7164-807-5

Revisorer kommunicerar dialog gÜr verksamheten bättre

Förord Hur revisorer förmedlar, skriver, framträder, samtalar, lyssnar och diskuterar är av stor betydelse för deras möjligheter att nå ut och uppnå avsedda effekter i verksamheten. Det framhåller både revisorerna själva, fullmäktige och de som granskas.

Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument. En väl genomförd revision bidrar till att politiska beslut får genomslag i verksamheten. Revisionens resultat är alltså ett viktigt instrument för att visa om verksamheten får den effekt som det är tänkt.

En god kommunikation och dialog mellan revisorer och de som granskas kräver ett målinriktat arbete. Därför har SKL tillsammans med en grupp förtroendevalda revisorer utforskat målgrupper, metoder och verktyg.

Ett mål med detta arbete är att uppmärksamma och inspirera revisorer att arbeta strategiskt med sin kommunikation. Vi vill också förmedla kunskap och idéer samt visa på goda exempel.

Förtroendevalda revisorer från Huddinge, Hällefors, Katrineholm, Laholm, Luleå, Lund och Varbergs kommuner samt landstingen i Jönköping och Sörmland samt Region Halland har ingått i vår utvecklingsgrupp. Stort tack för er medverkan!

Vår förhoppning är att denna skrift ska förmedla gruppens dynamik och tankeprocesser samt ge inspiration, tankar och stöd i det lokala arbetet för ett ökat genomslag av revisorernas arbete.

Stockholm maj 2012

Lennart Hansson Sektionschef, sektionen för demokrati och styrning Sveriges Kommuner och Landsting

Fakta om projektet

Hösten 2009 bjöd Sveriges Kommuner och Landsting in till ett utvecklingsarbete kring revisorernas kommunikation och dialog.

Inbjudan riktades till revisorsgrupper som dels ville bidra med erfarenhet, dels ville gå vidare i sin egen utveckling.

Arbetet i projektet har syftat till att: >> Stärka insikt och kompetens om kommunikation och dialog. >> Pröva och introducera verktyg och redskap. >> Inspirera till ett strategiskt arbete med kommunikation och dialog.

Vid utvecklingsgruppens träffar har följande frågor stått i fokus: >> Vilka är revisorernas målgrupper för kommunikation och dialog? >> Hur kan revisorerna analysera och värdera de olika målgrupperna? >> Vad vill revisorerna uppnå med sin kommunikation och dialog? >> Hur kan revisorerna arbeta strategiskt med respektive målgrupp? >> Blir det några konsekvenser för revisorerna; arbetssätt, kompetens, ekonomi, med mera? >> Hur ska revisorerna arbeta med sin hemsida? >> Hur ska revisionen förhålla sig till media?

Deltagarna har under projektets gång arbetat strategiskt med kommunikation och dialog på hemmaplan. Resultatet av detta arbete har bidragit till vår analys.

4 Revisorer kommunicerar

Att kommunicera är viktigt Det är viktigt för demokratin att det finns en balans mellan beslutande, verkställande och granskande organ. Hur revisorerna arbetar och kommunicerar har betydelse för hur balansen upprätthålls.

Genom en bra kommunikation och dialog kan förtroendevalda revisorer både bredda och fördjupa sin granskning. En väl genomförd kommunikation och dialog medför också automatiskt en kvalitetssäkring och en legitimering av revisionens arbete.

Betydelsen av en god kommunikation och dialog har även lyfts fram i statliga utredningar och det markeras också tydligt i skriften God revisionssed i kommunal verksamhet 2010.

Revisorerna har många arenor att agera på och förhålla sig till eftersom granskningen har betydelse även för andra än dem som direkt granskas.

Fullmäktige, medborgare, partier och media är några exempel på viktiga kontaktytor.

I praktiken kommunicerar revisorerna på flera olika sätt. Till stor del handlar det om skriftlig information i form av revisionsrapporter, men också om muntlig kommunikation i olika former. De flesta kommuners, landstings och regioners hemsidor informerar också om revisionen.

Vad är en god kommunikation och dialog och hur gör vi för att komma dit? Vilka vägar och metoder är framgångsrika? Finns det goda exempel att hämta inspiration från?

Vad är en god kommunikation och dialog och hur gör vi för att komma dit?

Revisorer kommunicerar

5

Med stöd av utvecklingsgruppens arbete och diskussioner har vi ringat in och prövat några olika metoder. Därmed inte sagt att dessa kan kopieras rakt av. Skriftens främsta syfte är att ge underlag och inspiration till utvecklingsarbete utifrån lokala förutsättningar.

6 Revisorer kommunicerar

Kort om kommunikation Varför kommunicerar vi och vad vill vi uppnå?

Vad krävs för att kommunikationen ska få önskad effekt?

Vilka hinder finns?

Vi väljer olika sätt att kommunicera beroende på vad vi vill uppnå. Information fungerar för att förmedla kunskap, medan kommunikation är en förutsättning för att förändra en attityd. För att ändra beteende krävs oftast dialog. figur 1. ”Trappan” – strategival

Vi vill att målgruppen ska…. >> Förstå (veta) >> Ändra attityd (tycka) >> Ändra beteende (göra)

Handlar Överväger handla

Kommunikation – för att ändra attityd (tycka).

Söker mer information Känner sig berörd

Läser/lyssnar mer aktivt Blir intresserad Hört talas om Skriftlig info Information

Riktad info Kommunikation

Information – för att förstå (veta).

Personlig påverkan Dialog

Dialog – för att ändra beteende (göra).

Det finns många hinder för framgångsrik kommunikation. Några exempel är att informationen är för omfattande och för komplex. Mer subtila hinder orsakas av sändarens respektive mottagarens personliga filter som kan bero på traditioner, kulturer, kön och ålder.

Revisorer kommunicerar

7

VANLIGA HINDER

>> Liten eller obefintlig kunskap. >> Negativa erfarenheter. >> Budskapet hotar professionen. >> Makt. >> Rädsla. >> Målkonflikter. >> Tid. >> Ekonomi.

Kommunikationens effekt beror också på deltagarnas förmåga att kommunicera. En ovillig mottagare påverkar sändaren. figur 2. Sändare och mottagare

Budskap

Budskap Sändare

Sändare

Mottagare

”Budskapet kan störas på vägen”

Mottagare

”Budskapet kan störas på vägen”

UTMANINGAR

>> Överbrygga mottagarens bristande kunskap om revisorernas uppdrag och roll. >> Värna och förklara revisionens oberoende. >> Överbrygga gapet mellan förväntningar hos dem som granskas och dem som granskar. >> Motivera mottagaren att använda revisionens resultat.

8 Revisorer kommunicerar

Mottagaren i fokus All kommunikation sker på mottagarens villkor. Varje mottagare tolkar det som syns och hörs utifrån sin förståelse, kunskap och tidigare erfarenheter. Vi ser det vi kan se – inte vad vi vill eller borde se (selektiv perception). Olika referensramar hos mottagare och sändare leder lätt till missförstånd.

Därför är det extra viktigt att revisorerna har mottagaren i fokus när de formar sin kommunikation. Om mottagaren inte vill ”lyssna” på revisorerna, gäller det att kunna förklara och argumentera för sina granskningar.

Det viktigaste för att få mottagarens gehör är att kunna visa vilken nytta de kan ha av granskningarna.

ORDLISTA

Information uttrycker kunskap eller budskap i en konkret form och består ofta av en samling fakta.

Kommunikation är en process för att överföra information från en punkt till en annan. Vanligtvis ses kommunikation som en process i två riktningar, med utbyte av tankar, åsikter eller information.

Det gäller oavsett om kommunikationen sker via tal eller skrift.

Deltagarna är ofta överens om varför de kommunicerar. Communicare betyder att göra gemensamt.

Dialog är mer ett förhållningssätt än en metod. Den är helt enkelt ett verktyg för att tänka tillsammans. Dialogen bygger på en tro att människor har något att tillföra och vi kan välja mellan att lyssna med intentionen att svara eller med intentionen att förstå. Dialogen bärs upp av ett utforskande och reflekterande förhållningssätt. figur 3. ”Dialogen”

Illustration: Karin Grönberg

Revisorer kommunicerar

9

” Politiker har en tendens att utveckla ett immunförsvar mot negativa påpekanden.”

Daniel Tarschys, professor i Statskunskap vid Stockholms Universitet, vid konferensen Mötesplats Offentlig Revision (2011)

10 Revisorer kommunicerar

För att värna revisorernas oberoende måste det råda distans mellan den som granskar och den som granskas. Denna inbyggda distans, i kombination med människors olust inför att bli granskade, är mekanismer som varje revisor bör förstå och kunna hantera.

En sådan mekanism är gapet mellan förväntningarna hos dem som granskas och dem som granskar. Inte sällan försöker den som är granskad att hålla ifrån sig granskarens synpunkter med argument som att granskningen borde gjorts på ett annat sätt, är insiktslös, oinitierad – eller rent av gnällig. Ökad kunskap och bättre kommunikation kan minska gapet mellan dem som granskas och dem som granskar. ”Förväntningsgapet” är större i politiska organisationer eftersom maktoch ansvarsfördelning är mer komplicerade än i näringslivet. Det politiska systemet har också visat sig ha mindre förmåga att ta till sig och använda granskningens resultat.

För att klara utmaningarna krävs insikt och kunskap samt ett strategiskt arbete och bra verktyg.

” Förväntningar på att vi ska vara rådgivande och föreslå förändringar orsakar ofta ett dilemma. Vi ska jobba förebyggande, men enligt god revisionssed inte lämna direkta förbättringsförslag. Att förklara detta är en pedagogisk utmaning.”

Rodika Klinge, ordförande för Revisionsdelegationen inom SKL, vid konferensen Mötesplats Offentlig Revision (2011)

Revisorer kommunicerar

11

Analysera målgrupper Med vem eller vilka kommunicerar revisorerna? Vilka målgrupper är viktigast? Hur motiverade är dessa och hur vill revisorerna att de ska vara?

Målgruppsanalys är grunden till en strategisk kommunikation och dialog.

I vårt projekt valde vi att arbeta med en modell i tre steg.

1. Identifiera målgrupper och prioritera MODELL I TRE STEG

1. I dentifiera målgrupper och prioritera.

2. Analysera nuläget.

3. Formulera mål och bestäm ambitionsnivå.

I projektet har vi identifierat organisationer, grupper och andra ”ytor” som på ett eller annat sätt utgör revisorernas ”omvärld”. Vi sorterade dessa i bland annat uppdragsgivare, revisionsobjekt och samverkansparter så att vi fick fram en gemensam ”karta”. Även media fanns på vår karta, men media är snarare ett medel att nå ut än en egen målgrupp (mer om revisorer och media på sidan 30).

Sedan diskuterade vi vilka målgrupper som är mest betydelsefulla att ägna uppmärksamhet – utifrån revisorernas uppdrag. Vi valde att koncentrera oss på: >> Fullmäktige och fullmäktiges presidium (uppdragsgivare). >> Styrelse, nämnder, beredningar och bolagsstyrelser (revisionsobjekt). >> Förvaltningar. >> Medborgare. >> Partigrupper.

12 Revisorer kommunicerar

figur 4. ”Bollhavet” – Utvecklingsgruppens gemensamma ”karta”

Röda = granskningsobjekt som ansvarsprövas

Fullmäktige Politiska partier Fullmäktiges presidium

Kommun-/ landstingsstyrelsen

Revisorerna

Medborgare

Nämnder och styrelser Sakkunniga Företag

Media

Sakkunniga

Föreningar

SKL

Auktoriserade rev.

Kommunala företag Styrelse/VD

Förvaltningar

Andra kommuner och landsting Kommunalförbund, gemensamma nämnder, finsamförbund

Revisorer kommunicerar

13

2. Analysera nuläget För att kunna analysera nuläget frågade vi oss hur det ser det ut i dag och placerade därefter målgrupperna i en fyrfältsgraf (se figur 5) utifrån dimensionerna Betydelse (skattad av revisorerna utifrån deras uppdrag) och Motivation (revisorernas uppskattning av målgruppens beredskap att ta till sig revisorernas budskap). figur 5. ”Fyrfältaren” – nuläge

Betydelse

Fullmäktige

Stor

Liten

Stor

Motivation

Liten

I grafen ovan har revisorerna placerat fullmäktige i det övre vänstra fältet. Det betyder att revisorerna uppskattar att fullmäktige har stor betydelse i kombination med liten beredskap att ta till sig revisorernas budskap.

I projektet har vi valt att använda fyrfältsgrafen som arbetsmodell. Oavsett vilken modell som används för att analysera målgrupperna och formulera mål för revisorernas kommunikation fordras ett engagemang i revisorsgruppen.

När nuläget för målgrupperna är fastställt gick vi vidare med att: >> Beskriva hur revisorerna kommuniserar med målgrupperna i dag. >> Identifiera målgruppernas behov, kunskap och önskemål (sätt dig i mottagarens stol). >> Fundera över hur målgruppens behov och önskemål kan tillfredsställas (metoder).

14 Revisorer kommunicerar

En enkät kan vara ett sätt att ta reda på nuläget när det gäller en målgrupps behov och önskemål, till exempel i fullmäktige. Även vid möten med styrelse och nämnder kan det vara värdefullt att diskutera deras behov och önskemål om kommunikationen med revisorerna.

3. Formulera mål och bestäm ambitionsnivå Nästa steg blev att fundera över vilka målgrupper som behöver ”förflyttas”, det vill säga ges ökad eller minskad betydelse och/eller ökad motivation. Ett sätt att göra detta synligt är att placera de olika målgrupperna på önskad plats i fyrfältsgrafen. figur 6. ”Fyrfältaren” – mål

Betydelse Stor

Liten

Information (veta) – skriftlig information.

Fullmäktige

Stor

Kommunikation (tycka) – riktad information.

Motivation

Dialog (göra) – personlig påverkan.

Liten

I den nya grafen har revisorerna placerat fullmäktige i det övre högra fältet. Det betyder att revisorerna fortfarande menar att fullmäktige inte bara har stor betydelse, utan också stor beredskap att ta till sig revisorernas budskap.

Slutsteget blev sedan att lägga fast vad revisorerna vill uppnå med de olika målgrupperna (ambitionsnivå) – det vill säga vad revisorerna vill att målgruppen ska veta, tycka och göra. (se ”Trappan” sid 7).

Revisorer kommunicerar

15

Hur ska vi kommunicera?

Vad krävs av revisorernas kommunikation för att ”förflytta” målgruppen dit de vill?

Vilka strategier, aktiviteter och kanaler fungerar bäst för att nå målet?

16 Revisorer kommunicerar

Revisorer kommunicerar

17

Strategier – handlar om hur vi ska kommunicera.

Aktiviteter – talar om vad vi ska göra.

Kanaler – är vägen att nå fram.

Efter målgruppsanalysen vet vi vilka som är de viktigaste målgrupperna, var de befinner sig och vilket behov de har. Vi vet också vad vi vill uppnå med kommunikationen – det vill säga vad målgruppen ska veta, tycka och/eller göra.

Nästa steg är att fundera över hur vi ska nå målet.

Vilken strategi ska vi välja? Vad vi vill uppnå styr hur vi ska kommunicera.

Vill vi att målgruppen ska vara informerad eller ha hört talas om frågan räcker det ofta med skriftlig information. Vill vi att målgruppen ska känna sig berörd och också handla krävs en aktiv kommunikation och dialog.

Vilka aktiviteter behövs och när ska de genomföras?

Eftersom kommunikationen är viktig i alla delar av revisionsprocessen – i planering, granskning och prövning – finns det behov av olika typer av aktiviteter i alla delar av processen. Tänk på att mottagarens behov bör styra valet av aktiviteter.

Därefter är det dags att inventera och analysera revisorernas kanaler; skriftlig information, olika typer av möten, hemsidan (sid 27) och media (sid 30). Vilken eller vilka kanaler ska vi använda oss av?

I valet av strategi, aktiviteter och kanaler är det också viktigt att fundera över konsekvenserna för revisorernas egen del. Vilken beredskap finns inför nya förhållningssätt? Behövs kompetensutveckling?

Det kan vara bra att dokumentera mål, strategier, aktiviteter och kanaler i en kommunikationsplan för respektive målgrupp.

18 Revisorer kommunicerar

”Förtroendefulla dialoger utvecklar verksamheten i medborgarnas intresse.”

Jan-Erik Martinsen, förtroendevald revisor, Region Halland

Revisorer kommunicerar

19

20 Revisorer kommunicerar

En uppriktig dialog är A och O En stor utmaning för revisionen är att skapa legitimitet och bygga rätt bild av revisorerna och deras arbete. Några sätt är att marknadsföra uppdraget och att ta reda på vad uppdragsgivaren (fullmäktige) vill med revisionen. En god dialog mellan revisorer och fullmäktige om uppdrag och roller är A och O i detta arbete. Den ger revisorerna legitimitet och därmed också möjlighet att åstadkomma en verklig förändring.

I alla dialoger är det viktigt att lyfta fram revisorerna som fullmäktiges verktyg för att utveckla demokrati, ekonomi och verksamhet.

Uppdragsgivaren

” En utvecklad kommunikation med revisorerna innebär att vi kan ställa frågor direkt till varandra. Det har lett till en bättre relation och gjort revisionen mer accepterad.”

Hans Lundqvist, ordförande för fullmäktige i Jämtlands läns landsting, vid konferensen Mötesplats Offentlig Revision (2011)

Fullmäktiges presidium Fullmäktige är revisorernas uppdragsgivare och därmed den viktigaste målgruppen. Fullmäktiges presidium behövs som ”stöd när det blåser” men det krävs ofta ett tålmodigt arbete för att utveckla en strategisk dialog.

Det personliga samtalet betyder oftast mer än information på papper.

Ett sätt att åstadkomma detta är att träffa presidiet regelbundet. Revisionen kan bjuda in och svara för dagordningen vid sådana möten. För att få ut så mycket som möjligt av träffarna bör dessa ha tydliga mål och innehålla frågor som kommuniceras i förväg. Det kan också vara bra att sammanfatta mötet efteråt. Några ämnen att ta upp kan vara presidiets förväntningar på revisionen, den aktuella situationen i kommunen, landstinget ­eller regionen och risker i verksamheten. Presidiet bör också informeras om revisionsplanen och pågående granskningar. Sådana träffar bör ske minst ett par gånger per år samt vid behov när det är något speciellt.

Presidiet kan även bjudas in till mer informella samtal för att få igång en

Revisorer kommunicerar

21

dialog om roller, uppdrag och samverkan. Bjud också gärna in presidiet till ett revisionsmöte.

Hela fullmäktige Revisorerna är hela fullmäktiges verktyg. Därför är det viktigt att kunna möta hela fullmäktige på olika sätt. Några sätt att underlätta kommunikationen med hela fullmäktige är att delta i dess möten och informera fullmäktige om revisionsplanen samt om revisorernas arbete och granskningsresultat. Revisionens rapporter kan till exempel presenteras under en stående punkt på fullmäktiges föredragningslista. Använd gärna pauserna för att “marknadsföra” revisionen.

Fullmäktiges behov och förväntningar kring revisionen kan återkommande inventeras via en enkät till ledamöterna eller direkt på mötet. Resultatet bör återkopplas.

Läs mer i skriften Fullmäktige och revisorerna.

Revisionsobjekt Nämnder, styrelser och beredningar

” Ett positivt, tydligt och oberoende anslag underlättar revisorernas kommunikation. Men vi måste också vara lyhörda gentemot den vi granskar.”

Marianne Ericsson, förtroendevald revisor, Landstinget i Jönköpings län

22 Revisorer kommunicerar

Kommunikation och dialog med nämnder, styrelser och beredningar är viktiga eftersom dessa är revisionsobjekt. Samma synsätt gäller även gentemot bolagens styrelser. En bra dialog fungerar i sig som en revisionsmetod eftersom den ger revisorerna värdefull information för riskbedömning och i granskning. Dialogen underlättar också att genomföra de förändringar som revisorerna för fram i sina rapporter.

Dialogen med nämnderna kan antingen vara övergripande och handla om nämndens uppdrag och ansvar, eller granskningsinriktad med fokus på särskilda risker, situationer eller granskningsprojekt.

Den kan också bidra till att problem kan lösas direkt och ”onödig” rapportskrivning undvikas.

Om anställda och sakkunniga ska vara med vid mötena beror på ämnet. Om de ska vara med är det viktigt att precisera rollerna. Nämnden

behöver ibland kunna tala fritt om samspelet med förvaltningen eftersom ett sådant samtal kan ge viktiga signaler om brister i såväl styrning som ledning.

Det är viktigt att även kommunicera med verksamheten, eftersom det är där som förändringar ska genomföras i praktiken.

Vem ”äger” mötet?

Oavsett vilka som bjuds in till ett möte är det viktigt att klargöra vem som ”äger mötet”. Revisorerna kan kalla till möte eller bjuda in sig till nämndens möte. Ett sätt att ”äga mötet” är att skicka ut frågor med kallelsen. Om revisorerna kallar till möte kan det vara lämpligt att den eller de revisorer som har ett bevakningsansvar för nämnden håller i mötet. När revisorerna bjuder in sig själva till nämndens möte är det viktigt att revisorernas frågor får tillräckligt med tid.

Revisorerna bör också hålla en röd tråd över mandatperioden, det vill säga följa upp vad nämnden sagt att de ska göra med anledning av tidigare granskningar. Det är viktigt att nämnderna uppfattar mötena som intressanta och stödjande. Därför bör revisorerna också berätta vad de ”gör inom nämnden”.

Utveckla mötesformerna Dialogen bör förberedas med frågor i förväg. Samtidigt är det viktigt att vara beredd på flexibilitet i stunden. Träna också på att ställa frågor och följdfrågor.

För att skapa förtroende bör diskussionen hållas på en principiell nivå för att undvika att den blir ett ”förhör” eller mynnar ut i detaljredovisningar av verksamheten. Dialogen ska ske i förtroende och ytterst syfta till utveckling för medborgarna, men den kan även vara en del i problemlösning.

Intervju- och samtalsteknik är områden som ofta kan utvecklas.

” Kritiken har en särskild retorik.”

Sverker Olofsson, journalist, STAREV:s årskonferens (2012)

Revisorer kommunicerar

23

Medborgarna Det ligger i revisorernas intresse att kommunicera med medborgarna. Det kan ske genom revisorernas egna hemsidor och via sociala medier som till exempel Facebook. Andra möjligheter är ”öppet hus” som ger medborgarna möjlighet att möta revisorerna. Vissa kommuner arrangerar så kallade kommundagar där även revisorerna har möjlighet att presentera sitt arbete.

Revisorerna kan också vara synliga i informationsblad, interna tidningar och annan offentlig media.

Partierna ” Att informera partiet är viktigt, men vi ska inte vara för insyltade i det politiska arbetet.”

Lars Trägen, förtroendevald revisor, Lunds kommun

24 Revisorer kommunicerar

Att följa det politiska arbetet bidrar till förtroendevalda revisorers unika kompetens. Varje revisor bör hålla kontakt med sin partigrupp. Kontakten är viktig för att ge revisorn underlag till granskning, men också för att ge partigruppen insikt i och förståelse av revisorernas arbete. Revisorerna bör också vara öppna för kommunikation med de partier i fullmäktige som inte är representerade i revisionsgruppen. Alla kontakter med partierna ska ske på ett sätt som inte riskerar revisorernas oberoende.

Välj strategi och aktiviteter utifrån mottagarens behov Vad gör revisorerna i dag? Hur kan det göras bättre?

För att öka kunskapen om revisionens uppdrag och roll samt ”bära ut” revisionens arbete och slutsatser behöver revisorerna kommunicera på olika sätt. Det gäller såväl internt till berörda inom organisationen som externt till medborgarna och media.

Information om revisorernas uppdrag och roll kan ske via: >> Revisorernas hemsida. >> Informationsbroschyr om revisionen. >> Återkommande information vid fullmäktigemöten. >> Dialog med fullmäktiges presidium. >> Medverkan vid kommunens, landstingets och regionens utbildning för förtroendevalda. >> Nämndmöten och nämnddialog. >> Partigruppsmöten.

Revisorer kommunicerar

25

Information om granskningsresultat kan ske via: >> Dialog med fullmäktiges presidium. >> Information till fullmäktige om revisionens rapporter med en stående punkt på dagordningen. >> Nämndmöten och nämnddialog. >> Revisorernas hemsida. >> Seminarier och hearings. >> Nyhetsbrev. >> Pressmeddelanden. >> Information till granskningsobjekten. >> Information till partigrupperna.

Revisionsrapporten har en särskild betydelse

” En bra revisionsrapport informerar sakligt om brister i organisation och verksamhet.”

Jan-Erik Martinsen, förtroendevald revisor, Region Halland

26 Revisorer kommunicerar

Rapporterna är revisorernas främsta kanal för att redovisa sitt arbete och sina granskningsresultat. Hur rapporterna utformas och distribueras (internt och externt) och görs tillgängliga på kommunens/landstingets/regionens webbplatser är strategiskt viktiga frågor (se sid 27).

En bra revisionsrapport ska vara tydlig samt ha en bra layout. Den ska också ha en bestämd struktur, bra språk och tydlig sammanfattning.

Lättlästa rapportblad eller ”snabbrapporter” är ett bra komplement för att enkelt sprida och göra information tillgänglig.

Revisorernas hemsida – en extern och intern kanal Revisorernas hemsida är ett viktigt fönster för såväl medborgare och media som fullmäktige, nämnder och förvaltningar.

Det ligger i både fullmäktiges och revisorernas intresse att revisionen kan kommunicera även med medborgarna. Därför bör medborgarna få information om revisorernas uppdrag och vilka som är revisorer på kommunens, landstingets eller regionens webbplats. Där bör läsaren också hitta slutsatser och rekommendationer efter olika granskningar – samt gärna vilka granskningar som planeras.

För att besökaren ska uppfatta hemsidan som värdefull måste avsändaren (revisorerna) sätta sig in i läsarens situation och:

Det ligger i både fullmäktiges och revisorernas intresse att revisionen kan kommunicera även med medborgarna.

>> Förstå vad besökaren söker. Varför är hon/han där? >> Underlätta för besökaren att läsa och hitta genom konkreta rubriker och ingresser. >> Använda ett enkelt språk och beskriva granskningen i en logisk kronologi. >> Underlätta sökandet genom bra sökord.

När vi i projektet har “synat” cirka 200 hemsidor konstaterar vi att de ser mycket olika ut. Revisorernas hemsidor behöver överlag utvecklas för att bli mer “användarvänliga”.

Revisorer kommunicerar

27

En bra hemsida ska innehålla information som läsaren har nytta av. Den ska vara en efterfrågewebb, inte en utbudswebb. Den bör också enkelt och begripligt beskriva vad revisionen är och gör. Beskrivningen bör göras överskådlig: planerad granskning – granskning/resultat – svar/yttrande – uppföljning. Det är viktigt att varje genomförd granskning kan redovisas med tydlig rubrik som anger vad den handlar om. Den bör också ha en kort sammanfattning.

Förutom att vara tydlig bör hemsidan innehålla kontaktuppgifter till revisorerna. Det är bra om den också erbjuder – och inbjuder – till kommunikation.

Ta hjälp av kommunens, landstingets eller regionen informations- och kommunikationsavdelning (eller motsvarande) för att utveckla hemsidan.

Ett bra sätt kan också vara att samla in synpunkter via en testpanel med medborgare.

28 Revisorer kommunicerar

” Genom att kommuni­cera hämtar revisionen kunskap och delger sina synpunkter.”

Laszlo Dagsberg, förtroendevald revisor, Huddinge kommun

Revisorer kommunicerar

29

Media – en kanal till medborgarna Hur kan revisorerna utveckla sin kommunikation med media?

Media är en bra kanal för att nå ut till medborgarna och därigenom få effekt.

Se media som ett verktyg för att få ut information och ta fram en medie­ strategi, det vill säga bestäm i förväg hur revisorerna ska agera gentemot media – till exempel hur, vem, när och vad. Men använd sunt förnuft. Förtroendet för revisionen är viktigt och det måste finnas en etisk balansgång mellan allmänintresset och förtroendet inom organisationen.

Effekten av revisionen kan både störas och stärkas av uppmärksamhet i media. För att förhållandet med media ska fungera krävs: >> Förståelse för medias logik och förutsättningar. >> Tillgänglighet och tillmötesgående. >> Information som underlättar för media att förstå revisionens uppgift och perspektiv. >> Journalistiska sammanfattningar i form av färdiga pressmeddelanden. >> Nyhetsvinkling genom att betona värdet av granskningen. >> Bilder för publicering. >> Goda kontakter med lokalpressen eller särskilda reportrar. >> Planering och timing. Aktualisera tidigare granskningar när något är aktuellt i media.

Ta hjälp av kommunens, landstingets eller regionen pressavdelning (eller motsvarande) för att utveckla relationen till media.

30 Revisorer kommunicerar

Upplysningar om innehĂĽllet: Elisabeth Englund, elisabeth.englund@skl.se Karin Tengdelius, karin.tengdelius@skl.se Lotta Liedberg, lotta.liedberg@skl.se

Š Sveriges Kommuner och Landsting, 2012 ISBN: 978-91-7164-807-5 Textbearbetning: Birgitta Klepke Foto: Thomas Henrikson, Rickard Eriksson, Thomas Carlgren, Bildarkivet.se, Maskot, Mostphotos och Leif Johansson/Bildarkivet.se Produktion: ETC Kommunikation Tryck: LTAB, juni 2012

Revisorer kommunicerar Dialog gör verksamheten bättre Hur kan revisorer arbeta strategiskt med sin kommunikation? Vilka är målgrupperna? Vad vill revisorer uppnå med sin kommunikation? Vilka strategier, aktiviteter och kanaler fungerar bäst?

Vår förhoppning är att denna skrift ska ge inspiration, tankar och stöd i det lokala arbetet för att öka genomslaget av revisorernas arbete.

Beställ eller ladda ner på www.skl.se/publikationer

ISBN: 978-91-7164-807-5

Post: 118 82 Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: 08-452 70 00 www.skl.se