid för att fylla i anmälan. I föreningsanmälan krävs åtminstone en förteckning över föreningens funktionärer, en fritt formulerad verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, de ikraftvarande stadgarna och direkt e-postadress till styrelsen. Föreningar som hör till föreningsförteckningens första register och som fyller i föreningsanmälan kan ansöka om verksamhetsbidrag. Ansökning om verksamhetsbidrag ordnas i samband med föreningsanmälning. Föreningar som ansöker om verksamhetsbidrag bör i samband med sin ansökning även lämna in bokslut, budget och uppgifter om föreningens medlemsantal. Om föreningen inte lämnar in föreningsanmälan två år i rad inom utsatt tid kan styrelsen ta bort föreningen från föreningsförteckningen.

Bidragen som studentkåren beviljar

öreningarna kan ansöka om bidrag av studentkåren för finansiering av sin verksamhet och organisering av olika projekt och evenemang. Bidrag ansöks varje vår i form av verksamhetsbidrag samt som projektbidrag under hela året. Förutom bidrag kan nya föreningar ansöka om startpeng för att starta upp sin verksamhet.

Verksamhetsbidrag AUS har delat upp föreningarna som är verksamma vid AUS i två kategorier som kallas det första och det andra registret. Föreningarna i det första registret kan ansöka om verksamhetsbidrag av studentkåren en gång om året, vanligtvis i mars.

För utdelning av verksamhetsbidrag används en speciell poängsättningsmodell som föreningarna kan bekanta sig med på studentkårens hemsidor. Bland annat föreningens storlek, verksamhetens mängd och mångsidighet samt verksamhetens ansvarsfullhet påverkar poängsättningen. De särställda föreningarna är berättigade till högre verksamhetsbidrag för att kunna sköta sina skyldigheter. Studentkårens styrelse fattar årligen beslutet om verksamhetsbidragens storlek på basis av AUS:s organisationssektors förslag. I samband med ansökning om verksamhetsbidrag kan föreningarna även ansöka om höjt verksamhetsbidrag om föreningen under året kommer att ha ett exceptionellt evenemang eller projekt, till exempel en jämn årsfest. Grunderna för beviljande av höjt verksamhetsbidrag är de samma som för projektbidrag.

Projektbidrag Medan verksamhetsbidrag ansöks bara en gång om året på våren kan föreningar ansöka om projektbidrag av studentkåren året runt. Studentkåren delar ut projektbidrag under läsåret för verksamhet av olika slag som sker utanför föreningens normala verksamhet. Projektbidrag beviljas i huvudsak till projekt eller evenemang som är engångsföreteelser och som inte är årliga. Projektbidrag kan ansökas av studentkårens organisationssektor året om, dock beaktande att om man vet om projektet när verksamhetsbidrag ansöks bör ansökningarna sammanslås till höjt verksamhetsbidrag. Det slutgiltiga beslutet om projektbidrag så som om andra bidrag görs av studentkårens styrelse på organisationssektorens förslag.

Startpeng Studentkåren beviljar även ekonomiskt stöd i form av startpeng för nya föreningar som grundas under året. Startpeng är menad till att starta en ny förenings verksamhet, till exempel för Patent- och registerstyrelsens registreringskostnader. Så som med de andra bidragen gör studentkårens styrelse det slutgiltiga beslutet om startpeng på organisationssektorns förslag.

TTE-fonden Aalto-universitetets studentkår delar själv ut finansiering till föreningar en gång om året men TTE-fonden (Fonden för befrämjande av teknologverksamhet) som studentkåren äger beviljar finansiering året runt för all slags verksamhet vid studentkåren. Fonden som grundades 2006 beviljar trots sitt namn bidrag till alla aaltostudenter samt till föreningar och samfund som är verksamma vid studentkåren. Fondens mål är att stöda och aktivera studentverksamhet i alla dess former i Aaltosamfundet. Ju flera aaltostudenter som kan delta i projektet eller njuta av dess produkter, desto bättre. Fonden uppskattar speciellt projekt som uppmuntrar människor att verka och göra saker tillsammans för att skapa något nytt. Eftersom universitetets och dess studenters uppskattning också är beroende av att synas offentligt, uppmanar fonden till aktiv kommunikation både i Aaltosamfundet och utanför det. Tilläggsinformation om fonden kan du läsa på fondens hemsidor på adressen tter.ayy.fi.

Stöd för kommunikation

enom studentkåren har föreningarna och samfunden som är verksamma vid den lättare att nå så många av Aaltosamfundets medlemmar som möjligt. Nedan finns det en omfattande lista över olika medel och kanaler som föreningar kan utnyttja även i sin egen kommunikation. Även studentkårens organisationssektor erbjuder alltid föreningar hjälp i kommunikationsärenden på adressen jarjestoasiat@ayy.fi. Närmare information om kommunikation till internationella studerande finns i denna guides avsnitt ”Internationella studerande i föreningar”. När man kommunicerar via AUS:s kanaler måste man ta i beaktande att AUS är trespråkig. Meddelanden och information ska alltså finnas på finska, svenska och engelska.

Föreningsprofil på studentkårens hemsidor Studentkårens viktigaste kommunikationskanal är dess hemsidor på adressen www.ayy.fi. På hemsidorna erbjuds även föreningar en möjlighet att göra sig synlig genom föreningsprofilen. Föreningarna som har skapat en föreningsprofil syns på ayy.fi:s förstasida i ”slumpmässig förening”-rutan samt i listan under föreningar. Dessutom kan föreningar genom sin föreningsprofil skapa evenemang i ayy.fi:s evenemangskalender. Grunduppgifterna ska även finnas på svenska och engelska! Om föreningen behöver hjälp med detta lönar det sig att kontakta AUS:s organisationssektor. För att kunna skapa en egen föreningsprofil behövs användarkoder till ayy.fi. Alla föreningar som hör till föreningsförteckningen har fått koderna. Om koderna har försvunnit kan man be om dem från adressen webmaster@ayy.fi.

Studentkårens förenings- och veckorapport Förutom hemsidorna utgör de veckovisa rapporterna som skickas via e-post ryggraden för studentkårens informering: AUS:s veckorapport som är riktad till alla medlemmar och AUS:s föreningsrapport som är menad till föreningar och samfund. Veckorapporten kommer alltid ut på måndagar och når över 10 000 aaltostuderande vilket är rejält över hälften av alla studeranden. Antalet prenumeranter på e-postbrevet ökar ständigt.Veckorapporten samlar ihop veckans evenemang vid och kring studentkåren som intresserar studenterna. Det

är mycket önskvärt att även föreningar informerar via veckorapporten om olika möjligheter som berör alla aaltostuderande. Noggrannare anvisningar för hur man använder veckorapporten kan läsas på adressen www.ayy.fi/viikkotiedote. Föreningsrapporten kommer ut varje fredag och når nästan alla föreningar och samfund som är verksamma vid studentkåren. Rapporten samlar ihop officiell information riktad till föreningar samt information om intressanta evenemang, skolningar och rekreation som föreningen även kan informera vidare om. Så som med veckorapporten önskar studentkåren att föreningarna själva skickar in massor av meddelanden även till föreningsrapporten. Noggrannare användningsanvisningar för föreningsrapporten finns på adressen www.ayy.fi/ yhdistystiedote. Både vecko- och föreningsrapporten översätts till svenska och engelska så trespråkig kommunikation via dessa kanaler är mycket lätt för föreningar. Det lönar sig att utnyttja dessa översättningar från AUS i sin egen kommunikation!

E-postlistorna AUS använder tre e-postlistor i kommunikation riktad till föreningar. Även föreningarna kan använda dessa.

Föreningar-listan når alla styrelser eller informations-ansvariga för föreningar som hör till AUS:s förenings-förteckning. Till listan skickas varje fredag föreningsrapporten och eventuellt aktuella och brådskande meddelanden riktade till AUS:s föreningar. Informerande i föreningsrapporten har behandlats ovan. Man kan även fritt ansluta sig till listan http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Särställda-listan (erityiset@list.ayy.fi) når styrelser och informationsansvariga för AUS:s särställda föreningar. Listan modereras av organisationssektorn. Gillen-listan (killat@list.ayy.fi) når alla teknologgillens styrelser. Listan kan användas för att förmedla meddelanden som gäller teknologer. Listan modereras av organisationssektorn.

Sociala medier AUS är även starkt närvarande i sociala medier och erbjuder gärna även denna kanal till föreningarnas förfogande. Studentkåren är bland annat med på Facebook, Twitter, Foursquare,YouTube och Flickr. Den viktigaste kanalen inom sociala medier för studentkåren är Facebook som används till informering varje dag. AUS:s Facebook-sida finns på adressen

www.facebook.com/ylioppilaskunta. På Facebook finns även sidan International

AYY som är speciellt riktad till studentkårens internationella kommunikation. På Aalto Events & Culture –sidan samlas å andra sidan alla AUS:s och dess föreningars stora evenemang och information om dem.

Läsårskalender Varje höst producerar studentkåren studentkårens officiella kalender som delas ut gratis till alla medlemmar. Föreningar har möjlighet att meddela datum för sina viktiga evenemang till kalendern. Principen i allmänhet är att evenemanget ska vara tillräckligt betydelsefullt och det bör beröra en stor del av aaltostuderandena för att det ska publiceras i kalendern. Kalendern börjar sammanställas genast på våren och studentkårens informatör (tiedottaja@ayy.fi) ansvarar för dess producering. Tidtabellen för anmälning av evenemang meddelas till föreningar på våren.

Studentmedier Studentkåren har två medier: studenttidningen Aino och studentmedia Aate. De fungerar enligt principer för fri media och det lönar sig att vara i direkt kontakt med dem om man vill marknadsföra sitt evenemang eller projekt. Det är speciellt önskvärt att delta i Ainos och Aates verksamhet även som innehållsproducent. Personerna på Aino nås med adressen ainolehti@ayy.fi, Aate å sin sida med adressen aate-toimitus@ayy.fi. Tilläggsinformation hittar du även på mediernas hemsidor på adresserna www.ainolehti.fi och www.aatemedia.fi.

Evenemangens marknadsföring

Vid studentkåren ordnas det en otrolig mängd evenemang men informering är ofta svårt. Dessa anvisningar hjälper föreningar att nå aaltostudenterna bättre.

Elektronisk kommunikation Evenemangskalendrarna Alla har kalendrar. Med tanke på att ordna evenemang är bara 2-3 av dem viktiga beroende på hurdan publik du vill nå. Informeringen lönar sig att börja från kalendern för den förening som ligger närmast ditt samfund och samtidigt lägga evenemanget även i AUS:s elektroniska kalender genom att använda din föreningsprofil. Evenemangen kommer vanligtvis med i teknologgillenas kalendrar genom föreningsrapporten eller e-postlistor om evenemanget är öppet för alla aaltostuderande. Kylterit nås genom att lägga till evenemangets adress i kyweb.fi:s

evenemangskalender efter vilket KY:s informatör ännu godkänner evenemanget. Det mest lönsamma är att göra kalenderanteckningarna 3-4 veckor innan evenemanget. Aalto håller på att bli mer internationellt så se till att evenemangets uppgifter finns även på engelska! E-post AUS skickar veckorapporten till sina medlemmar varje vecka. Om evenemanget finns i AUS:s kalender kommer det automatiskt med i rapporten. Om du har någonting annat att informera om angående evenemanget, skriv en mycket kortfattad text om ditt evenemang och skicka den till AUS:s informatör (tiedottaja@ayy.fi). Det lönar sig även att fundera vilken förening man åtminstone vill att ska delta i evenemanget och skicka e-post direkt till dem. Inbjudningar märks alltid lättare än ”begäran att informera medlemmar”. Om man vill nå AUS:s alla särställda föreningar och gillen lönar det sig att dra nytta av AUS:s särställda- eller gillen-epostlistor. Sociala media Kalendrar, e-postlistor och meddelanden är statiska. Människor använder många timmar av sin dag i olika media och största delen av den tiden används nuförtiden på Facebook. Det innehåller nästa alla viktiga opinionsledare och aktiverar människor att delta i evenemangen. Genom att få evenemanget att sprida sig på Facebook försäkrar man sig mycket om att informeringen lyckas! På Facebook är det viktigt att fundera på genom vad man marknadsför evenemanget. Den egna personliga profilen räcker sällan som publiceringsplattform. Som hjälp lönar det sig att använda grupper (varifrån man kan skicka en automatisk inbjudan till evenemanget till gruppens alla medlemmar) eller sidor (så att evenemangsinformationen syns på allas väggar som gillar sidan). Bra Facebookgrupper och -sidor som redan finns är AUS:s sida Aalto Events & Culture, alla gillens sidor, konststuderandenas kulturmaskot Sheryl Tokyo och KY-kulttuurikanava -gruppen. Som en allmän regel lönar det sig att skapa alla evenemang mellan klockan 21-24 eftersom detta är Facebooks så kallade peak hour. De första 2-4 dagarna efter evenemangets skapande räcker oftast för att bedöma hur stor publikrusning evenemanget får. Nätsidor Studentkåren skapar vanligen nätsidor för de största evenemangen, till exempel

evenemangen under valborg finns på adressen www.wappu.fi. Det lönar sig att fundera om nätsidor skulle vara en bra tilläggssatsning till kommunikationen. Nätsidorna möjliggör medlen för intressant innehållsproduktion så som bloggar, nyhetsrapportering om hur evenemanget framskrider och en kanal till allt grafisk material så som bilder från tidigare års evenemang. Ju längre besökarna stannar på kanalen desto bättre fungerar sidorna! Det lönar sig alltså att satsa på sidornas innehåll och på så sätt göra informeringen mer lockande. Videor Roliga reklamvideor skapar iver och berättar om evenemanget. Dessutom passar de ihop med övrigt informerande när de länkas till exempel som en del av ett Facebookevenemang, nätsidor eller kalenderanteckningar. Hjälp till att göra videor får man av studentmedia Aate.

Tryckt media Affischer Nu har man redan använt de bästa sätten för informering om de har gjorts ordentligt. Om man vill satsa mera går man över till världen för tryckt reklam. Nyttan man får av att sprida ut affischer i jämförelse med priset är tvivelaktig. Om man emellertid vill göra allt för informerande är de ett konkret steg i det! Affischerna utgör basen för skapandet av evenemangets grafiska uttryck eftersom de även duger till nätdistribution och de är en bra grund för till exempel Facebook eller nätsidor. Beroende på distribution behövs det 50-150 affischer. Ställen som visat sig vara bra för affischernas distribution är: I Studenthem i Teknologbyn och Helsingfors. På dessa platser är anslagstavlorna i aulan och hissarna de bästa ställena. II Anslagstavlorna i skolbyggnaderna i Otnäs och i gillesutrymmena. Dessa finns det massor av så det lönar sig att vara noggrann med vilka som är menade för byggnadens egen information och vart även evenemangsaffischerna är välkomna. III Handelshögskolans huvudbyggnad. I byggnaden finns en stor anslagstavla och andra bra ställen är arbetssalarna på översta våningen samt på dörrarna till den största datasalen. IV TAIK:s hiss och byggnadens anslagstavlor. Affischer som lämnats i hissen hålls inte länge på väggen men de fungerar bäst. Anslagstavlor hamnar man att jaga efter i den labyrintliknande byggnaden men affischer som lagts upp bredvid studentrestaurang Kipsari får näst mest uppmärksamhet. Erfarenheten har

visat att en attraktiv affisch är det effektivaste sättet att nå konststuderande. Bordstrianglar Nästan varje studerande äter på en studentrestaurang en gång per vardag. Det är inte svårt att göra bordstrianglar men för stilighetens skull lönar det sig att beställa dem från tryckerier. Genom att göra en informativ bordstriangel och skaffa en jättestor mängd av dem når man många studerande även om mödan är stor. Antalet bordstrianglar som behövs kan lätt underskattas. Till en restaurang går det lätt åt över 15 bordstrianglar och om man är flitig med distributionen kommer man att behöva närmare hundra av dem. Flygblad och klistermärken Att dela ut flygblad på evenemang, vid stånd eller annars bara till samarbetspartners ger mera synlighet. På flygblad är det möjligt att inkludera en hel del konkret information om evenemanget och man kan göra dem billigt själv. Genom att beställa evenemangsklistermärken kan man hoppa in i gerillamarknadsföringens värld. Det är lätt att dela ut och fästa klistermärken noggrant på föremål så som på bärbara datorer eller udda allmänna platser. Det lönar sig emellertid att vara försiktig så man inte väcker förargelse eller skadar någons egendom. Om man blir för ivrig kan man snabbt bli tvungen att betala städningen.

Lustiga trick Gerillamarknadsföring är en teknikgren och med den är det möjligt att få mycket rörelse till stånd. Ibland kan även alternativa marknadsförenigkampanjer fungera. Hur skulle det till exempel vara med en evenemangsbanderoll till Alvarsplatsen eller en jäynä som har att göra med evenemanget? Eller en länk till en nätsida i form av en gåta på asfalten eller diffusa tips om evenemanget på campus? Igen lönar det sig emellertid att vara noggrann med offentlig egendom och se upp så man inte sårar någon utomstående. Massföreläsningar Handelshögskolans nya studerande sitter på massföreläsningar under sitt första år och den allmänna praxisen är att man på förhand ber föreläsaren om lov för ett kort yttrande om det kommande evenemanget. Föreläsningsmarknadsföring är enligt erfarenhet ett av de effektivaste sätten att aktivera unga ekonomistuderande. På de tekniska högskolornas sida är föreläsningsmarknadsföring ännu mindre använt även om det finns flera

massföreläsningar. Föreläsningsattacken fungerar så att man ber lov av föreläsaren till en 5 minuters stund innan föreläsningens början, lägger på en rolig evenemangsvideo för hela salen och lämnar på så vis en livlig bild av evenemanget i människornas minne. Stånden Det lönar sig att ta till fötterna. Det är möjligt att reservera en plats för ett stånd i samband med en kontrollrunda (t.ex. Otasuunnistus, Mursjujaiset, Talvipäivä, Hullu Jussi, Stadisuunnistus) och så kan du med föreningen berätta om ditt evenemang för andra studerande. Man kan även be om lov av institutioner att få hålla ett presentationsställe på allmänna genomgångsställen. Sådana är bl.a. gamla TH:s huvudbyggnad, Handelshögskolans huvudbyggnad eller Taikens nedre aula. Ståndens grundregel är att få förbipasserande på kroken och det viktigaste är att de får någonting konkret i handen från stånden. Till exempel genom att ordna en tävling, att lotta ut fribiljetter eller att dela ut flygblad får du förbipasserande att stanna och lyssna till vad du har att säga.

Så fungerar det Ett bra evenemang Efter all den hårda informeringen finns det sist och slutligen bara ett sätt att garantera evenemangets succé; att göra ett fängslande och fungerande evenemang för att möta efterfrågan. Detta sker genom att prova på nya eller oväntade saker, eller att använda ett väl beprövat koncept samt säkerställa kvalitén! En bra produkt är slutligen den enda saken som garanterar att budskapet når fram och sprids. Länkbarhet En bra kommunikation länkar ihop alla sina kanaler. En kalenderanteckning leder till Facebook vars evenemang leder till nätsidor. På nätsidorna finns alla evenemangets videor och tidtabeller för stånden. Den som söker har möjlighet att ständigt hitta mera information om evenemanget. Samarbetspartners En förening är sällan evenemangsarrangör ensam. Genom att bjuda in andra att hålla kontrollpunkter, ge privilegier och göra samarbete med andra föreningar, AUS:s kommittéer eller funktionärer skapas ett kontaktnät kring evenemanget.

Det lönar sig att fundera på hur andra kan delta och aktivera dem som en del av evenemanget. Berättelse och arrangörer Varför är evenemanget bra? Vad gör man där? Vem kommer dit? Hurdant är det där? Vem ordnar det? Genom att skapa en intressant berättelse inklusive arrangörerna och genom att svara på frågor som evenemangskommunikation sällan förstår att svara på får man till stånd en intressant och livlig upplevelse av att delta i evenemanget. En bra berättelse pratas det om, man vill veta mera om dess arrangörer och till slut kan man märka att ett fenomen har uppstått.

Kriskommunikation

denna instruktion för krissituationer har det samlats råd för hur man ska agera när olyckor och olycksfall händer. Det är även bra att kunna ingripa i problem gällande relationer, ork och rusmedel och man måste kunna diskutera om dem konfidentiellt inom föreningens styrelse om situationen så kräver.

Allvarlig sjukdomsattack eller olycka Det är vårdpersonalens uppgift att kontakta anhöriga för den person som insjuknat eller hamnat i en olycka. Om en olycka inträffar till exempel på ett evenemang som föreningen ordnar är det föreningens representants uppgift att sköta den interna informeringen och ärendets uppföljning. Detta lönar det sig att göra i samarbete med studentkårens funktionärer (AUS:s sakkunnig inom socialpolitik) och skolans personal. Med dem lönar det sig också att fundera på hur man närmar sig den skadades anhöriga. Eventuella kondoleanser framförs på föreningens och/eller studentkårens vägnar. En viktig stödåtgärd efter olyckan är eftersnack om det som inträffat d.v.s. att man går igenom händelserna tillsammans med en specialist på området. Hjälp till eftersnack kan man be om till exempel av SHVS eller högskoleprästerna.

Våldssituation och självmordshot I en farlig situation lönar det sig inte att riskera sin egen säkerhet utan det är bättre att kalla hjälp till platsen. En våldsam situation kan kräva eftersnack om det som inträffat med dem som varit inblandade, till vilken det lönar sig att be om hjälp av en specialist på området. En person som pratar om självmord är i en verkligt desperat situation och prat om självmord bör inte ignoreras. Den bästa hjälpen för en person som pratar

om självmord är att lyssna och att leda personen till professionell hjälp. Råd för sådana situationer lönar det sig att fråga efter av SHVS:s specialister för mental hälsa.

Utmattning Det är svårt att identifiera tecken på kraftig trötthet eftersom en person som fungerar på sin yttersta gräns sällan erkänner situationen för sig själv eller andra. Det är även svårt att ingripa i en annan persons utmattning. Det lönar sig ändå att diskutera om saken med den som det berör genast då personens beteende eller ork börjar oroa dig. Inom föreningen är det även bra att fundera på hurdana värden den vill främja. Är en helt fylld kalender någonting att skryta om? Föreningen kan genom sin verksamhet framhäva vikten av studerandenas ork så att man inte idealiserar överdriven tävling eller prestering. Till exempel i Nyytti ry (www.nyytti.fi) fungerar grupper för olika problem under studietiden samt en jour som drivs av volontärer. Om du behöver någon som lyssnar får du också hjälp av Föreningen för mental hälsas kristelefon eller högskoleprästerna. Aaltos studiepsykologer eller karriärservices karriärpsykolog hjälper med studieproblem.

Depression Det är svårt att känna igen och att medge om man själv lider av depression. Ännu svårare är det att märka depression i en annan människa. Det lönar sig emellertid att uttrycka den egna oron över den andra människans välmående genast och försöka få den deprimerade att söka professionell hjälp (SHVS:s mentalvårdtjänster). Även på nätet finns det olika tester för att känna igen olika situationer och symptom samt instruktioner för din eller en näraståendes depression.

Mobbning Mobbning kan vara att bagatellisera den andra antingen verbalt eller genom olika gester. Det kan även ta sig uttryck i sexuella trakasserier eller som uteslutande från gemenskapen. Om ni märker att det förekommer mobbning inom er förening, ta upp saken med någon pålitlig person (t.ex. AUS:s sakkunnig för socialpolitik, AUS:s kontaktpersoner i trakasserisituationer). Det lönar sig att fråga om råd för hur

man ska sköta situationen av de som har som yrke att hjälpa andra, eftersom mobbning påverkar hela genemskapen. I föreningen lönar det sig även att fundera på hur man i fortsättningen skulle kunna agera för att förebygga liknande fall.

Ensamhet De äldre studerandena och speciellt tutorerna har en mycket central roll i att komma in i studentsamfundet. Såväl i tutor- och ISOverksamhet som i föreningens verksamhet lönar det sig att satsa på sättet man tar emot de nya studerandena på. En öppen och intresserad mottagning lockar de nya studerandena med i verksamheten. Det är bra för föreningen att hålla ett öppet sinne till hurdan verksamhet den ordnar: vågar alla säkert delta? Om inte, varför? Genom att få de nya studerandena med i studentverksamheten kan man förebygga ensamhet och allvarligare problem som uppstår från det. Missbruksproblem Alkoholanvändning upplevs allmänt som en del av studiekulturen och när användningen av rusmedel blir värre är det svårt att ta upp det till diskussion. Även om ämnet är känsligt är det bra att diskutera med missbrukaren om det skulle vara bra om han/hon skulle skaffa professionell hjälp. SHVS är ett naturligt organ som erbjuder hjälp men missbrukaren kan även kontakta det närmaste öppenvårdsstället (t.ex. A-kliniken) där hjälpbehovet kan utvärderas från en professionell synvinkel. Förebyggande missbruksarbete är att uppmuntra till oberusad studiekultur och livsstil. Detta är en sak som det på allvar lönar sig för en förening att fundera på: att avnjuta alkohol hör till många studerandes vardag och till föreningars evenemang men det skulle vara bra om föreningen har evenemang där det verkligen är möjligt att ha roligt utan sprit.

IT-tjänster

tudentkåren erbjuder föreningar mångsidiga IT-tjänster. En del av tjänsterna finns på ayy.fi -sidorna, en del på andra servrar. Förutom AUS:s organisationssektor så hjälper även IT-sektorn föreningar i IT-ärenden på adressen tietotekniikka@ayy.fi.

Otax-servern Otax är studentkårens egen maskin, som har långa traditioner. Nuförtiden erbjuder Otax konton och utrymme på nätet huvudsakligen åt föreningar.

Studentkårens Otax-server erbjuder föreningar hemsideutrymme som stöds av PHP och MySQL. Av datasäkerhetsskäl har Otax relativt strikta inställningar men de flesta av php-tillämpningarna (CMS, bloggar, wiki) fungerar bra på Otax. Ett Otax-konto måste ha en administratör som meddelas en gång om året och kontots webbtillämpningar bör hållas uppdaterade. Tilläggsinformation om Otax hittar du på adressen www.ayy.fi/wwwpalvelut-otaxilla.

E-postlistor Mailman är ett program som är avsett att underlätta administrering av e-postlistor. AUS:s alla e-postlistor finns på Mailman-systemet och även föreningar erbjuds en möjlighet att skapa och använda e-postlistor med Mailman-systemet. Varje lista har en egen administratör som automatiskt får ett lösenord till systemet från Mailman vid skapandet av en lista. Mailman-listor administreras genom ett webanvändargränssnitt med vilket det är relativt lätt att administrera listorna. Noggrannare uppgifter om e-postlistor hittar du på adressen www.ayy.fi/ mailman-sahköpostilistat.

Domänadress Föreningarna kan även skaffa sig en egen domän. De egna domänerna får man att fungera på Otax och vid behov även på e-postlistor. Tilläggsinformation kan fås av AUS:s IT på adressen tietotekniikka@ayy.fi.

Utrymmen som studentkåren hyr ut Klubb- och förrådsutrymmen Studentkåren hyr ut klubb- och förrådsutrymmen till sina föreningar. Utrymmen hyrs ut för en viss tid men hyresavtalen förnyas om det inte finns några tunga skäl att inte göra det. Man kan ansöka om utrymmen till sitt förfogande kontinuerligt av organisationssektorn. Om din förening behöver klubb- eller förrådsutrymme ska ni lämna in en väl motiverad ansökan om utrymmesbehov till organisationssektorn. Nya utrymmen söks ständigt men det finns inte tillräckligt med utrymmen för alla föreningar. Utrymmena som redan används blir sällan lediga så det kan ta flera år att få ett utrymme. De utrymmen som blivit lediga eller de nya utrymmena delas alltid ut på basis

av brådskande natur, behov och användningssyfte eftersom de olika föreningarna har mycket olika utrymmesbehov. Även utrymmena är mycket olika, allt från förrådsskjul på en halv kvadratmeter till större klubbutrymmen med tappställen och fönster.

Engångsuthyrbara utrymmen Studentkåren hyr även ut bastu-, fest-, mötes- och sitzutrymmen för en dag i taget. Föreningarna vid AUS är berättigade till att reservera utrymmen till ett nedsatt pris. Noggrannare information om utrymmena, deras priser och användningstider finns på adressen www.ayy.fi. AUS har även många utrymmen som kan reserveras gratis.

Utrymmenas förhandsreservationstillfälle Lokalhamstrandet Två gånger om året ordnar man förhandsreservationstillfällen för föreningar för de engångshyrbara utrymmena där föreningarna får reservera utrymmen för ett halvt år framåt redan på förhand före andra studentkårsmedlemmar eller utomstående hyrestagare. Tillställningar som kallas Lokalhamstrandet (fi. Tilakähmyt) ordnas vanligtvis i maj och december. Under andra tider under året kan man reservera utrymmen från AUS:s servicepunkt i Otnäs. Man kan även kontrollera utrymmenas reserveringsläge i förväg på studentkårens hemsidor på adressen www.ayy.fi eller genom att ringa till Otnäs servicepunkt.

Nycklar och hyresbetalning Utrymmena faktureras av föreningen men utrymmet kan även betalas med kontanter när dess nycklar avhämtas. Nycklarna avhämtas från Otnäs servicepunkt på reserveringsdagen klockan 12-16. Om reservationen är på veckoslutet avhämtas nycklarna på fredag. Nycklarna returneras till Otnäs servicepunkt eller om den är stängd till servicepunktens postlåda senast följande dag före klockan 12. Användning av utrymmena När nycklarna avhämtas får hyrestagaren en granskningslista för utrymmet som ska fyllas i noggrant. Så försäkrar man sig om att utrymmet är i bra skick även för den följande hyrestagaren. Listorna gås igenom av fastighetsassistenten som även reparerar de fel och brister som antecknats i listorna. Att fylla i listan slarvigt eller att låta bli att fylla i den kan leda till sanktioner.

Även utrymmenas oansvariga användning leder till sanktioner som är 50-500 euro. Saker som leder till sanktioner är bland annat • • • • • •

att lämna fönster eller dörrar öppna eller olåsta att lämna utrymmena i ostädat skick ostädade sekret att skada möblemanget i utrymmet klagomål om oljud osakligt beteende Basturnas uppvärmningstid skiljer sig från utrymmets användningstid. Ändringar i och förlängningar av uppvärmningstiden ska anmälas två veckor före utrymmets användningsdag. För förlängning av uppvärmningstiden debiteras timpris.

Paketbilen AUS hyr även ut en paketbil till sina medlemmar och föreningar som är verksamma vid studentkåren. Paketbilen reserveras antingen i samband med lokalhanstrandet eller från AUS:s servicepunkt i Otnäs. Tilläggsinformation om användningstiderna och priset finns på adressen www.ayy.fi. Paketbilens nycklar avhämtas från servicepunkten när den reserverade tiden börjar förutom för veckoslutsturer då nycklarna avhämtas på fredag före klockan 15. Nycklarna ska returneras följande dag senast klockan 9.00. Att returnera bilen eller nyckeln försenad leder till tilläggsavgift. Om bilreturneringen är över 30 minuter försenad har den följande hyrestagaren rätt att hyra en motsvarande paketbil varifrån som helst till sitt förfogande på din bekostnad. Bilen ska även avhämtas inom 30 minuter efter den egna reserverade tiden har börjat eller meddela när bilen avhämtas. I annat fall kan AUS hyra ut paketbilen till någon annan eller använda den själv. Paketbilens förare ska vara AUS-medlem. Självrisken för skador är 500 euro och man ska omedelbart anmäla skadan genom att fylla i skadeanmälan och berätta om skadan till servicepunkten. Om skadan inte anmäls eller en förare som inte är AUS-medlem har orsakat den dubbeldebiteras självrisken.

Skolningar och kurser för föreningar Studentkåren ordnar årligen föreningsskolning för att hjälpa föreningarnas nya funktionärer med att komma igång. I allmänhet planeras skolningar till årsskiftet så att de nya föreningsfunktionärerna får mest nytta av dem.

Skolningarna innehåller i allmänhet information i ett nötskal om studentkårens verksamhet och tjänster för föreningar, skötsel av föreningens ekonomi och mötesteknik. Man ger vanligtvis även speciell skolning om föreningsstyrelsens verksamhet eftersom speciellt föreningens styrelsemedlemmar vanligtvis deltar i skolningen. Det är även möjligt att ordna skolningar på basis av föreningarnas egna önskemål så det lönar sig att modigt framföra sina önskemål om olika skolningar till studentkårens organisationssektor.

Internationella studerande i föreningar

id Aalto studerar, förutom finländare, en ökande grupp internationella studerande. De utgör redan över en tiondedel av alla Aalto-studerande: det finns cirka 950 internationella examensstuderande och cirka 650 utbytesstuderande. Några av dem kan finska men största delen använder engelska som sitt dagliga språk. Det viktigaste för att ta hänsyn till internationella studerande är således engelskspråkig informering och evenemang som inte förutsätter kunskaper i finska. Det är viktigt att internationella studerande kan komma med i föreningsverksamhet och hobbyer eftersom det är ett av de bästa sätten att komma in i studentsamfundet och få finländska vänner. Å andra sidan kan även finländska studerande förbättra sina språkkunskaper och internationella kunnande när de umgås med internationella studerande. Internationella studerande är i allmänhet mycket intresserade av att bekanta sig med finländare men de upplever sig oftast inte välkomna med i föreningsverksamhet förutom om man marknadsför det direkt till dem på engelska.

Grundverksamhet intresserar även en internationell studerande När verksamhet för internationella studerande planeras är det bästa sättet att

ta dem med i föreningens normala, till finländare riktade verksamhet och inte isolera dem till egen verksamhet. Det finns även egna föreningar och evenemang som har sina väsentliga uppgifter för internationella studerande men speciellt examensstuderande är här länge och vill uppleva sig vara en del av det finska samhället. Många av dem är intresserade av samma saker som finländare, till exempel musik, motion, studentpolitik, företagsbesök eller gilles- och ämnesföreningsverksamhet. Det viktigaste för internationella studerandenas trivsel är att föreningens andra medlemmar pratar engelska när internationella studerande är med, förutom naturligtvis om de internationella studerande ber om att få öva finska. Dessutom är det bra att ta hänsyn till vissa kulturskillnader. Till exempel finländarnas inställning till alkohol och nakenhet är annorlunda än i många andra kulturer. Därför är det bra att ordna evenemang där drickande inte är huvudsaken, och att det på bastukvällar finns skilda turer för män och kvinnor. Bäst får man reda på de internationella studerandenas önskemål om hur kulturskillnaderna beaktas genom att fråga om dem av dem själva.

En ansvarig för internationalitet i varje förening Det bästa sättet att ta hänsyn till de internationella studerandena i föreningens verksamhet är att utnämna en ansvarig för internationalitet. Ansvarig för internationalitet är en styrelsemedlem eller en aktiv person inom föreningen vars uppgift är att beakta de internationella studerandenas synvinkel i allt och påminna om det vid behov. Den ansvariga tar till exempel hand om att föreningen informerar om sin verksamhet och sina evenemang även på engelska och att den som inte kan finska inte blir isolerad på föreningens evenemang. Ansvarig för internationalitet tar emot de internationella studerandena, berättar för dem hur de kan delta i verksamheten och tar hand om deras trivsel. Det är emellertid inte meningen att ansvarig för internationalitet ensam ansvarar för föreningens internationella medlemmar utan bara håller i alla trådar. För att resultatet ska vara fungerande bör även föreningens andra medlemmar ta de internationella studerandena och användningen av engelska i sin verksamhet i beaktande.

Hur når man de internationella studerandena? AUS:s veckorapport AUS:s översättare översätter veckorapporten i sin helhet till svenska och

engelska. Texterna kan ni skicka till informatören (tiedottaja(at)ayy.fi) på finska eller engelska. Texter som skickats bara på engelska förblir på engelska även i de andra språkversionerna. Den engelskspråkiga veckorapporten skickas till de internationella studerandenas listor på måndag eller tisdag när översättningen har blivit färdigt. Texterna bör skickas senast fredagsmorgnar klockan 10. De ska vara så korta som möjligt, helst bara några rader. Facebook På Facebook-sidan International AYY kan man informera på engelska om vilket evenemang eller ärende som helst som de internationella studerandena eventuellt kan vara intresserade av. E-postlistorna för de internationella studerandena • exchange@list.ayy.fi (når hundratals utbytesstuderande) • int-degree@list.ayy.fi (når hundratals internationella examensstuderande) AUS:s sakkunnig för de internationella ärendena modererar listorna. Skicka ditt meddelande direkt till listans adress. Meddelandet skickas till mottagarna genast när moderatorn har godkänt det. Bilagor kan inte skickas till listan. AUS:s veckorapport skickas till dessa listor på måndagar eller tisdagar genast när översättningen har blivit färdig. Det är i allmänhet bäst att spara information om evenemangen till veckorapporten för att det inte ska komma för mycket spam till listan. Vem som helst kan följa med listorna genom att gå med i dem på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/exchange http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/int-degree

Ayy.fi Man bör även skapa en engelskspråkig version av föreningens profil på AYY.fi! Åtminstone borde sådana grundläggande saker som föreningens kontaktuppgifter finnas på varje förenings engelskspråkiga profilsida på AYY.fi. Föreningens egen informering På föreningens nätsidor och Facebook-grupper är det bra att ha åtminstone föreningens grunduppgifter, kontaktuppgifterna till ansvarig för internationalitet och uppgifter om hur man kommer med i verksamheten på engelska. När det känns för jobbigt att skriva delar av nätsidor som ändrar ofta eller vardaglig e-post på engelska lönar det sig att ha åtminstone rubriken på två språk. Då vet de internationella studerandena vad ärendet gäller och det är lättare att

fråga efter tilläggsinformation eller använda Google translate.

Hjälp med internationella ärenden Studentkårens sakkunnig för internationella ärenden och styrelsens ansvarig för internationalitet erbjuder rådgivning och stöd i internationella ärenden. Bägge kan nås via e-post på adressen international(at)ayy.fi. AUS:s sektor för internationalitet främjar Aaltos internationalisering från studerandes synvinkel och fungerar som intressebevakare för de internationella studerandena. Därför försöker vi även på alla sätt underlätta för de internationella studerandena att fullt kunna gå med i studentsamfundets verksamhet och vid behov ger vi gärna råd till exempel om ärenden gällande hur man når de internationella studerandena.

Arkivering

Ännu för några år sedan sades det att studentorganisa-tionens minne är fem år. Nu har mantrat ändrats till tre år och de mest pessimistiska konstaterar att organisationen inte har något minne. Därför är det viktigt att nedteckna och arkivera föreningens verksamhet för framtidens skull. Föreningslagen förutsätter bara att föra protokoll över föreningsmöten som sedan arkiveras - de har den mest sannolika chansen att klara sig långt in i framtiden. Dessutom ska föreningar följa bestämmelser i bokföringslagen om ekonomimaterial. En stor del av föreningens verksamhet kan falla i historiens glömska eftersom inget organ kräver att föreningen sparar mer informellt material. Med arkivering förstås i allmänhet enligt den striktaste definitionen bara att spara papper men att dra gränsen vid papper exkluderar avsevärt många färger och nyanser från arkiveringen av tidsbilden. Arkivering kan som bäst gälla även till exempel föremål. En bra princip kan vara att föreningen har ett dokumentarkiv som innehåller till exempel protokollen, ekonomiärenden, verksamhetsberättelserna och planen samt olika testamenten, dokument över evenemangsarrangering och dokument över den egna e-postlistan i pappersform. Vid sidan av dokumentarkivet borde det finnas ett föremålsarkiv som består av trycksaker, affischer, textiler och logon. Att försumma dokumenteringen kan i framtiden försvåra underökning av det förflutna. Alla vet i dag och kanske ännu i morgon vad ett visst roligt föremål är, vem som donerade eller gjorde det samt varför det överhuvudtaget finns i

föreningen. Föremålets koppling till människor bryts emellertid ofta med tiden och efter en tid finns bara föremålet kvar utan någon information. Bra rutiner är A och O i arkivering. När arkiveringsrutinerna är tydliga för föreningens alla funktionärer behöver ingen få panik i slutet av året över saker som fattas. Det är bra att ta som vana att man till exempel vid olika beställningar beställer även exemplar för arkivering. Ett bra antal för arkivering av föremål och till exempel för tidningar är 1-3, inte för många och inte för få. Två exemplar är ett motiverat antal, då hålls det ena som arkivexemplar och det andra kan användas till exempel på utställningar.

Fotografier som en del av arkivet Ett fotografi förlorar sitt informationsvärde och blir ett konstföremål när man inte vet vem, var, när, varför eller vad. Dagens digitala fotografering producerar ofta en så ofantlig mängd fotografier att det inte är lätt att ha kontroll över dem. Fotografering är viktigt men lika viktigt är en systematisk dokumentering av fotografimaterialet som en del av föreningens historia. Beroende på hur viktig tillställningen är lönar det sig att dra gränsen för antalet fotografier till 10-40 d.v.s. till en hanterbar helhet. Fotografierna ska sparas som en egen helhet i samband med vilken det finns uppgifter om evenemanget, fotografen, tidpunkten och platsen samt, som en relevant del, uppgifter om vem som är med på fotografierna. Det är även bra praxis att spara fotografens tillstånd att använda fotografierna – eller förbud mot kommersiell användning - tillsammans med fotografierna. Ett enkelt sätt är att årligen göra en undermapp för varje evenemang i bildmappen och i den spara de numrerade fotografierna, informationsbladet och fotografens uppgifter samt tillstånd att använda bilderna. Det här skapar massor av undermappar men samtidigt får man en bildsamling som är hanterbar och användbar. Gamla fotografier lönar det sig att skanna en gång ordentligt eftersom varje skanning skadar fotografier – ju äldre fotografi desto minde hantering och fotografiet håller bättre. Även de nyare bilderna som är från 1960-80-talen lönar det sig att skanna på grund av blekning och andra degenerativa fenomen. Det lönar sig att beställa alla bilder i pappersform som tål användning och som i en idealvärld borde förvaras i album. Om de elektroniska systemen förstör bildarkiven kan historien alltid räddas och rekonstrueras om man har förstått

att skaffa pappersbilder. Gamla, förstorade fotografier är ett ypperligt sätt att lyfta fram den egna historien i föreningsutrymmena eftersom ett fotografi alltid berättar mera än ett protokoll.

Studentkårens arkiv hjälper Det lönar sig definitivt för föreningen att använda de tjänster som studentkårens arkiv erbjuder: handledning, förpackningsprodukter och förvaring. Lagringsformatet kallas deponering – materialet hålls som föreningens egendom och på föreningens ansvar men arkivet sköter om materialets korrekta förvaring och uppmuntrar aktivt till att ordna samlingen. När grundarbetet är gjort är arkiveringen mycket lätt och enkel i fortsättningen. Arkivet tar gärna emot material även till sin egen samling. Speciella samlingsobjekt är alla halarmärken samt officiella märken och uppvaktningar. Eftersom arkiveringens syfte inte är att belasta föreningens ekonomi är AUS:s arkiv berett att lösa in föremål. Föremål menade till AUS:s arkiv får hämtas direkt till arkivet eller skickas från studentkårens servicepunkter via intern post. Tilläggsinformation, råd och instruktioner om arkivering får man av studentkårens arkivarie från adressen arkisto@ayy.fi.

Litteratur

Paasolainen, Seppo. 2010.Yhdistyksen hallituksen pelisäännöt. Yhteistyösopimuksella tuloksiin. Protaito.

Bilagor Modell för stiftelseurkund Stiftelseurkund Vi undertecknade har idag grundat en förening med namnet ……………., blivit dess medlemmar och godkänt följande stadgar för den. I Esbo 30.4.2012

Jane Doe

John Doe

Jane Doe

John Doe

E. X. Sample

Ed Cetera

E. X. Sample

Ed Cetera

Instruktioner för nödsituationer Det är bra att ställa fram dessa instruktioner, till exempel på föreningslokalens vägg eller på nätsidorna. I BEDÖM situationen • mitä on tapahtunut • tarvitaanko apua

Klip för att fästa på väggen.

II FÖRHINDRA andra olyckor • rädda • varna • närma dig ett farligt objekt med försiktighet III Gör EN NÖDANMÄLAN • Det allmänna nödnumret 112 • När du ringer till nödnumret 112: • berätta vad som har hänt (sjukdomsattack, olycka) • berätta den exakta platsen där fallet har hänt • svara på frågorna som ställs åt dig (patientens hälsotillstånd, noggrannare uppgifter, namnet på den som slog larmet) • lägg inte på luren förrän du har fått lov • kontakta vaktmästaren som sköter vägvisningen till olycksplatsen • berätta att hjälp är på väg och hurdana instruktioner du fick IV FÖRSTA HJÄLP • ge första hjälp V Vägvisningn till samlingsplatsen om byggnaden måste tömmas