10 waardevolle adviezen voor ERP-selectie
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie
De juiste ERP-oplossing geeft u de controle, het toekomstgericht inzicht en de impact die nodig zijn om uw bedrijf te doen groeien. Net zoals vele KMO’s merkt u wellicht dat uw huidige software tekort schiet. Zolang alles bij het oude blijft en u weinig ambitie koestert, is dat op zich geen onoverkomelijk probleem. De complicaties komen pas echt aan de oppervlakte als uw business verandert. En welke onderneming moet er in het huidige turbulente klimaat niet aanpassen en bijsturen? Stel dat u een nieuwe vestiging of een magazijn wil openen, wil uitbreiden naar nieuwe markten of dat u een extra lijn aan uw bedrijf wil toevoegen. Dan voldoet uw huidige ERP waarschijnlijk niet. Het wordt moeilijker om uw supply chain te beheren, lastiger
om om te gaan met nieuwe wettelijke verplichtingen of milieuregels. U moet zich ook wapenen tegen (internationale) concurrenten. Dit zijn slechts enkele uitdagingen waarmee KMO’s vandaag de dag geconfronteerd worden. Het juiste ERP-pakket kiezen is dus de sleutel! U zult echter merken bij het afwegen en vergelijken van de verschillende alternatieven, dat de producten die diverse verkopers aanbieden op het eerste zicht erg op elkaar gelijken. Het wordt voor u geen sinecure om een gefundeerd onderscheid te maken. Om u te helpen een goed onderbouwde beslissing te nemen, creëerden we een checklist bestaande uit tien adviezen.
1.
Uw nieuwe software moet méér zijn dan traditionele ERP.
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie
Vanzelfsprekend zijn er talloze ERP-aanbieders die efficiëntere financiële rapportering, geoptimaliseerd stockbeheer en pakweg verbeterde budgetteringsmogelijkheden aanbieden. Dat is echter niet voldoende als u van plan bent om te investeren in nieuwe bedrijfssoftware. Ons advies is stellig dat uw volgende ERP meer moet doen dan louter uw bedrijfsprocessen automatiseren of uw enterprise resource planning optimaliseren.
Communicatie moet vloeiender Orders, stockinformatie, producten, productieprocessen… het is allemaal gestructureerde informatie die zijn plaats heeft in uw nieuwe bedrijfssoftware. Hoe vaak wordt er echter nog
over en weer gemaild over de details van bepaalde items? Het is net die zachte info waar u als bedrijf het verschil mee maakt. Ze is niet altijd gestructureerd maar daarom niet minder van belang. Uw volgende ERP vangt best deze communicatie tussen werknemers op en koppelt die aan de gestructureerde data in het ERP.
Koppelen in plaats van integreren Een uitgebreide standaardfunctionaliteit is onontbeerlijk in elk ERP-pakket. Maar waar de ERP anno 2000 liefst alle bedenkbare functies wilde integreren binnen de software moet de nieuwe generatie vooral focussen op gemakkelijk koppelen met andere applicaties. Er zijn twee belangrijke redenen voor deze open architectuur: technologische ontwikkelingen gaan vandaag zo snel
dat we niet goed kunnen inschatten wat er binnen 2 jaar zal bestaan. De andere reden is dat extraatjes zoals e-commerce en bijvoorbeeld document management zo belangrijk worden dat ze zeer specifieke applicaties vergen. Applicaties die ontwikkeld zijn door specialisten in hun vak en niet door een ERP-bouwer die dat ook wel even snel zal maken. Focus op de ERP-kern en koppelingsmogelijkheden voor de randapplicaties zijn dus de boodschap.
Samenwerken dient gemakkelijker Waar men met meerdere collega’s op een afdeling werkt, zijn de taken meestal netjes verdeeld. Uw vertegenwoordigers werken per regio, uw productspecialisten volgens hun specialisatie-domeinen
enzovoort. Dergelijke microverdelingen zijn er vaak omdat verouderde IT en software niet toelaten om efficiënt samen te werken. Als dus een van de teamleden uitvalt worden zijn taken niet écht overgenomen maar valt men terug op ‘enkel het absoluut noodzakelijke’ tot de collega terug is. Dat is allesbehalve efficiënt. Uw volgend ERP-pakket dient informatie echt te delen en moet teams inzicht geven in elkaars taken. Niet alleen de ERP-data zou voor iedereen beschikbaar dienen te zijn maar ook over de randinformatie zoals documenten, excelsheets, planningen, taken heen moet samengewerkt kunnen worden. Bijvoorbeeld door een geïntegreerde SharePoint die naadloos aansluit op het ERPsysteem.
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie
6.
Het gebruiksgemak van de ERP moet zich op 4 niveau’s afspelen.
Kies een business management solution die gebruiksgemak levert. Dit klinkt uiteraard logisch. Neem echter even de tijd om ‘gebruiksgemak’ te bekijken vanuit deze vier verschillende perspectieven.
Toepasbaarheid in het hele bedrijf Hoe groter het gebruiksgemak voor alle afdelingen van uw
bedrijf, hoe meer voordeel er uit uw ERP-software kan worden gehaald. Bijvoorbeeld tussen het management en de medewerkers, boekhouding en distributie, sales en productie, … Een consistent gebruiksgemak zorgt voor een betere communicatie en samenwerking, waardoor deadlines worden gehaald en de beste beslissingen worden genomen.
De individuele gebruikservaring Een goed ERP-pakket moet uiteraard moeiteloos te begrijpen en te gebruiken zijn. Hoe intuïtiever de gebruikersinterface, hoe minder nood aan uitgebreide opleidingen, waardoor u tijd en kosten bespaart. Uw werknemers zullen dus sneller op kruissnelheid komen en hun productiviteit en efficiëntie zullen toenemen.
Cloud-gebaseerde opties De flexibiliteit om een deel, of alles, van uw administratieve software in de cloud te implementeren opent extra mogelijkheden ten aanzien van gebruiksgemak: eenvoudigere implementatie, betere probleemoplossing, makkelijker onderhoud, … Hierdoor neemt de werklast van uw werknemers af waardoor de focus kan
worden verlegd om zo uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.
Compatibiliteit met andere systemen die uw bedrijf gebruikt. Afzonderlijke bedrijfssystemen mogen dan wel makkelijk in gebruik zijn, hun voordeel kan verloren gaan wanneer ze niet op een consistente manier samenwerken. De juiste keuze is dan ook dat ERP-systeem dat op dezelfde manier werkt als de andere systemen en technologieën waar het bedrijf reeds gebruik van maakt.
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie
9.
Selecteer ERP die gemaakt is om u te helpen groeien.
Kies een ERP pakket dat ontwikkeld werd om uw bedrijf te helpen groeien. De tijd dat ERP gewoon uw bestaande administratie minder tijdrovend maakte is voorbij. Moderne ERP doet dat én helpt u evolueren. Uw huidige bedrijfssoftware bevat enkel de basics. De inefficiëntie en het gebrek aan kosteneffectiviteit worden bij het afsluiten van elke periode
duidelijk, in het bijzonder wanneer u iets nieuws doet zoals het aanboren van een nieuwe markt of het lanceren van een nieuwe productlijn. En u ziet geen verbetering in de toekomst, maar enkel meer wegblokkeringen die uw groei hinderen: trage prestaties, inefficiënt systeemmanagement, gebruikerslimieten, … Hoe kunt u al deze pijnpunten vermijden en een ERP-systeem vinden dat
groei drijft in plaats van afremt? Er zijn alvast drie elementen waarop u kan aandringen:
Dieper inzicht. Zorg dat uw mensen, waar ze ook zijn gelokaliseerd, gemakkelijk 24/7 toegang hebben tot accurate, consistente en actuele informatie. Dit zal samenwerking stimuleren en zorgen voor geĂŻnformeerde beslissingen die groei mogelijk maken.
Meer controle. Indien uw groeistrategie bestaat uit het starten of verbreden van nieuwe activiteiten, heeft u nood aan een ERP-systeem dat snel en makkelijk kan worden uitgebreid. Dit maakt het mogelijk te vergelijken en elk deel van uw bedrijf in de gaten te houden terwijl het groeit. Internationale operaties? Kijk uit naar een oplossing
die verschillende talen en munteenheden ondersteund. Wees er bovendien zeker van dat u kiest voor een ERP die al uw bedrijfsprocessen aandoet, van het ingeven van een bestelling tot pakweg kredietlimieten.
Toegenomen productiviteit. Er bestaan nieuwe, krachtige mogelijkheden die u meehelpen uw operaties te stroomlijnen overheen uw gehele business. Bijvoorbeeld het reduceren van voorraadniveau’s. Doe meer met minder middelen: voeg nieuwe business toe zonder dat de loonlast evenredig toeneemt. Acties zoals bovenstaande doen productiviteit toenemen en genereren cash flow om groei te financieren. Kortom: meer doen met hetzelfde team en dezelfde middelen!
Het volledige e-book is gratis te downloaden op www.sde.be/erpselectie