Correspondencia y Gestión Actividad 1 – El Documento Efraín Ernesto González Flores – 2004/MAA/1197 – Septiembre de 2009
Unidad I – Comunicación Administrativa Objetivo: Conocer el origen, concepto, tipos e importancia del documento como medio de comunicación administrativa y la tipología que se genera en una institución. Actividad I - Desarrolla los siguientes puntos respecto al documento: - Origen (histórico y natural). - Concepto (mínimo de 3 autores y el personal). - Importancia y/o función (personal, social, institucional, cultural). - Su relación con los conceptos de información y comunicación. - Presentar un cuadro de Tipología documental (investigar la tipología documental que se genera en una institución del sector público o privado a través del desarrollo de sus funciones financieras, operativas, técnicas, jurídicas y administrativas apoyándote con encuestas, cuestionarios, etc. ) - Elaborar conclusión personal.
Unidad I – Comunicación Administrativa Origen del documento Origen Histórico Los documentos “son los de cualquier naturaleza relacionados con asuntos públicos, expedidos por autoridades civiles, militares o eclesiásticas y en general todos los que hayan pertenecido a oficinas públicas y tengan una antigüedad no menor de treinta años; así mismo, también se consideran los escritos, grabados, reprógrafos y sonoros que testimonial o informan sobre los hechos o acontecimientos del pasado humano o sobre los productos humanos.”1 Los documentos históricamente se conciben al pasar de la tradición oral y amigable al testimonio grabado o fijado por escrito, más firme y perdurable, redactado en forma pública o privada con categoría de ley, acta, de ordenanza, reglamento, de simple carta o noticia. Y sometido en cuanto a estructura, letra y formalidades a determinadas normativas, hasta dotar de garantía, credibilidad y fuerza probatoria al documento en sí.2 Mi opinión en este sentido es que el documento se crea por la necesidad de creer en los demás, por preservar el acervo cultural, por establecer formalidades en medios no tan destructibles; sin embargo, el documento per se no existiría si el lenguaje hablado no hubiera evolucionado al escrito, a través, inicialmente, de signos y de la transformación de los mismos en signos estructurados con fonemas propios resultando en los abecedarios.
Así, el documento sufre una transformación en el tiempo, pasando de las tablillas de arcilla y otras enceradas a la primera forma en rollo, de materiales tan diversos como el papiro, el cuero o el papel; posteriormente, tomando la forma de códice a manera de secuencias escritas en pedazos de cuero o papel unidos entre sí. Al paso del tiempo, se conciben los libros realizados con papel y la evolución sigue, encontrando en nuestros tiempos documentos digitales almacenados en medios magnéticos, disponibles en cualquier parte del mundo y en tiempo real. Origen Natural El documento como forma estructurada de comunicación, evoluciona desde la forma hablada sostenida por la necesidad de conservar, de decir y hacer, de transmitir el pensamiento, de concretar ideas y conservarlas para la posteridad. El hombre inventa entonces los medios para registrar los acontecimientos de mayor significado y de fenómenos naturales que sucedían a su alrededor. Es, quizás, el principio del proceso de preservación de la memoria histórica de la humanidad. El hombre ha dejado su testimonio en diversos materiales resistentes al paso del tiempo: piedra, tablillas de arcilla, cuero, pergamino, textiles, etc., que hablan de hombres y civilizaciones pasadas, de lo cual podemos conocer el entorno en el que vivieron. La adaptación de estas culturas al medio, el conocimiento y el aprovechamiento cada vez mayores de los recursos naturales, así como el incremento y la diversificación de sus actividades demandaron la selección de materiales, herramientas y utensilios que les permitieran llevar a cabo los registros de su vida cotidiana de manera más fácil, cómoda y segura. En esta búsqueda se dio la invención del papel en Egipto, con la explotación de la fibra vegetal que proporcionaba el papiro; de ahí los antecedentes más lejanos de dicho material.”3
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Concepto Concepto, autor 1 Del latín. Documentum: m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. m. desus. Instrucción que se da a alguien como aviso y consejo en cualquier materia. ~ auténtico. 1. m. Der. El que está autorizado o legalizado. ~ nacional de identidad. 1. m. carné de identidad. ~ privado. 1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos. ~ público. 1. m. Der. El que, autorizado por funcionario competente para ello, acredita los hechos que refiere y su fecha.4 Concepto, autor 2 “El documento mantiene su función como una fuente de información, garantizando que todas las intervenciones que se realicen sobre éste, aseguren su permanencia para que siga siendo vehículo de transmisión del conocimiento y de la memoria histórica.” 5 Concepto, autor 3 Una unidad de información registrada en un soporte que sirve de consulta. Documento de archivo: Es información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública o privada) o persona en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función.6 Concepto Personal El documento es un medio de transmisión de información fidedigna, única, generado por un autor y comunicado a quien lo requiera; así mismo, para comunicarse tiene que apoyarse en un soporte, ya sea oral, escrito, visual o en cualquier material que lo preserve a lo largo del tiempo. Los documentos sirven para intercambiar información ya que esta actividad es vital para que cualquier institución pueda llevar a cabo sus operaciones. La administración de documentos incluye aspectos de planificación, organización, dirección y control de todas las actividades relacionadas con la información. Algunos tipos de documentos se citan a continuación: Actas. Audiovisuales. Cartas. Catálogos. Cheques. Códices. Credenciales. Documentos Legales. Edictos. Facturas. Fotografías. Grabados. Informes. Inscripciones. Instructivos. Leyes. Libros. Licencias. Mandatos. Manuales. Manuscritos. 2
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Mapas. Memorándums. Monumentos. Noticia. Películas. Periódicos. Políticas. Procedimientos. Reglamentos. Revistas. Solicitudes. Testamentos. Es decir, cualquier información establecida o soportada en cualquier medio. Checar nota al pie.7
Importancia y/o función (personal, social, institucional, cultural) Considero que la mayor importancia del documento es la comunicación de la fuente de información; como mencioné anteriormente en mi concepto personal, el documento tiene la característica de comunicar ideas, información y datos únicos, registrados con fechas, elaborados por autores dedicados a tal fin y de acuerdo a un formato de formalidad ya que los mismos, dependiendo de sus orígenes, pueden ser comunicados a entidades de gobierno, privadas, eclesiásticas, civiles, o de cualquier ámbito. Los documentos deben su existencia a una persona o institución que los produjo y sólo alcanzan sentido relacionándose entre sí, ya que son parte de un todo estructurado. Así mismo, los documentos tienen que administrarse por medio de métodos y prácticas adecuadas para lograr la eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Ámbito personal En el ámbito personal, la función de los documentos es comunicar datos o información sobre la persona o de su ámbito personal: nombre, fecha de nacimiento, dirección, tipo de sangre, número de afiliación, cantidad de hijos, esposa(o), nivel de estudios, afinidades, costumbres, historia personal, etc., todo esto en medios soportables como: credenciales, actas, memorándums, fotografías, cheques, etc. Ámbito social El documento como “testimonio escrito no sólo en medio de comunicación e interrelación social y democrática por excelencia sino también y, al mismo tiempo, en instrumento jurídico regulador de derechos y obligaciones o, al menos, en instrumento de propaganda, cuando no dé poder e integración político-social y administrativa, en cuanto manifestación de la voluntad del gobernante, de la autoridad o del mandante.”8 El autor nos expresa el gran impacto social de los documentos ya que se convierten en reguladores de derechos y obligaciones; de ahí la emanación de leyes, reglamentos, reglas, políticas, etc.; es decir, en la sociedad se requieren de documentos de carácter regulatorio, estableciendo los límites en los cuales la sociedad se rige. Socialmente hablando, lo anteriormente expuesto también aplica a cualquier organismo o institución y de cualquier tipo, ya que los objetivos por los cuales existen se rigen por los documentos que generan y que a su vez, aprueban. Ámbito institucional En el ámbito institucional, la importancia de los documentos radica en que las empresas funcionan gracias a ellos y les sirven para: Toma de decisiones. Planificación del futuro. Propósito de impuestos. Apoyo en procedimientos legales. 3
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Cumplir en procedimientos legales. Considerarse como una base histórica. Evidencia. Consideremos que las instituciones no podrían ejercer sus objetivos si éstos no son comunicados a quienes las integran. Pensemos entonces que los documentos no cumplen su función si no son debidamente comunicados Ámbito cultural Hay que reconocer sobre el valor de los documentos como parte del patrimonio de la sociedad ya que en ellos se registran los derechos, deberes y memoria de la comunidad. A su vez, el acceso al patrimonio documental guardado en los archivos será un bien social. Si los monumentos y el entorno natural son el reflejo de la historia, la huella de nuestros antepasados, que nos sirve para entender nuestro presente, los documentos de archivo, son la expresión directa de un mundo que se nos muestra indirectamente a través del patrimonio arquitectónico y material.”9
Relación con los conceptos de información y comunicación De acuerdo a lo investigado, los documentos son entes que evolucionan con el tiempo y con las nuevas técnicas, costumbres, modos, etc., de ahí que, de acuerdo al artículo de Paola Carucci (ICA - Committee on electronic and other current records) comenta sobre el concepto de los documentos “En el campo de los registros tradicionales, el concepto de un documento de archivo que ha pasado de la definición diplomática de los documentos jurídicos públicos y privados a un concepto más amplio, incluyendo los documentos jurídicos (por ejemplo, que pertenecen a un archivo en un archivo). En el nuevo entorno electrónico, especialmente en el caso de bases de datos incluyendo los registros y otro tipo de información, es necesaria una nueva definición específica de los elementos esenciales de un registro electrónico de archivos. Es necesario, por tanto, a examinar de cerca no sólo las características diplomáticas de los documentos electrónicos con respecto a su valor jurídico, sino también qué características diplomáticas se puede dar a la información y datos con un valor informativo importante, asumiendo que es necesario incluir en el archivo.”10 Es de hacer notar entonces, que la evolución del documento continúa, siendo hasta en nuestros días en formatos magnéticos estáticos y dinámicos. Hoy los documentos se encuentran disponibles, manejables, transportables en diversos medios. Por ejemplo, el correo electrónico evoluciona la comunicación de mensajes, desde el emisor hasta el receptor en un período de tiempo medido en segundos, donde los mismos se pueden compartir a una persona o a un grupo de personas, teniendo contestación inmediata. Recordemos que la comunicación del documento es una parte importante de su proceso donde su movimiento depende del ente social a quien vaya dirigido; sin embargo, al igual que sus similares en papel, el documento electrónico tendrá la necesidad de regularse y establecer normas y reglas para su validación como tal.
Cuadro de Tipología documental A continuación presento gráficamente la principal Tipología Documental de el periódico El Universal, donde trabajo:
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Conclusión personal Los documentos son medios o soportes donde se escribe información de cualquier índole. Estos han evolucionado a través de la historia humana desde las formas básicas y que se encontraban a la mano de los primeros comunicadores hasta las formas tecnológicas digitales de nuestros tiempos. Los documentos cumplen con una función personal, institucional, cultural, social y de comunicación, ya que al ser estructurados con información de referencia: fechas, nombres, actos, fotografías, cantidades, descripciones, etc., cuentan con un valor testimonial, condicionado o no al tiempo, fidedigno, estructurado en forma y sustancia, creíble, único, elaborado en ocasiones por más de una persona, por lo que el riesgo de cualquier alteración en cualquiera de las características anteriores invalida automáticamente su naturaleza de haber sido creado. Recordemos que una de las principales características del documento es su valor al ser comunicado. Es por ello que los documentos una vez que han sido elaborados, aprobados, calificados, etc., deben ser almacenados en lugares especiales para preservarse en el tiempo, a salvo de alteraciones y de quienes pueden hacerlas, salvaguardados de daños físicos y de contenido. Si bien, como hablé anteriormente el documento ha evolucionado a nuevas formas tecnológicas, la sociedad tendrá la necesidad de percibir el medio en el que se registra como algo tangible, transportable, fidedigno, único, donde detalles personales o institucionales se ejerzan por mano propia o por acuerdo de una sociedad, de uso testimonial y de pruebas… de ahí la importancia del conocimiento del documento. Origen Histórico, Diccionario de Términos Archivísticos, http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=550 2 Revista General de Información y Documentación, Vol. 12 Núm. 2 (2002) 393-428, ISSN: 1132-1873, Función Social de la Escritura, Ángel Riesco Terrero, Universidad Complutense de Madrid, 1
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Teoría y Práctica Archivística, Volúmen 1, Gustavo Villanueva Bazán, (pág. 41), Cuadernos del Archivo Histórico de la Unam 11, UNAM, Coyoacán, México, D.F., Año 2000, ISBN: 968-368254-5. 4 Concepto de Documento, http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=documento. 5 Teoría y Práctica Archivística, Volúmen 1, Gustavo Villanueva Bazán, (pág. 44), Cuadernos del Archivo Histórico de la Unam 11, UNAM, Coyoacán, México, D.F., Año 2000, ISBN: 968-368254-5. 6 Archivo General de la Nación, Curso de Introducción a la Organización de Archivos, Módulo 1, http://www.agn.gob.mx/archivistica/lineamientos/pdf/modulo_1.pdf 7 Introducción a la Administración de Documentos y Su Importancia, Prof. Marisol Martínez-Vega, Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Departamento de Educación, Enero 2008, http://www.slideshare.net/marisolmartinezvega/introduccion-a-la-administracion-de-documentos-ysu-importancia 8 Revista General de Información y Documentación, Vol. 12 Núm. 2 (2002) 393-428, ISSN: 1132-1873, Función Social de la Escritura, Ángel Riesco Terrero, Universidad Complutense de Madrid, http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0202220393A.PDF 9 Cuadernos de Formación del Profesorado, Educación Secundaria, Gemma Tribó Travería (pag 91), ISBN 84-96108-22-8 10 Paola Carucci, International Council on Archives, Publication, Electronic Records, http://www.ica.org/sites/default/files/terminology_eng.html 3
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