7099-849-3

Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor

Se om sitt hus STRATEGIER FÖR UNDERHÅLL AV OFFENTLIGA FASTIGHETER

© Svenska Kommunförbundet 1999 Adress: 118 82 Stockholm. Tfn 08-772 41 00 Epost: fastighet@svekom.se Webbplats: www.svekom.se ISBN: 91-7099-849-3 Tryckeri: Arne Löfgren Offset, Stockholm Text: Håkan Bejrum Redigering och form: Björn Hårdstedt & Ulla Meier Illustrationer: Michael Schneider Distribution: Endast distribution som elektroniskt dokument

Förord

Förord Denna skrift syftar till att på ett överskådligt sätt beskriva olika underhållsstrategier och metoder för att genomföra fastighets­ underhåll. Den bygger på existerande kunskap och huvudsakli­ gen skriftliga källor i Sverige och utomlands. Således kan denna bok ses som en översikt av underhållsfrågorna och alla de frågor som hänger samman med problemet att underhålla en byggnad.

Målgruppen är i första hand fastighetsansvariga i den offentliga sektorn. Skriften tar dock upp underhållsfrågorna ur ett brett ­perspektiv, vilket gör att även de som arbetar med underhåll i ­andra typer av fastighetsföretag bör kunna ha ett utbyte av innehållet. Nytt är t ex en processyn på underhåll och att dela in byggnader i grundsystem och kundsystem. Förslaget till ny Europastandard för underhållsterminologi innebär att t ex fast­ ighetsskötsel kommer att ingå i underhållsbegreppet. Detta gör att ­begreppet drift främst kommer att omfatta mediaförsörjning, ­avfallshantering etc. Gränsdragningen mot modernisering och ­investering berörs också av det nya standardförslaget.

Det finns mängder av tvärsäkra rekommendationer om hur man bör underhålla byggnader. I denna skrift finns flera ­exempel på sådana. De bygger ofta på gedigen kunskap inom fastighets­ branschen. Men tänk på att varje byggnad och varje användning är unik. Därför finns det inget standardkoncept för underhåll.

Tvärtom måste fastighetsorganisationen hela tiden anpassa sig till förändrade förutsättningar, på kort och lång sikt. Budskapet är alltså ”förändring är det enda beständiga”.

En styrgrupp bestående av Sven Kerst, Fortifikationsverket; ­Susanne Lindgren, Landstingsfastigheter Gävleborg; Gabriella Ulltin, Locum AB; Leif Hedlöf, Faluns kyrkliga samfällighet; ­Anders Ahlberg, Statens Fastighetsverk; Thorsten Lorich, Stock­ holms gatu- och fastighetskontor; Lars-Erik Lundqvist, Trollhät­ tans kommun; Björn Gustavsson, Pastoratsförbundet; Ted Lind­ qvist, Svenska Kommunförbundet och Ulf Sandgren, U.F.O.S. har medverkat och bidragit med många värdefulla synpunkter. Ett stort tack till Bertil G Johnsson och Håkan Yngve för att gruppen fått ta del av ert utvecklingsarbete. Håkan Bejrum har författat texten.

Stockholm i september 1999

Se om sitt hus

Innehåll Förord ..............................................................................................3 Sammanfattning . ..........................................................................5 Grunder för underhållsstrategin....................................................7 Att styra underhållet.................................................................... 29 Olika underhållsstrategier........................................................... 43 Byggnadens systemstruktur....................................................... 62 Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel .......... 69 Begrepp......................................................................................... 81 Litteraturlista . ............................................................................. 90

Sammenfattning

Sammanfattning Olika synsätt på underhåll är temat för det inledande kapitlet.

Dels beskrivs byggnadstekniska och ekonomiska aspekter på underhåll och dels hur underhåll kan ses i processperspektiv i fastighetsföretag med olika målsättningar. Underhållet måste ses ur både kundperspektiv och ur fastighetsägarperspektiv. I avsnit­ tet ­introduceras en indelning av en byggnad i grundsystem och kundsystem som tydliggör detta. Ständiga förändringar av nytt­ jande och byggnader gör att underhållsstrategin måste präglas av flexibilitet.

Styrning av underhåll kan ske på en mängd olika sätt. Det andra kapitlet inleds med en beskrivning av underhållspåverkande ­faktorer av tre olika slag; fastighets/byggnadsanknutna, företags­ anknutna och kundanknutna. Ska man satsa på förebyggande eller felavhjälpande underhåll? Detta är en fråga som belyses med koppling till traditionella metoder för underhållsplanering. ­Underhåll av vitala byggnadssystem är viktigt, inte minst ur driftsäkerhetssynpunkt. Tillståndskontroll och drift- och skötsel­ instruktioner är också viktiga för att kunna styra underhållet.

Underhållsutgifter för byggnader och byggnadsdelar har beskri­ vits på många sätt. Det finns vissa normalförlopp för underhålls­ utgifterna för en byggnad eller byggnadsdel. I det tredje kapitlet beskrivs den s k badkarskurvan, och den s k kamelkurvan intro­ duceras. Industriella underhållsstrategier lämpar sig bäst för byggnadsdelar med maskinell eller rörlig karaktär. Underhålls­ strategin ”Bostäder” är ursprunget till alla underhållsplanerings­ system. De två livscykelekonomiska strategierna syftar till att ­underhålla på bästa sätt ur ekonomisk synvinkel – dels det mest lönsamma underhållet och dels det minst kostsamma. Underhåll av två lite mer udda fastighetstyper: off-shore-anläggningar och kulturhistoriskt värdefulla byggnader tas också upp.

En byggnad består av en mängd olika system med varierande livslängd. Dessutom är dessa sammanbyggda, ofta på ett sätt som är unikt för varje hus. När man ska utforma en underhållstrategi är en konsekvent indelning av byggnaden nödvändig. De under­ hållsplaneringssystem som finns har ofta en för detaljerad nivå. ­Kunskaperna om brukstider och livslängder för olika system är bristfällig.

Se om sitt hus

– Nu måste vi göra nå’t åt duscharna!

– Eh, duscharna?

Berit, jag är lite stressad nu…

De ekonomiska effekterna av underhåll är ofta svåra att upptäcka på kort sikt. Det märks ofta inget om man skjuter på det lång­ tidsplanerade underhållet något år eller två. Underhållsbudgeten är ofta ”dragspelet” i hyresförhandling­arna. En konsekvent in­ delning i ansvar för kunden (kundsystemen) och för fastig­ hetsägaren (grundsystemen) kan bidra till att skingra oklarheterna. Den ­aktuella och förväntande an­ vändningen av en byggnad bör styra underhålls­ utgifterna. Kalkylexemplen visar ofta på att man ska ”bygga dyrt och förvalta billigt”. Ta detta med en stor nypa salt, motsatsen är oftast den som gäller för verksamheter i snabb föränd­ ring. Hur finner man ekonomiska resurser till för­nyelse av byggnader som behövs på längre sikt?

I det avslutande kapitlet redovisas främst det nya förslaget till Europastandard för begreppet ”Maintenance”, mot bakgrund av mer eller mindre etablerade begrepp som används i Sverige.

I grova drag betyder det nya standardförslaget att driftåtgärder av typ skötsel och tillsyn flyttas över till underhåll. Men samti­ digt byggs en ny oklar gräns upp mot standardhöjande åtgärder.

Dessa förändringar kommer att få stor betydelse för ekonomisk redovisning i fastighetsföretag.

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

Kapitel 1.

Grunder för underhållsstrategin Detta avsnitt ger en introduktion till olika synsätt på underhåll.

Dels beskrivs byggnadstekniska och ekonomiska aspekter på ­underhåll och dels hur underhåll kan ses i processperspektiv i fastighetsföretag med olika målsättningar. Underhållet måste ses ur både kundperspektiv och ur fastighetsägarperspektiv. I ­avsnittet introduceras en indelning av en byggnad i grundsystem och kundsystem som kan tydliggöra detta. Ständiga förändringar av nyttjande och byggnader gör att underhållsstrategin måste präglas av flexibilitet. Under följande avsnittsrubriker beskrivs detta mera i detalj: ■ Begreppet ”underhåll” ■ Fastighetsföretagande med olika perspektiv ■ Underhållet av byggnaden ■ En processyn på underhåll ■ Processer kan brytas ned i aktiviteter ■ Miljöaspekter vid underhåll ■ Förvaltningsplanen som grund för underhållsstrategin ■ Utveckling av en underhållsstrategi

Begreppet ”underhåll” Underhåll brukar definieras som åtgärder som syftar till att vid­ makthålla byggnadens värde, tekniska funktion och skick. Denna inledande definition kan räcka tills vidare. Det finns ett flertal ­definitioner med lite olika inriktning, vilka redovisas senare. I ett förslag till gemensam Europastandard (prEN 13306 ”Main­ tenance terminology”) vidgas underhållsbegreppet till att även innefatta det vi normalt brukar kalla skötsel, dvs tillsyn, städning, lamp­byten etc. Detta innebär att begreppet drift främst kommer att ­omfatta mediaförsörjning och avfallshantering. En sådan för­ ändring gör att gränsen mellan drift och underhåll blir lättare att lägga fast. Idag är det en flytande gräns mellan t ex skötsel och s k ­löpande underhåll.

Se om sitt hus

Underhåll av fastigheter kan hanteras på en mängd olika sätt.

Till stor del beror detta på olika målsättningar för de offentliga fastighetsföretagen men också på begreppsförvirring och oklara begreppsdefinitioner. Kostnadsjämförelser försvåras därmed.

Underhållskostnaderna varierar mycket mellan olika företag och över tiden under byggnadens livscykel. Gränsdragningen mot ­investeringar blir ofta godtycklig, särskilt i samband med moder­ niseringar och ombyggnad. Avskrivningstiderna för investeringar varierar. Finansiering av underhåll brukar i första hand ske ge­ nom löpande kostnadsdebitering eller med löpande hyresintäk­ ter. Olika former av fondering och lånefinansiering förekommer också. Gränsdragningen mellan vad som är fastighetsägarens ansvar och vad som ligger på nyttjaren är också varierande och regleras ­antingen i hyreskontraktet eller i en bilagd gränsdrag­ ningslista.

Den offentliga sektorns byggnader är av olika slag – dels mer eller mindre generella byggnader (t ex kontorshus) och dels s k ändamålsfastigheter (t ex sjukhus). I det offentligt ägda fastighets­ beståndet finns också en stor mängd kulturhistoriskt värdefulla byggnader (t ex kyrkor). Underhållsfrågorna är väsentligt olika för dessa tre grova kategorier. Vi kan t ex formulera följande sce­ narier: ■ Generella hus: hur hantera underhåll och alternativ använd­ ning i krympande ekonomi?

■ Ändamålsfastigheter: vad betyder snabba verksamhetsför­ ändringar, tekniktäthet, tillförlitlighetsfrågor, liten alternativ användning för underhållsstrategin?

■ Kulturhistoriskt värdefulla hus: hur ska man hantera byggnads­tekniska och estetiska restriktioner, överkostnader, ­alternativa användningsmöjligheter med avseende på under­ hållsstrategi?

I de flesta lokaler som används i offentlig eller kommersiell verksamhet sker s k hyresgästanpassningar med jämna mellan­ rum. När det gäller kontor eller butiker är det snarast regel att fastighets­ägaren måste göra dylika åtgärder för att få lokalen ut­ hyrd till marknadsmässig hyresnivå. Detsamma gäller verksam­ heter under snabb förändring, t ex inom sjukvården. Detta bety­ der normalt att reinvesteringar och delvisa förändringar inom en byggnad hänger intimt samman med underhållskostnaderna.

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

Tyvärr saknas uppgifter om mot­ svarande fördelning av underhålls­­ kostnaderna på byggnadsdelar för mer tekniktäta byggnader, t ex ett sjukhus. Det är rimligt att tro att ­andelen installationsunderhåll, dvs va-, klimat- samt el- och telesystem, är betydligt högre än för ett bostads­ hyreshus. Detta beror naturligtvis på ett mera intensivt nyttjande och högre teknikinnehåll i ett sjukhus.

% 50 40 30 20 10

Diagrammet nedan, som bygger på drift och underhållskost­nader för sju sjukhus under perioden 1995–97, visar skillnaderna tydligt.

Driftkostnaderna ligger i snitt på 137 kr/kvm och år, medan NärUnderHåll (NUH) ligger på 105 kr/kvm och år samt Lång­ tidsPlanerat Underhåll (LPU) på 83 kr/kvm och år. Jämfört med bostadshyreshusen i ovanstående figur är relationerna mellan drift- och underhållskostnader mer än % de omvända. ­Relationen är 60 procent 50 underhållskostnader och 40 procent driftkostnader för sjukhusen. För nor­ 40 mala bostadshyreshus är relationen 30 ofta 20–30 procent underhållskostna­ der och 70–80 procent driftkostnader.

Underhållskostnadernas fördelning på olika byggnadssystem ­under livscykeln för ett genomsnittligt bostadshyreshus.

Källa: Bejrum–Hansson–Jonsson (1996).

20

Under livscykeln för en byggnad är det två faktorer som styr under­hålls­ 10 kostnaderna – frekvens/intervall för underhåll/utbyte samt kostnad för ­åtgärd. Diagrammet överst illustre­ rar detta. Underhållskostnaderna för rum, dvs inne i lägenheten, utgör mer än ­40 procent av de totala livscykel­ kostna­derna. Det är främst underhåll av ­ytskikt (tapeter, innertak, golv) och hushållsmaskiner som ­ligger bakom den höga andelen.

Dessa har relativt täta underhålls-/utbytesintervall. Därnäst följer de utvändiga ytskikten (fasad, ­fönster, tak, rännor etc). Här är det en kombination av täta intervall med låga kostnader (t ex mål­

Procentuell fördelning av driftkostnader, kostnader för närunderhåll (NUH) och för långtidsplanerat underhåll (LPU), för sju sjukhus. Källa: Futurloc (1998 ).

Se om sitt hus

ning av fönsterkarmar) och mindre frekventa åtgärder med höga kostnader (t ex fasadrenovering). Klimatsystem (värme, ventila­ tion) har relativt långa underhålls­intervall med höga åtgärdskost­ nader. Biutrymmen avser tvättstugor, källar- och vindsutrymmen.

Underhållsfrekvenserna är ­ungefär lika täta som inne i lägenhe­ terna. Övriga system har låga livscykelkostnader.

%

Sättet att bygga har förändrat underhållskostnadernas fördelning på olika byggnadssystem. I ett hus som byggdes på t ex 1930-talet var 80 procent av nybyggnadskostnaden hänförlig till grund och stomme, medan 20 procent avsåg inredning och installationer.

Idag är proportionerna de omvända. Inte minst installationerna har ökat sin andel uppemot 50 procent. Teknikutveckling och ökade krav på komfort, säkerhet och resurshushållning tenderar att förkorta brukstiderna för främst installationssystemen. Detta framgår tydligt av nedanstående figur.

Hus som byggdes år 1950 hade myck­ et begränsat installationsinnehåll.

Motsatsen är ett modernt sjukhus med över 40 procent installationer.

Det finns byggnader som har ännu högre installationstäthet. Med tanke på att installationssystemen måste ­bytas en eller flera gånger under bygg­nadens brukstid leder detta till högre under­hållskostnader för nyare hus.

100

80

60 Övrigt

40

Elsystem VVS-system

20

De installationstekniska systemens andel av total ­byggnadskostnad år 1950 respektive år 1990.

Källa: IVA 1998.

Styr- o reglersystem

För morgondagens byggnader kan en bild av ett hus, där man dels har en byggnadsstomme med tillhörande grundläggande försörjningssystem och dels användarrelaterade system för inredning och installatio­ ner m m vara klargörande. Många kortlivade system borde vara av ”plug-in-karaktär” för att underlätta utbyten. Dagens byggna­ der är inte särskilt genomtänkta vad gäller förändringsmöjlighe­ ter av detta slag.

Fastighetsföretagande med olika perspektiv Fastighetsföretag eller fastighetsorganisationer kan drivas med olika mål. Det gäller såväl inom privat som offentlig sektor. I gro­

10

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

va drag kan vi urskilja fyra typer av organisationer vilka åskåd­ liggörs i nedanstående tabell.

Vinstmål

Kostnadsmål

Fastighetsverksamheten primär

t ex börsnoterat fastighetsbolag

t ex kommunalt bostadsföretag

Fastighetsverksamheten stödfunktion

t ex industriföretag

t ex kommun, landsting, kyrka, stat

Olika typer av fastighetsföretag.

De primära fastighetsföretagen syftar till att tillhandahålla ­utrymme med service till äkta kunder. Det finns alltså ett strikt marknadsmässigt förhållande mellan fastighetsföretag och kun­ der. Vinstorienterade företag uttrycker ofta sin ekonomiska mål­ sättning i termer av avkastningskrav, t ex att man ska ha minst 10 ­procents avkastning på eget kapital. Kommunala bostadsföretag ska drivas med självkostnadstäckning som ledstjärna. Innebörden av begreppet självkostnad är oklar och den praktiska tillämpning­ en högst varierande. I princip ska självkostnaden motsvara före­ tagets samtliga kostnader, dvs kostnader för drift, underhåll, rän­ ta på eget och lånat kapital samt avskrivningar på fastig­heterna.

När fastighetsverksamheten är en stödfunktion till en primär­ verksamhet får fastighetsorganisationen en annan roll. Den primära verksamhetens vinstmål eller kostnadsmål blir överord­ nade. För att nå dessa mål krävs att stödfunktionerna tillhanda­ hålls på mest kostnadseffektiva sätt vid en vald kvalitets- eller servicenivå. Fastighetsorganisa­tionerna ska inte sub­ optimera, dvs ta ut högre lokalkostnader än vad som krävs för själv­kostnadstäckning. Om man t ex tar ut för höga lokalkostnader i ett sjuk­ hus kommer den primära verksamheten att påverkas negativt, eftersom budgetramen normalt är låst årsvis. På samma sätt kommer ett industri­företag att drabbas negativt av minskade försäljningsvolymer, ­eftersom försäljningspriser och kostnader är högre än konkurrenternas (som inte tar ut för höga lokalkostnader).

Hur man väljer att underhålla fastigheterna ska rimligen variera mellan de olika typerna av fastighetersföretag ovan. Ett börs­ noterat fastighetsföretag kan t ex välja att dra ner på underhållet,

11

– Men när vi har ­Sveriges modernaste användarrelaterade system för IT-installationer kan vi bara begära en PC per 100 elever!

Se om sitt hus

om man står inför ett hot om försäljning. Kommunala bostads­ företag med många tomma lägenheter måste göra likadant. Ett industri­f­öretag med framgång kan inte välja bort det förebyggan­ de underhåll, som är förknippat med den industriella processen.

Sjukhusets operationssalar får inte ­heller sluta att fungera för att det blir strömavbrott osv.

Underhållsstrategin måste bygga på fastighetsorganisationens kärnverksamhet. Är man ett serviceföretag inom offentlig eller ­privat sektor, dvs de två nedre raderna i tabellen på förra sidan, eller är man ett primärt fastighetsföretag?

I denna skrift kommer flera typer av underhållsstrategier att ­beskrivas. Gemensamt för den traditionella synen på fastighets­ underhåll är dock att det långsiktiga och ”tekniska” tänkandet – ”byggnader ska underhållas i evig tid” – har dominerat över det ”kortsiktiga” och kundorienterade perspektivet. Här lyfter vi fram fyra olika synsätt på underhåll av fastigheter: ■ det verksamhetsbaserade synsättet, ■ det kundorienterade synsättet, ■ det livscykelekonomiska synsättet, ■ det livscykelkostnadsbaserade synsättet.

Dessa olika synsätt kan och ska kombineras på olika sätt, vilket ­beskrivs i nästa avsnitt.

Det verksamhetsbaserade synsättet (Facility Management) ­­ bygger på en stark integration och interaktion mellan fastighets­ organisa­tionen och den primära verksamheten. Vi kan kalla detta ”industriperspektivet”. I allmänhet är det dock så att den politiska verksamhets­planeringen har ett kortare tidsperspektiv än fastig­hets­organisationens. Detta innebär ofta svårigheter att kommu­nicera långsiktiga underhållsfrågor, t ex hur ­underhållet hänger samman med hyran man betalar.

Tillverknings­industrin är dock ett gott exempel på motsatsen. Där är underhållet av produktions­ processen det som styr när och hur fastighets­ underhållet ska ­utföras. En avstängning över ­helgen, dvs cirka 50 timmar, är inte ovanlig. Och då ska allt fastighetsunderhåll utföras! Förebygg­ ande underhåll är den strategi som de flesta indu­ striföretag tillämpar för slippa produktionsavbrott.

12

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

Det kundorienterade synsättet innebär att kunden avgör vad som ska underhållas. Förmodligen kommer man då att prio­ ritera ­sådant som syns för ögat och som direkt påverkar den verksamhet som bedrivs. Fastighetsförvaltaren måste då intres­ sera sig mera för var kunderna vill ha och vad man är villiga att betala hyra för. Till exempel är ett köpcentrums framgång i hög grad beroende på fastighetsä­ garens möjlig­heter att hela tiden ­investera i hyresgäst­anpass­ningar m m. ­Basstrukturen i form av mediaförsörjning etc ­förutsätts av hyresgästen att den ska fungera. Täta besök hos kunderna (t ex varje vecka) är legio för framgångsrika köpcentraföretag. Ett sjukhus liknar i mångt och mycket ett köp­centrum med avseende på de krav som primär­verksamheten ställer på ­fastighetsägaren.

Det livscykelekonomiska synsättet bygger på att man antar vis­ sa s k normalförlopp för hyra, drift, underhåll och fastighetsvär­ de. I korthet kan man säga att syftet är att se när underhåll lönar sig ekonomiskt på lite längre sikt. Man kan t ex försöka bedöma om en viss underhållsplan är lönsam, om andra hyreskontrakt skulle ­skrivas eller om en större ombyggnad borde ske. Kalkyl­ metoden bygger på såväl tekniska som ekonomiska erfarenhets­ data. Bristen på erfarenhetsdata gör dock att det är svårt att göra mera exakta prognoser. Därför måste dessa metoder liksom alla ovan nämnda betraktas som något som ger en indikation på hur det ekonomiska utfallet av utförda eller planerade underhållhålls­ insatser kan komma att bli. Dvs faktorn osäkerhet måste vägas in i kalkylerna!

En annan variant är det livscykelkostnadsbaserade synsättet som tillämpas främst för långlivade produktionsanläggningar, t ex off-shore-plattformar, vägar eller broar. Detta tekniskt base­ rade ­synsätt är t ex grunden för de underhållsplaneringssystem som finns på marknaden idag. När det gäller byggnader ligger vi långt efter kunskapsfronten, t ex bro- och vägbyggare. Detta beror på att de senare har samlat en gedigen kunskap om bl a tillförlitlighetsfrågor, brukstider och sannolikheter för allvarliga händelser. Ett stort problem som hänger samman med att til�­

13

– Visst står jag bra nära ingången, men försäljningen täcker knappt elräkningen.

Se om sitt hus

– Går det att utrymma västra flygeln till på måndag?

Vi ska börja med ­renoveringen då.

– Västra flygeln lades ned förra året, så ni kan börja genast!

lämpa livscykelkostnadssynsättet är bristen på relevanta indata.

Livscykelkostnadskalkylen används främst för byggnadsdelar där man inte kan identifiera en mätbar intäktssida eller restvär­ den vid kalkylperiodens slut.

Normalt ligger de totala fastighetskostnaderna mellan 7–15 procent av primärverksamhetens kostnader. Detta innebär att under­hållskostnaderna för byggnaden ligger runt 20–30 procent av detta, dvs maximalt 5 procent av primärverksamhetens totala kostnader. Då förstår man att det är lätt att pruta på underhåll…! Det händer oftast inget på kort sikt, men på längre sikt kan enorma kapitalvärden försvinna. Speciellt viktigt i offentlig sektor är samordningen mellan underhålls-/investerings­ beslut och verksamhetsplaneringen. På senare tid har vi sett förskräckande exempel på ren kapital­ förstöring. Ett år har man satsat på underhåll och ombyggnad och sen nästa år läggs sjukhuset, regementet eller vad det nu kan vara ned. Denna typ av beslutprocesser leder ofelbart leder till stora kapitalförlus­ ter för skattebetalarna.

Underhållet av byggnaden

– Ni måste höja ­taket 7 cm eller stänga. EU-regler.

Varför måste vi underhålla byggnader? Det finns bara ett svar på den frågan – byggnader ska underhållas så länge detta kan göras på ett lönsamt och kostnadsef­ fektivt sätt med avseende på hur den fung­ erar för den verksamhet som bedrivs eller kan förväntas ­bedrivas i framtiden. Till detta grundläggande krav kan fogas flera: t ex att underhållet ska ske på ett effektivt sätt, att man ska veta vilka material man har att göra med m m. I ­slutändan är det dock kunden som ska ­bestämma kvalitetsoch kostnadsnivån vare sig man agerar på en konkurrensutsatt hyresmarknad eller ar­ betar med interna kunder. Konflikten mellan fastighetsägarens långsiktiga perspektiv och kundens mera kort­ siktiga bör dock inte glömmas bort. Den offentliga sektorn styrs politiskt, vilket naturligtvis påverkar underhållsstrategin. Snabba förändringar av ­verksamhetens förutsättningar kullkastar varje långsiktig under­hållsplan.

14

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

En byggnad ska uppfylla vissa grundprestanda, t ex hållfasthet, klimatskydd, mediaförsörjning, kommunikationer etc. Låt oss kalla detta byggnadens grundsystem. Dessa grund­ prestanda får inte/bör inte underskridas, för då kan t ex byggnaden snabbt bli värdelös eller oanvändbar. Grundprestanda är främst relaterad till stomme, klimatskärmen och systemen för mediaförsörjning samt interna transport­system. Fastighetsägaren/-förvalta­ ren bör ha underhållsansvaret för dessa system.

Skälet är att det endast är den som bär den slutliga kapitalrisken som har ett incitament för att vidta åtgärder som gör att byggnadens fortbestånd tryggas. Självklart ska kunden ställa krav på prestanda från grundsystemen via hyreskontraktet.

Andra delar av byggnaden är oftast starkt kopplade till den ak­ tuella verksamheten, t ex ytskikt, inredning, vitvaror etc. Kunden bör ha möjlighet att välja servicenivå/underhållsnivå för dessa byggnadssystem och betala separat. Dessa kan kallas byggna­ dens kundsystem. Därmed blir underhållsstrategin starkt verk­ samhetsberoende – kundperspektivet och industriperspektivet förenas därmed till viss del. Skillnaden är snarast att kundper­ spektivet bygger på att man har en klar utförare-/beställareorga­ nisation, medan industriperspektivet bygger på att primärverk­ samheten mer eller mindre diktatoriskt bestämmer vad som ska göras, när det ska ske och vad det får kosta. För att avgöra vad som är grund- respektive kundsystem krävs en genomarbetad gränsdragningslista. Det yttre underhållet bör normalt ingå i grundsystemet medan mycket av det inre underhållet bör ingå i kundsystemet.

IT-innehållet i husen är högst varierande. I moderna byggna­ der finns mängder av s k inbäddade system. Inte minst inför millenium­skiftet har man upptäckt detta. IT-systemen har det ­gemensamt att de har: ■ korta avskrivningstider, ■ ej underhållsmässiga system.

15

Byggnaden består av grundsystem och kundsystem (grått).

Se om sitt hus

– Vaddå, bara livslängd 5 år!? Med nya DUC-systemet för 200 tusen spar vi 100 tusen i värmekostnader på 5 år… eh…

Byggnadens funktion, t ex klimatförsörjning, är ofta helt beroende av att styr- och reglersystemen fungerar. En DUC (driftundercen­ tral) är en dator! Datorer inklusive programvara har mycket kort ­avskrivningstid. I allmänhet är de också inte gjorda för att kunna repareras eller omprogrammeras utan snarare har man tvingat datoranvändaren/fastighets­ ägaren till en utbytesstrategi.

Varje datoranvändare känner igen sig.

Programvaran ställer krav på mera minneskapacitet eller snabbare pro­ cessor. De nya datormodeller som ­lanseras har just de prestanda som behövs för att kunna utnyttja de nya programmen. Även om man själv bara använder tio procent av de funktioner som är tillgäng­ liga så tvingas man byta dator. Detta ­betyder att försörjningen med mjuk- och hårdvara styr underhållsstrategin för IT-delarna av byggnaden.

För att flytta över risken för fel i systemen och inte minst risken för att systemen snabbt blir omoderna, borde man egentligen hyra ­eller leasa sådana system av leverantören istället för att köpa dessa. Svensk lagstiftning (Jordabalken) gör det idag omöjligt med en ­sådan lösning. En utredning om tredimensionell fastig­ hetsbildning visar på vägar att lösa denna typ av juridiska pro­ blem. Man kan alltså ha skilda ägare till olika delar av en bygg­ nad enligt utredningen. Någon lagstiftning har dock utredningen ännu inte lett till.

Underhållsansvar och kostnadsfördelning för uthyrda ytor res­ pektive gemensamma ytor, kan beskrivas genom att jämföra ett köpcentrum och ett sjukhus. I ett köpcentrum är man beroende av en fast och god kundrelation mellan fastighetsägare och hyres­ gäst. Ett väl fungerande köpcentrum bygger på en genomtänkt layout, på gemensamma aktiviteter av hyresvärd och hyresgäst att attrahera flera kunder och sist men inte minst på att fastig­ hetsägaren tar ­ansvar för underhållet av det vi kan kalla köpcen­ trats infrastruktur – dvs byggnadssystem, mediaförsörjning – på ett kompetent sätt. Eftersom ett köpcentra liksom ett sjukhus är utsatt för ett ständigt förändringstryck måste underhållsstrategin bygga på denna för­utsättning. Vad betyder detta konkret? Fram­ gångsrika köpcentra byggs om via s k hyresgästanpassningar vart

16

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

10–15:e år. Avskrivningstiderna är således mycket korta och detta måste ­finansieras via hyror. Det finns normalt mycket bestämda regler i hyreskontraktet om vilken verksamhet som får bedrivas och hur kostnaderna för gemensamma ytor och aktiviteter ska fördelas.

Om vi då tänker oss att ”överföra” tänkandet från köpcentrat till ett sjukhus, vad innebär det? Kundrelationerna står i fokus. Fastig­ hetsägaren måste ha en strategi som innebär att vårdkostnaderna är ledstjärnan för hur fast­ ighetsförvaltning och underhåll läggs upp. För att ta ett konkret exempel, hur kan sjukhusbesökarnas kundtillfreds­ställelse ökas? Man kan tänka sig många förslag som inte är kopplade till leveransen av den primära tjänsten – sjuk­ vård. Inom begreppet Facility Management finns en lång rad kringtjänster som fastighetsorganisationen kan tillhandahålla.

Några exempel: ■ restaurang, ■ daghem, ■ extern/intern transport service, ■ IT-nät, ■ m m.

Hur man väljer att organisera fastighetsfunktionen är således inte oberoende av den primära verksamheten, utan tvärtom helt bero­ ende av densamma. Det är sjukhusets kunder och anställda som kommer att efterfråga kringtjänsterna. Mervärdet skapas på plats!

Underhållsstrategin bör alltså präglas av

■ vilken verksamhet som bedrivs eller kan komma att bedrivas, dvs kundens krav; ■ byggnadstekniken; ■ kraven på driftsäkerhet; ■ underhållsmässigheten i olika tekniska system; ■ organisationens kompetens; ■ hyres- och entreprenadkontraktens utseende; ■ miljömässiga hänsyn samt kvalitetsstyrning; ■ ekonomiska analyser av alternativ på kort och lång sikt.

17

Exempelvis sjukhuskunderna i fokus.

Se om sitt hus

Med underhållsmässighet avses möjligheterna att underhålla en byggnadsdel. Vissa byggnadsdelar kan inte repareras utan bara bytas ut. Byggnadsdelar som har några år på nacken går ofta inte att få tag på, utan underhållet innebär en modernisering. Täta ­ombyggnader leder till att underhållskontot blir litet och istället blir det fråga om investeringar. I många organisationer med en driftbudget och en investeringsbudget innebär detta ofta prak­ tiska problem med att få resurser till förnyelse.

En processyn på underhåll Analys och dokumentation av processer är idag en väsentlig del i företagens strävan att bli effektivare och att förbättra sina tjäns­ ter eller produkter. Processorientering innebär att man betraktar företaget som ett system som har till uppgift att, utifrån ett kund­ behov, på effektivast möjliga sätt förädla resurser av olika slag till varor eller tjänster. Detta leder till att företaget får nöjda kunder och därmed ökad lönsamhet. Detta avsnitt bygger på U.F.O.S.skriften ”Kvalitet till 1000” samt U.F.O.S. remissvar på förslaget den nya Europastandarden för underhåll.

Processerna skär ofta rakt igenom de formella funktionsgrän­ serna. Funktionsgränserna utgör ofta hinder för ett effektivt flöde.

Processanalysen och de påföljande förbättringarna syftar till att ­eliminera dessa hinder. I processanalysen brukar man skilja på huvudprocesser och stödprocesser. Här används benämningarna ”huvudprocess” och ”lednings- och stödprocesser”. Huvudpro­ cesser i tjänsteföretag är de processer där företagets tjänster pro­ duceras och levereras till kund. Lednings- och stödprocesser är de företagsledande, personalledande och administrativa processer som stöder huvudprocesserna. Huvudprocesserna har normalt ­<externa kunder medan stödprocessernas har interna kunder.

En processanalys medverkar bl a till

■ att kartlägga och avgränsa olika processer/förädlingskedjor; ■ att identifiera processens syfte och kund(er); ■ att strukturera processen i resurser (input), aktiviteter och ­resultat (output); ■ att ta ställning till hur kontroll- eller stödprocesser (overhead) till en affärsprocess ska hanteras; ■ att förstå hur resursförbrukning och resultat kan mätas.

18

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

Exempel på ingående aktiviteter i processen långtidsplanerat underhåll. ­ Källa: Bejrum – Yngve (1998).

Fastighetsföretagets underhållsprocesser skulle med den nya Eu­ ropastandarden kunna omfatta följande typer av underhåll:

Ambitionsnivå 1 (två underhållsprocesser) • Felavhjälpande underhåll • Förebyggande underhåll (som inkluderar såväl långsiktig vär­ debevarande och förebyggande, driftnära underhåll) Ambitionsnivå 2 (tre underhållsprocesser) • Felavhjälpande underhåll • Förebyggande (driftnära) underhåll (som kan utföras antingen som tillståndsbaserat eller förutbestämt) • Långtidsplanerat underhåll (som är en variant av förebyggan­ de, tillståndsbaserat underhåll) med fortlöpande revideringar av underhållsplanerna, som i sin tur bygger på förvaltnings­ planer/affärsplaner för de olika förvaltningsobjekten. ­Bilden nedan ­visar strukturen.

Fastighetsbranschens behov av underhållsstruktur. Källa: Håkan Yngve (1998).

19

Se om sitt hus

Underhållsstandarden kommer att bidra till den fortsatta utveck­ lingen av branschgemensam struktur och terminologi. Det finns flera projekt med samma inriktning, t ex Förvaltningshandlingar år 2000. Detta projekt syftar bl a till att utarbeta enhetliga rikt­ linjer för redovisning av objektanknuten fastighetsinformation.

Projektet ingår utvecklingsprogrammet IT Bygg & Fastighet 2002.

Standarden kommer även att integreras i det pågående projektet Förvaltningsklassifikation (huvudman Svensk Byggtjänst).

Processer kan brytas ner i aktiviteter Följande redigerade och nedkortade exempel ur U.F.O.S.-skrif­ ten ”Kvalitet till 1000” åskådliggör hur en delprocess kan brytas ner i aktiviteter. Dessa analyseras utifrån betydelsen för kunden. ­Tekniken för nedbrytning är generell. Vi väljer att illustrera med akut eller felavhjälpande underhåll. Karaktäristiskt för denna delpro­ cess är att felet/skadan sker oförutsett. Det är i vissa fall ­bråttom (akut) att åtgärda felet. Det fel som uppstår kan störa eller direkt hindra verksamheten/kunden.

Om vi betraktar akut underhåll ur kundens perspektiv finner vi följande delmoment som kunden fäster stort avseende på: ■ ■ ■ ■

■

■ ■

– De skulle visst komma på onsdag.

– Mamma, onsdag var igår!

– Jaså!?

det ska vara enkelt att göra felanmälan; felet ska åtgärdas snabbt; felet ska inte uppstå igen; besked ska ges när felet kommer att åtgärdas; felet ska åtgärdas på ett sätt och vid en tidpunkt som stör verksamheten så lite som möjligt; besked ska ges när felet är åtgärdat; det ska kosta så lite som möjligt att åtgärda felet.

Nedbrytning i aktiviteter

Vilka aktiviteter som kan förekomma i samband med akut under­ håll kan variera beroende på typ av fel. Vi väljer att beskriva ett antal aktiviteter enligt nedan när det uppstår ett fel. Observera att tidsordningen mellan dessa inte alltid är densamma:

20

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

Felanmälan ∆ Besiktning och identifiering av orsak ∆ Arbetsorder/­ Beställning ∆ Beställning av material eller beställning av hantverkare eller beställning av serviceföretag ∆ Reparation ∆ Uppföljning ∆ Kostnadsredovisning

Fel uppstår

Felet i detta fall är att det kommer kall luft från tilluftdonet i en lektionssal. Det drar – elever och lärare fryser. Lektionen kan inte genomföras på avsett sätt. Översatt till industrin så kan vi kalla detta för ett dyrt produktionsbortfall som måste åtgärdas så fort som möjligt.

Aktivitet – Felanmälan

Felanmälan kan i huvudsak gå till på två sätt:

■ Läraren i lektionssalen försöker få kontakt med fastighets­ skötaren.

■ Läraren ringer ett givet telefonnummer för felanmälan.

Ofta uppstår problem i samband med felanmälan som påverkar kundvärdet. Kunden, i detta fall läraren i lektionssalen, drabbas sällan av liknande fel. Han/hon vet därför inte alltid hur man gör felanmälan. Vem ska ta kontakten? Vem ska man ringa till?

Fastighetsskötaren kan vara svår att få tag på. Och även om man får kontakt händer det att felanmälan glöms bort. Ringer man ­fastighetskontoret så vet man inte alltid vem som är ansvarig för att ta emot felanmälan, utan det kan hamna hos vem som helst. ­Resultatet kan bli en liten lapp som hamnar bland andra små ­lappar.

Kritiska moment ur kundens synvinkel:

• Det ska gå snabbt och enkelt att göra ­fel­anmälan.

• Det ska finnas en klar rutin för hur ­fel­anmälan går till.

• Återkommande information ska ges till ­kunderna om hur felanmälan går till.

• Kunden ska bli korrekt bemött och känna ­förtroende.

21

– Benke, vet du vem som har hand om Bortberga gymnasium?

– Nä-ä.

– Äh, jag kan inte hjälpa’re.

Se om sitt hus

Aktivitet – Besiktning och identifiering av orsak/Arbetsor­ der

Vi förutsätter att felanmälan gjorts till den som är ansvarig på ­fastighetskontoret. I detta fall en tekniker i arbetsledande ställ­ ning. Innan han/hon kan skriva ut en arbetsorder, eller göra en beställning, måste han/hon bilda sig en uppfattning om vilken typ av fel det kan vara. Är det ett enkelt fel som egen personal kan klara? Om det är mer komplicerat, är det i så fall fel på själva ventilationsaggregatet? Eller är det ett elektriskt fel? Eller ett fel på styr- och reglerutrustningen, eller kan det vara någon annan typ av fel?

Oklarheten innebär att teknikern måste åka ut till byggnaden och bilda sig en uppfattning om vilken typ av fel det är. Han/hon kan behöva söka i drift- och underhållsinstruktionen för att hitta ­orsaken. Resultatet kan bli att det troligen är fel på reglerutrust­ ningen – i detta fall termostaten. Vid hemkomsten sker en beställ­ ning till ventilationsfirman på orten.

Ventilationsfirman sänder en reparatör till platsen för att fastställa den exakta orsaken. Han/hon lagar felet omedelbart eller klarar ut vilken typ av reservdel som behövs. Detta kräver ofta en driftoch underhållsinstruktion. Viktigt är då att den finns på anvisad plats.

Kritiska moment ur kundens synvinkel:

• Tiden från felanmälan tills det händer något.

• Informationen om vad som är på gång och när det kan vara ­åtgärdat.

• En ”massa spring i lokalen” upplevs negativt och tolkas som ­ineffektivitet.

• En drift- och underhållsinstruktion, rätt utformad och på rätt plats, sparar tid och pengar.

Aktivitet – Beställning av material

Beroende på ventilationsföretagets storlek och inriktning kan re­ servdelen finnas i lager eller måste beställas. I detta fallet var det en givare till en termostat som måste beställas från tillverkaren.

Kritiska moment ur kundens synvinkel:

• Kunden måste vara informerad om vad som händer.

• Om det tar lång tid måste problemen för kunden minimeras på något sätt.

22

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

Aktivitet – Genomförande/Reparation

När reservdelen kommit så åker en reparatör ut och åtgärdar fe­ let.

Kritiska moment ur kundens synvinkel:

• Om arbetet stör kunden, rådgör om lämplig tid när arbetet kan utföras.

• Reparationen får inte ge nedsmutsning el­ ler ­andra negativa effekter på verksamhe­ ten.

Aktivitet – Uppföljning

Entreprenören rapporterar till sin beställare att arbetet är utfört. Den som är ansvarig mot kunden meddelar att felet är åtgärdat. Samtidigt dokumenteras felet och åtgärden. Detta ger grund för spårning av systematiska fel och möjligheter att effek­ tivt arbeta med förebyggande underhåll i ­stället för akut.

Kritiska moment ur kundens synvinkel:

• Förebyggande underhåll ger mindre driftstörningar och ­produktionsbortfall för kunden.

• Information till kunden att felet är åtgärdat.

Aktivitet – Kostnadsredovisning

Akut underhåll är oförutsett och det handlar ofta om snabba ­utryckningar. Därför är denna typ av underhåll dyr i relation till felets storlek. Att som i exemplet ovan byta en termostat kan med många inblandade parter i värsta fall kosta ett par tusen kronor, medan själva termostaten kostar ett par hundralappar.

I samband med akuta fel uppstår lätt glapp mellan aktiviteterna enligt ovan. Det innebär ofta att olika personer reser fram och till­ baka – spiller tid. Det är också lätt att diagnosen blir fel. Drift- och underhållsinstruktionerna finns sällan på plats, och om dom finns så är de ofta bristfälliga. Vid ett akut fel så hinner man inte upp­ handla i konkurrens, vilket driver upp kostnaden.

Den största kostnaden är dock svår att mäta – nämligen kostnad­ erna för den primära verksamheten i form av produktionsbortfall.

Det finns därför stora besparingar att göra för koncernen om man genom ett väl avvägt förebyggande underhåll radikalt kan mins­ ka antalet akuta fel.

23

Se om sitt hus

Kritiska moment ur kundens synvinkel:

• Kostnaden för avhjälpande underhåll ingår i den överens­ komna hyran och är på detta sätt ingen aktiv och påverkbar kostnad för kunden.

• I det långa perspektivet har underhållskostnadens del av total­ hyran stor betydelse. Ett eftersatt underhåll och en för stor del akut underhåll får på sikt konsekvenser för kunden i form av högre hyra.

Miljöhänsyn vid underhåll Underhållsåtgärder innebär att man måste in och ”rota” i gamla hus. Ofta är kunskaper och dokumentationen (t ex ritningar och materialbeskrivningar) om vad som finns i en byggnad bristfäl­ lig. Med stora fastighetsbestånd som dessutom förändras över tiden är det en mycket svår uppgift att uppfylla de krav som den nya miljö­balken kan komma att ställa på fastighetsägaren. Til�­ lämpningen av miljöbalken har bara börjat så det är mycket svårt att förutsäga vad detta innebär för underhållstrategierna. Det är dock helt klart att nya och hårdare krav kommer att ställas. Dess­ utom kommer ett utökat producentansvar för t ex byggmaterial att leda till högre priser och kanske nya försäkringsformer för fastighetsägaren.

För att ge ett par exempel ur verkligheten:

■ Vid en s k hyresgästanpassning var man tvungen att flytta en vägg. Därför rev man bort golvbeläggningen, varvid emissio­ ner från golvspacklet frigjordes.

■ Tätningsmedlet mellan betongelementen visade sig innehålla PCB. Ett fullständigt utbyte krävdes för ett stort antal miljoner kronor.

Detta rör alltså miljöproblem som finns latenta i existerande byggnader. När man börjar renovera eller bygga om ett hus kom­ mer mängder av olika sorters byggmaterial att bytas ut. Ur ett kretsloppsperspektiv bör en del av detta återvinnas. Men det kan vara mycket svårt och dyrt eftersom många byggnadssystem innehåller blandningar av olika material som inte går att åter­ vinna i ”sammanbyggt” skick. Någon form av separation måste alltså ske. Med tanke på problemen med källsortering av sopor måste nog ambi­tionsnivån vara relativt låg i början för att inte kostnaderna ska bli för höga.

24

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

Förvaltningsplanen som grund för underhållsstrategin En förvaltningsplan innehåller teknisk och ekonomisk informa­ tion – analyser, prognoser och data – på objektnivå. Den ska ut­ göra ­underlag för ställningstaganden i olika avseenden: ■ vilka byggnader som ska behållas för långsiktig förvaltning, ­säljas, rivas, läggas i malpåse etc; ■ vilka byggnader som ska byggas om eller till; ■ om och när underhåll är ändamålsenligt.

Hur man gör en förvaltningsplan finns bland annat beskrivet i U.F.O.S.-skriften ”Strategisk fastighetsplanering”.

En kärnfråga i detta perspektiv är givetvis byggnadernas tekniska status och funktionalitet. En strategi för underhållet är därmed en nödvändig förutsättning. Förvaltningsplanen ska vara en integre­ rad del av verksamhetsplanering och budgetarbete. Förvaltnings­ planen och underhållets roll i styrsystemet visas i nedanstående struktur för ett fastighetsinformationssystem.

I figuren till höger är tanken att man har olika moduler i informationssystemet som kan kombineras för att producera beslutsunderlag för en viss beslutssi­ tuation. Om vi exempelvis ska göra ett fönsterbyte så krävs

■ fastighetsdata, t ex fönsterkonstruk­ tion, storlek etc; ■ driftdata, t ex bedömning av påver­ kan på energiförbrukning; ■ data om fastighetsvärde och finansiering, t ex om man tar upp ett nytt lån.

Informationssystemet ger en grund för att utveckla en underhålls­ strategi. En strategi är ett styrinstrument som avses verka i stället för direkt ordergivning och kontroll. Av naturliga skäl kan den inte innehålla lösningar på alla tänkbara problem utan den anger i stället på vilket sätt och inom vilka ramar problem ska lösas. ­Utgångspunkten för en strategi är ett genomtänkt och välformu­ lerat syfte för verksamheten. Strategin utmynnar sedan i ett antal scenarier och mål. Strategiformulering och planering är ­inte det­ samma som att tro att framtiden är helt planerbar. Men:

25

Förvaltningsplanens och underhållets plats i det ekonomiska styrsystemet.

Se om sitt hus

■ planeringsprocessen som sådan stimulerar kreativitet och ana­ lys; ■ revidering är lättare om man vet vad man överger; ■ i akuta situationer minskar risken för ”stressade” felbeslut.

En viktig del av de gemensamma referensramarna är att definiera utgångsläget (diagnosen). Siktet bör emellertid ligga betydligt längre bort. Många av de förändringar vi vill uppnå förutsätter ­säkert att vi redan nu bestämmer oss för en lämplig handlings­ linje, t ex ifråga om utbildning, skärpta underhållskrav på ny utrustning, samverkansformer med brukarna etc. Ett långsiktigt perspektiv är också nödvändigt för att inte slösa med fastighets­ tillgångarna. En byggnad representerar i allmänhet ett stort vär­ de, som lätt kan äventyras genom alltför kortsiktiga beslut beträf­ fande utnyttjande, underhåll etc. Det finns åtskilliga exempel på plötsliga beslut om nedläggning av skolor, sjukhus etc, som fram till nedläggningsbeslutet underhållits för långsiktig användning.

En stor del av underhållskostnaderna är i sådana fall bortkastade, något som kunnat undvikas med en bättre framförhållning.

Ett exempel är den s k sjukhusdörren – i samband med ny- el­ ler ombyggnad väljer man en dörr med mycket hög tålighet och underhållsmässighet. Tre år senare har verksamheten förändrats, så att man måste bygga om igen och kasta ut den gamla dörren.

Man har betalat för kanske 30 års livslängd men utnyttjar bara 3 år! Detta är kapitalförstöring av stora mått. Lärdomen av det hela är att man måste fundera över med vilken kvalitet man bygger/­ bygger om och inte minst vem som ska stå risken vid snabba ­verk­samhetsförändringar. Uppdelningen i grundsystem och ­kundsystem skulle i detta fall göras så att verksamheten får stå för ­risken. Denna riskfördelning görs via hyreskontraktet. Sam­ tidigt måste man uppmärksamma faran med att en trög fastig­ hetsförvaltning ”låser in” den primära verksamheten i olämpliga lokaler.

Utveckling av en underhållsstrategi Grunden för en underhållsstrategi är att man har en rimlig upp­ fattning om de nuvarande och framtida lokalbehoven. Stora under­hållsinsatser i byggnader som inte längre behövs eller som är hopplöst otidsenliga kan ju knappast vara ändamålsenliga.

Det ­säger sig självt att lokalbehoven inte kan preciseras utan en

26

Kapitel 1 – Grunder för underhållsstrategin

nära dialog med brukarna – kärnverksamheterna. Detta kräver en omsorgsfull diskussion eftersom två helt olika kunskapsfält möts: kärnverksamhetens behov och byggnadernas tekniska status. Lika litet som klinikchefen kan avgöra vilka åtgärder som bäst leder till önskade prestanda hos fastigheten, lika litet kan fastighetsförvaltaren avgöra vilka krav sjukvården ställer på lo­ kalerna. För att hamna rätt räcker det inte att formulera krav och önskemål; också orsaker och konsekvenser måste stå klara för alla inblandade. För läkaren är det exempelvis inte självklart att un­ derhåll och investeringar som befrämjar hans specifika verksam­ het kan ha en negativ inverkan på värdet i alternativ användning för en viss byggnad. Hela tiden måste en avvägning ske mellan nyttor och kostnader.

En beprövad teknik för strategiarbete är att diskutera förutsätt­ ningarna utifrån de båda motsatsparen styrka–svaghet respektive hot–möjligheter (en s k SWOT-analys – Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats). Hot och möjligheter handlar om yttre ­påverkan, exempelvis förändrat elevunderlag för en skola, änd­ rade läroplaner eller övergång till ny teknik. Styrka och svaghet gäller de egna resurserna, såväl fastigheterna som organisation och kunskaper. De viktigaste faktorerna när det gäller byggna­ dens funktionella standard är följande: ■ användbarhet (planlösning, utrymmesstorlek, tekniknivå); ■ säkerhet och ergonomi; ■ komfort och hygien; ■ krav på driftsäkerhet; ■ skydd för utrustning.

Grundfrågan är naturligtvis vad verksamheten kräver av loka­ lerna – vilka prestanda som är nödvändiga, önskvärda eller oin­ tressanta på kort och lång sikt. Eftersom förändringar i allmänhet är kost­nads­krävande, gäller det också att vara klar över priori­ teringarnas varaktighet. Hänsyn måste därtill tas till det faktum att lokaler kontinuerligt blir allt mer omoderna – hur länge kan underhåll och modernisering möta detta? Genomgången bör omfatta både ett kortsiktigt och ett långsiktigt perspektiv. Det långsiktiga ger ­underlag för bedömningar om byggnadernas användbarhet om kanske 10–15 år, medan det kortsiktiga ger en bild av omedelbara underhålls- och moderniseringsbehov. Och

27

Se om sitt hus

man måste hela tiden hålla i minnet att i slutändan är det främst pengar som räknas.

Tre typfall kan illustrera olika strategier:

■ Vidmakthållande – utan större moderniseringar och med bi­ behållen teknisk status. (Viss modernisering är normalt ofrån­ komlig när material och komponenter byts ut.)

■ Vidareutveckling – modernisering – t ex för att möta nya krav från kärnverksamheten eller för att inrymma annan verksam­ het.

■ Avveckling — rivning eller försäljning inom en överblickbar tidsperiod.

De båda förstnämnda fallen fordrar något slags underhåll om inte större förändringar av verksamheten är förestående. I föränd­ ringsfallen är det emellertid väsentligt att prognosen får avgöra vilka delsystem som ska vidmakthållas och vilka insatsnivåer som är ­befogade. Avvecklingsfallen – otidsenliga och överblivna fastig­heter – utgör ett speciellt problem. Från nyttosynpunkt finns inte längre något motiv för underhåll. Det avgörande är om det finns en alternativ användning, i egen verksamhet eller genom försäljning. Det är då denna som ska styra underhållsam­ bitionen. Det kan exempelvis vara motiverat att utföra även dyra underhållsåtgärder om de leder till ett bättre försäljningspris. För fastigheter som ska hållas i ett bestämt skick av kulturella skäl är underhållsnivån given och frågan är enbart om ekonomiskt ut­ rymme finns. Behovet av en tydlig underhållsstrategi är störst för de fastigheter som i ett långsiktigt perspektiv ska bibehållas i rela­ tivt oförändrad användning. För dessa är underhållet avgörande för såväl värdebeständighet som funktionsduglighet.

28

Kapitel 2 – Att styra underhållet

Kapitel 2.

Att styra underhållet Styrning av underhåll kan ske på en mängd olika sätt. Kapitlet ­inleds med en beskrivning av underhållspåverkande faktorer av tre olika slag: fastighets/byggnadsanknutna, företagsanknutna och kundanknutna. Ska man satsa på förebyggande eller felav­ hjälp­ande underhåll? Detta är en fråga som belyses med koppling till traditionella metoder för underhållsplanering. Underhåll av vitala byggnadssystem är viktigt, inte minst ur driftsäkerhets­ synpunkt. Tillståndskontroll och drift- och skötselinstruktioner är också ­viktiga för att kunna styra underhållet. Dessa frågor av­ handlas ­under följande rubriker: ■ Påverkansfaktorer ■ Balansen mellan förebyggande och avhjälpande underhåll ■ Metoder för underhållsplanering ■ Driftsäkerhet och underhållsplanering ■ Underhållsplanering och tillståndskontroll ■ Underhållssäkerhet och DU-instruktioner

Påverkansfaktorer Det finns flera olika typer av faktorer som påverkar underhållet och därmed vilka metoder man väljer för att styra det. En grov ­indelning kan göras: ■ fastighets/byggnadsan­knutna­, ■ företagsanknutna samt ■ kundanknutna påverkans­ faktorer.

Olika byggnadsdelar företer olika förslitningsförlopp. Två olikartade förlopp kan benäm­nas successiv försämring ­respektive plötsligt ­haveri. De två förloppen redovisas i ­figuren till höger.

29

Olika förslitningsförlopp för byggnadsdelar.

Källa: Byggnads­ styrelsen (1979).

Se om sitt hus

Ytskikt följer ofta det successiva förslitningsförloppet. I figuren åskåd­liggörs behovet av målning med ett tidsintervall (dags för åtgärd) som är beroende av tekniska, estetiska, ekonomiska och ­andra bedömningar. Ele­ktriska och maskinella komponenter funge­rar ofta länge utan större pres­tandaned­sättning tills ett ­haveri inträffar. Prestanda sjunker då kraftigt eller försvinner i ­värsta fall helt. Detta åskådliggörs i figuren av förloppet för en värmepannas kondition. Det är alltså stora skillnader mellan byggnadens installationer/rörliga delar och ytskikten.

– Hu, vad det skakar, jag får inte dricka så mycket kaffe…

De olika förloppen ovan bör medföra olika underhållsstrategier.

Ur teknisk synvinkel är valet av underhållsstrategi mycket bero­ ende av bedömnin­gen av risken för allvarliga fel. Genom regel­bunden tillsyn och service kan risken för ett stort haveri minskas. En ­förebyggande underhållstra­tegi kan därför lämpa sig för just elektriska och maskinella byggnads­delar eller komponenter. Ett dylikt förebyggande underhåll av bygg­nadsdelar som successivt försämras blir däremot ofta opraktiskt och dyrt. Därför blir en mera behovsstyrd strategi ofta mera naturlig för ytskikt. Denna måste kopplas till en ambitionsnivå för underhålls­standarden.

Ambitions­nivån klargör hur långt försämringen kan tillåtas gå innan åtgärder sätts in. Om man väntar länge ökar normalt under­ hållsutgiften, beroende på att förslitningen har hunnit gå längre.

Sett ur livscykel­kost­nadssynpunkt är det dock fördelaktigt att vänta så länge som möjligt gi­vet att underhållsutgifterna ökar i långsammare takt än propor­tionellt mot tidsförlängningen. Detta gäller under förutsättning att följdskador och dylikt inte uppstår.

Bland de fastighets-/byggnadsanknutna faktorerna finner vi ­exempelvis: ■ byggnadsutformning, ■ byggnadsmaterial, ■ byggnadsålder, ■ byggnadsstorlek, ■ installationstäthet, ■ teknisk komplexitet.

30

Kapitel 2 – Att styra underhållet

En rimlig hypotes är att moderna byggnader med hög andel installatio­ner och inredning med kortare fysisk och ekonomisk livslängd än stommen har högre underhållsbetalningar än enk­ lare byggnader hade vid samma byggnadsålder. Hittills är dock det empiriska underlaget alltför svagt för att uttala sig mera kategoriskt om detta. Moderna kontors- och industribyggnader är designade för att förändras, detta betyder att underhållet blir ­underordnat dessa investeringar. Var i livscykeln byggnaden ­befinner sig har stor betydelse för underhållsvoly­men och där­ med för underhållsutgifterna.

De företagsanknutna faktorerna är t ex:

■ mål för fastigheten; ■ vald servicenivå i förvaltningen; ■ organisation för planering och utförande; ■ lönekostnader och produktivitet; ■ lönsamhet, likviditet, finansieringsmöjligheter och beskattnings­ konsekvenser.

Beroende på vilka mål företaget ställt upp för den aktuella fastig­ heten kommer olika underhållsstrategier att bli lämpliga. Grovt kan man skilja mellan avveckling, fortsatt förvaltning (statusquo) och utveckling. Med avveckling som mål kommer underhål­ let i normalfallet att inskränka sig till felavhjälpande åtgärder.

Med ­status-quo-strategin kommer en ”normal” underhållsnivå med både felavhjälpande och förebyggande åtgärder att eftersträ­ vas. Med en utvecklingsstrategi kommer underhållet till stor del att ­utföras i samband med investeringar av moderniserings- och ­om­byggnadskaraktär.

Fastighetsföretagets överordnade ekonomiska mål – vinstmål el­ ler kost­nadsminimering kan påverka underhållstrategierna. Ett kostnadsorienterat företag kan förväntas prioritera underhållsåt­ gärder som ger kostnadsbe­sparingar, t ex fasadrenovering i kom­ bination med tilläggsisolering. Det vinstorienterade företaget bör prioritera åtgärder som ökar lönsamheten (hyrorna eller mark­ nadsvärdet) för fastigheten, t ex underhåll i kombina­tion med standardhöjande åtgärder.

Den förväntade utvecklingen av lönekostnader och produktivitet kan i viss mån vägas in i kalkylerna. Reala lönekostnadsökningar kan vara mera sannolika än motsatsen, beroende på att det är

31

Se om sitt hus

svårt att öka produk­tiviteten i underhållsarbete. Dessutom kom­ mer mera installations- och inredningstäta byggnader att ställa krav på flera specialister, vilket kan accentuera relativprisök­ ningen, dvs att underhållskostnaderna ökar mer än t ex driftkost­ naderna.

Lönsamhets- och inte minst likviditetsaspekter styr ofta under­ hållet på kort sikt. Likaså kan finansieringsmöjligheter och skat­ tekonsekvenser spela stor roll på kort sikt. Ett bra exempel är den ofta förekommande indelningen i en driftbudget och en investe­ ringsbudget. Om det är trångt i investeringsbudgeten kallar man moderniseringar och ombyggnader för underhåll och tvärtom.

Gränsdragningen är som nämnts flytande.

De kundanknutna faktorerna kan indelas i:

■ verksamhetens art, ■ faktisk och formell ansvarsfördelning, ■ kompetens, ■ attityder och mål, ■ hyrestidens längd, ■ efterfrågan på hyresmarknaden.

Verksamhetens art påverkar underhållsutgifterna. Jämför exem­ pelvis en ordinär kontorsanvändning med en tung tillverknings­ process. De ekonomiskt tunga underhållsåtgärderna i kontorsan­ vändning avser ofta ytskikt. I en industriell användning svarar installationerna för en större del. Samtidigt ställer verksamheten krav på att underhållet underordnas tillverkningsprocessen på ett helt annat sätt i industribyggnader.

Underhållsplaneringsrutinerna blir därmed helt annorlunda i de båda fallen, vilket då påverkar underhållsbetalningarnas förlopp under livscy­keln. För bostadslägenheter tillämpas ibland standar­ di­serade förfaranden för underhålls­pla­nering. I andra företag ­används mera behovsstyrda strate­gier, vilket ofta betyder att lägenhetsunderhållet till stora delar utförs i samband med flytt­ ningar. I kommunägda bostadsföretag tillämpas s k hyresgäst­ styrt lägenhetsunderhåll, vilket innebär att hyresgästen bestäm­ mer när underhållet ska utföras eller utför det själv.

Den faktiska och formella ansvarsfördelningen (enligt hyres­ kontraktet) måste klargöras. Enklast sker detta genom att en ­genomarbetad gränsdragningslista fogas till hyreskontraktet.

32

Kapitel 2 – Att styra underhållet

­ xempel på sådana finns t ex i flera av U.F.O.S. skrifter och i AFF E (Avtal För Fastighetsförvaltning).

Kundens fastighetskompetens, attityder och mål påverkar fram­ förallt slitaget. Rapportering av akuta fel är en viktig funktion.

Snabb rapportering av fel med allvarlig risk för följdverkningar kan begränsa underhållsutgifterna. Samtidigt kan rapportering av bagatellfel ge mycket höga underhållsutgifter. Kundernas kun­ skaper och attityder är helt avgö­rande. Normalt är kundernas mål väsenskilda från fastighetsäga­rens. Beredvilligheten att ta ansvar för fastighetsunderhåll borde därför vara begränsad. Tren­ den på både bostads- och lokalhyresmarknaden har under senare tid gått åt motsatt håll. De boende eller loka­lhyresgästerna har gi­ vits möjlig­het eller ibland tvingats acceptera ett större ansvar för främst inre underhåll, dvs kundsystemen. I denna situation kom­ mer under­hållsutgifternas mönster till stor del att präglas av kun­ dernas hyrestid. Tidpunkterna för in- och utflytt­ning kom­mer att styra stora delar av underhållet, stan­dardhö­jande investerin­gar och ombyg­gnader. Inte minst har de snabba verksamhetsföränd­ ringarna under senare lett till helt andra mönster för underhåll och investeringar, vilket i klartext betyder mera kortsiktigt tän­ kande, främst vad avser kundsystemen.

Efterfrågan på den externa eller interna hyresmark­naden påver­ kar både art och frekvens av under­håll.

I en situation med svag efterfrågan på en extern hy­ resmarknad kan underhållet bli ett konkur­rensmedel.

Standardhöjande åtgärder och ombyggnader bör ­prioriteras efter­som de leder till att lokalen motsvarar marknadens krav. Omvänt kom­mer underhållet i en situation med stark efterfrågan att prioriteras lågt.

Lokalen går att hyra ut i vilket fall.

Balansen mellan förebyggande och avhjälpande underhåll Haverier förorsakar produktionsbortfall och oftast högre åt­ gärdskostnad. De leder dessutom kanske till följdskador vilka i sin tur skapar nya underhållsbehov. För många av byggnadens tekniska funk­tioner är ett förebyggande underhåll därför i all­ mänhet att ­föredra framför ett avhjälpande. Fördelarna kan sam­ manfattas i fem ­punkter:

33

– Jag tar det!

Se om sitt hus

■ akuta insatser är ofta dyrare i längden än planerade; ■ säkrare drift och färre störningar för kärnverksamheten; ■ ökad säkerhet för ”kunder” och personal; ■ lägre frekvens av omfattande och dyra reparationer; ■ minskat behov av reservutrustning.

Det finns emellertid en gräns för hur långt det förebyggande ­underhållet kan drivas. Förr eller senare hamnar man i en situa­ tion då onödiga insatser utförs eller en överdriven beredskap upprätthålls.

Det viktigaste kriteriet för avvägningen mellan förebyggande och felavhjälpande underhåll är, förutom kostnaden, den över­ enskomna driftsäkerheten. Om verksamheten ­exempelvis kräver en inomhustemperatur om minst 22°C, måste driftsäkerheten för värmesystemet vara hög. Ingen avhjälpande insats kan snabbt återställa en alltför låg temperatur. Ett andra kriterium är planeringshorisonten. Om det på kort sikt råder osäkerhet om en byggnads fortsatta användning, kan en hög driftsäkerhet vara omotiverat kostsam.

Byggnadens olika delsystem har givetvis olika betydelse för den önskade driftsäker­ heten. Ett läckande tak kan snabbt orsaka ­skador på både byggnad och verksam­hetsutrustning, medan en sliten golvmatta sällan orsakar några svåra driftstörningar. Ett betydelsefullt faktum i detta sammanhang är att skärpta kom­ fortkrav och snabb teknisk utveckling har lett till att våra byggnader blivit allt mer komplicerade. I början av seklet utgjorde kostnaden för installa­tioner bara ett par procent av byggnadens produktions­ kostnad. Idag ligger den andelen uppemot 40–50 procent (se ­föregående kapitel)

Inneklimatet i våra byggnader har blivit allt mer svårkontrollerat på grund av emissioner av skadliga ämnen från byggmaterial, hög värmeavgivning från belysning, datorer och annan teknisk

34

Kapitel 2 – Att styra underhållet

utrustning, tätare hus i enlighet med kraven på energihushåll­ ning etc. Många samband mellan inneklimat och hälsoproblem har påvisats. Installationssystemen har i praktiken visat sig ha kortare brukstider och större underhållsfrekvens än övriga delar av byggnaden. Den ekonomiska livslängden är ofta betydligt kor­ tare än den ­tekniska. Därmed ställer de högre krav på planering av under­hållet. En annan skillnad är att mekanisk utrustning i allmänhet har kort felsökningstid men kräver lång tid att åtgärda felet. Felsökningstiden på elektronikutrustning är däremot ofta lång medan tiden för att åtgärda felet är kort. För byggnadens installationer kommer underhållsperspektivet mot denna bak­ grund mer och mer att närma sig maskinteknikens arbetssätt med omsorgsfull planering, preciserade rutiner och en hög grad av ­förebyggande underhåll, dvs industristrategin som beskrivs ­närmare i nästa kapitel. Detta innebär en betydande förändring av den traditionella tekniska byggnadsförvaltningen.

Metoder för underhållsplanering Traditionella metoder för underhållsplanering är en form av lång­ tidsbudget. Denna bygger på en bedömning av vilka underhålls­ åtgärder som krävs under planeringsperioden, som ofta är mellan 5 och 15 år eller längre. Denna bedömning baseras på erfarenhets­ data, t ex från REPAB eller ibland standardiserade underhållsin­ tervall. Numera tillåter de flesta underhållsplaneringssystem en hög grad av frihet vad gäller intervall mellan olika underhålls­ åtgärder. I moderna system finns förslag på standardkostnader för olika ­typer av underhållsåtgärder, med möjlighet att lägga in egna ­bedömningar. I nedanstående figur visas principerna för ett ­vanligt underhållsplaneringssystem. Systemet är normalt upp­ byggt i tre till fyra olika nivåer:

Olika nivåer i en underhållsplan.

35

Se om sitt hus

Den samlade underhållsplanen ger en bild av hur det framtida planerade underhållet kan te sig. Den måste naturligtvis fortlö­ pande revideras för att vara aktuell. I nedanstående tabell ges ett exempel i form av ett utsnitt från en underhållsplan på fem års sikt.

Hus Åtgärd Intervall Mängd à pris Utgift

år 1 år 2 år 3 år 4

år 5

Summa år 1–5

A

Utvändig målning

7

20

20

185

Byte av fläktar

5

Va

3

15

40

80

22

40

20

100

Summa

Ett exempel på en underhållsplan (som avser enbart tre byggnadsdelar).

25

110

80

135

40

20

110

20

20

40

315

Denna typ av underhållsplan ligger närmast nivå 3 enligt figuren ”Förvaltningsplanens och underhållets plats i det ekonomiska ­systemet” på sid 25. Principen är att prognosticera förväntade ­åtgärder på basis av årsvisa besiktningar (tillståndskontroller) och därefter prissätta dem i det penningvärde som gäller vid prog­ nostidpunkten, dvs år 1. Då får man fram kostnaden år 1. Däref­ ter ­antar man att utgifterna är oförändrade i fast penningvärde och summerar ihop årsvis eller för längre perioder, t ex år 1–5 som i exemplet ovan.

Det finns några fällor och fel i denna planeringsmetod. För det ­första finns det inga räntekrav på pengar i underhållsmodellen.

För att ta ett exempel från tabellen ovan så behöver bytet av fläk­ tar år 2, inte finansieras med två års avsättningar om 55 ­vardera.

Varför inte? Jo, man måste förutsätta att varje rationell fastighets­ ägare har ett avkastningskrav som är något högre än noll procent.

Låt oss anta att fastighetsägaren har 5 procents avkast­ningskrav, dvs ­något över den riskfria räntan. Då räcker det med cirka 53 per år för att finansiera fläktutbytet år 2. För stora fastig­heter är denna skillnad inte negligerbar. Se vidare ”Kalkylhandbok för fastighetsföretaget”.

Uppskalad till fastighetsnivå eller företagsnivå leder traditionella metoder underhållsplanering regelmässigt till överskattningar av de bedömda underhållsutgifterna. Däremot har denna typ av pla­ neringsmodell visat sig vara ett utmärkt underlag i förhandlingar om hyror, åtgärdsprogram m m. Kort sagt, underhållsplanerings­

36

Kapitel 2 – Att styra underhållet

program kan vara bra på att skaffa fram en underhållsbudget, men ofta visar det sig att verkligheten, t ex i form av ­förändrade verksamhetsförutsättningar, springer ifrån den relativt stela pla­ neringmodellen.

Mera utvecklade s k fastighetssystem innehåller även kopplingar till andra typer av rutiner i fastighetsföretaget, t ex felanmälan/ arbetsorder, hyreskalkylering, förvaltningsplanering och ekono­ misystem. För att sådana system ska fungera och kunna upprätt­ hållas krävs väldigt mycket information som dessutom ska vara strukturerad på samma sätt. Detta problem beskrivs i U.F.O.S.skriften ”Fastighetsföretagets informationsbehov”. En mycket viktig fråga för fastighetsföretaget är hur denna kunskapsbank används, förvaltas och utvecklas. En s k controller är oundgäng­ lig, i vart fall i större organisationer, för att svara för denna funk­ tion.

Driftsäkerhet och underhållsplanering Det finns sällan någon självklar nivå för driftsäkerheten. Rätt ­driftsäkerhet är något som måste definieras i en dialog mellan ­förvaltare och kund. Från kundsynpunkt gäller driftsäkerheten tre huvudsakliga områden:

■ användbarhet – att utrymmen och installationer fungerar väl för verksamheten; ■ säkerhet – att olycks- och skaderisker undviks; ■ hälsa och komfort – från arbetsmiljökrav till acceptanströsklar ifråga om emissioner, fukt och temperatur m m.

Ofrånkomligen sätter både fastighetens status och resurstillgång­ en vissa gränser i dessa avseenden. Diskussionen måste därför syfta till ömsesidiga avvägningar och prioriteringar. Vad är krav och vad är önskemål? Vilka driftstörningar kan accepteras och vilka kan det inte? Vilka säkerhetsmarginaler erfordras? Den öns­ kade driftsäkerheten kan i princip uppnås med två slags insatser: ­sådana som ökar tekniksystemens funktionssäkerhet och genom att erforderliga underhållsresurser finns tillgängliga när de be­ hövs – underhållssäkerhet. Den senare delen handlar om förvalt­ ningens insatstider och andra servicenivåer, dvs i vid mening om hur förvaltningen organiseras.

37

Se om sitt hus

Underhållsplanering och tillståndskontroll

Periodiskt underhåll kan innebära både att fel ändå uppstår respektive ”överunderhåll”, eftersom den funktionella brukstiden varierar. Källa: Johnson (1997)

– Då var det dags att byta rörstammar igen då!

– Minsann, då ­passar jag på att göra en by-pass på dig!

Förebyggande underhåll inne­ bär inte med nödvändighet att ­underhållet utförs periodiskt, dvs med fastställda intervall. I de flesta fall är det en illusion att rätt tid­ punkt för underhållet kan förutses. Även genomsnittligt ”rätt” intervall innebär att hälften av ­underhållet utförs ­onödigt tidigt och att fel kan uppstå i den hälft som ligger ­under genomsnittet.

Periodiskt förebyggande ­underhåll är generellt sett lämpligt av två skäl: när ett avbrott inte kan accepteras och när åtgärdskost­ naden kan hållas nere genom det fasta intervallet. Ett exempel på det ­senare är lysrörsbyte i en sporthall, där kringkostnaderna för ­ut­bytet är så stora att det är förnuftigt att byta även de rör som inte tagit slut. Ett icke-periodiskt förebyggande underhåll har ambi­tionen att undvika att underhåll ­utförs onödigt tidigt men ändå utan att allvarliga fel uppstår. Detta ­kräver att felen upptäcks på ett ­tidigt ­stadium i felutvecklingen och for­ drar följaktligen en aktiv till­stånds­ kon­troll med därav följande plane­ ring. I en sådan arbetsform är målet att få underhållsarbetena – även en stor del av det avhjälp­ande under­ hållet – planerbara.

Fördelarna med planerat underhåll är till exempel att det:

■ ger möjligheter till bra upphandlingar; ■ finns en organisation för genomförande; ■ ger möjligheter att minimera störningarna för den primära ­verksamheten.

Underhållssäkerhet och DU-instruktioner Underhållssäkerhet är att ha erforderliga underhållsresurser tillgängliga när de behövs. I vid mening handlar detta om orga­ nisation – vilken kunskap som finns, hur personalen utnyttjas, beslutsvägar samt tillgång till verktyg, hjälpmedel och reserv­

38

Kapitel 2 – Att styra underhållet

delar m m. Allt mer tekniskt komplicerade installationer ställer naturligtvis höga krav på kunskaperna hos dem som ska sköta anläggningen. Flera undersökningar har ­emellertid visat att bris­ ter i drift och underhåll är en vanlig orsak till klimatproblem och att kunskapsnivån inom den tekniska fastighetsförvaltningen ofta är otillräcklig. För bättre utbildning talar också att felsökning ofta utgör den större delen av en driftstörning. Ju mer avance­ rade produktionsanläggningarna blir, ­desto svårare är det att ha tillräckligt specialistkunnande i den egna organisationen. Ett alternativ är då att anlita externa företag för sådana delar av för­ valtningen som kräver speciellt kunnande men inte utförs särskilt ofta.

En organisation avbildas gärna i form av ett organisationsschema.

Detta är ofta en idealiserad bild och anger framför allt bara ramen för det som verkligen spelar en roll för verksamhetens resultat.

Fastighetsförvaltning är en servicenäring och de prestanda som syns är vad som händer ”på fältet”.

För kunderna är det viktigaste:

■ att förvaltningspersonalen kan nås när någonting fallerar; ■ att erforderliga beslut fattas utan långa väntetider; ■ att rätt åtgärder utförs med rimlig snabbhet; ■ att det går att föra en meningsfull dialog om problem och ­önskemål; ■ att återrapportering sker om planer och beslut.

Allt detta kan sammanfattas i begreppet tillgänglighet. God un­ derhållssäkerhet är i långa stycken detsamma som hög tillgäng­ lighet. I praktiken kräver detta en decentraliserad organisation, där så många avgöranden som möjligt kan ske i kontakt med kunden. Det finns olika typer av nyckeltal för att mäta tillgänglig­ heten t ex: ■ svarstid vid felanmälan; ■ antal kundkontakter per dag; ■ MTR (Mean Time to Repair) = genomsnittlig tid till åtgärd.

En viktig del av tillgängligheten är också att ha enkla och säkra ­former för felanmälan. Ett sätt att öka tillgängligheten är att ­in­volvera kunden i underhållsarbetet. Ju mer kunderna känner till om byggnaden och dess delsystem, desto mindre är risken för att felanvändning orsakar driftstörningar. Kunniga och intres­

39

Se om sitt hus

serade ”kundombud” i den primära verksamheten kan dessutom utföra enklare löpande underhåll, rapportera störningar och felorsaker samt bistå vid felsökning. Incitamenten för detta kan t ex skapas via ett lönepåslag med några tusenlappar per månad. I normalfallet är dessa ökade lönekostnader intjänade flera gånger om på ett år.

Boverkets byggregler kräver numera att skriftliga drift- och un­ derhållsinstruktioner föreligger innan en byggnad tas i bruk.

Vissa krav beträffande instruktionernas innehåll och omfattning ställs i Boverkets allmänna råd. En mer utförlig handledning finns exempelvis i Svenska Kommunförbundets skrift ”Drift- & underhållsinstruktioner”. Rondschemat är en enkel modell för ­planering av löpande drift och underhåll. Schemat innehåller ­uppgifter om vilka anläggningar eller anläggningsdelar som ska kontrolleras eller åtgärdas och hur ofta detta ska ske. Rondsche­ mat ställs samman utifrån driftkort för varje system eller del­ system. När rondschemat används, rapporteras uppkomna eller begynnande fel (t ex i form av en arbetsorder). Åtgärder och erfa­ renheter i samband med dessa förs in på driftkorten.

Ett stor andel av felanmälningar och missnöje bland kunderna ­beror på att de har bristfällig kunskap om hur byggnadens instal­ lationer fungerar. Det bör därför vara regel att varje byggnad har en kundinstruktion som beskriver de olika installationernas funk­ tion och klargör hur de påverkar inomhusklimat m m. Särskilt viktigt är det naturligtvis att klargöra om det krävs någon form av skötsel, reglering eller inställning och på vilket sätt detta ska ske. Ett självklart inslag är därtill vem som ska kontaktas när ett ­problem uppstår. Av praktiska skäl, t ex möjlighet till utbyte, bör instruktionerna utformas som separata faktablad för varje typ av utrustning: kundinstruktioner kan inte utformas på samma sätt som driftinstruktioner. Kunden har sällan samma motiv och kun­ skaper som fastighetspersonalen. Det är viktigt att förklara varför utrustningen finns, vad den åstadkommer och vad som händer vid funktionsstörningar. Språk och illustrationer måste vara till­ gängliga för dem som saknar teknisk kunskap.

Leveranstider för reservdelar och utrustning kan ofta vålla be­ kymmer, samtidigt som kostnaden vid akutinköp lätt blir hög. Ett eget lager är därför i allmänhet nödvändigt så snart byggnads­ beståndet nått någon storlek. Förråd och verktygsuppsättningar

40

Kapitel 2 – Att styra underhållet

binder ­emellertid också stora resurser. Därför är det viktigt att hålla en medveten linje vid uppbyggnaden. Avvägningen om vad som ska hållas i förråd kan lämpligen ske utifrån följande fyra ­kriterier: ■ driftsäkerhetskrav, ■ fel- och utbytesfrekvens, ■ antal i drift , ■ anskaffningskostnad, ■ kostnad för lagerhanteringen.

Intern standardisering är önskvärd för att spara pengar och ­utrymme. Ett komplement eller alternativ till det egna förrådet kan vara förrådshållning hos en leverantör. Onödig administra­ tion bör givetvis undvikas men för ett fungerande förråd torde följande ­element vara ofrånkomliga: ■ regler för uttag av artiklar; ■ lagerbokföringssystem (åtminstone vid större enheter); ■ rutiner för anskaffning.

Ett stort problem är bristen på standardisering av byggnadsdelar.

Det tar sig bland annat uttryck i form av att det inte går att finna motsvarande nya system på marknaden vid ett utbyte. Ofta ger detta upphov till mer eller mindre omfattande ombyggnader (helt i onödan). Dessutom leder detta till problem vid upphandlingar, vad gäller jämförelser av prestanda och inte minst möjligheterna att hålla en hög beställarkompetens.

Grunden för effektivt byggnadsunderhåll är en planering som ­systematiskt utnyttjar tidigare erfarenheter – orsaker till drift­ störningar, uppkomna fel och utförda åtgärder. En sådan åter­ föringsprocess ger såväl impulser till förbättringar som bättre­ ­beslutsunderlag för anskaffning, utbyte, renovering och tillstånds­ kontroll.

Erfarenhetsregistreringen bör innehålla alla väsentliga uppgifter ifråga om vad som har gjorts eller iakttagits, när det gjordes och hur lång tid eventuell åtgärd tog. Eftersom drift- och underhålls­ kostnaderna utgör den styrbara delen av fastighetsförvaltning­ ens kostnader, utgör ett redovisningssystem eller databas med tillräcklig detaljering en nödvändig informationskälla. Dess­ värre är det svårt att infoga en sådan struktur i den normala

41

Se om sitt hus

ekonomiredovis­ningen, varför ett separat informationssystem är det vanliga. Om såväl ekonomiska som tekniska data ska kunna hanteras ­parallellt är datorstöd närmast oundgängligt. Därmed är dock inte sagt att varje slags datorstöd är ändamålsenligt. Ett väl fungerande informationssystem måste uppfylla åtminstone tre huvudkrav: ■ enkel hantering – vid både uppdatering och datauttag; ■ ändamålsenlighet – utdata ska direkt kunna utnyttjas i ­verksamheten; ■ mångsidighet – såväl ekonomi som teknik; både drift och ­underhåll.

Det finns fortfarande mycket i övrigt att önska på detta område.

42

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

Kapitel 3.

Olika underhållsstrategier Underhållsutgifter för byggnader och byggnadsdelar har be­ skrivits på många sätt. Det finns vissa normalförlopp för under­ hållsutgifterna för en byggnad eller byggnadsdel. I detta kapitel ­beskrivs den s k badkarskurvan och den s k kamelkurvan in­ troduceras. Industriella underhållsstrategier lämpar sig bäst för bygg­nadsdelar med maskinell eller rörlig karaktär. Underhålls­ strategin ”Bostäder” är ursprunget till alla underhållsplanering­ system. De två livscykelekonomiska strategierna syftar till att underhålla på bästa sätt ur enbart ekonomisk synvinkel – dels det mest lönsamma underhållet och dels det minst kostsamma.

Underhåll av två lite mera udda fastighetstyper: off-shore-anlägg­ ningar och ­kulturhistoriskt värdefulla byggnader tas också upp.

Kapitlet har följande rubriker: ■ Normalförlopp för underhållsutgifter ■ Underhållsstrategi – ”Bostäder” ■ Underhållsstrategi – ”Industri” ■ Underhållsstrategi – ”Livscykelekonomi” ■ Hur gör off-shore-industrin?

■ Kulturhistoriska byggnader

Normalförlopp för underhållsutgifter Om man vill göra en detaljerad kalkyl för underhållsutgifternas utveckling på byggnadsnivå eller på mera detaljerade nivåer är enda sättet att formulera en underhållsstrategi och utifrån denna göra en underhållsplan. Denna underhållsplan bör utgå från kvantiteter som sedan prissätts i kalkylårets fasta priser. Som al­ ternativ kan reala prisförändringar på underhållsarbeten läggas in. Underhållsarbeten har historiskt sett haft en snabbare kost­ nadsutveckling än byggnadsarbeten i allmänhet. Svårigheten att rationa­lisera framhålls som det främsta skälet till detta.

För det som hittills kallats löpande underhåll och fastighets­ skötsel (vilket enligt förslaget till ny Europastandard ska ingå i underhåll­s­begreppet) kan schabloner användas. På grund

43

Se om sitt hus

av förslitning och höjda funktionskrav kommer behovet av underhålls­insatser för ett system eller en byggnadsdel att stiga över tiden. Den s k badkars­kurvan bygger på detta förhållande. I badkars­kurvan kan den ­första intrimningsfasen, ofta kalkylmäs­ sigt ­behandlas som ett ­tillägg till grundinvesteringen. Om detalje­ ringskraven är höga bör givetvis en bedömning utifrån kunskaper om faktiska fel­ frekvenser göras. Statistik över felanmälningar och arbetsorder bör utgöra underlag för dylika bedömningar. En schabloniserad ­modell är att anta att de löpande underhållsutgifterna stiger realt med någon procent per år. Högre stegringstakt än så överskattar sannolikt de faktiska utgifterna.

För det planerade eller periodiska underhållet bör en underhålls­ strategi först väljas. Olika förenklade underhållsstrategier kan då användas, t ex: ■ behovsstyrd, ■ felavhjälpande, ■ förebyggande.

Den behovsstyrda strategin kan sägas vara en sammansatt stra­ tegi. Underhållsinsatserna påverkas av en mängd olikartade över­ väganden – tekniska, marknadsmässiga etc. Underhållsbe­hovet är alltid subjektivt. Olika slags fastighetsföretag kan prioritera olika aspekter. De underhållsrekommendationer som ges ut kan ses som en sammanvägd uppfattning av den samlade erfarenhe­ ten och en viss ambitionsnivå för en viss del av branschen, t ex allmännyt­tiga företag eller statliga myndigheter. I brist på bättre indata kan dessa mycket väl användas som underlag för att ut­ forma en behovs­styrd strategi. Givetvis kan rekommendationerna inte följas slaviskt utan anpassningar måste göras t ex beroende på avvikande byggnadsteknik eller annorlun­da fördelning av un­ derhållsansvar.

En rent felavhjälpande strategi måste bygga på kunskap om felfrek­venser för olika typer av byggnader och byggnadsdelar. En sådan kunskap existerar knappast utom för de vanligaste skador­ na. Dessa avser ofta installationer (framförallt våtrum), maskinell utrustning, samt fönster och dörrar. Dessa frekventa skador föror­ sakar ofta en stor del av underhållsutgifterna. Om övriga­ ­delar av underhållsinsatser kan prognosticeras t ex med schabloner eller

44

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

från underhållsrekommen­datio­ner kan i vart fall delar av en fel­ avhjälpande strategi simuleras.

Förebyggande underhållsinsatser måste också bygga på kunska­ per om felfrekvenser. Dessutom måste en riskbedömning göras.

Sannolikheten för haveri eller funktionsnedsättning måste ha ett negativt samband med insatsen av underhåll. Detta samband är långt ifrån klarlagt för bygg­nadsdelar av typen ytskikt. För elekt­ riska komponenter och maskinell utrustning kan uthållighetstes­ ter ge underlag för formulering av en förebyggande underhålls­ strategi. Om kalkylerna avser denna typ av byggnadsdelar eller komponenter är det ofta enkelt att simulera en förebyggande strategi. För en byggnad, ett system eller delsystem är en helt förebyggande underhållstrategi inte bara omöjlig att simulera på grund av brist på relevanta indata, utan säkerligen också mycket dyrbar på grund av den mängd förtida utbyten som ofta blir re­ sultatet.

För översiktliga kalkyler på byggnadsnivå är det sammanfatt­ ningsvis lämpligt att använda realt stigande underhållsutgifter som minskar mot slutet av livscykeln. För detaljerade kalkyler på byggnadsnivå eller lägre nivåer kan ofta de löpande under­ hållsbetalningarna schabloniseras med en realt stigande betal­ ningsström. Lämplig real ökningstakt bör normalt inte vara mer än en eller ett par procent per år. De planerade eller periodiska underhålls­insatserna bör bedömas med hjälp av en underhålls­ plan. Denna bör utgå från en viss strategi enligt ovan. Beroende på val av underhålls­strategi kan underhållsrekommendationer ge ett bra eller mindre bra underlag för val av underhållsinsatser under livscykeln. Okritisk an­vändning av rekommendationer kan leda till grova prognos­misstag.

Ett rimligt antagande är att byggnaden med tiden blir allt mer kräv­ande att driva, uppvärmningssystemet förlorar i effektivi­ tet, ventila­tionskanalerna sätts igen etc. Kostnaderna för driften bör därmed kontinuerligt öka – om än i långsam takt. En väl under­hållen byggnad visar emellertid ofta en annan utveck­ling.

Särskilt klimatsystemet visar sig i allmänhet kunna utvecklas genom ­utbyte till nya komponenter, trimning, bättre reglering etc och ­därmed kräva mindre värmetillförsel. Mot denna bakgrund är det troligt att driftkostnaderna i stort sett följer den allmänna kostnads­utvecklingen. Betydelsefulla avvikelser kan dock före­

45

Se om sitt hus

komma på grund av att taxor och varupriser stiger – en energikris skulle exem­pelvis få en dramatisk effekt.

– Tyvärr har ett signal­ fel ­uppstått…

I samband med ombyggnader synes underhållsutgifterna ofta sjunka. Till stor del är detta en bokföringsmässig chimär. Under­ hållet ingår i det som kallas modernisering eller ombyggnad.

På lång sikt kommer i de flesta fall underhållsutgifterna att anta minst samma nivå som före ombyggnad. Detta beror på att ande­ len kortlivade byggnadsdelar ofta ökar vid ombyggnad, främst installationer.

Underhållsutgifterna kan mot bakgrund av ovanstående te sig svåra att prognosticera. Alternativa förlopp bör därför skis­ seras så att osäkerheten av gjorda antaganden kan bedö­ mas. Inverkan av alternativa antaganden ska emellertid inte överdrivas så länge man håller sig inom begrän­ sade variationer uppåt eller nedåt.

Ett vanligt förlopp är den s k badkarskurvan. Denna bygger egentligen på felfrekvenser för maskiner. I ­början uppstår intrimningsfel, därefter sjunker felfrek­ vensen till en låg nivå som varar större delen av bruksti­ den. Mot slutet av livscykeln stiger felfrekvensen ­relativt brant. Se figuren nedan.

Den s k badkars­kurvan.

Källa: Johnsson (1997).

Badkarskurvan kan gälla felfrekvenser för enskilda byggnads­ delar, t ex fläktar, hissar o dyl. Den har dock i vissa fall ­okritiskt använts för hela byggnader och dessutom för att beskriva under­hålls­utgifternas förlopp i stället för felfrekvensen. Om intrimnings­kostnader uppstår kan des­ sa i kal­kylerna enklast be­handlas som ett tillägg till grundinvesteringen.

Det mest sannolika underhållsut­ giftsförloppet mot bakgrund av ovan­ stående är realt stigande utgifter som avtar mot slutet av livscy­ keln, beroende på att rivning, modernisering eller ombyggnad blir mera aktuell. Nivån de första tio åren är ofta låg, därefter accelererar öknings­takten till en första topp. Detta beror på sam­ tidiga stora underhållsutgifter för ytskikt och vitvaror. Mellan år 15 och 25 inträffar ofta en period av relativt låga utgifter. Under ­perioden 35–50 år överlagras underhåll av ytskikt och vitvaror

46

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

med underhåll av byggnadens grundsystem, t ex rörstammar och elsystem. Mot slutet av den ekonomiska livslängden är det ratio­ nellt att dra ned på underhållet. Då får vi ett förlopp som i nedan­ stående figur.

De flesta rekommen­dationer för under­ hållsplanering leder till underhållsut­ gifter som schematiskt kan beskrivas som i figuren till höger. För att komma med ytterligare en liknelse kan vi kalla detta kamelkurvan i kontrast mot bad­ karskurvan, som kan gälla för enskilda olika byggnadsdelar men inte för en hel byggnad.

Underhållstrategi ”Bostäder” De underhållsplaneringssystem som började komma ut på den svenska marknaden i slutet av 1960-talet hade sina rötter i dels i engelska system för s k municipal housing authorities (kom­ munala bostadsföretag som ofta tog över nedgångna bostads­ områden) och dels i pionjären Knut Bildmarks undersökningar från 1940- och 1950-talen. Bildmark var verksam vid f d Kungl Byggnadsstyrelsen och hade tanken att man skulle skapa en er­ farenhetsdatabas för olika underhållsåtgärder med tidsintervall och bedömda kost­nader. Tanken var att man med en genomtänkt underhållsplanering skulle kunna vidmakthålla funktioner, ­kvaliteter och värden i det existerade fastighetsbeståndet.

Bildmark hade i slutet av 1940-talet tänkt sig att fastighetsägare skulle kunna lämna uppgifter om vilka underhållsåtgärder som utförts, vad de kostat och när de utfördes. Lika lite som idag kunde fastighetsägarna ge de detaljerade uppgifter som kräv­ des. ­Grunden blev istället en s k Delphi-undersökning, dvs ett flertal struk­turerade intervjuer med erfarna fastighetsförvaltare.

På basis av frågor om t ex förväntade livslängder på va-stammar av gjutjärn, (vilka inom parentes varierade mellan 30 och 75 år) formades ett system för bedömning av genomsnittskostnader och genomsnittliga underhållsintervall för olika byggdelar. Detta blev ­grunden till de underhållsplaneringssystem som idag finns på marknaden. I ­avsnittet ”Byggnadsdelar och brukstider” i kapitel 4 redovisas ­genomsnittliga brukstider för byggnadsdelar. Dessa ­bygger på ­existerande underhållsplaneringsrekommendationer,

47

Underhållsutgifter under byggnadens livscykel: ”Kamelkurvan”.

Se om sitt hus

t ex K-blocket, SABO:s underhållsnorm och REPAB:s underhålls­ planeringsprogram.

Syftet med denna underhållstrategi är det traditionella – att vid­ makthålla byggnadens värde eller funktion. Fastighetsägaren ­bestämmer på basis av besiktningar och rekommendationerna vad som ska göras och när detta ska ske. Beroende på mark­ nadsinriktning har denna metod lett till två ytterligheter – strikta underhålls­intervall eller enbart felavhjälpande åtgärder (repara­ tioner) eller i de flesta fall en blandning.

Lite av detta synsätt har kommit att färga hyreslagens bestämmel­ ser om underhåll för bostäder – ”ska hyresvärden i bostadsdelen med skäliga tidsmellanrum ombesörja tapetsering, målning och andra sedvanliga reparationer med anledning av lägenhetens försämring …” (Jordabalken 12:15). Vad som var skäliga tidsmel­ lanrum avgjordes i hög grad av den underhållspolicy som tilläm­ pades av de allmännyttiga bostadsföretagen. Dessa tillämpade ofta olika underhållsplaneringsprogram med fasta intervall. Inte minst hade dessa betydelse i hyresförhandlingarna för att skapa ett förhandlingsutrymme (dvs en prutmån!).

Jämförelse av rekommenderade och ­faktiska underhålls­ intervall.

Källa: Bejrum (1987). Åtgärd

Vid en jämförelse mellan några rekommendationer för underhålls­ planering och verkliga åtgärder och underhållsutgifter för några åtgärder i privatägda bostadshyreshus visade på stora skillnader.

Denna jämförelse återges i nedanstående tabell.

KBS min KBS medel

KBS Max

SABO

HSB

faktiska

LÄGENHETER målning, tapetsering

8

11

16

10–13

10

15–20

byte sanitet

15

25

33

30–35

20

30–35

byte spis

10

15

20

15–20

15

20–30

byte kylskåp

12

15

17

12–15

15

15–25

BYGGNAD Tvättmaskin

10

12

15

10–12

10

12–25

Oljepanna

15

23

30

16–20

20

10–31

målning plåt

5

10

20

7–10

7

6–18

målning trapp+kv

7

11

25

10–15

10–15

10–15

målning fönster 3–8/11–17

2

6

9

7–10

7

48

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

F d Byggnadsstyrelsens (KBS) siffror avser en sammanställning av de i slutet av 1970-talet tillgängliga rekommendationerna – med angivna minimi-, medel- och maximivärden. Man kan enkelt ­konstatera två saker, dels att rekommenderade intervall skiljer en del och dels att faktiska intervall i allmänhet översteg de rekommenderade med bred marginal. De undersökta husen hade underhållits efter en behovsstyrd strategi baserad på regel­ bundna besiktningar. Åtgärder i lägenheterna utfördes främst på hyresgästens önskemål eller i samband med byte av hyresgäst.

Vid besiktningar av husen konstaterades att dessa var i förväntat ”normalt” skick. En strikt tillämpning av rekommendationerna skulle alltså ha lett till ett betydande ”överunderhåll”.

I f d Byggnadsstyrelsens (1979) skrift redovisades också en ­sammanställning av rekommendationer för utbyte av olika ­ledningssystem. Dessa återfinns i nedanstående tabell: System

min

medel

Max

Avlopp

20

35

50

Kallvatten

20

27

35

Varmvatten

30

42

50

El

20

35

50

Även här finns en betydande variation i rekommendationerna. Än större är variationerna i verkligheten.

Slutsatserna av detta är något deprimerande för den som gillar ­planering. Underlaget för statistiskt baserade metoder för under­ hållsplanering är begränsat av tillgången på relevanta ­indata. För vissa maskinella byggnadssystem kan en industriell strategi, dvs förebyggande underhåll, vara den bästa. Men sett som helhet är det en behovsstyrd strategi som är den bästa. Då kan kunden av­ göra vilken nivå på underhåll av kundsystemen man vill ha och betala för. Och kan fastighetsägaren välja vilken ­standard man vill ha på grundsystemen, egentligen hur lång den förväntade brukstiden och den ekonomiska livslängden ska vara. Detta syn­ sätt gäller lokaler såväl som bostäder.

49

Rekommenderade utbytesintervall för ledningssystem. Källa: Byggnads­styrelsen (1979).

Se om sitt hus

Underhållstrategi ”Industri” Industrins produktionsprocesser är basen för det förebyggande synsättet med primärverksamheten som styr vad som ska göras och när. Detta kan kallas tillståndsbaserat förebyggande under­ håll. Den primära verksamhetens vinst ska maximeras eller om denna strategi tillämpas inom offentlig sektor ska lokalkostnads­ andelen av primärverksamhetens kostnader, minimeras vid given kvalitet på byggnadsunderhållet. Denna strategi innebär att det finns en stark företagsledning som ger mandat till den fastighets­ ansvarige att utföra underhåll, när detta är lämpligt ur produk­ tionsekonomisk synvinkel. Fastighet och produktionsutrustning ses också som en enhet.

I den offentliga sektorn är det främst sjukhus och vissa försvars­ anläggningar med stort teknikinnehåll som visar stora likheter med tillverkningsindustrins förhållanden. Kostnaden för produk­ tionsbortfall på grund av bristande underhåll brukar schablon­ mässigt uppskattas minst lika stora som de faktiska underhålls­ kostnaderna. Troligen är detta betydande underskattning med tanke på hur kostnadsfördelningen för ett sjukhus ser ut.

Stilleståndskostnader och kostnader för omstart av olika produk­ tionsprocesser svarar för stora ”onödiga” kostnader inom indu­ strin. Dessutom uppkommer ofta kvalitetsproblem i samband med avbrott i produktionen, vilket ger s k kvalitetskostnader, dvs kostnader för att rätta till felaktiga produkter eller processer.

Industrimodellen bygger på att underhållet i första hand utförs som förebyggande underhåll – just för att undvika produktions­ bortfall. Metoderna för det förebyggande underhållet kan variera men gemensamt är att någon form av status- eller tillståndskon­ troll ­föregår underhållsinsatsen. I den kommande skriften från Svenska Kommunförbundet; ”Rutiner för förebyggande under­ håll av tekniksystem i offentliga byggnader” beskrivs följande struktur, som kan sägas vara en sammansmältning av några olika ton­givande synsätt, t ex: ■ Hagberg – Henriksson: Lönsamt underhåll. 8 steg till säkrad ­produktion.

■ Idhammar: Underhåll och driftsäkerhet.

■ Spri: Förebyggande underhåll av anläggningar och utrustning.

50

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

Avhjälpande underhåll är, lite tillspetsat, enligt detta synsätt en ”nödlösning” som beror på missar i planeringen av det förebyg­ gande underhållet. Man bör tillägga att denna underhållsstrategi måste bygga på goda kunskaper om felfrekvenser och olika bygg­ nadsdelars brukstider och ekonomiska livslängder. Annars kan förebyggande underhåll tillämpat för en hel byggnad snart leda till ekonomisk ruin för den primära verksamheten.

Underhållsbegrepp i industrimodellen Källa: Isaksson (1998).

I underhållsbegreppet innefattas det som i fastighetssammanhang kallas skötsel, tillsyn, rondering, städning m m. En tredelning kan göras på basis av avsikten med underhållsåtgärden: 1. installationer, ändringar, 2. förebyggande underhåll (FU), 3. avhjälpande underhåll (AU eller reparationer).

I kategori 1 ingår det som i den föreslagna nya Europastandarden delvis innefattas i begreppet modifiering, t ex kompletteringar eller förändringar av system, i avsikt att uppnå en förbättrad pro­ cess.

Kategori 2, förebyggande underhåll (FU) kan delas upp i

■ indirekt FU, som utgörs av kontrollsystem, t ex tillstånds- och funktionskontroll, test/mätning. Dessa kan bygga på subjek­ tiva bedömningar (t ex en besiktning) eller objektiva mätdata (t ex flödesmätningar i energisystem).

51

Se om sitt hus

■ direkt FU, som består av underhållsåtgärder av typ smörjning, rengöring, planerade utbyten eller renoveringar.

Kategori 3, Avhjälpande underhåll (eller reparationer) kan indelas i planerade respektive oplanerade insatser. Planerat avhjälpande underhåll måste bygga på goda kunskaper om felfrekvenser eller en mycket ”tät” tillståndskontroll. Vad gäller fastigheter inom ­industriell, offentlig eller privat sektor måste man tyvärr kon­statera att erfarenhetsbasen om felfrekvenser saknas till stor del. Likaså är kunskaperna vad gäller avvägningen mellan täta tillståndskontroller och en ”acceptabel” nivå på icke åtgärdade fel minst sagt rudimentära. Oplanerade insatser ska enligt den ­industriella underhållsmodellen ligga på en minimal nivå. Täta tillståndskontroller är medlet för att minska risken för driftstopp som leder till underhållsinsatser.

Sammanfattningsvis kan vi säga att grundsystemen i en byggnad (tekniksystemen) i många fall bör hanteras efter denna modell, främst vad gäller installationer och rörliga delar. Detta förutsätter dock att det finns mera kunskaper om olika material, felfrekven­ ser och inte minst att det finns resurser och kompetens för kvalifi­ cerade tillståndskontroller. Vad gäller det vi ovan kallat kundsys­ temen, dvs ytskikt, inredning m m, är det snarast en praktisk och avtalsmässig fråga hur dessa ska skötas.

Tekniktäta byggnader, t ex sjukhus visar som nämnts, ovan stora likheter med industribyggnader med sin täta koppling till en ­produktionsprocess. Däremot är det svårt att se att det industri­ ella synsättet skulle vara ekonomiskt gångbart för t ex skolor och daghem eller äldreboende. I dessa fall krävs en helt annan anpassning till verksamheten både vad gäller praktiska förutsätt­ ningar att ­utföra underhåll och ekonomiska ramar.

Risken med en fullständig tillämpning av den industriella model­ len i den offentliga sektorn är att man får alltför höga underhålls­ kostnader på sikt, eftersom fastighetsansvariga kanske lyckas ­övertyga den politiska ledningen att ha en alltför hög ambitions­ nivå på det förebyggande underhållet. Korta avskrivningstider på t ex inbäddad elektronik i styr- och reglersystem kan förstärka denna process.

I Facility Management-litteraturen finns ofta ett bredare perspek­ tiv som även tar in förändringar och modifieringar av byggnaden som ett verksamt medel för att uppnå effektivare produktion. I

52

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

för­slaget till den nya Europastandarden dras tyvärr en relativt skarp gräns mellan begreppet underhåll och det vi kan kalla mo­ difiering eller förändring av byggnaden.

Underhållsstrategi – ”Livscykelekonomi” Den process som gör att byggnader över tiden blir inoptimala brukar kallas föråldring och orsakas dels av fy­ sisk förslitning och dels av omodernitet. Ett sätt att beskriva processen är att den yttrar sig som en försämring av de förväntade avkastning­arna (sjunkande driftnetton) i den aktuella bygg­ naden relativt en annan byggnad (mera modern och i nyskick). Omoderniteten är ofta den mest ­intressanta faktorn ur livscykelekonomisk syn­ vinkel. Samtidigt är det en svårgripbar process. Omodernitet är i grun­den en subjektiv företeelse som grundar sig på bedömningar av enskilda individer. Den fysiska förslitningen är ofta lättare att förutsäga, även om sambanden mellan t ex nyttjande och slitage är komplexa. I vissa fall kan statistiska analyser ge underlag för bedömningar av förslitning och haveririsker, främst för elektrisk och maskinell utrustning.

”Fysisk förslitning”

Förslitningen kan motverkas genom underhållsåtgärder. Under­ håll är i strikt betydelse åtgärder som syftar till att bevara den ­ursprungliga standarden. Däremot påver­kas inte omoderniteten genom underhåll i dess strikta betydelse. Omo­dernitet kan bara motverkas genom standardhöjande investeringar, t ex moderni­ sering av den aktuella byggnaden. Ett mera drama­ tiskt sätt är att riva byggnaden och bygga en ny som är anpassad till moderna krav. Om man lyckas i sina strävanden att an­passa byggnaden till förändrade krav kommer den ­ekonomiska livslängden att förlängas.

Underhållsåtgärder bör dock betraktas som ersättningsinvesteringar utan skarp gräns mot de åtgärder som brukar benämnas standardhöjande Med ett betrak­ telsesätt som utgår från betalningsflöden blir detta synsätt enklare att omsätta i praktiken. Repara­tioner och utbyten blir då jämställ­ da – båda betyder utgifter. Sedan är det mera en bokföringstek­ nisk fråga vad som ska kostnadsföras i resultaträkningen och vad som ska föras upp på en avskrivningsplan. Beroende vilken typ

53

”…bygga ny anpassad till moderna krav…”

Se om sitt hus

av fastighetsföretag man har, är denna gränsdragning ofta kritisk, beroende på skattereglerna.

Livscykelvinstmodeller (LCP = Life Cycle Profit) har både intäktsoch kostnadssida. En LCP-modell kan t ex uttryckas på följande sätt: Livscykelvinsten = nuvärde (hyra – drift – underhåll) + nuvärde restvärde – grundinvestering

De flesta långtidskalkyler är reala, dvs görs i fast penningvärde.

Anled­ningen är att inflationens urholkning av köpkraften ganska snart gör att de flesta ekonomiska förlopp blir mycket svårtolka­ de. ”Växelkursen” för pengar som utfaller olika i tiden förändras ständigt. Modellernas robusthet är beroende av relativprisutveck­ lingen. Med denna avses att hyra, drift, und­erhåll och fastighets­ värde utvecklas normalt i vissa förhållanden till (rela­tivt) va­rann.

I figuren till vänster visas betal­nings­­flödena i livscy­ kelvinstmodellen (LCP) schematiskt.

Betalningsflöden i livscykelvinstmodellen.

Grundinvester­ingen består av anskaff­ nings­utgiften för tomt och bygg­nad.

I modellen faller hyrorna över tiden.

Detta beror på att lokalerna i den aktu­ ella byggnaden genomgår två proces­ ser över tiden. Dels sker en förslitning ­genom ­ålder och bruk och dels en ­upplevd tilltagande omodernitet i ­jämförelse med andra nyare lo­ kaler på marknaden. Sammantaget gör detta att kundernas reala betal­nings­vilja sjunker när lägen­heterna blir äldre. Om det finns en fungeran­de marknad för de tjänster som lokalerna erbjuder, ­kommer priset (hyran) att falla realt över tiden. Dessa förlopp kan förstärkas eller uppvägas av att det uppstår förändringar i fastighetens omgivning, s k lägesnack­delar eller lägesfördelar.

Förloppen för driftkostnader­ na kan i enklaste fall vara realt oförändra­de över tiden. För­ ändringar i driftkostnadernas

– Lika bra att vi säljer pöjk, den här täppan kommer du aldrig att få nå’n glädje av.

54

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

nivå kommer i många fall språngvis och orsakas främst av mera ­allmänna samhälls­eko­nomis­ka förändringar, t ex ökade reala lö­ nekostnader eller ener­gipriser. Detta gäller vid oförändrad servi­ cenivå. I takt med att bygg­naden och dess delar blir äldre kan de ­tekniskt grundade behoven göra att driftkostnaderna stiger realt.

Driftkostnaderna är sammansatta av flera olika delposter. I livs­ cykelekonomiska kalkyler på fastighets- eller byggnadsnivå är det normalt inte motiverat att prognosticera alla delposter var för sig.

I en rationellt driven fastighetsförvaltning bör man hela tiden sträva efter att uppväga ökade relativpriser med olika effektivise­ ringsåtgärder. I det långa loppet kan det vara rimligt att anta att detta leder till svagt sjunkande reala driftkostnader över tiden. På grund av att de tekniska systemen i byggnaden blir äldre och slits kan en viss ökning av driftkostnaderna vara rimlig mot slutet av livscykeln. Att som grund­antagande använda realt oförändrade driftkostnader kan mot bakgrund av detta vara motiverat.

En underhållsplan måste ligga till grund för hur betalningsström­ men för underhåll fastställs. I enklaste fall använder man ­någon enkel matematisk funktion som stiger realt, t ex en linjär funktion eller en exponentialfunktion. Observera att dylika funktioner ofta kan ge för höga underhållsutgifter mot slutet av den ekonomiska livslängden då det ofta är rationellt att dra ned på ­underhållet inför en förestående ombyggnad eller rivning. I boken ”Livscy­ kelekonomiska kalkyler för byggnader och fastigheter” ­beskrivs mera i detalj hur olika modeller för underhållsutgifterna kan an­ vändas.

Underhållsstrategin ska enligt det livscykelekonomiska betrak­ telse­sättet bestämmas som den som ger den högsta livscykel­ vinsten. Detta är detsamma som att maximera nuvärdet av drift, underhåll och restvärde minskat med grundinvesteringen enligt ovan. Den tidpunkt som ger den maximala livscykelvinsten är också den som ger den optimala ekonomiska livslängden. Denna finner vi när driftnettot ≤ ränta på restvärdet + den årliga värdeförändringen.

Normalt måste den ekonomiska livslängden sökas via succes­ siva (iterativa) beräkningar. Målsökningsfunktionen i Excel kan

55

Se om sitt hus

utnyttjas för att automatisera dylika beräkningar (se t ex U.F.O.S.skriften Kalkylhandboken).

Underhållsstrategi – ”Livscykelkostnader” LCC-modellen (Life Cycle Cost) är också en nuvärdesmodell.

Det är dock vanligt att den omformas till en årskostnadsmodell.

Grundfrågeställningen är dock densamma i alla beslutssituatio­ ner: Hur kan den totala livscykelkostna­den bli så låg som möjligt?

Sker det genom att lägga ned mycket pen­gar på grundinveste­ ringen i syfte att uppnå låga drift- och under­hålls­kostnader eller tvärtom?

LCC-modeller används främst när man inte kan bedöma intäkt­ erna av en underhållsåtgärd, t ex när man byter takbeläggning ­eller rörstammar. Dessutom saknar ofta enskilda byggnadssystem restvärden som går att realisera. Dock bör nämnas att en frekvent marknadsföring av begagnade byggnadsdelar finns på Internet.

Detta kan skapa högre restvärden vilket påverkar livscykelkost­ naderna. På samma sätt bör olika byggnadsdelars miljökostnader vägas in i kalkylen. Problemet är att vi i dagsläget inte har något större grepp om vare sig miljöeffekterna av byggmaterial eller vilka kostnader som kan vara förenade med en ombyggnad av ett äldre hus.

Livscykelkostnaden = nuvärde drift + underhåll + grundinvestering Årskostnaden ­bedömd med en annuitetsmetod.

Ett alternativt sätt är att räkna fram det alternativ som har den lägsta årskostnaden. Detta sker ge­ nom följande beräkningsmodell:

1400

Kapitalkostnad

1200

Drift o underhåll

1000

Årskostnaden = årliga drift- och underhållsutgifter + årlig kapitalkostnad

Årskostnad

800

Den årliga kapitalkostnadsbedöm­ ningen innehåller speciella problem.

Problemet att bedöma olika vär­ deförändringsförlopp uppstår vid årskost­nadsbedömning. Grundin­ vesteringen måste omvandlas till år­ liga kostna­der. Dessa utgörs av ränta

600 400

Lägsta årskostnad

»

200 0

56

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

på återstående värde samt avskrivning. Den senare komponenten ska beskriva värdeminsk­ningsförloppet, helst så verklighetstroget som möjligt. I många fall används annuitetsmetoden för att räkna fram en bedömd kapitalkostnad. Metoden är relativt enkel men långt ifrån självklar.

Denna metod kan t ex användas för underhållplanering. Det un­ derhålls-/utbytesintervall som ger den lägsta årskostnaden är bäst ur livscykelkostnadssynpunkt. I diagrammet på föregående sida är detta 11 år.

Vid användning av en årskostnadsmetod måste brukstiden ­bestämmas, i den mån man inte vill hitta en optimal lösning – ­antingen matematiskt eller numeriskt via simulering. Givet att man kan bedöma den troliga eller mest sannolika brukstiden kan olika värdeförändringsförlopp användas i årskostnadskalkylerna.

Värdeminskningen eller avskrivningen brukar antas följa något av nedanstående förlopp: ■ progressiv avskrivning, ■ rak avskrivning, ■ degressiv avskrivning.

Annuitetsmetoden innebär att värdeminskningen accelererar ­under brukstiden, dvs ett progressivt förlopp. Rak avskrivning innebär att värdeförändringen i absoluta tal är lika stor varje år ­under brukstiden. Ett degressivt värdeminskningsförlopp innebär att värdeförändringen under brukstiden blir mindre och mindre i absoluta tal. Progressiv avskrivning är trolig för byggnadsdelar vars nytta minskar långsamt i början av brukstiden. Ju längre tiden går desto mera ökar risken för ett kraftigt eller ett totalt haveri. Elektriska eller elektromekaniska komponenter brukar ha denna typ av värdeminsk­ningsförlopp. I en byggnad kan t ex tvättmaskiner eller fläktmotorer ha progressiva värdeminsknings­ förlopp.

Rak avskrivning är enkel att förstå och använda. Ofta är denna ­metod en kraftig förenkling av verkligheten. Degressiv avskriv­ ning brukar före­komma för t ex bilar med täta modellbyten eller mera allmänt då den tekniska utvecklingen är snabb. I början av brukstiden är nyttominskningen snabb för att successivt bromsas upp. Troliga exempel på system med degressiva förlopp är nät­ verk för data- och telekommunikation, styr-, regler- och övervak­

57

Se om sitt hus

ningssystem (dataundercentraler) eller ännu mera avancerade ­diagnos- och korrektionssystem i s k intelligenta byggnader. I det­ ta fall är det inte risken för haveri som leder till att värdet mins­ kar, utan snarare den teknis­ka utvecklingen som gör att dagens system upplevs som hopp­löst föråldrade efter tre, fem eller tio år.

Negativ real värdeminskning betyder att äldre teknik värdesätts högre än ny teknik. Kulturhistoriska byggnader kommer att ha en liknande värdeutveckling men av ett annat skäl. När dagens kul­ turhistoriska byggnader uppfördes hade de säkerligen en normal värdeminskning under sin nor­mala brukstid. Flera av byggnad­ erna kom så småningom att rivas och ersättas av nyare byggna­ der. När ett fåtal av de ursprung­liga byggnaderna återstod blev knappheten så stor att preferenserna förändra­ des i riktning mot att åsätta de äldre bygg­ naderna högre värde än de nyare (som fanns i ­riklig mängd). Detta betyder att dylika byggnaders kapitalvärdeförlopp sett över hela brukstiden blir U-format. ”…åsätta de äldre byggnaderna högre värde…”

Hur gör off-shoreindustrin?

I NORSOK:s handledning för underhåll av oljeplattformar med tillhörande produktionsutrustning finner vi ett bra exempel på hur livscykelkostnadstänkandet kan tillämpas praktiskt.

Handledningen innehåller två delar:

■ Life Cycle Cost for Systems and Equipment (produktionsut­ rustningsnivån); ■ Life Cycle Cost for Production Facility (produktionsanlägg­ ningsnivån).

Båda modellerna är konventionella livscykelkostnadsmodeller ­enligt ovan. Skillnaden mellan de två nivåerna är att lite olika kostnadsposter tas med. I den förstnämnda modellen – produk­ tionsutrustningsmodellen (O-CR-001) finns följande poster med: ■ kapitalkostnad; ■ arbets- och materialkostnad för förebyggande underhåll; ■ arbets- och materialkostnad för felavhjälpande underhåll; ■ arbets- och materialkostnader för skötsel/tillsyn; ■ logistik/transportkostnader för underhåll och skötsel/tillsyn;

58

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

■ kostnader för energiförbrukning; ■ kostnader för produktionsbortfall.

Dessa omräknas till nuvärde och kan på sedvanligt sätt även ­omvandlas till årskostnader. Det finns också möjlighet att göra känslighetsanalyser och ta hänsyn till skatteeffekter. Modellen för produktionsanläggningar (O-CR-002) har två huvuddelar: Kapitalkostnader:

• projektering och projektadministration, • byggmaterial och maskinell utrustning, • tillverkningskostnader, • monteringskostnader, • besiktnings- och kontrollantkostnader, • försäkring- och garantikostnader, • reinvesterings-/utbyteskostnader under livscykeln.

Driftkostnader

• arbetskraft, • material/reservdelar, • logistik/transportkostnader för underhåll och skötsel/tillsyn, • energiförbrukning, • försäkringar, • supportkostnader för landbasen.

Samma beräkningar som ovan kan utföras med denna modell.

Livscykelkostnaderna för ett sjukhus skulle t ex kunna bedömas med den senare modellen – undantaget den sista driftkostnads­ posten.

Kulturhistoriska byggnader Kulturhistoriskt värdefulla byggnader finns i stor mängd i offent­ lig ägo – slott och kyrkor är väl de främsta exempel man tänker på i detta sammanhang. Dylika byggnader kräver speciella över­ väganden när det gäller underhåll. I vissa fall finns tvingande ­lagregler, t ex i kulturminneslagen och plan- och bygglagen.

I U.F.O.S.-skriften ”Fastigheter med kulturskydd” redovisas fyra olika strategier, vilka kort beskrivs här.

■ Musealt bevarande, vilket i korthet innebär att allt ska skyd­ das och bevaras intakt för eftervärlden eller ska återställas till ­ursprungligt skick genom restaurering eller konservering.

59

Se om sitt hus

■ Dokumentbevarande, vilket i korthet innebär att man bevarar byggnaden, men tillåter vissa ingrepp för att tillåta en fortsatt användning för avsett ändamål, t ex nya installationssystem i en kyrka ■ Anpassad återanvändning, vilket i korthet innebär att bygg­ naden anpassas till nya behov som kan härbärgeras utan större ­ingrepp i byggnaden.

■ Fri återanvändning, vilket innebär att byggnaden bevaras men man tillåter de ombyggnader som kan motiveras fastighets- el­ ler företagsekonomiskt.

Vad innebär detta för underhållsstrategin?

För det första kan merkostnader uppstå beroende på höga ma­ terial- och åtgärdskostnader. Kostnader för projektering och planering är ofta också högre. Dessutom kan det uppkomma merkost­nader eller lägre intäkter på grund av oekonomiska och opraktiska byggnader med dagens mått mätt. Beroende på vilken strategi av ovan som tillämpas blir underhållskostnaderna natur­ ligtvis väldigt olika.

Å andra sidan kan man ofta få högre hyror på grund av attraktiva lägen och värdefulla arkitektoniska kvaliteter. Speciellt gäller detta om man lyckas hitta de hyresgäster som har en hög betal­ ningsvilja för dylika miljövärden. Detta ger utrymme för mera ”påkostade” underhållstrategier. Värdeminskningen på en sådan byggnad blir också låg eller till och med negativ.

Det finns dock en stor mängd byggnader med kulturhistoriska ­värden som inte har ett attraktivt läge. Många av våra kyrkor är av denna karaktär. Det finns också begränsade möjligheter till alternativ användning dels på grund av läget och dels om den kyrkliga karaktären ska behållas. Tillspetsat står valet mellan malpåse och rivning. Malpåse innebär ett sakta men säkert förfall, men kan ­rekommenderas om man tror att det kan finnas en an­ vändning inom en inte alltför avlägsen framtid. Detsamma gäller många av Fortifikationsverkets byggnader där nedläggningsbe­ slut under ­senare tid lett till ett stort behov att finna alternativa användningar om byggnaderna ska kunna bevaras.

60

Kapitel 3 – Olika underhållsstrategier

Det som är speciellt för kulturhistoriska byggnader är att det ofta krävs en särskild hantverkskompetens om ­underhåll. Detta inne­ bär ofta att denna kom­petens blir förhållandevis dyr att anlita, eftersom den finns i begränsad omfattning. Utbildning i byggnadsvård har kommit igång på flera orter men räcker knappast på kort sikt, om man ska underhålla stora ­bestånd, t ex Kyrkans fastighe­ ter eller Statens fastighetsverks bestånd.

I ”Fastigheter med kulturskydd” rekommenderas ett vårdprogram och en vårdplan för kulturskyddade objekt. Dessa ska ingå i objektets förvaltningsplan.

Här ska alla viktiga förutsättningar för underhållet beskrivas och en underhållsplan finnas med. Inte minst är dokumentationen viktig för denna typ av ­byggnader, för den saknas ofta helt eller delvis.

61

Se om sitt hus

Kapitel 4

Byggnadens systemstruktur En byggnad består av en mängd olika system med varierande livslängd. Dessutom är dessa sammanbyggda, ofta på ett sätt som är unikt för varje hus. När man ska utforma en underhållsstrategi är en konsekvent indelning av byggnaden nödvändig. De under­ hållsplaneringssystem som finns har ofta en för detaljerad nivå. ­Kunskaperna om brukstider och livslängder för olika system är bristfällig. Dessa frågor belyses under följande rubriker: ■ Byggnadsdelar ■ Byggnadsdelsstruktur för underhållskostnader ■ Byggnadsdelar, livslängder och brukstider

Byggnadsdelar En bebyggd fastighet består av både mark och byggnad. Bygg­ naden består av olika tekniska system och delar, t ex VVS-instal­ lationer eller kommunikationssystem. Byggnadsdelarna utgör de olika element som bygger upp ett system. Avgränsningen bör göras ur funktio­nell synvinkel (dvs egentligen med kundens per­ spektiv). En dörr eller en hängränna är ett par exempel på bygg­ nadsdelar. Kom­ponentnivån slutligen avser de olika detaljer som krävs för en bygg­nadsdel, t ex ett dörrhandtag.

Byggdelar utgör ofta basen i olika klassifikationssystem t ex det svenska BSAB-systemets produkttabell 2. Detta klassifikations­ system har, liksom de flesta andra klassifikationssystem, en byggproduktions­orienterad struktur. En mera renodlat funktio­ nell indelning ligger till grund för Byggentreprenörernas bygg­ delstabell. I skriften ”Fastighetsföretagets informationsbehov” redo­visas en mera modern systemstruktur.

En väsentlig utgångspunkt är att underhållsåtgärder genomförs för olika tekniska delsystem – vi kan kalla dem byggnadsdelar.

Detta förhållande förstärks av att byggnaderna i allt högre ut­ sträckning består av relativt kortlivade delar som måste bytas flera gånger ­under husets livscykel. Varje ställningstagande for­ drar därmed ett kunskapsunderlag för den aktuella byggnadsde­

62

Kapitel 4 – Byggnadens systemstruktur

len. Ändamåls­enliga uppföljningar och prognoser av underhål­ let måste således föreligga för sådana byggnadsdelar: data om underhållskostnad­erna för byggnaden som helhet har i det sam­ manhanget föga ­relevans.

Vilka är då dessa byggnadsdelar? Det som avgör vad som från underhållssynpunkt är en ändamåls­enlig byggnadsdel är dels att det handlar om en sammanhållen teknisk funktion, dels att bruks­ tiden är enhetlig. Ett ventilations­system är i och för sig en teknisk funktion med uppgiften att förse byggnaden med frisk luft och att transportera bort den ”begagnade”. Systemets komponenter repareras och byts emellertid inte vid någon gemensam tidpunkt. ­Kanaler och don har en mycket lång brukstid, fläktmotorerna en kortare och filtren måste rengöras eller bytas relativt ofta. Den ­tekniska funktionen ventilationssystem sönder­faller därmed i ­åtminstone tre byggnadsdelar.

Uppdelningen på byggnadsdelar ger inte bara ett instrument för den löpande förvaltningen. Den möjliggör också utvärdering av teknisk-ekonomiska prestanda som ledning vid förnyelse och ­nybyggnad – t ex hur väl olika utföranden svarar mot de krav på livslängd, under­hållsbehov etc.

Byggnadsdelsstruktur för underhållskostnader En traditionell ekonomisk redovisningsstruktur för underhålls­ kostnader är föga detaljerad. För mera detaljerade analyser krävs en ny redovisningsstruktur. En sådan struktur måste motsvara fyra grundläggande krav:

■ Flexibilitet – en systemstruktur som kan anpassas till förvalt­ ningens problem. Indelningen måste motsvara de faktiska be­ slutssituationerna för under­hållet.

■ Överensstämmelse med förväntade livslängder/brukstider och underhållsintervall. Risken för kapitalförluster är stor om inte denna matchning fungerar på planeringsstadiet och i verklig­ heten.

■ Möjlighet att knyta underhållsredovisningen till uthyrningsen­ heter (dvs lokaler). Primära bruksareor fordrar en särredovis­ ning. Annars blir det svårt att följa upp om en hyresgäst är ­lönsam eller kostsam i relation till den hyra som utgår.

■ Begränsad detaljering. Antalet konton får inte vara större än att den praktiska hanteringen fungerar och redovisnings­

63

Se om sitt hus

strukturen måste dessutom tåla en både grundare och djupare detaljering än idag.

För många byggnadsdelar i traditionell mening styrs underhålls­ kostnaderna snarare av valda underhållsintervall än av tekniska livslängder. Innerväggar kan fungera klanderfritt under många ­årtionden men ytbehandlingen i form av tapeter och målning va­ rar betydligt kortare tid. Därmed uppstår frågan hur byggnads­ delar ska definieras från underhållssynpunkt. Eftersom ytskikten visar sig vara relativt kortlivade och underhållet kostsamt, före­ faller det förnuftigt att se dem som en byggnadsdel i sig.

Ofta talar man om installationer som enhetliga delsystem. En ­sådan definition har emellertid uppenbara svagheter. Elinstalla­ tionen omfattar ju i funktionellt avseende dels den anläggning som distribuerar ström i huset, dels ett antal komponenter som är knutna till hyresgästens användning av denna ström. De senare har inte bara en annan brukstid utan behöver också ersättas om utrymmena ges en ny användning. Komponenter som spis och kylskåp måste därmed ses som en del av uthyrningsenheten, medan distributions­systemet tillhör byggnadens generella för­ sörjningssystem.

Om inte byggnadsdelarna ska bli alltför många, fordras givetvis en del kompromisser. Det är då viktigt att dessa kompromisser inte döljer betydelsefulla kostnadsposter. Som exempel kan vi ta ventila­tionssystemet, där kanaler och don kan ges en bruks­ tid på kanske 50 år, medan fläktar och reglerutrustning behöver bytas ­efter 20 år och filtren eller flera gånger under ett år. Om vi tar ­hänsyn till kostnadsfördelningen mellan dessa kompo­ nenter, skulle ett rimligt medelvärde kanske bli 30 år. Visar det sig ­emellertid att filterbyten tillsammans med reparationer av fläkt­arna och injustering av reglertekniken utgör återkommande underhållsposter, blir medelvärdet inte alls rättvisande. En bra systemstruktur som kan se ut som i tabellen på nästa sida.

64

Kapitel 4 – Byggnadens systemstruktur

A A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8

Rumsbildning ytskikt väggar och tak ytskikt golv snickerierndar platsutrustning va platsutrustning el radiatorer övrig inredning rumsavgränsningar

B B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9

Biutrymmen m m hissar entréer och trappor korridorer garage vind och källare avfallshantering lås och nycklar rulltrappor och transportörer tvättstuga

C C1 C2 C3 C4

El- och telesystem ledningssystem motorer m m IT-system kraftanläggningar

D D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8

Klimatsystem värmecentral skorsten brännare maskiner värmepumpar och kyla rörsystem kanaler och don styr- och övervakningssystem

F

Speciella system

F1 sprinklersystem, larm F2 gas- och trycklufts­system F3 maskindrivna portar och grindar E

Va-system

E1 ledningssystem G

Bärande konstruktion

G1 husunderbyggnad G2 stomme G3 takkonstruktion H Klimatskärmskompletteringar H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7

utfackning fönster balkonger fasad övertak takrännor och stuprör skärmtak etc

I

Tomt

I1 I2 I3 I4 I5

mark markunderbyggnad kommunikationsytor vegetation tomtutrustning

För specialbyggnader kan denna lista se lite annorlunda ut, bero­ ende på vad som finns i byggnaden. Om man t ex tänker sig en kyrka som byggdes för några hundra år sedan finns det ett flertal byggnadsdelar som inte finns, t ex (B1) hissar, (B4 garage), (B8 rulltrappor och transportörer), (F2 gas- och tryckluftssystem).

Men det slående är att om man istället tänker sig ett modernt sjukhus så finns detta och allt annat. Dvs det är inte så mycket som skiljer olika typer av byggnader på systemnivån.

65

Byggnadsdelsstruktur för underhåll.

Källa: Bejrum – ­Hansson – Johnsson (1996).

Se om sitt hus

Slutsatsen av detta är att de flesta byggnader är relativt lika vad avser funktioner men inte hur man tillgodosett dessa funktioner med avseende på val av t ex byggnadsmaterial, layout och möj­ ligheter/restriktioner för alternativa användningar. Teoretiskt – med bevarande av stora delar av det kulturhistoriska arvet – kan det gå att inrymma moderna funktioner i t ex en överbliven kyrka. Enligt ovan kan det tillkomma vissa svårmätbara värden för dem som ­arbetar och bor där.

Byggnadsdelar, livslängder och brukstider Att bestämma brukstider för olika byggnadsdelar är ingen lätt uppgift. Snart sagt varje byggnadsdel kan ju utföras på en mång­ fald olika sätt och nya material och komponenter tillkommer fort­ löpande.

Mycket få studier av olika byggnadsdelars verkliga brukstider har gjorts. För vissa komponenter har de rent tekniska livsläng­ derna undersökts i laboratorie- eller fullskaletest. Detta är dock inte en till­räcklig grund, eftersom brukstiden därtill påverkas av faktorer som klimat, skötsel och nyttjande. För vissa bygg­ nadsdelar tillkommer därtill estetiska och ekono­miska begräns­ ningar. Ett ­kylskåp kan förmodligen behålla för­mågan att hålla livsmedel ­erforderligt kalla under åtskilliga årtionden. Långt tidigare ­kommer hyresgästen att uppfatta skåpet som föråldrat på grund av missfärgning, nötning eller enbart ett omodernt ut­ seende. Fastig­hetsförvaltaren kan komma till samma slutsats av att reparation­erna ökar till en otillfredsställande nivå eller av att energi­för­bruk­ningen blir för hög. Vidare kan äldre produkter visa sig olämpliga av exempelvis miljöskäl. I alla tre fallen uppstår en acce­lererad omodernitet och brukstiden lider mot sitt slut trots att åratal återstår av den tekniska livslängden.

Brukstiden kan också bedömas olika beroende på användningen.

Ett plåttak på en förrådsbyggnad kan normalt accepteras så länge det inte orsakar vattenläckage. Om förrådet utgör lager för dyr­ bara kemikalier, torde emellertid även små defekter vara tillräck­ liga för att motivera ett utbyte, eftersom minsta läckage kan bli mycket kost­samt. På samma sätt kan rostangrepp på en plåtfasad bedömas mycket olika beroende på byggnadens läge och använd­ ningssätt.

66

Kapitel 4 – Byggnadens systemstruktur

Många olika antaganden om byggnadsdelars tekniska livslängder har gjorts genom åren. En av de mer ambitiösa ansatserna gjordes inom det s k kostnadsstyrningsblocket (K-blocket) vid 1970-talets slut. Dessa uppgifter är dock delvis så detaljerade att de inte är operativt användbara för prognoser och uppföljning. Därtill kom­ mer att de delvis utgjorde rena gissningar och kan vara föråld­ rade. Motsvarande uppgifter har också samlats och publicerats av bl a Byggnadsstyrelsen och SABO. I praktiken är de ekonomiska livslängderna – brukstiderna – mer intressanta än de tekniska. Detta har fördelen att vi i hög grad kan förlita oss på erfaren­ hetsdata. Om ett stort antal förvaltare byter köksspisar vart femtonde år, betyder det med all säkerhet att de själva och hyresgästerna anser att detta är spisarnas rimliga brukstid.

Vi kan därmed med viss tillförsikt bygga ett fortsatt resonemang på de praktiska brukstider som redovisats av exempelvis K-blocket, Bygg­ nadsstyrelsen och SABO. Det finns naturligtvis ingen exakt livslängd för en byggnadsdel.

Redan tidigare har vi påtalat distinktionen mellan brukstid och livs­längd, där brukstiden avgörs av ekonomiska och estetiska bedöm­ningar. Därtill kommer att två exemplar av samma kom­ ponent kan uppvisa olika långtidsprestanda och att skillnaderna kan vara ännu större mellan olika fabrikat. Olikheter i slitage och driftformer kan också ge stora variationer.

Nedan presenteras genomsnittliga underhållsintervall för främst flerbostadshus. Detta är naturligtvis inga exakta sanningar utan snarare genomsnittliga riktvärden. Kring dessa finns alltid en spridning men riktvärdenas främsta uppgift är att utgöra un­ derlag för bedömningar om reparations- och underhålls­behoven och i detta avseende ger de ändå en god vägledning. Något el­ ler några års variation i brukstiden spelar i allmänhet en under­ ordnad roll, eftersom olika löpande underhållsåtgärder har större kostnads­påverkan i och med att de infaller tidigare än det slutliga utbytet.

67

– Hoppsan, det har redan gått 15 år!

Beställer du nya spisar?

Se om sitt hus

Bedömda brukstider för byggnadsdelar. Källa: Bejrum – Hansson – Johnsson (1996).

Brukstid

Brukstid

RUMSBILDNING

VA-SYSTEM

ytskikt väggar och tak

12

ledningssystem

ytskikt golv

20

snickerier

40

SPECIELLA SYSTEM

platsutrustning va

20

sprinklersystem, larm

20

platsutrustning el

15

gas- och tryckluftssystem

20

radiatorer

40

maskindrivna portar, etc

20

övrig inredning

40

rumsavgränsningar

50

40

BÄRANDE KONSTRUKTION

husunderbyggnad

80

BIUTRYMMEN MM

stomme

80

hissar

30

takkonstruktion

80

entréer och trappor

50

korridorer

50

KLIMATSKÄRMSKOMPLETTERINGAR

garage

50

utfackning

80

vind och källare

50

fönster

35

avfallshantering

30

balkonger

50

lås och nycklar

13

fasad

80

rulltrappor och transp.

20

övertak

50

tvättstuga

20

takrännor och stuprör

35

skärmtak etc

50

EL- OCH TELESYSTEM ledningssystem

40

TOMT

motorer m m

25

mark

IT-system

10

markunderbyggnad

Kraftanläggningar

20

kommunikationsytor

50

vegetation

50

KLIMATSYSTEM

tomtutrustning

15

värmecentral

25

skorsten

50

brännare

10

maskiner

20

värmepumpar och kyla

20

rörsystem

45

kanaler och don

50

styr- och överv. system

20

68

Kapitel 5 – Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel

Kapitel 5.

Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel De ekonomiska effekterna av underhåll är ofta svåra att upptäcka på kort sikt. Det märks ofta inget om man skjuter på det långtids­ planerade underhållet något år eller två. Underhållsbudgeten är ofta ”dragspelet” i hyresförhandlingarna. En konsekvent indel­ ning i ansvar för kunden (kundsystemen) och för fastighetsäga­ ren (grundsystemen) kan bidra till att skingra oklarheterna. Den aktuella och förväntande användningen av en byggnad bör styra underhållsutgifterna. Kalkylexemplen i detta avsnitt visar ofta på att man ska ”bygga dyrt och förvalta billigt”. Ta detta med en stor nypa salt, motsatsen är oftast den som gäller för verksamheter i snabb förändring. Hur finner man ekonomiska resurser för för­ nyelse av byggnader som behövs på längre sikt? Möjligheterna ­beskrivs i det sista avsnittet: ■ Ekonomiska effekter av underhåll ■ Kalkylexempel ■ Att skapa resurser för förnyelse.

Ekonomiska effekter av underhåll När man talar om underhåll av byggnader är det egentligen underhåll av olika byggnadssystem – installationer, ytskikt, ma­ skinell utrustning etc – man avser. Dessa olika byggnadssystem kan ­underhållas med olika strategier – t ex förebyggande eller fel­ avhjälpande insatser. Enligt tidigare avsnitt är det en kombination av olika strategier som oftast är den lämpligaste. Den primära verksamhetens inriktning i relation till fastighetsföretagets mål skapar en grund för val av strategi. Eftersom både verksamhetens inriktning och fastighetsföretagets mål ändras över tiden måste underhållsstrategierna omprövas och förändras när förutsättning­ arna så kräver. Att underhålla byggnader är inget självändamål, utan måste sättas in i den ekonomiska verkligheten. Ett problem vi påtalat tidigare är konflikten mellan det långa fastighetsper­ spektivet och det korta verksamhetsperspektivet. Detta måste

69

Se om sitt hus

man lära sig att leva med. En dialog med den primära verksam­ heten är den enda garantin för att underhållet sker på bästa sätt ur ekonomisk synvinkel.

Byggnaderna är olika ur teknisk synvinkel. Andelen installa­ tioner är t ex mycket hög i ett modernt sjukhus jämfört med en hundraårig regementsbyggnad. Detta kommer också att prägla inriktningen på underhållet. Förändrade verksamhetskrav och bygg­nadens modernitet styr om man ska lägga pengar på rent underhåll eller satsa på modernisering/ombyggnad. En allmän uppfattning är att om man inte satsar på underhåll får man igen det i form av ökade kostnader för drift och skötsel. Denna av­ vägning av olika typer av insatser är ett viktigt strategiskt val. Av­ vägningen är i mångt och mycket beroende på vilken återstående ekonomisk livslängd den aktuella byggnaden bedöms ha. Om denna är kort finns ingen anledning att satsa på förebyggande underhållsinsatser, utan bara göra det allra mest nödvändiga reparationerna av de byggnadssystem som är kritiska, t ex ut ar­ betsmiljösynpunkt. ”Att köra ett hus i botten” är en strategi som många underhållsansvariga med teknisk bakgrund har svårt att förlika sig med. ­Likväl är det ofta den mest ekonomiskt lönsam­ ma i situationer då den aktuella användningen snart kommer att upphöra och någon alternativ användning inte finns.

Men även i andra mera normala förvaltningssituationer kan de ekonomiska kalkylerna peka på att det är bäst att ”satsa” på grad­ vis förfall. Det finns en känd engelsk studie av underhållsmålning av fönster i skolor, där man analyserade olika alternativ – mål­ ning enligt underhållsplan med fasta intervall, målning vid behov ­respektive ingen målning alls. Det paradoxala resultatet var att det sistnämnda alternativet var mest ekonomiskt fördelaktigt om man bytte ut fönsterbågarna och fönsterkarmarna mot dito i aluminium, när de tidigare träbågarna hade ruttnat och fallit ur fasaden (förhoppningsvis utan att skada någon). Detta alternativ har naturligtvis andra mera svårmätbara negativa aspekter, t ex estetiska och energimässiga. Men budskapet är tydligt – eko­ nomiska ­kalkyler leder ofta till andra slutsatser än traditionellt underhålls­tänkande. En annan lärdom kan vara att det kan vara lönsamt att byta till ett mindre underhållskrävande material i de situationer då man förväntar sig att den aktuella byggnaden kom­ mer att ­användas under lång tid framöver.

70

Kapitel 5 – Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel

Hur är det då med underhåll av avställda/tomställda lokaler? ­Enligt exemplet ovan ska man absolut inte satsa på mer än det allra nödvändigaste underhållet, t ex se till att tak och rörstam­ mar inte läcker. Att ”lägga ett hus i malpåse” innebär oftast att man ser till att man har en viss minimitemperatur som gör att vattenledningar inte fryser och att taket håller tätt. Detta innebär att de rörliga drift- och underhållskostnaderna dras ned rejält, till cirka 15–20 procent av de kostnader man har vid full drift. Det finns vissa fasta kostnader som man inte kan undvika, t ex försäk­ ring. Numera får man befrielse från fastighetsskatten om man har ­stadigvarande outhyrda lokaler eller bostäder.

Underhåll av mer eller mindre skräddarsydda lokaler vid snabba verksamhetsförändringar har vi varit inne på tidigare. En indel­ ning av byggnaden i grundsystem och kundsystem kan klargöra ansvarförhållandena via en genomarbetad gränsdragningslista.

Ansvaret för de verksamhetsberoende förändringarna bör då ligga på verksamheten. Annat är fallet när det rör sig en byggnad med litet alternativvärde. I de flesta fall blir dylika byggnader mer ­eller mindre värdelösa, t ex på grund av att byggnaden ej går att ­anpassa till ny verksamhet på ett ekonomiskt rationellt sätt el­ ler att den ligger på fel ställe. Då bör man dra ned på underhållet till ett minimum, lägga den i malpåse eller snarast försöka avyttra den.

Däremot har underhåll av byggnader med stort alternativvärde stor betydelse även vid snabba verksamhetsförändringar. Inte minst om underhåll och ombyggnader görs på ett sätt som ökar värdet i den alternativa användningen. Byggnadens läge, genera­ litet och flexibilitet är helt avgör­ande faktorer för att skapa alternativ­värden. Det finns gott om exempel på lyckade konver­teringar till ny användning, t ex fängelse till hotell och kursgård eller sjukhus till kontor och bo­ städer. Ordentliga investerings­analyser av olika alternativ baserade markandsanalyser är förutsättningar för lyckade projekt av detta slag.

Livscykelekonomiska kalkyler beskrivs bäst genom ett par enkla exempel. Alla livscykelekonomiska kalkyler bör vara reala, dvs ­göras i fast penningvärde. På grund av inflationens urholkning av

71

– Nu när fängelset ska stängas får ni möjlighet att omvandla cellerna till bostadsrätter. Den som inte har råd kan ju alltid sitta av tiden.

Se om sitt hus

köpkraften blir långtidskalkyler mycket svårtolkade om de görs i löpande pen­ningvärde, dvs är nominella. De två exem­plen avser de första trettio åren av livscykeln. Vid nuvärdesberäkningar an­ vänds en kalkylränta för omräkning av framtida belopp. Beroen­ de på den nedvär­dering av de framtida betalningarna som sker via kalkylräntan är det ofta inte meningsfullt att göra kalkyler som sträcker sig längre än 30–40 år framåt i tiden. I exemplen är kalkylrän­tan satt till 5 procent realt. Kalky­lerna baseras genom­ gående på in- och utbetalningar. Anledningen är att intäkter och kostnader vanligen är inkomster och utgifter som har fördelats (periodiserats) på räkenskapsåret. Om intäkter och kostnader ­används kan man förlora i exakthet och man får ingen belysning av likviditetsvariationerna över tiden.

Kalkylexempel Livscykelvinstkalkyl (LCP)

Ett kontorshus ska byggas. Det kan byggas i två utföranden

Dyrt hus med låga kostnader för drift och underhåll och långsam värdeminskning.

Billigt hus med höga kostnader för drift och underhåll och snabb värdeminskning.

Vi antar (något orealistiskt) att hyrorna inte påverkas av utföran­ det. Den reala hyresminskningen antas vara 2 procent per år. Drift och underhåll antas vara realt konstanta, vilket normalt innebär en under­skattning av underhållet.

Följande indata används:

Byggkostnad

Utförande A

Utförande B

12 000 tkr

8 000 tkr

Hyra Drift o underhåll (DoU) Restvärde år 30

1 200

1 200

300

600

8 000

72

2 000

Kapitel 5 – Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel

Livscykelvinstkalkylen går här ut på att se vilket utförande som ger det största nuvärdet. Detta får man genom att alla framtida ­betalningar räknas om med kalkylräntan. Följande kalkylelement ingår som positiva (+) eller negativa (–) poster:

Byggkostnad (–)

Hyra (+)

Drift och underhåll (–)

Restvärde (+)

Byggkostnaden ligger tidsmässigt ”idag” och behöver därför inte nuvärdeberäknas. Alla övriga betalningar måste nuvärdeberäk­ nas med kalkylräntan. Resultatet av kalkylen blir följande:

Utförande A

Utfö­rande B

Byggkostnad

–12 000

–8 000

Nuvärde hyror

+14 979

+14 9­79

Nuvärde D o U

–4 612

–9 223

Nuvärde restvärde

+1 851

+463

+218

–1 781

Summa nuvärde

Resultaten visar att utförande A är lönsamt. Nuvärdet för utför­­an­de A ligger något över noll, vilket innebär att detta ger drygt 5 ­procents real förränt­ning. Nuvärdet för utförande B är kraftigt nega­tivt, vilket innebär att detta alternativ är klart olönsamt. I detta fall ger kalkylen ett entydigt besked – bygg dyrt och för­ valta billigt!

Livscykelkostnadskalkyl (LCC)

En fastighetsförvaltare kan välja mellan två olika golvmaterial – klin­kerplattor (Utförande C) resp heltäckningsmatta (Utförande D). Utföran­de C stoppar i 30 år medan utförande D medför utby­ te vart 5:e år. Skötselkostnaden är realt oförändrad. Kalkylräntan är 5 procent realt.

Följande indata används:

Utförande C

Utförande D

Inköpskostnad

100 000 kr

20 000 kr

Skötsel Utbyte

2 000

6 000

0

20 000

73

Se om sitt hus

Livscykelkostnadskalkylen går här ut på att se vilket utförande som ger det lägsta nuvärdet. Detta får man genom att alla fram­ tida betalningar räknas om med kalkylräntan. Följande kalkylele­ ment ingår – samtliga med nega­tivt tecken(-):

Inköpskostnad (–) Skötsel (–) Utbyte (–)

Inköps­kost­naden ligger tidsmässigt ”idag” och behöver därför inte nuvärdebe­räk­nas. Övriga betalningar, dvs drift och underhåll (samt eventuellt restvärde) måste nuvärdeberäknas med kalkyl­ räntan. Resul­tatet av kalkylen blir följande:

Utförande C

Inköpskostnad

–100 000

–20 000

–30 745

–92 235

Nuvärde skötsel Nuvärde utbyte Summa nuvärde Årskostnad

Utföra­nde D

0

–51 013

–130 745

–163 248

–8 505

–10 620

Nuvärdet av samtliga kostnader har även gjorts om till ett årligen lika stort belopp – en annuitet eller årskostnad. Utförande C, dvs det dyrare men skötselsnålare och ”underhållsfria” klinkergolvet ger ett lägre nuvärde än heltäckningsmattan (D). Kalky­len ger även här det en­tydiga resul­tatet - välj det dyrare golvet, det blir billigare i längden!

Resultaten av de två exempel råkar peka mot samma slutsats. För tyd­lighets skull bör poängteras att man i andra beslutssituationer och kalkyler kan komma till motsatt slutsats. Inte minst bör vi komma ihåg exemplet med ”sjukhusdörren” där lång livslängd i samband med snabba verksamhetsförändringar leder till omfat­ tande kapitalförstöring.

Olika underhållspolicy

Fasaden på en kontorsbyggnad uppvisar stora sprickor. Två olika alternativ övervägs. Alternativ A innebär en omputsning och ­kostar 500 tkr men måste göras om år 15. Kostnaden för omputs­ningen antas vara realt oförändrad. Alternativ B innebär en ­tilläggsisolering samt en tegelfasad och kostar 1,500 mnkr. Fa­ saden antas klara sig utan ytterligare underhållsåtgärder. Genom

74

Kapitel 5 – Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel

tilläggs­isoleringen uppnås en årlig driftkostnadsbesparing på 60 tkr. Dagens byggnadsvärde uppskattas till 12 mnkr. På grund av tegelfasaden antas byggnadens värdeminskning (rak avskriv­ ning) vara 2,5 procent per år till skillnad från den putsade fasa­ den som antas ge en värdeminskning på 3 procent per år. Vilket alternativ bör väljas? Kalkylperioden begränsas till 30 år och den reala kalkylräntan sätts till 5 procent

Problemet kan enklast formuleras som en marginalkalkyl, dvs ­endast de betalningsflöden som skiljer alternativen åt tas med i ­beräkningen. Detta innebär att följande betalningar ingår i de två alternativen: Alternativ A

Alternativ B

Grundinvestering

–500 tkr

–1 500 tkr

Omputsning år 15

–500

–

–

+60

Årlig driftkostnadsbesparing Restvärde år 30

+1 200

Summa nuvärde

–338

+3 000 +116

Kalkylen (här utan hyresbetalningar eftersom dessa inte antas ­påverkas) visar att alternativ B bör väljas. Ofta kan underhållsåt­ gärder kombineras med investeringar för att ge ett bättre ekono­ miskt utbyte.

Riskjustering av betalningsströmmarna

Kostnaderna vid förtida utbyte av ett våtrums ytskikt och fuktiso­ lering ska bedömas. Normalt bedöms ytskikt och isolering klara sig 20 år. Ett komplett utbyte antas kosta 100 tkr idag och är realt oförändrat under 20 års-perioden. Vi antar att den beräknade av­ skrivningen (= kapitalför­brukningen) sker linjärt, dvs beräknas som anskaffningsutgiften dividerad med den förväntade bruks­ tiden 20 år. Risken för utbyte ökar från 5 pro­cent år 1 till 100 pro­ cent år 20. Den valda ökningstakten är exponen­tiell, vilket mot­ svarar en ökning av sannolikheten för utbyte med 17,1 % per år (obs! ej procentenheter). Vid ett förtida utbyte utgörs kostnaderna av dels omedelbar avskrivning av restvärdet (= anskaffningsut­ gift ­minus ackumulerade avskrivningar) samt utbyteskostnaden på 100 tkr. Kalkyl­räntan är 4 procent realt.

75

Se om sitt hus

Beräkningsgången exemplifieras med år 10: Restvärde

100–10 x 100/20 = 50

Utbyte

+ 100

Utbyteskostnad

= 150

Riskjust. utbyteskostnad

0,05 x 1,1719 x 150 = 31

Nuvärde utbyteskostnad

150 x1/ 1,0410 = 101 31 x 1/1,0410 = 21

Riskjust. nuvärde

Exemplet bygger på det troliga sambandet att kostnadsökningen för ett förtida utbyte är hög i början av livscykeln samtidigt som sannolikheten är låg. Kostnadsökningen avtar ju större del av ­livscykeln som passerat. Samtidigt ökar sannolikheten för utbyte ju äldre systemet eller bygg­nadsdelen blir.

Flera exempel på ekonomiska kalkyler av olika slag finns i U.F.O.S.-skriften ”Kalkylhandbok för fastighetsföretaget”. I denna skrift finns också lättanvända kalkylmallar i Excel. De kalkyl­ exempel som redovisas är följande: Uppgift 1. Prognos energikostnad Uppgift 2. Nuvärdeberäkning, fondering Uppgift 3. Investering i en energivakt Uppgift 4. Investering i tvättanläggning Uppgift 5. Investering i värmecentral Uppgift 6. Byte av lokal Uppgift 7. Renovering och beräkning av hyreshöjning Uppgift 8. Nya fönster Uppgift 9. Golvbeläggning Uppgift 10. Ombyggnad av skola Uppgift 11. Byte städutrustning Uppgift 12. Förändring lokalsituation

De uppgifter som direkt har att göra med underhåll är nr 2, 7, 8, 9 och 12. Kalkylexemplen är överskådliga och självinstruerande.

Man kan dessutom enkelt gör egna kalkyler via de mallar som finns att ladda ned.

76

Kapitel 5 – Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel

Att skapa resurser för förnyelse På grund av förändrade preferenser och den tekniska utveckling­ en måste man höja kvaliteten i det existerande beståndet om man ska kunna tävla med nyproduktionen. Ett fastighetsföretag har flera olika möjligheter att säkerställa resurser för denna förnyelse.

Företag med hög soliditet (andelen eget kapital i relation till de ­totala tillgångarna) har sällan några större problem med att klara förnyelsen, eftersom många åtgärder kan internfinansieras. Skulle de egna resurserna inte räcka, får solida fastighetsföretag goda låne­villkor. Ett solitt företag behöver alltså inte ”öronmärka” ­resurser för förnyelsen av sitt fastighetsbestånd. Är detta dess­ utom sammansatt på ett sätt som gör att förnyelsebehoven är spridda över tiden, t ex genom ett åldersmässigt varierat bestånd, kommer normalt inga likviditets­problem att uppstå. Även för enskilda fastigheter gäller motsvarande resonemang.

Lågt belånade fastigheter genererar betalningsnetton (driftnetton minus räntor och amorteringar) som ofta är tillräckligt stora för att finansiera smärre förnyelseåtgärder. När det gäller större in­ satser kan dessa finansieras via nybelåning.

Högt belånade fastigheter kan däremot svårligen generera resur­ ser för förnyelse på egen hand. Då krävs att fastighetsföretaget har ­andra fastigheter som kan användas som säkerhet för ytter­ ligare belåning. Om företaget bara har högbelånade fastigheter, kan man inte vidta förnyelseåtgärder annat än i mycket blygsam omfattning.

Principiellt anses att rena underhållsåtgärder inte bekostas med lån, eftersom underhållet inte höjer fastighetsvärdet.

Nyupplåning till underhåll urholkar så småningom det egna kapitalet. Under­hålls­fonder har därför stor betydelse för t ex bostadsrättsföre­ningar. De innebär att man slipper kraftiga va­ riationer i årsav­gifterna och man säkerställer också att de som förbrukar resurser betalar för detta. Ett annat alternativ är att låna till underhållet. Detta innebär att betal­ningsansvaret skjuts framåt i tiden och ­följaktligen att några som inte förbrukat resurserna får betala.

Avskrivningstakten i fastighetsbeståndet och för olika fastigheter är av stor betydelse för att frigöra finansiella resurser. Genom till­ räckligt stora avskrivningar ska ju värdeminskningen i beståndet

77

Se om sitt hus

kunna motverkas. Metoden för avskrivning blir då en central fråga. Om avskrivningarna baseras på de historiska anskaff­nings­ kost­naderna, kommer man aldrig att kunna återanskaffa den ­aktuella byggnaden när inflation råder. Ett botemedel mot detta är att basera avskrivningarna på återanskaffningskostnaden, dvs vad skulle kosta att idag återanskaffa den aktuella byggnaden el­ ler en likvärdig.

Reella resurser för förnyelse skapas genom avskrivningarna en­ dast i de fall då man kan ta ut avskrivningsbeloppet via hyran.

Annars blir det bara en bokföringsmässig transaktion. Om den skatte­mässigt tillåtna avskrivningstakten motsvarar den verkliga värdeminskningen kommer reella resurser att skapas genom den skatteminskning som blir följden av att företagets resultat belastas med avskrivningar. Den idag tillåtna avskrivningstakten på två procent på den historiska anskaffningskostnaden är i de flesta fall alltför låg för att räcka till att hålla fastighetsbeståndet i konstant kvalitet, något som tydligt framgår av erforderliga avsättningsbe­ hov.

Avskrivningarna kan fonderas som reservationer för framtida ­förnyelse. Detta kan göras för ett företag eller per fastighet, var­ vid det senare är att föredra eftersom det är lättare att kontrollera att avskriv­ningstakt, saldo och resursbehov stämmer någorlunda överens. I praktiken förfogar man givetvis fritt över de resurser som är fonderade för en viss fastighet genom ”interna lån” mel­ lan företagets fastigheter. Det viktiga är dock att resurserna finns den dag de behövs för den aktuella fastigheten.

Prognoser och uppföljning för underhållsinsatserna utgör ett av fastighetsförvaltningens strategiska beslutsunderlag. Det primära problemet för den ekono­miska styrningen är därför att hitta en ­tillförlitlig och praktiskt tillämpbar hantering av underhålls­ kostnaderna. I en modell för detta måste variationer över tiden kunna omsättas till årliga genomsnitt eller motsvarande – dvs en fonderingsmodell.

Det faktiska underhållets fluktuation innebär att det är vanskligt att förutse vilka belopp som behöver tas i anspråk vid varje tid­ punkt och även att göra jämförelser över tiden. Ett kostnads­mått för underhåll som jämnar ut de årliga variationerna kan använ­ das för mera långsiktiga bedömningar. Därmed är det naturligt att tänka i termer av fondering. Hyrornas underhållsdel läggs

78

Kapitel 5 – Ekonomiska effekter av underhåll och kalkylexempel

kalkyl­mässigt till en fond som med tiden används för erforderliga repara­tioner och utbyten.

Med ett sådant synsätt ska fonderingen ha nått kostnaden för ­underhållet vid brukstidens slut. Man kan då se den årliga avsätt­ ningen som en annuitet: beloppen förräntas kontinuerligt och ska täcka underhållsutgiften när utbytet blir aktuellt. Faktiska under­ hållsåtgärder kan därmed ses som ”uttag” från fonden.

Saldot på ”underhållsfonden” kan vid varje tidpunkt ställas mot de ackumulerade utgifterna för underhållsåtgärder. Jämförelsen visar hur mycket eftersatt underhåll man har eller hur mycket man ”över­underhåller”. Outfört underhåll kan ses som en skuld gent­emot den prognostiserade fonderingen – såvida förslitningen inte går lång­sammare än beräknat.

Annuiteten har den odiskutabla fördelen att den är konstant. Om vi dessutom använder en real annuitet får vi ett enkelt mått för lång­siktiga bedömningar som är oberoende av prisutvecklingen och det faktiskt utförda underhållet för enskilda år. Problemet är förstås att vi behöver veta brukstiden och återanskaffningskostna­ den för att beräkna erforderlig annuitet. Eftersom dessa egenska­ per varierar för byggnadens delsystem, återkommer vi också här till byggnadsdels­begreppet.

Modellen med ”fondavsättning” innebär inte att det faktiska ­underhållet behöver detaljplaneras på lång sikt. Däremot ska fon­ deringen garantera att resurser för reparation och utbyte finns för alla byggnadsdelar när behovet uppstår.

Om man har som mål för förvaltningen att hålla byggnadens ­kvalitet konstant eller stigande, måste man kontinuerligt åter­ ställa alla delar av byggnaden till ursprunglig kvalitet (repara­ tion) respek­tive återanskaffa dem vid livslängdens slut (utbyte).

En ­tillfredsställande prognos för underhållet kräver att varje bygg­nadsdel behandlas för sig. För var och en anges en brukstid och eventuellt reparationsintervall samt kostnaden för respektive ­åtgärd. Utifrån dessa uppgifter beräknas den årliga avsättning för underhåll (annuitet) som driftnettot bör belastas med. Även om underhålls­volymerna är låga när huset är nytt, innebär ju an­ vändningen redan från början ett slitage som längre fram leder till ­kostnader. Principen med avsättning innebär att medel ”fonde­ ras” för att finansiera nödvändiga underhållsinsatser i framtiden.

För existerande byggnader kan de ursprungliga produktions­

79

Se om sitt hus

kostnaderna användas som utgångspunkt för avsättningen. En real modell bör användas, vilket innebär att byggnaden kan återan­skaffas i fast penningvärde. Antagna livslängder och reparations­intervall kan lämpligen över­föras till en underhålls­ prognos, där åtgärder och kostnader fördelas över tiden. Detta behöver inte innebära en strikt underhållsplan, något som ofta resulterar i ­onödiga insatser och därmed kapitalförluster. Dä­ remot kan ­prognosen effektivt förhindra en kortsiktig, utgifts­ minimerande ”lappa- och lagastrategi” som lätt visar sig förö­ dande på några års sikt.

En god vägledning för underhållsprognosen är produktionskost­ naderna om dessa fördelats på byggnadsdelar. En väsentlig del av avsättningen för underhåll avser ju att täcka återanskaffningen.

En första underhållsprognos bör göras redan under projektering­ en och den kan sedan användas för kontinuerlig uppföljning. När så inte skett, fordras en genomgång av produktionskalkylen, som ­för­delas på byggnadsdelar, lämpligen med hjälp av erfarenhets­ data från andra byggnader.

Givetvis kan det vara så att ett utbyte är väsentligt dyrare eller ­billigare än nyproduktionen och i så fall blir avsättningen felaktig om den baseras på produktionskostnaden. I detta projekt har vi emel­lertid konstaterat att avvikelserna i praktiken spelar föga roll för flertalet byggnadsdelar. Där skillnaderna är signifikanta kan detta kompenseras med en tilläggskostnad i form av reparations­ tillägg med samma brukstid. För vissa byggnadsdelar måste man räkna med ett kontinuerligt underhåll utöver återanskaffningen, exempelvis i form av ommål­ning eller utbyte av enstaka kom­ ponenter. Om det visar sig att det faktiska underhållet för någon byggnadsdel påtagligt avviker i tiden från tidigare bedömningar kan det vara aktuellt att ändra den antagna brukstiden. Detta le­ der då givetvis till ett annat avsättningsbehov.

80

Kapitel 6 – Begrepp

Kapitel 6.

Begrepp Begreppsförvirringen är stor inom fastighetsbranschen. Det gäller inte minst underhållsbegreppet. I detta kapitel redovisas främst det nya förslaget till Europastandard för begreppet ”Mainte­ nance”, mot bakgrund av mer eller mindre etablerade begrepp som ­används i Sverige. I grova drag betyder det nya standard­ förslaget att driftåtgärder av typ skötsel och tillsyn flyttas över till underhåll. Men samtidigt byggs en ny oklar gräns upp mot standard­höjande åtgärder. Dessa förändringar kommer att få stor betydelse för ­ekonomisk redovisning i fastighetsföretag.

Olika underhållsrelaterade begrepp Underhåll brukar definieras som åtgärder som syftar till att vid­ makthålla byggnadens värde, tekniska funktion och skick. Denna traditionella definition härrör främst från bostadssektorn. Det finns ett flertal definitioner med lite olika inriktning. I det nya för­ slaget till gemensam Europastandard (prEN 13306 ”Maintenance terminology”) vidgas underhållsbegreppet till att även innefatta delar av det vi normalt kallat drift, dvs skötsel, tillsyn, lampbyten etc. Detta innebär att begreppet drift främst kommer att omfatta mediaförsörjning, avfallshantering etc. En sådan förändring gör att gränsen mellan drift och underhåll blir lättare att lägga fast.

Idag är det en flytande gräns mellan t ex skötsel och s k löpande underhåll.

Underhåll av fastigheter kan hanteras på en mängd olika sätt.

Till stor del beror detta på olika målsättningar för de offentliga fastighetsföretagen men också på begreppsförvirring och oklara begreppsdefinitioner. Kostnadsjämförelser och benchmarking ­försvåras därmed. Underhållskostnaderna varierar mycket mel­ lan olika företag och över tiden under byggnadens livscykel.

Gränsdragningen mot investeringar blir ofta godtycklig, särskilt i samband med moderniseringar och ombyggnad. Vad som är fastig­hetsägarens ansvar och vad som ligger på nyttjaren är också ­varierande och regleras antingen i hyreskontraktet eller i en bi­ lagd gränsdragningslista eller inte alls.

81

Se om sitt hus

Den offentliga sektorns byggnader är liksom industrins av olika slag – dels mer eller mindre generella byggnader (t ex kontors­ hus) och dels s k ändamålsfastigheter (t ex sjukhus eller lokaler för biokemisk industri). I det offentligt ägda fastighetsbeståndet finns också en stor mängd kulturhistoriskt värdefulla byggnader (t ex kyrkor). Underhållsfrågorna är väsentligt olika för dessa tre grova kategorier.

I de flesta lokaler som används i offentlig eller kommersiell verksamhet sker s k hyresgästanpassningar med jämna mellan­ rum. När det gäller kontor eller butiker är det snarast regel att fastighets­ägaren måste göra dylika åtgärder för att få lokalen ut­ hyrd till marknadsmässig hyresnivå. Detsamma gäller verksam­ heter under snabb förändring, t ex inom sjukvården. Detta bety­ der normalt att reinvesteringar och delvisa förändringar inom en byggnad hänger intimt samman med underhållskostnaderna.

Förslaget till ny Europastandard utgörs av en omfattande ordlista över underhållstermer. Syftet är att definiera underhållstermer inom alla underhållsområden, dock med undantag för underhåll av programvara. Denna avgränsning återkommer vi till nedan.

Standarden betonar att en underhållsstrategi alltid bör definieras med hänsyn till tre huvudkriterier: ■ tillgänglighet, ■ säkerhet (för underhållspersonal, brukare och miljö), ■ varaktighet, dvs upprätthållande av funktion över tiden.

Standarden innehåller definitioner av ett stort antal underhållster­ mer sorterade under begrepp som grundläggande termer, objekt­ relaterade termer, objektens egenskaper, avbrott och händelser, ­ underhållstyper, underhållsaktiviteter osv. Totalt ­definieras ca 120 olika termer.

I standarden ges begreppet underhåll en bredare innebörd än ­tidigare. Breddningen innebär dels att aktiviteter som (delar av) fastighetsbranschen tidigare räknat till drift enligt standarden nu räknas till underhåll. Men standarden betonar också att underhåll inte enbart är de tekniska insatserna utan även de administrativa och ledande insatserna. Med en processyn kan vi utrycka detta som att såväl själva underhållsproduktionen (huvudprocessen) som lednings- och stödprocesserna ingår i underhållsbegreppet.

Utöver definitioner av underhållstermer ingår ett förslag till

82

Kapitel 6 – Begrepp

­ lassifikation eller indelning i underhållstyper efter hur under­ k hållsinsatsen initieras. Standarden föreslår en indelning i felav­ hjälpande (felet har inträffat) och förebyggande underhåll ­(felet har inte inträffat, åtgärden syftar till att förebygga fel). Det finns en variant av tillståndsbaserat underhåll som kallas långtidsplanerat underhåll. Fastighetsbranschen har ett klart behov att kunna sär­ skilja denna typ av underhåll som fokuserar mera på att långsik­ tigt vidmakthålla värde än att upprätthålla driftsäkerhet i den lö­ pande driften. Ur ett kapitalförvaltningsperspektiv är denna typ av underhåll, som ofta sker i kombination med investeringar, av stor vikt. I kommunallagen finns t ex en passus om att ”realvärdet av den kommunala förmögenheten får ej försämras”.

Standarden definierar underhållsbegreppen i en struktur enligt ­följande: ■ grundläggande begrepp, ■ objektrelaterade termer, ■ egenskaper hos objekt, ■ avbrott och händelser, ■ fel och tillstånd, ■ underhållstyper, ■ underhållsaktiviteter, ■ tidsrelaterade termer, ■ underhållsstöd och verktyg, ■ ekonomiska och tekniska indikatorer.

De viktigaste underhållsbegreppen ur några av dessa grupper finns nedan med svensk översättning.

83

Se om sitt hus

Grundläggande begrepp Maintenance. Combination of all technical, administrative and managerial actions during the life cycle of an item inten­ ded to retain it in or restore it to, a state in which it can per­ form the required function.

Maintenance objectives. The targets assigned to or accep­ ted by the management and the maintenance department.

These targets may include availability, cost reduction, product quality, environment preservation, safety.

Maintenance strategy. ­Management method used in order to achieve the mainte­ nance objectives.

Underhållstyper Preventive maintenance.

Maintenance carried out at predetermined intervals or ac­ cording to prescribed criteria and intended to reduce the probability of failure or the de­ gradation of the functioning of an item.

Predetermined maintenance.

Preventive maintenance car­ ried out without previously condition investigation and in accordance with established intervals of time or number of units in use.

84

Underhåll. Kombinationen av alla tekniska, administrativa och ledande aktiviteter som ­utförs på ett objekt, under dess livscykel, i syfte att vidmakt­ hålla det i eller återställa det till ett sådant tillstånd att det kan prestera avsedd funktion.

Underhållets syfte. De mål som lagts fast eller accepterats av ledningen och den utföran­ de enheten. Kan innefatta mål­ formulering för tillgänglighet, kostnadsreduktion, produkt­ kvalitet, miljöskydd, säkerhet.

Underhållsstrategi. Den el­ ler de ledningsmetoder som ­används för att uppnå syftet med underhållet.

Förebyggande underhåll. ­Underhåll som genomförs vid förutbestämda intervall eller baserat på föreskrivna kriterier och i syfte att minska sanno­ likheten för fel eller funktions­ nedsättning hos ett objekt.

Förutbestämt underhåll. Före­ byggande underhåll som utförs utan föregående tillståndskon­ troll och i överensstämmelse med bestämda tidsintervall ­eller antal utnyttjade drifts­ enheter/driftstimmar.

Kapitel 6 – Begrepp

Conditioned based mainte­ nance. Preventive maintenance consisting of performance and parameter monitoring and the subsequent actions.

Corrective maintenance.

Maintenance carried out after fault recognition and intended to put an item into a state in which it can perform a requi­ red function.

Underhållsaktiviteter Rebuilding. That action fol­ lowing the dismantling of the main item and replacement of items that are approach­ ing their end of life and/or should be systematically re­ placed. Note 1 – Rebuilding differs from overhaul in that the actions may include modi­ fications and improvements.

Note 2: The objective of rebuil­ ding is normally to ­provide an item with a useful life which may be greater than the life of the original item.

Repair. The part of corrective maintenance in which phy­ sical actions are carried out to restore the required function of the item.

Tillståndsbaserat underhåll.

Förebyggande underhåll som består av övervakning av presta­tion och börvärden/till­ stånd och därav påföljande ­åtgärder.

Felavhjälpande underhåll. ­Underhåll som utförs efter att fel upptäckts och som syftar till att sätta objektet i ett tillstånd där det kan utföra avsedd funktion.

Ombyggnad. Åtgärd som följer efter demontering av ett huvud­objekt och utbyte av ­delar som närmar sig sin livs­ längd och/eller borde bytas ut.

Not 1: Ombyggnad skiljer sig från totalöversyn på så sätt att åtgärderna kan inkludera mo­ difieringar och förbättringar.

Not 2: Syftet med ombyggnad är normalt att förlänga ett ob­ jekts livslängd. Kommentar: Definitionen är svårtydbar. Själva demonteringen och utbytet av förslitna delar ingår inte utan det är ”resten” (förbättringar och mo­ difieringar) som är ombyggnad.

Ombyggnad är en underhållsak­ tivitet enligt stan­darden. Detta strider delvis mot t ex skattelag­ stiftningen (se vidare nedan) Reparation. Del av felavhjälp­ ande underhåll där fysiska ­åtgärder genomförs för att ­återställa avsedd funktion.

85

Se om sitt hus

Improvement. Combination of all technical, administrative and managerial actions inten­ ded to ameliorate the dependa­ bility of an item, without chan­ ging its required function.

Modification. Combination of all technical, administrative and managerial actions inten­ ded to change an item. Note 1: Modification does not mean replacement of an equivalent item. Note 2: Modification is not a maintenance action but has to do with the changing the required function of an item to a new required function. The changes may have an influence on the dependability or on the performance of the item, or both. Note 3: Modification is often a task for the mainte­ nance organization.

86

Förbättring. Kombinationen av alla tekniska, administrativa och styrande aktiviteter som syftar till att förbättra tillförlit­ ligheten hos ett objekt utan att ändra dess funktion. Kommen­ tar: Detta är inte med ovanstå­ ende definition att anse som vara en förbättring, dvs en höjning av prestanda/ tillföra nya funktioner etc. Detta är snarare en definition av underhåll!

Modifiering. Kombinationen av alla tekniska, administrativa och styrande aktiviteter som syftar till att förändra ett ob­ jekt. Not 1: Utbyte av ett likvär­ digt objekt är inte modifiering.

Not 2: Modifiering är inte en underhållsaktivitet utan har att göra med ändring av avsedd funktion. Ändringarna kan på­ verka såväl tillförlitlighet som prestanda hos objektet.

Not 3: Modifiering är ofta en uppgift för underhållsorgani­ sationen. Kommentar: Här finns uppenbara problem med innebör­ den, jfr begreppet rebuild/ impro­ vement enligt ovan. Vi anser att dessa definitioner delvis strider mot varann.

Kapitel 6 – Begrepp

Det finns ytterligare ett begreppspar som används flitigt , näm­ ligen löpande respektive periodiskt underhåll. Denna definition är huvudsakligen redovisningsmässigt betingad. Löpande un­ derhåll är åtgärder som utförs mera frekvent än en gång per år.

Periodiskt underhåll är sådant som utförs mera sällan än en gång per år. Denna definition säger väldigt lite om vilken typ av under­ håll som åtgärden avser. Det är egentligen endast frekvensen man får reda på. Därför bör begreppen undvikas. Periodiskt underhåll har ofta stor överenstämmelse med begreppet långtidsplanerat underhåll. Löpande underhåll är närmast det som utgörs av repa­ rationer och skötsel i förslaget till ny standard. Gränsdragningen mellan ­löpande underhåll och driftåtgärder av typ skötsel är fly­ tande som nämnts.

Begreppsparet akut – planerat underhåll används också. Akut ­underhåll är närmast det som kallas reparationer enligt ovan, dvs oförutsedda och oplanerade insatser för att åtgärda uppkomna fel. Planerat underhåll står enligt branschpraxis närmast för det som kallas långtidsplanerat underhåll, dvs åtgärder enligt en flerårig underhållsplan. Motsatsen till långtidsplanerat underhåll är s k närunderhåll, som står för tillsyn, skötsel och löpande un­ derhåll.

Det finns också flera tidsrelaterade begrepp av intresse i detta ­sammanhang. Med teknisk eller ibland funktionell livslängd ­menas den tidsperiod som en byggnad eller byggnadsdel kan nyttjas med ­bibehållen funktion. Med fysisk livslängd avses den tidsperiod en byggnad eller byggnadsdel rent fysiskt håller ihop eller är intakt.

Med ekonomisk livslängd kan man avse två saker, dels den lön­ samhetsoptimala livslängden, vilket är den tidsperiod som ger största lönsamheten eller annorlunda uttryckt den tidsperiod som ger största nuvärde av driftnettona plus restvärde minus investe­ ringen. Se livscykelvinstmodellen i kapitel 3. Dels kan man avse den kostnadsoptimala livslängden, vilket är den tidsperiod som ger den lägsta livscykelkostnad eller årskostnad. Se livscykelkost­ nadsmodellen i kapitel 3.

Med brukstid avses byggnadens eller byggnadsdelens faktiska användningstid. Ett underhållsintervall är detsamma som bruks­ tiden för en begränsad del av en större funktion, t ex den tid som målningen på en träfasad varar. Avskrivningstiden ska motsvara

87

Se om sitt hus

den förväntade ekonomiska livslängden och den årliga avskriv­ ningen ska motsvara den årliga uppskattade värdminskningen. I kapitel 3 redovisades olika avskrivningsförlopp.

I samband med investeringsbedömningar och redovisning före­ kommer olika begrepp. Anskaffningskostnaden eller grundin­ vesteringen eller investeringsutgiften utgörs av alla kostnader till dess byggnaden tas i bruk. Men även sedan byggnaden tagits i bruk förekommer nya anskaffningskostnader i samband med t ex tilläggsinvesteringar eller ombyggnader.

Driftnettot är den löpande avkastningen på fastigheten, dvs ­skillnaden mellan alla intäkter (hyror) och alla kostnader (drift och ­underhåll). Restvärdet utgörs av fastighetsvärdet eller bygg­ nadsdelens värde vid kalkylperiodens slut. När den ekonomiska livslängden för en byggnad är till ända utgörs restvärdet för en fastighetsinvestering endast av markvärde.

Med årskostnad avses summan av drift-, underhåll och kapi­ talkostnader. Kapitalkostnaden utgörs av årlig ränta på hela ­kapitalet (lånat och eget) samt avskrivning på anskaffningskost­ naden. Kapitalutgiften däremot utgörs enbart av utgifterna för lånat kapital, dvs räntor och amorteringar.

Underhållsbegrepp förekommer i en mängd olika ekonomiska sammanhang – skatteregler, kontoplaner, avskrivningsregler, ­hyreslagstiftning etc. I de flesta av dessa sammanhang kräver den nya föreslagna gränsdragningen mot drift förändringar. I FastBAS-kontoplanen ingår fastighetsskötsel och städ i samma kostnadsslag. Reparationer är klassificerade som en driftkostnad.

Med den nya definitionen av underhåll krävs en uppdelning av fastighetsskötsel och städ. Därefter bör fastighetsskötsel och repa­ rationer flyttas från driftkostnader till underhållskostnader.

Även definitionen av underhåll påverkas av de nya definitio­ nerna. I SABO:s vägledning för extern redovisning som bygger på FastBAS sägs t ex ”underhåll avgränsas från ombyggnad ge­ nom att åtgärderna avser att vidmakthålla och inte förbättra”. De ­definitioner av ”rebuild” och ”improvement” som redovisats ovan, ­strider delvis mot denna gränsdragning.

I värderingsreglerna för anläggningstillgångar, som nyligen förvärvats kan enligt FAR:s rekommendationer (Föreningen ­Auktoriserade Revisorer), utgifter för reparationer och underhåll aktiveras (föras upp på avskrivningsplan), om åtgärderna uppgår

88

Kapitel 6 – Begrepp

till väsentliga belopp i förhållande till anskaffningsvärdet och medför en ökning av tillgångens värde. Även här ser vi uppen­ bara gränsdragningsproblem och behov av ny praxis.

I skattelagstiftningen medges omedelbar avdragsrätt för alla ­utgifter för reparationer och underhåll. Däremot ska s k värde­ höjande åtgärder normalt avskrivas med 2 procent per år. Det finns möjligheter att skriva av viss maskinell utrustning, t ex ­hissar, i snabbare takt. Det finns något som kallas det utvidgade reparationsbegreppet, vilket innebär att värdehöjande åtgärder som görs i samband med reparationer, t ex stambyten, får dras av omedelbart. Även här kommer de nya definitionerna att kräva vissa förändringar.

89

Se om sitt hus

Litteraturlista Avtal för fastighetsförvaltning AFF (1995).

Bejrum, H. Underhållspolicy för bostadshyresfastigheter i långtids­ perspektiv. Meddelande 5:25. Institutionen för fastighetsekonomi, KTH, Stockholm, 1987.

Bejrum, H. Livscykelekonomiska kalkyler för byggnader och fastig­heter.

Meddelande 5:33. Institutionen för fastighetsekonomi, KTH, ­Stockholm, 1991.

Bejrum, H, Hanson, R & Johnson, B G. Livscykelekonomi för ­bygg­nader. BFR R2:1994.

Bejrum H, Hanson R, Johnson B G (1996): Det levande husets ­ekonomi. Livscykelekonomiska perspektiv på drift och förnyelse. Bygg­ forskningsrådet A3:1996.

Bejrum, H. – Lundström, S.(1996): Fastighetsekonomi – Hyres­fastig­­ heter. Diagnos, prognos, värdering. Catella AB. Stock­holm.

Bejrum, H – Yngve, H (1998): Yttrande avseende Maintenance ter­ minology. U.F.O.S. Stockholm.

Bildmark, K.(1954): Underhållskostnader för hyresfastig­heter i ­Stockholm. Statens nämnd för byggnadsforsk­ning. Stock­holm. ­Byggnadsstyrelsen (1971): Årskostnader. KBS rapport nr 79. ­Stock­holm.

CEN (Comité Européen de Normalisation/European Committe for Standardization): Maintenance terminology: Draft prEN 13306.

June 1998.

Christer, A.H. (1976): Economic cycle periods for maintenance pain­ ting. Operations Research Quarterly, vol 27, s 1–13.

Drift- & underhållsinstruktion. Svenska Kommunförbundet, 1996.

Frenckner, P. – Olausson, B.(1983): Byggekonomisk ordbok. T28:1983.

Byggforskningsrådet. Stockholm.

Grandin, A-C – Lindqvist, T – Sandgren, U (1997): Facility Mana­ gement. U.F.O.S. och Kommentus förlag. Stockholm.

Hagberg, L – Henriksson T (1995): Lönsamt underhåll. 7 Bättre underhållsrutiner – planering, genomförande, uppföljning och analys.

Mentorgruppen 1995.

90

Litteraturlista

Haugen, T.(1990): Bygningsförvaltning. Öknomisk drift og vedlike­ hald – organisasjon, informasjon og system. HBT-rapport 1990:D 9.1.

Institutt för husbyggningsteknikk. Norges tekniska högskola, Trondheim.

Hedström, K (1996): Kalkylhandbok för fastighetsföretaget. U.F.O.S. och Kommentus förlag. Stockholm.

Holter, M. (1991): Kalkylhandbok för landstingskommunala investe­r­ ingar. Stockholms läns landsting. Stockholm.

Idhammar, B (1992): Rationellt underhåll 1.

Börje Idhammar – Institutet för underhållsteknik AB. Ingenjörsvetenskapsakademien IVA, (1998): Byggnaden i fokus.

Stockholm.

Johnsson, B.G. (1996): Underhållsstrategier. PM, U.F.O.S., ­Stockholm. Johnsson Informationsplanering AB 1996.

Juhlin, L. – Kylsten, L. – Persson, M.(1979): Brukstider och livsläng­ der för byggnadsdelar. Byggnadsstyrel­sen. Stockholm.

Juven, K.(1977): Rationellare fastighetsunderhåll. Förebyg­gande under­ håll. R4:1977. Statens råd för byggnadsforsk­ning. Stockholm.

Linnakivi, T. – Renholm, E.(1990): Fastighetsskötsel och livscykelkost­ na­der för flerbostadshus. R6:1990. Byggforskningsrådet. Stockholm.

Lundström, S.(1986): Hyresfastighetens ekonomi i lång­tidspers­pektiv – påverkande faktorer och planering. Meddelande 5:20. Inst för fastig­ hetsekonomi, KTH. Stockholm.

Lundström. S – Sandgren, U (1996): Strategisk fastighetsplanering.

Svenska Kommunförbundet.

Lundström, S. m fl (1996) Kvalitet till 1000 – kvalitetsutveckling i offentliga fastighetsföretag. U.F.O.S. och Kommentus förlag. ­Stockholm.

Margolis, S.E.(1981): Depreciation and maintenance of houses. Land Economics, vol 57, no 1, February 1981. s 91–105.

Mattson, B. - Söderberg, J.(1983): Årskostnader. Att kalky­ lera ett byggprojekts årliga förvaltningskostnader. T26:1983.

Byggforskningsrå­det. Stockholm.

NORSOK STANDARD: Life Cycle Cost for Systems and Equipment (O-CR-001), Life Cycle Cost for Production Facility (O-CR-002). Nor­ wegian Technology Standards Institution (NTS). 1996.

REPAB : Årskostnader. REPAB Program AB. Göteborg. (Årsvisa ­publikationer)

91

Se om sitt hus

REPAB: Underhållskostnader. REPAB Program AB. Göteborg. ­(Årsvisa publikationer).

SABO: Ekonomisk statistik. Sveriges allmännyttiga bostadsföretag.

Stockholm (Årsvisa publikationer).

SABO: Underhållsnorm. Sveriges allmännyttiga bostadsföretag.

Stock­holm (Årsvisa publikationer).

SCB: Intäkts- och kostnadsundersökningen för flerbostadshus. Statis­ tiska meddelanden serie Bo. Stockholm (Årsvisa publikationer).

Senning, E-M.(1985): Kostnadssamband och kostnadsstyrning inom fastighetsförvaltning. Rapport R1985:5. Fastighetsgrup­pen. Före­ tagsekonomiska institutio­nen, Stockholms universitet. Stockholm.

UTC (1989): Gör dina investeringar lönsammare. Utnyttja LCC- och LCP-analyser. UTC-meddelande 1. Stiftelsen svenskt underhålls­ tekniskt centrum. Stockholm.

Värdeminskningsgruppen (1961): Värdeminskning hos flerfamiljs­ hus. Rapport 66. Statens råd för byggnadsforskning. Stockholm.

Westin, T.(1989): Kostnadskalkylering med LCC-modell. Tillämpning för byggprocessens olika skeden. R27:1989. Byggforskningsrådet.

Stock­holm.

Yngve, H. (1998): Fastighetsföretagets informationsbehov. U.F.O.S. Stockholm. Öfverholm, I. (1984): Livscykelkostnader för byggnader. R99:1984. ­Statens råd för byggnadsforskning. Stockholm 1984. Öfverholm, I. (1988): Följdkostnadsinformation för projektörer. Erfaren­ heter och impulser från utlandet. R52:1988. Byggforskningsrådet.

Stockholm.

92

93

Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig

Se om sitt hus STRATEGIER FÖR UNDERHÅLL AV OFFENTLIGA FASTIGHETER

Denna skrift syftar till att på ett överskådligt sätt beskriva olika underhållsstrategier och metoder för fastighets­underhåll. Den bygger på existerande kunskap och huvudsakligen skriftliga källor i Sverige och utomlands.

Målgruppen är i första hand fastighetsansvariga i den offentliga sektorn.

Skriften tar dock upp underhållsfrågorna ur ett brett ­perspektiv vilket gör att även de som arbetar med underhåll i ­andra typer av fastighetsföretag bör vara intresserade.

Nyheter som tas upp i boken är t ex en processyn på underhåll och indel­­ning av byggnader i grundsystem och kundsystem. Förslaget till ny Europa­standard för underhållsterminologi redovisas också. Förslaget innebär bland annat att fastighetsskötsel kommer att ingå i underhållsbegreppet och att drift därför främst kommer att omfatta mediaförsörjning, och av­falls­­­ hantering.

Fler exemplar av denna skrift kan beställas från Kommentus Förlag, tfn 08-709 59 90, fax 08-709 59 80. www.svekom.se ISBN 91-7099-849-3

SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET