Leidraad t.b.v. Training
Co-ordinator (beknopte versie)
www.familiegroepsplan.nl onderdeel van de stichting Public Balance www.publicbalance.nl
Inhoudsopgave INLEIDING..................................................................................................................... 3 DEEL 1: THEORETISCH KADER .................................................................................. 4 FAMILIEGROEPSPLAN: WETTEKSTEN................................................................................. 4 FAMILIEGROEPSPLAN: OVERIGE KERNDOCUMENTEN .......................................................... 5 VNG DOCUMENTEN ....................................................................................................... 5 JEUGDAGENDA 2015-2018 ................................................................................................ FAMILY GROUP CONFERENCE.......................................................................................... 6 LS-FAMILIEGROEPSPLAN-MODEL (LS-FGP) ...................................................................... VERBINDEND COMMUNICEREN ......................................................................................... DEEL 2: FAMILIEGROEPS-BIJEENKOMST................................................................. 9 UITGANGSPUNTEN VOOR EEN EFFECTIEF FGP.................................................................. 10 KENMERKEN FGP-BIJEENKOMST ................................................................................... 10 1. VOORBEREIDINGEN (VOOR DE DATUM VAN DE FGP-BIJEENKOMST) ............................ 11 2. VOORBEREIDING CONFERENTIE (DAG VAN DE FGP-BIJEENKOMST) .............................. 15 3. DE FGP-BIJEENKOMST ........................................................................................... 16 BIJLAGE VRAGENLIJST FGP-BIJEENKOMST ......................................................................... BIJLAGE JA MAAR’S ......................................................................................................... BIJLAGE ESCALATIELADDER GLASL ................................................................................... INFORMATIE VAN BETROKKEN PROFESSIONALS ................................................................... (TER INFORMATIE EN AFSTEMMING) ................................................................................... PLANFORMULIER .............................................................................................................
2
stichting Public Balance
Inleiding Deze Leidraad(beknopte versie) kan ondersteuning geven als handvat bij de uitvoering en begeleiding van een familiegroeps-traject Deze Leidraad is ontwikkeld door familiegroepsplan.nl. Onder deze naam ontwikkeld de stichting Public Balance activiteiten ten bate van de bekendheid, kwaliteit en uitvoering van familiegroepsplannen. Met deze activiteiten wil de stichting meer Eigen Kracht en zeggenschap activeren en realiseren door en voor families. Ook wil ze met haar activiteiten hulpverleners zoveel mogelijk ondersteunen om aan te sluiten en mee te werken aan familiegroepsplannen. Op die manier houden mensen maximaal zelf de touwtjes in handen over hun leven.
Frank Pubben Januari 2017
3
stichting Public Balance
Deel 1: Theoretisch Kader
Basis van het Familiegroepsplan in wet -en regelgeving
Familiegroepsplan: wetteksten
Vanaf 1 januari 2015 is de nieuwe jeugdwet van kracht. In deze nieuwe jeugdwet is opgenomen dat families het recht hebben op het maken van een familiegroepsplan. Artikel 1.1. (definitie) familiegroepsplan: hulpverleningsplan of plan van aanpak opgesteld door de ouders, samen met bloedverwanten, aanverwanten of anderen die tot de sociale omgeving van de jeugdige behoren; Artikel 2.1 Het gemeentelijke beleid inzake preventie, jeugdhulp, kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en de uitvoering van jeugdhulp, kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering is gericht op: G. het tot stand brengen en uitvoeren van familiegroepsplannen en het verlenen van hulp op basis van familiegroepsplannen, ter uitvoering van artikel 4.1.2 en indien sprake is van vroege signalering van opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen Artikel 4.1.2 Bij het uitvoeren van artikel 4.1.1 en indien sprake is van vroege signalering van opgroeien opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen biedt de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling als eerste de mogelijkheid om, binnen een redelijke termijn, een familiegroepsplan op te stellen.
met uitzonderingen: reclasseringsmaatregel of geen gezag ouders Artikel 6.1.10 De kinderrechter biedt, alvorens een machtiging of een voorwaardelijke machtiging te verlenen en alvorens een vervallenverklaring als bedoeld in artikel 6.1.7 te doen, de mogelijkheid een familiegroepsplan op te stellen. Slechts indien de ouders aan de kinderrechter te kennen hebben gegeven dat zij geen gebruik wensen te maken van deze mogelijkheid, concrete bedreigingen in de ontwikkeling van het kind hiertoe aanleiding geven of de belangen van het kind anderszins geschaad worden, kan de Kinderrechter hier vanaf zien.
4
stichting Public Balance
Memorie van Toelichting (uit het aangenomen amendement en de basis voor het Familiegroepsplan in Jeugdwet) Dit amendement beoogt ouders, familieleden en anderszins direct betrokkenen de mogelijkheid te geven om (ook in de preventieve fase) voor gedwongen of vrijwillige jeugdhulp mee te denken en te helpen aan een oplossing. Burgers zijn in veel gevallen zeer wel in staat verantwoordelijkheid te nemen voor problemen in eigen familie- of vriendenkring. Sociale samenhang draagt daarnaast bij aan het welzijn van kinderen. Door vormen van hulp van betrokkenen en steun uit directe kring kan bovendien uithuisplaatsing worden afgewend en wordt netwerkpleegzorg bevorderd. Als voorbeeld dient de zogenaamde Eigen Kracht-conferentie waarbij het familie- en vriendennetwerk onder leiding van een onafhankelijk coördinator zelf een plan opstelt en uitvoert. Daarmee komt de regie bij de burger te liggen. Gebleken is dat de eigenaar van het probleem, samen met eigen mensen, ook de sleutel voor de oplossing in handen heeft. Daarbij kan de kennis en bijstand van jeugdzorgprofessionals worden ingeroepen. Indien het een machtiging of een voorwaardelijke machtiging betreft biedt de kinderrechter de kans voor het opstellen van een familie- groepsplan. Indien er een familiegroepsplan wordt opgesteld geldt dit als hulpverleningsplan. Voordewind Ypma (leden van de 2e Kamer)
Familiegroepsplan: overige kerndocumenten VNG documenten
bron: factsheet NJI - Rijksoverheid en VNG Door de Rijksoverheid en Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) is in het 3e kwartaal van 2014 opdracht gegeven aan het Nederlandse Jeugd Instituut (NJI) om een factsheet op te stellen. Deze factsheet is na een inspraakprocedure vast gesteld en gepubliceerd als handreiking voor de gemeenten. In augustus 2016 is een vernieuwde versie gepubliceerd. Gemeenten moeten rekening houden met de volgende factoren; • • • • •
de wensen van het gezin, op welke wijze zij het familiegroepsplan willen vormgeven, in hoeveel tijd en van wie ze ondersteuning nodig hebben, of er meer vertrouwen is in een onafhankelijke ondersteuning of juist in een bekende hulpverlener, of er een bekende of een vrijwilliger is waar de familie vertrouwen in heeft.
Naast deze factsheet heeft de VNG tevens een modelverordening Jeugdhulp
5
stichting Public Balance
geformuleerd. Deze modelverordening staat vaak (maar niet altijd) aan de basis van de gemeentelijke verordeningen.
Family Group Conference
De oorsprong van het familiegroepsplan is gelegen in de Family Group Conference (FGC). Een FGC is een door een onafhankelijke procesondersteuner geleide bijeenkomst. Familieleden en vrienden komen samen met hulpverleners en functionarissen omdat sprake is van zorg of wetsovertreding voor en door een minderjarige. Deze aanpak is ontstaan in Nieuw-Zeeland om meer samenwerking tot stand te brengen met de Maori’s. Dit recht is vastgelegd in een wet: The Children, Young Persons, and their Families act van 1989. Tijdens de FGC helpt de familiegroep families met het maken van beslissingen. Model De term familiegroep geldt voor kinderen, ouders, familie en vrienden en buren. De familiegroep heeft het recht op privé-tijd (besloten deel) om een plan te maken. Dit plan betreft de veiligheid en bescherming van kinderen. De rol van de professionals is gelegen in het aanleveren van alle relevante informatie voor de familiegroep. Een van de uitgangspunten is dat wanneer families zelf plannen maken ze ook meer verantwoordelijkheid zullen nemen voor de uitvoering van dat plan. Principes Belangen van de kinderen staan voorop Kinderen krijgen een stem De mening van de kinderen is net zo belangrijk als die van de grote mensen Kinderen groeien het beste op in hun eigen omgeving, bij hun eigen mensen Samenwerken is altijd beter voor kinderen Families zijn in staat om goede beslissingen te nemen over hun toekomst Families weten instinctief wat goed is voor kinderen Centrale elementen De FGC is primair een besluitvormingsproces voor het kind De FGC is voor een brede familiegroep Een onafhankelijke coördinator faciliteert het proces De familie heeft altijd privé-tijd Het FGC-plan wordt altijd gerespecteerd of er moet sprake zijn van een onveilige situatie voor het kind. Procesafwikkeling 1. De verwijzing of aanmelding door een professional of familie kan een aanmelding gestart worden. Daarbij is het van belang dat enkele uitgangspunten bekend zijn bij de betrokkenen, voordat gestart wordt met het FGC-proces.
6
stichting Public Balance
- aanleiding voor aanmelding -verwachtingen en angsten -rollen en verantwoordelijkheden -samenwerking tussen coördinator en hulpverlener/aanmelder -waar raakt de FGC andere processen ( b.v. in kader OTS) -risico-inventarisatie voor de coördinator en andere familieleden 2. Eerste contact en aanmelding Er is afstemming over het eerste contact. Hoe wordt dit gelegd? Vervolgens gaat de coördinator de familiegroep in kaart brengen. Wie moet er meedoen met de FGC-bijeenkomst. Waar en wanneer. Als dat plaats heeft gevonden neemt de coördinator contact op met de verwijzer De familiegroep moet op dat moment het volgende begrijpen -reden voor de FGC, inclusief wie de aanvraag heeft gedaan -belang en waarde van hun deelname en bijdrage -dat het vervolgproces zich afwikkelt op een voor hun passende wijze -wat de agenda is van de FGC-bijeenkomst -wie er allemaal een bijdrage levert tijdens de FGC-bijeenkomst 3. De FGC-bijeenkomst De coördinator is voorzitter van de FGC-bijeenkomst. Na een welkom en uitleg van de agenda wordt gestart met deel 1. -kennismakingsronde -uitleg van het verdere proces -uitleg regels m.b.t vertrouwelijkheid en respect -uitleg dat dit een bijeenkomst is voor de familiegroep vervolgens wordt gestart met het delen van informatie. -professionals delen de informatie. Liefst in eenvoudige taal. -wat zijn de zorgen -wat zijn de kwaliteiten van de familie -wat voor mogelijkheden voor ondersteuning zijn beschikbaar -wat zijn de basiseisen waar het plan aan moet voldoen (of wat is niet acceptabel) Na dit 1e deel komt deel 2 De coördinator en de hulpverleners verlaten de ruimte. De coördinator blijft op afroep in nabijheid aanwezig. Familiegroepen hebben dan de volgende opdracht: -overeenstemming te bereiken over een plan dat voldoet aan de behoeften voor het kind -overeenstemming over een doorlopend plan -overeenstemming over de manier waarop dit plan uitgevoerd, gecontroleerd en geëvalueerd en bijgesteld wordt. Tenslotte komt deel 3 Dit 3e deel is van vitaal belang in de samenwerking tussen de familiegroep en de instanties. Het beschrijft de uitkomst van het proces ten behoeve van het kind. De coördinator nodigt de familie uit om het plan te beschrijven en uit te leggen. De coördinator voert de volgende acties uit: -schrijft elk punt op, op een flipover. In de taal en de woorden van de
7
stichting Public Balance
familiegroep. -controleert of de hele familiegroep het plan accepteert en dat de meerderheid consensus heeft over het plan. -organiseert dat iemand het plan monitort -maakt afspraken over een vervolgbijeenkomst/evaluatie en vervolgplan -nodigt eventueel de hulpverlener uit om feedback te geven over het plan. 4. Voortgang en Evaluatie De familie is nu aan zet. Het plan moet uitgevoerd worden door de familiegroep. De doorverwijzer zal continue met de familie blijven werken aan het FGC-plan. Het eigenaarschap moet voortdurend bij de familie teruggelegd worden. Ze moeten zelf verantwoordelijkheid krijgen voor de uitvoering van het plan. De mate van ondersteuning bij de uitvoering van het plan is afhankelijk van de situatie. In het FGC-model is na 3 maanden een formele evaluatie ingebouwd.
8
stichting Public Balance
Deel 2: Familiegroeps-bijeenkomst In dit deel vindt u een leidraad voor het organiseren en ondersteunen van een traject dat moet leiden tot een bijeenkomst waarna het Familiegroepsplan geformuleerd, beschreven en verdeeld is onder alle betrokkenen. Familiegroepslan-bijeenkomst (FGP-bijeenkomst) Het gezin maakt samen met de voor hun belangrijke mensen een plan. Aanleiding is de behoefte aan ondersteuning van het gezin (of leden van het gezin) bij het maken van een FGP. Iedereen die wil dat het goed gaat met de kind of de kinderen kunnen aanwezig zijn bij de FGP-bijeenkomst. De FGP-bijeenkomst heeft tot doel te komen tot een plan. De co-ordinator is voorzitter van de FGP-bijeenkomst. Het is belangrijk dat er in het 1e deel informatie wordt uitgewisseld over de situatie en over wat goed en wat niet goed gaat. In de aanpak rondom families met kinderen staan 4 vragen centraal: Hulpverleners (jeugdbeschermers) maken gebruik van de Delta-methode. De formuleringen die daarin gebruikt worden kunnen helpend zijn. 1. Wat gaat er goed met het kind en het gezin 2. Waar maken we ons zorgen over 3. Hoe veilig en goed is de situatie voor het kind op dit moment op een schaal van 0 – 10? 4. Wat moet er gebeuren om er zeker van te zijn dat het kind in de toekomst goed opgroeit? In het plan moet in elk geval komen te staan wat er concreet wordt gedaan en afgesproken om de kinderen te beschermen en veilig en goed te laten opgroeien. Wie, wat en wanneer. En hoe komt de familiegroep weer bij elkaar om het plan te actualiseren.
Een Familiegroepsplan is het eindresultaat van een besluitvormingsproces. Om aan te sluiten bij de uitgangspunten van de wettelijke basis van het Familiegroepsplan is het van belang om de basiskenmerken te kennen. 1. Het is een besluitvormingsmodel: het FGP is tot stand gekomen na een groepsproces. 2. De vraag voor de Familiegroepsplan-bijeenkomst is open, voor iedereen duidelijk en geeft (nog) geen oplossing. 3. De familiegroep is eigenaar. Hun mensen, hun gebruiken, hun taal, hun eten en drinken en vooral hun plan. 4. De facilitator of co-ordinator die dit proces ondersteunt heeft het vertrouwen van de familiegroep om dit ook te doen.
9
stichting Public Balance
5. De familiegroep heeft recht op informatie, tijd en de acceptatie dat hulpverleners uitgaan van hun plan.
Uitgangspunten voor een effectief FGP
de familie (en de familiegroep) heeft de meeste baat bij een stimulerende, activerende en probleemoplossende aanpak. de eigen verantwoordelijkheid van de familiegroep staat centraal de effectiviteit van de hulpverlening wordt voor een belangrijk deel mede bepaald door de mate van vertrouwen in de hulpverlener. De FGP-bijeenkomst moet een bijdrage leveren aan het vertrouwen en de samenwerking, in de breedste zin van het woord. Dus naast de vraag rondom het vergroten van de Veiligheid moet ook de vraag centraal staan hoe de samenwerking tussen familiegroep onderling en samenwerking met de hulpverlening verbeterd kan worden. Primair doel is het vergroten en borgen van de veiligheid en goed opgroeien voor de kinderen in het gezin
Het gaat erom dat de familie in samenhang met hun familie en vrienden bepaalt wat zij kunnen en willen doen om het opgroeien van kinderen zo goed als mogelijk vorm te geven. Het betrekken van familie en vrienden bij de toekomst, betekent dat bronnen aangeboord en aangesproken worden die minimaal steunend kunnen zijn voor het gezin dat centraal staat.
Kenmerken FGP-bijeenkomst het is een overlegmodel. Mede gericht op het delen van informatie en beleving. de start is duidelijk en de (vooraf geformuleerde) startvraag is open. De FGP-bijeenkomst kan leiden tot besluit –en planvorming. Maar het primaire doel is een bijeenkomst waar mensen omgaan met zorgen en problemen. Daarbij kan sprake zijn van omgaan met normoverschrijding, wangedrag en conflicten. Pas na een herstelproces waarbij belevingen gedeeld zijn kan pas sprake zijn van de totstandkoming van een breed gedragen plan. Door hun aanwezigheid geven deelnemers op hun eigen manier reeds invulling aan het doel: het verbeteren van het opgroeien (kinderen). De minimumvoorwaarden waar het Familiegroepsplan aan moet voldoen zijn (kort en bondig) beschreven en bij de hoofdpersonen bekend. De taak van de co-ordinator is het om, samen met de familiegroep het gesprek te organiseren en faciliteren. Het is de kunst van de co-ordinator om zo min als maar mogelijk te doen. Het gaat om het proces waarbij de familiegroep geactiveerd wordt om zelf hun situatie te veranderen. Het gaat niet enkel om SMART-resultaten. Het delen en vergroten van intenties en geven van steun aan elkaar is onderdeel van het proces. Aanpak De aanpak voor de organisatie van de FGP-bijeenkomst kan gezien worden als een project dat opgestart en uitgevoerd wordt. De FGP-bijeenkomst wordt fasegewijs georganiseerd en uitgevoerd.
10
stichting Public Balance
1. Voorbereidingen (voor de datum van de FGP-bijeenkomst) Het doel van de voorbereidingen is om de kring van betrokkenen zo groot en/ of passend mogelijk te maken en informatie te verzamelen. Deze fase kost de meeste tijd en moeite. Soms lukt het niet om de FGP-bijeenkomst te organiseren, maar levert deze voorbereidingsfase toch heel veel op ten behoeve van het leveren van een goede bijdrage bij het opgroeien van kinderen.
Bij de doorgeleiding, aanmelding en start van het FGP-proces is het van belang dat de hoofdpersonen van de familie de regie hebben. Wat is hun behoefte. Wat willen zij.
In het Gezin Het is steunend als de co-ordinator uitstraalt en uitspreekt dat hij vertrouwen heeft in de mogelijkheden van families om de verantwoordelijkheid te nemen voor het komende planproces. Bij de voorbereiding is het helpend om de Centrale Vraag te formuleren met het gezin. Door een goede open en toekomstgerichte formulering kan ook een beroep op een brede kring gedaan worden. “Hoe bewerkstelligen we dat.... (het b.v. thuis fijn is voor iedereen)
Deelvragen formuleren Wat bij de voorbereidingen kan helpen is om alle deelnemers te vragen naar hun eigen persoonlijke vraag of persoonlijke behoefte. Wat zou u graag willen bewerkstelligen. Wat moet er veranderen? Wat moet via dit plan opgelost worden? Of en hoe dit ingezet wordt is persoonlijk. Het kan helpend zijn in de gesprekken met familie en deelnemers. Het kan steun en oplossingen genereren voor de direct betrokkenen. (b.v. moeder die aangeeft dat ze toch graag een eigen avond per week voor zichzelf wil hebben). Een opsomming van deze vragen kan dienst doen bij aanvang van de FGP-bijeenkomst. Het kan zijn dat naast de hoofdvraag deze vragen als bijvragen dienst kunnen doen. Breng de behoeften in kaart. Dat kan met een lijstje dat steeds gedeeld wordt met meerdere personen. Maar deel dit overzicht ook met de betrokken hulpverleners. Daarmee wordt al een start gemaakt met de uitwisseling van belangen en beleving. Familiegroep vergroten Begin na de introductie van de FGP-bijeenkomst met vragen naar wie belangrijke mensen zijn voor de familie. Wie vindt het belangrijk dat het goed gaat met het kind (of de kinderen) en…. is nu iedereen genoemd? Zijn er nog mensen die wellicht nog door anderen genoemd worden als belangrijk of betrokken. Hoe zat dat enkele jaren geleden? 11
stichting Public Balance
Bekend is dat er heel veel Ja Maar’s genoemd worden. Vraag naar verjaardagen en kerstmis. Ook in de verleden tijd. Wie was er toen belangrijk in het leven van het kind? Bij de Familiegroep Soms weten deelnemers nauwelijks wat er allemaal speelt. Vraag altijd of dat het gezin de deelnemers zelf wil informeren over de zorgen en problemen. Als het gezin dit niet doet, vraag dan toestemming om informatie te delen. In het geval van contact tussen de hulpverlener met andere deelnemers zal er altijd sprake zijn van informatie-uitwisseling. Maak duidelijk dat de FGP-bijeenkomst bedoeld is om oplossingen te vinden en steun te genereren. In het belang van het kind. Dat het FGP niet is bedoeld om de schuldvraag centraal te stellen. Maar dat gevraagd wordt aan de deelnemers om mee te helpen met het maken van een goed en veilig plan, zodat het snel beter kan gaan. Neem altijd bij de voorbereiding contact op met enkele stakeholders in de familiegroep. Op die manier betrek en activeer je altijd meer mensen bij de zorgen. Vraag aan hun wie volgens hun belangrijke mensen zijn voor het gezin. Inventariseer en koppel verkregen informatie terug aan het gezin. Vraag door bij weerstand om deel te nemen: Wat heeft u nodig om aanwezig te kunnen zijn? Als sprake is van onveiligheidsgevoelens, vraag of er steunfiguren kunnen zijn. Zowel voor diegene die bang is als voor diegene die voor sommigen bedreigend kan zijn. Er is vaak sprake van onderlinge spanning binnen families. Het is niet de taak van de medewerker om ruzies te beslechten. Maar wel kan hij of zij betrokkenen aanmoedigen om ondanks alle gedoe toch een plan te maken. Want het belang van de kinderen is in het geding. Wat kunt u bedenken om dat wel of niet te laten gebeuren? Werk rustig en stap voor stap. Diverse formulieren kunnen helpend zijn bij de voorbereiding: maar er is geen vast protocol. Zorg bij de voorbereidingen dat heikele punten (b.v. minimumvoorwaarden rondom veiligheid) vastgelegd worden. Probeer helderheid vooraf hierover te ondersteunen. Soms is het niet gemakkelijk om helderheid te krijgen als co-ordinator over de minimumvoorwaarden. Handel dan als voorzitter: vat samen: formuleer en leg samen vast. Grote of kleine kring? Bij FGP-bijeenkomsten wordt altijd gestreefd om de kring zo groot als mogelijk te maken. Maar elke regel kent uitzonderingen. Soms is het effectiever om de kring kleiner te houden en meer sturend te zijn bij de bijeenkomst. Bijvoorbeeld bij situaties waarin de balans tussen partijen (vechtscheidingen) anders verstoord wordt. Dan is meer dwingend voorzitterschap en een strakkere sturing gevraagd. Deze handreiking is bedoeld als eenvoudige basis. Werken met conflictueuze situaties (zoals bij vechtscheidingen) gaat verder en maakt deel uit van een meer specialistische vervolgtraining en/of intervisie.
12
stichting Public Balance
Kinderen Kinderen moeten voorbereid worden. Kinderen weten over het algemeen heel erg goed wat ze willen of wat ze zeker niet willen. Tekeningen kunnen helpen, maar in de regel zijn eenvoudige vragen: “wat zou je jezelf gunnen wat er anders is, na de bijeenkomst?” voldoende om zicht te hebben op de behoeften van de betrokken kinderen. Vraag wie ze zelf graag bij de bijeenkomst willen (het woord FGP-bijeenkomst kan al verwarring opleveren). Het is vaak helpend om een volwassen vertrouwenspersoon speciaal te benoemen die het kind (of kinderen) ondersteuning geeft tijdens de bijeenkomst. Misschien is het te belastend voor het kind om aanwezig te zijn. Toch kan het helpen om bij aanvang er even bij te zijn. Of om in het uiterste geval een foto op te hangen tijdens de FGP-bijeenkomst. 3. Voorbereiden overige deelnemers (o.a. professionals) De rol van andere professionals bij de FGP-bijeenkomst is van belang. Ze hoeven er niet altijd bij aanwezig te zijn, maar het verbreden van oplossingen, visie en de kennismaking met betrokken professionals kan natuurlijk een grote bijdrage vormen. Dus niet enkel de functionele aanwezigheid telt mee in de afwegingen, ook het bekend raken met elkaar en de wederzijdse beeldvorming en vertrouwen kan steun geven bij de uitvoering van het plan. Probeer zoveel mogelijk beknopte informatie te genereren. Een A4tje met de visie van de betrokken hulpverlener of het (mogelijke) hulpaanbod. Geen uitgebreide verslagen, rapportages en zo min mogelijk jargon. Plannen van plaats, datum en tijd Het moment om een datum te gaan plannen is aangebroken. Zijn er mensen die moeten werken. Verlof opnemen is voor veel mensen niet gemakkelijk. Bedenk dat het over het algemeen in onze zachte sector wat gemakkelijker is vrij te nemen voor familiezaken, dan in de hardere sectoren. Ervaring leert dat de vrijdagmiddag vaak een goed compromis kan opleveren. Soms is het ingewikkeld om hulpverleners bereid te vinden om buiten kantoortijd deel te nemen aan de bijeenkomst. In de onderhandeling helpt het soms eens even te kijken op de website van de desbetreffende organisatie. Vaak staat daar dat “de klant centraal staat” en de organisatie maatwerk levert. Stel bij voorkeur geen harde eindtijd vast. Het is erg onbevredigend en weinig effectief als er geen of een half plan opgeleverd wordt wegens tijdgebrek. Soms heeft een familiebijeenkomst erg veel tijd nodig voordat er gedacht kan worden over de toekomst. Organiseer de FGP-bijeenkomst bij voorkeur op een plaats die is ingericht om te vergaderen of te overleggen. Het is misschien gemakkelijker bij de mensen thuis, maar daar kleven flinke nadelen aan. Het gezin zal zich opstellen als gastheer / gastvrouw. Er moet voor koffie en thee gezorgd worden. De overlegopstelling is niet ideaal (en gelijkwaardig). Wat als er ruzie of gedoe ontstaat? Wat als deelnemers het al moeilijk vinden om deel te nemen, laat staan bij mensen thuis te komen?
13
stichting Public Balance
Tip: vraag de mensen zelf of ze een goede plek weten. Buurthuis, gemeenschapshuis, verenigingsgebouw of kerkgebouw in de buurt. Als er geen goede plek te vinden is, bel met een plaatselijke welzijnswerker en vraag om tips. Probeer de familiegroep het gevoel te geven dat ze een “thuis�- wedstrijd spelen. Hou er rekening mee dat emoties kunnen oplopen. Dus beoordeel de geschiktheid van de ruimte ook daarop. Checks na de voorbereidingen - weet je wie er wel of niet aanwezig is? - kan iedereen ook op plaats van bestemming komen? - weet je eventuele eindtijden van aanwezige professionals - begrijpen deelnemers doel en mogelijkheden van de FGP-bijeenkomst - zijn er vertrouwenspersonen gekoppeld aan de kinderen? - is iedereen uitgenodigd (per mail of schrift) - is er een geschikte ruimte geregeld (met koffie, thee, flipover) - alle vragen / deelvragen zijn bekend?
14
stichting Public Balance
2. Voorbereiding conferentie (dag van de FGPbijeenkomst) De open kring-opstelling is de beste manier om een overleg te faciliteren of leiden, zeker als er sprake is van “gedoe� tussen deelnemers. Er is sprake van gelijkwaardigheid. De voorzitter kan van te voren de kring stoelen opstellen en via naamstickers aangeven wie waar moet zitten. Via de plaatsbepaling zit ook meteen de vertrouwenspersoon naast het kind. Bij strijd kunnen de hoofdpersonen aan weerszijde van de voorzitter gepositioneerd worden. (Dan kijken ze elkaar ook niet rechtstreeks aan). Een flip-over is altijd handig. Het is erg helpend om, naast de centrale vraag, enkele afspraken vooraf op een flip-over te schrijven en ze op te hangen. Regels: Respect voor elkaars mening Uitleg: Het kan zijn dat mensen die hier aanwezig zijn van mening verschillen. Dat kan en dat mag. Maar we spreken vooraf af dat er respect is voor ieders mening en standpunt en dat er naar elkaar wordt geluisterd. Iedereen mag spreken Om tot een plan te komen is het van belang dat iedereen zich kan uiten. Daarom de afspraak dat iedereen hier het recht heeft om te praten. Dat geldt ook voor de kinderen. Vertrouwelijkheid Het is belangrijk dat iedereen vrijuit kan praten. In principe blijft alle informatie die hier met elkaar gedeeld wordt onder ons. Een uitzondering is als er feiten op tafel komen die in ernstige mate de veiligheid van het kind in gevaar brengen. Wettelijke kaders blijven van kracht. De regels kunnen uitgesproken worden. Het kan ook door een A4tje met de regels op te hangen en daar kort naar te verwijzen.
15
stichting Public Balance
3. De FGP-bijeenkomst De co-ordinator is de technische voorzitter van de FGP-bijeenkomst. Welkom: geef eventueel iemand uit het netwerk de gelegenheid om dit welkom te doen. Stel jezelf kort voor. Houd het vooral kort en bondig (goed voorbeeld doet volgen) Voorstellen: vraag alle aanwezigen om zich kort voor te stellen en daarbij hun relatie met de kinderen te noemen. Als je ziet dat het spannend is voor familieleden, kan het helpen om daar iets over te zeggen: “ het is niet voor iedereen gemakkelijk, maar het wordt erg op prijs gesteld dat u aanwezig bent om mee te denken over de zorgen die er zijn” Probeer de conferentie in een aantal delen te organiseren. De Centrale Vraag (kan opgehangen worden) en eventuele deelvragen kunnen dienen als kapstok. A. Informatieuitwisseling: wat is er aan de hand. Wat is de situatie. “Wat is er volgens u aan de hand” “wat gaat er goed” Wat veroorzaakt volgens u de kern van de zorgen? (kernvraag 1 en 2: wat gaat er goed en waar maken we ons zorgen over) Maak een ronde waarbij iedereen vertelt wat er volgens hem of haar aan de hand is. Zorg dat de uitwisseling kort en bondig is. Voorkom debat en discussie (zoveel mogelijk). Bij families die de neiging hebben om in debat te gaan of elkaar niet laten uitspreken kan de inzet van een Praatstok helpen. Alleen diegene met de Praatstok heeft het woord (en natuurlijk ook de voorzitter zonder stok). Bij informatie van en door professionals is het van belang om de familiegroep in de gelegenheid te stellen om vragen te stellen. Vraag ook of iedereen begrijpt wat gezegd wordt. Misschien gebruikt iemand wel veel beroepsjargon en zie je dat niet iedereen het goed begrijpt. Sluit deze fase Informatieuitwisseling af. Bijvoorbeeld nog met als slotvraag het vraagstuk rondom kernvraag nummer 3: Hoe veilig is het kind of hoe beoordeelt u het cijfer voor de opvoeding op dit moment op een schaal van 0 – 10 ? Maar misschien is het zinvoller om de vraag in de volgende fase te stellen met een toekomstgerichte formulering: hoe bewerkstelligen we een positieve verandering richting de 10 m.b.t. de veiligheid van het kind. Markeer de volgende fase. Het kan zijn dat er nu deelnemers de bijeenkomst verlaten. Bijvoorbeeld professionals die voldoende input gegeven hebben. Wellicht is het een goed moment om even enkele minuten te pauzeren. B. Oplossingen – Planvorming 16
stichting Public Balance
Als het gesprek en de vraagformulering nog erg algemeen is, kan het helpen om een tussenronde te doen. Vraag aan deelnemers wat ze het gezin / het kind voor veranderingen gunnen in de komende periode (zeg 2 maanden, of voor de zomervakantie). Dat wel gerelateerd aan de Centrale Vraag (b.v. Hoe bewerkstelligen we dat de kinderen thuis goed en veilig opgroeien) Start Planvorming Vraag wie een en ander op papier gaat zetten. (wie wil de afspraken op de flipover noteren? Wie heeft er een idee of een oplossing? Hoe bewerkstelligen we ‌ (meer veiligheid, beter en fijner thuis wonen, minder gedoe) Wat vinden jullie dat er nu moet gebeuren? Wat is jullie idee over hoe het verder moet? Bij een Eigen Kracht-conferentie of een Familienetwerkberaad zijn in dit deel geen hulpverleners of professionals aanwezig. Daar is sprake van een besloten groepsbijeenkomst waar het plan gemaakt wordt. In dat geval wordt de voorzitter bij punt C. binnen geroepen nadat de familie het plan gemaakt heeft. Maar: een FGP is vormvrij. Het is mogelijk om gezamenlijk verder te gaan. Wat willen de mensen en/of wat past het beste bij deze situatie en de betrokkenen. De voorkeur voor een besloten deel is uitgangspunt: geen wetmatigheid. Ga als co-ordinator zelf een stapje achteruit zitten, misschien is het handig om even gaan te bellen. Is het even moeilijk: een stilte kan heel goed functioneren. Of benoemen dat jij het nu ook niet weet en dat het moeilijk is. Later (zeker niet in de beginfase) is het goed om te vragen wie wat zou kunnen doen, op welk tijdstip. Op een later moment (liefst aan het eind) is het ook belangrijk om te vragen wat als er iemand niet kan, b.v. wegens ziekte.
C. Afsluiting Als de familiegroep klaar is, is het tijd om te recapituleren. Check elk punt, elke afspraak. Is helder wie wat en wanneer doet? Controleer of de familiegroep achter elk punt staat. Hoe vinden de kinderen het? Wat gebeurt er als het plan niet goed uitgevoerd wordt. Wie beoordeelt dat en wat gebeurt er in dat geval? Roept iemand iedereen bij elkaar. Wordt de hulpverlener geĂŻnformeerd? Door wie? - Is er behoefte aan een voorgangsgesprek? Wie moet daarbij zijn? - Wie mogen het plan ontvangen? - Is het handig om social media te gebruiken bij de planuitwerking?
17
stichting Public Balance
Tot slot: Organiseer een klein ritueel. Sluit bijvoorbeeld af met een gezamenlijke foto. Of laat een handtekening onder de flipover zetten en maak daar vervolgens een foto van. D. Afronding (na de FGP-bijeenkomst) Werk het plan uit. -
Datum Namen van de familiegroep (bij minderjarigen met leeftijd) (en relatie tot het kind / kinderen) Namen van professionals, functie en hun organisatie De voorliggende (hoofd) vraag Het plan met afspraken (met daarbij ook wie in actie komt als de uitvoering niet goed gaat) Afspraken over het voortgangsgesprek Wie mogen het plan ontvangen (b.v. alle aanwezigen + ?)Informatie van betrokken professionals
Hou d in e de tou igen w han tjes den !
18
stichting Public Balance