Facts - Test- und Wirtschaftsmagazin

AdvertorialSpecial 2012

IT-Experten BĂźrolĂśsungen vom Fachmann

Wissenswertes über FACTS FACTS 8/11: Bürokommunikation

Seit 20 Jahren liefert FACTS brandaktuelle Storys und erfreut sich seit dem ersten Tag guter Leserquoten. Tendenz steigend. So konnte die IT-Fachzeitschrift im vergangenen Jahr ihren Umsatz verdreifachen und ist längst nicht aus der Puste.

Entscheidend für den anhaltenden Erfolg von FACTS ist vor allem das journalistische Konzept: Die Kombination aus Testmagazin und Wirtschaftsmagazin mit dem Schwerpunkt IT setzt eine bestimmte Ausbildung und Arbeitsweise voraus. So findet man weder fremdrecherchierte Meldungen noch Gazettengeschichten, denn die FACTS-Journalisten sind vom Fach. Jeder Mitarbeiter der 15köpfigen Redaktion kommt aus der IT-Branche, was besonders bei den Tests eine wichtige Rolle spielt. Im eigenen Testcenter werden Produkte und Lösungen nicht nur auf ihre technische Leistungsfähigkeit geprüft, sondern auch auf Qualität, Preis und vor allem den tatsächlichen Nutzen für

Urteil

FACTS 7/11: Facility-Management

sehr gut

12/201

den Anwender.

FACTS behandelt in den Spezialausgaben brisante Themen einer bestimmten Branche und berichtet über die aktuellsten Trends in den Bereichen Hardware, Software und Organisation, sowie über intelligente und stilvolle Büromöbellösungen.

Basis jeder der monatlich erscheinenden Ausgaben sind 40.000 hoch qualifizierte Leser aus Top-Unternehmen der deutschen Wirtschaft. Die mehrmals im Jahr publizierten Schwerpunktausgaben und Specials erreichen – je nach Zielgruppe – Auflagen zwischen 25.000 und 100.000 Exemplaren. Insgesamt erreicht die FACTS-Special 4/10: Medizin und Gesundheit

FACTS-Special 9/11: Steuern und Finanzen

FACTS heute so über 500.000 unterschiedliche Entscheider pro Jahr – quer durch alle Branchen. www.factsverlag.de

FACTS VON A bis Z: Leistungstest, Kaufberatung, Company-Story, Anwenderbericht, Arena und vieles mehr ...

2

FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

1

INHALT Sonderheft bk documents – Büro & Kopie GmbH

Branche/Unternehmen 4

Weit mehr als nur Hardware: Das gesamte Dokumentenaufkommen zu organisieren, hält das Unternehmen viel zu oft davon ab, sich um das Tagesgeschäft kümmern zu können. Da ist Rat

4

und Tat von Experten gefragt.

9

Exzellenter Kundenservice: Im Rahmen des Wettbewerbs um die europäischen Excellence Awards 2011 wurde Ricoh von der EFQM in der Kategorie „Nutzen für den Kunden schaffen“

10

ausgezeichnet.

Office live“-Touren fast alle angebotenen

PEP it or forget it: Wollen sie erfolg-

Lösungen und Produkte im eigenen

sende Neustrukturierung der Outputland-

Unternehmen im „Live-Einsatz“.

schaft profitiert die Raiffeisenbank

reich sein, sollten Hersteller

PRAXIS/ORGANISATION

Handelspartner konsequent und nachhaltig einsetzen.

Druck- und Dokumentenmanagement und geringeren laufenden Kosten.

32 Haben Sie etwas zu verschenken: Eine ineffiziente Verwaltung der ge-

onslogistik: Uwe Jungk, Chief Execu-

schäftskritischen Informationen steht

tive Officer von Ricoh Deutschland,

nicht nur reibungslosen Arbeitsprozes-

erläutert, was das Unternehmen unter

sen im Weg, sondern macht auch poten-

Hegenberg, Wirtschaftsprüfer und

Managed Services im Druck- und

zielle Gewinne zunichte.

Geschäftsführer bei der Niederrheini-

36

eine schmückende PR-Maßnahme:

schließen Partnerschaft: Ricoh

Ökologie und Umweltschutz sind zum

Europe nimmt das preisgekrönte Doku-

festen Bestandteil von Unternehmens-

mentenmanagement-System DocuWare

strategien geworden.

In Deutschland arbeiten Ricoh und DocuWare bereits zusammen.

42

Aktuell/ marktübersicht 38

FACTS über den Ablauf von Betriebsprüfungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

medizin und gesundheit

Ziel erreicht: In Zusammenarbeit mit 46

einem Ricoh-Fachhandelspartner

Prüfungen erwarte bis zuletzt: Per

schen Treuhand in Duisburg, spricht mit

Das neue Grün: Es ist längst mehr als

Ricoh Europe und DocuWare

europaweit in sein Lösungsportfolio auf.

44

Der Blick aufs Ganze: Durch eine umfas-

Der Weg zur schlanken Informati-

Dokumentenbereich versteht.

30

50

Pfaffenwinkel von einem optimierten

Maßnahmen zur Unterstützung ihrer

18

experten in Sachen Büro: Die bk documents ist spezialisiert auf Druck- und Kopierlösungen sowie auf das Dokumentenmanagement.

Von fitten Belegschaften und

entstand für den Bereich Drucken und

gesunden Bilanzen: Investitionen in

Wir leben, was wir verkaufen:

Kopieren der Caritas in Brilon ein opti-

das Wohlergehen der Mitarbeiter zahlen

Ricoh präsentiert seinen Partnern und

miertes Gesamtlösungskonzept.

sich immer aus.

Endkunden mit sogenannten „Future

IMPRESSUM Verleger: FACTS Verlag GmbH Theodor-Althoff-Straße 45, 45133 Essen Fax: 0201 87126-810 redaktion@factsverlag.de http://www.factsverlag.de Beiratsvorsitzender: Elmar H. F. Müller, Tel.: 0201 87126-813 Geschäftsführer: Heinz-Georg Ahle heinz-georg.ahle@factsverlag.de Ressortleitung Wirtschaft: Graziella Mimic (mim), graziella.mimic@factsverlag.de Ressortleitung Möbel/Design: Nadia Hamdan (nh), nadia.hamdan@factsverlag.de

Ressortleitung Office-Automation: Daniel Müller (dam), daniel.mueller@factsverlag.de Ressortleiter Test & Technik: Klaus Leifeld (kl), klaus.leifeld@factsverlag.de Redaktion Test & Technik: Timo Schrage (tis), timo.schrage@factsverlag.de Internet: Dajan Mimic dajan.mimic@factsverlag.de Verlagsassistenz: Isabell Sidhom isabell.sidhom@factsverlag.de Artdirection: Silke Cremer, Thietmar Schorm, Marc Jedamus

SONDERDRUCK: bk documents - Büro & Kopie GmbH http://www.bk-documents.de Urheber- und Verlagsrechte: Alle in dieser Zeitschrift veröffentlichten Beiträge, insbesondere auch Tests und deren Ergebnisse, sind urheberrechtlich geschützt. Der Rechtsschutz gilt auch gegenüber Datenbanken und ähnlichen Einrichtungen. Kein Teil dieser Zeitschrift darf außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – durch Nachdruck, Kopie, Mikrofilm oder andere Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungs­an­lagen, verwendbare Sprache über­tragen werden. Entsprechendes gilt auch für die sons­tige Verbreitung, insbesondere in elektronischen Medien.

Bildrechte: Alle Fotos: Produkthersteller oder Fotoagenturen

2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

3

Branche Unternehmen

Weit mehr als nur Hardware Was tun mit der Dokumentenflut? Das gesamte Dokumentenaufkommen im Unternehmen zu organisieren, geordnet zu sammeln und zur Verfügung zu stellen, nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern hält das Unternehmen auch viel zu oft davon ab, sich um das Tagesgeschäft kümmern zu können. Da ist Rat und Tat von Experten gefragt.

D

ie Kaltenkirchener bk

leitet, unter anderem in der kompetenten

ren, ob über Lösungen und Beratung nur ge-

documents − Büro &

und umfangreichen Beratung: „Die Bereiche

redet wird, oder ob sie gelebt werden.“

Kopie GmbH hat sich

Consulting und Lösungsgeschäft sind in der

Für bk documents steht die Analyse des

auf Druck- und Kopierlösungen sowie Doku-

Druck- und Kopierbranche in den letzten

Istzustands beim Kunden und seines tat-

mentenmanagement spezialisiert und sich

Jahren zu Allgemeinplätzen geworden. Lei-

sächlichen Bedarfs an erster Stelle jeder Be-

mit Beratung, Analyse und Implementierung

der besteht zwischen Anspruch und Wirk-

ratung – insgesamt 22 Mitarbeiter kümmern

von Output- und Dokumentenlösungen ei-

lichkeit oft eine erhebliche Diskrepanz. bk

sich um die Belange der Kunden: mittelstän-

nen Namen in der Region Hamburg / Schles-

documents hat in den letzten zwei Jahren

dische Unternehmen und öffentliche Auf-

wig Holstein gemacht. Den Grund dafür sieht

erhebliche Investitionen in diesem Bereich

traggeber. Auf Basis dieser Analyse erstellt

Geschäftsführer Jörg Birkholz, der das Unter-

getätigt und wir ernten jetzt die Resultate: Es

bk documents in Absprache mit dem Kun-

nehmen gemeinsam mit Alexander Flamboe

ist erfreulich, dass immer mehr Kunden spü-

den ein Konzept zur Optimierung des Doku-

4 2

Sonderveröffentlichung 2/2012 FACTS SonderveröFFenTliChung

mentenoutputs, die individuellen „bk documents services“ – und dazu gehört weit mehr als der Austausch der Hardware. „Dem Kunden bringt die Hardware alleine nur einen überschaubaren Nutzen“, weiß Birkholz. „Mehrwert erhält er durch die Optimierung seiner Prozesse, und genau hier setzen wir an. Optimieren lässt sich nur das, was vorher ausführlich analysiert wurde.“

leistungen aus einer hanD Die Leistungen von bk documents umfassen neben Verkauf, Vermietung oder Leasing von Großformatsystemen, klassischen Einzelplatzdruckern und Multifunktionsgeräten auch Dokumentenmanagement- und Archivlösungen sowie IT-Services inklusive

WAs DER kUnDE WiRklich bRAUchT: Eine eingehende Analyse aller Dokumentenprozesse stellt sicher, welche lösungen das Unternehmen für einen optimalen Workflow benötigt.

der Installation von Software, Vor-Ort-Service, Remotesupport und Nachbetreuung.

Nach einer Beratung kristallisiert sich

von bk documents – die Birkholz immer als

Die Experten aus Kaltenkirchen sind so in

meist heraus, dass ein Paket aus passender

einen kontinuierlichen Prozess sieht: „Wir

der Lage, jedem Kunden ein individuell pas-

Hard- und Software sowie entsprechenden

messen nach der Umsetzung eines jeden

sendes Outputkonzept zu erstellen, inklusi-

Dienstleistungen die beste Lösung ist. Da-

Optimierungsmoduls, ob wir die gesteckten

ve zahlreicher Finanzierungsmöglichkeiten.

her gehört neben der Optimierung der

Ziele erreicht haben, wie beispielsweise die

Birkholz, Flamboe und ihr Team beraten zur

Druckerflotte und des Dokumentenwork-

Steigerung der Servicequalität oder die an-

Finanzierung durch Leasing, All-in-Miete

flows auch die Verbesserung von Energieef-

gestrebten Einsparpotenziale. Dann gehen

und Seitenpreismodelle.

fizienz und Ökobilanz zu den Leistungen

wir gemeinsam den nächsten Schritt.“

„Dem Kunden bringt die Hardware alleine nur einen überschaubaren Nutzen. Mehrwert erhält er durch die Optimierung seiner Prozesse, und genau hier setzen wir an. Optimieren lässt sich nur das, was vorher ausführlich analysiert wurde.“ AlEXAnDER FlAMbOE UnD JöRg biRkhOlZ, geschäftsführer bk documents

2/2012 Sonderveröffentlichung SonderveröFFenTliChung FACTS

5 3

Branche Unternehmen

kannt.“ Mit den DMS-Lösungen von DocuWare schafft bk documents Abhilfe. Nach der Installation eines DMS soll das Unternehmen in der Lage sein, jegliche Dokumente an jedem Arbeitsplatz weitgehend gEsUchT, gEFUnDEn: bk documents bringt mit einem individuellen gesamtkonzept Ordnung in die Flut elektronischer Dokumente und Papierunterlagen.

automatisch und innerhalb kurzer Zeit wiederzufinden.

inDiviDuelle trainings All dies funktioniert jedoch nur, wenn auch die Mitarbeiter mitmachen – und mit den neuen Lösungen arbeiten können, egal, ob es sich um eine Dokumentenmanagement-Software handelt oder um ein Multifunktionsgerät. Daher gehört auch das Training

an

den

im

Unternehmen

neu

implementierten Lösungen zu den Leistungen von bk documents. „Um wirklich einen Mehrwert durch die gemeinsam entwickelten Lösungen zu generieren, müssen alle Mitarbeiter die Systeme auch optimal bedienen“, erläutert Alexander Flamboe. „Wir bieten individuelle Trainings an, entweder bei uns im Hause oder direkt im Unternehmen.“ Bei allen Leistungen hat bk documents stets den aktuellsten Stand der Technik und die neusten IT-Lösungen im Blick, denn, so Um bis zu 30 Prozent lassen sich Birkholz

dass sie ohne elektronische Hilfe von allen

betont Flamboe, „die Innovationsgeschwin-

zufolge die Kosten für Output- und Doku-

Mitarbeitern, die sie benötigen, gefunden

digkeit im IT-Umfeld nimmt von Jahr zu Jahr

mentenmanagement nach einer erfolgrei-

werden. Schlimmer noch: Viele Informati-

zu. Technische Innovationen sehen wir je-

chen Beratung senken.

onen sind im Unternehmen gar nicht be-

doch nicht als Selbstzweck nach dem Motto

Potenzial für Kostensenkungen sieht bk documents allerdings nicht nur im Bereich Outputmanagement. Neben der Optimierung der Druckerlandschaft übernimmt bk documents auch die gesamte IT-Betreuung, Installation und Überwachung von Datensicherung, das IT-Service-Management und die Inventarisierung von Hard- und Softwareprodukten − ebenfalls inklusive eingehender Analyse und individueller Beratung.

Optimierungsbedarf erkennen die Experten aus Kaltenkirchen oft auch in puncto Dokumentenmanagement. „Die Suche nach einem abgelegten Dokument nimmt in vielen Unternehmen viel zu viel Zeit in Anspruch“, erläutert Fabian Borchardt, Leiter IT-Services bei bk documents. „Angesichts der steigenden Informationsflut gelingt es Unternehmen immer seltener, Briefe, Faxe, E-Mails und Schriftstücke so zu ordnen, 6 4

Sonderveröffentlichung 2/2012 FACTS SonderveröFFenTliChung

INFO & KONTAKT bk documents – büro & kopie gmbh carl-Zeiss-straße 1 24568 kaltenkirchen Telefon: 04191/95 11-0 Fax: 04191/95 11-61 bk DOcUMEnTs: individuellen service rund um die büround Dokumentenkommunikation inklusive kostenvorteilen und Verbesserung des Workflows bieten die Experten aus kaltenkirchen.

E-Mail: info@bk-documents.de

‚Hauptsache neu‘, sondern wir setzen sie

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben

auch unsere Kunden und letzten Endes

dann ein, wenn sie einen messbaren Mehr-

und um ihren Kunden passende Lösungen

auch der Hersteller“, erläutert Birkholz.

wert generieren.“ Das Team von bk docu-

anzubieten, ist für Birkholz, Flamboe und

„Aktuellste Informationen zu Produkten

ments bildet sich daher regelmäßig weiter,

ihr Team auch die Zusammenarbeit mit den

und Lösungen helfen uns bei der Beratung,

nimmt an Zertifizierungen und Fortbildun-

Herstellern maßgeblich. Zu den Partnern

und das Feedback unserer Kunden dient

gen teil – im Durchschnitt an 14 Arbeitstagen

von bk documents zählen zum Beispiel

wiederum dem Hersteller, sein Angebot auf

im Jahr. Für einige Bereiche, so zum Beispiel

Ricoh, DocuWare und NSI Autostore. Dabei

die Kundenbedürfnisse abzustimmen. So

den der „Roland“-Plotter, ist spezifisches

konzentriert sich das Unternehmen lieber

kommen wir gemeinsam unserem Ziel im-

Branchen-Know-how gefragt. „Wir setzen in

auf wenige und für alle Seiten gewinnbrin-

mer näher: dem Kunden ein genau auf sei-

allen Bereichen Spezialisten ihres Fachs ein“,

gende Partnerschaften. „Von der Unterstüt-

ne Bedürfnisse abgestimmtes Output- und

beschreibt Flamboe. „So gewährleisten wir

zung der Hersteller wie zum Beispiel Ricoh

IT-Konzept einzurichten.“

eine adäquate Betreuung unserer Kunden.“

und DocuWare profitieren sowohl wir als

Nadia Hamdan

2/2012 Sonderveröffentlichung SonderveröFFenTliChung FACTS



7 5

FARBDRUCKSYSTEME

Ganz groß

PRÄZISE: Mit einer neuen Lasertechnologie und einer Auflösung von 4.800 dpi sorgen Ricoh Pro C751EX, Pro C651EX und Pro C751 für eine exakte Wiedergabe im Druck.

R

icoh Europe PLC hat drei neue digitale Farbdrucksysteme für den kleinauflagigen Produktionsdruck vorgestellt: Ricoh Pro C651EX und Pro C751EX sind mit Scannern ausgestattet, der Ricoh Pro C751 ist ein reines Drucksystem. Die Systeme sollen auf den Bedarf von

Druckdienstleistern, Digital- und Akzidenzdruckereien sowie Hausdruckereien zugeschnitten sein. Dank einer Reihe neuartiger Entwicklungen sorgen sie laut Hersteller mit einer Auflösung von 4.800 dpi für eine hohe Bildqualität und sind zugleich eine wirtschaftliche Wahl für Unternehmen, die ihr Leistungsspektrum in mittleren und kleinen Auflagen ausbauen wollen. Für eine größere Vielseitigkeit steht eine breite Palette an Optionen bereit, etwa eine neue Multifalzeinheit, Papierzuführung für hohe Kapazitäten, Ringbinder, Finisher für 100 Bogen, Broschürenhefter, Großraumablage, GBC StreamPunch Pro EX sowie der Plockmatic Booklet Maker.Darüber hinaus verfügen die neuen Systeme über die technologischen Weiterentwicklungen des Ricoh Pro C901 Graphic Arts Edition: Dank der außerordentlich hohen Produktivität sollen die neuen ProSysteme ein breites Spektrum an Bedruckstoffen mit Grammaturen bis 300 g/m² in der höchsten Druckgeschwindigkeit verarbeiten können. Für Drucksachen wie Broschüren, Faltblätter, Mailings, Berichte und klebegebundene Bücher in Kleinauflagen sind die neuen Drucksysteme laut

EINFACH: Ein Tonerwechsel ist bei Ricohs Pro-Reihe im laufenden Betrieb möglich.

Druckjobs müssen nicht angehalten werden.

Ricoh ideal geeignet. Alle drei Modelle sind mit dem neuen Druckserver EFI E41A ausgestattet und lassen sich damit unkompliziert in bestehende Arbeitsumgebungen einbinden. Dazu sind die Systeme so gestaltet, dass sie nahtlos mit der gesamten Palette an integrierten TotalFlowLösungen von Ricoh zusammenarbeiten. (kl)

64 8



FACTS 7/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

7/2011 FACTS

BRANCHE Nachrichten

Exzellenter Kundenservice Eine ausgezeichnete Kundenorientierung bestätigte die European Foundation for Quality Management (EFQM) dem IT-Lösungsanbieter Ricoh Deutschland. Im Rahmen des Wettbewerbs um die europäischen Excellence Awards 2011 wurde das auf Managed Document Services, Office Solutions, Production Printing und IT-Services spezialisierte Unternehmen in der Kategorie „Nutzen für den Kunden schaffen“ ausgezeichnet.

A

us 18 Finalisten wählte die Jury am 25. Oktober 2011 neun Preisträger, die sich durch Business Excellence in verschiedenen Bereichen auszeichnen

ternehmen in ganz Europa, die ihre Leis-

Dienstleistungs- und Produktportfolios in

und eine Vorbildfunktion übernehmen,

tungsfähigkeit zuvor bereits auf nationaler

enger Zusammenarbeit mit den Kunden

wenn es darum geht, die eigene Leistungsfä-

Ebene unter Beweis gestellt haben.

fand Anerkennung. Zudem trage die flexible

higkeit kontinuierlich zu verbessern. Um

Die EFQM betonte, dass besonders Ricoh

Organisationsstruktur dazu bei, dass sich

eine der begehrten Auszeichnungen der

Deutschlands grundlegende Prämisse, den

Ricoh stets den aktuellen Marktanforderun-

EFQM zu erhalten, muss ein Unternehmen

Kunden herausragenden Service zu liefern,

gen anpassen kann.

in der Lage sein zu demonstrieren, dass sei-

maßgeblich zur Vergabe der Anerkennung

ne Leistung nicht nur die seiner Wettbewer-

beigetragen hat. Hervorgehoben wurde in

ber übersteigt, sondern auch, dass sich die-

diesem Zusammenhang unter anderem das

ses Niveau in Zukunft halten lässt. Von der

„Mindshift Service Programm“ von Ricoh

Pierre Cachet, CEO der EFQM, betont:

Leistungsfähigkeit der jeweiligen Unterneh-

Deutschland, dessen Ziel die Optimierung

„2010 hat Ricoh Europe unsere ‚Five Star‘-

men überzeugte sich die Jury persönlich:

der Kundenzufriedenheit ist. Auch die kon-

Anerkennung erhalten, was in dieser Grö-

118 unabhängige Gutachter besuchten Un-

tinuierliche Analyse und Verbesserung des

ßenordnung einzigartig ist. Mit der Aus-

HOHES ENGAGEMENT

zeichnung

bei

den

EFQM

Business

Excellence Awards 2011 macht Ricoh Deutschland noch einen weiteren Schritt.

Wir freuen uns, ein Unternehmen wie Ricoh in unserem Netzwerk zu haben. Wenn es darum geht, kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern, ist das Engagement von Ricoh außerordentlich. Insgesamt ist im Rahmen des diesjährigen Wettbewerbs erneut deutlich geworden, dass Business Excellence für Unternehmen in ganz Europa ein wichtiges strategisches Thema ist.“ (nh)



FOTOS: EFQM Excellence

2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

9

UNTERNEHMEN Ricoh

PEP it or forget it Wollen sie erfolgreich sein, sollten Hersteller Maßnahmen zur Unterstützung ihrer Handelspartner konsequent und nachhaltig einsetzen. Häufig sehen aber die Partnerprogramme nur irgendwelche Rabattaktionen vor. Wie sollen seriöse Partnerprogramme überhaupt aussehen?

A

ufgrund schwieriger Märk-

persönliche Betreuung durch die Hersteller an

gewünschten Lösungen sind vielschichtig und

te und erhöhter Ansprü-

erster Stelle, um eine gewinnbringende Zu-

erfordern von den Fachhändlern ein anderes

che der Endkunden haben

sammenarbeit sicherzustellen.

Verständnis als das reine Verkaufen von Hard-

sich die Prioritäten der Fachhändler und ihre Erwartungen an die Herstel-

wareprodukten.“

ein neues VerstÄndnis

Schließlich muss Jungk es ja wissen, denn Ricoh verzeichnet eine stets wachsende Nach-

ler erheblich geändert. Beispielsweise seien

Dies gilt immer noch. „Nur diejenigen Her-

frage nach umfassenden Lösungen zur Opti-

für IT-Händler Rabatte und Bonuszahlungen

steller, die diese Tatsache berücksichtigen,

mierung der unternehmensweiten Dokumen-

eigentlich lange nicht so wichtig, wie IT-Un-

werden künftig auf der Gewinnerseite stehen“,

ten- und Informationsprozesse. „Mit unserem

ternehmen bisher angenommen haben, gab

bestätigt Uwe Jungk, Chief Executive Officer

Konzept für Managed Document Services

das Wirtschaftsportal business-on.de bereits

von Ricoh Deutschland, diesen Trend. „So soll

(MDS) können wir Kunden aus allen Branchen

vor einiger Zeit nach einer bundesweiten, von

laut Experten die Nachfrage nach Managed

einen ganzheitlichen Ansatz aus einer Hand

der Kommunikationsberatung Peakom in Zu-

Services künftig in allen Branchen weiter stei-

bieten. MDS beinhalten das gesamte, unter-

sammenarbeit mit den Vertriebsspezialisten

gen. Auch stehen Unternehmen mehr und

nehmensweite Dokumentenmanagement von

von JDC und dem Fachmagazin ChannelPart-

mehr vor der Herausforderung, die alltägliche

der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Aus-

ner durchgeführten Untersuchung zu beden-

Informationsflut so schnell und effizient wie

gabe. Neben Beratung und Projektbegleitung

ken. Dafür stünden technischer Support und

möglich zu verarbeiten. Die von den Kunden

decken wir mit unserem Angebot auch die Be-

2 10

FACTS office 10/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

10/2011 FACTS

reiche Business Solutions und Produktions-

len. Damit wird gewährleistet, dass die Anfor-

druck ab“, schildert Jungk das Modell. „Unter

derungen des TÜV-Standards langfristig um-

dem Schirm von MDS erhalten unsere Kunden

gesetzt und erfüllt werden.

zudem im IT-Bereich Beratung, Dienstleistun-

PEP ist modular aufgebaut und gliedert

gen und Support. Mit Ricoh haben sie dann

sich in vier Module, die sich an den derzeiti-

einen Ansprechpartner, der ihnen alles aus ei-

gen Marktanforderungen orientieren. So bie-

ner Hand liefern kann, was Büroinfrastruktur,

tet Ricoh im Modul „Change Management“

Sicherheit, Server, Storage, Voice over IP, Netz-

Beratungsdienstleistungen an, die den Part-

werke und Telekommunikation angeht.“

nern Potenziale und Ansatzpunkte für ein Veränderungsmanagement sowie individuelle Handlungsalternativen aufzeigen. Das Mo-

der feine unterschied

dul „Ricoh Tool Support“ umfasst das gesam-

Um seine Partner in die Lage zu versetzen,

te Portfolio der Vermarktungswerkzeuge, die

das komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln,

Ricoh im Markt getestet hat und seinen Part-

bietet Ricoh über das Ricoh-Partnerentwick-

nern zugänglich macht. Beispielsweise kön-

lungsprogramm (PEP) zahlreiche Schulungen

nen Ricoh-Partner ihre Kunden nach Hanno-

an. Fachhändler können sich zum Beispiel im Rahmen von PEP als „MDS Master“ zertifizieren lassen. Anhand dieses Programms werden

ver mit in die Hauptverwaltung nehmen, wo UWE JUNGK, Chief Executive Officer von Ricoh Deutschland

den Besuchern im Rahmen des Future-OfficeLive-Konzepts und nach dem Motto „Wir

Ricoh-Partner speziell darauf vorbereitet, die

leben, was wir verkaufen“ ermöglicht wird,

bekannten Vermarktungskonzepte erfolgreich

Produkte und Lösungen live und praxisnah

im Tagesgeschäft einsetzen zu können. Dazu

Beratung und technischer Service, bei jedem

hat Ricoh unter anderem zusammen mit dem

zertifizierten Fachhändler systematisch ge-

Was „Ricoh Team Support“ angeht, bedeu-

TÜV Nord einen TÜV-Standard für „Beratungs-

prüft und kontinuierlich verbessert werden.

tet dieses Modul, dass Partner auf die Unter-

und Servicequalität in der Bürokommunikati-

Die Zufriedenheit des Kunden steht dabei im-

stützung interner Abteilungen zurückgreifen

on“ entwickelt, der Teil der MDS-Zertifizierung

mer im Mittelpunkt. Daher müssen sich die

und somit ihr Leistungsspektrum erweitern

ist. Diese stellt sicher, dass Qualität und Kun-

Fachhandelspartner auch in den Folgejahren

können. Und zum Inhalt des Moduls „Know-

denorientierung, besonders in den Bereichen

einem sogenannten Überwachungsaudit stel-

ledge Management“ zählen sowohl die Zerti-

im alltäglichen Einsatz zu erleben.

fizierungsprogramme als auch das gesamte

info Ein Angebot, das Sie nicht ablehnen können Besonders interessant in Zeiten des Fachkräftemangels: Zum Angebot des PEP-Moduls „Knowledge Management“ gehört die Ausbildung der Fachhandels-Nachwuchskräfte.

Schulungsangebot der Ricoh Academy.

Die Studie von Peakom und Co. zeigt es: Gelungene Partnerprogramme müssen nicht spektakulär sein oder fortwährend neue Impulse setzen. Doch können sie am Ende den

Der Wandel, der die gesamte Branche prägt, wirkt sich auch auf das technische und kaufmännische Personal aus. Immer kürzere Innovationszyklen, ein rasant wachsendes Produktportfolio und die zunehmende Komplexität der Kundenlösungen stellen immer höhere Anforderungen an das Personal. Neben technischem und produktspezifischem Know-how sind heute umfassende Netzwerk- und IT-Kenntnisse gefragt. Aus diesen Gründen hat Ricoh ein besonderes Ausbildungskonzept entwickelt: Fachhändler können die Erfahrung von Ricoh nutzen und ihre Nachwuchskräfte in Hannover als Informationselektroniker/Bürosystemtechnik (HWK) und IT-Systemkaufleute (IHK) ausbilden lassen. Art und Umfang des Ausbildungsverbunds mit Ricoh werden über eine Kooperationsvereinbarung festgelegt.

feinen Unterschied im Wettbewerb ausma-

Ansprechpartner für weitere Informationen ist Dr. Sven Neumann (E-Mail: sven.neumann@ricoh.de, Telefon: 0511/67 42-2330) von der Ricoh Academy.

Fachhandelsunternehmen einen deutlichen

chen. Ricoh sieht es genauso: „Im Mittelpunkt eines Partnerprogramms sollte immer die Zukunftsfähigkeit der Fachhandelsunternehmen stehen“, sagt Jungk. In einem solchen Programm gehe es letztlich darum, Fachhandelspartner zu unterstützen, damit sie noch erfolgreicher werden und auch langfristig erfolgreich bleiben. Deshalb solle der Fokus dabei auf den Bereichen liegen, die im Fachhandel noch großes Potenzial aufweisen. „Eine Partnerschaft mit Ricoh bringt Mehrwert“, bringt es Jungk auf den Punkt. „Durch sie erhalten die Händler Zugriff auf Services, die ihnen sonst entweder nicht zur Verfügung stehen oder die sie erst teuer einkaufen müssen.“ Graziella Mimic

FACTS 10/2011

10/2011 FACTS office 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

g

3 11

ADVERTORIAL Dokumentenmanagementsysteme

Was Ihnen viele Unternehmensberater verschweigen

Kosteneinsparungspotenziale die jeder hat und keiner kennt. Die Lรถsung: Automatisierbare Workflows die bei der Dokumentenerfassung beginnen

2 12

FACTS Sonderverรถffentlichung ADVERTORIAL 11/2011 FACTS 2/2012

A

llen drei vorgenannten

zen, Scannern oder MFPs als „geführte“

men. AutoStore bietet auch die größte Aus-

Herausforderungen liegt

Standardprozesse festlegen lassen. Klingt

wahl an unterstützen Erfassungsgeräten am

der mehr oder weniger

nach Theorie, heißt dabei so viel wie Kopie-

Markt. Die Bandbreite umfasst 500 MFPs

produktive Umgang mit

rer und Scanner führen den Anwender durch

und Netzwerkscanner namhafter Hersteller

Dokumenten zugrunde.

abteilungs- oder rollenspezifische Menüs.

wie Canon, Fujitsu, HP, Kodak, Konica

Von der Effizienz, Ge-

Vordefinierte Prozesse für das Erfassen und

Minolta, Kyocera, Ricoh, Sharp und Xerox.

schwindigkeit und Zuverlässigkeit, mit der

Weiterleiten von Rechnungen, Lieferschei-

Durch AutoStore sind bereits über 250.000

kritische Informationen im Unternehmen

nen, Bestellungen oder sonstigem werden

MFP und Netzwerkscanner in Unterneh-

verfügbar, bearbeitet und abgelegt werden

flächendecken befolgt.

mensabläufe eingebunden.

können, hängt ein überraschend großer Teil der Produktivität einer Organisation ab.

AutoStore ist in der Lage, aus gescannten Dokumenten wichtige Informationen

Demnach empfiehlt es sich, direkt bei

automatisch extrahieren und damit deren

der Erfassung, Verarbeitung und Weiterlei-

Verarbeitung beschleunigen zu können.

tung von Daten und Dokumenten anzuset-

Scan-Daten können mit einer OCR-Texter-

zen und eine zuverlässige Lösung – in der

kennungssoftware in editierbare Dokumen-

Regel softwarebasiert – zu implementie-

te, wie z.B. Word oder PDF/A, umgewandelt

ren. Die Software sollte sich nahtlos mit

werden, um sie final in vordefinierten Ord-

den im Unternehmen eingesetzten Appli-

ner zu speichern oder an E-Mail Adressen

kationen und Geräten zur Datenerfassung

weiter zu leiten. Auch ein Speichern in

oder -speicherung verbinden. Dazu zählen

Sharepoint ist möglich.

u.a. die sogenannten Multifunktionsgeräte

Mit Hilfe eines Barcode Moduls können

(drucken, kopieren, scannen, faxen), aber

Dokumente anhand des Barcodes in ver-

auch Document und Content Management

schiedenste Zielverzeichnisse geroutet wer-

Systeme, wie z.B. Microsoft Sharepoint

den. Die Funktion zum Trennen von Doku-

oder ELO.

menten anhand von Barcodewerten ist eine

Für weitere Informationen steht Ihnen unser Silberpartner bk-documents gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns an! g

der ausgereiftesten am Markt und kann an

BArcode routing

nahezu alle Einsatzfälle angepasst werden.

Wirklich einzigartig macht NSi AutoStore

Die Software AutoStore von Notable So-

jedoch die Vielzahl an verfügbaren Konnek-

lutions, Inc. (NSi) ist eine solche Workflow

toren. Ganz gleich, ob als Ausgabeverzeich-

Software, mit der sich bestehende Vorgaben

nis ein einfacher Windows Ordner, Microsoft

für den Eingang, die Bearbeitung und Archi-

Sharepoint oder ein DMS / ERP System ge-

vierung von Dokumenten im gesamten Un-

wählt wird: AutoStore verfügt über viele

ternehmen und auf sämtlichen Arbeitsplät-

Schnittstellen zu fast allen gängigen Syste11/2011 ADVERTORIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

3 13

AdvertoriAl FAX-Server

Fax-Server leisten wertvolle Dienste Ist Fax denn nicht längst tot? … und trotzdem in aller Munde! Von Unified Communications zu Cloud Computing bis Microsoft Office 365. Im ersten Halbjahr 2011 bestätigen Analysten wie Frost & Sullivan, Davidson Consulting, u.a. was die Brancheninsider schon immer gewusst haben. Dass der Enterprise- und traditionelle Faxmarkt weiter wächst und sich mit jedem Paradigmenwechsel der IT Branche neu definiert. Es ist wie beim Rad, das auch vor langer Zeit erfunden wurde, immer noch eine geniale Lösung ist, und konstant verbessert wird.

M

oderne Fax-ServerLösungen sind eine ausgereifte Form des elektronischen Dokumentenaustauschs.

Sie sind die Spitzen-

reiter wenn es um Compliance, Kostenreduzierung und Konsolidierungsmaßnahmen geht. Sie repräsentieren die Evolution weg von den traditionellen Papierfaxgeräten hin zu netzwerkgestützten Faxlösungen inklusive der Einbindung von Multifunktionsgeräten und Scannern. Moderne Fax-Server bilden eine bewährte, zuverlässige und sich kontinuierlich weiter entwickelnde Lösung für alle sicheren Übertragungsmechanismen über Telefonkommunikation, Fax over IP (FoIP) und als alternative Methode des gesicherten Dateitransfers.

Fax bleibt für die meisten Unternehmen ein ganz wichtiges Kommunikationsmittel.

Fax ist weit verbreitet, einfach zu bedienen und im Gegensatz zu E-Mail rechtssicher.

Die in vielen Unternehmen immer noch zahlreich vertretenen Papier-Faxgeräte weisen aber Schwachstellen auf, die vielfach ignoriert werden.

Das PaPierFax Muss weg Papier-Faxgeräte lassen keine reale Kontrolle über die ein- und ausgehenden Faxsendungen zu. Sie können nicht zentral administriert werden und sind damit mit hohem Betreuungsaufwand verbunden, 2 14

FACTS Sonderveröffentlichung ADVERTORIAL 11/2011 FACTS 2/2012

INFO Ein weltweit agierendes Logistikunternehmen entscheidet sich für bk-documents und RightFax

ganz abgesehen von den enormen Kosten für die Verbrauchsmaterialien.

Unternehmen die Compliance-Vorschrif-

Im Zuge der Einführung eines neuen Druckmanagements, sollte auch neben den Scanund Druckprozessen, die Faxprozesse optimiert werden. Hier wurden in der Vergangenheit analoge Faxsysteme mit CISCO Anlog Boxen eingesetzt. Diese waren nicht nur in der Anschaffung kostenintensiv, sondern auch aufwendig in der Administration. Ein Ausfall einer solchen Box und eine Umleitung der eingehenden Faxe hatte immer einen hohen Aufwand bedeutet. Das Unternehmen entschied sich für den Vorschlag von bk-documents einen leistungsfähigen Faxserver einzusetzen.

ten unterliegen kommen nicht umhin, sich

Hier standen die folgenden Aspekte im Vordergrund:

mit einem Fax-Server zu beschäftigen. Auch



Zentrale Administration aller Faxanschlüsse in der Firmenzentrale



Zentrale Speicherung aller eingehenden und ausgehenden Faxe (Dadurch kein Verlust von Faxdokumenten)



Schnelles Umschalten von Faxleitungen bei einem Ausfall



Ein globales Faxadressbuch für alle Mitarbeiter und Standorte, sowie ein personalisiertes Adressbuch für jeden Mitarbeiterss

wenn ein Voice-over-IP Projekt in Planung ist, sollten die analogen Leitungen für Faxanschlüsse möglichst eliminiert werden, da sie sich in der Regel in diesen Projekten zu Störfaktoren entwickeln.

Aktuell werden ca. 21.000 Seiten ein- und ausgehend pro Tag gefaxt. Alle Faxdokumente werden über den Faxserver verarbeitet und an die entsprechenden Prozesse im Haus weitergeleitet. Zusätzlich werden alle Faxdokumente automatisch in einem Archiv abgelegt, ohne dass ein Mitarbeiter diese einscannen und Verschlagworten muss.

FAXEN IST IMMER NOCH BELIEBT BEIM KUNDEN Auch wenn einige Unternehmen Fax als Nebenkriegsschauplatz betrachten mögen,

Zukünftig werden Faxdokumente auch direkt aus der Unternehmenssoftware versandt und der Status, ob ein Fax versandt wurde oder nicht, auch direkt angezeigt.

spricht fast immer und überall zumindest ein triftiger Grund gegen die Abschaffung: Der Kunde liebt Fax. Und er nutzt es: Wann immer ein Kunde schnell und sicher Dokument an ein Unternehmen senden möchte, seien es Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen

Leistungsumfang von Open Text RightFax

oder Belege, schickt er bevorzugt ein Fax. Und wer nicht auf der Welle empfängt, auf der die Kunden senden, sieht alt aus.

Die Fax-Server-Lösung des Marktführers Open Text RightFax hilft Unternehmen aller Größen ihren Faxverkehr optimal zu organisieren. Sie integriert sich in alle im Unternehmen eingesetzten Applikationen, Multifunktionsgeräte und E-Mail-Systeme. Sie ersetzt umständliches Fax-Handling und schafft Transparenz über den gesamten Faxverkehr.

Benötigen Sie weitere Argumente, um sich mit dem Thema Fax-Server zu beschäftigen?

Wie wär‘s mit Echtzeit-Übertragung, Virenmit Echtzeit-Übertragung, Virenfreiheit, Sendebestätigung, Virtualisierung und Redundanz?

UND ES IST IMMER NOCH FAXEN! Eine Lösung für hohe Ansprüche – fragen Sie unsere Kunden – oder UNS.



FAX-SERVER-LÖSUNG: Sie integriert sich in alle im Unternehmen eingesetzten Applikationen, Multifunktionsgeräte und E-Mail-Systeme. Sie ersetzt umständliches Fax-Handling und schafft Transparenz über den gesamten Faxverkehr. Und das mit Echtzeit-Übertragung, Virenfreiheit, Sendebestätigung, Virtualisierung und Redundanz!

11/2011 ADVERTORIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

3 15

ADVERTORIAL Workflow-Management-System

JobRouter – so funktionieren Prozesse! bk-documents aus Kaltenkirchen bietet modernste Technologie zur Steuerung von beliebigen Geschäftsprozessen. Innerhalb weniger Jahre konnte sich das Produkt JobRouter als einer der führenden Lösungen durchsetzen. Das Workflow- Management-System JobRouter wird mittlerweile in Betrieben aller Größenordnungen in Europa und Nordamerika eingesetzt.

D

ie browserbasierte Lösung JobRouter ermöglicht die grafische Modellierung re-

gelbasiert ablaufender Geschäftsprozesse.

Diese werden automatisch im eigenen Netzwerk den Benutzern zur Verfügung gestellt. Dabei werden Prozesse nicht nur beschrieben, sondern auch konkret gesteuert. So werden zum Beispiel Zertifizierungen nach ISO wesentlich erleichtert. Mit JobRouter können sowohl papierbasierte als auch dokumentlose Unternehmensprozesse abteilungsund

standortübergreifend

elektronisch

abgebildet, überwacht und gesteuert werden.

Typische Abläufe, die mit JobRouter gesteuert werden, sind beispielsweise.: 

Rechnungsprüfung



Beschaffungsanträge



Reklamationsmanagement



Urlaub- und Dienstreiseanträge mit Rei-

VEREINFACHTE DARSTELLUNG DES POSTEINGANGSPROZESSES: Vom überwachten Posteingang aus (1) werden die Dokumente verteilt (2). In den einzelnen Abteilungen der Firmen werden die Dokumente bearbeitet (3)(4)(5). Zuletzt werden alle Dokument und Arbeitsschritte zentral archiviert (6).

sekostenabrechnung JobRouter enthält alle wichtigen Elemente zur Umsetzung. Die Funktionalität geht dabei

kann so beispielsweise Stammdaten aus dem

nehmen wesentlich effektiver arbeiten und

weit über das einfache Darstellen von Doku-

ERP System aufrufen oder Rechnungsdaten

schaffen in Punkten Wirtschaftlichkeit und

menten hinaus. JobRouter ist in der Lage, mit

an die Finanzbuchhaltung übergeben. Pro-

Qualität gegenüber Wettbewerbern einen we-

anderen Systemen zu kommunizieren und

zesstransparenz und Sicherheit lassen Unter-

sentlichen Vorsprung.

2 16

FACTS Sonderveröffentlichung ADVERTORIAL 11/2011 FACTS 2/2012

„Mit seinem großen Funktionsumfang ist JobRouter die ideale Grundlage, um alle Geschäfts- und Administrationsprozesse in realen Web Anwendungen schnell und praxisorientiert umzusetzen.“ FRITZ-JOCHEN WEBER, Vorstand der WJ&P Systemhaus AG

TIPP Posteingangsprozess mit Jobrouter Mit JobRouter können Unternehmensprozesse verschiedenster Art abgebildet werden. So wurde zum Beispiel für einen Dienstleister im Personalwesen, der täglich tausende eingehende Dokumente zu bewältigen hat, der Posteingang realisiert. Die Dokumente werden per E-Mail, Fax oder vom Scandienstleister empfangen und in einen einheitlichen Bearbeitungsprozess geleitet. Alle Dokumente werden automatisch archiviert und jeder Schritt der Sachbearbeitung revisionssicher dokumentiert.

Durch die Automation nahezu aller Prozessschritte wird eine enorme Zeitersparnis erreicht, wenn man bedenkt, dass all diese Vorgänge sonst manuell getätigt werden müssen. Des Weiteren werden bei der elektronischen Steuerung der Arbeitsschritte Fehlerquellen eliminiert und eine hohe Arbeitsqualität sichergestellt. Transparenz und Kontrolle über alle Vorgänge ermöglichen zusätzlich sowohl quantitativ als auch qualitativ . höhere Prozessstandards und machen Unternehmen somit wettbewerbsfähiger.

INFO Der Hersteller WJ&P Systemhaus AG WJ&P ist Hersteller des Workflow-Management-Systems JobRouter. Gegründet im Jahre 1994 mit Sitz in Mannheim bietet Ihnen das 33-köpfige Team aus Ingenieuren, Betriebswirten und Informatikern in den Bereichen Software, Consulting, Training und Support ein umfangreiches Lösungskonzept sowie eine kompetente Projektbetreuung.

Mit weltweit über 400 Installationen arbeiten täglich viele 10.000 Anwender mit JobRouter – Tendenz stark steigend.

Benutzerfreundlichkeit und geringer Schulungsaufwand trotz enormer Funktionsvielfalt machen JobRouter zu einem Businesswerkzeug, das Spaß macht.

Durch bk-documents steht Ihnen ein kompetenter JobRouter-Partner zur Seite. Sprechen Sie uns an!

Klare Vorteile beim Einsatz von JobRouter sind unter anderem: 

Reduzierung der Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität



Verbesserung des Informationsflusses zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten



Mehr Transparenz in Geschäftsprozessen



Verbesserung der Prozessqualität



Optimierte Dokumentation und Archivierung



Zeitmanagement und Terminsicherung



Groblemlose Integration in jede beste-

flow-Management-Systeme entwickelt. Das

Neben dem neuen frischen Design und der

hende Systemumgebung

Konzept eines praxistauglichen sowie schnell

optimierten Navigation in

einsetzbaren Systems hat sich schnell am

JobRouter 3.0, gibt es eine Vielzahl weite-

Nicht umsonst hat sich JobRouter zu einer

Markt durchgesetzt und über die Jahre hin-

rer Erneuerungen, die das Arbeiten mit Job-

entscheidenden Größe im Markt der Work-

weg viele begeisterte Anwender gefunden.

Router noch effizienter gestalten.

11/2011 ADVERTORIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS



3 17

Branche Interview

Der Weg zur schlanken Informationslogistik im gespräch mit facts erläutert Uwe Jungk, chief Executive officer von ricoh Deutschland, was das Unternehmen unter managed services im Druckund Dokumentenbereich versteht. Er schildert, wie ricoh seinen kunden dabei hilft, die alltägliche informationsflut effektiv zu verarbeiten und dabei Zeit und kosten zu sparen.

FacTS: Nach welchen Grundsätzen und nach welcher Philosophie handelt Ricoh?

Uwe Jungk: Im Zentrum des Geschehens steht bei Ricoh immer der Kunde. Er erhält stets Produkte und Dienstleistungen, die auf seine Ziele und Bedürfnisse abgestimmt sind. Vor allem profitiert er von der hohen Beratungskompetenz von Ricoh in allen Belangen und Prozessen rund um das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement. Denn nur eine optimale und kontinuierliche Beratung schafft die Basis für eine langfristige partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Auch ist für Ricoh als „Corporate Citizen“ Umweltschutz ein zentraler Aspekt der Unternehmensphilosophie. Unsere CSR (Corporate-Social-Responsibility)- und Nachhaltigkeitsgrundsätze bilden die Grundlage aller Aktivitäten unseres Unternehmens.

52 18

FACTS SPECIAL FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

9/2011 FACTS

FacTS: Welche Zielgruppen spricht das Unternehmen insbesondere an?

Jungk: Wir sprechen im Prinzip alle Unternehmen an, da dokumentenbasierte Prozesse ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Betriebs sind. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – treten regelmäßig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern aus. Die Effizienz des geschäftskritischen Dokumentenmanagements erweist sich also für jedes Unternehmen als ein unerlässlicher Faktor, wenn es

„Ricohs Managed Document Services (MDS) erweitern den Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie beinhalten das gesamte, unternehmensweite Dokumentenmanagement von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe.“ UwE JUngk, chief Executive officer von ricoh Deutschland

um die eigene Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit geht. Zusätzlich haben wir uns auf spezielle Wirtschaftszweige, wie etwa den Healthcare-Bereich, fokussiert, um noch besser auf die branchenspezifischen Bedürfnisse unserer Kunden eingehen zu können.

FacTS: Im gesamten Druckermarkt sind Managed Print Services (MPS) das Hauptthema.

Ist es nicht so, dass viele Anbieter nichts anderes als ein etwas aufgebessertes Klickpreis-Modell darunter verstehen?

Jungk: Unternehmen suchen heute Partner mit großer Beratungs- und Lösungskompe-

ment und an eine unternehmensweite Out-

Wahl eines Anbieters – eine Entscheidung, die

tenz, die ihnen alles aus einer Hand bieten

putlösung zu verstehen und zu untersuchen.

ohne Einfluss von Herstellerinteressen getrof-

können. Wir als Dienstleister nehmen uns

Die Qualität von Analyse und Beratung von

fen werden sollte. Um das zu garantieren, er-

Zeit, das Geschäft eines Kunden und dessen

der Ausgangssituation bis hin zum Gesamt-

füllt Ricoh als einziges Unternehmen der

Anforderungen an das Dokumentenmanage-

konzept ist ein wichtiges Kriterium bei der

Branche die hohen Anforderungen des „Office Consulting Quality Standard“ des TÜV NORD CERT in Analyse- und Beratungsleistung.

FacTS: Was soll Ihrer Meinung nach ein MPSKonzept beinhalten?

Jungk: Ricoh setzt mit seinen Managed Document Services (MDS) auf einen umfassenderen Ansatz als nur mit MPS. Aber grundsätzlich sollten mit Blick auf den Kunden auch MPS-Angebote immer vorsehen, dass zunächst mit der Analyse der Druckinfrastruktur begonnen wird, um die Istsituation beim Kunden zu erfassen. Je besser der Kunde in dieser Phase verstanden wird, desto reibungsloser verläuft die Optimierung der Druckinfrastruktur. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Management der Druckinfrastruktur. Hier geht es darum, den Kunden dabei zu unterstützen, diese so zu verwalten, dass während der Betriebsphase die bestEntschEiDUngskritEriUm: Unternehmen suchen heute Partner mit großer Beratungs- und Lösungskompetenz, die ihnen alles aus einer hand bieten können.

FACTS 9/2011

mögliche Auslastung und Verfügbarkeit der Systeme gewährleistet ist. Dies kann sogar SPECIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

53 19

Branche Interview

terschiedlichen Papierdokumenten so schnell wie möglich in die richtigen Kanäle zu leiten, um sie bei Bedarf sofort wiederfinden zu können. Obwohl sehr viele Geschäftsprozesse noch durch Papierdokumente beherrscht werden, zeichnet sich der Trend zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen ab, um diese zu beschleunigen und Informationen besser verfügbar zu machen. Zum Beispiel ermöglicht die digitale Archivierung einen schnelleren Zugriff durch einen größeren Mitarbeiterkreis auf archivierte Dokumente und verkürzt so die Suchzeiten der Mitarbeiter. Vertrauliche und sensible Dokumente digitalisieren Unternehmen mit einem erheblich höheren Maß an Sicherheit. Diese Informationen können nach Bedarf nur einem festgelegten Mitarbeiterkreis zur Verfügung stehen. Kurz gesagt: Durch die Vereinfachung der Verarbeitungsschritte für den einzelnen Nutzer entsteht eine schlanke Informationslogistik, die Zeit und Kosten spart. Wenn sich die richtige Information immer zur richtigen Zeit am richtiDrUckinfrastrUktUr: Es gilt, sie so zu verwalten, dass während der Betriebsphase die bestmögliche auslastung und Verfügbarkeit der systeme gewährleistet ist.

gen Ort befindet, können Unternehmen sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

So wird das unternehmensweite Dokumentenmanagement für sie zu einem wesentli-

so weit gehen, dass dieser Punkt vollstän-

FacTS: Also setzen MPS- und MDS-Konzepte

chen Erfolgsfaktor.

dig von einem Anbieter übernommen wird.

unterschiedliche Schwerpunkte?

Darüber hinaus sollten regelmäßige Entwick-

Jungk: Bei dem MDS-Konzept von Ricoh

FacTS: Mit wem sprechen Sie in den Unterneh-

lungsgespräche und Reviews stattfinden, um

kommt nicht ausschließlich der Optimierung

men, wenn es um die Einführung eines MDS-

die Performance in Sachen Service und Wirt-

des Druckvolumens eine zentrale Bedeutung

schaftlichkeit kontinuierlich zu verbessern.

zu, sondern vor allem der Optimierung der

Konzepts geht?

Jungk: Die Entscheidung, in MDS zu investie-

Dokumentenprozesse. Das heißt, dass wir

ren, kann am besten auf Top-Management-

FacTS: Was bieten die Managed Document Ser-

neben der Verbesserung der Druckumgebung

Ebene getroffen werden. Unsere Ansprech-

vices von Ricoh zusätzlich zu dem, was andere

als Bestandteil der Dokumentenprozesse un-

partner auf Kundenseite sind daher in der

Hersteller auch bieten?

seren Kunden maßgeschneiderte Lösungen

Regel Manager in C-Level-Positionen, da MDS

Jungk: Ricohs MDS erweitern wie gesagt den

für das Management von Informationen und

umfassende, bereichsübergreifende Verbesse-

Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie

Dokumenten bieten. Hierzu gehören unter

rungen und damit auch Veränderungen mit

beinhalten das gesamte, unternehmensweite

anderem Lösungen zur Digitalisierung und

sich bringen.

Dokumentenmanagement von der Eingabe

Weiterverarbeitung von Dokumenten, Archi-

über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. Neben

vierungslösungen oder Lösungen für die Ver-

FacTS: Wie gestaltet sich die Realisierung eines

Beratung und Projektbegleitung decken wir

besserung der Informationssicherheit. Kurz

MDS-Projekts? Wie verfahren die Ricoh-Spezi-

mit unserem Angebot auch die Bereiche Busi-

gesagt: Bei MPS stehen meist Multifunktions-

alisten oder -Partner dabei?

ness Solutions und Produktionsdruck ab. Un-

systeme und Drucker im Mittelpunkt, bei

Jungk: Analysiert wird zunächst die Istsitua-

ter dem Schirm von MDS erhalten unsere

MDS sind es die Dokumentenprozesse.

tion im Unternehmen. Dazu gehören unter anderem die Kostenfaktoren und individuelle

Kunden zudem auch im IT-Bereich Beratung, Dienstleistungen und Support. Mit Ricoh ha-

FacTS: Was wünschen sich die Unternehmen in

Prozessabläufe rund um das digitale und

ben sie dann einen Ansprechpartner, der ih-

Sachen Dokumentenmanagement überhaupt?

gedruckte Dokument, inklusive Arbeits- und

nen alles aus einer Hand liefern kann, was

Jungk: In erster Linie ist es unsere Aufgabe,

Dokumentenabläufen, Rechnungen und Ver-

Büroinfrastruktur, Sicherheit, Server, Storage,

Dokumentenprozesse effizienter und gleich-

trägen sowie des Anwenderverhaltens. Im

Voice over IP, Netzwerke und Telekommunika-

zeitig einfacher zu machen. In Unternehmen

nächsten Schritt entwickelt Ricoh gemeinsam

tion angeht.

ist es heute immer wichtiger, die Flut an un-

mit dem Unternehmen eine maßgeschnei-

54 20

FACTS SPECIAL FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

9/2011 FACTS

derte Lösung, die spezifische Kundenanfor-

zahlreiche Schulungen an. Fachhändler

zung ihrer Handelspartner konsequent und

derungen an digitale Dokumentenverarbei-

können sich zum Beispiel im Rahmen von

nachhaltig einsetzen. Häufig sehen aber die

tung, Systemverwaltung, Druckvolumen und

PEP als „MDS Master“ zertifizieren lassen.

Partnerprogramme nur irgendwelche Rabatt-

Kostenkontrolle berücksichtigt. Die Lösung

Dazu haben wir unter anderem zusammen

aktionen vor. Wie sollen Ihrer Meinung nach

wird daraufhin nicht nur einmalig imple-

mit dem TÜV Nord einen TÜV-Standard für

seriöse Partnerprogramme aussehen?

mentiert, sondern kontinuierlich verbessert

„Beratungs- und Servicequalität in der Bü-

Jungk: Im Mittelpunkt eines Partnerpro-

und weiterentwickelt. Unsere Bandbreite der

rokommunikation“ entwickelt, der Teil der

gramms sollte immer die Zukunftsfähigkeit

Leistungen reicht dabei von Beratung und

MDS-Zertifizierung ist. Diese stellt sicher,

der Fachhandelsunternehmen stehen. Unse-

Projektbegleitung bis hin zu Outsourcing-

dass Qualität und Kundenorientierung, be-

re Fachhandelspartner profitieren von unse-

Leistungen und Change-Management, um

sonders in den Bereichen Beratung und

rem PEP in erster Linie durch Aus- und Wei-

die Mitarbeiter des Unternehmens einge-

technischer Service, bei jedem zertifizierten

terbildung sowie Wissenstransfer. In einem

hend über technische Veränderungen und

Fachhändler systematisch geprüft und kon-

Partnerprogramm geht es letztlich darum,

Neuerungen in der Dokumenteninfrastruk-

tinuierlich verbessert werden. Die Zufrie-

Fachhandelspartner zu unterstützen, damit

tur zu informieren.

denheit des Kunden steht dabei immer im

sie noch erfolgreicher werden und auch lang-

Mittelpunkt. Daher müssen sich die Fach-

fristig erfolgreich bleiben. Deshalb sollte der

FacTS: Sind die Ricoh-Partner in der Lage, das

handelspartner auch in den Folgejahren so-

Fokus eines Partnerprogramms auf den Be-

komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln?

genannten Überwachungsaudits stellen.

reichen liegen, die im Fachhandel noch gro-

Jungk: Dank unserer umfassenden Sup-

Damit wird gewährleistet, dass die Anforde-

ßes Potenzial aufweisen. Eine Partnerschaft

portinfrastruktur können praktisch alle Ri-

rungen des TÜV-Standards langfristig umge-

mit Ricoh bringt Fachhandelsunternehmen

coh-Partner komplexe Lösungen umsetzen

setzt und erfüllt werden.

einen deutlichen Mehrwert, da sie Zugriff auf

und implementieren. Um sie dazu in die

Services erhalten, die ihnen sonst entweder

Lage zu versetzen, bieten wir über unser

FacTS: Wollen sie erfolgreich sein, sollten Her-

nicht zur Verfügung stehen oder erst teuer

Ricoh-Partnerentwicklungsprogramm (PEP)

steller in der Tat Maßnahmen zur Unterstüt-

eingekauft werden müssen.

FacTS: Wie viele MDS-Projekte hat Ricoh schon durchgeführt?

Jungk: Bei uns ist jeder Kunde ein MDS-KunUntErnEhmEnswEitEs DokUmEntEnmanagEmEnt: Durch die Vereinfachung der Verarbeitungsschritte für den einzelnen nutzer entsteht eine schlanke informationslogistik, die Zeit und kosten spart.

de. Mit unserem MDS-Konzept können wir individuell auf die Bedürfnisse jedes Kunden eingehen. Wir beraten unsere Kunden langfristig und kontinuierlich – dabei wollen wir mehr Effizienz und Transparenz im unternehmensweiten Druck- und Dokumentenmanagement schaffen, die Gesamtbetriebskosten senken und nicht zuletzt die Umweltbilanz verbessern.

FacTS: Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung von MPS und MDS ein?

Jungk: Die Nachfrage nach Managed Services wird in allen Branchen weiter steigen. Unternehmen stehen mehr und mehr vor der Herausforderung, die alltägliche Informationsflut so schnell und effizient wie möglich zu verarbeiten. Wir verzeichnen insbesondere eine stark wachsende Nachfrage nach umfassenden Lösungen zur Optimierung der unternehmensweiten Dokumenten- und Informationsprozesse. Mit seinem MDSKonzept kann Ricoh Kunden aus allen Branchen einen ganzheitlichen Ansatz aus einer Hand bieten.

Graziella Mimic FACTS 9/2011

SPECIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

g

55 21

AdvertoriAl Dokumentenmanagementsysteme

DMS nutzt jedem Elektronisches Dokumenten-Management beseitigt Aktenberge, verbessert den Service und senkt Kosten.

I

nformationen auf Knopfdruck – für

mationen oder Vereinbarungen zu einem

Ein Dokumentenmanagement-System

viele Unternehmen ist dies leider

Vorgang erhalten hat, geschweige denn, wo

(DMS) löst dieses Problem: Denn idealerwei-

noch keine Realität. Auch heute

er sie abgelegt hat?

se vereint es unstrukturierte Informationen,

noch werden Schriftstücke in Akten-

Das kann teuer sein: Laut Marktfor-

egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus

ordnern abgeheftet, andere wieder-

schungsinstitut IDC geben US-amerikani-

allen Unternehmensanwendungen und -pro-

um ruhen in Dateien auf Festplatten

sche Unternehmen jährlich zwischen 25 und

zessen, in einem zentralen Dokumenten-

irgendwo im Unternehmen. Hinzu kommen

35 Milliarden Dollar aus, um Dokumente zu

Pool. Somit ist eine revisionssichere Archi-

seit einigen Jahren E-Mails mit geschäftsre-

sortieren und wiederzufinden. Alle Arbeits-

vierung gewährleistet, und die Unterlagen,

levanten Inhalten die – wenn überhaupt – im

abläufe eingeschlossen kumulieren sich die

sortiert nach Kunde, Projekt und anderen

Mailsystem abgespeichert werden, obwohl

Kosten auf 100 Milliarden Dollar pro Jahr.

Ordnungskriterien, stehen unternehmens-

der Gesetzgeber Firmen verpflichtet, steuer-

Die Marktforscher haben außerdem berech-

weit, standortunabhängig und zu jedem

relevante elektronische Post bereitzustellen.

net, dass ein Unternehmen mit 1000 Mitar-

Zeitpunkt per Mausklick zur Verfügung.

Kaum ein Unternehmen verfügt über ein

beitern aufgrund nicht auffindbarer Doku-

medienübergreifendes Archivierungssystem.

mente mindestens 2,5 bis 3,5 Millionen

Und noch immer drucken Anwender Dateien

Dollar pro Jahr für die Suche und Wiederher-

oder wichtige elektronische Mitteilungen

stellung von Informationen verschwendet.

ƒBezahlBare lösungen Dienten Dokumentenmanagement-Sys-

aus und heften diese wie seit Urzeiten ab.

Das Problem ist auch deutschen Unterneh-

teme anfänglich zur Archivierung der Ein-

Die Papierflut ist perfekt und die Übersicht

mern bewusst. Sowohl die Menge der zu do-

und Ausgangspost, später der elektronische

dahin. Denn wer weiß schon noch nach Wo-

kumentierenden Daten, als auch die verwen-

Ablage kaufmännischer Belege, so ermögli-

chen, in welcher Form er bestimmte Infor-

deten Formate nehmen kontinuierlich zu.

chen sie es heute, alle Dokumente im Rah-

2 22

FACTS 11/2011 FACTS ADVERTORIAL Sonderveröffentlichung 2/2012

men des integrierten Dokumenten-Management in einen digitalen Workflow einbinden.

Arbeitsabläufe werden dadurch transparen-

INFO

ter und erheblich schneller. Die Lösungen sind inzwischen bezahlbar geworden, doch

Ein kompetenter Partner von DocuWare, die bk-documents steht Ihnen mit jahrelanger Erfahrung im Bereich Dokumentenmangement, Prozessanalyse und Optimierung zur Verfügung. Das Team von bk-documents umfasst vier Spezialisten für genau diesen Bereich. Ob es nun um Eingangsbelege, Prozesse oder Ausgangsbelege geht, bk-documents hat Branchen übergreifende Erfahrungen und kann Sie so optimal begleiten.

von Marktsättigung kann keine Rede sein.

Der Gartner Group zufolge haben erst 20 Prozent der Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System wirklich im Einsatz.

IN EINER ABTEILUNG BEGINNEN Die größte Hürde bei der Entscheidung für ein elektronisches Archiv ist immer noch die Akzeptanz. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sind an ihre Ordner, Papierablagen etc. gewöhnt und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entlastung, die ihnen ein elektronisches Archiv bietet. Auch den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.

Doch Unternehmen schrecken in der Regel nicht vor der Investitionssumme zurück.

Den Anbietern muss es gelingen, Unternehmen jeglicher Größe im Vorfeld davon zu überzeugen, dass durch den DMS-Einsatz ihre betrieblichen Abläufe nachweislich

AKZEPTANZ SCHAFFEN: Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sind an ihre Ordner, Papierablagen etc. gewöhnt und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entlastung, die ihnen ein elektronisches Archiv bietet. Auch den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.

schneller, sicherer und qualitativ besser werden. Den Verantwortlichen muss aufge-

tigere Tätigkeiten erledigen. Da benötigte

1. LEISTUNGSFÄHIGKEIT: Viele aktuellen

zeigt werden, mit welchen Einsparungen sie

Informationen auf Knopfdruck und vor al-

Cloud-Lösungen reichen in Funktionsum-

rechnen können. Entscheidend für den Er-

lem vollständig zur Verfügung stehen, wird

fang und Benutzerfreundlichkeit noch nicht

folg ist ein strukturiertes Vorgehen bei der

die Auskunftsbereitschaft optimiert, die Ef-

an traditionelle Softwareprodukte heran.

Software-Einführung. Dazu gehört bei-

fizienz der Mitarbeiter gesteigert und zu-

spielsweise, die Dokumentarten und Prozes-

gleich werden die Arbeitskosten gesenkt.

2. INTEGRATION: Die Integration von

se zunächst zu dokumentieren und dann die

Hat ein Kunde beispielsweise eine Rechnung

Cloud-Lösungen sowohl untereinander als

Abbildung im System vorzunehmen. Sinn-

verloren, kann man sie ihm sofort per Mail

auch mit traditioneller Software ist oft

vollerweise sollte man in einem Bereich be-

oder via Fax zukommen lassen.

schwierig, da es noch zu wenig geeignete Schnittstellen gibt.

ginnen und das System anschließend auf

Regelmäßig wiederkehrende Prozesse,

weitere Abteilungen ausrollen. Aus techni-

typischerweise alle Genehmigungsprozesse,

scher Sicht sollte man auf eine einfache In-

die heute noch papiergesteuert erfolgen,

stallation, Bedienung und Administration

werden künftig ausschließlich elektronisch

des Systems achten. Ebenso wichtig sind of-

abgewickelt. Dabei wird es auch keine Rolle

fene Schnittstellen, um die Integration in

mehr spielen, an welchem Standort die Mit-

Die ersten beiden Hürden sind rein tech-

bestehende IT-Umgebungen zu erleichtern.

arbeiter sitzen. Webbasiertes Dokumenten-

nischer Natur; sie werden langsam aber si-

Außerdem spart dies dank einfacher Anpas-

Management ermöglicht den weltweiten

cher fallen.

sung ohne Programmierung Zeit und Kos-

Archivzugriff und Workflow-Management

Um das Vertrauen der Anwender in die

ten. Aus wirtschaftlicher Sicht ist das Augen-

mit gängigen Internet-Browsern, ohne dass

Sicherheit der Daten zu gewinnen, ist noch

merk auf niedrige Total Cost of Ownership

Software oder Plugins auf dem lokalen PC

viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Dabei

(TCO) zu legen.

installiert werden müssen.

kann man davon ausgehen, dass Daten bei

3. VERTRAUEN: Viele Anwender haben noch Sorge um die Sicherheit ihrer Daten.

Die Erfahrungen zeigen, dass sich der

Die Zukunft liegt jedoch im Cloud Com-

vertrauenswürdigen Cloud-Anbietern bereits

Einsatz eines Dokumentenmanagement-

puting. Bis jedoch alle davon profitieren,

heute sicherer sind als in den meisten be-

Systems lohnt: Mitarbeiter sind weniger mit

wird noch einige Zeit vergehen, denn noch

triebsinternen Serverfarmen.

aufwändiger Routinearbeit beschäftigt und

hemmen drei Hürden den Erfolg des Cloud

können dafür in dieser Zeit qualitativ wich-

Computing:

Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG, Germering bei München

2/2012 ADVERTORIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS



3 23

ADVERTORIAL Dokumentenmanagement

Frei(e)räume schaffen Qualitätsanspruch, Termintreue und ein exzellenter Service sind Werte, die die Hans Humpenöder GmbH auszeichnen. Elektronisches DokumentenManagement schafft Freiräume, um diese Werte in schnelllebigen Zeiten zu bewahren und erschließt Einsparungspotentiale, um die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Großkonzernen zu stärken.

I

FREIRAUM: Showroom bei Humpenoeder

m Jahre 1902 als familiengeführtes

Unterschiedliche Geschäftsfelder erhöhten

zentrale mit den Außenstellen in Roth und

Bauunternehmen gegründet, hat

die Anforderungen an die kaufmännische Ver-

Nennslingen verzögerte Arbeitsschritte wie die

sich die Humpenöder GmbH in über

waltung. Mathias Humpenöder, der seit 2008

Rechnungsprüfung erheblich, so dass wir in

100 Jahren zu einem Spezialisten von Produk-

zur Geschäftsführung gehört, legt deshalb ein

Einzelfällen Skontofristen nicht wahrnehmen

ten und Dienstleistungen rund um das Bau-

Hauptaugenmerk darauf, Prozesse mittels in-

konnten. Zudem drohte unser Papierarchiv,

wesen entwickelt. Neben dem Kerngeschäft

novativer IT-Lösungen transparenter und effi-

das in einer ehemaligen Betriebswohnung auf

der klassischen Bautätigkeit gehören heute

zienter zu gestalten. Besonders im Bereich der

dem Firmengelände untergebracht war, aus

der Handel über Fachmärkte mit Baustoffen,

Eingangsbelege sah der Geschäftsführer das

den Nähten zu platzen“, beschreibt Humpen-

Frischbetonprodukten und Werkzeugen eben-

rasant steigende Papiervolumen als sehr kri-

öder die Situation.

so wie Beratungsleistungen zum Repertoire

tisch an. „Der papierbasierte Dokumentenaus-

Um die circa 35 Mitarbeiter der kaufmänni-

des Unternehmens.

tausch unserer Schwabacher Unternehmens-

schen Verwaltung zu entlasten und Bearbei-

2 24

FACTS Sonderveröffentlichung ADVERTORIAL 11/2011 FACTS 2/2012

tungszeiten sowie Papierablage drastisch zu reduzieren, fiel die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System. Zu diesem Zeit-

GUTES INVESTITIONSKLIMA: Der Neubau des Humpenoeder Fachmarktzentrums in Schwabach.

punkt trafen monatlich etwa 2.000 Eingangsrechnungen ein, die digitalisiert und in einen elektronischen Dokumenten-Workflow eingebunden werden sollten. Wichtige Entscheidungskriterien bei der DMS-Auswahl waren die einfache Integration in die damalige Branchensoftware, eine intuitiv zu bedienende Oberfläche und flexible Ausbaumöglichkeiten.

Seit 2005 ist das DokumentenmanagementSystem DocuWare im Einsatz und die von der als Warenwirtschaftssystem genutzten Branchenlösung generierten Ausgangsbelege wurden automatisiert archiviert. Die Branchensoftware wurde in 2010 von dem speziell für den Baustoffhandel konzipierten Paket gevis abgelöst und mit DocuWare integriert.

ELEKTRONISCHE WORKFLOWS

stellt werden, gibt es einen Workflow, der die

onen sofort am Bildschirm zur Verfügung.

rechtskonforme Archivierung sicherstellt. In-

Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber

Eintreffende Eingangsrechnungen werden

zwischen verfügt man auch über ein digitales

Kunden und Lieferanten ist nach Humpen-

heute im zentralen Posteingang nach Ge-

Fotoarchiv sowie ein Vertragsarchiv mit stren-

öders Worten ein weiterer wichtiger Servi-

schäftszweigen wie Baustoffhandel, Bauun-

gen Zugriffsrechten.

ceaspekt. Zur Klärung von Sachverhalten

ternehmen und Transportbetonwerk vorsor-

„Die Eingangsrechnungsbearbeitung ist

können die Mitarbeiter zudem Dokumente

tiert, zwecks Klassifizierung mit einem

durch die elektronischen Workflows nicht nur

mit Nachweischarakter sekundenschnell per

Barcode-Aufkleber versehen und anschlie-

transparenter, sondern auch wesentlich

E-Mail oder Fax verschicken. Weitere Kosten-

ßend gescannt. Nach erfolgreicher Erfassung

schneller geworden. Eine zeitnahe Verrech-

einsparungen konnten durch einen deutlich

werden die Originale rechtskonform vernich-

nung ist dadurch möglich“, bestätigt Mathias

reduzierten Bedarf an Archivfläche realisiert

tet. Die schrittweise Bearbeitung der Ein-

Humpenöder. „Auch Skonti gehen nicht mehr

werden. Eine zum Archivraum umfunktio-

gangsrechnungen – von der Prüfung bis zur

verloren“, fügt der Geschäftsführer hinzu.

nierte Werkswohnung wurde wieder an Mitar-

Buchungsfreigabe – erfolgt je nach Rech-

Wurden in der Vergangenheit papierbasierte

beiter vermietet.

nungstyp weitgehend automatisiert über elek-

Originaldokumente per Briefpost oder Kurier

tronische Workflows. Auch für Eingangsrech-

mit den Außenstellen ausgetauscht, so stehen

nungen mit digitaler Signatur, die von

den verantwortlichen Mitarbeitern heute alle

Lieferanten auf elektronischem Wege zuge-

zur Rechnungsprüfung relevanten Informati-

NEUE DOKUMENTENARTEN „Die Vorteile sind offensichtlich. Kein Mitarbeiter möchte mehr – nicht zuletzt aufgrund des analog zum Unternehmenswachstum steigen-

ZEITNAH: Alle zur relevanten Informationen stehen den Mitarbeitern heute sofort am Bildschirm zur Verfügung. Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten ist ein wichtiger Serviceaspekt.

den Belegvolumens – auf den durch DocuWare gewonnenen Komfort verzichten“, resümiert Humpenöder. Bis zu 3.000 Eingangsrechnungen gilt es aktuell monatlich zu bearbeiten. Insgesamt sind fünf Jahre nach DMS-Einführung mehr als eine Million Belege unterschiedlichster Art elektronisch abgelegt worden. „Aufgrund der positiven Erfahrungen werden wir das elektronische Archiv bedarfsorientiert für neue Dokumentenarten öffnen. Da die E-Mail-Kommunikation auch in der Baubranche kontinuierlich an Relevanz gewinnt, steht beispielsweise die Archivierung der elektronischen Post ganz oben auf der To-Do-Liste“, so der Firmenchef.



11/2011 ADVERTORIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

3 25

AdvertoriAl dMS-Nachrichten

Hilfreiche Online-Tools Mit dem Nutzenkonfigurator und ROI-Rechner können Interessenten online verfolgen, welche Vorteile der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ihnen bietet.

S

tets ist es der individuelle Nutzen, der Un-

Mit dem ROI-Rechner lässt sich genau be-

nen. Im „Einkauf“ zeigt der ROI-Rechner auf,

ternehmen davon überzeugt, in ein DMS

rechnen, was das Unternehmen durch den

wie DocuWare durch bessere Einkaufsbedin-

zu investieren. Zudem ist eine klarew

Einsatz einer DocuWare-DMS-Lösung ein-

gungen Ausgaben senkt, und im „Vertrieb“

Kosten-Gewinn-Analyse maßgeblich. Die bei-

sparen kann. Des Weiteren erhält der Anwen-

wird dem Anwender genau die Summe ermit-

den DocuWare-Online-Medien Nutzenkonfigu-

der konkrete Vorschläge, wie mit eingesparter

telt, um die sich sein Umsatz durch verbesser-

rator (www.nutzenkonfigurator.de) und Return-

Zeit der Umsatz erhöht werden kann, und er

te Prozesse steigern lässt.

on-Investment-Rechner (www.roi-check.de)

erfährt, in welchem Zeitraum sich die Soft-

Individuelle Lösungen – zugeschnitten

ermöglichen es, mit wenigen spezifischen Ein-

ware bei einem bestimmten Budget amorti-

auf einzelne Abteilungen, typische Doku-

gaben detailliert aufzuzeigen, welche Vorteile

siert. Einsparungen durch eine höhere Liqui-

mente und Arbeitsabläufe – ermittelt der

das DMS im jeweiligen Unternehmen und in

dität oder höhere Skontoerträge lassen sich

DocuWare-Nutzenkonfigurator mit nur we-

einzelnen Abteilungen bringt.

anhand der Abteilung „Buchhaltung“ berech-

nigen Klicks

gw

Prozesse verstehen und optimieren Einführung in betriebliche Prozesse – so lautet der Titel einer neuen Publikation, die kaufmännische Grundlagen verständlich vermittelt. Anhand eines Beispielunternehmens zeigen DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar und Prof. Dr. Heinrich Seidlmeier von der Hochschule Rosenheim auf, wie sich Kernprozesse mit Dokumenten-Management gewinnbringend verbessern lassen.

W

ichtige betriebliche Abläufe und

men. Ein Schwerpunkt des Kompendiums

einem Hersteller von Großfahrgeschäften.

wirtschaftlichen Zusammenhän-

liegt darauf, genau jene Kernprozesse zu be-

Neben der Herstellung von Fahrgeschäften

ge sind außer Büroleitern und

leuchten, die zur Leistungserbringung erfor-

übernimmt Peters Engineering auch deren

Organisatoren eines Unternehmens oft nur

derlich sind – von der Kundenakquise über

Aufstellung und spätere Wartung.

wenigen Mitarbeitern bekannt. Dabei kann

die eigentliche Leistung bis hin zur Zahlung

ein einfacher Einblick in die wesentlichen Be-

durch den Kunden. Aufgezeigt wird auch,

triebsstrukturen und Kernprozesse auf jeder

wie Dokumentenmanagement Anwender

Ebene eines Unternehmens dazu beitragen,

dabei unterstützt, ihre Gewinne zu erhöhen.

die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

Anhand von Tests am Ende einzelner Kapitel

Die Publikation „Einführung in betriebliche Prozesse“ von Dipl.-Kaufmann Jürgen

kann der Leser sein neu gewonnenes Wissen überprüfen.

Biffar, als Vorstand der DocuWare AG zuständig für Produkte & Finanzen, und Heinrich Seidlmeier, Professor für Betriebswirt-

Kompetent mitreden

schaftslehre an der Hochschule Rosenheim,

Durch die Lektüre erhalten Nichtkaufleu-

gewährt auch Nichtkaufleuten einen Ein-

te nicht nur einen Überblick, sondern können

blick, wie Unternehmen funktionieren: Ne-

im Gespräch über Prozesse und deren Verbes-

ben den wichtigsten kaufmännischen

serung kompetent mitreden. Verdeutlicht

Grundbegriffen werden verschiedene Be-

werden die Begriffe und Prozesse anhand des

triebstypen genau unter die Lupe genom-

Beispielunternehmens Peters Engineering,

2 26

FACTS Sonderveröffentlichung ADVERTORIAL 11/2011 FACTS 2/2012

g

INFO Docuware Highlights 

Basisversion verfügt über kompletten Funktionsumfang zur elektronischen Archivierung und zum DokumentenManagement.



Einfache, intuitive Bedienung für Anwender



Sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO)



Einfache Integration in beliebige Softwareanwendungen – vollständig browserbasiert und ohne Programmierung mit DocuWare Smart Connect

Partner mit hoher Beratungskompetenz Die DocuWare AG vertreibt ihre Lösungen seit Gründung in 1988 zu 100 Prozent indirekt. In den ersten sechs Monaten des Jahres 2011 konnte der DMS-Spezialist seinen weltweiten Umsatz gemessen am Vergleichszeitraum des Vorjahres um 14 Prozent erhöhen. Max Ertl, Vice President Sales & Marketing, sieht gerade in der Kompetenz der autorisierten DocuWare-Partner große Chancen, das Wachstum zu beschleunigen.

W

ir bewegen uns in einem ungesättigten Markt, da gibt es nur einen äußerst geringen Verdrängungs-

wettbewerb. Um ein Projekt zu gewinnen, müssen unsere Partner ihre Kunden vom Mehrwert unserer Lösungen überzeugen. Denn Unternehmen jeglicher Größe können mit Dokumentenmanagement-Lösungen Kosten sparen, indem sie ihre Prozesse deutlich beschleunigen. Zahlreiche Referenzen belegen, dass sich die Investitionen in der Regel zwischen sechs und 18 Monaten amortisieren.

TRAINING ON THE JOB Mit ausschlaggebend für den Geschäftserfolg ist eine gute Schulung unserer autorisierten DocuWare-Partner (ADP). Als erstes muss ein ADP zwei seiner Mitarbeiter durch

„Anhand von Tests wird das Wissen der Teilnehmer überprüft. Bestands- und potentielle Kunden haben somit die Gewissheit, dass nur hervorragend ausgebildete Berater und Systemtechniker sie betreuen.“ MAX ERTL, Vice President Sales & Marketing bei der DocuWare AG

uns zu DMS-Spezialisten ausbilden lassen.

Wir bereiten diese Mitarbeiter durch intensi-

zess- und Produkt-Know-how durchgängig

Zielgruppen (Sales, Process Consulting und

ve Schulung und ,Training on the Job‘ opti-

zu gewährleisten, können die ADP ihr Wissen

Professional Services) zugeschnitten; an-

mal auf ihre Aufgaben als Techniker und Ver-

anhand elektronischer Lernmethoden und

hand von Tests wird das Wissen der Teilneh-

triebsmann vor. Durch den Einsatz des

Präsenztrainings stets auf dem neuesten

mer überprüft. Bestands- und potentielle

Dokumentenmanagement-Systems im eige-

Stand halten.

Kunden haben somit die Gewissheit, dass

nen Unternehmen ist der Partner bestens

Die Inhalte der Trainings im Web und vor

vertraut mit der Lösung. Um das hohe Pro-

Ort sind speziell auf die unterschiedlichen

nur hervorragend ausgebildete Berater und Systemtechniker sie betreuen.“

11/2011 ADVERTORIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS



3 27

ADVERTORIAL Digitale Akte

Personal zur rechten Zeit Mehrere tausend Personalunterlagen im Monat archiviert die Zeitarbeitsfirma Tina Voß GmbH im zentralen Dokumenten-Pool. Die digitale Personalakte ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten. Ein integrierter Workflow regelt das Bewerber-Management. Zur Langzeitarchivierung nutzt der Personaldienstleister das SaaS-Angebot der DocuWare AG.

D

ie Tina Voß GmbH aus

transparenter zu gestalten, entschied sich

che gesichtet, bearbeitet und abgelegt. Frü-

Hannover ist regionaler

Firmenchefin Tina Voß Anfang 2010 für den

her wurden sämtliche Unterlagen in dicken

Marktführer für Zeitarbeit.

Einsatz des Dokumentenmanagement-Sys-

Leitzordnern gesammelt und in Akten-

Ihr Erfolgsrezept seit fünf-

tems (DMS) DocuWare.

schränken aufbewahrt. Wertvoller Büroraum

zehn Jahren: Mitarbeiter

Das Papieraufkommen ist sehr hoch: Be-

ging damit verloren. Da zudem verschiede-

und Entleiher müssen

werbungsschreiben, Lebensläufe, Beurtei-

ne Sachbearbeiter oft gleichzeitig auf diesel-

höchst zufrieden sein. Das heißt, für Kunden

lungen, Zeugnisse, Gehaltsvereinbarungen,

ben Unterlagen zugreifen müssen, gehörten

den passenden Mitarbeiter zu finden und

Lohnabrechnungen, Zeitnachweise, Ur-

zeitaufwändige Suchvorgänge mit teils lan-

qualifizierte Bewerber an die richtige Stelle

laubs- und Krankmeldungen, Steuerbe-

gen Laufwegen zur lästigen Routine.

zu vermitteln. Aktuell sind 30 interne und

scheinigungen, Lohnabrechnungen, Verträ-

Entscheidendes Kriterium für DocuWare

rund 600 externe Mitarbeiter beschäftigt.

ge oder allgemeiner Schriftverkehr – rund

war neben der revisionssicheren Archivie-

Um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und

tausend neue Dokumente werden pro Wo-

rung und dem schnellen Zugriff auf Bewer-

2 28

FACTS Sonderveröffentlichung ADVERTORIAL 11/2011 FACTS 2/2012

bungs- und Personalunterlagen die Möglichkeit, das DMS nahtlos in die vorhandene Zeitarbeitssoftware AÜOffice zu integrieren.

In enger Zusammenarbeit mit dem DocuWare-Partner tutum GmbH wurde die Schnittstelle realisiert. „Die Fachkompetenz

„Das kommt auch unseren Kunden zugute.

Wir können heute den richtigen Bewerber in noch kürzerer Zeit vermitteln.“

und das Engagement des Nürnberger Dienstleisters haben uns überzeugt“, sagt

Tina VOss , Geschäftsführerin der Tina Voß GmbH aus Hannover

Tina Voß. Über den Web Client können die Mitarbeiter der Abteilungen Bewerber-Management, Verwaltung, Vertrieb sowie kaufmännische und gewerbliche Disposition

bungen werden demselben Workflow zuge-

zeugt. Die Arbeitsabläufe sind besser kont-

heute direkt aus ihrer AÜOffice-Umgebung

führt. Die Mitarbeiter des Bewerber-Ma-

rollierbar und sehr viel schneller geworden,

heraus auf den zentralen Dokumenten-Pool

nagements prüfen die Unterlagen auf

hebt Tina Voß hervor: „Das kommt auch un-

zugreifen.

Vollständigkeit, klassifizieren die Bewer-

seren Kunden zugute. Wir können heute den

bung und leiten sie an die Mitarbeiter der

richtigen Bewerber in noch kürzerer Zeit

kaufmännischen, gewerblichen beziehungs-

vermitteln.“

Zentrales archiv

weise IT-Disposition weiter. Der jeweilige

Zum Backup und zur Langzeitarchivie-

Gestartet wurde mit einem internen

Disponent entscheidet nun, was mit dem

rung der sensiblen Daten nutzt der Perso-

Workflow zum Bewerber-Management. Bei

Bewerber geschehen soll, setzt den entspre-

naldienstleister

neu eingehenden Bewerbungen werden am

chenden elektronischen Stempel und die

Service(SaaS)-Angebot von DocuWare. Zu

Empfang die Stammdaten der Bewerber in

Unterlagen werden sofort zurück zum Be-

im Kundensystem festgelegten Zeiten wer-

AÜOffice erfasst. Dabei werden die Papier-

werber-Management geschickt. Dort ergreift

den die Inhouse-Daten in ein gesichertes

Bewerbungen mit Barcode versehen, ge-

der zuständige Mitarbeiter die Initiative, er

Rechenzentrum synchronisiert. Unverän-

scannt und im zentral archiviert. Die Unter-

lädt zum Vorstellungsgespräch ein, koordi-

derliche Geschäftsdokumente sind sicher

lagen erscheinen automatisch in der

niert Termine oder schreibt Absagen.

außerhalb der eigenen Räumlichkeiten ar-

das

Software-as-a-

digitalen Aufgabenmappe des Bewerber-

Gleichzeitig mit der Einstellung eines

chiviert; berechtigte Mitarbeiter des Perso-

Managements. Auch die per E-Mail oder

neuen Mitarbeiters wird aus den Bewerber-

naldienstleisters können aber jederzeit über

über das Web-Portal eingegangenen Bewer-

Unterlagen eine digitale Personalakte er-

den Web Client darauf zugreifen.

g

Gemeinsamer ZuGriff: Über den Web Client können die mitarbeiter der abteilungen Bewerbermanagement, Verwaltung, Vertrieb sowie kaufmännische und gewerbliche Disposition heute direkt aus ihrer aÜOffice-umgebung heraus auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.

11/2011 ADVERTORIAL FACTS FACTS 12/2011 Sonderveröffentlichung

293

BRANCHE Nachrichten

Ricoh Europe und DocuWare schließen Partnerschaft Ricoh Europe nimmt das preisgekrönte Dokumentenmanagement-System DocuWare europaweit in sein Lösungsportfolio auf.

In Deutschland arbeiten Ricoh und DocuWare bereits zusammen.

W

ir freuen uns sehr

Zweck der Partnerschaft ist es, Ricoh-

über die Part-

Kunden neue Möglichkeiten zu bieten, digi-

nerschaft zwi-

talisierte Papierdokumente und originär

schen

Ricoh

elektronische Informationen zusammenge-

und DocuWare

hörig in einem zentralen digitalen Archiv zu

in Europa und

verwalten. Damit können kleine und mittlere

ganz besonders über die Integration von

Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem

DocuWare in das interne Dokumentenma-

sie zeitaufwendige manuelle Dokumenten-

nagement von Ricoh“, begrüßte DocuWare-

Workflows durch effiziente elektronische

Vorstand Thomas Schneck die Entscheidung

Prozesse für das Erfassen, Speichern, Verwal-

zur Zusammenarbeit. „Dank DocuWare ha-

ten und Drucken von Dokumenten beliebi-

ben Ricoh-Kunden einen schnelleren Zugriff

ger Art und Quelle ersetzen.

auf ihre Dokumente und können so die Effizienz in ihrem Unternehmen steigern.“ 52 30

FACTS 8/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

Dokumentenlösungen von Ricoh eignen sich auch für Dokumenten-Workflows in un8/2011 FACTS

kontrollen versetzen Unternehmen in die Lage, die Effektivität und die Nachvollziehbarkeit ihrer Dokumentenprozesse zu steigern. Die Vorteile werden besonders in Geschäftsbereichen wie dem Rechnungswesen deutlich, da dort schnellere Prozesse zu einer Erhöhung des Cashflows führen – ebenso im Kundendienst, wo der schnellere Zugriff auf Kundeninformationen für mehr Kundenzufriedenheit sorgt.

SCHNELL UND EINFACH „Die Dokumentenmanagement-Lösungen von Ricoh mit Integration von DocuWare eignen sich ideal für Unternehmen, die ein schnell und einfach zu implementierendes, kosteneffektives Dokumentenmanagement

AUF KNOPFDRUCK: Über ein Ricoh-Multifunktionssystem (MFP) lassen sich Dokumente einscannen, indexieren und sicher im zentralen Dokumenten-Pool archivieren.

benötigen“, betont Emma Isichei, Director des Ricoh Europe Advanced Solutions Centre in London. „Ricoh hat beispielsweise in der europäischen Hauptgeschäftsstelle in

ternehmenskritischen Abteilungen wie etwa

die Informationsversorgung im Unterneh-

London sein komplettes Paket für Doku-

in Finanz-, Personal- und Rechtsabteilungen –

men optimiert und Anfragen können schnel-

mentenlösungen eingeführt. In Ricohs

dies unabhängig davon, ob Unternehmen

ler und effizienter beantwortet werden.

Buchhaltung sorgt das effizientere Doku-

die Lösung in bestimmten Geschäftsberei-

Da die Clients per Browser auf das

mentenmanagement dank des sofortigen

chen oder im ganzen Unternehmen imple-

Archiv zugreifen, ist keine Installation und

elektronischen Zugriffs auf Dokumente wie

mentieren möchten.

Verwaltung zusätzlicher Software auf den

Rechnungen bereits jetzt für entscheidende

Über ein Ricoh-Multifunktionssystem

Arbeitsplätzen nötig. Das Dokumentenma-

Verbesserungen.“

(MFP) lassen sich Dokumente einscannen,

nagement-System steht in einem unterneh-

Für folgende Unternehmensbereiche

indexieren und sicher im zentralen Doku-

menseigenen Netzwerk bereit oder lässt

bietet Ricoh europaweit bereits Dokumen-

menten-Pool archivieren. Auf Knopfdruck

sich über einen Cloud-Service zur Verfü-

tenmanagement-Lösungen: Rechnungs-

stehen sie autorisierten Nutzern zur Verfü-

gung stellen.

wesen, Archivierung, Vertragsverwaltung,

gung und können in Dokumenten-Workflows

Funktionalitäten wie beispielsweise Frei-

eingebunden werden. Auf diese Weise wird

gaben, Versionsmanagement und Buchungs-

Kundendienst, Ausgaben, Reise- und Personaldaten sowie Logistik. (mim)



DEUTLICHE VORTEILE: Die Integration von DocuWare in das Ricoh-Produktportfolio für Office-Workflows soll Unternehmen eine kosteneffizientere, sicherere, produktivere und nachhaltigere Arbeitsweise ermöglichen.

FACTS 8/2011

8/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

53 31

Praxis Studie MDS

Haben Sie etwas zu verschenken?

Eine ineffiziente Verwaltung der geschäftskritischen Informationen steht nicht nur reibungslosen Arbeitsprozessen im Weg, sondern macht auch potenzielle Gewinne zunichte.

Ein durchdachtes digitales Dokumentenmanagement dagegen verbessert die Abläufe, senkt die Kosten und wird somit zu einem zentralen Faktor des Unternehmenserfolgs.

I

nzwischen weiß es jeder: Die Arbeits-

leben aus. Mit dem Eintritt der „Babyboo-

auch die EU die Unternehmen in Europa, ihr

welt ist im Umbruch und die Anfor-

mer“ in die Rente geht der Wirtschaft

Informationsmanagement in Zukunft noch

derungen an Arbeitsorganisation

wertvolles Wissen verloren. Parallel sucht

effektiver zu gestalten, und identifiziere kom-

und Bürokommunikation ändern

die Nachfolgegeneration – die sogenannten

mende Herausforderungen, den sich die Or-

sich dementsprechend. Insbesondere

„Millennials“ – nach neuen Wegen im Berufs-

ganisationen im Rahmen eines effektiven

einem effektiven Informationsma-

leben. Es kommt hinzu, dass mobiles Arbei-

Managements geschäftskritischer Informati-

nagement kommt eine zentrale Bedeutung zu,

ten sich allmählich etabliert, was die Unter-

onen stellen müssen.

fand eine vom Marktforschungsunternehmen

nehmen dazu zwingt, sich auf einen

Coleman Parkes Research im Auftrag von

veränderten Zugriff auf ihre Daten, wie etwa

Ricoh Europe durchgeführte Studie heraus.

Fernzugriff, einzustellen.

GewInnsteIGerunG

Höhere Ansprüche an Nachhaltigkeit,

„Es ist daher von größter Bedeutung, dass

Die Studie zeigt, dass europäische Un-

Globalisierung und die Einführung neuer

nicht nur die Erfassung geschäftskritischer

ternehmen dem Management geschäftskri-

Technologien heißen die Parameter, die das

Informationen, sondern auch ein möglichst

tischer Dokumente jedes Jahr bereits 147

Geschehen in den Unternehmen künftig be-

einfacher Zugriff darauf gewährleistet ist, da-

Milliarden Euro und 362 Millionen Arbeits-

stimmen werden. Und nicht zu vergessen:

mit europäische Unternehmen ihren Wis-

stunden widmen. Das ist keinesfalls er-

der demografische Wandel.

sens- und Wettbewerbsvorsprung halten

staunlich, bedenkt man, dass dieser Bereich

Denn die geburtenstarken Jahrgänge

können“, erläutern die Verfasser der Studie.

einen wesentlichen Bestandteil der Unter-

scheiden um das Jahr 2025 aus dem Arbeits-

Mit ihrer „Digitalen Agenda“ unterstütze

nehmensabläufe darstellt. Denn geschäfts-

2 32

FACTS 12/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

12/2011 FACTS

kritische Prozesse haben nicht nur direkten Einfluss auf alle Beziehungen zu den Kunden und Mitarbeitern, sondern wirken sich auch deutlich auf die Betriebskosten des gesamten Unternehmens aus.

Allein in europäischen Organisationen könnte eine Prozessoptimierung zu beträchtlichen Gewinnsteigerungen führen: Die Befragten der von Ricoh initiierten Studie schätzten, dass eine Verbesserung ihrer bestehenden Prozesse mit rund 5 Prozent zum Gewinnwachstum beitragen würde. Über alle europäischen Organisationen hinweg entspricht dies einer Gewinnsteigerung von rund 46 Milliarden Euro. Folgende Faktoren spielen beim Wunsch nach Verbesserung des geschäftskritischen Dokumentenmanagements die größte Rolle: intensiverer Wissensaustausch (67 Prozent), besserer Datenschutz (67 Prozent) und steigende Effektivität der Mitarbeiter (65 Prozent).

VerALtete VerFAHren

INFO Für die Erarbeitung der vom Marktforschungsunternehmen Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh Europe durchgeführten Studie wurden wichtige Entscheidungsträger befragt, die in ihren Unternehmen für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlich und in den folgenden Bereichen angesiedelt sind: Finanzdienstleistungen/Wirtschaftsprüfung, Vertrieb, HR/ Lohnbuchhaltung, Kunden-/ Klienteninformationen, Recht, Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement.

Insgesamt wurden 458 Telefoninterviews mit großen Organisationen (mehr als 1.000 Mitarbeiter) geführt, deren Hauptsitz sich in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Skandinavien (Schweden,

Finnland, Norwegen und Dänemark), Spanien, der Schweiz oder Großbritannien/Nordirland befindet. Alle Befragten arbeiten in den Bereichen Erziehung, Recht, Versorgung, Gesundheitswesen, Fertigung oder Finanzdienstleistungen.

Weniger erfreulich: Den Befragten ist zwar bewusst, dass effiziente Arbeitsabläufe die Leistungsfähigkeit der Belegschaft stei-

Markt- und Kundenanforderungen erlau-

hin verfügen laut der Untersuchung nur 22

gern, für eine bessere Zusammenarbeit und

ben. Doch immer noch verlassen sich die

Prozent der europäischen Unternehmen

einen nahtlosen Informationsaustausch un-

meisten auf manuelle Verfahren, die das In-

über ein voll automatisiertes Management

ter den Mitarbeitern sorgen und nicht zu-

formationsmanagement unnötig arbeitsin-

ihrer geschäftskritischen Dokumente. Im

letzt eine schnellere Reaktion auf veränderte

tensiv und fehleranfällig gestalten. Immer-

Schnitt lägen 42,5 Prozent aller geschäftskritischen Informationen auch weiterhin nur im Papierformat vor.

BEACHTLICH: Die Befragten der von Ricoh initiierten Studie schätzten, dass eine Verbesserung ihrer bestehenden Prozesse mit rund 5 Prozent zum Gewinnwachstum beitragen würde.

Diese veralteten Verfahren bergen vielfältige Risiken. Nicht nur, dass sie viel Zeit kosten und gefährliche Engpässe verursachen können. Auch stellen geschäftskritische Dokumente, die ausschließlich im Papierformat und ohne Sicherheitskopie vorliegen, gravierende Sicherheitslücken und Geschäftsrisiken dar: 36 Prozent aller Befragten mussten zugeben, dass sie schon einmal wichtige Geschäftsinformationen verloren haben. Darüber hinaus wird eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen zu einem Ding der Unmöglichkeit, was sich besonders auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter mit Fernzugriff auswirkt, warnen die Experten.

Und wenn sich die Mitarbeiter auf zeitraubende Verfahren konzentrieren müssen, leidet schließlich der Dienst am Kunden, dessen Anforderungen zu kurz kommen.

Graziella Mimic

FACTS 12/2011

12/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

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3 33

MULTIFUNKTIONSSYSTEME

Talente fürs Büro

M

it den Aficio MP C300 und MP C400 stellt Ricoh

men eine Java-SDK-Schnittstelle und die App2Me-Soft-

zwei neue Farb-Multifunktionssysteme für

ware-Plattform (siehe Kasten). Einige weitere nützliche

mittlere und kleine Arbeitsgruppen vor, die in

Features sind die Scan-to-Funktionen, die das Scannen ins

der Lage sind, mit einer Geschwindigkeit von 30 bezie-

Netzwerk, auf USB-Sticks, SD-Cards oder an eine E-Mail-

hungsweise 40 Seiten pro Minute den täglichen Workflow

Adresse ermöglichen. Das direkte Drucken von USB-Stick

im Unternehmen sinnvoll zu unterstützen. Das emp-

oder SD-Card ist natürlich ebenso möglich.

fohlene Einsatzvolumen des Herstellers beträgt beim MP C300 4.000 bis 15.000 und beim MP C400 6.500 bis 20.000 Seiten pro Monat. „Unsere neuen Multifunktionsgeräte sind in vielerlei Hinsicht einzigartig“, sagt Jens Schubert, Regional Director Distribution Sales Division bei Ricoh, „sie vereinen alle bewährten Funktionen eines A3-Farbsystems in einem kompakten und äußerst produktiven A4-Farbsystem“.

In der Tat: Die neuen Farbsysteme bieten Ausstattungsund Leistungsmerkmale, die in diesem Segment eher selten zu finden sind. Schon serienmäßig verfügen die Farbmultis über Sicherheitsfunktionen wie eine Festplattenverschlüsselung und das Data-Overwrite-Security-Kit. Hinzu kom14 34

FACTS 1/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

Auf einen Blick ✓ 30 bzw. 40 Seiten pro Minute ✓ Papierstärke bis 256 g/m2 ✓ Bewegliches Bedienpanel mit 8,5-Zoll-Touchdisplay ✓ Scan to USB/SD-Card, Print from USB/SD-Card ✓ Java™-SDK-Schnittstelle und App2Me ✓ Kompakter Finisher (SR-Modell) ✓ Adobe Postscript 3® ✓ HDD Encryption Unit und DOS Kit ✓ Verteilung von Kontingenten (Quota Settings) 1/2011 FACTS

INFO App2Me App2Me von Ricoh ist eine Softwareplattform, die es den Anwendern ermöglicht, die Art und Weise, in der sie mit Ricoh-MFPs arbeiten, zu personalisieren. App2Me funktioniert mit Widgets, die auf einem Client-PC oder Handheld-Gerät installiert sind und eine Funktion wie beispielsweise das Drucken, Scannen oder die Systemüberwachung ausführen. Ein Widget ist eine kleine Anwendung, die dem Anwender visuelle Informationen und/ oder problemlosen Zugriff auf häufig verwendete Funktionen (zum Beispiel Uhr, Kalender, News-Feed, Notizen) bietet. Da App2Me den einzelnen Anwendern erlaubt, auszuwählen, welche Widgets installiert werden sollen, wird sichergestellt, dass jeder Anwender Zugriff auf die Funktionalität erhält, die er am häufigsten benötigt.

Auch in Sachen Papierendverarbeitung zeigen sich die Systeme funktionell: Ricoh bietet beispielsweise einen Heft-Finisher an, der bis zu 50 Blatt mit Papiergewichten von 52 bis 90 Gramm pro Quadratmeter heften kann.

Eine Besonderheit an den neuen AficioSystemen MP C300 und MP C400 soll eine sehr einfache Bedienung sein. Der Grund: Die Maschinen sind mit einem 8,5 Zoll großen, beweglichen (nach oben, unten, rechts und links) Touchscreen-Bedienfeld ausgestattet, über das sich alle Funktionen intuitiv abrufen lassen sollen.

FACTS nimmt die neuen Ricoh-Systeme für eine der nächsten Ausgaben genauer unter die Lupe und prüft, welche der neuen Features sich von den Produkten des Wettbewerbs abheben und wie sich die Geräte in Sachen Produktivität und Qualität schlagen. (kl) FACTS 1/2011

HINGUCKER: Alle Funktionen lassen sich spielend leicht über das große Touchscreen-Bedienfeld ansteuern.



1/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

15 35

PRAXIS Öko-Strategien

Das neue Grün Es ist längst mehr als eine schmückende PR-Maßnahme: Ökologie und Umweltschutz sind zum festen Bestandteil von Unternehmensstrategien geworden und die entsprechenden Handlungsschritte reichen meist weiter als es die gesetzlichen Vorschriften bestimmen: Von einer umweltschonenden Produktion über innovative Technologien bis hin zu Lösungen für mehr Umweltbewusstsein in den Unternehmen.

a

n den Themen Ökologie

bieters von Managed Document Services und

te Reduzierung von 10 Prozent wurde sechs

und Nachhaltigkeit kommt

Herstellers von Druckern und MFPs umfasst

Monate vor dem geplanten Termin erreicht.

heute kein Unternehmen

von der Produktion über den Vertrieb bis hin

Ein Blick in die Produktion verrät Details:

mehr vorbei. Auch die IT-

zu den Produkten und Lösungen alle Bereiche

„Bereits im Jahr 2002 hat Ricoh damit ange-

Branche bietet zunehmend

des Unternehmens. Ziel ist es die Energieeffi-

fangen, pflanzenbasierte Kunststoffe als Ma-

Lösungen an, die das

zienz zu erhöhen und den CO2-Ausstoß zu re-

terialien für Multifunktionssysteme zu entwi-

Druck- und Dokumentenmanagement auch

duzieren. Konkret bedeutet das zum Beispiel,

ckeln“, verrät Kerstin Thies, Chief Manager

unter Umweltaspekten optimieren sollen.

dass Ricoh seine CO 2-Emissionen bis zum

CSR bei Ricoh Deutschland. Diese werden

So setzt sich der Lösungsanbieter Ricoh

Jahr 2050 im Vergleich zum Jahr 2000 um 88

beispielsweise als Bauteile eingesetzt oder zu

seit der Unternehmensgründung vor über 70

Prozent reduzieren will. Bis 2030 rechnet das

Toner verarbeitet. Apropos Toner: Bei Nutzung

Jahren dafür ein, dass Auswirkungen aller sei-

Unternehmen mit einer Verringerung um

eines Polymerisationsprozesses können im

ner Aktivitäten auf die Umwelt möglichst ge-

rund 30 Prozent. Entsprechende Erfolge kann

Vergleich zur üblichen Fertigung bereits in der

ring ausfallen. Die „grüne“ Strategie des An-

Ricoh bereits verbuchen: Die erste angestreb-

Herstellung bis zu 30 Prozent der benötigten

2 36

FACTS 8/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

8/2011 FACTS

Energie eingespart werden. Diesen sogenannten PxP-Toner setzt Ricoh mittlerweile in allen Schwarzweiß- und Farbprodukten ein.

Doch sind die vom Unternehmen direkt ergriffenen Maßnahmen nur eine Seite der Medaille. „Immerhin rund 60 Prozent der gesamten Umweltbelastung im Produktlebenszyklus eines Druckers oder MFPs entfallen auf die Nutzungsphase“, weiß Thies. Diese Belastung zu reduzieren, ist eines der vorrangigen Ziele der Strategie von Ricoh – und eine durchdachte Strategie ist zur Optimierung der Ökobilanz unvermeidlich. Schritte dorthin sind neben der Nutzung neuer, energiesparender Technologien auch die Optimierung der Dokumentenprozesse und – so trivial es auch klingt – der Versuch, weniger zu Drucken und weniger Papier zu verbrauchen. Ricoh bietet zahlreiche Services und

nabläufen und dem Verhalten der Nutzer“,

Zu einer erfolgreichen Umweltstrategie

Lösungen an, die das Ziel verfolgen, den Do-

beschreibt Thies. So schult Ricoh die Endan-

gehört immer häufiger auch das Recycling

kumentenoutput und -workflow im Unter-

wender, um ihr Umweltbewusstsein zu stär-

von Druckern und MFPs – und dies nicht nur,

nehmen zu optimieren und eine effektive

ken und zu erklären, wie sich Systeme und

weil eine EU-Richtlinie Herstellern vor-

Arbeitsweise zu unterstützen. So zum Bei-

Lösungen möglichst umweltschonend ein-

schreibt, produzierte und in Verkehr gebrach-

spiel das Programm zur Optimierung der

setzen lassen. Alle Outputsysteme können

te Geräte zurücknehmen oder entsorgen zu

Nachhaltigkeit, das CO2-Emissionen und Ge-

mit einer Monitoring-Software ausgestattet

lassen. Ricoh geht einen Schritt weiter und

samtbetriebskosten senken soll.

werden, die mittels Ferndiagnose und durch

bringt im Rahmen seines Greenline-

Auf Basis des aktuellen Energie- und

den ständigen Vergleich von CO2 -Emissio-

Programms viele gebrauchte Systeme

Papierverbrauchs eines Unternehmens er-

nen mit den vorgegebenen Zielen sicher-

nach Durchlaufen eines Refurbishment-Pro-

mittelt Ricoh darin die Gesamtbetriebskos-

stellt, dass sie die bestmögliche Leistung

gramms wieder auf den Markt. „Natürlich gilt

ten und die CO2-Bilanz, mit dem Ziel, sie in einer zweiten Phase zu optimieren. „Dies

bringen. Und anschließend können Unter-

das nur für Systeme, die nach eingehender

nehmen die übrigen, unvermeidlichen Rest-

Prüfung unseren hohen Qualitätsansprüchen

kann Empfehlungen zur Folge haben, wie die

CO2-Emissionen im Rahmen des Druck- und

genügen“, erläutert Thies.

Anschaffung moderner, energiesparender

Dokumentenmanagements mit dem Erwerb

Systeme, die Veränderung von Dokumente-

von Zertifikaten ausgleichen.

aus alt wird neu Ist dies der Fall, werden die Systeme komplett zerlegt, die Einzelteile in einer eigens zu

„Der geschäftliche Erfolg hängt heute zunehmend davon ab, wie engagiert das Unternehmen in sozialer und ökologischer Hinsicht ist.“

diesem Zwecke konzipierten Ultraschallreinigungsanlage gesäubert, noch einmal auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft – und bei Bedarf ersetzt – und schließlich wieder zusammengebaut. Das System wird abermals geprüft und lässt sich am Ende des Recyclingprozesses kaum noch von einem neuen unterschieden. „Und nicht zu vergessen“, gibt Thies zu bedenken, „ein Greenline-System ist nicht nur eine wirtschaftliche Lösung, sondern unter-

kerstin thies, Chief Manager Csr bei ricoh Deutschland

streicht auch das Umweltbewusstsein des Unternehmens. Der geschäftliche Erfolg hängt heute zunehmend davon ab, wie engagiert das Unternehmen in sozialer und ökologischer Hinsicht ist.“ Nadia Hamdan

FACTS 8/2011

8/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

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3 37

AKTUELL Betriebsprüfung

Prüfungen erwarte bis zuletzt Nicht ein Unternehmer, auch nicht der hartgesottenste, der bei dem Gedanken an eine Betriebsprüfung nicht mit Ehrfurcht erfüllt wird. Doch viele Punkte sind den meisten unklar. Per Hegenberg, Wirtschaftsprüfer und Geschäftsführer bei der Niederrheinischen Treuhand in Duisburg, bringt Licht ins Dunkel.

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FACTS SPECIAL FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

9/2010 FACTS

FACTS: Zunächst eine Grundfrage: Wer wird

Prüfungsbeginn bekannt gegeben werden, im

mehr verwendete EDV-Ausstattung und Soft-

überhaupt geprüft?

Fall von Großunternehmen in der Regel vier,

ware alleine zu diesem Zweck während der

Per Hegenberg: Grundsätzlich können alle,

bei anderen zwei Wochen vorher.

gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wei-

die gewerblich oder freiberuflich tätig sind,

terhin vorzuhalten sind, um einen Datenzu-

geprüft werden. Die Auswahl erfolgt nach

FACTS: Welche Vorbereitungen gilt es im Falle

griff sicherzustellen, Bereits die laufende

Ermessen der Finanzverwaltung. Diese hat

einer Prüfung zu treffen?

Bearbeitung der Buchhaltung und der Jahres-

die Betriebe in Größenklassen eingeteilt.

Hegenberg: Der Steuerpflichtige hat eine Mit-

abschlüsse sollte eine Qualität aufweisen, die

Die Prüfungsfrequenz nimmt grundlegend

wirkungspflicht. Er muss in der Lage sein,

aufwendige Aufarbeitungen oder Nachbesse-

mit der Größenklasse ab. Andererseits wird

alle prüfungsrelevanten Daten bereitzustel-

rungen kurz vor einer anstehenden Prüfung

zunehmend eine am Steuerausfallrisiko ori-

len und die Fragen des Prüfers ausführlich zu

entbehrlich macht. Hier dürfte auch die lau-

entierte Auswahl der zu prüfenden Unter-

beantworten. Er kann Auskunftspersonen

fende Einbindung eines Steuerberaters sinn-

nehmen unabhängig von dessen Größe an-

benennen, was ihn trotzdem nicht von seiner

voll sein, der zumindest Plausibilitätsbeur-

gedacht. Unabhängig von der Größenord-

Mitwirkungspflicht befreit. Dem Prüfer steht

teilungen vornimmt.

nung gibt es Stichproben- oder anlassbezo-

es laut § 200 Abs. 1 Sätze 3 und 4 AO nur dann

gene Prüfungen.

zu, andere Betriebsangehörige zu befragen,

FACTS: Welche Fehler sind für Kleinunterneh-

wenn die bisher erhaltenen Auskünfte nicht

mer und Mittelständler typisch?

FACTS: Welche Anlässe können das sein?

ausreichen. Der Steuerpflichtige muss alle

Hegenberg: Die Fehler sind vielfältig. Oftmals

Hegenberg: Im Rahmen der Bearbeitung ein-

aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, ins-

hängen sie mit einer fehlenden klaren Tren-

gereichter Jahresabschlüsse und Steuerer-

besondere Jahresabschlüsse, Inventurunter-

nung zwischen Betriebs- und Privatsphäre

klärungen erfolgen regelmäßig Plausibili-

lagen und Belege bereithalten. Der Betriebs-

oder im Falle von Kapitalgesellschaften mit

tätsbeurteilungen. Diese können zu Rückfra-

prüfer darf im Übrigen auf die elektronischen

beherrschenden Gesellschafter-Geschäfts-

gen, aber auch zu Betriebsprüfungen führen.

Daten des Steuerpflichtigen zugreifen. Er

führern mit fehlenden klaren vertraglichen

Beispielhaft seien Gewinne genannt, die

darf sogar die Aushändigung von Daten ver-

Vereinbarungen zusammen. Durch unabge-

nachhaltig die üblichen Lebenshaltungskos-

langen, um diese elektronisch mit einer spe-

stimmte Nutzungsänderungen kann es zu

ten nicht decken, oder branchenuntypische

ziellen Prüfungssoftware auszuwerten. Dies

steuerlichen Entnahmen und der Besteue-

Gewinnmargen. Das Gleiche gilt bei hohen

setzt unter Umständen voraus, dass nicht

rung stiller Reserven kommen, die in der

Einlagen in den Betrieb, die einem niedrigen Privatvermögen gegenüberstehen. Einlage, Entnahme, Kauf, Verkauf und Nutzungsänderung von Grundstücken können ebenfalls Anlass sein sowie auch die Aufgabe des Betriebs, die Änderung seiner Rechtsform oder die Änderung von Gesellschaftsverhältnissen. Führten vorherige Betriebsprüfungen zu erheblichen Steuernachzahlungen, steht eine Anschlussprüfung mit Sicherheit vor der Tür.

FACTS: Wo wird die Betriebsprüfung durchgeführt?

Hegenberg: Sie findet in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt. Ist dies sowohl

„Bereits die laufende Bearbeitung der Buchhaltung und der Jahresabschlüsse sollte eine Qualität aufweisen, die aufwendige Aufarbeitungen oder Nachbesserungen kurz vor einer anstehenden Prüfung entbehrlich macht.“

dort als auch in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen unmöglich, muss an Amtsstelle geprüft werden (§ 200 Abs. 2 AO).

PER HEGENBERG, Wirtschaftsprüfer und Geschäftsführer der Niederrheinischen Treuhand in Duisburg

FACTS: Wie erfahren die Betroffenen von der anstehenden Prüfung?

Hegenberg: Der Steuerpflichtige erhält eine Prüfungsanordnung. Darin werden unter anderem die zu prüfenden Steuerarten und Besteuerungszeiträume festgelegt. Die Prüfungsanordnung muss angemessene Zeit vor FACTS 9/2010

SPECIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

31 39

AKTUELL Betriebsprüfung

Regel aufgrund fehlenden Liquiditätszuflusses besonders unangenehm sind. Eines der häufigsten Themen ist nach wie vor auch die steuerliche Behandlung von privat genutzten Firmenfahrzeugen. Hier ist oftmals die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Privatanteils zu niedrig angesetzt oder die Fahrtenbücher, die den betrieblichen Anteil der Fahrten belegen sollen, sind nicht ordnungsgemäß geführt. Vielfach scheitert die steuerliche Anerkennung aber auch daran, dass die belegmäßigen Voraussetzungen durch unvollständige Angaben auf der Rechnung oder fehlende Aufzeichnungen bei Bewirtungen oder Geschenken nicht erfüllt werden.

FACTS: Stichwort Selbstanzeige? Was hat es damit auf sich?

Hegenberg: Steuerpflichtige können bei

über diese Verhältnisse, die der Finanzbehör-

und stellt darin seine Prüfungsfeststellun-

Steuerdelikten durch eine wirksame Selbst-

de zugeleitet wird, die für diesen anderen

gen dar. Bei wesentlichen Änderungen zu-

anzeige Straf- und Bußgeldfreiheit erlangen.

Steuerpflichtigen zuständig ist.

ungunsten des Steuerpflichtigen ist diesem

Ist der Betriebsprüfer bereits erschienen,

Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

tritt allerdings eine Sperrwirkung ein. Eine

FACTS: Die Betriebsprüfung ist über die Bühne

Der Prüfungsbericht bildet die Grundlage

wirksame Selbstanzeige ist dann nicht mehr

gegangen? Was passiert nun?

für die Änderung von Steuerbescheiden.

möglich.

Hegenberg: In der Regel erfolgt eine Schluss-

Gab es keine Beanstandungen, genügt es,

besprechung über das Ergebnis der Be-

dies dem Steuerpflichtigen mitzuteilen.

FACTS: Welche Bedeutung haben sogenannte

triebsprüfung. Darin werden insbesondere

Kontrollmitteilungen?

strittige Sachverhalte erörtert. Hier ist eine

FACTS: Können auch Regelungen für die Zu-

Hegenberg: Stellt der Prüfer im Rahmen einer

geschickte Argumentation im Blick auf trag-

kunft getroffen werden?

Prüfung steuerliche Verhältnisse anderer Steu-

bare Kompromisse von großem Vorteil. Auch

Hegenberg: Ist es für den Steuerpflichtigen

erpflichtiger fest, die steuerlich relevant sein

hier empfiehlt sich die Hinzuziehung eines

für seine geschäftlichen Maßnahmen wich-

können, so dürfen diese ausgewertet werden.

Steuerberaters. Anschließend erstellt der

tig, die künftige steuerliche Behandlung zu

Der Prüfer erstellt eine Kontrollmitteilung

Prüfer einen schriftlichen Prüfungsbericht

kennen, soll die Finanzbehörde verbindlich zusagen, wie ein für die Vergangenheit geprüfter und im Prüfungsbericht dargestellter Sachverhalt in Zukunft steuerlich behandelt wird. Hierfür ist ein Antrag des Steuerpflichtigen erforderlich.

FACTS: Und wenn der Prüfer einen Verdacht auf eine Straftat hat?

Hegenberg: Dann ist es seine Pflicht, die Straf- und Bußgeldstelle zu informieren.

Wird ein Strafverfahren in Gang gesetzt, unterbricht dies die Betriebsprüfung. Für den Geprüften besteht die Obliegenheit der Mitwirkung nicht mehr. Die Straf- und Bußgeldstelle ist daher verpflichtet, unverzüglich die Einleitung des Strafverfahrens mitzuteilen. Ansonsten kann ein Verwertungsverbot entstehen.

Graziella Mimic 32 40

FACTS SPECIAL FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

g

9/2010 FACTS

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ORGANISATION Dokumentenmanagement

Ziel erreicht Unternehmen sind heute auf den schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen angewiesen. So auch die Caritas aus Brilon. In Zusammenarbeit mit dem Ricoh-Fachhandelspartner Braun Büroorganisation wurde für das organisationsweite Druck- und Dokumentenmanagement ein Gesamtlösungskonzept entwickelt.

U

m produktiver arbeiten zu

Zusammenarbeit mit dem Ricoh-Fachhan-

land-Ost und Waldeck. Er ist ein Verband der

können, ist es für viele Un-

delspartner Braun Büroorganisation entstand

freien Wohlfahrtspflege und eine Zweigstelle

ternehmen unumgänglich,

ein optimiertes Gesamtlösungskonzept.

des Caritasverbands für das Erzbistum Pader-

den Workflow zu verbessern und Arbeitsprozesse zu optimieren, damit die Mitar-

born und Freiburg.

WORKFLOW-OPTIMIERUNG

Ein erklärtes Ziel bei allen Caritasverbänden war es, den Dokumentenworkflow zu ver-

beiter einen schnelleren Zugriff auf Informa-

Der Caritasverband Brilon e. V. ist die aner-

bessern und durch die Neuanschaffung von

tionen haben. Auch die Caritas aus Brilon

kannte institutionelle Vertretung der katholi-

Hardware und die Nutzung eines Seitenpreis-

verfolgte dieses Ziel – und das mit Erfolg. In

schen Caritas in den Dekanaten Hochsauer-

modells ein im Hinblick auf Kosten und Orga-

82 42

FACTS SPECIAL FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

11/2011 FACTS

Auf Java-Basis können die Lösungen und Multifunktionssysteme von Ricoh kundenin-

die die Mitarbeiter mittlerweile nicht mehr missen möchten.

dividuell angepasst werden. „Wenn es darum

Auch an die nötige Sicherheit wurde bei

geht, Ricoh-Systeme in bereits vorhandene

der Neukonzeption für den Caritasverband im

Kundenlandschaften und -workflows einzu-

Sauerland gedacht: Um unberechtigte Zugrif-

binden und Nutzeroberflächen auf individu-

fe und damit den Missbrauch der Ausgabesys-

elle Kundenanforderungen abzustimmen,

teme zu verhindern, wurde eine Authentifizie-

können die flexiblen Lösungen von Ricoh

rung der Mitarbeiter über die Eingabe eines

wertvolle Dienste leisten“, sagt Stephan Braun,

PIN-Codes eingerichtet.

Geschäftsführer bei Braun Büroorganisation.

Neben der Sicherheit wird auch der Service

„Wie auch immer die Anforderungen und

beim Ricoh-Konzept großgeschrieben. Die

Änderungen aussehen mögen, der Kunde be-

Multifunktionssysteme senden automatisch

nötigt keine neue Software – neue Funktionen

Verbrauchsmaterial- und Servicemeldungen

werden ohne großen Aufwand einfach erstellt.

an den Fachhandelspartner Braun. Somit

Bestehende Systeme werden reibungslos über

müssen sich die Mitarbeiter der Caritas um

offene Standardschnittstellen integriert.“

diese Belange nicht mehr kümmern und sparen dadurch Zeit und somit auch Geld.

GUTER SERVICE ZAHLT SICH AUS

Fazit: Insgesamt wurden 74 neue Multifunktionssysteme beziehungsweise Drucker

Die wichtigsten Komponenten dabei sind

installiert, die im Zusammenspiel mit der Soft-

nach Meinung der FACTS-Redaktion: Secure

ware Imagus nun ein professionelles Druck-

Print, Reprint (Formulardruck), Delegations-

und Kopiermanagement ermöglichen. Dem

druck und die verschiedensten Scan-Funkti-

bekannten Konzept 1=1 PAY PER PAGE von

onen wie beispielsweise Scan-to-E-Mail,

Ricoh ist es zu verdanken, dass man sich mitt-

Scan-to-Folder und Scan-to-Fax. Darüber

lerweile beim Briloner Caritasverband noch

hinaus ermöglicht die Software Authentifi-

mehr dem Wohl der Menschen widmen kann,

zierungs-Funktionen und die Möglichkeit,

denn um das Druck- und Dokumentenmana-

vorhandene Dokumentenmanagement-Sys-

gement kümmern sich Braun Büroorganisati-

teme über standardisierte Schnittstellen an-

on und Ricoh.

Timo Schrage

zubinden.



Beim Caritasverband Brilon integrierte Ricoh-Fachhandelspartner Braun mehrere dieser nützlichen Erweiterungsfunktionen,

nisation verbessertes Gesamtkonzept zu schaffen, mit dem sich neben einer Produktivitätssteigerung der Teams und der Infrastruktur die Ausgaben senken lassen.

Für die Umsetzung dieser Anforderungen wählte man in Zusammenarbeit mit dem Ricoh-Fachhändler Braun Büroorganisation die Java-Plattform der Ricoh-Multifunktionssysteme und eine flexible Softwarelösung.

FACTS 11/2011

DURCHDACHTE LÖSUNG: Die Lösungen von Ricoh lassen sich kundenindividuell anpassen und sorgen für ein optimales Druck- und Dokumentenmanagement.

SPECIAL FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

83 43

BRANCHE Unternehmen

Wir leben, was wir verkaufen Besser kann man es nicht machen: Während die meisten Anbieter im Bereich des Outputmanagements ihren Kunden die unterschiedlichsten Lösungen theoretisch und mit unzähligen PowerPoint-Folien vorstellen, präsentiert Ricoh seinen Partnern und Endkunden mit sogenannten „Future Office live“-Touren fast alle angebotenen Lösungen und Produkte im eigenen Unternehmen im „Live-Einsatz“.

34 44

FACTS 12/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

N

icht ein einzelner Schauraum, sondern der gesamte Hauptsitz der Ricoh-Zentrale in Hannover erwartete die FACTS-Redaktion, als Ricoh einlud, um die neu-

esten Produkte und Lösungen vorzustellen.

Vom Konzept des traditionellen Schauraums habe sich Ricoh, laut Marketing Director Michael Pichler, konsequent verabschiedet.

LÖSUNGEN IM PRAXISEINSATZ Nach dem Motto „Wir leben, was wir verkaufen“ ist die komplette Hauptverwaltung auch der Schauraum für Händler und Kunden.

Das Unternehmen zeigt seine Lösungen für Druck- und Dokumentenmanagement, Produktionsdruck und IT Services im realen Praxis12/2011 FACTS

BESSER GEHT ES NICHT: Die Ricoh-Mitarbeiter erklären die Anwendungen, die sie selbst nutzen.

einsatz – vorgestellt von den Ricoh-Mitarbei-

teilen von Dokumenten an E-Mail-Empfänger

tern, die mit den eigenen Produkten arbeiten.

und andere Abteilungen, demonstrieren. Da-

Täglich fürt man die Besucher durch die

mit möglichst viele Kunden und Interessierte

einzelnen Abteilungen. Die Mitarbeiter, wie

in den Genuss der FOL-Touren kommen kön-

beispielsweise aus den Abteilungen Marke-

nen, ist das FOL-Konzept nicht nur in der Zen-

ting, Verkauf und Controlling oder Sekretari-

trale in Hannover, sondern auch in den Busi-

at, führen „ihre“ Lösungen vor. Eine gute

ness & Service Centern Hamburg, Düsseldorf,

Idee, denn so erhalten Kunden und Interes-

Frankfurt, Stuttgart, Nürnberg und München

senten einen konkreten Eindruck und lernen

umgesetzt worden.

die Effizienz der einzelnen Ricoh-Lösungen

Übrigens: Ricoh bringt Kunden und Inter-

kennen: Die digitale Archivierung, das Druck-

essenten seine Lösungen auch direkt „vor die

kosten-Controlling, modernes Administra-

Haustür“. Möglich wird das durch die jährli-

tions- und Fleet- oder Printmanagement via

che dokuTRENDS-Tour und zwei speziell aus-

Job-Ticket sind nur einige Beispiele.

gerüstete Showtrucks, in denen die Lösungen

Darüber hinaus erhält der Kunde einen

von Ricoh auf einer Ausstellungsfläche von

Einblick in Unternehmensbereiche wie bei-

insgesamt 150 Quadratmetern präsentiert und

spielsweise die Office Consulting Division.

ausprobiert werden können.

Klaus Leifeld

Hier stellt Ricoh Analysen und Dienstleistun-



gen vor, die zur Prozessverbesserung und Optimierung des unternehmensweiten Druckund Dokumentenmanagements beitragen.

FUTURE OFFICE LIVE IM TRUCK Besonders beeindruckend für die FACTSRedaktion war bei der „FOL-Tour“ der Besuch des Printing Innovation Centers, wo die Produktionsdrucklösungen von Ricoh im Einsatz sind. Hier konnte man unter anderem den Druck von Massenmailings und die Produktion von Broschüren bestaunen.

Weitere Stationen der FOL-Tour sind Abteilungen, in denen Ricoh-Mitarbeiter verschie-

UNTERWEGS IN DEUTSCHLAND: Auch in mobilen Showtrucks zeigt Ricoh spezielle Konzepte zum Thema Outputmanagement.

dene Scan-to-Funktionen, wie etwas das VerFACTS 12/2011

12/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

35 45

MEDIZIN UND GESUNDHEIT Prävention

Von fitten Belegschaften und gesunden Bilanzen Unternehmen wird es immer wieder gesagt: Investitionen in das Wohlergehen ihrer Beschäftigten zahlen sich in jedem Fall aus. Doch viele reagieren zu langsam.

Insbesondere Mittelständler versäumen es häufig, Gesundheitsvorsorge als betriebswirtschaftlichen Faktor zu behandeln.

G

ehört haben es Unterneh-

kungen der Beschäftigten entstehenden

men jeder Größe oft ge-

Kosten tatsächlich ausfallen, ist aller-

nug: Kranke Mitarbeiter

dings nicht jedem bekannt. „Mit 35 Mil-

kosten ihnen eine Menge

liarden Euro jährlich beziffert das

Geld aufgrund von Fehl-

Deutsche Institut für Wirtschaftsfor-

tagen und Produktivitäts-

schung (DIW ) die Kosten, die Unternehmen

minderung. Mit den ersten Auswirkungen

durch Krankheit ihrer Beschäftigten entste-

des schon vor Jahren angekündigten Demo-

hen“, gibt der vom Bundesministerium für

Arbeit (SUGA) – Unfallverhütungsbericht Ar-

grafiewandels und dem auf 67 Jahre verscho-

Arbeit und Soziales gemeinsam mit der Bun-

beit“ bekannt. „Dies zeigt die Dimension

benen Rentenalter wird das Problem der Ge-

desanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsme-

möglicher Einsparungen, die durch Investi-

sundheitserhaltung der aktiven Population

dizin im Dezember 2010 herausgegebene

tionen in die Gesundheit der Beschäftigten

nur noch akuter. Wie hoch die durch Erkran-

Bericht „Sicherheit und Gesundheit bei der

erzielbar wären.“

172 46

FACTS 6/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

6/2011 FACTS

Ein konkretes Beispiel gibt der Bericht auch: Bei einem durchschnittlichen Arbeitslohn von 34.200 Euro und einer durchschnittlichen Bruttowertschöpfung von 59.500 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer koste jeder Ausfalltag den Arbeitgeber 155 Euro (Gehalt).

Wenn die Arbeitsleistung nicht kompensiert werden kann, verliere der Arbeitgeber zudem täglich 270 Euro durch den Ausfall der Arbeitsproduktivität (Bruttowertschöpfung).

WIE SIEHT GUTE ARBEIT AUS? Die am häufigsten in deutschen Büros auftretenden Krankheiten hat die DAK (Deutsche Angestellten-Krankenkasse) kürzlich in einem Gesundheitsreport ermittelt.

An erster Stelle der traurigen Auflistung kommen Erkrankungen des Muskel-Skelett-Sys-

ARBEITSZUFRIEDENHEIT: Die Einkommens- und Beschäftigungssicherheit wird von den Arbeitnehmern als sehr wichtig eingeschätzt.

tems. Als Teil davon sind Rückenschmerzen für 7,1 Prozent aller Arbeitsunfähigkeitstage verantwortlich und damit mit Abstand die häufigste Einzeldiagnose.

und der Arbeitszufriedenheit an. Doch wie

sicherheit – hiermit werden ein festes, ver-

Nicht unbedenklich: Laut dem DAK-Re-

sieht gute Arbeit aus? Die Antworten, die

lässliches Einkommen, ein sicherer Arbeits-

port standen psychische Erkrankungen im

Erwerbstätige aus kleinen und mittelstän-

platz und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

vergangenen Jahr mit 12,1 Prozent des Ge-

dischen Betrieben im Rahmen einer von

gemeint –, dicht gefolgt von dem Erhalt von

samtkrankenstands an vierter Stelle, was im-

der INQA (Initiative Neue Qualität der Ar-

regelmäßigen Einkommenssteigerungen.

merhin eine Steigerung von 12 Prozent im

beit) durchgeführten und von der Soziologin

Vergleich zum Vorjahr bedeutet.

Tatjana Fuchs ausgearbeiteten Untersuchung

Maßnahmen und Bedingungen am Ar-

auf diese Frage gaben, zeigen, dass verschie-

beitsplatz, die das Gesundbleiben der Beleg-

SPASS, STOLZ UND SINN Direkt im Anschluss daran kommen die

dene Aspekte dazugehören.

schaften in den Mittelpunkt stellen, tun also

Als sehr wichtig eingeschätzt wird zu-

sozialen Aspekte der Arbeit und der Wunsch,

not. Und dies fängt mit der Arbeitsqualität

nächst die Einkommens- und Beschäftigungs-

einerseits von den Vorgesetzten „als Menschen wahrgenommen und geachtet – und nicht lediglich als Arbeitskraft betrachtet zu werden“, andererseits mit den Kollegen im

bso-Studie bso-Studie2011 2011

Unternehmen abteilungsübergreifend und kollegial zusammenzuarbeiten. Dabei gilt es zu bemerken, dass Leistungswettbewerb

Welche Maßnahmen bietet Ihr Unternehmen an?

(Mehrfachnennungen möglich, Auszug aus den Antworten) Sportprogramme

Rückenschulprogramme

Gesunde Ernährung / Ernährungskurse

erwünscht ist, „sinnliche und kreative Aspekte“ – das heißt eine Aufgabe, die Spaß

64,5%

bereitet, Stolz ermöglicht und als sinnvoll

32,9% 44,0%

empfunden wird – hingegen sehr.

67,7%

bis 250 MA

14,1% 18,5% 29,6%

251 - 500 MA mehr als 500 MA

39,4% 50,0%

Gesundheitstage

Spez. Angebote d. mediz.

Dienstes

zwischen Kollegen von den meisten nicht

34,7% 46,5%

65,1% 24,9% 18,5% 19,9%

N bis 250 Mitarbeiter = 213, 251 – 500 Mitarbeiter = 200, mehr als 500 Mitarbeiter = 186

Weitere Bereiche wie etwa die Führungsqualität der unmittelbaren Vorgesetzten, der Einfluss- und Handlungsspielraum oder Entwicklungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten zählen ebenfalls zu den wesentlichen Faktoren.

Eine besondere Bedeutung kommt dem betrieblichen Gesundheitsschutz zu. Er leitet sich zwar teilweise aus all den bereits erwähnten Aspekten der Arbeitsqualität ab, und

FACTS 6/2011

6/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

173 47

MEDIZIN UND GESUNDHEIT Prävention

PRÄVENTIONSMASSNAHMEN: Dazu zählen unter anderem medizinische Untersuchungen oder Rückenschulprogramme, aber auch Einrichtungsaspekte wie etwa die Abstimmung der Beleuchtung an die Sehleistung der Mitarbeiter.

wenn diese Punkte beachtet

befragt (siehe Grafiken auf

werden, erweist sich eine gesund-

den Seiten 173, 174 und 175).

heitsfördernde Arbeitsgestaltung

Bei der Betrachtung der Er-

als möglich. Doch wirklich gegeben ist diese

facto aussieht, hat der bso Verband Büro-,

gebnisse fällt auf den ersten Blick auf, dass

erst, wenn die Arbeitsplätze unter Berücksich-

Sitz- und Objektmöbel herausfinden wollen

Großunternehmen der Gesundheitsvorsorge

tigung von bestimmten Anforderungen zur

und dazu Unternehmen aller Größenklassen

einen deutlich höheren Stellenwert beimes-

Vermeidung von krankmachenden Faktoren

und Branchen, einschließlich öffentlicher

sen, als KMUs es tun. Auch stehen Mitarbei-

eingerichtet wurden.

Unternehmen und Behörden, zur Gestaltung

tern in großen Betrieben mehr und in der Re-

Dies sind die Wünsche der Mitarbeiter.

ihrer Büroarbeitsplätze und der Bedeutung

gel auch vielfältigere Angebote zur Gesund-

Wie die Lage in deutschen Unternehmen de

der Gesundheitsprävention in ihrem Betrieb

heitsvorsorge zur Verfügung. Berücksichtigt man allerdings, dass in den KMUs häufig keine oder personell nur dünn besetzte Fachabteilun-

bso-Studie 2011

gen vorhanden sind, die sich für die Organisation entsprechender Angebote zuständig fühlen könnten, relativieren sich die Unterschiede.

FEHLENDE STRUKTUREN Selbst in der Gruppe der Unternehmen mit 250 oder weniger Mitarbeitern bieten immerhin noch rund 70 Prozent ihren Beschäftigten eigene Aktivitäten oder die Bezuschussung von gesundheitsorientierten Maßnahmen an. Im Gegensatz zu größeren Unternehmen fehlt dort allerdings ein strukturierter Aufbau von präventiven Programmen. Nicht selten müssen Mitarbeiter selbst die Initiative ergreifen. Auch ist die Anzahl der nutzbaren Programme weit geringer als in größeren Firmen.

174 48

FACTS 6/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

6/2011 FACTS XX/2011

Die beliebtesten Präventionsmaßnahmen sind, unabhängig von der Unternehmensgröße, das Angebot, die Organisation oder die Bezuschussung von Sportprogrammen oder von Rückenschulprogrammen, Maßnahmen zur Förderung einer gesunden Ernährung und die Durchführung von Gesundheitstagen in Zusammenarbeit mit den Krankenkassen.

In vielen Unternehmen bietet zudem der arbeitsmedizinische Dienst Impfungen und

„Unternehmen mit langweiligen Büros werden es künftig deutlich schwerer haben, Spitzenkräfte auch zeitweise in ihre Arbeitsräume zu locken.“

ähnliche Leistungen an. Kaum etabliert sind Angebote zur psychologischen Beratung, zur Stressbewältigung oder Entspannungs-

BARBARA SCHWAIBOLD, bso Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V.

programme. Auch dies gilt derzeit noch unabhängig von der Unternehmensgröße. Vermutlich werden hier die Großunternehmen aber schnell eine Vorreiterrolle einnehmen.

ARBEIT DER ZUKUNFT

sie sind schon aktiv oder haben zumindest

dene Körpergrößen oder Gewichtsklassen

konkrete Pläne.

oder die Abstimmung der Beleuchtung an die

Kaum Unterschiede zwischen den verschie-

Und wie sollen diese veränderten Arbeits-

Sehleistung der verschiedenen Mitarbeiter“,

den großen Unternehmen zeigen sich bei den

bedingungen aussehen? Auch wenn etwa die

erklärt Barbara Schwaibold vom bso Verband

Erwartungen an die zukünftige Arbeitsweise.

Gestaltung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen

Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V. „Dazu zählt

Nur wenige der befragten Unternehmen er-

für viele Unternehmen immer noch eine Her-

auch die Frage, wie sich Spielraum für eine

warten eine „Revolution“, aber fast alle gehen

ausforderung darstellt und sich nach Ein-

individuelle Gestaltung schaffen lässt, damit

davon aus, dass sich die Anforderungen an

schätzung der Experten häufig als verbesse-

Wohlbefinden und die daraus folgende ver-

ihre Beschäftigten verändern werden durch

rungsdürftig erweist, ist es wahrscheinlich nur

besserte Produktivität zustande kommen.“

mehr Teamarbeit, größere Eigenverantwor-

eine Frage der Zeit, bis sich Unternehmen

tung und einen größeren Bedarf an Kreativität.

damit befassen müssen, wie sie Arbeitsplätze

Allerdings haben größere Unternehmen

einrichten, die mehrere Personen, wie bei-

die Nase vorn, wenn es darum geht, ihre Bü-

spielsweise Teilzeitkräfte, nutzen können.

Auch die Tatsache, dass die Zahl der Free-

ros an die neuen Anforderungen anzupas-

„Zur Gestaltung solcher Büros gehört nicht

lancer oder der Personen mit Zeitverträgen,

sen: Sie haben nicht nur die Vorteile erkannt,

nur die Anpassung des Mobiliars an verschie-

die ähnlich wie Selbstständige arbeiten, zu-

HANDELN TUT NOT

nehmen wird, gilt es in Betracht zu ziehen.

Während bei Arbeitnehmern ein sicherer Ar-

bso-Studie 2011

beitsplatz, festes Einkommen und die Anerkennung durch den Vorgesetzten im Vordergrund stehen, zählen bei ihnen eher inhaltliche und oft auch weiche Faktoren wie etwa Spaß bei der Arbeit, Einflussnahme auf die Arbeitsabläufe oder die Möglichkeit der Mitsprache bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes. „So dürften es Unternehmen mit langweiligen Büros künftig deutlich schwerer haben, Spitzenkräfte auch zeitweise in ihre Arbeitsräume zu locken“, bringt es Schwaibold auf den Punkt.

Wie dem auch sei und wie künftige Anforderungen an die Arbeitsplätze auch aussehen mögen: Unternehmen tun gut daran, sie soweit es nur geht zu berücksichtigen und zu erfüllen, damit ihre Beschäftigten so lang wie möglich gesund bleiben und somit auch sie selbst.

Graziella Mimic

FACTS 6/2011 XX/2011

6/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS



175 49

Praxis Outputmanagement

Der Blick aufs Ganze

Durch eine umfassende Neustrukturierung der Outputlandschaft profitiert die Raiffeisenbank Pfaffenwinkel von einem optimierten Druck- und Dokumentenmanagement und geringeren laufenden Kosten. Ansatzpunkt der Office Consulting Services von Ricoh war dabei die heterogene und teils veraltete Outputlandschaft des Kreditinstituts.

D

ie Raiffeisenbank Pfaffen-

der bestehenden Infra-

winkel bietet ihren Kun-

struktur

den seit mehr als hundert

ganzheitliche Office-

Jahren in Oberbayern ein

Analyse sorgten im

komplettes Angebot, wenn

Vorfeld dafür, die vor-

es um Finanzdienstleis-

handenen

und

eine

Optimie-

tungen und Immobiliengeschäfte geht. Der

rungspotenziale voll

Hauptsitz des Kreditinstituts befindet sich in

ausschöpfen zu kön-

Peiting. Die Kunden können insgesamt 16 Fi-

nen. Die Raiffeisen-

lialen der Genossenschaftsbank im umlie-

bank Pfaffenwinkel hat

genden Landkreis nutzen.

hier auf die Kompetenz

In der Vergangenheit hatte die Raiffeisen-

und

Erfahrung

der

bank an allen Standorten viele verschiedene

Spezialisten der Office

Drucker, Scanner, Kopierer, Faxsysteme und

Consulting Division

Multifunktionssysteme angeschafft. Über

von Ricoh vertraut. Die

die Jahre ist eine heterogene Outputland-

Analyseverfahren und

schaft entstanden, die für hohe Gesamtbe-

Dienstleistungsprozesse im Rahmen der Of-

triebskosten und eine geringe Kostentrans-

fice Consulting Services entsprechen den

parenz sorgt. Eine systematische Erhebung

hohen Qualitätsanforderungen des „Office

2 50

FACTS 7/2011 FACTS Sonderveröffentlichung 2/2012

zeNtRAle: Hauptsitz der Raiffeisenbank Pfaffenwinkel ist Peiting, von wo aus 16 Filialen in Oberbayern gesteuert werden.

7/2011 FACTS

HOmOgeNe FlOtte: moderne multifunktionssysteme von Ricoh sind heute an den Standorten der Raiffeisenbank im einsatz und haben eine Vielzahl von Arbeitsplatzoder einzelsystemen ersetzt.

tungskosten sowie Abschreibungsmodalitä-

das Druck- und Dokumentenmanagement

ten ermittelt. Ziel war die präzise Ermittlung

der Raiffeisenbank Pfaffenwinkel entwickelt.

der Gesamtbetriebskosten für die Druck-

Die Outputlandschaft der Bank wurde grundlegend optimiert. Ob Drucken, Scan-

und Outputinfrastruktur der Bank.

nen, Kopieren oder Faxen – viele der Aufgaben, die vorher über Arbeitsplatz- oder Einzel-

potenzial lag brach

systeme abgewickelt worden waren, werden

Insgesamt wurden über 139 Outputsyste-

nun auf leistungsfähigen Multifunktionssyste-

me analysiert und die Angestellten der Raiff-

men von Ricoh gebündelt. Die multifunktio-

eisenbank befragt. Die Auswertung der Analy-

nalen Gruppenlösungen sind die entschei-

sedaten zeigte deutlich, wie groß das

denden Schnittstellen im unternehmensweiten

vorhandene Optimierungspotenzial war: Die

Druck-und Dokumentenmanagement und

Outputsysteme waren bis zu 17 Jahre alt, wie-

sorgen für deutlich höhere Produktivität und

sen einen hohen Energie-, Tinten- und Toner-

Effizienz. Außerdem zahlt die Raiffeisenbank

verbrauch auf. Insgesamt waren mehr als 31

künftig im Rahmen des bewährten 1=1 PAY

Systemvarianten im Einsatz, viele Systeme

PER PAGE®-Konzepts von Ricoh nur noch ei-

wurden nicht effizient eingesetzt. Außerdem

nen einheitlichen und wirtschaftlichen Preis

wurden die Möglichkeiten einer elektroni-

für jede gedruckte, kopierte oder als Fax emp-

schen Archivierung nicht genutzt. Insgesamt

fangene Seite. Bei 1=1 PAY PER PAGE® ist al-

waren die Gesamtbetriebskosten mit Blick auf

les inklusive – Miete, Service und Verbrauchs-

Consulting Quality Standard“ des TÜV

das gesamte Dokumentenvolumen zu hoch

materialien. So ist auch eine umfassende

NORD CERT.

und die Kostenstruktur war intransparent. Auf

Kostentransparenz gewährleistet. Die neue

In einem ersten Schritt haben die Exper-

Basis der Analyseergebnisse wurde eine auf

Druckinfrastruktur der Raiffeisenbank Pfaf-

ten der Office Consulting Division die vor-

die lokale Situation zugeschnittene Lösung für

fenwinkel ist so konzipiert, dass sie problem-

handene Bürokommunikation in allen 16

los an kommende Herausforderungen ange-

Standorten der Raiffeisenbank einer genau-

passt werden kann.

en Analyse unterzogen. Für die Bürokom-

„Bei der Analyse unserer Bürokommuni-

munikation eines Unternehmens sind viele

kation haben uns die strukturierte Vorgehens-

Faktoren ausschlaggebend. Die Hardware

weise und die klar ausgewiesenen Ergebnisse

wie Drucker, Scanner, Faxsysteme, Multi-

seitens Ricoh beeindruckt“, bilanziert Martin

funktionssysteme, Verbrauchsmaterialien

Huber, Bereichsleiter EDV bei der Raiffeisen-

wie Toner und Papier, aber auch Faktoren

bank Pfaffenwinkel, zufrieden. „Durch unsere

wie Service und Workflows müssen im Rah-

neue Gesamtlösung für das Druck- und Do-

men einer solchen Analyse erfasst werden,

kumentenmanagement profitieren wir von

da sie für eine umfassende Optimierung re-

optimierten Arbeitsabläufen und erheblichen

levant sind. Während der Analysen wurden

Kosteneinsparungen. Dadurch sind mehr

über die Erhebung systembezogener Daten hinaus auch wichtige Kennzahlen zu Anschaffungswerten, Verbrauchs- und WarFACTS 7/2011

DeR eiNSAtz HAt SiCH gelOHNt: Heute profitiert das geldinstitut von optimierten Abläufen und erheblichen Kosteneinsparungen.

Ressourcen für unser Kerngeschäft frei geworden und davon profitieren natürlich auch unsere Kunden.“ (dam)

7/2011 FACTS 2/2012 Sonderveröffentlichung FACTS

g

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