7164-148-9

Goda råd för utvecklingen av måltidsverksamheten

Mat för många

Mat för många Inom skola, vård och omsorg serveras varje dag närmare tre miljoner måltider, vilket betyder att den offentliga storhushållssektorn är en nästan lika stor aktör som den privata. Att laga och distribuera mat till många kan ske på olika sätt, och många kommuner står nu i begrepp att se över sin organisation.

Den här skriften vill bidra till ökad kunskap om offentlig måltidsverksamhet genom att orientera om olika sätt att bedriva och organisera verksamheten. Skriften ger råd och stöd till dem som vill förändra och utveckla måltidsverksamheten. Råden illustreras med exempel från verkligheten där kostchefer och andra delar med sig av sina erfarenheter.

Denna skrift vänder sig i huvudsak till förvaltningsledning både inom fastighetsorganisationen och kärnverksamheten, till exempel rektorer, och de som planerar måltidsservice, både beställare och utförare. Den kan med fördel även läsas av politiker.

ISBN-10: 91-7164-148-3 ISBN-13: 978-91-7164-148-9

Sveriges Kommuner och Landsting

118 82 Stockholm. Besök: Hornsgatan 20 Tfn: 08-452 70 00. Webbplats: www.skl.se Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, eller på förbundens webbplats www.skl.se – välj Publikationer.

Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet i samverkan

Mat för många Goda råd för utvecklingen av måltidsverksamheten

B 

MorĂśtter & piskor

Förord Att laga och distribuera mat till exempelvis skolor kan skötas på ett flertal olika sätt och har varierat över tiden. Många kommuner står nu i begrepp att se över sin organisation och den här skriften vill bidra till ökad kunskap om offentlig måltidsverksamhet genom att orientera om olika sätt att bedriva och organisera verksamheten. Skriften ger råd och stöd till dem som vill förändra och utveckla måltidsverksamheten. Råden illustreras med exempel från verkligheten där kostchefer och andra delar med sig av sina erfarenheter.

Denna skrift vänder sig i huvudsak till förvaltningsledning både inom fastighetsorganisationen och kärnverksamheten, till exempel rektorer, och de som planerar måltidsservice, både beställare och utförare. Skriftens kan med fördel även läsas av politiker.

Projektet har initierats och finansierats av Sveriges Kommuner och Landstings FoU-fond för fastighetsfrågor. Rapporten är författad av Håkan Yngve, SWECO FM Konsulterna. Till sin hjälp har författaren haft en styrgrupp som medverkat i arbetet, bistått med material och gett värdefulla synpunkter. Styrgruppen har bestått av Marika Bergsten-Undvall, Mönsterås kommun; Lena Boman, Norrtälje kommun; Margareta Frisentorp, Sundsvalls kommun; Anki Marklund, Skellefteå kommun; Ulrika Lundgren, Karlskoga och Degerfors kommuner; Lena Östergren, Gotlands kommun.

Magnus Kristiansson och Linda Andersson från Sveriges Kommuner och Landsting har varit projektledare.

Sveriges Kommuner och Landsting i april 2006

Mat för många

1

Innehåll Mat åt många ........................................................................................................................ 3 Ansvaret för den offentliga måltidsservicen ........................................................................ 5 Organisation av måltidsverksamheten ................................................................................. 9 Produktionsmetoder ............................................................................................................17 Goda råd för utvecklingen av måltidsverksamheten ......................................................... 23 Arbetsmodell i fyra steg för utveckling av måltidsverksamheten ..................................... 58 Lagar och regler .................................................................................................................. 63 Termer och definitioner ...................................................................................................... 76 Litteratur och kunskapskällor ............................................................................................. 80 Besök förbundens nätbokhandel ....................................................................................... 83

© Sveriges Kommuner och Landsting 2006 118 82 Stockholm • Tfn 08-452 70 00 E-post: fastighet@skl.se • Webbplats: skl.se/fastighet ISBN-10: 91-7164-148-3 ISBN-13: 978-91-7164-148-9 Tryckeri: Bording-Multitryck, Eskilstuna Text: Håkan Yngve Omslagsfoto av Ulrika Lundgren: Lunch på Skranta skola i Karlskoga Projektledning: Linda Andersson och Magnus Kristiansson Slutredigering, form och produktion: Björn Hårdstedt Distribution: Tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, www.skl.se (välj Publikationer)

2

Mat för många

Mat åt många Den offentliga sektorn är en stor aktör inom kostproduktion och måltidsservice. Inom skola, vård och omsorg serveras varje dag närmare tre miljoner måltider. Det betyder att den offentliga storhushållssektorn är en nästan lika stor aktör som den privata. Verksamheten inom kommuner och landsting sysselsätter 37 000 personer och omsätter cirka 15 miljarder kronor per år.

Inom skolan har måltidsverksamheten en unik ställning sett ur ett internationellt perspektiv. Verksamheten startade redan i slutet på 1940-talet och var helt utbyggd i mitten på 70-talet.

I grundskolan är den fria skollunchen en lagstadgad rättighet sedan 1997. Sverige och Finland är unika i världen med att servera fria skolluncher.

Skolmaten är också en viktig resurs i skolarbetet. Elever som äter en ordentlig skollunch har lättare att koncentrera sig och får därför bättre förutsättningar att prestera bra i skolan. För många elever är skollunchen den enda lagade måltiden under dagen. Mycket tyder också på att skolmaten får en ännu viktigare roll i framtiden bland annat genom att ”hälsa” lyfts fram som ett nytt mål för skolan i förslaget till ny skollag.

Detta innebär tydligare krav på skolan att medverka till grundläggandet av goda kostvanor hos eleverna, vilket är inte minst viktigt med tanke på det växande folkhälsoproblemet med övervikt hos barn och ungdom.

Naturligtvis gäller detta också i förskolan. De flesta barn tillbringar en stor del av dagen i förskolan. Förskolans viktiga roll för att främja goda matvanor kan inte nog poängteras.

Inom äldreomsorgen har maten varit aktuell i debatten under det senaste året. Det har handlat om att äldre på servicehus och sjukhem är undernärda och om kvaliteten på maten i ”matlådorna” som levereras till äldre som bor hemma.

Mat för många

3

Samhället har ett ansvar för maten inom skola, vård och omsorg. Samhällets åtagande formuleras i politiska mål och riktlinjer. Folkhälsoaspekten måste vägas in i de politiska målen. Vi måste ha råd att göra måltiden inom förskolan, skolan och omsorgen till en ”folkhälsomåltid” med hög kvalitet.

Att påstå att ekonomin idag är ett viktigare styrmedel än de folkhälsoaspekter som är en av grunderna för kommunernas välfärdsansvar, är troligen inte helt fel. Det är inte ovanligt att ekonomiska besparingsmål väger tyngre än kvalitetsmål och folkhälsomål när den offentliga måltidsverksamheten utreds och utvecklas. Kommunens möjligheter att genom måltiderna fostra till goda matvanor och därigenom investera i bättre folkhälsa diskuteras inte lika ofta.

Den offentliga måltidsverksamheten förtjänar uppmärksamhet. Det krävs hög kompetens och professionalitet för att leda och utveckla verksamheten. Arbetet har fortfarande förhållandevis låg status och som anställd har man ett begränsat handlingsutrymme. Kompetensutveckling och ökad delaktighet kan bidra till ökad status och göra yrket attraktivt för välutbildade och professionella medarbetare även i framtiden.

Den här boken vill bidra till ökad kunskap om offentlig måltidsverksamhet genom att orientera om olika sätt att bedriva och organisera verksamheten och genom att ge en bild av vad som händer i omvärlden. Boken ger råd och stöd till dem som vill förändra och utveckla måltidsverksamheten.

Råden illustreras med exempel från verkligheten där kostchefer och andra delar med sig av sina erfarenheter.

Förhoppningen är att det ska bli lite lättare att hitta rätt väg och fatta bra beslut i valet mellan alla olika produktionsformer, organisationsmodeller, ekonomimodeller och upphandlingsstrategier.

Kostfrågan ett riktigt långkok Den kommunala köksutredningen är ett riktigt långkok. Ännu har den inte lett fram till några konkreta åtgärder. Arbetsgruppen vet inte vad den ska göra av kommunstyrelsens senaste direktiv.

– Det är så luddigt. Särskilt när det gäller Eken och det tänkta kylmatsköket där, säger Sten-Olof Svensson, en av de som sitter med i arbetsgruppen som jobbar med kostutredningen.

Källa Vimmerby Tidning, nätupplagan, 2005-08-16

4

Mat för många

Ansvaret för den offentliga måltidsservicen Samhällets ansvar för utbildning, vård och omsorg regleras i skollagen, hälso- och sjukvårdslagen och socialtjänstlagen. Kost- och måltidsfrågorna ingår som viktiga och integrerade delar i verksamheten.

I grundskolan är som nämnts, fri skollunch en lagstadgad rättighet. I förslaget till ny skollag betonas också frågor om elevernas hälsa och skolmatens betydelse för att grundlägga goda kostvanor.

Näringsproblem inom äldreomsorgen har under de senaste åren uppmärksammats i media och i samhällsdebatten. Socialstyrelsens studier från slutet av 1990-talet visade att det fanns problem både på sjukhem och i äldreboenden men även bland hemmaboende äldre. Även frågor om livsmedelssäkerhet och livsmedelshygien är högaktuella.

Nya förordningar om livsmedelssäkerhet gäller inom hela EU från och med 1 januari 2006. Som en följd härav kommer en helt ny svensk lag om livsmedel att gälla från och med 1 juli 2006. Den kommer i hög grad att påverka den offentliga måltidsverksamheten.

Måltider i förskolan Förskolans uppdrag, enligt läroplanen, är bland annat att bedriva verksamhet där omsorg om barnen, fostran och lärande bildar en helhet. En viktig del av lärandet i förskolan handlar om att positivt påverka barnens attityder till mat. Ett lärande som ger barnen möjligheter att längre fram i livet ta ansvar för sin hälsa i ett livslångt perspektiv. Förskolan behöver därför komplettera föräldrarnas ansvar att ge barnen bra mat och goda matvanor.

Att grundlägga bra matvanor redan i förskolan blir allt viktigare.

Skolmåltider Skolmaten har varit högaktuell i samhällsdebatten under senare år. Det har handlat mycket om att göra skolmåltiden så god, lustfylld och attraktiv att eleverna väljer skolmaten framför andra alternativ. På senare år har också skolmatens betydelse för att grundlägga goda kostvanor hos eleverna lyfts fram.

– Skolan har också ett ansvar för att rusta eleverna för framtiden och goda kostvanor är viktigt för alla. Därför ser vi nu till att kvaliteten på skolmaten kan utvecklas, säger skolminister Ibrahim Baylan i ett pressmeddelande i juni 2005.

Ansvaret för den offentliga måltidsservicen

5

Det skolministern syftar på, är bland annat att hälsa införs som ett övergripande mål i den nya skollagen och att Livsmedelsverket fått i uppdrag att ta fram nya riktlinjer för skolmat baserade på de nya svenska näringsrekommendationerna.

Kommunen har det övergripande ansvaret för måltidsverksamheten. När kravet på verksamheten ökar blir det allt viktigare att kommunen tar sitt politiska ansvar på allvar genom att se till att det finns politiska beslut (en policy) som säkerställer bra kvalitet på skolmaten. Genom att även fatta beslut om ekonomiska ramar och annat som gör det möjligt att nå målen, lever kommunen upp till samhällets krav på att servera god och nyttig skolmat i en lugn och trevlig miljö.

Måltidsservice i vården Inom hälso- och sjukvården är maten i många fall en del av den medicinska behandlingen. Patientens näringstillstånd behöver underkastas samma krav på utredning, diagnos, behandlingsplanering, uppföljning och dokumentation som annan medicinsk behandling. Nutritionsbehandling inom hälso- och sjukvården regleras av hälso- och sjukvårdslagen.

Ansvarsfrågorna för kost och måltidsservice är viktiga, framför allt inom vård och omsorg där flera huvudmän och många olika personalkategorier är inblandade. Allt kortare vårdtider på sjukhus medför att många patienter fortfarande har behov av vård och stöd när de skrivs ut. Många gånger finns också behov av fortsatt nutritionsbehandling, specialkost eller hjälp med matlagning och måltider i hemmet. Frågor om kost och nutrition måste därför ingå i planeringen av vårdkedjan.

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om informationsöverföring och samordnad vårdplanering (SOSFS 1992:32) reglerar hur man bör gå tillväga. Ansvarig läkare måste, innan utskrivning kan ske, ta ställning till om patienten kan få en tillfredsställande näringstillförsel i hemmet eller i den aktuella boendeformen. Planeringen av vilka stöd- och vårdinsatser som krävs görs av kommunens biståndshandläggare i samarbete med dietist, ansvarig sjuksköterska eller distriktssköterska. Patienten och dennes anhöriga ska också vara delaktiga.

Socialtjänstlagen reglerar inte ansvarsfördelningen mellan kommunen/ socialtjänsten och hälso- och sjukvården i detalj. Därför är det viktigt att huvudmännen, kommunen och landstinget, lägger fast mål och inriktning i en kostpolicy och att det skapas gemensamma rutiner för att säkra kvaliteten i vårdkedjan.

6

Mat för många

Måltidsservice för äldre Inom äldreboenden har måltiderna en central funktion. Måltiderna bidrar till ett gott liv med optimal livskvalitet och funktionsförmåga. Därför måste det serveras god och vällagad mat som samtidigt innebär optimal näring, anpassad till den enskilda människan.

Maten har en central roll för äldres välbefinnande och har stor betydelse i den medicinska behandlingen av många av de sjukdomar som drabbar äldre. Maten har en viktig roll såväl kulinariskt, socialt som kulturellt. Undernäring medför risk för komplikationer som trycksår och infektioner vid sjukdom. Rehabiliteringen försvåras, sjukhusvistelse krävs och behovet av vård och omsorg ökar därmed.

Ytterst gäller hälso- och sjukvårdslagen och socialtjänstlagen. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 1996:24) om kvalitetssystem i hälso- och sjukvården ställer krav på diagnostik, vård och omhändertagande med rätt kompetens och systematisk resultatuppföljning. Åtgärderna ska enligt föreskrifterna dokumenteras och det ska bedrivas ett fortlöpande kvalitetsutvecklingsarbete.

Måltidsservicen inom äldreboenden och andra särskilda boendeformer och på restauranger i servicehus och liknande utgör en del av kommunernas omsorgsverksamhet och är därmed underkastad samhällets tillsyn. Individens behov av stöd och bistånd i form av måltidsservice avgörs i den biståndsbedömning som sker enligt Socialtjänstlagen.

Samtidigt är måltidsservicen en service som den boende eller gästen fritt kan välja att utnyttja och som vederbörande betalar för. I praktiken saknar dock de flesta, på grund av sitt hälsotillstånd eller funktionshinder, valmöjligheter. Därför ställs höga krav på att den kost som individen får håller hög kvalitet och att hela kedjan från tillagning till servering uppfyller kraven på livsmedelssäkerhet. Ofta medverkar flera förvaltningar och flera personalkategorier i leveransen. Kommunen har det övergripande ansvaret och ska se till att det finns fungerande rutiner.

En bra översikt över ansvarsförhållanden och samverkan mellan olika huvudmän och olika yrkesfunktioner inom vård och omsorg finns i boken Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg (Livsmedelsverket 2001).

Ansvaret för den offentliga måltidsservicen

7

Exempel på konsistensanpassad måltid.

Det politiska ansvaret Det politiska ansvaret handlar om att förstå och värna om kosten och måltidsservicen som en betydelsefull del av den kommunala servicen, en service som har stor betydelse för hälsa och välbefinnande hos alla de kommuninvånare som får ta del av den.

Den politiska viljeinriktningen och de politiska målen för måltidsverksamheten bör läggas fast. Kvalitets- och servicenivå för den kommunala kostverksamheten uttryckt som politiska mål behöver därför formuleras och beslutas på högsta politiska nivå. Det ger en ökad tyngd åt verksamheten när de ekonomiska ramarna ska fastställas.

I många kommuner är ansvaret för måltidsservice uppdelat på olika förvaltningar. Därför är det viktigt att klara ut ansvarsfrågorna och se till att det finns rutiner som säkerställer god kvalitet och hög livsmedelssäkerhet i hela kostkedjan.

Kort om lagar och regler Utöver den lagstiftning som styr kärnverksamheterna skola, vård och omsorg, finns också en rad andra lagar och regler som styr livsmedelshantering och kostproduktion rent allmänt. I kapitlet Lagar och regler i slutet av boken ges en aktuell bild av gällande lagstiftning och en orientering om de förändringar som är på gång. Framför allt kommer den nya livsmedelslagstiftningen som trädde i kraft den 1 januari 2006 (EG-förordningar m m) respektive den 1 juli 2006 (ny lag om livsmedel) att påverka kostproduktion och måltidsverksamhet. En rekommendation är därför att läsa åtminstone avsnittet om livsmedelslagstiftningen i kapitlet Lagar och regler före resten av boken.

I kapitlet Lagar och regler behandlas aktuella delar av • • • • • • • • • •

8

skollagen hälso- och sjukvårdslagen socialtjänstlagen livsmedelslagstiftningen produktsäkerhetslagen och produktansvarslagen miljölagstiftningen arbetsmiljölagstiftningen lagen om offentlig upphandling byggnadslagstiftningen och gällande byggregler lagen om skydd mot olyckor

Mat för många

Organisation av måltidsverksamheten Det ställs allt högre krav på måltidsverksamheten i den offentliga sektorn. Inom skola, vård och omsorg är mat och måltidsservice viktiga och nödvändiga delar av verksamheten. Förskolan ansvarar för en stor del av barnens näringsintag under dagen. I skolan ska maten medverka till att barnen mår bra och klarar av sin arbetsdag. Inom äldreomsorgen ska den bidra till god hälsa och måltiderna är dessutom viktiga sociala inslag i den dagliga samvaron.

Samhället ställer också långtgående krav på verksamheten genom en rad olika lagar. Livsmedelslagstiftningen innebär krav på att personalen som arbetar i kostproduktion och måltidsverksamhet är professionell och sköter livsmedelshanteringen så att måltiderna blir säkra för konsumenten.

Samtidigt är verksamheten underordnad den ekonomiska verkligheten med strikta ekonomiska ramar och återkommande krav på besparingar.

Om målen ska kunna uppnås och omvärldens krav uppfyllas måste verksamheten organiseras effektivt.

Det finns i dag en klar tendens inom kommunerna att samordna måltidsverksamheten i en sammanhållen organisatorisk enhet. Man bildar en kostenhet som får ansvaret för all måltidsverksamhet. Kostenheten utgör ofta en del av en serviceförvaltning eller annan fackförvaltning. En sådan samordnad lösning är sannolikt den vanligaste formen idag.

Samtidigt finns det fortfarande många kommuner som har kvar en mera splittrad, decentraliserad organisation med ett uppdelat ansvar för måltidsverksamheten.

Här ges exempel på tre olika sätt att organisera måltidsverksamheten: 1. Samverkan över kommungränser 2. Samordnad måltidsverksamhet 3. Decentraliserad måltidsverksamhet

1. Samverkan över kommungränser Kommungemensamma lösningar inom måltidsverksamheten är ovanliga.

Inom andra områden t ex räddningstjänsten finns flera exempel på sådan samverkan. Samverkan mellan kommuner kan lösas på några olika sätt: med kommunalförbund, med samarbetsavtal eller med gemensam nämnd/ förvaltning.

Organisation av måltidsverksamheten

9

Exemplet Karlskoga och Degerfors handlar om två grannkommuner som bildat en gemensam nämnd och förvaltning för att samverka kring folkhälsa, barnkonventionen, kostverksamhet och städverksamhet.

Karlskoga och Degerfors – exempel på kommungemensam lösning Kostverksamheterna i Karlskoga och Degerfors har befunnit sig under utredning hela 1990-talet. Under åren 1990 till 1996 utreddes samverkan med landstinget, olika produktionsmetoder och olika organisationsformer i var och en av kommunerna. I Karlskoga togs 1992, det första beslutet om kostverksamhetens kvalitets- och servicenivå. 1997 togs beslut om att samordna kostverksamheten i kommunen under en nämnds ansvar. Då infördes även en köp- och säljprincip i kostverksamheten. Kostverksamheten i Karlskoga är sedan dess helt intäktsfinansierad. År 2003 tog Degerfors beslut om kvalitets- och servicenivå för sin kostverksamhet och man beslutade även om att samverka med Karlskoga via en gemensam nämnd. Köp- och säljprincipen infördes även i Degerfors i samband med att den kommungemensamma förvaltningen bildades.

Karlskoga och Degerfors kommuner bildade därefter den 1 januari 2004 en gemensam nämnd, Folkhälso- och kostnämnden, efter beslut i kommunfullmäktige i båda kommunerna. Villkoret för gemensam nämnd är att sakområdena är desamma i de samverkande kommunerna. En av kommunerna ska fungera som värdkommun för samverkan.

Av praktiska skäl fungerar en av kommunerna som anställande myndighet.

Det förenklar när det gäller personalens försäkringar, pensioner, löner och andra personalrelaterade frågor. Folkhälso- och kostnämnden sorterar under kommunfullmäktige i Karlskoga som fungerar som värdkommun och anställande myndighet för personalen.

Den gemensamma nämnden ansvarar för de övergripande och strategiska välfärdsmålen folkhälsa och barnkonvention samt samverkande kostverksamhet och städverksamhet för Karlskoga och Degerfors. Under nämnden finns en kommungemensam förvaltning, Folkhälso- och kostförvaltningen.

Folkhälso- och kostförvaltningen tillhandahåller måltider som är anpassade efter behov och önskemål hos de olika gästgrupperna inom vård, omsorg och utbildning. Kostverksamheten svarar för hela kedjan från produktion till servering. Servering ingår på de ställen där förvaltningen har personal anställd. Inom äldreomsorg och på förskolor som inte har egna kök är det verksamhetspersonalen som ansvarar för servering.

I Karlskoga och Degerfors är maten ett medel för att nå god hälsa för alla kommunens invånare. Kommunernas måltider ska utformas på ett sådant

10

Mat för många

Kommungemensam folkhälso- och kostorganisation för Karlskoga och Degerfors.

sätt att de främjar hälsan och miljön, på både lång och kort sikt. Det handlar om mat- och måltidssituationen som helhet enligt kommunfullmäktiges beslut i båda kommunerna. En förutsättning är ett gott arbetsklimat och god laganda hos kostverksamhetens personal. Dessutom krävs ett bra och nära samarbete med företrädare för de olika verksamheterna omsorg, utbildning och vård, där kostverksamheten är en del av helheten. Mera om Karlskoga/Degerfors sätt att styra verksamheten och arbeta med kvalitetsstyrning finns i avsnittet Sätt mål för kvalitet.

Antal invånare Antal lunchportioner per dag Antal tillagningskök Antal portioner per tillagningskök

Organisation av måltidsverksamheten

Karlskoga

30 300

Degerfors

10 000

Karlskoga

7 000

Degerfors

2 500

Karlskoga

11

Degerfors

4

Karlskoga

635

Degerfors

625

11

2. Samordnad måltidsverksamhet Med samordnad måltidsverksamhet avses en organisationslösning där måltidsverksamhet och kostproduktion, helt eller delvis, samlas under en organisatorisk enhet.

Exempel från Linköpings kommun Linköpings kommun har en intern service- och tjänsteleverantör, Konsult & Service, vars uppgift är att stödja kommunens kärnverksamheter. Måltidsservicen utgör ett av åtta olika affärsområden (Ao) inom Konsult & Service.

Måltidsverksamheten drivs affärsmässigt och är konkurrensutsatt. Ao Kost & Restaurang svarar för cirka 75 procent av de kommunala skolornas måltidsservice och för 50 procent av omsorgsverksamhetens måltidsservice.

Linköpings kommunala skolor, friskolor och föräldrakooperativ upphandlar måltidsservice för skolor och förskolor. Inom omsorg är det Produktion omsorg och privata utförare som upphandlar måltidsservicen.

– Vi har utvecklat det här arbetssättet under ganska lång tid. Vi har varit intäktsfinansierade sedan 1992 och vi arbetar idag helt affärsmässigt och konkurrensutsatt, säger Kerstin Gunnarsson som är affärsområdeschef för Kost & Restaurang.

I ledningen för affärsområdet finns förutom verksamhetschefen en biträdande kostchef, en ekonom och en personalassistent. Dessa fungerar som verksamhetsstöd till tillagningsområdena. Den affärsmässiga inställningen märks även på att medarbetarna har yrkesbenämningar som restaurangchefer och kockar.

– Det är en medveten förändring som vi gjorde för att höja statusen och underlätta rekryteringen av professionella medarbetare, säger Kerstin Gunnarsson.

Totalt finns 43 enheter med fullservice, dvs där Ao Kost & Restaurangs medarbetare även svarar för serveringen. Av dessa är 12 restauranger med tillagningskök. Affärsområdet har 180 medarbetare och tillagar 22 000 portioner per dag.

Antal invånare i kommunen Antal lunchportioner per dag Antal tillagningskök Antal portioner per tillagningskök, medel per dag

12

136 900 22 000 12 1 833

Mat för många

Exempel från Skellefteå kommun Skellefteå kommun är en av många kommuner som relativt nyligen gått över till en samordnad måltidsorganisation som omfattar grundskola, gymnasieskola och äldreomsorg. Förskolornas måltidsverksamhet ligger kvar under respektive skola. Förändringen har genomförts efter flera år med olika utredningar. Utgångsläget år 2001 var att Skol- och kulturkontoret och Socialkontoret hade sina egna måltidsenheter. Socialkontoret svarade för kosten till äldreomsorgen med produktion i nio olika kök. Skolan bedrev kostproduktion i ett större centralkök och 11 mindre tillagningskök.

Den utredning som genomfördes 2001–2002 hade i uppdrag att analysera nutida och framtida behov av måltidsproduktion, att se över personalbehovet och behovet av kompetensutveckling samt att föreslå eventuella förändringar i organisationen av måltidsverksamheten.

I direktiven ingick också att måltidsverksamheten inom Skellefteå lasarett skulle ingå i utredningen.

När utredningen lades fram år 2002 föreslogs i korthet en samverkan mellan kommun och landsting med en samlad måltidsorganisation under en gemensam nämnd. Vidare föreslogs en successiv koncentration av produktionen till två stora centralkök samt övergång till kylmatshantering.

Efter en bred remissbehandling konstaterades att det fanns många invändningar mot förslaget. Det blev inget beslut 2002 utan arbetet fortsatte med interna utredningar under ledning av den ursprungliga styrgruppen där fortfarande landstingets representant ingick.

Det förslag som något år senare antogs av kommunfullmäktige, innebar att man skapade en gemensam måltidsorganisation för skola och äldreomsorg under ledning av en måltidschef. Den nya organisationen fick, under barnoch grundskolenämndens ledning, i uppdrag att fortsätta utveckla och rationalisera verksamheten. I uppdraget ingick även att fortsätta utvecklingen av samarbetsformer med landstinget och med förskolorna.

Antal invånare i kommunen

71 800

Antal lunchportioner, grundskola och gymnasium

12 870

Produktionskök kyld mat, skola

1

Övriga tillagningskök, skola

8

Antal dygnsportioner, äldreomsorg Antal tillagningskök. äldreomsorg Antal portioner per tillagningskök, medel per dag

Organisation av måltidsverksamheten

3 470 8 960

13

Varför väljer man en samordnad lösning?

Det finns mycket som talar för att det är bra att samla ansvaret för måltidsservicen i en enhet under en gemensam ledning: • En samlad organisation blir tydlig och trovärdig för kunden/konsumenten • Det är lättare att styra och följa verksamheten både ekonomiskt och kvalitetsmässigt om den är sammanhållen • Det är en ur livsmedelshygienisk synpunkt mycket känslig verksamhet som bör ledas och utvecklas professionellt. En sammanhållen organisation underlättar en sådan utveckling och innebär ett erkännande av att måltidsservice är en prioriterad och viktig verksamhet.

• I en sammanhållen organisation blir det lättare att fokusera på den egna kärnverksamheten – måltidsverksamheten • En sammanhållen, professionell organisation har lättare att rekrytera och behålla personal med hög kompetens • En övergång till en samlad organisation frigör resurser hos den beställande enheten, resurser som kan användas för att utveckla eller stödja den egna kärnverksamheten.

3. Decentraliserad organisation Det finns fortfarande många kommuner som har en mera decentraliserad organisation för måltidsverksamheten där ansvar och utföranderesurser är uppdelade på olika förvaltningar och ligger under olika nämnders ansvar.

Vanliga sådana former är: • De olika verksamhetsförvaltningarna (skola/utbildning respektive social) har själva ansvaret för den egna måltidsverksamheten.

• Ansvaret ligger hos rektor på varje enskild skola eller rektorsområde.

• Det finns en måltidsorganisation men vissa delar av verksamheten ligger utanför till exempel måltidsverksamheten vid förskolorna eller mottagningsköken och serveringsverksamheten vid skolorna.

Exempel från Arvidsjaurs kommun Arvidsjaurs kommun i Norrbottens län har ca 6 900 invånare varav 5 100 bor i tätorten. I kommunen finns sex skolor varav tre grundskolor och en gymnasieskola i tätorten, en grundskola i Glommersträsk som ligger 4,5 mil från tätorten och en i Moskosel, drygt fyra mil från tätorten. Fyra skolor har egna tillagningskök och dessutom finns tillagningskök i fyra förskolor och i ett äldreboende.

14

Mat för många

Arvidsjaur har ingen samlad måltidsorganisation. Kostproduktionen är decentraliserad. Barn- och ungdomsnämnden är huvudman för måltidsverksamheten i skolorna och Socialnämnden ansvarar för omsorgsverksamhetens måltidsservice.

Ringelskolans kök är ett centralkök som levererar till några kringliggande förskolor och till delar av äldreomsorgen. I Ringelskolan tillagas 750–800 portioner per dag varav cirka 200 levereras till andra skolor, förskolor och fritidshem. Ringelskolan har varmmatssystem. Det är inga långa transporter och inga problem att klara varmhållningstider enligt Franz Weidl.

I Glommersträsk finns ett kök som lagar ett 80-tal portioner dagligen till skola och förskola. I Moskosel skola lagas cirka 55 portioner per dag till skola och förskola. Det finns ytterligare fyra förskolor och ett äldreboende med egna tillagningskök i kommunen. Även gymnasieskolan har eget tilllagningskök.

– Vi har kunnig och engagerad personal som lagar maten i våra kommunala kök och maten håller genomgående hög kvalitet, säger Frans Weidl som är kökschef på Ringelskolan. Jag ser ingen anledning att ändra till en mer centraliserad organisation.

Andra skäl som enligt Franz Weidl talar för en decentraliserad organisation är bland annat att personalen upplever en större delaktighet och en bättre arbetsmiljö. När det gäller förskolorna framhåller Franz den pedagogiska betydelsen av att kunna laga maten lokalt på varje enhet men också att det blir en högre kvalitet med nylagad mat.

Ringelskolans restaurang i Arvidsjaur utsågs till Sveriges vackraste skolrestaurang år 2001 i tidningen Restaurang och storhushåll.

Organisation av måltidsverksamheten

15

Antal invånare

6 900

Antal lunchportioner

1 550

Antal tillagningskök Antal portioner per tillagningskök, medel per dag

9 172

Varför väljer man en decentraliserad organisation?

Argument för att behålla en mer decentraliserad organisation kan vara: • Ekonomiska, verksamheten vill ha kontroll över ekonomin • Större valfrihet att utforma eller påverka matsedlar • En decentraliserad organisation kan upplevas som närmare den verksamhet och de kunder/konsumenter som den betjänar

Klar tendens för övergång till samlad lösning Många kommuner som fortfarande har en decentraliserad lösning väljer att gå över till mer samlade lösningar. En minienkät som genomfördes av Sundsvalls kommun våren 2005 visade att av 30 kommuner hade 23 en samlad måltidsorganisation, fem uppdelat ansvar och två höll på att förändra och gå över till en samlad organisation.

Egen regi eller entreprenad Inom dessa tre organisationsformer kan verksamheten drivas i egen regi eller på entreprenad. Det finns inga säkra siffror på hur stor del av måltidsverksamheten som är upphandlad. Helt klart är att den allra största delen av den offentliga sektorns måltidsproduktion sker i egen regi. Intervjuer med både beställar- och leverantörssidan har visat att • andelen upphandlad måltidsverksamhet ökar om än i långsam takt • landstingen i högre grad än kommunerna har lagt ut måltidsverksamheten på entreprenad • upphandlingen i kommunerna för närvarande ökar i snabbare takt inom äldreomsorgen än inom förskola och skola I avsnittet Överväg alternativa driftsformer finns exempel på några offentliga organisationer som har erfarenhet av kostproduktion och måltidsservice på entreprenad.

16

Mat för många

Produktionsmetoder En snabb teknikutveckling inom livsmedelsindustrin med nya tillrednings- och förpackningsmetoder för förberedda livsmedel eller helt färdiglagad mat påverkar också i hög grad produktionsmetoder och organisationsformer inom storhushållen. Här ges en orientering om de olika produktionsmetoder som är vanliga eller på frammarsch idag.

1. Tillagning och servering av varm mat 1a Cook Serve Det traditionella sättet att tillhandahålla mat är att laga och servera varm mat. Att kunna servera nylagad, varm mat är naturligtvis det mest optimala ur kvalitets- och näringssynpunkt. Ibland används begreppet Cook Serve för metoden att tillaga för omedelbar servering.

1b Tillagning med varmhållning I central- och tillagningskök tillagas ofta stora mängder mat vilket innebär att förberedelser och tillagning måste påbörjas långt innan maten kan serveras. För att kedjan ska fungera måste man oftast hålla den färdiglagade maten varm under en tid före serveringen.

I lösningar med centralkök där den färdiglagade, varma maten dessutom ska transporteras ökar tiden för varmhållning. All varmhållning av färdiglagad mat innebär att matens kvalitet försämras. Både smak, konsistens och näringsvärde påverkas. Varmhållning är också en riskfaktor ur livsmedelshygienisk synpunkt.

Det grundläggande kravet är att färdiglagad mat som varmhålls måste förvaras och hanteras så att krav på kvalitet och livsmedelshygien enligt lagstiftning och branschriktlinjer upprätthålls.

Den nya livsmedelslagstiftningen kommer att innebära ökade krav på egenkontroll av kritiska punkter i livsmedelshanteringen. Temperatur och varmhållningstider är sådana kritiska punkter där man måste kunna visa att man klarar att hålla gällande gränsvärden.

Tidigare detaljbestämmelser med krav på varmhållningstider och liknande saknas i den nya livsmedelslagstiftningen. I Livsmedelsverkets Vägledning Hygien (2006) finns riktvärden för temperatur hos livsmedel. Där anges +60°C som lägsta temperatur för varmhållning av livsmedel.

Produktionsmetoder

17

Gällande regler finns i EG-förordningen 852/2004 om livsmedelshygien. Vägledning finns också i Livsmedelsverkets Vägledning Hygien (2006-01-01).

I den nya livsmedelslagstiftningen som ansluter till EG-förordningarna är kraven mera generella och ansvaret för livsmedelsföretagen att själva upprätthålla och kontrollera livsmedelshygieniska krav ökar.

I EG-förordningen 852/2004 om livsmedelshygien (som gäller som svensk lag) står det exempelvis i avsnittet Allmänna och särskilda hygienkrav att livsmedelsföretagare i förekommande fall skall vidta särskilda hygienåtgärder som avser • uppfyllande av mikrobiologiska kriterier för livsmedel, • uppfyllande av temperaturkriterier för livsmedel, • provtagning och analys.

2. Kyld mat – metoder för tillagning och kylning Ny teknik och nya typer av kylutrustning har under senare år medfört en stark utveckling av flera olika metoder för tillagning och nedkylning av mat. Utöver det traditionella sättet att tillaga, kyla ner och transportera den kylda maten för senare uppvärmning och servering finns idag tekniker som Cook Chill, Sous Vide och CapKold.

Av dessa är det framför allt Cook Chill som tillämpas i storhushållens kök.

Metoder som Sous Vide och CapKold används i huvudsak inom livsmedelsindustrin.

Metoder för storhushåll

2a Kyld mat Med kyld mat avses här en hantering där maten tillagas på traditionellt sätt och därefter kyls ned för senare servering. Kylningen ska ske så som snabbt som möjligt i särskilda nedkylningsskåp eller annan lämplig utrustning för nedkylning. Moderna s.k. Blast Chillers rekommenderas eftersom de ger betydligt bättre och snabbare kyleffekt.

Enligt Livsmedelsverkets Vägledning Hygien bör konventionellt tillagade livsmedel som ska förvaras kylda före uppvärmning, kylas ned till lämplig temperatur så snabbt som möjligt. Nedkylningen bör ske på kortare tid än fyra timmar. Riktvärdet +8ºC anges som högsta förvaringstemperatur för flertalet livsmedel. Kylförvaring vid +4ºC eller lägre ger betydligt längre hållbarhet.

2b Cook chill Cook chill är ett relativt nytt system för matlagning i storhushåll, framför allt i storkök som levererar kyld mat till skolor och liknande.

18

Mat för många

1. Tillagning och servering av varm mat

Metoder f ör storhush åll

1a Cook Serve

1b Tillagning med varmh ållning

2. Kyld mat - metoder f ör tillagning och kylning

Metoder f ör storhush åll

2a Kyld mat

2b Cook Chill

Metoder f ör livsmedelsindustrin

2c Sous Vide

2d CapKold

Översikt över olika produktionsmetoder.

2e F ö rpackningsmetod

MAP

Cook chill innebär att mat tillagas på traditionellt sätt och sedan snabbt kyls ned till mellan 0°C och +3°C. Maten förvaras därefter i en temperatur mellan 0°C och +3°C till dess den ska serveras.

Samma temperaturkrav gäller under transport till det mottagande köket.

Maten får förvaras i högst fem dagar, inklusive tillagnings- och konsumtionsdag.

Om maten ska konsumeras varm måste den återupphettas till +70°C. Serveringen ska påbörjas inom 15 minuter efter upphettningen. Temperaturen på maten får aldrig understiga +63°C vid serveringstillfället. Mat som inte konsumerats får inte gå tillbaka till kylförvaring eller hettas upp igen.

För en säker produktion enligt Cook chill-systemet krävs att det finns ett väl fungerande kvalitetsprogram (baserat på HACCP-principen) med effektiv kontroll och dokumentation.

Kvalitetsprogrammet måste innefatta allt, från inköp av råvaror på den producerande anläggningen till det mottagande kökets servering av maten till konsument.

Cook chill kan vara en lämplig metod när man lagar mat som ska transporteras längre sträckor, när man vill kunna laga och transportera mat för mer än en dags förbrukning, eller när det av andra skäl inte går att servera maten direkt efter tillagning. Metoden kan också kombineras med förpackning i specialförpackning med modifierad atmosfär, MAP. Då handlar det oftast om portionsförpackad mat.

Cook chill kräver investering i kylutrustning, Blast-Chillers, med kapacitet att kyla den avsedda mängden färdiglagad mat inom föreskriven tid. Det krävs också utrustning för kylförvaring och uppvärmning i mottagnings-

Produktionsmetoder

19

köken. Transporten kräver utrustning och fordon som klarar av att hålla en obruten kylkedja med maximalt +3°C temperatur.

Cook chill innebär helt nya förutsättningar för planering och produktion.

Man behöver inte längre laga all mat den dag den ska serveras. Men Cook chill medför också mycket höga krav på hygien och noggrannhet. Temperaturkraven måste hållas och det krävs att man har dokumenterade, kvalitetssäkrade rutiner och fungerande egenkontroll.

För mera fakta om Cook chill rekommenderas riktlinjer utgivna av engelska Department of Health, “Chilled and Frozen, Guidelines on Cook-Chill and Cook-Freeze Catering Systems”. Dessa riktlinjer kan betraktas som en standard för Cook chill-metoden.

Kyld mat Med kyld mat avses ett kosthanteringssystem med tillagning och nedkylning av mat samt distribution för senare uppvärmning i samband med servering.

Gällande regler finns i EG-förordningen 852/2004 om livsmedelshygien.

Vägledning finns också i Livsmedelsverkets Vägledning Hygien (200601-01).

I den nya livsmedelslagstiftningen som ansluter till EG-förordningarna är kraven mera generella och ansvaret för livsmedelsföretagen att själva upprätthålla och kontrollera livsmedelshygieniska krav ökar.

I EG-förordningen 852/2004 om livsmedelshygien (som gäller som svensk lag) står det exempelvis i avsnittet Allmänna och särskilda hygienkrav att Livsmedelsföretagare i förekommande fall skall vidta följande särskilda hygienåtgärder som avser • • • •

Uppfyllande av mikrobiologiska kriterier för livsmedel Uppfyllande av temperaturkriterier för livsmedel Upprätthålla kylkedjan Provtagning och analys

Metoder som i huvudsak används inom livsmedelsindustrin

2c Sous Vide – matlagning i vakuum Tekniken innebär att det råa eller förbehandlade livsmedlet förpackas i krympfilm och tillagas antingen i specialugn under tryck med lågtemperaturånga till produktens sluttemperatur eller tillagas i så hög temperatur (+70–98°C) att det pastöriseras. Därefter tillsluts förpackningen i vakuummaskin och snabbkyls till maximalt +3°C. Metoden med tillagning i låg-

20

Mat för många

temperatur bevarar matens smak och näringsvärde. Sous Vide-tekniken ger ökad hållbarhet på den färdiga produkten. Hållbarheten varierar beroende på typ av produkt. I vissa fall anges en hållbarhet upp till tre veckor. I praktiken bör man inte räkna med längre hållbarhet än en vecka.

Metoden kräver specialutrusning i form av ugnar, vakuummaskin etc. och den ställer extremt höga krav på hygien i hanteringen. Sous Vide används idag främst inom livsmedelsindustrin. Som exempel kan nämnas att flera av de stora livsmedelsleverantörerna som erbjuder färdiglagade rätter, idag har ett stort urval av Sous Vide-producerad mat.

2d CapKold Även denna metod används vid industriell matlagning inom livsmedelsindustrin. För pumpbara rätter sker beredningen i speciella ångkokgrytor med omrörare där temperatur och tid styrs och registreras av en processstyrd utrustning som är kopplad till grytan. Efter avslutad kokning pumpas maten vid en temperatur på 83°C in i Cryovacpåsar. Påsarna tillsluts väl och kyls sedan till under +4°C i en roterande kyltank med cirkulerande tvågradigt kallvatten. För en omgång som tillagas i en 500 liters gryta tar det mindre än en timme för Cryovacpåsarnas innertemperatur att nå 4°C. De nedkylda CapKold produkterna flyttas sedan över till ett kylrum där de märks och förvaras i högst 2°C.

Förpackningsmetod för kyld mat

2e Modifierad atmosfär (MAP) Cook-chill måltider som tillagats med konventionell metod med snabb efterföljande nedkylning (till +3°C inom 90 min) och dessutom blivit förpackade under modifierad atmosfär kallas ibland felaktigt för MAP. Benämningen MAP syftar på själva förpackningsmetoden. Förpackningen gasfylls och förseglas med en plastfilm som är ogenomtränglig för gas.

I Sverige är Cook chill-rätter med modifierad atmosfär vanligtvis märkta med förvaringstemperatur på +8°C och med omkring två veckors hållbarhet. Enligt gällande svenska regler ska kylvara förvaras så att livsmedelstemperatur inte överstiger +8°C En del storkök använder metoden för att producera specialkost eller mat till äldreomsorgen. Metoden innebär att en hel veckas mat kan lagas och levereras till äldreboenden eller till dem som får maten via hemtjänsten.

Metoden kräver, utöver kylutrustning för Cook chill, speciell vakuumutrustning för förpackning med livsmedelsgas.

Produktionsmetoder

21

Höga krav på lokaler, transporter, utrustning och personal Sammantaget för de nya kylmatsmetoderna gäller att hygienkraven ökar och att det krävs särskild utrustning och i vissa fall specialinredda lokaler.

Vid transporter krävs utrustning som kan upprätthålla en obruten kylkedja. Kraven på personalen ökar. De måste utbildas i de nya teknikerna och de måste ha hög kompetens inom livsmedelshygien.

Vilka produktionsmetoder ska man välja?

Organisationer som ska utveckla sin måltidsservice ställs många gånger inför valet mellan olika produktionssystem. Är varmmatshantering den bästa lösningen eller ska någon av de nya metoderna med kyld mat väljas?

Eller en kombination av båda metoderna? Det finns naturligtvis inget enkelt svar. Det finns säkerligen fall där man kan göra ett renodlat val av en metod men många gånger kan den bästa lösningen vara en kombination av båda metoderna. Här sammanfattas ett antal synpunkter och argument som kan underlätta valet av metod.

Produktionssystem med varm mat • När maten kan serveras i nära anslutning till tillagningen.

• När man har tillagningskök med bra utrustning för traditionell tilllagning av varm mat, som är tillräckligt stora för att kunna bedriva en kostnadseffektiv produktion och där merparten av maten serveras i anslutning till köket.

• När man kan klara distribution och servering av varm mat från centralkök utan avvikelser från tider, temperaturgränser eller andra kritiska kontrollpunkter i det egna kontrollsystemet (HACCP).

Produktionssystem med kyld mat • När transportavstånd och andra förhållanden gör det svårt att klara temperaturkrav, krav på varmhållningstider och andra kritiska kontrollpunkter i det egna kontrollsystemet (HACCP).

• När man vill gå över till en produktion där tillagningen kan frikopplas från serveringstidpunkten.

• När man har en geografisk struktur med ett fåtal större central- eller tillagningskök som har bra standard, tillräcklig yta och andra goda förutsättningar för att kunna anpassas till produktion och distribution av kyld mat.

22

Mat för många

Goda råd för utvecklingen av måltidsverksamheten De följande avsnitten ger goda råd med exempel på lösningar kring sex olika teman:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Sätt mål för kvalitet och utveckla modell för kvalitetsuppföljning Gör en omvärldsanalys Ta hänsyn till de geografiska förutsättningarna Ta hänsyn till lokalernas status Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet Överväg alternativa utförandeformer

Därefter kommer ett avslutande kapitel som beskriver en arbetsmodell för utveckling av måltidsverksamheten.

Goda råd för utvecklingen av måltidsverksamheten

23

Råd 1: Sätt mål för kvalitet och utveckla modell för kvalitetsuppföljning Vad är kvalitet i måltidsverksamhet?

Kvalitet i måltidsverksamhet är att leva upp till eller överträffa gästens förväntningar. Måltiden är en upplevelse där alla våra sinnen påverkas. Upplevelsen påverkas av en rad olika faktorer. Det handlar inte bara om maten utan också om miljön runt måltiden och om det bemötande och den service som gästen får i samband med måltiden. Den här mer upplevelsemässiga sidan av kvalitet kallas kundupplevd kvalitet. Den kan mätas genom kundenkäter där man med rätt utformade frågor kan mäta hur matgästen upplever måltiden. Resultatet av kundenkäten blir ett mått på hur nöjda gästerna är. Genom att återkommande mäta på samma sätt kan man följa hur den kundupplevda kvaliteten utvecklas.

Den andra sidan av kvalitetsbegreppet är produktkvalitet. Det handlar om produktens egenskaper och här innebär kvalitet att nå upp till eller överträffa de krav eller specifikationer som man ställer på en produkt. Det kan handla om krav på allt från råvaror till den färdiga måltiden inklusive måltidsmiljön, krav som ställs vid upphandling eller som specificerats som mål i den egna produktionen.

Produktkvalitet för livsmedel och måltider definieras utifrån en rad olika aspekter, till exempel: • • • • • • •

livsmedelssäkerhet, livsmedelshygien energi- och näringsinnehåll smak, sensorik, utseende variation och valmöjligheter måltidsmiljön hälsoaspekter – ett smalare Sverige hänsyn till medicinska, religiösa och etiska krav

Riktlinjer och rekommendationer Svenska näringsrekommendationer, SNR Förutom att samhället lagstiftningsvägen reglerar och ställer krav på verksamheten, styrs den av ett antal rekommendationer och riktlinjer som ska säkerställa att kosten uppfyller erforderliga krav på näringsinnehåll och energi. Det grundläggande dokumentet är Svenska näringsrekommendationer, SNR. SNR bygger på aktuell forskning och kunskap och revideras

24

Mat för många

regelbundet. Den senaste SNR fastställdes av Livsmedelsverkets styrelse i november 2005.

Riktlinjer för skolmåltider Livsmedelsverket ger ut rekommendationer för skolmåltider och måltider i förskolan. Dessa kan anses utgöra de grundläggande kraven på måltidernas näringsinnehåll och kvalitet. Riktlinjerna har tagits fram för att underlätta för kommunerna och för enskilda skolor att planera och erbjuda attraktiva skolluncher med näringsmässigt hög kvalitet. Båda bygger på näringsrekommendationerna i SNR. • Riktlinjer för skolluncher – råd, tips och mängdtabeller (Livsmedelsverket och Centrum för tillämpad Näringslära/Hälsomålet 2001) • Riktlinjer förskola (Livsmedelsverket 2004).

Livsmedelsverket håller på att ta fram nya riktlinjer baserade på SNR 2005.

De nya riktlinjerna eller råden ska, enligt uppgift från Jordbruksverket, även ge stöd vid upphandling av måltidsverksamhet. De ska också omfatta andra måltider än lunchen och ge råd om förhållningssätt till goda matvanor och ätande under den tid barnen är i skolan.

Riktlinjer för kost inom vård och omsorg Näringsrekommendationerna, SNR, är avsedda för friska personer. Inom vård och omsorg ställs speciella krav på kosten. Därför finns särskilda råd och rekommendationer för patientkost, kost för äldre och för personer med funktionshandikapp.

• Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg (Livsmedelsverket 2001) • Mat och kostbehandling för äldre (Livsmedelsverket 2003) Bakom arbetet med ”Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg” står den s.k. ESS-gruppen, Expertgruppen för samordning av sjukhuskost. I denna grupp ingår specialister från vårdsektorn (läkare, sjuksköterskor, dietister, kostekonomer och lärare inom dietistutbildningen) samt representanter för olika myndigheter och organisationer.

Boken innehåller bland annat rekommendationer för matsedelsplanering, måltids- och energifördelning, måltidernas innehåll, livsmedelshygien och krav på olika typer av specialkost. Boken är avsedd att användas som stöd i arbetet med kost- och näringsfrågor i hälso- och sjukvården. Den kan också användas som underlag för egna rekommendationer och vid upphandling av måltidsverksamhet. ”Mat och kostbehandling för äldre” är mera specifikt inriktad på äldre människors speciella problem i samband med kost.

Råd 1: Sätt mål för kvalitet och utveckla modell för kvalitetsuppföljning

25

Systematiskt kvalitetsarbete Systematiskt kvalitetsarbete handlar om att utveckla arbetsprocesserna så att organisationens långsiktiga och kortsiktiga mål för kundupplevd kvalitet och produktkvalitet kan uppnås. Det handlar också om att ständigt utveckla och förbättra arbetssättet, att höja ribban en bit när de första målen nåtts.

Ett kvalitetssäkrat arbetssätt kännetecknas också av

• Målformulering – att det finns tydliga mätbara och realistiska mål som utgår från organisationens vision och verksamhets- eller affärsidé.

• Kundorientering – att det man gör utgår från kundens/gästens behov och förväntningar.

• Ledningens engagemang – det måste finnas ett stöd uppifrån både från den politiska ledningen och från förvaltningsledningen. En kostpolicy som är förankrad i och antagen av den politiska ledningen är en bra utgångspunkt.

• Medarbetarnas engagemang – alla anställda måste aktivt medverka i kvalitetsarbetet från målformulering till uppföljning och erfarenhetsåterföring.

• Tillräckliga resurser – ledningens ansvar är också att se till att det sätts av tillräckligt med resurser så att målen kan uppnås. Ett överskuggande problem för många som arbetar i den offentliga måltidsverksamheten i dag är att de ekonomiska ramarna är så snålt tilltagna att det blir svårt att klara kvalitetskraven.

• Processorientering – att man utvecklar processerna så att alla gör rätt saker på rätt sätt. Ett enhetligt, väl dokumenterat sätt att arbeta innebär mindre risker för misstag och leder till att resultatet blir det förväntade.

Målet med ett systematiskt kvalitetsarbete kan vara att införa ett kvalitetsledningssystem eller att kvalitetscertifiera verksamheten. Men det viktigaste är varken certifiering eller att till punkt och pricka följa ett visst system. Det viktiga är resultatet, den nöjda gästen och den säkra, goda och näringsriktiga måltiden som serveras med känsla och omtanke i en stimulerande miljö.

Ny standard för livsmedelssäkerhet – ISO ����� Utöver den mer generella kvalitetsstandarden ISO 9000, kommer nu också en standard för livsmedelssäkerhet, ISO 22000. Alla som hanterar livsmedel kan använda standarden, liksom företag med anknytning till livsmedelsbranschen som till exempel förpackningsleverantörer. Ytterst är det konsumenterna som kommer att ha nytta av den eftersom den medverkar till säkrare matprodukter.

26

Mat för många

Den nya standarden utformas för att kunna integreras med det nuvarande system som livsmedelsproducenterna följer (Hazard Analysis and Critical Control Point – HACCP). Företagen använder systemet på olika sätt, det kan antingen vara väl integrerat och fungera i ett kvalitetsarbete, eller finnas som ett eget hygienarbete som sköts av någon utomstående. Det saknar dock en genomarbetad del för ledningssystem och en totalbild av hygienarbetet i livsmedelsanläggningen. Stödprocesser som rengöring, underhåll och personal ingår oftast inte som en grundläggande del i systemet.

Den nya internationella standarden kommer att heta Food Safety Management Systems – Requirements (ISO 22 000), och väntas få samma status som ISO 9000 och ISO 14000. Grundkravet är att den nya standarden ska kunna integreras med dessa, målet är också att företag ska kunna certifiera sig enligt ISO 22000. Standarden väntas bli färdig under nästa år.

Hur följa upp kvalitet?

Den kundupplevda kvaliteten kan följas upp på flera olika sätt. Det viktigaste är att skapa förutsättningar för en dialog mellan måltidsleverantören och gästerna. I flertalet kommuner finns särskilda kostråd där kostansvariga, leverantörer eller egen måltidspersonal, verksamhetsansvariga, elever/ gäster och andra kan mötas för att samverka kring måltidsfrågorna.

Dialogen i kostråd och andra grupper kompletteras oftast med regelbundna kundenkäter där man med hjälp av frågor och svar kan mäta hur nöjda gästerna är och, om frågorna ställs på rätt sätt, även få svar på vilka områden som bör förbättras. En mycket spridd metod som kan användas i alla branscher är NKI-metoden, Nöjd Kund Index. Resultatet av NKImätningen ger ett mått på den kundupplevda kvaliteten och visar också på möjliga förbättringsområden.

Den del av produktkvalitet som handlar om livsmedelssäkerhet följs upp i det egenkontrollsystem som används i måltidsorganisationen. Som tidigare nämnts ökar kraven på egenkontroll i den nya livsmedelslagstiftningen.

Egenkontrollsystem baserat på HACCP blir obligatoriskt. Livsmedelsinspektionens uppdrag blir att se till att det finns ett godtagbart sådant system och att kontrollera att det följs.

Det politiska ansvaret Det krävs en politisk vilja att satsa på måltidsverksamheten och att den politiska inriktningen och målen följs upp med beslut som ger verksamheten resurser att inom rimlig tid nå målen. Den politiska viljan bör dokumenteras i en policy för måltidsverksamheten. Policyn bör beslutas på högsta politiska nivå.

Råd 1: Sätt mål för kvalitet och utveckla modell för kvalitetsuppföljning

27

Karlskoga och Degerfors kommuner Karlskoga kommun startade sitt utvecklings- och kvalitetsarbete för kommunens kostverksamhet i samband med beslut om att samla hela kommunens kostverksamhet under en nämnd. Arbetet bedrevs i ett inledningsskede som ett utvecklingsprojekt med finansiellt stöd av stiftelsen Trygghetsfonden för kommuner och landsting. Projektet finns beskrivet i rapporten Mål och rätt på personalens sätt. (Trygghetsfonden, Rapport nr 24/2000).

Utgångspunkten var kostverksamhetens uppdrag från kommunledningen: • • • • •

Klargöra kvalitetskrav på maten Bygga upp en egen kultur och skapa ett klimat för nytänkande Koncentrera produktionen till färre kök Reducera kostnaden med minst 6 procent under två år Fortsätta att analysera verksamheten, kökens struktur och behovet av kompetensutveckling.

Syftet med utvecklingsprojektet var att ge personalen möjlighet att aktivt delta i formulering och sammanställning av mål för det egna köket samt att ge ökad insikt och kunskap om det egna arbetet och därmed stärkt självkänsla. Målet var att skapa en mer professionell organisation. Som stöd i arbetet infördes ett kvalitetsledningssystem baserat på TQM, verksamhetsutveckling med totalkvalitet. Projektledare var Ulrika Lundgren som idag är förvaltningschef för Karlskogas och Degerfors gemensamma Folkhälso- och kostförvaltning, där arbetet med kvalitetsfrågorna fortsätter.

Kvalitetsdefinitionen på förvaltningen är ”förhållandet mellan förväntad och upplevd situation”. En avvägning mellan ”rätt kvalitet” och ”beställd kvalitet” måste göras inom ramen för de politiska målen i kommunerna, så att kostverksamheten inte skapar förväntningar på en högre kvalitet än vad som kan åstadkommas. Kvalitet är allas ansvar på förvaltningen och alla ska på sikt ha kompetens och befogenheter för att utföra ett kvalitativt bra arbete. För att kontrollera den upplevda kvaliteten av förvaltningens tjänster används främst två verktyg:

28

Mat för många

• Uppföljning – Regelmässig insamling av data/information som sammanställs och registreras.

• Utvärdering – Granskning och bedömning av kostverksamheten utifrån uppgifter som har samlats in och analyserats i förhållande till målet.

Det finns övergripande mål för kostverksamheten i Karlskoga och Degerfors, antagna av kommunfullmäktige. Därmed finns också en strategi för kvalitets- och servicenivå samt för kvalitetssäkring av kostverksamheten.

Kommunernas möjlighet att bidra till goda matvanor är en viktig kvalitativ fråga som måste beaktas när man gör prioriteringar vid fördelningen av resurser i Karlskoga och Degerfors.

Verksamhetsplanen för folkhälso- och kostförvaltningen är ett viktigt styrdokument. Där tydliggörs inriktningen för det arbete som bedrivs för att uppfylla de politiska målen. I verksamhetsplanen beskrivs detta i form av värdegrund, vision, verksamhetsidé och långsiktiga mål för varje område inom förvaltningen. För de långsiktiga målen anges inriktningar för en viss tidsperiod.

Med vision och verksamhetsidé som utgångspunkt har tre långsiktiga övergripande mål formulerats: • Professionell verksamhet • Positiv matupplevelse för gästen • Skall tåla att jämföras med externa konkurrenter Med dessa mål som utgångspunkt fokuserar man på olika, mera specifika inriktningar som varierar över tiden. Exempelvis fokuserar man under 2004–05 på begreppet ”smakkvalitet” som en del av den positiva matupplevelsen. Utbildning i Sapere – Smak- och sinnesträning, är ett led i att nå målet. Läs mer om Sapere på sid 35.

Ulrika Lundgrens erfarenhet är att det är en fördel att börja med den interna kvalitetssäkringen och starta med den egna personalen. I Karlskoga och Degerfors arbetar man hela tiden med att öka medarbetarnas målkännedom och måluppfyllelse. Genom att satsa mycket på intern information och delaktighet och varva med utbildning ges personalen möjligheter att bli målmedveten, engagerad och kunnig.

Produktkvalitet i form av näringsinnehåll styrs genom närings- och prisberäknade typmatsedlar till ledning för den enskilda kökschefen och kökspersonalen. För de äldre följs rekommendationerna i ”Mat för sjuka”.

I övrigt överlåts till de olika kökscheferna att utforma sina egna matsedlar.

Detta ska dock ske i samråd med de olika gästgrupperna. I förskolan och äldreomsorgen sker detta via kostombud och i skolan via matråden.

Råd 1: Sätt mål för kvalitet och utveckla modell för kvalitetsuppföljning

29

– Det är viktigt för oss att medarbetarna har makt och inflytande över sitt eget arbete, säger Ulrika. I Karlskoga och Degerfors ska personalen kunna ta ansvar för hela produktionen från planering till servering. Det är kökspersonalen som möter gästen och därför ska de också kunna påverka gästens måltidsupplevelse.

Den kundupplevda kvaliteten följs upp med hjälp av intervjuer i fokusgrupper där bland annat frågeområdena fångas upp. Intervjuerna kompletteras med enkäter till alla gäster. Fokusgrupper finns inom alla områden med kostverksamhet.

Sammanfattning • Börja med de strategiska frågorna. En politiskt förankrad kostpolicy är ett viktigt stöd i en politiskt styrd verksamhet. Policyn ska beslutas på högsta politiska nivå, dvs av kommunfullmäktige eller motsvarande.

• Medarbetarnas medverkan och engagemang är A och O i kvalitetsarbetet. Därför bör systematiskt kvalitetsarbete och införande av kvalitetsledningssystem ske med så aktiv medverkan som möjligt från medarbetarna.

• Måltidspersonalens bemötande av och attityd mot gäster och elever är nästan alltid den faktor som har störst påverkan på hur dessa upplever måltiden. Ett bra sätt att få nöjdare gäster är därför att utveckla medarbetarnas förmåga att kommunicera med och bemöta sina gäster.

• Ett systematiskt kvalitetsarbete behöver inte vara komplicerat och tungrott. Börja inte med för hög ambitionsnivå. Välj ut områden där enkla insatser snabbt kan bidra till högre kvalitet.

30

Mat för många

Råd 2: Gör en omvärldsanalys Ändringar i omvärlden påverkar den egna verksamheten både på kort och på längre sikt. Det här kapitlet tar upp ett antal viktiga områden som påverkar utvecklingen inom kost- och måltidsservice. Den nya livsmedelslagstiftningen behandlas i kapitlet Lagar och regler.

Förändring i befolkningsunderlag Antalet barn i olika åldrar och antalet äldre påverkar efterfrågan på måltidsservice. Kunskap om befolkningsstatistik och befolkningsprognoser utgör därför en viktig del av omvärldsanalysen när man planerar och utvecklar måltidsverksamheten. Här tas några generella trender, som gäller för Sverige som helhet under de närmaste 10–20 åren, upp.

Allt fler äldre Det finns drygt 1,5 miljoner invånare i Sverige som är 65 år eller äldre.

Tillsammans med Japan och Italien har Sverige den äldsta befolkningen i världen. Ökningen av personer över 65 år har, under perioden 1994–2004, varit blygsam, endast någon procent. De kommande åren blir ökningen desto större. Under den närmaste 10-årsperioden beräknas antalet personer över 65 år öka med 21 procent eller nära 330 000 personer. Men nästan hela ökningen fram till 2005 gäller gruppen ”yngre äldre” dvs åldersgruppen 65–79 år. Den stora ökningen av ”äldre äldre” infaller från 2015 och framåt.

Det är ju främst denna grupp som påverkar efterfrågan på kommunal måltidsservice.

En utveckling som är tydlig redan idag och som troligen kommer att bestå är att andelen äldre som bor i olika typer av äldreboenden och på vårdhem minskar, medan andelen som bor kvar hemma ökar. Detta innebär sannolikt att efterfrågevolymen på måltidsservice i hemmen kommer att öka. Ökningen blir rimligtvis som störst från 2015 och framåt. Ta hänsyn till detta redan i dag.

Stora variationer i antalet barn i olika åldersgrupper Det har varit stora skillnader i födelsekullarnas storlek under de senaste tio åren. Detta medför stora variationer i de olika åldersklasserna i förskola och skola. Födelsetalen gick ner kraftigt från 1990 och fram till år 2000 för att därefter vända uppåt. Detta medför att antalet barn i åldersklasserna 7–10 år och 10–12 år kommer att minska de närmaste åren. Exempelvis kommer antalet barn i åldern 10–12 att minska med 75 000 eller 21 procent från 2004 till 2009.

Råd 2: Gör en omvärldsanalys

31

För barn i högstadiet och gymnasiet är bilden lite mer splittrad. Åldergruppen 13–15 år minskar kraftigt från 2005 till 2012 medan antalet ungdomar i ”gymnasieåldern” fortsätter att öka fram till 2008 för att därefter minska.

Sammantaget minskar antalet barn i förskola, grundskola och gymnasium under perioden 2005–2015. Detta innebär en minskad efterfrågan på skolmåltider för landet som helhet.

Dessa förändringar gäller hela riket. Det viktiga är att ta reda på hur befolkningsutvecklingen för de aktuella åldersgrupperna ser ut i den egna kommunen och att bedöma behovet av måltidsservice utifrån de lokala förutsättningarna. SCB kan tillhandahålla motsvarande statistik för enskilda regioner, län, kommuner, församlingar eller kommundelar. Den fysiska planeringen visar i vilka delar av kommunen ny bebyggelse planeras.

Livsmedelsbranschens produktutveckling Livsmedelsbranschens produktutveckling har i hög grad påverkat både våra matlagningsvanor och våra kostvanor. När det gäller den dagliga vardagskosten lägger vi allt mindre tid på matlagning och köper allt mer av det som livsmedelsindustrin förberett och tillagat. Detta gäller både privathushållen och storhushållen. Om det är livsmedelsindustrin som styr utvecklingen genom ett större utbud eller om det är efterfrågan som styr livsmedelsindustrins produktutveckling är svårare att svara på. I alla händelser är det ett faktum att allt mer av tillagning och förädling av råvaror flyttar från köket till livsmedelsindustrin.

I dag gäller den snabbaste utvecklingen färdiglagade huvudrätter (fågelkött- och fiskprodukter). Produkterna är anpassade till storhushållens krav och förpackade i standardförpackningar klara för storhushållens ugnar. Det är de nya kylmatsmetoderna som används: Sous-vide och CapKold. Flera av de stora leverantörerna producerar också portionsförpackade färdigrätter anpassade för hemtjänstens kostservice till äldre.

De stora entreprenörerna (Sodexho, Compass Group, Fazer Amica) och livsmedelsleverantörerna (Dafgårds, ICA Meny, Kronfågel etc.) samverkar också på olika sätt och bedriver en gemensam utveckling. Entreprenörerna kan på det sättet utveckla produkter/maträtter enligt sina egna recept men låta livsmedelsindustrin tillverka. Med stor sannolikhet kommer den här utvecklingen att fortsätta. Framför allt om kvalitet och näringshåll är tillräckligt bra och priset för den färdiga rätten ligger i nivå med eller lägre än egen produktion i det lokala köket. Det är viktigt att ha god kunskap om marknaden och den pågående produktutvecklingen men inte minst viktigt är god beställarkompetens så att man kan göra kloka inköp.

32

Mat för många

Man kan ha olika åsikter om den här utvecklingen. Det handlar om storskalig produktion. Hur går en sådan utveckling ihop med önskemål om att satsa på lokal produktion och hållbar utveckling? Så länge det finns efterfrågan kommer utvecklingen att fortsätta, precis som den gör på konsumentmarknaden.

Utvecklingen av köksutrustning En av de stora leverantörerna av storköksutrustning i Sverige är Electrolux.

Företaget profilerar sig idag som en leverantör av kompletta kökslösningar mera än som leverantör av utrustning. Ett företag som via sina partners kan medverka i en helhetslösning av köket ”från lastbryggan till serveringsdisken” enligt Magnus Örnmark på Electrolux Food Service.

Det finns enligt Magnus Örnmark, några tydliga trender som kännetecknar utvecklingen av utrustning för storkök idag: • En tydlig satsning på ergonomi och arbetsmiljö • Formgivningen, det estetiska blir allt viktigare inte minst inom kommersiella restaurangkök där ”front cooking” är en trend idag. Front cooking betyder att köket är synligt och vänder sig ut mot gästerna.

• Hygien är också ett nyckelord som går igen i utformningen av utrustning. Släta, lättskötta ytor och självrengörande ugnar är exempel.

• Flexibilitet och modultänkande är andra nyckelord. Köksutrustningen ska enkelt kunna anpassas till individuella behov. Den som exempelvis behöver en diskmaskin med två fördiskzoner ska kunna få det.

• Energisnål teknik blir också allt viktigare. Spisar och ugnar med induktionsvärme är exempel på sådan energisnål teknik.

En anpassning av utrustning till egenkontroll enligt HACCP är numera standard. Utrustningen har inbyggda mätdon/sensorer för temperatur och mätvärden kan lagras för senare överföring till kökets datorutrustning och kontrollsystem. Den mest avancerade utrustningen kan sända mätvärden trådlöst till mottagande dator.

Konsumentvanor och attityder Ökad mångfald Kost och kostvanor är starkt kopplade till vår kultur. I takt med att Sverige blivit ett mångkulturellt samhälle har också våra matvanor förändrats. Ökad mångfald i kosten har varit en trend under lång tid och har naturligtvis redan satt tydliga spår i kostutbudet på våra förskolor, skolor och sjukhus. Idag kommer också många äldre som bor på äldreboenden eller anlitar kostservice i hemmet från andra kulturer och kravet på mångfald i kostutbudet ökar även där.

Råd 2: Gör en omvärldsanalys

33

Matlagning hemma minskar En annan tydlig trend är att vi lagar och äter allt mindre av vår dagliga kost i hemmet. Det finns flera orsaker till detta: barnfamiljer med två heltidsarbetande föräldrar, den stora andelen enpersonshushåll, en bättre privatekonomi m m. Marknaden möter den ökade efterfrågan på måltider utanför hemmet på flera olika sätt.

• Många större butiker, framför allt livsmedelsbutiker, satsar på ”restaurang i butik” med ett allt större utbud • Ökat utbud på färdigrätter/take-away i butiker, servicebutiker och restauranger • Marknaden för kommersiella restauranger inklusive lunchrestauranger och fast-foodserveringar ökar På trendspråk kallas det här HMR – Home Meal Replacement.

Krav på livsmedel Ekologiska livsmedel och rättvisemärkta produkter efterfrågas i allt större utsträckning. Många kommuner ställer idag krav på att en viss andel livsmedel som handlas upp ska vara ekologiskt producerade.

Slow food-rörelsen är ett annat uttryck för viljan att värna om kosten och matkulturen. Slow food står för bevarande av traditionell matkultur. Slow food-rörelsen vill också värna om traditionell odling, lokala grödor och lokal djuruppfödning. Slow food handlar också om slow life, om att ge sig tid att laga och njuta av god mat och gott vin.

Ökad konkurrens från privata leverantörer Under senare år har utbudet av privata serviceleverantörer av kost ökat.

Flera stora internationella aktörer har etablerat sig i Sverige och expanderat genom uppköp av mindre konkurrenter. De tre största inom catering och måltidsservice är Compass Group, Fazer Amica och Sodexho som tillsammans omsatte 4,3 miljarder kronor på måltidsservice/catering i Sverige år 2003.

Compass Group med sin affärsenhet Medirest bedriver offentlig måltidsservice med cirka 450 anställda i Sverige. Fazer Amica är stora inom området personalrestauranger men har också uppdrag för flera kommuner och driver ett 50-tal restauranger inom offentlig sektor, främst skolrestauranger. Sodexho är en serviceleverantör till såväl offentlig som privat sektor, som utöver måltidsservice också tillhandahåller städservice, fastighetsservice, kontorsservice m m.

Denna utveckling har medfört ett ökat konkurrenstryck på den offentliga sektorns måltidsorganisationer. De privata entreprenörernas andel av den

34

Mat för många

offentliga sektorns måltidsservice ökar om än i långsam takt när kommuner och andra offentliga beställare väljer att konkurrensutsätta verksamheten. Samtidigt upplever den offentliga sektorns beställare att det finns för få aktörer som är med och konkurrerar om de större uppdragen.

Utbilda i smak och matglädje Elever som har kunskap om och intresse för mat, som vågar pröva nya smaker och rätter får också en annan inställning till skolmaten. De väljer sannolikt skollunchen före andra alternativ – förutsatt att maten är varierad, god och vällagad. Det finns sedan mitten på 1990-talet en metod som hjälper till att utveckla smaken och matupplevelsen – Sapere.

Sapere är en pedagogisk metod som går ut på att utveckla smak och matupplevelse med hjälp av alla sinnen. Metoden kommer ursprungligen från Frankrike. Upphovsmannen Jacques Puisais är kemist med lång erfarenhet av arbete med livsmedel men även vinkännare.

Ordet sapere är latin och betyder smaka, lukta, att ha smak, uppfatta smak (med sinnena).

Metoden handlar om att utbilda och träna sin sensorik när det gäller smak och mat. Metoden kom till Sverige i mitten på 1990-talet och används nu som pedagogisk metod i skolan, framför allt i årskurs 4–6. Restauranghögskolan i Grythyttan genomför årligen en utbildning i Sapere-metodiken för kostansvariga, måltidspersonal och lärare.

Många skolor använder metoden. I Västmanland satsar Västerås och ytterligare fyra–fem kommuner på metoden. I Karlskoga samarbetar kostenheten vid Folkhälsa- och Kostförvaltningen med sapere-utbildade lärare för att utveckla och sprida metoden. Hallstahammar och Umeå är exempel på andra kommuner som tillämpar Sapere-pedagogiken.

Råd 2: Gör en omvärldsanalys

35

Exempel på arbete enligt Saperepedagogiken.

Läs mer om Sapere på www.slv.se och www.sapere.se.

Efterfrågan på specialkost ökar Vårdtiderna på sjukhusen blir allt kortare i takt med att operations- och behandlingsmetoderna utvecklas. Många patienter kan ha behov av specialkost både under tiden på sjukhuset och när de skrivs ut från akutsjukvården. Andelen äldre ökar och därmed behovet av kommunal äldrevård och omsorg. Många äldre drabbas av flera olika sjukdomar som ställer krav på specialkost anpassad till näringstillståndet. Efterfrågan på specialkost ökar därmed både på sjukhusen och inom kommunens äldreomsorg.

Kraven på specialkost inom utbildning, vård och omsorg ökar också av andra skäl. En större andel både bland barn, elever och äldre kommer från andra kulturer och allt fler ställer krav på specialkost av religiösa eller etiska skäl. Ökad efterfrågan på specialkost ställer krav på en effektiv produktionsapparat som kan leverera sådan mat. En lösning kan vara att vissa produktionskök inriktar sig på specialkost.

36

Mat för många

Råd 3: Ta hänsyn till de geografiska förutsättningarna Det finns naturligtvis ingen ”bästa lösning” för kosthantering som passar alla kommuner och oftast inte heller en lösning som kan tillämpas i hela kommunen. En av de viktigaste och mest styrande förutsättningarna är kommunens eller landstingets geografiska struktur.

Var finns kunderna, var finns de olika köken och matsalarna, hur stora är avstånden mellan produktionsställen och serverings- eller leveransställen?

De geografiska förutsättningarna påverkar i hög grad både organisation och produktionsmetod. Omvänt gäller att produktionsmetoden också kan påverka transportbehovet och därmed transportkostnaden. Vid kylmatshantering med Cook chill minskar transportbehovet eftersom man inte behöver transportera maten varje dag.

Vid tillagning och transport av varm mat begränsas transportavståndet av kraven på korta varmhållningstider. Avståndet från tillagningsköket till mottagningsköket måste därför vara kort. I en kommun med flera tätorter väljer man oftast att behålla ett centralkök eller tillagningskök i varje tätort.

Kyld mat klarar betydligt längre transporter förutsatt att man har system för snabb kylning i produktionsköket och transportsystem som klarar att hålla en obruten kylkedja.

Med nya kylmatsmetoder som Cook chill kan man i de flesta fall klara sig med ett centralkök som producerar mat till samtliga måltidsställen i kommunen. Det är dock inte särskilt vanligt att man väljer en sådan renodlad lösning. Om det finns moderna, fungerande tillagningskök med tillräckligt stort underlag för att kunna bedriva en rationell kostproduktion, väljer man ofta att behålla dessa och fortsätta leverera varm mat till de skolor, förskolor eller sjukhus som ligger i anslutning till köket.

Ett av köken, som kanske ändå står inför ett större investeringsbehov, kan byggas om till ett rationellt centralkök som satsar på kyld mat eller en kombination av varm mat och kyld mat. Kyld mat levereras till mindre enheter där egen tillagning inte kan genomföras rationellt till rimlig kostnad och där avstånden är för stora för transport av varm mat.

Vid planering bör man också väga in miljöaspekterna. Transporter påverkar miljön och lösningar med ett eller få centralkök ökar mängden färdig mat som ska transporteras. Samtidigt innebär lösningar med många mindre tillagningskök en stor mängd livsmedelstransporter och vissa leverantörer lägger på transport- eller miljöavgifter vid långa transporter av små volymer.

Råd 3: Ta hänsyn till de geografiska förutsättningarna

37

Mönsterås Mönsterås genomförde under 2004–2005 en översyn av måltidsverksamheten. Avsikten var att undersöka om en samordning av befintliga kök kunde minska kostnaderna för måltidsservicen.

Kommunen består av centralorten Mönsterås samt 4 mindre tätorter. Centralorten har ca 5 000 invånare och de mindre tätorterna mellan 700 och 1 600 invånare. En inventering visade att kommunen hade 26 kök varav 16 med egen tillagning. I centralorten fanns två centralkök och i var och en av tätorterna fanns ett centralkök och ett eller flera mottagnings- eller serveringskök. Enbart i den minsta tätorten, Fliseryd med ett underlag på cirka 200 dagsportioner fanns ett centralkök och två tillagningskök.

I det förslag som kommunens utredare lade fram koncentreras produktionen i ett första steg till sju centralkök och 3 mindre tillagningskök. På längre sikt föreslås en ytterligare koncentration till totalt 4 centralkök.

Antal invånare

13 400

Antal lunchportioner

2 640

Antal tillagningskök

10 (tidigare 16)

Portioner per tillagningskök, dag

264

Sammanfattning • Kommunens geografiska struktur påverkar i hög grad valet av produktionsmetod. Ta hänsyn till transportavstånd och transporttider samt väg in miljöaspekten.

• Tänk på att kraven på livsmedelssäkerhet och hygien kommer att skärpas. Med egenkontroll enligt HACCP måste man kunna verifiera att kritiska gränsvärden för tid och temperatur kan hållas. Välj därför alternativ med säkerhetsmarginal när det gäller transportavstånd vid planering för transport av varm mat.

• Transportkostnaden ska tas med i kalkylen. I exemplet Mönsterås utgjorde transportkostnaden 3,5 procent av totalkostnaden i det rekommenderade alternativet med sex centralkök, och 6 procent av totalkostnaden i alternativet med ett centralkök för hela kommunen.

• Tänk på att kylmatsalternativ med nya kyl- och förpackningsmetoder minskar transportbehovet väsentligt. I vissa fall räcker det att transportera maten en eller ett par gånger per vecka. Samtidigt ökar kravet på utrustning för kylning, kylförvaring och transport. Det är investeringar som ska vara med i kalkylen.

38

Mat för många

Råd 4: Ta hänsyn till lokalernas status Kökslokalerna är med sina specialinstallationer och sin utrustning en viktig produktionsresurs i måltidsverksamheten. Det är också en resurs som kan bli styrande för ganska lång tid framåt eftersom lokalerna är dyra och har lång livslängd. Kostnaden för nya kökslokaler är extremt hög mätt i kronor per kvm lokalyta. Lokalkostnaden utgör också en väsentlig del av måltidskostnaden.

Principerna för att ta ut ersättning för lokaler varierar kraftigt mellan olika kommuner. Interna lokalhyror är oftast självkostnadsbaserade men också utjämnade till en enhetlig kostnad per kvadratmeter för hela fastigheten.

Däremot belastar nyinvesteringar med kortare livslängd än byggnaden i sin helhet, normalt den verksahet som investeringen görs för. Det innebär att ombyggnader av kök och investering i ny utrustning belastar kostverksamheten.

Vid kostnadsberäkningar i samband med ombyggnad och upprustning av måltidslokaler utgör den befintliga hyran och kapitalkostnaden för investeringar tunga komponenter i kalkylen. Mera om kalkyler i kapitlet Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet.

Kökslokalerna och köksutrustningen bör värderas med avseende på lokalens och utrustningens standard samt utrustningens värde och användbarhet i den fortsatta verksamheten. Befintliga lokaler och utrustning bör naturligtvis utnyttjas på ett ekonomiskt godtagbart sätt. Samtidigt får inte de befintliga lokalerna styra i alltför hög grad. Låt inte befintlig köksstruktur hindra en förändring till en mer rationell lösning. Planera framåt och sätt upp ett mål som ger en bra och rationell lösning i framtiden. Gör sedan förändringar successivt med hänsyn till lokalernas status och tillgängliga ekonomiska ramar.

Se över strukturen I marknadsöversikten Delfi storhushållsguide 2004, anges antalet storhushållsenheter inom den offentliga sektorn till cirka 12 800. Dessa enheter producerar tillsammans i genomsnitt tre miljoner portioner per dag. Den genomsnittliga produktionen i de offentliga storköken skulle därmed vara 235 portioner per dag.

Ett dussintal olika kostutredningar i kommuner har gåtts igenom för att studera antalet kök i relation till antal serverade portioner. Två nyckeltal har tagits fram: Antal produktionskök per 10 000 invånare och genomsnittligt antal lunchportioner per kök. Jämförelsen visar på stora variationer i kökens produktionsvolym. Av de studerade kommunerna hade

Råd 4: Ta hänsyn till lokalernas status

39

de fem minsta (med färre än 20 000 invånare) förhållandevis många små kök. Produktionsköken i dessa kommuner producerar i genomsnitt ca 265 lunchportioner per dag. I de fyra största kommunerna (med mer än 60 000 invånare) var motsvarande siffra 960 lunchportioner per dag. Flera utredningar har undersökt måltidskostnaden per portion i kök med olika produktionsvolym. Av dessa framgår att det finns ett tydligt samband mellan produktionsvolymen och portionskostnaden.

Många kommuner har också omoderna kök som i många fall inte uppfyller moderna krav på hygien och arbetsmiljö. Med ökade krav på utrustning som möjliggör en mera rationell och säker produktion, står många kommuner inför stora investeringsbehov i sina köks- och måltidslokaler.

Det kan i en sådan situation vara nödvändigt att förändra strukturen och minska antalet produktionskök. Samtidigt måste alla konsekvenser av en förändring vägas in i analysen.

Faktorer som kan tala för en ökad koncentration med färre tillagningskök är exempelvis: • Investeringar i modern produktionsutrustning på ett fåtal ställen kan medföra ett lägre investeringsbehov och lägre driftkostnader totalt • Det kan vara lättare att rekrytera professionell, välutbildad personal till moderna restauranger och kök med bra arbetsmiljö • Det kan bli lättare att planera bemanning med större andel heltidstjänster • Det blir enklare att införa och upprätthålla en effektiv egenkontroll enligt HACCP i ett fåtal större enheter.

Gör en lokalresursplan för kökslokalerna Planering av kökslokaler utgår liksom all annan lokalplanering från verksamhetens behov. En lokalresursplan är en plan som visar nuvarande och framtida behov av lokaler. Den utgår från det aktuella behovet och tar hänsyn till prognoser över befolkningsutveckling, elevunderlag etc. Den tar också hänsyn till lokalernas status och investeringsbehov. En sådan plan är en bra utgångspunkt när den framtida måltidsverksamheten ska planeras eller förändras.

En lokalresursplan för måltidsverksamhetens lokaler är en plan som beskriver det framtida behovet av lokaler för kostproduktion och måltidsservice.

Planen beskriver också hur och i vilken takt förändringarna ska genomföras. För hur lång tid planen ska gälla beror på hur verksamhetens prognoser ser ut och hur säkra de är. En rekommendation är att åtminstone försöka överblicka fem år framåt. Lokalresursplanen bör innehålla:

40

Mat för många

• Prognos över verksamhetens utveckling och hur den påverkar efterfrågan på måltidsservice.

• En beskrivning över vilka lokaler som behövs i framtiden, exempelvis om 5 år • En bedömning av vilka investeringar i köksutrustning (befintlig och ny) som behöver göras i respektive enhet • Beräkning av årskostnader per enhet för lokalhyra och kapitalkostnader pga investeringar.

Lokalplaneringen utgör en del i arbetet med att utveckla måltidsverksamheten. Men eftersom bland annat produktionsmetoderna i hög grad påverkar både antalet produktionskök och ytbehovet i produktionslokalerna, bör inriktningen vad gäller produktionsmetod vara klar innan man kan lägga fast en lokalresursplan. En köksutredning som ska greppa över en hel kommuns eller ett landstings framtida måltidsverksamhet innehåller därför flera utrednings- och planeringsmoment som genomförs före eller parallellt med lokalutredningen.

Täby kommun I Täby som har många års erfarenhet av måltidsverksamhet på entreprenad, betraktar man kommunens kökslokaler som viktiga och värdefulla resurser för att tillgodose elevernas behov av bra skolmåltider. Målsättningen är att det ska finnas tillagningskapacitet för alla kommunens elever i de kommunägda skolköken, dvs även för de friskolor som är inrymda i kommunens lokaler. Man har också en målsättning för produktionssätt och måltidssystem som bygger på varmmatshantering, dvs man tillagar och serverar varm mat och distribuerar maten varm till de skolor som inte har egen tillagning.

Täby kommun genomförde under 2002–2003 en utredning med syfte att kartlägga kostproduktionen, kökens status, investeringsbehovet i lokalerna m m. Man var medveten om att det fanns stora brister i kommunens kök och att dessa brister måste åtgärdas innan den beslutade upphandlingen av kostentreprenörer kunde genomföras i full skala. En kostnadsuppskattning visade att det fanns ett investeringsbehov på mellan 35 och 40 miljoner kronor. För att kunna prioritera och genomföra åtgärderna formulerades ett antal strategier som beskrivs nedan (på nästa sida).

Utredningen ledde fram till en plan för ombyggnad och upprustning i fem etapper under åren 2004–2008. Ombyggnadsetapperna för köken styrde i sin tur upphandlingen av kostproduktion.

Råd 4: Ta hänsyn till lokalernas status

41

• Investeringar görs i fastigheter i strategiska lägen och/eller som är i bra skick.

• Varje kök bör utnyttjas optimalt. Planera för den maximala kapaciteten.

• Beakta förutsättningar att producera till exempel kyld mat, så att inga möjligheter byggs bort. Tänk framåt!

• Kök med stora brister i hygien och säkerhet bör åtgärdas så snart som möjligt • Ombyggnad av skolkök är en komplicerad process. Köken är mycket installationstäta. … Dessutom är inredningen/utrustningen i köken omfattande, dyr och till största delen integrerad i fastighetens tekniska system. Det är därför olämpligt att en hyresgäst (köksentreprenör) i hyresavtalet åläggs ansvar gällande ombyggnadsåtgärder som berör fastigheten eller den fasta inredningen/utrustningen.

Sammanfattning • Kökslokalerna är en strategisk och kostnadskrävande resurs. Ta ett helhetsgrepp över kommunens samtliga kök och samplanera för ett effektivt kapacitetsutnyttjande över förvaltningsgränserna.

• Det ska finnas en policy för lokalfrågorna när det gäller köks- och måltidslokaler. Den ska bland annat klarlägga frågor om ägande, investeringar i köksutrustning, principer för hyressättning, tillhandahållande av lokaler vid outsourcing, till friskolor etc.

• Gör en särskild lokalresursplan för måltidslokalerna som en del av övrig lokalresursplanering i kommunen eller landstinget.

• Överväg om en förändring av strukturen med exempelvis färre produktionskök kan leda till ökad kostnadseffektivitet och förbättrad arbetsmiljö.

• Förbered för utökade krav på måltidslokaler genom till exempel den nya livsmedelslagstiftningen.

• När ombyggnad eller nybyggnad planeras är det viktigt att utforma köket så att det stöder ett effektivt flöde för hela produktionskedjan från leveransmottagning till utleverans eller servering av den färdiga maten. Även hanteringen av restprodukter som emballage och avfall måste planeras.

• Låt personalen delta i planeringsarbetet och i valet av köksutrustning.

• Livsmedelsindustrin kommer att erbjuda ett allt större utbud av förädlade halvfabrikat och andra produkter för storhushållen. Det innebär att en del av arbetet flyttas från köket till livsmedelsindustrin. Beakta hur detta påverkar utformningen av kökslokalerna.

42

Mat för många

Råd 5: Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet Ekonomisk styrning och uppföljning är väsentliga inslag i all organiserad verksamhet. Verksamheten måste planeras och budgeteras för att kunna motivera de ekonomiska resurser som behövs. Man bör mäta och följa upp hur mycket pengar som förbrukas för att kontrollera att budgetramarna hålls och för att kunna följa upp produktivitets- och kostnadsutvecklingen över tiden. Ekonomisk information om verksamheten behövs för att kunna bedöma eller kalkylera med konsekvenserna av planerade förändringar och investeringar. Ekonomisk information behövs också för att kunna mäta och jämföra kostnader internt inom kommunen eller externt med andra måltidsorganisationer.

Modell för ekonomisk analys Figur 6 visar måltidsverksamheten som en process som producerar måltidsservice. Utgångspunkten eller input i processen är att det finns kunder eller gäster som har behov av tjänsten. Processen behöver resurser av olika slag; personal, livsmedel, lokaler med utrustning, transportresurser m m.

Resultatet blir fungerande måltidsservice. Det här ”processtänket” kan utgöra grund för en ekonomisk modell.

Måltidsservice som process ger grunden för en ekonomimodell.

Råd 5: Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet

43

Modellen hjälper till att sortera och hålla ordning på de olika resursslagen och medverkar till att kostnaderna för alla de olika resurserna kommer med i kalkylen eller analysen.

En bra ambition är att budgetera och följa upp sina kostnader på ett enhetligt och likartat sätt. För det krävs en ekonomimodell för internredovisning med en lämplig objekt- och kontostruktur. Begreppet objekt avser i det här sammanhanget objekt i den betydelse som används i baskontoplaner till exempel Kommun-BAS. En lämplig objektstruktur för internredovisning kan bestå av aktivitet, kostnadsställe och kostnadsslag (resurs). Användningen av begreppen förklaras kortfattat nedan. Indelningen ska ses som ett principförslag som kan ligga till grund för en egen modell anpassad till förutsättningarna i den egna kommunen.

Ansvar Uppföljningsbegreppet ansvar kan användas för att skilja ut de organisationsenheter som ansvarar för måltidsverksamhet från andra verksamheter i kommunen.

Kostnadsställe Kostnadsställe är den minsta enhet inom vilken man önskar mäta och följa upp kostnader och intäkter. Genom en ekonomisk uppföljning per kostnadsställe kan man mäta och jämföra olika enheter med varandra. Ett kostnadsställe kan vara • Ett central- eller tillagningskök med tillhörande mottagningskök och serveringsställen • Ett tillagningskök med tillhörande serveringsställe Kostnadsslag Kostnadsslag används för att gruppera och följa upp kostnader för resurserna • • • • • •

Gemensam administration och ledning Personal Livsmedel Lokaler Transporter Förbrukningsmaterial m m

Gemensam administration och ledning avser kostnader som är gemensamma för hela måltidsorganisationen. Här ingår vanligen kommungemensam

44

Mat för många

ledning, administration och IT samt måltidsverksamhetens gemensamma ledning och administration.

Personalkostnader omfattar kostnader för lön, semesterlön, arbetsgivaravgifter, pensionskostnader och utbildningskostnader. Personalkostnaderna är oftast enkla att avgränsa och följa upp på respektive produktionsenhet, förutsatt att de bokförs på eller fördelas (till exempel via tidrapportering) till rätt produktionsenhet.

Livsmedelskostnader omfattar kostnader för inköp och leverans av livsmedel. Livsmedelskostnaderna kan följas upp korrekt genom att i avtalet med de olika leverantörerna ställa krav på fakturor specificerade per produktionsenhet.

Lokal- och utrustningskostnader omfattar alla kostnader för lokaler som måltidsverksamheten nyttjar. Det innebär: • Lokalhyra eller om sådan inte utgår, självkostnader för lokalen inklusive drift- och underhållskostnader. Lokalhyran innefattar ofta den fasta köksutrustningen som tillhör fastigheten.

• Lokalanknutna driftkostnader som inte ingår i hyra t ex el, va och städning.

• Årskostnad för övrig inredning och utrustning som finansieras via investeringar inklusive drift- och underhållskostnader för utrustningen.

Transportkostnader omfattar kostnader för transport av färdig kost, för fordon med förare och övriga transportrelaterade kostnader. Kostnader för transporter kan vara svåra att följa upp per produktionsenhet. Det borde däremot vara enkelt att ta fram en fördelningsmodell baserad på bedömda transporttider. I kalkylsammanhang används oftast en schablonmetod till exempel ett enhetligt styckpris per transporttillfälle eller vid noggrannare kalkyler beräknad tidsåtgång gånger timkostnad.

Förbrukningsmaterial, förbrukningsinventarier m.m. Utöver de ovan angivna kostnadsslagen nyttjar verksamheten också förbrukningsmaterial, köksredskap och kontorsmaterial.

Olika sätt att hantera lokalkostnaderna I många jämförande kalkyler och i olika nyckeltal väljer man att inte ta med lokalkostnaden i måltidskostnaden. Orsaken är att sättet att prissätta lokalerna varierar starkt. I många fall har man en internhyra som är lika (i kronor per kvm) för hela fastigheten medan man i andra kan ha en differentierad hyra som speglar de verkliga produktionskostnaderna för olika lokaltyper. Även för driftkostnader som el och VA varierar metoderna vid internprissättning.

Råd 5: Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet

45

Lokalerna är en nödvändig resurs för att bedriva måltidsverksamhet och därför bör kostnaden för produktionslokalerna med sin utrustning ingå i den ekonomiska analysen. Vid jämförelser mellan måltidsservice i egen regi och måltidsservice på entreprenad bör lokalkostnaden hanteras på ett konkurrensneutralt sätt, vilket innebär att eventuell hyra som tas ut av entreprenören ska vara med i kalkylen för egenregialternativet.

I skriften ”Internpris i praktiken” (Svenska Kommunförbundet 2002) redogörs för olika sätt att hantera internhyra för lokaler.

Nyckeltal och jämförelser För att kunna utvärdera om verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt behöver kostnader följas upp och mätas med hjälp av nyckeltal. Nyckeltal används för att relatera kostnaden eller intäkten till en viss enhet exempelvis till produktionsvolym.

Vanliga nyckeltal inom måltidsverksamhet är • Kostnad eller pris per portion • Kostnad eller pris per elev, per individ etc.

Det bästa och säkraste sättet är att jämföra hur den egna verksamheten utvecklas över tiden. Med hjälp av ett enhetligt portionsbegrepp kan kostnadsutvecklingen per portion jämföras från år till år, förutsatt att kostnaderna avgränsas och följs upp på samma sätt.

Ett enhetligt portionsbegrepp För att kunna jämföra sig med andra krävs betydligt mer. De som medverkar i jämförelsen måste arbeta med enhetliga kostnadsbegrepp och enhetliga portionsbegrepp eller andra enhetliga sätt att mäta produktionsvolymen.

Tyvärr saknas en enhetlig praxis för portionsbegreppet. Lunchportion, dygnsportion, dagsportion, medelportion, normportion, ekvivalent måltid är begrepp som används i kostutredningar. Inget av dessa är entydigt definierat och de är inte heller förankrade eller accepterade av branschföreträdare.

Samtidigt är många branschföreträdare överens om att det finns behov av ett enhetligt portionsbegrepp. Ett enhetligt portionsbegrepp skulle skapa bättre förutsättningar att jämföra totalekonomin mellan olika produktionsalternativ i samband med investeringar. Det skulle också kunna användas för att jämföra produktionskostnader mellan olika produktionsställen med likartade produktionsförutsättningar, dvs för s.k. benchmarking.

46

Mat för många

Samtidigt står det klart att begreppet ”portion” är synnerligen komplext.

Ett produktionskök kan producera och leverera en mängd olika slags portioner som alla kräver olika resursinsatser i form av planläggning, råvaror och tillagning: • Köket producerar frukost, lunch, mellanmål, kvällsmål m m.

• Köket producerar specialkost av olika slag .

• Portionernas energi- och näringsinnehåll varierar beroende på gästernas ålder och kön .

• Köket producerar för servering i den egna restaurangen, för transport till andra serveringsställen, kanske också portionsförpackad mat till hemmaboende äldre. Är det mot bakgrund av detta möjligt att definiera att enhetligt portionsbegrepp, något som skulle kunna kallas ”en referensportion”? Eftersom behovet finns så bör frågan utredas vidare. Därför föreslås: • Att behovet av ett enhetligt portionsbegrepp (referensportion) utreds.

• Att begreppet referensportion främst ska användas i kalkylsammanhang, exempelvis för att kunna jämföra styckekostnader vid olika investeringsalternativ.

• Att en referensportion bara är ett av flera sätt att jämföra kostnader.

På grund av komplexiteten i verksamheten bör resursförbrukning och kostnader relateras även till andra enheter, till exempel till antalet verkliga portioner av olika slag.

Index för kostnadsutvecklingen Det finns för närvarande inget index som speglar kostnadsutvecklingen för hela tjänsten måltidsservice. Däremot finns storhushållsprisindex, SPI, som speglar prisutvecklingen för kommunernas, landstingens och statens livsmedelsinköp. SPI har separata delindex för kommuner, landsting och stat. SPI bygger på konsumentprisindex och delindex för livsmedelsprisindex, LPI. Storköksprisindex SPI publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting och finns tillgängligt på www.skl.se.

I diagram visas förändringen av SPI i jämförelse med några andra indexserier under perioden augusti 2002 till och med augusti 2005. Av figuren framgår att storköksprisindex, SPI, följer KPI:s delindex för livsmedel tämligen väl och att förändringarna av dessa båda index (de två nedersta kurvorna) varit mycket små under perioden. Arbetskostnadsindex, AKI för arbetare respektive tjänstemän (de två översta kurvorna) har ökat med cirka 10 procent under samma period. KPI:s delindex för restauranger och logitjänster har ökat med cirka 7 procent och KPI totalt har ökat med endast 2,8 procent.

Råd 5: Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet

47

Jämförelse mellan olika indexserier under perioden aug 2002–aug 2005.

(Källa SCB och Sveriges Kommuner och Landsting).

Kalkylexempel Exemplet illustrerar en jämförande kalkyl av två olika alternativ för måltidsproduktion i en tätort med två grundskolor, ett gymnasium och fyra förskolor. Samtliga har i nuläget egna tillagningskök, vilket innebär att det finns sju tillagningskök.

Totalt serveras cirka 2 940 lunchportioner i skolorna och cirka 200 i förskolorna. Till detta kommer frukost och mellanmål. Totalt beräknas att det under innevarande år serveras 667 700 portioner per år vilket motsvarar 3 770 portioner per dag. Begreppet portion innefattar här frukost och mellanmål. Dessa har räknats om till lunchportioner med hjälp av kommunens egna erfarenhetsvärden.

Efter en kartläggning och analys av kökens standard, produktionsmetoder, bemanning och arbetstider m m har ett alternativ med endast ett produktionskök valts som en förstahandslösning. Den tänkta förändringen avser en koncentration av tillagningen till gymnasieskolans kök som är ett modernt kök, som med kompletterande investeringar har kapacitet att klara produktionen till samtliga sju enheter. Detta kök blir alltså den tänkta produktionsenhetens centralkök.

Produktionsmetod efter förändring blir en kombination av varm mat och kyld mat. En arbetsgrupp inom kostenheten har gått igenom investeringsbehov, bemanning, besparingsmöjligheter, konsekvenser beträffande kvali-

48

Mat för många

tet och livsmedelssäkerhet m.m. inom olika områden och kommit fram till att förändringen innebär: • Ett investeringsbehov på 4,8 miljoner i ny köksutrustning och vissa anpassningar av kökslokalerna. Merparten av investeringen sker i centralköket. Denna investering ökar årskostnaderna med 494 000 kronor per år (vid 15 års avskrivning och 6 procent kalkylränta).

• Tillkommande transportkostnader har beräknats till cirka 300 000 kronor per år • Personalbehovet beräknas minska med ca 20 procent från 26,5 till drygt 21,5 årsarbetande. Bedömningen baseras på erfarenhetsutbyte med andra kommuner och på egna bedömningar.

• Alternativet bedöms innebära högre kvalitet och betydligt större möjligheter att klara de livsmedelshygienska kraven, vilket anses väga tyngre än de eventuella ekonomiska vinsterna. Dessutom förbättras arbetsmiljön i köken avsevärt.

Tabell 1. Faktauppgifter om kostproduktionen

Faktauppgifter Antal produktionskök

Nuläge

Alternativ med ett centralkök

8

Differens

1 7

Antal mottagningskök 667 700

667 700

Arbetstid, tim per år

42 420

34 405

–8 015

Antal årsarbetande

26,5

21,5

–5,0

Antal lunchportioner per år Arbetstid och bemanning

Tabell 2. Jämförande årskostnadskalkyl

Årskostnader, 1000-tal kronor Kostnadsslag Gemensam adm och ledn (4 %) Personalkostnad Livsmedelskostnad Lokalkostnad Kapitalkostnad investeringar Transportkostnader Förbrukningsmaterial m m Summa årskostnad Nyckeltal Kostnad per lunchportion

Nuläge med åtta tillagningskök

Alternativ med ett centralkök

Differens

698 7 636 6 407 2 773

764 18 277

644 6 193 6 407 2 773 494 273 764 17 548

–54 –1 443 0 0 494 273 0 –729

27,37

26,28

–1,09

Råd 5: Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet

49

Årskostnadskalkylen för de båda alternativen framgår av tabell 5. Kalkylen visar att årskostnaden beräknas minska med 729 000 kronor vilket motsvarar en minskning med 4 procent eller med cirka en krona per portion.

Goda råd • Lägg grunden för en bra ekonomisk uppföljning med hjälp av en genomtänkt modell för kontering och redovisning – en ekonomimodell.

• Använd enhetliga konteringsbegrepp inom hela organisationen.

• Kvalitetssäkra den ekonomiska informationen genom att utbilda alla som redovisar tid och konterar fakturor.

• Använd ett antal enkla nyckeltal för jämförelser inom den egna organisationen – intern benchmarking.

• Väg in kvalitet, arbetsmiljö och andra mjuka värden i kalkylen. Allt går inte att räkna i kronor.

50

Mat för många

Råd 6: Överväg alternativa driftsformer Huvuddelen av kommunernas måltidsverksamhet utförs i egen regi. Under de senaste tio åren har dock andelen kommuner som valt att handla upp sin måltidsservice ökat. Intervjuer med företrädare för leverantörerna bekräftar att andelen upphandlad måltidsservice ökar. Ökningstakten är stabil men relativt långsam. För närvarande är ökningstakten störst inom äldreomsorgen. Framför allt gäller detta leveranser till hemmaboende äldre som har rätt till kostservice enligt socialtjänstlagen.

Motiv för outsourcing och konkurrensutsättning Outsourcing betyder att en viss verksamhet som tidigare utförts i egen regi läggs ut på en extern leverantör. Det kan ske på olika sätt • verksamheten kan handlas upp på den öppna marknaden • verksamheten kan överlåtas genom försäljning eller till personalägt bolag.

Upphandling är den väg man vanligen väljer. Överlåtelse blir sällan aktuellt om det handlar om en enstaka verksamhet. Det finns dock exempel från landstingssidan på att man lagt över ett antal stödfunktioner, däribland kostverksamheten, i ett bolag som sedan överlåtits till en privat köpare.

Motiven för att lägga ut verksamheten på privata leverantörer kan vara: • Ekonomiska, en upphandling bedöms leda till ökad kostnadseffektivitet • Kompetensmässiga, en extern partner eller leverantör bedöms kunna tillföra den egna organisationen värdefull kompetens • Fokusering på kärnverksamhet, måltidsverksamheten anses inte tillhöra kommunens kärnverksamhet.

• Krav på ökad flexibilitet, en upphandlad verksamhet bedöms vara mera flexibel i den meningen att den lättare kan anpassas till förändringar i exempelvis elevunderlag.

• Personalmässiga, det kan vara eller det bedöms bli svårt att rekrytera personal med tillräcklig kompetens till den egna organisationen.

I kommuner ligger oftast ett politiskt beslut bakom valet mellan egen regi och entreprenad. Det politiska beslutet eller den politiska inriktningen kan i sin tur baseras på ett eller flera av de ovan angivna motiven. Det är en fördel om det finns en långsiktigt uttalad viljeinriktning, en policy för konkurrensutsättning eller outsourcing.

Råd 6: Överväg alternativa driftsformer

51

Upphandlingsstrategi Upphandlingen ska planeras långsiktigt och med hänsyn till marknadens förutsättningar. Entreprenadens storlek styr också i viss mån vilken typ av leverantör man kan förvänta sig att få. Med en kostentreprenad som omfattar flera tusen portioner dagligen och som berör 100-tals anställda får man normalt bara anbud från de allra största aktörerna. På den svenska marknaden finns det då bara knappt en handfull att välja på.

Vill man gynna mindre lokala entreprenörer bör man dela upp upphandlingarna i mindre etapper och på det sättet få med flera anbudsgivare. Ett sätt att öppna för både större och mindre entreprenörer är att gå ut med förfrågningar som innehåller flera delentreprenader och där anbudsgivarna har möjlighet att lämna anbud på delarna eller på helheten.

I en stor kommun kan det också vara klokt att planera upphandlingsetapper med avtal som tidsmässigt överlappar varandra så att arbetet med upphandlingarna sprids ut över tiden.

Att på detta sätt planera sin upphandling utgör en del av en upphandlingsstrategi. I upphandlingsstrategin ingår också att överväga hur långa avtal man ska ha och att välja upphandlingsform.

Analysera nuläget före upphandlingen Vid outsourcing av verksamhet är det givetvis av största vikt att man klarlägger den nuvarande verksamhetens omfattning och tydligt avgränsar de delar som ska ingå i upphandlingen. Kostnaderna för den nuvarande verksamheten ska tas fram och man måste också bedöma vilka resurser som ska finnas kvar i den egna organisationen efter upphandlingen. Det måste gå att jämföra det man har idag med det man får efter upphandling både med avseende på kostnad och på kvalitet. Nulägesanalysen lägger grunden för en sådan jämförelse.

Personalfrågorna måste beaktas i ett tidigt skede. Det vanliga vid en upphandling är att den personal som berörs erbjuds anställning hos den entreprenör som tar över verksamheten. Reglerna för en sådan verksamhetsövergång behandlas i lagen om anställningsskydd och i medbestämmandelagen.

Säkra kvaliteten i upphandlingen Det är minst lika viktigt att ställa krav på, styra och följa upp kvalitet i måltidsentreprenader som i den egna verksamheten. Grunden för god kvalitet läggs i planeringen av upphandlingen, i förfrågningsunderlaget och i utformningen av avtalet med leverantören. Det är oerhört viktigt att veta

52

Mat för många

vad man avser att köpa, hur man ställer krav på det man köper och hur man följer upp att man får det man köpt.

Ställ tydliga krav på hur entreprenören ska kvalitetssäkra sin verksamhet.

Det kan handla om kvalitetsledningssystem och egenkontrollsystem, referenser som styrker hur entreprenören klarat av kvalitetskraven i andra entreprenader och samverkansformer för att utveckla och förbättra verksamheten.

En lyckad entreprenad bygger på förtroende och samverkan. Parterna har ett gemensamt ansvar för att utveckla samarbetet och att arbeta med utveckling och förbättring av verksamheten. I avtalet mellan parterna måste formerna för en sådan samverkan klaras ut.

Behåll och utveckla beställarkompetens En lyckad upphandling ska leda till en bra affärsrelation under avtalstiden.

Parterna ska samverka för att utveckla verksamheten och lära av varandra.

Detta förutsätter att beställaren har kvar tillräcklig kompetens för att kunna uppträda som en likvärdig partner till leverantören. God beställarkompetens innebär både hög fackkompetens inom måltidsverksamhet och hög kompetens som upphandlare.

Innehåll i förfrågningsunderlaget Det är viktigt att ta fram ett väl genomarbetat och välstrukturerat förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget ska innehålla alla de förutsättningar som ska ingå i det framtida avtalet med leverantören.

Kraven på tjänsterna ska vara så specificerade och tydliga att det går att följa upp att man verkligen får det man köpt. Samtidigt bör inte kraven vara så detaljerade att de hindrar entreprenören från att tillföra egna idéer och komma med egna lösningar.

Ett komplett förfrågningsunderlag innehåller normalt följande delar: • En mall eller bas för det framtida avtalet som reglerar de formella, juridiska delarna av avtalsförhållandet. I många branscher används standardavtal. Erfarna upphandlare anser att standardavtal oftast gynnar leverantörerna varför en varning är på sin plats.

• Särskilda föreskrifter som är gemensamma för hela leveransen och som utgör komplement till standardavtalet. Kan innehålla: beställarens målsättning med leveransen, leveransens omfattning, generella krav på leveransen, krav på leverantören, krav på tider, ekonomi, garantier, hävning av avtal m.m.

Råd 6: Överväg alternativa driftsformer

53

• Regler och föreskrifter för själva upphandlingen dvs upphandlingsform, förfrågningsunderlagets omfattning, regler för anbudsgivning och anbudsprövning m.m.

• Beskrivning av det som är specifikt för varje tjänst med avseende på omfattning, funktionskrav, hur man mäter och följer upp.

Ett gott råd är att utnyttja underlag och erfarenheter från tidigare lyckade upphandlingar. Det krävs specialistkompetens inom både kostområdet och upphandlingsområdet när man gör en kostupphandling. Utnyttja andras erfarenheter och lär av andras misstag.

Läs mer om upphandling i kapitlet Lagar och regler, Lagen om offentlig upphandling.

Täby kommun Täby kommun har erfarenhet av konkurrensutsatt måltidsproduktion.

Två gymnasieskolor har haft kostproduktion på entreprenad i flera år.

Kommunstyrelsen beslutade i november 2001 att den kommunala kostproduktionen skulle upphandlas, helt eller delvis, samtidigt som förnyad upphandling skulle göras på de två gymnasieskolorna.

En plan med tre olika upphandlingsetapper togs fram och en första upphandling som omfattade ungefär en tredjedel av kommunens totala kostproduktion genomfördes hösten 2004. Upphandlingen motsvarade cirka 4 300 luncher på gymnasier, gymnasiesärskolan och på fem grundskolor. I förutsättningen ingick att tillagningen skulle ske i två av kommunens produktionskök som entreprenören hyr på marknadsmässiga villkor.

Vi fick bara in tre anbud vid den senaste upphandlingen, säger Birgitta Palm, som ansvarade för upphandlingen på kommunledningskontoret. Det hade varit önskvärt med flera. Nu blev resultatet att samma entreprenör som tidigare fick det nya uppdraget.

Birgittas Palms råd för en lyckad upphandling: • Ställ konkreta, mätbara krav på matens kvalitet, portionsstorlekar, matsedlar etc. Följ upp kraven med stickprovskontroller.

• Ställ krav på hur leverantören ska medverka i och underlätta beställarens uppföljning t ex genom att förse beställaren med statistik och annan information.

• Tänk igenom och avtala om hur avvikelser ska hanteras.

• Lokalfrågorna är viktiga om entreprenören utnyttjar kommunens kök för tillagning. Reglera ansvarfördelningen för lokaler och utrustning samt hur skador ska hanteras. Reglera entreprenörens rätt att nyttja lokalerna för egen produktion.

54

Mat för många

• Definiera roller och ansvar för båda parter på ett tydligt sätt. Vem har befogenhet att föra parternas talan i olika sammanhang? Detta är inte minst viktigt i samarbetsgrupper som matråd och liknande där både beställare, leverantör och kunder medverkar.

Fakta om aktuellt avtal: Entreprenör Avtalstid

Fazer Amica 5 + 1 år

Antal produktionskök

2

Antal lunchportioner

4 300

Norrlands Universitetssjukhus, Umeå Inom Västerbottens läns landsting är landstingsstyrelsen gemensam produktionsstyrelse för all hälso- och sjukvård samt tandvård. Stödverksamheter som måltidsförsörjningen ligger också direkt under landstingsstyrelsen. I samband med att denna organisation infördes avskaffades också interna köpa-säljförfaranden.

Måltidsservicen på universitetssjukhuset är upphandlad sedan 15 år tillbaka. Den första perioden avsåg ett managementavtal. Man tog in en extern partner för att utveckla verksamheten och få ny kompetens utifrån: SAS Service Partner (numera Medirest som ingår i den brittiska servicekoncernen Compass Group).

Efter den första periodens managemententreprenad upphandlade landstinget hela kedjan dvs även måltidsproduktionen. Samma entreprenör fick uppdraget. Nuvarande avtal är på fem år med möjlighet till två års förlängning. För närvarande är avtalet förlängt och ny upphandling kommer att göras nästa år.

I dag hyr entreprenören kök och personalrestaurang av landstinget. Totalt produceras 7 000 portioner per dag i sjukhusets produktionskök varav 700 köps av sjukhuset och 300 serveras i personalmatsalen. I övrigt säljer entreprenören till andra kunder i området, både privata och offentliga. Köket är alltså betydligt bättre utnyttjat nu än när det drevs i landstingets egen regi.

Enligt Elinor Yifter Lindgren har man i stort uppnått de mål som sattes upp vid upphandlingen. Elinor har varit med från den första upphandlingen och fungerade som beställarrepresentant och controller under de första åren. I dag arbetar hon som dietist men är fortfarande Universitetssjukhusets representant i den affärsgrupp som är parternas forum för att utveckla och följa upp affären.

– Vi har ett bra samarbete med entreprenören, säger Elinor Yifter Lindgren, och det är viktigt att man har ett forum där samarbetet kan ut-

Råd 6: Överväg alternativa driftsformer

55

vecklas. Vi har dels affärsgruppen där beställare och entreprenör träffas regelbundet. Vi har också separata möten med de kostombud som står på sjukvårdens och patienternas sida i dialogen med entreprenören.

Elinor anser att samarbetet har varit utvecklande för båda parter. Det är inte bara beställaren som drivit på och ställt krav utan kostorganisationen får också mycket impulser och kunskap från entreprenören.

– Vi borde vara betydligt mer öppna för samarbete med den privata sektorn, säger Elinor Yifter Lindgren.

Kvalitetsuppföljning med enkäter om kosten görs två gånger per år. Enkäterna går ut till alla patienter och man har en bra svarsfrekvens, senast ca 70 procent. Mätningarna visar att patienterna är nöjda och att kvalitetsindex ökar. Det är beställaren, Universitetssjukhuset, som håller i kundenkäterna för närvarande.

Planeringen inför kommande upphandling omfattar bland annat frågan om vilket produktionssystem man ska ha. Idag tillagas maten och transporteras varm till avdelningarna. Det är här liksom på många andra håll problem att hålla tillräckligt hög kvalitet på mat som varmhålls.

Elinors råd vid upphandling • Gör ett ordenligt förarbete. Det är viktigt att veta vad man vill köpa.

• Det är också viktigt att ha en bra intern resurs för uppföljning (controllerfunktion) speciellt i början på en ny avtalsperiod.

• Dialogen mellan parterna under avtalsperioden är viktig. Organisera forum för regelbundna möten mellan parterna.

• Ställ krav inte bara på leveransen och produkten utan också på rapportering och information. T ex vem som ska svara för kundenkäter.

Fakta om aktuellt avtal: Entreprenör Avtalstid Antal produktionskök Antal dagsportioner (sjukhus + personalrestaurang)

Medirest (Compass Group) 5 + 2 år 1 1 000

Sammanfattning • Utforma en upphandlingsstrategi som klarar ut de mer strategiska frågorna kring upphandlingen: upphandlingsform, entreprenadform, upphandlingsetapper och avtalstider.

• Gör en nulägesanalys som beskriver verksamheten och ger korrekt ekonomisk genomlysning av kostnaderna – så att det går att jämföra!

56

Mat för många

• Var noga med förfrågningsunderlaget. Utnyttja egen och andras specialistkompetens och erfarenheter vid upphandling.

• Lägg grunden för ett förtroendefullt samarbete genom att klara ut formerna för samverkan under avtalstiden.

• Behåll och utveckla en professionell beställarkompetens.

Flera goda råd finns i kapitlet Lagar och regler i avsnittet om LOU.

Råd 6: Överväg alternativa driftsformer

57

Arbetsmodell i fyra steg för utveckling av måltidsverksamheten I det här avsnittet sammanfattas utvecklingsarbetet i en arbetsmodell som steg för steg beskriver hur måltidsverksamheten kan utvecklas. Modellen är generell och kan användas som ett stöd för att planera utvecklings- och förändringsarbete.

Arbetsmodellen beskriver förändringsarbetet i fyra steg: Steg 1 – Analysera verksamheten Steg 2 – Planera och utveckla verksamheten Steg 3 – Genomför förändring Steg 4 – Följ upp och utvärdera förändring

Steg 1 - Fö rstudie

Analysera verksamheten

Nul äge Behov Lokalstatus Fö rändrings omr å den

Prioritering & beslut Steg 2 - Huvudstudie

Planera och utveckla

Fö rslag Konsekvens analys Plan f ö r genomf ö rande

Prioritering & beslut ”Utvecklad m åltidsorganisation ” Steg 3

Genomf ö r förändring

Steg 4

F ölj upp och utv ä rdera

Figur 9. Arbetsmodell för utveckling i fyra steg.

58

Mat för många

Steg 1 – Analysera verksamheten Det första steget är en analys av hur verksamheten fungerar i dag. Den omfattar kartläggning av den nuvarande verksamheten och analys av fakta, omvärldsfaktorer, ekonomi m.m. Resultatet blir en genomlysning av verksamheten med ett antal identifierade förändrings- eller förbättringsområden.

I de flesta organisationer pågår en kontinuerlig uppföljning och analys av verksamheten där ledningen följer upp och stämmer av mot de mål som gäller, och där avvikelser analyseras och justerande åtgärder vidtas. Steg 1 kan ses som en utökad sådan analys som görs som en förstudie inför en mer omfattande förändring.

Kartlägg nuläget Kartläggningen omfattar insamling och sammanställning av fakta för att få en bild av • hur verksamheten leds och styrs • produktionsvolymer, produktionsmetoder, organisation och bemanning på de olika produktionsenheterna • den geografiska strukturen, lokalisering av köks- och måltidslokaler, transportavstånd m.m.

• Lokalernas status, kapacitet och utnyttjandegrad • Det ekonomiska utfallet, kostnader och intäkter

Analysera Med fakta som underlag analyseras verksamheten för att identifiera styrkor och svagheter och för att komma fram till vilka förändringar och förbättringar som kan bli aktuella. De mer strategiska delarna av analysen kan omfatta arbetsformer för ledning och styrning av verksamheten, organisationsform, kvalitetsstyrning, ekonomistyrning, kundrelationer och kompetens.

I tidigare avsnitt har omvärldsanalysen lyfts fram som ett viktigt verktyg för att skaffa sig beredskap för förändringar och för att kunna bedöma hur behovet av måltidsservice utvecklas. Prognoser över elevunderlag och antalet äldre som behöver vård och omsorg utgör en grund för bedömning av hur och var kundunderlaget förändras. Omvärldsanalysen handlar också om att bedöma hur krav utifrån, till exempel från myndigheter, den tekniska utvecklingen osv. kommer att påverka måltidsverksamheten framöver.

I det här steget görs också en ekonomisk analys av verksamheten på varje produktionsenhet för att kunna mäta hur kostnadseffektiv verksamheten

Arbetsmodell i fyra steg för utveckling av måltidsverksamheten

59

är med nuvarande organisation och arbetssätt. Kartläggningen av lokalernas status kan också kompletteras med en översiktlig analys av investeringsbehovet i lokalerna vid fortsatt drift med nuvarande arbetssätt.

Analysen ska göras förhållandevis snabbt och inte vara alltför detaljerad.

Syftet med analysen är att få ett faktabaserat underlag för att kunna bedöma vilka områden som behöver utvecklas och vilka förändringsalternativ som ska utredas vidare i nästa steg.

Prioritering och beslut Analysen ska resultera i en ”bruttolista” med identifierade förändringsområden. För att komma vidare behöver åtgärderna prioriteras varefter beslut kan fattas om vilket eller vilka områden som ska vidareutvecklas i nästa steg.

Goda råd och exempel Goda råd och exempel som är användbara i Steg 1 finns i avsnitten: • • • •

Organisation av måltidsverksamheten Sätt mål för kvalitet och utveckla modell för kvalitetsuppföljning Gör en omvärldsanalys Analysera ekonomi och kostnadseffektivitet

Steg 2 – Planera och utveckla verksamheten I steg två utvecklas de delar av verksamheten som valts ut i steg 1. Detta är projektets ”huvudstudie” som ska resultera i en konkret handlingsplan.

Arbetet bedrivs som ett utvecklings- eller förändringsprojekt med medverkan av personalen och kanske också andra berörda och intressenter. Man inleder därför med att tillsätta en projektorganisation, definiera projektets mål och planera projektarbetet.

Därefter kan inriktningen och omfattningen variera beroende på typ av förändring. Detta belyses med några exempel. Om förändringen handlar om: • Att utveckla måltidsorganisationens ledning och styrning och interna arbetsformer kan projektet bedrivas som ett utvecklingsarbete där man börjar med ett strategiskt arbete med visioner och verksamhetsidé, och sedan går vidare med att ta fram mål, strategier och handlingsplaner. Resultatet blir en ny eller utvecklad modell för verksamhetsstyrning eller ett kvalitetssystem. Läs mer i avsnittet Sätt mål för kvalitet.

• Att se över organisationen av hela måltidsverksamheten inom kommunen t ex i syfte att skapa en sammanhållen måltidsorganisation, blir

60

Mat för många

inriktningen att ta fram och utvärdera en lämplig organisationsmodell och att planera för hur förändringen ska genomföras samt vilka stödinsatser som behövs på vägen. Läs mer i avsnittet Organisation av måltidsverksamheten.

• Att se över hur produktionen ska bedrivas t ex den geografiska strukturen, antalet produktionskök eller vilka produktionsmetoder man ska arbeta med, kommer utvecklingsarbetet mera att handla om att ta fram och definiera olika alternativ och att utreda dessa närmare med avseende på kvalitet, ekonomi och personalbehov. Läs mer i avsnitten Produktionsmetoder, Ta hänsyn till de geografiska förutsättningarna och Ta hänsyn till lokalernas status.

• Att se över olika driftsformer t ex att överväga att lägga ut hela eller delar av verksamheten på entreprenad, kommer arbetet att vara inriktat på att ta fram en upphandlingsstrategi och att planera för en verksamhetsövergång med förhandlingar med personal etc. I avsnittet Överväg alternativa driftsformer ges goda råd och exempel på outsourcing och upphandling av måltidsservice.

Förändra i rätt ordning Ofta kan ett mera omfattande förändringsarbete bestå i att både utveckla verksamhetsstyrningen, förändra organisationen och förändra produktionsmetoderna. I vilken ordning ska då förändringsarbetet bedrivas? Det naturliga är att börja med de mer strategiska delarna dvs med verksamhetsstyrningen (visioner, verksamhetsidé, mål och strategier) och avsluta med mer operativa delar som produktionsmetoder eller utförandeformer.

Tänk dock på att verkligheten inte alltid låter sig inordnas i teoretiska planeringsmodeller. I vissa fall måste förändringarna göras snabbt och man får arbeta med flera förändringssteg samtidigt.

Analysera konsekvenser Även om inriktningen i steg 2 beror på typ av förändring, bör steget innefatta en analys av förslagets eller förslagens konsekvenser ur några olika perspektiv: • Ekonomiskt perspektiv – Investeringsbehov, kostnader, besparingar • Konsekvenser för berörd personal – t ex behov av kompetensutveckling, konsekvenser av förändringar, verksamhetsövergång • Kundperspektivet – kundnytta, kvalitet, servicenivå

Utforma plan för genomförande Steg 2 avslutas med att man tar fram en handlingsplan för hur och i vilken takt förändringarna ska genomföras. Resultatet av steg 2 blir ett eller flera

Arbetsmodell i fyra steg för utveckling av måltidsverksamheten

61

genomarbetade förslag till förändringar med konsekvensanalyser samt en handlingsplan för genomförande.

Prioritering och beslut Även detta steg avslutas med en eventuell prioritering (om flera alternativ läggs fram) och beslut om att genomföra förändringen.

Steg 3 – Genomför förändring Genomförandesteget kan, beroende på förändringsprojektets inriktning, utföras på olika sätt. Oftast krävs även i genomförandefasen en samverkan mellan flera olika personer med olika kompetens. Det kan därför behövas en organisation eller en mindre grupp medarbetare som får ansvar för att leda och driva förändringsarbetet i genomförandefasen.

I större projekt kan genomförandet omfatta flera delprojekt eller delprocesser som drivs parallellt. Genomförandesteget kan omfatta aktiviteter som • • • • • •

Rekrytera personal Bemanna den nya eller förändrade organisationen Utbilda personal i nya rutiner Avveckla delar av verksamheten Handla upp måltidsservice eller andra tjänster Informera kunder och införa nya former för kundsamverkan

Steg 4 – Följ upp och utvärdera förändring Nya arbetsformer, förändrad organisation eller nya driftsformer behöver utvärderas. Uppföljning och utvärdering sker kontinuerligt, men en större förändring kan kräva en mera koncentrerad utvärdering vid ett eller ett par tillfällen efter det att förändringen genomförts.

Utvärderingen ska visa om projektet eller förändringsprocessen uppnått angivna mål och föreslå korrigeringar och kursändringar för att processen ska fortsätta i önskad riktning.

Den beskrivning som här gjorts av arbetsmodellen är en delvis idealiserad bild. I verkligheten är förändringsprocesser inte så linjära och tydligt uppdelade i olika steg.

I en organisation som kontinuerligt arbetar med kvalitetstänkande och förbättringar pågår hela tiden förändringsprojekt inom olika delar av organisationen. Använd därför modellen som ett stöd och en ram för att planera förändringar men gör avsteg vid behov och anpassa modellen till den aktuella situationen.

62

Mat för många

Lagar och regler Det här kapitlet ger en översikt över de lagar och regler som styr den offentliga måltidsverksamheten. Framför allt har livsmedelslagstiftningen lyfts fram med tanke på den pågående anpassningen till Europeiska Unionens regelverk och det faktum att Sverige får en helt ny Lag om livsmedel som beräknas träda i kraft den 1 juli 2006.

Livsmedelslagstiftningen Livsmedelslagstiftningen är samordnad inom Europeiska Unionen. Det innebär att medlemsländerna ska anpassa sin lagstiftning till EU:s regelverk på livsmedelsområdet.

Inom EU pågår sedan några år tillbaka en mycket omfattande omarbetning av de regler som styr medlemsländernas livsmedelslagstiftning. Europaparlamentet och rådet antog i januari 2002 nya allmänna principer för livsmedelslagstiftning och beslutade också att inrätta en ny myndighet för livsmedelssäkerhet.

Den nya gemensamma lagstiftningen ska styras av följande mål • Att skydda människors liv och hälsa och konsumenternas intressen och samtidigt ta hänsyn till djurs hälsa och välbefinnande, växtskydd samt miljön.

• Att förverkliga fri rörlighet inom gemenskapen för livsmedel och foder.

• Att beakta befintliga eller förväntade internationella standarder.

Som en del i det nya arbetet utkom under 2004 två nya EG-förordningar som berör livsmedelshygien och två som gäller kontroll av foder och livsmedel. Livsmedelsbranschen berörs främst av de förstnämnda förordningarna: • Förordning (EG) 852/2004 Livsmedelshygien och • Förordning (EG) 853/2004 Särskilda hygienregler för livsmedel av animaliskt ursprung.

Förordningarna gäller inom EU från och med 1 januari 2006.

Kort om de nya reglerna De nya reglerna bygger på en helhetssyn på livsmedelshantering, man ska säkra hela kedjan ”från gård till bord”.

Lagar och regler

63

Alla livsmedelsföretag och aktörer som hanterar livsmedel i kedjan har ett ansvar för livsmedelssäkerheten. Detta ansvar tydliggörs i de nya reglerna. Företagen ska följa fastställda regler i fråga om hygien och göra upp kontrollplaner som bygger på HACCP-principer. HACCP, Hazard Analysis Critical Control Point, är en metod för riskanalys med s.k. kritiska kontrollpunkter.

Hjälpmedel i form av riktlinjer för hur kraven ska uppnås kommer inte längre att tas fram av myndigheterna utan för detta ansvarar i stället företagen själva via sina branschorganisationer.

De nya reglerna är mera inriktade på de mål som ska uppnås. Det innebär att företagen kan välja olika vägar att nå målen. Därmed är reglerna till vissa delar mer flexibla än tidigare.

De största förändringarna kommer inom området livsmedelskontroll och offentlig tillsyn. Kontrollverksamheten ska enligt de nya reglerna fokusera på företagens egna kvalitetsstyrningsrutiner, kontrollprogram och HACCP-planer. Alltså lägger de nya reglerna mera ansvar på dem som producerar och levererar livsmedel och måltider. Tidigare har tillsynen varit inriktad på att kontrollera själva verksamheten och den färdiga produkten.

Kraven på egenkontroll är inte nya. I Livsmedelsverkets föreskrifter och allmänna råd om livsmedelstillsyn m.m., SLVFS 1990:10 finns föreskrifter om egentillsyn i 1b § och 2 §. Enligt paragraf 1b gäller: ”Den som yrkesmässigt bedriver verksamhet i vilken livsmedel hanteras skall identifiera de steg i verksamheten som är kritiska från livsmedelshygienisk synpunkt och tillämpa erforderliga säkerhetsförfaranden för att eliminera eventuella risker.”

Ny lag om livsmedel Med anledning av de nya EG-reglerna har Jordbruksdepartementet utarbetat ett förslag om anpassning av svensk lagstiftning på områdena livsmedel, djurhälsa, foder, djurskydd och växtskydd. Förslaget innebär att den nuvarande livsmedelslagen ersätts av en helt ny lag om livsmedel som föreslås träda i kraft den 1 juli 2006. I samband med att den nya lagen träder i kraft, kommer ett 20-tal av Livsmedelsverkets nuvarande förordningar upphöra att gälla.

Eftersom den nya livsmedelslagstiftningen lägger ansvaret att utarbeta regler för hur kraven ska uppnås på företagen, måste dessa själva via sina branschorganisationer se till att det tas fram sådana regler eller branschriktlinjer. Dessa kommer att ersätta många av Livsmedelsverkets förordningar och råd.

64

Mat för många

Livsmedelsverkets inställning i den här frågan bekräftas av Ulla Lantz som arbetar med storhushållsfrågor på Livsmedelsverket. Branschens organisationer måste ta fram egna riktlinjer för livsmedelssäkerhet och livsmedelshygien för sina verksamheter. Inom SHR, Sveriges Hotell- och Restaurangföretagare pågår idag arbetet med nya branschriktlinjer men inom kommuner och landsting har arbetet ännu inte kommit igång enligt Ulla Lantz.

Undantaget för förskolor och små avdelningskök försvinner Enligt den gamla livsmedelslagen var köken i förskolor och fritidshem med högst två avdelningar undantagna från krav på godkännande. Något sådant undantag finns inte i den nya lagstiftningen. Konsekvensen av detta blir att också köken i sådana enheter måste vara registrerade/godkända som livsmedelsanläggningar och branschriktlinjer baserade på lagstiftningens krav ska följas.

Tillsynsmyndigheter Livsmedelsverket är central tillsynsmyndighet för livsmedelslagstiftningen och den statliga myndighet som ska ”arbeta för säkra livsmedel av hög kvalitet, redlighet i livsmedelshanteringen och bra matvanor”. Länsstyrelsen svarar för tillsynen regionalt. På kommunal nivå är det den eller de kommunala nämnder som hanterar miljö- och hälsoskyddsområdet som ska utöva tillsyn.

Krav på livsmedelsanläggningar EG-förordning 852/2004 Livsmedelshygien, Bilaga II, innehåller regler för livsmedelslokaler; dels allmänna regler för livsmedelslokaler och dels särskilda regler för lokaler där livsmedel bereds, behandlas eller bearbetas.

I de allmänna reglerna för livsmedelslokaler ställs bland annat krav på: • • • •

att lokalerna ska hållas rena och i gott skick lokalernas utformning, konstruktion, placering och storlek tillgång till och placering av toaletter och hygienutrustning ändamålsenlig ventilation och belysning.

I de särskilda reglerna för lokaler där livsmedel bereds, behandlas eller bearbetas finns krav på att lokalernas utformning och planering ska ”tilllåta god livsmedelshygienisk praxis, bland annat skydd mot kontaminering mellan och under olika moment”. Därefter anges specificerade krav på golv, väggytor, innertak, beredningsytor och andra delar av lokalerna för att kunna upprätthålla god hygienpraxis. Vidare anges krav på anordningar för rengöring, desinficering och förvaring av arbetsredskap och utrustning.

Lagar och regler

65

I det nya förslaget till lag om livsmedel finns inte begreppet livsmedelslokal. I stället används begreppet anläggning som definieras i enlighet med EG-förordningen 852/2004 som ”varje enhet i ett livsmedelsföretag”.

Företag som bedriver livsmedelsverksamhet ska informera kontrollmyndigheten så att varje anläggning antingen kan godkännas eller registreras.

Enligt 5 § LIVSFS 2005:20 ska livsmedelsföretagare som bedriver verksamhet som innefattar beredning, behandling eller bearbetning av livsmedel, tillse att anläggningen där verksamheten sker godkänns. Kontrollmyndigheten kan bevilja undantag från kravet på godkännande om verksamheten endast är av mindre omfattning och av enkel karaktär och inte medför mer än små hygieniska risker. Alla livsmedelsföretag ska uppfylla krav på egenkonstroll, utrustning, lokaler och utrymmen, oavsett om de omfattas av krav på godkännande eller registrering.

Mera om godkännande och registrering finns i Livsmedelsverkets Vägledning för godkännande och registrering av livsmedelsanläggningar, Livsmedelsverket (2006).

Sammanfattning Sammanfattning av konsekvenser av nya EG-regler och ny lagstiftning på livsmedelsområdet • Kraven på egenkontroll ökar • Större ansvar på livsmedelsbranschens aktörer att ta fram egna branschriktlinjer för hanteringen av livsmedel i alla led • Myndigheterna fokuserar mera på kontroll av rutiner och kontrollprogram än på kontroll av färdiga livsmedel • Ny lag om livsmedel är under utarbetande, kommer preliminärt att gälla från 1 juli 2006 • Undantaget för små förskolor och fritidshem försvinner i nya livsmedelslagen.

Mer information Alla lagtexter inom livsmedelsområdet, Livsmedelsverkets författningar och EG-föreskrifterna kan nås via Livsmedelsverkets webbsida www.slv.se.

Lagtexter mera generellt kan även nås via Riksdagens webbsida www.riksdagen.se.

Förslag till ny Lag om livsmedel finns på regeringens webbsida www.regeringen.se. Sök på ”Ds 2005:31” för att hitta författningsförslaget.

66

Mat för många

Produktsäkerhetslagen och produktansvarslagen Den nya produktsäkerhetslagen trädde i kraft den 1 juli 2004. Den är anpassad till EU:s allmänna riktlinjer för produktsäkerhet.

Produktsäkerhetslagen har som syfte att förhindra att varor och tjänster orsakar skada på personer. Enligt produktsäkerhetslagen får en näringsidkare endast tillhandahålla säkra varor och tjänster. Nytt är också att näringsidkare måste underrätta tillsynsmyndigheter när de får kännedom om att en vara eller tjänst, som man säljer eller har sålt, är farlig. Näringsidkare ska förebygga skador genom att arbeta med riskanalyser och förhindra att produkter som kan orsaka skada kommer ut på marknaden.

Produktansvarslagen reglerar i första hand frågor om skadestånd när en skada inträffat. Den reglerar tillverkares och importörers skyldighet att betala skadestånd för produkter som orsakar skada på människor eller egendom. Ansvaret är strikt, det vill säga oberoende av om den som råkat ut för skada varit vållande genom vårdslöshet eller försumlighet.

Måltider och kost som tillhandahålls av restauranger och storkök är produkter som lyder under produktsäkerhetslagen och produktansvarslagen.

I kvalitetsarbetet ska därför ingå att förebygga skador och utarbeta rutiner för hur man agerar om en skada ändå skulle uppstå.

Produktsäkerhets- och produktansvarslagen tillhör området konsumenträtt vilket innebär att Konsumentverket är tillsynsmyndighet.

Mer information Lagtexter finns på Konsumentverkets webbsida www.konsumentverket.se och på www.riksdagen.se.

Skollagen Måltidsverksamheten i våra skolor är smått unik i jämförelse med andra länder. Verksamheten initierades redan i mitten på 1940-talet och kom igång då verksamheten fick statsbidrag i slutet på 1940-talet. Den byggdes ut successivt under 50- och 60-talet. Helt utbyggd var den 1973/74 då samtliga kommuner kunde erbjuda elever i grundskolan och gymnasieskolan skollunch.

I dag är fri skollunch en lagstadgad rättighet för barn i grundskolan.

Rättigheten finns från och med 1997 införd som en paragraf i skollagen.

Sverige och Finland är unika i världen med att servera fria skolluncher.

Lagar och regler

67

Skollagen 4a §: Eleverna i grundskolan skall erbjudas kostnadsfria skolmåltider.

Lag (1997:1212).

Arbetet med en ny skollag pågår sedan ett antal år tillbaka. Det har emellertid dragit ut på tiden bland annat på grund av att regeringen inte kunnat nå enighet med samarbetspartierna vänsterpartiet och miljöpartiet. En proposition om ny skollag planeras nu till efter valet 2006.

Mer information För mer information om skollagen, se Skolverkets webbsida www.skolverket.se. Förslaget till ny skollag finns på www.regeringen.se. Sök på ”SOU 2002:121”.

Hälso- och sjukvårdslagen och socialtjänstlagen Hälso- och sjukvårdslagen reglerar samhällets ansvar för hälso- och sjukvård. Målet med hälso- och sjukvården är god hälsa och vård på lika villkor för befolkningen. Varje landsting ska enligt lagen erbjuda god hälso- och sjukvård åt dem som är bosatta inom landstinget. Enligt socialtjänstlagen ska varje kommun erbjuda hälso- och sjukvård åt äldre och funktionshindrade i särskilda boendeformer. Varje kommun ska också erbjuda god hälso- och sjukvård i samband med dagverksamhet. Kommunen får även i övrigt erbjuda dem som vistas i kommunen hälso- och sjukvård (hemsjukvård).

Kost- och näringsfrågor tas inte upp specifikt i lagen, men enligt riktlinjerna i Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg gäller för näringstillståndet hos den enskilda individen samma krav på utredning, diagnos, behandlingsplanering, uppföljning och dokumentation som för annan medicinsk behandling. Likaså ska nutritionsbehandling ses som en del av den medicinska behandlingen och omvårdnaden och därför underkastas samma regler.

Socialtjänstlagen reglerar bland annat kommunens ansvar för socialtjänsten inom sitt område. En del av socialtjänstens ansvar är att ”svara för omsorg och service, upplysningar och råd, ekonomisk hjälp och annat bistånd till familjer och enskilda som behöver det”.

Speciellt regleras socialtjänstens ansvar för olika grupper som barn och unga, äldre människor, människor med funktionshinder, missbrukare, anhörigvårdare etc.

68

Mat för många

Bedömning av stöd och bistånd åt äldre som bor hemma sker i form av en biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen. Biståndshandläggaren bedömer i vilken omfattning den enskilde behöver stöd och service i hemmet.

En sådan bedömning innefattar också behovet av måltidsservice i hemmet.

Socialstyrelsen är tillsynsmyndighet för hälso- och sjukvårdslagen. Länsstyrelsen utövar tillsyn över den del av äldreomsorgen för vilken socialtjänstlagen gäller.

För mer information se Socialstyrelsens webbsida www.socialstyrelsen.se.

Miljölagstiftningen Miljöbalken är sedan 1 januari 1999 den övergripande lagstiftningen inom miljöområdet. Målet med Miljöbalken är att främja hållbar utveckling vilket innebär att nuvarande och kommande generationer ska tillförsäkras en hälsosam och god miljö. Begreppet hållbar utveckling har alltsedan FN:s miljökonferens i Rio år 1992, blivit en internationellt erkänd utgångspunkt för framtida utveckling. Principen finns också inskriven i en av EG:s grundlagar som ett av målen för utvecklingen inom unionen.

Miljöbalken betonar att miljöarbetet ska bedrivas på ett mål- och resultatinriktat sätt. Det innebär att samhällets prövning och tillståndsgivning ska styras av de miljöpolitiska målen som finns formulerade bland annat i våra nationella miljömål.

Egenkontroll enligt Miljöbalken En mycket stor del av arbetet med att säkerställa att miljöbalkens bestämmelser följs, ska utföras av verksamhetsutövarna själva. Bestämmelser om egenkontroll gäller alla som bedriver verksamhet eller vidtar åtgärder inom miljöbalkens tillämpningsområde.

Läs mer om egenkontroll i skriften ”Egen koll i fastigheten – Utformning av egenkontroll enligt Miljöbalken” (Sveriges Kommuner och Landsting, 2005).

Krav på hantering av biologiskt avfall Enligt miljölagstiftningen råder sedan 1 januari förbud att deponera biologiskt avfall. Detta ställer ökade krav på kommunerna att återvinna det biologiska avfallet på ett säkert och miljövänligt sätt. Ett av delmålen för en God bebyggd miljö, som utgör ett av Sveriges 15 nationella miljömål, avser hanteringen av biologiskt avfall: ”Senast år 2010 skall minst 35 procent av matavfallet från hushåll, restauranger, storkök och butiker återvinnas genom biologisk behandling.” Om detta mål ska nås innebär det ökade krav på en alternativ hantering av det biologiska avfallet från storkök, restau-

Lagar och regler

69

ranger och livsmedelsbutiker. Hanteringen ställer krav på lämpliga soprum med utrustning för att ta hand om och förvara det biologiska avfallet på ett hygieniskt säkert sätt.

Mer information Naturvårdsverket är tillsynsmyndighet för miljölagstiftningen. För mera information om miljölagstiftning och de nationella miljömålen, se Naturvårdsverkets webbsida www.naturvardsverket.se/ och Miljömålsportalen http://miljomal.nu.

Arbetsmiljölagstiftningen I arbetsmiljölagens första kapitel, 1 § anges ändamålet med lagen: ”Lagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycka i arbetet samt att i övrigt uppnå en god arbetsmiljö”. Arbetsmiljölagen omfattar både den fysiska och den sociala arbetsmiljön. Lagen gäller alla verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning.

På samma sätt som för livsmedelslagstiftningen ingår även förordningar och tillämpningsföreskrifter i arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljöförordningen är regeringens kompletterande föreskrifter till Arbetsmiljölagen.

Arbetsmiljöverket (tidigare Arbetarskyddsstyrelsen) är tillsynsmyndighet för bland annat Arbetsmiljölagen och Arbetstidslagen och ger ut tillämpningsföreskrifter i serien AFS – Arbetsmiljöverkets författningssamling.

Exempel på författningar som berör kostproduktion och måltidsverksamhet • • • • • • • • •

AFS 1982:20 AFS 1992:10 AFS 1994:1 AFS 1994:48 AFS 1998:1 AFS 1998:2 AFS 1999:6 AFS 2000:42 AFS 2001:1

Restauranger och andra storhushåll Buller Arbetsanpassning och rehabilitering Maskiner och vissa andra tekniska anordningar Belastningsergonomi Arbete i kylda livsmedelsutrymmen Tryckkärl Arbetsplatsens utformning Systematiskt arbetsmiljöarbete

Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsgivaren är enligt arbetsmiljölagstiftningen skyldig att planera, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.

70

Mat för många

Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas systematiskt och som en naturlig del av det dagliga arbetet. Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete, reglerar hur det ska gå till.

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) handlar om att i det dagliga arbetet uppmärksamma och ta hänsyn till både de psykologiska och sociala förhållandena och den fysiska delen av arbetsmiljön. Arbetsgivaren har huvudansvaret men arbetsmiljöarbetet bygger på samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och skyddsombud. Företagshälsovården kan betraktas som en resurs som kan anlitas när det krävs specialistkompetens.

Mer information Arbetsmiljöverket ger ut en rad olika hjälpmedel som handböcker, broschyrer och utbildningsmaterial som stöd för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dessa kan beställas eller laddas ned från Arbetsmiljöverkets webbsida www.av.se.

Lagen om offentlig upphandling Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller vid all offentlig upphandling av varor och tjänster. Lagen ska följas av alla upphandlande enheter inom stat, landsting, kommuner, kyrkliga församlingar, samt kommunala, landstingskommunala och andra offentliga företag. För måltidsverksamheten betyder det att lagen gäller både vid upphandling av livsmedel och andra varor och vid upphandling av kostentreprenader.

EG:s upphandlingsdirektiv ligger till grund för LOU. Grundtanken är att alla företag inom den gemensamma marknaden skall kunna konkurrera på lika villkor. Nya EG-direktiv för upphandling gäller från och med 1 februari 2006. En anpassning av den svenska lagstiftningen till de nya direktiven pågår. Ett lagförslag (SOU 2005:22) lades fram i mars 2005. Förslaget innebär bland annat att nuvarande LOU ersätts av två nya lagar, en som gäller upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster och en som gäller inom det s.k. försörjningsområdet (vatten, el, energi, transporter och posttjänster).

De nya lagarna anpassas till EG-direktiven i högre grad än tidigare. Det innebär bland annat att det grundläggande begreppet affärsmässighet i nuvarande LOU försvinner. I stället kommer bestämmelser som närmare följer EG-direktiven att införas i de nya lagarna. De principer som nu ofta åberopas av EG-domstolen i upphandlingsmål; krav på icke diskriminering, likabehandling, transparens och öppenhet, krav på proportionalitet (att inte ställa högre krav på en leverans än vad som behövs i den aktuella upphandlingen), kommer att få stor betydelse i de nya lagarna.

Lagar och regler

71

I övrigt har inte sakinnehållet i de delar som berör upphandling under gränsvärdena och upphandling av s.k. B-tjänster (dit bl.a. hotell- och restaurangtjänster hör) ändrats i det nya lagförslaget.

Det har skrivits flera böcker om offentlig upphandling och det finns många källor att hämta kunskap ifrån, se litteraturförteckningen. Skriften ”Kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen” (Sveriges Kommuner och Landsting, 2005) beskriver upphandlingsprocessen steg för steg och fokuserar på upphandlingar med ramavtal. Skriften ”Rätt upphandling – Arbetsmodell för upphandling av mindre arbeten och tjänster inom fastighetsförvaltning” (Sveriges Kommuner och Landsting, 2005) beskriver en arbetsmodell som förenklar upphandling av mindre arbeten och tjänster.

Undvik överklaganden Många upphandlingar överklagas i dag. I vissa branscher är det mer regel än undantag. Förebygg detta genom att iaktta följande: • Anlita kommunens inköps- eller upphandlingsfunktion eller annan resurs som har hög upphandlingskompetens.

• Var noga med det formella, och dokumentera alla beslut i hela processen. Det finns bra checklistor för arbetsgången i de olika upphandlingsformerna i litteraturen.

• Ta reda på interna regler, upphandlingspolicy och liknande och följ dessa.

• Planera upphandlingen i god tid. Både öppen och förenklad upphandling tar lång tid att genomföra. För öppen upphandling bör man räkna med minst 4–6 månader för en van upphandlare och vid förenklad upphandling minst 3–5 månader.

• De kriterier som kommer att användas vid anbudsprövningen ska tydligt anges i upphandlingsunderlaget och dessa måste följas vid prövningen. Dokumentera utvärdering och beslut noggrant.

• Krav på miljöhänsyn ska ställas på sådant sätt att de inte blir diskriminerande. Det är tillåtet att ställa krav på miljöhänsyn som ligger i linje med EU:s och Sveriges miljöpolitik. I upphandlingsunderlaget ska anges att anbudet prövas efter principen ”det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till miljö, kvalitet, pris etc”. Här ska alla kriterier anges.

Däremot är det inte tillåtet att väga in exempelvis transportavstånd vid anbudsprövningen.

Mer information För mer information om offentlig upphandling hänvisas till Nämnden för offentlig upphandling www.nou.se och till www.offentligupphandling.se.

Det senare är en webbtjänst från Stockholms Handelskammare. Miljöstyr-

72

Mat för många

ningsrådet har samlat råd och hjälpmedel för upphandling med miljöhänsyn, ekologiskt hållbar upphandling på www.eku.nu.

Det nya lagförslaget kan nås via www.regeringen.se, sök på ”SOU 2005:22”.

Byggnadslagstiftningen och gällande byggregler De övergripande lagarna inom byggnadslagstiftningen är plan- och bygglagen (PBL 1987:10) med tillhörande förordning, plan- och byggförordningen (1987:383), byggnadsverkslagen och byggnadsverksförordningen. Plan- och bygglagen reglerar planläggning och byggande. PBL är mycket översiktlig och allmän när det gäller krav på byggnader och lokaler. Byggnadsverkslagen (som egentligen heter Lag om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk m m) innehåller mer specificerade krav på byggnader och utrymmen i byggnader. Praktiskt användbara regler och råd finns i Boverkets författningssamling.

Boverket är den myndighet som handlägger frågor om samhällsplanering, stads- och bebyggelseutveckling, byggande och förvaltning. Boverket har ansvar för byggsektorns handikappfrågor, miljöpåverkan, bidragsbestämmelser m m. Boverket ska också följa tillämpningen av plan- och bygglagen, byggnadsverkslagen samt delar av miljöbalken. Som en del av detta uppdrag ger Boverket ut föreskrifter och allmänna råd i serien BFS, Boverkets Författningssamling.

Plan- och bygglagen håller på att omarbetas. PBL-kommittén lade fram sitt slutbetänkande med förslag till ny plan- och bygglag i september 2005. Ändringarna i PBL-kommitténs förslag handlar bland annat om att • tydligare och mer överskådliga regler för hur samhälleliga krav ska tillgodoses införs • lagstiftningen ska stimulera till en ökad mellankommunal samverkan i frågeställningar som rör flera kommuner • översiktsplaneringen ska bli mer strategiskt inriktad • frågor som rör genomförande av planer, exempelvis huvudmannaskap för allmänna platser, ska aktualiseras tidigt i planläggningsarbetet • bygglovsplikten ska göras mer enhetlig men samtidigt betona utrymmet för kommunala anpassningar • roller och uppgifter för olika aktörer i byggprocessen ska bli tydligare • prövningsförfarandet enligt PBL och miljöbalken bör samordnas så att enskilda kan få samordnade besked vid prövning av åtgärder som kräver lov enligt PBL och prövning enligt miljöbalken.

En möjlig tidpunkt för ett ikraftträdande är enligt kommitténs bedömning den 1 januari 2008.

Lagar och regler

73

BBR – Boverkets byggregler BBR innehåller föreskrifter och allmänna råd till bland annat plan- och bygglagen, lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk, m.m. samt förordningen (1993:1598) om hissar och vissa andra motordrivna anordningar.

BBR:s föreskrifter gäller i samband med nybyggnad och ombyggnad. I BBR finns bland annat regler och råd för utformning av byggnader och lokaler med hänsyn till • • • • • •

tillgänglighet för personer med nedsatt rörelse- och orienteringsförmåga brandskydd hygien, hälsa och miljö bullerskydd säkerhet vid användning energihushållning

Tillgänglighet Det finns ett lagstadgat krav på att lokaler och andra miljöer dit allmänheten har tillträde (kallas publika lokaler nedan), ska vara tillgängliga för personer med rörelsehinder eller på annat sätt nedsatt orienteringsförmåga.

Det gäller även i befintlig bebyggelse om det handlar om ”enkelt avhjälpta hinder” enligt ett tillägg till PBL som gäller från 1 januari 2001. Frågan är då om exempelvis en skolrestaurang är en sådan publik lokal?

Av Boverkets skrift Enklare utan hinder framgår att det inte finns någon entydig och vedertagen definition på vad som avses med begreppet publik lokal. Skolor räknas i huvudsak som arbetslokaler och faller därför inte generellt under begreppet publika lokaler. Däremot anses t ex aulor, receptioner och andra salar som hyrs ut till eller används av allmänheten som publika. Skolrestauranger och måltidslokaler nämns inte speciellt men en rimlig tolkning bör vara att skolrestaurangen är att anse som en publik lokal om den, utöver att vara elevmatsal, också hyrs ut till eller används av allmänheten.

Hygien Enligt byggnadsverksförordningen och BBR ska byggnader utformas så att luft-, ljus- och vattenkvalitet, fukt- och temperaturförhållanden samt hygienförhållanden blir tillfredsställande med hänsyn till allmänna hälsokrav.

I BBR finns regler och råd för hur detta ska åstadkommas. Här hittar man alla de olika krav på luftkvalitet, temperatur, vattentemperaturer och så

74

Mat för många

vidare som gäller i våra lokaler. Även i detta fall gäller att andra regelverk kompletterar byggnadslagstiftningen. Exempelvis hänvisar BBR till Livsmedelsverkets kungörelse om krav på dricksvattenkvalitet.

Säkerhet vid användning Enligt byggnadsverksförordningen och BBR ska byggnader utformas så att risken för olyckor begränsas för personer som vistas i byggnaderna. De allmänna säkerhetsföreskrifterna i BBR handlar bland annat om skydd mot fall, brännskador, explosioner, drunkning, förgiftning, elstötar och elchocker.

Mer detaljerade regler och råd avseende krav på arbetsmiljön finns i arbetsmiljölagstiftningen och Boverkets föreskrifter, BFS, som i flera fall hänvisar till Arbetsmiljöverkets författningar, AFS. Den måltidsansvarige i kommunen deltar ofta som sakkunnig och kravställare när måltidslokaler ska byggas eller ändras. Därför är det bra att känna till vad som gäller och var informationen finns att hämta. De som ansvarar för lokalförsörjning och byggande i kommunen är de närmast ansvariga för att kraven tillgodoses i samband med ny- eller ombyggnad.

Mer information Alla författningar från Boverket finns tillgängliga på Boverkets webbsida www.boverket.se. Det nya lagförslaget kan nås via www.regeringen.se, sök på ”SOU 2005:77”.

Lag om skydd mot olyckor Bestämmelserna i lagen om skydd mot olyckor syftar till ”att bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett, med hänsyn till lokala förhållanden, tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor”. Lagen ersatte 1 januari 2004 Räddningstjänstlagen.

Systematiskt brandskyddsarbete Enligt räddningsverkets anvisningar till lagen om skydd mot olyckor bör varje verksamhet bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Regler och anvisningar för detta finns i Allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete, SRVFS 2004:3.

Mer information Mer information om lagen om skydd mot olyckor och förebyggande brandskyddsarbete finns på Räddningsverket webbsida www.srv.se och i skriften ”Brandskydd i offentliga lokaler” (Sveriges Kommuner och Landsting 2005).

Lagar och regler

75

Termer och definitioner

Kostbegrepp, allmänt Kostproduktion Process som syftar till att producera måltider. Kostproduktionen utgör en del av måltidsservicen.

Måltidsservice Process som syftar till att tillhandahålla måltider. Begreppet måltidsservice innefattar i denna skrift hela processen från utveckling och planering till servering av måltiden.

Nutrition Vetenskaplig term för näring.

Livsmedelsföretag Varje privat eller offentligt företag som med eller utan vinstsyfte bedriver någon form av de verksamheter som hänger samman med alla stadier i produktions-, bearbetnings- och distributionskedjan av livsmedel.

(Källa: Förordning (EG) nr 178/2002) Livsmedelsföretagare De fysiska eller juridiska personer som ansvarar för att kraven i livsmedelslagstiftningen uppfylls i de livsmedelsföretag de bedriver.

(Källa: Förordning (EG) nr 178/2002) Anläggning Varje enhet i ett livsmedelsföretag. En anläggning är en plats där livsmedelsföretagaren bedriver verksamhet.

(Källa: Förordning (EG) nr 852/2004) Termen anläggning används i de nya EG-förordningarna i stället för termen livsmedelslokal. Termen livsmedelslokal används dock fortfarande i såväl bilagor till förordningen som i Livsmedelsverkets vägledningar.

Livsmedelshygien De åtgärder och villkor som är nödvändiga för att bemästra faror och säkerställa att livsmedel är tjänliga med hänsyn till deras avsedda användningsområde.

(Källa: Förordning (EG) nr 852/2004) God hygienpraxis (GHP) Att uppfylla hygienkraven i artikel 4 i förordning (EG) nr 852/2004, på det sätt som beskrivs i relevant branschriktlinje för god praxis eller på annat

76

Mat för många

sätt som ger likvärdigt resultat, för att uppnå säkra livsmedel.

(Källa: Livsmedelsverket, 2006) HACCP, Hazard Analysis Critical Control Point System som permanent identifierar, bedömer och styr faror som är viktiga för att säkerställa att livsmedel inte blir skadligt för hälsan.

HACCP är ett system för riskanalys med s.k. kritiska kontrollpunkter.

Egenkontrollsystem uppbyggda enligt principerna i HACCP är krav i förordning (EG) nr 852/2004.

MJ, megajoule Enhet för energi. Energiinnehållet i kost anges i Megajoule eller kcal, kilokalorier.

Sapere Pedagogisk metod som går ut på att utveckla smak och matupplevelse med hjälp av alla sinnen.

Produktionsmetoder, produktionsmiljö Cook serve Tillagning av mat för omedelbar servering.

Cook chill Speciell metod för tillagning och snabbkylning samt kylförvaring av mat.

Metoden syftar till att ge maten ökad hållbarhet jämfört med konventionell hantering av kyld mat.

Blast-Chiller Kylutrustning med hög kapacitet som klarar Cook chill-metodens krav på snabb nedkylning.

Sous Vide Tillagning i vakuum, metod för industriell tillagning, förpackning och snabbkylning av mat.

CapKold Metod för industriell tillagning, förpackning och snabbkylning av mat.

MAP, Modifierad atmosfär Metod att förpacka kyld mat, oftast tillredd enligt Cook chill-metoden, i gastäta förpackningar i syfte att öka hållbarheten.

Front cooking Restaurangkök som har en öppen, synlig front mot restaurangen och gästerna.

Termer och definitioner

77

Ekonomi och upphandling Baskontoplan En standardiserad kontoplan som underlättar företags och myndigheters arbete med de egna kontoplanerna.

Kommun-BAS En normalkontoplan för kommuners externa redovisning. Den grundar sig till viss del på BAS standardkontoplaner som företag använder för sin affärsredovisning.

Outsourcing Överföra verksamhet som tidigare utförts i egen regi på en extern leverantör.

Kvalitet TQM, Total Quality Management Total Quality Management är en form av kvalitetsledningssystem.

Kund Den som beställer och/eller betalar för varan eller tjänsten.

Gäst Den som konsumerar varan eller tjänsten dvs matgästerna.

NKI, Nöjd Kund Index Metod för mätning av kundupplevd kvalitet som ger ett indexvärde (max 100) som resultat.

Olika typer av kök Centralkök Kök med hög tillredningsgrad utrustat för att tillreda hela måltider på plats, och som även levererar mat till flera olika, geografiskt spridda enheter. Ofta lagas huvudkomponenten i centralköket och mottagningsköket kompletterar med tillagning av exempelvis grönsaker, potatis, ris eller pasta.

Tillagningskök Kök med hög tillredningsgrad utrustat för att tillreda hela måltider på plats, och som i huvudsak producerar mat för en lokal matsal eller för enheter i direkt anslutning till köket.

Produktionskök I denna bok används termen produktionskök som en gemensam benämning på centralkök och tillagningskök.

Mottagningskök Kök med begränsad tillredning av livsmedel och som tar emot, serverar el-

78

Mat för många

ler distribuerar huvudkomponenterna i måltiden från ett produktionskök.

Mottagningskök för varm mat tar emot varm mat från centralkök men tillagar ofta komplement som potatis, ris, pasta och sallad.

Mottagningskök för kall mat tar emot kall mat från centralkök. Värmer den kylda huvudkomponenten och tillagar ofta komplement som potatis, ris, pasta och sallad. Alternativt tas hela måltiden emot som vid lösningar med portionsförpackade färdiga måltider.

Mottagningskök för fryst mat tar emot fryst mat från centralkök eller annan leverantör av färdig mat. Tillagar ofta komplement som potatis, ris, pasta och sallad.

Serveringskök Kök med låg tillredningsgrad av livsmedel och som tar emot hela måltiden färdiglagad från ett produktionskök.

Termer och definitioner

79

Litteratur och kunskapskällor

Litteratur Abelsson, B (2005), Egen koll i fastigheten – Utformning av egenkontroll enligt Miljöbalken, Sveriges Kommuner och Landsting, 2005 Andersen, M m fl (2001), Mat och kostbehandling för äldre, Livsmedelsverket, 2001 Boverket (2002), Boverkets Byggregler. BFS 1993:57 med ändringar till och med 2002:19 Boverket (2005), Enklare utan hinder Department of Health (Great Britain), Chilled and Frozen, Guidelines on Cook-Chill and Cook-Freeze Catering Systems ESS-gruppen (2003), Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg, Livsmedelsverket 2003 Hallgren, T (1996), Mål & Rätt. Upphandling av livsmedel i kommunerna, Svenska Kommunförbundet 1996 Kosby, A (2004), Prognosmikrobiologisk studie – konsekvenser av en bruten kylkedja för cook-chill producerade måltider, Sveriges lantbruksuniversitet, Institutionen för mikrobiologi, 2004 Lind, H & Tingvall, J (2002), Internpris i praktiken, Svenska Kommunförbundet 2002 Livsmedelsverket (2004), Riktlinjer förskola, Livsmedelsverket, www.slv.se (endast på Internet) Livsmedelsverket (2006), Vägledning Godkännande och registrering av livsmedelsanläggningar Livsmedelsverket (2006), Vägledning Hygien Livsmedelsverket (2006), Vägledning Offentlig kontroll av livsmedel Livsmedelsverket och Centrum för tillämpad näringslära (2001), Riktlinjer för skolluncher – råd, tips och mängdtabeller Lundgren, U (2000), Mål och rätt på personalens sätt – Att kvalitetssäkra måltider, Trygghetsfonden för kommuner och landsting, 2000 Mattsson Sydner, Y (2002), Den maktlösa måltiden. Om mat inom äldreomsorgen, Uppsala universitet, 2002

80

Mat för många

Oresten, B (2005) Rätt upphandling – Arbetsmodell för upphandling av mindre arbeten och tjänster inom fastighetsförvaltning, Sveriges Kommuner och Landsting 2005 SCB (2005) Statistiska meddelanden BE 18 SM 0501, Sveriges framtida befolkning 2005–2050. Reviderad befolkningsprognos från SCB, SCB 2005 SNR, Svenska näringsrekommendationer 2005, Livsmedelsverket 2005 Stenmark, B (2004), Säkra kök ger nöjda gäster, Livsmedel och hygienkonsultation i Lund 2004 Sveriges Kommuner och Landsting (2005), Kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen.

Kunskapskällor på Intern,et Arbetsmiljöverket, www.av.se Boverket, www.boverket.se Konsumentverket, www.konsumentverket.se Livsmedelssverige, www.livsmedelssverige.org Livsmedelsverket, www.slv.se Miljömålsportalen, http://miljomal.nu Miljöstyrningsrådet, www.eku.nu.

Naturvårdsverket, www.naturvardsverket.se Nämnden för offentlig upphandling, www.nou.se Regeringens webbsida, www.regeringen.se Restauranghögskolan vid Örebro Universitet, www.oru.se Riksdagens webbsida, www.riksdagen.se.

Räddningsverket, www.srv.se Rättsnätet, www.notisum.se SIS, Swedish Standards Institute, www.sis.se Skolmatens vänner, www.skolmatensvanner.org Skolverket, www.skolverket.se Slow food-rörelsen, www.slowfood.com Socialstyrelsens webbsida, www.socialstyrelsen.se Statistiska centralbyrån, SCB, www.scb.se Sveriges Kommuner och Landsting, www.skl.se Sveriges lantbruksuniversitet, www.slu.se Sapere, www.sapere.se Webb-tjänst från Stockholms Handelskammare, www.offentligupphandling.se Litteratur och kunskapskällor

81

Besök förbundens nätbokhandel Sveriges Kommuner och Landsting har en nätbokhandel där alla våra publikationer finns presenterade och kan beställas.

Gå till www.skl.se och välj Publikationer. Där kan du söka på flera olika sätt efter det som intresserar dig. Välj till exempel ”Fastigheter” i fältet ”Sök på kategori”, och du får en träfflista över alla de idéskrifter, handböcker och rapporter som Sveriges Kommuner och Landsting och tidigare Kommunförbundet givit ut i ämnet. I vissa fall finns bilagor att hämta i elektronisk form utan kostnad.

På förbundets webbplats www.skl.se finns aktuell information om kommunernas och landstingens verksamhetsområden. Man kan utan kostnad prenumerera på nyhetssidorna och de nyhetsblad som ges ut i elektronisk form. Gå till exempel till www.skl.se/fastighet för nyhetsbladet Offentliga fastigheter.

Goda råd för utvecklingen av måltidsverksamheten

Mat för många

Mat för många Inom skola, vård och omsorg serveras varje dag närmare tre miljoner måltider, vilket betyder att den offentliga storhushållssektorn är en nästan lika stor aktör som den privata. Att laga och distribuera mat till många kan ske på olika sätt, och många kommuner står nu i begrepp att se över sin organisation.

Den här skriften vill bidra till ökad kunskap om offentlig måltidsverksamhet genom att orientera om olika sätt att bedriva och organisera verksamheten. Skriften ger råd och stöd till dem som vill förändra och utveckla måltidsverksamheten. Råden illustreras med exempel från verkligheten där kostchefer och andra delar med sig av sina erfarenheter.

Denna skrift vänder sig i huvudsak till förvaltningsledning både inom fastighetsorganisationen och kärnverksamheten, till exempel rektorer, och de som planerar måltidsservice, både beställare och utförare. Den kan med fördel även läsas av politiker.

ISBN-10: 91-7164-148-3 ISBN-13: 978-91-7164-148-9

Sveriges Kommuner och Landsting

118 82 Stockholm. Besök: Hornsgatan 20 Tfn: 08-452 70 00. Webbplats: www.skl.se Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, eller på förbundens webbplats www.skl.se – välj Publikationer.

Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet i samverkan

Mat för många Goda råd för utvecklingen av måltidsverksamheten