PLANO DE CRISES
Nome da Corporação Centro Universitário UnirG Localização Gurupi – TO Objetivo O presente Plano de Crises visa conduzir ações de comunicação que possam minimizar ao máximo possível os reflexos advindos de qualquer incidente que possa se tornar uma crise, crise ocasionando prejuízos tangíveis e intangíveis a Instituição Instituição. Princípios • • •
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Será realizada uma avaliação periódica de amea ameaças em potenciais por parte do departamento de Comunicação da IES (Ascom) em trabalho conjunto com a Ouvidoria. Ao detectar um incidente que possa culminar em uma crise,, será convocado o Comitê de Crises da instituição. Ao Comitê de Crises caberá a deliberação de ações e informações a Imprensa, visando resguardar a imagem da IES construída ao longo de seus 27 anos de existência, evitando ao máximo os impactos negativos junto à sociedade na qual atua. O Comitê de Crises será composto basicamente pelo Presidente da Fundação ção UnirG, Reitor do Centro Universitário, Procuradoria Jurídica Jurídica, Conselho Curador, Chefia de Gabinete do Poder Executivo loca, Ascom – Assessoria de Comunicação e o Chefe do Setor ou Liderança do setor diretamente envolvido com o problema, podendo em casos extremos fazer parte do Comitê um representante presentante de qualquer área operacional da IES e/ou um Consultor externo.
Estrutura ograma, atribuições e fluxograma abaixo descriminado: O comitê terá o seguinte organograma
Fig. 01 – Organograma de composição do Comitê de Crises
Equipe de Assessoramento (EA)
Equipe Deliberativa (ED)
- Preparar coletivas - Manter meios de comunicação informados
- Mobilizar equipes - Confirmar a gravidade - Aconselhar gestores - Ajuste e implemento do plano - Se preparar para comunicação
- Aconselhar Equipe Deliberativa - Impetrar ações judiciárias - Criação de campanhas
Equipe Consultiva (EC)
Equipe Operacional (EO)
- Acompanhamento - Consultoria - Representatividade e legitimidade dos atos do Comitê
- Implementar procedimentos de emergência - Proteger funcionários e operações de negócios - Avaliar a situação - Feedback ao Comitê
Equipe Extraordinária (EE) - Consultoria e acompanhamento em casos extraordinários
Fig. 02 – Atribuições e competêências do Comitê de Crises
1) Equipe de Auditoria (EA) detecta incidente por meio de evidências ou levantamento realizado junto à Ouvidoria ou ao Staf da Instituição
4) EA acompanha de perto o incidente, mantendo-se em alerta para qualquer mudança do cenário
2) EA comunica Presidência e Reitoria (ED) para análise preliminar do incidente
3) O incidente pode acarretar uma crise de imagem?
Não
Sim 7) O incidente necessita de consultoria externa?
6) Ativação do Comitê de Crises
5) Houve mudança no cenário que incidirá em crise?
Sim
6a) Ativação de procedimentos de emergência
Sim Não
8a) Ativação do Comitê de Crises
Não
8) Vinculação de expetise ao Comitê (EE)
9) Criação e acionamento de Equipes De Recuperação (EO) 10) Ativação dos Planos de Contingência Não 12) Elaboração de Relatório
Sim
11) A crise foi sanada?
12a) Desmobilização das equipes Fig. 03 – Fluxograma das atividades do Comitê de Crises
Com base no fluxograma do Comitê de Crises alguns pontos devem ser elucidados: • •
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A ocorrência dos incidentes que possam culminar em uma crise poderá ser informado por qualquer ator que faça parte da Instituição. Quanto às tarefas de pré-crise, ficará a cargo da Assessoria de Comunicação – Ascom, bem como os gestores dos diversos departamentos e a Ouvidoria, fazer um monitoramento periódico para detecção de incidentes que possam se transformar em uma crise real. Este trabalho de précrise será feito através de monitoramento das redes sociais, meios de comunicação e relatório periódicos que serão apresentados pela Ouvidoria da IES. A ativação do Comitê, após análise da necessidade, será acionado por meio de Portaria sancionada pela Presidência da Fundação UnirG que deverá se reunir em sala de reunião no centro Administrativo da UnirG, convocado todos os seus componentes. Na composição do Comitê de Crises, poderão ser montadas quantas equipes operacionais forem necessárias, de acordo com o grau de complexidade e emergência do incidente. A prioridade do Comitê de Crises será o bom andamento do objetivo final da UnirG, ou seja, a qualidade do ensino, o corpo discente da Instituição e as atividades de atendimento às comunidades carentes. Qualquer incidente que evidencie o risco de uma crise, comprometendo o objetivo da IES deverá ser considerada como sendo de nível severo. Durante a crise, quaisquer das partes envolvidas no corpo de trabalho, de acordo com as deliberações do Conselho de Crise deverão exercer as suas respectivas delegações com afinco. Caso o Plano de Contingências não dê resultado em tempo necessário, poderá o mesmo ser adequado aos incidentes imprevistos, ou até mesmo substituído por outro, o que deverá ser deliberado logo na primeira reunião após o acionamento do Comitê. Ao termino da crise, o Conselho se diluirá e a Ascom realizará relatório descritivos das ações e seus respectivos resultados que será enviado a Presidência da Fundação e a Reitoria do centro Universitário UnirG.