ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN
Contenido 2.....La imposición legal de guardar documentos, ¿es extensiva a todo tipo de documentación empresarial? Argumente la respuesta........................................................................................3 4. Responda las preguntas siguientes en relación con el archivo centralizado. Aporte ejemplos......................................................................................................................................3 6. Responda las preguntas siguientes en relación con los materiales del archivo. Aporte ejemplos......................................................................................................................................3 8. Responda las preguntas siguientes sobre la vigencia de los archivos. Argumente y aporte ejemplos......................................................................................................................................4 10.- Responda las siguientes preguntas en relación con las nuevas tecnologías en el tratamiento de datos. Argumente las respuestas.......................................................................5 12.- Responda las siguientes preguntas relacionadas con la manipulación de documentos. Argumente y aporte ejemplos.....................................................................................................6 14.- ¿Existe alguna diferencia entre el archivo general del sistema centralizado, y el archivo general del sistema mixto? Aporte ejemplos para explicar sus argumentos.............................7 16.- Indique cuál es el criterio (o criterios) de clasificación y ordenación que resulta más adecuado a cada uno de los casos siguientes. Argumente las respuestas.................................7
2. La imposición legal de guardar documentos, ¿es extensiva a todo tipo de documentación empresarial? Argumente la respuesta. Si, según la norma mercantil hay que conservarlos durante 7 años, según la norma tributaria, durante 4 años. Atendiendo a las deducciones y pérdidas fiscales, hay que conservarlos durante 10 años. 4. Responda las preguntas siguientes en relación con el archivo centralizado. Aporte ejemplos. a) ¿En qué consiste? Toda la información de la empresa es reunida en una sola oficina. b) Indique tres ventajas que suponga este criterio de archivo.
Gestión y control efectivo, sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio. Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos. Facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, seguridad y fiabilidad de la información y documentos de gran valor para la organización.
6. Responda las preguntas siguientes en relación con los materiales del archivo. Aporte ejemplos. a) ¿A qué se llama fichero? Se le llama fichero a un conjunto de información clasificada y almacenada de diversas formas para su conservación y fácil acceso en cualquier momento puede ser un sistema de archivos físicos contenidos en cajas u otros elementos de almacenamiento que forman parte de un conjunto mayor como una biblioteca o archivo público o privado. b) ¿Qué es una carpeta de suspensión? Son de cartulina, con dos enganches de plástico o metálicos en los extremos de las solapas, que permiten su suspensión en unas guías dentro de los armarios o cajones. En la parte superior o lateral de la carpeta se colocan unos visores o pestañas de plástico para la identificación de su contenido. c) ¿A qué se llama “pestaña” en una carpeta?
Una pestaña es un elemento de la interfaz de un programa que permite cambiar rápidamente lo que se está viendo sin cambiar de ventana que se usa en un programa o menú. Desempeñar una tarea a través de pestañas permite cargar varios elementos separados dentro de una misma ventana y así se posibilita la alternancia entre ellos con una mayor comodidad. Con las pestañas, además, es posible evitar tener multitud de ventanas abiertas en el escritorio, facilitando el uso del ordenador al usuario para trabajar en distintos aspectos de un mismo programa. d) ¿Qué son las guías del archivo? Las guías describen los fondos que se custodian, indicando sus características fundamentales, como las fechas extremas, el volumen total de documentos (unidades documentales) que contienen así como los distintos soportes en que se encuentran estas unidades. 8. Responda las preguntas siguientes sobre la vigencia de los archivos. Argumente y aporte ejemplos. a) ¿En qué consiste un archivo semiactivo? Donde conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. b) ¿Existe alguna diferencia entre el archivo semiactivo y el archivo inactivo? Que el archivo semiactivo es donde se conservan los documentos que se han retirados del archivo activo mientras que el archivo inactivo es donde se conservan los documentos que se conservan de forma poco frecuente. 10.- Responda las siguientes preguntas en relación con las nuevas tecnologías en el tratamiento de datos. Argumente las respuestas. a) ¿Se puede prescindir de los archivos tradicionales? El archivo digital de documentos aporta notables ventajas frente al archivo físico en papel. Algunas de estas ventajas son evidentes, pero otras resultan desconocidas para la mayoría de las empresas, que continúan pensando que el archivo en papel es imprescindible a efectos legales. Cuando comenzamos a ver el archivo digital de documentos como un sustituto del papel, y cuando tenemos claro que podemos prescindir totalmente de los archivos físicos manteniendo exclusivamente archivos digitales, es cuando empezamos a ver todas las posibilidades que se abren ante nosotros.
b) ¿Qué sistema es mejor para el tratamiento de datos, el tradicional o el que se basa en las NTI (también conocidas como TIC)? El que se basa en los TIC, ya que facilitan la comunicación a larga distancia, brindan el acceso a información abundante y variada, gracias a los TIC, podemos estar al tanto de lo que ocurre en cualquier parte del mundo, además de contar con información proveniente de diversas fuentes pero que gira en torno a un mismo tema. Esto representa una gran ventaja principalmente para el campo educativo, ya que los estudiantes pueden contar con una mayor cantidad de contenido útil para su formación, por lo que las TIC en la educación complementan la educación tradicional y llevan el aprendizaje a un nuevo nivel. Permiten que actividades u operaciones que usualmente se desarrollaban de manera presencial ahora se lleven a cabo a través de la red, como es el caso del popular e-commerce o comercio electrónico, el cual ha facilitado en gran medida la vida de sus usuarios y cada día sigue sumando más y más de ellos. De esta manera, han disminuido considerablemente nuestra de necesidad de movernos y salir del espacio físico en el que nos encontramos para obtener un producto. Al igual que el comercio electrónico, también se han desarrollado otros términos similares como el e-business (negocio electrónico), e-health (sanidad electrónica), e-government (gobierno electrónico), e-learning (aprendizaje electrónico), e-work (teletrabajo), y el ya muy conocido e-mail (correo electrónico), todo ello gracias al impacto que ha generado la aplicación de las tecnologías de información y comunicación en los distintos sectores de la sociedad y de la economía global. c) El uso de los sistemas de gestión de datos mediante software ¿hace innecesario el conocimiento sobre los sistemas de ordenación de datos? No, estos sistemas proporcionan métodos para mantener la integridad de los datos, para administrar el acceso de usuarios a los datos y para recuperar la información si el sistema se corrompe. Permiten presentar la información de la base de datos en variados formatos. La mayoría incluyen un generador de informes. También pueden incluir un módulo gráfico que permita presentar la información con gráficos y tablas. Generalmente se accede a los datos mediante lenguajes de consulta, lenguajes de alto nivel que simplifican la tarea de construir las aplicaciones. También simplifican las consultas y la presentación de la información. Un SGBD permite controlar el acceso a los datos, asegurar su integridad, gestionar el acceso concurrente a ellos, recuperar los datos tras un fallo del sistema y hacer copias de seguridad.
12.- Responda las siguientes preguntas relacionadas con la manipulación de documentos. Argumente y aporte ejemplos. a) ¿Qué se entiende por buenos hábitos? ¿A qué ámbito se refieren? Se entiende como buenos hábitos que ayudas a simplificar el trabajo, en la relación con los papeles. Por ejemplo: no acumular papel innecesario, para ello deberemos de
clasificar, archivar, conservar sólo lo necesario, no hacer copias si no se necesitas, hacer expurgo, es decir, seleccionar y eliminar la documentación innecesaria y obsoleta, y también debemos tener en cuenta la importancia del orden, ordenar la documentación en carpetas, expedientes, no dejar nunca los papeles sueltos e incontrolados. Además, es bueno tener en cuenta emplear elementos de sujeción, como por ejemplo: pinzas de escritorio, grapas o clip, no duplicar, es decir, antes de abrir carpeta o expediente nuevo, comprobar que no existe otro anterior. Es bueno también tener en cuenta el uso de códigos visuales para la localización como por ejemplo, colores diferentes para carpetas, carátulas de identificación en cajas y carpetas, pestañas o separadores y controlar la retirada de documentos, es decir, marca que se deja en el lugar de donde se extrae un documento, expediente o carpeta. Es importante además, utilizar adecuadamente las técnicas de expurgo o eliminación porque archivar no significa acumular ni almacenar. b) ¿Por qué se consideran buenas prácticas? Se consideran buenas prácticas porque así tendremos todos nuestros documentos bien organizados y archivados, la limpieza de los archivadores es fundamental para el funcionamiento de una empresa, para que así, cuando queramos buscar cualquier documento nos sea fácil y lo podamos encontrar bien, no que si almacenamos o acumulamos cosas innecesarias, o no tenemos bien visibles lo que queremos nos será bastante difícil. c) Enumere y explique brevemente alguna (al menos 5) de las pautas a seguir en el manejo de los “papeles”. 1. Organización personalizada: 2. Planificar: Significa elaborar o establecer un orden a la hora de organizar los documentos. 3. Seguir un método: Se refiere a llevar un modo de ordenación de documentos, para así poderlo hacer siempre del mismo modo y que nos sea más útil y nos resulte más fácil. 4. Adecuación y eficacia: Se refiere a adaptarnos, ajustarnos a la manera de organizar los documentos, y eficacia, que se refiere a la capacidad para producir el efecto deseado a la hora de organizar los documentos. 5. Darla a conocer a los interesados: Se trata de proporcionar a los interesados toda la documentación e información necesaria que se necesite.
14.- ¿Existe alguna diferencia entre el archivo general del sistema centralizado, y el archivo general del sistema mixto? Aporte ejemplos para explicar sus argumentos. El archivo centralizado tiene un único criterio de ordenación, el archivo mixto, como su nombre indica, combinan letras y números. 16.- Indique cuál es el criterio (o criterios) de clasificación y ordenación que resulta más adecuado a cada uno de los casos siguientes. Argumente las respuestas. (a) Las cartas que se envían a los clientes. Alfabético, porque se requiere la primera palabra ordenatriz, en este caso, el primer apellido de la personas, por ello nos facilitará la búsqueda. (b) Las facturas emitidas. Numérico, con las facturas, el mejor criterio de clasificación es el numérico. (c) Los albaranes de salida de mercancía. Numérico (d) Los recibos de salarios del personal de la empresa. Numérico (e) Las referencias de los artículos que se fabrican, identificados por nombre y por clave. Alfanumérico (f) Las fichas de los trabajadores. Alfanumérico (g) Los contratos de trabajo del personal. Alfabético (h) Las fichas de los proveedores. Alfanumérico (i) Los albaranes recibidos de los proveedores. Numérico