FileMaker แนะนําการสร้างระบบฐานข้อมูล ด้วยโปรแกรม File Maker
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
บทนํา สวัสดีครับชาวโลกและขอขอบคุณที่ให้ความสนใจอ่าน E-book เล่มนี้นะครับ โดยส่วนตัวแล้วกระผมเอง ไม่ใช่คนที่พูดมากเท่าไรและค่อนข้างที่จะไม่เป็นทางการอย่างแรง ดังนั้นผมจึงคิดว่าจะไม่ชักแม่น้ํา 5 - 6 สายมาให้มันวุ่นวายละ เพราะไม่มีปัญญาชักและเห็นว่าไม่เป็นประโยชน์เท่าที่ควร ก่อนอื่น ก็อยากจะ บอกท่านผู้อ่านให้เข้าใจตรงกันไว้ก่อนนะครับว่า
! - E-book เล่มนี้ เป็นการกล่าวนําการสร้างระบบฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม File Maker ระดับพื้นฐาน ซึ่ง ผมเขียนจากประสบการณ์ที่ได้จากการทํางาน ดังนั้นผมจะไม่อ้างอิงวิชาการเท่าไร แต่จะเน้นให้เอาไปใช้ งานในชีวิตประจําวันได้มากกว่า เรียกว่าเอาประสบการณ์มาเล่าให้อ่านกัน
!
- ผมไม่ได้เก่ง File Maker ถึงขนาดตอบได้ทุกเรื่องนะครับ บางเรื่องที่ไม่รู้ ผมก็ใบ้ไปเลยเหมือนกัน แต่ก็ จะพยายามหาคําตอบสําหรับคําถามที่ยังตอบไม่ได้ก็แล้วกันเนาะ หากมีคําถามก็ไป post ถามที่ facebook.com/fmp.th นะครับ
! - ผมไม่ได้มีส่วนได้เสียกับ บ. File Maker นะครับ เพียงแต่เห็นว่าโปรแกรมของเขาใช้งานดี และผมก็ ถนัดโปรแกรมนี้พอสมควร ก็เลยเอามาแบ่งปันให้คนอื่นๆบ้าง ส่วนการจัดหาโปรแกรมนั้น ก็รบกวน ทุก ท่านจัดหามาใช้งานเองครับผม
! ผมเป็นประชาชน คนธรรมดาที่นับถือศาสนาพุทธคนหนึ่ง ตามหลักแล้วการกระทําใดๆก็ตามที่อาจจะ สร้างความขุ่น ข้องหมองใจให้กับท่านผู้อ่าน ผ่านทาง E-book เล่มนี้ ผมก็ต้องขออโหสิกรรมกับทุกท่าน เอาไว้ก่อนนะครับ และบุญอันจะเกิดจากการให้ปัญญากับผู้อื่นในครั้งนี้ ก็ขออุทิศให้ บิดา มารดา ภรรยา และ บุตร ตลอดจนผู้ที่ร่วมสร้างกรรมด้วยกันมาในทุกชาติ ขอให้ทุกท่านมีปัญญาที่เฉียบแหลม มองเห็น ภัยในวัฏสงสารและเข้าสู่กระแสของพระนิพพานโดยเร็วด้วยเทอญ
! FMPTHAILAND.COM
เหมาะกับใคร
ถ้าถามว่าโปรแกรม File Maker มันเหมาะกับใคร ก็ต้องตอบว่าเหมาะกับทุกคนที่มีความเกี่ยวข้องกับ ฐานข้อมูล เท่าที่คิดได้ เราทํางานกับฐานข้อมูลตลอดเวลาแม้กระทั่งการใช้งานโทรศัพท์อย่างเดียวก็เหอะ โลกของ Computer นั้นมีโปรแกรมที่ใช้จัดการฐานข้อมูลอยู่มากมาย File Maker ก็แค่เป็นหนึ่งในนั้น แต่ด้วยความง่ายในการใช้งาน มันจึงเหมาะสมสําหรับ - คนทั่วไปที่ใช้งาน Computer เป็นแต่ไม่มีความรู้เรื่องการสร้างฐานข้อมูลซึ่งต้องทํางานกับฐานข้อมูล - คนที่สร้างฐานข้อมูลเป็นแล้ว แต่ต้องการความเป็นอัตโนมัติ ประเภทกดปุ่มเดียว แล้วให้โปรแกรมทํา งานให้ทุกอย่างให้ เรียกว่าขี้เกียจทํางานซ้ําๆ หรือซับซ้อนมากๆ (ผมเป็นประเภทนี้แหละ ขี้เกียจ) - ต้องการสร้างมูลค่าเพิ่มให้ตัวเอง จะได้ขอเพิ่มเงินเดือนได้ ก็ดีนะ - คนที่เบื่อ excel กับ access คนที่ชอบก็ใช้ต่อไปครับ เอาให้เก่งเฉพาะด้านไปเลย - คนที่ต้องใช้งานฐานข้อมูลเป็นเครือข่าย โดยไม่ต้องอาศัยฝ่าย IT มากนัก ประมาณว่า ทําเองก็ได้วะ .. ไม่ง้อๆ - นอกนั้นก็คงเป็นคนที่อยากจะรู้ว่า ไอ้โปรแกรมนี้ มันเอามาใช้งานกับงานของตรูได้ไหม เลยแวะมา อ่านดู FMPTHAILAND.COM
เนื้อหา
สําหรับเนื้อหาของ E-book เล่มนี้ จะเน้นหนักไปที่การทําความเข้าใจพื้นฐานการสร้างฐานข้อมูล ด้วย โปรแกรม File Maker นะครับ อันจะประกอบไปด้วย - ระบบฐานข้อมูล - คุณสมบัติของโปรแกรม File Maker - โครงสร้างของโปรแกรม File Maker - การสร้างฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม File Maker - โปรแกรม File Maker กับ ภาษาไทย และวิธีแก้ไข
! ! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
ระบบฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล คืออะไรยังไง สําหรับมือใหม่ที่ไม่มีพื้นฐานเลย อย่างแรก ถ้าอยากจะรู้ข้อมูลทางวิชาการว่า ระบบฐานข้อมูลมันคืออะไร ก็ไปที่ Google แล้วก็พิมพ์ ถามได้เลยนะครับ มีอธิบายละเอียดยิบเลย แต่ ถ้าจะให้ผมอธิบาย ก็ได้จะได้เรื่องดังนี้ (มีอธิบายไว้ใน web fmpthailand.com เช่นกันนะครับ) ย้อนไปยังสมัยที่ยังไม่มี Computer เอาสักสมัยที่มีเครื่องพิมพ์ดีดก็แล้วกัน ระบบฐานข้อมูลสมัยนั้น ถ้า เอาหรู ก็คือใช้เครื่องพิมพ์ดีด พิมพ์เก็บข้อมูลบนกระดาษกัน ลักษณะการเก็บข้อมูลก็จะเป็นดังนี้
!
- ใช้กระดาษ 1 แผ่น หรือมากกว่า เพื่อพิมพ์ข้อมูลลงไป สมมุติแผ่นเดียวละกัน - ในกระดาษก็จะมีช่องให้กรอกข้อมูลต่างๆ เช่น ช่องแปะรูป ช่องใส่ชื่อ นามสกุล และอีกมากมาย สมมุติ 1 คน ต่อกระดาษ 1 แผ่น มีช่องให้กรอกข้อมูลเหมือนกันทุกแผ่น เมื่อใส่ข้อมูลครบ ก็เอาใส่ แฟ้ม เรียงกันตามตัวอักษร หรือ รหัสพนักงาน เพื่อสะดวกในการไล่ค้นหา - แฟ้มแต่ละแฟ้มก็แยกกันเป็นแผนกๆ ไป เมื่อหลายๆแฟ้มมากเข้าก็เอามายัดใส่ตู้เก็บเอกสารอีกที แล้ว ก็เขียนแปะแต่ละแฟ้มว่ามันคือข้อมูลอะไร - เมื่อเก็บมากเข้าๆ ก็มีหลายตู้เก็บเอกสาร ก็ต้องมีการแยกข้อมูลว่าแต่ละตู้เก็บข้อมูลอะไร แล้วเอาตู้ ไป รวมกันเก็บในห้องๆเดียว และจากห้องๆเดียว ก็อาจจะกลายเป็นเหมาทั้งชั้น ถ้าทั้งชั้นยังไม่พอ ก็ ยก ตึกนี้ให้ไปเลย แล้วไปสร้างตึกใหม่กันดีกว่าประมาณนั้น FMPTHAILAND.COM
มองรูปแบบของฐานข้อมูลออกไหมครับ ผมจะเริ่มแตกรูปแบบให้ตรงกับโครงสร้างของฐานข้อมูลมาตรา ฐานที่ใช้งานกันในทุกโปรแกรมที่ใช้สร้างฐานข้อมูลนะครับ อย่างแรกที่ต้องรู้จักในการสร้างฐานข้อมูลบน Computer คือคําเหล่านี้
- Field ซึ่งในที่นี้ ไม่ได้แปลว่าสนาม และถ้าเทียบกับข้อมูลด้านบนมันคือช่องที่ให้กรอกข้อมูลลงไปนั่น แหละ 1 ช่องก็ 1 field ครับ ต่อไป เราก็จะเรียกว่า Field ซึ่งความหมายทางข้อมูลคือ หน่วยย่อย ที่สุด ที่ใช้เก็บข้อมูลละ
FMPTHAILAND.COM
! - Record มันคือกลุ่มของ Field ที่เก็บข้อมูลของชุดข้อมูลชุดหนึ่ง ในที่นี้ก็คือ กลุ่มของ Filed ที่เป็น ข้อมูลของพนักงานคนนั้นๆ เช่น Record ของ นาย ก ก็จะมี รูป ชือ นามสกุล ที่อยู่ เบอรโทร เป็นต้น ซึ่ง Record นาย ข และ คนต่อไปๆ ก็จะมีกลุ่มของ Field นี้เหมือนๆกันเด๊ะๆ เปรียบเทียบได้กับ กระดาษเป็นแผ่นๆ ของแต่ละคน 1 แผ่น ก็คือ 1 record
- File ถ้าให้เทียบมันก็คือ แฟ้มเก็บเอกสารนั่นแหละ ซึ่งเราก็ต้องเอากระดาษทุกแผ่น ( Record )ที่มี ข้อมูล ( Field ) ลักษณะเดียวกัน มาเก็บซ้อนกันเป็นปึกๆไป ถึงตรงนี้ เราก็สามารถเรียกได้ว่า เรามี File ฐานข้อมูลอยู่ 1 File ละ
FMPTHAILAND.COM
- DBS หรือ Database System หรือ ระบบฐานข้อมูล หรือเทียบได้กับตู้เก็บเอกสารนั่นแหละ มัน คือ ระบบที่มี File หลายๆ File ที่อาจจะทํางานร่วมกันอยู่โดยมีการเชื่อมโยงด้วยข้อมูลบางอย่างหรือ อย่างน้อย มันก็คงเป็นข้อมูลที่เกียวข้องกัน ถึงมาอยู่ในตู้เดียวกันได้ เอาถึงแค่นี้ก็เพียงพอละ ถ้าไปต่อ มันก็จะเป็น DBMS หรือ Database Management System หรือ ระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งมันไประดับห้อง หรือ ตึกเก็บเอกสารแล้ว เราไม่ไปถึงขนาดนั้น แค่ตู้เดียวนี่ก็ จะมึนละ
! สรุปว่าการประกอบกันเป็นฐานข้อมูล ก็จะประกอบไปด้วย Field --> Record --> File --> Database System อ่านได้ว่า ฐานข้อมูลประกอบไปด้วย Filed อย่างน้อย 1 Filed แต่ปกติแล้วจะมีหลายๆ Field รวม กัน เป็น 1 record แล้ว หลายๆ record ก็จะเป็น 1 File แล้ว หลายๆ File มันก็จะเป็น ระบบฐานข้อมูลไง ทั้งนี้ระบบฐานข้อมูล มันจะมีการเชื่อมโยงกันระหว่าง File อยู่เสมอ เช่น File พนักงาน จะทํางาน สัมพันธ์กับ File เงินเดือนโดยใช้ รหัสพนักงาน เป็นตัวเชื่อม ถามว่าทําไม เราไม่สร้าง File อันเดียว แล้วประกอบด้วยข้อมูลทุกอย่างใน File เดียวเลย คําตอบคือ มี ปัจจัยหลายอย่างที่ทําให้ต้องแยกกันออกมาทําเป็น File ย่อย คือ - ความเร็วในการทํางาน File เล็ก ทํางานเร็วกว่า File ใหญ่
FMPTHAILAND.COM
- แบ่งงานกันทํา คงไม่มีใครทํางานของทุกแผนกในฐานข้อมูลเดียวหรอกเช่น ฝ่ายทําเงินเดือน ก็ ต้องการแค่ข้อมูล ชื่อ นามสกุล เลขบัตร เพื่อเอามาประกอบกับฐานข้อมูลเงินเดือน คงไม่มีใคร ต้องการเอาชื่อพ่อ ชื่อแม่ เรียนจบที่ไหน ยังไง มาทําเงินเดือนหรอก - ข้อมูลบางอย่างเป็นความลับ บางแผนกเราต้องการให้รู้ข้อมูลเพียงเท่านี้ อย่างอื่นไม่ต้องรู้ หากมี File เดียว มันก็รู้กันหมดหน่ะสิ แยกหลาย File แล้ว เชื่อมโยงกัน จากนั้นก็กําหนดสิทธิ์ในการรู้ข้อมูลเท่าที่ ต้องการให้รู้จะดีกว่า - ความปลอดภัย แยก File กันทํา เวลาระบบเจ๊ง ก็ต่างคนต่างเจ๊ง ไม่กระเทือนกันเท่าไร มีบ้าง แต่ไม่ มากมาย ถ้าทํา File เดียว เจ๊งที ก็เรียบร้อยทั้งระบบเลย นอกนั้น ก็อาจจะมีเหตุผลอีกร้อยแปด ทั้งในด้านเทคนิคการสร้างฐานข้อมูลอีกด้วย ซึ่งไม่ต้องกล่าวถึงให้ ปวดหัวจะดีกว่า
เอาเป็นว่าท่านผู้อ่าน พอจะเข้าใจพื้นฐานของระบบฐานข้อมูลแล้วนะครับ หากยังไม่เข้าใจ หรือผม อธิบายมั่ว ก็ไปท้วงติงกันได้ที่ facebook.com/fmp.th เลยนะครับ จะได้ทําการแก้ไขให้ถูกต้อง จะให้ดี ก็หาความรู้เพิ่มเติมได้จาก Google นะครับ มีข้อมูลเพียบ
! ! ! ! ! ! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
โปรแกรม FileMaker โปรแกรม File Makerโปรแกรม File Maker เป็นโปรแกรมสร้างฐานข้อมูลประเภทเดียวกับ Microsoft Access ซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีลักษณะของ Complier หรือ เป็นโปรแกรมที่ใช้สร้างโปรแกรมอีกที แต่ กระบวนการสร้างนั้น ทําได้ง่ายมากๆ ใช้เวลาเรียนรู้ไม่นานก็สามารถใช้งานระบบได้
โปรแกรม FileMaker ถูกสร้างขึ้นมาโดย บ. Claris Work ต่อมาก็เปลี่ยนเป็น บ. FileMaker ซึ่งโด่งดังใน ต่างประเทศและเติบโตมาในฝั่งของเครื่อง Apple เป็นหลัก จึงไม่เป็นที่รู้จักแพร่หลายนัก ในประเทศที่ Window ครองเมือง คุณสมบัติของโปรแกรมนั้น ก็สามารถที่จะทํางานได้ทั้งเครื่อง PC และ Mac ทํางานแบบ Stand Alone หรือทํางานเป็น Network ได้เลย โดยไม่ต้องอาศัยเครื่อง Server และยังมีความสามารถใช้งานผ่าน Web Browser ได้เลยโดยไม่ต้องลงโปรแกรมที่เครื่องลูกข่าย แถมยังสามารถนํา File ไป ทํางานบน อุปกรณ์ iOS ได้ทั้งหมด แต่ Andriod ยังไม่ได้ และไม่รู้เหมือนกันว่าเมื่อไรจะได้ รอต่อไปก็แล้วกันครับ ข้อดีของ File Maker นั้น ต้องบอกเลยว่าใช้งานง่ายมากๆ เหมาะสำหรับคนที่เริ่มเรียนรู้การทำงานกับ ฐานข้อมูล ผมเคยใช้งาน MS Access มา แต่ไม่ชอบเรื่อง Interface ในการใช้งาน ซึ่งก็พอๆกับ Excel ที่ ลายตาไปด้วยตารางอะไรก็ไม่รู้ File Maker สามารถออกหน้าตาในการทำงานได้อย่างตรงความต้องการ และสวยงาม (แล้วแต่คนออกแบบอีกทีนะ) ที่สำคัญคือเรื่องของการแชร์ให้ผู้อื่นได้ใช้งาน มันง่ายมากๆ อ้อ อีกเรื่องหนึ่งคือการ Backup ข้อมูล ง่ายสุดๆ แต่ Copy File ไว้ในที่ปลอดภัยก็เสร็จละ ไม่มี กระบวนการ Backup ที่ยุ่งยาก วุ่นวาย มาเกี่ยวข้อง FMPTHAILAND.COM
ข้อเสียอย่างแรก สําหรับ File Maker ใช้งานในประเทศไทยคือ มันยังไม่รองรับการใช้งานภาษาไทย แบบ 100% ซึ่งเป็นมาตั้งแต่ Version 7 ละ ปัจจุบัน Version 13 ก็ยังไม่ได้รับการแก้ไข แต่ Version 14 ไม่แน่ เพราะดูเหมือน FileMaker จะส่ง Engineer มาดูว่าจะแก้ไขปัญหาเรื่องภาษาไทยอย่างไรดี (แล้ว กระมัง) เคยได้ข่าวอยู่ รอกันไปก่อนนะ คงมีสักวัน
ข้อเสียอย่างที่สอง FileMaker ขายแพงไปหน่อยนะ แต่ผมแนะนำให้ซื้อแบบแบ่งจ่ายรายปีดีกว่า ซึ่งผม ว่าน่าจะคุ้มค่า ยังไงแล้วก็ให้ Download ตัวทดลอง 1 เดือนมาใช้งานก่อน หากพบว่าทำงานได้ดี ค่อย ซื้อก็แล้วกัน
! ! ! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
โครงสร้างของโปรแกรม File Maker
ต่อมาเราก็มาดูโครงสร้างของโปรแกรม File Maker กันดูนะครับ เอาแบบที่ผมรู้จักเลย ไม่อ้างอิิงตำรา อื่น 1. การกำหนด Field หรือช่องที่ใช้ในการใส่ข้อมูลนั่นแหละ 2. การออกแบบหน้าตาสำหรับการทำงาน 3. การเขียนคำสั่งเพื่อช่วยเหลือในการทำงาน ใน File Maker จะเรียกคำสั่งพวกนี้ว่า Script โครงสร้างการทำงานของโปรแกรม File Maker ก็มีเท่านี้ แต่หลังจากนี้จะเป็นรายการปลีกย่อยในแต่ละ ข้ออีกที ซึ่งก็จะอธิบายโดยการยกตัวอย่างนะครับ เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจ ถ้าหากว่าไม่เข้าใจ ก็เข้าไป ถามได้ที่ www.fmpthailand.com www.facebook.com/fmp.th
! ! FMPTHAILAND.COM
1. การกำหนด Field
! ในขั้นตอนนี้ เราจำเป็นจะต้องไปดูเนื้องานของเราที่จะเขียนเป็นโปรแกรมเสียก่อนว่าเราจำเป็นต้องมี Field อะไรบ้าง ซึ่งถ้ายกตัวอย่าง ฐานข้อมูลของพนักงานบนกระดาษ ก็แน่ๆว่าจะต้องมี Filed ที่เป็น รูป ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทร และข้อมูลอีกหลายอย่างที่เราต้องการทราบเกี่ยวกับพนักงานคนนี้ ซึ่งท่าน จะต้องนำมาสร้างเป็น Field ใน File Maker อีกที นอกจากนี้ หากมีฐานข้อมูลอื่นๆอีก ก็จำเป็นที่จะต้อง ทราบถึงความเชื่อมโยงกันระหว่างฐานข้อมูลแต่ละฐานเช่นเดียวกัน
! ! ! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
2. การออกแบบ User Interface
! ขั้นตอนถัดมาเลยเมื่อเราได้ทำการสร้าง Filed สำหรับกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้่ว ก็คือเรื่องของการ ออกแบบหน้าตาของโปรแกรมเพื่อติดต่อกับผู้ใช้งาน ตรงนี้ผมพบว่าคนเขียนโปรแกรมผู้เก่งกาจ มักจะไม่ ค่อยมีหัวด้านการออกแบบเท่าไร Designer จึงเข้ามามีบทบาทเป็นส่วนหนึ่งของทีมสร้างโปรแกรมอยู่ เสมอ แต่หากคนเขียนโปรแกรมมีหัวทางด้านการออกแบบด้วยแล้วละก้อ ไม่ต้องเอาเงินไปแบ่งให้ใครละ หลักการของขั้นตอนนี้ก็แค่ออกแบบหน้าตาของโปรแกรมยังไงก็ได้ ให้คนใช้งาน ได้ใช้ง่ายๆ ไม่สับสน ข้อดีอีกประการคือลดคำถามจากผู้ใช้ไปได้มาก หากเราออกแบบหน้าตาได้ดี มีข้อมูลที่เขาต้องการครบ ถ้วน
! ! ! FMPTHAILAND.COM
3. การเขียน Script
! จริงๆแล้ว ขั้นตอนการเขียน Script นี้มักจะไปพร้อมๆกับการออกแบบหน้าตาของโปรแกรม (ผมชอบทำ แบบนั้นนะ) แต่ถ้าวางแผนดี ออกแบบหน้าตาให้เสร็จก่อนแล้วมาเขียน Script เพื่อช่วยเหลือในการ ทำงานของโปรแกรมก็ไม่เลว สำหรับ Script ใน File Maker นั้น ค่อนข้างที่จะเป็นอะไรที่ง่ายๆเหมือน กันครับ เพราะภาษาของ Script เป็นภาษาที่ใกล้เคียงภาษาของมนุษย์ ทำให้เราเรียกใช้งาน Script ได้ ง่าย ไม่ซับซ้อนจนเกินไป
! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
เมื่อผ่านกระบวนการทั้ง 3 แล้ว เราจะนำโปรแกรมที่ได้ ไปใช้งานในรูปแบบอื่นอีกที เช่น สั่ง Share บน Network เพื่อให้คนอื่นๆ ได้เข้ามาใช้งาน หรือ จะเอาไป Online บน Internet เสียเลย อีกทั้งยัง สามารถแจกโปรแกรมให้คนอื่นได้ download เอาไปใช้งานบนอุปรกรณ์ ios อีกด้วย โดยไม่ต้องผ่าน Apps Store เนื่องจากมันไม่ใช่ File ที่จะไปอยู่ใน Apple Store ได้หน่ะครับ แต่อีกหน่อยไม่แน่นะ ถ้า File Maker สามารถสร้างเป็น Apps เอาไปฝากใน Apple Store ได้เมื่อไรละก้อ มันส์หล่ะทีนี้ ( Andriod ยังต้องรอไปก่อน )
! ! ! ! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
การสร้างฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม File Maker บทนี้ เราจะได้ทดลองสร้างโปรแกรม File Maker อย่างง่ายเพื่อให้ทุกท่านได้มองเห็นภาพรวมว่า การ สร้างฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม File Maker นั้น มันง่ายแค่ไหน โม้หรือเปล่า อะไรประมาณนั้น โดยขั้น ตอนในการสร้างโปรแกรมแบบยิบย่อย มีดังนี้ 1. ออกแบบฐานมูลก่อน โดยการเอาข้อมูลที่เป็นกระดาษ ซึ่งเราต้องการเปลี่ยนให้เป็นโปรแกรม Computer มาดูกันเสียก่อนว่า จะเปลี่ยนมันได้อย่างไร เพือให้ง่าย ผมยกตัวอย่างเลยก็แล้วกัน สมมุติว่า
เราทำงานอยู่แผนกบุคคลของบริษัท A ต้องการเปลี่ยนฐานข้อมูลของพนักงานที่อยู่ในรูปแบบกระดาษใส่ เก็บไว้ในแฟ้มเป็นปึก ให้เป็นข้อมูลที่เก็บไว้ใน Computer เราจะเริ่มได้อย่างไร มาดูกัน อย่างแรก ก็ต้อง เอาข้อมูลของพนักงานสักคนจากแฟ้มออกมาดูว่า มันประกอบไปด้วย Field อะไรบ้าง เรากำลังมองหา Field นะครับ ซึ่งแน่นอนว่า ข้อมูลของพนักงานทั้งแฟ้มนั้น จะต้องมี Filed ที่เหมือนกันแน่ เพราะคง ไม่มีใครออกแบบ Form ในการกรอกข้อมูลแตกต่างกัน ในเมื่อมันใช้กรอกข้อมูลประเภทเดียวกัน ฐาน ข้อมูลที่เป็นโปรแกรมก็เช่นเดียวกัน เราจะทำการออกแบบ Field เพียงครั้งเดียว แล้วข้อมูลของพนักงาน ทุกคนใช้ Field เหมือนกันทั้งหมด ไม่งงนะครับสำหรับขั้นตอนนี้ FMPTHAILAND.COM
2. จากขั้นตอนที่ 1 สมมุติว่า ผมได้ Filed จากกระดาษมาเป็นดังนี้ First Name, Last Name, Address , Telephone และ Photos ลืมบอกไปว่า ควรจะตั้งชื่อ Filed ให้เป็นภาษาอังกฤษนะครับ แต่ก็ไม่ได้ ห้ามว่า ไม่ให้ตั้งเป็นภาษาไทย ผมแนะภาษาอังกฤษเนื่องจากว่ามันดูง่ายกว่าครับ
! จากนั้นเราก็เอา Filed ที่เราได้จากกระดาษ มาสร้างเป็น Field ใน File Maker Pro ได้ตามรูปด้านบน ครับ บางคนอาจจะท้วงติงตรงนี้ว่า ไปไงมาไง ไม่เห็นบอกว่า ต้องเลือกคำสั่งอะไรตรงไหนเลย อันนี้ผม บอกได้เลยว่าให้ท่าน ตามไปดูวิธีการเป็นขั้นๆ ใน Web : fmpthailand.com ได้เลยครับ ผมอัดเป็น Video ลง Youtube ให้แล้วอีกต่างหากครับ E-book อันนี้เพียงแค่แนะนำเฉยๆว่า โปรแกรม File Maker มันใช้ทำอะไร ใช้งานยากง่ายเพียงใด เท่านั้นเองครับผม
! ! ! ! FMPTHAILAND.COM
! 3. เมื่อได้ Filed ตามที่ต้องการแล้ว เราก็มาสู่ขั้นตอนในการออกแบบหน้าตาการใช้งาน ซึ่งการออกแบบ ก็เป็นลักษณะแบบจับวาง ลากไป ลากมา จัดเรียง ซ้าย ขวา ให้สวยงาม ไม่ได้มีการเขียน Code แต่ ประการใด
! จะบอกให้ว่า เมื่อทำการตกแต่งหน้าตาเสร็จ File Maker ก็แทบจะพร้อมใช้งานในทันที เนื่องจากตัว File Maker เองได้มี Menu พื้นฐานในการจัดการ Database มาให้เรียบร้อยแล้ว สามารถทำงานได้ ทันทีหลังจากสร้างหน้าตาติดต่อผู้ใช้เสร็จ
! ! FMPTHAILAND.COM
4. เมื่อเราพบว่า เราสามารถใช้งานฐานข้อมูลได้แล้ว สิ่งที่เราจะพบอีกต่อไปก็คือ ความขี้เกียจในการทำ อะไรซ้ำๆ File Maker รู้ข้อนี้ดี จึงออกแบบ Script สำหรับใช้งานในกระบวนการทำซ้ำ หรือลักษณะ อัตโนมัติ เช่น ใน FIle ตัวอย่าง ขั้นตอนการใส่รูปนั้น จะต้องทำการ Click ที่ Fileld รูปเสียก่อน จากนั้น ก็เลือกคำสั่ง Insert รูป แล้วก็ทำการเลือกรูปที่จะใส่ ถ้ามีจำนวนของพนักงานไม่มาก ก็ไม่เป็นปัญหา อะไร แต่ถ้าเจอสัก 100 คนชักเริ่มเบื่อๆละ คงจะดีไม่น้อยที่จะลดขั้นตอนพวกนี้ นั่นก็คือต้องเขียน Script ช่วยในการใส่รูป
! Script ใน File Maker นั้น ทำอะไรได้น่าทึ่งหลายๆอย่าง เราสามารถที่จะบอก Script ให้ทำการ Matching รูปของพนักงานเข้ากับชื่อยังได้เลย เท่ากับว่า หากเรามีพนักงานที่ต้องใส่รูปสัก 500 คน เราก็ แค่ตั้งชื่อรูปให้ตรงกับชื่อที่ใช้ในฐานข้อมูลจากนั้นก็สั่ง Script ให้ Import รูปทั้งหมด เข้ามาให้ตรงกับ พนักงาน โดยสั่งงานเพียงครั้งเดียว นอกนั้น File Maker จัดการให้หมดเลย (โปรแกรมอื่นก็ทำได้ แต่ File Maker ทำได้ง่ายกว่า) นอกเหนือกจากนี้ File Maker ยังสามารถ Import ข้อมูลได้จาก Word, Excel หรือ XML File และ File Format อื่นๆอีกด้วยนะครับ เท่ากับว่าการเปลี่ยนจาก Excel มาเป็น File Maker นั้น สามารถ ทำได้ง่ายดาย ที่ดีไปกว่านั้น File Maker สามารถเก็บข้อมูลได้หลากหลายมาก ทั้ง ภาพ เสียง PDF Movie พี่แกเก็บหมด แต่ต้องออกแบบดี ดี นะครับ ไม่งั้นการทำงานจะอืดไปเลย หากไปเก็บ File ใหญ่ๆ เข้า FMPTHAILAND.COM
โปรแกรม File Maker กับ ภาษาไทย และวิธีแก้ไข ดังที่ได้แจ้งข้อเสียของโปรแกรม File Maker ไปแล้วว่า ตัวโปรแกรมยังไม่สนับสนุนภาษาไทย 100% ตี เสียว่าได้สัก 70% ซึ่งถือว่าทำได้ไม่ดี เพราะมันสร้างหงุดหงิดให้ในหลายขั้นตอนของการทำงานมาก และ ก็อย่างที่บอกไปว่า ตั้งแต่ Version 7 จนถึงปัจจุบันนี้ Version 13 เขาก็ยังไม่ได้แก้ไขให้ File Maker สามารถใช้งานภาษาไทยได้สมบูรณ์ เราจึงต้องหาเทคนิคต่างๆ มาทำการแก้ไขเรื่องนี้เอง หากเราทำการ Download ตัวโปรแกรม ไม่ว่าจะแท้ หรือ เถื่อน มาทำการติดตั้งเพื่อใช้งาน เราจะพบว่า ภาษาไทยที่พิมพ์เข้าไป สระส่วนใหญ่จะไม่แสดง แต่พยัญชนะไม่มีปัญหา โดยปัญหานี้จะไม่เกิดในขั้น ตอนการเขียน Script แต่จะเกิดในขั้นตอนการป้อนข้อมูล การค้นหา และ การออกแบบหน้าตาของ โปรแกรม เราสามารถใช้เทคนิคเลี่บงปัญหาภาษาไทย ในส่วนของการป้อนข้อมูลและการค้นหาได้เท่านั้น แต่ไม่ สามารถแก้ไขได้ในส่วนของการออกแบบหน้าตาโปรแกรม ซึ่งวิธีการแก้ไขเท่าที่พบ มี 3 วิธีการ 1.
ใช้ FileMaker รุ่นที่มีการปรับปรุงตัว Installer ให้สามารถรองรับการพิมพ์ภาษาไทยได้ แต่มี เฉพาะ version 11 และ 12 เท่านั้น Download ได้ที่ web : fmpthailand.com ครับ
2. ทำการพิมพ์ภาษาไทย จากโปรแกรมอื่นก่อน เช่น Notepad จากนั้นก็ Copy แล้วเอามา Paste ที่ File Maker วิธีนี้ใช้ร่วมกับการออกแบบหน้าตาของโปรแกรมครับ 3. ทำการใช้ Script ที่ชื่อว่า Show Custom Dialog เข้าช่วยในการรับค่าภาษาไทยในขั้นตอนของ การป้อนข้อมูลหรือการค้นหา ก็จะทำให้รับภาษาไทยเข้ามาแสดงผลได้แบบสมบูรณ์ 4. สำหรับเครื่อง Mac เท่านั้น ให้ใช้ Software ที่ชื่อว่า BetterTouchTool มาเสริมเพื่อให้สามารถ พิมพ์สระที่มันไม่ออกได้ ดูเพิ่มเติมได้ที่ http://www.fmpthailand.com/2014/09/blogpost.html ส่วนรายละเอียดวิธีการใช้งานเทคนิคการรับค่าภาษาไทยนั้น ก็สามารถดูได้ที่ web : fmpthailand.com นะครับ ผมแสดงวิธีการไว้ค่อนข้างละเอียดใน web แล้วครับ ไปแวะดูได้เลย
! ! FMPTHAILAND.COM
บทส่งท้าย จากบทความทั้งหมด ท่านคงพอจะมองเห็นภาพรวมของโปรแกรม File Maker บ้างแล้วนะครับ ข้อที่ผม คิดว่าเด่นที่สุดก็น่าจะเป็นที่ความง่ายต่อการใช้งานและสามารถสร้างระบบอัตโนมัติให้กับผู้ที่ใช้งานได้ ดีแล้วในระดับหนึ่ง และเนื่องจากว่าโปรแกรมนี้ค่อนข้างโด่งดังในต่างประเทศ ดังนั้นจึงมีหลายๆ web site ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับ File Maker เอาไว้มาก ทั้งการแจก Script หรือเทคนิคในการสร้าง File ต่างๆ ตลอดจน Template ที่ทำให้เราสามารถสร้าง File Maker ได้รวดเร็วกว่าเดิม โดยการเอาของที่เขาแจก มาทำการปรับปรุงเล็กน้อย แต่ก็ต้องเข้าใจพื้นฐานพอสมควรนะครับ จึงจะปรับของฟรีให้เป็นอย่างที่เรา ต้องการ แล้วไงต่อจากนี้หล่ะ เพราะ E-book นี้แนะนำเฉพาะพื้นฐานเท่านั้น ถ้าต้องการสร้างโปรแกรมโดย ละเอียดโดยเริ่มจากศูนย์ ก็คงต้องแวะไปดูที่ web : fmpthailand.com นะครับ ผมสอนสร้างตั้งแต่การ เริ่มดูกระดาษเลยทีเดียวเชียว นอกจากนี้ E-book เล่มต่อๆไป ผมจะสอนแบบจับมือทำเป็นเรื่องๆ ไปนะ ครับ เผื่อมันไปตรงกับงานของใครพอดี ก็สามารถที่จะเอาไปประยุกต์ใช้งานได้เลย อย่างไรแล้ว ก็คอย ติดตามกันนะครับ ท่านยังมีคำถามค้างคาใจ ก็สามารถติดต่อผมได้ที่ URL : www.fmpthailand.com Facebook : facebook.com/fmp.th ขอบคุณครับ HS5CKT
FMPTHAILAND.COM