Ekonomi- och analysenheten: Fokus på kvaliteten

Ekonomi­ och analysenheten är förbundets största enhet med 21 anställda, och den består av två delar. Redovisningscentralen arbetar med redovisning och bokslut för alla avdelningar. Den andra delen av enheten arbetar med verksamhetsstatistik, statsbidragsfördelning och att säkerställa att statsbidragsvillkoren efterlevs i organisationen.

En anledning till att enheten bildades för ett par år sedan, var just att få till ett bättre samarbete mellan analys och redovisning.

På analysenheten finns två verksamhetsanalytiker som arbetar med kvalitet och etik. En analytiker har hand om statistik och rapportering, alltså den verksamhetsstatistik som i dagsläget är grunden för statsbidraget. En verksamhetscontroller ansvarar för den interna fördelningen av statsbidragen.

– VI HAR HAFT stort fokus på kvalitetsfrågor, berättar Camilla Linder som är chef för ekonomi­ och analysenheten. Ett viktigt beslut är att vi nu har en gemensam rutin för internkontroll. Syftet är att i ett tidigt stadie förebygga och upptäcka fel eller brister i verksamheten och åtgärda dessa innan vi rapporterar verksamheten till folkbildningsrå­ det för statsbidrag. I förlängningen innebär det mindre granskningsarbete i efterhand och mer proaktivt arbete med verksamheten medan den pågår.

– VI STÖTTAR avdelningarna i deras arbete med internkontrollen, säger Camilla. De kan ofta själva identifiera sina risker, och vi kan ta fram statistik för att följa upp det. Vi har helhetsbilden och kan komplettera med risker som är gemensamma för hela SV och för folkbildningen i stort. Vi för dialog tillsammans. Men det är en viktig del av självförvaltningsprincipen att det är avdelningarna själva som gör internkontrollen.

En av slutsatserna i Riksrevisionens rapport var att det fanns stora risker för fusk i samband med kostnadsersättningar. Arbetet med att strama upp rutinerna kring dessa utbetalningar, hade Studieförbun­

Ekonomi- och analysenheten: det Vuxenskolan påbörjat innan rapporten presenterades.

– EN RELATIVT LITEN del av det totala statsbidraget går till kostnadsersättning. Men det har ändå varit en prioriterad fråga från oss att fortsätta implementera rutinen för kostnadsersättningar som togs fram 2021, fortsätter Camilla Linder. Det har varit ett samarbete mellan ekonomerna på redovisningscentralen och de verksamhetsanalytiker som jobbar med kvalitet och etik men också med verksamhetsutvecklarna på avdelningarna. Det här arbetet har verkligen gett resultat. Vi ser en väldigt stor förbättring nu.

På förbundskansliet finns en analysgrupp med medarbetare från flera olika enheter. De ska analysera hur det går i avdelningarna utifrån olika parametrar, för att förbundet ska kunna följa upp och stötta när det behövs. Gruppen har funnits i ett par år, och i år har arbetet fortsatt med att hitta effektivare metoder för löpande analys.

– På det här sättet kan vi tidigt fånga upp avdelningar vi ser har risker inom verksamheten, HR eller inom ekonomin, förklarar Camilla.

– När vi identifierar risker kontaktar vi avdelningen och frågar om de ser samma sak som vi och hör

Redovisningscentralen ligger i Örebro och resten av enheten finns på förbundskontoret i Stockholm.

Camilla Linder, ekonomi- och analyschef

Kerstin Hideblad, chef Redovisningscentralen

Rebecca Åkerberg Langhé, ekonom

Dlawar Sharif, ekonom

Petronella Holmstedt, ekonom

Sandra Larsson, ekonom

Jesper Lindgren, ekonom (konsult)

Urban Westerlund, ekonom

Lisa Gunnarsson, ekonom

Denis Dosic, ekonom

Frida Rydbjer, ekonomiassistent

Sofia Rydberg, ekonomiassistent

Inger Wetterstrand, ekonomiassistent

Salim Mamound, ekonomiassistent

Alexander Oktay, ekonomiassistent

Andreas Skogdalen, redovisningscontroller (konsult)

Nils Persson, verksamhetscontroller

Jonas Valdringer, verksamhetsanalytiker och rapporteringsansvarig

Lloyd Baltz, verksamhetsanalytiker –särskild inriktning internkontroll, etik och kvalitet

Amanda Stjärnqvist, verksamhetsanalytiker – särskild inriktning internkontroll, etik och kvalitet

Annie Svensson, verksamhetsanalytiker om vi kan stötta dem i deras arbete på något sätt. Det är i samtalet med avdelningarna som vi löser problemen tillsammans. De avdelningar som har fått stöd, lyfter det som något väldigt bra att analysgruppen finns. De är nöjda med hur vi hjälps åt att lösa de problem som identifierats.

Risk och väsentlighet

Internkontrollen görs utifrån en risk­ och väsentlighetsanalys. Var i organisationen finns risker?

Och var är risken så stor (väsentlig) att den riskerar att påverka verksamheten?

Om det finns en risk som är väsentlig, blir den viktig att analysera för att kunna undvika.

Till exempel: En ökad risk kan vara att arrangemang efterregistreras när det gått väldigt lång tid. När det händer finns en stor risk att SV inte varit med som anordnare. Få utbildade cirkelledare är en annan riskparameter som kommer att bli viktigare framöver.

Bilder från Studieförbundet Vuxenskolans verksamhet runt om i Sverige.

Kvalitetsarbete som gett resultat

2021 efterregistrerades 27,9 % av alla kulturarrangemang.

2022 var det bara 7,6 % som efterregistrerades.

2021: 86%

2022: 95%

Andel introducerade och godkända cirkelledare